ANALISA SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PT.CULINA GARNETA JAKARTA LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK Diajukan Untuk Memenuhi Mata Kuliah APSI Pada Program Diploma III

ANALISA SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU
PADA PT.CULINA GARNETA
JAKARTA

LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTEK
Diajukan Untuk Memenuhi Mata Kuliah APSI Pada Program Diploma III

Disusun Oleh :

1. VIDI ( 111135xx )
2. WINDRI ( 111139xx )
3. RINI ( 111140xx )
4. EVI ( 111118xx )
5. MESYA ( 111119xx )

Jurusan Komputerisasi Akuntansi
Akademi Manajemen Bina Sarana Informatika
Jakarta
2012

PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN
LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Kuliah kerja praktek ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk dinilai pada periode : Tahun Akademik 2012 di Semester Tiga

DOSEN PEMBIMBING

Kelas 11.3D.07
M. Haddiel Fuad

PENILAI LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Kuliah Kerja Praktek ini telah dinilai pada tanggal...................................................

PENILAI

( ................................................ )

Saran-saran dari penilai :
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat ALLAH SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas laporan kerja praktek ini dengan baik. Adapun judul penulisan laporan kuliah kerja praktek yang kami ambil adalah sebagai berikut :

"Sistem Pembelian Bahan Baku Pada PT. Culina Garneta"

Kami menyadari bahwa dalam menyelesaikan Laporan KKP ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak secara langsung maupun tidak langsung, maka pada kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak -pihak yang telah membantu sehingga penyusunan Laporan KKP ini dapat terselesaikan.
Kami menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan Laporan KKP ini masih terdapat kekurangan baik dalam hal penulisan, pembahasan, susunan laporan, tata bahasa maupun material yang disajikan. Oleh karena itu kami akan selalu menerima kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan Laporan KKP ini agar dapat lebih bermanfaat bagi semua pihak.
Akhirnya kami berharap Laporan KKP ini dapat bermanfaat bagi kami khususnya, dan bagi para pembaca yang berniat pada umumnya. Atas dukungannya diucapkan terima kasih.

Jakarta, 10 Desember 2012

Penulis

DAFTAR ISI
Cover ......................................................................................................................
Persetujuan Dan Pengesahan Laporan Kuliah Kerja Praktek ................................ ii
Penilai Laporan Kuliah Kerja Praktek .................................................................. iii
Kata Pengantar ...................................................................................................... iv
Daftar Isi ............................................................................................................... v
Daftar Simbol ....................................................................................................... vii
Daftar Gambar .................................................................................................... viii
Daftar Tabel .......................................................................................................... ix
Daftar Lampiran ..................................................................................................... x

BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang .................................................................................... 1
1.2. Maksud dan Tujuan ............................................................................. 2
1.3. Metode Penelitian ............................................................................... 2
1.4. Ruang Lingkup .................................................................................... 2
1.5. Sistematika Penulisan ......................................................................... 3

BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem .......................................................................... 4
2.1.1. Pengertian Sistem ................................................................. 4
2.1.2. Karakteristik Sistem ............................................................. 5
2.1.3. Pengertian Informasi ............................................................ 6
2.1.4. Kualitas Informasi ................................................................ 6
2.1.5. Pengertian Sistem Informasi ................................................ 7
2.1.6. Komponen Sistem Informasi ............................................... 7
2.1.7. Pengertian Analisa Sistem ................................................... 8
2.1.8. Pengertian Pembelian ........................................................... 9
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System) ............................................ 10

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Data Perusahaan ............................................................................. 17
3.2. Tinjauan Perusahaan ...................................................................... 18
3.2.1. Sejarah Perusahaan ............................................................ 18
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsinya .................................... 20
3.3. Prosedur Sistem Berjalan ............................................................... 25
3.3.1. Prosedur Order Pembelian ................................................. 25
3.3.2. Prosedur Penerimaan Barang ............................................. 25
3.3.3. Prosedur Pembayaran Hutang ............................................ 26
3.3.4. Prosedur Pembuatan Laporan ............................................ 26
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan ................................... 27
3.4.1. Diagram Konteks ............................................................... 27
3.4.2. Diagram Nol ....................................................................... 28
3.4.3. Diagram Detail ................................................................... 29
3.5. Kamus Data Sistem Berjalan ......................................................... 33
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan ............................................................ 46
3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ............................. 46
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ............................. 48
3.7. Permasalahan ................................................................................. 50
3.8. Alternatif Pemecahan Masalah ...................................................... 50

BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan ..................................................................................... 51
4.2 Saran ................................................................................................ 52

