ÍNDICE Capitulo 1 ESTADOS FINANCIEROS…………………………………………………………………… 10 Necesidad de información…………………………………………………………………..... 10 Juicio erróneo sobre los estados financieros……………………………..….…………….. 11 Insuficiencia de los estados financieros……………………………………….….………… 11 Fecha de formulación de los estados financieros……………………………...………….. 12 Conclusión………………………………………………………………………..……………. 13
Capitulo 2
INTERESES EN LAS DIFERENTES FASES DE UN NEGOCIO………………………. 16
I. Solvencia………………………………………………………………………………. 16 II. Estabilidad……………………………………………………………………………... 16 III. Resultados…………………………………………………………………………….. 16 IV. Entorno exterior……………………………………………………………………….. 18
Capitulo 3 EL ANÁLISIS FACTORIAL DE LAS OPERACIONES EN LOS NEGOCIOS………… 21 Objetivo del análisis…………………………………………………………………………… 21 Cuestionario ilustrativo para evaluar la eficiencia de los factores de operación………. 22
1. Medio ambiente………………………………………………………………………... 22 2. Dirección……………………………………………………………………………….. 22 3. Productos y procesos………………………………………………………………… 22 4. Función financiera…………………………………………………………………….. 23 5. Facilidades de producción…………………………………………………………… 23 6. Mano de obra………………………………………………………………………….. 24 7. Materias primas……………………………………………………………………….. 24 1
8. Producción........................................................................................................... 25 9. Mercadotecnia………………………………………………………………………… 25 10. Contabilidad y estadística…………………………………………………………… 26
Capitulo 4 ANÁLISIS……………………………………………………………………………………… 31 Necesidad del análisis de los estados financieros……………………………………….. 31 Importancia del análisis de los estados financieros……………………………………… 31 Conceptos filosóficos de análisis…………………………………………………………… 32 Objetivo del análisis………………………………………………………………………….. 33 La comparación en el análisis……………………………………………………………….
33
La correlación en el análisis…………………………………………………………………
35
Necesidad de simplificar las cifras………………………………………………………….
36
Casos de simplificación………………………………………………………………………
36
Necesidad de datos externos........................................................................................
37
Análisis interno y externo…………………………………………………………………….
36
La contabilidad y la estadística………………………………………………………………
38
Presentación de resultados………………………………………………………………….
38
Capitulo 5 MÉTODOS DE ANÁLISIS……………………………………………………………………
41
Valor de los métodos de análisis…………………………………………………………….
43
Interpretación de las cifras……………………………………………………………………
43
Base del análisis……………………………………………………………………………….
45
Balance general y estado de resultados……………………………………………………
45
Razón del método……………………………………………………………………………..
46
Métodos de análisis…………………………………………………………………………...
46
2
Capitulo 6 MÉTODO DE REDUCCIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS A POR CIENTOS………
49
Bases del método……………………………………………………………………………..
49
Ilustración del método………………………………………………………………………...
49
Función del método……………………………………………………………………………
53
Empleo correcto del método………………….………………………………………………
53
Empleo incorrecto del método………………………………………………………………..
53
Conclusión……………………………………………………………………………………...
53
Capitulo 7 COMPARACIONES EQUIVOCAS………………………………………………………….
56
Capital neto del trabajo……………………………………………………………………….
56
Costo unitario de producción………………………………………………………………...
58
Costos presupuestos…………………………………………………………………………
60
Capitulo 8 MÉTODO DE RAZONES SIMPLES…………………………….………………………….
62
Significado y limitaciones de las razones…………………………………………………..
62
Elección de razones significativas…………………………………………………………..
62
Razones significativas………………………………………………………………………..
63
Capitulo 9 MÉTODO DE RAZONES SIMPLES (continuación)……………………………………..
66
Activo de inmediata realización a pasivo circulante……………………………………….
67
Activo circulante a pasivo circulante………………………………………...………………
67
Capital contable a pasivo total……………………………………………………………….
68
Capital contable a activo fijo…………………………………………………………………
70
Ventas a créditos a saldos de clientes……………………………………………………..
71
Ventas netas a inventarios…………………………………………………………………..
72
Ventas netas a activo fijo……………………………….……………………………………
73
3
Ventas netas a capital contable…………………………………………………………….
74
Capitulo 10 MÉTODO DE RAZONES ESTADAR………………………………………………………
77
Concepto de medida estándar…………………………………………………….………...
77
Funciones de las medidas estándar………………………………………………….…….
77
Principio de las excepciones……………………………………………….…………….….
78
Construcción de las razones estándar………………………………………………….….
78
Clasificaciones de la razones estándar…......................................................................
79
Limitaciones de las razones estándar………………………………………………………
79
Aplicaciones de la razones estándar………………………………………………………..
80
Capitulo 11 MÉTODOS DE AUMENTO Y DISMINUCIONES……….…………………………………
82
Importancia del estudio de los campos……………………………………………………..
82
Métodos de análisis horizontal……………………………………………………………….
83
Capitulo 12 MÉTODOS DE AUMENTO Y DISMINUCIONES (Continuación)………………………
85
Balance comparativo…………………………………………………………………………..
85
Preguntas que pueden formularse al usar el balance comparativo……………………..
87
I. Capital de trabajo……………………………………………………………………… 87 II. Activo fijo………………………………………………………………………………. 88 III. Pasivo a largo paso…………………………………………………………………… 88 IV. Capital contable……………………………………………………………………….. 89
Capitulo 13
4
MÉTODOS DE AUMENTO Y DISMINUCIONES (Continuación)………………………
91
Estado comparativo de resultados…………………………………………………………..
91
Bases de comparación...................................................................................................
91
Precios, volumen de unidades vendidas y resultados……………………………………
92
Precios, volumen de unidades vendidas y la contabilidad……………………………….
93
Resumen……………………………………………………………………………………….
95
Capitulo 14 ESTADOS DE CAMBIO EN LA SITUACIÓN FINANCIERA……………………………
99
Del nombre…………………………………………………………………………………….
99
Objeto y utilidad practica……………………………………………………………………..
99
Origen de recursos……………………………………………………………………………
101
Aplicación de los recursos……………………………………………………………………
101
Formas de presentación del estado…………………………………………………………
102
Estados de origen y aplicación de fondos………………………………………………….
110
Capitulo 15 MÉTODOS DE TENDENCIAS……………………………………………………………….
117
Importancia del pasado……………………………………………………………………….
117
Examen del método……………………………………………………………………………
119
Ilustración del método…………………………………………………………………………
121
Capitulo 16 MÉTODO DE CONTROL DEL PRESUPUESTO………………………………………….
124
Generalidades………………………………………………………………………………….
124
Concepto………………………………………………………………………………………..
127
Finalidad e importancia………………………………………………………………………..
128
Limitaciones………………………………………………...…………………………………..
128
Flexibilidad………………………………………………………………………………………
128
Ventajas del presupuesto…………………………………………………………………….
128
5
Consideraciones preliminares……………………………………………….……………….
129
Organización del presupuesto……………………………………………………………….
129
Requisitos para el presupuesto……………………………………………………………...
130
Periodo del presupuesto……………………………………………………………………..
131
Apéndice……………………………………………………………………………………….
132
Capitulo 17 PUNTO DEL EQUILIBRIO ECONÓMICO…………………………………………………
134
Utilidad máxima……………………………………………………………………………….
134
Grafica del punto de equilibrio económico………………………………………………...
134
Aplicación practica……………………………………………………………………………
135
Capitulo 18 PRINCIPALES DEFICIENCIAS COMUNES EN LAS EMPRESAS……………………
141
Análisis cualitativo…………………………………………………………………………….
142
Utilidad suficiente……………………………………………………………………………..
142
Capitulo 19 EXCESO DE INVERSIÓN EN CLIENTES………………………………………………...
144
Generalidades…………………………………………………………………………………
144
Procedimientos de análisis…………………………………………………………………..
145
Causas del exceso……………………………………………………………………………
147
Efectos del exceso……………………………………………………………………………
147
Capitulo 20 EXCESO DE INVERSIÓN EN INVENTARIOS……………………………………………
149
Generalidades…………………………………………………………………………………
150
6
Causas del exceso……………………………………………………………………………
150
Efectos del exceso……………………………………………………………………………
151
Procedimiento del análisis……………………………………………………………………
152
Capitulo 21 EXCESO DE INVERSIÓN EN ACTIVO FIJO……….…………………………………….
155
Procedimiento del análisis……………………………………………………………………
155
Efectos del exceso……………………………………………………………………………
155
Causas del exceso……………………………………………………………………………
156
Generalidades…………………………………………………………………………………
156
Capitulo 22 CAPITAL INSUFICIENTE……………………………………………………………………
158
Generalidades…………………………………………………………………………………
158
Causas de la deficiencia……………………………………………………………………..
158
Efectos de la deficiencia……………………………………………………………………..
159
Procedimiento del análisis…………………………………………………………………...
159
Capitulo 23 VENTAS INSUFICIENTES………………………………………………………………….
161
Generalidades…………………………………………………………….…………………..
161
Efectos de la insuficiencia……………………………………………….…………………..
161
Procedimiento del análisis…………………………………….………………….………….
162
Capitulo 24 EXCESIVO COSTO DE VENTAS………………………………………………………….
167
Generalidades………………………………………………………………….……………..
167
Causas del exceso……………………………………………………………………………
168
7
Procedimiento del análisis……………………………………………………………………
168
Capitulo 25 EXCESIVO COSTO DE DISTRIBUCIÓN………………………………………………….
173
Generalidades………………………………………………………………………………...
174
Causas del exceso…………………………………………………………………………….
174
Procedimiento del análisis……………………………………………………………………
174
Capitulo 26 INADECUADA DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES……………………………………….
177
Generalidades…………………………………………………………………………………
177
Política de distribución………………………………………………………………………..
177
Conclusión……………………………………………………………………………………..
178
Capitulo 27 RE EXPRESIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS…………………………………………
180
Pórtico………………………………………………………………………………………….
180
Datos……………………………………………………………………………………………
181
Actualización…………………………………………………………………………………..
182
Capitulo 28 ANÁLISIS FINANCIERO DE TÍTULOS VALOR………………………………………….
191
Pórtico…………………………………………………………………………………………..
191
De las fuentes del riesgo en la inversión……………………………………………………
191
Rentabilidad futura…………………………………………………………………………….
195
Uso de datos contables históricos…………………………………………………………..
196
Información sobre la actividad de la empresa……………………………………………..
196
Entorno exterior………………………………………………………………………………..
197
Indicadores para la evaluación de acciones ordinarias…………………………………..
198
8
CAPITULO
1 9
ESTADOS FINANCIEROS
NECESIDAD DE INFORMACIÓN Por la compleja estructura social y la evolución económica tan acelerada que genera presiones diversas, incluso contradictorias, el hombre de negocios de hoy en día tiene problemas que no tuvo que afrontar su predecesor, siendo los principales: la creciente y estrecha competencia, la incesante modernización tecnológica, la responsabilidad social de sus empresas y la preservación del entorno ecológico, entre otros aspectos que deben afrontar los negocios. Ya está grabado en el pensamiento, en la mente de las nuevas generaciones de emprendedores y de hombres de empresa, que los negocios no sólo se organizan y operan para obtener utilidades, sino también para responder al reto del entorno social donde operan: pagar impuestos correctamente, pagar salarios justos a los trabajadores y otorgarles, también, prestaciones justas; así como vender a precios razonables. Consecuencia es, de todo lo anterior, la tendencia a la limitación de las ganancias. En esa virtud, el hombre de negocios se ha visto obligado a revisar los procedimientos empíricos de administración; en general ha dejado de administrar por "corazonadas" para apelar a los nuevos métodos de eficiencia, para reducir el desperdicio e incrementar la productividad para, así, administrar humana y técnicamente sus empresas. Gran parte del desperdicio en los negocios obedece a la carencia de información oportuna, fehaciente y accesible, o a la incorrecta aplicación de la información disponible. En ocasiones, el problema fundamental es la obtención de información adecuada; y en otras, su aplicación mediante su adaptación al futuro de los datos pertenecientes al pasado. Por el temor a lo nuevo, no tanto por desconocido o imprevisto, cuanto por la posibilidad cierta de error que lo desconocido envuelve y la imitación extra lógica, se tiende a ser adicto a costumbres y a ideas incorrectas, en virtud de que por conocidas se las sobrestima. "Más vale malo por conocido que bueno por conocer" -dice un refrán español-; pero el estudio cuidadoso de una información adecuada, puede coadyuvar al ahorro de sumas de dinero de importancia; por ello, el hombre de negocios prudente, requiere información apropiada para que le ayude a formar o a robustecer su juicio o su decisión sobre algún asunto. Racimo jugoso de información son los estados financieros. Constituyen una de las principales fuentes de información a la que con frecuencia recurre el hombre de negocios. Las funciones principales son auxiliarles en el control de las empresas y para tomar decisiones fundadas. La información es una condición sine qua non para la eficiencia de la acción. Una acción bien informada casi siempre alcanzará sus objetivos; mientras que una acción ciega rara vez lo hará. 10
Múltiples problemas que involucra la dirección de un negocio no son fáciles de resolver íntegramente, por intervenir diversos factores que se van condicionando los unos a los otros. La información proporcionada por los estados financieros ayuda a la resolución de esos problemas. Sin embargo, la naturaleza real de tal auxilio, sólo puede ser comprendida después de haber desarrollado los métodos del análisis de los estados financieros y las características de los mismos.
JUICIO ERRÓNEO SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS En algunas obras no especializadas en contabilidad, pero en las cuales se hace referencia a ésta, se le considera como una rama de las matemáticas. Es posible que esa consideración se deba a que la contabilidad se auxilia de las matemáticas y del requerimiento del registro contable a base de la partida doble, favorecida por la descripción que se hace del balance, como una fotografía instantánea de un negocio a una fecha determinada. Tal consideración ha hecho que las personas no familiarizadas con la técnica contable se inclinen a aceptar que los estados financieros muestran valores absolutos y son la medida exacta de la situación financiera y de la rentabilidad de un negocio. La contabilidad no es una rama de las matemáticas; sólo se auxilia de ellas en la resolución de los problemas y para la expresión de los hechos que deben registrarse en los libros. La moneda, que es el instrumento de medición en contabilidad, carece de estabilidad, puesto que su poder adquisitivo está cambiando continuamente; por consiguiente, las cifras contenidas en los estados financieros no representan valores absolutos. Por tanto, los estados financieros, que son el producto final de la contabilidad, no son la medida exacta de la situación financiera ni de la rentabilidad de un negocio, sino que se formulan con objeto de informar a las personas interesadas en el mismo acerca de la gestión de la administración. Dichos documentos resultan de conjugar hechos registrados en contabilidad, convenciones contables y juicios personales, que implican estimaciones circunstanciales, y que influyen determinantemente en su configuración.
INSUFICIENCIA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Los estados financieros, por sí solos, no bastan para llegar a una conclusión adecuada con respecto a la situación financiera de una empresa, debido a que algunos elementos que influyen decisivamente sobre su situación financiera y su rentabilidad, no figuran en el cuerpo de aquéllos, y otros factores no son tasables en dinero, tales como: capacidad de la administración; localización de la empresa, con respecto a las fuentes de abastecimiento de materias primas y de mano de obra; eficacia de los transportes; condiciones del mercado en que opere; condiciones de la rama industrial a que pertenezca; problemas técnicos industriales; régimen fiscal, inflación, políticas gubernamentales, etcétera.
11
FECHA DE FORMULACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS La fecha de formulación de los estados financieros, es un factor importante para su interpretación. Ordinariamente, y por obligación fiscal, se elige como ejercicio anual el periodo comprendido del 1o. de enero al 31 de diciembre; esto obedece a la influencia que ejerce la costumbre del Gobierno de considerar su ejercicio fiscal comprendido dentro del periodo citado y al efecto psicológico que produce la terminación de un año. Sin embargo, tal proceder de imitación extralógica o impuesta, no es conveniente para las empresas, porque les acarrea inconvenientes y erogaciones innecesarias que se traducen en una disminución de sus ganancias. Para evitar lo anterior, e independientemente de condicionantes de orden fiscal, el ciclo de los negocios debe concordar con su año natural, entendiéndose por tal el periodo de 12 meses que coincida con el ciclo anual de los mismos, el cual termina cuando las actividades de la empresa han llegado a su nivel mínimo y da principio el periodo de preparación de las actividades del nuevo ejercicio. Así, por ejemplo, el ciclo anual de actividades de la industria de la pesca y congelación del camarón principia en julio de un año y termina en junio del siguiente. En esta industria, el periodo de preparación de actividades del nuevo ejercicio comprende los meses de julio a septiembre de cada año, y durante él se hacen las reparaciones de las embarcaciones, equipo de pesca, de transporte y plantas congeladoras. El periodo de actividades se inicia en octubre y principia a declinar a fines de abril del siguiente año, para llegar a su nivel mínimo en el mes de junio. Otro ejemplo lo constituyen los ingenios. En algunos, su ejercicio comprende del lo de agosto al 31 de julio del año siguiente; durante los primeros meses de cada ejercicio se llevan a cabo reparaciones y mejoras de su equipo, para que esté en condiciones de trabajo al iniciar la molienda. El periodo de la zafra abarca aproximadamente seis meses: se inicia durante la segunda quincena de diciembre de cada año y termina aproximadamente a fines de mayo del siguiente. En otros, estas fechas varían de acuerdo con su situación geográfica. En la mayoría de los negocios su ciclo anual de actividades está condicionado o recibe la influencia del ritmo de los elementos naturales. La industria de la pesca, por la época de veda, y la industria azucarera, por la época apropiada para el corte de la caña. Con la adopción en los negocios del año natural se obtienen ventajas que repercuten en un aumento de las ganancias. Las principales ventajas son: 1. Los estados financieros reflejarán mayor aproximación en sus cifras después de un ciclo completo de actividades y, por tanto, serán más significativos y útiles como fuentes de información para orientar la política administrativa, por mostrar resultados de operaciones concluidas y por haber llegado el negocio a su estado máximo de liquidez. La posición de máxima liquidez causa buena impresión a las partes interesadas. 12
2. Los estados financieros se preparan con mayor diligencia, corrección y detalle; mínimo de molestias para el personal de la empresa y menor costo para ésta, porque parte del personal estará disponible para ello; los servicios del Contador Público (auditor externo) serán más eficientes, por no tener acumulación de trabajo y ser mínimas las inversiones del negocio en inventarios, saldos a cargo de clientes, así como del importe del pasivo. 3. Contar con los estados financieros anuales de los negocios de la misma actividad económica para poder calcular razones estándar correctas y por lo mismo útiles, de cada actividad (industria del cemento, cervecera, siderúrgica, textil, etcétera) tan necesarias para poder situar relativamente la economía de un negocio dentro de la economía de una actividad y para apreciar el lugar que ocupa dentro de la economía del país. Las instituciones de crédito, de seguros, de fianzas y las sociedades de inversión, que tienen catálogos uniformes de cuentas y presentación uniforme de estados financieros y de sus anexos, terminan su ejercicio el 31 de diciembre de cada año. El Banco de México publica, mensualmente, Indicadores Económicos. Obra muy útil para el tema de este apartado. La carencia de razones estándar limita cualquier estudio de los antes citados. 4. El fisco percibirá los impuestos sobre utilidades realizadas adecuadamente distribuidos durante el ejercicio fiscal; los trámites fiscales se harán más expeditos y menos costosos, coadyuvando así a satisfacer tres de las condiciones fundamentales que deben concurrir en los impuestos: (a) justicia en su pago; (b) comodidad en su pago; y (c) económicos en su recaudación.
CONCLUSIÓN Con las consideraciones anteriores se ha pretendido poner de manifiesto la naturaleza y limitaciones de los estados financieros, con la intención de justipreciarlos y colocarlos en el lugar que les corresponde; porque los usuarios desconocedores de tales características no pueden percatarse del alcance de los estados financieros ni formarse un juicio correcto del significado de las cifras y de las precauciones que deben tomar al utilizarlas. A pesar de sus limitaciones, los estados financieros contienen datos de importancia, que complementados con información referente a condiciones del mercado, régimen fiscal, problemas de personal, etcétera, sirven de base para formarse una opinión de la situación financiera de un negocio, de su rentabilidad y de la política seguida por su administración, con el fin de aplicar al futuro, con las adaptaciones a los nuevos moldes, la experiencia obtenida en el pasado. Se puede señalar que los estados financieros, de acuerdo con lo que se ha transmitido en la academia, con lo que se ha experimentado en la práctica, con la teoría que se ha vertido sobre ellos, deben tender a representar una imagen fiel de la empresa; deben permitir que quienes los analicen y los profundicen capten los principales hechos, las principales situaciones de la empresa.
13
Se ha dicho también que la contabilidad tiene un fin social, que siendo el medio por el cual se determinan los incrementos o disminuciones patrimoniales y que éstos tienen una participación preponderante dentro de la economía, la contabilidad adquiere por este hecho una característica social: es la disciplina que permite conocer la situación patrimonial de las empresas y de los entes económicos.
14
CAPITULO
2 15
INTERESES EN LAS DIFERENTES FASES DE UN NEGOCIO En general, las personas que están interesadas en una empresa desean conocer las respuestas a preguntas como las siguientes:
I. SOLVENCIA 1. ¿Es favorable la situación crediticia de la empresa? 2. ¿Está capacitada para pagar su pasivo a corto plazo en el curso normal de sus operaciones? 3. ¿Están convenientemente espaciados los vencimientos de sus obligaciones a corto plazo? 4. ¿Vende y cobra antes del vencimiento de sus obligaciones? 5. ¿Cuenta con suficiente capital de trabajo? El crédito se adquiere por el continuo cumplimiento de las obligaciones pecuniarias.
II. ESTABILIDAD 1. ¿Está proporcionada su estructura financiera: capital contable y pasivo? 2. ¿Hay exceso de inversión en clientes, en inventarios y en activo fijo? 3. ¿Está desequilibrada la estructura financiera debido al exceso de su pasivo a largo plazo? 4. ¿Cuenta con suficiente activo total? 5. ¿Han sido empleados en forma apropiada el capital invertido y las utilidades retenidas? 6. ¿Es satisfactoria su situación financiera? La respuesta es una consideración trascendental que sirve de base para tomar decisiones inmediatas. 7. ¿Ha venido mejorando dicha situación? 8. ¿Está la empresa progresando o decayendo?
III. RESULTADOS 1. ¿Es eficaz su técnica de producción y apropiada su política de mercados? 16
2. ¿Qué volumen de producción necesita para que el importe de sus ingresos sea igual a la suma de sus costos fijos y variables, y por tanto, no obtenga utilidad ni pérdida (punto de equilibrio)? 3. ¿Qué utilidad máxima puede obtenerse operando el negocio a su capacidad práctica? 4. ¿Está obteniendo una utilidad razonable sobre el capital total? En caso negativo esto puede deberse a: a) Un bajo volumen de ventas, el cual puede ser el resultado de la competencia, falta de esfuerzo de ventas, ineficiente esfuerzo de ventas, calidad de los artículos que se venden, descenso en los precios de venta, política torpe de precios e incapacidad para obtener una adecuada demanda. b) Elevado costo de los artículos vendidos, en comparación con los precios de venta, el cual puede ser el resultado de la capacidad de operación de la planta con relación al volumen de ventas; producción insuficiente, deficiente control en las materias primas, en la mano de obra y en los gastos de fabricación; ineficiencia en las compras o aumentos en los precios de los artículos comprados, no correspondidos por aumentos en los precios de venta; y la operación de departamentos que no producen utilidades. c) Elevados gastos de venta, de administración, de financiamiento y otros gastos generales; lo cual puede ser el resultado de operar extensiva en lugar de intensivamente; duplicación de actividades de venta y de administración; excesivos sueldos pagados a los empleados y funcionarios; exceso de inversión en objetos diferentes a los del negocio. d) Renovación exagerada de personal, lo cual significa un aumento de consideración en los costos en general, en virtud de que disminuye la eficiencia, se aumenta el desgaste del equipo, disminuye la atención a la clientela y el personal experimenta menor confianza en sí mismo. Con la reducción de la renovación de personal, la empresa se beneficia notablemente, puesto que además de corregir las deficiencias citadas, desarrolla las cualidades administrativas de los empleados, con lo que dispone de un medio valioso para obtener supervisores y ejecutivos.
Una de las medidas más eficaces para reducir la renovación de personal, es impartirle un apropiado adiestramiento y proporcionarle incentivos adecuados y equitativos a aquel que desee trabajar. El factor humano, por su influencia determinante sobre el monto de la utilidad de un negocio, es el factor interno más importante; y como el personal influye en los costos, el control y la reducción de éstos dependen de aquél, fundamentalmente de los supervisores y ejecutivos. 5. ¿Cuál ha sido la política de dividendos? 17
6. ¿Han estado garantizados los dividendos decretados hasta el presente con la posición del capital de trabajo, con las utilidades obtenidas, con las reservas de utilidades y con las condiciones futuras del negocio? 7. ¿Podrá continuar con la misma política de dividendos? 8. ¿Tiene exceso o falta de capital, en relación con los rendimientos de los activos adquiridos con los fondos provenientes de aportaciones y de la deuda consolidada? 9. ¿Cuál es la política de estimación y determinación de las utilidades, en relación con los renglones de activo? 10. ¿Qué política sigue, en relación con la depreciación, reparación y conservación del activo fijo?
IV. ENTORNO EXTERIOR 1. ¿Cómo la afecta la inflación? 2. ¿Se ve afectada adversamente por la depresión de los negocios? 3. ¿Cómo la afecta la presente legislación y el existente o proyectado control gubernamental? 4. ¿Cómo la afecta el actual régimen fiscal y cómo es posible que la afecte; de continuar, la tendencia que acusa las pasadas reformas al mismo? 5. ¿Cómo la afecta la actual legislación del trabajo y cómo es posible que la afecte, de continuar, la tendencia que acusan las reformas a la misma? 6. ¿Es afectada adversamente por los controles de precios? 7. ¿Están intensamente competidas las operaciones a que se dedica y existe la posibilidad de que la competencia continúe con la misma intensidad? 8. ¿Cómo la afecta la producción de sucedáneos de las mercancías o de los servicios con que trafica? Numerosas preguntas pueden formularse, con relación a las fases financiera y de operación de un negocio, tendientes a orientar la interpretación de sus estados financieros, para precisar su situación y desarrollo presentes y prever su futuro. Es muy importante conocer, cuando se dan soluciones financieras, las condiciones internas de la propia empresa. En este punto los contadores conocen mejor que nadie las técnicas relacionadas con el análisis financiero. Existe una gran cantidad de sistemas, fórmulas, proporciones, razones e índices para determinar cuáles son las fuerzas y debilidades de una empresa; cuáles son las condiciones de rendimiento, solidez y de capitalización; la proporción de pasivo, la rotación de inventarios y de las cuentas por cobrar. Lo anterior es un 18
análisis indispensable que bajo ninguna forma puede llegar a una solución sino está basada en la objetividad de un análisis de carácter contable. Finalmente, la solución financiera dependerá también de las condiciones externas del entorno micro y macroeconómico donde opera la empresa. Estas condiciones se estructuran en un ámbito ajeno a las propias internas: mercado de sus productos, mercado de capital, posiciones bancarias, tasas de interés, inflación, recesión, devaluación, política fiscal, etcétera.
19
CAPITULO
3 20
EL ANÁLISIS FACTORIAL DE LAS OPERACIONES EN LOS NEGOCIOS OBJETO DEL ANÁLISIS El análisis factorial es la distinción y separación de los factores que concurren en el resultado de las operaciones de un negocio hasta llegar al conocimiento particular de cada factor, con el objeto de determinar su contribución en el resultado de las operaciones realizadas. En el análisis factorial se concibe la operación de un negocio como el resultado de la combinación ponderada de 10 componentes, unos internos y otros externos a los que se les denomina "factores de operación". "Por la deficiencia o ausencia de un elemento necesario, aun cuando existan todos los otros, el suelo se considerará estéril si se trata de cultivos para cuya vida sea indispensable dicho elemento."1 1. Medio ambiente. 2. Dirección. 3. Productos y procesos. 4. Función financiera. 5. Facilidades de producción. 6. Mano de obra. 7. Materias primas. 8. Producción. 1
Justus von Leibig, químico y biólogo agrícola (1803-1873), Ley del mínimo. 17
9. Mercadotecnia. 10. Contabilidad y estadística. El fin del análisis factorial aplicado a los negocios, es cuantificar la contribución de cada factor en el resultado de las operaciones que aquéllos realicen es, por tanto, un medio de control. Los factores de operación en los negocios son internos y externos, y se dificulta su medición, sobre todo en aquéllos en que interviene el hombre, o bien el medio ambiente; pero así como previamente a la práctica de una auditoría, para evaluar la eficacia del "control interno contable", se hace una investigación mediante cuestionarios, así debe procederse para evaluar los factores de operación en el análisis factorial. El estudio debe ser completado mediante el uso de razones simples, comparando cuantitativamente los componentes de cada factor para evaluar su contribución en el resultado de las operaciones de los negocios.
CUESTIONARIO ILUSTRATIVO PARA EVALUAR LA EFICACIA DE LOS FACTORES DE OPERACIÓN 21
1. MEDIO AMBIENTE a) ¿Qué estudios se han llevado a cabo sobre las condiciones de comunicaciones en la región que se opera o desea operar? b) ¿Hacen insalubre la región las condiciones climatológicas? c) ¿Qué actitud existe de parte de las autoridades respecto a las actividades desarrolladas? d) ¿Qué actitud se observa respecto de la aceptación de los productos por parte de los consumidores?
2. DIRECCIÓN a) ¿Cuáles fueron las causas determinantes para seleccionar el tipo de actividad en que opera o desea operar? b) ¿Cuáles son las ventajas y desventajas más sobresalientes respecto a la situación de la empresa, teniendo en consideración su forma de constitución, estructura del capital propio y ajeno, el tipo de actividad proyectada o bien operaciones actuales, que influyan en la estructura financiera y organización de la empresa? c) ¿Cuáles son los objetivos de la empresa y, en su caso, en qué grado han sido alcanzados? d) ¿Cuáles son las ventajas comparativas con que cuenta la empresa?
3. PRODUCTOS Y PROCESOS a) Con respecto a la producción y/o compra para su venta de productos o servicios, ¿existen planes respecto a calidades, precios, volumen de producción y/o compras, empaque, etcétera, para presentarse al público consumidor? b) Respecto de la competencia, la aceptabilidad de los productos y servicios ¿es inferior o superior, y cuáles son las causas determinantes de tal situación? c) ¿Cuáles son las principales ventajas y desventajas con respecto a la técnica de producción y control de la misma y/o política de compras en su caso? d) ¿Cuál es la política para el mejor aprovechamiento de subproductos y desechos? e) ¿Cuáles son las reclamaciones que se han tenido con relación a los productos y/o servicios ofrecidos, por parte de los consumidores?
4. FUNCIÓN FINANCIERA 22
a) ¿Se hacen presupuestos para la totalidad de las operaciones de la empresa o bien para operaciones esporádicas? b) ¿Están dichos presupuestos integrados a la contabilidad? c) ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de recurrir a las fuentes de recursos propios o ajenos? d) ¿Es apropiada la utilización de los recursos en inmuebles, planta y equipo, materias
primas, inversión en clientes, etcétera? e) ¿Cuál es la información disponible respecto a la utilización y ¿efectividad de los
recursos?
5. FACILIDADES DE PRODUCCIÓN a) Respecto a la política de inversión en inmuebles, planta y equipo y su expansión ¿se
formulan planes presupuestarios? b) ¿Cuáles problemas se presentan respecto de comunicaciones, energía eléctrica o de vapor, que impidan el pleno desarrollo de las actividades? c) ¿Qué problemas impiden la plena utilización de la capacidad práctica de operación? d) Independientemente de las razones simples, que se utilizarán en el método respectivo,
las cuales miden cuantitativamente la proporcionalidad o bien el exceso de inversión en inmuebles, planta y equipo: se recomiendan las siguientes que pueden auxiliar en la evaluación de este factor de operación: Activo total Índices de la inversión = inmuebles, planta y equipo
Intensidad de la expansión = Incremento a inmuebles, planta y equipo Inmuebles, planta y equipo
Conservación de inmuebles planta y equipo = Reparación y conservación Inmuebles, planta y equipo
Estas razones simples, pueden complementarse con la utilización del método de análisis de reducción de los estados financieros a por cientos comparando, como en el capítulo respectivo queda indicado, los bienes de activo fijo sujetos a depreciación con sus respectivas reservas complementarias. 23
6. MANO DE OBRA a)
¿Hay obreros capacitados en la región en donde se desea operar o se opera?
b)
¿Cuál es la política de empleo, formación de personal, despidos, salarios y escalafón?
¿Cuáles son las principales causas por las que renuncian los técnicos, empleados u obreros? c)
d) ¿Existe reglamentación respecto a los accidentes de trabajo y seguridad general? e) ¿Independientemente de los servicios asistenciales a que debe sujetarse la
empresa por mandato expreso de las leyes, qué otras prestaciones se han creado? f) ¿Qué cursos de capacitación tecnológica se han establecido? g) ¿Plantea constantemente el sindicato problemas respecto a aumento de salarios u
otras prestaciones? h) ¿Son satisfactorias las relaciones entre patrones y trabajadores? i) ¿Existe cordialidad de trato entre los distintos trabajadores y empleados con los
técnicos, supervisores, gerentes, etcétera? Se recomiendan para lograr una medición en este factor las siguientes razones simples: Preponderancia de los tipos de trabajo = Numero de Obreros Número de empleados Rotación de mano de obra = trabajadores separados Promedio de Trabajadores ocupados Importancia de la mano de obra =
Mano de obra incurrida Costo de fabricación
7. MATERIAS PRIMAS a) ¿Son abundantes en la región que se opera o desea operar los artículos para venta
y/o materiales para su transformación? b) ¿Cuáles son los planes a establecer o establecidos en la política de compras? c) ¿Logra el control de las compras de artículos para su venta y/o materiales para su
transformación, un abastecimiento oportuno y adecuado a las necesidades de producción y venta? d) ¿Cuál es el método establecido o el que se proyecta establecer para controlar la
distribución del material comprado a los departamentos productivos y de venta? 24
e) ¿Qué método se ha establecido o proyecta establecer para lograr el control de
existencias? f) J) ¿Cuáles son los principales proveedores? g) ¿Se vigila en forma sistemática las publicaciones de nuevas empresas que puedan
surtir los artículos y/o materiales, objeto del negocio? h) ¿Cuál es la política establecida o la que se proyecta establecer respecto a los cambios
en los precios y aparición de materiales o artículos sustitutos? i) ¿Se hacen visitas a las plantas de los principales proveedores o a competidores de
éstos?
8. PRODUCCIÓN a) ¿Se utiliza el servicio de técnicos capacitados en la programación de los sistemas de fabricación? b) ¿Se está al día respecto de los avances tecnológicos relacionados con la actividad del negocio? c) ¿Dedica la empresa parte de sus ganancias a trabajos de investigación? d) ¿Qué métodos se utilizan o se proyecta utilizar para el control de volumen de producción y calidad de la misma? e) ¿Cuáles son las principales causas de desperdicios? f) ¿Se puede hacer una clasificación de costos fijos y variables? g) ¿Es satisfactoria la supervisión de las operaciones fabriles y de artículos terminados? h) ¿Se ha determinado la capacidad práctica de los inmuebles, planta y equipo?
9. MERCADOTECNIA a) ¿Se llevó a cabo una estimación de la capacidad que tiene el mercado (en la región donde se opera o desea operar), tendiente a determinar el poder de compra de la población? b) ¿Se presenta la estimación en números absolutos de unidades físicas, en volumen de pesos, o bien en términos de un por ciento del consumo total de una área determinada? c) ¿Sobre cuál de las siguientes bases se piensa hacer o se hace análisis de ventas: Sí
No 25
I. Por territorios
______
______
II. Por producto
______
______
III. Por cliente
______
______
IV. Por tamaño de pedido
______
______
d) En cuanto al control cuantitativo de las ventas ¿se incluyen los pronósticos, análisis de mercados y análisis de operaciones de venta? e) ¿Cuentan los ejecutivos de mercadotecnia con informes apropiados emanados de los registros de ventas, sobre: Sí
No
I. Ventas de los productos por territorios
______
______
II. Por vendedores
______
______
III. Por tipo de clientes
______
______
IV. Por clientes principales
______
______
f) ¿Cuál es la tendencia de los precios de venta? g) ¿Se ve afectada por la competencia la política de precios de venta? h) ¿Es eficaz la publicidad? i) ¿Se han hecho estudios sobre el costo de distribución de los productos?
10. CONTABILIDAD Y ESTADISTICA a) ¿Está la organización contable a cargo de un contador público con probada experiencia y capacidad? b) ¿Está a cargo de un especialista la formulación de registros estadísticos? c) ¿Cuáles son los principales reportes estadísticos que se hacen o proyectan hacer? d) ¿Responde la organización contable y los registros estadísticos en forma oportuna,
fehaciente y accesible a la finalidad de la información? e) ¿Se ha hecho coincidir la terminación del ejercicio social con el de su ciclo anual de operaciones?
EL ANÁLISIS FACTORIAL EN LOS NEGOCIOS (DIEZ FACTORES DE OPERACIÓN) 26
FACTORES DE OPERACIÓN
CONCEPTO
ELEMENTOS DEL FACTOR
OBJETIVO
ADECUACIÓN AL OBJETIVO PROPUESTO
1.- MEDIO AMBIENTE
Influencias que motivan y operan en forma externa sobre la empresa
Físico. De orden económico. Tendencia políticas y sociales
Informar en forma oportuna, fehaciente y accesible a la dirección de la empresa acerca de hechos y circunstancias externas que actúan y modifican su política y toma de decisiones.
La dirección de la empresa a través de estudios especializados, a logrado el conocimiento de la infraestructura económica, aspectos políticos y sociales en que apoyar la toma de decisiones en beneficio de su actividad futura.
2.- DIRECCIÓN
Elemento de la administración que impulsa inteligente la voluntad de cada miembro de la empresa, logrando correctamente de acciones y planes apropiados en el logro de los objetivos fijados (mediante la autoridad , coordinación y supervisión constante)
Autoridad. Coordinación. Supervisión.
Lograr el cumplimiento eficaz de los planes señalados (mediante la autoridad, la coordinación y la supervisión, de los diversos aspectos en el desarrollo de las operaciones de la empresa)
Se han fijado con claridad los limites del mando, determinando que debe hacerse, como debe hacerse y vigilando que se haga, en beneficio del conjunto que compone la empresa.
3.- PRODUCTOS Y PROCESO
Diseñar los productos y servicios que han de explotarse y establecer la técnica en el desarrollo de los distintos pues de producción que deban emplearse
Productos y servicios. Tecnología. Investigaciones
Escoger para su producción y explotación los artículos y servicios que independientemente de cubrir las necesidades del mercado, su rendimiento a la inversión sea la que se halla estimado suficiente, fijando al mismo tiempo la técnica adecuada en los procesos que permitan la reducción del desperdicio
La dirección de la empresa ha logrado la elaboración de productos y/o prestación de servicios que en la forma económica, satisfacen la demanda del mercado, y mediante investigaciones de técnicos especializados ha mejorado los productos y servicios reduciendo el desperdicio, con el que ha logrado un rendimiento adecuado a la inversión.
4.- FUNCIÓN FINANCIERA
Inteligente ponderación de las fuentes de recursos propios y ajenos utilizados en el negocio
Planeación financiera. Fuentes de financiamiento. Condiciones respecto de plazos y costos del capital ajeno.
Planeación de la función financiera determinando la inversión necesaria propia, sus rendimientos y las fuentes externas del financiamiento en las condiciones mas ventajosas respeto a su costo y utilidad para beneficio final del negocio
Se ha logrado determinar el monto de la inversión necesaria y mediante planes de financiamiento cuidadosamente previstos, se logra obtener recursos ajenos a plazos debidamente escalonados y a un costo económico y conscientemente se hace una adecuada utilización de los recursos obtenidos.
27
FACTORES DE OPERACIÓN
CONCEPTO
ELEMENTOS DEL FACTOR
OBJETIVO
ADECUACIÓN AL OBJETIVO PROPUESTO
5.- FACILIDADES DE PRODUCCIÓN
Inmuebles, planta y equipo
Inversión necesaria en bienes permanentes. Plan de reposiciones y de expansión.
Proveer al negocio los terrenos, edificios y demás maquinaria y equipo que constituyan una inversión que no exceda a los fines específicos de acuerdo con las necesidades previstas para el fin de sus operaciones.
Mediante planes inteligentes trazados, se ha determinado la cuantía de la inversión en inmuebles planta y equipo, su expansión y reposición que permita el cumplimiento que satisfaga las necesidades a los propósitos del negocio, sin caer en un exceso de la inversión.
6.- MANO DE OBRA
Técnicos, obreros y personal necesario para el funcionamiento de la actividad proyectada.
Idiosincrasia de la población en que se opere. Reclutamiento del personal. Nivel de salarios. Preparación escolar de la población. Relaciones industriales
Lograr el personal idóneo al tipo de labores a desarrollarse; implantar cursos de adiestramiento que permita lograr personas capacitadas para ejecutar con eficiencia las labores que se le asignen.
Se ha seleccionado al personal adecuado para desarrollar las distintas labores (es de sobra conocido el importante principio administrativo que enuncia que debe buscarse “el hombre adecuado para el puesto adecuado”), estableciendo cursos de capacitación para formar especialistas con los que se ha hecho rendir el esfuerzo humano en beneficio mutuo, conservando buenas relaciones industriales.
7.- MATERIAS PRIMAS
Productos o servicios para su venta y/o materias primas para su transformación
Ubicación más conveniente para el negocio. Programación de compras. Proveedores más adecuados. Control y manejo de las existencias. Relación de dependencia con las funciones de producción y ventas
Dotar a la empresa de los artículos, materias primas y servicios, a los mejores precios y calidades de forma oportuna, haciendo ecuación con las propias necesidades de venta o de consumo.
La empresa bajo estricto control de existencias y manejo de materiales compra oportunamente en calidades y precios adecuados mediante selección de las mejores cotizaciones todo lo que de acuerdo con las funciones de producción y ventas se hace necesario, sin llegar a acumulaciones súbitas precursoras de un exceso de inversión en inventarios.
