BAB 4
PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT
Project Integration Management adalah proses dan kegiatan untuk mendifinisikan, menyatukan, dan mengkoordinasikan seluruh area pengetahuan manajemen proyek pada siklus hidup proyek. Integrasi meliputi penyatuan, komunikasi, dan tindakan integratif untuk mengontrol eksekusi proyek, memenuhi ekspektasi dari stakeholder, dan memenuhi persyaratan yang ada.
4.1 Develop Project Charter
Adalah sebuah proses membuat sebuah dokumen yang menyatakan secara formal keberadaan suatu proyek dan menyediakan otoritas kepada project manager untuk mengaplikasikan sumber daya organisasi pada aktivitas proyek.
Berikut adalah tahapan membuat sebuah project charter
Input
Project Statement of Work (SOW)
Adalah deskripsi naratif tentang suatu produk, layanan, atau hasil pada suatu proyek yang akan dikerjakan. Dasar dari penentuan SOW sendiri mempunyai beberapa referensi yaitu kebutuhan bisnis, deskripsi ruang lingkup suatu produk, dan rencana strategi dari suatu proyek.
Business Case
Sebuah dokumen yang berisi informasi yang diperlukan dari sudut pandang bisnis untuk memutuskan apakah proyek tersebut layak untuk mendapat investasi atau tidak. Dasarnya adalah kebutuhan bisnis dan analisis cost-benefit.
Agreements
Sebuah perjanjian biasanya digunakan untuk mendefinisikan tujuan awal dari sebuah proyek. Perjanjian tersebut bisa berupa kontrak, MOU, SLA, surat perjanjian, perjanjian verbal, email, ataupun perjanjian tertulis. Biasanya sebuah kontrak dipakai saat suatu proyek akan dikerjakan oleh pihak luar.
Enterprise Environmental Factors
Faktor lingkungan perusahaan dapat mempengaruhi pembuatan project charter, namun tidak terbatas pada standar pemerintah, standar perindustrian, regulasi, struktur dan kultur ornganisasi dan kondisi pasar.
Organizational Process Assets
Faktor proses asset organisasi dapat mempengaruhi pembuatan project charter, namun tidak terbatas pada standar proses organisasi, contoh, dan historical information.
Tools and Techniques
Expert Judgment
Penilaian para ahli terkadang digunakan untuk menilai input yang digunakan saat membuat project charter.Beberapa ahli yang terlibat antara lain adalah konsultam, stakeholder, professional, grup perindustrian, SME, dan PMO.
Facilitation Techniques
Teknik fasilitasi memiliki aplikasi yang luas dalam proses manajemen proyek dan memandu pembuatan dari project charter. Teknik yang biasa digunakan oleh fasilitator untuk membantu tim dalam mencapai aktivitas proyek antara lain dengan bertukar pikiran, pemecahan masalah, dan pertemuan manajemen.
Output
Project Charter
Dari seluruh rangkaian tersebut, didapatlah sebuah project charter yang berisi dokumen (kebutuhan bisnis, asumsi, kendala, pemahaman keinginan klien dan persyaratan tingkat tinggi) yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan.
4.2 Develop Project Management Plan
Adalah sebuah proses mendefinisikan, mempersiapkan, dan mengkoordinasikan seluruh rencana anak perusahaan untuk selanjutnya diintegrasikan ke dalam sebuah project management plant yang komprehensif.
Input
Project charter
Outputs from Planning Processes, diintegrasikan untuk membentuk project management plan.
Enterprise Environmental Factors, termasuk:
Standar Pemerintah atau perusahaan
Sistem Informai manajemen proyek
Struktur organisasi dan kulturnya
Infrastruktur, dan Personil administrasi
Organizational Process Assets, termasuk:
Petunjuk dasar, instruksi kerja, kriteria evaluasi proposal dan pekerjaan
Template dari perencanaan manajemen proyek (yang akan diupdate)
Prosedur apabila ada perubahan
File proyek pada proyek masa lalu, serta informasi sejarah, dll
Tools and Techniques
Expert Judgement
Pada proses ini pendapat para ahli digunakan untuk merangkai proses-proses hingga mencapai kebutuhan proyek, merinci aspek teknis dan manajemen, menentukan SDM dan tingkatan keahlian yang dibutuhkan, dan membuat skala prioritas pekerjaan agar proyek dapat berjalan sesuai alokasi waktu.
Facilitation Techniques
Teknik fasilitasi memiliki aplikasi yang luas dalam proses manajemen proyek dan memandu pembuatan dari project charter. Teknik yang biasa digunakan oleh fasilitator untuk membantu tim dalam mencapai aktivitas proyek antara lain dengan bertukar pikiran, pemecahan masalah, dan pertemuan manajemen.
Output
Project Management Plan
Dokumen ini mendeskripsikan bagaimana proyek akan dieksekusi, dipantau, dan dikendalikan. Project Management Plan juga terintegrasi dan terkonsolidasi dengan seluruh rencana anak perusahaan dan garis depan dari proses perencanaan.