Daftar Pustaka ...................................................................................................... 53
Daftar Riwayat Hidup .......................................................................................... 54
Surat Keterangan PKL/Riset ................................................................................ 59
Lampiran .............................................................................................................. 60

DAFTAR SIMBOL
Simbol – simbol yang digunakan :

Eksternal Entity

Simbol yang digunakan untuk menggambarkan asal/tujuan data. Merupakan lingkungan sistem, berupa Departemen, Organisasi, sekelompok orang yang terlibat dalam sistem. Berikan label/nama di dalam entity tersebut.
Proses

Digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data. Kegiatan yang dilakukan oleh organisasi/perusahaan, kelompok orang, mesin/komputer dari hasil suatu arus data.
Data Flow

Untuk menggambarkan aliran data yang berjalan. Mengalir diantara proses, data store dan external entity. Dapat berupa masukan untuk sistem atau keluaran dari proses sistem.
Data Store

Untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan/ diarsipkan.

DAFTAR GAMBAR

Gambar III.1 Struktur Organisasi PT.Culina Garneta .......................................... 20
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan ................................................. 27
Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan ........................................................ 28
Gambar III.4 Diagram Detail 1.0 Sistem Berjalan ............................................... 29

DAFTAR TABEL

Tabel II.1 Notasi Tipe Data ….............................................................................. 15
Tabel II.2 Notasi Struktur Data …........................................................................ 16

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran III.A Surat Jalan ................................................................................... 60
Lampiran III.B Faktur ......................................................................................... 61
Lampiran III.C Kwitansi ...................................................................................... 62
Lampiran III.D Purchase Order ........................................................................... 63
Lampiran III.E Bukti Setor .................................................................................. 64

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
Di masa yang serba cepat ini, penggunaan komputer dan sistem-sistemnya sudah menjadi kebutuhan yang utama dalam rangka meningkatkan kinerja suatu Perusahaan. Setiap proses manual dari perusahaan dapat digantikan oleh komputer karena penyediaan informasi yang lebih canggih serta dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen. Namun pada kenyataannya masih banyak perusahaan-perusahaan yang menggunakan sistem yang belum terkomputerisasi dengan baik. Hal ini disebabkan karena masih kurangnya pengetahuan pegawai mengenal hubungan manajemen perusahaannya dengan sistem komputer.
Dengan menggunakan komputer, perusahaan dapat melakukan proses penyimpanan data dengan mudah dan cepat, karena tingkat kecepatan dan penyimpanan data pada komputer lebih aman dan rapi, sehingga mudah menemukan kembali data yang diinginkan. Untuk itu kami mencoba membahas ruang lingkup yang kecil dalam sistem pembelian. Sehubungan dengan hal tersebut, maka kami mengambil judul: "SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PT.CULINA GARNETA DI JAKARTA".

1.2 Maksud dan Tujuan
Dalam menyusun Laporan KKP ini ada beberapa macam maksud dan tujuan yang ingin dicapai, adapun maksud dan tujuan tersebut adalah :
1. Untuk menerapkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan yang penulis dapat dari mata perkuliahan pada Bina Sarana Informatika jurusan Komputerisasi Akuntansi.
2. Untuk melatih penulis agar mampu menganalisa dan menggambarkan Sistem Informasi pada PT.Culina Garneta.
3. Untuk mengetahui lebih jelas mengenai sistem pembelian bahan baku pada PT.Culina Garneta.
4. Untuk menambah pengetahuan serta wawasan mengenai sistem pembelian bahan baku di PT.Culina Garneta.
1.3 Metode Penelitian
Metode pengumpulan data dalam penyusunan Laporan KKP ini adalah :
1. Interview yaitu suatu teknik pengumpulan data dengan cara melakukan wawancara atau tanya jawab dengan pihak yang terkait dalam perusahaan.
2. Riset Perusahaan yaitu suatu teknik pengumpulan data dengan cara observasi langsung pada perusahaan dan memanfaatkan data yang telah diperoleh dari pihak perusahaan.
1.4 Ruang Lingkup
Agar dalam menyusun Laporan KKP ini tidak menyimpang dari permasalahan maka ruang lingkup pembahasan hanya terbatas pada sistem dan prosedur pembelian bahan baku pada PT.Culina Garneta.

