Aranda Manual

[Manual de Uso e Instalación]

Aranda CMDB

© Todos los derechos reservados Aranda Software

www.arandasoft.

[1]


Aranda CMDB

Introducción

La base de datos de gestión de la configuración de Aranda (Aranda CMDB) hace el seguimiento y clasifica todos los costos relacionados con activos, permitiendo a las organizaciones analizar el impacto financiero de los activos en la empresa y facilitar la adopción de ITIL y otras mejores prácticas de la industria.

Aranda CMDB se encargará de mantener, de manera confiable y actualizada, la información de cada elemento de configuración (CI) de su compañía. Por cada activo, usted podrá tener un registro de existencia y versión respectiva, así como de su historial.

Adicionalmente, Aranda CMDB integra las diferentes herramientas de Aranda Software como Aranda ASSET MANAGEMENT y Aranda SERVICE DESK, para tener en un lugar centralizado todos los activos, integrando las funcionalidades de los productos existentes y unificando la información.


www.arandasoft.

[2]


Aranda CMDB

Introducción

La base de datos de gestión de la configuración de Aranda (Aranda CMDB) hace el seguimiento y clasifica todos los costos relacionados con activos, permitiendo a las organizaciones analizar el impacto financiero de los activos en la empresa y facilitar la adopción de ITIL y otras mejores prácticas de la industria.

Aranda CMDB se encargará de mantener, de manera confiable y actualizada, la información de cada elemento de configuración (CI) de su compañía. Por cada activo, usted podrá tener un registro de existencia y versión respectiva, así como de su historial.

Adicionalmente, Aranda CMDB integra las diferentes herramientas de Aranda Software como Aranda ASSET MANAGEMENT y Aranda SERVICE DESK, para tener en un lugar centralizado todos los activos, integrando las funcionalidades de los productos existentes y unificando la información.


www.arandasoft.

[2]


Aranda CMDB

Tabla de Contenido Introducción ............................................................................... ................................................................................................ ................. 2 Requerimientos del sistema ............................................................................. 7 Instalación de Aranda CMDB ....................................................................... ............................................................................. ...... 8

Registrar Aranda CMDB ................................................................................... ........................ ........................................................... 10 Licenciar la consola de Aranda CMDB .................................................................. 11 Configurar los módulos Aranda Mailer y Aranda DBManager ........................................ 15 Ingreso a la consola ACMDB .............................................................................. 20 Configurar parámetros............................................................................... .................................................................................... ..... 20 Configurar los campos lookups .......................................................................... ..................................................................... ..... 21 Crear categorías ....................................................................... .................... 22 Crear estados para los CIs ........................................................................... ................................................................................ ..... 22 Crear agrupaciones agrupaciones .................................................................... ........................................................................................ .................... 23 Configurar el Aranda FILE SERVER ...................................................................... 24 Ejecutar una aplicación o un documento .............................................................. 24 Importar CIs desde AAM .................................................................................. ........ .......................................................................... 26 Actualizar usuarios desde AAM .......................................................................... 26 Crear un CI ................................................................................................. ...................................... ........................................................... 27 Crear relaciones al CI ................................................................................ ..................................................................................... ..... 29 Crear y asociar componentes al CI ...................................................................... 31 Consultar los mantenimientos mantenimientos realizados al CI ........................................................ 32 Asignar características adicionales al CI ............................................................... ................................ ............................... 33 Asociar usuarios al CI ..................................................................................... .......................... ........................................................... 33 Hacer y consultar comentarios al CI .................................................................... 34 Registrar la ubicación del CI ............................................................................. 34


www.arandasoft.

[3]


Aranda CMDB

Consultar detalles de contratos, facturas u otros documentos ..................................... 35 Hacer cálculos de depreciación del CI ................................................................. 36 Ver resumen de los casos registrados en Aranda SERVICE DESK asociados con el CI............. 38 Fijar línea base del CI .................................................................................... 40 Crear contratos, facturas y otros documentos ........................................................ 40 Crear contratos ........................................................................................... . 41 Crear facturas.............................................................................................. 43 Registrar información de los proveedores ............................................................. 47 Consultar relaciones entre usuarios y CIs .............................................................. 48 Crear presupuestos ........................................................................................ 48 Generar alarmas para auditorías ........................................................................ 51 Crear y editar servicios ................................................................................... 51 Asociar usuarios y compañías al servicio ............................................................... 52 Asociar CIs al servicio ..................................................................................... 53 Asociar Áreas del negocio al servicio ................................................................... 53 Asociar Grupos de Especialistas al servicio ............................................................ 53 Crear SLA al servicio ...................................................................................... 54 Configurar métricas para el SLA ......................................................................... 55 Configurar métricas manuales........................................................................... 55 Adjuntar archivos al SLA.................................................................................. 56 Asociar contratos al SLA .................................................................................. 56 Registrar información adicional y cambios al SLA .................................................... 56 Registrar las partes participantes y las responsabilidades de las mismas ......................... 56 Establecer la disponibilidad y confiabilidad del servicio ............................................ 57 Establecer el flujo de trabajo y seguridad............................................................. 57


www.arandasoft.

[4]


Aranda CMDB

Definir cargos y reportes ................................................................................. 57 Registrar incentivos y horas en la prestación del servicio ........................................... 58 Establecer métricas por Grupo Cliente................................................................. 58 Asociar usuarios al Grupo cliente ....................................................................... 58 Asociar compañías al grupo cliente ..................................................................... 59 Módulo de mantenimientos .............................................................................. 59 Crear una orden de Mantenimiento ..................................................................... 59 Programar Mantenimientos .............................................................................. 61 Ver Mantenimientos ....................................................................................... 62 Ver Registros de las órdenes de mantenimiento ...................................................... 63 Clonar un CI ................................................................................................ 69 Registrar características adicionales ................................................................... 70 Buscar un CI específico ................................................................................... 70 Detectar dispositivos SNMP .............................................................................. 71 Asignar perfil a un CI ...................................................................................... 72 Reactivar CI ................................................................................................ 73 Configurar estados por categoría ....................................................................... 73 Asignar permisos por categorías......................................................................... 74 Ver Resumen ............................................................................... ................ 75 Componentes de Aranda CMDB ........................................................................ 76 Desinstalar Aranda CMDB ...............................................................................81 Aranda Web Mantenimiento ............................................................................ 82 Requisitos de Aranda Web Mantenimiento .......................................................... 83 Instalación de Aranda Web Mantenimiento .......................................................... 84 Uso de Aranda Web Mantenimiento ................................................................... 85

Ver detalles de la orden ............................................................................................. 89


www.arandasoft.

[5]


Aranda CMDB

Estado ....................................................................................................... 89 Escribir Nota ............................................................................................... 90 Fecha Inicial................................................................................................ 90 Descripción ................................................................................................. 90 Ítems ........................................................................................................ 90 Ver detalles del Ítem ..................................................................................... 91 GLOSARIO .................................................................................................. 92


www.arandasoft.

[6]


Aranda CMDB

Requerimientos del sistema

Antes de iniciar el proceso de instalación, asegúrese de desinstalar cualquier versión previa y verifique algunos puntos adicionales para asegurar una correcta instalación y adecuado funcionamiento.

En la estación Procesador Sistema Operativo Memoria RAM Espacio en DD

Pentium II Windows 2000 Professional o superior 512 MB 100 MB

En el servidor Procesador Memoria Sistema operativo

Pentium IV de 2 GHz 512 MB RAM y 512 MB por cada 30 conexiones a la base de datos. Microsoft Windows 200 Server o superior Internet Information Services 5.0 o superior Microsoft.NET Framework 1.1 MDAC 2.7 o superior

Espacio libre en DD Otros

150 MB CD-ROM o acceso a uno a través de la red.


www.arandasoft.

[7]


Aranda CMDB

Instalación de Aranda CMDB Para empezar a instalar la consola Aranda CMDB, se debe hacer doble clic en el archivo cmdb_7.2.0.exe; Inmediatamente, aparecerá una ventana en la que debe seleccionar el idioma con el que va a quedar configurado el uso de la consola. Sin embargo, si lo desea cambiar, lo podrá hacer desde el módulo Aranda SETTINGS, cuyas indicaciones se encuentran detalladas en su respectivo manual.

1. Una vez haya seleccionado el idioma, pulse [Siguiente] y vuelva a presionar [Siguiente] en la ventana de bienvenida a la instalación.

2. Lea cuidadosamente los términos de la licencia y si desea continuar con la instalación, seleccione la casilla Acepto los términos del acuerdo de licencia , de lo contrario, cancele.

3. Pulse [Siguiente] e ingrese el nombre de usuario y el de la empresa. 4. Pulse [Siguiente] y seleccione el tipo de instalación que desea: Completa

Automáticamente Automáticamente se instalan i nstalan todas las aplicaciones del programa. Personalizada

Puede elegir la ruta donde desea guardar el programa y las aplicaciones que necesite instalar.


www.arandasoft.

[8]


Aranda CMDB

Console Modules: Para instalar las aplicaciones de la consola Server Module: Para instalar los módulos del CMDB: Aranda Mailer y Aranda

DBManager.

5. Para llevar a cabo el proceso de instalación, pulse [Instalar].

6. Presione el botón [Finalizar]. 7. Felicitaciones. Ahora proceda al registro de la solución en e l módulo Registry.


www.arandasoft.

[9]


Aranda CMDB

Registrar Aranda CMDB 1. Diríjase a Inicio -> Todos los programas -> Aranda Software -> Aranda Tools -> Registry. 2. En la ventana que aparece, seleccione la casilla correspondiente a Aranda CMDB y presione [Next]. 3. En el espacio Company Name ingrese el nombre de su organización. Tenga en cuenta que dicho nombre deberá ser el mismo para todas las herramientas de Aranda Software.

4. Ingrese el nombre del usuario que utilizará la herramienta.

5. Presione [Next]. 6. Presione [New CD Key]. 7. Presione [Next]. 8. Para

poder continuar con el proceso, debe ingresar a la dirección: http://www.arandasoft.com/serials, solicitando el serial correspondiente a su adquisición, teniendo los siguientes datos a la mano: Nombre de la compañía CDKey Nombre del Producto Versión Cantidad de licencias Tipo de Serial (Demo, Arriendo, Compra).


www.arandasoft.

[10]


Aranda CMDB

9. Ingrese el serial que le fue enviado por correo electrónico.

10. Presione el botón [Register]. 11. Enseguida aparece la ventana de notificación informando que el proceso fue exitoso. Ahora proceda a licenciar la solución.

Licenciar la consola de Aranda CMDB 1. Diríjase a Inicio -> Todos los programas -> Aranda Software -> Aranda Tools -> Aranda Serials. 2. De inmediato se despliega la ventana de Aranda SERIALS, donde debe copiar el CD KEY que fue generado en el registro del servidor para Aranda CMDB.


www.arandasoft.

[11]


Aranda CMDB

3. Presione [Aceptar]. 4. De inmediato aparece una ventana de notificación, informándole que el proceso del registro del CD KEY fue exitoso. De no haber sido exitoso el licenciamiento de la consola, al ejecutarla aparecerá la siguiente ventana. En caso tal, debe registrarla nuevamente por el módulo Aranda Serials.

Ya licenciado el Servidor y la(s) consola(s), proceda a crear la conexión a la Base de Datos Aranda (en el ODBC de Windows) y posteriormente la conexión a la Base de Datos. Para ello, remítase al manual de uso del módulo Aranda SETTINGS. En seguida configure los permisos de uso y acceso a las consolas Aranda CMDB y Aranda Web Mantenimiento en el módulo PROFILE. Para ello, remítase al manual de uso de Aranda PROFILE.

Crear las dependencias a los servicios de Aranda Las dependencias se crean únicamente cuando el motor de base de datos SQL Server se encuentra en el mismo servidor donde se ha instalado Aranda SERVICE DESK, con el fin de que los servicios de Aranda suban únicamente cuando el motor de base de datos haya iniciado. Cree las dependencias de los servicios de Aranda Software al motor de base de datos SQL Server. Para ello, siga los pasos explicados a continuación:

1. Diríjase a Inicio -> Ejecutar. 2. Ejecute el comando Regedit. 3. En la consola del editor del registro ubique la siguiente clave: HKEY_LOCAL_MACHINE/System/CurrentControlSet/Services

4. Ubique cada uno de los servicios Aranda que se conectan a la Base de Datos y ejecute las siguientes instrucciones para cada uno de ellos:


www.arandasoft.

[12]


Aranda CMDB

Aranda Cruncher Aranda Cruncher File Aranda Repserver DBManager Aranda Mailer Aranda

5. Haga clic derecho sobre el servicio correspondiente y seleccione la opción Nuevo –> Valor cadena múltiple.


www.arandasoft.

[13]


Aranda CMDB

6. En el panel central aparecerá así:

y en ese espacio ingrese

el valor DependOnService y presione [Enter].

7. Haga doble clic sobre el registro y en la ventana que se despliega ingrese el valor “MSSQLServer” para el tipo de datos REG_MULTI_SZ.

8. Presione [Aceptar].

9. Compruebe la dependencia creada en las propiedades de cada servicio, a través de Inicio-> Ejecutar -> services.msc -> Aranda Cruncher /Aranda Cruncher File/ Aranda Repserver/ Aranda DBManager / Aranda Mailer -> Propiedades -> pestaña [Dependencias].


www.arandasoft.

[14]


Aranda CMDB

Configurar los módulos Aranda Mailer y Aranda DBManager Configurar módulo Aranda MAILER La función del módulo Aranda MAILER es ocuparse exclusivamente del envío de correos electrónicos, generados por el módulo DBManager cuando se genera una alarma. Para llevar a cabo esta labor, el módulo monitorea periódicamente la base de datos de Aranda en busca de nuevas alarmas para las cuales se haya configurado el envío de correos electrónicos. Luego realiza esta labor de envío automáticamente. Además, permite el envío de información pendiente en cualquier momento, siempre y cuando el usuario así lo disponga.

