UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA CARRERA: INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
INTEGRANTES: Arias María Ávila Piloco María Chávez García Karem Vàsconez Pardo Katherine
CURSO: 9no Semestre PARALELO: D1 FECHA: TEMA: BASE DE DATOS EN ACCSESS
DOCENTE: C.P.A Margarita Ullòn M.C.A
GRUPO Nº 4 Año Lectivo: 2017-2018
BASE DE DATOS EN ACCSESS CONCEPTO DE BASE DE DATOS Según Kendall es el conjunto de archivos en donde se almacena información, y es una fuente central de datos interrelacionada que está diseñada para que sea compartida por muchos usuarios en una diversidad de aplicaciones.
Fuente Bibliográfica: Autor: Kendall Libro: Base de Datos.
INTRODUCCIÓN A MICROSOFT ACCESS Microsoft Access es un sistema de administración de bases de datos que forma parte de la suite Microsoft Office y es ampliamente utilizada alrededor del mundo como repositorio de información de muchas aplicaciones. Los usuarios de Access pueden Access pueden crear tablas, consultas ( queries), formularios e informes que permiten almacenar y presentar la información contenida dentro de la base de datos. Aunque Access tiene cierta compatibilidad con el lenguaje SQL no es indispensable tener un conocimiento previo de él ya que la herramienta provee de una interface gráfica que nos permitirá consular fácilmente los datos almacenados. Es importante que toda persona que se dedica al análisis de datos tenga un conocimiento de esta herramienta, ya que, dado su amplio uso, seguramente se encontrarán en la necesidad de consultar o extraer información almacenada en una base de datos datos Access .
Fuente Bibliográfica: https://exceltotal.com/introduccion-a-access-2010/
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS Y CONCEPTOS GENERALES DEL PROGRAMA
Access es gráfico , por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información. información.
Access facilita la administración de datos , ya que sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento. almacenamiento.
Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo documento.
Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar.
Fuente Bibliográfica: https://docs.google.com/document/d/1
COMO CREAR UNA BASE DE DATOS 1. Para crear una base de datos en access abrimos un documento le damos clic en el documento en blanco. 2. Le asignamos un nombre y le damos crear. 3. Damos clic en Guardar, le asignamos un nombre a nuestra tabla y le damos aceptar.
Crear y trabajar con tablas, trabajar con los datos, agregar y modificar datos, compartir datos, relaciones entre tablas. En microsotf access, puedes crear una tabla en una base de datos a traves de cualquiera de los siguientes tres metodos:
Puede crear una tabla utilizando el asistente para tablas.
Puede crear una tabla introduciendo datos en una hoja de datos.
Puede crear una tabla en la vista diseño.
Fuente bibliográfica: https://es.slideshare.net/zlopezsoler/como-crear-una-basede-datos-en-access-13818304 Microsoft Access almacena toda la información de tablas, reportes, formularios y consultas en un solo archivo. A partir de Access 2007 el formato de las bases de datos cambió para ofrecernos mayores ventajas y es conocido por tener la extensión de archivo. Anteriormente las bases de datos Access tenían las extensiones de archivo .mdb la cual fue utilizada de manera predeterminada hasta la versión 2003. Pero no te preocupes, si necesitas abrir una base de datos Access en formato .mdb lo puedes hacer, aunque tengas Access 2007 o Access 2010 ya que ambas versiones soportan la lectura de dichos archivos. Por el contrario, si estas utilizando Access 2010 y necesitas compartir la base de datos con alguien que tiene Access 2003 debes asegurar de guardarla en formato. mdb o de lo contrario la otra persona no podrá abrir el archivo. Fuente bibliográfica: https://exceltotal.com/crear-una-base-de-datos-en-access/
Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas: listas de filas y columnas que recuerda a libros contables o una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. En una base de datos simple, es posible que tenga una única tabla. La mayoría de las bases de datos necesita más de uno. Por ejemplo, es posible que tenga una tabla que almacena información sobre productos, otra tabla que almacena información acerca de los pedidos y otra tabla con información acerca de los clientes.
Cada fila se denomina también registro y cada columna se
llama
también campo. Un registro es una forma lógica y coherente de combinar información sobre algo. Es un campo de un solo elemento de la información: un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla productos, por ejemplo, cada fila o registro contiene la información acerca de un producto. Cada columna o el campo contienen algún tipo de información acerca de ese producto, como su nombre o el precio.
El proceso de diseño El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:
Determinar la finalidad de la base de datos Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.
Buscar y organizar la información necesaria
Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los números de pedidos.
Dividir la información en tablas Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.
Convertir los elementos de información en columnas Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.
Especificar claves principales Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se usa para identificar exclusivamente cada fila. Un ejemplo podría ser el identificador de producto o Id.
Configurar las relaciones de tabla Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.
Refinar el diseño Analice el diseño para detectar errores.
Aplicar las reglas de normalización Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente.
