PROJECT COST MANAGEMENT Project cost management adalah proses yang diperlukan untuk memastikan suatu proyek dapat berjalan dan selesai dengan anggaran yang telah disetujui di awal. Ada empat proses yang dilakukan untuk membuat project cost management, yaitu :
1. Plan Cost Management
Project Cost Management
2. Estimate Cost 3. Determine Budget 4. Control Cost
1
7.1. Plan Cost Management Plan cost management adalah proses untuk menetapkan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi perencanaan, pengelolaan, pengeluaran, dan pengendalian biaya proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah untuk membuat adanya penjagaan/pemantawan dan pengarahan tentang bagaimana biaya proyek akan dikelola sepanjang proyek dilaksanakan.
[Type text]
2
7.1.1. Plan Cost Management : Input 7.1.1.1 Project management plan Projek manajemen plan mengandung informasi yang digunakan untuk merancang cost management plan, yang di dalamnya terdapat hal-hal dibawah ini, namun tidak terbatas pada hal tersebut : •
• •
Scope baseline. Scope baseline mencakup pernyataan mengenai ruang lingkup proyek dan rincian dari WBS mengenai estimasi pendanaan proyek yang dibutuhkan dan manajemen dana tersebut. Schedule baseline. Di dalam schedule baseline ditentukan kapan saja biaya proyek tersebut akan dikeluarkan. Other information. Biaya lain-yang terkait dengan penjadwalan, resiko projek, dan pengambilan keputusan dari project management plan.
7.1.1.2 Project Charter Di dalam project charter terdapat rekapitulasi anggaran yang berasal dari rincian biaya proyek yang telah dikembangkan. Di dalam proyek charter juga terdapat persyaratan persetujuan proyek yang akan mempengaruhi pengelolaan biaya proyek.
7.1.1.3 Enterprise environmental factors Faktor dari lingkungan yang mempengaruhi perencanaan biaya, antara lain : • Budaya dan struktur organisasi dapat mempengaruhi manajemen biaya; [Type text]
3 • • •
•
Kondisi pasar menggambarkan produk, layanan, dan hasil apa saja yang tersedia pasar dalam negeri maupun luar negeri; Nilai tukar mata uang untuk biaya proyek yang menggunakan sumber daya dari lebih dari satu Negara, baik itu sumber daya manusia dan juga sumber daya alam. Published Commercial Information, yakni informasi yang dikeluarkan lembaga resmi yang mana didalamnya berisikan harga standar sumber daya terkini, termasuk harga tenaga kerja dan harga standar untuk bahan dan peralatan. sistem informasi manajemen proyek, yang menyediakan kemungkinan adanya alternatif untuk management biaya yang mungkin lebih murah dan efisien.
7.1.1.4 Organizational process assets Aset-aset perusahaan yang mempengaruhi proses perencanaan manajemen keuangan, diantaranya sebagai berikut. • • • •
Prosedur Kontrol keuangan (misalnya, pelaporan waktu, pengeluaran yang diperlukan, kode akuntansi, dan standar ketentuan kontrak); Informasi historis yang bisa menjadi refrensi dalam pengerjaan proyek dan kajian pengetahuan dasar; database Keuangan prusahaan, Estimasi biaya dan kebijakan-anggaran terkait, prosedur, dan pedoman.
7.1.2. Plan Cost Management : Tools and Techniques 7.1.2.1 Expert Judgement Expert judgement, berpedoman pada informasi historis, yang akan memberikan pemahaman yang berharga tentang kondisi lingkungan dan informasi dari proyek-proyek serupa sebelumnya. Expert Judgement juga dapat menyarankan apakah akan menggabungkan metode-metode yang ada kemudian bagaimana menyatukan perbedaan dari tiap-tiap metode tsb. Penilaian didasarkan pada keahlian di area aplikasi, area pengetahuan, disiplin ilmu, industri, dll, yang sesuai dengan kegiatan yang sedang dilakukan yang harus digunakan dalam pengembangan perencanaan manajemen keuangan.
7.1.2.2 Analytical Techiques Dalam mengembangkan perencanaan manajemen biaya ada beberapa opsi-opsi yang strategis yang bisa menjadi pertimbangan untuk mendanai proyek tersebut seperti: • • •
self-funding, yaitu sumber dana dikeluarkan secara mandiri yang berasal dari perusahaan tersebut. Funding with equity, yaitu pendanaan yang berasal dari sponsor ataupun investor, atau Funding with debt, yaitu menggunakan pinjaman yang berasal dari bank, dll.
[Type text]
4
7.1.2.3 Meetings Tim proyek dapat mengadakan pertemuan untuk mengembangkan perencanaan manajemen biaya. Peserta pertemuan yang mungkin bisa dilibatkan diantaranya manajer proyek, sponsor proyek, anggota tim proyek yang dipilih, para pemangku kepentingan yang dipilih, orang-orang yang bertanggung jawab mengenai biaya proyek, dan lain-lain sesuai kebutuhan.
