Aplicando Tecnologia Na Gestão de Eventos

APLICANDO TECNOLOGIA NA

GESTÃO DE E VE NTOS técnicas e ferramentas para par a revolucionar revolucionar a sua organização

Tecnologia Tecnol ogia aplicada à gestã o de eventos

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SUMÁRIO Introdução .....................................................................................................3 O que você irá aprender neste e-book .............................................. e-book .............................................. 3 O papel da tecnologia no .......................................................................... 4 mercado de eventos ................................................................................... 4 Tornando a gestão do seu evento mais receptiva à adoção de novas tecnologias ........................................................................................5 Porque aplicá-lo à organização de eventos................................. eventos................................. ...... 6 Os cinco pilares do GTD........................................................................ GTD ........................................................................ 6 Por que utilizar o ........................................................................................ 6 método GTD? ................................................................................................6 3.3 Como implementá-lo implementá-lo ..................................................................... 8 Conhecendo o seu evento ......................................................................... 9 e seus desafos ............................................................................................. 9

Utilizando a tecnologia para superar os desafos ........................... 12

Realizando conexões sociais .............................................................. sociais .............................................................. 13 Otimizando a execução do planejamento............................... planejamento ............................... ........ 14 Construindo uma ponte entre o físico e o digital .......................... digital .......................... 14 Tornando Torn ando a presença do evento perene.................................. perene .................................. ........ 15 Capturando e processando novos dados ........................................ dados ........................................ 16 Aplicando os novos conhecimentos na prática............................... .. 18 Ticketing & Credenciamento Credenciamento ............................................................. 19 Engajamento e networking networking ...............................................................22 Analytics para eventos ........................................................................ eventos ........................................................................25 Administrando as novas ......................................................................... 28 soluções tecnológicas ..............................................................................28 Conclusão .....................................................................................................29



SUMÁRIO Introdução .....................................................................................................3 O que você irá aprender neste e-book .............................................. e-book .............................................. 3 O papel da tecnologia no .......................................................................... 4 mercado de eventos ................................................................................... 4 Tornando a gestão do seu evento mais receptiva à adoção de novas tecnologias ........................................................................................5 Porque aplicá-lo à organização de eventos................................. eventos................................. ...... 6 Os cinco pilares do GTD........................................................................ GTD ........................................................................ 6 Por que utilizar o ........................................................................................ 6 método GTD? ................................................................................................6 3.3 Como implementá-lo implementá-lo ..................................................................... 8 Conhecendo o seu evento ......................................................................... 9 e seus desafos ............................................................................................. 9

Utilizando a tecnologia para superar os desafos ........................... 12

Realizando conexões sociais .............................................................. sociais .............................................................. 13 Otimizando a execução do planejamento............................... planejamento ............................... ........ 14 Construindo uma ponte entre o físico e o digital .......................... digital .......................... 14 Tornando Torn ando a presença do evento perene.................................. perene .................................. ........ 15 Capturando e processando novos dados ........................................ dados ........................................ 16 Aplicando os novos conhecimentos na prática............................... .. 18 Ticketing & Credenciamento Credenciamento ............................................................. 19 Engajamento e networking networking ...............................................................22 Analytics para eventos ........................................................................ eventos ........................................................................25 Administrando as novas ......................................................................... 28 soluções tecnológicas ..............................................................................28 Conclusão .....................................................................................................29



INTRODUÇÃO

A

cada dia que passa, surgem novos ser viços e gadgets da moda, constantemente pautados pela promessa de transformar aspectos fundamentais das nossas vidas pessoal e prossional. Termos como “internet das coisas” coisas”,, “wearables”, “big data” e tantos outros recebem um destaque crescente na mídia. Paralelamente, um número gradual de fornecedores do mercado de eventos partem da tecnologia como elemento central na construção de suas propostas de valor valor.. Nesse cenário em ebulição e constante mudança, é impressionan impressionante te notar a quantidade de organizador organizadores es que permanecem presos ao passado, tementes do que todo esse hype possa lhes reservar. Ainda assim, não há como negar que a tecnologia transformou todos os aspectos da indústria de eventos ao longo dos últimos 15 anos, inuenciando a forma como planejamos, produzimos e executamos eventos. A despeito de todas as mudanças, seu objetivo central permanece permanece o mesmo: reunir pessoas. Hoje, no entanto, a reunião de pessoas pode já não pressupor apenas encontros físicos, e o escopo dos eventos passou a contemplar uma série de novos formatos e possibilidades. Nesse cenário, a tecnologia encontrou um espaço para exercer um papel profundamente transformador. Para diversos organizadores, no entanto, sua implementação ainda constituiu um ato de fé. Conra neste e-book argumentos que permitirão que essa decisão ultrapasse o plano das suposições, encontrando argumentos práticos.

O que você irá aprender neste e-book Conheça técnicas de gestão mais amigáveis à adoção de novas soluções tecnológicas; Compreendaa melhor as forças e as fraquezas dos seus eventos; Compreend Saiba como a tecnologia pode ajudá-lo a suprimir as fraquezas identicadas; Saiba como a tecnologia pode ajudá-lo a obter mais inteligência, otimizar processos e engajar a sua audiência.

Tecnologia aplicada à gestão de eventos


O PAPEL DA TECNOLOGIA NO MERCADO DE EVENTOS

F

oi-se o tempo em que a organização de um evento consistia apenas na reunião de participantes, agrupando-os em torno de palestrantes com algo relevante a dizer. Cada vez mais, a audiência clama por uma

experiência realmente imersiva, que a posicione no centro da ação. Isso pode ser traduzido das mais diferentes formas, e tende a mudar drasticamente a maneira como eventos são pensados e executados. Para tanto, mudanças estruturais são requeridas,

contemplando não apenas a relação entre participantes e o evento, mas também os processos de gestão interna. A medida que o escopo dos eventos cresce, a complexidade de sua execução aumenta na mesma proporção. Naturalmente, existem barreiras práticas que podem impedir que organizadores contemplem suas ambições. O custo costuma ser a principal delas, atrelado a limitações no incremento da mão de obra dis-

ponível, por vezes necessário para a execução das novas demandas que venham a surgir. Portanto, otimizar processos, tornando-os mais ecientes e ágeis, é abs olutamente fundamental. Nesse cenário, a tecnologia pode

exercer um papel transformador, permitindo que organizadores se tornem cada vez mais ambiciosos em relação à maneira como projetam as interações entre participantes e o evento. Seu caráter é, desse modo, facilitador, viabilizan-

do as pretensões e expectativas do organizador. Por isso, é importante compreender que a tecnologia, quando aplicada a eventos, pode agir tanto de maneira direta sob o participante, tornando-se um ponto de contato entre ele e o evento; e também operando por debaixo dos panos, provocando melhorias diversas nos processos de gestão.

