BAB I
DESKRIPSI PERUSAHAAN
Pembentukan perusahaan Sosro bermula sejak tahun 1940 oleh keluarga
Sosrodjojo di kota Slawi, Jawa Tengah yang menciptakan teh botol dengan
merek Teh Cap Botol. Tahun 1953, teh cap botol diperkenalkan di daerah
Jakarta dengan cara membagikan kepada orang-orang yang ada di pasar dan
penjualan masih menggunakan gelas minum. Gagasan muncul pada tahun 1969
yaitu menjual teh siap minum dalam kemasan botol dan pada tahun 1974
didirikan PT Sinar Sosro.
1.1 SUMBER DANA
Sumber pendanaan awal PT Sinar Sosro di dapat dari investasi awal oleh
Bpk. Sosrodjoyo sekaligus sebagai pendiri PT Sinar Sosro. Untuk pendanaan
selanjutnya PT Sinar Sosro berasal dari penerbitan saham dan pinjaman dari
pihak eksternal perusahaan. Hal ini didasarkan pada laporan posisi keuangan
PT Sinar Sosro pada tahun 2014 (lampiran 1). Laporan posisi keuangan
menunjukkan modal PT Sinar Sosro sebesar Rp 2.991.729.101.712. Sedangkan
jumlah kewajiban adalah sebesar 5.234.655.914.665 yang terbagi atas
kewajiban lancar sebesar Rp. 1.924.434.119.144 dan kewajiban jangka panjang
sebesar Rp. 3.310.221.795.521.
Berdasarkan rincian komposisi sumber pendanaan PT Sinar Sosro lebih
banyak dari pihak eksternal daripada berasal dari saham yang dikeluarkan
oleh perusahaan, dikarenakan perusahaan mempertimbangkan efisiensi dan
efektivitas kredit daripada menerbitkan saham, sehingga perusahaan tidak
harus membayar dividen pada investor melainkan hanya membayar bunga saja.
1.2 PRODUK
Produk minuman PT. Sinar Sosro ada sembilan macam produk antara lain,
teh botol sosro, fruit tea sosro, sosro joy green tea, teh celup sosro,
happy jus, country choice, tebs, stee, air minum prim-a. the botol sosro
merupakan produk unggulan dari PT. Sinar Sosro daripada produk-produk
lainnya. Lebih rincinya mengenai produk dari PT. Sinar Sosro telah kami
lampirkan di lampiran No. 2.
1.3 PASAR
Produk PT Sinar Sosro dijual pada semua kalangan dan lapisan
masyarakat. Ada beberapa jenis produk yang diproduksi untuk kalangan usia
tertentu. Meskipun demikian sebagian besar produk dapat dikonsumsi untuk
semua usia. Berdasarkan karakteristik produk PT Sinar Sosro yaitu minuman
ringan maka daerah pemasaran PT. Sinar Sosro meliputi seluruh Indonesia
serta luar negeri. Daerah pemasaran yang volume penjualannya lebih tinggi
dibandingkan daerah pemasaran yang lain adalah wilayah pulau Jawa dan
Sumatera, dan memperluas wilayah pemasaran ke luar negeri antara lain
Malaysia, Singapura, Brunei Darussalam, sebagian Timur Tengah, Afrika,
Australia, State of Queensland, State of New South , Vietnam dan Amerika.
1.4 KONDISI PERUSAHAAN
Kompetitor perusahaan PT Sinar Sosro di Indonesia untuk perusahaan
sejenis cukup banyak, antara lain Cocacola Company, PT. Erindo Mandiri, PT.
Sari Wangi AEA. Untuk jenis minuman PT Sinar Sosro mengandalkan merek Teh
Botol Sosro, sedangkan untuk jenis minuman ringan mereka mengandalkan merek
Fruit Tea Sosro. Di dua jenis minuman ini PT. Sinar Sosro mengklaim dari
salah satu produk minuman tersebut sebagai market leader. Meskipun makin
banyak pesaing PT Sinar Sosro masih mampu bertahan dengan slogannya "Apapun
makanannya, minumnya teh botol sosro". Hal ini tentu menjadi kekuatan bagi
PT Sinar Sosro menguasai pasar dengan slogan tersebut yang meyakinkan
masyarakat untuk mengkonsumsi produk dari Perusahaan ini.
1.5 STRUKTUR ORGANISASI
Perusahaan dikelola oleh Dewan Direksi, dibawah pengawasan Dewan
Komisaris yang anggotanya diangkat oleh Rapat Umum Pemegang Saham.Struktur
organisasi PT. Sinar Sosro berbentuk gabungan lini dan fungsional dimana
kebijakan dan wewenang diberikan oleh pimpinan kepada bawahan sesuai dengan
tugas dan tanggung jawab masing-masing. Pimpinan setiap departemen dapat
memberikan perintah kepada semua staf dan anggota yang ada sesuai dengan
bidang kerjanya.Pembagian pekerjaan pada PT. Sinar Sosro dibagi menurut
fungsi yang telah ditetapkan.Setiap personil diberikan tugas dan tanggung
jawab sesuai dengan dasar kualifikasinya. Adapun bagan struktur organisasi,
tugas serta wewenang di PT. Sinar Sosro dapat dilihat pada lampiran 3.