8.CONTABILIDAD Y ESTADÍSTICA
Actividad encaminada a transformar las materias primas en artículos para su venta.
Sistemas de fabricación. Avances tecnológicos. Volumen de producción. Control de calidad pronósticos de venta. Patentes y marcas
Conjugar los inmuebles, plantas y equipo disponibles con la mano de obra y las necesidades de la funciones de compras y de ventas para proveer los artículos que deben de ir al consumidor y hacer los pedidos de materiales necesarios para no entorpecer la relación de dependencia de la función de producción con las funciones de compras y ventas.
Mediante métodos tecnológicos apropiados se ha logrado obtener una producción a los costos mas bajos posibles que permita la competencia controlando adecuadamente el volumen y la calidad de producción a las necesidades existentes.
9.MERCADOTECNIA
Estudios sobre la demanda de los productos y las posibilidades de ampliar el mercado ponderando la fuerza de la competencia y la implantación de la publicidad y medición de su efectividad en atención a las líneas de indiferencia del consumidor respecto de los productos o servicios ofrecidos.
Demanda presente del producto. Potencialidad de nuevos mercados. La publicidad y su efectividad. Control del costo de distribución. Pronósticos de venta.
Planear las mediadas adecuadas que hagan posible la colocación de los productos y servicios a un bajo costo de distribución, que permita obtener las utilidades adecuadas de la empresa y tender a la localización de mercados potenciales que hagan optima utilidad.
La realización de la ventas se lleva a cabo bajo estudios cuidados de mercadotecnia buscando ante todo la mínima erogación posible en la distribución, teniendo en consideración a la competencia y los gustos del consumidor, en cuanto a presentación y tipos de los productos, eliminando en lo posible ventas insuficientes o un exceso de las mismas.
10.CONTABILIDAD Y ESTADÍSTICA
Registro metódico de las operaciones de una empresa la representación grafica de los datos contables para estudiar su comportamiento en un lugar y tiempo determinado.
Organización contable. Informe y análisis. Representaciones estadísticas de los datos contenidos de la contabilidad.
Constituir una inagotable fuente de información oportuna, fehaciente y accesible en que apoyar futuras políticas y permitir mediante reportes estadísticos una descripción de los datos.
La planeación de la organización contable responde a las necesidades específicas del negocio, logrando un panorama general a través de los estados financieros que constituyen jugosos racimos de información permitiendo representaciones estadísticas, herramientas básicas para la toma de decisiones.
28
CAPITULO
4 29
ANÁLISIS NECESIDAD DEL ANÁLISIS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Los estados financieros son el resultado de conjugar los hechos registrados en contabilidad, convenciones contables y juicios personales. Se formulan con objeto de suministrar información a los interesados en un negocio, acerca de la situación y desarrollo financiero a que ha llegado el mismo, como consecuencia de las operaciones realizadas. Las convenciones contables se han desarrollado y aceptado en el seno de la profesión de contador; pero con frecuencia son desconocidas o incomprensibles para los profanos en la técnica contable. En estas circunstancias, resulta que los simples estados financieros por bien preparados y presentados que estén constituyen cuadros numéricos insuficientes para explicar, por ejemplo, el sentido de la situación financiera o de la productividad de una empresa, y por esta razón los hombres de negocios al recibir dichos estados normalmente hacen las siguientes preguntas: (1) ¿Cuál es la importancia y significado de las cifras? (2) ¿Qué hay que hacer en vista de ellas? A estas preguntas es difícil dar una respuesta satisfactoria única y exclusivamente por el examen superficial de los estados financieros. Los estados financieros y su examen superficial se utilizan como punto de partida para una investigación ulterior en virtud de que sólo proporcionan referencias acerca de hechos concernientes a un negocio. Para poder llevar acabo la investigación posterior se debe hacer patente la importancia y el significado de las cifras mediante la simplificación y la cuantificación de sus relaciones; o sea, analizar los estados financieros. El inicio de un análisis presupone, en el que lo efectúa, la posesión de ciertas ideas previas sobre lo que va a analizar y sobre la posibilidad y el método adecuado para efectuar el análisis.
IMPORTANCIA DEL ANÁLISIS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Contablemente la materia de los estados financieros comprende dos aspectos: construcción y análisis. La presente obra está dedicada al análisis; el cual es el aspecto de mayor interés general. En efecto, un número considerable de personas está interesado en el empleo de esos estados: (a) los administradores, quienes necesitan información adecuada, para guiar los destinos del negocio; (b) los banqueros, quienes necesitan contar con suficientes elementos de juicio, con objeto de estudiar a fondo las solicitudes de crédito; (c) los inversionistas, quienes fundamentalmente desean obtener información que les muestre si las empresas en las que tienen la intención de invertir han obtenido y probablemente continuarán obteniendo ganancias suficientes, que les garanticen el principal y los beneficios de los valores emitidos por tales empresas. 30
El mismo contador que construyó los estados financieros encontrará valioso el estudio de los mismos desde el punto de vista analítico, con objeto de percatarse de los puntos de vista de las personas que van a utilizar dichos estados y, de esta manera, dar a su trabajo no sólo la corrección técnica requerida, sino la máxima utilidad para facilitar la interpretación de la situación y desarrollo financiero, que en esos estados ha tratado de presentar. La importancia de las cifras se amplifica cuando se las emplea como un instrumento de orientación para la formulación de juicios, en virtud de que las conclusiones que se basan sobre datos correctos, recopilados e interpretados adecuadamente, permiten proceder con mayor seguridad que cuando no se tiene esa base. La forma de presentar y utilizar las cifras hace que se obtengan conclusiones correctas o incorrectas. Las conclusiones derivadas del análisis de los estados financieros no sólo se basan en la frialdad de las cifras; a menudo deben aplicarse razonamientos diferentes a los contables; normalmente las conclusiones a que se ha llegado no son las únicas posibles, y en ocasiones no son las más correctas que pueden derivarse de los datos disponibles. Es de importancia, como complemento de los resultados obtenidos del análisis de los estados financieros, el ejercicio cuidadoso del juicio, basado en el entrenamiento continuo; tener presente en la mente la posible incorrección de las conclusiones.
CONCEPTOS FILOSÓFICOS DE ANÁLISIS Los estados financieros muestran la situación y desarrollo financiero a que ha llegado una empresa como consecuencia de las operaciones realizadas. En virtud de que tales operaciones se realizan bajo la dirección de la administración, se concluye que los estados financieros son la expresión cuantitativa de los resultados obtenidos por la administración en su actuación. Es la habilidad y la visión del factor humano quien da curso y determina los resultados que se obtengan; tal habilidad y visión no son cualidades abstractas, sino que dejan sus huellas en la estructura de la empresa. Para hacer una medición adecuada de los resultados obtenidos por la administración y tener una base apropiada para emitir una opinión correcta acerca de las condiciones financieras de la empresa y sobre la eficiencia de su administración; así como para el descubrimiento de hechos económicos referentes a la misma, es necesario llevar a cabo el análisis de los estados financieros. En esa virtud, el análisis de los estados financieros es un instrumento más para que el factor humano pueda satisfacer su innato deseo de llegar a ser siempre más eficiente.
OBJETO DEL ANÁLISIS 31
En la época actual, la constitución y operación de los negocios no sólo se motiva por el propósito de obtener suficientes utilidades en beneficio de sus dueños, sino además para hacer frente a la responsabilidad social que guardan las empresas dentro del entorno donde operan. En esa virtud, todas las personas que en alguna forma están conectadas con una empresa -administradores, banqueros, inversionistas, trabajadores, fisco, etcétera-, tienen interés en su éxito, puesto que el fracaso de la empresa repercute desfavorablemente, en diverso grado, en sus economías y en el bienestar social; por tanto, para todos los tipos de analizadores el objetivo del análisis de los estados financieros es la obtención de suficientes elementos de juicio para apoyar las opiniones que se hayan formado con respecto a los detalles de la situación financiera y de la rentabilidad de la empresa. Abordar el problema del análisis de los estados financieros desde cualquier punto de vista diferente al citado será ilógico. Es fatal para una empresa el hecho de que sus directores se conformen con resultados que en su conjunto parecen satisfactorios y que miren con indiferencia gastos, por pequeños que sean, aquí y allá. Tal camino conduce al estancamiento, al desperdicio, a la ineficiencia progresiva y, finalmente, al desastre.3
El problema de las utilidades en los negocios es el punto de convergencia de todos los analizadores .4 Para llegar a ese punto es necesario hacer el análisis de los estados financieros. El costo del análisis es determinante en su amplitud, atendiendo a él no debe llevársele más allá de donde se necesite para reunir los suficientes elementos de juicio para deducir conclusiones importantes con relación a la rentabilidad de la empresa.
La suficiencia o insuficiencia de las utilidades es la conclusión medular del análisis de los estados financieros. Tal conclusión no puede obtenerse directamente, sino que previamente es necesaria la deducción de las conclusiones correspondientes al examen de los elementos de situación y de operación, los cuales servirán de premisas a la referida conclusión medular.
LA COMPARACIÓN EN EL ANÁLISIS Desde un punto de vista general, puede considerarse que el problema de la administración de una empresa radica en la obtención y empleo de información oportuna, fehaciente y accesible. En la obtención de información y en su empleo, se hace la aplicación de las dos operaciones fundamentales de la inteligencia: la síntesis y el análisis. Ambas tienen igual importancia, y descuidar una de ellas significaría falta de método. No hay disciplina del conocimiento en que no intervengan las dos operaciones. Sin el análisis y sin la síntesis no hay trabajo completo de la inteligencia ni desarrollo regular del pensamiento. 3
En los muros de ciertas villas alpinas, asentadas como nidos de águilas a la sombra de elevadas cumbres, puede leerse esta inscripción: Attente aux chutes de pierres. (Las piedrecitas menudas son muchas veces
32
precursoras de un derrumbamiento.) También los desprendimientos de tierra financieros tienen sus señales precursoras, y si el banquero no acierta a verlas y retirarse a tiempo, puede verse envuelto en complicaciones y acaso perder dinero. 4
En los tiempos modernos, y con razón, el mayor énfasis ha estado del lado del estado de resultados; asume mayor interés la actividad generadora de resultados. La actividad financiera por más largo que sea su plazo, es una actividad de entrada y salida. La otra, lo dice su nombre: actividad generadora de resultados. Y de una vez adelantándome, es a esta actividad, es a la capacidad de generar utilidades a la que tanto acreedores como inversionistas observan como el mejor, o quizá el único, predictor de flujo de efectivo futuro que, después de todo, es lo que importa: el efectivo para pago de los préstamos y sus intereses; el efectivo para devolución de las inversiones y sus dividendos. Resulta evidente y lógico que se juzgue a las empresas por su capacidad generadora de utilidades. "El Dilema de la Contabilidad y el Flujo de Efectivo." C.P. Ricardo Mora Montes. Contaduría Pública (agosto, 1978). Revista del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C.
La síntesis es el fin del conocimiento humano, es el fruto del progreso del espíritu, la expresión del esfuerzo oportunamente empleado en sus ejecuciones. Análisis significa: "Distinción y separación de las partes de un todo hasta llegar a conocer sus principios o elementos"; pero del análisis de los estados financieros haciendo únicamente el examen aislado de sus diversos elementos componentes no pueden esperarse conclusiones definitivas, con respecto a las causas que han producido los cambios entre los resultados del pasado y los actuales, y el efecto que tales cambios puedan tener en el futuro, sino que es necesario hacer comparaciones entre sus diversos elementos componentes y examinar su contenido para poder medir la magnitud relativa de los mismos. El analizador, desde cualquier punto de vista, está más interesado en el funcionamiento del negocio que en su situación. El análisis debe hacerse considerando que la empresa continuará en sus negocios, con el fin de entender el movimiento de la misma. Por eso es relevante el estudio comparativo de las cifras financieras durante un tiempo de consideración; los cambios operados en varios años en la situación financiera de un negocio son más significativos que el balance perteneciente a cada ejercicio; es limitado el significado de las utilidades de un negocio pertenecientes a un solo ejercicio, por la influencia de las circunstancias operantes durante el mismo. En consecuencia, sólo es factible emitir un juicio correcto sobre la capacidad de ganancias, por la comparación de los estados de resultados de varios ejercicios. Las circunstancias de la mayoría de los hechos pertenecientes a un negocio, que puedan ser asentados cuantitativamente, son mejor entendidas cuando, con las debidas precauciones, se las compara con las condiciones de los mismos hechos de negocios similares y con las de hechos que se han tomado como base de comparación. En conclusión, visto ampliamente el análisis de los estados financieros, es un estudio de las relaciones que existen entre los diversos elementos financieros de un negocio, manifestados por un conjunto de estados contables pertenecientes a un mismo ejercicio y de las tendencias de esos elementos, mostradas en una serie de estados financieros correspondientes a varios periodos sucesivos.5 33
5
En todos los intentos de comparación es axiomático que las cosas a comparar deben ser semejantes, tanto si la comparación es entre cifras de dos o más periodos contables, o entre cifras de empresas similares o entre cifras interrelacionadas del balance o de la cuenta de resultados. La comparación de cifras o grupos de cifras que no son propiamente comparables no solamente no conduce a nada, sino que además puede provocar desorientaciones peculiares hasta constituir un peligro.
LA CORRELACIÓN EN EL ANÁLISIS La disciplina del análisis de los estados financieros, para cumplir su cometido, necesita de la comparación de los diversos elementos, internos y externos, que han actuado en el pasado, existen en el presente y que se espera se proyecten hacia el futuro del negocio. Esos elementos forman parte de un todo, y después de haber sido reducidos a la misma base, cualquier comparación será correcta numéricamente, pero no lógica, como sucede con las comparaciones de ventas con los cargos diferidos; los costos de producción con el pasivo, y la producción con el activo total. Numéricamente tales comparaciones producen resultados correctos, pero no lógicos, puesto que entre los elementos comparados no existe relación de dependencia. La dependencia de los hechos es lo único que puede autorizar para inferir de la existencia de uno la existencia del otro; por consiguiente, toda la dificultad estriba en conocer esa dependencia. La continua, no así la esporádica coexistencia o sucesión de cosas, es un signo fehaciente de dependencia. Si hay dependencia entre los hechos que se comparan pueden preverse las modalidades de uno de ellos conociendo las correspondientes modalidades de los otros, en virtud de existir coyuntura entre dos o más hechos; al cambio en las modalidades de uno de ellos corresponderá determinada variación en las modalidades del otro o de los otros. Si las mudanzas sufridas en las modalidades de los elementos que se analizan son el mismo sentido, se dice que hay concomitancia entre las variaciones. Si, por el contrario, los movimientos son en sentido inverso, se dice que existe una relación contrapuesta. Muchas veces la simple comparación es suficiente para poner de manifiesto la relación fundamental que existe entre los elementos que se comparan; pero la apreciación del grado y naturaleza de tal relación no se puede obtener por la simple comparación sino que requiere el estudio de la correlación. Cuando se habla de correlación entre diversas variables, se refiere uno a la relación de dependencia existente entre ellas. Los cambios producidos en una variable pueden ser la causa o efecto directo de otras a su vez; los cambios en diversas variables pueden ser los efectos de una causa común; algunas de las causas y efectos pueden tener recíproca influencia; diversas causas independientes pueden estar operando sobre una misma variable y produciendo un solo efecto; pero debe existir alguna clase de relación de dependencia, si es que existe correlación. Existe relación de dependencia entre la población y el mercado; las ventas y la publicidad; los costos y la producción. Determinar con precisión cuál es la causa y cuál es el efecto puede ser difícil o imposible, pero el grado de correlación existente puede ser cuantificado y analizado, por el coeficiente de correlación. Entender, es conocer la correlación de las cosas. 34
NECESIDAD DE SIMPLIFICAR LAS CIFRAS El significado de las cifras y de sus relaciones es difícil de comprender a menos que conscientemente se haga un esfuerzo para simplificar su expresión. La simplificación debe tender a concentrar la atención, tanto en la magnitud de las cifras como en la magnitud de las relaciones existentes entre las cifras. Por tanto, siempre que se pretenda estudiar las cifras de los negocios, lo primero que debe hacerse es simplificar la expresión tanto de las cifras como del valor numérico representativo de las relaciones existentes entre las cifras, puesto que facilita y hace accesible el entendimiento de su significado real. En efecto, puede decirse que las ventas ascendieron a la suma de tres millones novecientos noventa y nueve mil trescientos veinticinco pesos con cincuenta y cinco centavos, cuando se acaba de pronunciar la cifra, la memoria de quienes escuchan habrá retenido la parte menos significativa "Cincuenta y cinco centavos", situación que no se provocaría si se dice "cuatro millones de pesos". Por lo antes expuesto, ha sido considerada como una de las principales reglas para el análisis de los estados financieros el simplificar las cifras mostradas en esos estados, y también de las relaciones existentes entre las cifras, para facilitar la comprensión del significado del contenido de los mismos y, en consecuencia, facilitar así, penetrar en su esencia y en su valor intrínseco. En resumen, la función de los métodos de análisis es hacer que el significado de las cifras y de sus relaciones sea aparente. CASOS DE SIMPLIFICACIÓN Tres son los casos de simplificación de la expresión de las cifras de los negocios: (1) de cifras individuales; (2) de una relación entre cifras; y (3) de un grupo de cifras. 1. La expresión de las cifras individuales se simplifica ajustándola a "números redondos": así el número 27,328.42, puede ajustarse a 27,328 unidades, 2733 decenas, 273 centenas y finalmente 27 millares. 2. Cuando se trata de una relación entre las cifras, la simplificación de la expresión puede hacerse por medio de la representación gráfica o por el empleo de por cientos procurando, en el primer caso, que la construcción de la gráfica sea clara y pueda interpretarse con toda facilidad. En el caso de emplear por cientos, debe procurarse que el por ciento que represente a la relación contenga el menor número posible de guarismos, por lo general, sólo los números enteros; en virtud de que si el por ciento se expresa con un número considerable de guarismos, es probable que sea más sencillo captar la cifra original de la relación que el por ciento que la representa, por lo cual, se anulen los fines de la simplificación. Así, si se desea expresar en forma de por ciento la relación que existe entre $24,875.55 con $100,000.00, es preferible expresar dicha relación por 25% y no por 24.87555%; por ser más fácil la retención de la primera forma que de la segunda y porque el valor de la relación no se modifica con la aproximación.
35
3. La simplificación de la expresión de un grupo de cifras se obtiene por el cálculo de un promedio, procurando elegir la clase de promedio más conveniente para el caso específico, de las estudiadas por el método estadístico.
NECESIDAD DE DATOS EXTERNOS Las empresas no pueden considerarse como organismos independientes; por tanto, es ilógico pretender que sólo el análisis de los datos internos es suficiente para forjar opiniones adecuadas sobre la situación financiera y rentabilidad de un negocio. Para esto es necesario complementar el análisis de la información relativa a las condiciones que prevalecen dentro del negocio, y sobre las cuales la administración tiene control, con el análisis de la información de las condiciones que prevalecen fuera del negocio, y sobre las cuales la administración, ordinariamente, no tiene ningún gobierno. Cuanto mayor sea el entendimiento de las condiciones internas y externas, tanto mayor será la claridad y precisión de los juicios, acerca de la situación financiera y rentabilidad de las empresas. Las condiciones externas, de importancia preponderante, y con influencia decisiva sobre los negocios son: (1) características etnográficas y poder de compra de la población; (2) condiciones del mercado en general, y en particular de la rama industrial a que pertenece la empresa; (3) circulación monetaria; (4) fluctuación del poder adquisitivo de la moneda; (5) ciclo de los negocios; (6) localización de la empresa con respecto a las fuentes de abastecimiento de materias primas y mano de obra; (7) características de los transportes; (8) problemas técnicos industriales; (9) condiciones políticas, leyes mercantiles y tributarias en vigor. La influencia e importancia de cada una de estas variables se expondrá al tratar concretamente los análisis de cada una de las deficiencias financieras y de operación más frecuentes en los negocios. El análisis interno se hace para fines administrativos; y el analizador está en contacto íntimo con la empresa; tiene acceso a los libros de contabilidad y en general todas las fuentes de información del negocio están a su disposición. En el análisis externo el analizador no tiene contacto directo con la empresa, y los únicos datos de que dispone es la información que la empresa haya juzgado pertinente proporcionar. El análisis hecho por banqueros y posibles inversionistas es un ejemplo típico de análisis externo. Debido a que el analizador interno está mejor informado que el externo, por conocer las peculiaridades del negocio, por lo general, los resultados de sus trabajos son más satisfactorios. A medida que transcurra el tiempo y los hombres de negocios se compenetren de la importancia que tiene disponer de información adecuada, como base de sus decisiones, se hará más difícil precisar la línea divisoria entre el análisis interno y el análisis externo. Es tendencia de los banqueros e 36
inversionistas para fundar sus determinaciones, solicitar de los negocios y de fuentes externas a los mismos una copiosa información, la cual por su volumen podría servir para un análisis interno.
LA CONTABILIDAD Y LA ESTADÍSTICA
La función de la contabilidad es servir como fuente de información a los distintos interesados en un negocio. En general, la contabilidad llena su función si los estados financieros que de ella se obtengan muestran razonablemente la situación financiera y el poder productivo de utilidades, y puntualiza la responsabilidad de la actuación del factor humano de la empresa. No es propio, aunque si posible, pretender dar a la contabilidad el carácter de exactitud matemática, por lo que debe procurarse que haya flexibilidad en el manejo de la información adicional, y que la perteneciente al análisis de los estados financieros se trate desde el punto de vista de la estadística y no de la contabilidad. A mayor abundamiento, los registros de contabilidad suministran el material del cual se derivan diversos estudios estadísticos. El método estadístico, exclusivo antes de otras ciencias, tiene actualmente una muy vasta aplicación en la técnica del análisis de los estados financieros, por lo tanto, es necesario que el personal encargado de la contabilidad esté familiarizado en el método estadístico. Como los problemas de los negocios no son enteramente cuestiones de relaciones internas, sino que es necesario que los hechos y acontecimientos ocurridos fuera de la empresa sean adecuadamente reconocidos y considerados, cuando puedan ayudar a resolver un problema concreto, las estadísticas internas complementarse con estadísticas externas de las condiciones generales de los negocios, de población y su poder de compra, y de los demás elementos externos antes citados. Por lo tanto, como base para la solución de los problemas en los negocios, se requiere tanto información interna como externa; las dos tienen igual importancia: descuidar una de ellas significa falta de método.
PRESENTACIÓN DE RESULTADOS El análisis de los estados financieros requiere tiempo, esfuerzo y dinero; pero a menudo los resultados que se obtienen, a pesar de reconocer su valor, se desechan totalmente, debido a que no han sido presentados adecuadamente. En algunas ocasiones la presentación es muy extensa y en otras muy corta, o bien la presentación es demasiado técnica, incompleta en su arreglo o simplemente oscura. Es necesario, al hacer la presentación de los resultados del análisis, establecer la relación entre el informe y el informado; es decir, el analizador debe percatarse de la capacidad y circunstancias de las personas que concretamente sabe van a utilizar su informe, ya que no sería posible preparar un informe que deje satisfechas las demandas de todas las personas conectadas con el negocio, debido a que sus intereses y capacidades son diferentes y, posiblemente, si se pretendiera hacer un informe que dejase satisfechos a todos los interesados, se llegaría a la conclusión de que no se dejó satisfecho a ninguno de ellos. En consecuencia, el analizador debe hacer una práctica normal: preparar para caso específico un informe concreto. 37
No se exagera al afirmar que gran parte de los efectos de un informe dependen de su presentación, debido a que con frecuencia se juzga más sobre la apariencia de un informe que sobre los méritos de la investigación.
El analizador se los estados financieros al presentar los resultados de su investigación, además de la corrección de los datos, de be procurarse hacer una adecuada presentación, de tal manera que capte la atención del lector, con lo cual habrá logrado satisfacer el requisito de forma: hacer una interesante y conveniente presentación. En este respecto no debe excederse hasta el grado de olvidar la corrección del contenido del informe o hacer presentaciones espectaculares que puedan conducir a la comisión de errores. Sucintamente la presentación adecuada de los resultados del análisis requiere que el informe sea: Completo: Deben hacerse constar tanto los datos favorables como los desfavorables. Ambos interesan al hombre de negocios, quien debe cerciorarse de que la información suministrada se refiere a ambas fases del negocio, antes de tratar de derivar conclusiones y tomar decisiones. Lógicamente desarrollado. Si el método seguido en el análisis fue el científico, el trabajo debe estar dividido en etapas perfectamente definidas, cada etapa permitiendo el abordamiento de la siguiente en forma natural y lógica. El problema y la base vienen primero, las conclusiones después. Claro y preciso. Debe evitarse la plétora verbalista, para eliminar lo superfluo. Los hechos deben ser asentados concisamente. Las conclusiones y las recomendaciones deben ser accesibles y justas, de tal manera que dejen ver su fondo desde el primer momento. Sólo debe proponerse resoluciones viables para un mismo problema, para no confundir a la administración. Concreto. Esto significa que no debe contener material extraño al problema en cuestión, y que tal material debe referirse siempre a casos determinados y específicos del negocio. Debe evitarse abstracciones y generalizaciones de las cuales los hombres de negocios desconfían, porque están acostumbrados a aceptar sólo conclusiones en las que aprecian la existencia inmediata y directa de una relación con su negocio. El estudio analítico de los estados financieros de una empresa tiene un costo y, por tanto, siempre que sea posible, deberá cuantificarse el probable beneficio en que se traducirá el análisis. Este es el mejor argumento para demostrar la importancia de una recomendación propuesta, debido a que los hombres de negocios generalmente son atraídos por cualquier referencia que se haga con respecto al incremento de las utilidades, por ser ésta la esencia del negocio, es encontrar el costo marginal de cada operación, estar seguro de la erogación producirá un beneficio. Oportuno. La utilidad de un informe depende de la oportunidad con que se proporcionen los resultados. En esta manera es indispensable que la información sea siempre oportuna, y en especial la perteneciente a las deficiencias, porque en otra forma la presentación de cifras extemporáneas en lugar de auxiliar probablemente origine una situación falsa para las apreciaciones inmediatas que sirven de orientación para tomar una dedición. Las decisiones de los negocios pueden afectar periodos largos y periodos cortos. De las primeras, la ampliación de una planta industrial financiándola mediante una emisión de obligaciones o un aumento al capital social; y de las segundas, otorgar o no créditos a determinada persona y la promoción de ventas. Para estas últimas 38
dediciones la información debe ser oportuna en concordia con el periodo a que van a afectar. ¿De qué serviría recibir la información cuando ha pasado el periodo que va a afectar una decisión?
“Vale más prevenir que lamentar”, dice un refrán. De ahí que es más provechoso tratar de prever las desviaciones futuras, aunque sea con inexactitud, con objeto de señalar las acciones que las rectifiquen y evitar así daños para la empresa, que perder el tiempo oportuno en señalar exactamente las desviaciones pasadas con un fin exclusivamente “de lujo estadístico”.Es preferible pocas cifras bien seleccionadas e interpretadas correctamente, que una abundancia ininteligible de cifras.
39
CAPITULO
5 40
MÉTODOS DE ANÁLISIS VALOR DE LOS MÉTODOS DE ANÁLISIS La comparación-base y antecedente del ejercicio de la razón discursiva es un procedimiento de aplicación general embebido en la técnica del análisis de los estados financieros. Para efectuar la comparación de las cifras de los negocios, esta disciplina pocas veces exige el uso de instrumentos de análisis complicados; los más simples satisfacen las necesidades utilitarias de los negocios. Los analizadores de valores fueron los primeros en explorar y emplear la técnica del análisis de los estados financieros. En los Estados Unidos de Norteamérica, en 1900, se publica un libro que contiene la aplicación de está técnica al análisis de los valores de ferrocarriles. Alexander Wall publica en el boletín perteneciente a Marzo de 1919 de la “Federal Reserve”, un artículo concerniente a las posibilidades de emplear el análisis de estados financieros para fines de crédito. En México, en Octubre de 1925, el Lic. Y C. P. Sealtiel Alatriste explora sobre la materia en general en su trabajo titulado Análisis e Interpretación de los Estados Financieros. Esta técnica, por su aspecto numérico y la forma simplista de presentar los resultados, son frecuencia se la considera como una fórmula infalible para establecer juicios generales sobre política financiera, política administrativa en general, valores, crédito, etcétera, pero si la experiencia es desfavorable se la abandona y considera como una disciplina académica sin utilidad práctica. El fin del análisis de los estados financieros es simplificar las cifras financieras para facilitar la interpretación de su significado y el de sus relaciones. Su empleo en forma apropiada, con juicio y precaución, en combinación con la información de otras fuentes sobre los negocios, hace posible el mejoramiento de las predicciones y norma la política administrativa sobre bases, técnicas y con conocimiento de causa; ayuda a establecer juicios útiles sobre los mismos para fines de auditoría, fiscales, de crédito, compra de valores, etcétera. “Método”6 viene de las radicales griegas: “meta”, y hacia “odos”, camino. Camino a seguir hacia la obtención del conocimiento como fin. Los métodos de análisis son un medio y no un fin, son simplemente caminos para medir y comparar hechos. Pueden proporcionar indicios, provocar insinuaciones y sugerencias; poner de manifiesto hechos y tendencias que de otra manera quedarían ocultos. Los hechos, medios, ponderados y comparados con otros hechos, constituyen la base de los juicios comerciales. 6
La palabra método significa “seguir un camino” o “Camino que lleva a algún sitio”. Para la filosofía método es persecución, es decir, investigación “pero con un plan prefijado y con una reglas determinadas”. Herman Heller. Teoría del Estado. Fondo de Cultura Económica. México, p. 23. en el Análisis de los Estados Financieros, el método es un camino hacia el conocimiento financiero. Para desentrañar el complejo contenido de los Estados Financieros, es necesario el empleo de varios caminos que precisen el objeto de conocimiento que son los hechos financieros y las relaciones entre los mismos. Conocer las relaciones existentes constituye un conocimiento útil para una dirección eficiente.
41
Los métodos de análisis pueden ser empleados en la dirección de un negocio para ampliar el conocimiento que la administración debe tener del mismo, con el fin de hacer más eficaz el control de las operaciones. Los métodos de análisis no son instrumentos que puedan sustituir al pensamiento ni a la experiencia acumulada, porque ésta es la que afina métodos. Sin embargo, por efecto que sea un método no puede ocupar el lugar del juicio. El método es un auxiliar, no un sustituto de las cualidades humanas sobre las cuales descansa la corrección y profundidad de la interpretación de las cifras. Ningún método de análisis puede dar respuesta definitiva, más bien sugiere preguntas que están gobernadas por el criterio, que sirven de guía a la interpretación de las cifras. La interpretación no puede hacerse con exactitud matemática; debe ser inquisitiva, sugerente y apreciativa, más bien que exacta y precisa- Los métodos de análisis, como instrumento de trabajo, exigen inteligente uso de la interpretación de los resultados que se obtengan de su aplicación. El valor de los métodos de análisis radica en la información que suministren para ayudar a hacer correctas y definidas decisiones, que no se hacen sin aquélla; en su estímulo para provocar preguntas referentes a los diversos aspectos de los negocios, así como de la orientación hacia la determinación de las causas o de la relación de dependencia de los hechos y tendencias.
INTERPRETACIÓN DE LAS CIFRAS La meta del estudio de las cifras de los negocios es la determinación de las causas de hechos y tendencias del pasado y del presente; de preferencia lo referente a los hechos y tendencias perjudiciales a la empresa, con objeto de poder derivar explicaciones relativas a la actuación de tales causas en la marcha del negocio, a fin de eliminar las de efectos desfavorables y fomentar aquellas que los tengan favorables. Por tanto, los primeros pasos para eliminar las deficiencias y promover las posibilidades que puedan advertirse, consisten en el análisis e interpretación de las causas que hayan dado origen a tales deficiencias. Sin la interpretación, el conocimiento que se tenga de las deficiencias será meramente exterior y descriptivo; se llegará a decir que las cosas son así; mas no, porque son así. Es necesario que las decisiones que tomen los interesados en un negocio, en especial los administradores, se funden en una apropiada interpretación que se haya llevado hasta estos límites, y no en la expresión sintomática de los problemas de los negocios; ya que este último caso se aplicarían paliativos, y éstos harán menos molesto un mal pero no detendrán su evolución. La interpretación inteligente depende del estudio de las causas fundamentales del desequilibrio y de la oportunidad de la determinación y explicación de la razón de ser de su existencia. Juicio, experiencia y conocimiento del negocio en particular, son las cualidades indispensables que debe reunir el analizador para poder hacer una correcta interpretación de la cifras, debido a que la interpretación es la base en la cual se funda la adopción de los planes que se estimen convenientes para cimentar la política futura de un negocio.
42
BASE DEL ANÁLISIS
Antes de desarrollar el proceso analítico es indispensable cerciorarse de la corrección de la forma y el contenido de los estados financieros. Cinco son los requisitos básicos de la corrección:
1. Los estados financieros han sido preparados conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados.7 Sólo así es correcta y por lo mismo útil la comparación entre estados financieros de diversos negocios; 2. Que dichos principios se aplicaron sobre bases uniformes a las de ejercicios anteriores. La falta de uniformidad en la aplicación de los principios de contabilidad anula la utilidad de los estados financieros para fines comparativos y reduce la posibilidad de interpretarlos. El contado público tendrá que comprobar que la administración de la compañía aplicó consistentemente principios de contabilidad generalmente aceptados en la preparación de los estados financieros, a pesar de no mencionarlo expresamente en el dictamen, para cumplir con las normas de auditoría. La consistencia en aplicación de principios de contabilidad tiene por objeto cubrir el aspecto informativo de las comparabilidad de las cifras en los estados financieros que acompañan al dictamen del contador público. Como sucede con cualquier otro asunto relativo a la adecuada revelación dentro de los estados financieros, si el contador público no hace mención alguna expresa, se infiere que los principios de contabilidad fueron aplicados Consistentemente;8 3. La opinión del auditor no contiene salvedades. En su caso, las salvedades y sus efectos sobre los estados financieros están expresadas con claridad y precisión; 4. Se dispone de notas aclaratorias a los estados financieros, si las hay; y 5. Los hechos posteriores a la fecha del balance y hasta la fecha de la opinión del auditor fueron examinados y están descritos con claridad y precisión. Es trascendental la influencia de estos hechos en la interpretación de los estados financieros: emisión de obligaciones, aumento o reducción de capital, fusión, siniestros, cambio de administración, huelga, cambios en el contrato colectivo de trabajo, en las concesiones, en los impuestos y en el seguro social, constituyen buenos ejemplos de tales hechos.9
43
BALANCE GENERAL Y ESTADO DE RESULTADOS
En la presente obra se han tratado de exponer los lineamientos generales de los métodos de análisis de los estados financieros; sin embargo, para su desarrollo se eligieron el balance general y el estado de resultados, por constituir la información básica para las diversas partes interesadas en una empresa. 7
Se recomienda consultar, con extraordinario provecho, los Boletines de Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. 8
Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. Normas y procedimientos de Auditoría, Boletín H-01, 1991.
9
Ibidem, Boletín, 5230,1994.
RAZÓN DEL MÉTODO El objetivo del análisis de los estados financieros es auxiliar a las diversas partes interesadas en una empresa, en el conocimiento correcto de la situación o desenvolvimiento de un elemento. En una empresa existen múltiples elementos favorables y desfavorables; pero de ellos, los que en primer término les importa conocer a las partes interesadas en ella para juzgar de su buen éxito o encauzarla hacia él, son los elementos desfavorables, porque de su existencia e intensidad depende el fracaso del negocio, así como los daños y perjuicios que las repercusiones de tal fracaso causen en su patrimonio. La materia objeto de los siguientes capítulos se basa en la anterior consideración; pero por razones de orden, de tales elementos desfavorables, se expondrán en primer lugar los referentes a las situación financiera, la cual expresa el balance, y en segundo lugar los referentes a su rentabilidad, la cual expresa el estado de pérdidas y ganancias.10 1. Elementos desfavorables de situación financiera: a) b) c) d)
Exceso de inversión en saldos de clientes. Exceso de inversión en inventarios. Exceso de inversión en activo fijo. Capital insuficiente.
2. Elementos desfavorables de operación: a) b) c) d)
Ventas insuficientes Excesivo costo de ventas. Excesivo costo de distribución Inadecuada distribución de utilidades.
44
MÉTODOS DE ANÁLISIS Las funciones mecánicas o propósitos primarios de los métodos de análisis de los estados financieros son: (1) simplificar las cifras y sus relaciones; y (2) hacer factible las comparaciones. Simplificar las cifras y sus relaciones es el primer paso que debe darse para facilitar la comprensión de su importancia y significado. La simplificación cambia la forma de expresión de las cifras y de sus relaciones, pero no su valor. 10
Sin el análisis del Estado de pérdidas y Ganancias so se debería dar una opinión sobre la situación financiera de una empresa. Un hombre puede verse en apariencia, en una fecha cualquiera; y sin embargo ir camino a la tumba, por una afección incurable que meses atrás ha comenzado a mermar su peso y defensas. Y éste es el caso de empresas que, teniendo un balance satisfactorio, sus resultados negativos concluirán con ellas. Cuántas veces es preferible un negocio cuyo balance, en su parte estática acusa debilidad, pero que en su dinámica revisada al amparo del detalle que ofrece el Estado de Pérdidas y Ganancias, enseña gran potencialidad C.P. Alejandro Hernández de la Portilla. Interpretación de los Estados Financieros desde el punto de vista de las Instituciones de Crédito. III Parte y Última.
Dos son las clases de comparaciones: (1) comparaciones verticales; y (2) comparaciones horizontales. Son comparaciones verticales las que se hacen entre el conjunto de estados financieros pertenecientes a un mismo periodo; y son comparaciones horizontales las que se hacen entre los estados financieros pertenecientes a varios periodos. En las comparaciones verticales el factor tiempo se considera incidentalmente y sólo como un elemento de juicio, debido a que en las comparaciones verticales se trata de obtener la magnitud de las cifras y de sus relaciones. En las comparaciones horizontales la consideración y debida ponderación del tiempo tiene capital importancia, porque el tiempo es la condición de losa cambios; y como son las comparaciones históricas lo que se desea mostrar son los cambios, y éstos se efectúan progresivamente en el transcurso del tiempo, habrá necesidad de referirlos a fechas. La simplificación y la comparación de las cifras y de sus relaciones se hace mediante la aplicación de los métodos estadísticos; pero de estos métodos, generalmente se emplean las más simples, por satisfacer las necesidades utilitarias de los negocios. La enumeración que se hace es enunciativa y no limitativa, de los métodos de análisis que con frecuencia se emplean para el estudio de los estados financieros; pero no son todos los que se utilizan para el examen de las cifras de los negocios: 1. Métodos de análisis vertical:
a) Método de reducción de estados financieros a por cientos. b) Método de razones simples. c) Método de razones estándar.
2. Métodos de análisis horizontal: 45
a) Método de aumentos y disminuciones. b) Método de tendencias c) Método de control del presupuesto.
46
CAPITULO
6 47
MÉTODO DE REDUCCIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS A POR CIENTOS BASES DEL MÉTODO Uno de los métodos de análisis que con mayor frecuencia se emplea en las empresas para analizar las cifras y las relaciones existentes entre éstas, consiste en reducir a por cientos las cantidades contenidas en los estados financieros. Las bases de este método de análisis son dos: (1) el axioma matemático: el todo es igual a la reunión de sus partes; y (2) la consideración de una cantidad, por ejemplo, el total de ventas netas, ejercicio tras ejercicio, como igual al 100 %. La segunda base estimula a suponer que el importe de esta cantidad es constante, lo cual es erróneo y contradictorio a la realidad, puesto que periodo a periodo es diferente la cifra del concepto que se equipare al 100 %.
ILUSTRACIÓN DEL MÉTODO El proceso aritmético que debe seguirse para la reducción de estados financieros a por cientos, consiste en dividir cada una de las partes del todo entre el mismo todo, y el cociente se multiplica por cien. Si las ventas netas de la sociedad “X”, en el ejercicio de 19X1 ascendieron a $900,000 y los gastos de venta a $ 90,000; las ventas netas se consideran como el 100 % y los gastos de venta representan el 10 % de ésas. Para mejor ilustración, a continuación se insertan , expresados en valores y en por cientos, los estados de resultados pertenecientes a los ejercicios 19X1 y 19X2.
48
COMPAÑÍA COMERCIAL “X”, S. A. Estados de resultados de los ejercicios terminados El 31 de diciembre de 19X1 y de 19X2 Ejercicio de 19X1
CONCEPTOS
Ejercicio de 19X2
Por Valores
Por
Ciento
Valores
Ciento
$ 371,000
100
$ 295,000
100
259,250
70
209,250
71
Utilidad bruta
$ 111,000
30
$ 85,750
29
Gastos de venta
$
Ventas netas Costo de lo vendido
26,500
7
18,000 $
$
Gastos de Admón. Costo de distribución
$
22,500
7
5
17,000
6
44,500
12
$ 39,500
13
67,250
18
$ 46,250
16
Utilidad antes De impuestos y PTU
Cuando se aplica este método de análisis al balance deben asimilarse a recuenta de origen las reservas complementarias de activo: reserva para depreciación, reserva para cuentas dudosas de cobro, etcétera, reduciendo a por cientos únicamente los respectivos valores netos de activo y compararse por separado la reserva con el valor de activo a que complemente, por que el dato de mayor interés es la relación que guarda cada reserva con su respectiva partida de activo, en virtud de la función propia de dichas reservas.
49
CIA. MANUFACTURERA “EL TRÉBOL”, S.A. Balance general al 31 de diciembre de 19X1
Valores
Por Ciento
ACTIVO
Circulante: Existencia en efectivo
$
25,000
5
191,000
40
84,000
18
$ 300,000
63
$ 40,000
8
36,000
7
101,000
21
$ 177,000
36
Clientes (neto) Inventarios
Inmuebles, planta y equipo: Terrenos Edificios (neto) Maquinaria y equipo (neto)
Cargos diferidos Gastos de organización (neto)
$
3,500
1
$ 480,500
100
PASIVO Circulante: Cuentas por pagar
$
77,000
16
$
50,000
10
Deuda consolidada: Obligaciones en circulación
50
$ 127,000
26
$ 300,000
63
53,500
11
$ 353,500
74
$ 480,000
100
CAPITAL Capital social Superávit
RELACIÓN DE LAS RESERVAS COMPLEMENTARIAS CON SU ACTIVO RESPECTIVO
Importe de las reservas
Valor original
Valores
del activo
Por ciento sobre activo
Clientes
$ 196,000
$ 5,000
3
Edificios
60,000
24,000
40
140,000
39,000
28
Maquinaria y equipo
FUNCIÓN DEL MÉTODO 51
Antes de llegar a conclusiones finales se necesita disponer de suficiente información adicional, porque este método de análisis de los estados financieros tiene el carácter de explorativo, y como todos los demás métodos de análisis sirve como medio y no como fin, debiendo considerarse los resultados obtenidos mediante su empleo como el punto de partida de análisis posteriores.