7.1.3. Plan Cost Management : Output 7.1.3.1 Cost Management Plan Cost management plan adalah salah satu komponen dari project manajemen plan yang menjelaskan bagaimana biaya proyek akan dirancang, diatur, dan dikendalikan. Bagaimana proses manajemen biaya proyek dan juga tools and techniques yang terkait dengan hal ini akan didokumentasikan didalam cost management plan tersebut. Misalnya, di dalam cost management plan akan terdapat hal-hal sebagai berikut : •
•
•
•
•
Ukuran unit . Yaitu setiap unit yang digunakan dalam pengukuran ( seperti jam kerja, hari kerja , minggu kerja yang dihitung dalam satuan waktu; atau satuan meter, liter, ton, kilometer, atau kubik sebagai ukuran jumlah; atau lump sum yang dihitung dalam satuan mata uang) didefinisikan berdasarkan jenis masing-masing sumber daya . Tingkat presisi Sejauh mana perkiraan biaya kegiatan akan dibulatkan ke atas atau ke bawah ( misalnya , US $ 100,49 menjadi US $ 100, atau US $ 995,59 dibulatkan menjadi US $ 1.000 ) , berdasarkan ruang lingkup kegiatan dan besaran yang digunakan di dalam proyek . Tingkat akurasi Rentang yang dapat diterima ( misalnya , ± 10 % ) yang digunakan dalam menentukan estimasi biaya aktivitas yang realistis, dan bisa termasuk jumlah dari kontinjensi; Organizational procedures link . Di dalam work breakdown structure ( WBS ) terdapat framework yang berguna dalam perencanaan manajemen biaya untuk menjaga konsistensi dari perencanaan biaya, penyusunan anggaran , dan pengendalian biaya . Komponen WBS yang digunakan untuk perhitungan biaya proyek disebut akun kontrol. Dan setiap akun control akan diberi kode unik atau nomor akun yang dapat langsung terhubung untuk menampilkan sistem akuntansi perusahaan. Control Thresholds. Ambang batas tersebut digunakan untuk menyatakan persentase penyimpangan yang terjadi dari rencana awal. Apakah penimpangan tersebut masih bisa ditolerir atau tidak.
7.2. Estimate Cost Estimate cost merupakan suatu perkiraan pengembangan sumber daya moneter yang diperlukan untuk melengkapi kegiatan proyek.Keakuratan perkiraan proyek akan meningkat selama proyek berlangsung melalui siklus hidup proyek. [Type text]
5 Sebagai contoh, sebuah proyek dalam tahap inisiasi mungkin memiliki Rough Order of Magnitude (ROM) yang memperkirakan keakuratan estimasi di kisaran -25% sampai +75%. Kemudian dalam proyek, karena informasi lebih lanjut telah diketahui, estimasi definitif bisa dipersempit dalam kisaran akurasi -5% sampai +10%. Hal ini terlihat seperti pada sistem PELITA (pembangunan lima tahun), ketika proyek semakin mendekati finish maka keakuratan estimasi cost akan mendekati -5% sampai +10%.
7.2.1. Estimate Cost : Input 7.2.1.1. Cost Management Plan Cost Managagement Plan menjelaskan bagaimana biaya proyek akan diatur dan dikontrol. Termasuk kedalamnya adalah metode yang digunakan dan akurasi level akurasi yang termasuk dalam aktivitas mengestimasi biaya.
7.2.1.2. Human Resource Management Rencana pengelolaan sumber daya manusiamengatur mengenai perkiraan jumlahkepegawaian, tarif personil, dan skill masing masing personil.
7.2.1.3. Scope Baseline 1. Project Scope Statement Berisi Deskripsi product, kriteria produk yang diterima, key deliverables, Batasan proyek, asumsi, dan constrain proyek. 2. Work Breakdown Structure Berisi hubungan antara semua komponen proyek dan proyek deliverables.
[Type text]
6 3. WBS Dictionary Berisi informasi detail mengenai deliverables dan deskripsi kerja tiap komponen di WBS yang dibutuhkan untuk memproduksi setiap deliverable.
7.2.1.4. Project Schedule Jenis dan kuantitas sumber daya dan jumlah waktu yang diterapkan untuk menyelesaikan pekerjaan dari proyek ini adalahfaktor utama dalam menentukan biaya proyek . kegiatan jadwalsumber daya dan jangka waktu masing-masing digunakan sebagai masukan kunci untuk proses ini . Perkiraan Kegiatan Sumber Daya melibatkan menentukan ketersediaan staf , jumlah jam staf yang diperlukan , dan jumlah material danperalatan yang dibutuhkan untuk melakukan penjadwalan kegiatan.
7.2.1.5. Risk Register Daftar risiko harus mempertimbangkan biaya risk response. Risiko, yang dapat berupa ancaman atau peluang biasanya berdampak pada aktivitas dan biaya proyek secara keseluruhan. Ketika proyek mengalami kejadian risiko negatif, biaya jangka pendek proyek biasanya akan meningkat, dan kadangkadang akan ada keterlambatan dalam jadwal proyek. Dalam cara yang sama, tim proyek harus peka terhadap peluang potensial yang dapat menguntungkan bisnis baik dengan langsung mengurangi biaya kegiatan atau mempercepat jadwal.
7.2.1.6. Enterprise Enviromental Factors Faktor-faktor lingkungan perusahaan yang mempengaruhi proses Biaya Perkiraan : 1. Market conditions. Kondisi ini menggambarkan produk, layanan, dan hasil apa saja yang tersedia dalam pasar, dari siapa, dan di bawah apa syarat dan kondisi. 2. Published commercial information. Informasi tingkat biaya sumber daya sering tersedia dari database yang melacak keterampilan dan biaya sumber daya manusia, dan memberikan biaya standar untuk material dan peralatan. Daftar harga penjual yang diterbitkan adalah salah satu sumber informasi.
