AUDIT SISTEM KEPASTIAN MUTU
QUALITY ASSURANCE SYSTEM AUDITS Judi Suharsono. SE., Ak., MM., SPsi
1
DEFINISI
The International Standard For Terminology in Quality Management, ISO 8402, Audit mutu merupakan suatu pengujian yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah aktivitas mutu dan hasil sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan tersebut diimplementasi secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan.
Auditor menguji kesesuaian terhadap standar sistem mutu yang berlaku dan mengidentifikasi perbaikan yang mungkin. Audit mutu (Quality Audit) kadang-kadang dinamakan penilaian (assessment). 2
ISO 10011 lebih jauh menjelaskan dalam suatu catatan karateristik utama dari audit mutu, yang merupakan suatu audit mengenai sistem kepastian mutu dan unsur-unsur individualnya : "adalah tidak
terbataspada audit suatu sistem, akan tetapi termasuk proses, produk, dan jasa, ini dapat dipertimbangkan sebagai sub sistem ...... ". Surveillance merupakan suatu supervisi aktivitas umum, dan inspection merupakan verifikasi teknis atas produk, atau spesifikasi jasa.
Audit berarti suatu aktivitas terdokumentasi yang dilakukan sesuai dengan prosedur tertulis dengan dasar berkala untuk memverifikasi, pengujian dan evaluasi atas bukti obyektif, sesuai dengan unsur-unsur dari program kepastian mutu yang dibawah penelaahan tersebut sebab itu, suatu audit tidak termasuk aktivitas surveillance atau inspection untuk tujuan melaksanakan suatu program kepastian mutu atau melaksanakan penyelidikan mutu atau melaksanakan 3 penyelidikan keluhan atau analisis kegagalan dari suatu alat.
TIPE AUDIT MUTU 1. Internal dan eksternal Tergantung pada siapa auditornya; audit eksternal dilakukan oleh orang luar terhadap perusahaan. Hasil dari audit sering dibagi oleh perusahaan yang diaudit dan pelanggan yang melakukan audit. 2. Sistem, Produk, Proses, Lokasi, dan Organisasional. Audit ini mensyaratkan keahlian teknologi auditor. 3. Garis dasar (baseline) dan reguler. Baseline audit biasanya lebih menyeluruh dan intensif. Audit reguler (regular audits) dapat diperluas dengan audit khusus atau audit ac hoc dengan alasan seperti kerusakan yang banyak, perubahan perubahan, dan ketersediaan sumber daya. 4
TIPE AUDIT MUTU 4. Audit khusus (special audits), seperti audit mutu, adalah terbatas, sedangkan audit komprehensif (comprehensive audits) mencakup area-area lain seperti akuntansi, operasi, pemasaran. Ketaatan dengan standar audit generik memudahkan audit simultan dan gabungan audit mutu dapat dilihat sebagai suatu sistem audit. Dalam gambar dibawah ini, audit tampak secara hirarki dan juga mendekatkan dengan cara tingkat wewenang dan tanggungjawab yang berbeda dalam organisasi. Suatu audit sistem (systems audit) diprakarsai oleh manajemen eksekutif yang menerima laporan audit. Baik audit proses (process audit) ataupun audit produk (product audit) memfokus pada eselon yang lebih bawah dan berurusan dengan unsur-unsur sistem khusus, juga dinamakan subsistem. Disini, manajemen penyeliaan dan sebagian pekerja adalah auditee dan penerima utama dari pengamatan dan laporan audit, manajemen senior mungkin juga menerima satu copy laporan. 5