1.5 Sistematika Tulisan
Dalam sistematika penulisan KKP ini penulis membaginya menjadi beberapa bab diantaranya sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan penjelasan umum tentang alasan pemilihan judul, maksud dan tujuan penulisan, metode penelitian yang digunakan, ruang lingkup dan sistematika penulisan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan tentang konsep dasar dari sistem yang dibahas serta memberikan penjelasan tentang peralatan( tools) pendukung perencanaan sistem.
BAB III : ANALISA SISTEM BERJALAN
Bab ini berisikan umum, tinjauan perusahaan yang terdiri dari sejarah perusahaan dan struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan ,diagram alir data sistem berjalan, kamus data sistem berjalan, spesifikasi sistem berjalan yang terdiri dari spesifikasi bentuk dokumen masukan, spesifikasi bentuk dokumen keluaran, spesifikasi file, struktur kode, spesifikasi program, permasalahan, dan alternatif pemecahan masalah.
BAB IV : PENUTUP
Bab ke empat merupakan bab terakhir yang berisikan kesimpulan dan koreksi dari hasil penulisan disertai saran–saran dari hasil penelitian yang telah dilakukan oleh penulis.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem
2.1.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian – bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam Buku Analisa dan Design karangan Jogiyanto, ada dua buah kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem sebagai berikut :
"Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu" menurut Jogiyanto (2005:1)
Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya, mendefinisikan sistem sebagai berikut : "Sistem adalah kumpulan dari elemen – elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu" menurut Jogiyanto ( 2005:2 )

2.1.2 Karakteristik Sistem
Untuk membedakan dan mengembangkan suatu sistem,berikut adalah karasteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya :
1. Komponen (components)
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerjasama membentuk suatu kesatuan.
2. Batas sistem (boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya,menunjukkan ruang lingkupnya (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan luar sistem (environments)
Merupakan apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung (interface)
Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumber- sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke sub sistem lainnya.
5. Masukan (input)
Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal(signal input).
6. Keluaran (output)
Adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

7. Pengolah (process)
Suatu sistem dapat mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran (objective) atau tujuan (goal)
Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran dan tujuannya.
2.1.3 Pengertian Informasi
Informasi adalah hasil pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian - kejadian nyata dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan keputusan. Komponen terpenting dariinformasi adalah data. Antara data dan informasi terdapat perbedaan, data belum memiliki suatu nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai.
2.1.4 Kualitas Informasi
Kualitas Informasi adalah sebuah nilai informasi yang bisa membantu manajer mengambil keputusan untuk mewujudkan tercapainya tujuan.
Kualitas informasi sangat dipengaruhi beberapa hal yaitu :
1. Akurat
Informasi yang disajikan terbebas dari kesalahan - kesalahan, hal-hal yang bias atau rancu yang menyesatkan maupun yang membingungkan bagi user.
2. Relevan
Informasi yang disajikan mempunyai manfaat untuk pemakainya.
3. Tepat waktu
Informasi yang disampaikan tidak mengalami keterlambatan atau tidak usang diterima oleh user.
2.1.5 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sistem yang mempertemukan transaksi-transaksi yang mendukung aktivitas operasional baik yang bersifat managerial (internal) maupun yang bersifat strategi (eksternal) sehingga dihasilkan laporan-laporan tertentu baik untuk kepentingan bagian dalam maupun bagian luar. Tujuan dari sistem informasi adalah untuk membantu/ mendukung seluruh kegiatan manajerial organisasi dalam mencapai tujuan organisasi.
Tujuan Sistem Informasi :
1. Menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen
2. Membantu petugas didalam melaksanakan operasi perusahaan dari hari ke hari
3. Menyediakan informasi yang layak untuk pemakai pihak luar perusahaan
2.1.6 Komponen Sistem Informasi
1. Input
Adalah bagian yang menampung atau menerima data untuk siap diolah pada proses pengolahan.
1. Model
Adalah bagian yang mengolah data untuk dimodifikasi sedemikian rupa dari data yang sudah dipersiapkan.
2. Output
Adalah bagian yang menerima hasil olahan pada proses dari data yang sudah dipersiapkan.
3. Database
Adalah tempat untuk menyimpan seluruh data baik yang belum diproses, yang sedang diproses maupun yang sudah diproses.
4. Teknologi
Adalah perangkat/alat yang digunakan untuk dapat menerima,menyimpan, mengolah, menyajikan maupun untuk mengendalikan seluruh kerja sistem.
5. Kontrol
Adalah bagian yang berfungsi untuk mengendalikan kerja sistem terhadap kesalahan, bencana, kendala-kendala bisa berupa kecurangan, ketidak efisien maupun sabotase.
2.1.7 Pengertian Analisis Sistem
Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagusbagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Pada tahapan analisis sistem, analis mempunyai tugasmendefinisikan masalah sistem, melakukan studi kelayakan dan menganalisis kebutuhan sistem yang akan dikembangkan. Masalah yang dipelajari analis sistem adalah masalah yang dihadapi pengguna.