EMPLEO CORRECTO DEL MÉTODO Este método se emplea con propiedad cuando se desea calcular la magnitud relativa de cada una de las partes de un todo con relación al mismo todo; para mostrar su distribución y facilitar las comparaciones de los estados financieros de una empresa con los mismos estados financieros de empresas similares, con objeto de formarse un juicio de la situación de la empresa con relación a las empresas similares. También puede hacerse correctamente cuando se hagan comparaciones con medidas básicas que con anterioridad se hayan fijado como bases de comparación, como por ejemplo los presupuestos. Estas comparaciones pondrán de manifiesto las diferencias entre la meta presupuesta y la meta a que realmente se llegue, con el fin de que posteriormente se hagan las investigaciones que procedan tendientes a localizar las causas que originaron tales diferencias. Así por ejemplo, si al formular el presupuesto de operación se llegó a la conclusión de que el costo de lo vendido no debe excederse de 60 % de las ventas netas, y al concluir el ejercicio ascendió a 75 %, esto significa que hay una diferencia en exceso del 15 % entre los costos presupuestados y los reales, cuya causa debe precisarse con el fin de proceder en consecuencia.
EMPLEO INCORRECTO DEL MÉTODO Como este método se ha elaborado para practicar el análisis vertical de las cifras, es incorrecto utilizarlo para hacer el análisis horizontal. Como medida preventiva de las comparaciones históricas se debe evitar presentar los estados financieros reducidos o por cientos uno a continuación del otro, como intencionalmente se ha hecho en la ilustración, en virtud de que ello induce a hacer comparaciones históricas, y por tanto, a deducir conclusiones equívocas. En efecto, si una persona no acostumbrada a trabajar con cifras compara los costos de distribución de 19X1, que ascendieron a $ 44,500 y que representan el 12 % de las ventas netas del mismo ejercicio, con los costos de distribución 19X2, importan $39,500 y que representan el 13 % de las ventas del mismo ejercicio es probable que llegue a la conclusión que los costos de distribución de 19X2 fueron superiores en 1% a los de 19X1. La comisión de esta equivocación es lógica, puesto que la persona no entrenada en el manejo de cifras, para no hacer la comparación en la forma citada, necesita conocer las bases de este método de análisis, su alcance y limitación; y tener presente que al comparar las cifras necesita reducirlas a una base común. Ambas consideraciones son contradictorias a las realidad porque, con frecuencia, las personas encargadas de interpretar los estados financieros no conocen las bases técnicas de los métodos de análisis ni tampoco investigan si las cifras han sido reducidas a una base común; porque justificadamente consideran que el analizador de los estados financieros ha aplicado la técnica adecuada y, por tanto, su trabajo principia en la interpretación de los resultados del análisis.
52
Es menor la importancia de las observaciones anteriores, si quien hace la interpretación de los resultados del análisis es el analizador; no así cuando quien hace la interpretación no está entrenado en el manejo de las cifras. Deben tenerse cuidado de no presentar los estados financieros o cifras reducidas a por cientos de cualquier manera que pueda inducir a su comparación horizontal. La situación descrita se agrava cuando sólo se muestran los cientos ignorando las cantidades originales.
CONCLUSIÓN Se utiliza con propiedad este método de análisis vertical de los estados financieros para precisar la magnitud proporcional de cada una de las partes de un todo con relación al mismo, y para hacer comparaciones con medidas básicas; pero es impropio su empleo en las comparaciones horizontales, por el destino mismo del método: comparar sólo elementos atemporales.
53
CAPITULO
7 54
COMPARACIONES EQUIVOCAS
El juicio correcto de la estructura financiera y rentabilidad de una empresa se adquiere por el estudio de sus estados financieros, el cual no debe limitarse al examen aislado de cada uno de los elementos constitutivos de dichos estados sino hacerse en forma comparativa, para relacionar entre sí los diversos conceptos integrantes de los estados financieros, comparaciones que en ocasiones son equívocas.
Las comparaciones equívocas, que con mayor frecuencia se hacen las cuales por su importancia y efectos en la interpretación de los estados financieros merecen comentarse, son las siguientes:
CAPITAL NETO DE TRABAJO
Como indicador de la capacidad de pago y la solvencia de las empresas, ordinariamente se recurre al estudio del capital neto de trabajo: diferencia entre el activo circulante y el pasivo circulante. Se arguye que la capacidad de pago y la solvencia de una empresa dependen de la cuantía de tal capital.
Como ilustración, considérese las empresas “A” y “B”. De la empresa “A”, su capital de trabajo es de $ 180,000 y de la empresa “B” es de $ 60,000.
Si efectivamente la capacidad de pago y la solvencia de una empresa dependerán del importe de su capital neto de trabajo, resulta que la capacidad de pago y la solvencia de la empresa “A”, es el triple de lo correspondiente a la empresa “B”.
55
Los respectivos balances muestran las cifras siguientes:
Empresa “A”
Empresa “B”
Activo circulante………………………… $ 540,000
$ 90,000
Pasivo circulante……………………….. $ 360,000 Capital neto de trabajo…………….. $ 180,000
$ $
30,000
60,000
La comparación del activo circulante con el pasivo circulante, indica que la empresa “A”, tiene $1.50 del primero por cada $1 del segundo; mientras que la empresa “B”, tiene $3 de activo circulante por cada $1 de pasivo circulante. Esta comparación pone de manifiesto que la capacidad de pago y la solvencia de la empresa “B”, son superiores a los de la empresa “A”, situación opuesta a la señalada por la comparación de los capitales netos de trabajo.
Como complemento a lo expuesto, considérese que la situación de la empresa “C”, exhibida por su balance comparativo al 31 de diciembre de 19X1 y 19X2, ésta es la siguiente:
19X1 Activo circulante……………………….. $ 200,000 Pasivo circulante………………………. $
50,000
Capital neto de trabajo……………. $ 150,000
19X2 $ 600,000 $ 300,000 $ 300,000
Tomando el capital neto de trabajo como índice de orientación para juzgar la capacidad de pago y la solvencia de la empresa, se llega a la conclusión, que su capacidad de pago y su solvencia al 31 de diciembre de 19X2, son mejores que al 31 de diciembre de 19X1, puesto que su capital neto de trabajo a la primera fecha es el duplo de de la segunda. A conclusión contradictoria se llega cuando se compara el activo circulante con el pasivo circulante. En efecto, al 31 de diciembre de 19X1, por cada $1 de pasivo circulante se tuvieron de $4 de activo circulante, y en cambio, al 31 de diciembre de 19X2, por cada $1 de pasivo circulante se tienen $2 de activo circulante. En resumen, el capital neto de trabajo aumentó 100%; pero la relación de activo circulante a pasivo circulante sufrió una disminución equivalente al 50%.
Por lo expuesto, se llega a conclusión que la determinación del capital neto de trabajo tiene por meta mostrar el exceso de activo circulante sobre el pasivo circulante; exceso que se considera como al margen de cobertura para el último, y cuyo objeto es proteger los intereses de los acreedores a corto plazo, contra la baja de valor de los bienes que forman el activo circulante; pero no debe 56
tomarse como elemento medular de juicio para apreciar la capacidad de pago y la solvencia de las empresa. Debe utilizarse, para este fin, la razón de activo circulante a pasivo circulante.
COSTO UNITARIO DE PRODUCCIÓN El fin primordial de la contabilidad de costos industriales es la determinación analítica del costo unitario de producción, con objeto de precisar si los recursos se desperdician o si se emplean eficazmente para lograr la más alta productividad. Desfavorablemente, tal costo se calcula de una manera simplista, dividiendo el costo total de producción correspondiente a cada uno de los tipos o clases de un producto determinado, entre el respectivo número de unidades producidas. Así por ejemplo, si el costo total de producción de un tipo o clase de producto cualquiera, en el mes de enero de 19X1 ascendió a $50,000 y el número de unidades producidas en el mismo periodo ascendió a 1,000, el costo unitario por el mes de enero fue de $50. Del mismo modo, si el costo de producción por el mes de febrero fue de $60,000 y las unidades producidas ascendieron a 1,500, el costo unitario fue de $ 40. La comparación de los dos costos unitarios, calculados en la forma descrita, puede estimular a quien haga la comparación de las cifras, principalmente a quien haga la interpretación, a elaborar los dos siguientes juicios: (a) no hay constancia en los costos unitarios; y (b) la disminución en el costo unitario se debió a la diligencia y acierto de la administración. Examen de los citados juicios:
a) No hay constancia en los costos unitarios. Como situación real, los unitarios deben variar siempre que las unidades producidas aumenten o disminuyan; siendo constantes los costos unitarios, cuando la producción es constante y los demás factores y circunstancias que influyan en los costos de producción no hayan sufrido alteración alguna. Comparar el costo unitario de un periodo con el costo unitario de otro, cuando la producción es variable, es inducir a la comisión de errores y a la confusión, a los interpretadores de las cifras de los negocios. b) La disminución en el costo unitario se debió a la diligencia y acierto de la administración. Los diversos conceptos que forman los costos de producción se clasifican en: (1) costos fijos; y (2) costos variables. Los primeros no están en función de la producción y dentro de ciertos límites, aproximadamente, son los mismos para diversas capacidades a que se opere la planta. Como ejemplos pueden citarse la depreciación, cuando se calcula por el método de línea recta, los salarios a cuota fija, el impuesto predial, la renta y la conservación del equipo. Los segundos con aquellos que sí están en función de la producción, por lo cual su importe depende de la capacidad a que se opere la planta, y su recurrencia y monto se originan por la producción. Dentro de estos costos quedan comprendidos los materiales, la mano de obra a base de unidades producidas y la energía eléctrica.
57
En conclusión, cuando el volumen de producción varía periódicamente no es adecuada la comparación del costo unitario de un periodo con el de otro: porque tiende a disminuir cuando se incremente la producción, y tiende a aumentar cuando decrece la producción, debido principalmente a la relación contrapuesta que existe entre los cosos fijos y las capacidades a que se opere la planta; relación que se puede ser enunciada en los siguientes términos: el costo unitario fijo está en relación inversa al volumen de producción. En efecto, a un aumento en la producción corresponde un decremento en el costo fijo unitario, y a una disminución en la producción un incremento en el costo fijo unitario. Una empresa industrial durante tres meses consecutivos produce 500, 1,000 y 2,000 unidades respectivamente; sus costos fijos son $ 7,000 y el costo unitario variable $ 13; sus costos unitarios de producción oscilan entre $ 27 y $ 16.50, como muestra el siguiente cuadro:
(1)
Vol. de producción
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
Costo
Costo
Costo
Costo
Costo
unitario
unitario
unitario
global
global
fijo
variable
total
fijo
variable
(2) ÷ (1)
(3) ÷ (1)
(4) + (5)
500
$ 7,000
$ 6,500
$ 14.00
$ 13.00
$ 27.00
1,000
7,000
13,000
7.00
13.00
20.00
2,000
7,000
26,000
3.50
13.00
16.50
Por consiguiente, en la situación descrita, la disminución del costo unitario se debe tanto al incremento de la producción como a la diligencia y acierto de la administración; pero no únicamente a la última causa, como en múltiples ocasiones se considera, y con fundamento en tal consideración se toman acuerdos de importancia apoyados sólo en la comparación se los costos unitarios de periodo a periodo y, más todavía, tomando como base de comparación del costo unitario de un periodo que se toma como representativo, en relación a los costos unitarios de otros periodos.
58
Para juzgar de la eficiencia de la administración, en el aumento o reducción de los costos unitarios, el estudio comparativo debe hacerse con los costos variables.
COSTOS PRESUPUESTOS La comparación de los costos presupuestos para un volumen de producción proyectado, con los costos reales de la producción lograda, es apropiada si el volumen de producción real es igual o aproximadamente igual al volumen de producción planeado; pero si el volumen de producción real es sensiblemente diferente al volumen predeterminado, la comparación carece de validez debido a la estrecha relación de dependencia de los costos, fijos y variables, con el nivel de actividad. Así por ejemplo, si la producción planeada es de 20,000 unidades y el costo presupuesto es de $ 100,000 ($5 por unidad); pero la producción real es de 25,000 unidades y los costos reales de $ 125,000 ($5 por unidad), equivocadamente se puede interpretar que no hubo variación, en comparación con los costos presupuestos. Pero si los costos presupuestos (fijos y variables) se reexpresan a 25,000 unidades que es correcto, y se obtiene un costo de $ 112,500 ($4.50 por unidad; y este presupuesto con provisiones ajustadas al volumen de producción real se compara con los costos reales, se obtiene una diferencia desfavorable de $ 12,500 ($0.50 por unidad). Diferencia de la que procede analizar sus componentes e investigar sus causas, para actuar en consecuencia. Lo anterior, también puede aplicarse al costo de distribución.
59
CAPITULO
8 60
MÉTODO DE RAZONES SIMPLES SIGNIFICADO Y LIMITACIONES DE LAS RAZONES Los diversos elementos que figuran en los estados financieros de un negocio muestran la configuración financiera de éste; pero el significado de tales elementos, cuando se les considera aisladamente, es demasiado limitado para concederles importancia; son las relaciones existentes entre los diversos elementos que integran los estados financieros las que tiene importancia y no los valores absolutos de éstos. Debido a la consideración anterior y a la sencillez del método, el análisis de los estados financieros por medio de razones, adquirió popularidad y su importancia se exageró en forma desproporcionada, a tal grado que se les consideró dotadas de un misterioso poder y como la llave infalible para el buen éxito de los negocios. Se pretendió resolver la mayoría de los problemas con base en la interpretación de las razones. Esto hizo que se forjaran infinidad de razones y que las personas que tenían un entendimiento superficial de su significado principiaran a usarlas en forma equívoca. Las razones no tienen tales cualidades, son simplemente un método de análisis y su función se limita a servir de auxiliar para el estudio de las cifras de los negocios, señalando sólo probables puntos débiles. Es necesario reconocer sus limitaciones para no atribuirles cualidades que no tienen. No es conveniente limitar el número de las razones ni su aplicación en cada caso concreto; sólo puede decirse que antes de calcular una razón debe precisarse la relación existente entre sus elementos y si la relación es lógica. Si estas circunstancias no se manifiestan aparentemente, el empleo de la correlación es un poderoso auxiliar para ello. Empero, el uso de abundantes razones para un mismo fin es nocivo; porque si uno de los principales propósitos de los métodos de análisis es la simplificación de las cifras, más enfático es este propósito para el método de razones, cuya función es meramente explorativa para facilitar la comprensión de las cifras. El exceso de números mostrado por la abundancia de razones hace más compleja la comprensión del significado e importancia de las cantidades contenidas en los estados financieros de lo que el empleo de los métodos de análisis: complicar en vez de simplificar.
ELECCIÓN DE RAZONES SIGNIFICATIVAS Con las cifras contenidas en los estados financieros es posible calcular un número considerable de razones, todas numéricamente correctas, aunque no lógicamente, puesto que para esto es necesaria la relación de dependencia entre los elementos que se comparan. Con 10 elementos se pueden obtener 45 razones, pero es posible que la mayoría de ellas carezca de significado.
61
Si en una empresa la depreciación acumulada asciende a $ 100,000 y los cargos diferidos a $ 10,000, la razón es de 10. El valor numérico de la razón es correcto pero no tiene significado, porque no existe relación de dependencia entre la depreciación acumulada y los cargos diferidos. Tal relación sí existe entre las ventas y la utilidad bruta; el consumo de materias primas y las unidades producidas: las variaciones sufridas en las ventas y en el número de unidades producidas, se refleja en la utilidad bruta y en el consumo de materias primas, respectivamente.
RAZONES SIGNIFICATIVAS Todas las partes conectadas con una empresa están interesadas en el buen éxito de ésta; pero cada una de ellas proyecta su interés en forma preponderante sobre una fase determinada y en forma secundaria pero dándole la debida ponderación cobre las otras fases del negocio, porque saben ellas que, de la bondad de las diferenta fases de la empresa, depende el buen éxito o el fracaso de ésta, y descuidar cualquier fase significa falta de método para vigilar sus intereses. El acreedor a corto plazo proyecta su interés sobre la solvencia del negocio; el acreedor a largo plazo sobre la estabilidad; el inversionista sobre la rentabilidad. Pero examinada la fase primordial y acorde con la naturaleza de su conexión con la empresa, inmediatamente dirige su atención sobre las otras fases de ésta, puesto que bien sabe que las situaciones desfavorables, en cualquier aspecto de un negocio, influyen en el mismo sentido sobre la que les interesa y finalmente repercutirá sobre su propio patrimonio. En tales circunstancias, cada analizador originalmente proyecta su interés sobre una fase determinada, pero con posterioridad lo proyecta sobre las otras fases. Para proyectar su interés, el analizador hace primero un estudio preliminar mediante la aplicación del método de razones simples, con el fin de percatarse de los síntomas acusados por las posibles situaciones desfavorables del negocio, y de esta manera conocer qué debe hacer en su estudio formal y cómo hacerlo. El estudio preliminar tiene un gran valor práctico, puesto que por medio de él se puede llegar a saber con mayor precisión qué debe hacerse y cómo debe hacerse, con lo cual, esfuerzo, tiempo y dinero, son ahorrados; y asimismo se reduce la posibilidad de la comisión de errores, que en muchas ocasiones constituyen fuentes de importantes erogaciones improductivas para el negocio. Al practicar el examen preliminar cada analizador utiliza las razones que son de su preferencia limitando su número: (1) a las exigencias de las necesidades prácticas, (2) a la clase de dependencia existente entre los elementos de la razón; y (3) a lo lógico de la relación. De las razones más conocidas, por su utilidad, a continuación se listan ocho de ellas; sin embargo, no significa que todas deban usarse a la vez, ni que sean las únicas que puedan emplearse en la práctica. Los fines indican a cuántas y a cuáles deba recurrirse: 1. Activo de inmediata realización a Pasivo circulante. 2. Activo circulante a Pasivo circulante 3. Capital contable a Pasivo total. 4. Capital contable a Activo fijo. 5. Ventas a crédito a Saldos de clientes. 62
6. Ventas netas de Inventarios. 7. Ventas netas a Activo fijo. 8. Vetas netas a Capital contable. A continuación se analizan e ilustran las razones citadas con objeto de normar el criterio respecto de las aplicaciones y limitaciones del método de razones simples.
63
CAPITULO
9 64
MÉTODO DE RAZONES SIMPLES (Continuación) La exposición y entendimiento del empleo y limitaciones de las razones simples se facilitan por medio de ejemplos; por tanto, se seguirá tal procedimiento.
COMPAÑÍA MANUFACTURERA EL ÁGUILA, S.A. Balance condensado al 31 de diciembre de 19X1
Efectivo…………………………………… $ Clientes………………………………...... Activo de inmediata realización……. $ Inventarios……………………………….
370,000
500,000 870,000 500,000
Activo circulante……………………… $ 1’370,000 Activo fijo…………………………………
5’000,000
Otro activo……………………………….
100,000
Activo total……………………………. $ 6’470,000 Pasivo circulante………………………… $
500,000
Obligaciones en circulación……………. $ 1’800,000 Pasivo total……………………………. $ 2’300,000 Capital social…………………………….. $ 4’000,000 Utilidad de ejercicio (deducidos los impuestos)…………………………… $
170,000
Capital contable……………………… $ 4’170,000 Ventas a crédito del ejercicio$...............
2’000,00011 65
ACTIVO DE INMEDIATA REALIZACIÓN A PASIVO CIRCULANTE El cálculo de esta razón, como el de las subsecuentes, se limita a la división del primer elemento entre el segundo. Como el activo de inmediata realización asciende a $ 870,000 y le pasivo circulante a $ 500,000, la razón es 1.74. En la práctica no se estila la expresión absoluta de la razón; sino que se acostumbra expresarla en por ciento o en su valor relativo; por tanto, en este caso, la razón se expresa como 174% o 1.74. Esta razón indica que la empresa tiene $ 1.74 de activo de inmediata realización por cada $ 1 de pasivo circulante. En consecuencia, después de pagar todo su pasivo circulante le que daría un remanente de 74% del importe del último. Esta razón, en el medio comercial, se conoce con el calificativo gráfico de “prueba del ácido”; por similitud de su función con la “prueba del agua regia”, que es aplicada al oro. Ambas pruebas tienen como función aquilatar, por manifestaciones externas y de carácter general, la bondad del contenido de su sujeto: “el agua regia”, el probable grado de pureza del oro contenido en un objeto, y la “prueba del ácido”, el probable grado de recuperación de un crédito. Esta razón sólo sirve como un elemento de juicio de carácter superficial, y se considera en términos generales, para los negocios comerciales e industriales, que la solvencia es satisfactoria cuando su valor es superior a 100%. Esta medida básica de comparación, cuyo objeto es normar el juicio y orientar posteriores investigaciones, tiene su fundamento en lo empírico de los negocios; y su utilidad se apoya en el proceder práctico de los hombres de negocios, quienes consideran que si un negocio puede pagar inmediatamente su pasivo circulante, principal e intereses están garantizados. Si la razón es inferior a 100% esto no significa en forma concluyente que no se otorgue el crédito; sino que el otorgante debe profundizar su estudio y tomar más precauciones que cuando tal razón excede de 1005. Por tanto, el 100% como medida básica de comparación, para esta razón, es arbitraria; pero adquiere valor práctico cuando se le emplea con las debidas precauciones y se tiene presente que no sólo ella sino en general el análisis por medio de razones simples tiene el carácter de explorativo y sólo trata de hacer patentes para el analizador los síntomas y puntos de orientación general.
ACTIVO CIRCULANTE A PASIVO CIRCULANTE El activo circulante asciende a $ 1’370,000 y el pasivo circulante a $ 500,000; por tanto, la razón es de 2.74, y significa que se dispone de $ 2.74 de activo circulante para hacer el pago de cada $ 1 de pasivo circulante.
Esta razón y la “pruebe del ácido” difieren en el renglón de inventarios que, por su valor, en la mayoría de las empresas comerciales e industriales es de suma importancia, por lo que merece especial atención al hacer el cálculo y la interpretación de esta razón. 66
Por lo expuesto, y porque el dinero virtualmente es reconocido como el único medio de pago, los acreedores a corto plazo primeramente proyectan su atención sobre el activo circulante, porque consideran que e el curso normal de las operaciones producirá el efectivo necesario para pagar las deudas de la empresa. Pagar oportunamente las deudas es símbolo de solvencia y el índice para medirla es la razón de activo circulante a pasivo circulante. Como base de comparación y de investigaciones posteriores, en caminadas a precisar la relación de dependencia de la situación mostrada por esta razón, se acostumbra tomar la razón estándar de dos a uno. Esta razón estándar significa que q fin de tener una situación satisfactoria, la inversión de los dueños del negocio en activo circulante debe ser por lo menos igual a la inversión de los acreedores en tal activo, ya que equitativamente el riesgo que asuman los dueños en las inversiones en activo circulante no debe ser inferior al riesgo de los acreedores al suplir este activo. Empero, la proporción de dos a uno no es razonable para todos los negocios ni para un mismo negocio en diferentes épocas. El origen de esta medida básica se encuentra en la reflexión práctica de los hombres de negocios al considerar que, si por la presentación de un acontecimiento inusitado el valor del activo circulante pudiera bajar hasta en un 50%, su crédito estaría garantizado aun con el otro 50%, el cual equivale al importe de dicho crédito. En virtud de que por circunstancias económicas y financieras la inversión en clientes y en inventarios pueden verse castigadas, al efectuar la interpretación de esta razón es muy importante examinar la magnitud y naturaleza de cada una de las partidas que forman al activo circulante. Entre mayor sea la existencia de efectivo, menor debe ser el importe de las otras partidas del activo circulante; a medida que disminuya la existencia de efectivo deberán aumentar los otros renglones que forman al activo circulante. En general, los cambios en la magnitud y naturaleza de las partidas de activo circulante pueden producir efectos favorables o desfavorables sobre la solvencia de la empresa. El analizador, antes de hacer el análisis, debe cerciorarse de que tanto el activo circulante como el pasivo circulante no contienen ni más ni menos activo y pasivo desea clase. A pesar de la función explorativa de las razones simples, con frecuencia, en los análisis para fines de crédito, la interpretación de las dos razones estudiadas, se considera suficiente para basar la decisión negativa o positiva del otorgamiento del crédito. Sin embargo, los resultados de investigaciones posteriores pueden rectificar la inferencia preliminar basada en la interpretación de las dos razones estudiadas.
CAPITAL CONTABLE A PASIVO TOTAL El cociente que resulta de dividir $ 4’170,000 de capital entre $ 2’300,000 de pasivo total, es de 1.81, y significa esta razón, que por cada $ 1 que los acreedores han invertido en e negocio, los dueños han invertido $ 1.81.
El balance es el estado que representa la situación financiera de un negocio en un momento determinado. Matemáticamente se le representa por la fórmula: activo = pasivo + capital. Esta fórmula muestra gráficamente cuál es el contenido del balance y, en síntesis, qué debe entenderse por situación financiera: a cuánto asciende el activo, y la cuantía de la inversión de las partes interesadas en el negocio: acreedores y propietarios. 67
Cada interés considerado aisladamente tiene un significado limitado para concederle importancia, puesto que son las relaciones existentes entre los diversos elementos que integran los estados financieros las que tienen importancia y no los valores absolutos; por tanto, para ponderar debidamente la importancia y significado de cada una de las dos fuentes del activo: pasivo y capital, es necesario compararlas, mediante el cálculo de esta razón, cuyo valor numérico indica la cuantía relativa de cada una de las fuentes del activo y señala cuál es la posición de la empresa frente a sus acreedores y propietarios; cuál de los dos intereses es mayor, en consecuencia, de los dos cuál es el preponderante en la vida de la empresa. El equilibrio de una unidad compleja, como la situación financiera de un negocio depende de la proporcionalidad de sus elementos integrantes; de la conservación de su capital y resistencia y del grado de intensidad de la influencia ejercida por su elemento esencial, grado que depende de la magnitud y persistencia de tal elemento. Los principios: equilibrio, calidad y resistencia en los negocios, están subordinados, en términos generales, a la preponderancia de los intereses de los dueños sobre los intereses de los acreedores. En las empresas industriales y comerciales, la inversión de los propietarios debe ser mayor que la inversión de los acreedores, para que la situación financiera se considere satisfactoria; no es aplicable lo anterior en las empresas de servicios públicos ni en las instituciones de seguros, de crédito y de fianzas. La calidad y resistencia de tal situación aumenta o disminuye en relación directa a la magnitud y persistencia del incremento de la inversión propia sobre la ajena; por lo cual la empresa sigue siendo controlada por sus propietarios; los intereses de los acreedores no se ven dañados o, en su caso, el daño no es de consideración por las pérdidas que sufra la empresa, como consecuencia de una baja en los valores del activo, por inusitados acontecimientos desfavorables y la empresa sigue conservando su crédito. En conclusión, los propietarios de la empresa la siguen controlando y resiste a la adversidad. Si la inversión de los acreedores es mayor que la inversión de los propietarios, hay desequilibrio y la situación financiera de la empresa no es satisfactoria; y si tal hecho de fortalece con el persistente incremento de los intereses de los acreedores sobre los intereses de los propietarios, la empresa pierde su calidad y su resistencia; está más supeditada a sus acreedores económica y moralmente; se toma más susceptible a la presión y tirantez causada por la crisis. Duración que es más grave cuando la totalidad o la mayor parte de pasivo es circulante y el costo del capital tomado en préstamo es excesivo, en relación con el de los competidores. La empresa que guarda una situación como la descrita, demanda estrecha y continua atención. La medida básica se comparación para esta razón: es de uno a uno, y se funda en el razonamiento práctico de los hombres de negocio: equitativamente el riesgo tomado por los acreedores no debe ser superior al riego tomado por los propietarios; sino lo contrario o por lo menos igual, para que en caso de situaciones adversas los intereses de los acreedores queden debidamente protegidos. Si formando parte del pasivo de una empresa, y en especial del pasivo a largo plazo, figuran créditos a favor de sus propietarios, tal circunstancia debe considerarse al hace la interpretación de la razón; puesto que por lo general intención de los dueños de la empresa, al financiarla de esta manera, es hacer una inversión permanente, de diferente naturaleza legal pero de igual naturaleza financiera a la de su aportación en forma de capital; y por ello puede considerarse en condiciones normales, que la existencia de tal pasivo ofrece poco riesgo a la empresa: en el sentido de que en un momento determinado se pudiera debilitar su situación financiera por el retiro de los créditos. 68
Cuando el análisis de los estados financieros se hace para fines de crédito, y los créditos son avalados por los dueños de la empresa, el pasivo a cargo de ésta y a favor de ellos, en el reacomodo que se haga de las cifras del balance para su análisis, el mencionado pasivo debe considerarse como una inversión de capital propio; puesto que siendo un pasivo a favor de sus propietarios y teniendo los créditos concedidos el aval de ellos, por su origen financieramente pierde su carácter de pasivo, ya que financieramente lo que importa es la fuente de donde provinieron los recursos: capital propio y capital ajeno, para hacer las inversiones de activo y no su naturaleza jurídica, pasivo o capital. Esta consideración acerca de dicho pasivo tiene bastante importancia desde el punto de vista del cálculo del coeficiente de rentabilidad del capital propio, ya que al considerar tala pasivo como capital ajeno se incrementa el coeficiente, y tal proceder puede tener como tendencia a aumentar el precio del negocio; porque la rentabilidad es uno de los elementos determinantes del precio e aquéllos. Esta razón, como las anteriores, sólo señala la posible desproporción entre los citados intereses y la insuficiencia de capital propio; por tanto, después de su estudio deben hacerse investigaciones para ratificar o rectificar el juicio preliminar derivado de su interpretación.
CAPITAL CONTABLE ACTIVO FIJO Para configurar el criterio sobre la situación financiera de una empresa no basta el conocimiento de la forma como está constituido el patrimonio de ésta: a cuánto asciende su activo, pasivo y capital contable; sino tal conocimiento debe completarse con el estudio de las características constitutivas de los elementos patrimoniales; la proporción de cada clase de activo en que están invertidos los recursos provenientes de pasivo y de capital contable. Uno de los procedimientos a que puede recurrirse para indicar la relación existente, activo y capital contable, es cuantificarla por medio del cociente que resulta de dividir el capital contable entre el activo fijo; dicho cociente representa el valor de la razón. Para la Compañía Manufacturera “El águila”, S.A., esta razón es de 0.83, y se obtiene dividiendo $ 4’170,000 de capital contable entre $ 5’000,000 de activo fijo. Esta razón significa que el 83% de activo fijo es inversión de capital contable. El 17% de activo fijo restante y los demás conceptos de activo adquiridos con pasivo. Es norma generalmente aceptada en los negocios, que unos de los elementos que debe tomarse en consideración para apreciar la bondad de la situación financiera de una empresa, es la forma como están representados, en el activo, los intereses de acreedores y propietarios.
Las inversiones en activo fijo, en términos generales, deben hacerse con recursos provenientes de capital contable, porque corresponde a los dueños suministrar los elementos económicos básicos de la empresa. En principio, las adquisiciones de activo circulante deben hacerse con los recursos provenientes de pasivo, puesto que aun en el caso de existir a largo plazo, no es el propósito de los acreedores suministrar las bases económicas del negocio. El pasivo debe pagarse durante el curso normal de las operaciones, y en caso de liquidación, debe cubrirse primero todo el pasivo, y el remanente se aplicará al reembolso del capital contable. 69
Si esta razón es superior al 100%, se infiere que los recursos provenientes de capital contable fueron suficientes para la adquisición de la totalidad del activo fijo y hubo un excedente que se invirtió en activo circulante, y la totalidad de los recursos provenientes del pasivo se invirtieron en activo circulante, lo que acusa una situación financiera favorable. Tanto mayor es el excedente del capital contable sobre el activo fijo, más favorable es la posición de los acreedores, debilitándose tal posición a medida que el valor de esta razón disminuye de 100%. En la medida de tal disminución está el grado de debilitamiento de la posición de los acreedores; situación que es más grave cuando la totalidad o la mayor parte del pasivo es circulante, debido a que el pasivo que debió ser invertido en activo circulante lo fue en activo fijo, lo cual puede causar la insolvencia de la empresa. Es necesario vigilar continua y estrechamente a la empresa que guarda una situación como la descrita. Esta razón es complementaria de la anterior y se la utiliza como índice de probable exceso de inversión en activo fijo, cuya presencia repercute en la disminución de las utilidades de la empresa, por la depreciación, reparados por tal excedente. La inferencia preliminar, basada en la interpretación de esta razón, debe ser deificada por investigaciones posteriores.
VENTAS A CRÉDITO A SALDOS DE CLIENTES El valor de esta razón es de 4 y se obtuvo dividiendo los $ 2’000,000 de ventas a crédito entre los $ 500,000 del saldo de clientes. Esta razón significa las veces que el saldo a cargo de clientes se ha recuperado durante el ejercicio; y en relación con el plazo medio de crédito, se le utiliza como índice para apreciar la eficiencia en el manejo del capital invertido en clientes. Si una empresa concede un plazo de crédito de 60 días y el capital invertido en clientes se manejó de un año, y la razón básica es 6. si la razón producida por los resultados reales es por los resultados reales es inferior a 6, la inferencia preliminar, basada en la interpretación de esta razón es: el capital invertido en clientes no fue manejado con eficiencia y, como consecuencia, se originó un exceso en la inversión en clientes; esto trae aparejada una disminución en las utilidades, debido a los gastos de cobranza, cuentas incobrables, pérdidas de los clientes morosos y gastos de cobranza, cuentas incontables, pérdidas de los clientes morosos y gastos generales de administración, a más de una congelación de fondos que pudieron invertirse en mercancías o en valores, para producir utilidades. A este respecto, es conveniente para las empresas que concedan diferentes condiciones de crédito, clasificar sus ventas a crédito y los saldos a cargo de clientes, paralelamente.
Al hacer la interpretación de esta razón, es necesario considerar elementos tales como: (1) la diferencia de tiempo a que se refieren las ventas y el saldo de clientes, las ventas pueden referirse a un año y el saldo de clientes al plazo medio de crédito que conceda la empresa; (2) las fluctuaciones en precios durante el ejercicio, cuyos efectos, sí son registrados al contabilizar las ventas, pero no en el saldo de clientes, por referirse a la parte final del ejercicio; (3) si el año adoptado por la empresa es el año de calendario o debe tomarse el saldo promedio mensual porque el de fin de ejercicio es el mayor, como consecuencia de que los inventarios han disminuido a su mínimo, para cambiar a saldos de cliente; (4) las variaciones producidas por los cambios de estación o temporada; (5) la situación 70
económica general y en especial la del mercado de la rama que explota el negocio; y (6) si los saldos están o no vencidos. La debida ponderación de los anteriores elementos y las investigaciones posteriores son las que en definitiva ratifican el juicio preliminar, basado en la interpretación de esta razón.
VENTAS NETAS A INVENTARIOS Durante el ciclo anual de los negocios, el activo circulante está cambiando de naturaleza: el dinero se convierte en inventarios, los inventarios en saldos a cargo de clientes y éstos en efectivo. En cada clase de negocio, tales mudanzas se operan en determinado periodo normal. La demora, más allá de ese periodo, indica falta de eficiencia en el manejo de las inversiones respectivas y por tanto una reducción en las utilidades. Debido a la magnitud de la inversión en inventarios y a la función y naturaleza de los mismos, la realización de sus cambios en el periodo normal tiene mayor importancia que en los otros elementos citados, por lo considerable de las perdidas que ocasiona la falta de tal eficiencia, las que se manifiestan en gastos innecesarios de administración, de almacenaje, de financiamiento y mercancías echadas a perder. El control de inventarios es de los problemas que ofrece más y mayores dificultades a los administradores de una empresa, por lo que demanda estrecha y continua vigilancia. Para compañía Manufacturera “El Águila”, S.A., esta razón es de 4 y se calculo, dividiendo las ventas netas que se ascienden a $2 000, 000 entre los 5000,000 que se importan los inventarios estimados a su costo. En el caso especial, esta razón significa, que por cada $1 invertido en inventarios se vendieron $4 y la inversión total en inventarios se ha transformado cuatro veces en efectivo o en saldos de clientes. En general, esta razón sirve para apreciar el periodo durante el cual han de convertirse los inventarios en numerario o en saldos de clientes; así por ejemplo, si el valor de esta razón es de 6, en una situación normal, esto indica que globalmente los inventarios deben convertirse en efectivo o en saldos de clientes durante dos meses. La comparación con los resultados reales sirve como índice para la estimación del grado de eficiencia en el manejo de la inversión en inventarios y del probable exceso en dicha inversión. Al hacer la interpretación de esta razón deben tomarse en consideración y ponderar debidamente los elementos siguientes: (1) la diferencia y en precios; por que las ventas, en ocasiones, se toman al precio de venta y los inventarios al costo; (2) las fluctuaciones en precios durante el ejercicio, cuyos efectos sobre el negocio se consideran las ventas, debido a que son realizadas durante todo el ejercicio, pero no en los inventarios; que se representan a las existencias al terminar el ejercicio; (3) la diferencia en tiempo, la cifra de ventas se refiere a todo el ejercicio y la cifra de inventarios a una parte: dos meses, tres meses, etc., según las necesidades del negocio, generalmente a la ultima parte del ejercicio; (4) la adopción del año natural o del año de calendario, puesto que de la adopción de uno o de otro depende la magnitud de la inversión al terminar el ejercicio: si la empresa adopta el año natural, al terminar el ejercicio su inversión en inventarios es mínima; pero si adopta el año de calendario, es posible que al terminar el ejercicio, el ciclo anual de sus operadores este en su momento culminante; por tanto, la inversión en inventarios es la máxima necesaria para sus operaciones; y (5) la posible inclinación a la especulación con los inventarios; puesto que la compra 71
anticipada de mercancías o la abstención de la compra, constituyen actuaciones irregulares que modifican las existencias ordinarias de inventarios, para satisfacer las necesidades normales de la empresa. La comprobación y ampliación de la inferencia preliminar, depende de la debida ponderación de los elementos citados, y de los resultados de las investigaciones posteriores. El grado de la relación de dependencia, de ventas e inventarios, es menor que el correspondiente a los elementos que forman las razones anteriores, debido a que las ventas no dependen de la magnitud de los inventarios. Además, la diferencia en la base de comparación, precios y tiempo, hace menos lógica a dicha razón que a las anteriores. Sin embargo, como un índice de orientación general es útil, por que la inversión en inventarios debe ser proporcional a las ventas. VENTAS NETAS A ACTIVO FIJO En la mayoría de las empresas indústriales a la inversión en activo fijo es de importancia, y los hombres de negocios consideran que tal inversión se hace con el propósito de producir y vender lo producido; que para satisfacer plenamente tal propósito, la cuantía de las ventas debe estar en proporción con la suma invertida en activo fijo: por tanto, la razón de ventas netas a activo fijo es una medida satisfactoria del grado de realización de este propósito. El calculo de esta razón requiere dividir las ventas netas que ascienden a $2000,000 entre el activo fijo que asciende a $5 000, 000. el cociente que resulta es de 4.0 y significa, que por cada $1 invertido en dicho activo, la empresa ha venido $0.40. Esta razón se utiliza como índice de orientación para determinar el exceso de inversión de activo fijo o la insuficiencia de ventas; la presencia de uno o de otra, motiva la deducción de las utilidades: (a) el exceso de inversión en activo fijo: por la depreciación, los intereses del capital invertido en dicho exceso y por las erogaciones que deben hacerse para su conservación; (b) la insuficiencia de ventas: por el desperdicio producido, por la desproporción existente entre las erogaciones incurridas para vender y las ventas echas. Al hacer la interpretación de esta razón y llegar a conclusiones preliminares satisfactorias, es necesario tomar en consideración y ponderar debidamente los elementos siguientes: (1) composición del activo fijo; para los efectos de esta razón solo debe tomarse el activo fijo que se esta utilizando en el objeto del negocio; (2) capacidad de producción; puesto que producción y ventas están determinadas por el volumen y precios de las mismas; (3) base de estimación de activo fijo , el empleo de diferentes bases produce diferentes valores para un mismo activo, lo que afecta el valor de esta razón; (4) diferencia de tiempo, ya que la cifra de las ventas se refiere a un ejercicio, y la cifra del activo fijo representan la inversión echa durante varios ejercicios; (5) cambios en el poder adquisitivo de la moneda, por la mima razón apuntada en (4); (6) existencia de sucedáneos, por las modificaciones operadas en el mercado de su presencia; (7) cambios en costumbres y en la moda, por los efectos producidos en los negocios como consecuencias de los cambios en la conducta humana; y (8) cambios en la etnografía y en el poder de compra de una población, por que los consumos dependen de las costumbres y dinero que tengan los habitantes de una población. Como en la anterior razón, el grado de delación de dependencia entre ventas e aversión en activo fijo, es bastante limitado: (a) pues que el importe de las ventas no depende únicamente de la magnitud de la inversión en dicho activo, si no de múltiples circunstancias, tales como calidad y diseño del 72
producto, capacidad de vendedores, situación estratégica del negocio; (b) la acumulación del activo fijo no depende del importe de las ventas, sino de la eficiencia en el manejo de la referencia inversión. Además, las diferencias en las bases de comparación, precios y tiempo, reduce ele grado lógico de esta razón. A pesar de sus defectos, por la proporcionalidad que necesariamente debe existir entre los elementos de una empresa, esta razón es útil como medida sintomática de un probable exceso de inversión en activo fijo o de una probable insuficiencia de ventas, cuya afirmación se hace mediante la adecuada apreciación de los elementos antes citados y de los resultados de los ulteriores estudios que se haga al respecto. 12
La perdida de beneficio en ventas, así como la clientela, cuando un comprador tiene que decir al comprador: “lo siento no tenemos” excedería enseguida al interés perdido en el costo de las existencias adicionales necesarias. La cuantía de las existencias de que se debe disponer habrá de determinarse, naturalmente en gran parte. Por la facilidad y regularidad con que se pueda hacerse la reposición de las mimas. Aparte de las consideraciones de abastecimiento, una disminución en el coeficiente de negocios es señal de abarrotamiento de existencias, o de disminución de ventas, o de ambas cosas a la vez, siendo de recomendar una investigación acerca de la política de compras y ventas.