7.2.1.7. Organizational Process Assets Aset proses organisasi yang mempengaruhi proses Biaya Perkiraan meliputi: 1. cost estimating policies, cost estimating policies menggambarkan aturan-aturan dalam perencanaan dan perancangan estimate cost, seperti pada General Service Administration .U.S (GSA). Cost estimate policies yang ada pada GSA menetapkan bahwa cost estimate itu harus:
Accurate Cost estimates must be risk-adjusted, based on an assessment of the most likely costs, and properly adjusted for inflation.
Comprehansive
[Type text]
7 Cost estimates must be prepared at a level of detail that includes all pertinent costs and does not double-count costs.
Well-Document Cost estimates must be prepared with sufficient documentation to allow the estimates to be easily repeated and traced to original sources through auditing.
Credible Cost estimates must include some independent verification and validation, and must identify the level of uncertainty associated with the estimates.
Curren Cost estimates must be updated at regular intervals or after events that impact the underlying assumptions of the estimates.
2. cost estimating template,
3. Informasi historis, Informasi histris berisi document – document project-poject sebelumnya yang memilki jenis project yan sama. 4. Pelajaran.
7.2.2. Estimate Cost : Tools and Techniques 7.2.2.1 Expert Judgement Penilaian ahli, dipandu oleh informasi historis, memberikan pemahaman yang berharga tentang lingkungan dan informasi dari proyek-proyek serupa sebelumnya. Penilaian ahli juga dapat digunakan [Type text]
8 untuk menentukan apakah akan menggabungkan metode estimasi dan bagaimana untuk menyesiaikan perbedaan di antara mereka.
7.2.2.2 Analogous Estimating Analog estimasi biaya menggunakan nilai-nilai seperti ruang lingkup, biaya, anggaran, dan durasi atau ukuran skala tertentu sebagai ukuran, berat, dan kompleksitas dari proyek serupa sebelumnya sebagai dasar untuk memperkirakan parameter yang sama atau pengukuran untuk proyek saat ini. Ketika memperkirakan biaya, teknik ini bergantung pada biaya yang sebenarnya dari sebelumnya proyek serupa sebagai dasar untuk memperkirakan biaya proyek ini. Analog estimasi biaya sering digunakan untuk memperkirakan nilai ketika ada jumlah terbatas mengenai informasi proyek, misalnya, dalam fase awal proyek.
7.2.2.3 Parametric Estimating Estimasi parametrik menggunakan hubungan statistik antara data historis yang relevan dan variabel lain untuk menghitung perkiraan biaya untuk pekerjaan proyek. Teknik ini dapat menghasilkan lebih tinggi tingkat akurasi tergantung pada kecanggihan dan data yang mendasari dibangun ke dalam model. biaya parametrik estimasi dapat diterapkan pada total proyek atau segmen proyek, dalam hubungannya dengan metode estimasi lainnya.
7.2.2.4 Bottom-up Estimating Metode memperkirakan komponen pekerjaan, Biaya paket pekerjaan individu atau kegiatan dengan tingkat terbesar. Biaya rinci kemudian diringkas untuk tingkat yang lebih tinggi untuk tujuan pelaporan dan pelacakan berikutnya. Biaya dan akurasi bottom-up memperkirakan biaya yang biasanya dipengaruhi oleh ukuran dan kompleksitas aktivitas individu atau paket pekerjaan.
7.2.2.5 Three-Point Estimating Keakuratan single-point perkiraan biaya kegiatan dapat ditingkatkan dengan mempertimbangkan ketidakpastian estimasi dan risiko dan menggunakan tiga perkiraan untuk menentukan berbagai perkiraan untuk biaya kegiatan ini: 1. Kemungkinan besar (cM). Biaya kegiatan, berdasarkan penilaian upaya realistis untuk pekerjaan yang diperlukan dan setiap diperkirakan biaya. 2. Optimis (cO). Biaya aktivitas berdasarkan analisis skenario kasus terbaik untuk kegiatan tersebut. 3. Pesimistis (cP). Biaya aktivitas berdasarkan analisis skenario terburuk untuk kegiatan tersebut. Analisis PERT (CE) , Expecting : CE = (CO + 4 CM + CP) / 6 Analisis Triangular :: CE = (CO + CM + CP) / 3 Perkiraan biaya berdasarkan tiga poin dengan distribusi diasumsikan memberikan biaya yang diharapkan dan memperjelas berbagai ketidakpastian sekitar biaya yang diharapkan. [Type text]
9
7.2.2.6 Reverse Analysis Perkiraan biaya mungkin termasuk cadangan kontingensi (kadang-kadang disebut tunjangan kontingensi) untuk memperhitungkan biaya ketidakpastian. Cadangan kontingensi adalah anggaran dalam baseline biaya yang dialokasikan untuk risiko yang diidentifikasi. Cadangan kontingensi sering dipandang sebagai bagian dari anggaran yang dimaksudkan untuk mengatasi “known-unknowns” yang dapat mempengaruhi proyek. Cadangan kontingensi dapat diperkirakan untuk memperhitungkan jumlah yang tidak diketahui ulang. Cadangan kontingensi dapat menyediakan suatu aktivitas tertentu, untuk keseluruhan proyek. Cadangan kontingensi adalah persentase dari perkiraan biaya, nomor tetap, atau dapat dikembangkan dengan menggunakan metode analisis kuantitatif. Perkiraan juga dapat diproduksi untuk jumlah cadangan manajemen yang akan didanai untuk proyek tersebut.
