APLICACIÓN DE LOS CIRCULOS DE CALIDAD Y TRABAJO EN EQUIPO I.
INTRODUCCIÓN.
La idea básica de los Círculos de Calidad consiste en crear conciencia de calidad y productividad en todos y cada uno de los miembros de una organización, a través del trabajo en equipo y el intercambio de experiencias y conocimientos, así como el apoyo recíproco. Todo ello, para el estudio y resolución de problemas que afecten el adecuado desempeño y la calidad de un área de trabajo, proponiendo ideas y alternativas con un enfoque de mejora continua.
Calidad es conveniente dejar claro que para los efectos que nos competen definiremos Círculo de Calidad como:
³Grupo natural de trabajo, conformado por empleados de una misma institución o empresa que realizan tareas similares y que voluntariamente se reúnen con regularidad, en horas de trabajo, para identificar las causas de los problemas de sus trabajos y proponer soluciones a la gerencia´.
Las nuevas tendencias laborales y la necesidad de reducir costos, llevaron a las empresas a pensar en los equipos como co mo una forma de trabajo habitual. Alcanzar y mantener el éxito en las organizaciones modernas requiere talentos prácticamente imposibles de encontrar en un solo individuo.
Las nuevas estructuras de las organizaciones, más planas y con menos niveles jerárquicos, requieren una interacción mayor entre las personas, que sólo puede lograrse con una actitud cooperativa y no individualista. individualista. La necesidad de trabajar en equipo llegó de la mano de propuestas como Calidad Total, sistemas integrados de gestión, reingenierías y procesos de cambio, el premio Nacional a la Calidad, programas de integración regional, y otras que requieren la participación e interrelación de diversos sectores funcionales de las empresas.
II.
OBJETIVOS y
Fortalecer
los conocimientos de la aplicación de los círculos de calidad.
y
Motivar
y
Concientizar a todo el personal sobre la necesidad de desarrollar acciones para
y crear conciencia y orgullo por el trabajo bien hecho.
mejorar la calidad.
III.
REVISION BIBLIOGRÁFICA
3.1. CIRCULOS DE CALIDAD. La popularidad de los Círculos de Calidad, se debe a que favorecen que los propios trabajadores compartan con la administración la responsabilidad de definir y resolver problemas de coordinación, productividad y por supuesto de calidad.
Adicionalmente, propician la integración y el involucramiento del personal con el objetivo de mejorar, ya sea productos, servicios o procesos.
En otras palabras los Círculos de Calidad se dan cuenta de todo lo erróneo que ocurre dentro de una empresa, dan la señal de alarma y crean la exigencia de buscar soluciones en conjunto.
Los empleados de cada Círculo forman un grupo natural de trabajo, donde las actividades de sus integrantes están de alguna forma relacionadas como parte de un proceso o trabajo. La tarea de cada uno de ellos, encabezada por un supervisor, consiste en estudiar cualquier problema de producción o de servicio que se encuentre dentro del ámbito de su competencia. En la mayoría de los casos, un Círculo comprende un proyecto de estudio que puede solucionarse en tres meses aproximadamente y que no tomará arriba de un semestre (seis meses).
3.2. IMPORTANCIA DE LOS CIRCULOS DE CALIDAD. La importancia de los Círculos de Calidad consiste en crear conciencia de calidad y productividad en todos y cada uno de los miembros de una organización, a través del trabajo en equipo y el intercambio de experiencias y conocimientos, así como el apoyo recíproco. Todo ello, para el estudio y resolución de problemas que afecten el adecuado desempeño y la calidad de un área de trabajo, proponiendo ideas y alternativas con un enfoque de mejora continua. La importancia de un Círculo puede resumirse en la misión que éste tiene dentro de la organización: Mejoras
en la calidad de los productos y en la productividad de la empresa.
Reducción de costos. Mejora
en la moral del personal.
Promoción de la satisfacción del personal por su trabajo. Autodesarrollo del personal. Creación de conciencia por la calidad y la productividad. Mejora
en las relaciones humanas dentro de la empresa.
Promoción de la colaboración y el trabajo de grupo. Mejora
en las relaciones comerciales cliente - empresa.
Mejora
en la comunicación y lealtad ante la empresa.
Promoción de la creatividad y la inteligencia de la fuerza de trabajo. Incremento en la participación del mercado. Mejora
de la reputación y prestigio de la empresa.
