Lampiran 2 : RUANG PENDAFTARAN
UNIT
1. Ruang Pendaftaran
AUDITOR
drg Wita
KEGIATAN/ PROSES YANG DIAUDIT
1. Kelengkapan SDM
STANDAR/KRIT TGL& ERIA YANG WAKTU MENJADI AUDIT I ACUAN 1. Petugas bekum 30-9-2016 memiliki SIK
dr. Rudianto Bidan Diah
2. Informasi pendaftaran
Rosita Elza
di 2. Terdapat 8 informasi di ruang pendaftaran: Informasi prosedur pendaftaran Informasi alur pelayanan Informasi jenis pelayanan Informasi waktu pelayanan Informasi persyaratan pelayanan Informasi tarif pelayanan Informasi sarana rujukan Informasi hak dan kewajiban pasien.
3. SOP SOP 3. Kelengkapan pendaftaran dokumen SK SOP untuk dan SOP: menilai SOP kepuasan pendaftaran
TGL& WAKTU AUDIT II
7-12-2016
UNIT
AUDITOR
KEGIATAN/ PROSES YANG DIAUDIT
pelanggan, form survei pasien SOP penyampaian informasi, ketersediaan informasi lain SOP penyampaian hak dan kewajiban pasien kepada pasien dan petugas, bukti-bukti pelaksanaan penyampaian informasi SOP koordinasi dan komunikasi antara pendaftaran dengan unitunit penunjang terkait (misal SOP rapat antar unit kerja, SOP transfer pasien) SOP alur pelayanan pasien SK dan SOP tentang akses terhadap rekam medis SK pelayanan rekam medis dan metode identifikasi SK tentang sistem
STANDAR/KRIT ERIA YANG MENJADI ACUAN SOP untuk menilai kepuasan pelanggan, form survei pasien SOP penyampaian informasi, ketersediaan informasi lain Visi Misi dan Tupoksi Puskesmas
Ketidaklengk apan dokumen SK dan SOP :
SOP penyampaian hak dan kewajiban pasien kepada pasien dan petugas, bukti-bukti pelaksanaan penyampaian informasi SOP koordinasi dan komunikasi antara pendaftaran dengan unitunit penunjang terkait (misal SOP rapat antar unit
TGL& WAKTU AUDIT I
TGL& WAKTU AUDIT II
UNIT
AUDITOR
KEGIATAN/ PROSES YANG DIAUDIT
pengkodean, penyimpanan, dokumentasi rekam medis SK dan SOP penyimpanan rekam medis SK tentang isi rekam medis SOP penilaian kelengkapan dan ketepatan isi rekam medis, bukti pelaksanaan penilaian, hasil dan tindak lanjut penilaian SOP kerahasiaan rekam medis RUK dan RPK
STANDAR/KRIT ERIA YANG MENJADI ACUAN kerja, SOP transfer pasien) SOP alur pelayanan pasien SK dan SOP tentang akses terhadap rekam medis SK pelayanan rekam medis dan metode identifikasi SK tentang sistem pengkodean, penyimpanan , dokumentasi rekam medis SK dan SOP penyimpanan rekam medis SK tentang isi rekam medis SOP penilaian kelengkapan dan ketepatan isi rekam medis, bukti pelaksanaan penilaian, hasil RUK dan RPK Puskesmas dalam penyusunan mempertimb angkan
TGL& WAKTU AUDIT I
TGL& WAKTU AUDIT II
UNIT
AUDITOR
MENGETAHUI, KETUA TIM AUDIT drg. Witaseriani
KEGIATAN/ PROSES YANG DIAUDIT
STANDAR/KRIT ERIA YANG MENJADI ACUAN informasi kebutuhan masyarakat.