Tecnologia aplicada à gestã o de eventos


TORNANDO A GESTÃO DO SEU EVENTO MAIS RECEPTIVA À ADOÇÃO DE NOVAS TECNOLOGIAS

O

rganizar um evento é um trabalho para poucos. São diversos objetivos que se desdobram em um sem número de tarefas, por vezes associadas a uma logística capaz de causar arrepios no mais experiente dos prossionais. Por esse motivo, é fácil compreender porque a máxima que arma que “não se mexe em time que está ganhando” é tão presente no mercado de eventos. Ajustes e pequenas otimizações que, a princípio, não deveriam demandar maiores esforços, acabam se tornando difíceis. A implementação de novas ferramentas, em particular, costuma causar pânico em diversos organizadores. O desejo por renovação é persistente, o tempo para fazê-lo, entretanto, é escaço. Isso faz com que muitos se mantenham utilizando soluções defasadas e pouco prá-

ticas. É comum que a desconança recaia sobre o processo de implementação, julgando que ele será penoso a ponto de não justicar os eventuais benefícios que possa trazer. É provável que a adoção de novas tecnologias e serviços possa exigir uma mudança de mentalidade mais profunda, que implique também em transformações na forma como o evento é gerido. A exibilização de processos é um caminho natural para tornar o evento mais receptivo a novidades. Para tanto, a adoção de um método de organização e produtividade que permeie toda a gestão pode ser uma boa pedida. As alternativas são inúmeras, e você deve escolher aquela que melhor lhe convir. Neste e-book, sugeriremos o método GTD, devido à sua baixa curva de aprendizado e grande exibilidade.

Conra no próximo capítulo seus detalhes, no que ele consiste e como pode auxiliar sua organização a otimizar processos e se tornar mais propensa à adoç ão de novas soluções tecnológica.



POR QUE UTILIZAR O MÉTODO GTD?

O

GTD, sigla que, em inglês, corresponde à “getting things done” – traduzível como “fazendo acontecer” –, é um método orientado à organização e produtividade aplicável a projetos diversos. Em suma, a ideia é otimizar a execução das tarefas que você precisa fazer para que, dessa forma, disponha de tempo para aquilo que, de fato, deseja fazer. Criado por David Allen, consultor de produtividade, o GTD busca facilitar a visualização das tarefas a serem executadas, permitindo uma melhor priorização de cada um dos itens. Um dos grandes benefícios do GTD é a sua exibilidade enquanto método. Existem protocolos gerais que garantem alguma consistência à sua prática, todavia, não há, de fato, certo ou errado. Isso o torna vago o

suciente para que se adapte à necessidade dos mais diversos prossionais e, ao mesmo tempo, oferece uma estrutura de referência bastante acessível. Sua prática, naturalmente, exige um processo de adaptação. A curva de aprendizado, no entanto, é pouco íngreme, e seu caráter geral o torna perfeito para consolidar o uso de novas ferramentas e soluções em uma organização.

Porque aplicá-lo à organização de eventos É comum que organizadores pautem a gestão dos seus eventos em checklists compostos por uma innidade de tarefas, por vezes, organizadas em planilhas pouco compreensíveis. Tais planilhas

acabam se convertendo em um elemento central da organização do evento, a despeito de sua complexidade e falta de praticidade. O GTD permite que toda a equipe gerencie os aspectos do evento que lhe cabem a partir de uma mesma lógica, de maneira mais clara, objetiva e compreensível. Além disso, a adoção do GTD implica em uma mudança de mentalidade que pode servir de incentivo para a implementação de novas ferramentas. As velhas planilhas do Excel tendem a perder espaço, em prol de plataformas online criadas com o intuito especíco de gerir projetos. Ao mesmo tempo, produz-se também maior abertura para a criação de um uxo de trabalho extremamente dinâmico, propício a constantes otimizações e correções de rota.

Os cinco pilares do GTD É importante compreender que o GTD nada mais é do que um sistema organizacional, portanto, não tem por objetivo criar regras em torno da forma como você realiza o seu trabalho. Ao invés disso, seu foco é na captura das tarefas que você têm a fazer, organizando-as e priorizando-as. Dessa forma, o GTD se baseia em cinco pilares para que aqueles que o adotem se organizem e, posteriormente, mantenha-se organizados.


Capturar

1. Capturar


Esclarecer

Organizar

2. Esclarecer

Capture tudo aquilo que você Você deve expor com clareza tem a fazer, sejam tarefas recoraquilo que tem a fazer. Portanto, rentes, pontuais ou, até mesmo, ao invés de simplicar o registro ideias que você deseja colocar em de uma tarefa, segmente-a em prática. Registre cada uma dessas etapas executáveis. Por exemplo, tarefas da maneira que lhe for se você criou a tarefa “encontrar mais conveniente: pode ser em novo palestrante”, destrinche-a um caderno ou em um arquivo de em uma série de atividades menotas no computador. Se a ideia nores que permitirão que você é repensar de vez a sua estrutura atinja o seu objetivo nal. Nessa organizacional, pode ser um bom etapa, você já pode delegar as momento para experimentar uma tarefas aos seus respectivos resferramenta mais adequada à gesponsáveis. O Trello permite que tão de projetos, como o Trello. Sua você associe um cartão – que, no curva de aprendizado é baixíssima GTD, corresponderá a uma tarefa e sua exibilidade enquanto plata- – a um responsável que será deviforma é das mais adequadas para damente noticado. a aplicação do GTD.

Reetir

Enfrentar

3. Organizar

4. Reetir

Após o levantamento das tarefas a serem executadas, está na hora de categorizá-las e, em seguida, priorizá-las. Você pode utilizar o recurso de tags do Trello para criar categorias associadas a cores. Por exemplo, a cor vermelha poderá representar tarefas relativas à comunicação do evento, enquanto a cor azul diz respeito à infraestrutura. No Trello, a priorização pode se dar a partir da criação de listas. Aqui a exibilidade do GTD começa a se fazer mais presente. É comum que a prioridade de uma tarefa seja associada ao seu prazo de entrega, no entanto, ca inteiramente ao critério do organizador.

Após organizar suas tarefas, já é possível analisá-las de uma maneira mais sistêmica. Quais são as tarefas que podem ser executadas agora mesmo? Quais são as tarefas que devem, de fato, serem executadas agora mesmo? Em um cenário ideal, a primeira tarefa a ser realizada é aquela que resulte da intersecção desses questionamentos. Esse processo permite que você reita sobre os seus próximos passos, observando com mais clareza o escopo total do seu projeto.