2.1.8 Pengertian Pembelian
Pembelian adalah (purchasing) akun yang digunakan untuk mencatat semua pembelian barang dagang dalam suatu periode. Dari definisitersebut dapat disimpulkan bahwa pembelian merupakan kegiatan yang dilakukan untuk pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaaan dalam menjalankan usahanya dimulai dari pemilihan sumber sampai memperoleh barang.
Sistem pembelian barang terkait dengan persediaan barang, karena setiap terjadi pembelian akan menambah jumlah persediaan barang di gudang. Pelaksanaan mekanismen sistem tidak selalu sama, hal ini dipengaruhi dari jenis perusahaan dan bergerak dalam bidang tertentu. Beberapa yang harus diperhatikan dalam sistem pembelian, yaitu informasi yang diperlukan oleh perusahaan khusunya manajemen, dokumen – dokumen yang digunakan, bagian yang terkait, jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian serta sistem pengendalian internya. Jika suatu sistem pembelian dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah diterapkan, maka pelaksanaan kerja pada bagian yang terkait akan tercapai sesuai dengan yang diharapkan.
Tujuan pembelian adalah :
1. Membantu identifikasi produk dan jasa yang dapat diperoleh secara eksternal.
2. Mengembangkan, mengevaluasi, dan menentukan supplier, harga dan pengiriman yang terbaik bagi barang dan jasa tersebut.

2.2 Peralatan Pendukung (Tools Systems)
Adapun peralatan pendukung yang dimaksud untuk merancang model sistem yang baru pada penulisan Laporan Tugas KKP ini adalah :
A. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)
1. Konsep Dasar Diagram Alir Data
Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat / komputerisasi, manual atau gabungan dari keduanya dalam susunan berbentuk komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.
2. Simbol-simbol dalam Diagram Alir Data
a. External Entity
Adalah simbol yang berbentuk bujur sangkar yang digunakan untuk menggambarkan asal/tujuan data. Merupakan lingkungan sistem, berupa Departemen, Organisasi, sekelompok orang yang terlibat dalam sistem. (diluar/didalam). Berikan label/nama di dalamentity tersebut.
b. Proses
Adalah simbol yang berbentuk lingkaran yang digunakan untuk memproses pengolahan atau transformasi data. Kegiatan yang dilakukan oleh organisasi/perusahaan, kelompok orang, mesin/komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

c. Data Flow
Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan. Mengalir diantara proses, data store dan external entity. Dapat berupa masukan untuk sistem atau keluaran dari proses sistem. Selain menunjukan arah alir data, data flow ini perlu diberikan nama sesuai dengan data atau informasi yang dimaksud.
d. Data Store
Adalah simbol yang berbentuk persegi panjang tidak sempurna, yang digunakan untuk pengarsipan atau penyimpanan data. Data store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan serta komputerisasi, contohnya pita magnetic, file disket, dan file hard disk. Data store ini juga berkaitan dengan penyimpanan folder.
3. Aturan Main dalam Diagram Alur Data
a. Tidak boleh menghubungkan antara External Entity dengan External Entitysecara langsung.
b. Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan Data Store secara langsung.
c. Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan External Entity secara langsung (atau sebaliknya).
d. Setiap Proses harus ada Data Flow yang masuk dan ada Data Flow yang keluar.

4. Tahapan Proses Pembuatan Diagram Alur Data
Langkah – langkah dalam membuat Diagram Alur Data dibagi menjadi tiga tahap atau tiga tingkat kontruksi data flow diagram yaitu sebagai berikut :
a. Buat Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau diagram yang menggambarkan sistem secara global dari keseluruhan sistem yang ada.
b. Buat Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang ada didalam Diagram Konteks (penjabaran secara rinci).
c. Buat Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.
5. Kamus Data / Data Dictionary
Kamus data disebut juga dengan istilah data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan – kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis.
Dengan kamus data sistem analisis dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store.
Fungsi dari kamus data adalah sebagai sebuah katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DAD yang mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu juga untuk menghindari penggunaan kata – kata yang sama, karena kamus data disusun secara abjad.
Adapun kegunaan dari kamus data adalah :
a. Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.
b. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan -laporan.
c. Menentukan muatan data yang disimpan salam file - file.
d. Mengembangkan logika untuk proses – proses DAD
Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat. Maka data harus memuat hal - hal sebagai berikut :
a. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow diagram, maka nama arus data juga harus dicatat dikamus data, sehingga mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu aras data tertentu di data flowdiagram dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.
b. Alias
Alias atau nama lain dari data yang dituliskan larena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.
c. Tipe Data atau Bentuk Data
Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk dokumen dasar atau formulir , dokumen hasil cetakan komputer , laporan terarah , tampilan layar monitor, variable, parameter, dan field – field adalah bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat di kamus data.

d. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat dikamus data supaya memudahkan mencari arus data didalam data flow diagram.
e. Penjelasan
Untuk lebih menjelaskan lagi tentang makna dari arus data yang dicatat dikamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan – keterangan tentang arus data tersebut.
f. Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatat dikamus data karena dapat digunakan untuk mendefinisikan kapan input data harus dimasukan kedalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan – lapoan harus dihasilkan.
g. Volume
Volume yang perlu dicatat dalam kamus data adalah tentang volume rata –rata dan volume puncak darai kamus data. Volume rata – rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan volume puncak menunjukan volume yang terbanyak.
h. Struktur Data
Struktur yang menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item – item atau elemen – elemen data.

6. Notasi Kamus Data
Notasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi Tipe Data dan Notasi Struktur Data.
a. Notasi Tipe Data
Notasi tipe data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut :
Tabel II.1 Notasi Tipe Data
Notasi
Keterangan
X
Setiap karakter
9
Angka numerik
A
Karakter Alfabet
Z
Angka nol tampilkan sebagai spasi kosong
.
Titik sebagai penulisan ribuan
,
Koma sebagai pemecahan pecahan
-
Hypen sebagai tanda penghubung
/
Slash sebagai tanda pembagi

b. Notasi Struktur Data
Struktur dari data terdiri dari elemen – elemen data yang disebut dengan item data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan menyebutkan nama dari item – item datanya. Juga masih diperlukan informasi lainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya bersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukan informasi – informasi tambahan ini di kamus data dipergunakan notasi – notasi sebagai berikut :

Tabel II.2 Notasi Struktur Data
Notasi
Keterangan
=
Terdiri dari
+
And (dan)
( )
Pilihan (Ya atau Tidak)
{ }
Iterasi / pengulangan proses
[ ]
Pilih salah satu pilihan , pemisah pilihan didalam tanda [ ]
*
Keterangan atau catatan
@
Petunjuk (Key Field)

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Data Tentang Perusahaan
PT. Culina Garneta adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang kuliner dengan merek dagang The Cake Storage.Terletak di dua wilayah yang strategis di Ibu kota Jakarta "Jl. KH. Abdullah Syafe'i No. 45 A-B Tebet Jakarta Selatan dan Jl.Gunawarman No. 57 Kebayoran Baru Jakarta Selatan". Kombinasi antara toko kue, roti dan restoran disajikan di The Cake Storage dengan keanekaragaman cita rasa Eropa, Amerika, dan Asia.
The Cake Storage hadir dengan sejumlah karya kue unggulan seperti: Avocado Cheese Cake , Cappucino Cheese Cake, Mango Cheese Cake, Durian Cheese Cake, Chocolate Palmere. Dan menyajikan hidangan istimewa dengan menu-menu makanan unggulannya seperti; Fried Mushroom, Spring Roll, Tom Yam Udon, Sop Buntut Goreng, Tuna Aglio Olio, Barbeque Beef Ribs, Pizza alaItallian Style, Chicken Gordon Bleu, Fettucinni Alfredo, Storage Roti Cane, Special Storage Fried Rice, Lasagna, Macroni Schootle dan Pastel Tutup. Storage Angle Blue, Frozen Black Oreo, Green Tea Smoothies dan The Tarik.Produk-produk unggulan tersebut di atas hanya dapat ditemukan di The Cake Storage.

