Aprovisionamento e Gestão Stocks

IEFP - ISG

Ficha Técnica

Colecção Título Suporte Didáctico Coordenação e Revisão Pedagógica Coordenação e Revisão Técnica

MANUAIS PARA APOIO À FORMAÇÃO EM CIÊNCIAS EMPRESARIAIS

Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador IEFP – Instituto do Emprego e Formação Profissional Departamento de Formação Profissional

ISG – Instituto Superior de Gestão

Autor

Manuel Vilhena Veludo/ISG

Capa

IEFP

Maquetagem

ISG

Montagem

ISG

Impressão e Acabamento

ISG

Propriedade Edição Tiragem

Instituto do Emprego e Formação Profissional, Av. José Malhoa, 11 1099-018 Lisboa

Portugal, Lisboa, Dezembro de 2004 100 exemplares

Copyright, 2004 Todos os direitos reservados ao IEFP Nenhuma parte deste título pode ser reproduzido ou transmitido, por qualquer forma ou processo sem o conhecimento prévio, por escrito, do IEFP

Aprovisionamento e Gestão de Stocks

Guia do Formador

ÍNDICE GERAL

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Índice Geral 1. Objectivos Globais do Guia ........................................................................................................................... 1 2. Pré-Requisitos................................................................................................................................................ 2 3. Perfil do Formador ......................................................................................................................................... 3 4. Campo de Aplicação do Guia ........................................................................................................................ 4 5. Plano de Desenvolvimento do Módulo/das Unidades Temáticas ................................................................. 5 6. Orientações Metodológicas Recomendadas ................................................................................................. 8 7. Recursos Didácticos ...................................................................................................................................... 9 8. Bibliografia Recomendada........................................................................................................................... 10

I.

OS STOCKS E A FUNÇÃO APROVISIONAMENTO ............................................................11 1. Resumo........................................................................................................................................... 13 2. Plano das Sessões ......................................................................................................................... 15 3. Actividades/Avaliação ..................................................................................................................... 17 4. Transparências ............................................................................................................................... 22 5. Textos Complementares para o Formador..................................................................................... 47

II. A GESTÃO E A ORGANIZAÇÃO FÍSICA DOS STOCKS ....................................................49 1. Resumo........................................................................................................................................... 51 2. Plano das Sessões ......................................................................................................................... 52 3. Actividades/Avaliação ..................................................................................................................... 55 4. Transparências ............................................................................................................................... 57 5. Textos Complementares para o Formador..................................................................................... 73

III. A GESTÃO E A ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS .................................75 1. Resumo........................................................................................................................................... 77 2. Plano das Sessões ......................................................................................................................... 78 3. Actividades/Avaliação ..................................................................................................................... 82 4. Transparências ............................................................................................................................... 84 5. Textos Complementares para o Formador..................................................................................... 95


Guia do Formador

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ÌNDICE GERAL

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IV. A GESTÃO ECONÓMICA DOS STOCKS ............................................................................ 97 1. Resumo............................................................................................................................................99 2. Plano das Sessões ....................................................................................................................... 100 3. Actividades/Avaliação................................................................................................................... 103 4. Transparências ............................................................................................................................. 115 5. Textos Complementares para o Formador................................................................................... 139

V. A RECEPÇÃO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS ............................... 141 1. Resumo......................................................................................................................................... 143 2. Plano das Sessões ....................................................................................................................... 144 3. Actividades/Avaliação................................................................................................................... 145 4. Transparências ............................................................................................................................. 148 5. Textos Complementares para o Formador................................................................................... 153

VI. FUNÇÃO COMPRAS E A SUA ORGANIZAÇÃO E GESTÃO ADMINISTRATIVA ........... 155 1. Resumo......................................................................................................................................... 157 2. Plano das Sessões ....................................................................................................................... 159 3. Actividades/Avaliação................................................................................................................... 162 4. Transparências ............................................................................................................................. 165 5. Textos Complementares para o Formador................................................................................... 181 FICHAS DE AVALIAÇÃO GLOBAL .............................................................................................. 183

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA ............................................................................................... 201 GLOSSÁRIO.............................................................................................................................. 203

Guia do Formando


APRESENTAÇÃO GLOBAL DO MÓDULO

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1. OBJECTIVOS GLOBAIS DO GUIA

Este guia tem os objectivos seguintes: Definir os pré-requisitos ou as habilitações mínimas aconselháveis para os formandos, sem as quais, seria muito difícil atingirem os objectivos de aprendizagem propostos; Especificar as habilitações académicas, a formação específica, as competências pedagógicas e a experiência profissional dos formadores (M/F) do módulo Aprovisionamento e Gestão de Stocks; Apoiar os formadores na planificação e desenvolvimento das sessões; Auxiliar os formadores na sua função de orientadores e facilitadores das aprendizagens, diversificando instrumentos e actividades, contribuindo para a motivação e orientação da aprendizagem dos formandos; Disponibilizar informação coadjuvante que contribua para que os formandos atinjam os objectivos de aprendizagem seguintes: •

Caracterizar a função aprovisionamento e demonstrar a sua importância;

•

Justificar o enquadramento da função aprovisionamento na estrutura organizacional;

•

Caracterizar a função armazenagem e enunciar os respectivos princípios e métodos de gestão e organização;

•

Caracterizar a gestão e a organização administrativa dos stocks;

•

Reconhecer os princípios básicos da gestão económica dos stocks;

•

Distinguir a recepção qualitativa e quantitativa de stocks;

•

Caracterizar a função compras e a sua organização e gestão administrativa;

•

Seleccionar métodos e técnicas mais adequados e eficazes em função dos grupos alvo e dos objectivos pedagógicos definidos.


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2. PRÉ-REQUISITOS

O formando deve assegurar as condições de acesso seguintes: • Idade igual ou superior a 17 anos; • Habilitações escolares mínimas: 11º ano de escolaridade ou equivalente.

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3. PERFIL DO FORMADOR

Habilitações Académicas-Formação Específica O formador (M/F) deve estar habilitado com licenciatura ou bacharelato nas áreas da engenharia ou gestão, preferencialmente com opções no ramo da produção industrial e especialização ou pós-graduação na área da gestão de materiais e da logística.

Experiência Profissional O formador (M/F) deve possuir experiência profissional mínima de três anos em empresa produtora ou distribuidora (de bens e/ou serviços), preferencialmente na área do aprovisionamento ou da logística.

Certificação Profissional O formador (M/F) deve possuir certificado de aptidão profissional emitido pelo IEFP, garantia de que possui competências pedagógicas para exercer a actividade de formação.

Outros Requisitos O formador (M/F) deve, ainda, revelar capacidades para entusiasmar os formandos, despertandolhes o interesse para os temas a abordar, alertando-os para os conceitos e ideias-chave das unidades temáticas, apoiando-os em todo o processo da aprendizagem, propondo-lhes actividades para desenvolverem em sala de aula e/ou em casa.


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4. CAMPO DE APLICAÇÃO DO GUIA

Este guia destina-se a orientar a formação profissional específica na área do aprovisionamento e gestão de stocks

Modalidades de Formação

2

Qualificação Inicial e Profissional

Área Profissional

19

Serviços Comerciais, Administrativos e Financeiros

Família Profissional

1

Serviços Administrativos, Contabilísticos e Financeiros

Curso de Formação

2

Técnicas Administrativas, Contabilístico-Financeiras e de Secretariado

1

Técnico Administrativo (Nível 3) Técnico de Contabilidade (Nível 3)

Saída Profissional

2

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5. PLANO DE DESENVOLVIMENTO DO MÓDULO/DAS UNIDADES TEMÁTICAS

Unidades Temáticas

Objectivos

Duração (horas)

1. Os Stocks e a Função Aprovisionamento

2. A Gestão e a Organização Física dos Stocks

• Distinguir os tipos de materiais existentes numa empresa • Definir stock e classificá-lo • Descrever o âmbito da função aprovisionamento evidenciando a sua importância • Posicionar a função aprovisionamento na estrutura organizacional da empresa • Estruturar a função aprovisionamento no âmbito do processo logístico • Caracterizar o modelo de gestão por análise estatística de anterioridades • Caracterizar o modelo de gestão por encomenda • Caracterizar o modelo de gestão misto

5h

• Descrever o âmbito e o enquadramento estrutural da gestão física dos stocks na área do aprovisionamento • Especificar os requisitos de uma gestão física dos stocks eficiente • Caracterizar a função armazenagem e os seus princípios gerais • Classificar os armazéns • Descrever as actividades e os principais métodos da organização física dos stocks

8h


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3. A Gestão e a Organização Administrativa dos Stocks

4. A Gestão Económica dos Stocks

5. A Recepção Qualitativa e Quantitativa de Materiais

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• Descrever o âmbito e o enquadramento estrutural da gestão administrativa dos stocks na área do aprovisionamento • Caracterizar a nomenclatura de um artigo do stock • Apresentar sistemas e critérios de codificação de materiais • Demonstrar a importância da formalização das especificações dos materiais do stock • Evidenciar as vantagens da normalização de variedades • Descrever um ficheiro de materiais • Distinguir modelos de controlo de existências e de inventário

• Descrever o âmbito da gestão económica dos stocks • Explicar os conceitos fundamentais da gestão económica dos stocks • Relacionar e quantificar as variáveis-chave da gestão económica dos stocks • Distinguir os sistemas de gestão económica dos stocks • Caracterizar os métodos de aprovisionamento • Efectuar o controlo da gestão económica dos stocks

• Descrever o âmbito e o enquadramento estrutural da recepção dos materiais na área do aprovisionamento • Caracterizar as actividades e os modelos organizacionais da recepção dos materiais

7h

12 h

2h



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6. A Função Compras e • Caracterizar o problema e os a sua Organização e dados da compra Gestão Administrativa • Descrever o âmbito e o enquadramento estrutural da função compras na empresa • Explicar políticas de aprovisionamento e de compras • Especificar as fases do processo de compra tradicional • Descrever os aspectos fundamentais da organização e da gestão administrativa das compras • Explicar as tendências evolutivas da função compras

8h

Duração Total do Módulo

42 h


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6. ORIENTAÇÕES METODOLÓGICAS RECOMENDADAS

O formador deve procurar alternar sessões expositivas de curta duração (cerca de 30 minutos) com actividades pedagógicas estruturantes, como resolução de exercícios práticos e análise de temas ou casos em grupo, com apresentação das respectivas conclusões. Durante cada exposição, o formador poderá ilustrar os conceitos com exemplos. No final de cada sessão, o formador deve incentivar os formandos a resolver as questões propostas no fim de cada unidade temática do Guia do Formando, ainda não abordadas nas sessões presenciais. Poderá ser utilizado software específico para apoiar a aprendizagem.

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7. RECURSOS DIDÁCTICOS

Software de apoio: •

GESMAT ou outro

•

MS OFFICE 97 ou posterior (Word, Excel, Acess, PowerPoint, Outlook)

•

Um PC por cada 3 ou 4 formandos com a configuração mínima seguinte:

•

Processador a 110 Mhz ou superior

•

12 Mb de RAM ou superior

•

Disco rígido com pelo menos 40 Mb disponíveis

•

Leitor de diskettes 3,5’’ e de CR-ROM ou DVD

•

Placa gráfica

•

Monitor policromático

•

Placa de som

•

Placa de rede

•

Sistema operativo Windows 98 ou 2000/NT

•

Uma impressora ligada à rede

•

Um vídeo-projector (datashow)

•

Um retroprojector (com uma lâmpada sobressalente)

•

Um quadro de parede e marcadores (4 cores)

•

Um ecran


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8. BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA

ASSIS, Rui, FIGUEIRA, Mário. MICROSTOCK - Apoio à Decisão em Gestão Económica de Stocks. Lisboa, IAPMEI, 1991. HESKETT, James L.. Sweeping Changes in Distribution. Harvard Business Review, Mar.-Apr., 1973, pp. 123-132. HESKETT, James L.. Logistics: Essential to Strategy. Harvard Business Review, Nov.-Dez., 1977, pp. 85-96. JESUÍNO, Jorge Correia - A Negociação: Estratégias e Tácticas. Lisboa, Texto Editora, 1996. TERSINE, Richard J.. Materials Management and Inventory Systems. Amsterdam, North Holland, 1987. ZERMATI, Pierre. A Gestão de Stocks. Lisboa, Editorial Presença, 1986.

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I. OS STOCKS E A FUNÇÃO APROVISIONAMENTO

APROVISIONAMENTO E GESTÃO DE STOCKS


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1. RESUMO

Numa empresa pode considerar-se dois tipos de materiais: recursos materiais (input) e produtos acabados (output). Os recursos materiais podem subdividir-se em materiais consumíveis, que são objecto de processamento (por exemplo, matérias primas) e materiais de utilização permanente, que são imobilizado, não consumíveis (por exemplo, equipamento). Define-se stock como o conjunto de materiais consumíveis armazenados e valorizados em existências. Neste capítulo, são, ainda, classificados os materiais de stock em matérias primas, componentes, produção em curso, semiacabados, produtos acabados, subprodutos, materiais subsidiários e materiais de embalagens (primárias, secundárias, terciárias). Define-se como o output ou resultado de um processo o(s) produto(s) e classificam-se em bens tangíveis e bens intangíveis ou serviços. Os bens tangíveis subdividem-se em bens de consumo e bens industriais. A função aprovisionamento compreende as operações que permitem disponibilizar em tempo oportuno, na quantidade e qualidade pré--definidas, todos os recursos materiais e serviços provenientes do exterior da organização e necessários ao seu funcionamento, ao menor custo. Depois de descrito o âmbito da função aprovisionamento e justificada a respectiva importância, são apresentadas alternativas de posicionamento do Departamento de Aprovisionamentos na estrutura organizacional da empresa, como órgão autónomo na dependência da Direcção Geral ou integrado num Departamento de Logística. O U.S. Council of Logistics Management adoptou para logística a definição seguinte: é o processo estratégico (porque gera valor reconhecido pelos clientes, criando vantagem competitiva sustentada) de planeamento, organização e controlo, eficaz e eficiente, dos fluxos e armazenagem de materiais (matérias primas, componentes, produção em curso, produtos semiacabados e acabados) e de informação relacionada, desde a origem (fornecedores) até ao destino final (consumidores) visando maximizar a satisfação das necessidades dos clientes, externos e internos. A logística pode ser considerada uma fonte de vantagem competitiva na medida em que gera diferenciação através: •

Da qualidade do serviço prestado aos clientes;

•

Do planeamento global e integrado de cada negócio que permite optimizar objectivos estratégicos a alcançar;


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Da selecção criteriosa de fornecedores e contratação adequada; Da gestão optimizada da entrada e saída de materiais/produtos; •

Da gestão optimizada dos transportes e das movimentações dos materiais/produtos.

Um sistema logístico, eficiente e eficaz, planeia, organiza e controla integradamente, fluxos materiais e informacionais. A gestão de stocks determina quando e quanto se deve encomendar de cada artigo do stock. Relacionados com a gestão de stocks estão três factores importantes, a saber:

•

Conceito de procura, como origem das necessidades de materiais;

•

Conceitos de custos, nomeadamente, os seguintes:

- Custo de posse, - Custo de efectivação das encomendas, - Custo de aquisição, - Custo de rotura de stock.

•

Conceito de prazo de aprovisionamento ou de disponibilização do material.

Relativamente aos modelos de gestão de aprovisionamento são caracterizados os seguintes: Modelo push de gestão por análise estatística, que calcula necessidades logísticas independentes; Modelo pull de gestão por encomenda, que calcula necessidades logísticas dependentes, e está normalmente integrado numa filosofia de gestão global JIT; •

Modelo misto de gestão MRP, que recorre ao cálculo de necessidades logísticas independentes, para horizontes temporais de médio prazo, e de necessidades dependentes para horizontes de curto prazo.

JIT (Just-In-Time) é uma filosofia de gestão global, centrada no mercado, cujo princípio fundamental é "produzir quando e apenas o que o cliente necessita ou deseja e aprovisionar quando e apenas o necessário e suficiente para garantir aquela produção”. A gestão JIT propõe-se alcançar os 6 objectivos seguintes: Zero existências em armazém; Zero defeitos durante a fabricação; Zero avarias dos equipamentos em produção; Zero acidentes com o pessoal; Zero atrasos e prazos curtos; Zero papel em circulação;

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2. PLANO DAS SESSÕES

Conteúdo

Metodologia

Duração (minutos)

Exposição: • Introduzir os conceitos de materiais e de stock (transparências 1.1., 1.2) • Apresentar a classificação de stocks e de produtos através de exemplos (transparências 1.3, 1.4)

30 min

• Os formandos, reunidos em grupo, debatem as vantagens e inconvenientes da constituição de cada tipo de stock. • As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.

30 min

3. Âmbito da Exposição: função • Apresentar o âmbito da função aprovisionamento aprovisionamen relacionado com o conceito de necessidade to (transparência 1.5) • Evidenciar a importância da função aprovisionamento 4. Importância do (transparência 1.6) aprovisionamen • Integrar a função aprovisionamento no processo to logístico (transparências 1.7, 1.8, 1.9, 1.10)

30 min

1. Tipos de materiais 2. Classificação de stocks e de produtos

5. Relação da • Os formandos, reunidos em grupos, debatem o função processo logístico como fonte de vantagem competitiva aprovisionamen • As conclusões dos debates são apresentadas pelo to com o porta-voz de cada grupo. processo logístico


30 min

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6. A função Exposição: aprovisionam • Apresentar organogramas alternativos evidenciando a ento e a localização da função aprovisionamento na estrutura estrutura organizacional (transparências 1.11, 1.12) organizacion • Evidenciar os vários órgãos estruturais da área al aprovisionamento (transparência 1.13)

30 min

• Os formandos, reunidos em grupos, debatem as vantagens e inconvenientes das diferentes soluções organizacionais apresentadas • As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.