Cadangan Manajemen merupakan jumlah anggaran proyek ditahan untuk tujuan
pengendalian manajemen dan disediakan untuk pekerjaan yang tak terduga yang berada dalam lingkup proyek. Cadangan manajemen dimaksudkan untuk mengatasi “unknown unknown" yang dapat mempengaruhi proyek. Cadangan manajemen tidak termasuk dalam baseline biaya tetapi merupakan bagian dari kebutuhan anggaran proyek dan pendanaan secara keseluruhan. Ketika jumlah cadangan manajemen yang digunakan
untuk mendanai pekerjaan tak terduga, jumlah pengelolaan cagar
digunakan ditambahkan ke baseline biaya, sehingga membutuhkan suatu perubahan disetujui dengan dasar biaya.
7.2.2.7 Cost of Quality Menggambarkan semua biaya yang berkaitan dengan kualitas yang sesuai dengan persyaratan proyek.
7.2.2.8 Project Management Software Aplikasi perangkat lunak manajemen proyek, spreadsheet terkomputerisasi, simulasi, dan alat statistik yang digunakan untuk membantu estimasi biaya. Alat tersebut dapat menyederhanakan penggunaan beberapa teknik estimasi biaya dan dengan demikian memfasilitasi pertimbangan cepat alternatif perkiraan biaya.
7.2.2.9 Vendor Bid Analysis Metode estimasi biaya dapat mencakup analisis apa proyek harus dikenakan biaya, berdasarkan tawaran responsif dari vendor berkualitas. Ketika proyek diberikan kepada vendor di bawah proses yang kompetitif, estimasi biaya tambahan pekerjaan mungkin diperlukan dari tim proyek untuk memeriksa harga kiriman individu dan untuk mendapatkan biaya yang mendukung biaya total proyek akhir. Vendor bid analisis merupakan tawaran yang diberikan oleh vendor terpilih.
7.2.2.10 Group Decision-Making Techniques Pendekatan berbasis tim, seperti brainstorming, Delphi atau teknik kelompok nominal, berguna untuk melibatkan anggota tim untuk meningkatkan akurasi perkiraan dan komitmen terhadap munculnya
[Type text]
10 perkiraan. Dengan melibatkan sekelompok orang yang dekat dengan pelaksanaan teknis pekerjaan dalam proses estimasi, informasi tambahan dan perkiraan akurat lebih mudah diperoleh. Teori Delphi ini sangat baik yuntuk memecahkan masalah yang bersifat general, dimana rencana kebijakan tersebut berkaitan erat dengan ahli-ahli bidang tertentu. Karena dari setiap ahli pada bidang tertentu akan dapat mengeluarkan aspirasinya yang memiliki kemampuan dari segi yang dialaminya. Selain itu, metode ini tidak memperhatikan nama dari ahli untuk mencegah pengaruh besar satu anggota terhadap anggota lainnya, dan masing-masing responden memiliki waktu yang cukup untuk mempertimbangkan masing-masing bagian dan jika perlu melihat informasi yang diperlukan untuk mengisi kuisioner sehingga dapat menghindari tekanan sosial psikologi. Delhpi mempunyai ciri-ciri: 1. Mengabaikan nama
2. Iterasi dan feedback yang terkontrol 3. Respon kelompok secara statistik
7.2.3. Estimate Cost : Output 7.2.3.1 Activity Cost Estimates Activity cost estimates adalah penilaian kuantitatif tentang berapa banyak sumber daya yang diperlukan untuk pelaksanaan proyek. Perkiraan biaya dapat disajikan dalam bentuk ringkasan atau detail. Biaya yang diperkirakan untuk semua sumber daya yang diterapkan untuk estimasi biaya aktivitas ini termasuk, namun tidak terbatas pada: tenaga kerja langsung, bahan, peralatan, layanan, fasilitas, teknologi informasi, dan kategori khusus seperti biaya pembiayaan (termasuk beban bunga), uang saku inflasi, nilai tukar, atau cadangan biaya kontingensi. Biaya tidak langsung, jika termasuk dalam estimasi proyek, dapat dimasukkan pada tingkat kegiatan yang lebih tinggi.
7.2.3.2 Basis Of Estimater Basis of estimates merupakan rincian pendukung atau dasar untuk perkiraan biaya. Dokumen pendukung harus memberikan pemahaman yang jelas dan lengkap tentang bagaimana perkiraan biaya tersebut berasal. Rincian pendukung untuk kegiatan perkiraan biaya dapat mencakup: 1. 2. 3. 4.
Dokumentasi dasar perkiraan (yaitu, bagaimana dikembangkan) Dokumentasi semua asumsi yang dibuat Dokumentasi kendala Indikasi kisaran perkiraan (misalnya, €10.000 (±10%) untuk menunjukkan bahwa item tersebut diperkirakan akan menelan biaya antara rentang nilai), dan 5. Indikasi tingkat kepercayaan dari perkiraan akhir.
[Type text]
11
7.2.3.3 Project Documents Updates Memperbarui dokumen proyek apapun yang dipengaruhi oleh biaya biaya atau informasi yang diperoleh.