BAB II
PEST ANALYSIS
2.1 POLITIC RISK
Adanya regulasi baru yaitu Peraturan Menteri Perindustrian No. 2 Tahun
2014 tentang tata cara pemberian izin usaha kawasan Industri dan Izin
perluasan kawasan Industri. Hal ini mengakibatkan perusahaan-perusahaan
industri termasuk juga PT. Sinar Sosro tidak secara mudah bisa memperluas
kawasan industry dikarenakan izin perluasan usaha lebih ketat dibandingkan
dengan sebelum pemberlakuan peraturan tersebut.
Tidak hanya kebijakan larangan impor, namun kebijakan pemerintah yang
lain yaitu dengan menaikkan UMR (Upah Minimum Regional) mulai tahun 2014
menyebabkan beban gaji yang ditanggung oleh perusahaan meningkat sehingga
untuk menutupi beban tersebut perusahaan menaikkan harga jual produknya.
Untuk menaanti Peraturan Pemerintah No. 47 Tahun 2012 tentang
Tanggung Jawab sosial dan Lingkungan Perseroan Terbatas, maka PT. Sinar
Sosro diwajibkan melaksanakan CSR serta melaporkan sebagai laporan tahunan
CSR. Untuk merealisasikan peraturan tersebut maka diperlukan biaya tinggi
dalam kegiatannya sehingga beban perusahaan naik serta laba perusahaan
menjadi turun.
2.2 ECONOMY RISK
Menguatnya Dolar pada mulai awal tahun 2014 berkisar di Rp 11.000 per
Dolar AS menyebabkan PT. Sinar Sosro lebih membatasi impor gula yang
berasal dari Thailand. Kondisi demikian membuat perusahaan tidak maksimal
dalam produksi sehingga PT. Sinar Sosro melakukan alternative lain yaitu
mencampur gula Impor dengan gula lokal untuk meminimumkan biaya impor serta
biaya kurs.
Tingkat inflasi yang meningkat sebesar 8,38% tahun 2013 mengakibatkan
PT. Sinar Sosro menambah margin keuntungan atas harga pokok penjualan untuk
mencegah timbulnya kerugian atas inflasi di Indonesia. Kondisi ini
mengakibatkan penurunan tingkat pembelanjaan konsumen yang berdampak
negatif terhadap pendapatan PT Sinar Sosro.
Tingkat BI rate yang naik menjadi 7,5% mengakibatkan beban bunga
obligasi maupun beban bunga utang jangka panjang lainnya meningkat sehingga
membuat PT. Sinar Sosro mempertimbangkan beban bunga jika ingin menambah
utang perusahaan.
2.3 SOCIAL RISK
Gaya hidup masyarakat saat ini yang menginginkan berbagai hal yang
instan dan praktis, mendorong PT Sinar Sosro melakukan inovasi-inovasi pada
produknya. Sebagai contoh, pada awalnya PT Sinar Sosro hanya memproduksi
minuman teh dalam kemasan botol kaca, namun jika hal ini diterapkan dalam
kehidupan sekarang, maka tidak lagi efisien dan tidak praktis bagi
konsumen. Sehingga PT Sinar Sosro melakukan diferensiasi produk dengan cara
memproduksi teh dalam kemasan botol plastik.
Tidak hanya mengenai gaya hidup, bertambahnya jumlah pengangguran saat
ini juga mengakibatkan PT Sinar Sosro melakukan terobosan dengan membuka
divisi-divisi baru untuk membuka lapangan pekerjaan, salah satunya adalah
divisi pengolahan limbah.
Pendapatan masyarakat Indonesia yang rata-rata menengah kebawah
membuat mereka lebih memilih untuk membeli makanan maupun minuman ringan
dengan harga yang terjangkau seperti halnya produk-produk PT. Sinar Sosro
sehingga kondisi ini dapat menyebabkan permintaan produk meningkat.
2.4 TECHNOLOGY RISK
Media sosial merupakan salah satu produk perkembangan teknologi.
Berbagai jenis media sosial berkembang misalnya facebook, twitter dan lain
sebagainya. Adanya media sosial dapat membantu PT Sinar Sosro untuk
melakukan promosi. Oleh karena itu PT Sinar Sosro harus memiliki media
sosial perusahaan. Melalui media sosial pula PT Sinar Sosro dapat
mempublikasikan setiap kunjungan dari pihak luar perusahaan. Hal ini akan
menunjukkan PT Sinar Sosro menghargai setiap pihak yang berkepentingan
dengan PT Sinar Sosro sehingga meningkatkan citra yang positif bagi
perusahaan.
Perkembangan teknologi pada saat ini semakin cepat, teknologi telah
menjangkau hampir semua aspek kehidupan. Berbagai penemuan mesin-mesin
canggih baik di dalam dan luar negeri berpengaruh terhadap perusahaan-
perusahaan yang memanfaatkan teknologi dalam proses operasionalnya. Dalam
hal ini, PT Sinar Sosro sebagai perusahaan teh yang selama ini memanfaatkan
tenaga manusia dituntut untuk memanfaatkan teknologi mesin sehingga
bermanfaat untuk efisiensi dan meningkatkan tingkat produksi. Mesin-mesin
tersebut antara lain mesin pengangkut krat (tempat penampung botol), alat
deteksi kotoran dalam botol dan teknologi canggih untuk mengolah limbah.