Determinar la finalidad de la base de datos Es una buena idea anote el propósito de la base de datos en papel: su finalidad, cómo piensa utilizarla y quién va a usar.
Ajustar el diseño Una vez que tenga las tablas, campos y las relaciones que necesita, debe crear y rellenar las tablas con datos de ejemplo y pruebe a trabajar con la información: creación de consultas, agregar nuevos registros y así sucesivamente. Esto le permitirá encontrar posibles problemas, por ejemplo, tendrá que agregar una columna que olvidó insertar durante la fase de diseño o es posible que tenga una tabla que debería dividir en dos tablas para eliminar datos duplicados. Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree formularios e informes provisionales y compruebe si muestran los datos según lo previsto. Compruebe si existen datos duplicados innecesarios y, si encuentra alguno, modifique el diseño para eliminar la duplicación. Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dará cuenta de que se puede mejorar. Éstas son algunas comprobaciones que puede hacer:
¿Olvidó incluir alguna columna? Y, en ese caso, ¿pertenece la información a alguna de las tablas existentes? Si se trata de información sobre otro tema, tal vez necesite crear otra tabla. Cree una columna para cada elemento de información que desee registrar. Si la información no se puede calcular a partir de otras columnas, es probable que necesite una nueva columna para esa información.
¿Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos existentes? Si un elemento de información se puede calcular de otras columnas existentes, un descuento calculado del precio minorista, por ejemplo, normalmente es mejor hacerlo y evitar crear una nueva columna.
¿Ha proporcionada información duplicada en alguna de las tablas? Si es así, probablemente tendrá que dividir la tabla en dos tablas que tengan una relación de uno a varios.
¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos campos vacíos en cada registro? En ese caso, considere la posibilidad de volver a diseñar la tabla de forma que tenga menos campos y más registros.
¿Ha dividido cada elemento de información en sus partes lógicas más pequeñas? Si necesita generar informes, ordenar, buscar o calcular a partir de un elemento de información, incluya ese elemento en su propia columna.
¿Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene información sobre el tema de la tabla, pertenece a una tabla distinta.
¿Están representadas todas las relaciones entre las tablas mediante campos comunes o mediante una tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios requieren columnas comunes. Las relaciones de varios a varios requieren una tercera tabla.
CREAR RELACIONES ENTRE LAS TABLAS Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la información de forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información de varias tablas.
1. La información de este formulario procede de la tabla Clientes... 2. la tabla Empleados... 3. la tabla Pedidos... 4. la tabla Productos... 5. la tabla Detalles de pedidos. Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de datos relacional, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones entre las tablas para reunir la información según se precise.
Crear una relación de uno a varios Considere este ejemplo: las tablas de Proveedores y Productos en la base de datos de órdenes de producto. Un proveedor puede proporcionar un número de productos. Sigue que para cualquier proveedor representado en la tabla proveedores, puede haber muchos productos representados en la tabla de
productos. Por lo tanto, la relación entre la tabla proveedores y la tabla productos es una relación uno a varios.
Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como columna o columnas adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores a la tabla Productos. Access utilizaría entonces el número de identificador de proveedor de la tabla Productos para localizar el proveedor correcto de cada producto. La columna Id. De proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave externa es la clave principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla Productos en una clave externa porque también es la clave principal en la tabla Proveedores.
El punto de partida para la unión de tablas relacionadas se proporciona estableciendo parejas de claves principales y claves externas. Si no está seguro de las tablas que deben compartir una columna común, al identificar una relación de
uno a varios se asegurará de que las dos tablas implicadas requerirán una columna compartida.
Crear una relación de varios a varios Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Y para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina una relación varios a varios porque para cualquier producto, puede haber muchos pedidos; y en cualquier orden, puede ser muchos productos. Tenga en cuenta que, para detectar las relaciones de varios a varios entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación. Los temas de las dos tablas, productos y pedidos: tienen una relación varios a varios. Esto supone un problema. Para comprender el problema, imagine lo que ocurre si ha intentado crear la relación entre las dos tablas agregando el campo identificador de producto a la tabla Orders. Para tener más de un producto por pedido, necesita más de un registro en la tabla Pedidos. Tendría que repetir la información del pedido para cada fila relacionada con un único pedido, lo que resulta en un diseño ineficaz que podría producir datos incorrectos. Ejecutar en el mismo problema si coloca el campo ID de la tabla productos: tendría varios registros en la tabla de productos para cada producto. ¿Cómo puede resolver este problema? La respuesta es crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera tabla. Como resultado, la tercera tabla registra cada aparición o instancia de la relación.
Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artículo de línea de un pedido. Clave principal de la tabla de detalles de pedidos consta de dos campos: las claves externas de las tablas pedidas y productos. El campo Id. de pedido no se puede utilizar en solitario como clave principal, ya que un pedido puede tener varios artículos de línea. El identificador de pedido se repite para cada artículo de línea del pedido, por lo que el campo no contiene valores únicos. Tampoco serviría utilizar solamente el campo Id. de producto, porque un producto puede aparecer en varios pedidos. Pero los dos campos juntos producen un valor exclusivo para cada registro. En la base de datos de ventas de producto, la tabla Pedidos y la tabla productos no están relacionadas entre sí directamente. En su lugar, están relacionadas indirectamente a través de la tabla Order Details. La relación de varios a varios entre productos y pedidos se representa en la base de datos mediante dos relaciones uno a varios:
La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada pedido tiene varios artículos de línea, pero cada artículo está asociado a un único pedido.
La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada producto puede tener varios artículos asociados, pero cada artículo de línea hace referencia únicamente a un producto. En la tabla Detalles de pedido, puede determinar todos los productos en un orden determinado. También puede determinar todos los pedidos de un determinado producto.
Después de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sería similar a la siguiente:
Crear una relación de uno a uno Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita registrar información complementaria sobre productos que apenas va a necesitar o que sólo se aplica a unos pocos productos. Como no necesita la información con frecuencia, y como almacenar la información en la tabla Productos crearía un espacio vacío para todos los productos que no necesitan esa información, la coloca en una tabla distinta. Al igual que en la tabla Productos, utiliza el identificador de producto como clave principal. La relación entre esta tabla complementaria y la tabla Productos es una relación de uno a uno. Para cada registro de la tabla Productos hay un único registro coincidente en la tabla complementaria. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común. Cuando necesite crear una relación de uno a uno en la base de datos, considere si puede incluir la información de las dos tablas en una tabla. Si no desea hacer eso por algún motivo (quizás porque se crearía una gran cantidad de espacio vacío), puede representar esa relación en su diseño guiándose por las pautas siguientes:
Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podrá definir la relación utilizando la misma clave principal en ambas tablas.
Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija una de las tablas (cualquiera de ellas) e inserte su clave principal en la otra tabla como clave externa.
Determinar las relaciones entre las tablas le ayudará a asegurarse de que tiene las tablas y columnas correctas. Cuando existe una relación de uno a uno o de uno a varios, las tablas implicadas deben compartir una o varias columnas comunes. Cuando la relación es de varios a varios, se necesita una tercera tabla para representar la relación.
Fuente bibliográfica: https://support.office.com/es-es/article/Conceptos
SEGURIDAD DE ACCESS Access ofrece un modelo de seguridad mejorado que ayuda a simplificar los procesos de aplicar seguridad a una base de datos y de abrir una base de datos que tenga habilitada la seguridad. Aunque el modelo y las técnicas descritos en este artículo mejoran seguridad, la forma más segura de ayudar a proteger los datos de Access es guardar las tablas en un servidor, como un equipo que ejecute Windows SharePoint Services 3.0 o Microsoft Office SharePoint Server 2010. Las novedades de seguridad de Access: Novedades en 2010
Nueva tecnología de cifrado
Office 2010 ofrece nueva tecnología de cifrado
más segura que la tecnología ofrecida en Office 2007.
Soporte técnico para productos de cifrado de terceros
Access 2010 le permite
usar una tecnología de cifrados terceros, si así lo prefiere. En este artículo no se describe el uso de productos de terceros.
Novedades en 2007
La capacidad de ver datos incluso cuando no se quiere habilitar contenido de la base de datos
En Microsoft Office Access 2003, si se establecía el nivel de
seguridad en Alto, tenía que codificar y confiar en una base de datos antes de poder
ver los datos. Ahora puede ver los datos sin tener que decidir si confía en una base de datos.
Mayor facilidad de uso
Si coloca los archivos de base de datos (ya sea en el
nuevo formato de archivo de Access o en formatos de archivo anteriores) en una ubicación de confianza, como una carpeta de archivos o un recurso compartido de red que designa como seguro, estos archivos se abrirán y se ejecutarán sin mostrar mensajes de advertencia ni preguntarle si quiere habilitar el contenido deshabilitado. Además, si abre bases de datos de versiones anteriores de Access, como archivos .mdb o .mde, en Access 2010 y dichas bases de datos se han firmado digitalmente y ha elegido confiar en el editor, estos archivos se ejecutarán sin necesidad de tomar decisiones de confianza. Si no está seguro de si debe confiar en un certificado, en el artículo Cómo saber si una firma digital es de confianza se proporciona información general sobre la comprobación de fechas y otros elementos de un certificado para asegurarse de que es válido.
Centro de confianza
El Centro de confianza es un cuadro de diálogo que
proporciona una ubicación única para establecer y cambiar la configuración de seguridad de Access. Use el Centro de confianza para crear o cambiar ubicaciones de confianza y establecer opciones de seguridad para Access. Estos valores afectan al comportamiento de las bases de datos nuevas y existentes cuando se abren en esa instancia de Access.