Abrir la interfaz de Aranda MAILER

Diríjase a Inicio -> Todos los programas -> Aranda Software -> Aranda Tools –> Aranda Services.

En la interfaz de Aranda Service Center haga clic en el icono

.

De inmediato en el panel central se muestran las funcionalidades del módulo Aranda Mailer.


www.arandasoft.

[15]


Aranda CMDB

Mailer presenta una ventana muy sencilla de utilizar. Contiene un cronómetro que recorre un ciclo predefinido de aproximadamente 1 minuto; cada vez que este ciclo se cumple, el módulo revisa nuevamente en la base de datos en busca de alarmas o mensajes programados para ser enviados y en caso de encontrar alguno, lo envía de inmediato.

Configurar Mailer 1. Desde el panel central, haga clic en la opción Configuración Mailer. De inmediato se despliega la siguiente ventana:

2. En el menú desplegable seleccione una de las cuatro plantillas del cuerpo del mensaje para que el DBmanager genere la información correspondiente a la seleccionada. Para el caso de Aranda CMDB, las plantillas que aplican son: Vencimientos de contrato y Vencimientos de garantía. 3. Ingrese el servidor de correo a través del cual se realizará el envío de correos. 4. Ingrese el puerto del servidor de correo. 5. Registre la dirección electrónica o cuenta por medio de la cual se enviarán los correos. 6. Ingrese la contraseña correspondiente a la cuenta de correo electrónico ingresada anteriormente. 7. Seleccione el nombre el remitente de los correos en el campo Nombre Usuario. Los usuarios que se listan son extraídos de la base de datos Aranda. 8. En el campo Asunto, digite el nombre, motivo o título del correo. 9. En el cuerpo del mensaje se visualiza la información que va a generar el DBmanager, de acuerdo con la plantilla seleccionada. 10. Después de ingresar la información, haga clic en [Salvar]. 11. Para salir de la interfaz de configuración, presione [Cerrar].


www.arandasoft.

[16]


Aranda CMDB

Enviar mensajes pendientes

Para enviar los correos electrónicos que por alguna falla de conexión o por programación, no han sido remitidos, presione el botón [Enviar mensajes pendientes]. De inmediato, los correos almacenados serán despachados a las cuentas de correo configuradas.

Borrar Log

Para eliminar los informes de envío presentados en el panel central, presione el botón [Borrar log] .

Ver número de mensajes enviados y almacenados

En la parte superior de la interfaz del Mailer se visualiza el número de correos generados y el número de éstos que ha sido enviado.

Configurar módulo DBmanager El módulo DBmanager se encarga de realizar el monitoreo de generación de alarmas del vencimiento de contratos para Aranda CMDB. El servicio de DBmanager efectúa el monitoreo cada 12 horas como valor mínimo predeterminado. El archivo del DBmanager quedará ubicado en la carpeta “C: \Archivos de programa\Aranda\Aranda SERVICEDESK”.


www.arandasoft.

[17]


Aranda CMDB

Abrir la interfaz de Aranda DBmanager

Diríjase a Inicio -> Todos los programas -> Aranda Software -> Aranda Tools –> Aranda Services.

En la interfaz de Aranda Service Center haga clic en el icono

.

De inmediato en el panel central se muestran las funcionalidades del módulo Aranda DBManager.

Configurar los tiempos de monitoreo del DBManager

El usuario podrá configurar el tiempo del recorrido del DBmanager para el monitoreo de alarmas predeterminado para 12 Horas. En el caso de Aranda CMDB, configure el tiempo así: Desde el panel central, haga clic en el botón [Configurar Tiempos]. Seleccione el tiempo (en segundos) en el cual desea que el módulo DBManager monitoree la generación de nuevas alarmas para enviarlas al módulo Aranda Mailer. Tenga en cuenta que la configuración como mínimo debe ser de 43200 segundos (12 Horas).

Presione el botón [Guardar].

Visualizar el log de operaciones del DBManager

En la interfaz principal del módulo, ubíquese sobre la pestaña [Log]. En la parte inferior del panel, ubíquese sobre la pestaña [CMDB]. De inmediato visualizará el reporte de eventos realizados en el DBManager para Aranda CMDB (Fecha de inicio del evento, Estado -enviado, no enviado-, tiempo que duró la operación, si se presentó error o no y el mensaje que fue enviado al Mailer).


www.arandasoft.

[18]


Aranda CMDB

Visualizar el rendimiento de las operaciones del DBManager

En la interfaz principal del módulo DB Manager, ubíquese sobre la pestaña [Historial], de inmediato visualizará el performance de procesos del DBManager para las siguientes cuatro aplicaciones que según corresponda, tenga instaladas en su organización (Aranda SERVICE DESK, Aranda CMDB, Aranda SOFTWARE METRIX y Aranda ASSET MANAGEMENT). El proceso se reconocerá por el color de cada una de las aplicaciones ilustrado en la parte superior de la interfaz.


www.arandasoft.

[19]


Aranda CMDB

Uso de Aranda CMDB Ingreso a la consola ACMDB 1. Diríjase a Inicio -> Todos los programas -> Aranda Software -> Aranda CMDB-> CMDB. 2. En la ventana de validación que aparece, ingrese el usuario y la contraseña, dependiendo del tipo de autenticación que elija: [Aranda] / [Windows]. [Aranda]

Son los usuarios que pueden ser importados desde el Directorio Activo o creados previamente en el módulo Aranda Profile. Usuario: Ingrese el usuario importado desde el Directorio Activo. Contraseña: Ingrese la contraseña creada manualmente. Si ingresa con el usuario

ADMINISTRATOR, la contraseña creada por defecto es [root]. [Windows]

Son los usuarios que se validan con el Directorio Activo. Usuario: Ingrese el usuario con el que se registra en Windows.

Nota: Esta opción sólo es posible si el alias del usuario en Window s es igual al del usuario en Aranda, para ello, se recomienda importar los usuarios del Directorio Activo (Ver manual Aranda PROFILE). Contraseña: Ingrese la contraseña de registro de Windows. Dominio: Ingrese el dominio (servidor) al cual pertenece el usuario.

Nota: Recuerde que la definición de permisos se hace por grupo de trabajo, de tal forma que al ingresar un usuario a determinado grupo aplicarán los permisos definidos para el grupo.

3. Presione [Aceptar].

Configurar parámetros Antes de empezar a registrar CIs y gestionar su ciclo de vida, es necesario configurar cierta información para que la administración se realice de manera adecuada.


www.arandasoft.

[20]


Aranda CMDB

Configurar los campos lookups 1. Desde el panel izquierdo, diríjase a la opción [Configuración de parámetros]. 2. Al hacer clic en cada uno de los siguientes links, inmediatamente se abre la funcionalidad correspondiente del módulo Aranda SETTINGS que permite configurar los diferentes campos Lookups. Ver manual Aranda SETTINGS, capítulo “PARAMConfig”.

Departamento

Número de departamento

País

Ciudad

Sede

Edificio

Piso

Sucursal

Tipo contrato

Marcas

Perfil

Centro de costo

Estados de contratos

Tipos de relación


www.arandasoft.

[21]


Aranda CMDB

Crear categorías 1. Desde el panel izquierdo, diríjase a la opción [Configuración de parámetros]. 2. Haga clic en el link Categoría e inmediatamente se abre el módulo Aranda SETTINGS en la funcionalidad [Categoría].

3. Para saber cómo crear las categorías y sus respectivos nodos, consulte el manual Aranda SETTINGS, capítulo “Categorías”, página 19.

Crear estados para los CIs 1. Desde el panel izquierdo, diríjase a la opción [Configuración de parámetros]. 2. Haga clic en el link Estados e inmediatamente se despliega la ventana de la configuración de estados por categoría. 3. Haga clic en el icono

.

4. Ingrese el nombre, la descripción, el color de fondo y el color de la letra que tendrá el estado. Ver el ejemplo de la siguiente imagen.


www.arandasoft.

[22]


Aranda CMDB

5. Para guardar el registro presione el icono

.

6. Si desea editar un estado, ubíquese sobre el registro del mismo (panel izquierdo inferior) y

haga clic en cambios.

. Configure la información que requiera y presione

para guardar los

7. Si desea eliminar un estado para CIs, ubíquese sobre el registro (panel izquierdo inferior) y

presione

.

Crear agrupaciones 1. Desde el panel izquierdo, diríjase a la opción [Configuración de parámetros]. 2. Haga clic en el link Agrupación e inmediatamente se abre el módulo Aranda SETTINGS en la funcionalidad [TREEConfig].


www.arandasoft.

[23]


Aranda CMDB

3. Para saber cómo crear las agrupaciones, asociarles estaciones de trabajo y asignar permisos a los grupos de trabajo para que puedan visualizar el inventario de las máquinas contenidas en dichos nodos, consulte el manual Aranda SETTINGS, capítulo “TREEConfig”, página 17.

Configurar el Aranda FILE SERVER 1. Desde el panel izquierdo, diríjase a la opción [Configuración de parámetros]. 2. Haga clic en el link AFS e inmediatamente se abre el módulo Aranda SETTINGS en la funcionalidad [AFSPath].

3. Para saber cómo configurar la dirección URL en la cual se van a almacenar las fotos, imágenes y demás objetos publicables desde Aranda CMDB, consulte el manual Aranda SETTINGS, capítulo “AFSPath”, página 13.

Ejecutar una aplicación o un documento Esta funcionalidad permite integrar ACMDB con otro aplicativo o documento. Para ello siga los pasos explicados a continuación: 1. Desde el panel izquierdo, diríjase a la opción [Configuración de parámetros]. 2. Haga clic en el link Acción. 3. En la ventana que se despliega ingrese los siguientes datos:


www.arandasoft.

[24]


Aranda CMDB

Descripción Programa Parámetro

Nombre de la aplicación o documento. La ruta o dirección URL de la aplicación o documento, con el parámetro que será consultado. Uno de los datos del CI que desee como criterio de integración del CI a la aplicación o documento.

En el ejemplo de la siguiente gráfica la aplicación seleccionada es la consola de la solución Aranda ASSET MANAGEMENT y el criterio de integración definido es el nombre del CI.

De tal manera que cuando el usuario se remita al icono [Elemento de Configuración] de la barra vertical y haga clic derecho sobre cualquier CI listado en la rejilla, aparece el nombre del aplicativo y la opción para integrarlo de acuerdo con el parámetro configurado anteriormente. Para este ejemplo si se hace clic derecho en el CI LASERJET 4 PLUS, se abre la consola Aranda ASSET MANAGEMENT mostrando la información de dicho elemento de configuración.


www.arandasoft.

[25]


Aranda CMDB

Importar CIs desde AAM Si Aranda ASSET MANAGEMENT (AAM) - solución de inventario automatizado de hardware y software- se encuentra instalada en su organización, en este punto se integra con Aranda CMDB, ya que es posible importar los elementos de configuración registrados en AAM. Para ello, siga los pasos explicados a continuación:

1. Desde la barra de tareas haga clic en Herramientas -> Integración CMDB – AAM -> Crear CIs desde AAM.

2. Seleccione la categoría en la cual desea clasificar los CIs a importar.

3. Espere a que la información cargue y en la ventana de confirmación que aparece, presione [Yes] para que la información del usuario responsable de todos los CIs que se relacionan con AAM, se actualice.

4. Enseguida, la información de los CIs importados desde AAM son listados en la categoría que seleccionó.

Actualizar usuarios desde AAM Esta funcionalidad permite migrar la información de los usuarios responsables de los CIs. Es decir, el usuario responsable del CI será el que está registrado en Aranda ASSET MANAGEMENT.

1. Desde la barra de tareas haga clic en Herramientas -> Integración CMDB – AAM -> Actualizar usuarios.

2. En la ventana de confirmación que aparece, presione [Yes].


www.arandasoft.

[26]


Aranda CMDB

Crear un CI Para registrar e ingresar toda la información de un CI en la base de datos de la administración de configuración (Aranda CMDB), es necesario seguir los pasos explicados a continuación, en el respectivo orden:

1. Diríjase a la opción [Elemento de Configuración] de la barra de iconos vertical . 2. Presione

de la barra de iconos.

3. De inmediato se despliega una ventana en la cual se ingresan todos los datos correspondientes del CI a registrar. En la parte izquierda de la ventana se encuentra una barra vertical de ítems que se activarán a medida que vaya ingresando la información del CI.

4. En el ítem [General] ingrese la información básica del CI: Nombre Categoría

Impacto

Ingrese el nombre del CI. Permite asociar el CI a la categoría que elija. Si desea crear una nueva o configurar las existentes, pulse y de inmediato se abrirá la configuración del árbol de categorías del AAM Settings. Importancia del funcionamiento del CI dentro de la empresa. (Baja, Media, Alta, Crítica).

Modelo Número de placa Marca Serial Precio Agrupación

Modelo determinado del CI. Código del CI dentro de la empresa (si lo tiene). Nombre de la empresa que fabrica el CI. Código único del CI. Costo que tuvo para la empresa la compra del CI. Permite asociar el CI al grupo de trabajo que elija. Si desea crear uno nuevo o

Centro de Costo

configurar los existentes, pulse y de inmediato se abrirá la configuración del árbol de agrupaciones del AAM Settings. Permite asociar el CI al centro de costo que elija. Si desea crear uno nuevo o

Responsable Fecha de inicio de responsabilidad Seleccione la foto del ítem de configuración Descripción


configurar los existentes, pulse y de inmediato se abrirá la configuración de campos Lookups del AAM Settings. Persona responsable del CI. Puede buscar, desasociar, crear, editar y ver los detalles del usuario en el menú desplegable. Ver manual Aranda PROFILE. Permite ingresar la fecha en la cual el CI fue asignado al usuario. Para ubicar la foto del CI, pulse

, busque y seleccione el archivo.