30 min

Exposição: • Apresentar o âmbito da gestão de stocks e os respectivos factores a considerar (transparências 1.14. a 1.18)

30 min

•

Os formandos, reunidos em grupo, identificam os três factores a considerar na gestão de stocks e a respectiva importância As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.

30 min

Exposição: 8. Necessidades logísticas e • Distinguir os tipos de necessidades e exemplificar modalidades (transparências 1.19 a 1.21) de gestão de • Caracterizar, sumariamente, os três modelos de gestão aprovisionam de aprovisionamento: ento Push ou por análise estatística Pull ou por encomenda MRP ou misto (transparências 1.22 a 1.25)

30 min

• Os formandos, reunidos em grupos, debatem as vantagens e limitações da filosofia de gestão JIT (just-in-time) • As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.

30 min

7. Âmbito da gestão de stocks

•

Total

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5 horas



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3. ACTIVIDADES/AVALIAÇÃO

Exercício 1 Distinga materiais consumíveis, materiais de utilização permanente e mercadorias Resolução: Materiais consumíveis que são objecto de processamento interno na empresa tais como: matérias primas, materiais subsidiários, material de embalagem. Materiais de utilização permanente que são imobilizado, ou seja, materiais que não são consumidos no processo produtivo, mantendo-se ao dispor deste durante vários ciclos de transformação. Numa empresa comercial os bens transaccionados designam-se por mercadorias, não estando sujeitos a qualquer transformação dentro da empresa.

Exercício 2 Distinga bens tangíveis e intangíveis Resolução: Bens tangíveis são aqueles que têm presença física, que possuem corpo. Bens intangíveis são aqueles que não têm presença física, que não possuem corpo.

Exercício 3 Indique os objectivos da função aprovisionamento Resolução: A função aprovisionamento compreende o conjunto de operações que permitem pôr à disposição da empresa em tempo oportuno, na quantidade e na qualidade definidas, todos os recursos materiais e serviços necessários ao seu funcionamento, ao menor custo. Para além das actividades de selecção e qualificação de fornecedores, de negociação, de contratação e de compra de recursos materiais e serviços, de gestão de stocks, a função aprovisionamento ainda inclui nas suas atribuições: a recepção de materiais, a armazenagem, o aviamento de requisições e o envio/transporte de materiais para estaleiros onde decorrem obras ou a expedição para subempreiteiros.


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Exercício 4 Descreva uma cadeia logística externa Resolução: Venda de material

Expedição de material

FORNECEDOR PRODUTOR

Compra de material

Transporte de material

Depósito de produto

Expedição de produto

Recepção

Armazenagem

Transform. de material

GROSSISTA Compra de produto

Transporte primário

Picking

Expedição

Recepção

Armazenagem

Venda de produto

RETALHISTA Compra de produto

Transporte secundário

Recepção

Retém

Ponto de Venda

CONSUMIDOR

Exercício 5 Indique as atribuições principais da função aprovisionamento Resolução: O Programação estabelece as ligações ao Planeamento Geral de Operações (ver Figura I.1) e disponibiliza informação relativa a quantidades necessárias e prazos, aos outros órgãos do Departamento de Aprovisionamentos; A Contratação pesquisa o mercado, avalia e selecciona os fornecedores, com quem estabelece contratos de fornecimento, após negociação;

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A Gestão de Materiais determina quanto e quando encomendar e mantém actualizado o inventário (gestão económica e administrativa); As Compras processam as encomendas e asseguram o cumprimento dos contratos com os fornecedores; A Recepção e Armazenagem asseguram a gestão e organização física dos materiais.

Exercício 6 Explique a incidência da procura no ciclo de vida de um produto Resolução: Procura aleatória - quando as vendas são dispersas no tempo e nos pontos de venda, não se podendo encontrar qualquer modelo estatístico que as reproduza. Este comportamento das vendas é típico quando o produto se encontra na fase de lançamento do seu ciclo de vida. Procura uniforme - quando já é possível definir um modelo estatístico que mostre a evolução das vendas no tempo. Neste tipo de procura pode distinguir-se três categorias: •

De tendência crescente - as vendas encontram-se em ascensão progressiva, característica de um produto em fase de crescimento do seu ciclo de vida;

•

De tendência constante - as vendas encontram-se estabilizadas, com pequenas oscilações, o que permite prever o seu comportamento temporal com elevada fiabilidade. Esta constância comportamental é sintomática quando os produtos atingem a fase de maturidade do ciclo de vida;

•

De tendência decrescente - as vendas encontram-se em queda nítida, o que identifica claramente a fase de declínio de um produto.

Exercício 7 Identifique os diferentes tipos de custos associados à gestão de stocks Resolução: O custo de posse (Cp) que é o custo associado à manutenção do stock; O custo de efectivação das encomendas (Ce) que é o custo administrativo do processamento das encomendas de um artigo; O custo de aquisição do material (Cm) que é o custo do material, encomendado ao exterior, à entrada da empresa (custo de fornecimento, de transportes, de seguros, ); O custo de fabricação (Cf) que é o custo do material encomendado internamente, através de ordem de fabrico;


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O custo de rotura de stock (Cr) que é o custo associado a uma solicitação ou requisição de material de stock, não atendida totalmente pelo armazém

Exercício 8 Distinga necessidades logísticas dependentes e independentes Resolução: Necessidades Dependentes Há casos em que a empresa recebe encomendas de quantidades bem determinadas de produto(s) acabado(s) com prazo(s) de entrega definidos ou satisfaz cadernos de encargos, ou ainda como no caso do exemplo da fábrica de jantes, em que de início são conhecidas as quantidades do produto a fornecer e a cadência de entrega, verifica-se que as necessidades resultam directamente da procura. Assim, podemos definir: Necessidade Dependente - Toda a necessidade logística a jusante do circuito material, perfeitamente determinada e resultante de: •

Encomenda(s) de produto(s) com quantidade(s) e prazo(s) de entrega bem definidos.

•

Encomenda(s) de produto(s) de procura decorrente e cadência de entrega determinada.

•

Encomenda(s) de produto(s) cuja especificação e prazo de entrega são fixado(s) (segundo caderno de encargos).

Necessidade Independente Há casos em que as necessidades logísticas têm origem em valores aleatórios, como os dados resultantes das análises estatísticas de vendas, e são para utilização posterior com o prazo de utilização indeterminado. É o que acontece nos armazéns de Aprovisionamento, cuja existência resulta de uma gestão de stocks, baseada em previsões de consumo considerado aleatório. Também, na definição de quantidades de material a fabricar, em que a única base de cálculo previsional é o conhecimento da procura do produto e da evolução das vendas que indica em que fase do ciclo de vida se encontra. Assim, podemos definir: Necessidade Independente - Toda a necessidade logística a jusante do fluxo material, resultante de previsão estatística, baseada em históricos, ou no conhecimento da procura do produto e do respectivo ciclo de vida, com prazo de utilização indeterminado.

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Exercício 9 Explique porque se considera o modelo MRP um modelo misto Resolução: O modelo misto também designado modelo de gestão MRP (Material Requirements Planning) foi desenvolvido, na década de 60, nos EUA e considera-se misto porque recorre ao cálculo de necessidades logísticas independentes para um horizonte temporal de médio prazo e de necessidades dependentes para um horizonte de curto prazo.


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4. TRANSPARÊNCIAS

TIPOS DE MATERIAIS • Materiais de input ou recursos materiais • Materiais de output ou produtos acabados

1.1 I 22

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NOÇÃO DE STOCK Stock ou stocks é o conjunto de materiais consumíveis ou de mercadoriais acumulados, à espera de uma utilização posterior, mais ou menos próxima, e que permite assegurar o fornecimento aos utilizadores quando necessário. São os elementos patrimoniais classificados e valorizados em existências.

1.2 Aprovisionamento e Gestão de Stocks

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I 23


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CLASSIFICAÇÃO DOS STOCKS • Matérias-primas • Componentes • Produção “em curso” • Semi-acabados • Produtos acabados • Subprodutos • Materiais subsidiários • Materiais de embalagem

1.3 I 24

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CLASSIFICAÇÃO DOS PRODUTOS - Bens não duradouros - Bens de Consumo - Bens duradouros Bens Tangíveis - Matérias-primas - Bens Industriais

- Componentes - Subconjuntos - De suporte

Bens Intangíveis ou Serviços


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FUNÇÃO APROVISIONAMENTO • A função aprovisionamento compreende o conjunto de operações que permitem pôr à disposição da empresa em tempo oportuno, na quantidade e na qualidade definidas, todos os recursos materiais e serviços necessários ao seu funcionamento, ao menor custo.

1.5 I 26

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IMPORTÂNCIA DO APROVISIONAMENTO • Gerar diferenciação face à concorrência, através de uma selecção criteriosa de fornecedores qualificados que assegurem a qualidade dos fornecimentos e serviços prestados; • Reduzir os custos e os prazos de entrega dos produtos (bens e serviços) fornecidos através de contratação adequada, de gestão económica dos stocks, de armazenagem e expedição convenientes.


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I 27


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LOGÍSTICA Logística é o processo estratégico (porque gera valor reconhecido pelos clientes, criando vantagem competitiva sustentada, na medida em que acrescenta diferenciação, aumenta a produtividade e a rendibilidade) de planeamento, organização e controlo, eficaz e eficiente, dos fluxos e armazenagem de materiais (matérias primas, componentes, produção em curso, produtos semiacabados e acabados) e de informação relacionada, desde a origem (fornecedores) até ao destino final (consumidores) visando maximizar a satisfação das necessidades dos clientes, externos e internos.

1.7 I 28

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LOGÍSTICA DE INPUT E DE OUTPUT Planeamento Global do Negócio Planeamento Geral de Operações Programação do Aprovisionamento Compra

Transporte

Armazena -gem

Programação da Produção Processos Produtivos

LOGÍSTICA DE ENTRADA (Input)

Programação da Distribuição Armazena -gem

Transporte

Venda

LOGÍSTICA DE SAÍDA (Output) 1.8


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I 29


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CADEIA LOGÍSTICA FORNECEDOR Expedição Venda de de material material Compra de material

Transporte de material

Depósito de produto

Expedição de produto

Compra de produto

Transporte primário

Picking

Expedição

Compra de produto

Transporte secundário

Recepção

Recepção

Recepção

PRODUTOR Armazenagem Transform. de material

GROSSISTA Armazenagem Venda de produto

RETALHISTA Ponto de Retém Venda CONSUMIDOR

I 30

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1.9

FLUXOS NA CADEIA LOGÍSTICA ORIGEM (Fornecedores)

CADEIA INTERNA (Produtor)

CADEIA EXTERNA (Intermediários)

DESTINO (Consumidores )

FLUXOS DE INFORMAÇÃO FLUXOS DE MATERIAIS/PRODUTOS

FLUXOS FINANCEIROS


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I 31


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O DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA DEPENDE DA DIRECÇÃO GERAL DIRECÇÃO GERAL

DP.

DP.

DP.

COMERCIAL

LOGÍSTICA

TÉCNICO

MARKETING VENDAS

APROVISION.

DISTRIBUIÇ.

CONCEPÇ.

FABRIC.

DP. ADMINIST. FINANCEIRO

CONT.

TES.

S. ADM.

1.11 I 32

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IEFP

O DEPARTAMENTO DE APROVISIONAMENTO DEPENDE DA DIRECÇÃO GERAL DIRECÇÃO GERAL

DP. COMERCIAL

DP. APROVISIONAM.

DP. TÉCNICO

DP. ADMIN./FINANC.


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I 33


IEFP

ESTRUTURA DO ÓRGÃO DE APROVISIONAMENTO APROVISIONAMENTOS Programação

Contratação

Gestão de Materiais

Compras

Recepção e Armazenagem

1.13 I 34

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ÂMBITO DA GESTÃO DE STOCKS

A função gestão de stocks tem como principais atribuições: A determinação das quantidades óptimas a encomendar para a constituição ou para a renovação dos stocks; Estabelecimento das datas e da cadência segundo a qual convém efectuar essa determinação; A organização administrativa e física dos stocks.


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I 35


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FACTORES A CONSIDERAR NA GESTÃO DE STOCKS

A procura Os custos Os prazos

I 36

1.15 Guia do Formador



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CONCEITO DE PROCURA

Procura é a expressão dinâmica de um mercado que corresponde a medidas qualitativas e quantitativas dos consumidores, que desejam e podem adquirir um produto.


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I 37


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OS CUSTOS ASSOCIADOS À GESTÃO DE STOCKS

O custo de posse (Cp); O custo de efectivação de encomenda (Ce); O custo de aquisição do material (Cm); O custo de fabricação (Cf); O custo de rotura de stock (Cr).

1.17 I 38

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PARCELAS DO PRAZO DE APROVISIONAMENTO

O prazo administrativo de preparação e lançamento da encomenda; O prazo de recepção pelo fornecedor; O prazo de entrega do fornecedor; O prazo de recepção e armazenagem na empresa.


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I 39


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NECESSIDADES LOGÍSTICAS

Necessidade logística - É toda a solicitação de natureza material ou de serviço, que visa satisfazer quantitativa, qualitativa e temporalmente, qualquer requisito de carência a jusante do fluxo material, no cumprimento de um objectivo organizacional. Estas necessidades logísticas podem ser de dois tipos: Necessidades dependentes Necessidades independentes

1.19 I 40

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NECESSIDADE DEPENDENTE

Necessidade Dependente - Toda a necessidade logística a jusante do circuito material, perfeitamente determinada e resultante de: Encomenda(s) de produto(s) com quantidade(s) e prazo(s) de entrega bem definidos. Encomenda(s) de produto(s) de procura decorrente e cadência de entrega determinada. Encomenda(s) de produto(s) cuja especificação e prazo de entrega são fixado(s) (segundo caderno de encargos). 1.20 Aprovisionamento e Gestão de Stocks

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I 41


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NECESSIDADE INDEPENDENTE

Necessidade Independente - Toda a necessidade logística a jusante do fluxo material, resultante de previsão estatística, baseada em históricos, ou no conhecimento da procura do produto e do respectivo ciclo de vida, com prazo de utilização indeterminado.

I 42




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MODELO DE GESTÃO POR ANÁLISE ESTATÍSTICA OU MODELO PUSH

Neste modelo de gestão, as previsões de consumos são calculadas a partir da análise estatística de dados históricos ou anterioridades e o cálculo das necessidades logísticas são independentes. Este modelo pode aplicar-se quando: A procura é uniforme; O contexto ou ambiente externo (macro e microambiente) é relativamente estável; A especificação do(s) produto(s) está bem definida e estabilizada; A produção é contínua (flow production) ou por lotes (batch production). 1.22


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I 43


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MODELO DE GESTÃO POR ENCOMENDA OU MODELO PULL Neste modelo o cálculo das necessidades logísticas são dependentes. Este modelo pode aplicar-se quando: A especificação do(s) produto(s) está bem definida, embora adaptada à exigência específica do cliente; A produção é por encomenda (job production).

I 44




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GESTÃO JIT

JIT (Just-In-Time) é uma filosofia de gestão global, centrada no mercado, cujo princípio fundamental é “produzir quando e apenas o que o cliente necessita ou deseja e aprovisionar quando e apenas o necessário e suficiente para garantir aquela produção”. A gestão JIT propõe-se alcançar os 6 objectivos seguintes: Zero existências em armazém; Zero defeitos durante a fabricação; Zero avarias dos equipamentos em produção; Zero acidentes com o pessoal; Zero atrasos e prazos curtos; Zero papel em circulação; 1.24 Aprovisionamento e Gestão de Stocks

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I 45


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MODELO MISTO OU MODELO MRP

Este modelo considera-se misto porque recorre ao cálculo de necessidades logísticas independentes para um horizonte temporal de médio prazo e de necessidades dependentes para um horizonte de curto prazo.

1.25 I 46

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5. TEXTOS COMPLEMENTARES PARA O FORMADOR

•

Artigos da revista Executive Dugest

•

Artigos da revista Foco

•

Artigos da revista Exame


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I 47

II. A GESTÃO E A ORGANIZAÇÃO FÍSICA DOS STOCKS



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1. RESUMO

À gestão material dos stocks compete assegurar que as operações realizadas com os stocks, desde a sua entrega na empresa até à sua saída de armazém, sejam executadas com eficiência, isto é, ao menor custo e em tempo oportuno. Os requisitos de uma gestão física dos stocks eficiente são garantir o bom funcionamento da recepção, a adequação dos meios de movimentação, a especificidade das instalações e do equipamento de armazenagem, a desburocratização administrativa e as condições de higiene e segurança das instalações. À função armazenagem compete preservar os stocks e assegurar o aviamento nas melhores condições de segurança e rapidez. Os dois princípios gerais da armazenagem são o do local pré--definido e o do local disponível, havendo a necessidade de registo e controlo rigoroso da localização dos materiais, no caso de se adoptar o segundo princípio. Os armazéns podem ser industriais, de distribuição ou entrepostos e os espaços podem ser cobertos ou não. As principais actividades da organização material dos stocks são a movimentação, a arrumação, a conservação, a protecção, o aviamento de requisições ou de ordens programadas, a expedição e o saneamento de existências. São enunciados procedimentos, métodos, técnicas e regras correntemente adoptados, para facilitar o trabalho e reduzir o custo logístico da armazenagem. Por exemplo, para facilitar a localização dos stocks, são apresentados os métodos da quadrícula e dos corredores.


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II 51

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Conteúdo 1. Âmbito e enquadramento estrutural da gestão física dos stocks

2. Gestão física dos stocks eficiente

3. Âmbito e princípios da armazenagem

II 52

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Metodologia

Duração (minutos)

Exposição: • Apresentar o âmbito e as atribuições da gestão física dos stocks (transparências 2.1. a 2.6) • Apresentar estruturas organizacionais alternativas para a gestão física dos stocks.

30 min

• Os formandos, reunidos em grupo, debatem as vantagens e limitações de diferentes modelos organizacionais e enquadramentos estruturais e respectivas implantações físicas • As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.