El Centro de confianza también contiene la lógica para evaluar los componentes de una base de datos y para determinar si es seguro abrir la base de datos o si el Centro de confianza debe deshabilitar la base de datos y permitirle decidir si quiere habilitarla. Para obtener información general sobre el uso del Centro de confianza, consulte el artículo Ver mi configuración de seguridad y privacidad en el Centro de confianza.
Menos mensajes de advertencia
Las versiones anteriores de Access le
obligaban a tratar con diversos de mensajes de alerta, seguridad de macros y modo de espacio aislado, por citar solo dos. De forma predeterminada, si abre un archivo
.accdb en el que aún no ha confiado, verá una sola herramienta denominada Barra de mensajes.
Si quiere confiar en la base de datos, puede usar la Barra de mensajes para habilitar el contenido deshabilitado de la base de datos: consultas de acción (consultas que agregan, eliminan o cambian datos), macros, controles ActiveX, expresiones (funciones que se evalúan como un valor único) y código VBA, al abrir una base de datos que contenga uno o varios de esos componentes.
Nuevas formas para firmar y distribuir archivos de base de datos
En
versiones de Access anteriores a 2007, se usaba el Editor de Visual Basic para aplicar un certificado de seguridad a cada componente de la base de datos. Ahora, se empaqueta la base de datos y después se firma y distribuye el paquete. Si se extrae una base de datos de un paquete firmado a una ubicación de confianza, la base de datos se abre sin que se muestre la Barra de mensajes. Si se extrae una base de datos de un paquete firmado a una ubicación que no es de confianza, pero tiene confianza en el paquete certificado y la firma es válida, la base se abre sin que se muestre la Barra de mensajes.
Fuente bibliográfica: https://support.office.com/es-es/article/Introducci%C3%B3n-a-la-seguridad-deAccess-2010-cae6d764-0318-4622-955f-68d9f186d6ca
CLAVES DE ACCESO Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan claves. Una clave consta por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por más de un campo. Existen dos tipos de claves:
Clave principal Una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave principal está compuesta de uno o más campos que identifican cada registro almacenado en la tabla de forma exclusiva. A menudo, hay un número de
identificación único, como un número de identificador, un número de serie o un código, que sirve de clave principal. Por ejemplo, puede que tenga una tabla Clientes en la que cada cliente tenga un número de identificador única de cliente. El campo de identificador de cliente es la clave principal de la tabla Clientes. Cuando una clave principal contiene más de un campo, normalmente se compone de campos ya existentes que, en conjunto, proporcionan valores únicos. Por ejemplo, puede usar una combinación de apellido, nombre y fecha de nacimiento como la clave principal de una tabla sobre contactos.
Clave externa Una tabla puede tener una o más claves externas. Este tipo de clave contiene valores que se corresponden con los valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un número de identificación de cliente que se corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de identificador de cliente es una clave externa de la tabla Pedidos. La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relación de una tabla. La relación de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se identifica por el campo de clave principal (identificador). Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla Pedidos correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes y luego se crea una relación entre las dos claves. Al agregar un registro a la tabla Pedidos, usa un valor para el identificador de cliente de la tabla Clientes. Siempre que desee ver información sobre el cliente de un pedido, usa la relación para identificar con qué datos de la tabla Clientes se corresponden los registros de la tabla Pedidos.
Relación de tabla mostrada en la ventana Relaciones. 1. Una clave principal, que se reconoce por el icono de clave junto al nombre de campo. 2. Una clave externa (observe la ausencia del icono de clave).
Fuente bibliográfica: https://support.office.com/es-es/article/Crear-una-tabla8fdc65f9-8d40-4ff5-9212-80e6545e8d87
ACCESOS LIMITADOS A USUARIOS ESPECÍFICOS. Una aplicación multiusuario es aquella en la cual varios usuarios pueden trabajar simultáneamente desde ordenadores distintos sobre un mismo conjunto de datos. Con Access resulta muy fácil construir aplicaciones multiusuario para redes locales. En las aplicaciones multiusuario puede resultar muy interesante el establecimiento de ciertas restricciones de acceso a los distintos a los distintos usuarios que trabajan en el sistema. Para ello, se debe crear una cuenta para cada usuario (o para cada grupo de usuarios con una misma función) y asignar permisos de acceso específicos a cada cuenta. De esta forma, por un lado, se puede evitar que unos determinados usuarios accedan a uno datos críticos y, por otro, ofrecer a otros usuarios un acceso menos restrictivo. De todos modos, este tipo de seguridad no resulta muy robusta en Access por lo que habrá que decantarse por otros sistemas de gestión de bases de datos en el caso de que los requisitos de seguridad sean muy elevados. Sin embargo, como Access está destinado a un segmento de mercado con un número de usuarios y un volumen de datos no muy elevados, esta característica no resulta muy determinante. Por otra parte, hay que tener en cuenta que el motor de Access, denominado JET, es bastante limitado en comparación con otros sistemas del mercado, lo cual va a influir muy significativamente en las prestaciones de las aplicaciones multiusuario. Una de las principales limitaciones del motor es la imposibilidad del emplear varios procesadores en el trabajo de la base de datos. Si hay más de un procesador en el
ordenador, el motor solo puede emplear uno. Por tanto, si el servidor consta de dos o más procesadores, las prestaciones solo se incrementarán ligeramente debido a que Access emplea uno de los procesadores, mientras que los otros quedan libres para realizar otras tareas del sistema.