Permite ingresar una breve descripción del CI. Por ejemplo, color, alguna característica específica, etc.

www.arandasoft.

[27]


Aranda CMDB

En la parte inferior de la ventana, hay tres pestañas:

Compañía Estado Actual Estado Programado Fecha de Entrega a la Compañía Fecha de Estado Programado Fecha de Aceptación Unidad de Medida Valor de Unidad de Medida Asociación de Estaciones Fecha de Salida de la Compañía


Permite seleccionar el estado del CI. Por ejemplo, Arriendo, Leasing, Activo, Inactivo, en uso, etc. Dependiendo de la configuración de opciones que haya realizado el administrador. Permite seleccionar el próximo cambio de estado del CI. Por ejemplo, si el estado actual es arriendo, el siguiente puede ser propio. Fecha en la cual el CI fue recibido. Fecha en la cual el CI debe cambiar al estado en que programó anteriormente. Fecha en la cual el CI fue aprobado en la compañía. Es la unidad de medida que caracteriza al CI. Puede ser tamaño (si es un monitor: pulgadas), capacidad (si es una memoria: MB), etc. El valor que caracteriza dicho CI. Permite asociar el CI a una estación determinada. Fecha en la cual el CI deja de ser parte de los elementos de configuración de la compañía.

www.arandasoft.

[28]


Aranda CMDB

Terceros Proveedor

Permite seleccionar, desasociar, editar y crear la información del distribuidor del CI al hacer clic en

Fabricante

. Para más información, diríjase al capítulo Vendedor.

Permite seleccionar, desasociar, editar y crear la información del fabricante del CI al hacer clic en

. Para más información, diríjase al capítulo Vendedor.

Identificación

RFID

Ingrese el código del Identificador de Radiofrecuencia (si lo tiene).

Código de Barras

Ingrese el código de barras del elemento de configuración (si lo tiene).

Licencia

Ingrese el código de la licencia (si lo tiene).

Hasta este punto se ha ingresado la información básica y los datos necesarios para crear un CI. Ahora presione el botón para que el CI quede registrado en la consola Aranda CMDB. Enseguida puede proceder a ingresar datos complementarios y realizar las configuraciones que desee.

Crear relaciones al CI Aranda CMDB le permite asociar o desasociar el elemento de configuración a otros CIs y además, configurar dichas relaciones en una gráfica, con el fin de tener una perspectiva global del activo como tal. 1. Desde la barra vertical de ítems, en el panel izquierdo de la ventana, haga clic en [Relaciones]. 2. Enseguida en el panel central se muestra el CI y sus correspondientes asociaciones. Y en la columna de la mitad se muestran los tipos de relaciones que se pueden establecer ( depende de, hace parte de, está compuesto por, etc.). Los tipos de relaciones son definidas en la opción Configuración de Parámetros, que despliega el módulo Aranda SETTINGS. Remítase al manual de uso respectivo, en el capítulo PARAMConfig. 3. Ubíquese sobre el tipo de relación que quiera que tenga el elemento de configuración con el(los) CI(s) a asociar. 4. Haga clic sobre la opción [Asociar CIs].


www.arandasoft.

[29]


Aranda CMDB

5. En la ventana que se despliega debe ingresar los criterios de búsqueda de los CIs que desea relacionar; después presione [Buscar]. Luego seleccione el(los) CI(s) a asociar y pulse [Aceptar]. 6. En el panel central aparece la gráfica, donde se muestran las relaciones con el(los) CI(s) asociados.

7. Para controlar el zoom de la gráfica, debe ubicar el puntero del mouse en la línea roja del cuadrado de la parte de abajo y con clic sostenido, moverlo hacia adentro para agrandar la imagen ó, hacia afuera para reducirla. 8. Si desea desasociar uno o más CIs en el tipo de relación seleccionada, presione [Desasociar CIs]. Enseguida se despliega el listado de los elementos de configuración asociados; desactive la casilla del (los) CI(s) a desasociar y cierre el listado. En la gráfica ya no aparecerán los CIs escogidos.

También es posible realizar otras asociaciones al CI como facturas, contratos, componentes y otros documentos (Disponible en cualquier opción de la barra de iconos vertical excepto en Línea Base). Para ello siga estos pasos: 1. Desde la barra de tareas superior de la ventana, haga clic en [Asociaciones]. 2. Desde el panel izquierdo de la ventana que se despliega, seleccione el tipo de elemento a asociar (Componentes/ Contratos/ Facturas/ Otros Documentos). Si seleccionó Componentes, remítase al tema Crear y asociar componentes al CI , explicado más adelante.


www.arandasoft.

[30]


Aranda CMDB

3. En caso de haber seleccionado Contratos/Facturas/Otros Documentos, elija los ítems a asociar activando la casilla respectiva en la columna [ Relación] y cierre la ventana.

Crear y asociar componentes al CI Un componente es cada elemento que hace parte de un CI. Los componentes se crean por la necesidad de enrutar las órdenes de mantenimiento en ACMDB. Por ejemplo, si se registra como CI una impresora, entonces el cartucho de tinta negra, el cartucho de tinta a color y la cinta de impresión, son sus respectivos componentes. 1. Desde la barra vertical de ítems, en el panel izquierdo de la ventana, haga clic en [Componentes]. 2. Enseguida en el panel central se muestra el CI y sus correspondientes componentes asociados. 3. Para crear o asociar componentes, haga clic en [Asociaciones]. 4. En la ventana que aparece seleccione la opción [Componentes] y en la parte inferior presione [Crear]. 5. Enseguida se despliega una ventana en la que debe ingresar el nombre, la descripción y el tipo de componente (la categoría a la que pertenece). Además, si tiene asociada una estación al CI, puede escoger si está asociado a un driver y el listado de hardware al cual pertenece. 6. Presione [Grabar] para guardar el registro del componente.

7. Si desea editar el registro de un componente, selecciónelo y presione [Editar]. Haga la configuración que requiera y presione [Grabar] para guardar los cambios.


www.arandasoft.

[31]


Aranda CMDB

8. Enseguida en la gráfica del panel central se muestran los componentes asociados al CI. Para controlar el zoom de la gráfica, debe ubicar el puntero del mouse en la línea roja del cuadrado de la parte de abajo y con clic sostenido, moverlo hacia adentro para agrandar la imagen ó, hacia afuera para reducirla. 9. Si desea eliminar un componente, haga clic en [Asociaciones] -> [Componentes]. Seleccione el registro que desea eliminar y haga clic derecho -> Eliminar.

Consultar los mantenimientos realizados al CI En esta opción se pueden consultar los mantenimientos realizados al CI y si éste está programado para un próximo mantenimiento. Para ello, siga estos pasos: 1. Desde la barra vertical de ítems, en el panel izquierdo de la ventana, haga clic en [Mantenimientos]. 2. Enseguida en el panel central se muestran todos los registros de las órdenes de mantenimiento en las que ha estado involucrado el CI, con la siguiente información: Orden No. Inicio del Mantenimiento Fecha estimada Fin del Mantenimiento

Número de la orden. Fecha en la cual empezó a ejecutarse la orden. Fecha tentativa para finalizar el mantenimiento. Fecha real en la cual finalizó el mantenimiento.

Costo Total Comentario Tipo Estado Prioridad

El valor del mantenimiento. Observación (es) realizada(s) respecto al mantenimiento del CI. Clase de mantenimiento. Por ejemplo, correctivo, preventivo, etc. Estado de atención de la orden. Por ejemplo, aprobado, cerrado, etc. Importancia de atención de la orden de mantenimiento.

3. En la parte superior se muestra si el CI está programado o no para mantenimiento. En caso afirmativo, da a conocer la fecha respectiva.


www.arandasoft.

[32]


Aranda CMDB

Asignar características adicionales al CI Permite consultar, registrar y editar la información correspondiente a las principales propiedades del CI seleccionado. Por ejemplo, color, material, tamaño, capacidad del disco duro, etc. Dichas características son ingresadas previamente en la opción [Características Adicionales] , ubicada en el menú desplegable [Herramientas] de la barra de herramientas. 1. Desde la barra vertical de ítems, en el panel izquierdo de la ventana, haga clic en [Características]. 2. En el panel central aparecen listadas las características a configurar. 3. Ubíquese en el recuadro amarillo frente a la característica que vaya a asignar para el CI e ingrese el valor correspondiente. 4. Para guardar la configuración, presione [Guardar cambios].

Asociar usuarios al CI Algunos elementos de configuración son utilizados por uno o más usuarios, por lo que es conveniente asociar los que están directa o indirectamente vinculados al CI. 1. Desde la barra vertical de ítems, en el panel izquierdo de la ventana, haga clic en [Usuarios]. 2. Desde la barra de tareas superior de la ventana, haga clic en [Asociar usuarios]. 3. Enseguida se despliega una ventana en la cual debe ingresar los criterios de búsqueda que requiera para ubicar al(os) usuario(s) que será(n) asociado(s) al CI; una vez escogidos estos criterios, presione [>] para registrar la búsqueda a realizar. Luego pulse [Buscar] y en la rejilla aparecen los resultados que coincidan. Seleccione los usuarios que requiera y presione [Aceptar].


www.arandasoft.

[33]


Aranda CMDB

4. En el panel central se muestra el listado de todos los usuarios asociados al CI. Si desea desasociar uno o más, ubíquese sobre éstos y presione [Desasociar Usuarios] de la barra de tareas superior. 5. Presione [Guardar cambios] para guardar las configuraciones realizadas.

Hacer y consultar comentarios al CI 1. Desde la barra vertical de ítems, en el panel izquierdo de la ventana, haga clic en [Históricos]. 2. Desde la barra de tareas superior de la ventana, haga clic en [Insertar Comentario]. 3. Enseguida se despliega una ventana en la cual se ingresa el comentario. Al finalizar, presione [Aceptar]. 4. En la rejilla del panel central se muestra la siguiente información: Comentario Tipo de Comentario Fecha del comentario Nombre del usuario

Contenido del comentario Clasifica la información por usuario o por estación. Fecha en que fue ingresado el comentario Usuario con el que se registró en la consola e ingresó el comentario.

Alias

Alias que utiliza el usuario al momento de registrarse en Windows o en la consola.

5. Presione [Guardar cambios] para guardar las configuraciones realizadas.

Registrar la ubicación del CI Para ingresar la información específica del lugar donde se encuentra ubicado el elemento de configuración (país, ciudad, edificio, sede, entre otros) siga los pasos explicados a continuación: 1. Desde la barra vertical de ítems, en el panel izquierdo de la ventana, haga clic en [Ubicación]. 2. Seleccione la ubicación del dibujo, gráfica o mapa en el cual se visualice la ubicación del CI, haciendo clic en […]. 3. En los campos que aparecen en la ventana, ingrese la siguiente información: Departamento (dependencia)

Número de departamento (código de la dependencia)

País

Ciudad

Sede

Edificio

Piso

Compañía

Dirección


www.arandasoft.

[34]


Aranda CMDB

4. Presione [Guardar cambios] para guardar las configuraciones realizadas.

Consultar detalles de contratos, facturas u otros documentos 1. Desde la barra vertical de ítems, en el panel izquierdo de la ventana, haga clic en [Gestión de contratos]. 2. Si desea consultar los detalles de los contratos asociados al CI, ubíquese sobre la pestaña [Contratos].

Enseguida en la rejilla del panel central se listan los contratos asociados al CI. Si requiere que se listen los contratos inactivos, desactive la casilla . Para obtener información detallada de un contrato en específico, haga doble clic sobre el registro y de inmediato se despliega una ventana en la cual se muestran los datos que fueron ingresados al momento de crear el contrato. En el panel inferior se muestran las facturas asociadas al contrato sobre el que esté ubicado el puntero del mouse. 3. Si desea consultar los detalles de las facturas asociadas al CI, ubíquese sobre la pestaña [Facturas].

Enseguida en la rejilla del panel central se listan las facturas asociadas al CI. Para obtener información detallada de una factura en específico, haga doble clic sobre el registro y de inmediato se despliega una ventana en la cual se muestran los datos que fueron ingresados al momento de crear la factura.


www.arandasoft.

[35]


Aranda CMDB

4. Si desea consultar los detalles de otros documentos asociados al CI, ubíquese sobre la pestaña [Otros documentos].

Enseguida en la rejilla del panel central se listan los otros documentos asociados al CI. Para obtener información detallada de un documento adicional en específico, haga doble clic sobre el registro y de inmediato se despliega una ventana en la cual se muestran los datos que fueron ingresados al momento de crear dicho documento.

Hacer cálculos de depreciación del CI Esta función le permite tener registrado cuál es el valor actual real de sus activos con respecto al valor original desde el momento en que los adquirió, dependiendo de la configuración realizada respecto al método de depreciación y al valor de salvamento. 1. Desde la barra vertical de ítems, en el panel izquierdo de la ventana, haga clic en [Depreciación]. 2. Seleccione el método de depreciación que requiera: Línea Recta: Al elegir este método, el valor de depreciación anual será el mismo para todo el periodo de salvamento que haya configurado.


www.arandasoft.

[36]


Aranda CMDB

Suma de dígitos: Este método es ideal si los ingresos de la empresa son establemente positivos, ya que el valor de la depreciación anual disminuye en el transcurso del tiempo.