30 min

Exposição: • Enunciar e justificar os requisitos de uma gestão eficiente da recepção, da movimentação, do armazenamento, da localização, do aviamento e da expedição de material de stock (transparência 2.7) • Apresentar uma política de higiene e segurança e procedimentos para reduzir riscos, exemplificando.

30 min

• Os formandos, reunidos em grupos, elaboram proposta com medidas que promovam a melhoria da eficiência e da segurança na função e áreas de armazenagem • As propostas dos grupos são apresentadas pelos respectivos porta-voz.

30 min

Exposição: • Apresentar o âmbito da função armazenagem (transparências 2.4 e 2.5) • Justificar os dois princípios gerais de armazenagem, através de exemplos práticos (transparência 2.8 e 2.9).

30 min



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• Os formandos, reunidos em grupos, debatem os factores que condicionam a selecção do método de armazenagem • As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.

30 min

Exposição: • Caracterizar os diversos tipos de equipamento, tais como, meios de movimentação (empilhadores específicos, transportadores contínuos, gruas e pontes rolantes, AGV, ...) e meios de contenção (estruturas de paletização, carrosséis, soluções drive-in, ...) (transparência 2.12).

30 min

•

Os formandos, reunidos em grupos, devem procurar relacionar os tipos de equipamento com os tipos de produto a armazenar e com as soluções LIFO ou FIFO As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta--voz de cada grupo.

30 min

Exposição: • Apresentar o âmbito da arrumação dos armazéns, respectivos critérios, considerando a unidade de trabalho do armazém e exemplificando (transparência 2.13) • Apresentar os métodos de localização através de exemplos práticos (transparência 2.14).

30 min

• Os formandos, reunidos em grupos, devem estabelecer códigos de localização de artigos em armazém, segundo os dois métodos apresentados pelo formador • Os códigos estabelecidos são apresentados pelo porta-voz de cada grupo.

30 min

Exposição: 6. Conservação e protecção dos • Apresentar o âmbito da conservação de materiais materiais (transparência 2.15) armazenados • Especificar e exemplificar tipos de conservação.

30 min

4. Equipamento utilizado em armazéns

•

5. Arrumação e localização de artigos em armazém


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II 53

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7. Saneamento de existências

• Os formandos, reunidos em grupo, devem procurar relacionar acções de conservação com medidas de prevenção e segurança de armazenagem • As conclusões do trabalho dos grupos são apresentadas pelos respectivos porta-vozes.

30 min

Exposição: • Apresentar o âmbito da actividade de saneamento de existências (transparência 2.16) • Demonstrar, através de exemplos práticos, as vantagens do saneamento de existências.

30 min

• Os formandos, reunidos em grupos, debatem os critérios para classificar artigos do stock como monos a abater • As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta--voz de cada grupo.

30 min

Total

II 54

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8 horas



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Exercício 1 Indique as principais atribuições da gestão física dos stocks Resolução: A gestão física dos stocks tem como principais atribuições: •

Recepcionar os materiais aprovisionados;

•

Armazenar e conservar os stocks;

•

Aviar ou expedir os materiais armazenados.

Exercício 2 Indique vantagens e limitações do armazém caótico i. e. com um sistema de armazenagem sem lugar pré-definido Resolução: Este sistema obedece ao princípio de “seja qual for no sítio disponível”. Nos espaços livres pode colocar-se qualquer material, não existindo lugares marcados, mas critérios gerais de localização. Vantagens: - Aproveitamento máximo dos espaços; - Facilita a operação de arrumação dos materiais. Inconvenientes: - Exige registo e controlo rigoroso da localização dos materiais (armazém “inteligente”); - Pode aproximar materiais incompatíveis ou que se contaminem, se não forem cumpridos determinados procedimentos. Nota: Este tipo de armazenagem é frequentemente utilizado em materiais de compra directa para obras, que em princípio só entram em armazém uma vez (encomenda e recepção únicas), embora, possam sair em parcelas, mas, até esgotar a quantidade em stock.


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II 55

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Exercício 3 Explique a unidade de trabalho de um armazém Resolução: Define-se: Unidade de trabalho característica dos armazéns como o produto (aritmético) = tonelada x metro. Note-se a correspondência desta medida com a do trabalho humano, por exemplo: hora x homem. Exercício 4 Exemplifique um código de localização de armazenagem Resolução: Um código de localização de um produto químico, que se encontra arrumado no Armazém de Produtos Químicos: Q

03

B

2 Posição 2 Prateleira B Estante 03 Armazém de Produtos Químicos

Exercício 5 Indique critérios para saneamento de existências Resolução: O saneamento de existências tem por objectivo a constante actualização e adequação das existências às necessidades do processo produtivo na óptica da maior rendibilidade. O motivo fundamental que o justifica é a permanência nos armazéns de material excedentário ou de monos que ocupam espaços, representam valor e constituem encargos logísticos desnecessários que urge liquidar. Saneamento de Existências - É a actividade que consiste na análise periódica dos artigos existentes em armazém e na eliminação de todos aqueles que revelam muito baixa rotação por obsolescência ou inadequação às necessidades.

II 56

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4. TRANSPARÊNCIAS

Âmbito da Gestão Física dos Stocks À gestão física dos stocks compete assegurar que as operações realizadas com os materiais, desde a sua entrega na empresa até à sua saída de armazém, sejam executadas com eficiência, isto é, ao menor custo e em tempo oportuno.


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II 57


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ATRIBUIÇÕES DA GESTÃO FÍSICA DOS STOCKS A gestão física dos stocks tem como principais atribuições: Recepcionar os materiais aprovisionados; Armazenar e conservar os stocks; Aviar ou expedir os materiais armazenados.

2.2

II 58

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Âmbito da RECEPÇÃO DOS MATERIAIS À

função

recepção

dos

materiais

compete

assegurar

a

conformidade das remessas de materiais dos fornecedores com os requisitos expressos nas respectivas encomendas e com a legislação e regulamentação aplicáveis.

2.3


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II 59


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Âmbito da Função Armazenagem À função armazenagem compete preservar em boas condições os materiais armazenados e realizar o aviamento rapidamente e nas melhores condições de segurança.

2.4

II 60

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Aviamento • É a actividade de entrega do material requisitado no armazém ou o encaminhamento para o local de utilização, em conformidade com a programação. • Pode considerar-se três tipos de aviamento: - Eventual - Programado - Urgente 2.5


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II 61


IEFP

Expedição É

a

actividade

que

assegura

as

boas

condições

de

acondicionamento do material durante o transporte, assim como o carregamento eficiente do material no meio de transporte utilizado.

2.6

II 62

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Requisitos de uma Gestão Física dos Stocks Eficiente • Proporcionar as condições materiais adaptadas à recepção • Dispor de meios adequados de movimentação e transporte interno • Dispor de meios e espaço devidamente adequado ao armazenamento e guarda • Possibilitar e facilitar a saída rápida dos artigos do armazém • Prever, organizar e manter a segurança de pessoas e bens

2.7


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II 63


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Princípios Gerais de Armazenagem Há dois princípios gerais a que correspondem dois tipos básicos de armazenagem, que podem coexistir num mesmo armazém: Armazenagem com lugar pré-definido, → Princípio: “Um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar”. Armazenagem sem lugar pré-definido. → Princípio: “Seja qual for no sítio disponível”.

2.8

II 64

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FACTORES CONDICIONANTES DO MÉTODO DE ARMAZENAGEM Rotatividade dos materiais; Volume e peso a movimentar; Valor dos materiais; Ordem de entrada/saída; Acondicionamento e embalagem; Fragilidade/robustez dos materiais; Perecividade dos materiais. 2.9


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II 65


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Categorias de Armazéns Armazéns Industriais Armazéns de Distribuição Entrepostos

2.10

II 66

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Tipos de Armazéns Armazéns cobertos Parques Áreas livres

2.11


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II 67


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Armazém É todo o espaço coberto ou descoberto, adequado e responsabilizado, para a arrumação em boas condições de conservação e ordenada dos materiais da empresa - stocks e outros - necessários ao circuito produtivo, o qual dispõe de todo o equipamento apropriado à: Movimentação - meios de manobra ou de transporte, com a máxima segurança e eficiência, Contenção - estruturas e receptáculos adequados para guardar os materiais com o mínimo risco de deterioração e a máxima facilidade de acesso. 2.12

II 68

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Arrumação

É a actividade que consiste na disposição racional e criteriosa dos materiais nos dispositivos ou nos locais próprios do armazém.

2.13


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II 69


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Métodos de Localização Para facilitar a localização dos materiais armazenados pode utilizarse um dos métodos seguintes: • Método da quadrícula • Método dos corredores

2.14

II 70

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Conservação Consiste na preservação da qualidade dos materiais armazenados, assegurando que ao serem utilizados estão em perfeitas condições, mantendo intactos todos os seus atributos, como as características físico-químicas, as formas e as dimensões.

2.15


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II 71


IEFP

Saneamento de Existências

É a actividade que consiste na análise periódica dos artigos existentes em armazém e na eliminação de todos aqueles que revelam muito baixa rotação por obsolescência ou inadequação às necessidades.

2.16

II 72

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5. TEXTOS COMPLEMENTARES PARA O FORMADOR •


•


•



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II 73

III. A GESTÃO E A ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS


III . A GESTÃO E A ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS

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1. RESUMO À gestão administrativa dos stocks compete conhecer, permanentemente, quais os materiais armazenados, os respectivos movimentos de entrada e saída de armazéns e as quantidades existentes em unidades físicas e monetárias dos stocks. Neste capítulo evidencia-se a importância de manter actualizado um conjunto de dados relativos a cada artigo do stock, nomeadamente, os seguintes: • Designação, • Codificação, • Especificação, • Unidades de compra e de utilização, • Quantidades entradas e saídas e respectivas datas de movimento, • Último preço de custo unitário e custo médio ponderado, • Saldo em quantidade e valor. Depois de definidos os sistemas de codificação dos materiais: numéricos, alfabéticos, alfanuméricos e de barras; é exemplificado um código numérico com cinco campos para identificar o tipo de material de stock, a classe, a família, o número de ordem e um algarismo de controlo (checkdigit). A especificação de um material é o conjunto de atributos ou características, que permite distinguir o material e conferir-lhe aptidões de utilidade. Uma empresa deve normalizar os materiais de stock reduzindo a respectiva variedade. A empresa deve manter um ficheiro de materiais adaptado às suas necessidades de gestão e actualizado, se possível, em tempo real. O controlo dos stocks em quantidades físicas pode efectuar-se através de inventários e, neste capítulo, compararam-se três tipos de inventários: • Inventário permanente, obtido a partir do ficheiro de materiais, que permite conhecer o stock de cada artigo, em tempo real. • Inventário programado, que permite conhecer, por artigo do ficheiro, para um certo horizonte temporal e por cada período de controlo, o stock teórico e o disponível teórico. • Inventário físico, que permite manter controlados os stocks em armazém, com base em contagens físicas. O controlo de existências em valor monetário pode obter-se através da Contabilidade Geral. Segundo o POC, a classe 3 serve para registar a movimentação de contas de existências que visa, essencialmente dois objectivos: Conhecimento do valor dos stocks. Apuramento do resultado nas vendas ou na produção. • Tais objectivos podem atingir-se através de dois sistemas informativos: Sistema de inventário permanente. Sistema de inventário intermitente.


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III 77

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Conteúdo

Metodologia

Duração (minutos)

Exposição: 1. Âmbito da gestão • Apresentar o âmbito e o enquadramento estrutural da administrativa gestão administrativa dos stocks (transparência 3.1) dos stocks • Justificar a importância do processamento da informação 2. Enquadramento em tempo real. estrutural ou orgânico da gestão administrativa dos stocks

30 min

• Os formandos, reunidos em grupo, debatem a relação entre a gestão administrativa e a gestão económica dos stocks • As conclusões dos debates são apresentadas pelo portavoz de cada grupo.

30 min

II 78

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3. Nomenclatura de artigo

4. Especificação de material

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Exposição: • Introduzir o conceito de nomenclatura de artigo e exemplificar (transparência 3.2) • Introduzir os conceitos de: Código universal UPC Códigos EAN (transparências 3.3. e 3.4) • Exemplificar tipos de códigos EAN: EAN 8 EAN 13 EAN 128 (transparências 3.5 a 3.8).

30 min

• Os formandos, reunidos em grupos, debatem as vantagens e limitações do uso dos códigos EAN • As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.

30 min

Exposição: • Introduzir o conceito de especificação de material e exemplificar (transparência 3.9) • Apresentar o subsistema de normalização do SPQ (Sistema Português da Qualidade) e dar exemplos de normas de material.

30 min


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III 79

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5. Normalização

• Os formandos, reunidos em grupos, debatem a importância da normalização relativa ao stock • As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.

30 min

6. Controlo administrativa das existências

Exposição: • Apresentar modos de controlo de existências (transparência 3.10) • Criar um ficheiro de material, exemplificando • Calcular o custo médio ponderado de um artigo do stock (Resolver exercício do Guia do Formando – pág. 68).

30 min

• Os formandos, reunidos em grupo, caracterizam e justificam os principais campos de informação de um ficheiro de material • Os resultados do trabalho dos grupos são apresentados pelos respectivos porta-vozes.

30 min

7. Critérios valorimétricos de • existências • •

II 80

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Exposição: Apresentar os principais critérios de valorização de existências e exemplificar. Os formandos, reunidos em grupos, debatem as vantagens de aplicação de cada critério As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.

30 min



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8. Inventários

Exposição: • Apresentar os diversos tipos de inventários (transparência 3.11) • Resolver os exemplos do Guia do Formando: Inventário programado (pág. 73) Inventário físico rotativo (pág. 74) (assim, o formador ilustra as aplicações práticas).

60 min

9. Síntese

• Utilizar o software aplicacional para consolidar conhecimentos. Os formandos trabalham em pequenos grupos e o formador acompanha, apoia e esclarece dúvidas.

60 min

Total


7 horas

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III 81

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Exercícios 1 Indique os dados, que devem ser registados, relativos a cada artigo do stock Resolução: À gestão administrativa dos stocks compete conhecer permanentemente: • Quais os materiais armazenados, • Movimentos de entrada e saída de armazéns, • Quantidades em unidades físicas e monetárias dos stocks. Torna-se necessário, para gerir os stocks, ter um conhecimento exacto de cada “item” ou artigo das existências não só em quantidade física, valor e qualidade, mas também em dimensão, forma, peso e campo de aplicação.

Exercício 2 Indique vantagens do estabelecimento de uma especificação do material Resolução: Especificação de um material,é o conjunto de requisitos da qualidade, isto é, o conjunto de atributos ou características, traduzido em termos qualitativos e quantitativos, que lhe confere aptidões de utilidade e permite verificar a conformidade. Uma especificação pode definir padrões de comportamento e de segurança do material, indicar prescrições de embalagem, discriminar ensaios e testes de controlo da qualidade, referir normas e regulamentos de referência. A especificação do material é fundamental para a sua compra e respectiva recepção qualitativa. Se fornecedores e clientes usarem para o mesmo artigo ou material a mesma nomenclatura, isto é, a mesma designação e código para a mesma especificação, será facilitada a transacção e o respectivo processamento.

II 82

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IEFP

Exercício 3 Indique vantagens do sistema de inventário permanente Resolução: A partir do ficheiro de materiais pode efectuar-se uma listagem que contem todos os itens em armazém e as respectivas quantidades físicas num dado instante. Se esta listagem for actualizada no acto de cada movimento de entrada e de saída, e aplicado o adequado critério valorimétrico, é possível saber em cada momento o que existe no(s) armazém(s) da empresa em quantidade e valor monetário. Esta listagem é designada por inventário permanente. O inventário permanente é universalmente utilizado nas empresas. Quando existem centenas ou milhares de artigos, só com um sistema informático é possível geri-lo eficientemente e saber para cada artigo a quantidade correcta em cada momento. Através deste sistema é possível determinar permanentemente o valor dos stocks em armazém e apurar em qualquer momento os resultados obtidos nas vendas ou na produção. Para tal basta criar dois tipos de contas: conta ou contas que nos dêem a conhecer permanentemente o valor dos stocks da empresa e conta ou contas de custo dos produtos vendidos ou consumidos para nos dar a conhecer, também permanentemente, o custo das vendas ou produção, apurando-se a partir do valor de venda ou de produção os respectivos resultados.


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III 83


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4. TRANSPARÊNCIAS

Âmbito da Gestão Adminstrativa dos Stocks

À gestão administrativa permanentemente:

dos

stocks

compete

conhecer

Materiais armazenados, Movimentos de entrada e saída de armazéns, Quantidades em unidades físicas e monetárias dos stocks.

3.1

III 84

Guia do Formador


III A GESTÃO E A ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS

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Nomenclatura DE UM ARTIGO É o conjunto de elementos de identificação do artigo e compreende: A designação, A codificação.

3.2


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III 85


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SISTEMA DE CODIFICAÇÃO STANDARD • A codificação standard está associada ao conceito de formatação gráfica por “códigos de barras” e permite ainda: - Uma identificação válida internacionalmente; - A obtenção imediata de informação no ponto de venda; - A utilização do EDI (electronic data interchange).

3.3

III 86

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SISTEMAS DE CODIFICAÇÃO STANDARD (2) • Nos EUA surgiu, em 1973, o primeiro sistema de codificação standard: o UPC (Universal Product Code). • Na Europa, a partir de 1977, implementou-se o sistema EAN (European Article Numbering). • Em Portugal, a CODIPOR (Associação Portuguesa de Identificação e Codificação de Produtos) é responsável pela atribuição dos códigos standard e é membro da EAN Internacional, desde 1986.