3.3. DIFERENCIAS ENTRE TRABAJO EN EQUIPO Y TRABAJO EN GRUPO. Grupo de trabajo es un conjunto de personas que realizan dentro de una organización una labor similar. Suelen estar próximas físicamente, tienen un mismo jefe, realizan el mismo
tipo de trabajo pero son autónomos, no dependen del trabajo de sus compañeros: cada uno realiza su trabajo y responde individualmente del mismo.
Por ejemplo, en un hospital los anestesistas forman un grupo de trabajo: realizan la misma actividad, tienen un jefe común (el jefe de sección), pero cada uno responde de su trabajo (la labor de un anestesista no depende de la de sus compañeros). Puede que un anestesista realice una labor fantástica mientras que el departamento en su conjunto sea un auténtico desastre. Las diferencias entre equipo de trabajo y grupo de trabajo son importantes: El equipo de trabajo responde en su conjunto del trabajo realizado mientras que en el grupo de trabajo cada persona responde individualmente. En el grupo de trabajo sus miembros tienen formación similar y realizan el mismo tipo de trabajo (no son complementarios). En el equipo de trabajo cada miembro domina una faceta determinada y realiza una parte concreta del proyecto (sí son complementarios). En el grupo de trabajo cada persona puede tener una manera particular de funcionar, mientras que en el equipo es necesario la coordinación, lo que va a exigir establecer unos estándares comunes de actuación (rapidez de respuesta, eficacia, precisión, dedicación, etc.). En el equipo de trabajo es fundamental la cohesión, hay una estrecha colaboración entre sus miembros. Esto no tiene por qué ocurrir en el grupo de trabajo. El grupo de trabajo se estructura por niveles jerárquicos. En el equipo de trabajo en cambio las jerarquías se diluyen: hay un jefe de equipo con una serie de colaboradores, elegidos en función de sus conocimientos, que funcionan dentro del equipo en pie de igualdad aunque sus categorías laborales puedan ser muy diferentes. Por ejemplo, una entidad financiera española constituyó un equipo de trabajo para analizar una oportunidad de inversión en el extranjero.
Formaban
parte de este equipo desde
subdirectores generales hasta empleados de reciente incorporación, especialistas en
determinadas materias. Dentro del equipo todos funcionaban al mismo nivel, no había distinciones jerárquicas.
3.4. IMPORTANCIA DEL TRABAJO EN EQUIPO EN UNA ORGANIZACIÓN. El ser humano es por naturaleza un ser gregario, significa esto que permanentemente está buscando grupos con los cuales nos diferenciamos por diferentes motivos, sean familiares, religiosos, sociales y por empatías académicas.
Todos los integrantes de un grupo humano buscan alcanzar un propósito cuando se reúnen; el triunfo de su equipo, ganar un torneo, un concurso, sobresalir ante los gerentes por sus resultados, etc., en este sentido el trabajo en equipo está siempre asociado a la razón por la cual ha sido creado el equipo y la búsqueda constante de contar con las personas indicadas para obtener los resultados esperados.
La importancia del trabajo en equipo se fundamenta, entonces, en aspectos claves que tienen que ver con:
y
Los Roles de los participantes. Se refiere a los conocimientos, experiencia, pericia o habilidades de los integrantes el equipo, en este sentido se valora la importancia de la complementariedad por cuanto cada integrante hace un aporte diferente que permite la consecución de los resultados esperados.
y
La comunicación. Es un factor definitivo que permite mantener enterados a todos los integrantes del equipo de lo que ocurre y establecer un clima organizacional adecuado por cuanto permite que se expresen los acuerdos y desacuerdos en la gestión que se realiza.
y
Liderazgo. Es un aspecto que permite motivar y animar a los integrantes al tener claridad en las metas que se persiguen. Los líderes son aquellos que visualizan el objetivo y trasmiten a todos el impulso requerido para que el desempeño no decaiga sino que por el contrario se incremente.
y
Compensación. Cada integrante debe percibir que recibe, no sólo en el aspecto económico, el reconocimiento que merece, en muchas ocasiones el ritmo del equipo
puede disminuir si no siente que recibe felicitaciones, bonificaciones o triunfos que les permite fortalecer su compromiso con el equipo. y
Compromiso. Una vez que los integrantes del equipo establecen vínculos con los demás integrantes y que se identifican con los propósitos para los cuales está creado el grupo se genera el sentido de pertenencia que hace del compromiso una característica que cohesiona mucho más a los miembros del equipo.
Por otra parte es importante considerar que tener metas claras y compartidas es el mejor aliciente para que el equipo trabaje de modo conjunto, armónico y decidido. En ocasiones los integrantes de los equipos de trabajo comienzan a perder el sentido de la tarea que realizan, la comprensión del impacto que ofrece su trabajo queda reducida a metas de corto plazo, tareas puntuales y esfuerzos que no se valoran suficientemente por parte de los responsables del equipo.