Fuente bibliográfica: https://books.google.com.ec/books?isbn=8480214465
COMBINACIONES Y RELACIONES Access crea combinaciones que se basan en las relaciones que se han definido entre las tablas. Puede crear manualmente combinaciones en las consultas, incluso si no representan relaciones que ya se ha definido. Si usa otras consultas (en lugar de o además de las tablas) como orígenes de datos de una consulta, puede crear combinaciones entre las consultas de origen y también entre esas consultas y todas las tablas que se usa como orígenes de datos. Las combinaciones se comportan de manera similar a los criterios de consulta ya que establecen reglas que deben cumplir los datos que se van a incluir en las operaciones de consulta. A diferencia de los criterios, las combinaciones especifican asimismo que cada par de filas que cumplan las condiciones de combinación se combinen en el conjunto de registros para formar una sola fila.
COMBINACIONES TABLAS AUTOMÁTICAMENTE Al agregar dos o más tablas a una consulta, el Diseñador de consultas y vistas intenta determinar si están relacionadas. Si lo están, el Diseñador de consultas y vistas coloca automáticamente líneas de combinación entre los rectángulos que representan las tablas o los objetos con estructura de tabla. El Diseñador de consultas y vistas determinará que las tablas están combinadas si: La base de datos contiene información que especifica que las tablas están relacionadas. Dos columnas, una en cada tabla, tienen el mismo nombre y tipo de datos. La columna debe ser una clave principal en al menos una de las tablas. Por ejemplo, al agregar las tablas employee y jobs, si la columna job_id es la clave principal de la tabla jobs y cada tabla tiene una columna llamada job_id con el mismo tipo de datos, el Diseñador de consultas y vistas combinará automáticamente las tablas. El Diseñador de consultas y vistas detecta que una condición de búsqueda (una cláusula WHERE) es realmente una condición de combinación. Por ejemplo, puede agregar las tablas employee y jobs y crear, a continuación, una condición de búsqueda que busque el mismo valor en la columna job_id de ambas tablas. En este caso, el Diseñador de consultas y vistas detecta que la condición de búsqueda genera
una combinación y, a continuación, crea una condición de combinación a partir de la condición de búsqueda.
El Diseñador de consultas y vistas creará solo una combinación basada en columnas con el mismo nombre y tipo de datos. Si son posibles varias combinaciones, el Diseñador de consultas y vistas se detendrá después de crear una combinación basada en el primer conjunto de columnas coincidentes que encuentre.
COMPROBAR DATOS EXISTENTES AL CREAR UNA RELACION Seleccione la opción de comprobación de los datos existentes al crear una relación si la restricción FOREIGN KEY debe aplicarse tanto a los datos existentes como a los datos nuevos. Algunas bases de datos tienen funcionalidad diferente para las restricciones FOREIGN KEY. Para obtener más información sobre las diferencias entre bases de datos, vea Consideraciones sobre el servidor de bases de datos. Consulte la documentación de la base de datos para obtener detalles sobre su funcionamiento con restricciones FOREIGN KEY. Para comprobar los datos existentes al crear una relación En el diagrama de base de datos, seleccione la tabla a la que está asociada la restricción FOREIGN KEY. Haga clic con el botón secundario en la tabla y seleccione páginas de propiedades. Elija la ficha Relaciones.
Seleccione la relación en la lista Relación seleccionada. Active la casilla de verificación Comprobar datos existentes al crear. La restricción FOREIGN KEY se aplicará cuando guarde la tabla o el diagrama. Si se producen infracciones de la restricción al guardar, no se podrá guardar la tabla.
