BAB I PENDAHULUAN 1. Sekilas MYOB Accounting Plus V18 MYOB Accounting Plus V18 merupakan versi terbaru yang dikeluarkan oleh perusahaan MYOB untuk Asia dan Internasional (termasuk Indonesia). Didalam MYOB Accounting Versi 18 terdapat beberapa penambahan fitur, salah satunya adalah fasilitas Undo Reconciliation yang dapat digunakan untuk membatalkan rekonsiliasi bank 2. Gambaran Singkat Perusahaan Perusahaan jasa adalah perusahaan yang kegiatan utamanya menjual jasa kepada konsumen. Dalam kasus ini, akan mengambil contoh pada sebuah perusahaan yang bergerak dibidang jasa penyewaan kendaraan pribadi untuk keperluan individu maupun perorangan, juga menyediakan tiket pesawat terbang untuk paket wisata dalam negeri, yang diberi nama Prima Rent Car & Travel. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 1 Juni 2007. Kebijakan akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan antara lain : Perusahaan menggunakan sistem dana tidak tetap (Fluktuasi) untuk mengelola dana kas kecil Sistem pencatatan akuntansi menggunakan metode Accrual Basis, dimana pendapatan dan beban diakui pada saat transaksi, kecuali untuk paket wisata diakui setelah tour berlangsung. Untuk sewa kendaraan dan pembelian tiket pesawat konsumen dapat melakukan pemesanan terlebih dahulu Pengakuan penyusutan aktiva tetap dilakukan setiap tanggal 28 bulan yang bersangkutan Mulai tahun 2008 perusahaan akan menggunakan program MYOB Accounting untuk mengelola administrasi keuangannya. 3. Membuat Data Perusahaan a. Klik tombol start pada Taskbar b. Klik All program, pilih MYOB Accouting Plus V18 > MYOB Accounting Plus V18 . lihat gambar 1.1
1
2
Gambar 1.1 Membuka program MYOB Accounting V18 Selanjutnya akan tampil jendela Welcome to MYOB Accounting, lihat gambar 1.2.
Gambar 1.2 Jendela Welcome to MYOB Accounting Berikut penjelasan singkat dari fungsi tombol yg terdapat dalam MYOB
3
Open your company file, digunakan untuk membuka file yang pernah disimpan (myo) Create a new company file, digunakan untuk membuat data perusahaan baru. Explore the sample company, digunakan untuk membuka file contoh yang telah disediakan oleh MYOB What’s New in this version, digunakan untuk melihat fitur-fitur baru yang terdapat pada MYOB versi ini Exit MYOB Accounting digunakan untuk mengakhiri program MYOB. 4. Klik Create a New company file, maka akan tampil jendela informasi a New Company file Assistant, lihat Gambar 1.3
Gambar 1.3 Jendela New Company File Asisstant 5. Klik Next, untuk melanjutkan ke tahap pengisian data perusahaan, Isi data perusahaan seperti contoh Gambar 1.4
4
Gambar 1.4 Mengisi data Perusahaan 6. Setelah selesai, Klik Next. Berikutnya anda akan mengisi periode akuntansi yang akan digunakan perusahaan. Ikuti petunjuknya seperti Gambar 1.5
Gambar 1.5 Mengisi periode akuntansi
5
Menentukan Periode Pembukuan di MYOB Periode pembukuan digunakan untuk membatasi laporan keuangan suatu perusahaan dalam satu periode tertentu. Pada dasarnya perusahaan didirikan untuk bisa berjalan selamanya. Untuk mengukur tingkat keuntungan dan nilai harta kekayaan perusahaan perlu diberikan batasan waktu pengukuran tersebut. Batasan pengukuran tersebut yang dikenal dengan istilah periode pembukuan. Umumnya periode pembukuan suatu perusahaan adalah selama satu tahun (dua belas bulan). Laporan keuangan setiap periode biasanya juga dijadikan sebagai tolok ukur perbandingan tingkat keberhasilan/peningkatan kinerja suatu perusahaan dari tahun lalu dan tahun tahun sebelumnya. Periode pembukuan yang umum di Indonesia dikenal dengan istilah tahun takwim. Hal ini dikarenakan lamanya periode pembukuan sama dengan satu tahun