SISTEM MUTU DAN AUDIT
6
Tujuan dan manfaat potensial audit mutu yang direncanakan dengan baik
1. Menilai ketaatan prosedur pengendalian dan standar program mutu. 2. Menilai proses pengambilan keputusan untuk keabsahan. 3. Menilai karateristik mutu dari produk serta proses yang berkaitan dengan spesifikasi dari pelanggan atau pendisain melalui pengendalian dari inspeksi reguler. 4. Memperbaiki efektivitas dari program manajemen mutu. 5. Mengeksplorasi penyebab kerusakan, keluhan pelanggan, dan masalah lain. 6. Memperoleh sertifikasi formal dari program manajemen mutu. 7. Mengarahkan dan memotivasi staf dalam masalah mutu, menunjukkan perhatian manajemen untuk mutu, dan menciptakan kesadaran mutu. 8. Menunjukkan perhatian manajemen untuk mutu terhadap pemasok dan pelanggan serta memperoleh perlindungan terhadap tuntutan liabilitas produk (Product Liability Claims). 9. Memperkenalkan suatu formalitas yang perlu dan konsistensi dalam program mutu usaha yang kecil. 10. Melakukan pelatihan dan memberikan pengetahuan teknis. 7
MAKSUD DAN TUJUAN AUDIT MENURUT ISO 10011 1. Menentukan ketidaksesuaian (Nonconformities). 2. Menentukan efektivitas sistem mutu. 3. Memberikan peluang untuk perbaikan sistem. 4. memenuhi persyaratan peraturan. 5. Memudahkan registrasi atas sistem Mutu. 6. Menilai dan memverifikasi sistem mutu pemasok 7. Menilai dan memverifikasi sistem mutu perusahaan sendiri. 8
PRINSIP AUDIT YANG SEHAT 1. Auditor harus berkualifikasi dan independen. 2. Maksud & tujuan audit harus diklarifikasi & disetujui. 3. Audit harus direncanakan & dipersiapkan secara memadai. 4. Orang yang bertanggungjawab atas aktivitas yang akan diaudit harus secara baik dan diberitahu sebelum dan setelah audit. 5. Rencana audit dan laporan akhir harus tertulis. 6. Auditor harus menindak lanjuti tindakan perbaikan. 7. Penilaian terhadap standar harus obyektif,faktual, 9 dan apabila mungkin, kuantitatif.
PRINSIP AUDIT YANG SEHAT 7. Penilaian terhadap standar harus obyektif, faktual, dan apabila mungkin, kuantitatif.
8. Audit harus tidak terlalu mengganggu operasi yang berjalan. 9. Frekwensi audit harus bervariasi dengan kebutuhan aktual dan demikian juga intensitas dan luas dari audit. 10. Kertas kerja dan dokumen -dokumen lain dari audit harus disimpan dalam bentuk yang baik dan teratur. 11. Uji petik untuk mengumpulkan bukti harus tidak memihak dan dapat dipercaya (sampel yang cukup besar). 10
KLIEN, AUDITOR, AUDITEE
11
BAGAIMANA SBG AUDITOR ? 1. Menaati persyaratan-persyaratan, yaitu standar audit,dan berkomunikasi dan mengklarifikasi ini dengan mitra audit yang lain 2. Merencanakan dan melaksanakan penugasan audit dengan baik 3. Mencatat observasi dan melaporkan 4. Memverifikasi tindakan korektif 5. Mengamankan dokumen audit 6. Memelihara kerahasiaan. 7. Bekerja sama dengan auditor yang memimpin. 12
PERAN LEAD AUDITOR 1. Membantu dalam menetapkan rencana audit 2. Mewakili tim audit 3. Menyampaikan laporan audit