CREAR MANUALMENTE LAS COMBINACIONES DE TABLAS Cuando se agregan dos o más tablas a una consulta, el Diseñador de consultas y vistas intenta combinarlas en función de datos comunes o de información almacenada en la base de datos acerca de cómo se relacionan las tablas. No obstante, si el Diseñador de consultas y vistas no ha combinado las tablas automáticamente o si desea crear otras condiciones de combinación entre tablas, puede combinar las tablas de forma manual. Puede crear combinaciones basadas en comparaciones entre dos columnas cualesquiera y no solo entre columnas que contengan la misma información. Por ejemplo, si la base de datos contiene dos tablas, titles y roysched, puede comparar los
valores
de
la
columna ytd_sales de
la
tabla titles con
las
columnas lorange y hirange de la tabla roysched. Esta combinación le permitirá buscar títulos cuyas ventas anuales acumuladas estén comprendidas entre los intervalos inferior y superior de los pagos por regalías (royalties). Para combinar manualmente tablas u objetos estructurados en tablas Agregue al panel Diagrama los objetos que desee combinar. Arrastre el nombre de la columna de combinación de la primera tabla u objeto estructurado en tabla y colóquelo en la columna relacionada de la segunda tabla u objeto estructurado en tabla. No puede basar una combinación en columnas del tipo text, ntext o image. Si es necesario, cambie el operador de combinación; de forma predeterminada, el operador es un signo igual (=). Las columnas de combinación deben tener el mismo tipo de datos (o compatibles). Por ejemplo, si la columna de combinación de la primera tabla es una fecha, deberá
relacionarla con una columna de fecha de la segunda tabla. O bien, si la primera columna de combinación es un entero, la columna de combinación relacionada debe ser también de un tipo de datos entero, pero puede tener un tamaño diferente. El Diseñador de consultas y vistas no comprobará los tipos de datos de las columnas que utilice para crear una combinación, pero al ejecutar la consulta, la base de datos mostrará un error si los tipos de datos no son compatibles.
COMO QUITAR COMBINACIONES EXISTENTES Si no desea que las tablas se combinen mediante una combinación interna o externa, puede quitar la combinación existente entre ellas. Por ejemplo, puede quitar una combinación que el Diseñador de consultas y vistas haya creado automáticamente entre dos tablas. Si dos tablas combinadas forman parte de la consulta y quita todas las condiciones de combinación que existen entre ellas, la consulta resultante es el producto de ambas tablas, es decir, una instancia CROSS JOIN. Para quitar una combinación En el panel Diagrama, seleccione la línea de combinación de la combinación que desea quitar y, a continuación, presione la tecla SUPR. Puede seleccionar y eliminar varias líneas de combinación al mismo tiempo. El Diseñador de consultas y vistas quita la línea de combinación y modifica la instrucción en el panel SQL.
COMO ELIMINAR LAS COMBINACIONES EXISTENTES Si Access crea automáticamente una combinación que no quiere o si crea una combinación por error (por ejemplo, entre dos campos que tienen tipos de datos distintos), puede eliminarla. Eliminar combinaciones existentes: En la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en la combinación que desee quitar. Presione SUPR. O En la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic con el botón secundario en la combinación que desee quitar y, a continuación, haga clic en Eliminar.
Fuente bibliográfica: https://support.office.com/es-es/article/Combinar-tablas-y-consultas-3f5838bd24a0-4832-9bc1-07061a1478f6 https://msdn.microsoft.com/es-es/library/ms189632.aspx https://msdn.microsoft.com/es-es/library/aa292032(v=vs.71).aspx
CONSULTAS, DISEÑO DE CONSULTAS, CONDICIONES BÁSICAS DE CONSULTAS CONSULTAS EN ACCESS La presentación de los datos se puede hacer de varias formas: desde la tabla desde una consulta o desde un formulario. Si se quieren ver de una forma rápida y como todos los registros de una tabla, se puede abrir la tabla en la ventana de la base de datos, o si se quieren ver unos pocos registros de esta tabla se puede filtrar la tabla. Con una consulta, se puede extraer información de diversas tablas y ensamblarla para mostrarla en el formulario o informe. Una consulta puede servir para pedir resultados de datos de la base de datos, para llevar a cabo una acción relativa a los datos o para ambas cosas. También sirve para obtener una respuesta a una pregunta sencilla, efectuar cálculos, combinar datos de distintas tablas o agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos. Dada su enorme versatilidad, existen muchos tipos de consulta y el tipo que se cree depende de la tarea que quiera realizarse. Sin embargo, a veces los formularios y las consultas son herramientas más potentes para ver los registros. Con un formulario es posible organizar los campos de manera que se pueden ver más al mismo tiempo. Un formulario o una consulta permiten visualizar un subconjunto de registros. Pero quizá la mayor ventaja de los formularios y las consultas es que se pueden usar para ver a la vez datos relacionados de diferentes tablas y datos agrupados y totalizados.
Los principales motivos por los que se usan consultas son:
Para elegir campos, omitiendo otros de las tablas que se quieren consultar.
Para elegir registros, especificando los criterios que deben cumplir dichos registros e incluirlos en la hoja de respuestas dinámicas.
Para ordenar registros de una forma determinada.
Para formular preguntas sobre datos de varias tablas y ver los resultados en una sola hoja de datos.
Para realizar cálculos, creando nuevos campos calculados que contengan el resultado.
Para usar una consulta como origen de los datos para los formularios, informes y otras consultas, seleccionando solo los datos que deben aparecer.
Para modificar los datos de las tablas, con las consultas de acciones, o crear nuevas tablas con registros de otra tabla o de un grupo de tablas existentes.
DISEÑO DE CONSULTAS En Access las tareas básicas de gestión de la base de datos las realizan las consultas. Mediante las consultas podemos gestionar la información almacenada en la base de datos de manera selectiva. Podremos seleccionar, actualizar, eliminar, añadir datos, etc.