VENTAS NETAS A CAPITAL CONTABLE La inversión en un negocio se hace con el propósito de obtener utilidades; pero para obtener utilidades es necesario vender y que los precios de venta sean superiores a los costos. Las utilidades aumentan a medida que se aumentan las ventas y se reduzcan los costos. Los hombres de negocios consideran que la magnitud del capital contable puede tomarse como índice de la importancia de la empresa; que las ventas deben ser proporcionales a dicho capital; por tanto, la razón de ventas netas a capital contable es una medida adecuada de la eficiencia de la administración en el manejo del capital propio; por el cual, cuanto mayor es el volumen de operaciones que se hagan en un capital contable determinado, mayor es la habilidad de la administración, Conjuntamente con esta razón, debe estudiarse la relación existente entre capital contable y pasivo. Para la compañía Manufacturera “El Águila” , S.A., se obtuvo esta razón, dividiendo las ventas: $2 000, 000 entre el capital contable: $4 170,000, y el cociente es aproximadamente $0.48, que es el valor de la razón y significa, que por cada $1 de capital contable se vendieron $0.48. Esta razón se utiliza como índice para la determinación de la insuficiencia de ventas, la que motiva la reducción de las utilidades, por el desperdicio en que se incurre, por no aprovechar el esfuerzo y los costos incurridos en la consecución de un volumen de operaciones superior al realizado. La operación en defecto aparejada a costos excesivos puede llevar a la empresa al colapso. También es peligroso caer en el extremo de la operación en exceso (over – trading), por que pueden llevar a la empresa al colapso. La operación en exceso se manifiesta por el intento de mantener un volumen de operaciones con capital contable insuficiente, carencia de liquidez, en general, y en particular, insuficiencia de efectivo. En los medios contables suele describirse el over-trading como la superinflación de un globo. ¡Afortunadísima metáfora! Por que el over-trading supone un impresionante volumen de operaciones, un margen de seguridad cada vez mas estrecho, una sensación de tirantez y el peligro de un súbito estallido. Se lo introdujo al globo más aire del que 73
resistía; o sea, le introdujeron al negocio más mercancías y cuantas por cobrar, de las que podía manejar, con tal de mantener volúmenes de ventas superiores a sus posibilidades. El autor, J. H. Clemens señala como causa generales de la operación en exceso (over-tradings) las siguientes: 1) inflación y alza de precios; 2) aumento de existencias, como medio de protegerse contra la inflación; 3) imposición excesiva. Y como consecuencias: 1) dificultad para pagar los salarios, 2) dificultad en el pago de impuestos, 3) aumento del precio en el costo de las compras, 4) reducción en la cifra de ventas, 5) costosos medios de obtener dinero, 6) dificultades generales con los acreedores, 7) presión sobre los deudores, 8) planta y maquinarias anticuadas; y como único remedio el disponer de una mejor tesorería. Si esto no es posible, vender el negocio como empresa en marcha. Para que la inferencia preliminar derivada de la interpretación de esta razón sea satisfactoria, es necesario apreciar adecuadamente la importancia de la influencia de los siguientes elementos: (1) base de estimación del activo y pasivo, puesto que los cambios de estas bases o los defectos de las mismas inciden en el capital contable y, por tanto, afectan a esta razón; (2) diferencia de tiempo, la cifra de ventas normalmente se refiere a un ejercicio, y la cifra del capital contable representa la inversión hecha por los dueños de la empresa durante varios ejercicios; (3) existencia de sucedáneos, (4) cambios en costumbre y en la moda; y (5) cambios en la etnografía y en el poder de compra de una población. Los defectos y limitaciones señaladas para la razón anterior son inherentes a la presente y, como lo anterior a pesar de sus defectos se utiliza como instrumento de exploración para la localización de la probable insuficiencia de ventas por la proporcionalidad que debe existir entre los diversos elementos de una empresa. Esta situación se confirma por la debida apreciación de los elementos antes citados y de los resultados de las posteriores investigaciones que se hagan, con el fin de obtener conclusiones finales.
74
CAPITULO
10
MÉTODO DE RAZONES ESTÁNDAR CONCEPTO DE MEDIDA ESTÁNDAR L objeto de comparar, es precisar las analogías y diferencias de lo comparado. El método comparativo, en la forma en que se emplea en el análisis de los estados financieros, es posiblemente tan antiguo como la división del tiempo hecha por la humanidad, a cuya naturaleza le es inherente el 75
deseo continuo de obtener el mayor provecho con el menor esfuerzo posible. El provecho máximo, obtenido con el esfuerzo mínimo, parece definir la existencia como la economía. Es este deseo el estimulante mas poderoso en el perfeccionamiento de la actuación humana en lo económico, y han provocado en el hombre la necesidad de forjar moldes o patrones que le sirven como bases de comparación, para regular su conducta y mejorar su eficiencia, ya que uno de los elementos fundamentales de control, es el establecimiento de puntos de comparación. El lenguaje y los sistemas de numeración constituyen buenos ejemplos de dichos patrones. También desde épocas muy antiguas el hombre encontró adoptar estándares: (a) de cambio, como la moneda; (b) de peso, como el kilogramo; (c) de medida, como una demostración de cómo los estándares se emplean, en todos los órdenes de la vida, y en abono de su justificada implantación en la administración moderna de los negocios. La conducta económica del hombre se norma con la experiencia acumulada, ya sea propia o ajena; y quizá, no sea demasiado afirmar que el mejoramiento de la actuación humana, por lo menos en el orden de lo material, es un hecho concomitante los datos acumulados por la experiencia y a las inferencias de ella deducidas. Porque la experiencia encauzada por el método, corrige errores y agrega cualidades. El mejoramientito continuo de la actuación económica del hombre significa superación constante y, el extremo final de esta, es llegar a ser siempre más eficiente, lo que se alcanza en la medida que se logre reducir el desperdicio, mal social que interesa al consumidor, quien lo paga, porque el consumo es el fin de la actividad económica. A la reducción del desperdicio coadyuva la fijación de metas por alcanzar. A estas metas se les designa con el término de estándares y constituyen las medida básicas de eficiencia. FUNCIONES DE LAS MEDIDAS ESTÁNDAR Las funciones de los estándares en las empresas son: servir instrumento de control y como medida de eficiencia, para el desperdicio, mediante la comparación constante y tan frecuente como sea posible, de lo que se ha considerado que debe ser; es decir, las medidas estándar o datos predeterminados sobre las bases de eficiencias, con los datos actuales. Por lo tanto, siendo las medidas estándar un instrumento de control, no son en si un fin, sino un medio para alcanzar un propósito: mayor eficiencia. El control no debe llevarse más allá del punto necesario para que obtenga un ahorro el negocio. Las comparaciones de las medidas resultados obtenidos permiten precisar la proporción en que se logró la finalidad propuesta, y apreciar el grado de eficiencia alcanzado al operar la empresa con respecto a los estándares prefijados.
Las diferencias resultantes de la comparación de los datos actuales con las medidas básicas de eficiencia representan las desviaciones de lo actual, de lo prefijado. Las desviaciones desfavorables de las utilidades, por lo que es importante que se investiguen y se traten de corregir. En conclusión, una medida estándar es la regla general, y las desviaciones del estándar, las excepciones de dicha regla. PRINCIPIO DE LAS EXCEPCIONES 76
El hombre, en virtud del aumento en la magnitud de los negocios y estimulas por el deseo continuo de obtener el mayor provecho con el menor esfuerzo posible, se ha visto obligado a elaborar mejores y más prácticos métodos de control administrativo que le permitan obtener los mayores beneficios posibles. Entre estos métodos figura el de razones estándar, cuyo establecimiento requiere estudiar cuidadosamente en todos sus aspectos a la empresa, ponderando debidamente los elementos que pueden influir de algún modo en su éxito. En resumen, en la técnica contable, la adopción de las medidas de eficiencia, es motivada por la necesidad imperativa de tener una base de comparación que sirva como índice de eficiencia y como punto de partida para juicio satisfactorio sobre los resultados obtenidos, en virtud de que la introducción de las razones estándar en la administración de los negocios la capacita para comprar lo que se debe ser con lo que es. Esta comparación permite conocer las desviaciones de los estándares; desviaciones que constituyen excepciones a los estándares establecidos, sobre las cuales los directivos concentran su atención con el fin de investigar las causas que las originaron, para tratar de corregirlas; permitiéndoles, además , prestar poca atención con el fin de investigar las causas que lo originaron, para tratar de corregirlas; permitiéndoles, además, prestar poca atención a los resultados que se ajusten a los estándares de este negocio, incluyendo del estudio continuo de todos los aspectos del negocio, incluyendo a los de carácter trivial, capacitándolo para estudiar detenida y detalladamente las condiciones más importantes del negocio: las excepciones. Este proceder se funda en el principio de las excepciones, enunciando en los siguientes términos: la eficiencia administrativa se incrementa considerablemente al concentrarse la atención de la administración únicamente en aquellas cosas ejecutivas que signifiquen variaciones en la rutina, plan o estándar. La introducción de las razones estándar, combinada con el principio de las excepciones, hace que la administración de los negocios modernos sea más sencilla y eficiente; reduce el desperdicio y aumenta las utilidades; produce el mayor provecho con el menor esfuerzo. CONSTRUCCIÓN DE LAS RAZONES ESTÁNDAR. Las razones estándar se calculan dividiendo los elementos que se desean comprar, en la misma forma como se hace en las razones simples, con la diferencia de que, siendo las razones estándar una medida básica de comparación, al hacer su calculo, debe tomarse el promedio de las cifras de los elementos con los cuales se desea calcular razones estándar significativas y en el menor número posible, para facilidad del lector del informe. La justificación para promediar las cifras que se compran y obtener en consecuencia una razón promedio, es que ninguna cifra individualmente es representativa por sí misma.
La bondad de las razones estándar depende del número de las cifras que se promedien para hacer su cálculo y del conocimiento que se tenga de los diferentes aspectos del negocio y, en general, de la debida ponderación que se dé a las diversas circunstancias que han influido sobre los elementos que integran la razón. Solo mediante la adecuada satisfacción de los términos citados, es posible llegar a disponer de una razón estándar más aproximada. 77
Como la razón estándar es el cociente de cifras promedios, participa de los defectos y limitaciones que la estadística ha reconocido para estos últimos, además de las naturales limitaciones y defectos señalados para los estados financieros. Al utilizar las razones estándar, se recomienda proceder con las precauciones que ameriten el caso. CLASIFICACIÓN DE LAS RAZONES ESTÁNDAR. Las razones estándar se dividen en dos grupos: (1) razones estándar internas; y (2) razones estándar externas. Las razones estándar internas se determinan con los datos acumulados durante varios ejercicios por la experiencia propia de una empresa. La función principal de estas razones es servir a la administración como un instrumento de control, para regular la eficiencia financiera y la eficiencia de operación de la empresa. Las razones estándar externas se forman con los datos acumulados, en tiempos iguales, por la experiencia de empresas que se dedican a la misma actividad. Estas razones se utilizan como medidas básicas de comparación, y son más útiles cuando mayor sea su aproximación a la “razón representativa”. Al construir estas razones, es necesario: (a) que las empresas que se agrupen sean similares; (b) uniformidad en las condiciones geoeconómicas, en los métodos contables, en la practicas de los negocios. Tanto mayores y diversas sean las diferencias existentes, en los elementos citados, de las empresas que se agrupen, más lejos ésta la razón de ser una “medida representativa”. LIMITACIONES DE LAS RAZONES ESTÁNDAR. La principal limitación de las razones internas radica en el periodo a que corresponde los datos que forman la razón simple, con la cual la razón estándar se quiera comprar; puede ser un periodo anormal y, en consecuencia, las comparaciones son ilógicas. Si no se consideran la cita situación, se llega a conclusiones equivocas. Las razones externas adolecen de los siguientes defectos: 1. se formulan con las cifras de negocios similares. Difícil es calificar a las empresas como tales. Por su diferencia de magnitud, de estructura financiera y de política de operación; 2. los estados financieros son la combinación de hechos registrados en la contabilidad, de convenciones contables y de juicios personales. Las razones estándar son un promedio de múltiples combinaciones desde hechos, de convenciones contables y de juicios personales diferentes contadores; 3. son el resultado de promediar las cifras de los estados financieros de negocios, con ejercicios anuales que terminan en diferentes fechas; 4. su construcción se basa en estados financieros, por lo generan, formulados de cuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, pero diferentes; 5. los cambios, de un ejercicio anual a otro, en la economía del país, y en especial en una actividad económica, no afectan por igual a todos los negocios similares; 6. la Construcción de las razones estándar requiere determinado tiempo; los analizadores solo pueden 7. usarlas hasta que se publican. Pierden su utilidad en los periodos de cambios económicos rápidos. 78
APLICACIONES DE LAS RAZONES ESTÁNDAR En la práctica actual, las razones internas se aplican: (1) en los costos de producción y de distribución: costos estándar;(2) en el control presupuestal;;(3) como medida de control en la dirección de empresas filiales y sucursales, principalmente cuando están localizadas en diferentes regiones;(4) como medida de supervisión de distribuidores y representantes; y (5) en la auditoria interna, el empleo de estas razones ha provocado ser efectivo(a) en la determinación de donde y cuando amerita hacer revisiones especiales; y (b) para verificar la bondad de dicha auditoria, en virtud de que el auditorio interno esta en las situaciones irregulares; y sise utilizan las medidas estándar y los resultados con eficiencia, el auditor interno esta en posición de observar oportunamente las desviaciones de los estándares. Las razones estándar externas, a pesar de sus defectos, se utiliza con éxito: (1) por las instituciones de crédito, para diversos finales, en especial para la concesión y vigilancia de créditos;(2) por los inversionistas, en materia de rendimiento;(3) por los profesionales: contadores públicos; licenciado en administración de empresas, etc. En su deseo de prestar un mejor servicio a sus clientes, para que estos puedan tener una noción relativa del significado de un negocio dentro de la respectiva actividad económica; y(4) por el estado, en estudios económicos y fiscales.
79
CAPITULO
11
Método de aumentos y disminuciones En importancia del estudio de los cambios El futuro de una empresa es lo que puede llegar a hacer lo que puede llegar a hacer. El futuro es una pura posibilidad que se construye en el presente con decisiones futuristas pendientes de realizar el objetivo empresarial. La construcción del futuro, se hace a base de previsiones. 80
-no es algo concreto y delimitado, sino justamente, por fundadas que este probabilidad e los eventos. El término probabilidad entraña que un evento pueden no presentarse. La expresión numérica de la probabilidad asociada con el evento, es una medida del grado de la credibilidad de que se presente este evento. El grado de certeza subyace a las probabilidades está en función de la calidad y la cantidad de la información disponible. El conocimiento deas probabilidades asociadas con los eventos comerse los problemas con incertidumbre en problemas con riesgo. El análisis de los riesgos, en empresas, apunta a lugares iluminar el para acercarse gradualmente, por aproximaciones sucesivas, a los objetivos y a las metas empresariales; y mejorar, en su caso, los medios pertinentes para alcanzar unos y otras. Posibilitando así que los desconocidos e ha administrable. ”Han toda la previsión conseguirles se logra base de la visión del presente y la retroacción del pasado; y sin conocimiento propiamente dicho no podemos saber qué y cuáles son las presentes circunstancias. Por lo demás, ni siquiera la provisión fundada pasa de ser, en el mejor de los casos, probable. La creencia en la posibilidad de un conocimiento participativo sin disponer del previo conocimiento es un mero resto del pensamiento mágico. “ 15 En resumen, prever el ver y haber visto: solos quienes creen pueden darse cuenta de que falta algo. Se bufonada en datos precisos y teorías tecnológicas se denomina predicción de conducta de fenómenos. Uno de los propósitos fundamentales del administración moderna (científica), en virtud de que es la base de la acción racional. Con su apoyo se incrementa la confianza de la administración de una empresa para enfrentarse a los eventos venidero, al reducir la incertidumbre que rodea a la empresa ese posible su operatividad: comprar en un mercado con tendencia precios al azar y vender antes de la declinación de los mismos; con ser cuantos precios son bajos; conseguir créditos cuanta tasa de interés es baja, conceder créditos con los recuperaciones según y no hacerlo en caso de lo contrario; hace publicidad cuando pueda hacer fructífera para el negocio y ampliarlo cuando las circunstancias así lo ve en exigir, y que la operación de tal ampliación tener carácter de permanentes, son cuestiones de importancia porque hacer tan significativas prosperidad de ganancias. Lo contrario significa de presión y pérdidas. Cimiento del pasado sólo adquiere importancia cuando se estudian forma comparativa, con objeto de que las comparaciones muestran los cambios operados en las diversas situaciones en el desenvolvimiento en empresas, en el transcurso del tiempo; porque el estudio d los cambios proporcionan las bases para contestar las 3 preguntas básicas de la predicción del futuro de una empresa: (1) ¿Cuáles fueron los factores causales que operaron en el desarrollo pasado la empresa y como influyeron en dicho desarrollo para que fuera, fue?., (2) ¿Cuáles son las circunstancias operantes en el desarrollo presente de la empresa y como están influyendo sobre dicho desarrollo para que se como es?; y (3) ¿Cuál es el significado de las circunstancias presentes en la relación con el futuro de la empresa? Métodos de análisis horizontal. Para estudiar los cambios sufridos en los negocios en el transcurso del tiempo, es necesario emplear métodos de análisis especiales, que sirvan para describir dichos cambios. Los métodos frecuentemente usados son: a) método de aumentos y disminuciones 81
b) método de tendencia c) método de control presupuestal En el método de aumentos y disminuciones se comparan cifras homogéneas correspondientes a 2, fechas, o una misma clase de estados financieros, pertenecientes a diferentes períodos. Tales comparaciones, genéricamente, se conoce con el nombre de estados financieros comparativos. Financieros comparativo radican presentar los principales cambios sufridos en las cifras, facilitando así la selección de cambios que se juzguen pertinentes para posees estudios. Y entró como ilustración, este método de análisis se aplica el estudio de los siguientes estados: a) balance comparativo b) estado comparativo de resultados c) estado de cambios en la situación financiera 15
Mario Bunge, La investigación científica y, pág. 626, colección convivium, editorial Ariel, S.A., Barcelona 1980. 14
la administración por excepciones requieren de la configuración de un cuadro de mando, con el conjunto de razones estándar e indicadores relevantes, con los que se compararan los resultados obtenidos, para conocer la situación y la marcha de la empresa, y detectar las desviaciones (excepciones) existentes, para proceder a identificar las causas; para actuar en consecuencia. Se recomienda que se revisen los indicadores y las razones estándar del cuadro de mando, cuando las condiciones de operación sobre las cuales se configuró, hayan cambiado, hasta el extremo de que ya no son adecuados los indicadores ni las razones estándar y, por ende, el cuadro de mando.
82
CAPITULO
12
MÉTODO DE AUMENTOS Y DISMINUCIONES (Continuación) BALANCE COMPARATIVO En el estado financiero que tiene por objetivo facilitar el estudio de los cambios habidos, de periodo a periodo, en la situación financiera de una empresa. Si el estado de de resultados en una empresa, por las operaciones practicadas durante un periodo determinado, el balance comparativo presenta los efectos de dichas operaciones sobre el activo, pasivo capital, al principio del periodo. Por tanto, el balance comparativo tiene una función copulativa, entre el balance inicial y el estado de resultado del periodo respectivo. Cuando el balance comparativo lo formula el analizador externo de la empresa, no dispone de toda la información necesaria para formarse un juicio correcto sobre la marcha de esta, sino que solo dispone de los balances correspondientes a diferentes fechas. 83
Este estado solo contiene situaciones y cambios de significado limitado, en virtud de que tales situaciones y cambios solo están expresados en unidades de moneda, la cual es un instrumento de medición variable; por tanto, el balance comparativo tiene poco valor; solo adquiere importancia y es fructífero su uso, cuando los diferentes cambios se interpretan a la luz de información complementaria, de la cual puedan derivarse cuales fueron las circunstancias que prevalecieron y como influyeron para los cambios sin circunstancias que prevalecieron y como influyeron para los cambios. Sin esta información adicional la utilidad del balance comparativo es limitada, y en la mayoría de los casos el empleo sin dicha información adicional es nocivo, debido a las interpretaciones equívocas que se hacen de los cambios. Las inferencias derivadas de la interpretación del balance comparativo son correctas y tienen valor practico, cuanto el estudio de los cambios se haga con toda la información adicional necesaria, que explique no solo el cuanto, si no también el como y el por que de los cambios; ya que el éxito o fracaso de los negocios se acusa y se desenvuelve normalmente durante el transcurso de los años y no en determinado ejercicio. La información relativa a la tendencia del desarrollo de una empresa es en muchos aspectos más significativa que los balances por si mismos. (Véase balance)
84
PREGUNTAS QUE SE PUEDEN FORMULARSE AL USAR EL BALANCE COMPARATIVO. Algunas de las preguntas mas importantes que pueden formularse al estudiar los cambios de situación financiera, mediante el uso del balance comparativo, son las siguientes: l. capital de trabajo a) ¿acusa el asunto en el efectivo un sobrante ocioso de fondos? Para afirmar esto, será necesario elaborar un presupuesto de entradas y salidas de efectivo que permita, en términos generales, determinar los fondos que se necesitarían para hacer frente a las obligaciones a corto plazo a cargo de la empresa. b) ¿esta en proporción los cambios en los saldos a cargo de clientes con los cambios en el volumen de las operaciones, o pueden evidenciar una acumulación de tales saldos y en especial de los incorporables? 85
Para tal fin debe estudiarse: el monto de ventas, la política de créditos, los plazos otorgados y la actuación del departamento de cobranzas. c) ¿aparentan una acumulación súbita de existencias los cambios en inventarios? Que podría originarse entre otras razones por: (a) el temor de alza en el precio de las materias primas; (b) para asegurar la entrega de pedidos de consideración, ya hechos en firme; y (c) por mala política en la administración de los inventarios. d) ¿están en proporción los aumentos de pasivo circulante con los aumentos de activo circulante? Esto tiene importancia por que, por cada regla general, todo aumento de pasivo circulante debe relacionarse con los aumentos de activo circulante, ya que es necesario que el pasivo exigible este garantizado con activos de fácil realización para mayor seguridad de los acreedores. ll. Activo fijo: a) ¿Qué cambios importantes sufrió el activo fijo? La inversión en este renglón debe relacionarse con el volumen de producción y de ventas de la empresa. El aumento en la rotación de activo fijo reduce los costos, en virtud de que los costos fijos se distribuyen entre mayor número de unidades. b) ¿representan los aumentos ampliaciones útiles? c) ¿están justificadas las ampliaciones, y en proporción con el aumento en el volumen de las operaciones? Si con la inversión en activo fijo se aumentan permanentemente la producción y las ventas, o se disminuyen los costos de producción y de distribución, pueden estimarse que dicha inversión ha sido útil y justificada, por que puedes permitir obtener mayor rendimiento.
d) ¿Que representan las disminuciones? Pueden deberse, entre otras causas: a la disminución originada por la depreciación, en cuyo caso debe precisarse si el monto de la misma es razonable y uniforme; o a la venta de parte de ese activo. e) ¿es mayor que su costo de adquisición el precio de mercado de las inversiones en valores? En caso afirmativo, será indicio de que en este aspecto su política ha sido satisfactoria, aunque es necesario tener en cuenta que la inversión en valores que no sean de sociedades que estén ligadas a la empresa debe limitarse, para no restarle medios de acción necesarios para su objeto. f)
¿Cuál es la situación financiera de las empresas afiliadas?
86
La buena o mala situación financiera de las afiliadas repercutirá en la matriz. g) ¿se han tomado en consideración, para la interpretación de los estados financieros, los cambios de importancia de los intangibles? III. Pasivo a largo plazo a) ¿permanecen constantes o muestran una tendencia a disminuir las obligaciones a largo plazo? Por regla general, el pasivo fijo tiene a disminuir; en caso de que permanezca constante, es necesario determinar las causas, puesto que su constante renovación perjudica la situación financiera de la empresa, por alto interés que causa generalmente. IV. Capital contable:
a) ¿acusan estabilidad financiera de la empresa reservas de utilidades?
los cambios en el capital social y en las
El objeto es determinar si el capital aportado es necesario para el funcionamiento de la empresa, y si su política de dividendos se ajusta a las necesidades o posibilidades financieras de la misma. b) ¿tuvo su origen el aumento en el capital social en nuevas aportaciones, en la capitalización de utilidades o en una revaloración? No produce los mismos efectos un aumento de capital con nuevas aportaciones en efectivo, que un aumento por la capitalización de reservas, puesto que en el primer caso hay un aumento real de medios de acción y en el segundo no, por que la empresa ya contaba con esa capital, y lo único que hace es cambiar su forma jurídica y su presentación financiera. Mediante la revaporización de activos, los recursos de la empresa no se modifican, solo se pretende ajustar su valor al nuevo poder adquisitivo de la moneda.
c) ¿fue proporcional el aumento en acciones preferentes a los intereses de las ordinarias? La emisión de acciones preferentes se hace generalmente con objeto de allegar nuevos medios de acción a la empresa, sin que la dirección de la misma deje de estar en manos de los tenedores de las acciones ordinarias, a cambio del dividendo fijo acumulativo que se les paga a las acciones preferentes que, por lo general no tienen derecho a voto. Sin embargo la emisión desproporcionada de estos títulos, por la consiguiente disminución de rendimientos para las acciones ordinarias, podrían hacer improductiva la operación de la empresa para los accionistas ordinarios. d) ¿son adecuados los importes reservados de las ganancias?
87
Si la empresa tiene necesidad de continuos financiamientos de los acreedores, es mas conveniente que conserve, mediante la creación o incremento de reservas de utilidades, una parte razonable de las ganancias que obtenga. e) ¿a que se debieron, si es que se dieron, disminuciones de consideración en las reservas de utilidades? Cuando son necesarios nuevos medios de acción no es conveniente que las reservas de utilidades se distribuyan mediante dividendos, por lo que en caso de que el importe de esas reservas disminuya, es necesario analizar si se capitalizaron, se utilizaron para amortizar pérdidas, o se decretaron dividendos. f)
¿Qué política financiera aparentan las modificaciones hechas en las reservas de utilidades?
Para determinar si de acuerdo con la estructura financiera de la empresa la reinmersión de utilidades ha sido razonable, insuficiente o excesiva.
88
CAPITULO
13
MÉTODO DE AUMENTOS Y DISMINUCIONES (continuación) Los negocios se establecen y operan con el propósito preponderante de obtener suficientes utilidades. La expresión numérica del grado en que se haya alcanzado dicho propósito se muestra en el estado de resultados. La función de este estado, es describir la pérdida sufrida o la utilidad realizada en cierto tiempo resumiendo para ello los productos obtenidos y los costos incurridos en las operaciones hechas por su administración durante el mismo tiempo. De la corrección del cálculo y aplicación del costo correspondiente a las ventas de un mismo periodo depende la corrección de la utilidad. Si paralelamente el calculo de los productos obtenidos en un tiempo dado se hace el calculo de los respectivos costos, la utilidad es la correcta; de lo contrario la utilidad es incorrecta. La comparación del estado de resultados del último periodo, con el mismo estado de un periodo anterior, proporciona datos sobre los aumentos y las disminuciones que hubo en las diversas cuentas de productos y de costos incurridos. Cambios que, interpretados a la luz de todas las circunstancias concurrentes, pueden servir de base para valorizar los resultados obtenidos y formular las normas de política financiera y de operación que han de seguirse en el futuro. Como el éxito o fracaso de los negocios se acusa y se desenvuelve durante el transcurso de los años y no en determinado ejercicio, los cambios operados en un solo periodo tienen un significado limitado, debido a que pueden ser afectados por circunstancias transitorias. Como los cambios mostrados por el estado comparativo se expresan en unidades monetarias, los defectos y limitaciones señalados para el balance son inherentes al estado de resultados. Las deducciones derivadas de la interpretación del estado comparativo de resultados, son correctas 89
cuando el estudio de los cambios se hayan echo con toda la información adicional necesaria que explique no solo el cuanto, sino también, el como y el por que de las diferencias. BASES DE COMPARACIÓN El balance comparativo equipara situaciones, y las situaciones pueden captarse en cualquier tiempo, por lo que no es necesario que sean iguales los periodos que median entre dos balances que se comparen. No así el estado de resultados, debido a que este estado se refiere a los movimientos registrados en las cuentas de resultados durante cierto tiempo; para que la comparación sea lógica, es necesario que los estados de resultados que se comparen se refieran a periodos iguales y correspondientes al ciclo anual de los negocios. Además, es necesaria la confirmación de la uniformidad en la aplicación de los principios de contabilidad en la formulación de los estados financieros puesto que, por lo general, los cambios en la construcción de los estados financieros se traducen en una diferencia sustancial de los resultados obtenidos. Resulta impropia la comparación que se haga de los estados de resultados, sin tener en cuenta y ponderar debidamente los efectos producidos en los resultados, por el cambio en: (1) bases de estimación del activo, pasivo y capital contable; (2) bases para el calculo y aplicación de los gastos indirectos de producción; y (3) bases para el calculo y aplicación de los costos de distribución.
PRECIOS, VOLUMEN DE UNIDADES VENDIDAS Y RESULTADOS
La utilidad, como cualquier otro concepto genérico de la contabilidad, es el resumen de determinado número dependidas que lo integran: es la suma algebraica de los diversos renglones de productos y costos incurridos durante un periodo determinado, que se presenta en el estado de resultados. Las cifras contenidas en el estado de resultados solo expresan valores en unidades monetarias; y la moneda, cualitativamente, es un instrumento de medición carente de estabilidad, puesto que su poder 90
adquisitivo varía continuamente. Como el consumo de mercancías por persona varia poco, un cambio sensible en el nivel general de los precios debe investigarse en el factor monetario. Los resultados de una empresa están en función tanto de los precios como del volumen de unidades vendidas; por tanto, para analizar e interpretar debidamente los cambios efectuados en los resultados de una empresa, es necesario separar el efecto producido en éstos por las variaciones en los precios, del efecto producido por las variaciones en el volumen de unidades vendidas. El objeto es proporcionar la información necesaria sobre los cambios operados en el poder adquisitivo de la moneda y en la oferta y demanda de un producto ya que, sin esto ultimo, es imposible decir si el negocio ha progresado; aunque la contabilidad financiera registre un aumento en el importe de las ventas, puede ocurrir que el volumen de unidades vendidas sea inferior a la del periodo anterior; por otra parte, la prueba verdadera del desarrollo de un negocio es el volumen de operaciones. Por tanto, son erróneas las conclusiones que se infieran sin tener en cuenta lo anterior. Sin embargo, por lo complejo del problema y por pertenecerá a estudios económicos, mas que a un estudio de los resultados, hecho a base de análisis e interpretaciones contables, se recomienda proceder con extrema cautela en la formulación de los juicios relativos a estas circunstancias. El análisis contable es antecedente necesario del estudio económico.
PRECIOS, VOLUMEN DE UNIDADES VENDIDAS Y LA CONTABILIDAD Entre uno de los antecedentes necesarios de las conclusiones económicas, derivadas del estudio de las variaciones en los precios y en el volumen de unidades vendidas, figura el estudio de los resultados , hechos a base de análisis e interpretaciones contables. La exposición y el entendimiento de este problema se facilita por medio de ejemplos; en esa virtud, se sigue tal procedimiento. Como información adicional, para el efecto de la anterior estado de resultados comparativo, se tiene que la empresa solo produce un articulo uniforme, las unidades vendidas en 19X1 fueron 5,000 y en 19X2 ascendieron a 6,000. por tanto, el volumen de unidades vendidas en 19X2 fue el 120% del volumen de 19X1.
91
92
93
RESUMEN Las empresas se establecen y operan con el propósito preponderante de obtener utilidades. de las cifras presentadas en los estados financieros, tal vez la mayor importancia sea la relativa a las utilidades. El éxito y valor de una empresa, por lo general, entre otros factores, están en funciona de sus utilidades. La ganancia es esencial para conducir eficientemente las empresas tanto, es necesario hacer periódicamente la debida apreciación de las utilidades y de los cambios sufridos en estas. El estado comparativo de resultados presenta valores absolutos de utilidad práctica limitada, a causa de la pobreza cualitativa de la moneda; por tanto, para una debida interpretación de los cambios presentados por el citado estado, es necesaria la información adicional. Si los cambios en los resultados son de consideración, es imperativo investigar el cuanto, el como y el por que de la influencia de los factores económicos y de la actuación de la administración en la marcha de las empresa.
Los cambios en las utilidades pueden deberse en variaciones en precios y en el volumen de las unidades vendidas; debido a lo cual, es necesario hacer un estudio analítico de las variaciones de cada uno de los elementos citados y de sus efectos sobre las utilidades. La utilidad bruta es la diferencia entre el producto neto de las ventas y el costo de estas. Por tanto, la utilidad bruta es el resultado de la combinación de dos elementos que continuamente están sujetos a cambios que influyen sobre el importe de la utilidad. Los cambios en cada una de las citadas variables, ventas y su costo; están en función de los precios y del volumen de unidades vendidas; consiguientemente, al hacer el estudio de la utilidad bruta es necesario considerar que: a) las variaciones en las ventas pueden deberse: 1. a cambios en el volumen de unidades vendidas; y 2. a cambios en los precios de venta. 94
b) las variaciones en el importe del costo de ventas pueden deberse: 1. A cambios en el volumen de unidades vendidas; y 2. A cambios en el costo de ventas En una empresa comercial con el motivo de las variaciones son las fluctuaciones en precios, las cuales están fuera del control de su dirección; y en una empresa industrial, por las citadas fluctuaciones y por las variaciones en unidades de materia prima empleadas, las cuales dependen fundamentalmente de la eficiencia de la operación de la empresa. La separación de los dos factores constitutivos de cada uno de los elementos citados, ventas y su costo, solo es posible cuando se conoce el número de unidades vendidas. Complicándose el problema por la diversidad de artículos que venda la empresa La utilidad de operación es la diferencia entre la utilidad bruta y los costos de distribución, los cuales para su estudio analítico deben descomponerse en: (1) costos fijos y (2) costos variables, para hacer su comparación con el volumen de unidades vendidas. Finalmente, es impropia la comparación que se haga de los estados de resultados pertenecientes a diferentes periodos, sin tener en cuenta y ponderar debidamente los efectos producidos en los resultados, por el cambio en la aplicación de los principios de contabilidad; para cumplir con el principio de revelación suficiente. Así por ejemplo, si una empresa ha venido valorizando sus inventarios por el método de “costos promedios”; pero con motivo de condiciones económicas inflacionarias decide cambiar al método de valoración “ultimas entradas-primeras salidas” (UEPS), las utilidades del ejercicio en el que adopte este método (UEPS) de valorización de inventarios, serán menores que las que hubiera expresado el estado de resultados por el método de “costos promedios” en virtud de que la adopción de UEPS eliminara las utilidades inflacionarias, por que el flujo de costos de reposición reflejara las condiciones del mercado en el tiempo de las ventas.
La adopción del método UEPS afecta negativamente al activo circulante, en virtud del valor menor de los inventarios que expresa el balance, y en consecuencia a todas las comparaciones ya razones financieras en las que intervenga este activo. La disminución en las utilidades afecta negativamente al capital contable y, por ende, a todas las comparaciones y razones financieras en las que intervenga este capital, y aparentemente a su imagen crediticia. Se dice aparentemente, por que son utilidades reales mejora la calidad del patrimonio de la empresa y el basamento para la toma de decisiones. La reducción en las utilidades puede afectar desfavorablemente el precio de mercado de las acciones ordinarias que se negocian en el mercado (bolsa y mercado libre) de los títulos valor, por haber disminuido, en unidades monterías corrientes, las utilidades en comparación con las expresadas en el estado de resultados de ejercicios anteriores. Asimismo se afectaran los dividendos. 95
La comisión nacional de valores expidió la circular 11-10, publicada en el diario oficial de la federación del 1° de junio de 1984, que atañe a las sociedades cuyos valores se encuentren inscritos en el registro nacional de valores. Segunda: por lo que se refiere a inventarios y costos de ventas, deberán aplicar a resultados los costos siguiendo el procedimiento de últimas entradas primeras salidas (UEPS) y actualizar los inventarios de acuerdo con el método de costos específicos (valores de reposición) determinado a través de cualquiera de los enfoques considerados en el boletín de referencia. Sexta: las sociedades deberán revelar a través de las notas a los estados financieros una conciliación entre el resultado que presenta el estado de resultados, conforme al boletín mencionado en la disposición primera y el obtenido si no se hubiese aplicado al citado boletín, formulando las aclaraciones necesarias.
96
CAPITULO
14
ESTADO DE CAMBIO EN LA SITUACIÓN FINANCIERA DEL NOMBRE Este estado, en su origen, fue bautizado con el nombre de Estado de Origen y aplicación de fondos (o también con el estado de origen y aplicación de recursos). Dicho estado, en su concepción y filosofía, es diferente al estado de cambios en la situación financiera. ¿Y en que estriba tal diferencia? Y ¿Por qué el nombre de estado de cambios en la situación financiera? La respuesta a estas interrogantes descansa en las siguientes consideraciones: a) normalmente se formula un estado para informar a los directivos de una empresa, del movimiento de efectivo que hubo durante un periodo determinado, informe al cual entre otros, se le da el nombre de estado y aplicación de fondos. Por tanto, designar con un mismo nombre a dos estados, cuyo contenido es diferente, es impropio; se da cabida a confundir el contenido de ambos estados, y por lo mismo, se provoca la confusión con respecto a la información que se intenta suministrar con cada uno. el estado de cambios en la situación financiera describe con mayor precisión la finalidad del estado, puesto que muestra las dos fuentes, del origen de los recursos de una empresa: (1) capital contable y (2) pasivo.
97
(2) no solo los movimientos de fondos modifican la situación financiera de una empresa sino, en general, todo costo incurrido y toda mudanza de los elementos patrimoniales de una empresa, implican los cambios de situación. g) Estado de cambio en la situación financiera, es aquel que indica las partidas que entre dos fechas modificaron la situación financiera de una empresa, ordenándolas en origen de recursos y aplicación de recursos. Lo anterior ha motivado que a este estado también se le de el nombre de “Estado de Origen y Aplicación de Recursos”. h) En conclusión, este estado es un refinamiento del balance comparativo, en el cual se presentan los cambios que se perciben en el balance comparativo y la conexión existente entre el balance comparativo y el estado de resultados en forma clara y accesible. OBJETIVO Y UTILIDAD PRÁCTICA El estado de Cambios en la Situación Financiera tiene por objeto presentar en forma lógica las dos fuentes de recursos, ajenos y propios, de una empresa, en un periodo determinado; mostrando en forma adecuada los canales a través de los cuales se obtuvieron tales recursos, así como la aplicación que se hizo de ellos. A menudo sucede que el estado de resultados muestra que las operaciones practicadas en un periodo determinado produjeron utilidades, que pueden ser consideradas como atractivas, pero su balance indica que carece de efectivos suficientes para pagar dividendos o para hacer frente a las obligaciones contraídas por la empresa. Por tanto, se considera como no satisfactoria la situación financiera de esta empresa, debido a que tal situación guarda relación estrecha con su capacidad de pago. Una empresa puede operar año tras año con utilidades y, sin embargo, tener una situación financiera cada vez más raquítica y desequilibrada, debido a la insuficiencia de capital o a la inadecuada distribución financiera de éste.
El estado de cambios es la situación financiera de una respuesta clara a las siguientes preguntas: ¿Qué ha sido de los recursos obtenidos de las utilidades netas?, ¿Qué ha sido de los recursos obtenidos de pasivo? Este estado, por su forma de contenido, es particular mente útil para los profanos en la cultura contable, los que de ordinario observan que a pesar de haber obtenido utilidades suficientes, según muestra el estado de resultados, cada vez les es más difícil pagar sus cuentas, porque sus numerarios es de cada vez menor. Esto hace que dichas personas duden que realmente obtuvieron, se pregunten: ¿Qué ha sido de las utilidades y donde se encuentran? ORIGEN DE LOS RECURSOS En cualquier empresa los recursos provienen de cuatro fuentes: 98
1) 2) 3) 4)
De la utilidad neta; Por disminuciones de activo; Por aumento de capital; Por aumento de pasivo.
