IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE MATRICULAS Y CONTROL DE NOTAS PARA UNA INSTITUCION EDUCATIVA- AVANCE
INTRODUCCIÓN
La presente investigación aborda una de las problemáticas que desde hace años afectan a muchas Instituciones Educativas, y es el llevar un Control Automatizado efectivo sobre sus archivos. Por ende el trabajo de este proyecto es la de realizar un estudio sobre las causas que originan la necesidad de llevar un buen Sistema de matriculas y control de notas en una escuela y las herramientas necesarias para erradicar los problemas mas comunes en cuanto a los procesos de matriculas y notas manuales que hoy en día se viene dando. En este sentido se entiende como Sistema de matricula, el procedimiento a seguir al inicio de cada año escolar, en una institución educativa el sistema de inscripción es manual y a partir de observaciones y del levantamiento de información que arrojo la investigación se pudo detectar que la mayoría de los procedimientos tienen inconvenientes, entre ellos se pueden destacar: pérdida o duplicación de información debido a la trascripción manual y /o forma de almacenamiento, retardo en el comienzo de las clases y actividades regulares por la tardanza del proceso. En el caso del control de notas se viene dando la misma lógica, gracias al llenado manual de esta se ve la demora en dar las libretas a los estudiantes y por ende perdida de tiempo. Por lo tanto, para liberar a este proceso de la abrumadora tarea de efectuar matriculas y control de notas manuales que ocasiona congestionamiento se ofrece una herramienta de trabajo que consiste en un sistema de información más exacta y rápida para el personal que allí labora matriculando una cantidad de alumnos en un corto período de tiempo para dar inicio a las actividades del plantel de manera eficiente e integra. En el presente trabajo se vera con mas detalle los puntos tocados anteriormente.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En el presente capítulo se encontrará la descripción del planteamiento del problema, la formulación de las interrogantes, objetivos general y específicos que se pretende alcanzar con este trabajo, seguidamente se lleva a cabo la explicación de la justificación del por que de el proyecto.
SITUACION PROBLEMATICA Con el transcurso del tiempo la tecnología avanza, las empresas se sienten en la necesidad de adquirir tecnología para el mejoramiento de sus sistemas y a las vez sus procedimientos, con el fin de garantizar un eficaz funcionamiento y así obtener una adaptación paralela de condiciones con las empresas líderes del mercado. Es importante confrontar el desarrollo que se ha llevado a cabo en el campo de la informática, tal vez la palabra clave es la comunicación, pues el hombre ha sido capaz de comunicarse más fácilmente con un deseo interminable, que se puede decir, no se ha realizado del todo pero va encaminado hacia él, es un hecho que las computadoras liberan al hombre de las abrumadoras tareas de efectuar rutinas masivas y le permite emplear su inteligencia en tareas más estimulantes e interesantes. Las computadoras son más que un cerebro de alta velocidad, se ha convertido en un auxiliar del hombre para una amplia variedad de tareas. En esta era se ha observado una gran innovación y desarrollo de tecnologías de la información que ha permitido la evolución de computadores que son capaces de producir sistemas de información a la sociedad con apartes a los distintos sectores económicos, sociales, políticos, educativos, entre otros. Los procesos rutinarios en forma manual procesan información lenta, llevarla a un sistema automatizado garantiza un mejor trato de información. Los avances tecnológicos han obligado al hombre no solo a desarrollar sino a incrementar la calidad de las diferentes formas de producción de bienes la potencia y las posibilidades de este aparato (Computador) han cambiada profundamente tanto en su concepción como en su uso, sin olvidar o dejar de lado, que la función de un computador se reduce a tratar la información que le sea suministrada y proveer los resultados requeridos. Como sucede en la mayoría de los campos técnicos, la tecnología de la información se refiere a los medios colectivos para reunir, y luego almacenar para procesar, la motivación para conseguirlo, disminuir costos y funciones especializadas y enfocada a la eficiencia operacional, asimismo es un gran apoyo en las investigaciones que abarque la gestión de la organización, ó sea transformado en un instrumento arma estratégica que tiene un carácter de cambio en forma sustancial que redefina la naturaleza del objetivo, creando uno nuevo donde antes no existía, o cambiar el objetivo de modo radical con ventajas competitivas. La diseminación de la tecnología significa que las operaciones cotidianas de casi toda la organización se vuelven cada vez más diferentes del funcionamiento adecuado de está tecnología. El grado de esta dependencia es difícil de discerní en un principio, a medida que organizaciones y las personas van ajustándose a las