TGL& WAKTU AUDIT I
TGL& WAKTU AUDIT II
Sungailiat, 1 Oktober 2016 Anggota Tim Audit: dr. Rudianto Diah R, Am.Keb Rosita Elza
Lampiran 3: Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut Proses
UNIT : Ruang Pendaftaran
1. Petugas tidak memiliki SIK
Kriteria Audit Bagian I : Detail Ketidaksesuaian Uraian Ketidaksesuaian 1. Semua petugas tidak memiliki SIK
Bukti – Bukti Obyektif
Metode Audit
1. Tidak terdapat SIK
Observasi dan telaah dokumen
Bagian 2: Rencana tindak lanjut dari analisi akar permasalahan, tindakan koreksi dan perbaikan dengan waktu penyelesaian (Dapat menggunakan menggunakan formulir formulir tindakan perbaikan atau pencegahan) Analisis Akar Permasalahan (Bagaimana/Mengapa hal ini bisa terjadi?) 1. Ketidak Tahuan petugas akan pentingnya SIK
Tindakan perbaikan dan waktu penyelesaian : 1. Pemberitahuan kepada petugas tentang pentingnya memiliki SIK
Tindakan pencegahan supaya tidak terulang : 1. Petugas pendaftaran mengusulkan pembuatan SIK ke Tata usaha Puskesmas Unit kerja: Ruang Pendaftaran
Auditor : drg Wita dr. Rudianto Bidan Diah Rosita Elza Tanggal: 30-9-2016
Audit : 1. Feby 2. Putri 3. Yenni
Bagian 3 : Verifikasi/penilaian Auditor tentang rencana rencana kegiatan : Rencana kegiatan dapat dilaksanakan pada bulan September.
Penanggung Jawab Manajemen Mutu
Kepala Puskesmas
drg. Fero Munadri
dr. H Maladi Nip.196701028 200212 1 003
Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut Proses
UNIT : Ruang Pendaftaran
2.Waktu penyediaan rekam medis
Kriteria Audit Bagian I : Detail Ketidaksesuaian Uraian Ketidaksesuaian 1. Waktu penyediaan rekam medis ≥10
menit
Bukti – Bukti Obyektif
Metode Audit
1. penyimpanaan belum tertata 2. sistem penomoran belum belum bisa mempercepat penyediaan rekam medis
Observasi
Bagian 2: Rencana tindak lanjut dari analisi akar permasalahan, tindakan koreksi dan perbaikan dengan waktu penyelesaian (Dapat menggunakan formulir tindakan perbaikan atau pencegahan) Analisis Akar Permasalahan (Bagaimana/Mengapa hal ini bisa terjadi?) 1. Penyimpanan belum tertata 2. Sistem penomoran kartu berobat/no.RM belum belum bis a mempercepat penyediaan rekam medis Tindakan perbaikan dan waktu penyelesaian : 1. Menata sistem penyimpanan rekam medis 2. Merubah penomoran pada kartu berobat/no.rekam medis Tindakan pencegahan supaya tidak terulang : Melaksanakan sistem yang sudah ditetapkan
Unit kerja: Ruang Pendaftaran
Auditor: drg Wita dr. Rudianto Diah, Am.Keb Rosita Elza Tanggal: 30-9-2016
Audit: 1. Feby 2. Putri 3. Yenni
Bagian 3 : Verifikasi/penilaian Auditor tentang tentang rencana kegiatan : Rencana kegiatan dapat dilaksanakan pada bulan September
Penanggung Jawab Manajemen Mutu
Kepala Puskesmas
dr. H Maladi drg. Fero Munadri
Nip.196701028 200212 1 003
Lampiran 3: Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut Proses