Las tres primeras fuentes se pueden considerar como fuentes que proporcionan recursos propios y, la cuarta, indica los recursos obtenidos de personas ajenas a la empresa. 1) De la utilidad Neta. Los productos obtenidos por la venta de mercancías o servicios, menos los costos de los mismos, producen un aumento en el activo y en el capital, por la misma cantidad de la utilidad neta que producen. Esto significa que la utilidad neta se refleja en un aumento del capital contable. 2) Por disminución de activo. En un estado normal de cosas, la disminución de un activo puede reflejarse en el aumento de otro activo o la disminución de una partida de pasivo. Así, una disminución de inventarios de inventarios origina un aumento en clientes o en cajas; y una disminución en caja puede motivar una reducción de pasivo o capital. La depreciación de construcciones y equipo, amortización de patentes y marcas, la amortización de los cargos diferidos y la provisión de cuentas dudosas, son deducciones que se hacen a los productos para llegar a la utilidad neta; pero en esencia son disminuciones de activo y, en ultima instancia, dichas disminuciones de activo, por ser costos incurridos, se reflejan en una reducción de las utilidades, razón por la cual al formular este estado, sus respectivos importes, deben de figurar como origen de recursos propios; mas no porque representen cargos a la utilidad neta que no fueron motivados por una salida de efectivo, sino que deben de eliminarse de la utilidad con el objeto de conseguir, de este modo, que el estado muestre la verdadera cantidad de recursos en efectivo, que se obtuvieron vía utilidad neta. 3) Por aumentos de capital. Estos aumentos no son muy frecuentes en los negocios pero, cuando ocurren, se debe a nuevas aportaciones de capital. 4) Por aumento de pasivo. Un aumento de pasivo indica que la empresa hizo uso de recursos ajenos a ésta, ya sea mediante préstamos, compras a crédito o porque dieron origen a un pasivo acumulado. PALIACIÓN DE RECURSOS Los recursos obtenidos de las fuentes mencionadas pueden ser aplicados en los siguientes renglones: 1) 2) 3) 4)
A absorber pérdida neta; A un aumento en el activo; A una disminución de capital; A una disminución de pasivo. 99
1) A absorber perdida neta. Si la utilidad neta es una fuente de recursos, la pérdida neta es una aplicación de recursos, puesto que la utilidad significa que la empresa ha logrado obtener recursos como resultado de sus operaciones, la pérdida representa que la operación de la empresa dio como resultado la salida de recursos. La pérdida puede reflejarse en la disminución de activo, en un aumento de pasivo, en una disminución de capital contable o en una combinación de las situaciones citadas. 2) A un aumento de activo. Cuando aumenta el efectivo, los inventarios de materias primas, el inventario de productos en proceso, el inventario de artículos terminados, la maquinaria y otras partidas de activo, excepto en los casos de revalorización, los recursos han sido aplicados en estos conceptos. 3) A una disminución de capital. Una disminución de capital contable tiene lugar cuando se retira parte de lo aportado por los propietarios de la empresa o cuando tal devolución se hace afectando las reservas de utilidades: por decretarse dividendos o amortizarse, en una sociedad anónima, acciones con utilidades repartibles. Concretamente, tratándose de las sociedades mercantiles, esta disminución de recursos se representa cuando parte del capital contable se retira por el reembolso hecho a los socios, de parte del monto de sus aportaciones o parte de las utilidades reinvertidas en la sociedad. 4) A una disminución de pasivo. Una disminución de pasivo, circulante o consolidado, indica los recursos que han salido de la empresa y los cuales han sido aplicados para reducir saldos a favor de sus acreedores.
FORMAS DE REPRESENTACIÓN DEL ESTADO Para poder elaborar el estado de cambios en la situación financiera, debe de disponerse de un balance comparativo y de un estado de pérdidas y ganancias que abarque el periodo comprendido en el balance comparativo y, además, de una información complementaria que indique el camino seguido a registrar las operaciones extraordinarias 20 que hayan modificado la situación financiera. Siempre que se vaya a elaborar un Estado de Cambios en la Situación Financiera, debe de hacerse un estado de necesidades que lo originan y determinar qué personas son 20
Operaciones Extraordinarias, traducidas contablemente a Partidas extraordinarias, refiriéndose a aquellos sucesos o eventos anormales o extraordinarios que no provienen de la operación de la empresa, pero que afectan sensiblemente su situación financiera, como en el caso de un siniestro, una devolución, los efectos de huelga, etcétera. Estas partidas no deben de alojarse en el estado de resultados porque desvirtuarían, precisamente, los “resultados normales de operación” . lo adecuado es que sean reportados en el capital contable.
100
directamente interesadas en su formulación, con el objeto de dar mayor énfasis a aquella parte de su contenido, según lo requiera cada caso. De esto se deduce que la forma de representar el contenido varía según la empresa que lo prepare y, más aún, varía dentro de una misma empresa, de acuerdo a los fines que este destinado. En algunos casos basta con presentarlos en forma condensada; en otros, si la información que se necesita es amplia y detallada, se escoge una forma que permita presentarla así, siempre debe de estudiarse la forma que sea adecuada para satisfacer las necesidades que lo originan y para que pueda ser utilizado por las personas a quien interese directamente. El contenido del Estado de Cambios en la Situación Financiera se divide en dos partes agrupándose, en la primera, los elementos que constituyen origen de recursos, clasificados en: (1) recursos propios y (2) recursos ajenos; y, en la segunda, los elementos que constituyen aplicaciones de recursos, clasificados en: (a) aumentos de activo y (b) disminuciones de pasivo. Como base para un ejemplo del estado que se viene comentando, se presenta el balance comparativo al 31 de diciembre de los años 19X1 y 19X2 y el estado de resultado por los 12 mese terminados el 31 de diciembre de 19X2, así como la información complementaria de la empresa denominada “La Industrial”, S.A.
LA INDUSTRIAL, S.A. Balance comparativo al 31 de diciembre de 19X1 y 19X2
Valores 31 de diciembre de 19X1
Cambios
31 de diciembre de 19X2
Aumentos
Disminuciones
ACTIVO Circulante: Existencias en efectivo.. $
599,000
Clientes…………………. Inventarios………………. $
653,000
$ 54,000
38,000
45,000
7,000
975,000
833,000
1,612,000
$
$
1,531,000
$ 61,000
$
142,000
$
142,000
101
Fijo: Maquinaria….…………. $
800,000
Mobiliaria y equipo……. Edificios y terrenos…… $
950,000
$150,000
148,000
200,000
52,000
1,500,000
1,450,000
2,448,000
$
$
$
50,000
$
50,000
$
1,000
$
193,000
50,000
$
112,000
73,000
$
11,000
$
123,000
2,600,000
$202,000
Cargos diferidos: Gastos de construcción.
5,000 $
4,065,000
4,000 $
4,135,000
$263,000
PASIVO, CAPITAL Y RESERVAS Circulante: Proveedores……………. $
162,000
Cuentas por pagar……..
84,000
$
$
246,000
$
123,000
$
-
$
100,000
$
200,000
$100,000
Capital social…………… $
3,000,000
$
3,000,000
$
315,000
$
336,000
$ 21,000
$
3,315,000
$
3,336,000
$ 21,000
$
280,000
$ 40,000
16,000
2,000
Deuda consolidada: Obligaciones en circulación……
Deuda consolidada:
Utilidad neta(deducidos impuestos sobre utilidades)……………….
Reservas complementarias de activo Para depreciación de maquinaria……………… Para depreciación de mobiliario………………..
$
240,000 14,000
102
Para depreciación de edificio…...……………..
150,000
180,000
30,000
$
404,000
$
476,000
$ 72,000
$
4,065,000
$
4,135,000
$193,000
$
123,000
LA INDUSTRIAL, S.A. Estado de Resultados por los 12 meses terminados el 31 de diciembre de 19X1 y 19X2
Ventas brutas…………………………………………….
$
Rebajas sobre ventas………………………………… Ventas netas…………………………………………….
20,000 $
Costos de lo vendido…………………………………. Utilidad bruta……………………………………………..
1,396,000
1,376,000 900,000
$
476,000
Gastos de venta……………………………………….
70,000
Utilidades sobre ventas……………………………….
406,000
Gastos de administración (incluye impuestos sobre utilidades) Utilidad neta Sin deducir participación a trabajadores)…………
70,000 $
336,000
103
INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA
1) Se dio de baja mobiliario inservible por $8,000, el cual tenía una reserva constituida de $8,000. 2) Se compraron muebles nuevos por $60,000. 3) Se acreditó a la reserva para la depreciación de mobiliario y equipo $10,000 4) Se vendió un edificio en $40,000, cuyo valor de adquisición fue de $50,000, el cual tenía una reserva para depreciación de $10,000. 5) Se acreditó a la reserva para depreciación de edificio $40,000. 6) Se adquirió maquinaria por $200,000. 7) Se vendió maquinaria en $30,000, cuyo valor de adquisición fue de $50,000, la cual tenía una reserva constituida de $20,000. 8) Se acreditó a la reserva para la depreciación de maquinaria $60,000. 9) Se pago dividendo con cargo a las utilidades de 19X1, por $315,000.
LA INDUSTRIAL, S.A. Hoja de trabajo para la formulación del Estado de cambios en la situación financiera por los 12 meses terminados el 31 de diciembre de 19X2. (en miles de pesos)
VALORES
31 de diciembre 19X1
Ajustes para determinar el monto de los recursos y su aplicación
CAMBIOS
Aumentos Disminuciones
19X2
Cargos
Abonos
Estado de cambios en la situación financiera Origen de Recurso s
Aplicació n de Recursos
ACTIVO Circulante: Existencias en efectivo…………………….
599
563
54
54
Clientes………………………………………
38
45
7
7
Inventarios…………………………………..
975
833
1672
1531
142 61
142
142
104
Fijo: Maquinaria….……………………………….
$ 800
$ 950
$ 150
(7)
50
(6)
200
Mobiliaria y equipo………………………….
148
200
52
(1)
8
(2)
60
Edificios y terrenos………………………….
1,500
1,450
(4)
50
$ 2,448
$ 2,600
5
4
$ 3,428
$ 3,437
Proveedores………………………………..
$ 162
$ 50
$ 112
112
Cuentas por pagar………………………….
84
73
$ 11
11
$ 246
$ 123
$ 50 $ 202
$ 50
Cargos diferidos: Gastos de construcción……………………
$1 $ 202
1
$ 193
PASIVO, CAPITAL Circulante:
$-
$ 123
Deuda consolidada: Obligaciones en circulación………………..
$ 100
$ 200
$ 100
$ 3,000
$ 3,000
$ 315
$ 336
$ 21
$ 3,336
$ 21
$ 240
$ 280
Para depreciación de mobiliario y equipo…
14
Para depreciación de edificio…...…………
150
100
Deuda consolidada: Capital social…………………………… Utilidad neta(deducidos impuestos)……
$ 3,315
(10)
336
(9)
315
$ 40
(8)
60
(7)
20
16
2
(3)
10
(1)
8
180
30
(5)
40
(4)
10
(2)
60
Reservas complementarias de activo
Para depreciación de maquinaria…………
Adquisición de mobiliario y equipo………..
$ 404
$ 476
$ 72
$ 4,065
$ 4,135
$ 193
$ 123 60
Incremento a la reserva para depreciación de mobiliario y equipo………………………
(3)
10
10
Venta de edificio…………………………..
(4)
40
40
Incremento a la reserva para depreciación de edificios…………..………………………
(5)
40
40
Adquisición de maquinaria…………………. Venta de maquinaria y equipo……………..
(6)
200
200 (7)
30
30
105
Incremento a la reserva para depreciación de maquinaria…………………………….… Pago de dividendos con cargo a las utilidades de 19X1………………………….
(8)
(9)
60
60
315
Utilidades de 19X2………………………….
315 (10)
1,129
336 1,129
336 759
759
Los movimientos contables que solo impliquen un cambio de la estructura financiera del balance de una empresa, tales como: capitalización de utilidades, conversión de acciones preferentes a acciones ordinarias, conversión de pasivo a largo plazo a pasivo circulante o viceversa, no constituyen ni origen ni aplicación de recursos.
106
LA INDUSTRIAL, S.A. Estado de cambios en la situación financiera por los 12 meses terminados el 31 de diciembre de 19X2
Valores Parcial
Total
%
ORIGEN DE RECURSOS
Recursos propios: Utilidad neta (deducidos los impuestos sobre utilidades)
$
336,000
44
142,000
20
Edificio
40,000
5
Maquinaria
30,000
4
Depreciación de mobiliario
10,000
1
Depreciación de edificio
40,000
5
Depreciación de maquinaria
60,000
8
Inventarios Venta de activos fijos:
Provisión a las reservas para:
Amortización de gastos de constitución
1,000 $ 659,000
87
Recursos ajenos: Aumento de obligaciones en circulación Recursos obtenidos
100,000
13
759,000
100
APLICACIÓN DE RECURSOS En aumentos de activos: Existencia en efectivo
$
Clientes Maquinaria Mobiliario y equipo
54,000
7
7,000
1
200,000
26
60,000
8 321,000
42
En disminución de pasivo: Proveedores
107 $
112,000
15
Si el origen de recursos de mayor importancia en el periodo proviniera de una emisión de obligaciones, el estado podría iniciarse con este concepto. En cuanto a la forma de presentación debe ser la más accesible para los interesados; generalmente su presentación se hace en forma de reporte, porque para muchos hombres de negocios esta forma de presentación de los estados financieros es el más usual y conveniente.
108
ESTADO DE ORIGEN Y APLICACIÓN DE FONDOS El estado de Cambios en la situación financiera es diferente del estado de origen y aplicación de fondos porque la finalidad de este ultimo es presentar el movimiento de efectivo que hubo en un periodo determinado: entradas y salidas de efectivo, haciendo su clasificación por conceptos. En síntesis, el estado de origen y aplicación de fondos debe de contener: (1) la existencia de fondos al principiar el periodo; (2) el origen de los fondos obtenidos en el periodo: por ventas de contado, por cobros a clientes, por cobros a funcionarios y empleados, por prestamos conseguidos, etcétera; (3) la aplicación que se hizo a los fondos en el mismo periodo: en compras de contado de mercancías, de maquinaria y equipo, en pagos de sueldos y rayas, en pago de rentas e intereses, en pago de pasivo en general, etcétera; y (4)la existencia de fondos al terminar el periodo. La información proporcionada por el estado de Origen y Aplicación de Fondos complementa a la información que suministra el estado de cambios en la situación financiera, puesto que éste fundamentalmente informa de la inversión que se hizo en la totalidad de los recursos netos obtenidos por concepto de las utilidades netas, por las depreciaciones y las amortizaciones, por las disposiciones del activo, por los aumentos de pasivo y capital, tanto en efectivo como en otros bienes. El Estado de Origen y Aplicación de Fondos explica porque no se tiene el numerario suficiente para pagar dividendos o pasivo, además de otras circunstancias relativas al efectivo; que son objeto del tema. El formato y presentación del Estado de Origen y Aplicación de Fondos es aplicable y utilizable también para efectos presupuestales, adecuándolo al nombre de Presupuesto de Efectivo. Estado de Origen y Aplicación de Fondos: informa de donde provinieron los fondos y que se hizo con ellos. Presupuesto de Efectivo presupone de donde se obtendrán fondos y que se harán con ellos.
109
FLUJOS FINANCIEROS
FLUJOS DE OPERACIÓN
Ventas Contado
Gastos de ventas y de Admón.
Recibidos
Intereses y Dividendos
Pagados
Productos Terminados
Ventas a Crédito
Cuentas Por Cobrar
Pago Retención
Impuestos
Gastos en Efectivo
Pago
CAJA Social o Aumento de Capital Social
Capital contable
c/o sin prima Reembolso s
Proceso
Compras
Deuda Exhibiciones de Capital
Producción en
Gastos de Fabricación
Préstamo
Activos
Ventas C Compras Contado o m p r a Crédito a Cuentas s
Por Pagar
Fijos
Materias Primas y Mano de Obra Directa
FLUJOS DE EFECTIVO
ORIGEN
APLICACIÓN
FLUJOS FINANCIEROS
FLUJOS FINANCIEROS
Intereses y dividendos recibidos
Intereses y dividendos pagados
Impuestos (pago) Impuestos (retención) Préstamos (pago) Préstamos recibidos Reembolsos de capital Exhibiciones o aumentos de capital
FLUJOS DE OPERACIÓN
FLUJOS DE OPERACIÓN
Ventas contado
Cuentas por cobrar
Activo fijo (ventas)
Gastos en efectivo
1. Fabricación 2. Ventas 3. Administración 4. Activo fijo (adquisiciones)
Compras contado
1. Materias primas 2. Mano de obra 3. Cuentas por pagar 1. 2. Nota: Al estimado del futuro flujo de efectivo se debe incorporar explícitamente la probable inflación.
LA INDUSTRIAL, S.A. Estado de origen y aplicación de fondos del 1 de enero de 19X2 al 31 de diciembre de 19X2 (Miles de pesos)
Valores Auxilia r
Parcial
Total
%
ORIGEN DE FONDOS
Existencias en efectivo al 1 de enero de 19X2
599
28
Cobros a: Clientes y ventas de contado
1,369
64
70
3
$1,439
67
100
5
Ventas de activo fijo: Edificio
40
Maquinaria
30
Obligaciones Puestas en circulación Fondos obtenidos
1,539
72
Fondos disponibles
2,138
100
APLICACIÓN DE FONDOS pagos por: Gastos de fabricación y mano de obra Gastos de administración
647 70
Gastos de Venta
70
787
37
260
12
438
20
Compra de: Muebles Maquinaria
60 200
Otros pagos: Dividendos
315
Proveedores
112
Cuentas por pagar Fondos aplicados
11
1,485
69
Saldo al 31 de diciembre de 19X2
653
31
Total igual a los fondos disponibles
2,138
100
CAPITULO
15
MÉTODOS DE TENDENCIAS
IMPORTANCIA DEL PASADO21 La política futura de una empresa no solo debe basarse en las conclusiones deducidas del estudio de su trayectoria realizando por ejemplo del método de aumentos y disminuciones, porque tales comparaciones son insuficientes, principalmente en las empresas que tienen competidores, debido a que cualquiera de los dos periodos que se comparan pueden hallarse influenciados por condiciones anormales destruyendo, por tanto, la verdadera visión del asunto. Lo que debe estudiarse es la marcha de la empresa durante varios años y, si es progresiva, entonces, las altas y bajas, que es probable que ocurran, relativamente son de poca importancia. Toda actividad mercantil tiene épocas buenas y malas; si ocurriere que a un ejercicio excelente siguiere uno de depresión aguda, y se comparasen dichos ejercicios sin tener en cuenta las citadas condiciones, las inferencias derivadas son falsas. Igualmente debe refrendarse el optimismo, cuando a un ejercicio malo sigue uno bueno, ya que la mayoría pudiera ser transitoria. La importancia del estudio de la dirección del movimiento de las tendencias en varios años radica en hacer posibles cambios futuros en las empresas, y como y porque las afectaran. Los cambios en la dirección de las tendencias no se realizan repentinamente, sino progresivamente en cierto tiempo; todo cambio procede de pequeñas partes, por lo que todo nuevo estado tiene que adquirir cierto grado o tamaño para hacerse perceptible. Cuando no se tiene presente lo expuesto, erróneamente se señala como causa principal o única, lo que quizá no es otra cosa que un suceso determinante o una simple ocasión. De lo antes expuesto, se infiere que razonablemente es probable que la dirección del movimiento de las tendencias prevalezca en el presente y se proyecte dentro del futuro cercano.
Precisada la dirección del movimiento que tuvo una tendencia en varios años, cuando su cause fue determinado por circunstancias internas, y si no existe ninguna razón para que se operen cambios radicales, justificadamente se puede 21
La vida es una operación que se hace hacia delante. Vivimos originalmente hacia el futuro, disparados hacia el. Pero el futuro es lo esencialmente problemático: no podemos hacer en el pie, no tiene figura fija, perfil decidido. ¿Como los va a tener si aun no es? El futuro es siempre plural: consiste en lo que puede acaecer muchas cosas diversas, incluso contradictorias. De aquí la condición paradójica, esencial a nuestra vida, de que el hombre no tenga otro medio de orientarse en el futuro que hacerse cargo de lo que ha sido el pasado, cuya figura es inequívoca, fija e inmutable. De suerte que, precisamente, porque vivir es sentirse disparado hacia el futuro, rebotamos en el como en un hermético acantilado y vamos a caer en el pasado, al cual nos agarramos hincando en el los talones para volver con el, desde el, al futuro y realizarlo. EL PASADO ES EL ÚNICO ARSENAL DONDE ENCONTRAMOS LOS MEDIOS PARA HACER EFECTIVO NUESTRO FUTURO. Maestro don José Ortega y Gasset, “en torno a Galileo”, p. 132, revista de occidente, Madrid, 1959.
opinar, con perfil de probabilidad, que el sentido de tal tendencia continuara en el futuro próximo; pero será dudosa su continuidad si el curso fue determinado por circunstancias externas, a menos que exista una continuidad inherente a las propias circunstancias.22 El conocimiento de la historia de una empresa es importante para fundar su futura política. El pretérito es el índice del futuro. Sin embargo, la interpretación del sentido del movimiento de las tendencias debe hacerse con las debidas precauciones, teniendo presente la influencia de : (1) los cambios constantes en los negocios; (2) las fluctuaciones en precios; (3) los defectos de los métodos para recolectar y depurar los datos; (4) el desgaste natural, por el transcurso del tiempo, del significado de las cifras pertenecientes al pasado: es muy peligroso regresar muy atrás, en lo referente a tiempo, para verificar cualquier cosa del pasado y fundar afirmativamente, en forma en enfática, el futuro de la empresa; (5) que el sentido del movimiento de la tendencia es el resultado de un conjunto de factores, cuya influencia puede ser contradictoria; (6) que no todas las actividades mercantiles reaccionan de la misma manera ante la presencia de una misma circunstancia; hay toda clase de variantes y grados de respuesta a una situación dada: determinada empresa puede prosperar, en respuesta a causas que están llevando a la declinación a otras; y (7) el efecto retardado, debido a que con frecuencia la presencia de una causa no deja sentir su efecto inmediatamente, sino después de transcurrido cierto tiempo, como en el caso de una declinación de las ventas ocurrida en el ejercicio o ejercicios posteriores al estudio, motivada por el cambio en la calidad de los productos o en el sistema de ventas; en la aparición de la competencia o de sucedáneos; o bien, el incremento de las ventas, ocurrido en el ejercicio o ejercicios posteriores al estudio, causado por esfuerzos hechos en ejercicios pasados. El estudio de la dirección del movimiento de las tendencias tiene capital importancia para lograr el mayor éxito de los negocios, puesto que: (a) el análisis de las cifras de un ejercicio no permite obtener una completa descripción de la posición de la empresa; (b) pone de manifiesto características relativas a la habilidad y honestidad de la administración; (c) hace patentes los cambios operados en la política administrativa; y (d) la administración actúa con conocimiento de causa.
EXAMEN DEL MÉTODO Para estudiar el sentido de una tendencia, deben ordenarse cronológicamente las cifras correspondientes. Sin embargo, deben tenerse presente las siguientes 22
“lo que a acaecido una vez, acaecerá siempre que existan condiciones similares de existencia”, Mill, cita de Antonio Caso, antología filosófica, p. 83, edición no identificada.
condiciones: (1) el examen aislado del sentido de la tendencia de un hecho no tiene significado alguno, y solo adquiere significado e importancia cuando se le compara con las tendencias de otros hechos con los cuales guarda relación de dependencia: (a) como la tendencia de las ventas, con la tendencia del costo de distribución y la tendencia de clientes; (b) la tendencia de las ventas, con la tendencia de los inventarios; (c) la tendencia de la producción, con la tendencia de la inversión en el activo fijo; y (2) el estudio simultaneo del sentido de las tendencias de diversos hechos, mediante el simple ordenamiento cronológico de las cifras se dificulta debido a que, por lo general, (a) las grandes acumulaciones de cifras producen confusión; y (b) se desvirtúa la función mecánica de los métodos de análisis: la simplificación de las cifras y de sus relaciones, para hacer factibles las comparaciones. Se ha reconocido universalmente que el método mas adecuado y sencillo para el estudio de las tendencias es el conocido con el nombre de “números relativos”. Este método consiste en tomar un periodo como base, y las cifras respectivas a los diversos hechos pertenecientes a ese periodo base se consideran como el 100%; se calculan luego los porcentajes de cada uno de los otros periodos, respecto al periodo base de las cifras originales a números relativos es conveniente, cuando el numero de periodos es de consideración, hacer su presentación grafica; con lo cual se da un paso mas hacia la simplificación de las cifras y de sus relaciones. Los números relativos forman parte del método estadístico, y los estadísticos lo utilizan para el estudio del sentido de las tendencias desde el año 1738, año desde el cual se han esforzado por encontrar un método más sencillo para el estudio del sentido de las tendencias, sin que hasta la fecha lo hayan encontrado. Los números relativos pueden aplicarse al examen del sentido de las tendencias, tanto de las cifras representativas de los hechos internos de una empresa, como de las cifras representativas de los hechos externos de ella, a saber: (a) la tendencia de las ventas de las propia empresa; y (b) la tendencia de los precios del mercado y la tendencia de la circunstancia monetaria para compararlas con la tendencia de las cifras internas que guarden relación de dependencia en la propia empresa.
Al hacer la aplicación de los números relativos al examen del sentido de las tendencias, debe tenerse presente que: (1) solo deben calcularse las tendencias de cifras significativas; (2) solo deben compararse tendencias que guarden alguna relación de dependencia; (3) la abundancia de comparaciones en un solo cuadro lo hace confuso, dando lugar a que se pierda de vista la importancia de los
cambios y de las tendencias; (4) los cuadros deben contener las cifras originales y los números relativos, para mayor claridad y reducir la posibilidad de la comisión de errores al hacer su interpretación ; y (5) este método de análisis, como los otros que han sido descritos con anterioridad, es un medio y no un fin; solo puede proporcionar indicios, provocar insinuaciones y sugestiones y , en consecuencia, los defectos y limitaciones de los otros métodos de análisis son inherentes al de tendencias. Como defecto particular de los números relativos y en consecuencia, del método de tendencias, se señala la dificultad para elegir el periodo base. Este problema lo han tratado de resolver los estadísticos de diferentes maneras; pero para los efectos del análisis de los estados financieros, dicha objeción no tiene importancia alguna puesto que la finalidad del estudio histórico de un hecho es precisar la dirección de su tendencia a partir de determinado punto.
ILUSTRACIÓN DEL MÉTODO A continuación se ilustra la aplicación del método al análisis de las cifras de los negocios.
(MILES DE PESOS)
AÑOS
VENTAS
RELATIVO
COSTO DE
RELATIVO
DISTRIBUCIÓN
19X1
$
3,000
100%
19X2
4,500
19X3
2,800
$
2,800
100%
150
3,600
128
93
3,200
114
El estudio comparativo de estas dos tendencias muestra que el año 19X2, el incremento de las ventas fue superior al incremento en los costos de distribución, situación favorable para la empresa; pero en el año 19X3 la disminución en las ventas fue superior a la disminución de los costos de distribución, situación desfavorable para la empresa, que posiblemente se proyecte en su marcha futura. Los cambios sufridos en las tendencias de las ventas y de los costos de distribución ponen de manifiesto la necesidad de hacer posteriores investigaciones, con objeto de precisar el como y el porque de dichos cambios y su probable repercusión en las condiciones futuras de la empresa.
Al hacer las posteriores investigaciones deben tenerse presentes los elementos internos y externos que tengan relación de dependencia con el problema, tales como: (1) variaciones en el volumen de unidades vendidas; (2) variaciones en el poder adquisitivo de la moneda; (3)variaciones en el poder de compra de los consumidores; (4) cambios operados en la oferta y la demanda en general y del producto en particular; (5) aparición de sucedáneos; (6)cambios en los sistemas de ventas; (7) cambios de personal; (8) cambios en los usos y costumbres de los consumidores; y (9) “ley del desarrollo económico”.23
23
“..Es este hecho se ha visto cierta “ley del desarrollo económico”, de carácter general, de la economía nacional con la siguiente justificación. Cuando nace una nueva industria, los métodos técnicos de producción no están todavía suficientemente formados; los costos de producción son altos y la demanda del mercado de la mercancía dada es aun pequeña y, así, la producción se desenvuelve lentamente. En la siguiente fase, la producción aumenta a una tasa creciente como resultado del perfeccionamiento de los métodos de manufactura, de la transición a la producción en masa y al creciente mercado de la mercancía dada. Enseguida, hay un periodo de saturación del mercado (es decir, casi todos los que podrán adquirir la mercancía dada, por ejemplo, vehículos de motor, aparatos de televisión, etcétera, ya poseen uno) y, consecuentemente, el incremento de la producción se hace mas lento y, al final, casi se detiene. La producción se estabiliza a cierto nivel, suficiente apenas para el reemplazo de los bienes gastados. De manera similar se desarrolla la producción de artículos y de bienes auxiliares que se usan en varias ramas de la industria. La producción de hierro en lingotes, por ejemplo, después de un periodo de rápida mansión se estabiliza a cierto nivel junto con la estabilización de la industrialización del país. Oscar Lange, introducción a la econometria, p. 49 fondo de cultura económica, México, 1964. Los temas: “ley del desarrollo económico” y “las etapas de la empresa”, están densamente relacionados; en esa virtud, es oportuno transcribir las ideas del C.P. Constanzo Rodríguez Acevedo, contenidas en su conferencia: el contador y las finanzas, sobre: Las etapas de la empresa También debemos considerar que las empresas tienen diversas etapas en su desarrollo y que las soluciones financieras deben estar adecuadas a la etapa en la cual se encuentra la empresa. Así por ejemplo, podemos distinguir el periodo de promoción; cuando se lleva a cabo la promoción de un negocio, el financiamiento reviste características particulares: es necesario preparar estudios, hacer experimentos, llevar acabo investigaciones. Estas labores tienen una base financiera particular. Una segunda etapa empresarial seria la relacionada con construcción: se ha preparado todo lo relacionado a proyectos, a lanos, a sistemas de trabajo, formulas de manufactura y ahora vamos a levantar la fábrica. Durante esta etapa de construcción los problemas financieros son estrictamente diferente; no habrá inmediata recuperación, tendrá que emplearse grandes sumas de dinero, la administración estará dedicada fundamentalmente en las instalaciones, etcétera; ciertas características hacen especialmente peligrosa esta etapa. La tercera etapa es aquella de iniciación, cuando se han logrado los productos y se trata de colocarlos en el mercado; esta es también una época muy difícil y extraordinariamente peligrosa. En México hay un hecho histórico: una de las empresas con mayor importancia en la actualidad, que tiene ventas por cerca de 700 millones al año, se encontraba hará nos 20 años en esta etapa de iniciación. Se había montado una gran planta y estaba lanzando sus primeros productos manufacturados, pero el mercado estaba reacio a absorberlos y durante los cuatro primero meses toda la producción estaba colocada en las bodegas. En este momento la empresa solicito un crédito al banco y este le dijo: “no, están ustedes destinados al fracaso rotundamente porque el producto que están poniendo en el mercado mexicano no se conoce y no va a ser nunca comprado”. Por fortuna para la empresa, en los dos meses siguientes la producción que se había almacenado durante cuatro meses fue liquidada completamente; en dos meses se soluciono por completo el problema financiero. La siguiente etapa se refiere a la estabilización, cuando la empresa a superado la dificultad del mercado, cuenta con ventas suficientes, recupera el dinero puesto a materia prima, en mano de obra, en gastos y logra utilidades razonables. En esta época la empresa tiene problemas financieros completamente particulares; puede suceder que su problema financiero sea
invertir el dinero sobrante, ¿Qué va a hacer con las utilidades? ¿Cómo va a manejar los remanentes provenientes de la circulación de valores? Pudiera suceder que en este caso los problemas de empresa en periodo de estabilización sean distintos de los que hemos mencionado con anterioridad. Una etapa mas es cuando el mercado esta saturado por la empresa y empieza a decaer; o pudiera suceder que los servicios o los productos que ofrece al publico empezaran a convertirse en obsoletos o tuvieran una gran competencia en el mercado o hubieran sido sustituidos. La empresa en este caso tiene que tomar decisiones financieras muy importantes se encontrara ante problemas claros y exclusivos de esta etapa. Finalmente, tendremos dos posibilidades más: cuando a través de combinaciones de carácter estructural, combinaciones financieras, fusiones, consolidaciones, etcétera, la empresa va adquiriendo características nuevas. En estas condiciones los problemas financieros son distintos y, por ultimo, cuando por motivos de mercado, de producción, de insuficiencia de elementos, de mala administración y por cualquier otra razón, la empresa se encuentra ante la necesidad de liquidarse. Ante esta posición las finanzas de la empresa adquieren también características diferentes. Fuente: Jesús Vélez Aguayo, esquemas grafico-matemáticos para la contabilidad, ediciones contables y administrativas, S.A. de C.V., México, 1969.
CAPITULO
16
MÉTODO DE CONTROL DEL PRESUPUESTO
GENERALIDADES Las ganancias de una empresa disminuyen considerablemente cuando surgen dificultades administrativas; por ello, es imperativo no solo conocer la situación actual de la empresa sino, además, prever con la mayor probabilidad las situaciones futuras. Estos cálculos del porvenir comercial forman un cuadro, en el cual el hombre de negocios ve, además de las necesidades del momento, las necesidades y oportunidades que han de presentarse en el futuro, de modo que este capacitado para actuar no únicamente en vista de los problemas inmediatos, sino también en atención a las cuestiones, que transcurrido un lapso mas o menos largo, han de plantearse ante la empresa. Esto elimina la posibilidad de empresas conducidas a la aventura, sin más norma que la oportunidad presente, sin más defensa ante el porvenir que la audacia, la habilidad o la suerte de sus directores. Ahora bien, el mecanismo que proporciona esas previsiones y que hace posible la aparición de un plan, a trabes del cual se ejerza el control, es el presupuesto. El presupuesto pone en juego todas las actividades de la empresa, estableciendo la coordinación entre los diferentes departamentos y sujetando a los jefes de estos a una disciplina. El presupuesto como plan comercial esta definitivamente establecido porque implica soluciones concretas, propósitos inmediatos y programas realizables como parte de la practica de las empresas técnicamente administradas, conforme a los cánones del proceso administrativo. CONCEPTO El presupuesto es un mecanismo de control que comprende un programa financiero, estimado para las operaciones de un periodo futuro. Establece un plan claramente definido, mediante el cual se obtiene la coordinación de las diferentes actividades de los departamentos e influye poderosamente en la optimación de las utilidades, que es el objetivo preponderante de toda empresa. FINALIDAD E IMPORTANCIA El propósito del presupuesto es obtener un mejor control en la dirección de la empresa, en virtud de que: 1. establece objetivos definidos y formula el plan de ejecución que ha de llevarse a cabo en las futuras operaciones. Como eventualmente la realización del plan puede ser modificada o impedida por circunstancias imprevistas, proporciona los métodos correctivos que han de seguirse para ello. 2. coordina las actividades, promoviendo la motivación para que, con buena voluntad, los objetivos de la empresa se acepten y ejecuten los planes trazados. 3. determina los medios de control a trabes de las comparaciones que comprueben los resultados; e indica cuando y donde deben hacerse cambios en las operaciones actuales, para que los objetivos planeados puedan ser realizado de manera práctica y de modo eficaz.
Debe hacerse hincapié en la importancia que tiene para los hombres de negocios el considerar el costo de la implantación del presupuesto coño una inversión. Debe considerarse como tal, si se tiene en cuenta que al adoptarlo puede auxiliar ala administración en descubrir las causas que originan las deficiencias del funcionamiento, cuya corrección disminuye los costos por la reducción del desperdicio, aumentando así la rentabilidad. LIMITACIONES El presupuesto se puede considerar como un proyecto de dirección. Se prepara el plan tomando como base las proyecciones de acontecimientos en el futuro, estimando datos que, precisamente, por ser estimados y estar sujetos a variar, no son exactos; por tanto, el éxito de ese plan puede verse comprometido si los datos de que se dispone no son veraces; pero también el éxito depende de la inteligencia y juicio del encargado de los planes. No puede esperarse que un plan de presupuesto funcione automáticamente como sustituto de la administración. El presupuesto no priva a los ejecutivos de la libertad de acción. Más bien, coloca en sus manos un instrumento para hacer su propio trabajo más efectivo y además, provee los informes sobre los cuales pueden fundarse las decisiones administrativas con expedición y certeza. Finalmente, ningún plan de presupuestos puede quedar perfeccionado inmediatamente; el factor tiempo debe tenerse siempre en consideración. Es necesario un periodo Largo de educación y preparación, antes de que una empresa pueda funcionar completamente sobre bases apoyadas en presupuestos. No debe esperarse demasiado de un sistema de presupuestos en un principio; pero las ventajas son tan grandes, que cualquier cantidad razonable que se invierta para el establecimiento de un sistema de presupuestos, esta justificada. FLEXIBILIDAD Los presupuestos, para que sean útiles, deben ser flexibles y elásticos: se les debe asignar márgenes y tolerancias, según lo indique la experiencia y el juicio. De esta manera, puede hacerse frente a condiciones variables, que quizás ocurran en el periodo del presupuesto, sin necesidad de cambiar los estimados. Hay siempre algunos factores del futuro que son difíciles de prever al preparar el presupuesto. Estos factores incluyen cambios menores en las condiciones generales de la empresa. Los más frecuentes son: cambio en el tipo de material usado en la fábrica, modificaciones de estilo que hacen cambiar los patrones, colores o pesos.
VENTAJAS DEL PRESUPUESTO
Los presupuestos son un valioso auxiliar para los directivos de las empresas de las empresas, ya que por medio de ellos se controlan mejor las operaciones, evitando despilfarros en materiales, tiempo, etcétera. El presupuesto presenta por anticipado los costos requeridos para el trabajo que se va a ejecutar, los distribuye entre los diferentes departamentos de la empresa para que cada departamento emplee la cantidad que se le ha asignado, y provee verificaciones para salvaguardar esas erogaciones, de tal manera que cualquier renglón en particular no exceda a la cantidad presupuestada. A los jefes de departamento, cuando esta siendo preparado el presupuesto, les da la oportunidad de estudiar las necesidades de su departamento y les muestra sus responsabilidades. Otra de las ventajas principales del presupuesto es asegurar la coordinación funcional. Asegurar el ajuste y equilibrio armónico entre las diferentes funciones de la empresa, constituye una de las tareas más difíciles de la dirección. Cuando esto se logra, demuestra que la empresa esta bien organizada, que hay buenas relaciones humanas, y que tiene grandes probabilidades de éxito. Este proceso de coordinación de las actividades funcionales es de primordial importancia en todas las fases de la empresa. De otro modo, tal o cual departamento, mas emprendedor y agresivo que los otros, dominara eventualmente a la empresa si maximiza sus propios objetivos, pero al hacerlo destruye los objetivos generales de la empresa (eficiencia organizacional, crecimiento organizacional, liderazgo empresarial, maximización de las ganancias, etcétera), dando como resultado una suboptimizacion. Si tal suboptimizacion se quiere evitar, no se ha de permitir, por ejemplo, que la producción exceda a las ventas por que es un peligro el acumular excesivas existencias de productos a veces no vendibles. Tampoco a de permitirse que la función de ventas acepte pedidos que excedan a la capacidad de producción de la fábrica. Análogamente, la función de compras no ha de contraer compromisos que excedan de las necesidades razonables de la empresa, ni por otra parte a de tolerarse que se quede atrás, con peligro de dificultar las actividades de los departamentos o de tener que pagar precios elevados por pedidos de emergencia. El financiamiento normal de la empresa, depende en forma clara, de la coordinación sin tropiezos de sus diversas funciones, si ande evitarse gastos inútiles. A fin de proveer con oportunidad el capital de trabajo, la administración debe estar informada de las necesidades de la empresa en cuanto a materiales, futuros pagos y cobro, etcétera, por un periodo de varios meses por lo menos.
CONSIDERACIONES PRELIMINARES
El éxito en el control a trabes de la técnica del presupuesto es cosa que se logra con tiempo y paciencia; el éxito final puede comprometerse si no se han previsto ciertas consideraciones fundamentales, antes de efectuar la iniciación del primer presupuesto. Los errores ponen de relieve, específicamente, las condiciones que deben considerarse antes de hacer la instalación original, y son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
esperar demasiado del plan de presupuesto instalarlo rápidamente inadecuada supervisión y administración mala organización inadecuado sistema de contabilidad inadecuadas estadísticas de ejercicios pasados esperar buenos resultados demasiado pronto.
Es obvio suponer que si las empresas encuentran errores en sus programas de presupuestos es porque establecieron el presupuesto antes de suprimir los inconvenientes antes citados, y aun pudieron comprometer el éxito perseguido. También se afirma la idea que instalar el presupuesto en tales situaciones anormales no es una excepción, sino el caso de la mayoría de las empresas que los emprenden por primera vez. El encontrar dichos errores, por el contrario, demuestra que, en estos casos, el presupuesto es un poderoso auxiliar del control administrativo. No puede negarse que al preparar los presupuestos se hace un estudio minucioso de las diferentes actividades de la empresa, estudio que muchas veces trae como resultado la sugerencia de cambios administrativos, como lo demuestran los errores encontrados en los presupuestos de las empresas que los han instalado, algunos de los cuales pueden consistir en mala organización; mal sistema de contabilidad o mala supervisión y administración, que son deficiencias del control administrativo. Los presupuestos pueden emprenderse en cualquier circunstancia, aun cuando no existan informes relativos a estadísticas, que tal es el caso de las empresas que implantan los presupuestos desde la iniciación de sus operaciones. Al instalar el programa de presupuestos es conveniente señalar que debe ponerse especial cuidado en la construcción de cada nuevo presupuesto, y de incluir todos los incisos que posteriormente tendrán influencia en el.
Con este fin debe considerarse:
1. prudencia al efectuar un cambio de producto, desarrollo o introducción de nuevos artículos. La mayoría de los cambios, frecuentemente, originan fuertes demandas en los costos de operación del equipo, de publicidad y de esfuerzo para las ventas. 2. al disminuir o aumentar la producción debe considerarse la situación económica del lugar en que se esta operando. Esto determina el desenvolvimiento o restricción de los negocios. Un programa de disminución requiere especial cuidado para evitar un suceso desfavorable. Un programa de expansión también lo requiere para aprovechar todas las ventajas que ofrezcan las oportunidades que se presentan. 3. la modernización del equipo es muy importante cuanto tal cosa afecta directamente a los presupuestos departamentales. 4. deben considerarse los cambios en salarios y sueldos que haya en el periodo de presupuesto. 5. deben considerante la tasa de inflación y las modificaciones a los impuestos pertinentes, relativos al periodo del presupuesto.