4.3 Direct and Manage Project Work
Adalah proses untuk memimpin dan melakukan pekerjaan yang telah dijelaskan dalam project management plan dan menerapkan perubahan yang telah disetujui untuk menjapai tujuan dari suatu proyek
Input
Project Management Plan
Berisi rencana dari tiap anak perusahaan dan seluruh aspek dari sebuah proyek. Mencakup scope, requirements, schedule, cost, dan stakeholder management.
Approved Change Request
Adalah hasil dari proses perform integrated change control. Dapat berisi tindakan perbaikan, tindakan pencegahan, atau perbaikan kerusakan yang telah disetujui. Serta perubahan ini dapat berpengaruh pada kebijakan, prosedur, rencana, pendanaan, ataupun jadwal.
Enterprise Environmental Factors
Arahan dan pengelolaan suatu project work terpengaruh oleh lingkungan perusahaan, yaitu organisasi perusahaan, infrastruktur, administrasi karyawan, toleransi resiko stakeholder, serta project management information system.
Organizational Process Assets
Kegunaan proses organisasi meliputi panduan kerja, persyaratan komunikasi, perbaikan prosedur manajemen, proses pengukuran database, berkas dari proyek terdahulu.
Tools and Techniques
Expert Judgment
Pada proses ini pendapat para ahli digunakan untuk menilai input yang dibutuhkan dan kemudian diarahkan agar dapat mengatur eksekusi dari project management plan. Keahlian ini berasal dari project manager, tim proyek, konsultan, stakeholder, professional dengan menggunakan keahlian khususnya.
Project Management Information System
Sebagai alat bagi penjadwalan, sistem otorisasi, manajemen konfigurasi, pengumpulan informasi, dan elemen lain agar dapat terkumpul dan dapat dijadikan indicator utama kinerja yang telah dilakukan.
Meetings
Pertemuan antara project manager, tim proyek, dan stakeholder untuk membahas sesuatu. Biasanya berbentuk pertukaran informasi, bertukar pikiran, atau pengambilan keputusan.
Output
Deliverables
Adalah sebuah komponen nyata yang dapat diperiksa, sebuah hasil atau kapabilitas untuk melakukan sesuatu yang dihasilkan untuk melengkapi sebuah proses.
Work Performance Data
Adalah observasi mentah dan pengukuran selama berjalannya aktivitas selama pelaksanaan pekerjaan proyek. Data-data tersebut dikumpulkan selama eksekusi kerja dan telah melewati proses kontrol untuk kemudian dijadikan analisis lebih lanjut. Contohnya adalah pekerjaan yang telah dilaksanakan, indikator kinerja, langkah-langkah kinerja secara teknis, jadwal mulai dan berakhir tiap aktivitas, jumlah permintaan perubahan, jumlah perbaikan, actual cost, durasi sesungguhnya, dll
Change Request
Adalah sebuah proposal formal yang digunakan untuk memodifikasi dokumen, penyampaian, ataupun dasar. Dan memungkinkan untuk berpengaruh pada perubahan bagian-bagian dalam project management plan. Permintaan perubahan dapat dilakukan secara langsung ataupun tidak, dimulai dari dalam ataupun luar, serta dapat berada di bawah pengawasan kontrak. Berisi antara lain tindakan perbaikan, tindakan pencegahan, perbaikan kerusakan, dan penambahan.
Project Management Plan Updates
Elemen project management plan antara lain scope, requirement, schedule, cost, quality, process improvement, human recources, communication, risk, procurement, stakeholder, and project baseline.
Project Documents Updates
Dokumen proyek tersebut antara lain persyaratan dokumentasi, catatan proyek, daftar resiko, daftar stakeholder, dll
4.4 Monitor and Control Project Work
Adalah proses melacak, meninjau dan melaporkan perkembangan untuk menyesuaikan dengan objektif dalam project management plan. Tujuan utama dali proses ini adalah untuk melaporkan pada para stakeholder kondisi proyek, evaluasi, dan perencanaan proyek kedepannya.
Monitoring adalah aspek yang dilakukan selama proyek berlangsung. Proses kontrol dan monitor memperhatikan beberapa hal berikut ini:
Membandingkan performa proyek dengan perencanaan
Menilai apakah diperlukan adanya tindakan preventif atau korektif
Mengidentifikasi resiko yang telah terjadi dan yang mungkin akan terjadi
Membandingkan keakuratan waktu dengan perencanaan
Memberikan informasi untuk status laporan
Memberikan perkiraan jika ada kebutuhan biaya diluar perencanaan
Memonitor perubahan diluar perencanaan yang telah terjadi
Memberikan laporan sesuai perkembangan proyek
Inputs
Schedule forecast: Membandingkan progress pekerjaan dengan perencanaan. Dapat digunakan untuk apakah proyek masih dalam batasan toleransi keterlambatan dan dapat mengantisipasi dengan perubahan yang diperlukan.
Cost forecast: Didapatkan dari perbandingan jumlah yang sudah keluar dengan cost keseluruhan. Untuk menentukan apakah masih didalam batasan toleransi biaya.