nuevas tecnologías, los procedimientos y sistema manuales va dejando de manera sutil y paulatina de tener cualquier importancia práctica. En tiempos pasados, se discutían las dificultades planteadas por los sistemas de información se refería a las personas, no a la tecnología de la información, luego se ha intentado despertar el interesante las posibilidades que ella brinda también formular que se ha desmotado y que se puede resolver la mayoría de los problemas técnicos, pero para quienes comprenden que la innovación basada en la tecnología es al fin un proceso social, cuando, muchos años más tarde, se examinan las predicciones hechas con referencias al cambio tecnológico, resulta impresionante su penetración y la incorporación de la tecnología de la información a la vida cotidiana pues al fin, su influencia en el hombre no se ha hecho esperar y el ser humano a tomado amplia conciencia de la profunda alteración que la utilización no sólo de computador sino del conjunto de técnicas de tratamiento de la información derivada de su uso ha llevado a construir los retos del futuro. Se observó actualmente la falta de tecnología en las instituciones educativas el cual demuestra lo ineficaz del proceso de matriculas y control de notas, funcionando en forma manual y originando alto grado de desorganización, lentitud en la realización de reportes, duplicación de inscripciones y demora en la entrega del carnet, en el proceso que a su vez ocasiona agotamiento del personal. Los centros educativos actualmente cuentan con un número de matriculas superior a las 800, influyendo de manera directa a provocar la insuficiente e incompetente desarrollo de las matriculas y control de notas, retomando el normal desarrollo de las actividades de otros departamentos dependientes del proceso, hasta el punto de iniciarles en el transcurso del periodo escolar. Las seccionales encargadas de coordinar gran parte de las matriculas y control de notas se le acumula demasiado trabajo, para manipular los requisitos y llevar fichas que se pueden prestar a la pérdida y alteración, al igual que organizarlos en ficheros. En las seccionales se va a tomar la función de: Planificar y controlar las matriculas y notas por curso y sección del plantel, pues es lento y desorganizado, requiere de varios días para realizarlo. El objetivo que persiguen las seccionales en cuanto a las matriculas es: Matricular una gran cantidad de alumnos en poco tiempo con el sistema manual y tradicional que llevan, el proceso de inscripción se adapta a la necesidad del alumnado y va a depender de una serie de autorizaciones, no lo puede lograr porque tiene muy poco tiempo para la gran cantidad de alumnos con que cuenta el centro educativo ocasionando que el sistema sea lento, desorganizado y poco confiable ya que se presta a que algunas ocasiones se pierdan los datos arrojados y/o duplicarse, esto ocasiona mucho espacio dentro de los archivos, lo mismo sucede para el control de notas. El proceso de matriculas y control de notas se lleva de forma manual, donde se verifica la totalidad de los documentos, se recolectan los datos a través de una ficha denominada libro de vida con el fin de crear expedientes del alumno y se la anexan
los documentos exigidos (partida de nacimiento, certificado de salud, certificado de notas, cédula de identidad, 2 fotografías, carta de buena conducta). Entre las dificultades que presenta este proceso se pueden mencionar: Los alumnos no se ubican correctamente, el trabajo se torna demasiado pesado, se congestiona la institución durante el proceso, el carnet no es entregado al instante como prueba que ha sido inscrito, la manipulación del libro de vida es muy frágil, algunas de las actividades hechas por la institución se atrasan, la información se procesa muy lenta, todas estas dificultades repercuten en las diferentes áreas con la que cuenta la institución. Por estas diversas razones es necesario un cambio, a través de un sistema automatizado que evite y controle, la duplicación y pérdida de documentos y que agilice el proceso de matriculas y control de notas de tal manera que sea confiable, seguro y amigable.
INTERROGANTES En el presente trabajo se plantean las siguientes interrogantes: ¿Cómo se lleva a cabo el proceso actual de inscripción en una institución educativa? ¿Cuáles serán las ventajas y desventajas que traería la automatización del sistema automatizado de matriculas y control de notas de una institución educativa? ¿Qué recursos serán necesarios para la implementación del sistema automatizado que lleva el proceso de matriculas y control de notas? ¿Cuál será el mecanismo y política de seguridad mas adecuado que se utilizará en el desarrollo del sistema automatizado en una institución educativa? ¿De qué manera la automatización del proceso de matriculas y control de notas de una institución educativa permitirá realizar un control efectivo en su auditoria? ¿Qué estrategia se utilizará para adaptar el personal encargado del manejo del sistema?
OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL: Nuestro objetivo es la Implementación de un Sistema de Matriculas y Control para una Institución Educativa.
OBJETIVOS ESPECIFICOS: Objetivo 1: Análisis de los Requerimientos: Se necesitara la recolección de información necesaria, requerida para la Implementación del Sistema de Matriculas; determinando las necesidades primordiales de la Institución Educativa.
En cuanto al Control, que abarca: calificaciones, notas, certificados, horarios, cronogramas recolectaremos información del como es el funcionamiento de cada una.
Objetivo 2: Diseño del Modelo del Sistema de Matriculas y Control de notas Plantear un modelo optimo para los requerimientos, diseñando el Sistemas de Matriculas y control de notas elaborando el diseño según los requerimientos recolectados anteriormente.