ORGANIZACIÓN DEL PRESUPUESTO Se entiende, por tal, el orden que debe seguirse paso a paso para establecer y aplicar un presupuesto; así como a la fijación de responsabilidades que hagan efectiva su aplicación. Son cuatro los pasos principales a seguir: 1. establecimiento de un plan general para un periodo futuro. 2. exposición de ese plan a los jefes de departamento, pidiéndoles que suministren estimados de sus costos durante el periodo señalado. Junto con esta petición deben acompañarse todos los informes pasados y presentes que puedan ayudar al jefe de departamento a elaborar un presupuesto adecuado. 3. la coordinación de los presupuestos departamentales en un presupuesto central, ajustando las desviaciones de lo normal y agregando márgenes y tolerancias, según lo indique el juicio y experiencia del gerente. 4. asegurarse de que se cumpla el presupuesto por medio de comprobaciones periódicas, sistemáticas y de la distribución de informes regulares entre los jefes de departamento. Los renglones de costos se observaran estrechamente, y se harán esfuerzos para operar cada división de manera que los costos actuales sean mantenidos dentro de las cantidades asignadas. Para asegurar la buena marcha del sistema de presupuestos es necesario establecer una comisión que se haga responsable de aplicarlo; dado que el programa de presupuestos implica las actividades de todos los departamentos, no es conveniente delegar su ejecución en uno de los jefes de departamento. Además, es inevitable que surjan desavenencias entre los diferentes jefes de departamentos por lo que respecta a la coordinación de sus
actividades; tales desavenencias exigen necesariamente que las decida el funcionario principal del presupuesto, en todos los casos. No es difícil ver el control del presupuesto no llegue muy lejos si no se coloca si no se coloca la autoridad para obligar a la obediencia en manos de algún funcionario que este cerca de la autoridad mayor. En realidad, el gerente general es el director del presupuesto y la responsabilidad es suya, aunque los detalles deban ser llevados por sus representantes. Cualquiera que sea el encargado del presupuesto, sus deberes son: a) recibir los estimados de los jefes, con los cuales hace las formas del presupuesto para cada departamento; y recibir los informes periódicos de los departamentos o del departamento de contabilidad que muestren lo ejecutado por cada uno de ellos durante el periodo del presupuesto. b) Remitir esos estimados e informes periódicos a la comisión del presupuesto o al gerente general, mostrándoles una comparación entre lo estimado y lo ejecutado realmente, facilitándoles todos los informes que les ayuden a considerar los estimados para que, en su caso, hagan la retoma de las variables pertinentes (internas y externas) sobre las que se baso el calculo original de tales estimados; todo ello para hacer la reproyección del futuro inmediato. Es oportuno destacar aquí, que si bien es cierta que las variables externas no pueden ser controladas por la administración, en cambio, evaluándolas con propiedad, si pueden aprovecharse para optimizar sus efectos favorables y aminorar sus efectos desfavorables. c) hacer graficas o informes estadísticos, útiles tanto para el gerente como para los jefes de los departamentos. d) Por ultimo, enviar a los jefes los presupuestos aprobados y revisados por el gerente, para darles a conocer cualquier modificación que se haga en los estimados originales. La responsabilidad por la ejecución del trabajo debe ser acompañada de la autoridad para controlar y dirigir los medios de hacerlo. REQUISITOS PARA EL PRESUPUESTO Los presupuestos deben ser preparados de acuerdo con la clasificación contable, de ahí que sea necesario, ante todo, que la contabilidad este organizada de tal manera que la autoridad y responsabilidad este perfectamente definida. Así, se logra la habitación de las cifras, las cuales deben ser comparables para confrontar lo real con lo estimado. Es necesario también contar con registros adecuados de inventarios de almacén: materias primas, material en proceso y artículos terminados, así como de planta y equipo. Es necesaria una serie de informes regulares, semanales o mensuales, de los costos de cada uno de los departamentos y estados financieros.
Otro de los requisitos que debe ser satisfecho es tener una política y un plan perfectamente definido para la administración del presupuesto, después de haberse implantado. Esta plan
gira alrededor de tres acciones principales: (1) preparación de los estimados; (2) aprobación de los estimados; y (3) comparar el plan del presupuesto con los resultados reales. El control emana de esta comparación; y debe aplicarse el principio de las excepciones a esta acción de comparación. PERIODO DEL PRESUPUESTO Existen cinco factores que intervienen en la determinación del periodo del presupuesto: 1. duración del periodo de rotación de inventarios. Es necesario que la duración de los periodos del presupuesto y de la rotación de inventarios sean iguales. De otro modo es difícil establecer relaciones entre ventas, compras y producción. 2. método de financiamiento empleado. En algunos casos el plazo de las obligaciones contraídas expira en determinada época del año, durante la cual se hace más difícil obtener los fondos necesarios en un corto tiempo. Si esta es la situación, es conveniente hacer arreglos financieros, adelantándose a los vencimientos de las obligaciones. Por tanto, es conveniente el periodo largo del presupuesto para permitir la determinación de las necesidades financieras con varios meses de adelanto. 3. condiciones del mercado. Cuando estas son inciertas y variables, es conveniente un periodo del presupuesto tan corto como sea posible. Esto permite frecuentes revisiones de los estimados, los cuales presentan siempre sus dificultades para llevarse cuidadosamente bajo las circunstancias de un mercado incierto. 4. lo adecuado y completo de los datos de las operaciones del pasado. Es difícil estimar las futuras operaciones en una empresa nueva o en una ya establecida, donde los registros de ejercicios pasados son inadecuados. En tales circunstancias es preferible el periodo corto del `presupuesto, de tal manera que los nuevos presupuestos o los ya revisados puedan constituir registros que acumulados sirvan como base de estimados futuros. 5. duración del periodo contable. El presupuesto se prepara de acuerdo con los datos de contabilizas. Por esta razón, el periodo del presupuesto debe terminar en el mismo día que el ejercicio contable. Empero, el periodo del presupuesto debe incluir dos o mas ejercicios contables, si comienza y termina de acuerdo con ellos.
APÉNDICE MÉTODO DE CONTROL DEL PRESUPUESTO Cedulas que procede formular, según el caso, para la configuración del presupuesto: I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. XIII. XIV. XV. XVI. XVII. XVIII. XIX. XX. XXI. XXII.
Predicción de ventas Presupuesto de producción (en unidades). Presupuesto de consumo en la producción d materias primas (en unidades) Presupuesto de consumo de materias primas en la producción (en valores) Presupuesto de inventario final de materias primas (unidades y valor). Presupuesto de compras de materias primas (unidades y valor) Presupuesto de mano de obra directa (horas y valor) Presupuesto de gastos indirectos de fabricación (valor y tasa ) Presupuesto de costo de productos a fabricar. Presupuesto de inventario final de productos terminados (unidades y valor) Presupuesto de costos de producción a vender Presupuesto de gastos de distribución Presupuesto de gastos de administración Presupuesto de otros gastos y productos Presupuesto de adiciones de activo fijo Presupuesto de depreciación del activo fijo Presupuesto de resultados Balance de presupuesto Hoja de trabajo para la elaboración del cambio de situación financiera del presupuesto Cambio de situación financiera presupuesto Presupuesto de flujo de efectivo Presupuesto de costos fijos de pago en efectivo.
CAPITULO
17
PUNTO DE EQUILIBRIO ECONÓMICO UTILIDAD MÁXIMA La utilidad máxima no esta en función de un por ciento sobre el capital contable, del activo total u otra base similar; sino que esta en función y guarda estrecha relación con la capacidad practica de operación de una empresa. Esto se manifiesta con mayor claridad en
las empresas industriales, porque dicha utilidad esta determinada por la capacidad practica de producción de la planta industrial. El estudio analítico de la utilidad máxima de una empresa se facilita por el procedimiento grafico, conocido con el nombre de Grafica del Punto de Equilibrio Económico. En el punto de equilibrio económico de una empresa, los ingresos producidos por sus ventas se equilibran a una cantidad igual a los costos totales de estas; por tanta, hasta ese punto, la empresa no obtiene ni utilidad ni perdida. Se logran ganancias, a medida que la cuantía de las ventas sea mayor que la cifra señalada por el punto de equilibrio económico; y se tiene perdidas, mientras la suma de las ventas sea menor a la cantidad a la cual se refiere el punto de equilibrio económico, puesto que su importe no alcanza a cubrir los costos totales. Gráficamente, este punto se localiza en la intersección de la línea de ventas con la línea de costos. En esta grafica, todo punto que represente a las ventas y figure abajo del punto de equilibrio económico, indica que la empresa esta obteniendo perdida en operación; y todo punto que represente a las ventas, y que se encuentre arriba del punto de equilibrio económico, significa utilidad en operación, la cual aumentar a medida que el punto de las ventas se aleje del punto de equilibrio económico. El estudio analítico de la utilidad máxima, por medio de la grafica del punto de equilibrio económico, no es un problema académico, sino un problema práctico, cuya resolución sirve de base para encontrar una respuesta satisfactoria a lo que debe entenderse por utilidad suficiente. También es útil la construcción de la grafica: (1) cuando se desea conocer los probables efectos que produciría sobre las ventas, los costos y las utilidades, el proyecto de ampliación o reducción en le capacidad de operación de una empresa; (2) para comparar la probable utilidad de operación, de una misma empresa o de varias empresas, en diferentes grados de operación; (3) para analizar la experiencia pasada y determinar los probables efectos que pueda producir la proyección del pasado en las operaciones del futuro inmediato; (4) para estudiar la contribución de los artículos principales, en las ganancias o en las perdidas de la empresa, para lo cual es necesario construir una grafica por cada articulo o grupos de artículos que se exploten; (5) en las empresas industriales, para evitar la controversia tan frecuente, entre el departamento de ventas y el departamento de producción , en el sentido de que cada departamento es el mas hábil y el otro departamento incurre en mayores desperdicios, por tanto, es causa de la disminución de utilidades. Es frecuente este tipo de controversias, que perjudican sensiblemente a las empresas; y en la mayoría de los casos continúan indefinidamente, hasta comprobar cual departamento es el culpable y se ponen de acuerdo las personas interesadas, y (6) en general, para estudiar inteligentemente los efectos que probablemente pueden tener las utilidades los cambios de las circunstancias en las cuales esta operando la empresa, tales como cambio en las proporciones de la mezcla de ventas , un aumento o una reducción de los precios de venta, en los sueldos y salarios, en
las materias primas, la introducción de una nueva línea le productos, la reducción de las exigencias, la modernización del equipo. Al hacer la interpretación de la grafica del punto de equilibrio económico o de su representación numérica, se debe tener presente que la misma se refiere a la relación entre las ventas y los costos totales en un corto plazo, por lo que lógicamente modificaran las relaciones, sobre todo en aquellas empresas que experimenten en forma constante los cambios antes enumerados. Se limita la medición de la producción por la diversificación y complejidad de la misma, por lo que se debe estar conciente de los probables efectos que sobre los costos implicarían los cambios por variaciones de productos o subproductos; porque las relaciones que muestra el análisis por medio del punto de equilibrio económico no se sostienen para los distintos volúmenes de producción. También la suposición de que el precio de venta es fijo, podría hacer caer en falsas apreciaciones, porque lo normal es que estos cambien por la competencia o por otras razones. En resumen, la grafica del punto de equilibrio económico es útil para representar y facilitar el estudio de las diversas alternativas u opciones que debe planteare la administración de una empresa antes de hacer modificación alguna en las condiciones operantes, con objetivo de seleccionar la alternativa u opción mas conveniente para el negocio y decidir el porque y como debe ejecutarse. En esa virtud, la determinación del punto de equilibrio debe ser dinámica, y sobre diferentes suposiciones de estrategias y políticas administrativas y, así, poder coadyuvar en la toma de decisiones de la administración. GRAFICA DEL PUNTO DE EQUILIBRIO ECONÓMICO El defecto de los sistemas de costos, de no poder producir costos diferenciales, y el hecho de que los informes ordinarios de costos solo muestren un costo similar para cualquier capacidad de producción de la planta, dificulta la obtención de la información necesaria para que la administración determine la política acerca de problemas básicos. Frecuentemente se deben tomar decisiones con respecto a si conviene o no aceptar pedidos a precios menores. Condiciones hipotéticas tocantes a volumen, precios y cambios en los costos, no pueden ser elaboradas con el informe rutinario de costos diferénciale para completar la información ordinaria; y la grafica del punto de equilibrio económico tiene especial aplicación y utilidad en tal estudio.
Tres son los conceptos genéricos que intervienen en la determinación de la utilidad en operación de una empresa: (1) ventas; (2) costo de lo vendido; y (3) costo de distribución. En un periodo determinado, las ventas pueden variar de cero, hasta el total de ingresos que puede obtenerse de operar la empresa a su mayor capacidad practica. Si, por ejemplo, mensualmente una empresa industrial produce un solo articulo, de calidad y tamaño uniforme, que en el mercado se cotiza en $400 la unidad, y operando la planta industrial a su
máxima capacidad practica, que es menor que la capacidad teórica, produce 800 unidades, los ingresos de la venta de este articulo pueden variar desde cero hasta $320,000, que será el ingreso mayor cuando venda toda su producción. El costo de lo vendido, como el costo de distribución, esta formado por conceptos fijos o relativamente fijos y por conceptos variables. En una empresa industrial, en las circunstancias del ejemplo, los costos fijos de producción. Los costos fijos de producción son aquellos en que necesariamente se incurre, cuyo importe y recurrencia son aproximadamente constantes, independientemente del grado de actividad a que se este operando la planta industrial. Entre estos costos figuran: la renta, los salarios a cuota fija, la depreciación cuando se calcula por método de línea recta, reparaciones, etcétera. Los costos variables de producción cambian en producción directa de la capacidad empleada de la planta industrial. Buenos ejemplos de los costos variables los constituyen las materias primas, los salarios (y sus correspondientes impuestos y prestaciones) a base de unidades producidas y la fuerza automotriz. Los costos fijos de distribución, relativamente, permanecen constantes en su importe y en su recurrencia, independientemente del volumen de las operaciones que lleve a cabo una empresa. Entre estos costos figuran los sueldos a cuota fija del personal que interviene en la distribución, depreciación del equipo, alumbrado, cuota fija mínima telefónica, renta del local, prestaciones sociales, etcétera. Los costos variables de distribución guardan relación estrecha y directa con el volumen de las operaciones que realice la empresa; de ellos forman parte, la publicidad, las comisiones a vendedores y los impuestos, cuyo objeto son las ventas. Tradicionalmente los costos se clasifican en costos de producción, gastos de venta y gastos de administración, esta clasificación de los costos es generalmente aceptada. Es útil en auditoria, pero no para el control administrativo, porque el registro de los costos se basa en la división funcional de las empresas, con el propósito de precisar los hechos del origen de los mismos, mas no las modalidades de los hechos cuando cambia el volumen de la producción. La clasificaron de los costos, en costos fijos y costos variables, tiene ventajas practicas, por que se basa en la relación de dependencia existente entre los costos y el volumen de producción y, en consecuencia, es útil para el control administrativo, porque es factible obtener una reducción inmediata de los costos variables, no así en los costos fijos; por tanto, la administración esta mas interesada en los costos variables que en los costos variables que en los costos fijos. Las tres siguientes graficas ponen de manifiesto que una reducción en los costos fijos, ya sea por la disminución en los importes de los conceptos o bien por la eliminación de algunos de ellos, o por la conversión que se haga de los mismos de fijos a variables, permite obtener
utilidades desde un menor volumen de ventas al correspondiente volumen antes de operarse la reducción. La reducción en los costos se obtiene con la eliminación de lo que no debe hacerse y con el empleo de mejores métodos, para hacer lo que se debe hacer 24. La reducción en los costos depende de las circunstancias internas, y tiene mayor trascendencia por su continuidad en el tiempo, que el aumento de las ventas, que depende de circunstancias externas. Además, la reducción en los costos, por lo general beneficia a los consumidores y se convierte en estimulante de ventas. Si para el efecto se considera la empresa industrial antes citada de la que, además de los datos anteriores, se obtiene que: (1) operándola a toda su capacidad practica el promedio mensual del costo unitario de producción es de $300, que en 800 unidades hacen una total de $240,000 de los cuales, globalmente, $80,000 son fijos y $160,000 variables, significado estos últimos $200 por unidad producida; (2) los costos fijos de distribución ascienden a $8,000 y los costos variables a $20 por unidad vendida, lo que hace un total de $16,000; las graficas del punto de equilibrio económico, de la utilidad bruta y de la neta, son las siguientes: Para calcular el punto de equilibrio económico, en el cual no haya ni utilidad ni perdida en operación, puede aplicarse la siguiente formula:
V= CF. + CV. V= ventas netas C.F.= costos fijos CV.= costos variables
Como las ventas representan el 100%; los costos variables tienen que ser una parte de dicho 100%, y en consecuencia: V= C.F. + XV X, representa el tanto por uno de lo que significa los costos variables de un peso de ventas netas. 24
La técnica adecuada para implementar la estrategia de reducción en costos es la Auditoria Operacional, de preferencia continua. Se recomienda consultar los boletines de la comisión de auditoria operacional del instituto mexicano de contadores públicos, A.C.
Si con la ampliación las ventas no aumentan sensiblemente, sino permanecen constantes, los cargos fijos motivados por la ampliación reducen la utilidad de operación, de $300,000 a $200,000. Con la ampliación, el punto de equilibrio económico de la utilidad de operación aumenta en $200,000. para obtener la misma utilidad de operación que se está obteniendo sin la ampliación, la empresa necesita aumentar sus ventas, de $1, 000,000 a $1, 200,000. si con la ampliación logra alcanzar ventas por $2, 000,000, su utilidad máxima de operación es $620,000 o sea, $240,000 más que la utilidad máxima que puede obtener en las condiciones presentes, que asciende a $380,000. En la exposición anterior se ha pretendido simplificar el problema. Las fluctuaciones en la producción y en las ventas no se han tomado en consideración; se ha hecho abstracción de los inventarios, de las variaciones en los costos y en los precios de venta; pero para la exposición y comprensión de los principios fundamentales del problema de la utilidad máxima o suficiente, la exposición ejemplificada en la forma como se ha hecho, se considera como un método adecuado para situaciones supuestas. En el desarrollo del punto de equilibrio dinámico, como se trató en el ejemplo, se utilizan los datos propios de las operaciones que se trata de observar en determinados periodos, o sea que en esencia se apoya en las variaciones contables, tratando de obtener las tendencias o panoramas objetivos de los fenómenos planteados en movimiento25 (ver presentación numérica en la siguiente pagina).
REPRESENTACIÓN NUMÉRICA En las condiciones presentes
(En miles de pesos)
Con el proyecto de ampliación
Unidades
Costo total
Precio de
Utilidad o
venta
(pérdida)
Unidades
Costo total
Precio de
Utilidad o
venta
(pérdida)
5
130
50
(80)
5
210
50
160
10
160
100
(60)
10
240
100
140
15
190
150
(40)
15
270
150
120
20
220
200
(20)
20
300
200
100
25
150
250
0
25
330
250
80
30
280
300
20
30
360
300
60
35
310
350
40
35
390
350
40
40
340
400
60
40
420
400
20
45
370
450
80
45
450
450
0
50
400
500
100
50
480
500
20
60
460
600
140
60
540
600
60
70
520
700
180
70
600
700
100
80
580
800
220
80
660
800
140
90
640
900
260
90
720
900
180
100
700
1000
300
100
780
1000
220
120
820
1200
380
120
900
1200
300
140
1020
1400
380
160
1140
1600
460
180
1260
1800
540
200
1380
2000
620
Precio unitario de venta: $10,000
Precio unitario de venta: $10,000
CAPITULO
18
PRINCIPALES DEFICIENCIAS COMUNES EN LAS EMPRESAS ANÁLISIS CUALITATIVO
Antecedente necesario para el estudio de las principales deficiencias comunes en los negocios, es la consideración del análisis cualitativo. La expresión numérica de hechos y situaciones relativas a una empresa esta contenida en los estados financieros; pero tales hechos y situaciones, por ser un efecto de la actuación humana y por pertenecer a una empresa determinada; en consecuencia, el estudio analítico de los estados financieros de una empresa, por la naturaleza misma de los estados y por la índole del estudio, se debe hacer tanto cuantitativa como cualitativamente, a pesar de que los factores de orden cualitativo son difíciles de medir, porque en la mayoría de los casos tales factores no se asientan sobre bases cuantitativas. Por tanto, para llegar a conclusiones útiles, con respecto a tales hechos y situaciones, no basta conocer su magnitud ni la magnitud de sus relaciones; sino también es necesario conocer su calidad. No es suficiente saber el importe de la inversión en clientes guarda una adecuada proporción con el total del activo, o con el total de activo circulante y con el importe de las ventas; sino también es imperativo conocer cual es el verdadero valor de la inversión, es decir, cual es la probabilidad de recuperarla y qué beneficios obtiene la empresa con ella. De la misma manera, no solo tiene interés la cuantía de la inversión en inventarios; sino también la probabilidad de convertirla en efectivo, en un tiempo acorde con la actividad mercantil de la empresa, sin incurrir en desperdicio: gastos innecesarios de almacenaje y manejo, artículos echados a perder u obsoletos, inversión inmovilizada e improductiva, etcétera. El estudio cualitativo de las cuentas no es privativo del análisis de los estados financieros ni tampoco se originó en él; sino que se origina en la auditoria, en donde se le designa con el nombre de “estimación”; constituye el problema más complejo de esa disciplina, y se limita a dar el justo valor contable al activo, pasivo y capital. En el análisis de los estados financieros, el estudio cualitativo aprovecha los resultados por la auditoria para poder cumplir la función de servir de base a la interpretación de dichos estados, con objeto de que el interpretador pueda apreciar el cuanto, en cómo, y el porqué de la influencia en los resultados obtenidos, del activo, pasivo y capital y costos ocurridos en sus operaciones. El análisis de los estados financieros es una parte de la contabilidad, que por el orden de su aparición, no por su importancia, ocupa el cuarto lugar; siendo las otras tres partes de la contabilidad: (1) el registro de la operaciones por orden cronológico, en los diferentes libros diarios; (2) la clasificación de las operaciones, en el libro mayor; y (3) la formulación de los estados financieros. De la anteriormente citado, se concluye en la premisa enunciada en el principio de la presente sección: el estudio analítico de los estados financieros debe hacerse tanto cuantitativa como cualitativamente, si se desea deducir conclusiones satisfactorias y de utilidad practica para la administración de las empresas; por tanto, puede afirmarse que el análisis cualitativo de los estados financieros es el puente necesario entre las otras tres partes de la contabilidad y el análisis cuantitativo y la interpretación de dichos estados.
UTILIDAD SUFICIENTE La utilidad es el resumen de las partidas de productos obtenidos y costos y gastos incurridos en las operaciones hechas por un negocio durante cierto tiempo, resumen que se presenta en el estado de
resultados. La organización y operación de una empresa tiene como fin inmediato obtener suficientes utilidades, nota exclusiva del sistema de empresa libre que rige la economía nacional; por lo tanto, la conclusión fundamental del análisis de los estados financieros, es la referente a la suficiencia o insuficiencia de las utilidades. Los propietarios, administradores y demás partes interesadas en una empresa, pueden mirar con indiferencia, por lo insignificante de su importe, desperdicios aquí y allá, forma como se manifiestan las deficiencias, porque en su conjunto, las utilidades obtenidas por la empresa, en un periodo determinado, les parecen satisfactorias. Los propietarios y los administradores de otra empresa, pueden considerar a las utilidades obtenidas por su empresa, en el mismo periodo, como no satisfactorias, a pesar de que en dicha empresa se trabaje eficientemente y, en consecuencia, el desperdicio se haya reducido al mínimo posible y el beneficio aumentado al máximo. El estudio analítico de las utilidades debe hacerse independientemente de que las partes interesadas en un negocio, principalmente propietarios y administradores, estén o no satisfechas con el importe de tales utilidades; debido a que solo mediante el estudio analítico de los resultados puede llegarse a una conclusión adecuada, con respecto a la suficiencia o insuficiencia de las utilidades; puesto que dicho estudio permite conocer si es posible para la empresa realizar mayores utilidades y, en caso afirmativo, qué factores internos y qué factores externos influyeron en la disminución de los rendimientos. Antojase paradójico, que estando satisfechas las partes interesadas en una empresa, en especial los propietarios y administradores, con los rendimientos alcanzados, el estudio analítico de las utilidades puede llegar a mostrar que las ganancias de la empresa, que son consideradas como satisfactorias, sean, sin embargo, utilidades insuficientes; esto resulta en virtud de no ser la utilidad máxima que se puede obtener ; pero es que la función instrumental de los resultados del análisis de los estados financieros, no es la de servir como un medio para apreciar lo que pueda o no considerarse como satisfactorio ; sino que la función instrumental de dichos resultados y el valor practico de tal función, radica en lo adecuado de la información que suministre a los administradores para capacitarlos para la reducción del desperdicio, permitiendo así reducir los precios de venta y, como consecuencia, ampliar el poder de compra de los consumidores. La reducción del desperdicio, significa el incremento en la eficiencia. El análisis de los estados financieros es un paso más en el arte de llegar a ser siempre más eficiente. El análisis de los estados financieros no tiene como única finalidad poner de manifiesto los síntomas de las deficiencias de una empresa, cuando la existencia de tales deficiencias se ha hecho perceptible, por la insatisfacción de las partes interesadas en ella, de la cuantía de los rendimientos; sino también poner de manifiesto la insuficiencia de las utilidades, en los ejercicios en que aparentemente no exista, en virtud de la posibilidad de reducir el desperdicio, la que solo se opera por la disminución gradual de las de4ficiencias , que son las causas del desperdicio. Su estudio analítico puede hacerse por cualquiera de los métodos de análisis para los estados financieros; su aplicación debe adaptarse a las circunstancias, en cada caso.
A continuación y en el mismo orden que guardan en la enumeración, son comentadas las deficiencias de que pueden adolecer los siguientes conceptos: (1) inversión en clientes; (2) inversión en inventarios; (3) inversión en activo fijo; (4) capital contable; (5) ventas;(6) costo de ventas; (7) costo de distribución; y (8) distribución de utilidades.
CAPITULO EXCESO DE INVERSIONES EN CLIENTES GENERALIDADES
19
Etapa necesaria del ciclo anual de las empresas, es la conversación de las mercancías en clientes, cuyo importe: (a) debe ser proporcional a los demás elementos financieros que concurran en la empresa; y (b) recuperarse en el plazo normal de crédito que concede la empresa, plazo que debe estar acorde con el que ordinariamente acostumbre conceder la mayoría de los negocios que se dediquen a la misma actividad. Si el importe de la inversión en clientes no guarda la debida proporción con los otros elementos financieros de la empresa, sino que es superior a las posibilidades de ésta, existe un desequilibrio financiero que significa una deficiencia, y toda deficiencia produce un desperdicio, y todo desperdicio produce una reducción en las utilidades. La influencia perjudicial de esta deficiencia se acentúa cuando, además del exceso de la inversión, ésta no se recupera dentro del plazo normal de crédito, puesto que esto significa que los clientes no están cumpliendo oportunamente sus obligaciones. Es un axioma de los negocios, que la falta oportuna del cobro de un saldo aumenta el riesgo inherente a la concesión de un crédito, llegando a causar la perdida parcial hasta la total de los importes de los créditos que se encuentren en la citada situación, lo cual reduce las utilidades. Por lo general, mientras mas corto es el plazo de crédito, menor es el riesgo de perderlo. Excepción es que se presente separado el exceso de la inversión en clientes, del cobro inoportuno de las cuentas; ambos hechos coexisten. Se mide el exceso de inversión en clientes, y su trascendencia, por el importe de la perdida en los créditos incobrables y el costo de administración de la inversión. Para acelerar la cobranza de saldos a cargo de clientes, con objeto de reducir las pérdidas y demás gastos que origina la administración de una cuantiosa inversión en clientes, y como medio de financiamiento, se acostumbra ofrecer descuentos por pronto pago. Empero, antes de seguir esta política, es conveniente comparar el monto de este descuento con el costo de administración de la inversión en clientes, para precisar cual de las dos opciones es la conveniente. PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS El estudio de los saldos de clientes se hace partiendo de la relación existente entre el importe total de los saldos no vencidos y el importe total de los saldos insolutos, vencidos y no vencidos. “Calificación media de la cartera” se llama el valor numérico de esta relación; si indica que el importe de lo vencido es superior al riesgo normal inherente a la concesión de los créditos, hipotéticamente se infiere que existe un desequilibrio de inversión en clientes. Para cada actividad mercantil, se acepta cierta perdida por este concepto. Para el calculo de la calificación media de la cartera, se clasifican los saldos a cargo de clientes, con base en la antigüedad de su vencimiento, por ejemplo: (a) no vencidas; (b) 30 días de vencidas; (c) 60 días de vencidas; (d) 90 días de vencidas; (e) mas de 90 días de vencidas. Esta clasificación se puede ampliar o restringir en vista de las necesidades de cada empresa; pero, de cualquier manera, permite conocer el estado real de los saldos a cargo de los clientes. Hecha dicha clasificación, se hace el cálculo de la mencionada razón para cada clase de saldos: total de saldos vencidos a total de saldos insolutos.
Clasificación por antigüedad de los saldos a cargo de clientes:
Noviembre de 19X1 Clasificación por antigüedad de los saldos a cargo de clientes:
No vencidos
$500,000
74%
30 días de vencidos
100,000
15
60 días de vencidos
50,000
8
90 días de vencidos
15,000
2
Mas de 90 días de vencidos
10,000
1
$675,000
100%
Total
La situación de la empresa a este respecto, al terminar el mes de noviembre de 19X1. Es mejor que la
No vencidos
$400,000
67%
30 días de vencidos
100,000
17
60 días de vencidos
60,000
10
90 días de vencidos
20,000
3
Mas de 90 días de vencidos
20,000
3
$600,000
100%
Total
correspondiente al mes de diciembre de 19X1; empero, con el fin de reducir a su mínimo esta deficiencia, hasta lo aceptado como normal en la empresa, es conveniente que la administración ordene al funcionario correspondiente el estudio individual de cada uno de los saldos vencidos, con objeto de precisar las causas que en cada caso originaron la acumulación del saldo. Si el estudio de cada uno de los saldos vencidos muestra que algunos saldos injustificadamente se vencieron, sin que haga nada el cliente por reducirlos, hay oportunidad: (1) para iniciar una campaña especial de
cobranzas; (2) para restringir las ventas a crédito al cliente moroso; (3) de ambas cosas a al vez; o (4) de cambiar las bases de las operaciones a crédito, con el cliente moroso. Cuando no se dispone de la antigüedad de los saldos, como acontece en los análisis externos, el índice respectivo puede obtenerse mediante la comparación periódica del saldo de clientes, con el importe de las ventas a crédito, o mediante la relación existente entre el saldo de clientes y la reserva para cobros dudosos; esto ultimo puede hacerse cuando se tiene la seguridad de que la reserva esta correcta. CAUSAS DEL EXCESO La deficiencia en la inversión en clientes se puede deber a diferentes causas, principalmente las siguientes: (a) mala situación económica en general; (b)mala situación económica del mercado especial en el cual opera la empresa; (c) generosidad en la concesión de los créditos; (d) política equívoca de ventas, basada sobre la idea de que el propósito de los negocios es vender en abundancia, olvidando que no son las ventas sino las utilidades, el fin de los negocios; (e) aguda competencia; y (f) deficiente política de cobros. EFECTOS DEL EXCESO La presencia de esta deficiencia, no motiva solamente la reducción de las utilidades por los importes de los créditos, que parcial o totalmente se dejen de cobrar; sino además por los gastos en que se incurre debido a su presencia, tales como: (1)gastos de cobranza en general; (2) intereses del capital tomado en préstamo, para suplir los medios de acción invertidos en dicho exceso; y (3) la perdida de los clientes morosos. Si el desequilibrio es causado por exceso en la inversión en clientes, merece más atención: (a) cunado su presencia es crónica; (b) en épocas de depresión económica; y (c) en los negocios que hacen ventas de menudeo. Sin embargo, cuando la presencia de esta deficiencia se conoce con oportunidad y se precisan las causas, fácilmente puede reducirse a su mínimo.
CAPITULO
20
EXCESO DE INVERSIÓN EN INVENTARIOS GENERALIDADES La constitución y operación de todo negocio demanda la aceptación de cierto riesgo y desperdicio en cada uno de los elementos financieros que intervienen en su operación. También se reconoce que en todo negocio existe un punto del cual no debe incrementarse más allá ese riesgo y desperdicio, sin presentar graves peligros. El manejo y control de cada uno de los elementos financieros de una empresa presenta problemas de características peculiares a cada uno de ellos y, posiblemente, el manejo y control de los inventarios de mercancías, debido a su naturaleza, es el elemento financiero que ofrece, si no los mas difíciles problemas, si la mayor variedad de ellos, debido a lo cual es frecuente que las empresas modernas adolezcan de alguna deficiencia en la inversión en inventarios y, para reducir a su grado normal dicha deficiencia, es necesario vigilar estricta y continuamente, desde diferentes ángulos, la existencia de mercancías. La deficiencia en la inversión en inventarios, como las otras deficiencias comunes en las empresas, se presenta cuando la respectiva inversión no guarda la producción adecuada: (a) con el tiempo normal de su recuperación; y (b) con los otros elementos financieros de la empresa, fundamentalmente con el importe y volumen de las ventas. CAUSAS DEL EXCESO El desequilibrio financiero, causado por el exceso en la inversión en inventarios, puede ser originado por diversas causas, por lo cual, una vez reconocida su existencia, es necesario precisar esas diversas causas que lo han originado, con objeto de que para la solución integral de dicho problema,
se adopten procedimientos especiales para la eliminación de cada una de dichas causas. Entre las principales causas que pueden originar esta deficiencia figuran las siguientes:
a) El deseo de no perder la reputación mercantil, por la falte de existencias. La insuficiencia de las existencias motiva la reducción de las ventas, y la reducción de las ve4ntas produce la disminución de las utilidades y, lo que es mas importante, por su carácter permanente, la insuficiencia de las existencias origina la perdida de la reputación mercantil, debido a que los clientes ocurren con los competidores y por habito o por conveniencia siguen operando con ellos. Para evitar esta situación, los hombres de negocios pueden llegar al extremo opuesto: hacer inversiones de consideración, más allá de lo necesario, en existencias de mercancías. b) la falta de coordinación adecuada en la aplicación de esfuerzos y recursos, situación que no permite el desarrollo integral, armónico y equilibrado de las diferentes funciones de una empresa; como sucede cuando cada uno de los encargados de las distintas funciones considera a las actividades de su función como totalmente independientes de las actividades correspondiente a las otras funciones, y no como formando parte todas ellas de una unidad, en la cual cada una de sus partes debe operar en relación estrecha con las actividades de las otras partes, con el propósito de obtener resultados satisfactorios. En el caso de una empresa mercantil se puede mencionar, como ejemplo, la falta de coordinación entre las actividades de la función de compras con las actividades de la función de ventas; y, en el caso de una empresa industrial, entre las actividades de la función de compras con las actividades de la función de producción; y de las actividades de la función de producción con las actividades de la función de ventas. De un modo determinante, las actividades de la función de compras y de la función de producción dependen de las actividades de la función de ventas; por tanto, la base de una apropiada coordinación de las actividades de estas funciones es la correcta planeación de las actividades de la función de ventas. c) La inclinación a la especulación, principalmente cuando se hace careciendo de suficientes y adecuadas bases de juicio, en sus dos fases: compra anticipada de mercancías y en cantidades superiores a las necesidades normales, o abstención en la compra de mercancías en las cantidades necesarias, lo que produce la insuficiencia de existencias, con las consecuencias anotadas. d) El deseo de aprovechar las ventajas ofrecidas por los proveedores: descuentos, bonificaciones y facilidades de pago. e) La falta de entrenamiento en el difícil arte de gastar bien el dinero; mucho se ha aprendido al arte de ganar el dinero; pero muy poco respecto al arte de gastarlo bien; gastar el dinero es muy fácil, pero gastarlo bien es en extremo difícil. EFECTOS DEL EXCESO El exceso de inversión repercute en la disminución de las utilidades, la cual se origina indirectamente por diversos conceptos: (1) gastos de manejo, almacenaje y seguros; (2) intereses sobre el capital tomado en préstamo para este fin; (3) ganancias que se obtendrían si el excedente se colocara en otra inversión o se destinara al apago de pasivo que devenga intereses; (4) mercancías que se
deterioren; (5) mercancías anticuadas o fuera de uso; (6) baja de precios; (7) por el natural aumento del desperdicio que motiva la abundancia de un articulo; (8) gastos incurridos, por el deseo de controlar debidamente los inventarios; el costo del control, no debe ser mayor a su margen de provecho, es decir, no debe gastarse mas tiempo ni esfuerzo que el necesario para que la empresa obtenga efectivamente un ahorro; y (9) por filtraciones provocadas por la disminución en el control; porque cuando se tiene abundancia de mercancías, es frecuente que el costo de su control sea superior al importe de las filtraciones; y para no incurrir en el excedente de gastos de control sobre las mercancías de menor valor, se reduce el control; pero se aumenta la posibilidad de la existencia de filtraciones. La intensidad de los efectos desfavorables del exceso de inversión en inventarios, sobre la situación financiera y la rentabilidad de una empresa, es superior cuando el exceso se localiza en los artículos terminados, que cuando se localiza en las materias primas; porque las materias primas pueden ser empleadas por la misma empresa en la producción de artículos terminados que estén de moda o por otras empresas afines y, en caso de apremio, dichas materias primas pueden venderse con una ligera pérdida; no así los artículos terminados, puesto que aun tratándose de empresas similares estos artículos tienen características diferentes, y las variaciones en su demanda están sujetas a los cambios en la costumbre y en la moda, cambios que hacen que una mercancía se vuelva anticuada. Estos cambios no se pueden prever por ser el resultado de una imitación extralógica; por lo cual, con frecuencia sucede que una mercancía que el presente tiene una aceptación general, en un futuro cercano puede dejar de tener demanda, hasta el extremo de perder su valor comercial, teniéndose que vender a precio de remate. PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS De las causas que producen la acumulación en inventarios, la de mayor importancia, es la falta de una adecuada coordinación de las funciones de compras y de producción, con la función de ventas; por tanto, el análisis de los inventarios debe hacerse conjuntamente con el análisis de las ventas; y para fines de administración, la inversión en inventarios de artículos terminados puede clasificarse en: (a) artículos de venta rápida; (b) artículos de venta lenta; (c) artículos de venta muy lenta; y (d) artículos de venta nula. ARTÍCULOS DE VENTA RÁPIDA: son los que tienen un movimiento promedio constante y básicamente tienen una tendencia firme de venta. ARTÍCULOS DE VENTA LENTA: son los que no tienen un movimiento promedio constante y cuyas variaciones acusan una tendencia de venta irregular. ARTÍCULOS DE VENTA MUY LENTA: son los que tienen un movimiento promedio muy bajo, con una acentuada tendencia de venta irregular y cuyo periodo de venta excede, por ejemplo, a cuatro meses. Este plazo es variable de acuerdo con el tipo de mercancía. ARTÍCULOS DE VENTA NULA: son los que no han tenido movimiento, por ejemplo, en un plazo de ocho meses como mínimo. Este plazo es variable de acuerdo con el tipo de mercancía. Esta clasificación de los artículos terminados puede servir como índice de orientación general, con respecto: (1) a la situación general de tales existencias; (2) a la proporción de la inversión en cada grupo, con relación a la inversión total en artículos terminados; (3) a la forma como cada clase, de as cuatro en que se puede clasificar el inventario total: a), b), c) y d), antes mencionados, afecte a la
rotación del inventario total de artículos terminados; y (4) en el caso de una industria de transformación, como base y `punto de partida, para el estudio analítico de las materias primas; dicho estudio se hace en forma similar, pero tomando como base inmediata el promedio y la tendencia de su consumo con relación a la producción. Al hacer la interpretación de los resultados del análisis de los inventarios, se debe tener presente: (a) lo expuesto en los comentarios relativos a la razón: ventas netas a inventarios; y (b) las limitaciones naturales del alcance de la auditoria de los inventarios, que sucintamente se exponen a continuación. En la auditoria de los estados financieros, el examen de los inventarios se divide en tres partes principales: (1) corrección numérica de los cálculos; (2) bases de estimación; y (3) cantidad, calidad y condiciones de las existencias. La responsabilidad del contador público, con respecto a las dos primeras partes, es clara y precisa: verificar la corrección del trabajo numérico de los inventarios, y comprobar que la estimación de las existencias descansa sobre bases razonables y aceptadas como buenas prácticas comerciales. La responsabilidad del auditor con respecto a cantidades, calidad y condiciones de las existencias, se limita a la verificación de las cantidades existentes de mercancías. El procedimiento aceptado en el comercio y en el seno de la profesión de contador publico, para hacer dicha verificación, consiste en llevar a cabo pruebas selectivas, cuya forma y amplitud está sujeta a las circunstancias prevalecientes en cada caso; fundamentalmente con respecto a la eficacia del sistema de control interno; que debe extenderse hasta los procedimientos seguidos para tomar los inventarios físicos de mercancías. Lo anterior demuestra que, en auditoria, el estudio analítico de los inventarios se confina esencialmente a su análisis cuantitativo por medio de pruebas selectivas, cuya forma y amplitud no debo llegar mas allá de lo requerido por las necesidades practicas: (1) dejar satisfecho al auditor de la probable corrección de la cifras; y (2) los fines y el alcance del examen de las cuentas. Tal comprobación nunca puede ser equivalente a la verificación total, en virtud de que las pruebas selectivas, por abundantes que sean, proporcionan una probabilidad que en ocasiones es muy elevado pero que no por eso abandona el campo de la probabilidad. Sin embargo, para fines comerciales, los resultados son considerados satisfactorios.