Banyak penemuan-penemuan alat pengolahan limbah, mendorong PT. Sinar
Sosro untuk lebih mendaya gunakan limbah dari bahan baku teh untuk
meningkatkan pendapatan lain-lain perusahaan. Limbah sisa penyeduhan teh
tersebut kemudian diolah dengan alat-alat pengolah limbah untuk menyaring
teh dengan air yang selanjutnya dikeringkan menjadi pupuk kompos yang
kemudian dijual untuk meningkatkan pendapatan lain-lain perusahaan.
BAB III
SWOT ANALYSIS
Kami melakukan analisis Strenght, Weakness, Oppurtunity, Threat (SWOT)
untuk menilai kelemahan dan kelebihan perusahaan dari segi internal dan
eksternal. Berikut hasil analisis kami:
3.1 STRENGHT
1. Kredibilitas perusahaan
Kredibilitas perusahaan selama bertahun menjadi dasar terbentuknya trust
(kepercayaan) dari para stakeholder.
2. Harga yang cukup terjangkau
Dengan harga yang cukup terjangkau, mampu menjangkau masyarakat kelas
menengah ke bawah.
3. Pengolahan menggunakan mesin modern
Dalam produksi PT. Sinar Sosro menggunakan mesin paling modern dari Jerman
yang dilakukan untuk menghasilkan produk terbaik dengan standar kualitas
terjaga.
4. High Quality control
Pengendalian mutu produk yang sangat diperhatikan dan dijaga baik dengan
memperkerjakan staf ahli dibidangnya.
5. Membantu Perekonomian Petani Indonesia.
Dengan berbahan baku utama teh dan gula maka PT. Sinar Sosro juga membantu
meningkatkan kesejahteraan Petani Indonesia khususnya petani teh dan tebu.
3.2 WEAKNESSESS
1. Kurang Promosi
Merasa menjadi brand yang lama sosro kurang gencar melakukan promosi baik
iklan media visual maupun cetak.
2. Kurang Inovasi Diferensial
PT. Sinar Sosro memiliki sedikit varian produk sebab hanya berkutat pada
produk minuman.
3. Kemasan Produk yang kurang variatif
PT. Sinar Sosro kurang melakukan inovasi-inovasi dalam kemasan sehingga hal
ini dapat menyebabkan konsumen bosan.
4. Terkadang tidak semua daun teh bisa terpakai
Dikarenakan mengedepankan kualitas produk, PT. Sinar Sosro melakukan
kualifikasi terhadap bahan baku terutama teh yang akan diproduksi, sehingga
terdapat bahan baku yang tidak lolos kualifikasi mutu dan tidak terpakai.
3.3 OPPORTUNITIES
1. Gaya hidup yang serba praktis
Semakin banyaknya kesibukan maka semakin banyak orang menginginkan hal yang
praktis.Produk-produk PT. Sinar Sosro menjawab permintaan jaman dengan
memproduksi produk dengan kemasan yang praktis dan mudah dibawa kemana-
mana.
2. Tingginya permintaan akibat Gobal Warming
Tingginya tingkat kerusakan lingkungan atau global warming menyebabkan
suhu panas sehingga banyak yang membutuhkan minuman segar seperti produk-
produk dari PT. Sinar Sosro.
3. Saat ini banyak masyarakat penggemar produk teh siap saji yang ingin
mencoba variasi rasa baru dari produk teh tersebut. Hal ini
tentunya akan membuka peluang yang lebih besar bagi Sosro dibandingkan
dengan perusahaan minumanteh siap saji lainnya, untuk melakukan inovasi
produk dalam hal rasa. Dengandemikian peluang pangsa pasar Sosro akan
lebih besar dibandingkan denganperusahaan minuman siap saji lainnya.
3.4 THREATS
1. Global Warming
Kerusakan Lingkungan atau global warming dapat mengganggu produktifitas
bahan baku. hal ini dikarenakan cuaca yang tidak menentu membuat
produktifitas teh tidak stabil dan bahkan bisa terancam gagal panen akibat
kemarau panjang.
2. Pesaing baru yang semakin banyak
Banyaknya perusahaan-perusahaan baru yang sejenis dengan PT. Sinar Sosro
dan lebih kreatif membuat pangsa pasar PT. Sinar Sosro berkurang sehingga
penjualan menurun.
3. Tingkat urbanisasi yang tinggi
Meningkatnya urbanisasi megakibatkan jumlah petani teh semakin menurun yang
memberikan dampak kekurangan tenaga petani serta menurunkannya pasokan
bahan baku.
4. Pengaruh kondisi perekonomian yang tidak stabil saat ini, dimana
harga-harga bahan baku di pasaran meningkat. Hal tersebut akan menjadi
ancaman bagi PT. SINAR SOSRO dimana daya beli masyarakat akan
menurun, karena dengan masyarakat akan cenderung lebih memilih untuk
membeli produk lain yang lebih berguna bagi kelangsungan hidup mereka,
misalnya seperti sembako.
BAB IV
PROGRAM AUDIT
Berikut beberapa langkah yang terdapat dalam program audit, namun
untuk lebih lengkapnya kami lampirkan di lampiran No. 3.