Promover el trabajo en equipo implica desarrollar estrategias de motivación que involucren la participación de todos los integrantes, que cada integrante perciba que su contribución es necesaria y requerida para el logro de los objetivos.
Una manera de promover el trabajo en equipo tiene que ver con los indicadores de gestión que se han definido para el equipo, es conveniente que todos los conozcan y revisen los resultados, es una manera de crear retos colectivos y que implica un esfuerzo por mejorar cada vez más el tablero de resultados.
El tema de la formación de los equipos de trabajo inicia desde el mismo proceso de selección, por tanto es importante definir las competencias del cargo y establecer si las funciones que desempeñará el candidato requieren que el trabajo en equipo sea una competencia central. Esto es importante por cuanto muchas personas son exitosas y altamente productivas sin necesidad de estar funcionando alrededor de un equipo, necesariamente.
Hoy en día existen en el mercado herramientas que permiten medir esta competencia y
vuelvo a insistir, si es un requerimiento indispensable claro que debe ser valorado en el proceso de selección.
Se recomienda que el proceso de selección de quiénes integrarán los diferentes equipos de trabajo en la organización incluyan experiencias tipo Outdoor, simulaciones, juego de roles, etc., que permitan evidenciar esta competencia en situaciones que se aproximan a la realidad que tendrá que vivir en el cargo.
Por otra parte, podemos decir que las personas que participan en un equipo tienen algunas de las siguientes características:
y
Conocimiento de la razón de ser del equipo en el cual participan.
y
Interés por lo que ocurre en la vida del equipo de trabajo.
y
Contribución al logro esperado.
y
Sentido de pertenencia no sólo al equipo sino también a la organización.
y
Saben qué se espera de ellas en su gestión.
y
Apoyan a otros miembros del equipo cuando estos no desarrollan a plenitud sus compromisos
y
Motivan
y
Se alegra sinceramente del triunfo de sus integrantes
y
Es solidario cuando debe serlo.
y
Reflexiona e invita al equipo a revisar los resultados obtenidos.
y
Integra a los recién llegados
Finalmente,
y animan a todo el equipo
como se mencionó al comienzo de este escrito, el hecho de ser gregarios nos
obliga a trabajar con otras personas y por tanto casi no podríamos hablar de desventajas, más bien de situaciones que es preciso aprender a sortear con el fin de lograr equipos de alto rendimiento y con motivación al logro.
Sin embargo podemos mencionar co mo ventajas del trabajo en equipo las siguientes:
y
Permite que sea más fácil la consecución de objetivos
y
Contribuye al mejoramiento de la calidad de vida de los miembros
y
Agrega valor a los procesos
y
Cada integrante puede poner al servicio del equipo sus competencias
y
Permite compartir las metas y objetivos del trabajo
Algunas desventajas, por su parte, serían:
y
El tener que conocer e interrelacionarse con otros se convierte en ocasiones en fuente de conflicto para algunos de los integrantes.
y
En ocasiones puede diluirse la responsabilidad personal al tomar al equipo como escudo frente a los resultados negativos.
y
Se dan problemas de comunicación y falta de asertividad que dificulta el avance del equipo.
Espero que estas notas nos inviten a reflexionar sobre la importancia que tiene para la organización el fortalecer nuestros equipos de trabajo de tal manera que la gestión que realizamos se oriente cada vez más al cumplimiento de los propósitos estratégicos de la organización.
3.5.CONSIDERACIONES BASICAS DISTRIBUCION DE PLANTA. Cuando se usa el término distribución en planta, se alude a veces la disposición física ya existente, otras veces a una distribución proyectada frecuentemente al área de estudio ó al trabajo de realizar una distribución en planta. En el presente documento se desarrollara el proyecto de diseñar una planta.
Para llevar a cabo lo antes expuesto se desarrollara lo que respecta acerca de las generalidades del estudio. Dentro de este trataran los aspectos siguientes:
El
Marco
Teórico de la distribución en planta, en el cual se tendrá un marco básico de
referencia de esto, el contexto de la industria relativa al estudio en la que se conocerán los aspectos generales la importancia, el desarrollo tecnológico, la industria del producto que contiene la descripción comercial del mercado, y los materiales del producto en estudio, la estructura del proceso en la que se desarrollarán maquinaria, equipo y herramientas, las áreas de producción, puestos de trabajo, ruta de producción, continuando con las consideraciones de seguridad e higiene ocupacional que tendrá la planta, y se finalizará con la políticas generales en las que se cuenta los días laborales anuales y la jornada de trabajo, y otros.