3.4


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III 87


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CÓDIGOS EAN

(European Article Numbering) • EAN-13 (código europeu de 13 dígitos) → 3 dígitos país + 4 dígitos empresa + 5 dígitos produto + 1 dígito controlo • EAN-8 (código europeu curto de 8 dígitos) → 3 dígitos país + 4 dígitos empresa e produto + 1 dígito controlo • 25 P1PPPP5 Q1QQQQ5 C → produtos industriais (Pi) vendidos em quantidade variável (Qi) • 26 P1PPPP5 V1VVVV5 C → produtos de retalho (Pi) de peso variável c/indicação de valor (Vi) 3.5 III 88

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CÓDIGOS EAN (2)

(European Article Numbering) Exemplo de Códigos de Unidades de Expedição ou Distribuição (a usar em embalagens terciárias: palette, base com envolvimento em filme retráctil, caixa de cartão canelado, tambor, ...) • DUN-14 (Distribution Unit Number - 14 caracteres) → 1 dígito de variável logística (1 a 8) + 12 dígitos do EAN-13 da unidade de consumo sem dígito de controlo + 1 dígito de controlo

3.6


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III 89


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CÓDIGO EAN-128 • A EAN Internacional desenvolveu um sistema aberto e global que permite codificar informação suplementar, em formato de código de barras, abrangendo, para além da identificação primária EAN-13, outros dados que permitem melhorar a gestão da cadeia/rede logística. • Simbologia UCC.EAN-128 (Uniform Code Council. EAN Internacional) - Simbologia unidimensional e alfanumérica que permite a codificação dos 128 caracteres ASCII.

3.7

III 90

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CÓDIGO EAN-128 (2) • Formato da simbologia UCC.EAN-128: - Caractere de arranque (start): A, B ou C que define o conjunto de caracteres a usar; - Caractere função 1 (FNC 1): que permite aos leitores ópticos (scanning) identificar a simbologia UCC.EAN-128 e ao software processar a informação; - Campos de informação: cada campo informativo é inicializado com um código identificador de aplicação (IA) que é o prefixo utilizado para identificar o significado e o formato da informação respectiva. 3.8


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III 91


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Especificação de um material É o conjunto de requisitos, isto é, o conjunto de atributos ou características, traduzido em termos qualitativos e quantitativos, que lhe confere aptidões de utilidade ou de satisfação de necessidade e permite verificar a conformidade.

3.9 III 92

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Controlo das Existências e dos Stocks Há duas formas de efectuar esse controlo, que são complementares: Controlo administrativo das existências (valorização dos stocks) Controlo físico dos stocks

3.10


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III 93


IEFP

Inventários Inventário permanente Inventário programado Inventário físico intermitente Inventário físico rotativo Inventário físico permanente

III 94

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3.11



IEFP



•


•



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III 95

IV. A GESTÃO ECONÓMICA DOS STOCKS



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1. RESUMO Neste capítulo começa por definir-se a gestão económica dos stocks (GES), como a aplicação de um conjunto de princípios, regras de decisão e metodologias que visam determinar a quantidade a reaprovisionar de cada artigo do stock e estabelecer quando fazê-lo, por forma a assegurar um custo total do stock mínimo, com roturas controladas. Os conceitos fundamentais associados à GES são os seguintes: •

Prazo de (re)aprovisionamento (Pa) de um artigo que é o prazo de disponibilização do material a partir da data de detecção da necessidade;

•

Stock médio (Sm) de um artigo que é a quantidade média em armazém do artigo durante um ano (em unidades físicas);

•

Existência média ( E ) de um artigo que é o valor do stock médio do artigo;

•

Custo unitário de aquisição (u) de um artigo ou preço de custo unitário que é o valor de uma unidade à entrada do armazém;

•

Custo médio de efectivação de uma encomenda (a) que é o custo administrativo relativo à emissão e envio para um fornecedor de uma nota de encomenda de um artigo;

•

Custo de efectivação de encomendas (Ce) de um artigo que é o custo administrativo anual relativo ao processamento das encomendas desse artigo;

•

Custo de posse (Cp) de um artigo que é o custo inerente à permanência do stock médio em armazém desse artigo, durante um ano;

•

Custo total do stock (CTS) de um artigo que resulta da soma das parcelas seguintes: custo de aquisição, custo de efectivação de encomendas, custo de posse e custo de roturas relativos a um período (por exemplo, um ano);

•

Consumo previsto (S) de um artigo que é a previsão de utilização ou consumo de unidades físicas desse artigo, durante um ano;

•

Consumo previsto (C) de um artigo em unidades monetárias, durante um ano;

•

Custo de aquisição do stock (Cs) que é o custo total de aquisição da quantidade consumida, num ano, de um artigo do stock;

•

Custo de compra directa (Cd) de um artigo que é o custo total de aquisição da quantidade consumida, num ano, de um artigo que não existe em stock e que, portanto, é aprovisionado sempre que é necessário;

•

Quantidade económica de encomenda (Qee) que é a quantidade a reaprovisionar, que minimiza o custo total (anual) do stock de um artigo;

Exercício De um critério económico simples para suportar a decisão de compra directa, ou seja, quando o custo total do stock for superior ao custo global anual da compra directa:

Cs + Ce + Cp ≥ Cd + E ou

S x ud ≤


a - E t  u  p s  1 1 +   u  2 d

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IV 99

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Conteúdo 1. Âmbito da gestão económica dos stocks (GES)

Metodologia

Duração (minutos)

Exposição: • Apresentar o âmbito da GES e especificar os seus dois objectivos fundamentais (transparência 4.1 e 4.2) • Introduzir o conceito de prazo de aprovisionamento (pa) e respectivas parcelas (transparência 4.3)

60 min

• Distinguir stock médio (Sm) e existência média ( E ) (transparência 4.4 e 4.5) • O formador deve apresentar os exemplos do Guia do Formando das págs. 86 e 87. 2. Conceitos Exposição: fundamentais da Introduzir e exemplificar os conceitos seguintes: GES • - Custo unitário de aquisição de um artigo do stock (u) • - Custo médio de efectivação de uma encomenda (a) • - Custo de posse de um artigo do stock (Cp) e taxa de posse (tp) • - Consumo previsto de um artigo em determinado período (S) • - Consumo médio previsto de um artigo num prazo (S )

120 min

• - Calcular o custo total anual do stock de um artigo (Ct) • - Calcular a quantidade económica de encomenda (Qee) (transparência 4.6 a 4.12) Nota: O formador deve resolver os exemplos de aplicação dos Guias do Formando e do Formador

IV 100

Guia do Formador



IEFP

Exposição: • Apresentar a análise de sensibilidade da fórmula de Wilson • Apresentar o efeito de descontos de quantidade através de um exemplo (formador) (transparência 4.13) • Calcular numa aplicação (formador) os parâmetros seguintes: Número económico de encomenda (Nee) Prazo económico de encomenda (Pe) Nota: O formador deve resolver os exemplos de aplicação dos Guias do Formando e do Formador

60 min

Exposição: 6. Sistemas de GES e métodos de • Apresentar o sistema de reposição simples e contínua, (re)aprovisionaexemplificando mento • Apresentar os sistemas de planeamento de necessidades e métodos de (re)aprovisionamento: Método do ponto de encomenda (Pe) Método do ciclo de revisão periódica Método misto (transparências 4.14 a 4.17)

60 min

Aula prática: O formador deve acompanhar e apoiar a resolução individual dos exemplos do Guia do Formando.

60 min

Exposição: • Apresentar, através de aplicações, os indicadores de eficácia da GES: Taxa ou índice de rotação do stock (Ir) Taxa o índice de cobertura do stock (Ic) Taxa ou índice de rotura do stock (Tr) Nível de serviço do armazém de stocks (Ns) (Transparência 4.18 a 4.23)

60 min

3. Análise de sensibilidade da Qee 4. Descontos de quantidade 5. Parâmetros económicos do stock

7. Controlo da GES


principais

Guia do Formador

IV 101

IEFP


8. Método ABC

Exposição: • Apresentar os objectivos da classificação (transparência 4.24) • Aplicar o método de classificação a um caso prático (Ver Actividades do Guia do Formador)

60 min ABC

60 min

9. Compra directa

Exposição: • Apresentar critérios de decisão para compra directa • Resolver um exemplo de decisão de compra directa (Ver actividades do Guia do Formador).

10. Stock máximo

60 min Aula Prática • Rever o conceito de stock máximo através de aplicações • Resolver o exemplo 8, deste capítulo, do Guia do Formador.

11. Stock de segurança

60 min Exposição: • Rever o conceito de stock de segurança através de aplicações do Guia do Formando • Resolver o exemplo 9, deste capítulo, do Guia do Formador.

12. Síntese

Os formandos, em pequenos grupos, utilizam o software para 60 min consolidar o conhecimento. O formador apoia ao formandos quando solicitado.

Total

IV 102

Guia do Formador

12 horas



3.

IEFP

ACTIVIDADES/AVALIAÇÃO

Exercício 1 Calcule o custo unitário de aquisição do artigo A, conhecendo os dados seguintes: Encomenda de 300 unidades de A Preço de custo unitário de compra, facturado pelo fornecedor: 20 Euros Encargo de transporte por conta do cliente: 500 Euros Outros encargos da empresa cliente, nomeadamente, seguros: 200 Euros (Exercício 4.1.4. do Guia do Formando) Resolução: •

Custo unitário de aquisição u = 20 +

500 + 200 = 22,33 Euros 300

Exercício 2 Calcule os parâmetros económicos da GES do artigo X de importação, sabendo: •

Custo unitário médio de aquisição u = 10 Euros

•

Custo médio de efectivação de uma encomenda a = 150 Euros

•

Consumo previsto anual S = 200 000 unidades

•

Taxa de posse tp = 20%


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IV 103

IEFP


Resolução: •

Custo total anual do stock de X: Ct = S x u +

S Qee x a + x u x tp = Qee 2

= 200 000 x 10 +

•

Quantidade económica de encomenda Qee =

•

200 000 Qee x 150 + x 10 x 0,20 Qee 2

2 x S x a = u x tp

2 x 200 000 x 150 = 5 477,23 10 x 0,20

Número económico de encomendas por ano Nee =

S 200 000 = = 36,5 Qee 5 477

i. e. 37 encomendas anuais •

Prazo económico de encomenda Pe =

5 477 = 9,99 200 000 365

i. e. 10 dias é o tempo ou prazo médio de consumo da Qee

Exercício 3 Uma empresa pretende aprovisionar um artigo cujo consumo anual previsto é de 2 000 unidades O fornecedor, para entregar o material na empresa, pratica os preços unitários seguintes:

Quantidade a Entregar Qe <

IV 104

500 unidades

Preço Unitário u = 1,0 Euros

500 ≤ Qe < 1 000 unidades

0,8 Euros

Qe ≥ 1 000 unidades

0,6 Euros

Guia do Formador



IEFP

O custo de passagem de uma encomenda é de 10 Euros e a taxa de posse de 40% (considerando as exigências de preservação do stock) Pretende-se determinar o número económico de reaprovisionamentos Resolução: 1. Cálculo da Qee para Qee =

u = 0,6 Euros

2 x 2 000 x 10 = 408,2 0,6 x 0,4

2 x S x a = u x tp

Esta quantidade é < 1 000, portanto está fora do intervalo de validade da tabela do fornecedor 2. Cálculo da Qee para Qee =

u = 0,8 Euros

2 x 2 000 x 10 = 353,6 < 500 unidades, 0,8 x 0,4

portanto está fora do intervalo de validade da tabela do fornecedor 3. Cálculo da Qee para Qee =

u = 1,0 Euros

2 x 2 000 x 10 = 316,2 < 500 unidades, 1,0 x 0,4

portanto está no intervalo válido da tabela do fornecedor Cálculo do custo total anual do stock para CT(316) = 2 000 x 1 +

Qee = 316 unidades:

2 000 316 . 10 + x 1x 0,4 = 2 126,49 Euros 316 2

Não será necessário examinar outras curvas com preços unitários diferentes, mas é necessário calcular os custos totais dos break point e seleccionar o menor.

u = 1,0 E u = 0,8 E

Custos Totais

2 126,49 1 720,00

u = 0,6 E

1 340,00

316,2

Quantidade a Encomendar

408,2 353,


500

1 Guia do Formador

IV 105

IEFP


CT(500) = 2 000 x 0,8 +

CT(1 000) = 2 000 x 0,6 +

2 000 500 . 10 + x 0,8 x 0,4 ~ 1 720 Euros 500 2 2 000 1000 . 10 + x 0,6 x 0,4 ~ 1 340 Euros 1000 2

Portanto, a Qee = 1 000 unidades é a seleccionada. - Número económico de encomendas no ano: Nee =

- Prazo económico de encomenda: Pe =

2 000 = 2 1000

1 000 ~ 26 semanas 2 000/52

Exercício 4 Uma empresa produz um equipamento eléctrico. Para o ano em curso, com 219 dias úteis de trabalho, a empresa prevê a produção e venda de 7 300 equipamentos. Cada equipamento consome 1,5 m de cabo coaxial especial e o preço de custo deste cabo é de 16 Euros/metro, em bobinas de 300 metros. O custo administrativo de efectivação de cada encomenda é de 60 Euros e a taxa de posse de 25%. O prazo de aprovisionamento do cabo eléctrico é de 1 semana e o stock de segurança estabelecido pela empresa é de 100 m. Calcular: • A quantidade económica de reaprovisionamento, justificando a resposta • O número económico de encomendas • O ponto de encomenda

Resolução: • Quantidade económica de encomenda:

Consumo anual previsto de cabo: S = 7 300 x 1,5 m = 10 950 m

IV 106

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Qee =

IEFP

2 x 10 950 x 60 = 573, 149 m (2 bobinas) 16 x 0,25

• Número económico de encomenda: Nee =

10 950 m = 18,25 encomendas/ano 600 m

• Ponto de encomenda: Pe = Ss + Pa x consumo diário

S d = consumo diário =

10 950 m = 50 m/dia 219 dias úteis

Pe = 100 + (5 dias x 50m/dia) = 350 m

Exercício 5 Uma empresa fabrica um produto P. Cada unidade de P incorpora 5 componentes X de compra. Para o ano em curso, com 220 dias úteis de trabalho, a empresa prevê fabricar e vender 8 630 unidades de P. As condições de aquisição de X, ao respectivo fornecedor, são as seguintes: a) Embalagens de 200 unidades ao preço de custo, por embalagem, de 2 000 Euros b) Prazo de aprovisionamento de 1 semana. O custo administrativo de efectivação de cada encomenda é de 35 Euros e a taxa de posse de 20%. A empresa estabeleceu, como stock de segurança de X, 500 unidades. Calcule: a) Quanto reaprovisionar, justificando o cálculo b) Quando reaprovisionar Resolução: Dados: Consumo anual previsto de X: S = 8 630 x 5 = 43 150 unid. Custo unitário de aquisição: u = 2 000/200 = 10 Euros Prazo de aprovisionamento: Pa = 1 sem = 5 dias úteis


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IV 107

IEFP


Custo de efectivação de encomenda: a = 35 Euros Stock de segurança: SS = 500 unidades Quanto reapriovisionar Qee =

2 x S x a = u x tp

2 x 43 150 x 35 10 x 0,20

= 1 228,92 ~ 6 embalagens por encomenda • Quando reaprovisionar: Quando for atingido o ponto de encomenda Pe = 500 + (5 dias x

43 150 ) = 1 481 unidades X 220

Questão 6 - Uma pequena empresa industrial pratica o JIT, sempre que possível, no entanto, mantém em stock 10 artigos relativamente aos quais se conhece

Código Artigo

Consumo Anual (unidades físicas)

Stock Médio

Preço méd. Unitário (euros)

X01

1 590

350

25,00

X02

560

120

134,00

Y03

120

40

23,00

Z04

700

250

5,00

X05

300

10

87,00

Y06

750

100

2,00

Z07

1 400

200

9,00

Y08

800

100

1,00

Y09

1 500

500

0,50

Y10

350

50

6,00

a) Calcule o índice ou taxa de rotação do conjunto do stock e explique o seu significado b) Indique os artigos da classe A e explique a importância da sua identificação Resolução: O índice ou taxa de rotação do conjunto do stock indica o número de vezes que a existência média em armazém é renovada por ano.

IV 108

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IEFP

O índice de rotação de artigo X01 é IR =

S S

=

m

1 590 = 4,54 vezes 350

A taxa de rotação do conjunto de artigos do stock é Tr =

Σ C 1 590 x 25,00 + 560 x 134,00 + ... 164 900 = = = 5,46 vezes 350 x 25,00 + 120 x 134,00 + ... 30 520 E

O capital imobilizado em stock (média) é renovado 5,5 vezes por ano. a) Classificação ABC Artigos ordenados por ordem decrescente do valor do consumo anual:

Valor do consumo anual/Artigo X02 X01 X05 Z07

Val. Acumulado 75 040

46,5

25,0 = 39 750

114 790

69,6

A (20%)

87,0 = 26 100

140 890

85,0

B

9,0 = 12 600

153 490

93,0

560 x 1 34,0 = 75 040 1 590 x 300 x

1 400 x

% Acumulada

Z04

700 x

5,0 =

3 500

156 990

95,2

Y03

120 x

23,0 =

2 760

159 750

97,0

Y10

350 x

6,0 =

2 100

161 850

98,1

Y06

750 x

2,0 =

1 500

163 350

99,0

Y08

800 x

1,0 =

800

164 150

99,5

164 900

100,0

Y09

1 500 x 0,5 = 750 Total:


(30%)

C (50%)

164 900

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IV 109

IEFP


100a

100

69,6

50%a

5% X02 X01 X05 Z07 Z04 Y03 A

B

Y10

Y09 C

Questão 7 O responsável da logística de uma empresa constatou que nos últimos 2 anos se tem comprado directamente um determinado artigo, com uma certa frequência, ao preço médio unitário de 200 Euros a retalhistas, localizados próximo das filiais da empresa, que vendem a dinheiro, mas, entregam o material nas respectivas filiais. 0Consultados produtores nacionais, aquele responsável apurou que se fossem aprovisionados contentores com 20 unidades, se obtinha um desconto de 18% e prazo de pagamento de 30 dias. Sabe-se, ainda, que: Custo Médio de efectivação de uma encomenda no mercado nacional é de 30 Euros Custo Anual adicional de comunicações da compra directa é de 90 Euros A taxa anual de custo de posse é de 20% A previsão de consumo total do artigo para o próximo ano é de 800 unidades Decida se deve constituir stock central do material, justificando a decisão. IV 110

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IEFP

Resolução: Se constituir stock central

2 x 800 x 30 = 38,25 unidades 164 x 0,20

Qee = i. e. 2 contentores por encomenda Custo total anual do stock central:

Cs = 800 x 164 +

800 40 x 30 + x 164 x 0,20 = 40 2

= 132 456 Euros a 60 dias Custo total anual de compra directa: Cd = 800 x 200 + 90 = = 160 090 Euros a dinheiro (pronto pagamento) Portanto, deve constituir-se stock central.