Telp : 021-83701835 – 021-83702721
- The Cake Storage - Kebayoran -
Jl
3.2 Tinjauan Perusahaaan
3.2.1 Sejarah Perusahaan
The Cake Storage membuka tokonya pertama kali pada tanggal 30 Agustus 2008 yang lalu. The Cake Storage merupakan realisasi dari mimpi dan kegemaran abadi yang akhirnya diwujudkan oleh Rini Martini Satyawirawan. Rini telah mulai memasak dan membuat kue lebih dari 20 tahun yang lalu, dan seni membuat kue selalu menjadi kegemarannya yang utama sejak lama. Pengetahuan kuliner semakin dikembangkan oleh Rini saat yang bersangkutan menuntut ilmu di Washington, DC, America Serikat.
The Cake Storage juga merupakan realisasi dari perjalanan hidup pemiliknya. Bersama dengan sejumlah rekan dan chef dengan rekam jejak yang terbukti kehandalannya dalam jumlah jam memasak, mereka akhirnya menciptakan The Cake Storage. Tim yang dimilikinya merupakanasset terbesar dan memiliki filosofi untuk selalu melayani pelanggan hanya dengan produk kuliner yang bercita-rasa tinggi.
Dalam 10 tahun terakhir, Rini telah dikenal sebagai salah satu pembuat kue yang terbaik di Jakarta. Produk buatannya yang unik juga dikenal dengan rasanya yang benar-benar lezat, "truly great taste". Filosofi dari tagline perusahaan "truly great taste", memiliki makna bahwa The Cake Storage akan selalu memberikan produk dengan rasa yang luar biasa dan memastikan rasa luar biasa tersebut adalah 'nyata' adanya. Tidak hanya tercantum dalam katalog, The Cake Storage memastikan agar setiap pelanggan merasa puas dengan 'rasa' yang disajikan, dan untuk itu, tim yang terlibat akan memastikan bahwa semua proses berdasarkan prosedur operasi standar yang mereka miliki.
VISI The Cake Storage
"Dikenal sebagai branch mark-nya toko kue lokal yang menyediakan kualitas standar internasional baik untuk produk kue dengan cita-rasa internasional maupun tradisional Indonesia." Sebagai tambahan, juga dikenal sebagai resto pilihan yang juga menyediakan aneka menu dengan cita-rasa Eropa, Barat dan Asia.
MISI The Cake Storage
"Untuk menjadi pemimpin dalam bisnis aneka kue dan penganan kecil, sekaligus menjadi resto pilihan di Indonesia dan hadir di banyak kota besar di Indonesia pada tahun 2013 mendatang".

3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Gambar III.1 Struktur Organisasi PT.Culina Garneta
Fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam PT. Culina Garneta adalah sebagai berikut :
1. Direktur
Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manager) dan menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan.
2. Manager F & A
Menyusun Laporan Laba Rugi perusahaan setiap akhir periode yang akan diserahkan kepada Direktur. Mengatur penggajian para pegawai.
3. Purchasing
Mencari supllier, membuka PO, dan memberikan laporan akhir order pembelian kepada Manager F & A.
4. Admin Accounting Payable
Melakukan pembayaran langsung kepada supllier dan memberikan laporan langsung kepada Manager F & A.
5. Admin Accounting Receivable
Membuat invoice untuk operasional, melakukan penagihan langsung kepada konsumen dan memberikan laporan langsung ke Manager F & A.
6. Cost Control
Melakukan perhitungan biaya-biaya produk yang akan dibuat.

7. Store Keeper
Mengatur barang – barang yang akan diperlukan oleh setiap divisi, mengecek stock barang dan barang masuk, dan memberikan laporan kepada Purchasing.
8. Order Taker
Menerima order melalui telepon, mempersiapkan order delivery dan memberikan laporan kepada Admin Accounting Receivable.
9. Koordinator Delivery
Mengatur jadwal pengiriman barang dan memberikan laporan kepada Order Taker.
10. Delivery
Bagian yang mengantarkan pengiriman barang kepada konsumen.
11. Manager Operasional
Bertanggung jawab kepada Direktur atas kondisi setiap Perusahaan.
12. RD & GA
Bertanggung jawab kepada Direktur dalam merekrut, memberikan
pengarahan, pengawasan dan pengadaan karyawan baru.
13. Assistant Manager
Bertanggung jawab kepada Manager dan melakukan training kepada karyawan baru.
14. Supervisor
Bertanggung jawab kepada Assistant Manager atas kinerja perusahaan yang dibawahinya.