5. Enfrentar

3.3 Como implementá-lo

Chegou a hora de colocar a mão na massa! Agora você já pode discernir com clareza a próxima tarefa a ser executada. Eventualmente, você poderá se assustar com o volume de coisas a fazer. Se isso acontecer, tenha em mente a velha máxima: tudo a seu tempo. Você não precisa ou deve abraçar tudo de uma única vez. Escolha o próximo passo mais lógico, agarre-se ao seu término e, só em seguida, considere a realização de outra tarefa.

Implementar um novo método organizacional em detrimento de outro exige, sobretudo, comprometimento com a mudança. É fácil acomodar-se com os processos que já estão devidamente estruturados, no entanto, é importante ter consciência de suas fragilidades, mantendo-se disposto a melhorá-lo sempre que possível. A adoção do GTD ou métodos similares também pressupõem uma grande oportunidade para que a organização se torne mais receptiva a adoção de novas tecnologias. A forma como o método é implementado, inclusive, tende a exercer grande inuência sobre a maneira como a organização passa a encarar a tecnologia. Devido a sua imensa exibilidade, a adoção do GTD pode acontecer de diversas formas. Ainda que planilhas ou outras ferramentas mais convencionais possam ser utilizadas para tanto, existe um grande número de plataformas online que, associadas ao GTD, tendem a tornar a gestão do evento mais eciente e ágil. Uma dessas alternativas é o Trello, já citado anteriormente. Seu caráter colaborativo, partindo de uma lógica similar ao de kabans – sistema de controle de uxo de tarefas bastante popular entre gestores de empresas dos mais diversos segmentos – o torna bastante adequado como companheiro do GTD.

Para auxiliá-lo na implementação do GTD no seu evento, clique aqui e conra o quadro modelo que criamos no Trello! Ele contempla diversas tarefas que costumam ser inerentes à organização de eventos, associadas a tags de cada área, e organizadas em listas de prioridade. Você pode compiálo para o seu próprio perl no Trello, compartilhando com todo o seu time!

Trello www.trello.com



CONHECENDO O SEU EVENTO E SEUS DESAFIOS

A

gora que você tornou a gestão do seu evento mais receptiva à adoção de novas ferramentas e tecnologias, é chegada a hora de compreender de maneira mais clara como elas podem, efetivamente, ajudá-lo. Soluções direcionadas especicamente ao mercado de eventos ou que possam serví-lo adequadamente, compreendendo as mais variadas demandas, já existem aos montes. Pode ser tentador abraçar as diversas promessas atreladas aos discursos de venda de cada uma dessas ferramentas, no entanto, nesse momento, é importante buscar

Se você optou pela adoção do GTD, pode estipular como tarefa o mapeamento de problemas e necessidades no seu evento, reunindo o seu time com o intuito de discutir tais questões. Essa, inclusive, pode ser estabelecida como uma atividade recorrente, garantindo uma compreensão contínua do potencial de melhoria do evento. Solicitar aos participantes que enviem críticas e sugestões há muito é uma prática comum no mercado, no entanto, nem todos os organizadores se atentam às percepções de seu próprio time.

clareza quanto às reais necessidades do seu evento.

Para que esse mapeamento se torne mais efetivo, você pode

estruturá-lo, de maneira a buscar a compreensão não apenas dos desaos enfrentados pelo seu evento, como também das suas qualidades e potenciais. Umas das técnicas mais populares para mapeamento de forças e fraquezas, seja em empresas, produtos ou organizações, é a chamada análise SWOT. A sigla, que tem origem na língua inglesa, é representativa dos termos forças, fraquezas, oportunidades e ameaças (strengths, weaknesses, opportunities, threats). Criada em meados dos anos 60, desde então, a análise SWOT permanece atual, se mantendo tão útil quanto na época de sua cria-

ção. É ainda interessante notar que as forças e fraquezas costumam indicar questões internas da organização, enquanto as oportunidades e ameaças se relacionam a fatores externos, nem sempre completamente passíveis de controle. Ela pode ser aplicada de duas formas: Como uma ferramenta de brainstorming, incitando discussões em torno do evento;

Como uma ferramenta sosticada para mapeamento e análise de forças internas e externas.



Oportunidades Como forma de estimular a discussão em torno de cada um dos itens que compõem a análise SWOT, você pode utilizar as perguntas que listamos a seguir:

Quais oportunidades você consegue obser var? Quais as tendências têm se est abelecido no segmento? Quais tecnologias podem ser aplicadas à sua organização?

Forças Quais as vantagens que a sua organização e evento possuem quando comparados a outros?

Quais mudanças em padrões s ociais podem exercer um impacto positivo sobre o seu evento?

Ameaças

O que você julga fazer melhor que outros?

Quais os obstáculos você enxerga?

Quais características tornam o evento e sua gestão únicos?

O que a concorrência tem feito de melhor?

O que outros do mesmo segmento observam como forças do s eu evento e sua organização?

As novas tecnologias tem se caracterizado como possíveis ameaças ao seu evento?

Quais as suas principais propostas de valor?

A sua organização enfrenta problemas de uxo de caixa?

Fraquezas O que você acredita que poderia ser melhorado? O que deveria ser evitado? O que outros do mesmo segmento observam como fraquezas do seu evento e sua organização? Quais aspectos tornam seu evento ou sua gestão pouco competitivos?

Algumas das fraquezas levantadas podem ameaçar seriamente o seu evento?


No contexto da organização de eventos, ainda que um mapeamento detalhado possa ser de grande utilidade, a aplicação da análise de SWOT enquanto ferramenta de brainstorming já deve ser capaz de surprir as demandas. O Trello, mais uma vez, pode auxiliar na construção da análise, onde diferentes listas reunirão as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças levantadas sob a forma de cards. Conra o quadro que preparamos para auxiliá-lo na aplicação da análise.