Además, se trabajarán los aspectos siguientes, el cálculo de requerimiento de maquinaria y equipo, la cual será necesaria para la producción, así como la mano de obra tanto directa como indirecta, que son parte fundamental de la empresa.
Además se desarrollara lo que se refiere al inventario, que influye su política, cuantificaciones del pedido de materia prima, materiales y su política de ventas.
Y la parte fundamental del cálculo el espacio físico de la planta, dentro del cual se encuentran todas las áreas involucradas en el proceso de producción así como administrativo, considerando la expansión de la misma en el futuro.
IV.
CASO PRÁCTICO RESUELTO POR UN CIRCULO DE CALIDAD
4.1. PRESENTACIÓN DEL CASO.
y
La Empresa. Es una empresa con posibilidad de negocio para exportar a Estados Unidos, por lo cual, desea construir una planta para su proceso productivo. El gerente está muy emocionado con su último viaje a la India, donde visitó una planta de
productos cárnicos de la que quedó prendidamente enamorado. Por ello ha diseñado sus planos en función a sus gustos personales.
y
Trabajo Actual Actualmente el arquitecto ha realizado los planos de la planta considerando la zonificación estimada por la municipalidad, considerando la posible vía alterna que se construiría, anexa a la panamericana Sur.
El ingeniero Sanitario ha diseñado unos planos que consideran los distanciamientos de sumideros, desagües e instalaciones sanitarias.
y
Problema Presentado al Círculo Cuando llegó el momento de iniciar las obras, se dieron cuenta que los planos eran totalmente diferentes uno del otro.
4.2. REUNIONES DEL CÍRCULO La empresa decidió contratar los servicios del grupo consultor para solucionar el problema. El consultor sentó a la mesa a todos los implicados en la realización de los planos y trabajando en equipo desarrollaron un plano que cumpliera con los gustos del gerente, los requisitos de zonificación de la municipalidad, condiciones sanitarias y cumplimiento con las normas HACCP y del FDA para su cumplimiento.
y
Primera Reunión Una vez reunidos hicieron una redacción de los asistentes y le dieron nombre al grupo, en este caso 4 personas y el nombre fue Diseño uno. Se eligió a un jefe
de grupo y plantearon el problema estudio de los diferentes diseños de planta que fueron elaborados por cada uno de ellos.
Seguidamente se realizó un Brainstorming de causas, es decir se procede a la ponderación, según los criterios de los componentes del círculo de calidad. Los temas a tratar fueron: í Diseño de planta. í Requerimientos del gerente. í Requisitos de zonificación de la municipalidad. í Condiciones Sanitarias í Cumplimiento de Normas HACCP Y del FDA.
El consultor se encargará de exponer los puntos más importantes para la distribución de las áreas para un buen diseño de planta con los requisitos que ésta debe cumplir. Finalmente
se realizó un acta que fue distribuida a todos los integrantes del
C rculo. y
Segunda Reunión Se producen comentarios sobre la forma en que cada uno ve la incidencia de todos estos puntos. A continuación se inicia un debate. Salen varias ideas. Se pide al Especialista de Taller, que estudie cuál puede ser el diseño adecuado para la ejecución. El Líder resume los puntos acordados.
y
Tercera Reunión Se lee el acta anterior. El especialista del taller dice el diseño adecuado según todas las ideas y requerimientos. A partir de aquí entra el grupo en el análisis de
la causa citada. Se pide por tanto al especialista que estudie los casos. El grupo discute sobre la forma de conocer las razones que ocasionan esta causa.
Se discuten posibilidades. Surgen varios comentarios por parte de todos.; el líder toma la palabra y pide a los especialistas que realizaron los diseños que aporten los motivos por los que diseñaron el plano.
El líder solicita a todos la máxima concreción en los temas. Cada especialista expone los datos que tiene su diseño. Y tomando las ideas, los datos, los requisitos, requerimientos y condiciones que debe tener dicha planta llegaron a un diseño final, en donde todos estuvieron de acuerdo y se realizó con el aporte de las ideas de cada uno sin dejar de lado las condiciones y requisitos que el diseño debe cumplir obligatoriamente.
y
Aprobación y puesta en marcha La Dirección acepta la propuesta presentada y da instrucciones a los responsables para su puesta en marcha inmediata.
4.3. COMENTARIOS
y
Es necesario analizar todos los temas y no ir nunca con soluciones preconcebidas.