kalender kabisat. Januari sebagai bulan pertama kali dan Desember sebagai bulan tutup buku. Selain dikenal sebagai tahun takwim, periode tersebut juga dikenal sebagai tahun fiscal. Setelah satu tahun periode pembukuan tersebut, laporan keuangan internal akan diperiksa oleh auditor eksternal. Auditor tersebut akan memeriksa kevalidan data transaksi yang dicatat sesuai dan wajar dengan kaidah akuntansi yang berlaku di Indonesia. Jika terdapat penyimpangan atau suatu nilai yang tidak wajar, maka auditor akan membuat jurnal koreksi atau penyesuaian atas ketidakwajaran suatu nilai disuatu transaksi yang sudah dicatat oleh bagian pembukuan internal perusahaan.Teori akuntansi manual mengenal istilah ini dengan istilah jurnal penyesuaian di Neraca Lajur. Supaya bisa dibedakan antara laporan keuangan internal (periode pertama hingga bulan ke duabelas), maka dibuatkan satu periode khusus untuk mencatat penyesuaian yang dicatat oleh auditor tersebut. Periode tersebut juga bisa digunakan oleh pihak pemerintah dalam hal ini departemen keuangan melalui direktorat jenderal pajak. Laporan keuangan internal perusahaan yang disajikan bisa saja tidak sesuai dengan aturan perpajakan yang berlaku. Dengan perbedaan pandangan dan aturan antara Undang-Undang Perpajakan dengan Prinsip Akuntansi yang berlaku sehingga tidak semua laporan keuangan internal bisa langsung di sajikan untuk laporan SPT Tahunan. Laporan keuangan internal yang belum sesuai dengan aturan pajak tersebut dikenal dengan istilah laporan keuangan komersial. Jika terjadi perbedaan aturan antara UU Perpajakan dengan Prinsip Akuntansi yang berlaku, akan dilakukan penyesuaian saat menyusun SPT Tahunan. Koreksi yang dilakukan dalam hal menyesuaian dengan UU perpajakan tersebut dikenal dengan istilah koreksi fiscal. Penyesuaian untuk koreksi fiscal tersebut bisa juga dimasukkan kedalam periode khusus layaknya penyesuaian yang dilakukan oleh Auditor External perusahaan. Periode khusus tersebut di MYOB dikenal dengan istilah periode tigabelas (thirteen period). Tidak semua periode pembukuan di suatu perusahaan menggunakan periode tahun takwim yang dimulai pada bulan Januari dan diakhiri pada bulan Desember. Ada beberapa perusahaan yang menggunakan periode pembukuan selain tahun takwim. Sebagai contoh adalah periode pembukuan di suatu lembaga pendidikan seperti Universitas atau sekolah. Periode pembukuan yang digunakan di universitas atau sekolah umumnya mengikuti periode akademik. Untuk dunia pendidikan seperti universitas periode pembukuan tersebut dimulai pada bulan September dan di akhiri pada bulan Agustus tahun berikutnya. Sedangkan periode pembukuan di sekolah dimulai pada bulan Juni dan diakhiri pada bulan Mei tahun berikutnya. Tidak semua perusahaan periodenya diawal bulan Januari. Bisa saja suatu perusahaan yang baru berdiri di pertengahan tahun. Maka transaksi yang dicatat di pembukuan baru dilakukan sejak perusahaan tersebut berdiri (pertengahan tahun). Tapi
6
periode pembukuannya tetap mengikuti periode tahun takwim atau tahun buku yang ditentukan sendiri oleh perusahaan tersebut. Pengertian istilah periode pembukuan di MYOB: Current Financial Year : tahun di bulan tutup buku pertama kali Convertion Month : bulan pertama kali memasukkan saldo awal (Neraca/Neraca Saldo). Tidak akan ada transaksi yang bisa dimasukkan sebelum bulan yang dipilih di convertion month ini kecuali saldo awal piutang usaha dan saldo awal utang usaha. Last Month : bulan terakhir kali di periode terkini Number of Periods : jumlah periode laporan dalam satu tahun Berikut ini gambaran penentuan periode pembukuan di MYOB : Kasus A: Perusahaan A, berdiri sudah dari tahun 2000. Laporan keuangan terakhir disusun pada tanggal 31 Des 2009. Mulai 1 Januari 2010 perusahaan ingin menggunakan MYOB. Pencatatan transaksi di mulai dari memasukkan saldo awal per tanggal 1 Januari 2010. Periode pembukuan yang digunakan adalah mulai dari 1 Januari hingga 31 Desember. Perusahaan menggunakan periode pembukuan sebanyak 13 periode. Current Financial Year : 2010 Convertion Month : January Last Month : December Number of Period : Thirteen