7.3. Determine Budget Determine budget adalah proses menggabungkan estimasi biaya kegiatan individu atau paket pekerjaan untuk menetapkan cost baseline. Manfaat utama dari proses ini adalah menentukan cost baseline terhadap kinerja proyek yang dapat dipantau dan dikendalikan.
Project budget atau anggaran proyek mencakup semua dana untuk melaksanakan proyek. Cost baseline adalah versi menyetujui time-phased project budget, tetapi tidak termasuk cadangan manajemen.
[Type text]
12
7.3.1 Determine Budget: Inputs 7.3.1.1 Cost Management Plan Cost management plan adalah rencana manajemen biaya yang menggambarkan bagaimana biaya proyek akan dikelola dan dikendalikan.
7.3.1.2 Scope Baseline Project Scope Statement: keterbatasan formal dengan periode untuk pengeluaran dana proyek oleh organisasi, dengan kesepakatan, atau dengan entitas lain seperti instansi pemerintah. Kendala pendanaan ini tercermin dalam pernyataan ruang lingkup proyek. Work Breakdown Structure: WBS menyediakan hubungan antara semua deliverable proyek dan berbagai komponennya. Kamus WBS: kamus WBS dan laporan rinci terkait pekerjaan memberikan identifikasi kiriman dan deskripsi pekerjaan dalam setiap komponen WBS dibutuhkan untuk menghasilkan setiap deliverable .
7.3.1.3 Activity Cost Estimates Perkiraan tentang berapa banyak daftar kegiatan yang dikenakan biaya. Atau dalam arti lain activity cost estimate adalah perkiraan biaya untuk setiap kegiatan dalam paket pekerjaan dikumpulkan untuk mendapatkan perkiraan biaya untuk masing-masing paket pekerjaan.
7.3.1.4 Basis of Estimates Basis of estimates adalah perkiraan biaya untuk setiap kegiatan dalam pekerjaan yang dikumpulkan untuk mendapatkan perkiraan biaya untuk masing-masing pekerjaan. Rincian pendukung untuk perkiraan biaya yang terkandung dalam dasar perkiraan harus menentukan asumsi-asumsi dasar yang berhubungan dengan inklusi atau pengecualian dari biaya tidak langsung atau lainnya dalam anggaran proyek.
7.3.1.5 Project Shedule Jadwal proyek meliputi start dan finish tanggal yang direncanakan untuk kegiatan proyek, tonggak, paket kerja, dan rekening kontrol. Informasi ini dapat digunakan untuk biaya agregat untuk periode kalender dimana biaya yang direncanakan tersebut akan dikeluarkan.
7.3.1.6 Resource Calendars Resource calendars merupakan informasi tentang sumber daya yg dikerahkan untuk proyek ini dan kapan tersedianya sumber daya tersebut.
[Type text]
13
7.3.1.7 Risk Register Risk register harus ditinjau untuk mempertimbangkan risk response biaya agregat. Update ke daftar risiko disertakan dengan update dokumen proyek yang telah atau akan dibeli termasuk ketika menentukan anggaran.
7.3.1.8 Agreements Menentukan budget harus merujuk pada agreements info maupun cost yang berhubungan dengan produk, servis, atau hasil yang telah atau akan dibeli termasuk ketika menentukan anggaran.
7.3.1.9 Organizational Process Assets Aset proses organisasi yang mempengaruhi proses. Tidak terbatas pada: a. Kebijakan formal dan informal biaya penganggaran terkait, prosedur, dan pedoman b. Alat biaya penganggaran, dan c. Pelaporan metode.
7.3.2 Determine Budget: Tools and Technique 7.3.2.1 Cost Aggregation Mengagregasibiayadari tingkataktivitas ketingkatpaketpekerjaan. Hal ini karena biaya diukur, dikelola dan dikendalikan pada tingkat paket pekerjaan selama daur hidup proyek. Menaagregasikan biaya dapat ditunjukan dalam diagram parreto. Contohnya sebagai berikut :
7.3.2.2 Reserve Analysis Teknik yang digunakan untuk menentukan cadangan realisti. Ini terdiri dari cadangan kontingensi dan cadangan manajemen kontingensi.
7.3.2.3 Expert Judgment Penilaian ahli dipandu oleh informasi history untuk memberikan pemahaman yang berharga tentang lingkungan dan informasi dari proyek-proyek serupa sebelumnya. Expert Judment tersedia dari banyak sumber, namun tidakterbataspada : [Type text]
14 • Unit unit lain dalam performing organization • Konsultan • Stakeholder, termasukkonsumen • Professional and technical assoclation • Industry groups
7.3.2.4 Historical Relationship Historical relationship antara kegiatan tertentu dan biayanya dapat membantu menentukan perkiraan yang lebih akurat. Setiap hubungan historis dapat menghasilkan estimasi parametrik atau perkiraan analog yang melibatkan penggunaan karakteristik proyek (parameter) untuk mengembangkan model matematis untuk memprediksi total biaya proyek. Model tersebut dapat sederhana, misalnya: konstruksi rumah hunian didasarkan pada biaya tertentu per kaki persegi ruang Baik biaya dan akurasi model analog dan parametrik dapat sangat bervariasi. Mereka yang paling mungkin untuk realible ketika: • Informasi historis yang digunakan untuk mengembangkan model akurat, • Parameter yang digunakan dalam model mudah diukur, dan • Model dapat terukur, sehingga dapat digunakan untuk proyek-proyek besar, proyek-proyek kecil, dan fase proyek.