Exercício 8 Prevê-se que o consumo no ano corrente de um artigo do stock seja, em média, semelhante ao do ano anterior, que foi mensalmente o seguinte:

Mês Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro


Consumos (Unid.) 90 100 130 100 90 120 140 70 80 90 110 80

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IV 111

IEFP


O preço de custo do artigo é de 18 Euros, o prazo de aprovisionamento é de 5 semanas e os valores determinados para a taxa de posse e custo de efectivação de uma encomenda são respectivamente de 20% e 45 Euros. Consultado, hoje, o inventário permanente constata-se que o stock livre é de 122 unidades, com um stock de segurança de 75 unidades e um stock reservado de 20 unidades. Pretende-se calcular: a)

O stock total

b)

A quantidade a encomendar, hoje, se necessário

c)

O stock máximo admissível do artigo

Resolução: Dados: •

Consumo anual previsto: S = 1 200 unidades

•

Consumo médio mensal: S m = 100 unidades

•

Preço de custo unitário (à entrada da empresa) : u = 18 Euros

•

Prazo de (re)aprovisionamento: Pa = 5 semanas

•

Taxa de posse: tp = 20%

•

Custo de efectivação de uma encomenda: a = 45 Euros

•

Stock livre: SL = 122 unidades

•

Stock de segurança: SS = 75 unidades

•

Stock reservado: SR = 20 unidades a) Stock total ST = SS + SL + SR + SP = = 75 + 122 + 20 = 217 unidades b) Quantidade a encomendar

Qee =

2 x S x a = u x tp

2 x 1 200 x 45 = 173,2 18 x 0,20

c) Ponto de encomenda: Pe = SS + (Pa x S sem) = 75 + (5 x 25) = 200 unidades Considerando que ST > Pe, poder-se-á hoje não encomendar, embora haja SR = 20 unidades Smáx = Pe + Qee = 200 + 173 = 373 unidades

IV 112

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Exercício 9 Considere o armazém de sobressalentes do equipamento da produção. Os artigos que compõem o stock não são de fácil aquisição, pois são importados e os prazos de (re)aprovisionamento são incompatíveis com as necessidades das intervenções/reparações, quase sempre imediatas. Está a ser efectuada uma análise, com vista ao próximo reaprovisionamento de um relé, cujo preço unitário DDP (Delivery Duty Paid) é de 10 Euros, o prazo de aprovisionamento é de cerca de um mês e o consumo do ano anterior encontra-se no mapa anexo dos consumos mensais. Os valores determinados para a taxa de posse e custo de efectivação de uma encomenda são respectivamente de 25% e 50 Euros. Na ficha informatizada do material, de actualização on-line, vem indicado o stock real de 150 unidades, uma encomenda em curso de 100 unidades a chegar na próxima semana e que o stock de segurança admite um risco de rotura de 5%. Pretende-se calcular: a) O stock livre b) O ponto de encomenda c) A quantidade a encomendar (reaprovisionar)

Mapa de Consumos Mensais do Ano Anterior Mês Consumos (Unid.) Janeiro 60 Fevereiro 120 Março 150 Abril 100 Maio 80 Junho 90 Julho 200 Agosto 50 Setembro 80 Outubro 90 Novembro 70 Dezembro 110 Total 1200


Valores do Factor de Confiança Z Cobertura do Stock 1,3 90% 1,5 93% 1,6 95% 1,7 96% 1,8 97% 2,0 98% 2,4 99%

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IV 113

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Resolução: Dados: •

Consumo anual previsto: S = 1 200 unidades

•

Consumo médio mensal: S = 100 unidades

•

Preço de custo unitário à entrada do armazém: u = 10 Euros

•

Taxa de posse: tp = 0,25

•

Custo de efectivação de 1 encomenda: a = 50 Euros

•

Prazo de aprovisionamento: pa = 1 mês

a) Stock livre = Stock actual - Stock segurança SS = Z x σ x

pa

Desvio padrão: = =

Σ (Si - S ) 2 = n

(60 - 100) 2 + (120 - 100) 2 + ... 12

1 583,3 = 39,79 ~ 40 unidades

Então: SS = 1,6 x 40 x

1 = 64 unidades

SL = 150 - 64 = 86 unidades a.)

Ponto de Encomenda: Pe = SS + pa . S Pe = 64 + 1 . 100 = 164 unidades

b.)

Quantidade a reaprovisionar: Qe = Smáx - Disp. Teórico = (Pe + Qee) - (Stock actual + Stock Potenc)

  

= 164 +

IV 114

2 x 1 200 x 50   - (150 + 100) = 134 unidades 10 x 0,25 

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IEFP

4. TRANSPARÊNCIAS

Âmbito da Gestão Económica dos Stocks (GES) A gestão económica dos stocks compreende a aplicação de um conjunto de princípios, regras de decisão e metodologias que permitem manter existências económicas. Nota Há autores que preferem a designação de gestão previsional de stocks, na medida em que se baseia em técnicas de previsão, aplicadas ao cálculo das necessidades independentes.


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IV 115


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OBJECTIVOS DA GES A gestão económica dos stocks (GES) tem dois objectivos fundamentais: Determinar quanto reaprovisionar, Estabelecer quando reaprovisionar, isto é, quando solicitar uma intervenção de Compras ou quando solicitar uma entrega de material, no âmbito de um contrato aberto com um fornecedor (Exemplo: contrato anual de fornecimento com entregas parcelares). 4.2

IV 116

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PRAZO DE APROVISIONAMENTO Prazo de aprovisionamento (pa) ou de disponibilização é o intervalo de tempo que decorre entre a data de detecção da necessidade do material e a data de disponibilização do material para o utilizador. PRAZO DE APROVISIONAMENTO Data da detecção da Necessidade P. circulação

P. tratamento

Data da Colocação da Encomenda

Data Limite (programada)

P. entrega

P. desalfând.

P. recepção

Data Limite da Entrega 4.3


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IV 117


IEFP

Stock médio (Sm) É a quantidade média do material em stock num determinado intervalo de tempo (em unidades físicas). S

Sm T

Nota: Esta representação gráfica pressupõe consumo regular e stock de segurança nulo 4.4 IV 118

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IEFP









EXISTÊNCIA MÉDIA  E É o valor médio das existências da empresa num determinado intervalo de tempo (em unidades monetárias). Exemplo:

E anual = Somatorio das existencias mensais 12

4.5


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IV 119


IEFP

O Custo Unitário de Aquisição de um Material/Artigo Pode definir-se preço de custo unitário ou custo unitário de aquisição ou Custo unitário (u) de um material como o valor a que o material deverá ser contabilizado à entrada em armazém.

4.6

IV 120

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O Custo Médio de Efectivação de uma Encomenda

É o encargo total correspondente ao processamento de uma encomenda de um artigo (pode corresponder a uma posição da encomenda se esta tiver várias posições), relativo aos encargos administrativos dos diferentes órgãos intervenientes no processo, desde a compra até à liquidação da factura. Exemplo: CApro - CArm + CConfer. a = N tot x Pos.

4.7


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IV 121


IEFP

O Custo de Posse de um Artigo e do(s) Stock(s) É o custo inerente à permanência do stock médio em armazém, do artigo num ano. Exemplo: Cp = E x tp

4.8

IV 122

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IEFP

Consumo previsto (S) É a previsão de utilização de um artigo, em unidades físicas, num determinado prazo (em princípio um ano), baseada na necessidade independente, derivada da procura, nesse prazo.

4.9


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IV 123


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Cálculo do Custo Total Anual do Stock de um Artigo

O custo total anual (do stock) de um artigo (C t ) corresponde ao custo de aquisição do consumo desse material, acrescido do custo de efectivação de encomendas e do custo de posse, referidos a um ano de exploração. Ct = Cm + Ce + Cp Ct = S x u + S x a + ( SS + Qe ) x u x tp Qe 2

4.10

IV 124

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IEFP

Custo TotaL em Função da Quantidade a Encomendar Custos

C Ct t ∆ + 2% Custo mínimo

Cp

Cm

4.11

Ce - 15%


Q ee

+ 20%

Qe

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IV 125


IEFP

Quantidade económica de encomenda (Qee)

É a quantidade a encomendar de cada vez, que minimiza o custo total anual, relativo a cada artigo do inventário.

a Qee = 2u××S× tp

(Fórmula de Wilson)

4.12

IV 126

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IEFP


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IV 127


IEFP

Representração Gráfica do Método do Ponto de Encomenda Stock

Qee Ponto de Pe Encomenda

Stock de Segurança

Qee

(a)

SS (b) t0

t1 Pa

t2

t3

Tempo

Pe 4.14

IV 128

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IEFP

Ponto de encomenda (Pe) É a quantidade de material correspondente ao stock de segurança adicionado àquela que é previsível ser consumida durante o prazo de aprovisionamento do artigo, obrigando a um reaprovisionamento imediato logo que atingido. Pe = (pa + ps) x S

4.15


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IV 129


IEFP

Método do Ciclo de Revisão Periódica

Stock Q3 Q1

Q5 Q2

Ponto de Alerta

Q4

Stock de Segurança

Pa

P P

IV 130

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P

Pa P

P

Pa P

P

Pa P

Pa 4.16



ST

IEFP

=

Stock TOTAL TEÓRICO SS + SL + SR •

Sto Sto Stock ck ck Reserv SQuantidade actual Li em armazém d •

•

+

•

SP Stock Poten i l Quantidade em aquisição •

•

Stock de Segurança (SS) – Quantidade suplementar para obstar a roturas do stock devidas a irregularidades de consumo e/ou atrasos de fornecedores. Stock Livre (SL) – Quantidade disponível, passível de ser imediatamente utilizada. Stock Reservado (SR) ou Afectado – Quantidade cativa ou reservada para determinada(s) finalidade(s), podendo considerar-se como consumida. Stock Potencial (SP) – Quantidade encomendada e não recepcionada. 4.17


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IV 131


IEFP

Indicadores de Eficácia da Gestão dos Stocks Taxa ou índice de rotação (Ir) Taxa ou índice de rotação óptimo (Iro) Taxa ou índice de cobertura (Ic) Taxa de rotura (Tr) Nível de serviço (Ns)

4.18

IV 132

Guia do Formador



IEFP

Taxa ou índice de rotação (Ir) Indica o número de vezes que a existência média foi renovada. Ir = C E

ou

Ir = S Sm

4.19


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IV 133


IEFP

Taxa ou índice de rotação óptimo (Iro) É o índice padrão que serve de termo de comparação para os Ir(s) obtidos para os artigos.

Iro =

S = 12 × S Sm (ps + pe) × S 2

ou

Iro =

12 ps+ pe 2

4.20

IV 134

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IEFP

Taxa ou índice de cobertura (Ic) Indica o tempo, em meses, de duração previsto para o stock existente, em função dos consumos médios mensais.

E Em termos de médias: Icm = C

ou

Icm = Sm

Icr = E C

ou

Icr

Em termos reais:

S

= Sa

S

4.21


Guia do Formador

IV 135


IEFP

Taxa de rotura (Tr) Dá indicação da percentagem de roturas de stock em armazém.

Tr =

Nº de solicitações não totalmente satisfeitas/ano x 100% Total de solicitações/ano

4.22

IV 136

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IEFP

Nível de serviço (Ns) Indica o nível geral de satisfação das necessidades em termos de funcionamento de armazém, e da performance da gestão de stocks.

Ns =

Nº de solicitações totalmente satisfeitas/ano x 100% Total de solicitações/ano

4.23


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IV 137


IEFP

O Método ABC Pareto constatou: Que o grupo ou classe A, que é constituído pelos artigos do stock com cerca de 80% do valor de consumo anual, representa aproximadamente 20% do número total de itens em stock; Que o grupo ou classe B, que é constituído pelos artigos do stock representando cerca de 30% do número total de itens, atinge 15% do valor de consumo anual; Que o grupo ou classe C, que abrange a maioria dos itens do stock, ou seja, cerca de 50%, representa um valor de apenas 5% do consumo total. 4.24

IV 138

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IEFP



•


•



Guia do Formador

IV 139

V. A RECEPÇÃO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS



IEFP

1. RESUMO

À função recepção de stocks compete assegurar a conformidade das remessas de materiais dos fornecedores com os requisitos expressos nas respectivas encomendas e com a legislação e regulamentação aplicáveis. Os processos de recepção de stocks são: •

Processo de recepção quantitativa que é desencadeado com a chegada do material à empresa e compreende essencialmente as actividades de identificação, observação do estado de preservação do material, verificação da rotulagem, confirmação de quantidade(s) e verificação documental.

•

Processo de recepção qualitativa que compreende as verificações da conformidade com as especificações técnicas das encomendas e com a legislação e regulamentação aplicáveis. Se o fornecimento é acompanhado de certificados emitidos por entidades acreditadas para o efeito, deve dispensar-se ensaios ou testes de verificação.

Neste capítulo, ainda se referem três modelos organizacionais: •

Modelo centralizado, instalado em espaço próprio e independente da armazenagem, com pessoal específico e habilitado;

•

Modelo repartido, instalado em áreas reservadas junto dos diferentes armazéns da empresa, mas, com coordenação técnica e de gestão específica e centralizada;

•

Modelo descentralizado, instalado junto ao(s) armazém(s) ou deslocalizado, recorrendo a pessoal qualificado que pode estar atribuído ao(s) armazém(s) ou ser pessoal que desempenha outras funções, por exemplo, em laboratórios de ensaios de produtos.


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V 143

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Conteúdo

Metodologia

Duração (minutos)

1. Âmbito da recepção dos materiais 2. Enquadramento estrutural da recepção

• •

•

•

3. Processos de recepção

• • •

• •

Exposição: Apresentar o âmbito da recepção dos materiais relacionando com o conceito de qualidade (transparência 5.1 e 5.2) Descrever o enquadramento estrutural da recepção dos materiais na área do aprovisionamento e exemplificar.

30 min

Os formandos, reunidos em grupo, debatem a importância das actividades de recepção e estabelecem propostas de implantações físicas da recepção As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.

30 min

Exposição: Caracterizar os processos da recepção quantitativa e da recepção qualitativa (transparência 5.3 e 5.4) Evidenciar a importância da função recepção Apresentar modelos organizacionais e de funcionamento integrado da recepção (transparência 5.5).

30 min

Os formandos, reunidos em grupos, debatem casos em que os materiais recepcionados não podem ser disponibilizados para armazenagem As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.

30 min

Total

V 144

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2 horas



IEFP


Exercício 1 Relacione prazo de aprovisionamento (Pa) com a função recepção dos materiais Resposta: O prazo de recepção integra o prazo (interno) de aprovisionamento, que determina os parâmetros da gestão económica dos stocks.

Exercício 2 Distinga as guias de entrada provisória e definitiva Resolução: Guia de entrada provisória Depois de concluídas com sucesso as actividades deste processo de recepção quantitativa, pode então ser elaborada a guia de entrada a título provisório, a qual só terá validade definitiva após ser sancionada pela Recepção Qualitativa. Guia de entrada definitiva Se o resultado destas verificações for positivo pode sancionar-se a guia de entrada provisória, a qual passará a definitiva, confirmando a entrada dos materiais na empresa (aceitação). Caso contrário, os materiais serão rejeitados procedendo-se em seguida à respectiva devolução ao fornecedor, justificada pela não conformidade com legislação ou regulamentação aplicáveis e/ou com o que foi especificado na nota de encomenda.

Exercício 3 Explique como assegurar a qualidade do material aprovisionado Resolução: No processo de recepção qualitativa verifica-se se os materiais estão em conformidade com as especificações técnicas das respectivas encomendas e com a legislação e regulamentação aplicáveis.


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V 145

IEFP


A verificação pode visar as características físicas e químicas dos materiais, as dimensões, etc., segundo determinados critérios, padrões e tolerâncias. A verificação pode realizar-se através de inspecções, testes e ensaios ou pela aceitação de certificados de conformidade (de garantia da qualidade) emitidos por entidades acreditadas para o efeito. Podem seguir-se neste processo diversos procedimentos de verificação de conformidade: •

Controlo da qualidade do material fornecido para verificar a conformidade com as características exigidas e com os requisitos definidos na encomenda;

Exemplos 1. Na recepção e um equipamento deve verificar-se, através de ensaios, se estão satisfeitas as exigências técnicas ou requisitos essenciais impostos pelas directivas comunitárias e regulamentação aplicável, nomeadamente, os atributos relativos à segurança e preservação ambiental, e se o equipamento cumpre as funções e utilidades com o rigor especificado na respectiva encomenda; 2. Na recepção de um produto químico deve verificar-se, através de testes e ensaios laboratoriais, se a composição respeita os requisitos da especificação técnica e a legislação e regulamentação aplicáveis. •

Verificação dos certificados e garantias técnicas dos fornecedores: - Verificação dos certificados enviados pelo fornecedor a fim de concluir sobre a validade da conformidade com os requisitos exigidos; - Verificação das garantias a fim de concluir sobre os prazos de validade e/ou condições de utilização.

Questão 4 Enuncie vantagens e condicionantes da descentralização da função recepção Resolução: Pode ser um órgão descentralizado com as respectivas funções atribuídas ao pessoal dos armazéns ou outro, desde que possuam conhecimentos e competência para o efeito, obtendo-se assim menores custos logísticos de movimentação dos materiais.