UNIT : Ruang Pendaftaran
3. Kelengkapan Informasi
Kriteria Audit Bagian I : Detail Ketidaksesuaian Uraian Ketidaksesuaian 2. Informasi di ruang pendaftaran belum lengkap
Bukti – Bukti Obyektif
Metode Audit
1. Belum adanya informasi persyaratan pendaftaran 2. Belum adanya informasi sarana rujukan
Observasi
Bagian 2: Rencana tindak lanjut dari analisi akar permasalahan, tindakan koreksi dan perbaikan dengan waktu penyelesaian (Dapat menggunakan formulir tindkan perbaikan atau pencegahan) Analisis Akar Permasalahan (Bagaimana/Mengapa hal ini bisa terjadi?) 1. Belum terpasangnya informasi tentang persyaratan pendaftaran 2. Belum adanya MoU dengan sarana rujukan 3. Kekurangan 1 petugas di bagian pendaftaran untuk mendapatkan alur pelayanan maksimal Tindakan perbaikan dan waktu penyelesaian : 1. Pemasangan informasi persyaratan pendaftaran minggu ke-2 bulan Juni 2. Membuat MOU dangan sarana rujukan 3. Petugas meminta 1 tambahan petugas baru Tindakan pencegahan supaya tidak terulang : 1. Dipasangnya informasi persyaratan pendaftaran pendaftaran di Ruang pendaftaran 2. Membuat MOU dengan sarana rujukan 3. Petugas baru sudah mulai bisa membantu tugas alur pelayanan di bagian pendaftaran
Unit kerja: Ruang Pendaftaran
Auditor: drg Wita dr. Rudianto Bidan Diah Rosita Elza Tanggal: 30-9-2016
Audit: 1. Febby 2. Putri 3. Yenni
Bagian 3 : Verifikasi/penilaian Auditor tentang tentang rencana kegiatan : Rencana kegiatan dapat dilaksanakan pada bulan September
Penanggung Jawab Manajemen Mutu
Kepala Puskesmas
dr. H Maladi drg. Fero Munadri
Nip.196701028 200212 1 003
Lampiran 3: Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut Proses
4. Kelengkapan SOP dan SK
UNIT : Ruang Pendaftaran
Kriteria Audit Bagian I : Detail Ketidaksesuaian Uraian Ketidaksesuaian 1. SOP dan SK di ruang pendaftaran belum lengkap
Bukti – Bukti Obyektif 1. Petugas belum memegang SOP diruang pendaftaran 2. SOP penyampaian hak dan kewajiban pasien kepada pasien dan petugas, bukti-bukti pelaksanaan penyampaian informasi belum lengkap 3. SOP koordinasi dan komunikasi antara pendaftaran dengan unit-unit penunjang terkait (misal SOP rapat antar unit kerja, SOP transfer pasien) belum lengkap 4. SOP alur pelayanan pasien belum lengkap 5. SK dan SOP tentang akses terhadap rekam medis belum lengkap 6. SK pelayanan rekam medis dan metode identifikasi belum lengkap 7. SK tentang sistem pengkodean, penyimpanan, dokumentasi rekam medis belum lengkap 8. SK dan SOP penyimpanan rekam medis belum lengkap 9. SK tentang isi rekam medis belum lengkap lengkap 10. SOP penilaian kelengkapan dan ketepatan isi rekam medis, bukti pelaksanaan penilaian, hasil belum lengkap 11. Belum dilengkapi RUK dan RPK Puskesmas dalam penyusunan mempertimbangkan mempertimbangkan informasi kebutuhan masyarakat.