15. Captain
Bertanggung jawab mengatur jadwal shift karyawan pada bagian restoran.
16. Barista
Bertugas membuat minuman untuk konsumen.
17. Server
Memberikan pelayanan kepada konsumen.
18. Kasir
Bagian transaksi pembayaran.
19. Security
Bertugas menjaga keamanan lingkungan sekitar perusahaan.
20. Head pastry
Bertugas mengatur jadwal masuk pada bagian kue dan bakery, sebagai tester resep-resep baru sebelum dipasarkan, dan menciptakan resep-resep baru.
21. Chef de' Partie
Bertanggung jawab kepada head pastry atas produk kue yang dibuat.
22. Demi Chef, Commis I, Commis II, Commis III
Membuat produk kue dalam perusahaan.
23. Cook Helper
Membantu dalam proses pembuatan produk kue.
24. Head Bakery
Bertanggung jawab kepada head pastry atas produk roti yang dibuat.
25. Commis I dan Commis II
Membuat produk roti dalam perusahaan.
26. Sous Chef
Bertugas mengatur jadwal masuk pada bagian restoran, sebagai tester resep-resep baru sebelum dipasarkan, dan menciptakan resep-resep baru.
27. Chef de' Partie
Bertanggung jawab kepada head pastry atas produk restoran yang dibuat.
28. Demi Chef, Commis I, Commis III
Membuat produk restoran dalam perusahaan.
29. Cook Helper
Membantu dalam proses pembuatan produk restoran.
30. Steward
Bertugas mencuci piring.
31. Manager Marketing
Bertanggung jawab kepada Direktur atas Laporan Pemasaran.
32. Marketing
Mancari konsumen dam memasarkan produk perusahaan dengan mendatangi setiap konsumen.
33. Telemarketing
Mancari konsumen dam memasarkan produk perusahaan melalui telepon.

3.3 Prosedur SistemBerjalan
3.3.1 Prosedur Order Pembelian
Apabila persediaan di gudang tidak mencukupi permintaan pelanggan, Bagian Gudang membuat Surat Permintaan Pembelian dua rangkap, rangkap satu diberikan kepada Bagian Purchasing dan rangkap dua diarsipkan. Kemudian Bagian Purchasing memproses permintaan pembelian tersebut dan membuat Purchase Order tiga rangkap, rangkap satu dikirim ke supplier, rangkap kedua diserahkan kepada Bagian Gudang sebagai dokumen dasar penerimaan barang dan rangkap ketiga disimpan sebagai arsip.

3.3.2 Prosedur Penerimaan Barang
Supplier datang mengirim Barang, Surat Jalan dan Faktur yang diterima langsung oleh Bagian Gudang. Bagian Gudang lalu mencatatkan barang masuk kedalam arsip kartu stock. Kemudian Bagian Gudang membuat Laporan Penerimaan Barang rangkap dua, rangkap satu diserahkan ke Bagian Purchasing bersama Surat Jalan dan Faktur dari Supplier untuk di acc dan rangkap dua diarsipkan . Setelah di acc oleh Bagian Purchasing Laporan Penerimaan Barang, Surat Jalan dan Faktur lalu diserahkan kepada bagian Admin Accounting Payable, kemudian Admin Accounting Payable mencatatnya sebagai data hutang dan disimpan dalam arsip buku hutang sampai pembayaran dilakukan.

3.3.3 Prosedur Pembayaran Utang
Pada saat hutang jatuh tempo Bagian Admin Accounting Payable melakukan pembayaran kepada Supplier berdasarkan arsip buku hutang dengan system pembayaran tunai, transfer, cek ataupun giro. Jika pembayaran sudah dilakukan Supplier akan menyerahkan Kwitansi tanda pembayaran. Data-data utang yang sudah dibayar disimpan sebagai arsip oleh Bagian Admin Accounting Payable.

3.3.4 Prosedur Pembuatan Laporan
Setiap akhir periode Bagian Purchasing membuat Laporan berdasarkan Arsip kartu stock dan data pembelian. Bagian Admin Acconting Payable membuat Laporan berdasarkan data hutang dan bukti pembayaran.Kedua Laporan tersebut diberikan kepada Manajer F & A untuk proses evaluasi pembelian bahan baku selama satu bulan.

3.3 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
3.3.1 Diagram Konteks

Keterangan :
SPP : Surat Permintaan Pembelian
PO : Purchase Order
LPB : Laporan Penerimaan Barang
SJ : Surat Jalan
BKS : Bukti Setor