13
PERAN KLIEN 1. Menentukan kebutuhan untuk suatu audit dan memprakarsai audit. 2. Menerima laporan audit 3. Menentukan tindaklanjut audit 14
BAGAIMANA AUDITEE 1. Memberitahu staf mengenai audit
2. Memberikan dukungan dan sumber lain untuk auditor 3. Memberikan akses terhadap fasilitas dan material pembuktian. 4. Bekerjasama dengan auditor 5. Melakukan tindakan korektif 15
LANGKAH POKOK AUDIT
16
17
PELAKSANAAN AUDIT
18
PELAPORAN & TINDAKLANJUT
19
PERENCANAAN AUDIT Rencana audit memberitahu dan menuntun klien, manajemen audit, auditor, dan auditee. Dokumen ini dideskripsikan dalam ISO 10011; 1. Rencana audit harus disetujui oleh klien dan dikomunikasikan kepada auditor dan auditee. 2. Rencana audit harus memungkinkan perubahan - perubahan atas informasi yang dikumpulkan selama audit dan memungkinkan penggunaan yang efektif atas sumber daya. 20
Rencana Audit Mencakup 1. Tujuan dan ruanglingkup audit. 2. Identifikasi partisipan audit. 3. Identifikasi dari dokumen referensi seperti standar sistem mutu berlaku dan manual mutu auditee. 4. Bahasa audit. .,.,.. 5. Tanggal dan tempat audit. 6. Unit organisasional yang diaudit. 7. Waktu yang diharapkan dari audit serta aktivitas 8. Jadwal pertemuan manajemen. 9. Persyaratan kerahasiaan. 10. Distribusi laporan audit dan tanggal penerbitan yang diharapkan. 21
Menyiapkan kertas kerja Pemimpin proyek secara normal akan menyetujui kertas kerja dari auditor karena kertas kerja tersebut akan menjadi dokumen resmi kemudian. ISO 10011 menspesifikasi kertas kerja untuk seorang auditor sebagai berikut:
Daftar pertanyaan yang digunakan, 2. Formulir untuk melaporkan pengamatan audit, 3. Formulir untuk mendokumentasikan bukti pendukung untuk simpulan. 1.
22
Tipe daftar pertanyaan a. Daftar butir audit yang sederhana, kriteria yang diaudit, & referensi standar sistem mutu yang berlaku. b. Tipe A ditambah pertanyaan yg akan ditanyakan c. Tipe A ditambah ukuran sampel &kriteria akseptasi. d. Tipe B ditambah kriteria akseptasi & penilaian. e. Kumpulan instruksi untuk mengaudit suatu elemen, termasuk periksa. 23
Penelaahan Pra Audit dari Sistem Mutu: Menilai Dokumentasi Sistem 1.
2.
Sebagai dasar untuk merencanakan audit, auditor harus men kecukupan deskripsi sistem yang tercatat dari auditee, seperti manual mutu, Apabila sistem yang dideskripsikan oleh auditor tidak memadai/cukup memenuhi persyaratan, sumber day a yang lebih jauh seharusnya tidak diperluas atas audit. 24
Persiapan untuk Melakukan Audit : Tim Audit Baik auditor ataupun auditee perlu secara baik dipersiapkan untuk permulaan yang sebenarnya dari pelaksanaan audit. Menurut ISO 10011, auditee harus: 1. Memberitahukan karyawan yang relevan mengenai audit yg akan datang; 2. Menunjuk staf yg bertanggungjawab u/ menemani auditor; 3. Memberikan semua sb daya yang diperlukan tim audit; 4. Memberikan akses terhadap fasilitas dan material pembuktian; 5. Bekerja sama dengan auditor dalam mencapai tujuan audit; 6. Menentukan dan memprakarsai tindakan korektif.