V 146

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Questão 5 Enuncie a “regra básica da recepção” Resolução: Deve observar-se a regra: “nenhum material deve ser entregue ao Armazém ou ao circuito produtivo, sem que tenha sido objecto de aceitação, sendo então acompanhado por guia de entrada definitiva”.


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V 147


IEFP

4. TRANSPARÊNCIAS

ÂMBITO DA RECEPÇÃO DOS MATERIAIS

À função recepção dos materiais compete assegurar a qualidade dos fornecimentos i. e. a conformidade das remessas de materiais dos fornecedores com os respectivos requisitos expressos nas encomendas, nomeadamente os prazos, e com a legislação e regulamentação em vigor.

5.1 V 148

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QUALIDADE • Conceito genérico de Qualidade segundo a norma ISO 9 000:2000 Grau de satisfação de requisitos dado por um conjunto de características intrínsecas ou permanentes de uma entidade (produto, processo, ...) • Conceito de Produto de Qualidade Um produto tem qualidade quando cumpre os requisitos do cliente e os requisitos regulamentares aplicáveis e o fornecedor demonstra a sua aptidão para fornecer consistentemente o produto com aqueles requisitos. Nota

A monitorização da satisfação do cliente requer a avaliação da informação relacionada com a percepção do cliente quanto ao produtor/fornecedor ter cumprido todos os requisitos do produto. (→ Confiança no produtor/fornecedor) 5.2


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V 149


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PROCESSO DE RECEPÇÃO QUANTITATIVA O processo de recepção quantitativa é desencadeado com a chegada dos materiais e compreende as actividades seguintes: Identificação dos materiais e análise visual do seu estado físico; Observação do acondicionamento nas embalagens e do estado de preservação destas; Verificação da rotulagem das embalagens; Determinação da(s) quantidade(s) fornecida(s); Conferência da guia de remessa do fornecedor com a nota de encomenda; Verificação das datas limites dos materiais sujeitos a prazos de validade ou a garantias. Verificação de eventuais constrangimentos aduaneiros. 5.3

V 150

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IEFP

PROCESSO DE RECEPÇÃO QUALITATIVA No processo de recepção qualitativa verifica-se se os materiais estão em conformidade com as especificações técnicas das respectivas encomendas e com a legislação e regulamentação aplicáveis.

5.4


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V 151


IEFP

MODELOS ORGANIZACIONAIS E FUNCIONAMENTO DA RECEPÇÃO DE MATERIAIS A Recepção pode apresentar diferentes modelos organizacionais: Pode ser um órgão centralizado, com espaço próprio e independente da armazenagem; Pode ser um órgão repartido, se existirem diferentes armazéns, dispondo cada um deles de uma área restrita reservada à recepção, compensando os menores custos logísticos com o maior esforço de coordenação exigido. Pode ser um órgão descentralizado com as respectivas funções atribuídas ao pessoal dos armazéns ou outro, desde que possuam conhecimentos e competência para o efeito,obtendo-se assim menores custos logísticos. 5.5

V 152

Guia do Formador



IEFP



•


•



Guia do Formador

V 153

VI. FUNÇÃO COMPRAS E A SUA ORGANIZAÇÃO E GESTÃO ADMINISTRATIVA



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1. RESUMO

Neste capítulo começa por se caracterizar o problema da compra: a celebração e a verificação do cumprimento de contratos. Uma compra efectua-se através de um contrato, cujos parâmetros--chave são: o preço, o prazo, a quantidade, a qualidade, a garantia e o nível de serviço logístico. As Compras constituem, normalmente, um órgão autónomo no Departamento de Aprovisionamentos, no entanto, numa pequena empresa, este órgão pode depender da Gestão de Materiais. Neste capítulo, ainda, são justificadas políticas de aprovisionamento e de compras coerentes, nomeadamente, as seguintes: •

Os materiais centrais devem ser fornecidos por fornecedores pré--qualificados que assegurem a melhor relação qualidade/preço;

•

Os materiais estratégicos devem ser fornecidos no âmbito de contratos de parceria;

•

Os materiais vulneráveis devem ser fornecidos no âmbito de contratos de baixo risco de falha;

•

Os materiais rotineiros devem ser fornecidos por poucos fornecedores pré-qualificados:

•

Seguidamente, analisam-se as fases do processo de compra tradicional:

•

Formalização da especificação em pedido de compra preenchido pelo utilizador do material ou pelo conceptor do produto;

•

Análise do pedido de compra pelo comprador;

•

Selecção de fornecedores pelo comprador;

•

Consultas aos fornecedores seleccionados;

•

Análise das propostas dos fornecedores;

•

Adjudicação da encomenda;

•

Seguimento da encomenda;

•

Recepção do material;

•

Conferência de facturas;

•

Tratamento de reclamações;

•

Pagamentos.


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VI 157

IEFP


Este processo tem tendência a simplificar-se através do recurso a contratos abertos com fornecedores pré-qualificados segundo determinados parâmetros. Assim se reduzem os prazos de reaprovisionamento e se melhoram os fornecimentos em qualidade e preço. São, ainda, referidas condições standard dos contratos internacionais de fornecimento (incoterms):

Modo

EXW

Marítimo Outro

EXW

Modo

FAS

CIF

DES

FOB

CFR

DEQ

FCA

CIP

DAF

FOR

CPT

DDU

FOT

DDP

Finalmente, justificam-se economicamente as mudanças de atitude e de comportamento organizacional que vêm ocorrendo na área das compras, nomeadamente: • Redução da variedade do stock através da normalização dos itens; • Redução do número de fornecedores e/ou recurso a centrais de compras; • Simplificação da recepção por via da exigência de certificação aos fornecedores; • Aumento da rotação dos stocks; • Estabelecimento de contratos abertos; • Incremento da confiança no relacionamento comercial.

VI 158

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IEFP


Conteúdo

Metodologia

Duração (minutos)

1. Contrato de fornecimento

•

Introduzir o conceito de contrato de fornecimento (transparência 6.1)

•

Apresentar as principais variáveis de um estudo de mercado:

•

Análise qualitativa (comportamento processo de decisão da compra, ...)

•

Análise quantitativa (dimensão da procura, taxa de crescimento da procura, quota de mercado por empresa e respectiva taxa de crescimento, ...)

•

2. Parâmetros da compra

30 min

Exposição:

dos

clientes,

Caracterizar um processo de negociação.

•

Os formandos, reunidos em grupo, debatem a problemática da segmentação do mercado na perspectiva do comprador

•

As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.

Exposição:

30 min

•

Introduzir e justificar os parâmetros-chave da compra (transparência 6.2).

•

Os formandos devem resolver os exemplos de aplicação de revisão de preços dos Manuais do Formando e do Formador (transparência 6.3)

•



30 min

30 min

Guia do Formador

VI 159

IEFP


3. Âmbito da função compras

•

4. Enquadrament o estrutural das • compras

VI 160

Guia do Formador

Apresentar o âmbito da função compras (transparência 6.4) Enquadrar a função aprovisionamentos.

compras

na

área

dos

•

Os formandos, reunidos em grupo, definem os objectivos e as tarefas principais de uma secção de compras

•

Os resultados do trabalho dos grupos são apresentados pelos respectivos porta-vozes.

5. Políticas de aprovisioname • nto e de compras

6. Processo de compra tradicional

30 min

Exposição:

30 min

30 min

Exposição: Apresentar uma classificação de materiais considerando o respectivo impacte no resultado e o risco de abastecimento

•

Estabelecer políticas de aprovisionamento compras, considerando a classificação anterior.

•

Os formandos, reunidos em grupo, relacionam a classificação de materiais apresentada com a classificação ABC

•

As conclusões do trabalho são apresentadas pelo portavoz de cada grupo.

e

de

30 min

30 min

Exposição: •

Apresentar a sequência de actividades do processo de compra tradicional (transparência 6.5).

•

Os formandos, reunidos em grupos, debatem os inconvenientes do processo apresentado

•


30 min



7. Estrutura organizacional de • compras 8. Tipos de • compras e de contratos •

Exposição: Apresentar possíveis modelos da organizacional da função compras Distinguir tipos de compras e de justificando e exemplificando cada caso.

IEFP

30 min estrutura contratos,

Os formandos, reunidos em grupos, debatem as vantagens e inconvenientes da subcontratação e do outsourcing. As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.

30 min

9. Âmbito da gestão administrativa • de compras 10. Pré-qualificação • de fornecedores

Exposição: Apresentar o âmbito da gestão administrativa de compras Introduzir o conceito de (pré)qualificação de fornecedores e respectivos critérios/parâmetros de avaliação (transparências 6.7 e 6.8).

30 min

•

Os formandos, reunidos em grupo, definem uma métrica de avaliação de fornecedores As conclusões do trabalho são apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.

30 min

11. Contratos internacionais • de fornecimento 12. Evolução do contexto, • mudanças comportamentais e alterações progressivas da função compras

Exposição: Introduzir o conceito de incoterm, distinguindo e exemplificando os diferentes tipos de contratos standard (transparências 6.9 a 6.14) Apresentar exemplos de mudanças contextuais e organizacionais da função compras.

30 min

•

Os formandos, reunidos em grupos, caracterizam as tendências evolutivas do meio envolvente com impacte na (re)organização da função compras As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.

30 min

•

• •

•

Total


8 horas

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VI 161

IEFP



Considere que está a analisar uma proposta de contrato aberto de fornecimento, no qual se estabelece: •

Prazo de validade de dois anos;

•

Preço base de 1 000 Euros por quantidade mínima de remessa de 2 000 unidades do artigo X;

•

Fórmula de revisão de preço

Ma Sa Ea   Pa = Pi  n1 + n2 + n3 + n4  Mi Si Ei   onde M é a cotação oficial de matéria prima metálica publicada no Metal Bulletin S é o salário base para um nível profissional bem definido e expresso no Contrato Colectivo de Trabalho aplicável á empresa E é o valor oficial publicado do preço unitário da energia

Exercício 1 Responda ás questões seguintes: a.)

Quais as vantagens e limitações do contrato aberto em apreço?

b.)

Que valores da fórmula de revisão devem estar claramente justificados no contrato e referidos a que momento?

c.)

Qual é o preço actual de uma remessa de 25 000 unidades de X, considerando os dados abaixo, devidamente documentados:

Evolução da cotação oficial da matéria prima de referência, de 30 para 32 Euros;

Evolução salarial, de 804 para 872 Euros; Evolução do preço base da energia, de 6,5 para 5,8 Euros; n2 = 30%; n3 = 40% e n4 = 20%. Resolução: a) Clareza na actualização do preço enquanto vigorar o contrato, embora, de difícil previsão.

b) Mi, Si e Ei referidos à data da aceitação do contrato e n2, n3 e n4.

VI 162

Guia do Formador



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32 872 5,8   + 0,4 + 0,2 c) Pa = 1 000  0,1 + 0,3  = 30 804 6,5   = 1 030 Euros Pa (25 000 unid.) = 25 000 x

1 030 = 12 875 Euros 2 000

Exercício 2 Explique a importância da clarificação do sentido do termo lead-time (prazo) num contrato Resolução: Guia do Formando – VI.1. – pág. 144

exercício 3 Explique a importância da identificação da quantidade de unidades de uma remessa Resolução: Há que clarificar a quantidade de unidades de utilização (embalagem primária), de unidades da compra (embalagem secundária/multipack) e de unidade de distribuição ou de transporte (embalagem terciária: palette, tambor, contentor, ...)

Exercício 4 Explique a importância de distinguir a garantia técnica da garantia comercial Resposta: Guia do Formando – VI.1. – pág. 145

Exercício 5 Indique uma métrica de nível de serviço logístico Resolução:

Ns =

Nº de encomendas absolutamente satisfeitas x 1000 Nº total de encomendas


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VI 163

IEFP


Indicador actualizado semanalmente com clarificação do sentido de “encomendas absolutamente satisfeitas” ≡ em quantidade, qualidade ou especificação técnica, local de entrega, prazo e hora de entrega, ...

Exercício 6 Indique, justificando, fases redundantes de um processo de compra tradicional a um fornecedor pré-qualificado Resolução: Guia do Formando – VI.4. – pág. 151 e VI.6. – pág. 157

Exercício 7 Exemplifique e enumere vantagens do uso de centrais de compras Resolução: Guia do Formando – VI.7. – pág. 165

Exercício 8 Explique como pode o stock gerar resistência á inovação Resolução: Guia do Formando – VI.7. – pág. 166

VI 164

Guia do Formador



IEFP

4. TRANSPARÊNCIAS

contrato de fornecimento É um acordo oneroso que obriga o contraente vendedor a transferir a propriedade do bem para o contraente comprador, mediante a obrigação

deste

à

retribuição

ou

pagamento

do

preço

convencionado ou acordado, em valor monetário e nas condições expressas no contrato, formalizado por uma encomenda ou nota de encomenda.


Guia do Formador

VI 165


IEFP

Os Dados ou Parâmetros da Compra • O prazo, • A quantidade, • A qualidade, • A garantia, • O nível de serviço logístico.

6.2

VI 166

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Modalidades do Preço de Compra Consoante o tipo de encomenda e as condições de pagamento, assim o preço de compra poderá apresentar uma das seguintes modalidades: • Firme - O valor que irá ser facturado é inalterável independentemente do prazo de pagamento. • Revisável - O valor que irá ser facturado é calculado a partir de um preço base. Exemplo: Pa = Pi ( + Ma + Ta + Ea ) Mi Ti Ei onde ( α + β + γ + δ = 1) 6.3


Guia do Formador

VI 167


IEFP

ÂMBITO DA FUNÇÃO COMPRAS À função compras compete celebrar e fazer cumprir contratos bilaterais em condições económicas.

6.4

VI 168

Guia do Formador



IEFP

Fases do Processo de Compra Tradicional O processo de compra tradicional desenvolve-se através de uma sequência de actividades, das quais se destacam as seguintes: • Formalização das especificações; • Análise do pedido de compra; • Selecção de fornecedores; • Consulta a fornecedores; • Análise de propostas; • Adjudicação da encomenda; • Seguimento da encomenda; • Recepção da encomenda; • Conferência de facturas; • Tratamento de reclamações; • Ordem de pagamento. 6.5


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VI 169


IEFP

À

Âmbito da Gestão Administrativa de Compras gestão administrativa das compras compete conhecer

permanentemente: • Quais os fornecedores adequados para cada tipo de fornecimento; • Quais as condições de contratação a estabelecer em cada caso.

6.6

VI 170

Guia do Formador



IEFP

Pré-Qualificação de Fornecedores A pré-qualificação é uma selecção de fornecedores, por famílias de materiais e de serviços a aprovisionar, a realizar pela empresa com base numa avaliação objectiva, suportada em critérios claros, e numa negociação de contratos abertos de fornecimento, a prazos renováveis.

6.7


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VI 171


IEFP

Parâmetros de avaliação dos fornecedores • Certificação (do fornecedor e do produto fornecido - bens tangíveis e serviços); • Competência técnica; • Criatividade e soluções inovadoras; • Divulgação de informação técnica; • Flexibilidade à mudança de especificações; • Aceitação de quantidades variáveis de encomenda; • Disponibilidade para a participação em projectos de desenvolvimento; • Competência técnico-comercial dos vendedores; • Disponibilidade dos vendedores; • Assistência pré-venda; • Assistência pós-venda;

VI 172

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IEFP

Parâmetros de avaliação dos fornecedores (cont) • • • • • • •

Percentagem de rejeições em materiais não certificados; Percentagem de atrasos nas entregas; Evolução dos preços relativamente à média do mercado; Condições de pagamento; Evolução dos prazos relativamente à média do mercado; Rácios de situação económica-financeira; Proximidade geográfica.

6.8


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VI 173


IEFP

Incoterms Incoterm é a abreviatura da expressão international commerce term. Os incoterms estão associados a condições standard que reportam à entrega, ao transporte e ao risco associado ao fornecimento de bens tangíveis (materiais/mercadorias).

6.9

VI 174

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IEFP

tipos de incoterms • Incoterms de partida, • Incoterms de envio não pago, • Incoterms de envio pago, • Incoterms de chegada.

6.10


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VI 175


IEFP

MODO DE TRANSPORTE Marítimo

Partida EXW

Marítimo

EXW

TIPO DE CONTRATO Envio não pago Envio pago FAS CIF FOB CFR FCA CIP FOR CPT FOT

Chegada DES DEQ DAF DDU DDP

6.11 VI 176

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IEFP

Incoterm de Partida • EXW (Ex Works): Ex-Fábrica, Ex-Armazém, ... Significa que o cliente é responsável pela recolha e transporte e que

o

fornecedor

apenas

se

compromete

a

deixar

o

material/mercadoria em condições de recolha na sua fábrica, armazém, ... em embalagem normal de expedição e não contentorizada para transporte a longa distância.

6.12


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VI 177


IEFP

Incoterms de Envio Não Pago • FAS (Free Alongside Ship) Significa que o fornecedor entrega o material/mercadoria no cais. • FOB (Free On Board) Significa que o fornecedor embarca o material/mercadoria. Nestes casos o navio larga por conta e risco do cliente. • FCA (Free Carrier): FOR/FOT - Livre sobre vagão/camião Significa que o fornecedor cessa a sua responsabilidade com a transferência do material para o transportador em local preestabelecido.