Objetivo 3: Optimizar los Procesos la Matrícula. Se realizara una matrícula para cada año educativo. Cada una de estos procesos comprenderá la matrícula para todos los grados de la I.E, tanto el turno tarde como el de la mañana, las matriculas se realizaran de manera presencial.
Objetivo 4: Capacitación del personal del Sistema de Matrícula y de Control En muchas oficinas de matrícula se ha producido cambios de personal encargado de este proceso y modificaciones en algunos procesos afines, por tanto es necesario capacitar al personal del Sistema de Matrícula y Control de notas de la Institución Educativa en el manejo del software.
Objetivo 5: Optimizar el uso de los equipos de cómputo Anualmente se incrementa considerablemente el volumen de información que se registra en la base de datos del Sistema de Matrícula y Control (servidor) lo que implica que los equipos debe estar en permanente re potenciación para evitar la saturación de su capacidad.
Objetivo 6: Optimizar el servicio de atención a los usuarios del Sistema de Matrícula y Control de notas. Se observa que los docentes incumplen con la entrega de calificaciones de los cursos en las fechas establecidas para tal fin. Estos hechos traen como consecuencia que no se puede atender a muchos usuarios (estudiantes y unidades académicas) que requieren información oportuna. Para lo cual necesitaremos:
Coordinar con las docentes para que las fechas establecidas en el cronograma general de las actividades académicas se cumpla rigurosamente. Asesoría Técnica respecto a la aplicación de las normas relacionadas con la matrícula y procesos afines.
Mejorar la información a los usuarios(Padres de Familia, Unidades Académicas)
Objetivo 7: Estudiar e informar los expedientes que ingresan al Sistema de Matrícula y Control de notas. Al Sistema de Matrícula y Control se derivan diariamente expedientes que remiten las diferentes unidades académicas de la I.E, relacionadas con peticiones de matrículas, rectificaciones de matrícula, reactualizaciones, actas adicionales, así como consultas y otros asuntos relacionados con la matrícula y procesos afines; la atención de muchos de esos expedientes, requieren de un estudio y análisis desde el punto de vista normativo y académico, que demanda el empleo de un tiempo bastante significativo. Lo cual no llevara a un estudio del expediente para ver si el pedido se adecua a la normatividad vigente, logrando redactar informes.
Objetivo 8: Editar Informes del Sistema de Matrícula y Control de notas. El Sistema de Matrícula y control se ha fijado como obligación informar periódicamente a la comunidad de padres de familia sobre sus actividades, inquietudes y avances de sus hijos, que se considera de importancia para la toma de decisiones las autoridades pertinentes. El cual nos llevara a sacar un informe de notas, avances de los hijos de los Padres de Familia, así como también un cronograma de actividades a realizarse en la I.E.
JUSTIFICACION Dado la necesidad de hoy en día que cualquier institución estatal o privada cuente con sistemas automatizados para llevar el control de las diferentes actividades que estas deben cubrir de acuerdo a su naturaleza y sus funciones, es necesario llevar a cabo una investigación para diseñar un sistema de matriculas y control de notas académico en una institución educativa, para realizar la automatización de dicho registro a través de un sistema informático, el cual permita a este centro educativo manejar un sistema de información de los alumnos modernizando y mejorando el registro académico de una manera adecuada para cubrir una de las necesidades que en la actualidad enfrentan las diferentes instituciones educativas, debido a la cantidad de población estudiantil con que cuenta, ya que actualmente el registro académico de las instituciones educativas se maneja de forma manual, lo que genera dificultades en: 1- Proceso de matricula al inicio de cada año lectivo. 2- Retraso en la actualización de información general de los alumnos. 3- Retraso en la actualización de notas y promedios. 4- Respuesta en consultas de información académica y datos generales de los alumnos.
5- Manejo manual de archivos de información. 6- Tediosidad en la elaboración de reportes de información académica requeridos por padres de familia y MINED. 7- Llenado manual de libretas para la entrega de notas por periodos y al final de cada año lectivo a los padres de familia Con el diseño del sistema informático se pretende contribuir a brindar un mejor servicio de información general y académica de los mil seis cientos cuarenta y tres alumnos que estudian en el Centro Escolar Estado de Israel, distribuidos en los turnos matutinos y vespertinos; los cuales se verán beneficiados con el diseño de este sistema, que contribuirá a minimizar, mejorar y agilizar: 1- El Proceso de matrícula de alumnos al inicio de cada año lectivo. 2- El registro y actualización de la información general de los alumnos. 3- Registro y actualización de notas y promedios. 4- Tiempo en consulta de información académica de los alumnos y datos generales. 5- La seguridad en el manejo de la información. 6- Los reportes de información académica requeridos por padres de familia y MINED y demás reportes necesarios para el centro escolar. 7- Tiempo para la entrega de notas por períodos y al final de cada año lectivo a los padres de familia.