3. En el panel izquierdo resaltado en rojo, se muestra la Fecha de Entrada en servicio, es decir, la fecha en la cual ingresó el elemento de configuración a la empresa. Esta información se registra al momento de ingresar la información básica del CI cuando se está creando , procedimiento explicado anteriormente. 4. También en el panel izquierdo, resaltado en rojo se muestra el valor del activo, es decir, el precio que pagó la empresa al adquirir el elemento de configuración. Esta información se registra al momento de ingresar la información básica del CI cuando se está creando , procedimiento explicado anteriormente. 5. En el campo [Valor a salvar] ingrese el valor de salvamento final del activo. Es decir, el precio por el que estará avaluado el activo en el tiempo que configure. 6. En el campo [Años] Ingrese el número de años en los que se proyecta el valor que tendrá el salvamento. 7. Presione el botón [Cálculo de depreciación]. De inmediato en las rejillas superior e inferior del panel central, se muestra la siguiente información, dependiendo del método de depreciación que haya seleccionado, el valor de salvamento y el número de años del mismo:


www.arandasoft.

[37]


Aranda CMDB

Depreciación Anual/ Mensual

Fecha de Finalización Depreciación Total Depreciación Valor en Libros

Fecha en la cual termina el año / mes de depreciación. Valor de la depreciación, que en el caso del método línea recta es el mismo para todos los años /meses. Valor Acumulado de la depreciación. Valor del activo depreciado.

Ver resumen de los casos registrados en Aranda SERVICE DESK asociados con el CI Aranda CMDB se integra también con Aranda SERVICE DESK (ASDK) en la medida en que permite ver los consolidados de los incidentes, problemas, cambios y errores conocidos, registrados y administrados en ASDK. Para ello, desde la barra vertical de ítems, en el panel izquierdo de la ventana, haga clic en [Service Desk]. De inmediato en la parte superior del panel central se muestran cuatro pestañas:

Ver resumen de incidentes 1. Ubíquese sobre la pestaña [Incidentes]. 2. Seleccione el lapso de tiempo en el cual desea que se presente el consolidado de los casos (En el día/ en 1 mes/ en 3 meses/ en 6 meses/ en 1 año/ Todos los anteriores). 3. Si desea ver el resumen gráfico, ubíquese sobre la pestaña [Resumen]. En el panel central se verá el consolidado gráfico según el estado en que se encuentran los incidentes de la siguiente manera:


www.arandasoft.

[38]


Aranda CMDB

4. Si desea ver el detalle de los incidentes que están en progreso, ubíquese sobre la pestaña [En progreso]. En la rejilla del panel central se listarán los casos con la siguiente información: Caso Nombre Categoría Jerarquía

Número o código del caso. Estado en que se encuentra el caso Categoría o subcategoría (de servicio) a la cual está asociada el caso. Si es una subcategoría, muestra la categoría padre a la que pertenece.

Cliente Login

Cliente que fue asociado al caso. Alias del cliente al que fue asociado el caso

5. Si desea ver el detalle de los incidentes que han sido cerrados, ubíquese sobre la pestaña [Cerrados]. En la rejilla del panel central se listarán los casos que cumplan con dicho estado bajo la siguiente información: Caso Nombre Categoría Jerarquía

Número o código del caso. Estado en que se encuentra el caso Categoría o subcategoría (de servicio) a la cual está asociada el caso. Si es una subcategoría, muestra la categoría padre a la que pertenece.

Cliente Login

Cliente que fue asociado al caso. Alias del cliente al que fue asociado el caso

Ver resumen de problemas 1. Ubíquese sobre la pestaña [Problemas]. 2. En el panel central se listan los problemas relacionados con el CI. En la rejilla se lista la siguiente información: Código Nombre Descripción Causa

Número o código del caso. Estado en que se encuentra el caso. Descripción del caso El tipo de relación entre el problema y el CI.

Ver resumen de errores conocidos 1. Ubíquese sobre la pestaña [Errores conocidos]. 2. En el panel central se listan los errores conocidos relacionados con el CI. En la rejilla se lista la siguiente información: Código Nombre Descripción Causa


Número o código del caso. Estado en que se encuentra el caso. Descripción del caso El tipo de relación entre el error conocido y el CI.

www.arandasoft.

[39]


Aranda CMDB

Ver resumen de cambios 1. Ubíquese sobre la pestaña [Cambios]. 2. En el panel central se listan los cambios relacionados con el CI. En la rejilla se lista la siguiente información: Código Nombre Descripción Causa

Número o código del caso. Estado en que se encuentra el caso Descripción del caso El tipo de relación entre el cambio y el CI.

Fijar línea base del CI Esta funcionalidad es útil cuando se quiere tomar una foto del elemento de configuración antes de realizarle cambios en el registro de la información. Si por algún motivo el cambio falla, es posible volver al estado anterior (en el que se creó la línea base). 1. Desde la barra vertical de ítems, en el panel izquierdo de la ventana, haga clic en [Línea Base]. 2. Presione el botón [Crear Línea Base]. La información que se guardará será: todos los datos ingresados en la pestaña General, ubicada en la barra vertical de ítems; los datos ingresados en la pestaña Relaciones, ubicada en la barra vertical de ítems; los datos ingresados en la pestaña Características, ubicada en la barra vertical de ítems; los datos ingresados en la pestaña Usuarios ubicada en la barra vertical de ítems; y los datos ingresados en la pestaña Ubicación. 3. Si creó una línea base, pero la modificó, es posible restaurar los datos de la primera; para ello presione el botón [Reconstruir Línea Base]. 4. Para consultar la información guardada en la línea base, presione el botón [Ver detalles] y de inmediato le muestra los datos que serán guardados en la reconstrucción del CI. Recuerde que estos datos son sólo para consulta, no se pueden modificar. 5. Presione [Guardar cambios].

Hasta este punto se ingresaron todos los datos de información posible al CI.

Crear contratos, facturas y otros documentos Diríjase a la opción [Gestión de contratos] de la barra de iconos vertical .


www.arandasoft.

[40]


Aranda CMDB

Crear contratos 1. Ubíquese sobre la pestaña [Contratos] del panel central y presione

.

2. Enseguida se despliega una ventana compuesta por tres pestañas diferentes:

3. Ubíquese sobre la pestaña [General] ingrese los siguientes datos (básicos) para crear el contrato: Nº de contrato Acta de contrato Proveedor

Número de Identificación del proveedor Fecha de iniciación Fecha de terminación Alarma

Monto Usuario Tipo de contrato Estado Correo de Notificación Descripción Panel derecho

Número de adjudicación del contrato. El número del acta correspondiente a cada contrato. En el menú desplegable seleccione Asociar proveedor, ingrese los criterios de búsqueda en la ventana que aparece, presione [Buscar]; luego seleccione el registro que requiera y presione [Aceptar]. Si desea desasociar el proveedor, seleccione Desasociar proveedor del menú desplegable. Si desea crear un nuevo n uevo proveedor o editar el existente, haga clic sobre Nuevo proveedor ó Editar, respectivamente. Para ampliar la explicación de estas dos últimas opciones, remítase al capítulo capítulo Crear proveedores. Esta información aparece cuando selecciona un proveedor. Fecha de inicio del contrato. Fecha de finalización del contrato. Puede escoger si desea o no programar la alarma con anterioridad a la [Días], ingresa el fecha de terminación del contrato y en la opción [Días], número de días anteriores a dicha fecha. Esta alarma la genera el Servicio DBManager y le notifica por correo en el Servicio Mailer. Valor total del contrato. Responsable del contrato. Modalidad del contrato. Por ejemplo, si es de soporte, g arantías, entre otros. Depende de los contratos que efectúe la empresa. Fase en la que se encuentra el contrato. (Activo, Inactivo, etc.). Dirección de correo electrónico donde se enviará la alarma. Detalles breves del contrato. Al lado derecho de la ventana se muestran las generalidades de las facturas relacionadas al contrato. Para agregar una factura, pulse la opción [Adicionar factura] y seleccione la que corresponda insertar; [Aceptar]. Para desasociar una factura, ubíquese en el registro pulse [Aceptar]. Factura]. correspondiente y pulse la opción [Borrar Factura].

3.1. Guar Guarde de el nue nuevo vo reg regist istro ro pre presi sion onan ando do el el icon iconoo

.

4. Ubíquese sobre la pestaña [Centros de costo]. De inmediato aparecen listados los centros de costo registrados en la base de datos. Ingrese el porcentaje del contrato destinado para cada centro de costo. En la rejilla que aparece, se muestra el código del centro de costo y el nombre del mismo; sólo debe ingresar el porcentaje (la suma del porcentaje asignado entre ellos debe ser de 100%).


www.arandasoft.

[41]


Aranda CMDB

5. Si desea insertar un comentario o ver los ya registrados al contrato, ubíquese sobre la pestaña [Comentarios]. Haga clic derecho -> Insertar comentario.

En la ventana que se despliega, ingrese el contenido del comentario y presione [Aceptar]. Enseguida en el panel central se listan los comentarios realizados al contrato. Si desea eliminar un registro, ubíquese sobre éste y haga clic derecho -> Eliminar comentario.

Publicar en el AFS

Aranda CMDB le permite publicar los contratos que han sido firmados para la adquisición, uso, alquiler, etc. de un CI; el formato formato de este documento documento puede ser una imagen, un archivo *.doc, *.xls o cualquier otra extensión extensión que haya sido almacenada en una ruta de localización. localización.

Al hacer clic sobre Publicar se mostrará la interfaz de conexión al servidor Web; debe ingresar en el campo Host, la dirección del servidor en el formato http://servidorweb/afs, donde el servidor Web es el nombre del servidor donde realizó la instalación del AFS; y /afs es la carpeta o directorio virtual que se creó durante dicha instalación.


www.arandasoft.

[42]


Aranda CMDB

En el campo Archivo haga clic sobre el botón adjunto y seleccione el archivo que desea publicar en la ruta donde lo guardó. Haga clic en sincronizar para completar el proceso de publicación.

Crear facturas 1. Ubíquese sobre la pestaña [Facturas] del panel central y presione

.


3. Ubíquese sobre la pestaña [General] ingrese los siguientes datos (básicos) para crear el contrato: Nº de factura Proveedor

Número de Identificación del proveedor Fecha Precio Descripción

Debe digitar el número que aparece en la factura. En el menú desplegable seleccione Asociar proveedor, ingrese los criterios de búsqueda en la ventana que aparece, presione [Buscar]; luego seleccione el registro que requiera y presione [Aceptar]. Si desea desasociar el proveedor, seleccione Desasociar proveedor del menú desplegable. Si desea crear un nuevo proveedor o editar el existente, haga clic sobre Nuevo proveedor ó Editar, respectivamente. Para ampliar la explicación explicación de estas dos últimas opciones, remítase al capítulo Crear proveedores. Esta información aparece cuando selecciona un proveedor. Fecha que tiene la factura. El valor total de la factura. Detalles breves de la factura.

Guar Guarde de el el reg regis istr troo pre presi sion onan ando do el el ico icono no

.

4. Ubíquese sobre la pestaña [Centros de costo]. De inmediato aparecen listados los centros de costo registrados en la base de datos. Ingrese el porcentaje de la factura destinado para cada centro de costo. En la rejilla que aparece, se muestra el código del centro de costo y el nombre del mismo; sólo debe ingresar el porcentaje (la suma del porcentaje asignado entre ellos debe ser de 100%).


www.arandasoft.

[43]


Aranda CMDB

5. Si desea insertar un comentario o ver los ya registrados a la factura, ubíquese sobre la pestaña [Comentarios]. Haga clic derecho -> Insertar comentario.

Publicar en el AFS

Aranda CMDB le permite publicar las facturas de uso, alquiler, etc. de un CI, que han sido escaneadas y guardadas en un dispositivo; el formato de este documento puede ser una imagen, un archivo *.doc, *.xls o cualquier otra extensión que haya sido almacenada en una ruta de localización.

Al hacer clic sobre Publicar se mostrará la interfaz de conexión al servidor Web; debe ingresar en el campo Host, la dirección del servidor en el formato http://servidorweb/afs, donde el servidor Web es el nombre del servidor donde realizó la instalación del AFS; y /afs es la carpeta o directorio virtual que se creó durante dicha instalación. En el campo Archivo haga clic sobre el botón adjunto y seleccione el archivo que desea publicar en la ruta donde lo guardó. Haga clic en sincronizar para completar el proceso de publicación.


www.arandasoft.

[44]


Aranda CMDB

Crear otros documentos Aranda CMDB le permite ingresar y editar la información de cada documento adicional. El registro de estos documentos es importante para ejercer mayor control de la información de la gestión de activos. Ubíquese sobre la pestaña [Otros documentos] del panel central y presione

.


2. Ubíquese sobre la pestaña [General] ingrese los siguientes datos (básicos) para crear el documento adicional: Nº de documento Proveedor

Número de Identificación del proveedor Fecha Precio Descripción

Debe digitar el número que aparece en el documento. Puede ser un número de radicación. En el menú desplegable seleccione Asociar proveedor, ingrese los criterios de búsqueda en la ventana que aparece, presione [Buscar]; luego seleccione el registro que requiera y presione [Aceptar]. Si desea desasociar el proveedor, seleccione Desasociar proveedor del menú desplegable. Si desea crear un nuevo proveedor o editar el existente, haga clic sobre Nuevo proveedor ó Editar, respectivamente. Para ampliar la explicación de estas dos últimas opciones, remítase al capítulo Crear proveedores. Esta información aparece cuando selecciona un proveedor. Fecha que tiene el documento. El valor de negociación del documento. Detalles breves del contenido del documento.

Guarde el registro presionando el icono

.