Trello www.trello.com


ACESSE O QUADRO DO TRELLO AGORA MESMO


UTILIZANDO A TECNOLOGIA PARA SUPERAR OS DESAFIOS


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impacto da tecnologia no mercado de eventos, de maneira geral, tem sido mais evolucionário do que revolucionário. Ano após ano, surgem soluções cada vez mais capazes e abrangendo um escopo de necessidades maior. Ainda assim, as mudanças decorrentes de sua inuência sobre esse mercado nem sempre são tão evidentes, já que, em última instância, o objetivo central dos eventos – reunir pessoas em torno de propósitos diversos, como aprendizado ou networking – permanece o mesmo. Por esse motivo, após identicar os desaos do seu evento, é fundamental compreender quais deles podem ser superados com o auxílio da tecnologia. Não se deixe enganar por soluções supostamente milagrosas ou que prometem suprimir seus problemas sem maiores esforços. Bons fornecedores de tecnologia são honestos ao apresentar suas propostas de valor, oferecendo o suporte necessário para que os resultados possam ser alcançados a partir de um trabalho concreto de implementação e uso da solução. Dito isso, é comum que a adoção de novas tecnologias em eventos exerça maior inuência sobre cinco pilares: realização de conexões sociais; otimização e execução do planejamento; convergência entre digital e analógico; fortalecimento e manutenção da imagem do evento; e a captura e processamento de dados. A partir dos desaos levantados na análise SWOT, você pode buscar identifcar quais deles se encaixam em algum dos cinco pilares citados. Dessa maneira, se torna mais fácil compreender qual o impacto potencial que a tecnologia pode exercer na sua organização.


Realizando conexões sociais Até meados dos anos 2000, LinkedIn, Facebook e Twitter eram termos que não diziam nada a ninguém. Desde então, tornaram-se um elemento essencial na vida pessoal e prossional de bilhões de pessoas em todo o planeta, recebendo a alcunha de mídias sociais. A despeito das particularidades de cada serviço, elas criaram um gigantesco senso de comunidade no ambiente online, estabelecendo uma noção de que, nesse meio, toda comunicação consiste em uma conversa, possuindo, portanto, duas vias. Desde cedo, essa percepção em torno de um modelo de comunicação de duas vias foi logo abraçado pela maioria dos usuários. Contudo, durante muito tempo, diversas empresas demonstraram grande diculdade em compreender e, sobretudo, abraçar essa nova dinâmica. O conceito de comunicação aberta pressupunha que as empresas abdicassem do completo controle que tinham sobre as mensagens que veiculavam, em prol da construção de um diálogo inevitavelmente mais transparente. Não demorou para que a mesma dinâmica recaísse sobre a organização de eventos, exigindo dos organizadores igual disposição e transparência na construção de sua presença online. Hoje, a maioria dos organizadores deixaram de lado o temor inicial, abraçando as mídias sociais como um meio para construir, desde cedo, um relacionamento próximo junto aos participantes, compreendendo melhor suas expectativas. É importante frisar, no entanto, que essa conexão social não é estabelecida apenas entre participantes e organizadores, mas também entre



os próprios participantes. Em tempos onde o networking é uma das principais propostas de valor dos mais diversos eventos, o meio digital vem sendo observado como um poderoso lubricante social, facilitando contatos que, até então, poderiam não se concretizar. Mais do que isso, antes mesmo do início do evento, pode-se também criar um senso de comunidade que tende a fortalecer ainda mais todos os aspectos interativos e sociais do evento, levando-os a um novo patamar.

Otimizando a execução do planejamento A tecnologia certamenta já causou um grande impacto na maneira como organizadores de eventos executam seu trabalho. Materiais impressos, como mapas e grades de programação têm desaparecido, dando lugar a versões digitais e interativas dos


mesmos conteúdos. Com o desenvolvimento de plataformas de gestão baseadas em computação na nuvem, os organizadores já são capazes de colaborar de maneira remota com o seu time e seus parceiros e patrocinadores, reduzindo o tempo e custos anteriormente despendidos. No início dos anos 2000, documentos, formulários de inscrição e ans continuavam sendo entregues em versão física aos seus destinatários. Ainda que a internet existisse há alguns anos e já começassem a consolidar sua presença, a dependência dos serviços de correio continuava grande. Hoje, tudo isso pode

ser feito de maneira instantânea a partir dos smartphones, e a nossa própria percepção em torno da passagem do tempo mudou drasticamente, acompanhada pelo desejo de que tudo se resolva num piscar de olhos. As automações realizadas em torno dos sistemas de registro de inscrição, catapultadas por plataformas para emissão online

de tickets, também otimizaram profundamente o processo de planejamento de um evento. Os organizadores puderam, dessa forma, simplifcar radicalmente a logística necesária. Além disso, os reexos dessas soluções ultrapassaram o momento das inscrições, promovendo aprimoramentos na etapa de credenciamento, que causaram redução em las e melhora na percepção inicial dos participantes perante o evento. A variedade de novas tecnologias a serviço dos organizadores de eventos tem causado uma mudança de mentalidade no mercado como um todo. A cada ano que passa, as pessoas se tornam mais confortáveis com as soluções digitais e, consequentemente, mais dispostas a experimentar as novidades que venham a surgir. Se antes o sentimento geral em torno da tecnologia enquanto aplicada a eventos era de deconança, hoje a tônica é outra, encarando-a como uma oportunidade a ser desbravada.

Construindo uma ponte entre o físico e o digital A medida que as tecnologias se tornam mais humanas e acessíveis, diminuem as barreiras entre os mundos físico e digital. Hoje todos portamos em nossos bolsos câmeras capazes de registrar com surpreendente qualidade o mundo que nos cerca e, ao mesmo tempo, estamos rodeados por telas aptas a reproduzir o conteúdo registrado com incrível delidade. Paralelamente, as conexões de internet cada vez mais velozes passaram a permitir que a transmissão do conteúdo produzido acontecesse instantaneamente, sem qualquer latência perceptível. Em um primeiro momento, toda essa facilidade assustou diversos organizadores, tementes de que transmissões não autorizadas de seus eventos pudessem afastar novos participantes, já que eles poderiam acompanhar tudo do

conforto de seus lares. Fica cada vez mais claro, no entanto, que encarar a tecnologia como inimiga ou concorrente é completamente contraprodutivo. Compreender seu impacto no evento, buscando capitalizá-lo, por outro lado, pode ser uma excelente ideia. Tais avanços, somados à visão e disposição dos organizadores, têm estabelecido os conceitos de eventos virtuais e híbridos, permitindo que pessoas de todos os cantos do mundo experienciem em tempo real algo que, antes, mantinha-

-se connando a um auditório. O tempo provou que, ao contrário da conclusão inicial de muitos organizadores, a transmissão online de eventos não apenas não diminuiu o interesse em torno de eventos presenciais, como o potencializou.

público já espera transitar de maneira cada vez mais orgânica entre as instânicas físicas e reais de um eventos, sem fazer maior distinção entre ambas, e utilizando-as como complemento natural uma da outra.