CAPITULO
21
EXCESO DE INVERSIÓN EN ACTIVO FIJO GENERALIDADES Hay desequilibrio por exceso de inversión en activo fijo: (1) cuando el importe de dicha inversión no guarda la debida proporción con los elementos del balance:: activo, pasivo y capital contable; y (2) cuando financieramente el importe neto del activo fijo guarda la citada proporción, pero la capacidad práctica de producción es considerablemente superior a la capacidad de producción utilizada. Por lo general ambas situaciones son concurrentes. El exceso de inversión en activo fijo puede ser originado por diversas causas por lo cual, una vez conocida su existencia, es necesario precisar las causas que lo han originado, con objeto de tomar las acciones correctivas adecuadas a la solución de dicho problema. CAUSAS DEL EXCESO Las causas que pueden originar el exceso de inversión en activo fijo son las siguientes; (1) deficiente administración financiera en la adquisición e instalación de dicho activo; (2) optimismo injustificado a hacer la adquisición e instalación sin suficientes o adecuadas bases de juicio con respecto a las condiciones prevalecientes, y que posiblemente seguirán prevaleciendo en el futuro, en el mercado en general y en especial en el mercado de la actividad a la que pertenezca la empresa; (3) falta de suficientes conocimientos para su debida operación; (4) deseo de eliminar el factor humano, sin conocimiento de causa, con objeto de reducir los costos y evitarse dificultades con él; y (5) reducción permanente en el volumen de sus operaciones, que puede deberse a: (a) falta de capacidad o negligencia de la administración para aprovechas las coyunturas favorables o para sortear la adversidad; (b) depresión económica; (c) aumento de la competencia que opere en igualdad de circunstancias, pero ofrece mas ventaja a los consumidores; (d) incremento de la competencia que opere con conocimiento de causa; € cambios en la costumbre y la moda; (f) los competidores hacen modificaciones sustanciales en las características de este activo, que los coloca en situación ventajosa por la reducción en los costos o el mejoramiento del producto en cualquier forma; (g)
disminución del poder de compra de los consumidores; y (h) en general, los cambios desfavorables en la oferta y la demanda del producto en cuestión. EFECTOS DEL EXCESO La influencia desfavorable de esta deficiencia sobre los restantes elementos del balance, por la misma naturaleza del activo fijo, es decisiva y puede causar la liquidación de una empresa, debido a que: (1) su venta como activo a un precio razonable es difícil, cuanto mas especializados son los bienes, mayor puede ser la dificultad para su venta a un precio de recuperación de la inversión; y su venta produce una pérdida, cuyo importe puede ser suficiente para poner en liquidación a la empresa, sobre todo cuando no existen suficientes reservas de utilidades que absorban dicha pérdida, o los propietarios no están dispuestos o están imposibilitados para reconstruir el capital perdido; situación que se agrava cuando parte del pasivo circulante se invirtió en activo fijo y no en activo circulante como debió ser; y (2) su retención significa incurrir en un desperdicio permanente: costo de financiamiento, depreciación, renta del local en que se encuentra instalada la maquinaria, aseo, conservación y reparaciones, etcétera, cuyo importe puede llegar a ser superior a las utilidades que obtenga la empresa; y toda empresa que opera con una utilidad insignificante o que opera continuamente con pérdida, ala larga se liquida. Lo anterior no significa de manera alguna que debe negarse a las empresas los activos fijos que necesitan para su desarrollo normal; lo que censura es el error de ampliar los negocios sin bases adecuadas de juicio, sin conocimiento de causa, cuando no lo requieren o no lo permiten las condiciones de la empresa, sin las debidas precauciones sino simplemente por una “corazonada”, lo cual significa ignorancia e imprevisión y ambas cosas siempre son perjudiciales. En la mayoría de los casos es preferible sacrificar cierta utilidad temporal de los periodos cortos de prosperidad, que dar un paso en ampliar la planta que puede significar un cargo fijo de importancia en los futuros resultados, dificultando más alcanzar el punto de equilibrio económico. PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS El análisis externo del activo fijo tiene por objeto hacer deducciones preliminares con respecto a la existencia de un posible exceso de inversión en este activo, deducciones que sirven de base para la interpretación respectiva, debiendo iniciarse dicho análisis por el método de las razones simples. Capital contable a activo fijo, ventas a activo fijo, y continuarse por el método de aumentos y disminuciones, para concluirse para el método de tendencias. Para llegar a una conclusión satisfactoria, es necesario analizar conjuntamente la tendencia de la inversión en activo fijo, con la tendencia de las ventas o la tendencia del costo de lo vendido, y con la tendencia del capital contable, durante cierto tiempo de consideración. Si las tendencias denotan aumento, pero el aumento del activo fijo es superior al incremento de los otros elementos citados, el negocio se encuentra en un campo peligroso. En su aspecto interno, nada mejor para percatarse de la presencia de un exceso de inversión en activo fijo que la comparación periódica, por el método de razones simples y el de tendencias, de la capacidad práctica de producción del activo fijo, con la capacidad que efectivamente se ha estado utilizando. Los diversos métodos de análisis que se han explicado con relación al activo fijo, son de considerable valor como auxiliares de la administración para el control de la inversión en dicho activo, con el fin de prevenir el exceso de tal inversión o evitar que alcance una magnitud considerablemente
desproporcionada, cuando resulta de una actuación lenta de la administración; pero para fines de control no tienen ninguna utilidad cuando el exceso de inversión en activo filo ha sido el resultado de una actuación súbita de la administración.
CAPITULO
22
CAPITAL INSUFICIENTE GENERALIDADES La situación financiera de una empresa con respecto de su capital contable y pasivo, se considera satisfactoria, cuando es mayor el capital contable que el pasivo; pero cuando el importe del pasivo es superior al capital contable, se considera que no existe el equilibrio necesario que debe existir entre dos fuentes de sus recursos: capital contable y pasivo; esto refleja que su situación financiera no es satisfactoria. Cuando se presenta tal fenómeno en una empresa, con excepción de las empresas de servicios públicos, las instituciones de seguros, de crédito, de fianzas y las sociedades de inversión, para las cuales sus legislaciones especificas fijan las proporciones respectivas, se sufre de la deficiencia: capital insuficiente. Este desequilibrio financiero de las empresas es en esencia: (a) un problema relativo a las fuentes de financiamiento del capital total empleado en una empresa y a la debida proporción de cada una de ellas; y (b) la intensidad de su influencia desfavorable está en función de la magnitud del exceso del pasivo sobre el capital contable, principalmente cuando el pasivo es circulante y el costo del pasivo es superior a su rendimiento. CAUSAS DE LA DEFICIENCIA Las empresas pueden llegar a tener capital insuficiente por: (1) la presencia de una o varias de las deficiencias financieras antes comentadas, lo cual significa una distribución inadecuada de los recursos; (2) la presencia de una depresión económica general o, particular, en la actividad mercantil a la que pertenezca la empresa; (3) por la presencia inusitada de una prosperidad general o sólo en la actividad mercantil a la que se dedique la empresa, prosperidad que puede ser relativamente momentánea o que puede subsistir durante un tiempo de consideración, apareada a la imposibilidad de los propietarios o a la falta del deseo de los mismos por incrementar su inversión en tal empresa, ya sea en la forma de capital legal, de preinversión de utilidades o de la capitalización de un pasivo a cargo de la empresa, teniendo en consecuencia los administradores la necesidad de recurrir al pasivo
a favor de terceros en forma relativamente momentánea o de manera continua, según que la prosperidad se refiera a un lapso corto o a un tiempo de consideración; (4) un aumento de las operaciones de la empresa, motivado por la eficiencia de la administración, acompañando dicho incremento a las mismas circunstancias mencionadas en el punto anterior; (5) a la conveniencia de acudir al capital ajeno (mercado del dinero) en vez de acudir a un aumento del capital propio (mercado de capitales), en virtud de que por el primer procedimiento los acreedores participan temporalmente de los beneficios a base de un interés y, por el segundo procedimiento, los propietarios tienen que compartir sus gananci8as, por lo general en forma permanente con los nuevos socios, con lo cual la mayor parte de las veces no están de acuerdo; y porque los cargos a la cuenta de intereses representan un gasto que puede deducirse de los ingresos al calcular las utilidades sujetas a impuestos (impuesto sobre la renta) y de la participación de las utilidades a los trabajadores, en tanto que las participaciones en las ganancias no lo son; y (6) por ineficiencia financiera, En virtud de que el administrador común, para reducir al mínimo los problemas financieros, siempre tiende a operar con mas recursos de los necesarios.
EFECTOS DE LA DEFICIENCIA A las empresas, la presencia de la deficiencia capital insuficiente las afecta desfavorablemente en las utilidades en tres formas fundamentales: (a) por el aumento de atención en forma continua, que la administración debe poner para el cumplimiento satisfactorio de las obligaciones y sostener el crédito de la empresa, con la consiguiente reducción de la atención en los aspectos de ésta; (b) por las restricciones que los acreedores impongan a la empresa en su libre administración, lo cual puede implicar que no aproveche en toda su amplitud y oportunidad las coyunturas favorables; y (c) por el costo del capital tomado en préstamo, costo que se incrementa a medida que los acreedores se percatan de la necesidad que tiene la empresa de un financiamiento de esta naturaleza, o a medida que la insuficiencia del capital propio se vuelva crónica. PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS Desde el punto de vista externo, el estudio analítico de esta deficiencia puede hacerse: (1) por medio de la razón simple de: capital contable a pasivo; (2) mediante la reducción a por cientos del pasivo, clasificado debidamente conforme a su exigibilidad, y del capital contable, tomando como base el 100% para la suma de ambos conceptos; (3) por el estudio de las tendencias durante cierto tiempo de consideración, de tres a cinco ejercicios, del capital contable y del pasivo; y (4) por el costo del pasivo. Desde el punto de vista interno, la mejor prueba de la insuficiencia del capital la constituye la necesidad que tenga la administración de recurrir al pasivo para satisfacer las necesidades de la empresa. Por tanto, la administración de una empresa no necesita de ningún método de análisis para percatarse de lo insuficiente del capital, puesto que tal insuficiencia la palpa directa y continuamente por la necesidad de recurrir a los acreedores. En este caso, los métodos de análisis solo tienen como función cuantificar la magnitud de la desproporción del capital con relación al pasivo.
CAPITULO
23
VENTAS INSUFICIENTES GENERALIDADES El estudio analítico de las ventas tiene el objeto de determinar si el importe y el volumen de éstas están comprendidos dentro de los respectivos límites. Si las ventas no están en proporción adecuada a los elementos financieros y a los de operación que están al alcance y disposición de una empresa, tal situación revela la existencia de un desequilibrio en esa empresa. Si las ventas son inferiores a las que deben realizarse en proporción a la cuantía de tales elementos, dicho desequilibrio es la deficiencia: ventas insuficientes. Las ventas son la generatriz de la utilidades; por tanto, de las funciones de una empresa, la mas importante es la función de ventas, por lo que debe vigilarse continua y estrictamente; pero tal vigilancia no debe prodigarse tan generosamente, como con frecuencia se hace, sin bases adecuadas ni suficientes elementos de juicio, porque una vigilancia de esta naturaleza en nada beneficia a la empresa y si por el contrario la perjudica considerablemente, puesto que todo esfuerzo y dinero, que así se destine, se convierte en gastos: gastar es desperdiciar. Para que la vigilancia de las ventas sea fructífera y su ejercicio se traduzca en aumento de utilidades, es necesario que se ejercite la vigilancia continua, estricta y mesuradamente, sobre bases adecuadas y con suficientes elementos de juicio. Proceder así, significa proceso y utilidades; lo contrario, significa fracaso y perdidas. La función de ventas es la de mayor importancia y es la esencia de todo negocio. A la función de ventas deben sujetarse todas las demás actividades de la empresa; por tanto, puede ser considerada como la energía motriz de los negocios, cuya influencia se deja sentir de un modo decisivo en todos sus aspectos y es la causa determinante de los costos; con la circunstancia de que los efectos de las variaciones sufridas en las ventas, con frecuencia, no se reflejan en forma directa y proporcional en las otras funciones de la empresa; por lo cual, el problema de las ventas tiene la importancia y la complejidad que hoy presenta; y su estudio tiene la trascendencia; y su estudio tiene la trascendencia y las dificultades presentes. Sin embargo, cualquier variación en las ventas debe ser investigada hasta encontrar los motivos que la originaron.
EFECTOS DE LA INSUFICIENCIA El objeto de la investigación es auxiliar a la administración con datos que le sirvan para corregir las medidas equivocadas que se dictaron y cuya aplicación influyó en el descenso de las ventas; o para fomentar las medidas que influyen en el ascenso de las ventas. En efecto, considerando las demás circunstancias constantes, un aumento en las ventas no necesariamente se traduce en un incremento proporcional en los costos, debido a que unos costos son fijos y otros son variables; pudiendo suceder: (1) que permaneciendo constantes las ventas, los costos aumenten debido a los gastos en que se incurra en el esfuerzo de incrementar las ventas; o que disminuyan los costos, debido a la atingente reducción en algunos de sus conceptos; (2) que debiendo aumentado las ventas, relativamente no se opere cambio alguno de los costos, por que la mayoría y principales conceptos se formen de costos fijos; (3) que aumentando las ventas se opere un incremento en los costos no proporcional sino superior al aumento de las ventas; por tanto, no traduciéndose el aumento del volumen de las operaciones en el correspondiente aumento de las utilidades sino en una cantidad menor, pudiendo llegar hasta el extremo que el incremento en los costos anule las utilidades que se habían obtenido hasta antes de aumentar las ventas. Tratándose de las disminuciones operadas en las ventas, también considerando las demás circunstancias constantes, pueden presentarse las siguientes situaciones: (1) que habiendo permanecido constantes las ventas, los costos hayan aumentado debido a que la administración, en su afán de incrementar las ventas, incurrió en gastos que no repercutieron proporcionalmente en el ascenso de las ventas; (2) que las ventas disminuyan y los costos aumenten, debido a la misma razón antes apuntada; (3) que las ventas disminuyan y los costos, aproximadamente, permanezcan constantes, debido a que en su mayoría los conceptos de mayor importancia de los costos de una empresa están integrados por costos fijos; (4) que a una disminución en las ventas corresponda una disminución en los costos: la disminución en los costos no es proporcional a la de las ventas sino que es inferior, debido a que la mayoría de los principales conceptos de los costos son fijos; y (5) en el caso extremo de que la empresa no vendiera ni produjera nada, considerando para el efecto a una empresa industrial, tiene un mínimo de costos que está formado por los costos fijos de producción y de distribución porque la recurrencia e importe de los costos fijos, dentro de ciertos limites, no están en función de la producción ni de la distribución. PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS En virtud de la importancia de esta deficiencia, y a que es mucho mas compleja de lo que a primera vista parece, su estudio reviste tal trascendencia y presenta tantas dificultades, que se recomienda proceder con extremada cautela al informar a los propietarios y administradores acerca de las consideraciones referentes a la insuficiencia de ventas. Al hacer el estudio analítico de las ventas se debe tener presente que este concepto está compuesto de dos variables, precios y unidades, que pueden cambiar independientemente una de la otra, en el mismo sentido o en sentido diferente y, por tanto, influir de diferente manera en el volumen de las operaciones. En el primer elemento del juicio que debe tenerse presente para estimar si una empresa tiene ventas insuficientes, es su capacidad práctica o normal de operación. Entendiéndose por capacidad practica de operación la resultante de deducir a la capacidad nominal, o sea al 100% de deficiencia, las deficiencias que razonablemente se aceptan, y que pueden deberse: al clima, al factor humano, a
días festivos, a descompostura y reparación del equipo, etcétera. La determinación de la capacidad práctica de operación ofrece diversas dificultades, cuya importancia paralela a la variedad de mercancías y del trabajo que se haga a base del factor humano. Los resultados que se obtengan serán bastante aproximados si la estimación se hace con todo cuidado. Sin embargo, para el objeto que se persigue, juzgar de la suficiencia o insuficiencia de las ventas, a pesar de ser tan solo un calculo aproximado, tiene importancia capital, puesto que, considerando aisladamente el negocio y desde el punto de vista interno, la simple comparación del volumen de las vendidas con la capacidad practica de operación, pondrá de manifiesto inmediatamente la suficiencia o insuficiencia de las ventas. Además, la debida ponderación de los elementos externos de juicio y de su influencia sobre la marcha del negocio puede modificar la inferencia preliminar que se haya derivado de la simple consideración de la capacidad practica de operación, puesto que la marcha de una empresa también depende de los elementos externos sobre los cuales, por lo general, ningún control tiene la administración. En consecuencia, las conclusiones a que se llegue, considerando solo los elementos internos de un negocio, tienen un valor limitado, llegando a adquirir valor e importancia en la medida en que se relaciona con los elementos externos; dado que el éxito alcanzado por un negocio está en función del medio exterior. Es posible que al aquilatar una empresa desde un punto de vista interno, se la considere como fracasada; pero al considerarla en relación con el medio exterior ha triunfado. También puede suceder que considerando aisladamente a una empresa haya triunfado pero considerándola en relación con el medio exterior haya fracasado. El segundo elemento de juicio de esta deficiencia lo constituye el conocimiento de la situación económica general. Este elemento de juicio es de carácter externo; pero es indudable que es un factor determinante del volumen de negocios de una empresa. El conocimiento de la situación económica general puede ser adquirido mediante el empleo de los indicadores económicos, tales como: (a) volumen de la circulación monetaria; (b) valor de la producción en general; (c) total de salarios pagados; y (d) volumen de lo transportado. En resumen, por los hechos económicos de carácter general, como los citados en la anterior enumeración enunciativa. Posiblemente para los fines del problema: ventas insuficientes, el volumen de la circulación monetaria y el valor de la producción en general pueden ser considerados como los mejores indicadores económicos y como los mejores elementos de juicio y, por ende, como los elementos mas adecuados para una comparación histórica, en el tiempo que se considere razonable para el objeto, con la tendencia de las ventas de la empresa, expresando tales tendencias tanto en unidades monetarias como en unidades de mercancía. En el caso de que fueran diversas mercancías, debe hacerse la reducción de todas ellas a una misma base, mediante el empleo de unidades equivalentes. Esta tendencia tiene que referirse al mismo tiempo a que se refiere el hecho económico general que se haya elegido para hacer la comparación, hecho económico que está representado por su indicador respectivo. Por tratarse de elementos externos de carácter económico general, puesto que reflejan la situación económica no de un negocio o de una línea de negocios en particular, sino de todo el país, y que los elementos económicos no afectan de igual modo ni con la misma intensidad a todas las líneas de negocios, ya que para algunas de ellas las épocas de depresión económica general son épocas de prosperidad; y para otras, los periodos de prosperidad son de depresión; y considerando que los indicadores son cifras aproximadas, se recomienda que al utilizar externos de carácter económico general se ponderen debidamente y las inferencias que se deriven de dicha comparación se tomen
con las debidas precauciones. Sin embargo, a pesar de sus defectos, los citados elementos de juicio y las comparaciones respectivas son útiles como un índice de orientación general para juzgar de la suficiencia o insuficiencia de las ventas de un negocio. El tercer elemento de juicio de este problema lo constituye el conocimiento de las condiciones del mercado de la línea particular de negocios de que se trate. El conocimiento de dicho mercado puede adquirirse: (1) por medio de los barómetros económicos relativos a la actividad mercantil de que se trata y de los barómetros económicos correspondientes a las diversas líneas de negocios, que sean complementarias a dicha actividad mercantil; y (2) por medio del empleo de las cifras referentes a las ventas de los competidores. Definir a los competidores es una cuestión bastante compleja, por lo que se recomienda proceder con suficiente cautela al respecto.
Estos elementos externos de juicio adolecen, en menor grado de los mismos defectos que el relativo a la situación económica general, por lo que al emplearlos en el estudio analítico de las ventas de una empresa deben considerarse las recomendaciones hechas al respecto. O0btenidos estos elementos de juicio queda aún el problema del método de análisis a emplear. Como los negocios se constituyen con el propósito de operarlos durante cierto tiempo de consideración, la existencia de un negocio depende de las utilidades que esté obteniendo. Como las ventas son la generatriz de las utilidades, así como el resultado de un esfuerzo sostenido durante el transcurso del tiempo, se infiere que el método de análisis apropiado para hacer el estudio de la suficiencia o insuficiencia de las ventas de una empresa, es el método de las tendencias a base de números relativos. Calculada la tendencia de cada uno de los elementos citados, se procederá a hacer el estudio comparativo de tales tendencias, pudiendo hacerse su representación gráfica si así se juzga pertinente. El estudio comparativo de estas tendencias es útil como instrumento de orientación y base de juicio acerca de la suficiencia o insuficiencia de las ventas de un negocio; así como de la influencia de los elementos externos y la adecuación de la administración sobre las ventas. Al hacer en esta forma el estudio analítico de las ventas, se debe tener presente lo electos citados en los comentarios relativos a la razón simple: ventas netas a activo fijo. Es muy conveniente investigar las siguientes circunstancias en las empresas competidoras: (a) procedimiento empleado en el cobro a clientes: contado, contado comercial, acredito, con descuento y rebajas; (b) las diversas clases de clientes: mayoristas y detallistas, clientela antigua y clientela nueva, clientela residente y clientela flotante; (c) las regiones geográficas donde se realizan las ventas; y (d) las principales clases o grupos de artículos vendidos.
1ª. La disposición general de un diagrama debe avanzar de izquierda a derecha. 2ª. Siempre que sea posible deberán representarse las cantidades por magnitudes lineales, porque las aéreas y los volúmenes se prestan a malas interpretaciones. 3ª. Cuando sea utilizable la escala vertical para una curva, debe procurarse en lo posible que aparezca en el diagrama la línea correspondiente a cero.
4ª. Cuando la línea del cero no pueda aparecer de modo normal en el diagrama se quebrará éste. 5ª. La línea del cero deberá ser de trazo más grueso que las líneas que representan coordenadas. 6ª. En las curvas que tengan escalas que representen porcentajes, conviene hacer resaltar de un modo claro la línea del 100% u otra que se emplee como base de comparación. 7ª. Cuando la escala de un diagrama se refiera a fechas y el periodo que represente no forma unidad completa, es preferible hacer resaltar la primera y la ultima de las ordenadas, puesto que tal diagrama no represente el comienzo ni el final del tiempo. 8ª. Cuando las curvas se trazan en coordenadas logarítmicas, las líneas que encierras el diagrama deben ser potencias de 10 en la escala logarítmica. 9ª. No deben trazarse más líneas coordenadas que las necesarias para la fácil lectura del diagrama. 10ª. Las curvas de un diagrama deben ser más gruesas que las líneas coordenadas. 11ª. Cuando las curvas representan una serie de observaciones deberá indicarse de modo claro cada uno de los puntos que representen esas observaciones. 12ª. La escala horizontal debe leerse de izquierda a derecha y la vertical de abajo arriba. 13ª. Los números de las escalas de un diagrama deben ser colocados a la izquierda y en la parte inferior, a lo largo de los ejes respectivos. 14ª. Es conveniente a veces incluir en el diagrama los datos numéricos o formulas representados en él. 15ª. Cuando no se incluyan en el diagrama los datos numéricos, conviene formar con ellos una tabla que acompañe al diagrama. 16ª. Los números y epígrafes de un diagrama deben disponerse de modo que puedan ser leídos desde la base para la escala vertical, y desde el margen de la derecha para la horizontal. 17ª. El titulo de un diagrama debe tener forma clara y completa en todo lo posible, añadiéndose en caso necesario subtítulos o descripciones. Fuente: elementos de Método Estadístico, Andrés García Pérez, p. 238, imprenta universitaria, 1945.
CAPITULO
24
EXCESIVO COSTO DE VENTAS GENERALIDADES
El costo de ventas es el resumen de un determinado número de partidas. Es el conjunto de esfuerzos y recursos tasables en dinero, invertidos hasta tener un bien en condiciones para venderse. El costo de ventas, empleando una expresión matemática que describe la complejidad del problema, es la integración de todas las diferenciales que representan los diversos costos incurridos,… de aquí que el cálculo del costo tenga que ser un calculo basado en el análisis, pero no por esto es un calculo accesorio, como por mucho tiempo se le ha dado esta interpretación equivocada. El problema del costo no es aditamento o apéndice, sino que es un problema central de toda unidad productora.
Siendo las ventas la esencia de todo negocio y la causa determinante de los costos, para poder llegar a una conclusión adecuada respecto del descenso en la utilidad bruta, el estudio analítico del costo de ventas debe hacerse simultáneamente y en relación con el estudio de las ventas, tomando como base de comparación a estas ultimas. La citada conclusión tiene capital importancia, en virtud de que, basándose en ella, es posible que se hagan trascendentales modificaciones en la organización y en la política administrativa de la empresa, principalmente en la función de ventas y en la de compras o de producción, según el caso. La utilidad bruta es un resultado: es la diferencia entre el producto de las ventas y el costo de las mismas; y como en toda diferencia las variaciones. En la utilidad bruta están en función de los cambios operados en cada uno de los elementos que se comparan. En esa virtud el estudio analítico de los cambios en la utilidad bruta queda satisfecho al hacer el estudio analítico de las ventas u el costo de las mismas.
Los cambios en el costo de ventas, como los cambios en las ventas, están en función de dos variables independientes y de influencia reciproca: precios y unidades de mercancías. Por tanto, al hacer el estudio analítico de las variaciones del costo de ventas es necesario considerar (1) que dichas variaciones se deben: (a) a cambios en el volumen de las unidades vendidas; o (b) a cambios en el costo de ventas; o (c) a una combinación de cambios en las dos variables citadas; y (2) cuando la función de ventas o la de compra y producción , según se trate de una empresa mercantil o de una empresa industrial, respectivamente, están coordinadas, debido a que el volumen de lo comprado o de lo producido, según el caso depende del volumen de lo vendido. Los cambios en el volumen de las unidades vendidas influyen sobre el costo de ventas, puesto que a mayor volumen de unidades compradas o producidas, corresponden menores costos unitarios; esto se explica considerando que como los costos fijos ascienden a sumas de consideración, al hacer su prorrateo mientras mayor sea el numero de las unidades compradas o producidas, menor es el importe de parte alícuota; a la inversa, a menor numero de unidades compradas o producidas, corresponden mayores costos unitarios, porque al prorratear los costos fijos entre un menor numero de unidades mayor es el importe de la parte alícuota.
CAUSA DEL EXCESO Las causas internas, además de las externas, de los aumentos en el costo de ventas, son múltiples y persistentes, lo que hace complejo el problema y amerita un estrecho y continuo estudio. Entre las causas internas de carácter genérico que motivan la elevación del costo de ventas, figuran las siguientes: (1) deficiente política de compras; (2) inadecuado manejo y almacenaje de las mercancías; (3) deficiente contratación y manejo de factor humano; (4) incremento continuo de los costos fijos; (5) inadecuado financiamiento; (6) ventas insuficientes; y (7) inadecuada técnica de producción. Cada una de las citadas causas genéricas, a su vez, esta originada por un conjunto de causas especificas. Así, tratándose de las compras, la deficiencia puede estar localizada en los gastos de compra, impuestos en general fletes y acarreos, seguros, comisiones de compra, etcétera, o bien la deficiencia puede localizarse en los precios de compra. Dichos conceptos pudieron ser pagados en exceso por negligencia, falta de capacidad, falta de información; y así, cada una de las mencionadas causas genéricas se debe analizar en sus causas específicas, si se desea llegar a conocer y resolver el problema de modo apropiado.
PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS
El análisis del costo de ventas consistente en distinguir las partes que lo forman, distinción que no debe hacerse mas halla de lo que las necesidades practicas lo requieran; en estudiar el costo total de cada una de las diferentes clases de los artículos vendidos cuya suma da el resultado del costo total de ventas, estudio que no debe hacerse en forma absoluta sino en forma comparativa con las ventas respectivas, en unidades y en precios; con los demás conceptos de los costos incurridos que formen el costo de ventas de una empresa; así como, cuando sea posible, con los costos de otras empresas similares y con las respectivas medidas básicas de eficiencia. Como las ventas son el resultado de un esfuerzo sostenido durante el transcurso del tiempo, y el estudio analítico del costo de ventas debe hacerse simultáneamente y en relación con el estudio analítico de aquellas, se deduce que los métodos de análisis mas apropiados para hacer el estudio analítico del costo de ventas son (1) el método de tendencias a base de números relativos, como un medio para formarse un juicio de carácter general acerca de la trayectoria seguida por dicho costo de los síntomas manifestados para la presencia de la citada deficiencia; y (2) para fines de administración, es decir, para fines de control y como medida de eficiencia , el método de las razones estándar, presentado aquí por los costos estándar en su acepción, no como un medio si no como un fin, es decir; no como medidas fijas de comparación si no como metas a las cuales se debe llegar en las condiciones corrientes de operación. Si así se desea, puede hacerse la representación grafica de los resultados obtenidos por los métodos de análisis antes citados. Como el costo de ventas esta en función de los precios y el volumen de unidades de mercancía, al practicar el estudio analítico del citado costo es necesario principiar por la distinción de estos dos elementos con el fin de estar en aptitud de poder ponderar debidamente el como, el cuando y el porque de la acción ejercida sobre el costo de ventas, por las fluctuaciones en precios y por las variaciones en el volumen de las mercancías vendidas. La separación de los dos elementos antes citados facilita considerablemente el estudio de este problema y reduce la posibilidad de incurrir en errores, tanto al hacer el análisis como la interpretación respectiva. Cuando se realiza el método de razones estándar este distingo es esencial, en virtud de que al considerar a los costos estándar como medidas de control y de eficiencia, implícitamente se esta significando, con ello, que tales medidas se refieren al debido aprovechamiento de los elementos internos de un negocio y no a los elementos externos, tales como los cambios en precios por motivo de las variaciones en la oferta y en la demanda, y por las desvalorización monetaria. Las desviaciones de las medidas de eficiencia significan ineficiencia. Toda ineficiencia se traduce en un desperdicio que aumenta los costos y disminuye las utilidades; por lo cual, tales desviaciones deben investigarse en su origen y tratar de corregirlas. Para hacer patente la cuantía de las desviaciones del estándar, es conveniente expresarlas en forma de por cientos con relación al estándar total o con relación a los estándares parciales que integran el estándar total.
Hecha la susodicha distinción de precios y unidades de mercancía, debe hacerse la clasificación de los conceptos que forman el costo de ventas en: (1) costos fijos; y (2) costos variables. Para juzgar del control y eficiencia de la administración con respecto al aumento o disminución del costo unitario de venta, el estudio analítico de los cambios operados en el costo de venta debe hacerse con mayor amplitud en los costos variables. Con respecto a los costos fijos, debe puntualizar si su importe es el mínimo posible. El detalle del análisis del costo de ventas no debe llevarse mas allá de lo que las necesidades practicas lo requieran; por ejemplo, si se trata de un negocio industrial de transformación en el cual no se dispone de medidas de eficiencia sino tan solo de los costos históricos de producción y considerando, para facilitar las explicaciones, que los inventarios periódicos no son dignos de tomarse en consideración, por su reducido valor; y que se ha elegido para practicar el análisis el método de las tendencias a base de números relativos, se procede a calcular las tendencias del costo total de ventas en moneda y en especie; se hace la comparación de dichas tendencias con la tendencia de las ventas, a precio de venta, del modo antes citado. Si después de practicar el análisis en esta forma no quedan satisfechas las necesidades practicas que lo motivaron, que pasa a distinguir el importe de los costos fijos y el importe de los costos variables, calculando las tendencias y haciendo las comparaciones en la forma descrita arriba. Si lo referido no es suficiente, se sigue con el calculo de las tendencias de los costos variables de cada uno de los elementos del costo de producción: (a) materias primas; (b) mano de obra; y (c) gastos indirectos de producción; y se hacen las comparaciones respectivas. Así se continuara hasta dejar satisfechas las demandas practicas que dieron origen al análisis y las cuales, en la ultima instancia, son las de señalar posibles deficiencias y obtener puntos de orientación que sirvan para localizar las causas que hayan originado estas deficiencia. Sin embargo, una adecuada investigación previa, hecha directamente con los interesados, por medio de la cual se precise lo que ellos desean, capacita al analizador para resolver directamente su problema relativo al detalle necesario del análisis en particular. La practica enseña que para facilitar el análisis formal y precisar lo que efectivamente desean los interesados, es conveniente hacer un análisis preliminar con datos generales. En el caso de disponer de medidas de eficiencia, se toman los costos históricos como base de comparación, para hacer patente las desviaciones.
Como en las anteriores deficiencias, al practicar el análisis del costo de ventas, se debe proceder a las investigaciones conducentes, hasta puntualizar las causas de las deficiencias, para tratar de corregirlas. Así, por ejemplo, después de proceder en la forma indicada arriba y reducir la producción de los periodos a la misma base, y determinar los costos unitarios, se hace la comparación del costo de la materia prima utilizada en cada unidad y si se encuentra que aumento, se procede a localizar si el aumento se debe a un mayor consumo de materias primas o a un incremento en los precios. Si el aumento fue por ambos elementos, se procede a precisar si
el incremento en los precios se debe a una deficiencia interior o a un ascenso en el precio de los mercados; y si el aumento en la materia prima se debe a la mala calidad de las mismas, a descomposturas en la maquinaria, a incompetencia o negligencia de los operarios, se concluye que tanto que tanto en los incrementos de los precios como el aumento en el consumo de las materias primas tuvieron su origen en descuidos en la política de compras, que motivaron que las ultimas adquisiciones de materia prima tuvieran costos superiores y calidades inferiores a las normales. Al hacer el estudio analítico del costo de ventas es importante que se ponderen debidamente los efectos producidos sobre aquel, por las bases de estimación de los inventarios finales de mercancía, en virtud de que el valor asignado a tales inventarios tiene una influencia digna de tomarse en consideración sobre el importe del costo de ventas. En efecto, si su estimación se hace en exceso de su valor justo, el costo de ventas disminuye en cantidad de de tal exceso, y como consecuencia aumenta la utilidad bruta en esa misma cantidad; pero si al hacer la estimación de los inventarios se les asigna un precio inferior a su valor justo, el costo de ventas aumenta en la diferencia respectiva, y como consecuencia disminuye la utilidad bruta en tal diferencia. Con relación a la influencia de las bases de valuación de los inventarios finales sobre el costo de ventas, también tiene importancia cerciorarse si los inventarios iniciales y los inventarios finales se formularon sobre las mismas bases y, en caso contrario, el efecto aproximado que el cambio refleja en el costo de ventas. Hay necesidad de estudiar la forma como el cambio en las bases de valuación de los inventarios afecta el costo de ventas en dos o más ejercicios. Cuando se trate de estudios financieros dictaminados por el contador publico, es de recomendar que el dictamen se lea con detenimiento para evaluar debidamente la amplitud del examen practicado al respecto, como a si en su caso, de los efectos producidos en los resultados por un cambio hecho en las bases de valuación de los inventarios: costos promedios a primeras entradas primeras salidas, a ultimas entradas primeras salidas, etcétera.
CAPITULO
25
EXCESIVO COSTO DE DISTRIBUCIÓN GENERALIDADES El costo de distribución, también llamado gastos de ventas, comprende; (1) los gastos de administración de ventas; y (2) los gastos propios o los relacionados con la función de ventas. En las practicas actuales el costo de distribución tiene la característica de que su importe constituye una deducción directa de los propios de la operación mercantil; su importe se toma como un costo realizado de4l ejercicio en el cual se incurrió; por tanto, no tiene ningún valor de balance y su calculo solo tiene una función estadística. El análisis del costo de distribución debe hacerse con los siguientes propósitos: (1) determinación del costo; (2) control del costo; y (3) determinar el como, el cuanto y el porque de la aplicación del esfuerzo en determinado sentido. El análisis del costo de distribución es digno de consideración, en virtud de lo complejo del problema de la distribución, complejidad derivada de la amplitud, tanto intensiva como extensiva de los mercados. El costo de distribución se traduce en erogaciones de bastante significado para las empresas, erogaciones que con frecuencia en su origen son insignificantes; se miden en pequeñas cantidades de dinero, muchas de ellas en centavos, lo cual hace que se consideren insignificantes y como consecuencia se dificulte su control. Timbres postales, sobres y hojas de papel; desperdicio de energía eléctrica; desperdicio de gasolina del equipo de reparto; conferencias telefónicas a larga distancia en lugar de una carta y así sucesivamente. Problema similar al control del costo de distribución lo es el control del costo de producción; empero las empresas bien administradas el costo de producción se controla adecuadamente. El costo de distribución puede y debe ser controlado de modo análogo al costo de producción. Controlar el costo de producción es una tarea difícil pero no imposible. También es difícil controlar el costo de distribución pero no imposible. Sin embargo el control no debe ir mas allá de los requerimientos demandados por las necesidades
practicas, estando condicionada su amplitud por el costo de su ejercicio, es decir, el precio de control del costo de distribución no debe ser superior al beneficio de dicho control. En los países en los cuales son deficientes sus medios y sistemas de distribución, principalmente los transportes, y el desconocimiento en el cual opera, la distribución adolece de múltiples deficiencias. El costo de distribución es un elemento determinante en el cuadro o estándar de vida de una población, puesto que, en último termino, es el consumidor el que paga el costo. Una distribución costosa encarece el costo de vida, y el encarecimiento del costo de vida significa una contracción en el estándar de vida de la población, cuyos efectos perjudiciales no necesitan comentario alguno. Si lo puntualizado en el párrafo anterior no se tiene como razón suficiente para apoyar la necesidad de practicar el análisis del costo de distribución, para satisfacer los tres propósitos citados, puede agarrarse el hecho, por cierto frecuente, que a menudo la utilidad bruta que obtiene una empresa es mas que suficiente, quizá excesiva, y, sin embargo debido a lo excesivo al costo de distribución la utilidad neta es nula o casi nula. A mayor abundamiento, el análisis del costo de distribución ha hecho patente en diversas industrias la costeabilidad de la producción pero la incosteabilidad de la distribución.
Es esencial para normar el criterio de quien estudia el costo de distribución el conocimiento del problema de los mercados en el cual opera la empresa, conocimiento que no solo debe comprender el de los factores económicos si no también el de los clientes. El primero se adquiere mediante el estudio de los indicadores económicos y el segundo mediante el análisis del mercado. El análisis del mercado basado sobre datos estadísticos especialmente recolectados para este objeto a llegado a ser un factor de suma importancia en la determinación de por qué, cómo, cuándo, dónde y en cuanto los artículos pueden ser vendidos. Proceder así significa actuar con el debido conocimiento de causa, y las conclusiones a que se llegue son adecuadas. Es difícil derivar inferencias correctas, con relación al costo de distribución, por la simple comparación de cifras, sin tener en cuenta los problemas del mercado en el cual se opera; proceder así es hacerlo por “corazonada”. De los diversos conceptos específicos que integran el costo de distribución algunos son fijos, otros semifijos y otros son variables; al hacer el análisis de este costo se debe tener presente lo expuesto al respecto en los comentarios relativos al costo de ventas. Vender significa distribuir y, siendo las ventas la causa de la eficiencia de los costos de una empresa, se infiere que entre los costos de distribución y las ventas, existe un alto grado de dependencia; por tanto, hacer la comparación de dicho costo con las ventas respectivas, es correcto.
CAUSAS DEL EXCESO
Las causas pueden dar origen a esta deficiencia, excesivo costo de distribución, además de las enunciadas en la parte final de los comentarios relativos al costo de ventas, son: (1) desconocimiento del mercado; (2) mala política administrativa; (3) mala política de ventas; (4) mala política financiera, que puede deberse a las circunstancias siguientes: (a) negligencia y (b) incapacidad.
PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS El análisis preliminar del costo de distribución puede hacerse por medio de la comparación de las tendencias, calculadas a base de números relativos, del costo total de la distribución o de cada uno de los conceptos genéricos que integran dicho total: gastos de administración de ventas y gastos propios o relacionados con la función de ventas, con la tendencia de las ventas en moneda y en especie. Este análisis sirve: (a) para hacer aparentes los síntomas respectivos;(b) como determinante de lo que debe hacerse en el análisis formal; (c) como índice de la amplitud que debe dársele al análisis formal. Es importante hacer la representación grafica de estas tendencias. El análisis formal del costo de distribución, estadísticamente, puede hacerse en diversas formas, según las bases que adopten: (1) por la naturaleza de los gastos; (2) por departamentos; (3) por productos;(4) por áreas geográficas; (5) por pedidos; (6) por clases de clientes; (7) por métodos de venta. Las primeras cuatro son las formas que comúnmente se utilizan en la práctica. Los análisis anteriores, condicionados al análisis del mercado, tienen por objeto determinar el costo y proporcionar adecuadas bases para orientar convenientemente la política de ventas; determinar cómo, cuándo y por qué de la aplicación del esfuerzo en determinado sentido; pero son insuficientes como medios para controlar el costo de distribución. Para controlar el costo de distribución, se considera como medio apropiado el método presupuestal.
CAPITULO
26
INADECUADA DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES GENERALIDADES Las utilidades que obtienen los negocios que desempeñan una función importante en la economía y organización de las sociedades humanas, en virtud de que son el estimulo para diversificar la producción, y de este modo poder proveer a los consumidores del máximo de satisfactores; los negocios al tratar de elevar al máximo sus ganancias pueden prestar un mejor servicio a la comunidad. Al terminar un ejercicio contable, el estado de resultados presenta la utilidad o pérdida de las operaciones hechas por la empresa. Para llegar a determinar la utilidad sujeta a distribución, a la utilidad que muestre el estado de resultados, debe deducírsele el impuesto sobre la renta y la participación que corresponde, por ley, a los trabajadores.
POLÍTICA DE DISTRIBUCIÓN Precisada la utilidad disponible surge el problema de determinar el destino que se le va a dar. Dicho problema puede solucionarse: (1) declarando dividendos, en su acepción de entrega de ganancias a los propietarios de un negocio, por toda la utilidad;(2) dejando a dicha utilidad formando parte del capital contable; (3) aplicándola parcialmente:(a) al reparto de dividendos y (b) a formar parte del capital. Este problema en algunos casos es difícil de solucionarse, y una mala decisión puede causar la deficiencia conocida con el nombre de: inadecuada distribución de las utilidades. Desde el punto de vista general lo indicado es repartir la ganancia íntegramente entre los propietarios; pero esto presupone exactitud en la contabilidad, cosa que no existe. Determinar con precisión matemática la utilidad, es imposible, ya que son estimados los valores del activo y pasivos; por otra parte la depreciación, el castigo de cobros dudosos y la amortización de los cargos diferidos, se hace en muchos casos arbitrariamente, en los plazos que fijen los directores de la empresa, atendiendo a las circunstancias peculiares de
cada uno de los conceptos que integran y del negocio en general. A mayor abundamiento, en los países en los cuales la moneda sufre desvalorizaciones constantes, el problema de la determinación exacta de las utilidades ha crecido en gravedad mas que nunca; la disminución en poder adquisitivo de la moneda plantea la necesidad de distinguir entre las utilidades reales y las utilidades nominales obtenidas por una empresa. Este problema es similar al problema económico de los salarios. El ingreso nominal de una empresa, no es mas indicativo de la ganancia real, que el salario nominal de un trabajador lo es del salario real. El incremento de los salarios es un tanto ficticio, hay en él parte de ilusión óptica; causada por la baja del valor de la moneda, dicha baja determina el alza de los precios de mercancías y servicios. La empresa tiene fluctuaciones en sus utilidades de año en año, las que en algunos casos son de consideración, y esto da lugar que al distribuir que al distribuir dichas utilidades entre los propietarios, ellos sufren en sus dividendos las mismas fluctuaciones: unos años reciben dividendos atractivos y otros años dividendos insignificantes. Para evitar lo anterior, numerosas empresas siguen la política de distribuir dividendos fijos, año tras año, sin tomar en cuenta si se obtuvieron utilidades atractivas o utilidades mínimas, para lo cual separan de los años buenos cierto porcentaje de las utilidades, creando en esta forma, y una reserva reguladora de dividendos, cuyo fin es nivelar la cantidad de utilidades repartibles en forma de dividendos. Al elaborar el proyecto de distribución de utilidades, se debe tener en consideración: (1) la estabilidad de la empresa, ya que dicha estabilidad puede justificar el reparto de atractivos dividendos en algunos casos, y en otros evitar tal distribución; (2) la desvalorización de la moneda , en virtud de que al no tomarse en cuenta la baja en el poder adquisitivo de aquella, deja de conservarse intacto el valor real del capital invertido; (3) la situación con respecto al capital del trabajo. Para declarar un dividendo no es suficiente haber obtenido una buena utilidad ni tener remanentes considerables; si no que es necesario tener el efectivo suficiente para poder pagarlo, y que tal pago no disminuya la potencialidad financiera del negocio. A la postre, al distribuir totalmente las utilidades en forma de dividendos, la empresa puede quedar en mala situación financiera, ya que reparte medios de acción que pueden necesitar tanto para seguir operando como para consolidar su situación financiera. Para fortalecer el patrimonio de la empresa, y para crear una reserva en contra de posibles perdidas, por disposición de la ley de sociedades mercantiles, los administradores deben separar parte de las ganancias y dejarla formando parte del capital. La distinción entre remanentes, utilidades y existencia en efectivo, es una de las difíciles explicaciones que los administradores deben hacer a los propietarios de negocios que no estén versados en las practicas contables, debido a que es posible que algún hombre de negocios haga la siguiente pregunta: el estado de resultados presenta una utilidad de $7000000, sin embargo ¿que ha pasado con dicha utilidad, si en caja existen únicamente $850000? En la respuesta a tal pregunta radica uno de los meritos tanto del estado de
cambios en el estado de situación financiera como del estado de origen y aplicación de fondos y presupuesto de efectivo.