1. Dapatkan SOP (Standar Operasional Prosedure) Perawatan Inventaris dan
Pengadaan Barang
Berdasarkan permasalahan di survey pendahuluan mengenai kerusakan CCTV
sebesar 65%, kami mengindikasikan bahwa penyebabnya karena kurangnya
perawatan inventaris atau karena mekanisme seleksi vendor yang kurang baik.
Maka langkah kami yang pertama sebelum melakukan prosedur audit lainnya
yaitu mendapatkan SOP (Standar Operasional Prosedur) perawatan inventaris
PT. Sinar Sosro. Jika perusahaan mempunyai SOP inventaris maka kami akan
mempelajari SOP tersebut terutama operasional perawatan barang. Jika
perusahaan tidak mempunyai SOP maka hal ini mengindikasikan bahwa
perusahaan tidak memperhatikan pentingnya SOP untuk mengatur langkah-
langkah kerja dan sistematika kerja yang jelas dalam sebuah perusahaan
sehingga perawatan tidak dijalankan dengan baik dan teratur.
Untuk mendukung temuan pada SOP perawatan inventaris maka kami juga
memerlukan SOP pengadaan barang. Kami selanjutnya juga mempelajari SOP
pengadaan barang yang mencakup; kebijakan umum dalam pengadaan barang;
etika pengadaan; kualifikasi, tugas pokok, dan tanggung jawab personil
bidang pengadaan; persyaratan penyedia barang; serta mekanisme pengadaan
barang. Hal ini kami butuhkan apakah permasalahan yang kami temukan dalam
survey pendahuluan mengenai kerusakan CCTV tersebut disebabkan karena
ketidakpatuhan atau ketidaksesuaian prosedur di lapangan dengan SOP
pengadaan barang.
Untuk mendukung dalam temuan kami setelah mempelajari SOP maka kami
juga melakukan langkah prosedur audit lainnya yang pertama yaitu observasi
terhadap kegiatan perawatan inventaris. Observasi dengan cara mengamati
langsung kami gunakan untuk mengetahui bagaimana kegiatan-kegiatan
dijalankan apakah sudah sesuai dengan SOP atau tidak. SOP dapat dijadikan
dasar dalam pengujian tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin
dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas dengan menggunakan
observasi serta wawancara dalam pengujiannya.
Dalam obervasi kami juga sekaligus melakukan wawancara terhadap
karyawan juga untuk mendukung temuan dari observasi dan setelah mempelajari
SOP. Kami melakukan wawancara karyawan yang melakukan perawatan inventaris.
Selain wawancara dengan karyawan yang melaksanakan perawatan inventaris,
kami juga melakukan wawancara dengan karyawan bagian pengadaan. Kami
menyiapkan ceklist untuk setiap interview dan observasi sehingga kami dapat
menjalankan tugas dengan efektif, selain itu kami menggunakan job
description pegawai bagian pengadaan barang untuk mengetahui tugas dan
wewenang yang dijalankan oleh karyawan tersebut.
2. Bandingkan formulir pemesanan bahan baku dengan faktur pembelian
bahan baku
Berdasarkan informasi dari hasil observasi di survey pendahuluan yaitu
adanya kekurangan persediaan bahan baku di Gudang akibat bagian pemesanan
bahan baku sering meretur bahan baku, maka untuk menemukan penyebab
pastinya langkah pertama kami memeriksa terlebih dahulu formulir pemesanan
bahan baku yang mengalami retur. Setelah itu kami membandingkan formulir
pemesanan bahan baku dengan faktur pembelian. Hal tersebut untuk mengetahui
apakah formulir pemesanan bahan baku telah sesuai dengan faktur pembelian
baik spesifikasi bahan baku, harga serta jumlahnya.
Mekanisme kegiatan pemesanan bahan baku yang telah kami pelajari dalam
pedoman pemesanan bahan baku, proses pemesanan didahului dengan adanya
permintaan bahan baku dalam bentuk formulir permintaan bahan baku oleh
Fungsi Pengguna yaitu fungsi produksi yang selanjutnya permintaan bahan
baku tersebut diteruskan di bagian pemesanan bahan baku di fungsi pembelian
untuk selanjutnya diproses dan dikirm ke Pemasok. Maka untuk mengetahui
keefektifan kami membandingkan apakah jumlah dan spesifikasi dari pemesanan
bahan baku sesuai juga dengan permintaan bahan baku serta membandingkan
rasio pesanan yang dikonfirmasi dengan total pesanan dari fungsi produksi
untuk menghitung kuantitas bahan baku. Input untuk perhitungan rasio
tersebut diambil dari jumlah bahan baku yang terdapat di formulir
permintaan dan formulir pemesanan bahan baku. Jika konfirmasi hanya
sebagian maka mencari tahu alasan-alasan atas pengkonfirmasian sebagian
tersebut dengan melakukan wawancara karyawan bagian pemesanan barang.
Adanya retur pembelian bisa saja disebabkan karena bagian permintaan
barang atau pemesanan barang atau pemasok melakukan kesalahan penjumlahan
barang ataupun harga. Maka untuk mendukung temuan, kami melakukan
perhitungan ulang juga pada formulir pemesanan barang, formulir permintaan
bahan baku dan faktur pembelian yang telah masuk di arsip bagian pembelian.
Perhitungan ini kami lakukan untuk memastikan bahwa jumlah yang tertulis
di 3 dokumen tersebut telah benar.