25
Melaksanakan Audit Melakukan suatu audit di lokasi auditee mencakup: 1. Pemberitahuan kepada auditee. 2. Orientasi tim audit. 3. Pertemuan tim audit. 4. Unsur-unsur sistem auditing. 5. Pertemuan wawancara harian. 6. Pertemuan Penutupan 26
Tujuan Pertemuan Auditor & Auditee sesuai ISO 10011 1. Memperkenalkan anggota tim audit kepada manajemen senior auditee, 2. Menelaah ruanglingkup dan tujuan audit, 3. Memberikan ikhtisar yang ringkas mengenai metode dan prosedur audit, 4. Menetapkan kaitan komunikasi yang resmi antara tim audit dan auditee, 5. Mengkonfirmasikan bahwa sumber daya dan fasilitas yang diperlukan oleh tim audit tersedia, 6. Mengklarifikasi setiap rincian yang tidak jelas dari rencana audit. 27
Pertemuan Sebelum Penutupan 1. Pada akhir audit, sebelum menyiapkan laporan audit, tim audit harus melakukan suatu pertemuan dengan manajemen senior auditee dan orang yang bertanggungjawab untuk fungsi yang bersangkutan. 2. Tujuan utama dari pertemuan ini adalah untuk menyajikan observasi audit kepada manajemen senior dengan keadaan sedemikian rupa untuk memastikan bahwa mereka secara jelas memahami hasil audit. 3. Auditor yang memimpin harus menyajikan observasi dengan memper-timbangkan signifikansi menurut pandangan mereka. ,lJK«ini: 4. Auditor yang memimpin harus memberikan simpulan tim audit yang berkaitan dengan efektivitas sistem mutu untuk memastikan bahwa tujuan mutu tercapai. 5. Catatan pertemuan penutupan harus disimpan. 6. Apabila diminta, auditor dapat juga melakukan rekomendasi untuk perbaikan sistem mutu pada auditee Rekomendasi tidak mengikat auditee. 7. Tergantung auditee untuk menentukan sejauhmana, cara-cara dan alat-untuk tindakan memperbaiki sistem mutu. Menyiapkan dan memimpin pertemuan adalah tanggungjawab yang krusial dari aktivitas bagi auditor yang memimpin dan seluruh tim audit. Pengetahuan, keterampilan dan pengalaman diperlukan. 28
Mengumpulkan dan Menilai Bukti yang Obyektif Standar ISO 10011 (1990), mendeskripsikan aktivitas auditor dan memuat beberapa pertanyaan tipikal yang auditor harus dapat menjawab setelah suatu pengujian atas unsur audit. Pertanyaan yang dimaksud adalah: 1. Apakah prosedur, dokumen dan informasi lain mendeskripsikan atau menyokong unsur-unsur yang diperlukan oleh sistem mutu diketahui, tersedia, dipahami, dan digunakan oleh personel auditee? 2. Apakah semua dokumen dan informasi lain digunakan untuk mendeskripsikan sistem mutu yang cukup untuk mencapai tujuan mutu yang diperlukan 29
Arus & Urutan Wawancara : 1. Menentukan informasi yang dicari (menggunakan daftar periksa atau pedoman lain). 2. Menilai situasi dan mengutarakan dan/atau mengarah pada pertanyaan. 3. Mengajukan pertanyaan dan mengkonfirmasikan bahwa pertanyaan tersebut dipahami. 4. Memberikan waktu untuk tanggapan dan kemudian mendengarkan secara teliti. 5. Menilai informasi yang diterima, mungkin mengklarifikasi dan mengulangi tanggapan atau pertanyaan orisinil, atau mengutarakan kembali pertanyaan tersebut. 6. Mencatat dan memverifikasi. Auditor yang memimpin (lead auditor) mengawasi semua aktivitas audit.
30
Menangani Pengamatan Perilaku auditor khususnya ketika melakukan observasi harus kalem, sopan, wajar, dan sudah tentu tidak memihak, faktual, dan independen. Menurut ISO 10011 auditor harus: 1. Tetap dalam ruang lingkup audit; 2. Menggunakan obyektivitas. 3. Mengumpulkan & menganalisis bukti yang relevan & cukup untuk memungkinkan penarikan simpulan yg berhubungan dengan sistem mutu yg diaudit. 4. Tetap bersiap-siap untuk setiap indikasi bukti yang dapat mempengaruhi hasil audit dan mungkin memerlukan auditing yang lebih ekstensif. 31
