ANÁLISIS DE PROBLEMAS Y TOMA DE DECISIONES
CONCEPTO DE PROBLEMA
ES UNA SITUACIÓN DE TIPO INESTABLE O DESEQUILIBRIO DONDE, IGUALMENTE, HAY “FUERZAS QUE CAUSAN” EL “PROBLEMA”; O DONDE HAY FUERZAS QUE “IMPIDEN SU SOLUCIÓN ESPONTÁNEA, POR EVALUACIÓN NATURAL DE LA SITUACIÓN.
EL TERMINO “PROBLEMA”, SE USA PARA INDICAR UNA SITUACIÓN QUE PREOCUPA Y QUE PROBABLEMENTE REQUIERE ALGUNA MEDIDA CORRECTIVA.
ES TODO RESULTADO DIFERENTE A LO DESEADO. PROBLEMA ES QUE SE PRODUZCA MENOS DE LO PROGRAMADO, QUE HAYA MÁS RECHAZOS DE LO TOLERABLE.
PRESENTACIÓN GRÁFICA DEL PROBLEMA
“DESVIACIÓN ENTRE LO QUE ES Y LO QUE DEBERÍA DE SER”
INSUMOS
SOLUCIÓN
PROCESO
¿CAUSA?
SALIDA REAL
PROBLEMA
LA SOLUCIÓN DE UN PROBLEMA ES CERRAR LA BRECHA DE LA DESVIACIÓN
AXIOMA DE LA SOLUCIÓN DEL PROBLEMA
UN PROBLEMA BIEN PLANTEADO O DEFINIDO YA ESTA SOLUCIONADO EN UN 50%.
UN BUEN DIAGNÓSTICO ES LA MITAD DE LA CURA
“EL PLANTEAMIENTO DE UN PROBLEMA ES MUCHO MÁS ESENCIAL QUE SU PROPIA SOLUCIÓN, ESTA PUEDE SER EL PRODUCTO DE UNA HABILIDAD MATEMÁTICA O EXPERIMENTAL”
EINSTEIN.
PROBLEMAS CERRADOS Y ABIERTOS
- PROBLEMAS CERRADOS (DEFINICIÓN ESPECÍFICA). SON AQUELLOS CON UNA ÚNICA Y CORRECTA RESPUESTA. EJEMPLOS: -UNA COMPUTADORA DESCOMPUESTA -PÉRDIDA DE NEGOCIOS POR CARENCIA DE TELEFONOS -FAROS EN LA LÍNEA DE PRODUCCIÓN.
- PROBLEMAS ABIERTOS (AMPLIA DEFINICIÓN). TIENEN MUCHAS RESPUESTAS POSIBLES, EN DONDE EL ÈXITO DEPENDE DEL PROCESO, MÀS QUE DE LA SOLUCIÒN ESPECÌFICA. EJEMPLOS -BAJOS NIVELES DE PRODUCTIVIDAD - MALA CALIDAD - PERSONAL DESMOTIVADO
CARACTERISTICAS DE LOS PROBLEMAS
CERRADOS / SIMPLES - NO SON AFECTADOS POR LA GENTE. - RESPUESTAS DESCONOCIDAS - TIENEN UN PROCESO LÓGICO DE SOLUCIÓN, A TRAVÉS DE TÉCNICAS, COMO: ANÁLISIS DE PROBLEMAS ESTADISTICAS TOMA DE DECISIONES
ABIERTOS / COMPLEJOS - AFECTADOS POR VALORES, CREENCIAS Y ACTITUDES DE LAS PERSONAS. - RESPUESTAS NO CONOCIDAS Y MULTIPLES - LO IMPORTANTE NO ES TANTO SU SOLUCIÓN, SINO EL PROCESO DE SOLUCIÓN. - SU SOLUCIÓN IMPLICA UN PROCESO EN EL QUE SE INVOLUCRAN UNA CANTIDAD DE PERSONAS.
TÉCNICOS
HUMANOS
SU SOLUCIÓN ES APENAS LA PRIMERA ETAPA DE LOS COMPLEJOS
MAQUINARIA PROCEDIMIENTOS TECNOLOGÍA
MOTIVACIÓN COMUNICACIÓN LIDERAZGO
METODOLOGÍAS PARA EL ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
1. HERRAMIENTAS BÁSICAS BÁSICAS DEL CONTROL DE CALIDAD
2. METODOLOGÍA DEL APRENDIZAJE APRENDIZAJE EN ACCIÓN
3. PROCESO RACIONAL RACIONAL PARA EL ANÁLISIS DE PROBLEMAS PROBLEMAS
4. ANÁLISIS DEL DEL CAMPO CAMPO DE FUERZAS FUERZAS
HERRAMIENTAS BÁSICAS DEL CONTROL DE CALIDAD
a) TORMENTA DE IDEAS
b) RECOPILACIÓN DE DATOS
c) HOJA DE CHEQUEO
d) ENTREVISTA
e) CUESTIONARIO
f) ANÁLISIS DE PARETO
g) DIAGRAMA DE ISHIKAWA
TORMENTA DE IDEAS OBJETIVO: PRODUCIR IDEAS EN UNA REUNIÓN DE GRUPOS.
