NOTULEN WORKSHOP AUDIT INTERNAL
Hotel Harmoni, 19-21 Maret 2018
HARI PERTAMA (Senin, 19 Maret 2018) Pembukaan
1. Laporan Kabid SDK dan Yankes - Akreditasi Puskesmas di Kota Banjar baru dimulai pada tahun 2017 terhadap tiga puskesmas, dengan hasil kelulusan dua puskesmas madya dan satu puskesmas masih menunggu hasil - Road map survei akreditasi untuk tahun 2018 terhadap tiga puskesmas, yaitu : Puskesmas Pataruman 3, Puskesmas Banjar 1, dan Puskesmas Langensari I - Evaluasi terhadap pelaksananaan Workshop Audit Internal tahun 2017 : jumlah peserta yang terlalu banyak sehingga kurang optimal - Kegiatan Workshop Audit Internal dibiayai oleh DAK Non Fisik 2. Sambutan Sekretaris Dinas Kesehatan - Diharapkan hasil Workshop memiliki dampak yang terukur, bukan hanya saat survei akreditasi, tetapi pasca akreditasi - Ada konsensus bersama untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan - Penetapan PPK BLUD puskesmas diharapkan sejalan dan sinergis dengan akreditasi puskesmas Materi I
“ Overview Overview Standar Akreditasi Puskesmas terkait Audit Int ernal dan Tinjauan Manajemen”
Narasumber : Nama
: Hasnawati Halta, SKM
Tempat, tanggal lahir : Sulawesi Selatan, 12 Oktober 1969 Pangkat, golongan
: Penata Tingkat I, III-d
Jabatan
: Fungsional Analis Kesehatan
Alamat Rumah
: Margahayu Raya Kota Bandung
Nomor Handphone
: 082116771239
Email
:
[email protected] [email protected]
Ringkasan Materi Overview Standar Akreditasi Puskesmas : 1. Kegiatan Monitoring dan Evaluasi merupakan proses yang harus dijalani dalam kegaiatan manajemen 2. Monitoring dan Evaluasi dilakukan terhadap output dan outcome yang diharapkan 3. Kegiatan audit internal merupakan dokumen telusur yang harus dipersiapkan 4. Pertanyaan pokok : “Bagaimana cara puskesmas mencapai akreditasi paripurna?” 5. Over View Puskesmas Majalengka : - Harus ada triase - Penataan obat yang rapi - Ruang laboratorium yang bersih dan rapi - Budaya bersih yang sudah berjalan (tidak instan) - Tempat penyimpanan kunci kendaraan yang rapi - Semua karyawan puskesmas adalah “cleaning service” - 5 R (ringkas, rajin, rawat, rapih, resik)
6. Kegiatan audit internal dan tinjauan manajemen harus dilakukan secara terencana 7. Selalu ada yang dilakukan setiap hari untuk mewujudkan akreditasi 8. Lakukan pemetaan instrumen akreditasi dengan duduk bersama antara tiga pokja 9. Bab I-IX tidak terpisahkan, melainkan mata rantai yang saling berhubungan 10. Koordinasi diantara pokja harus senantiasa dilakukan 11. Lakukan monitoring usulan kebutuhan untuk menindaklanjuti usulan sebelumnya 12. Bukan hanya baru memiliki regulasi dan dokumen, tetapi harus dibuktikan dengan pembuktian mekanisme kerja 13. Kepala Puskesmas harus melakukan monitroing dan evaluasi secara reguler dan terencana 14. Pemahaman tentang manajemen puskesmas yang baik dan memadai serta siklus manajemen puskesmas yang dilaksanakan menjadi jaminan mendapatkan Akreditasi minimal Utama Ringkasan Materi Pengantar Audit Internal dan Tinjauan Manajemen : 1. Audit internal merupakan salah satu mutu manajerial 2. Audit internal lebih menekankan pada mutu 3. Bab III, kriteria 3.1.4 EP 2,3,5 mensyaratkan dilakukan audit internal secara periodik 4. Audit internal sebaiknya dilakukan setiap bulan pada unit yang berbeda berdasarkan prioritas 5. Bab III, kriteria 3.1.2 EP 3 dan 4 Pertemuan Tinjauan Manajemen 6. Hasil audit internal harus dibahas bersama dan dilakukan umpan balik, serta wajib ditindaklanjuti secara rutin 7. Masalah yang tidak terpecahkan harus dibawa ke Pertemuan Tinjauan Manajemen, dilakukan minimal dua kali dalam setahun, terdapat delapan agenda : salah satunya hasil hasil audit internal 8. Akreditasi jalannya, isinya adalah manajemen puskesmas 9. Membuat rencana tahunan audit, difokuskan pada penilaian kinerja untuk meningkatkan kinerja 10. Pertemuan Tinjauan Manajemen membahas umpan balik b alik pelanggan, keluhan pelanggan, hasil audit internal, hasil penilaian kinerja, dll serta rekomendasi untuk perbaikan selanjutnya 11. Rekomendasi hasil