7.3.2.5 Funding Limit Reconciliation Pengeluaran harus menyesuaikan dengan batasan dana yang telah disepakati pada proyek tersebut. Ini dapat memungkinkan untuk penjadwalan ulang untuk meratakan tingkat pengeluaran sehingga pengeluaran yang direncanakan tidakpernahmelebihi dana yang direncanakandiawal.
7.3.3 Determine Budget: Outputs 7.3.3.1 Cost Baseline Cost baseline meruakan anggaran proyek waktu yang bertahap, cost baseline ini tidak termasuk cadangan manajemen apapun, cost baseline jugga menjadi dasar untuk dibandingkan dengan hasil aktual.
[Type text]
15
Gambar diatas mengilustrasikan berbagai komponen anggaran proyek dan cost baseline. Perkiraan biaya kegiatan ditambah dengan cadangan kontingensi dikumpulkan ke dalam biaya paket pekerjaan. Estimasi biaya paket pekerjaan bersama dengan cadangan kontingensi dikumpulkan menjadi control account. Penjumlahan dari control account menjadi cost baseline, cost baseline ditambah dengan manajement reserve atau keperluan kantor menjadi project budget. Karena perkiraan biaya yang membentuk cost baseline , yang terkait dengan jadwal kegiatan, ini dapat menjadi kemungkinan tampilan waktu yang bertahap dari cost baseline, yang dapat ditampilkan dalam bentuk S-kurva, yang diilustrasikan ;ada gambar dibawah ini.
7.3.3.2 Project Funding Requirements Total kebutuhan dana dan kebutuhan dana periodik seperti kuartalan dan tahunan berasal dari cost baseline . Cost baseline dapat mencakup pengeluaran yang diproyeksikan ditambah dengan anticipated liabilities. Pendanaan sering kali terjadi dalam jumlah yang tidak kontinyu dan mungkin tidak didistribusikan secara merata , seperti halnya pada gambar 7-9. Total biaya yang dibutuhkan adalah yang termasuk kedalam cost baseline, management reserve dan lannya. Funding requerment dapat termasuk kedalam sumber pendanaan.
[Type text]
16
7.3.3.3 Project Documents Updates Dalam proses penentuan anggaran memungkinkan kita dapat memperoleh informasi baru tentang biaya proyek, kita mungkin juga membuat keputusan anggaran yang mempengaruhi aspek lain dari sebuah proyek di tengah perjalanan,seperti jadwal.Karena itu kita harus memperbaiki dokumen proyek tersebut. Dokumen proyek yang dapat diperbarui banyak, tidak hanya terbatas pada : Risk register Perkiraan biaya aktivitas Jadwal proyek
7.4. Control Cost Pengendalian biaya proyek meliputi: Mempengaruhi faktor yang menciptakan perubahan untuk biaya awal yang ditetapkan; Memastikan bahwa semua permintaan perubahan secara tepat waktu; Mengelola perubahan yang sebenarnya saat mereka terjadi; Memastikan bahwa pengeluaran biaya tidak melebihi dana yang ditetapkan atas periode, atas komponen WBS, aktivitas, dan total untuk proyek tersebut; Pemantauan kinerja biaya untuk mengisolasi dan memahami perbedaan dari biaya awal yang disetujui; Pemantauan kinerja terhadap dana yang dikeluarkan; Mencegah perubahan tidak disetujui dari yang termasuk dalam biaya atau penggunaan sumber daya yang dilaporkan; Menginformasikan stakeholder dari semua perubahan yang disetujui dan biaya yang terkait, dan Membawa biaya overruns dalam batas yang dapat diterima.
Control Costs: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs
[Type text]
17
Control Costs Data Flow Diagram
7.4.1. Control Cost: Inputs 7.4.1.1. Project Management Plan Rencana manajemen proyek berisi informasi berikut yang digunakan untuk biaya kontrol:
Cost Baseline. Biaya awal dibandingkan dengan hasil aktual untuk menentukan apakah perubahan, tindakan korektif, atau tindakan preventif diperlukan.
Cost Manajement Plan. Rencana biaya manajemen menggambarkan bagaimana biaya proyek akan dikelola dan dikendalikan.
7.4.1.2. Project Funding Requirement Kebutuhan dana suatu proyek yang dibentuk oleh Departemen/divisi Keuangan pada suatu organisasi tertentu. Dalam hal ini termasuk kebutuhan yang diproyeksikan ditambah dengan biaya antisipasi.
7.4.1.3. Work Performance Data Mencakup informasi tentang kemajuan proyek, menggambarkan status dan biaya kegiatan proyek pada saat ini hingga akhir yang mencakup proyek dari awal sampai dengan selesai
7.4.1.4. Organizational Process Assets Organizational Process Assets termasuk, namun tidak terbatas pada: Kebijakan formal dan informal biaya kontrol terkait, prosedur, dan pedoman; Alat pengendalian biaya Metode Pemantauan dan pelaporan yang akan digunakan.