3. Ubíquese sobre la pestaña [Centros de costo]. De inmediato aparecen listados los centros de costo registrados en la base de datos. Ingrese el porcentaje del valor del documento, destinado para cada centro de costo. En la rejilla que aparece, se muestra el código del centro de costo y el nombre del mismo; sólo debe ingresar el porcentaje (la suma del porcentaje asignado entre ellos debe ser de 100%).


www.arandasoft.

[45]


Aranda CMDB

4. Si desea insertar un comentario o ver los ya registrados a la factura, ubíquese sobre la pestaña [Comentarios]. Haga clic derecho -> Insertar comentario.

Publicar en el AFS

Aranda CMDB le permite publicar los documentos de uso, alquiler, etc. de otras transacciones, que han sido escaneados y guardados en un dispositivo; el formato de este documento puede ser una imagen, un archivo *.doc, *.xls o cualquier otra extensión que haya sido almacenada en una ruta de localización.

Al hacer clic sobre Publicar se mostrará la interfaz de conexión al servidor Web; debe ingresar en el campo Host, la dirección del servidor en el formato http://servidorweb/afs, donde el servidor Web es el nombre del servidor donde realizó la instalación del AFS; y /afs es la carpeta o directorio virtual que se creó durante dicha instalación. En el campo Archivo haga clic sobre el botón adjunto y seleccione el archivo que desea publicar en la ruta donde lo guardó. Haga clic en sincronizar para completar el proceso de publicación.


www.arandasoft.

[46]


Aranda CMDB

Registrar información de los proveedores 1. Diríjase a la opción [Proveedores] de la barra de iconos vertical . 2. Para crear un nuevo proveedor, haga clic en el icono

.

De inmediato se despliega una ventana dividida en tres pestañas diferentes:

3. Ubíquese sobre la pestaña [Departamentos] e ingrese la siguiente información: Compañía Número de Identificación de la compañía Contacto Correo - e

Nombre de la empresa. Número de identificación de la empresa ante los entes administrativos de cada país. Persona de contacto dentro de la empresa. Dirección de correo electrónico.

Hogar en Internet Descripción

Dirección URL (si la tiene). Descripción de la empresa.

4. Ubíquese sobre la pestaña [Dirección] e ingrese la siguiente correspondiente a la localización de la compañía y del contacto (dirección, país, ciudad, teléfono, fax y/o celular).

5. Guarde el registro haciendo clic en el icono

.

6. Si desea insertar comentarios u observaciones adicionales al registro, ubíquese sobre la pestaña [Comentarios], haga clic derecho-> Insertar comentario e ingrese el contenido. Haga clic en

el icono

para guardarlo.


www.arandasoft.

[47]


Aranda CMDB

7. Si desea consultar las facturas, contratos u otros documentos que estén asociados al proveedor, en el panel central ubíquese sobre el registro del proveedor correspondiente y en la rejilla de la parte inferior ubíquese sobre la pestaña que desee consultar ( [Contratos]/ [Facturas]/ [Otros documentos] ). De inmediato se muestran los registros de los documentos asociados al proveedor seleccionado.

8. Si desea editar la información de un proveedor, ubíquese sobre el registro desde el panel central y haga clic en el icono para guardar los cambios.

. Configure la información que requiera y presione

9. Si desea eliminar el registro de un proveedor, ubíquese sobre el mismo y presione el icono .

Consultar relaciones entre usuarios y CIs 1. Diríjase a la opción [Reportes del usuario] de la barra de iconos vertical . 2. Presione [Buscar usuario]. 3. En la ventana que aparece ingrese los criterios necesarios para buscar el usuario que requiera. 4. Seleccione el registro deseado y presione [Aceptar]. 5. De inmediato en el panel central de la consola se listan los elementos de configuración que tiene a cargo y los que utiliza el usuario, según la pestaña en la que se ubique: [Elementos de configuración a cargo] / [Elementos de configuración que usa].

6. Si desea consultar los detalles del usuario (datos de contacto, ubicación, etc.) presione el botón [Ver detalles de usuario].

7. Si quiere guardar la información presentada, haga clic sobre el botón

[Grabar como…]

y

seleccione el formato en el que desea exportar los datos (Archivo Excel / Archivo Html). NOTA: Recuerde que en esta opción sólo puede consultar la información, del usuario y de los CIs asociados. Si desea editarla, diríjase a Crear un CI.

Crear presupuestos Para lograr organizar la planeación estratégica de la empresa, resulta muy útil esta funcionalidad, ya que le permite crear y editar los presupuestos asignados a cada centro de costo con el fin de llevar un control de los gastos que requieren.


www.arandasoft.

[48]


Aranda CMDB

1. Diríjase a la opción [Presupuestos] de la barra de iconos vertical . 2. Haga clic en el icono

.

3. De inmediato se despliega una ventana en la cual debe ingresar la siguiente información: Centro de Costo

Seleccione en el menú desplegable el centro de costo al cual desea asignarle el presupuesto.

Fecha de Iniciación

Ingrese la fecha en que inicia la disponibilidad del presupuesto.

Fecha de Terminación

Ingrese la fecha en que termina la disponibilidad del presupuesto.

Asignado Por

Para insertar el nombre de la persona que asigna el presupuesto, haga clic en el icono e ingrese la información en la rejilla.

Valor Asignado

Ingrese el valor fijado para el centro de costo seleccionado. Si desea guardar la información ingresada en la rejilla, pulse (Ubicado en la parte inferior de la rejilla).

Descripción

Escriba brevemente la(s) observación(es) al presupuesto.

4. Guarde la configuración realizada, pulsando el icono

(Ubicado en la parte superior de la

ventana). En la rejilla del medio se muestran los centros de costo ingresados desde el módulo Aranda SETTINGS y su respectivo código. Esto para que al momento de seleccionar un centro de costo, la búsqueda de los presupuestos y documentos asociados, sea más ágil.

En la rejilla superior se muestran las generalidades de los presupuestos por cada centro de costo.


www.arandasoft.

[49]


Aranda CMDB

Número de Presupuesto Fecha de Creación Fecha de Inicio Fecha de Finalización Descripción Estado (La convención de los colores aparece en la parte inferior de la ventana así: ). Valor En la rejilla inferior se muestran las generalidades de los documentos que están asociados a cada centro de costo. Esto con el fin de que al momento de crear los presupuestos, se tenga en cuenta cuáles son los precios de los CIs de cada centro de costos y cuál es e l manejo económico que se les da.

Número de documento

El número que tiene el documento (es el asignado a los soportes contables o se genera por defecto al momento de crear un mantenimiento).

Tipo de documento

La clase de documento (si es contrato, factura, etc.).

Porcentaje

El porcentaje del valor del documento respecto al presupuesto del centro de costo.

Valor del documento

El precio registrado en el documento.


www.arandasoft.

[50]


Aranda CMDB

Generar alarmas para auditorías Si desea programar recordatorios para los administradores sobre la realización de auditorías, siga los pasos explicados a continuación:

1. Diríjase a la opción [Auditorías] de la barra de iconos vertical . 2. Haga clic en el icono

.

3. En la ventana que se despliega, ingrese la siguiente información: Descripción

Ingrese la descripción de la auditoría.

Responsable

Es el usuario al que se le asigna la responsabilidad de realizar la auditoría.

Correo de notificación

Correo electrónico al cual se enviará la alarma. Se ingresa por defecto al momento de seleccionar el responsable.

Fecha de iniciación

Fecha en la cual se da inicio a la auditoría.

Fecha de finalización

Fecha en la cual termina la auditoría.

Alarma / Días

Seleccione si desea o no enviar una alarma para recordar el evento. N caso afirmativo, ingrese el número de días de anterioridad al evento en el que se desea se genere la alarma.

En el panel central de la consola se listarán todas las alarmas programadas para las auditorías.

Crear y editar servicios Aranda CMDB se encuentra integrada con Aranda SERVICE DESK (ASDK) en la integración con el catálogo de servicios y facilitar la gestión de niveles de servicio (Service Level Management – SLM).

1. Diríjase a la opción [Catálogo de Servicios] de la barra de iconos vertical . 2. De inmediato en el panel de la mitad aparecen listadas todas las categorías creadas en la consola BLOGIK de ASDK. Tenga en cuenta que estas categorías son las relacionadas con los casos de la mesa de servicios y no las relacionadas con los CIs.

3. Ubíquese sobre la categoría a la cual requiera crear el nuevo servicio y desde el panel principal, haga clic derecho y seleccione la opción [Nuevo].

4. De inmediato se despliega una ventana con dos opciones. Ubíquese sobre la pestaña [Datos Generales] e ingrese la siguiente información:

Nombre del servicio Estado del servicio (activo / inactivo)


www.arandasoft.

[51]


Aranda CMDB

Impacto del servicio dentro del funcionamiento de la organización. Responsable del servicio

5. Copie una breve descripción del servicio. 6. De inmediato guarde el servicio con la información básica registrada, haciendo clic en

.

Continúe completando la información de acuerdo con los requerimientos de su organización.

Nota: Tenga en cuenta que para asociar Grupo por defecto, SLA por defecto y Calendario, es necesario haber guardado el servicio, haber creado los grupos de especialistas y haberlos asociado en el panel derecho, haber creado al menos un SLA y un calendario.

Asociar usuarios y compañías al servicio 1. Desde el panel derecho en la ventana de configuración del servicio, ubíquese sobre la pestaña [Usuarios y Compañías]. 2. Si desea asignar usuario(s) al servicio, ubíquese en el recuadro superior. Si desea asignarle compañía(s), ubíquese en el recuadro inferior y presione [<>].


www.arandasoft.

[52]


Aranda CMDB

Asociar CIs al servicio 1. Desde el panel derecho en la ventana de configuración del servicio, ubíquese sobre la pestaña [CIs]. 2. Haga clic en [<>].

Asociar Áreas del negocio al servicio 1. Desde el panel derecho en la ventana de configuración del servicio, ubíquese sobre la pestaña [Área de Negocios]. 2. Haga clic en [<>].

Asociar Grupos de Especialistas al servicio 1. Desde el panel derecho en la ventana de configuración del servicio, ubíquese sobre la pestaña [Grupos de Especialistas]. 2. Haga clic en [<>].

Para asociar archivos; establecer responsabilidades de las partes intervinientes, la disponibilidad y confiabilidad, los criterios de rendimiento y seguridad; asignar cargos extra y reportes; y definir incentivos y horas aplicados al servicio, realice los mismos pasos correspondientes a la asignación de estos mismos ítems para el SLA, los cuales se encuentran explicados en el respectivo capítulo.


www.arandasoft.

[53]


Aranda CMDB

Crear SLA al servicio

Un SLA es un acuerdo entre un proveedor de servicios y su(s) cliente(s). Éste es además documentado, estableciendo unos tiempos de respuesta y solución para determinado servicio.

1. Dentro de la ventana del servicio al cual desee crear el SLA, diríjase a la pestaña [SLA, OLA y UC].

2. Haga clic derecho sobre el panel central y seleccione Nuevo -> SLA. 3. Enseguida se despliega la ventana de creación del SLA. Ingrese los datos generales del acuerdo: Nombre del contrato Fecha en que inicia el acuerdo Fecha en la que se vence el contrato Si desea o no activar la alarma de aviso determinado por el número de días antes de la fecha de vencimiento. Fecha en la cual se establece la revisión de cumplimiento del contrato. Si desea o no activar la alarma de aviso determinado por el número de días antes de la fecha de revisión. La penalización establecida en caso de incumplimiento del contrato (dinero, extensión del contrato, entre otros). Seleccione el estado (activo / inactivo) del contrato. Copie una breve descripción del contrato.


www.arandasoft.

[54]


Aranda CMDB

4. Guarde la información ingresada, haciendo clic en

.

5. En el panel derecho de la ventana se encuentran nueve diferentes pestañas, donde puede ingresar la información complementaria de los datos generales. A continuación se explica cada una de ellas:

Configurar métricas para el SLA 1. Ubíquese sobre la pestaña [Métricas] del panel derecho. 2. Ingrese el tiempo (en minutos) de atención y solución para los incidentes. 3. Ingrese el tiempo (en minutos) de atención y solución para los problemas. 4. Ingrese el tiempo (en minutos) de solución para cada etapa de cambios.

Configurar métricas manuales 1. Una vez guardado el SLA, cierre la ventana y haga clic derecho sobre el registro de éste en la rejilla del panel central de la pestaña [SLA, OLA y UC]. 2. Seleccione Editar. 3. Ubíquese sobre la pestaña [Métricas Manuales] del panel derecho de la ventana del SLA en mención y haga clic derecho. 4. Seleccione Nueva Métrica. 5. De inmediato se despliega una pequeña ventana, donde debe ingresar el nombre de la métrica, límite máximo o mínimo de ésta y su respectiva descripción. 6. Para establecer los tiempos de la métrica, diríjase a la pestaña [Programación]. 7. Ingrese la fecha en la que entra en vigencia la métrica, la fecha en la que se vence, el tipo de programación (diario, semanal, mensual) y la hora en la que se debe ejecutar. Además, seleccione si desea programar la tarea cada X número de meses, el día X de cada mes ó determinado día de la semana en el mes. 8. Presione [Aceptar].


www.arandasoft.

[55]


Aranda CMDB

Adjuntar archivos al SLA 1. Si desea adjuntar el acuerdo, u otros documentos o archivos, ubíquese sobre la pestaña [Archivos] del panel derecho. 2. Presione [Asociar archivo]. 3. En el campo Texto presione el botón […] y ubique el archivo a adjuntar. 4. Presione el icono

.