CONCLUSIÓN Los dividendos se pueden declarar y pagar siempre que haya el suficiente efectivo en caja disponible para el objeto, sin menoscabo de la solvencia de la empresa; y que su distribución se motive la entrega como utilidades, lo que de otro modo resulta ser parte del capital, reduciendo en consecuencia la protección de los acreedores y los medios de acción del negocio.
CAPITULO
27
REEXPRESIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS PÓRTICO En el capitulo 15 método de tendencias se expuso una noción de los números relativos o números índices cuya amplitud se considero satisfaciente. Ahora en el presente capitulo es de considerar que esa noción de los números índices se debe ampliar y profundizar, con el fin de introducirse en la técnica de la reexpresión o actualización de los estados financieros básicos o principales, por el método de números índices. Los números índices como los descritos en el capitulo 15, por referirse a una sola variable se le denomina índices simples o elementales. Empero para el objeto de este capitulo, no tienen ninguna utilidad porque las empresas son entidades complejas en las que interviene un sistema de variables, internas y externas, conectadas entre si de alguna manera. En esa virtud para ser congruentes, su estudio en el tiempo deben hacerse con números índices que sinteticen en una sola variable a un conjunto de variables relacionadas entre si. Por ejemplo, a las cantidades o precios de todos o ciertos productos agrícolas, los de materiales de construcción, los de salario los de cotizaciones de valores en la bolsa, los de cotizaciones de divisas, etcétera. Como los índices simples, los índices compuestos, se aplican directamente para el estudio de la tendencia de un fenómeno satisfaciendo los requisitos señalados en el capitulo 15, para los índices simples. Es un predominante común, que el entorno económico, desde hace años, esta denominado por la inflación, fenómeno que produce, en síntesis, el alza de los precios. Los precios son el reflejo del poder adquisitivo de la moneda. En esa virtud, si todos los precios aumentan el 100% y en consecuencia, para adquirir la cantidad de mercancías o servicios que se adquieran con las unidades monetarias (después del alza de precios). Aumento que, en
general, será directamente proporcional a la tasa o índice inflacionario. Así por ejemplo, si una empresa necesita adquirir dos maquinas iguales, con un precio de $20000 cada una; pero como sus clientes no le pagaron oportunamente, solo obtiene una maquina antes del alza del 100% de los precios la otra la adquiere cuando le pagan sus clientes, después del alza de los precios; pagara por la misma maquina $20000 y por la segunda maquina tendrá que pagar $40000; en virtud de que los precios se duplicaron y por consecuencia el poder adquisitivo del dinero se redujo en 50% y para ajustar la compra a la nueva escala de precios, debe pagar el doble(2*20000). Obviamente si los clientes le hubieran pagado oportunamente, también hubiera pagado por la segunda maquina $20000 y no $40000; en esa virtud la empresa sufrió una perdida en poder de compra. En contabilidad a ese tipo de perdidas se le denomina perdidas monetarias, solo se anticipa, mas adelante se amplia y se profundiza sobre este concepto (ganancias o perdidas monetarias). Y como en los registros contables se hacen las anotaciones en unidades monetarias, sin tomar en cuenta el poder adquisitivo de la moneda, y como los estados financieros son un producto de los registros contables, participan de esa misma nota. Por consiguiente van dejando de ser un buen basamento para que las personas interesadas en un negocio tomen decisiones adecuadas. Para superar esta deficiencia, la contaduría se ha enriquecido de una de las aplicaciones indirectas de los números índices de precios: la deflación, con el objeto de colocar la información financiera sobre una base monetaria homogénea, para esclarecer el comportamiento de las variables. Ello permite el conocimiento rico y vital, que cada vez puede ser mas profundo, de la información financiera. La deflación de las cifras monetarias genera dos conceptos sobre el poder adquisitivo de la moneda: 1. pesos corrientes ( valor nominal) del año “x”; y 2. pesos constantes (valor real) del año “y”, que son los que resultan después del ajuste que se hace, por la depreciación monetaria, a los precios corrientes. La deflación mediante la cual se obtienen los valores actuales, no causa mas efecto una vez eliminado el influjo en la información financiera de las variaciones en los precios, que el de armonizar los precios de los costos históricos con la escala corriente de precios actuales; y así cubrir el aspecto informativo de la comparabilidad de las cifras de los estados financieros, para que sean una herramienta útil para el usuario de los mismos.
DATOS El mínimo de datos para la actualización de los estados financieros básicos: balance general, estado de resultados, estado de variaciones en el capital contable y estados en los cambios en la situación financiera, son los siguientes: 1. dos balances de periodos sucesivos. 2. el estado de resultados que abarque el periodo comprendido entre los dos balances. 3. información complementaria sobre los movimientos contables que hayan modificado la estructura financiera de la empresa y que impliquen origen o aplicación de recursos.
movimiento de las cuentas de inmuebles, planta y equipo; movimiento de las cuentas complementarias del concepto precedente; movimiento de las cuentas del pasivo a largo plazo; movimiento de las cuentas de pagos anticipados y de las cuentas de cargos diferidos; movimiento de las cuentas del capital contable. 4. avaluó de los inmuebles, planta y equipo, practicado por valuadores independientes de competencia acreditada. Este dato solo es necesario cuando la empresa decide actualizar su información financiera por el método de costos específicos valores de reposición; 5. índice especifico de precios, elaborado por el banco de México u otra institución de prestigio reconocido; 6. índice nacional de precios al consumidor, que elabora el banco de México.
ACTUALIZACIÓN Balance general Para actualizar el balance general, su contenido (activo, pasivo y capital contable) se debe clasificar en dos grupos: a) partidas o cuentas monetarias; y b) partidas o cuentas no monetarias. Esta clasificación se funda en el objeto de la actualización de la información financiera: el ajuste de las partidas o cuentas que reflejan cantidades heterogéneas de poder de compra a una unidad común de medición de poder de compra, para que todas las sumas, restas y comparaciones se hagan con cantidades homogéneas: pesos equivalentes; y así poder revelar si, financieramente, en poder de compra, la empresa obtuvo ganancias monetarias (si las unidades monetarias que pague tienen un poder adquisitivo que tenían cuando contrajo el pasivo) o perdidas monetarias ( si al hacer efectivo los derechos personales, como las cuentas por cobrar, inversiones en títulos de renta fija, no convertible a corto plazo en acciones ordinarias, etcétera, el poder adquisitivo de la moneda es inferior al que privaba cuando se obtuvieron los derechos personales); subyacen en la expresión de los valores nominales de las cuentas monetarias. Son partidas o cuentas monetarias, las que no requieren ser actualizadas porque están expresadas en cantidades monetarias corrientes y su expresión, a la fecha de referencia es la misma que tendrá que erogarse, cobrarse o pagarse, en su caso, tales son: efectivo en caja y bancos; depósitos a plazo; inversiones en títulos de valor de renta fija, que no sean convertibles, a corto plazo en títulos en valor de renta variable; cuentas por cobrar, cuentas por pagar; obligaciones por pagar y acciones preferentes no convertibles a corto plazo, en acciones ordinarias; y en general todas las cuentas que tengan las notas de cuentas arriba citadas
Son partidas o cuentas no monetarias todas aquellas cuyo importe procede ser ajustado, a la fecha de referencia, a pesos constantes para que su expresión quede homogeneizada (pesos equivalentes) a tal fecha, a un mismo poder de compra. Tales son: inventarios, inversiones en obligaciones convertibles, a corto plazo, en acciones ordinarias; inversiones en acciones ordinarias; inmuebles planta y equipo, y para su dependencia causal la depreciación acumulada; pagos anticipados cargos diferidos; las partidas que integran el capital contable, con excepción de acciones preferentes, que pueden ser una cuenta monetaria si no son convertibles, a corto plazo en acciones ordinarias,; pero si son convertibles, a corto plazo, en acciones ordinarias, en una partida no monetaria.
La importancia de esta clasificación: cuentas monetarias y cuentas no monetarias, radica en que las monetarias se utilizan como complemento para determinar el costo integral real de financiamiento de la empresa, puesto que su simple tendencia puede producir una ganancia o perdida monetaria (poder de compra). Ganancia o pérdida que vendrá a aumentar o a disminuir las utilidades en operación las que exprese el estado de resultados ajustado al nivel general de precios). Mas adelante al terminar la exposición de la actualización del estado de resultados, se exponer como se resumen las ganancias y pérdidas monetarias, en un estado especial denominado aquí: estado de resultados de los saldos netos de las cuentas monetarias.
Balance comparativo Empero, como para formular el estado de cambios en la situación financiera es necesario disponer de dos balances de periodos sucesivos para formular el respectivo balance comparativo, supóngase: diciembre 31 de xxxx y diciembre 31 de xxxy. Las cantidades del balance xxxx tienen que ser reexpresadas en unidades monetarias del balance de xxxy para que pueda hacer se la comparación apropiada sobre las mismas bases, es decir, con unidades monetarias de igual poder adquisitivo, el índice especifico general que se aplique, para actualizar a pesos constantes las cantidades históricas del balance del xxxy, debe utilizarse para actualizar las cantidades históricas del balance xxxx.
En esa virtud, la actualización de las cantidades del balance general de xxxx, para cada cuenta se hace como sigue:
Índice (específico o general) a diciembre 31 de xxxy
Índice (específico o general) a diciembre 31 de xxxx Índice (específico o general) a diciembre 31 de xxxy
Índice (específico o general) perteneciente a la fecha En que tuvo origen la partida relativa: de activo, de Pasivo y de capital contable; en virtud de que a cada Fecha de origen corresponde un poder adquisitivo del Dinero, que esta significando el respectivo índice de Precios (específico o general). Para llevar a cabo la actualización de las cuentas del balance, se procede como sigue: Se prepara una hoja de trabajo que contenga por lo menos: a) espacio para el nombre de la cuenta; b) dos columnas para las cantidades históricas de los dos balances sucesivos; c) dos columnas para las cantidades ajustadas, de los dos balances sucesivos, al poder adquisitivo del ultimo balance; poder adquisitivo del dinero que esta reflejado en el índice deflacionador (especifico o general) que se utilice para llevar a cabo la actualización; y d) referencia de la cedula que se formule para cada cuenta actualizada. En cada cedula se hará las anotaciones pertinentes, inclusive al ajuste por actualización. No es ocioso destacar que para la formulación del balance comparativo, en inventario al 31 de diciembre del xxxx debe actualizarse con el índice deflacionador al 31 de diciembre de xxxy, con el objeto de reexpresarlo en una cantidad equivalente de pesos al 31 de diciembre de xxxy. Para hacer la actualización del inventario al 31 de diciembre de xxxx debe formularse una cedula por cada capa, atendiendo a su antigüedad; y su valor en pesos constantes al 31 de diciembre de xxxx se obtendrá multiplicando el costo histórico de cada capa, por una fracción que tendrá como numerador el índice de precios, especifico o general, al 31 de diciembre de xxxy y como denominador el índice, especifico o general, de precios en vigor a la respectiva fecha. Con el conjunto de cedulas de las capas se formulara la respectiva cedula sumaria. Para la actualización del inventario al 31 de diciembre de xxxy, deberá seguirse el mismo procedimiento. Se dejara la misma cantidad del balance, a costos históricos, si la rotación del inventario es superior a 2 y el método de valuación que se aplique es primeras entradas primeras salidas. Sin embargo, los inventarios actualizados no deben exceder su precio de realización.
Por lo que añade la depreciación acumulada de las inversiones en inmuebles , planta y equipo, debe formularse una cedula analítica, cuya cronología debe corresponder a la cronología de las correspondientes inversiones en inmuebles, planta y equipo, a las que pertenece cada relativa depreciación. Para efectos del balance comparativo, la actualización se hará hasta el 31 de diciembre de xxxx, para lo cual, la depreciación de cada ejercicio se multiplicara por cada fracción que tendrá como numerador el índice de precios, especifico o general perteneciente al 31 de diciembre del xxxy, y como denominador el índice de precios especifico o general, en vigor de cada uno de los ejercicios, con el objeto de reexpresar en pesos equivalentes en poder adquisitivo, a los pesos de xxxx con los pesos de xxxy, y así poder hacer la comparación con cantidades homogéneas. Este procedimiento se continuara hasta el balance del 31 de diciembre de xxxy.
Capital contable. En tratándose de la actualización del capital contable, pueden presentarse 5 variantes:
1. que el capital social solo este representado por acciones ordinarias; 2. que el capital social este representado por acciones ordinarias y por acciones preferentes reembolsables a la par, es decir a su valor nominal, en tal caso, el importe del capital preferente es una partida monetaria. 3. que el capital social este representado por acciones ordinarias y por acciones preferentes reembolsables sobre la par es decir, a su valor nominal agregado a una prima de reembolso; en este caso, el capital preferente es una partida monetaria. 4. que el capital social este representado por acciones ordinarias y por acciones preferentes convertibles a corto plazo en acciones ordinarias; en tal caso, el capital preferente es una partida no monetaria. 5. que el capital social este representado por acciones ordinarias y por acciones preferentes convertibles en largo plazo en acciones ordinarias; en tal caso, el capital preferente se considera como una partida monetaria. Algebraicamente el balance puede representarse por tal formula: Activo - pasivo = capital contable En consecuencia, si todo el activo y todo el pasivo del último balance (xxxy) han sido actualizados, su diferencia: capital contable esta automáticamente actualizada con las siguientes variantes. a) si el capital social solo esta representado por acciones ordinarias:
A
--- P
Es la inversión actualizada de los accionistas únicos; b) si el capital social esta representado por las acciones ordinarias y preferentes reembolsables a la par a con prima, la participación neta actualizada de las acciones ordinarias será: A ---- ( P + CAPITAL PREFERENTE ) == CAPITAL ORDINARIO Esto en virtud de que el capital preferente reembolsable a la par es una partida monetaria y el capital preferente reembolsable con prima, no debe reexpresarse a un valor superior de su valor de reembolso. c) si el capital esta representado por acciones ordinarias y preferentes convertibles a corto plazo en acciones ordinarias, la participación de las acciones será: A -- [ P + ( CAPITAL PREFERENTE +- EL AJUSTE QUE RESULTE DE LAS BASES D CONVERSIÓN EN ACCIONES ORDINARIAS)]. Para efectos de la formulación del balance comparativo que servirá para estructuración del estado de cambios en la situación financiera, el capital preferente del año anterior (xxxx) debe actualizarse como sigue:
Se calcula una fracción, que tendrá como numerador el índice de precios, específico o general, vigente a la fecha del último balance (xxxy) u como denominador, el índice de precios, específico o general, vigente en la fecha de aportación del capital preferente; el cociente se multiplica por el precio de reembolso de las acciones preferentes.
Estado de resultados Todas las cuentas del estado de resultados son no monetarias, en consecuencia todas las cuentas deben actualizarse, por el índice especifico de precios o por el índice general: índice nacional de precios al consumidor. El objetivo, como las cuentas del balance, es homogeneizar las cuentas del estado de resultados en poder adquisitivo de fin de ejercicio. Ventas: las ventas de productos o servicios ocurren durante todo el ejercicio y para su actualización se formulara una cedula que contenga por lo menos: a) columna para los trimestres; b) columna para el importe de las ventas en pesos corrientes, de cada uno de los trimestres; c) columna para el índice promedio de precios de cada trimestre.
d) Columna para el factor trimestral de ajuste, que se obtiene dividiendo el índice de precios vigente al terminar el ejercicio ( índice deflacionador) entre el índice promedio de precios de cada uno de los trimestres; e) Columna para el producto resultante de multiplicar el factor trimestral por el total de ventas trimestral en precios corrientes. La adición de los cuatro productos serán las ventas del ejercicio, actualizadas al nivel general de precios. Costo de lo vendido: para actualizar este concepto se formulara una cedula que contenga por lo menos: a) inventario inicial ( que es el inventario final del ejercicio anterior ya actualizado, conforme se indico antes, para la formulación del balance comparativo); b) al inventario inicial se aumentaran las compras o producción del ejercicio, ya actualizadas, para lo cual se formulara una cedula similar a la formulada para las ventas, pero es obvio que en lugar de ventas se pondrá compras o producción; c) a la adición anterior se le disminuye del inventario final actualizado, conforme se hizo la actualización de este concepto para efectos del balance comparativo; d) la diferencia será el costo de lo vendido expresado en pesos constantes. Gastos de venta. Gastos de administración. Gastos indirectos de fabricación. Para la actualización de estos conceptos se formulara, para cada uno una cedula analítica por los 12 meses del ejercicio. Formuladas estas cedulas, se procederá mensualmente a clasificar los conceptos en dos grupos: 1) gastos del ejercicio, erogados en pesos corrientes de tal ejercicio: sueldos, rentas, publicidad, derechos de agua, etcétera; 2) gastos cargados durante el ejercicio, pero cuya derogación se hizo en pesos corrientes de ejercicios anteriores: pagos anticipados, cargos diferidos y depreciación. Para actualizar los gastos del primer grupo, se procederá como sigue: Se formulara una cedula que contenga por lo menos: a) b) c) d)
columna para los trimestres; columna en la que se asentara la suma de los gastos de cada trimestre; columna para asentar el índice promedio de precios de cada trimestre; columna para asentar el factor que resulte de dividir el índice de precios vigente al terminar el ejercicio ( índice deflacionador) entre el índice promedio de precios de cada uno de los trimestres; e) columna para asentar los productos resultantes de multiplicar los gastos totales, en pesos corrientes, por cada uno de los trimestres por el respectivo factor. La adición de los cuatro productos expresara el importe total actualizado, es decir en pesos constantes, del primer grupo de gastos.
En lo que atañe en la actualización de los gastos del segundo grupo: pagos anticipados, cargos diferidos y depreciación, las cantidades respectivas se tomaran de las cedulas correspondientes en las que figure su actualización, que se hizo para efectos del balance; y se hará el ajuste procedente. Si en el ejercicio se hubieran vendido partidas de inmuebles, maquinaria y equipo, y tal venta hubiera producido una ganancia (perdida), tal operación debe actualizarse, con el objeto de que en el estado de resultados figure la utilidad (perdida) expresada en pesos constantes y tal utilidad (perdida), así como las utilidades o perdidas monetarias, se incluyan en el estado de resultados, para que este exprese el resultado real del ejercicios en precios constantes. Para determinar la utilidad (perdida) en pesos constantes de la venta de una partida de activo fijo, se procede como sigue: a) se actualiza el valor original de la partida, para lo cual su costo histórico, en la fecha de adquisición, se multiplica por el cociente del índice de precios vigentes al terminar el ejercicio, dividido entre el índice de precios vigentes en la fecha en que se hizo la compra. b) La depreciación acumulada, y por su puesto reexpresada, como se explico en la actualización del balance, se la disminuye al valor original actualizado. La actualización del precio de venta del activo, se hace multiplicando el cociente que resulte de dividir el índice de precios al terminar el ejercicio, entre el índice de precios al vigor a la fecha de la venta, por el precio de venta de tal activo. El precio de venta actualizado de este activo fijo, se presentara en el estado de cambios de situación financiera actualizado, como un origen de recursos. c) La diferencia representa el valor actualizado del activo en cuestión, que comparado con el precio de venta actualizado a la fecha de terminación del ejercicio, muestra la utilidad (perdida) expresada en pesos constantes, que se obtuvo de la venta de activo fijo. Si durante el ejercicio hubiera adquisiciones de activo fijo, tales adquisiciones deberán actualizarse como sigue: 1. se divide el índice de precios vigente al terminar el ejercicio, entre el índice de precios vigente en la fecha de la adquisición; 2. el cociente anterior se multiplica por el precio de adquisición, en pesos corrientes; 3. el producto es el costo actualizado que se presentara en el estado de cambios en la situación financiera actualizado, como una aplicación de recursos.
Estado de resultados de los saldos netos en las cuentas monetarias El procedimiento adecuado para la formulación de este estado es el siguiente: 1. determinar la situación monetaria neta inicial del ejercicio (activos monetarios menos pasivos monetarios) ajustada al nivel general de precios al final del ejercicio: 2. sumar todos los aumentos en las cuentas monetarias netas ajustadas al nivel general de precios al final del ejercicio;
3. sumar todas las disminuciones en todas las cuentas monetarias netas, ajustadas al nivel general de precios al final del ejercicio; 4. determinar la situación monetaria neta al final del ejercicio; 5. comparar la suma de los saldos de las cuentas monetarias netas al final del ejercicio, antes de ser actualizados con la suma de los mismos saldos, después de ser actualizados. 6. la diferencia significara la ganancia monetaria, si la suma de las cuenta monetarias netas antes de ser ajustadas al nivel general de precios, es superior a la suma de tales cuentas, después de ser actualizadas, significara la perdida monetaria en caso contrario. La ganancia o la pérdida monetaria debe incorporarse al estado de resultados expresado en pesos constantes, para que tal estado revele la utilidad o pérdida total expresada en pesos constantes. Tratándose de cuentas en moneda extranjera, supóngase dólares de Norteamérica, se presentan dos casos: a) empresas en cuyas transacciones se rigen por el mercado controlado. Su saldo se determina multiplicándolas unidades en moneda extranjera por la paridad monetaria controlada, con las modalidades establecidas por el banco de México. b) Empresas cuyas transacciones se rigen por el mercado libre y que deben adquirir las divisas al precio del día. Los activos y pasivos en moneda extranjera se presentaran en el balance a la paridad del mercado oficial o libre, según el caso. Empero, como el precio de las monedas extranjeras influyen: la producción interna, tasa de interés, inflación superior a la de su mercado de exportación, monto de las reservas internacionales , demanda por las divisas y por factores que han sido correcta o incorrectamente llamados “psicólogos” es imperativo que al cuantificar sus resultados cambiarios se hagan estudios para predecir el comportamiento futuro de los precios de las monedas extranjeras con el fin de estimar hasta donde pueden llegar sus pasivos en moneda extranjera y los efectos financieros para la empresa. Efectos que deben revelarse en el contenido del balance o como una nota a tal estado.
Estado de cambios en la situación financiera La preparación de este estado en precios constantes, adquiere la relevancia en virtud de que revela el origen de recursos reales y la aplicación de recursos reales.
CAPITULO
28
ANÁLISIS FINANCIERO DE TÍTULOS DE VALOR PÓRTICO Son títulos valor , los documentos (títulos de crédito) que ponen de una emisión en serie, conceden a todos sus tenedores los mismos derechos que se consignan en los propios títulos y pueden transferirse por el endoso o la simple entrega. Tales son: acciones ordinarias, acciones preferentes, las obligaciones, los petro bonos, los certificados de tesorería (cetes), etcétera. En este capitulo, el termino capital significa toda cantidad de dinero que se invierte para que, a su vez produzca mas dinero, ya sea como intereses, dividendos o como plusvalía de la inversión (ganancias de capital). Lo colocación de ahorros en títulos valor rentables conlleva la probabilidad de una perdida en el patrimonio. El riesgo que se corre en las inversiones tiene su compensación en los rendimientos que se logran en las mismas en general, puede afirmarse que la cuantía de los rendimientos esta en relación directa del grado de riesgo de la inversión: a mayor riesgo mayor rendimiento. Asimismo el grado de riesgo tiene una influencia significativa sobre la bursatilidad de los títulos de valor y, por ende, en su cotización en el mercado de valores. A mayor riesgo, menor bursatilidad y menor precio; y a menor riesgo, mayor bursatilidad y mayor precio. Estos comportamientos de rentabilidad y de cotización de los valores, ante la presencia del grado de riesgo, reflejan la intención de los ahorradores de colocar sus capitales en las empresas más eficientes. Es axiomático que el capital financiero huye del riesgo que presagia peligrosidad. De ahí que las empresa mas redituables y con menor grado de riesgo, tendrán las oportunidades mas promisorias de su financiamiento en el mercado de capitales, vía mercado de valores.
Esta conducta de loa ahorradores facilita la formación y un acelerado crecimiento de capital en la economía del país, y por ende, se incrementa el nivel de vida de la población. En cambio, la canalización de los recursos financieros hacia empresas especulativas o poco o nada eficientes, dificulta la formación y crecimiento del capital, lo que limita la realización de las aspiraciones de bienes del país.
DE LAS FUENTES DE RIESGO DE LA INVERSIÓN La indignación fenomenológica descubre en el mercado de títulos de valor, cinco fuentes de riesgo en la colocación de los recursos monetarios en títulos de valor: 1. estructura financiera; 2. las actividades de la empresa en la cual se colocan los capitales de los inversionista; 3. la clase de titulo que ampara la inversión; 4. la variación de cotizaciones en el mercado del titulo representativo de las inversiones; 5. perdidas del poder real de compra.
1. estructura financiera. En finanzas a esta fuente se la llama “riesgo financiero”. El grado de riesgo financiero es una función de la calidad de las combinaciones que haga la administración de una empresa: el activo, pasivo, capital y costo del financiamiento, con el objeto de alcanzar un equilibrio financiero satisfactorio. A medida que se alcance el equilibrio financiero satisfactorio, el riesgo financiero tendera a cero; pero a un desequilibrio financiero constante, el riesgo de este grado será elevado, y sus efectos pueden ser adversos para empresa, quizás hasta llevarla a la quiebra: dañando a los accionistas, a los acreedores, a los trabajadores, al fisco, en síntesis a la economía en general. 2. actividad del emisor. Desde el punto de vista, se puede calificar la inversión en altamente especulativa, cuando existe un factor imponderable que lleva a las empresas a un acierto extraordinario o a un completo fracaso. Tales son, por ejemplo, las organizaciones dedicadas a las actividades mineras y al desarrollo de nuevos inventos que no están suficientemente probados, a operaciones derivadas de nuevas tecnologías o de productos que se tratan de introducir al mercado. Menor riesgo es el que corre en general la actividad industrial: se reconoce, sin embargo, que ciertas empresas tienen mayor estabilidad y permiten una seguridad en lo que se refiere el éxito de las operaciones; tal es el caso de las industrias de la rama electrónica, telefonía y de cemento, que cuentan con un mercado suficiente y que han tenido un progreso continuo y estable en sus operaciones.
La mayor seguridad en sus inversiones corresponde a las empresas de servicios públicos que tienen una vigilancia por parte del gobierno y que sus tarifas son suficientemente validas para pensar que podrán pagar en forma regular los rendimientos a los capitales recibidos. El índice óptimo de seguridad, lo ofrece los valores emitidos por el gobierno. 3. clase de titulo. Una tercera fuente del riesgo es la naturaleza del titulo que ampara la operación de la inversión. Si se trata de un titulo representativo de un titulo garantizado con un gravamen sobre bienes inmuebles o sobre valores (acciones, obligaciones, etcétera), la probabilidad de una perdida se reduce grandemente, en virtud de que en caso de que las operaciones del emisor fueran disminuyendo, siempre se tendrá el precio de la garantía para responder directamente por el capital que se entrega a la empresa. Procede destacar que: “Hace muchos años en México, se realizo una comisión de obligaciones hipotecarias con una garantía muy bien constituida sobre una fabrica; existía un avaluó que tenia perfectamente cuantificado cuanto costaba reponer esta unidad industrial. La fábrica fue un fracaso; el mercado no respondió, el producto fue rechazado y naturalmente la empresa se vio en la necesidad de llegar a la suspensión de pagos. En tales condiciones, cualquiera podría decir: los acreedores que tomaron las obligaciones y que contaban con una garantía hipotecaria tenían una posición favorable puesto que podían resarcirse vendiendo los activos industriales; pero en verdad la garantía estaba sujeta a grandes variantes. Estos activos industriales en el momento en que salieron a rematarse, fueron devaluados completamente de manera tal que aquello había sido originalmente situado en valor de 100, escasamente pudieron venderse en 8, y al efecto fue la perdida grave para los acreedores que aparentemente tenían una garantía suficiente con base en la unidad industrial… “Esta es una verdad absoluta: siempre que hablamos de crédito, cuando juzgamos las garantías, el primer pensamiento es ir hacia la consideración ¿cual es realmente el uso que se puede derivar de esta garantía? Entre mas especializados sean los bienes, mayor puede ser el problema para lograr una recuperación efectiva.” Un riesgo más elevado se tendrá en el caso de los acreedores sin garantía, pues este tipo de crédito, en el caso de una liquidación, tendrá que concurrir, en unión de otros acreedores no privilegiados, a distribuir el monto de los remanentes para créditos ordinarios. Un mayor grado de riesgo se tendrá en las acciones preferentes; estas tienen ciertas ventajas en lo que se refiere a la primacía en la distribución de dividendos y para recuperar el monto de la inversión en caso de liquidación. Pero antes de que puedan retirar ninguna cantidad la empresa en liquidación debió haber solventado todos los créditos garantizados y los créditos ordinarios a su cargo. Un alto índice de seguridad para el pago de los rendimientos y reembolso del principal, lo ofrecen las obligaciones y las acciones preferentes emitidas por las sociedades que obtienen suficientes utilidades y suficientes recursos del capital del trabajo.
El máximo riesgo lo toman las acciones ordinarias. En teoría se reconoce que siendo estas las que han llevado a cabo los actos administrativos en la empresa, en caso de liquidación, solo deben recibir lo que quede de los activos, después de pagar todos los pasivos y las reclamaciones de las acciones preferentes. Debido a esto, en finazas, se llama acciones residuales. Su obligación se limita en forma absoluta al monto de las aportaciones efectuadas. “Sin embargo debido a que la adquisición de acciones comunes representa la propiedad de capital social, la mayoría de los accionistas tienen a la larga la oportunidad de verse beneficiados por elementos como la investigación, la reinmersión de utilidades y el crecimiento económico.” De ahí que es impropia la comparación de la tasa de rendimiento de valores de renta fija con la tasa de dividendos de valores de renta variable. 4. variación de cotizaciones. La cuarta fuente de riesgo en la inversión son las eventuales variaciones que tuviera la cotización de un titulo en el mercado. La cotización puede ser influida por los factores ajenos al desarrollo de las operaciones de la empresa; puede ser independiente de los rendimientos y dividendos que logre. El motivo de las variaciones en la cotización puede ser un fenómeno económico, como los citados más adelante, en entorno exterior. Este fenómeno queda fuera de las posibilidades de análisis con base en la información contable y estadística de la empresa, y en la naturaleza y derechos de los títulos representativos de la inversión. Solo se puede prever una variación en cotización, después de contemplar todos los datos pertinentes en el entorno exterior. 5. perdidas del poder real de la compra. La quinta fuente de riesgo en la inversión, es la inflación monetaria. Como consecuencia de la inflación monetaria, los inversionistas principalmente en títulos de valor de renta fija, sufren disminución en su capacidad efectiva de compra, puesto que los precios aumentan y por ende adquieren menos mercancías o servicios, es decir, viene perdiendo poder real adquisitivo. Aun cuando la tasa de interés estipulada en el titulo no cambie, sin embargo a medida que se produzca la inflación y el inversionista recibe los intereses nominales, con ellos adquiere menos mercancías o servicio, es decir viene perdiendo poder real adquisitivo. Asimismo, con motivo de la inflación, las tasas de interés en el mercado aumentan y como consecuencia, desciende la cotización de los títulos de renta fija en circulación, para ajustar los rendimientos nominales del titulo, a los rendimientos producidos por las tasas de interés en el mercado, sobre este tipo de valores; y, lógicamente si las tasas de interés en el mercado descienden la cotización sube. El mismo comportamiento se observa con los dividendos producidos por las acciones ordinarias en circulación; por lo que de no aumentar su importe, bajara la cotización en el mercado de valores de las acciones ordinarias en cuestión, para ajustarse sus rendimientos a los requerimientos del mercado, a lo que atañe a rendimientos.
Sin embargo en periodos de inflación, como medida defensora del poder real de compra de los inversionistas, es conveniente la inversión en valores de renta variable, en virtud de la posibilidad que tienen los emisores de aumentar los precios de sus productos o servicios, de aumentar sus operaciones, de aumentar su productividad; y, por tanto, incrementar sus ganancias, sus dividendos y la cotización de sus acciones ordinarias. Importante es destacar aquí que para una mayor defensa de lo ahorradores, estos diversifiquen moderadamente su cartera de valores, y por ende, de los riesgos tanto en emisores como en actividades, o adquieran acciones emitidas por las sociedades de inversión, para obtener la compensación que permita la ley de los promedios. La diversificación se justifica sobre la base de que no es probable que en una inversión aislada, ya sea de renta fija o de renta variable, puedan concurrir, el mismo grado, todos los atributos deseados por un inversionista: seguridad del principal, estabilidad del rendimiento, plusvalía de la inversión (ganancias del capital), bursatilidad, régimen fiscal, duración de la inversión, mínima vigilancia de la inversión. Esta estrategia protegería a los inversionistas: a) contra el riesgo del desequilibrio financiero de una empresa emisora de títulos constitutivos de la cartera diversificada, porque probablemente compensaría con la estructura financiera mejor de otros emisores. No seria probable que, al mismo tiempo, los valores de un portafolio bien diversificado, sufrieran las mismas consecuencias, si hubiera cambios generales en el mercado de títulos de valor, principalmente en el mercado accionario, causados por una depresión económica o por cambios en las circunstancias políticas. A los hechos, como una depresión económica, que influyen negativamente sobre todo el mercado de títulos de valor, se les llama riesgo sistemático.” El mercado de valores, representado por la bolsa y el mercado libre, constituye la cúspide del sistema capitalista del sistema de libre empresa y como un fenómeno como la depresión económica, afecta negativamente a todo el sistema económico, inclusive al mercado de valores; a esto se debe que a este riesgo global se le llame riesgo sistemático.
No es ocioso comentar que la bolsa de valores no compra ni vende, si no que es el local y las formas de comunicación las compras y las ventas concretan los socios de la bolsa (agentes e intermediarios), que perciban una comisión por su mediación, por cuenta y riesgo de los inversionistas. b) contra el riesgo de la inestabilidad de los rendimientos (dividendos y ganancias), en virtud de que al descender los productos por algunos valores de portafolio diversificado, podrían permanecer estables o subir los de otros y obtener así un rendimiento promedio aceptable. c) Contra el riesgo de la disminución del poder de compra. Por las razones antes expuestas, en la quinta fuente del riesgo de la inversión.
d) Contra el riesgo de una difícil transferencia, en tratándose de acciones de sociedades de inversión, porque un titulo representativo de una cartera diversificada de buenos valores, tiene mayor bursatilidad que otro que no tenga esa nota defensora de la inversión.
RENTABILIDAD FUTURA Al hablar de una inversión y los rendimientos futuros que pueden derivarse de ella, es conveniente precisar si se trata de inversiones cuyo derecho a rendimientos futuros esta limitado, como es el caso de los títulos de los títulos de renta fija o si se trata de inversiones cuya rentabilidad estará sujeta a variaciones de acuerdo a las utilidades que se esperen de una empresa. En el caso de los títulos de renta fija, no existe una probabilidad grande de que varíen los rendimientos que se esperan, porque solo en los casos de una suspensión de pagos o de una quiebra existiría motivo para suponer una disminución en el interés pactado; en cualquiera otra situación el acreedor tendrá derecho a los intereses derivados de la tasa establecida. En el caso de títulos de renta variable, siempre existirá incertidumbre sobre las cantidades a que se tendrá derecho en el futuro de los accionistas.
USO DE DATOS CONTABLES HISTÓRICOS Para este tipo de análisis es de gran importancia poder examinar los datos financieros de la empresa emisora durante los años procedentes. Un análisis cuidadoso que lleve a la determinación de tendencias (ventas, costo de ventas, gasto de ventas, gastos de administración, gastos de fabricación, productividad, etcétera. Es conveniente hacer su representación grafica) y al estudio de la s variaciones en la estructura del balance, del estado de resultados, del estado de cambios en la situación financiera, y del punto de equilibrio económico; de la rentabilidad y de los rendimientos unitarios de las acciones en vista de las cotizaciones del mercad, todos ellos son datos que permitirán ubicar a la empresa y a formar un juicio en cuanto a la conveniencia de una inversión.
INFORMACIÓN SOBRE LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA No todos los datos pertinentes sobre una empresa figuran en sus estados financieros. A parte de las cifras de la contabilidad, conviene obtener información sobre como esta operando la empresa; si la organización es correcta, sus mercados son estables; si existe la política de investigación y adaptación de nuevos métodos y procedimientos; la habilidad de los funcionarios en el comercio, donde todo es negociación para enfrentarse a los problemas administrativos; y de ello se puede inferir un juicio sobre la actividad, organización y funcionamiento de la empresa.
ENTORNO EXTERIOR
Será posible fundar en forma racional una decisión de inversión, si se evalúan con detenimiento los datos sobre la actividad económica general y sobre la rama industrial de que se trate y otras ramas con las que tiene correlación. Un inversionista deberá estar atento de las cantidades de la circulación monetaria, del ingreso nacional, del índice de inflación de las tasas de interés que imperen en el mercado nacional, del precio internacional del petróleo mexicano, de la política fiscal y de la política laboral , de las cifras sobre el comercio internacional, de los volúmenes de ahorro y de la canalización que de el se hace a la inversión productiva, del crecimiento demográfico y la estratificación, y de los desarrollos tecnológicos en el país. Estos datos llevan a ubicar al emisor e inversionista que se trata dentro de un marco general de la actividad económica nacional.
INDICADORES ORDINARIAS 1. 2. 3. 4. a) b) c) d)
PARA
LA
EVALUACIÓN
DE
ACCIONES
participación de la empresa en títulos de la rama industrial; participación de la empresa en la inversión total de la rama industrial. indicadores máximos y mínimos de rentabilidad en la rama industrial. utilidad del emisor en cuanto a:
capital contable y pasivo a largo plazo. Ventas netas Activo fijo neto Capital contable 5. a) b) c)
distribución de la utilidad total en cuanto a: cargos fijos por intereses. Participaciones a accionistas. Otras participaciones (a trabajadores etcétera).
6. utilidad por acción a valor contable de la acción. 7. utilidad por acción a precio de mercado de la acción. 8. dividendo a: a) valor contable de la acción. b) Precio de mercado de la acción. 9. precio de mercado de la acción, en relación con su valor contable. 10. acciones transferidas en bolsa, a números de acciones en circulación(a mayor bursatilidad mejor cotización).
“Al estudiar el mercado tendríamos que hacernos una pregunta que, indudablemente, es crucial al estudiar este mecanismo financiero: ¿Cuál es la base para la determinación de cotizaciones? La contestación es muy compleja; en esta ocasión no podremos de ninguna manera profundizar y establecer reglas suficientemente firmes sobre esta materia. “se dice, y la mayoría de los autores lo reconocen, que esta cotización se fija en función de dos factores: primero la estructura de la empresa, y segundo las condiciones técnicas del mercado. Examinaremos brevemente a lo que se refiere la estructura de la empresa; existirá una necesidad por conocer la necesidad de la inversión, la posición de tesorería, la estructura de capital y las responsabilidades derivadas de esta estructura de capital. Podríamos agrupar estos rubros dentro del estudio que se hiciera de las partidas del balance; ahí un segundo grupo de datos que se refieren a las operaciones, la producción, las ventas, los gastos, los impuestos, el rendimiento y clase de información: la relacionada con los presupuestos; si la empresa los ha establecido, será de intereses saber cual es la desviación, y si existe algún plan para las operaciones futuras de la empresa, es decir, el crecimiento a largo plazo. “la determinación del precio de un titulo es desde luego proveniente de una valuación, y se dice que este precio será la cifra mas optimista de un comprado, comparado con las cifras mas pesimistas de un vendedor, y que mediante este juego de fuerzas y la negociación respectiva, se llega a determinar exactamente un precio. Si quisiéramos comparar estos precios con las cifras derivadas de la contabilidad, podríamos hacer dos comparaciones fundamentales: primera, en virtud del rendimiento observado, bien sea a través del estudio de las cifras de carácter histórico o considerando exclusivamente el ultimo ejercicio, se puede decir que el rendimiento representa la productividad que la administración de una empresa a sido capaz de dar a quienes han entregado su patrimonio a la empresa. La segunda comparación estriba en determinar el cociente que existe entre el precio y el valor en libros; encontraríamos una sobrevaluación, un ajuste de valuación, este representa en la evaluación al precio o la reducción en estimación que tiene el publico inversionista con respecto a la administración y los resultados obtenidos, tanto con respecto a la operación continua de la empresa como en función de su manejo financiero, así como por la imagen favorable o desacreditada que una empresa tiene en el mercado. Estos serán los tres elementos que explican la diferencia entre cotización y los valores contables.
Diaz Rodríguez Moreno vargaz Soto plata tania Chiman
Ramirez guerrero Velázquez becerril