Kasus B: Perseroan Terbatas TIGA CAHAYA PUTRA, berdiri sudah dari tahun 2005. Laporan keuangan terakhir disusun pada tanggal 30 Nop 2009. Mulai 1 Desember 2009 perusahaan ingin menggunakan MYOB. Pencatatan transaksi dimulai dari memasukkan neraca saldo awal per tanggal 1 Desember 2009. Periode pembukuan yang digunakan adalah mulai dari 1 Januari hingga 31 Desember. Perusahaan menggunakan periode pembukuan sebanyak 13 periode. Current Financial Year : 2009 Convertion Month : December Last Month : December Number of Period : Thirteen
7
Kasus C: STMIK KAPUTAMA, berdiri sudah dari tahun 2002. Laporan keuangan terakhir disusun pada tanggal 31 Agustus 2010. Mulai 1 September 2010 (Tahun akademik baru) lembaga pendidikan tersebut ingin menggunakan MYOB. Pencatatan transaksi dimulai dari memasukkan saldo awal neraca per tanggal 1 September 2010. Periode pembukuan yang digunakan adalah mulai dari 1 September hingga 31 Agustus. Perusahaan menggunakan periode pembukuan sebanyak 13 periode. Current Financial Year : 2011 Convertion Month : September Last Month : Agustus Number of Period : Thirteen
Kasus D: PT. TUNAS, baru didirikan pada tanggal 1 Oktober 2010. Belum ada laporan keuangan karena baru didirikan. Mulai 1 Oktober 2010 perusahaan tersebut sudah akan menggunakan MYOB. Pencatatan transaksi dimulai tanggal 1 Oktober 2010. Periode pembukuan yang
8
digunakan adalah mulai dari 1 Januari hingga 31 Desember. Perusahaan menggunakan periode pembukuan sebanyak 13 periode. Current Financial Year : 2010 Convertion Month : October Last Month : December Number of Period : Thirteen
7. Klik Next untuk menampilkan informasi periode akutansi sesuai dengan pengaturan yang telah dilakukan. Baca kembali informasi yang ditampilkan, jika terdapat kesalahan klik tombol Back untuk memperbaikinya, jika tidak langsung klik Next. 8. Pada kotak pilihan Build Your Account List, anda tentukan cara pembuatan daftar akun yang akan digunakan. MYOB menyediakan 3 pilhan pembukuan daftar akun yaitu : I Would like to start with one of the list provided by MYOB Accounting, artinya Anda akan menggunakan daftar akun yang telah disediakan oleh MYOB I Would like to import to list of account provided by my accountant after I’m done creating my company file. Artinya anda akan mengimpor daftar akun dari file lain. I Would like to build my own accounts list once I begin using MYOB, artinya anda akan membuat sendiri daftar akun secara langsung. Pada Kasus kali ini Klik pilihan Kedua. Lalu klik Next 9. Berikutnya akan tampil jendela informasi lokasi penyimpanan file. Standarnya MYOB akan menyimpan file didalam drive C:\myob18ED\Prima Rent Car&Travel.myo. jika ingin mengubah lokasi penyimpanan file klik tombol Change, jika tidak langsung klik Next. 10. Selanjutnya MYOB akan memproses data perusahaan yag telah kita masukkan.
9
11. Setelah proses selesai akan tampil informasi Congratulations! Artinya bahwa pembuatan file perusahaan sukses. Lihat Gambar 1.6
Gambar 1.6 Informasi Pembuatan file Sukses 12. Masih pada Gambar 1.6 untuk masuk ke menu utama MYOB klik Command Center 13. Menu utama MYOB Accounting Plus V18 ditampilkan. Lihat Gambar 1.7