3. Periksa apakah pengadaan dilakukan dengan cara penawaran harga atau
lelang
Berdasarkan masalah pada survey pendahuluan pengenai kerusakan CCTV
dalam waktu kurang setahun maka kami mengindikasikan bahwa terdapat
kesalahan atau ketidakpatuhan terhadap pedoman pengadaan barang, maka perlu
pemeriksaan terhadap mekanisme pengadaan. Pada bagian ini kami memeriksa
apakah perusahaan dalam melakukan pengadaan dilakukan dengan cara penawaran
harga/lelang atau tidak. Untuk mengetahui hal tersebut maka kami mencari
laporan seleksi vendor pada bagian pengadaan. Jika laporan seleksi vendor
kami dapatkan maka perusahaan tersebut melakukan penawaran harga/lelang
dalam mengadakan barang. Apabila tidak didapatkan maka perusahaan dalam
melakukan pengadaan barang bisa saja melakukan pemilihan sendiri terhadap
vendor yang telah tersedia di pasar. Untuk mengetahui alasan-alasan serta
bagaimana pengadaan barang dilakukan jika perusahaan tidak melakukan
penawaran harga/lelang maka kami melakukan wawancara dengan staf pengadaan.
Namun apabila pengadaan dilakukan dengan penawaran harga, maka langkah
selanjutnya jika pengadaan dilakukan dengan cara penawaran harga atau
lelang maka perlu memeriksa apakah perusahaan telah berpedoman pada tata
cara atau kriteria yang ditetapkan dalam kebijakan perusahaan dengan
melakukan observasi terhadap bagian pengadaan.
Untuk mendukung temuan-temuan kami juga melakukan pemeriksaan pada
prosedur seleksi vendor untuk mengetahui apakah mekanisme seleksi telah
memperhitungkan harga serta kualitas barang yang dipilih oleh bagian
pengadaan barang. Kami juga memeriksa dengan wawancara bagaimana perusahaan
menentukan kriteria vendor yang dibutuhkan sehingga bisa menetapkan
persyaratan dalam hal kualitas dan faktor relevan lainnya.
Kami juga membaca dan memeriksa terhadap daftar vendor-vendor yang
pernah memenangkan tender pengadaan barang untuk mengetahui apakah
pengadaan CCTV dimenangkan oleh vendor yang pernah memenangkan tender di
pengadaan barang lain. Hal ini kami lakukan untuk mengetahui apakah vendor
yang memenangkan beberapa tender tersebut apakah menjalankan mekanisme
resmi dari perusahaaan.
BAB V
TAHAP-TAHAP AUDIT
5.1 SURVEY PENDAHULUAN
Kami telah melaksanakan survey pendahuluan pada PT Sinar Sosro,
langkah awal kami memahami bisnis dan industri klien, kami dapat menilai
risiko bisnis klien. Pertama, dilihat dari lingkungan eksternal bahwa
masyarakat menginginkan produk minuman yang sehat dan bebas bahan aditif
minuman. Namun produk-produk dari PT. Sinar Sosro menggunakan beberapa
bahan aditif untuk beberapa jenis produk yang tidak baik dikonsumsi secara
terus menerus. Sehingga hal ini dapat menyebabkan permintaan teh botol
mengalami penurunan. Kedua, dilihat dari internal perusahaan, dalam
pengadaan persediaan bahan baku PT Sinar Sosro menjadikan PT. Gunung
Selamet sebagai supplier tunggal dari mulai berdirinya PT. Sinar Sosro
hingga saat ini. Sehingga kebijakan tersebut menyebabkan PT. Sinar Sosro
tergantung penuh dengan PT. Gunung Selamet atas persediaan bahan baku.
Selanjutnya kami melakukan pertemuan awal dengan Manajer Umum yakni
Bapak Alex Sosrodjoyo. Kami memperoleh informasi yang salah satunya
berhubungan dengan Pengelolaan persediaan. Informasi tersebut kami gunakan
sebagai dasar dalam menyusun tahap-tahap audit berikutnya serta
mengidentifikasi masalah-masalah yang terjadi. Selain informasi mengenai
pembelian bahan baku, kami juga mendapatkan informasi bahwa di PT. Sinar
Sosro pada bulan November tahun 2012 melakukan pengadaan barang berupa CCTV
yang berjumlah 320 buah, namun pada bulan Oktober tahun 2013, 65% dari
jumlah CCTV yang telah dipasang mengalami kerusakan. Alasan pengadaan
tersebut karena pada 24 Juli tahun 2012, bagian Kasir mengalami kehilangan
uang kas perusahaan senilai Rp 150.000.000 dan belum diketahui tersangkanya
karena kurangnya fasilitas keamanan, sehingga pada bulan November tahun
2012 diadakannya CCTV. Berita tersebut kami temukan juga di Koran Bisnis
dan Ekonomi edisi 12 tanggal 25 Juli 2012.
Informasi dari Manajer umum mengenai kerusakan CCTV tersebut kami
bandingkan dengan cara observasi ke bagian monitoring CCTV, memang benar
bahwa hampir seluruhnya CCTV tidak berfungsi dengan baik.