[Type text]
18
7.4.2. Control Costs: Tools and Techniques 7.4.2.1. Earned Value Management Metodologi yang menggabungkan pengukuran ruang lingkup, jadwal, dan sumber daya untuk menilai kemajuan dan kinerja proyek. EVM mendevelop dan memonitor 3 dimensi utama, yaitu: Planned Value:
anggaran dasar untuk pekerjaan yang dijadwalkan / anggaran resmi yang
direncanakan untuk pekerjaan yang harus dilakukan untuk suatu kegiatan atau komponen WBS, tidak termasuk cadangan manajemen. Total PV ini kadang-kadang disebut sebagai performance measurement baseline (PMB). Total planned value untuk proyek juga dikenal sebagai budget at completion (BAC). Earned value (EV) adalah ukuran dari pekerjaan yang dilakukan yang dinyatakan dalam anggaran dasar untuk pekerjaan itu. EV diukur tidak dapat lebih besar daripada anggaran dasar PV untuk komponen. EV ini sering digunakan untuk menghitung persen dari proyek selesai. Manajer proyek memantau EV, baik secara bertahap untuk menentukan status saat ini dan secara kumulatif untuk menentukan tren kinerja jangka panjang. Actual cost (AC) biaya yang dikeluarkan untuk realisasi pekerjaan yang dilakukan pada kegiatan selama periode waktu tertentu. Ini adalah total biaya yang dikeluarkan dalam menyelesaikan pekerjaan yang diukur EV. AC perlu sesuai dengan apa yang dianggarkan dalam PV dan diukur dalam EV (misalnya, direct hours only, direct costs only, atau all costs termasuk indirect costs). AC tidak akan memiliki batas atas, apa pun yang digunakan untuk mencapai EV akan diukur.
Variansi dari baseline yang akan dipantau:
Schedule variance (SV) adalah ukuran kinerja jadwal dinyatakan sebagai perbedaan antara earned value dan planned value. EVM schedule variance adalah metrik yang dapat menunjukkan kapan sebuah proyek tertinggal atau lebih cepat dari jadwal awal. The EVM schedule variance akhirnya akan sama dengan nol ketika proyek selesai karena semua planned values akan telah diterima. Persamaan: SV = EV – PV
Cost variance (CV) adalah jumlah defisit atau surplus anggaran pada suatu titik waktu tertentu, dinyatakan sebagai perbedaan antara earned value dan actual cost. Biaya varians di akhir dari proyek ini akan menjadi perbedaan antara budget at completion (BAC) dengan jumlah aktual yang dihabiskan. CV ini sangat penting karena menunjukkan hubungan kinerja fisik terhadap biaya yang dihabiskan. Persamaan: CV = EV - AC. Schedule Performance Index (SPI) adalah ukuran efisiensi jadwal dinyatakan sebagai rasio earned value dengan planned value. Ini untuk menghitung seberapa efisien tim proyek dalam menggunakan waktu. Nilai SPI <1,0 menunjukkan sedikit pekerjaan yang selesai dari yang direncanakan. Nilai SPI > 1,0 menunjukkan lebih banyak pekerjaan selesai dari yang direncanakan. [Type text]
19 Persamaan: SPI = EV / PV Cost Performance Index (CPI) adalah ukuran dari efisiensi biaya atas sumber daya yang dianggarkan, dinyatakan sebagai rasio earned value dengan actual cost. Nilai CPI <1,0 menunjukkan biaya melampaui untuk pekerjaan selesai. Nilai CPI > 1,0 menunjukkan underrun biaya kinerja sampai saat ini. Persamaan: CPI = EV / AC
7.4.2.2. Forecasting Sebagai kemajuan proyek, tim proyek dapat mengembangkan perkiraan untuk estimate at completion (EAC) yang mungkin berbeda dari budget at completion (BAC). EAC biasanya didasarkan pada biaya aktual yang dikeluarkan untuk pekerjaan yang telah diselesaikan, ditambah estimate to complete (ETC) pekerjaan yang tersisa. EAC forecast for ETC work performed at the budgeted rate. Metode EAC ini menerima kinerja proyek aktual sampai saat ini (apakah menguntungkan atau tidak menguntungkan) yang diwakili oleh actual costs dan memprediksi semua estimate to complete (ETC) yang akan dicapai pada tingkat yang dianggarkan. Persamaan: EAC = AC + (BAC - EV) EAC forecast for ETC work performed at the present CPI. Metode ini mengasumsikan apa proyek memiliki berpengalaman sampai saat ini dapat diperkirakan akan terus berlanjut di masa depan. Pekerjaan ETC diasumsikan dilakukan pada cumulative cost performance index (CPI) proyek sampai saat ini. Persamaan: EAC = BAC / CPI EAC forecast for ETC work considering both SPI and CPI factors. Dalam perkiraan ini, pekerjaan akan dilakukan pada tingkat efisiensi yang mempertimbangkan indeks baik biaya dan jadwal kinerja. Persamaan: EAC = AC + [(BAC - EV) / (CPI × SPI)]
Earned Value, Planned Value, and Actual Costs Dalam grafik tersebut dapat dilihat bahwa BAC merupakan biaya yang dianggarkan dari awal proyek hingga proyek selesai. Total project budget yaitu BAC + Management Reserve. Berdasarkan Grafik, nilai dari earned value samapi dengan data date kurang dibandingkan dengan planned value, atau dengan kata lain proyek mengalami keterlambatan dibandingkan dengan jadwal yang direncanakan, sedangkan actual cost proyek hingga data date melebihi dari planned value. [Type text]
20
7.4.2.3. To-complete perfomance index (TCPI) To-complete performance index (TCPI) adalah ukuran kinerja biaya yang diperlukan untuk dicapai dengan sumber daya yang tersisa untuk memenuhi tujuan yang ditetapkan, dinyatakan sebagai rasio biaya untuk menyelesaikan pekerjaan yang tertunda untuk sisa anggaran. Jika BAC tidak lagi layak, manajer proyek harus mempertimbangkan EAC dan menggantikan BAC dalam perhitungan TCPI . Persamaan untuk TCPI berdasarkan BAC : ( BAC - EV ) / ( BAC - AC ). Persamaan untuk TCPI berdasarkan EAC : ( BAC - EV ) / ( EAC - AC ) .