Metode Audit Observasi dan telaah dokumen
Bagian 2: Rencana tindak lanjut dari analisi akar permasalahan, tindakan koreksi dan perbaikan dengan waktu penyelesaian (Dapat menggunakan formulir tindkan perbaikan atau pencegahan) Analisis Akar Permasalahan (Bagaimana/Mengapa hal ini bisa terjadi?) 1. Kurangnya pengetahuan petugas pendaftaran tentang pentingnya SOP di ruang pendaftaran 2. Belum lengkapnya SOP ruang pendaftaran 3. Belum lengkapnya SK di ruang pendaftaran 4. Belum lengkapnya SOP penyampaian hak dan kewajiban pasien kepada pasien dan petugas, bukti-bukti pelaksanaan penyampaian informasi informasi 5. Belum lengkapnya SOP koordinasi dan komunikasi antara pendaftaran dengan unit-unit penunjang terkait (misal SOP rapat antar unit kerja, SOP transfer pasien) 6. Belum lengkapnya SOP alur pelayanan pasien
7. Belum lengkpanya lengkpanya SK dan SOP tentang akses terhadap t erhadap rekam medis 8. Belum lengkpanya SK pelayanan rekam medis dan metode identifikasi 9. Belum lengkapnya SK tentang sistem pengkodean, penyimpanan, dokumentasi rekam medis 10. Belum lengkapnya SK dan SOP penyimpanan rekam medis 11. Belum lengkapnya lengkapnya SK tentang isi rekam medis medis 12. Belum lengkapnya SOP penilaian kelengkapan dan ketepatan isi rekam medis, bukti pelaksanaan penilaian, hasil 13. Belum dilengkapi RUK dan RPK Puskesmas dalam penyusunan mempertimbangkan informasi kebutuhan masyarakat. Tindakan perbaikan dan waktu penyelesaian : 1. Memberikan pengetahuan tentang pentingnya SOP di ruang pendaftaran 2. Pembuatan SOP diruang pendaftaran 3. Melengkapi SK petugas pendaftaran 4. Pembuatan SOP penyampaian hak dan kewajiban pasien kepada kepada pasien dan petugas, bukti-bukti pelaksanaan penyampaian informasi 5. Pembuatan SOP koordinasi dan komunikasi antara pendaftaran dengan unit-unit penunjang terkait (misal SOP rapat antar unit kerja, SOP transfer pasien) 6. Pembuatan SOP alur pelayanan pasien 7. Pembuatan SK dan SOP tentang akses terhadap rekam medis 8. Pembuatan SK pelayanan rekam medis dan metode identifikasi 9. Pembuatan SK tentang sistem pengkodean, penyimpanan, dokumentasi rekam medis 10. Pembuatan SK dan SOP penyimpanan rekam medis 11. Pembuatan SK tentang isi rekam medis 12. Pembuatan SOP penilaian kelengkapan dan ketepatan isi rekam medis, bukti pelaksanaan penilaian, hasil 13. Belum dilengkapi RUK dan RPK Puskesmas dalam penyusunan mempertimbangkan informasi kebutuhan masyarakat. Tindakan pencegahan supaya tidak terulang : 1. Memberikan pengetahuan tentang pentingnya SOP di ruang pendaftaran 2. Pembuatan SOP diruang pendaftaran 3. Melengkapi SK petugas pendaftaran masing masing 4. Pembuatan SOP penyampaian hak dan kewajiban pasien kepada kepada pasien dan petugas, bukti-bukti pelaksanaan penyampaian informasi 5. Pembuatan SOP koordinasi dan komunikasi antara pendaftaran dengan unit-unit penunjang terkait (misal SOP rapat antar unit kerja, SOP transfer pasien) 6. Pembuatan SOP alur pelayanan pasien 7. Pembuatan SK dan SOP tentang akses terhadap rekam medis 8. Pembuatan SK pelayanan rekam medis dan metode identifikasi 9. Pembuatan SK tentang sistem pengkodean, penyimpanan, dokumentasi rekam medis 10. Pembuatan SK dan SOP penyimpanan rekam medis 11. Pembuatan SK tentang isi rekam medis 12. Pembuatan SOP penilaian kelengkapan dan ketepatan isi rekam medis, bukti pelaksanaan penilaian, hasil 13. Belum dilengkapi RUK dan RPK Puskesmas dalam penyusunan mempertimbangkan informasi kebutuhan masyarakat.
Unit kerja: Ruang pendaftaran
Auditor: drg Wita dr. Rudianto Diah , Am.Keb Rosita Elza Tanggal: 30-9-2016
Audit : 1. Febby 2. Putri 3. Yenni
Bagian 3 : Verifikasi/penilaian Auditor tentang rencana kegiatan : Rencana kegiatan dapat dilaksanakan pada bulan September
Penanggung Jawab Manajemen Mutu
Kepala Puskesmas
dr. H Maladi drg. Fero Munadri
Nip.196701028 200212 1 003