PASOS: 1. DEFINIR EL TEMA
2. POR TURNO CADA INTEGRANTE APORTA UNA INDEPENDIENTEMENTE DE LAS QUE SE LE OCURRAN.
IDEA,
3. NO EVALUE LAS IDEAS Y QUE ALGUIEN SE ENCARGUE DE ANOTARLAS.
4. SI NO TIENE ALGUNA “PASE” Y PROCURE PRODUCIR EL MAYOR NÚMERO DE IDEAS (MAXIMICE EL PROCESO).
5. EXAGERE Y PROPONGA IDEAS “DESCABELLADAS”, FOMENTE LA INFORMALIDAD Y LA RISA, CREANDO LA ATMÓSFERA ADECUADA PARA LA INNOVACIÓN.
6. CUANDO TODOS “PASAN” EL PROCESO PROCESO SE AGOTÓ.
RECOMENDACIÓN: SE PUEDE REALIZAR UNA VOTACIÓN PARA ELEGIR LAS IDEAS DE MAYOR TRASCENDENCIA, YA QUE POSTERIORMENTE AHORRA TIEMPO Y ESFUERZO
RECOPILACIÓN DE DATOS
OBJETIVO: REUNIR INFORMACIÓN Y ORDENARLA EN FORMATOS, GRÁFICAS Y DIAGRAMAS PARA SU ANÁLISIS.
PASOS:
1. CONTAR CON UNA SERIE DE DATOS QUE SE VACÍAN EN UNA HOJA DE TRABAJO.
2. DECIDIR LA ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN.
3. DETERMINAR EL PERÍODO DE TIEMPO SIN SI N OLVIDAR LA REPRESENTATIVIDAD.
4. DISEÑAR LA HOJA (DE TRABAJO, TRABAJO, CHEQUEO CHEQUEO U OBSERVACIÓN). OBSERVACIÓN).
5. REGISTRAR LOS DATOS
HOJA DE CHEQUEO
OBJETIVO: ORDENAR Y REPRESENTAR CUANTITATIVAMENTE LA RECOPILACIÓN DE DATOS A TRAVÉS DE UN FORMATO.
PASOS:
1. DEFINIR LA ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN DE DATOS. DATOS. EJEMPLO:
• • • • •
TURNO TIPO DE MÁQUINAS FALLAS. OPERARIOS OTROS
YA QUE NO SE PUEDE RECOLECTAR TODA LA INFORMACIÓN A LA VEZ, ORGANIZAR LA SECUENCIA EN QUE SE OBTENDRÁN.
2. DETERMINAR EL PERÍODO PERÍODO DE TIEMPO. EJEMPLO: • • • • •
MINUTOS. HORAS SEMANAS QUINCENAS MESES
BUSCANDO CON LA RECOLECCIÓN, LA REPRESENTACIÓN DE LO QUE SE DESEA ANALIZAR.
FORMA DE HOJA DE CHEQUEO
TIEMPO
PROBLEMAS
FALLAS
ENERO
FEBRERO
MARZO
TOTAL
TOTAL COLUMNAS DONDE SE CONTABILIZAN LOS TOTALES
ENTREVISTA CONCEPTO: OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN ORAL DE UNA PERSONA RECABADA DIRECTAMENTE POR EL ENTREVISTADOR EN UNA SITUACIÓN DE CARA A CARA.
TIPOS:
LIBRE: NO EXISTE UN ORDEN PREESTABLECIDO.
DIRIGIDA: SELECCIÓN DEL TEMA Y HACIA EL SE DIRIGE LA CONVERSACIÓN.
ESTANDARIZADA: FORMULACIÓN DE PREGUNTAS PREESTABLECIDAS ENTREVISTADOR NO PUEDE SALIRSE DEL FORMATO.
LIMITACIONES: • • • •
CONDUCTA DEL ENTREVISTADOR. INTROSPECCIÓN DEL ENTREVISTADO. COOPERACIÓN. COSTO.
Y
EL
CUESTIONARIO
CONCEPTO: FORMA IMPRESA EN LA CUAL SE RECOPILA INFORMACIÓN.
FUNCIÓN:
•
ESTANDARIZA LA INFORMACIÓN
•
TRADUCE A PREGUNTAS LA INFORMACIÓN QUE SE REQUIERE OBTENER DE ACUERDO A UN OBJETIVO TRAZADO.
LIMITACIONES:
•
FALTA DE PROFUNDIDAD.
•
MUESTRAS NO REPRESENTATIVAS.
•
CARENCIA DE ANONIMATO.
•
CONFIANZA EN LOS DATOS.
ANÁLISIS DE PARETO OBJETIVO: CUANTIFICAR LA INFORMACIÓN CON EL FIN DE OBTENER EL 20% DE LOS PROBLEMAS QUE GENERAN EL 80% DEL EFECTO.
PASOS: 1. CONTAR CON LA HOJA DE TRABAJO TRABAJO TERMINADA.