5. Si desea eliminar un archivo adjunto, selecciónelo y haga clic en [Desasociar>>].

Asociar contratos al SLA 1. Si desea asociar un contrato al SLA, ubíquese sobre la pestaña [Contratos] del panel derecho. 2. Presione [<>]. Nota: Esta funcionalidad aplica únicamente cuando además de Aranda SERVICE DESK, también se tiene instalada Aranda CMDB Enterprise.

Registrar información adicional y cambios al SLA Si necesita ingresar información adicional que no esté establecida d entro de los datos generales o el contrato de niveles de servicio, es posible hacerlo de la siguiente manera: 1. Ubíquese sobre la pestaña [Información y Cambios] del panel derecho. 2. En el recuadro superior ingrese la información adicional que desee. 3. En el recuadro inferior ingrese la información referente a los cambios realizados al SLA.

Registrar las partes participantes y las responsabilidades de las mismas 1. Ubíquese sobre la pestaña [Partes y Responsabilidades] del panel derecho. 2. En el recuadro superior ingrese el nombre de las partes que intervienen en el contrato.


www.arandasoft.

[56]


Aranda CMDB

3. En el recuadro medio ingrese las responsabilidades o deberes a los que se compromete el proveedor del servicio. 4. En el recuadro inferior ingrese las responsabilidades o deberes a los que se compromete el cliente para que el servicio sea prestado.

Establecer la disponibilidad y confiabilidad del servicio 1. Ubíquese sobre la pestaña [Disponibilidad y Confiabilidad] del panel derecho. 2. En el recuadro superior ingrese la información de la disponibilidad real del servicio. Dicha información se verá reflejada en la gestión de niveles de servicio. Por ejemplo: La disponibilidad del servicio de instalación de software es del 90%, en tanto que el responsable de éste sale a vacaciones y no hay personal que lo reemplace. 3. En el recuadro inferior ingrese la información referente a la confiabilidad del servicio, es decir, la capacidad del servicio para cumplir con la función requerida, bajo las condiciones planteadas por el periodo de tiempo definido. Por ejemplo, el servicio de instalación de software tiene una confiabilidad del 80% en tanto que parte del material de instalación (los CDs) pueden tener fallas, estar rayados, entre otros imprevistos.

Establecer el flujo de trabajo y seguridad 1. Ubíquese sobre la pestaña [Capacidad de Procesamiento y Seguridad] del panel derecho. 2. En el recuadro superior ingrese la información referente al volumen de trabajo que se lleva a cabo en la prestación de los servicios y los parámetros de prestación de los mismos.

Por ejemplo, si dos o más usuarios están solicitando el mismo servicio, el SLA debe contarse por el doble de tiempo, debido a que es un solo especialista el responsable del servicio. Otro ejemplo es registrar que no más de dos usuarios en un día pueden solicitar el mismo servicio. 3. En el recuadro inferior ingrese las cláusulas de seguridad que garantizan que el servicio será prestado de una forma adecuada, a los usuarios apropiados.

Definir cargos y reportes 1. Ubíquese sobre la pestaña [Cargos y Reportes] del panel derecho. 2. En el recuadro superior inscriba los cargos a la factura o a la cuenta de cobro. Por ejemplo, Soporte en horas nocturnas extra, U$ 25 por hora.


www.arandasoft.

[57]


Aranda CMDB

3. En el recuadro inferior ingrese la información de los reportes generados en la prestación del servicio y/o cumplimiento del SLA.

Registrar incentivos y horas en la prestación del servicio 1. Diríjase a la pestaña [Incentivos y Horas (Servicio y Soporte)] del panel derecho. 2. En el recuadro superior ingrese el incentivo que considere. Por ejemplo: Si el servicio es prestado dentro del 20% menos de las métricas acordadas, se concede un bono al responsable del servicio. 3. En el recuadro del medio ingrese las horas de servicio prestadas, para el cumplimiento del incentivo. 4. En el recuadro inferior ingrese las horas de soporte que son necesarias para el incentivo.

Establecer métricas por Grupo Cliente

1. Diríjase a la pestaña [Métricas x Grupo cliente], ubicada en la parte superior de la ventana de configuración del SLA. 2. En el panel lateral izquierdo seleccione el grupo al cual vaya a asignar las métricas. 3. En el panel central configure el tiempo (en minutos) de atención y solución de incidentes y el de los problemas. 4. Ingrese el tiempo (en minutos) de atención para cada etapa de cambios.

Asociar usuarios al Grupo cliente 1. Diríjase a la pestaña [Usuarios x Grupo cliente], ubicada en la parte superior de la ventana de configuración del SLA. 2. En el panel lateral izquierdo seleccione el grupo al cual vaya a asignar usuarios. 3. Presione el botón [<>].


www.arandasoft.

[58]


Aranda CMDB

Asociar compañías al grupo cliente 1. Diríjase a la pestaña [Compañías x Grupo cliente], ubicada en la parte superior de la ventana de configuración del SLA. 2. En el panel lateral izquierdo seleccione el grupo al cual vaya a asignar la(s) compañía(s). 3. Presione el botón [<>].

Para guardar la configuración del SLA, haga clic en

.

Módulo de mantenimientos Crear una orden de Mantenimiento 1. Diríjase a la opción Elemento de Configuración del panel izquierdo de la consola. 2. En la rejilla principal, ubíquese sobre el CI al cual desea crearle la orden de mantenimiento y haga clic derecho. Allí aparece el siguiente menú, en el que deberá seleccionar la opción Crear Mantenimiento. Nota: Tenga en cuenta que sólo es posible crear una orden de mantenimiento cuando se selecciona un CI, que a su vez debe tener al menos un componente seleccionado.


www.arandasoft.

[59]


Aranda CMDB

Enseguida aparece un asistente que le guiará en el proceso de creación de la orden de mantenimiento. Haga clic en [Siguiente].

Paso 1.

Ingrese la información de configuración general con los siguientes datos:

Orden No.

El sistema ingresa el número de la orden de mantenimiento de acuerdo con el registro de la base de datos.

Tipo

Ingrese la clase de mantenimiento. Es decir, si es preventivo (antes de un daño) o si es correctivo (cuando se presenta el daño), entre otros.

Prioridad

Escoja la urgencia en la atención de la orden (Crítica, Alta, Media y Baja).

Fecha de Inicio

Ingrese la fecha en la cual se crea la solicitud.

Fecha Final

Ingrese una fecha tentativa en la cual se da por terminada la orden.

Solicitado Por

Ingrese el nombre del usuario que solicita la orden.

Asignado a

Nombre del responsable para atender la orden.

Descripción

Ingrese los detalles de la solicitud del mantenimiento. Por ejemplo, qué daño tiene, qué componente se debe cambiar, etc.

Presione [Siguiente]. Paso 2. Selección detalles de la ejecución de la orden


www.arandasoft.

[60]


Aranda CMDB

Visualice de manera previa los detalles de la orden En este paso, previo a la generación de la orden, se muestra la información anteriormente ingresada. Esto con el fin de verificar que los datos registrados sean correctos. De ser así, para generar la orden pulse [Finalizar], de lo contrario pulse [<
Rejilla Inferior

Se visualiza el componente relacionado al CI. Seleccione el daño que está reportando, el técnico encargado de ejecutar la orden y las observaciones del componente específico. Después de ello, haga clic en el siguiente icono para guardar los cambios.

Programar Mantenimientos Esta opción se utiliza cuando es necesario generar una misma orden de mantenimiento para varios CIs y de esta forma, agilizar el proceso. Siga los pasos explicados a continuación:

1. Diríjase a la opción Elemento de Configuración del panel izquierdo de la consola. 2. En la rejilla principal seleccione los CIs a los cuales desea crearle la orden de mantenimiento (con la tecla Ctrl sostenida) y haga clic derecho. Allí aparece el siguiente menú, en el que deberá seleccionar la opción Programar Mantenimientos.

Enseguida aparece una ventana debe ingresar los siguientes datos: Prioridad

Escoja la urgencia en la atención de la orden (Crítica, Alta, Media y Baja).

Técnico

Nombre del encargado de ejecutar el mantenimiento.

Tipo

Ingrese la clase de mantenimiento. Es decir, si es preventivo (antes de un daño) o si es correctivo (cuando se presenta el daño), entre otros.

Descripción

Ingrese los detalles del daño o mantenimiento. Por ejemplo, qué daño tiene, qué componentes se deben cambiar, etc.

Fecha de Inicio

Ingrese la fecha en la cual se crea la solicitud.

Fecha de Final

Ingrese una fecha tentativa en la cual se da por terminada la orden.

Descripción Detallada

Ingrese los detalles de la orden de mantenimiento.


www.arandasoft.

[61]


Aranda CMDB

3. Para programar el mantenimiento debe adicionar los últimos tres datos de la anterior tabla, pulsando ingresada.

. Inmediatamente, en la rejilla de la derecha se muestra la información

4. Si desea programar más fechas, puede hacerlo repitiendo este último paso. Así, el mantenimiento quedará programado para ejecutarlo varias veces en las fechas indicadas.

5. Para finalizar la programación, pulse

.

Ver Mantenimientos Para ver un resumen de las órdenes de mantenimiento para el CI que requiera, siga los pasos explicados a continuación:

1. Diríjase a la opción Elemento de Configuración del panel izquierdo de la consola. 2. En la rejilla principal seleccione el CI que requiera y haga clic derecho. Allí aparece el siguiente menú, en el que deberá seleccionar la opción Ver Mantenimientos.

3. De inmediato aparece una ventana donde se visualiza el reporte de las órdenes de mantenimiento mediante una gráfica de torta (por tipos de mantenimiento). En la rejilla de la parte de abajo se muestra la siguiente información: Tipo de mantenimiento Número de la Orden CI al cual se le va a realizar el mantenimiento Valor total de la Orden Descripción del Mantenimiento En la parte inferior de la rejilla se muestra el número de órdenes y el costo del total de las mismas.


www.arandasoft.

[62]


Aranda CMDB

Ver Registros de las órdenes de mantenimiento Para visualizar esta información, debe ubicarse en la opción [Mantenimiento] del panel izquierdo de la consola.

En el panel principal se muestran todos los registros de órdenes de mantenimiento existentes y en la parte inferior del panel de la mitad se muestran tres pestañas de acceso:


www.arandasoft.

[63]


Aranda CMDB

Consultar y editar órdenes de mantenimiento 1. Para consultar las órdenes haga clic en la pestaña [Recordatorio de Ordenes]. 2. De inmediato el panel se divide en dos partes: La rejilla donde se muestra la información y una gráfica de barras que muestra la cantidad de órdenes vencidas y los días de vencimiento de las mismas. 3. En la rejilla se encuentran varios menús desplegables, dependiendo de la categoría de consulta que prefiera filtrar.

La información que muestra la rejilla es la siguiente: Prioridad Número de la Orden Fecha Estimada de Vencimiento Técnico Nota: La categoría predeterminada es Técnico, pero si usted desea cambiarla, arrastre hacia abajo la opción Técnico y haga clic sostenido en otra categoría arrastrándola hacia arriba.

4. Si desea editar una orden de mantenimiento, ubíquese sobre el registro correspondiente en la rejilla del panel de la mitad y haga clic derecho -> Editar Órdenes. 5. De inmediato se despliega la ventana de la orden de mantenimiento, en la cual puede cambiar los datos que requiera. Ver crear orden de mantenimiento. 6. Los colores que aparecen en la parte derecha de la anterior rejilla, indican las órdenes vencidas, representadas en la gráfica de barras.


www.arandasoft.

[64]


Aranda CMDB

En la gráfica de barras se representan las órdenes vencidas por los días vencidos. Cada grupo de órdenes por día vencido es representado por un color distinto.

Configurar valores para los datos de las órdenes de mantenimiento

Para ingresar y editar los daños, los tipos de mantenimiento y las reparaciones que quedarán en los menús desplegables para la creación de cada nueva orden de mantenimiento, siga los pasos explicados a continuación: 1. Haga clic en la pestaña [Configuración]. 2. De inmediato el panel se divide en dos partes: la columna de la mitad y el panel principal. En la primera, ubíquese sobre la opción a la cual desea asignar valores ( Tipos de Mantenimiento/ Reparaciones/ Daños).

3. Para cada una de las tres opciones, ingrese la siguiente información, según corresponda: Tipos de Mantenimiento:

1. 2. 3. 4.

Si desea crear un nuevo tipo de mantenimiento, pulse la opción [Nuevo]. Registre el nombre del tipo de mantenimiento. Describa en qué casos se utiliza este tipo de mantenimiento. Presione el botón [Grabar].


www.arandasoft.

[65]


Aranda CMDB

Reparaciones:

1. 2. 3. 4.

Si desea crear una nueva reparación, pulse la opción [Nuevo]. Registre el nombre de la reparación Describa en qué casos se utiliza esta clase de reparación. Presione el botón [Grabar].

Daños:

1. 2. 3. 4.

Si desea crear un nuevo daño, pulse la opción [Nuevo]. Registre el nombre del daño. Describa en qué casos se utiliza este tipo de daño. Presione el botón [Grabar].

Para las tres opciones anteriores, en la rejilla de la parte inferior de la ventana se muestran los daños, reparaciones o tipos de mantenimiento (según corresponda) hasta el momento ingresados.

Buscar, consultar y editar los registros de las órdenes de mantenimiento Ver registros

1. Haga clic en la pestaña [Mantenimientos]. 2. De inmediato el panel se divide en dos partes: la columna de la mitad y el panel principal. 3. Desde la columna de la mitad, en el menú Ver, haga clic en Todos los Registros/Orden de Mantenimiento, según prefiera: Todos los Registros

Al hacer clic en esta opción, en la rejilla de la parte derecha aparecen varios menús desplegables de las órdenes según el estado de la fecha. (Hoy, Anteriores, Hace dos Semanas, Mañana, etc.). Si desea que estos menús no se listen por fecha sino por otra categoría, arrastre el inicio de la columna hasta arriba. Al desplegar uno de estos menús, la rejilla muestra la siguiente información:


www.arandasoft.