Tornando a presença do evento perene

As últimas tendências implicam que as novas tecnologias se tornem naturalmente aptas à se integrarem ao mundo real, bastan- Existe uma visão romântica sobre do disposição dos organizadores a ideia de um mundo hiperconecpara fazê-lo. Além disso, o próprio tado, onde as distâncias exercem

pouca ou nenhuma inuência sobre as relações estabelecidas entre as pessoas. Desde o seu advento, a internet vem rompendo as barreiras do espaço, conectando de maneira instantânea pessoas dos mais diversos locais do globo. Do ponto de vista do mercado de eventos, isso vem provocando uma profunda mudança na maneira como eles são experienciados por seus participantes. As fases pré e pós-evento costumavam ser associados à produção


e posterior gestão dos resultados, considerados, portanto, processos internos, sem constituir um ponto de contato direto com os participantes. Hoje, no entanto, essa barreira foi rompida, e os eventos

O compartilhamento social deu origem, inclusive, ao conceito que vem sendo chamado de FOMO. A sigla tem sua origem no idioma inglês (“fear of missing out”), e pode ser traduzida, de maneira literal, já começam a ser vivenciados como “o medo de perder”. Em ouantes mesmo de seu início, pertras palavras, o medo de que, ao manecendo ativos em meio digital deixar de participar de um evento, após seu término. Dessa maneira, possa-se perder uma experiência a tecnologia tem exercido um incrível. Diversos organizadores papel fundamental, tornando a já descobriram como as mídias presença dos eventos perene na sociais podem ser utilizadas para memória de sua audiência. fomentar esse medo, aumentando a expectativa em torno do evento Isso tudo causou uma profunda e o número de participantes. mudança na forma como as pessoas esperam interagir com um Quando os eventos começam a evento. Hoje, as todos utilizam as viver fora de seu espaço físico e a mídias sociais para compartilhar audiência passa a acompanhar de suas expectativas em torno de perto a construção daquilo que sua participação em um evento. poderá vivenciar em um futuro Após seu término, publicam imapróximo, eles se tornam perenes. gens, vídeos e comentários que Ao mesmo tempo, quando os parconstituem uma percepção mais ticipantes passam a compartilhar concreta aos olhos dos outros das suas experiências, exaltando sua experiências que tiveram. Cada participação a partir de memórias vez que o fazem, conectam-se fotográcas, eles eternizam o com a marca do evento e a aproevento, permitindo que outras ximam de pessoas que, até então, pessoas tenham acesso a um sequer o conheciam. pedaço restrito da experiência e,


eventualmente, fazendo com que queiram mais.

Capturando e processando novos dados Nos últimos tempos, o termo “big data” vem ganhando bastante destaque nos mais diversos segmentos. Em suma, ele se refere a um grande conjunto de dados armazenados. Até então, no contexto do mercado de eventos, esses dados costumavam se referir apenas às informações coletadas em formulários de incrição. Seu processamento, portanto, era bastante simplicado, mas seu

valor enquanto fonte de inteligência acaba sendo limitado na mesma proporção. O avanço e popularização da internet e de dispositivos móveis permitiu que o volume e complexidade das informações geradas aumentasse drasticamente. Da mesma forma, observa-se o sur-

gimento de uma série de novas ferramentas capazes de processar esses dados, transformando-os em inteligência. Por conta de tudo isso, hoje as empresas podem construir perfs cada

vez mais precisos de seus clientes, permitindo que sejam mais assertivos na construção de seus produtos e serviços. Essas mesmas informações podem auxiliar os organizadores de eventos a obterem uma série de insights sobre seus participantes, operando com maior eciência, potencializando o retorno sobre investimento e, em paralelo, construindo experiências incríveis. Para muitos, no entanto, o conceito de big data ainda soa como cção cientíca, parecendo uma realidade distante e pouco palpável. O que nem todos notam é que, na verdade, essa captura de dados já ocorre naturalmente. Se o seu evento dispõe de um website, isso signica que você já está realizando a captura de uma innidade de dados, mediante informações de tráfego e do comportamento daqueles que o acessam.

Tecnologia aplicada à gestão de eventos Se capturar dados hoje é fácil, seu processamento persiste como um desao. Por esse motivo, o número de empresas que pautam sua proposta de valor – ou, pelo menos, parte dela – na conversão de da dos em insights que possam ser utilizados de maneira prática cresce a cada dia. Hoje, diversas soluções de ticketing, plataformas mobile para eventos e ferramentas de automação de marketing diversas já processam automaticamente os dados capturados. Portanto, ao invés de entregarem ao organizador números brutos e pouco inteligíveis, fornecem inteligência.




APLICANDO OS NOVOS CONHECIMENTOS NA PRÁTICA

S

e você já delimitou os desaos do seu evento, compreendendo como a tecnologia pode ser aplicada na sua resolução, está na hora de conhecer as soluções e fornecedores disponíveis. Nesse momento, bater um papo com os colegas, conhecendo suas experiências e acatando suas sugestões, pode ser uma boa ideia. Encare esse processo da mesma maneira que você encararia a compra de um novo carro: seja realista em relação ao seu orçamento, avalie com cautela todas as alternativas, não hesite em solicitar uma demonstração e atente-se à qualidade do suporte técnico. É, sem dúvidas, tentador contratar fornecedores que se proponham a cobrir integralmente todas as demandas tecnológicas do evento. Todavia, a

velha metáfora do pato, o animal que voa, anda e nada, sem fazê-los com a devida maestria, pode se aplicar perfeitamente a essa questão. É possível notar, inclusive, que as soluções líderes no mercado tem investido em ferramentas especializadas, que visam cumprir com grande competência seu propósito, porém sem tentar abraçar o mundo de uma única vez. No mercado de eventos, a prática da permuta ainda é bastante comum, cuidado, no entanto, para não acabar adquirindo gato por lebre. Quando pensamos em tecnologias que apresentem algum ponto de contato com participantes e patrocinadores, em particular, esse cuidado deve ser redobrado. O custo pode ser baixo, mas se o benefício for igualmente baixo, as implicações poderão ser das mais problemáticas. Na dúvida, preze sempre pela qualidade. Se o orçamento do seu evento não comportar a adoção de certa tecnologia, talvez ainda não seja o momento para adotá-la.

Com o intuito de auxiliá-lo nesses primeiros passos, conra a seguir como as soluções da mobLee e Sympla podem ser aplicadas em eventos, suprindo demandas especícas e se complementando mutuamente. Para tanto, preparamos um passo a passo repleto de dicas, de modo a expor com clareza os processos de implementação particulares de cada plataforma, seus benefícios em potencial e, além disso, despir de vez a tecnologia de sua caracterização como bicho de sete cabeças ainda erroneamente imposta por muitos organizadores.