6.13 VI 178

Guia do Formador



IEFP

Incoterms de Envio Pago • CIF (Cost, Insurance and Freight) Significa que o fornecedor paga os custos do carregamento no navio, transporte e seguro. • CFR (Cost and Freight) Significa que o fornecedor paga apenas os custos do carregamento e transporte no navio, ficando o risco do transporte por conta do cliente, que poderá pagar o seguro. • CIP (Carriage and Insurance Paid To) Significa que o fornecedor paga os custos do transporte e seguro. • CPT (Carriage Paid To) Significa que o fornecedor só paga o transporte e que o cliente suporta o risco do transporte. 6.14


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VI 179


IEFP

Incoterms de Chegada • DES (Delivered Ex Ship) Significa que o fornecedor é responsável pela entrega, mas não paga o transporte marítimo nem o desembarque. • DEQ (Delivered Ex Quay) Significa que o fornecedor é responsável pela entrega, mas não paga despesas de cais. • DAF (Delivered At Frontier) Significa que o fornecedor é responsável pela entrega na fronteira. • DDU (Delivery Duty Unpaid) Significa que o fornecedor coloca o material/mercadoria à porta do cliente, mas é este que paga as taxas de importação. • DDP (Delivery Duty Paid) Significa que o fornecedor assume total responsabilidade pela entrega do material/mercadoria no cliente, livre de todos os encargos. 6.15

VI 180

Guia do Formador



IEFP



•


•

Artigos da revista Exame.


Guia do Formador

I 181

VI. FUNÇÃO COMPRAS E A SUA ORGANIZAÇÃO E GESTÃO ADMINISTRATIVA L

IEFP

VI 182

Guia do Formador


FICHAS DE AVALIAÇÃO GLOBAL



IEFP

Ficha nº 1 1.

Defina os principais tipos de recursos materiais indispensáveis aos processos de uma empresa industrial.

2.

Distinga stocks de existências.

3.

Descreva o âmbito da gestão física dos stocks.

4.

Especifique os principais requisitos de uma gestão física eficiente.

5.

Descreva o âmbito da gestão administrativa dos stocks.

6.

Indique como se caracteriza a nomenclatura de um artigo do stock.

7.

Descreva o âmbito e os objectivos da gestão económica dos stocks.

8.

Indique as parcelas fundamentais a considerar na determinação do prazo de aprovisionamento de um artigo.

9.

Descreva o âmbito da recepção dos materiais.

10. Indique as actividades do processo de recepção quantitativa. 11. Caracterize um contrato de fornecimento. 12. Indique os parâmetros-chave a considerar numa encomenda.


Guia do Formador

185


IEFP

Ficha nº 2 1.

Apresente uma classificação dos bens tangíveis.

2.

Descreva o âmbito da função aprovisionamento.

3.

Caracterize a função armazenagem e os seus princípios gerais.

4.

Justifique uma classificação de armazéns.

5.

Dê um exemplo de código de matéria-prima, para utilização informática, justificando.

6.

Explique a importância de se formalizar e introduzir no ficheiro a especificação dos materiais.

7.

Indique as parcelas que normalmente se consideram no cálculo do custo total anual do stock de um artigo.

8.

Explique a importância e as limitações da determinação da quantidade económica de encomenda pelo método de Wilson.

9.

Justifique a importância da recepção qualitativa.

10. Explique as vantagens e as limitações do outsourcing da recepção qualitativa. 11. Descreva o conceito de nível de serviço logístico de um fornecedor e a importância da respectiva avaliação. 12. Especifique e explique políticas de aprovisionamento e de compras coerentes.

186

Guia do Formando



IEFP

Resolução

Ficha nº 1 1. Os materiais de input ou recursos materiais são indispensáveis ao(s) processo(s) produtivo(s) e são de dois tipos: •

Materiais consumíveis que são objecto de processamento interno na empresa tais como: matérias primas, materiais subsidiários, material de embalagem;

•

Materiais de utilização permanente que são imobilizado, ou seja, materiais que não são consumidos no processo produtivo, mantendo-se ao dispor deste durante vários ciclos de transformação.

Numa empresa comercial os bens transaccionados designam-se por mercadorias, não estando sujeitos a qualquer transformação dentro da empresa. 2.

Stock ou stocks é o conjunto de materiais consumíveis ou de produtos ou de mercadorias acumulados, à espera de uma utilização posterior, mais ou menos próxima, e que permite assegurar o fornecimento aos utilizadores quando necessário. São os elementos patrimoniais classificados e valorizados em existências.

3. À gestão física dos stocks compete assegurar que as operações realizadas com os materiais, desde a sua entrega na empresa até à sua saída de armazém, sejam executadas com eficiência, isto é, ao menor custo e em tempo oportuno. A gestão física dos stocks tem como principais atribuições: • Recepcionar os materiais aprovisionados; • Armazenar e conservar os stocks; • Aviar ou expedir os materiais armazenados. 4. Uma eficiente gestão física de stocks deve obedecer aos seguintes requisitos: • Proporcionar uma eficiente recepção dos materiais - Boas condições para a execução rápida e cuidada das funções administrativas da recepção; - Espaço adequado para descarga, para a eventual desembalagem, e para os controlos quantitativos e qualitativos; - Saída facilitada e desimpedida para os locais de armazenamento. • Dispor de meios adequados de movimentação e transporte interno


Guia do Formador

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- Pavimentos em bom estado; - Corredores amplos; - Meios de transporte interno adequados aos espaços disponíveis para a movimentação e aos artigos a movimentar. • Dispor de meios e espaço devidamente adequado ao armazenamento e guarda - Área disponível com condições de temperatura, humidade, arejamento, ajustado à conservação dos artigos armazenados; - Equipamento de armazenamento adaptado aos locais e aos materiais; - Pés-direitos e pavimentos adequados ao eventual empilhamento dos artigos; - Construção e dimensão que facilite a rotação dos artigos. • Possibilitar e facilitar a saída rápida dos artigos do armazém - Pouca burocracia; - Itinerários de saída desimpedidos; - Espaços curtos a percorrer em especial para os materiais com maior saída/rotação, volume ou massa; - Saída fácil da pilha ou prateleira; - Contagem local facilitada; - Meios de movimentação rápidos e seguros; - Localização e acesso ao material armazenado facilitados. Prever, organizar e manter a segurança de pessoas e bens - Instalações passíveis de ser facilmente limpas e higienizadas com apropriados sistemas de drenagem (dos produtos de lavagem); - Sistemas de exaustão (gases, fumos, cheiros), de renovação e/ou purificação do ar, de climatização (controlo e regulação da temperatura, humidade, ...); - Sistemas de detecção de fugas de gases, poeiras, incêndios, inundações, derrames de óleos ou outros fluídos escorregadios ou perigosos; - Sistemas de protecção contra insectos e roedores; - Sistemas de sinalização dos perigos para pessoas e bens; - Uso de cores de advertência e cartazes com instruções de segurança; - Sinalização de saídas de emergência desimpedidas. Nota: Os sistemas a activar dependem dos materiais armazenados.

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5. À gestão administrativa dos stocks compete conhecer permanentemente: • Quais os materiais armazenados, • Movimentos de entrada e saída de armazéns, • Quantidades em unidades físicas e monetárias dos stocks. Torna-se necessário, para gerir os stocks, ter um conhecimento exacto de cada “item” ou artigo das existências não só em quantidade física, valor e qualidade, mas também em dimensão, forma, peso e campo de aplicação. 6. Nomenclatura é o conjunto de elementos de identificação de um artigo do stock. A nomenclatura compreende: • A designação; • A codificação. Designação é o nome pelo qual o artigo é conhecido na empresa. Pode adoptar-se uma designação externa à empresa, por exemplo, a designação do fornecedor. Codificação é uma representação simbólica ou uma referência que identifica exactamente o material ou artigo de forma inequívoca. 7. A gestão económica dos stocks compreende a aplicação de um conjunto de princípios, regras de decisão e metodologias que permitem manter existências económicas. Há autores que preferem a designação de gestão previsional de stocks, na medida em que se baseia em técnicas de previsão, aplicadas ao cálculo das necessidades independentes. Objectivos da GES A gestão económica dos stocks (GES) tem dois objectivos fundamentais: • Determinar quanto reaprovisionar; • Estabelecer quando reaprovisionar, isto é, quando solicitar uma intervenção de Compras ou quando solicitar uma entrega de material, no âmbito de um contrato aberto com um fornecedor (Exemplo: contrato anual de fornecimento com entregas parcelares). Estes objectivos são concretizados para cada artigo do stock, que tem características específicas.


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8. Para o cálculo do pa pode considerar-se o prazo como o somatório de todos os prazos (estimados com base em dados históricos) intervenientes no processo de aquisição:

PRAZO DE APROVISIONAMENTO

Data da detecção da Necessidade

P.

P.

circulação

tratamento

Data da Colocação da Encomenda

Data Limite (programada)

P. en

P.

desalfând.

P. re

Data Limite da Entrega

Entende-se por: Data da detecção da necessidade • Data da detecção da necessidade - quando se verifica a necessidade de se proceder a um reaprovisionamento ou a uma compra e se elabora o respectivo pedido a compra. Prazo de circulação • Prazo de circulação - o intervalo de tempo desde a saída do pedido de compra da GES até chegar a Compras. Prazo de tratamento • Prazo de tratamento - o tempo que Compras leva a proceder às rotinas administrativas até a adjudicação da encomenda ao fornecedor seleccionado. Prazo de entrega • Prazo de entrega - o prazo acordado com o fornecedor para a entrega do material na Recepção; ou se for uma importação, até à disponibilidade do material no destino (inclui o prazo de transporte). Prazo de desalfandegamento

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• Prazo de desalfandegamento - o tempo consumido no desalfandegamento do material oriundo de país(es) exterior(es) à União Europeia. Prazo de recepção Prazo de recepção - o tempo necessário para se proceder às recepções, quantitativa e qualitativa (quando necessário), à emissão de guia de entrada que acompanha o material para o armazém. 9. À função recepção dos materiais compete assegurar a conformidade das remessas de materiais dos fornecedores com os requisitos expressos nas respectivas encomendas e com a legislação e regulamentação aplicáveis. A função recepção dos materiais tem uma componente técnica, nomeadamente no que se refere à verificação das características dos materiais fornecidos, podendo ter de realizar testes e ensaios. O órgão Recepção dos Materiais deverá dispor de espaço próprio para a sua actividade, eventualmente de área para laboratórios, diferenciado do espaço dos Armazéns, com a capacidade suficiente para albergar todos os fornecimentos a recepcionar e para separar os materiais rejeitados até à respectiva resolução (devolução ou correcção de não-conformidade). O órgão Recepção dos Materiais deverá dispor de recursos humanos habilitados para a realização competente da sua actividade a ritmo compatível com os prazos dos programas da produção. É de salientar que o prazo de recepção integra o prazo (interno) de aprovisionamento, que determina os parâmetros da gestão económica dos stocks. A Recepção dos Materiais para poder aceitar ou rejeitar os fornecimentos desencadeia, normalmente, dois tipos de processos: • O processo de recepção quantitativa; • O processo de recepção qualitativa. 10. O processo de recepção quantitativa é desencadeado com a chegada dos materiais e compreende as actividades seguintes: Identificação dos materiais e análise visual do seu estado físico; Observação do acondicionamento nas embalagens e do estado de preservação destas; Verificação da rotulagem das embalagens; Determinação da(s) quantidade(s) fornecida(s); Conferência da guia de remessa do fornecedor com a nota de encomenda; Verificação das datas limites dos materiais sujeitos a prazos de validade ou a garantias. Verificação de eventuais constrangimentos aduaneiros. É neste processo de recepção que são determinadas as faltas, as trocas de artigos e os excessos, os eventuais danos ocorridos no transporte, que devem ser comunicados (em princípio via Compras) aos fornecedores e/ou transportadores a fim de se repor o que foi encomendado. É,


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ainda, neste processo que deve verificar-se se os rótulos das embalagens cumprem a legislação e regulamentos aplicáveis, para se poder aceitar o fornecimento. 11. Um contrato de fornecimento é oneroso na medida em que obriga o contraente vendedor a transferir a propriedade do bem para o contraente comprador, mediante a obrigação deste à retribuição ou pagamento do preço convencionado ou acordado, em valor monetário e nas condições expressas no contrato, formalizado por uma encomenda ou nota de encomenda. 12. Os parâmetros-chave a considerar numa encomenda são os seguintes: •

O preço; •

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O prazo;

•

A quantidade;

•

A qualidade;

•

A garantia;

•

nível de serviço logístico.

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Ficha nº 2 1. Os bens tangíveis podem classificar-se nos domínios seguintes: 1. Bens de consumo a.

Bens não duradouros ou bens de grande consumo corrente Consumo regular (Ex.: leite; água de distribuição comunitária – “Utility”) Consumo de emergência (Ex.: antibiótico) Consumo de impulso (Ex.: pipocas) Consumo sazonal (Ex.: protector solar)

b.

Bens duradouros Consumo regular (Ex.: electrodoméstico) Consumo sazonal (Ex.: fato de banho)

2. Bens ou produtos industriais (utilizados na produção de outros produtos) ou recursos materiais a. b. c. d.

Matérias primas Componentes Subconjuntos e produtos intermédios (semiacabados) De suporte Instalações Bens de equipamento fabril (fixos e móveis, pesados e ligeiros) Bens de equipamento de escritório Ferramentas e instrumentação Nota Pode, ainda, classificar-se os produtos industriais nos domínios seguintes: Produtos não diferenciados; Produtos diferenciados; Produtos normalizados; Produtos especializados.

2. A função aprovisionamento compreende o conjunto de operações que permitem pôr à disposição da empresa em tempo oportuno, na quantidade e na qualidade definidas, todos os recursos materiais e serviços necessários ao seu funcionamento, ao menor custo. Para além das actividades de selecção e qualificação de fornecedores, de negociação, de contratação e de compra de recursos materiais e serviços, de gestão de stocks, a função aprovisionamento ainda inclui nas suas atribuições: a recepção de materiais, a armazenagem, o aviamento de requisições e o envio/transporte de materiais para estaleiros onde decorrem obras ou a expedição para subempreiteiros.


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3. À função armazenagem compete preservar em boas condições os materiais armazenados e realizar o aviamento rapidamente e nas melhores condições de segurança. Há dois princípios gerais a que correspondem dois tipos básicos de armazenagem, que podem coexistir num mesmo armazém: • Armazenagem com lugar pré-definido; • Armazenagem sem lugar pré-definido. Armazenagem com lugar pré-definido Este sistema obedece ao princípio de “um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar”. Todos os materiais têm o seu espaço perfeitamente identificado para serem colocados e não podem ser armazenados noutro sítio. Vantagens: - Fácil localização dos materiais; - Os materiais idênticos estão juntos. Inconvenientes: - Desperdício de espaço visto que cada material tem o seu lugar cativo, para o seu nível máximo de stock. Pode dizer-se que normalmente 40% do volume útil para armazenar se encontra vazio. - Um material colocado em sítio errado fica eventualmente perdido. Armazenagem sem lugar pré-definido ou Armazenagem “caótica” Este sistema obedece ao princípio de “seja qual for no sítio disponível”. Nos espaços livres pode colocar-se qualquer material, não existindo lugares marcados, mas critérios gerais de localização. Vantagens: - Aproveitamento máximo dos espaços; - Facilita a operação de arrumação dos materiais. Inconvenientes: - Exige registo e controlo rigoroso da localização dos materiais (armazém “inteligente”); - Pode aproximar materiais incompatíveis ou que se contaminem, se não forem cumpridos determinados procedimentos. Nota: Este tipo de armazenagem é frequentemente utilizado em materiais de compra directa para obras, que em princípio só entram em armazém uma vez (encomenda e recepção únicas), embora, possam sair em parcelas, mas, até esgotar a quantidade em stock. 4. Genericamente e atendendo à função desempenhada, os armazéns classificam-se em três grandes categorias: Armazéns industriais

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• Armazéns Industriais - são armazéns destinados à arrumação: das matérias-primas; das ferramentas; dos materiais em curso de fabricação; dos componentes e dos subconjuntos; dos produtos acabados e, em princípio, por acondicionar em embalagem de transporte. Armazéns de distribuição • Armazéns de Distribuição - são os armazéns, que integram o circuito de comercialização dos produtos de uma empresa ou grupo de empresas, podendo ficar situados: - Na área de distribuição dos clientes; - Junto às unidades de produção; - Em posição intermédia estratégica. Entrepostos Entrepostos - são espaços de armazenagem pertença de entidades privadas ou estatais, independentes dos proprietários dos materiais neles armazenados, a título temporário, mediante acordo ou contrato. 5. Considere um código com os cinco campos seguintes:

30 . 238 . 337 . 025 . 8 Artigo do stock de matérias primas Classe dos aços Família dos varões Nº de ordem do artigo Checkdigit

Como se constata do exemplo, o stock pode estar subdividido por tipos de material (matéria prima), estes por classes, famílias e finalmente estas por números de ordem. Assim, • O nº 30 corresponde ao tipo de material de stock: matérias primas; • O nº 238 corresponde à classe dos aços inoxidáveis AISI 304; • O nº 337 corresponde à família dos varões; • O nº 025 corresponde ao nº de ordem igual ao diâmetro do varão, que no exemplo é de 25 mm;


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• O nº 8 é o checkdigit que confirma a correcção do respectivo código. Este sistema de codificação assenta numa base organizativa e classificativa de todos os materiais, a qual deve ser estruturada e implementada pela gestão administrativa dos stocks. 6. No ficheiro de materiais, associado à nomenclatura de cada artigo deve constar a respectiva especificação. Especificação de um material,é o conjunto de requisitos da qualidade, isto é, o conjunto de atributos ou características, traduzido em termos qualitativos e quantitativos, que lhe confere aptidões de utilidade e permite verificar a conformidade. Uma especificação pode definir padrões de comportamento e de segurança do material, indicar prescrições de embalagem, discriminar ensaios e testes de controlo da qualidade, referir normas e regulamentos de referência. A especificação do material é fundamental para a sua compra e respectiva recepção qualitativa. Se fornecedores e clientes usarem para o mesmo artigo ou material a mesma nomenclatura, isto é, a mesma designação e código para a mesma especificação, será facilitada a transacção e o respectivo processamento. 7. A gestão económica dos stocks compreende a aplicação de um conjunto de princípios, regras de decisão e metodologias que permitem manter existências económicas. Há autores que preferem a designação de gestão previsional de stocks, na medida em que se baseia em técnicas de previsão, aplicadas ao cálculo das necessidades independentes. Objectivos da GES A gestão económica dos stocks (GES) tem dois objectivos fundamentais: • Determinar quanto reaprovisionar; • Estabelecer quando reaprovisionar, isto é, quando solicitar uma intervenção de Compras ou quando solicitar uma entrega de material, no âmbito de um contrato aberto com um fornecedor (Exemplo: contrato anual de fornecimento com entregas parcelares). Estes objectivos são concretizados para cada artigo do stock, que tem características específicas.