Berikutnya mengenai pengelolaan persediaan kami melihat laporan
tahunan (annual report) yang kami lihat bahwa rasio perputaran persediaan
pada tahun 2012 adalah 34 hari dan pada tahun 2013 adalah 63 hari.
Perhitungan perputaran persediaan kami lampirkan pada lampiran No 4. Hal
ini menunjukkan penurunan perputaran persediaan pada perusahaan. Selain itu
kami juga telah melakukan observasi ke gudang persediaan bahan baku dan
persediaan produk jadi. Berdasarkan obervasi gudang persediaan produk jadi
kami mendapati penumpukan produk. Sedangkan berdasarkan informasi dari
Kepala Gudang Bahan Baku, bahan baku sering terjadi kekurangan persediaan
bahan baku. Hal ini dikarenakan bahan baku sering mengalami retur
dikarenakan tidak sesuai dengan permintaan dari Fungsi Produksi sehingga
membutuhkan proses pemesanan bahan baku kembali.
Selain wawancara dengan manajer, melihat laporan keuangan, Observasi
ke Gudang dan ruang monitoring CCTV, kami menemukan informasi bahwa dalam
Koran Tempo 25 November 2013, kemarau panjang selama tahun 2013
mengakibatkan hasil-hasil bumi termasuk dalam hal ini teh mengalami
penurunan hasil panen tahun 2013.
Kami telah melakukan penentuan risiko (Risk Assessment) untuk menilai
risiko bisnis Klien terutama fungsi pembelian. Berdasarkan fungsi penentuan
risiko dapat diperoleh skor risiko 80 dengan rating tinggi.Untuk
perhitungan selengkapnya mengenai Risk Assessment dapat dilihat di lampiran
No. 5.
Kami juga telah melakukan SWOT dan PEST analysis , PEST analisis kami
bahas pada bab II . SWOT analisis kami bahas pada bab III.
Berdasarkan pembahasan kami di atas tujuan audit kami adalah pada
fungsi Pembelian kami memfokuskan ruang lingkup audit yaitu
Pengadaan
Pemesanan bahan baku
5.2 PERENCANAAN AUDIT
5.2.1 Jadwal pelaksanaan audit
Pelaksanaan audit PT. Sinar Sosro membutuhkan waktu 3 bulan mulai 11
Januari 2014 hingga 11 April 2014 dengan rincian sebagai berikut:
1. Pembentukan tim auditor satu minggu sebelum pemeriksaan lapangan yaitu
tanggal 8 Januari 2014 . Rapat awal pelaksanaan audit tanggal 10 Januari
2014 dengan mengahadirkan semua tim audit untuk menjelaskan tugas
masing-masing anggota tim.
2. Pengumpulan dokumen terkait pembelian kami laksanakan pada 11 Januari
2014 sampai 15 Februari 2014 untuk mengetahui informasi dasar mengenai
kegiatan yang diperiksa. Dokumen-dokumen yang kami kumpulkan meliputi
SOP Pembelian bahan baku, formulir pengadaan barang, rencana kebutuhan
barang , anggaran pembelian perusahaan, dokumen seleksi vendor, daftar
vendor-vendor, laporan pengadaan, formulir pemesanan pembelian, faktur
pembelian, kuesioner, formulir permintaan pembelian dan laporan hasil
pemesanan barang
3. Survey lapangan kami lakukan pada tanggal 18 Februari 2014 sampai
dengan 20 Februari 2014 . Dalam survey lapangan ini kami mengamati
kegiatan mengenai pengadaan barang dan pemesanan bahan baku. Setelah
dokumen terkumpul, kami melakukan wawancara dengan pihak terkait fungsi
pembelian antara lain Kepala Bagian pembelian, supervisor, dan karyawan
bagian pembelian pada tanggal 26 Februari 2014 sampai 5 Maret 2014 .
Observasi terhadap kinerja karyawan bagian pembelian kami lakukan pada
tanggal 9 Maret 2014 sampai 12 Maret 2014 .
4. Pada tanggal 18 Maret 2014 sampai 28 Maret 2014 kami melakukan
penyusunan program audit. Program audit tersebut berisi mengenai tujuan
audit dan ruang lingkup audit, prosedur audit, auditor yang bertanggung
jawab dalam prosedur audit dan tanggal pelaksanaan prosedur audit.
Program audit kami kerjakan di Bab IV , selengkapnya kami lampirkan di
Lampiran No. 3.
5. Evaluasi terhadap hasil audit kami lakukan tanggal 30 Maret 2014 hingga
6 April 2014. Pada tanggal 7 April 2014 sampai 9 April 2014 , kami
menyusun laporan audit berdasarkan bukti-bukti yang telah kami temukan
dalam Bagian Pembelian.
6. Pada tanggal 11 April 2014 kami melakukan penyampaian laporan audit
manajemen atas fungsi pembelian PT. Sinar Sosro serta memberikan
rekomendasi atas laporan hasil audit. Laporan audit akan kami serahkan
kepada Manajer Umum, Kepala Bagian Pembelian serta kepada
Penanggungjawab Audit.
5.2.2. Pengorganisasian kegiatan audit
Kami menugaskan 5 orang auditor untuk mengaudit fungsi pembelian
pada PT. Sinar Sosro, dengan susunan tugas Penanggungjawab tim auditor
yakni Nurul Wahyunitasari, SE., MM., Ak. CPA., Ketua Pelaksana Audit yakni
Reni Rahmawati. SE. Ak., MSi., Anggota Tim audit yaitu Firlyna Ramadhani.