ENCARE ESSE PROCESSO DA MESMA MANEIRA QUE VOCÊ ENCARARIA A COMPRA DE UM NOVO CARRO Seja realista em relação ao seu orçamento, avalie com cautela todas as alternativas, não hesite em solicitar uma demonstração e atente-se à qualidade do suporte técnico.


detalhes, além de conhecer mais sobre o público que estará presente. Por isso, para obter sucesso no processo de inscrição, é preciso seguir algumas dicas e utilizar as Quando tratamos de eventos, sabemos que uma das etapas mais melhores ferramentas de gestão importantes da organização são as de eventos. Lembre-se: indeinscrições – afnal, não há evento pendentemente de como você sem público! Uma boa alternativa irá disponibilizar as inscrições, é fundamental que você ofereça as para disponilizá-las é através da melhores condições para os posvenda antecipada, uma vez que a mesma permite que você calcule a síveis participantes e um ótimo suporte. Por isso, não hesite em demanda para o evento e dena, investir em recursos que possam a partir desses números, os serviços de buet, brindes e outros ser atrativos para seu público!

Ticketing & Credenciamento


Para disponibilizar inscrições antecipadas, utilizar plataformas online que permitam o cadastro de todos os participantes e que geram relatórios sobre os dados colhidos faz toda a diferença. Isso te dá um panorama completo do seu evento, permitindo tomar ações estratégicas e mais acertivas. A partir dessas informações, você poderá ver se a campanha de divulgação está sendo efetiva, conhecer mais seu público e planejar, para os próximos eventos, em quais locais ele poderá acontecer, para qual faixa etária

deverá dar mais atenção na hora de divulgar e quais são os grupos prossionais mais interessados no seu evento. A Sympla, referência em gestão de eventos self-service do Brasil, pode te ajudar (e muito!) em todas as etapas do seu evento, pois oferece dezenas de ferramentas que auxiliam o produtor em todas as etapas do evento – desde a divulgação até o pós. Para que seus participantes possam efetuar a inscrição online, o mais importante é oferecer uma



página que possa ser navegada sem problemas. Por isso, se você pretende realizar o processo na Internet, lembre-se de contar

é importante que avise os participantes antecipadamente. É possível pedir para que eles entreguem via postal ou pode exigir com um bom suporte que possa que eles apresentem o dossiê esclarecer dúvidas e eventuais requerido durante o registro e o problemas. Dessa forma, você cadastramento no dia do evento. evita frustrações e possíveis reclamações por erros no site utilizado Após vender as inscrições, o para efetuar as inscrições. Use próximo ponto a ser denido uma boa plataforma de venda e é: como você vai realizar o gestão de inscrições e se surprecredenciamento dos particienda com a facilidade tanto para pantes? Crachás em eventos o comprador quanto para você, corporativos são essenciais por que terá controle automático de diversos motivos. Além de pertodas as vendas, além de ferramitirem o livre acesso em todos mentas diferenciadas de gestão os espaços durante todos os dias que irão ampliar o sucesso do evento (caso o seu evento ocorra evento. Se houver a necessidade em diversos dias), eles também de apresentação de documentos, possibilitam a fácil identicação

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das pessoas na hora da entrada e, mais importante ainda, do networking. Para produzi-los é importante saber exatamente quais informações serão inseridas naquela identicação. Por isso, a organização do evento deve ter em mente que precisará requerer todas as informações que forem necessárias para a identicação dos participantes – e uma boa ideia é recolher todos estes dados no momento da inscrição, pois dessa maneira cará muito mais fácil utilizá-los e realizar a confecção de seus crachás. Utilizar uma plataforma online de inscrição também ajudará a automatizar todo este processo.

Lembre-se que o material para a elaboração destes crachás e chas de identicação deve ter grande durabilidade para todos os dias do evento. Além disso, é recomendável utilizar neste material a mesma identidade visual utilizada na divulgação do evento (fontes, cores, disposição das informações). Uma conversa com a empresa que irá elaborar estas peças é uma boa oportunidade para analisar as opções, a m de obter um melhor serviço e garantir a satisfação dos presentes em sua organização. O controle de entrada é uma etapa essencial, pois garante a segu-


check-ins, que podem ser feitos por meio de códigos QR. Para tanto, também é necessária a garantia de uma boa internet local. As famosas listas de papel só são recomendadas para eventos de pequeno porte. Essas listagens devem ser impressas após o encerramento é importante que esse processo das vendas de ingressos e permiocorra com rapidez e responsatem que você associe os dados do bilidade, evitando longas las e participante que está chegando confusão na entrada dos participan- com os dados da lista, assim autorites, e isto pode ser feito (também!) zando sua entrada no evento. utilizando a plataforma online. A vantagem dessas opções de conSe o evento for de grande porte, as trole é que não necessitam de inmelhores opções para controle de ternet. No entanto, o check-in leva entrada são o check-in online ou via um pouco mais de tempo para ser smartphone. Para fazer o check-in processado em comparação com online, você precisa de computado- as alternativas online. Conforme o res e conexão de internet rápida e porte do seu evento e os recursos garantida. Quando os participantes disponíveis, você pode escolher chegam, os recepcionistas os ena melhor opção para controle de contram no sistema online e proentrada de participantes. Mas este cedem com seu credenciamento, controle não pode deixar de ser fornecendo os kits do evento. Caso feito, já que promove a segurança opte por registro de entrada atrados inscritos, a identicação correta vés de smartphone, basta instalar dos mesmos, e o bom andamento um aplicativo e proceder com os das atividades organizadas. rança e a identicação correta de cada um dos presentes, bem como a boa gestão dos mesmos pela organização. Há várias maneiras de realizar o acesso, mas é preciso avaliar qual a forma de controle que melhor se adequa ao contexto e ao porte do evento. No entanto,


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Engajamento e networking Nos últimos tempos, as métricas de sucesso no mercado de eventos têm sido reconsideradas. Se antes um evento bem sucedido era aquele capaz de acumular um grande número de participantes, hoje, cada vez mais, o engajamento se torna a palavra de ordem. Alcançá-lo, no entanto, tem se provado um grande desao para diversos organizadores. Não há fórmula mágica, e aquilo que funciona para certo formato de evento ou perl de público pode acabar não se provando ecaz para outros.