ISO 10011 menetapkan : 1. Semua observasi audit harus didokumentasikan. 2. Setelah semua aktivitas diaudit, tim audit harus menelaah semua ketidaksesuaian mereka. 3. Tim audit kemudian harus memastikan bahwa ketidaksesuaian didokumentasikan dalam keadaan yang jelas dan singkat dan didukung oleh bukti. 4. Ketidaksesuaian (Non-Comformities) harus diidentifikasi dalam segi l pertanyaan khusus dari standar atau dokumen lain yang berhubungan terhadap audit mana yang telah dilakukan. 5. Observasi harus ditelaah oleh auditor yang memimpin dengan manajer auditee yang bertanggungjawab. 6. Semua observasi atas ketidaksesuaian harus diakui oleh manajemen auditee. 32
Tipikal Yg Sering Dilakukan Auditor 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Ruang lingkup tanggungjawab & wewenang tidak jelas. Deskripsi pekerjaan tidak cukup mengenai mutu. Independensi kepastian mutu tidak memadai. Prosedur-prosedur tidak ada dan tidak ditaati. Instruksi kerja tidak independen. Peralatan pengujian tidak secara baik dikalibrasi. Operator tidak dilatih dan berkualifikasi. Gambar usang dan perubahan tidak diotoritasi. Pengerjaan ulang, instruksi reparasi dan pengendalian tidak memadai. 10. Material pengemasan yang salah digunakan. 11. Pembelian dilakukan dari pemasok yang tidak disetujui. 12. Audit tidak dilakukan sesuai dengan instruksi. 33
HASIL & TINDAKLANJUT AUDIT Auditor Kerpala : 1. Segera melaporkan ketidak sesuaian (Non Comformities) yg kritikal kepada auditee. 2. Melaporkan setiap rintangan yang ditemui dalam melaksanakan audit. 3. Menentukan tindaklanjut, apabila perlu, yang akan diambil dan memberitahu auditee mengenal hal tersebut. Klien: 1. Menerima laporan audit. 2. Menentukan tindakan tindaklanjut, apakah perlu, yang akan diambil dan memberitahu auditee mengenal hal tersebut. 34
Isi Laporan Audit Mencakup : 1. Ruanglingkup dan tujuan audit. 2. Rincian dari rencana audit, identifikasi dari anggota tim audit dan representatif auditee, tanggal audit, dan identifikasi dari organisasi khusus yang diaudit. 3. Identifikasi dari dokumen referensi yg audit lakukan (standar sistem mutu, dokumentasi auditee). 4. Observasi dari ketidaksesuaian (non conformities). 5. Pertimbangan tim audit mengenai sejauhmana ketaatan auditee dengan sistem mutu yang aplikabel dan dokumentasi yang berhubungan. 6. Kemampuan sistem untuk mencapai tujuan mutu yang salah didefinisikan. 7. Daftar distribusi laporan audit. 35
Beberapa tindakan korektif sudah dapat dilakukan segera selama audit dan dicatat dalam laporan. ISO 10011 menetapkan: 1. Laporan audit haras dikirim kepada klien oleh auditor kepala. Merupa-kan tanggungjawab klien untuk menyediakan manajemen senior dari auditee dengan suatu copy laporan audit. Setiap distribusi tambahan harus ditetukan dengan konsultasi auditee. 2. Laporan audit yang mencakup infomasi rahasia dan pnbadi haras secara tepat diamankan oleh organisasi auditing dan klien. 3. Laporan audit haras diterbitkan segera mungkin. Apabila laporan audit tidak dapat diterbitkan dalam suatu periode waktu yang disepakati, alasan untuk penundaan haras diberikan baik kepada klien ataupun auditee dan suatu tanggal penerbitan yang direvisi ditetapkan. 36
Penyelesaian Audit 1 . Auditee bertanggang jawab menentukan dan memprakarsai tindakan korektif yang diperlukan untuk memperbaiki ketidaksesuaian atau mengoreksi penyebab suatu ketidaksesuaian. 2. Auditor hanya bertanggung jawab mengidentifikasi ketidaksesuaian. 3. Tindakan korektif dan audit tindaklanjut kemudian harus diselesaikan dalam suatu periode waktu yang disetujui klien dan auditee dengan konsultasi dengan organisasi auditing. 4. Organisasi auditing harus memberitahu klien status dari tindakan korektif dan audit tindaklanjut. 5. Setelah verifikasi dari implementasi tindakan korektif, organisasi auditing dapat menyiapkan suatu laporan tindaklanjut dan mendistribusikan laporan tersebut dengan cara yang sama seperti laporan audit orisinil.
37