SE., MM., Risky Wahyu Suci Hargiana. SE. Ak., Ria Yanuari Pramono. SE. Ak.
5.2.3. Instrumen Audit
Instrumen yang pertama yaitu dokumentasi untuk menelusuri dan
mempelajari dokumen-dokumen perusahaan yang terkait dengan kegiatan
pembelian. Dokumentasi tersebut berupa SOP Pemesanan Bahan Baku untuk
mengetahui standar dan kebijakan dalam pemesanan bahan baku. Selain itu
dokumen berupa formulir pengadaan barang, rencana kebutuhan barang ,
anggaran pembelian perusahaan, dokumen seleksi vendor, daftar vendor-vendor
dan laporan pengadaan untuk mengetahui mekanisme pengadaan barang serta
dokumen-dokumen yang diperlukan untuk pengadaan barang.
Instrumen kedua yakni penyebaran kuesioner pembelian kepada para staf
pembelian untuk mengetahui informasi-informasi tambahan dari karyawan
bagian pemesanan bahan bahan baku.
Instrumen selanjutnya yaitu wawancara, kami melakukan wawancara secara
tertulis dengan Kepala Bagian pembelian dan Manajer Umum untuk mengetahui
kebijakan pembelian yang telah dilakukan dalam kegiatan pembelian barang
baik pengadaan barang maupaun pembelian bahan baku. Kami juga melakukan
wawancara dengan karyawan bagian pembelian , dengan tujuan untuk
mengetahui kesulitan-kesulitan yang dihadapi pegawai dalam proses pembelian
Kami juga melakukan observasi langsung terhadap pelaksanaan proses
pembelian , untuk mengetahui apakah Pembelian dilaksanakan sesuai kebijakan
dan prosedur.
5.3 PENGUMPULAN BUKTI
Kami melakukan pengumpulan bukti pertama yaitu bukti dokumen. Setelah
menjalankan prosedur audit dalam program audit kami menemukan bahwa bagian
pengadaan barang tidak memiliki SOP. Hal ini mengakibatkan perusahaan tidak
memiliki petunjuk bagaimana kegiatan pengadaan barang sebaiknya dijalankan
dan dapat mengakibatkan kegiatan operasional tidak konsisten, tidak
efektif, efisien serta ekonomis.
Selain itu berdasarkan hasil wawancara dengan beberapa karyawan
pengadaan, kami menemukan bahwa barang serta vendor dipilih sesuai dengan
keinginan Kepala Pengadaan dikarenakan tidak ada SOP yang mengatur
mekanisme serta kententuan pengadaan barang. Dikarenakan pengadaan barang
dilakukan berdasarkan panduan dari kepala staf pengadaan, maka kualitas
barang tidak diseleksi dengan ketat sehingga rawan kerusakan selama
pemakain barang.
Sedangkan mengenai perawatan inventaris, kami tidak menemukan
kesalahan maupun fraud. Temuan postif tersebut kami buktikan dengan
mempelajari SOP perawatan inventaris serta membandingkan SOP dengan
observasi dan wawancara. Kegiatan perawatan telah sesuai dengan SOP
perawatan inventaris.
Antara formulir pemesanan bahan baku dengan faktur pembelian yang
telah kami perbandingkan, kami tidak menemukan perbedaan baik dalam hal
spesifikasi bahan baku, harga serta kuantitas bahan baku. Namun, kami
menemukan perbedaan setelah kami membandingkan formulir pemesanan bahan
baku dengan formulir permintaan bahan baku, pada formulir permintaan bagian
kolom spesifikasi bahan baku diisi dengan lengkap oleh Bagian Produksi akan
tetapi tidak halnya dengan formulir pemesanan bahan baku, spesifikasi bahan
baku kurang lengkap dan tidak sespesifik formulir permintaan bahan baku.
Sebagai akibatnya perusahaan harus mengembalikan barang yang telah dikirim
oleh pemasok dan mengganti spesifikasi barang yang akan dipesan. Hal ini
mengganggu kegiatan operasi perusahaan dan dapat menunda kegiatan produksi.
Perhitungan ulang atas formulir pemesanan bahan baku, formulir
permintaan bahan baku dan faktur pembelian yang telah kami laksanakan di
program audit, kami tidak menemukan kesalahan dalam perhitungan baik jumlah
bahan baku maupun perhitungan harganya.
Observasi kami lakukan juga dan kami menemukan bahwa kegiatan
pengelolaan pemasok, pemesanan bahan baku, penerimaan barang serta
pengelolaan gudang dilakukan oleh orang yang sama yaitu General Affair.
Kondisi demikian mengakibatkan kegiatan penerimaan dan pembelian tidak
dapat berjalan dengan efisien dikarenakan tidak ada kejelasan antara siapa
yang mengelola pembelian dan siapa yang mengelola penerimaan barang.
Terdapat kemungkinan karyawan lalai dalam mendata dan melakukan pengecekan
atas barang yang diterima dari pemasok hal ini karena disaat yang bersamaan
dengan kemungkinan orang yang sama melakukan dua tugas yaitu mengelola
pembelian dan penerimaan barang. Selain itu juga dapat menimbulkan fraud
karena bagian pembelian dan penerimaan barang dilakukan oleh orang yang
sama, akhirnya tedapat kemungkinan melakukan kecurangan dengan memanipulasi
dokumen-dokumen.