7.4.2.4. Performance reviews Membandingkan kinerja biaya dari waktu ke waktu, jadwal kegiatan atau paket pekerjaan dan dana diperkirakan dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan yang sedang berjalan.
Variance analysis Seperti yang digunakan dalam EVM , adalah penjelasan ( penyebab , dampak, dan korektif tindakan ) untuk biaya ( CV = EV - AC ) , jadwal ( SV = EV - PV ) , dan varians pada penyelesaian ( VAC = BAC - EAC ). Analisis lebih lanjut dapat dilakukan untuk menentukan penyebab dan tingkat varians relatif terhadap baseline jadwal dan tindakan korektif atau pencegahan yang diperlukan.
Trend analysis Analisis Trend mengkaji kinerja proyek dari waktu ke waktu untuk menentukan apakah kinerja meningkat atau memburuk. Teknik analisis grafis berguna untuk memahami kinerja sampai saat ini dan dibandingkan dengan tujuan kinerja masa depan dalam bentuk BAC dibandingkan EAC dan tanggal penyelesaian .
Earned value performance Membandingkan pengukuran kinerja dengan jadwal aktual dan kinerja biaya. Jika EVM tidak digunakan, maka analisis biaya dasar terhadap biaya yang sebenarnya untuk pekerjaan yang dilakukan digunakan untuk perbandingan kinerja biaya.
[Type text]
21
7.4.2.5. Project Management Software Perangkat
lunak yang
dirancang
khusus untuk
membantu dalam
perencanaan, pemantauan,
dan pengendalian kinerja proyek, termasuk kinerja biaya. Project management software sering digunakan untuk memantau tiga dimensi EVM (PV, EV, dan AC), untuk menampilkan tren grafis, dan untuk meramalkan berbagai kemungkinan hasil proyek akhir.
7.4.2.6. Reserve Analysis Analisis cadangan untuk mengantisipasi hal-hal lain selama penggunaan budget proyek. Reserve analysis digunakan untuk dan menentukan apakah cadangan ini masih dibutuhkan atau tidak. Cadangan tersebut dapat digunakan seperti yang direncanakan untuk menutupi risiko peristiwa atau kontinjensi lainnya. Jika peristiwa risiko kemungkinan tidak terjadi, cadangan kontingensi yang tidak terpakai dapat dihapus dari anggaran proyek.
7.4.3 Control Costs: Outputs 7.4.3.1 Work Performance Information Menunjukkan
bagaimana kegiatan
proyek yang
benar-benar
berkembang dalam
kaitannya
dengan jadwal dan anggaran yang direncanakan. Perhitungan CV, SV, CPI, SPI, TCPI, dan nilai-nilai VAC untuk komponen WBS, khususnya work package dan control account,
didokumentasikan dan
dikomunikasikan kepada para pemangku kepentingan.
7.4.3.2 Cost Forecasts Perubahan pada biaya dasar yang telah disetujui. Jumlah ini umumnya direvisi hanya dalam menanggapi perubahan lingkup. Nilai EAC terhitung atau nilai EAC bottom-up didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada para pemangku kepentingan.
7.4.3.3 Change Request Analisis kinerja proyek dapat mengakibatkan permintaan perubahan cost baseline atau komponen lain dari rencana manajemen proyek. Change requests dapat mencakup tindakan preventif atau korektif, dan diproses untuk review dan disposisi melalui proses Integrated Change Control
7.4.3.4 Project Management Plan Updates Terdiri dari :
Cost baseline Perubahan baseline biaya digabungkan dalam menanggapi perubahan yang disetujui dalam lingkup, sumber aktivitas, atau perkiraan biaya. Dalam beberapa kasus, varians biaya bisa begitu parah sehingga biaya dasar diperlukan revisi untuk memberikan dasar yang realistis untuk pengukuran kinerja.
Cost management plan
[Type text]
22 Perubahan terhadap program manajemen biaya, seperti perubahan untuk mengontrol batas atau tingkat akurasi tertentu yang diperlukan dalam pengelolaan biaya proyek, dimasukkan dalam menanggapi umpan balik dari stakeholder terkait.
7.4.3.5 Project Documents Updates Pembaruan dokumen biaya proyek untuk mendapatkan hasil yang lebih akurat dalam melaksanakan proyek. Terdiri dari Cost estimates, dan Basis of estimates.
7.4.3.6 Organizational Process assets updates Aset proses organisasi yang dapat diperbaharui meliputi, tetapi tidak terbatas pada: 1. Penyebab varians. 2. Tindakan korektif yang dipilih dan alasan 3. Database keuangan, dan 4. Jenis-jenis pelajaran dari pengendalian biaya proyek.
[Type text]