[66]


Aranda CMDB

CI Estado Número de la orden Categoría Fecha Inicio Fecha Final Técnico Tipo Prioridad Usuario Valor Total Descripción del Mantenimiento

En la parte inferior de la rejilla se muestra el número de r egistros y el costo total de los mismos. Al hacer clic derecho sobre algún registro, se despliega el siguiente menú:

A continuación se explica con más detalle cada una de estas opciones.


www.arandasoft.

[67]


Aranda CMDB

Orden de Mantenimiento

Para ejecutar esta función, se requiere estar ubicado en una de las órdenes registradas en la rejilla. Al hacer clic en Orden de Mantenimiento, aparece una ventana en la cual se puede editar la información dicha orden. También puede editar desde el menú Acciones -> Editar.

Los datos configurables son: Nota de Estado: Al hacer clic en el icono , que se encuentra al lado del menú desplegable de la configuración de estado, puede ingresar una nota respecto al cambio de estado. Estado Tipo (de mantenimiento) Prioridad Solicitado Por Fecha Estimada Fecha Final En la rejilla inferior se puede editar la siguiente información: Nueva Nota: El usuario puede ingresar una nota técnica respecto a la orden. Componente Daño Reparación Valor Fecha Reparación Técnico Descripción del Daño En la parte inferior de la ventana puede ingresar la descripción de la orden de mantenimiento.


www.arandasoft.

[68]


Aranda CMDB

Imprimir información de las órdenes de mantenimiento

Si desea imprimir la información de la orden de mantenimiento seleccionada, sólo haga clic en [Imprimir] desde el menú Acciones y de inmediato la orden de impresión será ejecutada.

Exportar a Excel

Si desea conservar la información de manera organizada sin tener que traspasarla manualmente, puede guardar los datos de la orden en formato Excel, haciendo clic sobre [Exportar a Excel] desde el menú Acciones.

Exportar a HTML

Así mismo, puede guardar la información de la orden en formato en formato HTML, haciendo clic en [Exportar a HTML] desde el menú Acciones.

Buscar órdenes de mantenimiento

Si requiere agilizar la búsqueda de los registros, ubíquese sobre el menú Búsqueda e ingrese un rango de fecha ([Fecha Inicial] / [Fecha Final ]). Presione [Buscar] y en la rejilla del panel central se listarán los registros correspondientes.

Clonar un CI Si desea copiar en el inventario un CI con las mismas características del que haya ingresado previamente, siga los pasos explicados a continuación:


www.arandasoft.

[69]


Aranda CMDB

1. Ubíquese sobre el registro del CI que desee clonar (desde el panel izquierdo -> elemento de configuración).

2. Diríjase a Archivo -> Clonar. 3. De inmediato el CI se copia. Si usted desea, puede editar las características que diferencien el clon del original.

Registrar características adicionales Si desea insertar tipos de características (color, marca, etc.) para que sean registrados al momento de ingresar o editar un CI en la base de datos, siga estos pasos:

1. Desde la barra de tareas, diríjase a Herramientas -> Características adicionales. 2. En la ventana que se despliega seleccione la categoría a la cual desea agregar características. 3. Presione [Nuevo] e ingrese el nombre y el tipo de registro: NUMÉRICO: Sólo es posible ingresar números. CHAR: Sólo es posible ingresar de un sólo caracter. VARCHAR: Sólo es posible ingresar valores alfanuméricos. FECHA: Sólo es posible ingresar valores de día mes y año.

4. Presione el icono

para guardar la característica ingresada.

Buscar un CI específico Si requiere buscar de forma rápida un CI para consultar su respectiva información, siga estos pasos:

1. Desde la barra de tareas, diríjase a Herramientas -> Buscar CI. 2. En la ventana que se despliega ingrese los criterios de búsqueda por los cuales desea filtrar los resultados. Si desea buscar todos los CIs, no ingrese ningún criterio y presione [Buscar].

3. En la rejilla aparecen los resultados de la búsqueda. Seleccione el registro que requiera y haga doble clic para consultar o editar la información detallada del mismo.


www.arandasoft.

[70]


Aranda CMDB

Detectar dispositivos SNMP Es un módulo integrado que permite detectar dispositivos que utilicen el protocolo Simple Network Management Protocol (SNMP) y posteriormente importarlos como CIs. Siga los pasos explicados a continuación:

1. Desde la barra de tareas, diríjase a Herramientas -> Aranda SNMP. 2. En la ventana que se despliega seleccione la comunidad (palabra clave para hacer la búsqueda) sobre la cual se va a realizar el escaneo. Además, ingrese el rango de dirección IP que hay en la red corporativa.

3. Haga clic sobre el botón [Detectar Agentes]. De inmediato se hace un escaneo de la red para listar las estaciones de trabajo que tengan protocolo SNMP .

4. Seleccione el registro que requiera y presione Enviar a CMDB. Elija la categoría en la cual va a clasificar el CI en el inventario y presione [Aceptar].


www.arandasoft.

[71]


Aranda CMDB

5. Si desea guardar la información en formato

*xsl, presione el botón [Guardar información],

seleccione la ruta donde desea guardar el archivo y presione [Guardar].

Asignar perfil a un CI Si requiere asignarle un perfil determinado a un CI, siga los pasos explicados a continuación:

1. Desde la barra de tareas, diríjase a Herramientas -> Asignar perfil. 2. En el panel superior izquierdo seleccione el perfil al cual desea asociar el(los) CI(s). Tenga en cuenta que los perfiles listados son aquellos creados desde la opción Configuración de parámetros -> Perfiles, en la configuración de los campos lookups del módulo Aranda SETTINGS. Remítase al capítulo configurar parámetros, de este manual.

3. Desde el panel inferior izquierdo seleccione el(los) CI(s) que vaya a asignar al perfil definido y presione

.

4. Si desea desasociar uno o más CIs de un perfil determinado, ubíquese sobre éste y seleccione el(los) CI(s). Presione


.

www.arandasoft.

[72]


Aranda CMDB

Reactivar CI Cuando se cumple la fecha de salida, asignada por el usuario al CI a través de Archivo -> Borrar, se inhabilita la posibilidad de configurar la información del mismo, de manera que queda congelado. Esta opción permite reversar ese estado. Para ello, siga los pasos explicados a continuación:

1. Ubíquese sobre el registro del CI que desee reactivar (desde el panel izquierdo -> elemento de configuración ).

2. Desde la barra de tareas, diríjase a Herramientas -> Reactivar CI. 3. De inmediato el CI queda nuevamente activo para que su respectiva información pueda ser editada.

Configurar estados por categoría Aranda CMDB le permite establecer un flujo de estados para cada categoría, de manera tal que un CI debe pasar de un estado a otro dependiendo del proceso de transición establecido en la categoría a la que pertenezca.

1. Desde la barra de tareas diríjase a Herramientas -> Estados por categoría. 2. En la ventana que se despliega ubíquese sobre la categoría a la cual desea configurar el flujo de estados. (Panel superior izquierdo).

3. Desde el panel inferior izquierdo seleccione los estados (tecla [Ctrl] sostenida mientras hace clic sobre los registros) por los que desee se encuentren los elementos de configuración de la categoría escogida.

4. Presione

para agregar los estados.

5. Ubíquese sobre la pestaña [Transiciones] y con el clic del

Mouse sostenido, enlace un

recuadro con otro como lo indica la siguiente imagen:


www.arandasoft.

[73]


Aranda CMDB

6. Una vez haya configurado los procesos de transición, haga clic sobre el botón [Crear o actualizar transición], para guardar los cambios. NOTA: Tenga en cuenta que las categorías listadas, son las creadas desde la opción [Categorías] (Árbol de Categorías) del módulo Aranda SETTINGS y los estados listados son los ingresados desde la opción [Configuración de parámetros]. Remítase al capítulo correspondiente de este manual.

Asignar permisos por categorías Con el fin de filtrar la información, es posible otorgar permisos por categorías a los diferentes perfiles de usuario que se hayan creado en el módulo Aranda PROFILE ( Ver manual Aranda PROFILE).

1. Desde la barra de tareas diríjase a Herramientas -> Asignar permisos a categorías. 2. En la ventana que se despliega ubíquese sobre la categoría (o nodo) a la cual desea otorgar los permisos (panel izquierdo superior).

3. Desde el panel izquierdo inferior seleccione el(los) perfil(es) al(os) cual(es) desea permitir que visualice(n) la categoría y sus respectivos CIs (Tecla [Ctrl] sostenida).

4. Presione

y en el panel central se listan los perfiles asociados a la categoría elegida.

5. Si desea desasociar uno o más perfiles de la categoría, selecciónelos (Tecla [Ctrl] sostenida) y presione

.


www.arandasoft.

[74]


Aranda CMDB

Ver Resumen Aranda CMDB le permite ver el consolidado de los elementos de configuración en una gráfica, de acuerdo con la combinación de los siguientes criterios de se lección asignados a los CIs: Agrupación

País

Categoría

Ciudad


Sede

Departamento

Edificio

Piso

Compañía

Estado

Marca

Perfil

En la parte superior de la gráfica aparecerá un cuadro con la respectiva relación de datos de los CIs.

En la parte inferior del panel central es posible ver las alarmas del [Vencimiento de contratos] y las [Auditorías de configuración] , ubicándose sobre la pestaña correspondiente.


www.arandasoft.

[75]


Aranda CMDB

Componentes de Aranda CMDB

Interfaz de la consola CMDB

La interfaz de la consola Aranda CMDB está conformada por cuatro elementos: tres barras y el panel central.

Barra de Herramientas Está compuesta por tres menús:


www.arandasoft.

[76]


Aranda CMDB

Archivo

Las primeras tres opciones aplican dependiendo del ítem en el que se esté ubicado en la barra de herramientas lateral. Los iconos que aparecen al lado de la funcionalidad, son los correspondientes en la barra de iconos horizontal. Nuevo Editar Borrar Refrescar Salir

Permite ingresar un nuevo registro. Permite modificar un registro ya existente. Permite eliminar un registro creado, siempre y cuando éste no esté siendo utilizado. Esta opción permite actualizar los cambios realizados en la consola, para que sean visualizados inmediatamente. Permite cerrar la consola Aranda CMDB.

Herramientas

Características Adicionales

Permite insertar tipos de características para que se registren al momento de ingresar o editar un CI en la base de datos. (Color, Marca, etc.)

Integración CMDB - AAM

Permite importar la información de los activos inventariados desde Aranda ASSET MANAGEMENT y asignarlos en una categoría, para crearlos como CIs.

Buscar CI

Permite buscar de forma rápida un CI para consultar su respectiva información. Para buscar todos los CIs, deje la opción tex to en blanco, de inmediato se listarán todos los elementos de configuración.

Aranda SNMP

Es un módulo integrado que permite detectar dispositivos que utilicen el protocolo Simple Network Management Protocol (SNMP) y posteriormente importarlos como CIs.

Asignar Perfil

Permite asignarle a un CI un perfil determinado. Para ello, debe estar ubicado en un registro de CI en el icono Ítem de Configuración y pulsar [Asignar Perfil] en la barra de herramientas.

Reactivar CI

Cuando se cumple la fecha de salida, asignada por el usuario al CI, se inhabilita la posibilidad de configurar la información del mismo, de manera que queda congelado. Esta opción permite reversar ese estado.

Estados por categoría

Permite configurar un flujo de estados para cada categoría a la que pertenezcan los elementos de configuración.

Asignar permisos a categorías

Permite asignar permisos de visualización a las categorías de acuerdo con los perfiles creados y configurados en el módulo Aranda PROFILE.


www.arandasoft.

[77]


Aranda CMDB

Ayuda Abre una ventana en la que se muestra la información técnica y legal de Aranda CMDB.

Ayuda

Barra de iconos Horizontal Esta barra de herramientas cuenta con seis botones, que cumplen las mismas funciones de las opciones presentes en el menú principal. Tenga en cuenta que para utilizar las opciones de los tres primeros botones debe ubicarse en un ítem de la barra de herramientas lateral.

Barra de iconos Vertical Mediante esta barra se realizan todas las acciones de la base de datos de configuración Aranda CMDB.

C.1 C.2 C.3 C.4 C.5 C.6 C.7 C.8 C.9 C.10


www.arandasoft.

[78]


Aranda CMDB

C.1. Resumen En esta opción es posible ver el consolidado de los elementos de configuración en una gráfica, de acuerdo con la combinación de los siguientes criterios de selección asignados a los CIs: Agrupación

País

Categoría

Ciudad


Sede

Departamento

Edificio

Piso

Compañía

Estado

Marca

Perfil

C.2. Elemento de configuración Esta opción le permite ingresar, configurar y observar la información de cada CI que desee registrar. En la parte media de la pantalla encontrará tres pestañas que seleccionará de acuerdo con los criterios en los que desee ver la información de los CI: Categorías, Agrupaciones y Perfiles.

C.3. Gestión de contratos En este icono se ingresa la información de los contratos, las facturas y otros documentos pertenecientes a esta gestión. En cada pestaña hay dos rejillas, una en la parte superior y otra en la inferior. Esta última muestra la relación de los CI asociados al soporte contable respectivo.

C.4. Proveedores En este icono se ingresa la información de los proveedores de los CIs de la compañía. Esta opción le permitirá ingresar, editar, o eliminar la información de cada vendedor y/o proveedor al cual se le hace la compra del CI.