5.4 ANALISIS DAN PENYIDIKAN DEVIASI
Setelah mempelajari pengumpulan bukti sebagai bahan audit fungsi
pembelian, kami membuat analisis dan penyelidikan terhadap penyimpangan-
penyimpangan yang terjadi untuk fungsi pembelian PT Sinar Sosro:
a. Kriteria : Barang yang dipesan spesifikasinya harus jelas dan
sesuai dengan kebutuhan perusahaan baik dalam jumlah barang, jenis,
kegunaan dan tipe barang.
Kondisi : Barang yang diterima dari pemasok sudah sesuai dengan
pemesanan akan tetapi pada saat diserahkan ke bagian produksi meminta
untuk meretur karena tidak sesuai dengan kebutuhan
Sebab : Proses pembelian bahan baku menggunakan formulir dan dokumen-
dokumen sebagai acuan pemesanan, namun tidak ada spesifikasi bahan baku.
Akibat : Perusahaan harus mengembalikan barang yang telah dikirim oleh
pemasok dan mengganti spesifikasi barang yang akan dipesan. Hal ini
mengganggu kegiatan operasi perusahaan dan dapat menunda kegiatan
produksi.
Rekomendasi : Bagian pemesanan bahan baku sebaiknya melakukan pengecekan
kembali atas permintaan pembelian yang masuk dengan menghubungi bagian
produksi untuk meminta konfirmasi dan pengecekan langsung terhadap
spesifikasi barang yang tercantum dalam pemesanan bahan baku apakah
sudah sesuai dengan kebutuhan bagian produksi.
b. Kriteria : Bagian pengadaan barang harus memiliki SOP sebagai
kebijakan dan panduan formal untuk menjalankan kegiatan operasinya
Kondisi : CCTV 65% rusak dalam kurun waktu setahun karena kualitas yang
buruk
Sebab : perusahaan tidak memiliki SOP sehingga dalam melakukan
pengadaan barang tidak melalui penawaran harga/lelang. Perusahaan
melakukan kegiatan pengadaan barang dengan panduan secara lisan dari
Kepala staf pengadaan, dan beranggapan kegiatan operasional yang
dilakukan sekarang tanpa panduan tertulis sudah berjalan dengan baik dan
efektif.
Akibat : Perusahaan tidak memiliki petunjuk bagaimana kegiatan
pengadaan barang sebaiknya dijalankan dan dapat mengakibatkan kegiatan
operasional tidak konsisten, tidak efektif, efisien serta ekonomis.
Dikarenakan pengadaan barang dilakukan berdasarkan panduan dari kepala
staf pengadaan, maka kualitas barang tidak diseleksi dengan ketat
sehingga rawan kerusakan selama pemakain barang.
Rekomendasi: Sebaiknya perusahaan membuat SOP pengadaan barang yang
mengatur proses pengadaan barang dan harus disetujui oleh pihak-pihak
yang berwenang. Dalam hal ini mengatur tentang mekanisme pengadaan
barang, pemilihan vendor, pengujian kualitas barang serta ketentuan
pasca pembelian dilakukan.
c. Kriteria : Seharusnya ada pemisahan tugas yang jelas antara bagian
penerimaan dan bagian pembelian. Bagian pembelian seharusnya bertugas
menjalankan prosedur yang bersangkutan dengan pembelian, sedangkan
penerimaan barang dilakukan oleh bagian penerimaan barang atau bagian
gudang
Kondisi : Bagian General Affair melaksanakan tugas meliputi penawaran
harga. pengelolaan pemasok, pemesanan bahan baku, penerimaan barang
serta pengelolaan gudang.
Sebab : Bagian General Affair melakukan kegiatan pembelian, penerimaan
barang dan pengelolaan gudang, perusahaan beranggapan karena bagian GA
mengetahui spesifikasi barang dan pemasok
Akibat : Kegiatan penerimaan dan pembelian tidak dapat berjalan dengan
efisien dikarenakan tidak ada kejelasan antara siapa yang mengelola
pembelian dan siapa yang mengelola penerimaan barang. Terdapat
kemungkinan karyawan lalai dalam mendata dan melakukan pengecekan atas
barang yang diterima dari pemasok hal ini karena disaat yang bersamaan
dengan kemungkinan orang yang sama melakukan dua tugas yaitu mengelola
pembelian dan penerimaan barang. Selain itu juga dapat menimbulkan fraud
karena bagian pembelian dan penerimaan barang dilakukan oleh orang yang
sama, akhirnya tedapat kemungkinan melakukan kecurangan dengan
memanipulasi dokumen-dokumen
Rekomendasi: Memperjelas struktur perusahaan terutama bagian General
Affair dengan memisahkan bagian dan individu yang melakukan pembelian
dan penerimaan barang. Karyawan yang melakukan pembelian bertugas untuk
mengurus segala prosedur pembelian dan pemesanan barang yang kemudian
diberikan kepada bagian penerima untuk melakukan verifikasi atas barang
yang diterima dari pemasok untuk mencocokan antara pemesanan barang
dengan barang yang telah terkirim.