2. TRAZAR DOS EJES VERTICALES (No. DE VECES QUE SE REPITEN LOS DATOS Y % DE REPRESENTACIÓN) UNIDOS POR UNA LINEA HORIZONTAL (NOMBRE DEL DATO).
3. POR DATO SE CONSTRUYE CONSTRUYE BARRAS PARALELAS A LOS EJES VERTICALES, DE MAYOR A MENOR Y DE IZQUIERDA A DERECHA.
4. SE ELABORA ELABORA LA “CURVA” O “LÍNEA ACUMULATIVA”.
5. VISUALIZACIÓN DEL PROBLEMA CON MAYOR EFECTO.
DIAGRAMA DE ISHIKAWA
OBJETIVO: DETERMINAR EL CONJUNTO POTENCIAL DE CAUSAS GENERADORAS DEL PROBLEMA PRINCIPAL DETECTADO POR EL ANÁLISIS DE PARETO.
PASOS: 1. DEFINA Y ENCUADRE EL PROBLEMA O EFECTO SEÑALADO POR UNA FLECHA. 2. APLIQUE EL MÉTODO DE LAS 4 M´s. 3. REALICE UNA TORMENTA DE IDEAS CLASIFICÁNDOLE EN EL CONJUNTO QUE LE CORRESPONDA. 4. REVISE LAS IDEAS Y ENCIÉRRELAS EN UN CÍRC CÍRCULO. ULO. 5. JERARQUICE LAS LAS CAUSAS Y ENCIÉRRELAS ENCIÉRRELAS EN UN CÍRCU CÍRCULO LO 6. SOMETA A UN ANÁLISIS DE PARETO LA CAUSA MÁS IMPORTANTE. 7. SI ESTÁ ESTÁ IDENTIFICADA IDENTIFICADA LA CAUSA CAUSA PROPONGA: PROPONGA:
•
A TRAVÉS DE UNA TORMENTA DE IDEAS – SOLUCIONES QUE SE SOMETERÁN A PRUEBA PARA VERIFICAR VERIFICAR SU PRECISIÓN Y ÉXITO.
8. SI LAS SOLUCIONES NO FUNCIONAN, RECONSIDERE EL DIAGRAMA.
METODOLOGÍA DE APRENDIZAJE EN ACCIÓN
OBJETIVO: IDENTIFICAR SOLUCIONES VIABLES QUE RESUELVAN PROBLEMAS ORGANIZACIONALES A TRAVÉS DE GRUPOS DE TRABAJO.
PASOS: 1. DEFINA LA SITUACIÓN 2. CLARIFIQUE OBJETIVOS 3. ANALICE E IDENTIFIQUE IDENTIFIQUE PROBLEMAS PROBLEMAS (SIMPLES O COMPLEJOS). 4. OBTENGA HECHOS. 5. SELECCIONE ALTERNATIVAS QUE SATISFAGAN LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN. 6. PRUEBE SUS ALTERNATIVAS
7. APLIQUE LAS ACCIONES CORRECTIVAS
8. CHEQUE RESULTADOS
PROCESO DE ANÁLISIS DE PROBLEMAS 1. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA Es identificar, localizar y describir en forma precisa la desviación. 2. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA EN CUATRO DIMENSIONES • • • •
Identidad Ubicación Tiempo Magnitud
¿Qué? ¿Cuál? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Cuántos? ¿Qué tan?
3. IDENTIFICACIÓN DISTINTA D LAS CUATRO DIMENSIONES ES O NO ES, permite comparar lo que ha sido afectado con lo que no lo ha sido. 4. OBTENER INFORMACIÓN CLAVE SOBRE LAS DIMENSIONES (DISTINGOS Pregunte ¿Qué distingue a… cuando se le compara con…?
CUATRO
5. BÚSQUEDA DE LOS CAMBIOS QUE, A TRAVÉS DE LOS DISTINGOS, SUGIERAN LAS CAUSAS. Únicamente aquellos cambios capaces de sugerir la causa son dignos de tomarse en cuenta. 6. GENERACIÓN DE POSIBLES CAUSAS. Debemos producir con base en los distingos y cambios, deducciones o hipótesis susceptibles de probarse como la posible causa del problema 7. IDENTIFICACIÓN DE LA CAUSA MÁS PROBABLE. Es aquélla que explica exactamente todos los aspectos del problema. 8. VERIFICACIÓN DE LA VERDADERA CAUSA. Es comprobar que una causa probable produjo en efecto
ANÁLISIS DEL CAMPO DE FUERZAS
OBJETIVO:
IDENTIFICAR ES UNA ORGANIZACIÓN, LAS FUERZAS QUE CONTRIBUYEN A SU EFECTIVIDAD Y OTRAS QUE LA DEBILITAN
PASOS: 1. ENLISTE LA FUERZAS POSITIVAS QUE IMPACTAN EN EL DESEMPEÑO Y EFECTIVIDAD
2. ENLISTE LAS FUERZAS NEGATIVAS
3. ENLISTE LAS COSAS QUE NO HACE O NO LO HACE SUFICIENTEMENTE BIEN