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8. Representando os custos num gráfico em que a variável independente Q seja a quantidade a adquirir, verifica-se que existe um valor de Q para o qual o custo total C t será mínimo. Custos

Ct ∆ + 2% Custo mínimo

Ct CC p

CC m Ce - 15%

Q ee

+ 20% (quantidade por encomenda)

Qe

Assim, para cada artigo de armazém, o custo total anual será mínimo se calcular o valor de Q (quantidade a reaprovisionar de cada vez) que minimiza o custo total - Ct, e essa quantidade é denominada a quantidade económica de encomenda - Qee. Assim, define-se Quantidade económica de encomenda (Qee) como a quantidade a encomendar de cada vez, que minimiza o custo total anual, relativo a cada artigo do inventário. Desta definição de Wilson decorre que Qee é o valor de Q que minimiza o custo total. Então, matematicamente Q obtém-se:

 dCt  = 0    dQ  Qee e resolvendo esta equação, chega-se à fórmula de Wilson: Qee =

2×S× a u × tp

Análise de Sensibilidade da Qee


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• Variação da Qee com a e tp O valor da Qee é pouco afectado pela falta de precisão de: a - custo administrativo médio de efectivação de uma encomenda; tp - taxa de posse. Na verdade demonstra-se, matematicamente, que para variações da ordem de 50% de uma destas variáveis, o valor da Qee varia apenas de cerca de 3%. • Variação do Ct com a Qee Demonstra-se que o custo total anual do stock de um artigo (Ct) é afectado apenas em cerca de + 2%, por variações de Qee no intervalo [- 15%, + 20%], como aliás se pode constatar no gráfico da Figura. IV.3. Efeito de Descontos de Quantidade A fórmula da Qee pode ser utilizada como critério de decisão de compra, quando os fornecedores concedem descontos nos preços unitários dos materiais, por aumento das quantidades a encomendar. O método de avaliação consiste em aplicar sucessivamente a fórmula da Qee para os diferentes valores de preço de custo unitário, u, do material, resultantes dos descontos, até se chegar a uma quantidade de encomenda para a qual é válida o preço correspondente, isto é, até se atingir a coincidência entre a Qee calculada e as condições oferecidas pelo fornecedor. A quantidade assim determinada corresponde à do mínimo custo total anual do artigo, sendo portanto a opção a adoptar. Expressões Derivadas da Qee • Número económico de encomendas - Nee É o número de encomendas de quantidade: Qee, a emitir num ano para um artigo. Resulta de N =

Nee =

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S Qee

S e fazendo Q = Qee , vem Q →

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Nee =

C × tp 2× a



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• Prazo económico de encomenda - pe: É o tempo que Qee leva a ser consumida ao ritmo do consumo médio estimado. De pe = 12 x

Qee e substituindo Qee pela sua expressão, obtém-se S

pe = 12 ×

2× a C × tp (em meses)

• Relação entre o número económico de encomendas - Nee, e o prazo económico - pe: : Do relacionamento das duas últimas equações, tira-se a seguinte conclusão pe x Nee = 12 de onde se deduzem as seguintes expressões:

Nee =

12 pe

pe =

12 Nee

9. No processo de recepção qualitativa verifica-se se os materiais estão em conformidade com as especificações técnicas das respectivas encomendas e com a legislação e regulamentação aplicáveis. A verificação pode visar as características físicas e químicas dos materiais, as dimensões, etc., segundo determinados critérios, padrões e tolerâncias. A verificação pode realizar-se através de inspecções, testes e ensaios ou pela aceitação de certificados de conformidade (de garantia da qualidade) emitidos por entidades acreditadas para o efeito. 10. Em muitos casos, a empresa pode transferir o processo de recepção qualitativa para outras empresas especializadas e credenciadas ou entidades acreditadas, mediante contratos, o que é uma forma de outsourcing, que pode contudo ser condicionada pelos prazos. 11. O nível de serviço logístico é outra variável importante e corresponde à eficiência e eficácia demonstradas pelo fornecedor. Avalia-se pelo grau de satisfação do cliente, em termos de: • Preços - se considerados certos e portanto dentro dos limites estabelecidos, quer pelas negociações, quer pelos preços da concorrência; • Prazos - se são cumpridos pelo fornecedor; • Quantidades - se são respeitadas nas entregas, nunca dando origem a reclamações;


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• Qualidade - se são cumpridos estritamente todos os requisitos exigidos, bem como se não houve problemas com as certificações emitidas. Se houve, qual o empenhamento do fornecedor em os resolver; • Litígios - se foram verificados litígios com o fornecedor, qual o seu grau de gravidade e como se resolveram. É o conjunto destas informações que em termos globais, e de uma forma objectiva, reflectem o serviço prestado pelo fornecedor à empresa, que é sintetizado no seu nível de serviço logístico, e pode exprimir-se quantitativamente como: nº enc. absolutamente satisfeitas Ns =

x 100 nº total de encomendas

em que: nº total de encomendas - a totalidade de encomendas adjudicadas a um fornecedor; nº enc. absolutamente satisfeitas - aquelas que não tiveram qualquer tipo de reclamação, da totalidade de encomendas adjudicadas ao fornecedor. 12. • Os materiais centrais, dado o seu impacte financeiro, exigem uma pré-qualificação de fornecedores suportada no menor preço de compra para uma qualidade aceitável ou suficiente e com garantia de elevada rotação; • Os materiais estratégicos exigem acordos de longo prazo com os fornecedores, com garantia de reserva de informação técnica (contratos de parceria ou partenariado); • Os materiais vulneráveis, dada a dependência dos fornecedores, exigem garantia de fornecimento no prazo limite ou redução do risco de abastecimento; • Os materiais rotineiros exigem simplificação do processo logístico com eliminação de eventuais estrangulamentos na cadeia de abastecimento, através de forte concentração de compras em poucos fornecedores pré-qualificados. Nota A classificação ABC dos materiais, com origem na lei de Pareto 80/20, permite suportar uma política de compras coerente com a apresentada, e com resultados práticos aceitáveis e não muito afastados dos obtidos pelo modelo sumariamente descrito.

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BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

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Bibliografia Consultada ASSIS, Rui, FIGUEIRA, Mário. MICROSTOCK - Apoio à Decisão em Gestão Económica de Stocks. Lisboa, IAPMEI, 1991. HESKETT, James L.. Sweeping Changes in Distribution. Harvard Business Review, Mar.-Apr., 1973, pp. 123-132. HESKETT, James L.. Logistics: Essential to Strategy. Harvard Business Review, Nov.-Dez., 1977, pp. 85-96. JESUÍNO, Jorge Correia - A Negociação: Estratégias e Tácticas. Lisboa, Texto Editora, 1996. TERSINE, Richard J.. Materials Management and Inventory Systems. Amsterdam, North Holland, 1987. ZERMATI, Pierre. A Gestão de Stocks. Lisboa, Editorial Presença, 1986.


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GLOSSÁRIO

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Glossário A Afectação de material ao stock É uma reserva antecipada ao stock de determinada quantidade de material que se pretende disponível para utilização em data prevista no programa da produção. Armazém É todo o espaço coberto ou descoberto, adequado e responsabilizado para a arrumação ordenada dos materiais da empresa - stocks e outros - necessários ao circuito produtivo, o qual detém todos os equipamentos apropriados à: movimentação meios de manobra ou de transporte; contenção - os receptáculos e estruturas para guardar os materiais com o mínimo risco possível de os deteriorar. Arrumação É a operação que consiste na disposição racional e criteriosa dos materiais nos dispositivos, ou nos locais próprios do armazém. Aviamento É a actividade de entrega do material requisitado no local de aviamento ou o encaminhamento para o local de utilização, em conformidade com a programação. C Ciclo de vida de um produto É o período caracterizado por várias fases (concepção e lançamento, crescimento ou desenvolvimento, maturidade e declínio), desde a pesquisa inicial até ao fim da produção. Codificação É uma representação simbólica ou uma referência que identifica exactamente o material ou artigo de forma inequívoca. Conservação Consiste na preservação da qualidade dos materiais armazenados, assegurando que ao serem utilizados estão em perfeitas condições, mantendo intacto todos os seus atributos de qualidade, como as características físico-químicas, as formas e as dimensões.


Consumo previsto – S É para um artigo do inventário a previsão de utilização desse item, em unidades físicas, para um determinado prazo (em princípio um ano), baseada nas necessidades independentes derivadas da procura nesse prazo. Contrato de fornecimento É um acordo oneroso que obriga o contraente vendedor a transferir a propriedade do bem para o contraente comprador, mediante a obrigação deste à retribuição ou pagamento do preço convencionado ou acordado, em valor monetário e nas condições expressas no contrato, formalizado por uma encomenda ou nota de encomenda. Custo de efectivação de encomendas (Ce) de um artigo É o custo administrativo anual relativo ao processamento das encomendas desse artigo. Custo de efectivação de uma encomenda (a) ou custo de passagem de uma encomenda É o encargo total correspondente à emissão de uma encomenda de um artigo (pode corresponder a uma posição da encomenda se esta tiver várias posições), relativo aos encargos administrativos dos diferentes órgãos intervenientes no processo de compra, até à liquidação da factura. Custo de penúria É o custo resultante das roturas do stock as quis geram encargos devido às perturbações causadas no fluxo material nos circuitos a jusante do armazém. Custo de posse (C p ) É o custo inerente à permanência do stock médio em armazém, num ano. Custo total anual (do stock) de um artigo É o consumo anual desse material em valor, acrescido dos encargos logísticos de armazenagem e dos custos de gestão, referidos a um ano de exploração. Custo total do stock – CTS

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GLOSSÁRIO

É o somatório dos custos totais do stock de todos os artigos que o integram, sendo composto pelo custo total dos materiais de armazém acrescido dos respectivos custos logísticos e de gestão. Custo unitário (u) de um material É o valor a que o material deverá ser contabilizado à entrada em armazém. D Designação do artigo É o nome pelo qual o material é conhecido na empresa. Disponível teórico total (Dtt) É a quantidade actual em armazém acrescida das quantidades encomendadas, que ainda não deram entrada no armazém. E Especificação de um material É o conjunto de requisitos da qualidade, isto é, o conjunto de características, traduzido em termos qualitativos e quantitativos, que lhe confere aptidões de utilidade e permite verificar a conformidade. Existência média ( E ) É o valor médio das existências da empresa num determinado intervalo de tempo (em unidades monetárias). Expedição É a actividade que assegura as boas condições de acondicionamento do material durante o transporte para o exterior, assim como o carregamento eficiente do material no meio de transporte utilizado. F Função armazenagem Compete preservar em boas condições os materiais armazenados e realizar o aviamento rapidamente e nas melhores condições de segurança. Função aprovisionamento Compreende o conjunto de operações que permitem pôr à disposição da empresa em tempo oportuno, na quantidade e na qualidade definida, todos os recursos materiais e serviços necessários ao seu funcionamento, ao menor custo.

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Função compras Compete celebrar e fazer cumprir contratos bilaterais em condições económicas. G Gestão física dos stocks Compete assegurar que as operações realizadas com os materiais, desde a sua entrega na empresa até à sua saída de armazém, sejam executadas com eficiência, isto é, ao menor custo e em tempo oportuno. Gestão económica dos stocks Compreende a aplicação de um conjunto de princípios, regras de decisão e metodologias que permitem manter existências económicas. Incoterm É a abreviatura da expressão international commerce term. Os incoterms estão associados a condições standard que reportam à entrega, ao transporte e ao risco associado ao fornecimento de bens (materiais/mercadorias). J JIT É uma aproximação disciplinada à gestão para melhorar a produtividade e a qualidade através do respeito pelas pessoas e da eliminação do desperdício. JIT (Just-In-Time) é uma filosofia de gestão global, centrada no mercado, cujo princípio fundamental é "produzir quando e apenas o que o cliente necessita ou deseja e aprovisionar quando e apenas o necessário e suficiente para garantir aquela produção”. A gestão JIT propõe-se alcançar os 6 objectivos seguintes: zero existências em armazém; zero defeitos durante a fabricação; zero avarias dos equipamentos em produção; zero acidentes com o pessoal; zero atrasos e prazos curtos; zero papel em circulação e tem-se mostrado geradora de competitividade. L Logística É o processo estratégico (porque gera valor reconhecido pelos clientes, criando vantagem competitiva sustentada, na medida em que


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acrescenta diferenciação, aumenta a produtividade e a rendibilidade) do planeamento, organização e controlo, eficaz e eficiente, dos fluxos e armazenagem de materiais (matérias primas, componentes, produção em curso, produtos semiacabados e acabados) e de informação relacionada, desde a origem (fornecedores) até ao destino final (consumidores) visando maximizar a satisfação das necessidades dos clientes, externos e internos. M Movimentação Consiste na deslocação física dos materiais utilizando o equipamento adequado, nunca acima das suas capacidades ou em movimentos para os quais não foi concebido, evitando assim riscos de danos físicos e pessoais, em percursos que devem ser rectilíneos e de distância mínima, assegurando assim, custos inferiores. N Necessidade dependente É toda a necessidade logística a jusante do circuito material, perfeitamente determinada e resultante de: encomendas de produto(s) com quantidades e prazos de entrega definidos; encomendas de produto(s) de procura decorrente e cadência de entrega determinada e encomendas de produto(s) cujo preço é orçamentado e o prazo de entrega fixado (segundo caderno de encargos). Necessidade independente É toda a necessidade logística a jusante do fluxo material, resultante de previsão estatística, baseada em históricos, ou no conhecimento da procura do produto e do respectivo ciclo de vida, com prazo de utilização indeterminado.

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de armazém, e da eficiência da Gestão de Stocks. Nomenclatura É o conjunto de elementos de identificação de um material. A nomenclatura compreende: a designação e a codificação que estão registadas no ficheiro de materiais. P Ponto de alerta (Pa) É a quantidade de material correspondente ao stock de segurança adicionado àquela que é previsível ser consumida durante o prazo de aprovisionamento do artigo em situação de reaprovisionamento, obrigando a uma imediata análise da situação, logo que atingido. Ponto de encomenda (Pe) É a quantidade de material correspondente ao stock de segurança adicionado àquela que é previsível ser consumida durante o prazo de aprovisionamento do artigo, obrigando a um reaprovisionamento imediato logo que atingido. Prazo de aprovisionamento (Pa) ou de disponibilização É o intervalo de tempo que decorre entre a data de detecção da necessidade do material e a data de disponibilização do material para o utilizador. Preço de compra É o valor de factura do material, sem encargos adicionais a que fica sujeito, mas já com os descontos e bónus deduzidos. Preço de custo É o total da soma dos valores da factura do fornecedor, dos encargos com a compra (transportes, seguros) e deduzidos os descontos comerciais obtidos.

Necessidade logística É toda a solicitação de natureza material ou de serviço, que visa satisfazer quantitativa, qualitativa e temporalmente, qualquer requisito de carência a jusante do fluxo material, no cumprimento de um objectivo.

Pré-qualificação É uma selecção de fornecedores, por famílias de materiais e de serviços a aprovisionar, e realizar pela empresa com base numa avaliação objectiva e numa negociação de contratos abertos de fornecimento, a prazos renováveis.

Nível de serviço – Ns Indica o nível geral de satisfação das necessidades em termos de funcionamento

Processo de recepção qualitativa É o conjunto de actividade que verifica se os materiais estão em conformidade com as


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GLOSSÁRIO

especificações das respectivas encomendas e com a legislação e regulamentação aplicáveis.

(ou de procura) num determinado período de tempo - período de risco - com o objectivo de cobrir as eventuais roturas de stock.

Procura É a expressão dinâmica de um mercado que corresponde a medidas qualitativas e quantitativas dos consumidores, que desejam e podem adquirir um produto.

T

Q Quantidade económica de encomenda É a quantidade a encomendar de cada vez, que minimiza o custo total anual, relativo a cada artigo do inventário do stock. R Recepção dos materiais É a função que assegura a conformidade das remessas de materiais dos fornecedores com os requisitos expressos nas respectivas encomendas. Rotura de stock em armazém Ocorre quando qualquer solicitação de material não for satisfeita na sua totalidade. S Saneamento de existências É a actividade que consiste na análise periódica dos materiais existentes em armazém e na eliminação de todos aqueles que revelam muito baixa rotação por obsolescência ou inadequação às necessidades.

Taxa ou índice de rotação – Ir Indica o número de vezes que a existência média foi renovada. Taxa ou índice de rotação óptimo Iro Considera-se este índice como o índice padrão que serve de termo de comparação para os Ir(s) obtidos, aplicado aos itens. Taxa ou índice de cobertura Ic Indica o tempo de duração previsto para stock existente, em função dos consumos médios mensais, em meses. Taxa de Rotura – Tr Dá indicação da percentagem de roturas de stock em armazém. Taxa de posse (t p ) Como uma taxa, é apresentada sob a forma de percentagem, que é aplicada à existência média anual. Unidade de trabalho característica dos armazéns - é o produto (aritmético) = Tonelada x metro.

Stock médio (Sm) É a quantidade média do material em stock num determinado intervalo de tempo (em unidades físicas). Stock ou stocks É o conjunto de materiais consumíveis ou de mercadorias acumulados, à espera de uma utilização posterior, mais ou menos próxima, e que permite assegurar o fornecimento aos utilizadores quando necessário. São os elementos patrimoniais classificados e valorizados em existências. Stock de segurança também denominado stock de protecção É um excedente de material (ou de produto), relativamente à quantidade teórica calculada, para fazer face aos excessos de consumos

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Aprovisionamento e Gestão Stocks

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