Em meio a uma innidade de possibilidades, alguns padrões tendem a emergir. O networking, por exemplo, é um tópico frequentemente discutido enquanto meio para se potencializar o engajamento em eventos. Em tempos onde virtualmente qualquer tipo de conteúdo pode ser instantaneamente acessado sem qualquer custo a partir da internet, o valor das interações pessoais se tornou uma das principais propostas de valor para os mais variados eventos.

cialmente, aumentar a frequência ou duração dos espaços de coffee break se provou uma tática interessante para a criação de um espaço propício à interação entre os participantes. No entanto, sem o estímulo adequado, esses momentos podem acabar se provando pouco ecazes. Nesse contexto, a tecnologia

pode desempenhar um interessante papel de protagonismo. Muitos organizadores

têm estimulado a criação de comunidades em torno dos seus Estimular o networking em even- eventos a partir do uso de mídias tos, contudo, pode partir das mais sociais. Eventos no Facebook, diversas ações e, novamente, não por exemplo, permitem que os existe uma fórmula mágica. Inifuturos participantes se conhe-

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çam e interajam antes mesmo do início do evento, tornando o posterior contato pessoal mais natural aberto. Para os organizadores que desejam construir um ambiente para interação online entre os participantes de maneira mais personalizada e orientada às demandas dos seus eventos, um aplicativo personalizado pode ser uma boa pedida. A mobLee, plataforma mobile para eventos líder na América Latina, pode ser uma boa pedida para aqueles que identicarem essa demanda. A solução permite a criação do aplicativo ocial do evento, incluindo diversos recursos que facilitam o relaci-


onamento não só entre os participantes, mas tembem entre esses e a organização. Os que temem que a implementação de um aplicativo seja complexa ou demande conhecimentos técnicos pouco habituais entre organizadores de eventos, poderão se surpreender com a simplicidade e agilidade do processo. Conra o passo a passo!



1 - Solicitando o aplicativo e criando o seu time Depois de solicitar o aplicativo junto a um dos consultores da mobLee, o organizador terá acesso ao Passport, a plataforma online responsável pela gestão do aplicativo. Durante o primeiro acesso, o organizador poderá inserir o seu time, selecionando diferentes níveis administrativos para cada um dos componentes (administrador, editor e moderador) e, dessa maneira, distribuindo tarefas.

2 - Inserindo as informações Após incluir o seu time no Passport, o organizador deverá realizar a conguração inicial, a partir da seleção de recursos, itens de menu, termos, ícones e imagens. Em seguida, ele poderá inserir os conteúdos relativos à programação, palestrantes, patrocinadores e ans. É possível, inclusive, sincronizar as mídias sociais do evento ao aplicativo, replicando nele as publicações já feitas pela organização. Tudo de maneira simplicada e podendo ser realizado em até três idiomas (português, ingluês e espanhol).

3 - Aprovação das telas, publicação e gerenciamento Na etapa seguinte, serão geradas as telas do aplicativo, que estarão su jeitas à aprovação da organização. Feito isso, o aplicativo será



enviado para as lojas (Google Play Store e Apple App Store) e, após a avaliação das mesmas, estará no ar! Todo o conteúdo inserido no aplicativo é dinâmico, por isso, ao longo das fases pré, trans e pós-evento, poderá ser atualizado e modicado livremente, garantindo maior liberdade para que o organizador o adapte de acordo com necessidades que vierem a surgir


4 - Gerando engajamento a partir do aplicativo

ção, e também enviando perguntas aos palestrantes. Dessa forma, vai se estabelecendo um senso de comunidade em torno do evento, Com o aplicativo no ar, os particifomentando relacionamentos em pantes que o baixarem poderão criar seu próprio perfl nele, inte- meio digital que poderão culminar em novas conexões pessoais. ragindo com os demais cadastrados por meio de mensagens, publicando conteúdos na tela inicial, Habitualmente, enquanto tecnocurtindo e comentando as publica- logia aplicada à gestão de evencões alheias e da própria organiza- tos, os aplicativos costumavam

ser compreendidos como um canal de comunicação mais ágil e dinâmico entre organização e participantes. No entanto, seu uso enquanto ferramenta de fomento ao engajamento, onde os próprios participantes podem alimentar o aplicativo com conteúdo, dá a ele uma nova dimensão, livrando ainda o organizador de mais uma incumbência.



Analytics para eventos É muito comum que as pessoas organizem eventos sem avaliar, de fato, o que deu resultado em sua estratégia de divulgação. Mas se você opta pela divulgação online, é possível vericar todas as métricas e ter certeza dos resultados de todas suas ações utilizando o Google Analytics. É preciso entender as métricas mais importantes para você conseguir otimizar sua venda online através da identicação do que não está dando certo e focar mais no que fornece melhores resultados.


com maior probabilidade de vendas, canais de aquisição mais efetivos e criação de campanhas.

Pageviews ou visualizações de página Esta é uma métrica importante pois quanto mais pageviews você tem, mais vendas você deverá ter – a única exceção é quando o público que você está atraindo para sua página não é exatamente o público que presencia seus eventos.

Identicando as vendas realizadas

Este não é um item que aparece claramente para você no Analytics. Não se preocupe: vamos te ensinar Para ter esta informação, você poderá acessar diretamente no de uma forma bem simples como painel de controles da Sympla ou obter uma série de informações do site de inscrições que estiver úteis, convertendo-as em mais usando. Sobretudo, conseguir esta inteligência para o seu evento! O primeiro passo é compreender os informação através do Analytics é o que te possibilita identicar os conceitos mais importantes para principais canais de aquisição e, metricar um evento. São eles: assim, reconhecer quais deles lhe pageviwes ou visualizações de página, vendas realizadas, horários garantem o melhor retorno.

Horários com maior probabilidade de vendas Através do Analytics você consegue ter uma ideia clara de quais momentos do dia estão sendo mais efetivos, bastando você comparar os horários com maior número de acessos com o horário com mais pessoas realizando suas compras. Assim, é possível ser mais acertivo ao realizar suas ações.

Os canais de aquisição mais efetivos

E como medir canais oine? Usualmente, quando há uma divulgação oine efetiva, você poderá identicar um número alto tanto de vendas que vieram através das pesquisas do Google, quanto que chegaram de maneira não identicada, o que o Analytics chama de “not set” - que trata-se de tráfego direto, no qual as pessoas digitaram o nome do link em seu browser. Você pode agora estar tendo a dúvida: como eu poderia identicar o que chegou de vendas exatamente de determinado link? Aí o melhor caminho é criar campanhas.

Esta é a métrica mais importante de todas! Esta informação conectada a todas as outras anteriores Criando campanhas irá possibilitar suas análises. Você consegue vendas de vários canais, Uma técnica importantíssima para se classicar de maneira eciente mas somente as vendas online irão aparecer de forma especíca. a origem de tráfego do seu site é o uso de campanhas. Isso te trará uma assertividade muito maior Se a pessoa veio do Facebook, por com os números! Muito complexo exemplo, você irá visualizar comfazer isso? Bem pelo contrário. pras realizadas a partir do faceTudo o que você precisará fazer book.com. Se veio do seu website, será criar um link de monitorahaverá o nome do mesmo e assim por diante. Bem simples! mento especial!