Vamos a utilizar principalmente dos tipos de consultas: Consultas de selección: Permiten seleccionar registros de una o más tablas. Son las que se ejecutan de manera predeterminada por Access.
Consultas de acción: Permiten modificar datos de una o más tabla. Están diseñadas para agregar, modificar o actualizar los datos contenidos en las tablas, o también podremos crear nuevas tablas con los resultados obtenidos en la consulta. Las consultas de acción se indican en Access mediante la adición del signo de admiración ¡delante del nombre de la consulta. Es importante señalar que las modificaciones efectuadas en las tablas por las consultas de acción no se pueden deshacer con la orden Deshacer del menú de Edición. Las consultas de acción de clasifican en:
Consultas de Actualización. Permiten añadir datos, reemplazar los datos existentes o eliminar algunos registros. Para deshacer los cambios realizados deberemos ejecutar otra consulta que invierta los términos.
Consultas de Eliminación. Permiten eliminar algunos o todos los registros que cumplen unas determinadas condiciones. Una consulta de eliminación solo permite eliminar registros completos, no los datos de campos específicos. (Curso Access 2010 - Alfredo Rico – RicoSoft 2011 213).
Creación de una consulta.
Abriremos la consulta. Teclearemos el botón Nuevo de la ficha consulta de la ventana Base de datos.
Seleccionaremos la opción Vista diseño.
Agregaremos las tablas que contengan la información que deseamos gestionar.
Agregaremos los campos de las tablas seleccionadas.
Si no estuvieran definidas, estableceríamos las relaciones entre las tablas agregadas.
Estableceríamos los criterios o condiciones de selección de registros, el orden de clasificación de los registros y las condiciones de visualización de los campos.
Guardar la consulta con el nombre deseado.
CONDICIONES BÁSICAS DE CONSULTAS Una consulta es una solicitud de datos almacenados en SQL Server. Una consulta se puede emitir de varias formas:
Un usuario de MS Query o de Microsoft Access puede usar una interfaz gráfica de usuario (GUI) para elegir los datos que desea ver de una o varias tablas de SQL Server.
Un usuario de SQL Server Management Studio o de osql puede emitir una instrucción SELECT.
Una aplicación cliente o de nivel intermedio, como una aplicación de Microsoft Visual Basic, puede asignar los datos de una tabla de SQL Server a un control enlazado, como una cuadrícula.
A pesar de que las consultas interactúan con el usuario de diferentes formas, todas realizan la misma tarea: presentan el conjunto de resultados de una instrucción SELECT al usuario. Incluso si el usuario no especifica nunca una instrucción SELECT, como suele suceder con las herramientas gráficas como el Diseñador de consultas de Visual Studio, el software de cliente transforma la consulta de cada usuario en una instrucción SELECT que se envía a SQL Server.
La instrucción SELECT recupera los datos de SQL Server y los devuelve al usuario en uno o más conjuntos de resultados. Un conjunto de resultados es una organización tabular de los datos obtenidos de SELECT. Al igual que una tabla SQL, el conjunto de resultados se compone de columnas y filas. La sintaxis completa de la instrucción SELECT es compleja, aunque la mayor parte de las instrucciones SELECT describen las cuatro propiedades principales de un conjunto de resultados:
El número y los atributos de las columnas del conjunto de resultados. Los siguientes atributos se definen para cada columna del conjunto de resultados:
o
El tipo de datos de la columna.
o
El tamaño de la columna y, para las columnas numéricas, la precisión y escala.
o
El origen del valor de los datos devueltos en la columna.
Las tablas cuyos datos del conjunto de resultados se recuperan y cualquier relación lógica entre las tablas.
Las condiciones que deben cumplir las filas de las tablas de origen para satisfacer los requisitos de la instrucción SELECT. Las filas que no cumplen las condiciones se omiten.
La secuencia en la que se ordenan las filas del conjunto de resultados.
Fuente bibliográfica: Julián Romano Jiménez, Carmen Calle de Frutos, Access 2000: herramientas avanzadas, macros y programación con VBA, Madrid FC Editorial, 2001 - 478 páginas. Curso Access 2010 - Alfredo Rico – RicoSoft 2011 213 http://www.um.es/docencia/barzana/PRACTICAS/Access/access3.html https://technet.microsoft.com/es-es/library/ms190659(v=sql.105).aspx
COMPARTIR Y ACTUALIZAR BASES DE DATOS CREACIÓN Y RÉPLICAS DE BASES DE DATOS Antes de empezar, cree una copia de seguridad de la base de datos desde el Explorador de Windows. Una vez que hemos convertido una base de datos en Diseño Principal, no se podrá convertir de nuevo en un diseño "normal". En primer lugar, abrimos la base de datos de la que queremos crear la réplica. Seleccionamos menú Herramientas / Réplica / Crear Réplica .