C.5. Mantenimiento En este icono se realiza toda la gestión de mantenimientos y la programación de las órdenes de mantenimiento para los CIs.


www.arandasoft.

[79]


Aranda CMDB

C.6. Reportes del Usuario En esta opción usted puede consultar la relación entre los usuarios y los elementos de configuración. Es decir, qué CIs tiene a cargo y qué CIs utiliza.

C.7. Presupuestos Permite consultar, crear y editar los presupuestos para cada centro de costo. Además, asignarle un porcentaje del presupuesto para cada uno de ellos.

C.8. Auditorías Permite programar recordatorios a los administradores sobre la realización de auditorías referentes a contratos, facturas, otros documentos, inventario de CIs, etc.

C.9. Catálogo de Servicios Aranda CMDB se encuentra integrada con Aranda SERVICE DESK (ASDK) en la integración con el catálogo de servicios con el fin de facilitar la gestión de niveles de servicio (Service Level Management – SLM). En esta opción es posible crear, editar y eliminar servicios asignados a cada categoría (de las creadas en la consola BLOGIK de Aranda SERVICE DESK)

C.10. Configuración de parámetros En este icono se crean, editan y eliminan los parámetros requeridos en cada una de las funciones de la consola Aranda CMDB. Al hacer clic en cada uno de los links que aparecen listados en el panel central inmediatamente se abre la opción del Aranda SETTINGS que permite configurar los campos LookUps, las categorías, las agrupaciones los estados de inactividad para contratos y las direcciones AFS. Para los links de Categoría, Agrupación, Estados, Acción y AFS, la configuración se realiza de manera diferente. Remítase al capítulo Configurar parámetros.

Panel Central En el panel central se muestra toda la información y se realizan todas las configuraciones de acuerdo con el ítem en el que se encuentre ubicado desde la barra de iconos vertical.


www.arandasoft.

[80]


Aranda CMDB

Desinstalar Aranda CMDB Para desinstalar Aranda CMDB, siga los pasos explicados a continuación:

1. Diríjase a Inicio -> Panel de Control -> Agregar o quitar programas -> Cambiar o quitar programas.

2. Ubíquese sobre el registro Aranda CMDB y presione el botón [Quitar]. 3. Espere a que se desinstale la herramienta.


www.arandasoft.

[81]


Aranda CMDB

Aranda Web Mantenimiento

Éste es el módulo Web de CMDB, que le permitirá obtener todos los detalles de las órdenes de mantenimiento de cada uno de los usuarios y/o estaciones existentes en la compañía.

La consola Web permite agilizar y llevar el control del estado de las órdenes de mantenimiento para que los técnicos especializados, encargados de llevar a cabo la ejecución de dichas órdenes, cuenten con un listado de tareas organizado que les facilite la programación de sus labores.


www.arandasoft.

[82]


Aranda CMDB

Requisitos de Aranda Web Mantenimiento

Requisitos del Sistema Antes de iniciar el proceso de instalación, asegúrese de desinstalar cualquier versión previa y verifique algunos puntos adicionales para asegurar una correcta instalación y adecuado funcionamiento.

De hardware y software En el servidor

Para el Especialista Procesador Sistema operativo Web Server Otros

Pentium II Windows 2000 Professional o superior IIS 5.0 o superior Internet Explorer 6.0 o superior

Framework 1.1

Tenga en cuenta que debe estar configurado el AFS Versión 7.2.x y el módulo Aranda Web Configurator versión 7.1.x., apuntando a la siguiente ubicación: C:\Inetpub\wwwroot\awc\bin C:\Inetpub\wwwroot\awm\bin

En esta ruta es donde se encuentra el archivo DBCONFIG.XML, creado al momento de la instalación de la consola Aranda Web Mantenimiento, explicada a continuación. En el cliente Internet Explorer 6.0 o un Browser con conectividad.


www.arandasoft.

[83]


Aranda CMDB

Instalación de Aranda Web Mantenimiento Para empezar a instalar la consola de Aranda Web Mantenimiento de ACMDB, se debe hacer doble clic en el archivo cmdb_7.2.x_we; Inmediatamente, aparecerá una ventana en la que debe seleccionar el idioma con el que va a quedar configurado el uso de la consola.

1. Una vez haya seleccionado el idioma, pulse [Siguiente] y de inmediato empezará el proceso de instalación de CMDB Web.

2. Cuando el programa de instalación haya terminado de preparar la instalación, aparecerá una ventana de notificación para que finalice el proceso.

3. Felicitaciones. Ahora puede acceder a la consola Aranda Web Mantenimiento.


www.arandasoft.

[84]


Aranda CMDB

Uso de Aranda Web Mantenimiento Para ingresar a la consola Web de Mantenimiento, debe dirigirse a la dirección Web o URL del servidor donde se encuentra instalada la aplicación Web. Una vez ingresada esta dirección, el usuario debe registrarse con su usuario y contraseña correspondiente, dependiendo del tipo de autenticación que escoja. Aranda o Directorio Activo, tal y como fue explicado al inicio de este manual.

Interfaz de la Consola Web En la interfaz se encuentran dos pestañas [Resumen] y [Detalles].

Resumen Cuando se ingresa a la consola Web, la pestaña predeterminada que se muestra es la de Resumen. Esta opción presenta un breve resumen con sus respectivas gráficas sobre la clasificación de las órdenes de mantenimiento. Así:


www.arandasoft.

[85]


Aranda CMDB

Número de Ordenes por Prioridad Muestra en una tabla la cantidad de órdenes que hay vigentes según la prioridad de atención (Crítica, Alta, Media y Baja). Abajo, se presenta en una gráfica de torta con dicho resumen.

Número de Ordenes por Estado

Muestra en una tabla la cantidad de órdenes según el estado de las mismas (Creado, Aprobado, No Aprobado, Estado en Proceso, Cerrado). Abajo, se presenta en una gráfica de torta dicho resumen.

Estado de Ordenes Mes Actual

Muestra en una tabla la cantidad de órdenes en el mes actual, según el estado de las mismas (Creado, Aprobado, No Aprobado, Estado en Proceso, Cerrado). Abajo, se presenta en una gráfica de torta dicho resumen.

Muestra en una tabla la cantidad de órdenes que hay vigentes en el Número de Ordenes por Prioridad mes, según la prioridad de atención (Crítica, Alta, Media y Baja). Abajo, se presenta en una gráfica de torta con dicho resumen. Mes Actual

Detalles En esta pestaña se pueden ver los detalles de las órdenes de mantenimiento y adicionalmente, se puede cambiar su estado.


www.arandasoft.

[86]


Aranda CMDB

En el lado izquierdo se encuentran los rangos de búsqueda según la clasificación de las órdenes de las que se desee obtener detalles. Para desplegar cada uno de los rangos, se debe hacer clic sobre el nombre del mismo.

Búsqueda por Fecha

En esta opción usted puede seleccionar el rango de fecha de registro de las órdenes que desee consultar.

Búsqueda por Orden

En esta opción usted puede seleccionar el número de la orden que desee consultar.

Búsqueda por Prioridad

En esta opción usted puede seleccionar el rango de prioridad (Crítica, Alta, Media y Baja) de las órdenes que desee consultar.

Búsqueda por Estado

En esta opción usted puede seleccionar el rango de estado (Creado, Aprobado, No Aprobado, Estado en Proceso, Cerrado) de las órdenes que desee consultar.


www.arandasoft.

[87]


Aranda CMDB

En el lado derecho, se muestra un resumen de los detalles de cada orden.

Al hacer clic en el signo se muestran los detalles del componente al cual se le va a realizar el mantenimiento. Para obtener información más amplia al respecto, diríjase a la opción Ver Detalles del Ítem. Detalles

En esta columna por cada orden de mantenimiento, aparece el link Ver . Al hacer clic en él, usted podrá conocer datos importantes de la orden y si requiere, puede cambiar el estado de atención de la misma.

Número de Orden

Muestra el respectivo número de la orden

CI

Es el elemento de configuración al que pertenece(n) el/los componente(s) al(los) que se le(s) va a realizar el mantenimiento.

Categoría

Es el grupo al cual pertenece el CI. La configuración de dicho grupo se realiza en el AAM Settings.

Fecha Inicial

Fecha en la cual se ingresó la solicitud.

Fecha Final

Fecha en la cual se realizó el mantenimiento

Responsable

Nombre del encargado de ejecutar la orden.

Tipo

Clase de mantenimiento. Es decir, si es preventivo (antes de un daño) o si es Correctivo (cuando se presenta el daño).

Prioridad

Muestra la urgencia en la atención de la solicitud.

Solicitado Por

Nombre del usuario que solicita el mantenimiento.

Descripción

Muestra el detalle de la solicitud del mantenimiento. Por ejemplo, qué daño tiene, qué componente se debe cambiar, etc.


www.arandasoft.

[88]


Aranda CMDB

Ver detalles de la orden

Número de Orden


CI

Es el elemento de configuración al que pertenece(n) el/los componente(s) al(los) que se le(s) va a realizar el mantenimiento.

Categoría

Es el grupo al cual pertenece el CI. La configuración de dicho grupo se realiza en el módulo Aranda SETTINGS.

Fecha Inicial Fecha Final Responsable Tipo Solicitado Por Prioridad Descripción

Fecha en la cual se ingresó la solicitud. Fecha en la cual se realizó el mantenimiento Nombre del encargado de ejecutar la orden. Clase de mantenimiento. Es decir, si es preventivo (antes de un daño) o si es Correctivo (cuando se presenta el daño). Nombre del usuario que solicita el mantenimiento. Muestra la urgencia en la atención de la solicitud. Muestra el detalle de la solicitud del mantenimiento. Por ejemplo, qué daño tiene, qué componente se debe cambiar, etc.

Estado Esta opción le permite ver y/o cambiar el estado de la orden.


www.arandasoft.

[89]


Aranda CMDB

Para ello, seleccione una de las siguientes opciones: Creado No Aprobado Aprobado En Proceso Cerrado Dependiendo del estado en el que se encuentra, se habilitarán las opciones de cambio así: Si está en Creado, únicamente podrá pasar a Aprobado o No Aprobado. Si está en Aprobado, únicamente podrá cambiar a En Proceso o Cerrado. Si está en No Aprobado, únicamente podrá cambiar a Aprobado.

Escribir Nota En este espacio se debe escribir la observación respectiva a cada cambio de estado. Para g uardar la nota en el historial, haga clic en realiza.

. Si no escribe la nota, la configuración no se

Fecha Inicial Muestra la fecha en que fue cambiado el estado de la orden.

Descripción Muestra el contenido de la anotación realizada en cada cambio de estado de la solicitud.

Ítems Muestra más detalles de la orden de mantenimiento. Componente

Nombre del objeto al que se le va a realizar el mantenimiento.

Estado del Ítem

Para obtener más detalles, se debe hacer clic en Ver.

Daño

Se nombra de forma breve el daño que presenta el componente.

Reparación

Se describe el mantenimiento realizado al componente.


www.arandasoft.

[90]


Aranda CMDB

Valor Ítem

Muestra el costo que tiene el mantenimiento del componente.

Especialista


Descripción

Se nombra de forma más detallada el daño y/o reparación con respecto al componente.

Ver detalles del Ítem

Número de Orden


Componente

Es el elemento al que se le va a realizar el mantenimiento.

Estado

Muestra el estado de la orden (Creado, Aprobado, No Aprobado, Estado en Proceso, Cerrado).

Daño

Se describe de forma breve el daño que presenta el componente.

Reparación

Se describe el mantenimiento realizado al componente.

Valor

Muestra el costo que tiene el mantenimiento del componente.

Especialista


Descripción

Muestra el diagnóstico realizado al componente al cual se le va a ejecutar el mantenimiento.

Listado de Notas

Permite ver todas las notas ingresadas en el registro de la orden.

Fecha de Ingreso

Muestra la fecha en la que se ingresó la descripción

Descripción

Muestra el contenido de la nota que ingresó.

Agregar Nota

En este espacio se debe escribir la observación técnica respecto a la orden. Para guardar la nota en el historial, haga clic en .


www.arandasoft.

[91]


Aranda CMDB

GLOSARIO Categoría Es el conjunto bajo el cual se ubican diversos elementos pertenecientes a ella. Mediante las categorías, se configura una ubicación jerárquica de elementos.

Centro de Costos Es el área de la empresa que tiene manejo y control sobre el consumo de recursos entre los que se encuentran material, mano de obra, etc.

CI (Configuration Item) Cualquier objeto (inventariado) que haga parte de la infraestructura de la empresa como, computadores personales, servidores, impresoras, teclados, teléfonos, entre otros.

ACMDB Aranda Configuration Management Database - Base de datos de gestión de la configuración de Aranda (Aranda CMDB). Es la solución que hace el seguimiento, administra y clasifica todos lo relacionado al ciclo de vida de los activos.

Componente Cada elemento que hace parte de un CI. Los componentes se crean por la necesidad de enrutar las órdenes de mantenimiento en ACMDB. Por ejemplo, si se registra como CI la torre de un computador, entonces el disco duro, la motherboard, el procesador y la memoria, son sus respectivos componentes.

Elemento de Configuración Es el concepto en español de CI.

Mailer Es un módulo integrado a CMDB, usado para leer y enviar e-mails.

DBManager Servicio de administración de base de datos. Es un servicio integrado a CMDB, usado para subir las licencias a la base de datos. También revisa el vencimiento de contratos y por cada contrato vencido, genera un correo para que el Mailer lo envíe.

SNMP - Simple Network Management Protocol Protocolo Simple de administración de red. Es un protocolo de aplicación que facilita el intercambio de información de administración entre dispositivos de red.


www.arandasoft.

[92]

Aranda Manual

Recommend Documents