Validated changes: Validasi diperlukan untuk memastikan bahwa kerja dan perubahan sudah dilaksanakan.
Work performance information: adalah informasi performa kerja . Data performa kerja dapat digunakan untuk proses pengambilan keputusan.
Enterprise enviromental factors: Termasuk dari standar pemerintahan, Sistem otoritas organisasi, toleransi risiko dari stakeholder, sistem informasi manajemen proyek.
Organizational process enviroment: Termasuk persyaratan komunikasi organisasi, prosedur kontrol finansial, prosedur manajemen masalah dan cacat, prosedur kontrol perubahan, prosedur kontrol risiko, dll
Tools and Techniques
Penilaian para ahli (expert judgement)
Teknik analitis: Analisa regresi, metode group, analisa kausal, Root cause analysis, Forecasting methods, Failure mode and effect analysis, Fault tree analysis, Reserve analysis, trend analysis, earned value management, dan variance analysis.
Project management information system menyediakan akses ke jadwal, cost, dll
Meetings (rapat) dapat berbentuk face to face, virtual, etc
Outputs
Permintaan perubahan (Change request)
Setelah dilakukan perbandingan antara pekerjaan di lapangan dengan perencanaan, maka dilakukan permintaan perubahan yang termasuk dibawah ini:
Corrective action – mengoreksi tindakan pekerjaan untuk menyesuaikan dengan perencanaan
Preventive action – mencegah suatu kesalahan terjadi dengan melakukan perubahan pada kerja
Defect repair – memperbaiki suatu kesalahan pada pekerjaan
Work performance report adalah laporan dari performa pekerjaan suatu proyek. Termasuk status report, memo, information notes, justification dll
Project management plan updates: perubahan yang terjadi dalam proses monitoring and controling dapat mempengaruhi banyak hal dalam suatu proyek seperti:
Scope management plan
Requirements management plan
Schedule management plan
Cost management plan
Quality management plan
Scope baseline
Schedule baseline
Cost baseline
4.5 Integrated Change Control
Adalah proses meninjau ulang semua permintaan perubahan; Menyetujui perubahan dan mengelola segala aspek yang dibutuhkan. Tujuan utama proses ini adalah untuk mengatur perubahan agar terintegrasi dengan risiko pekerjaan minimal.
Meskipun perubahan terjadi secara verbal, namun harus didokumentasikan dalam bentuk tulisan. Setiap perubahan harus disetujui dengan otoritas yang berwenang dalam proyek tersebut.
Konfigurasi kontrol adalah spesifikasi dari pelaksanaan dan proses. Pengelolaan konfigurasi adalah sebagai berikut:
Configuration identification
Configuration status accounting
Configuration verification and audit
Input
Project Management Plan termasuk scope management plan, scope baseline, change management plan
Work Performance Report
Change Requests
Enterprise Enviromental Factors
Organizational Process Assets yang dapat mempengaruhi proses perubahan terintegrasi adalah: prosedur kontrol perubahan, prosedur untuk menyetujui otoritas, proses pengukuran database, dokumen proyek
Tools and Techniques
Penilaian Ahli (Expert Judgement), Stakeholder diminta masukannya dalam perubahan terintegrasi. Stakeholder yang dimaksud dapat berupa: konsultan, sponsor, grup industri dll
Meetings (Rapat) biasanya disebut rapat kontrol perubahan
Alat kontrol perubahan (Change Control Tools)
Outputs
Permintaan perubahan yang disetujui
Daftar perubahan
Pembaharuan rencana manajemen proyek
Pembaharuan dokumen proyek
4.6 Close Project Phase
Adalah proses finalisasi seluruh aktifitas proses manajemen proyek.
Tujuannya adalah untuk secara formal menutup proyek dan membuat lesson learned yang kelak dapat dipelajari.
Pada proses ini juga terdapat rencana aktifitas yang dibutuhkan untuk penutupan secara administratif, termasuk metodologi yang menyatakan:
Aktifitas yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek
Aktifitas yang dibutuhkan untuk mentransfer produk yang dihasilkan ke fase selanjutnya
Aktifitas yang dibutuhkan untuk mendapatkan dokumentasi proyek dan segala rekord proyek.
Inputs
Project Management Plan sesuai dengan persetujuan apa yang menandakan selesainya proyek
Accepted Deliverables seperti spesifikasi produk yang disetujui, struk pengantaran dll
Organizational Process Assets termasuk informasi historis dari proyek dan lesson learned
Tools and Techniques
Expert Judgement memastikan penutupan proyek sesuai standar, termasuk Manajer proyek, PMO dan asosiasi teknis dan profesional
Analytical techniques termasuk regression analysis dan trend analysis
Meetings bisa secara langsung, virtual, formal atau informal.
Outputs
Final product, service, or result transition adalah transisi produk akhir dari proyek
Organizational process assets update adalah output dari penutupan proyek yang termasuk arsip proyek, dokumen penutupan proyek dan informasi historis.