Access necesita cerrar y volver a abrir la base de datos para asegurarse que no hay nadie conectado y utilizando la base de datos. Pulsamos Sí. En este punto la utilidad de réplica permite hacer una copia de seguridad con la extensión .bak. Volvemos a pulsar Sí .
Tras esta pantalla, nos preguntará dónde queremos ubicar la réplica de la base de datos. Lo normal sería grabarla en una unidad distinta.
Tras grabarla, Access crea los enlaces de réplica correspondientes, de forma que al final nos avisa con el siguiente mensaje de conclusión:
Finalmente tenemos, como pantalla del Diseño Principal, la siguiente:
Como vemos, el icono de las tablas ha cambiado un poco. El aspecto de la Réplica es el mismo, salvo que pone Réplica en lugar de Diseño Principal. Además, hay muchas tablas y columnas de sistema que no vemos, pero que han hecho que una y otra base de datos ahora ocupen más espacio en disco duro.
Fuente bibliográfica: https://si.ua.es/es/documentacion/office/access/gestion-de bases-de-datos.html
EXPORTACIÓN E IMPORTACIÓN DE TABLAS EN ACCESS Access proporciona varias maneras de copiar un objeto, como una tabla o un formulario de una base de datos a otro. Copiar y pegar un objeto son más fácil, pero exportar un objeto permite más opciones. Por ejemplo, puede exportar la definición de tabla y los datos de la tabla o exportar únicamente la definición de tabla (una copia en blanco de la tabla). También puede guardar los detalles de la operación como una especificación de exportación para usos futuros. Para ello, se debe seleccionar una de las opciones que encontrarás al desplegar la opción Exportar de la pestaña Datos Externos.
Se abrirá el cuadro Exportar: Base de datos Access y sólo tendrás que indicar en qué base de datos quieres copiar el objeto. Se mostrará un cuadro de diálogo Exportar donde te permitirá cambiar el nombre del objeto en la otra base de datos y se encargará de exportarlo íntegramente sin ninguna otra interacción por tu parte. Si el objeto es una tabla se te presentará un cuadro de diálogo Exportar como este:
Como puedes ver en la imagen, estamos exportando una tabla llamada Alumnado a una base de datos llamada aulaClic.accdb. Podemos indicar el nombre que tendrá la tabla en la base de datos de destino y también elegir qué parte queremos exportar.
En el marco Exportar tablas podremos seleccionar Definición y datos para exportar la tabla completa (con todos los registros que contiene incluidos) o exportar únicamente su estructura seleccionando la opción Sólo definición. Como puedes ver, también podrás exportar datos a archivos de texto o a archivos XML. En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de texto podremos marcar la opción Exportar datos con formato y diseño. En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de texto podremos marcar la opción Exportar datos con formato y diseño.
Si activamos esta opción podremos elegir el modo en el que se guarda la información en el archivo de texto mediante este cuadro de diálogo:
Aquí podrás seleccionar el tipo de codificación de los datos de tipo Texto de la tabla. Aunque el predeterminado sea Windows, Unicode (UTF-8) suele ser el formato que mayor compatibilidad presenta. Si tu intención es seguir trabajando dentro de la plataforma Windows deja la opción predeterminada seleccionada. Si no activas la opción Exportar datos con formato y diseño, se abrirá el Asistente para exportación de texto, que es muy parecido al que hemos visto en el apartado
anterior de importación. Podrás especificar el modo en el que se formateará el archivo de salida e incluso guardar esa especificación.
Fuente bibliográfica: http://www.aulaclic.es/access-2013/t_17_4.htm
IMPORTAR Y EXPORTAR INFORMACIÓN EN ACCESS Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rápidamente. Para ello, sólo tendremos que acudir a la pestaña Datos externos , una vez allí seleccionar la opción adecuada en el grupo Importar y vincular.
Aquí podemos seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que queremos importar. Si quieres importar objetos de una base de datos a otra sólo tienes que hacer clic en el botón Access
.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario, informe, macro, etc. sólo tendremos que seleccionar la base de datos de origen en Nombre de archivo : marcar la opción Importar tablas ... y pulsar el botón Aceptar. En el siguiente cuadro de diálogo tenemos que seleccionar los objetos que queremos añadir a nuestra base de datos y pulsar el botón Aceptar.
Fuente bibliográfica: http://www.aulaclic.es/access-2013/t_17_1.htm
IMPORTAR INFORMACIÓN DE APLICACIONES DE OFFICE Access nos permite importar información desde Microsoft Excel dando clic sobre el botón Datos Externos como se muestra en la figura
Luego dando clic sobre el botón Excel
A continuación, se abre una ventana la que nos indica de que archivo queremos importar la información, clic en Aceptar
Después nos aparece un cuadro de Asistente para importación de hojas de cálculo clic en siguiente y luego finalizar.
Quedando de la siguiente manera la importación de hoja de cálculo en Access.