Para isso, basta você acessar o criador de URLs do Google e preencher o formulário ali disponível para você receber o link traqueado da sua campanha. Campanhas diferentes aparecerão como campanhas diferentes no Google Analytics. Origens diferentes, idem. Existem diversas maneiras de diferenciar e saber o que procura. O jeito mais prático na hora de visualizar no Analytics e que tem funcionado muito bem para a maior parte dos organizadores de eventos é criar diferentes nomes de campanhas, mais ou menos como mostrado abaixo: Nome do meu evento - post do vídeo do facebook Nome do meu evento - link da página do evento do facebook Nome do meu evento - link disponível no email marketing de lançamento Enquanto você não estiver muito bem familiarizado com o Analytic s e criação de URLs, essa estrutura deve funcionar melhor. Essas informações aparecerão de maneira bastante clara pra você na hora de analisar as ações mais efetivas! Agora, vamos mostrar 4 pas sos para você ter um relatório de analytics na prática. Vamos lá?

Passo 1:

Crie uma conta no Google Analytics. Caso ainda não tenha, o processo é bem simples. Basta seguir este post do próprio Google. Clique aqui para acessá-lo.


Google Analytics analytics.google.com


Passo 2: Integre seu Google Analytics a sua página do evento. Se estiver usando a Sympla, basta acessar este artigo da Central de Ajuda Sympla, que explica direitinho como fazer: Como integrar minha conta da Sympla com o Google Analytics? Já tenho uma conta no Google Analytics. Como faço para integrar com a Sympla?


Passo 3:

Este template só funciona 100% de você estar tomando decisões através da Sympla. Caso contrário, precipitadas. Quanto mais dados, você poderá adaptar o painel atra- mais assertivas elas serão! Crie um relatório personalizado vés do botão editar com os parâpara seu evento. Isto pode parecer bastante complicado, porém é metros de outras plataformas. bem simples de se fazer se já está usando a Sympla, uma vez que Passo 4: Outro ponto de atenção eles possuem ferramentas que está em integrar sua pádeixam tudo pronto para você. Inicie a divulgação do seu evengina do evento antes do to para então começar a coletar evento acontecer, pois Para que você tenha acesso a este dados e tomar decisões baseasó após a integração os painel com todos os dados reledas nos mesmos. Apenas tenha dados começarão a ser vantes para o seu evento, basta atenção para não tomar decisões coletados. clicar aqui após ter completado os sem pelo menos 30 conversões. passos anteriores. Estatisticamente, há chances altas



ADMINISTRANDO AS NOVAS SOLUÇÕES TECNOLÓGICAS

A

essa altura, você já deve ter percebido que abraçar de vez a tecnologia no seu evento poderá implicar na adoção de múltiplas ferramentas e soluções diferentes. É fácil pressupor que mais ferramentas tenham como reexo maiores complicações na gestão do evento e, eventualmente, possam demandar mais mão de obra. Essa, no entanto, é uma lógica tão simplista quanto equivocada. Se bem administradas, partindo de uma divisão clara de tarefas, a adoção de múltiplas ferramentas não deve implicar em maiores dores de cabeça, muito pelo contrário.

Diferentes ferramentas tendem a cumprir diferentes demandas, associadas a times especícos do evento, evitando sobrecargas. Além disso, a compatibilidade e integração

entre plataformas se tornou uma poderosa proposta de valor, potencializando o desempenho de uma ferramenta com o auxílio de outra. Dessa forma, ao contratar fornecedores de tecnologia, bus-

É também de fundamental importância manter-se atento aos resultado obtidos, a partir do conceito de retorno sobre investimento. Eventualmente, os benefícios poderão não se traduzir na forma que se informar se a tecnologia de números absolutos. Contudo, oferecida pode interagir com é importante estabelecer métrias soluções que você já utiliza ou cas que permitam identicar se o pretende utilizar. investimento em uma nova tecnologia tem se provado válido. Da Eventualmente, os recursos de mesma forma, a análise dessas alguma ferramenta podem acamétricas devem ser associadas bar se sobrepondo aos de outra. a prazos e metas bastante claEsse tipo de redundância tende a ros, permitindo que a decisão de ser comum, a medida que novos continuar ou deixar de usar certa recursos sejam adicionados, e o solução possa ser tomada de maescopo de certas tecnologias se neira consciente e embasada. torne mais amplo. Contanto que ambas ainda mantenham propos- Deixar de utilizar alguma solutas de valor devidamente distintas, ção tecnológica partindo de uma isso, de maneira alguma, invalida a decisão devidamente embasada, utilidade prática de qualquer uma inclusive, é sintomático de uma das ferramentas adotadas, poden- abordagem madura e sensata da do, inclusive, potencializá-las. organização. Cada evento tem

sua própria realidade e encara seus próprios desaos e, portanto, é natural que uma solução que funcionou adequadamente em um caso não se prove tão efetiva em outro. Quando isso acontecer, não desanime e parta para o plano B, pois talvez ele seja capaz de contemplar completamente as suas necessidades.



CONCLUSÃO Novas ferramentas, plataformas e serviços tem permitido que organizadores sejam capazes de expandir as possibilidades dos seus eventos, tornando a gestão mais eciente, gerando mais inteligência e enga jando como nunca os participantes. Para tanto, é importante que a

organização compreenda com clareza quais são as suas necessidades e como a tecnologia poderá suprí-las. Nem sempre as respostas serão objetivas, e as nuances particulares de cada evento e de seus respectivos públicos tendem a produzir desaos únicos. Organizadores lidam constantemente com um enorme volume de trabalho, administrando o desempenho de sua equipe, as expectativas de seus participantes e, muitas vezes, gerindo aspirações incompatíveis com o orçamento que tem à disposição. Por isso, no que diz respeito à adoção de novas tecnologias, a relutância é um comportamento frequentemente observado. Existe um desejo claro de implementá-las, no entanto, ele tem como barreiras frequentes a desconança e o termo de que a empreitada acabe não provando o seu valor. Em última instância, uma estratégia de implementação de novas tecnologias bem sucedida exige que todo o seu time embarque na mesma jornada, comprometendo-se com o sucesso e arcando com as possíveis implicações. Estabelecer objetivos claros, estreitar os laços com os fornecedores e manter-se atento aos prazos também são características destacáveis de uma estratégia bem sucedida. Em última instância, matenha em mente que, se adotada partindo de uma atitude disposta e entusiasmada, a tecologia poderá exercer um papel

central e transformador nos seus eventos!

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