pertemuan harus ditindaklanjuti dan dievaluasi Ringkasan Materi Inti Audit Internal : 1. Berasal dari kata “audio” banyak mendengar 2. Audit adalah mengumpulkan informasi faktual dan signifikan (dapat dipertanggungjawabkan) melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan) secara sistematis, obyektif, dan terdokumentasi yang berorientasi pada azaz penggalian nilai atau manfaat 3. Merupakan instrumen bagi manajemen untuk membantu mencapai visi, misi, dan tujuan organisasi 4. Kriteria audit merupakan kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai acuan, digunakan sebagai acuan pembanding terhadap bukti audit 5. Bukti audit : rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi 6. Temuan Audit : hasil evaluasi ev aluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit, dapat menunjuka kesesuaian atau ketidak sesuaian atau peluang perbaikan 7. Jenis audit : internal dan eksternal 8. 10 Esensi Audit : interaktif, sistematis, azaz manfaat, obyektif, faktual, analitis, pengambilan keputusan, terstandar, berulang, dan akuntabel
9. Tujuan Audit : mendapatkan data dan informasi faktual untuk mendapatkan rekomendasi sebagai dasar pengambilan keputusan 10. Dasar Penetapan Tujuan Audit Internal : - Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi - Rencana pengembangan pelayanan - Persyaratan sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan - Persyaratan regulasi (kontrak) - Evaluasi terhadap rekanan - Adanya potensi risiko kegiatan organisasi 11. Aktifitas Audit Internal : memastikan, menilai, dan merekomendasikan 12. Kegiatan Audit : telaah dokumen, observasi, minta penjelasan, peragaan, membandingkan, pembuktian, pemeriksaan fisik, kros cek, mengakses catatan, wawancara, angket survey, analisis data 13. Manfaat Audit Internal : - Referensi untuk pengambilan keputusan - Memahami permasalahan untuk mengambil langkah perbaikan - Pengendalian mekanisme jaminan mutu - Pembelajaran budaya kerja yang baik - Meningkatkan kepuasan pelanggan - Umpan balik terhadap kinerja Peran Auditor Internal : katalisator untuk mempercepat perubahan Tugas Auditor Internal : 1. Memahami standar 2. Melaksanakan - Menyusun audit plan - Menyusun instrumen - Menginformasikan rencana audit - Melakukan audit sesuai jadwal - Fokus audit pada masalah prioritas - Mengumpulkan informasi/fakta informasi/fakta - Verifikasi atas informasi validasi : seusai, verifikasi : bukti kebenaran terhadap persyaratan, konfirmasi : memperkuat bukti - Membuat kesimpulan terhadap temuan 3. Melakukan evaluasi komprehensif Teknik Sampling menggunakan rumus Slovin pada CI 95% dan alpha 5% Tugas : Membuat Audit Plan selama satu tahun, terwakili Admen, UKM, dan UKP dalam bentuk : 1. Kerangka Acuan 2. Jadwal Audit 3. Audit Plan Rincian Rencana Audit, memuat dalam bentuk : unit, tujuan, sasaran, auditor, standar, metode, instrumen audit, tanggal dan waktu ke I dan II, keterangan Pembahasan Paparan Presentasi Audit Internal 1. Lingkup audit agar spesifik dan terukur 2. Audit internal dilakukan oleh tim (tidak boleh satu orang) 3. Obyek audit minimal dilakukan dua kali
4. Latar belakang audit memuat lingkup audit (justifikasi mengapa hal tersebut perlu dilakukan audit) 5. Tujuan khusus memuat obyek audit Menyusun Rencana Audit (Komponen Audit) : 1. Tujuan : melakukan penilaian kinerja, identifikasi peluang inovasi, kesesuaian standar, dll 2. Lingkup : unit kerja/program/kegiata kerja/program/kegiatan n yang akan diaudit 3. Obyek : apa yang akan diaudit (spesifik) 4. Menetapkan kriteria : standar, pedoman, panduan, indikator/target kinerja, regulasi 5. Alokasi waktu, diupayakan ≥ dua kali 6. Metode : wawancara, observasi, ceklist, kroscek, periksa dokumen, telusur kegiatan, simulasi, inspeksi, pengukuran, dll beserta buktinya (rekaman, dll) 7. Persiapan audit : auditor, penetapan kriteria, penyusunan instrumen, dll 8. Laporan hasil audit perhatikan sistematika/format sistematika/format Menyusun Kerangka Acuan dan Instrumen Audit untuk Mengumpulkan Data/Fakta 1.