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
3.3.2 Diagram Nol

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

Gambar III.5 Diagram Detail 2.0 Sistem Berjalan

3.6 Kamus Data Sistem Berjalan
Adapun kamus data sistem berjalan pada sistem penjualan PT. Culina Garneta ( The Cake Storage ) adalah sebagai berikut :
1. Kamus Data Dokumen Masukan
a. Nama Arus Data : Surat Jalan
Alias : SJ
Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus Data : Supplier - Proses 2.0
Proses 2.0 - Bagian Gudang
Bagian Gudang - Proses 2.0
Proses 2.0 – Bagian Purchasing
Bagian Purchasing – Proses 2.0
Proses 2.0 – Admin Accounting Payable
Admin Accounting Payable – Proses 2.0
Proses 2.0 – Arsip Buku Hutang
Penjelasan : Untuk melakukan pengiriman barang
Periode : Setiap ada pemesanan barang
Volume : Rata-rata perhari 5 pesanan pembelian
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Logo_Supplier + Nama_Supplier +
Alamat_Supplier +Tlp_Supplier +
Judul_Dokumen + Tgl_SJ + @No_SJ +
Tagihan_ke + Kirim_ke + No_PO + Pengirim +
Attention
Keterangan : Logo_Supplier*terdiri dari 1 gambar*
Nama_Supplier*terdiri dari 20 karakter*
Alamat_Supplier*terdiri dari 30 karakter*
Tlp_Supplier*terdiri dari 12 digit*
Judul_Dokumen*terdiri dari 10 karakter*
Tgl_SJ=Tgl+Bln+Thn
Tgl*terdiri dari 2 digit*
Bln*terdiri dari 2 digit*
Thn*terdiri dari 4 digit*
@No_SJ*terdiri dari 10 digit*
Tagihan_ke*terdiri dari 40 karakter*
Kirim_ke*terdiri dari 40 karakter*
No_PO*terdiri dari 10 digit*
Pengirim*terdiri dari 10 karakter*
Attention*terdiri dari 10 karakter*
Isi : 1{Kode_barang + Deskripsi_barang+Banyaknya +
Keterangan }10
Keterangan : Kode_barang*terdiri dari 6 karakter dan 5 digit*
Deskripsi_barang*terdiri dari 15 karakter*
Banyaknya*terdiri dari 3 digit*
Keterangan*terdiri dari 30 karakter*
Footer : Disiapkan_oleh + Disetujui_oleh +
Diantar_oleh+ Diterima_oleh
Keterangan : Disiapkan_oleh = Tanda Tangan
Disetujui_oleh =Tanda Tangan
Diantar_oleh = Tanda Tangan
Diterima_oleh = Tanda Tangan

c. Nama Arus Data : Kwitansi
Alias : KW
Arus Data : Supplier - Proses 3.0
Proses 3.0 –Admin Accounting Payable
Admin Accounting Payable- Proses 3.0
Proses 3.0 – Arsip Pembayaran
Penjelasan : Untuk bukti pembayaran
Periode : Setiap pembayaran dilakukan
Header : Logo_Supplier + Nama_Supplier+Judul_Dokumen
Keterangan : Logo_Supplier*terdiri dari 1 gambar*
Nama_Supplier*terdiri dari 20 karakter*
Isi : 1{Telah_terima_dari + Banyaknya_uang+
Untuk_pembayaran}4
Keterangan : Telah_terima_dari*terdiri dari 15 karakter*
Banyaknya_uang*terdiri dari 30 karakter*
Untuk_pembayaran*terdiri dari 15 digit*
Footer : Tempat + Tgl_kwitansi + Tanda_tangan + Jumlah
+ Note
Keterangan : Tempat*terdiri dari 10 karakter*
Tgl_kwitansi=Tgl+Bln+Thn
Tanda_tangan = Tanda Tangan
Note*terdiri dari 20 karakter

2. Kamus Data Dokumen Keluaran
a. Nama Arus Data : Purchase Order
Alias : PO
Arus Data : Bagian Purchasing - Proses 1.0
Proses 1.0 - Supplier
Proses 1.0 - Bagian Gudang
Proses 1.0 – Arsip PO
Penjelasan : Untuk Pesanan Pembelian Bahan Baku
Periode : Setiap stok digudang habis
Header : Nama_Perusahaan + Alamat_Perusahaan +
Tlp_Perusahaan + Judul_Dokumen +
Nama_supplier+ Tlp_Supplier+@No_PO+Tgl_PO
Keterangan :Nama_Perusahaan*terdiri dari 20 karakter*
Alamat_Perusahaan*terdiri dari 50 karakter*
Tlp_Perusahaan*terdiri dari 12 digit*
Nama_Supllier*terdiri dari 10 karakter*
Tlp_Supllier*terdiri dari 12 digit*
@No_PO*terdiri dari 15 digit*
Tgl_PO=Tgl+Bln+Thn
Isi : 1{Ship_via_land + Delivery_date + Supplier_id +
Term_30hari + Item_no + Description + Qty +
Unit_Price + Amount + Remark + Total_Amount+
Freight + Sales_tax10% + Less_deposit +
Balance_ due}25
Keterangan : Ship_via_land*terdiri dari 20 karakter*
Delivery_date=Tgl+Bln+Thn
Supplier_id*terdiri dari 20 karakter*
Term_30hari=Tgl+Bln+Thn
Item_no*terdiri dari 2 digit*
Description*terdiri dari 20 karakter*
Qty*terdiri dari 5 digit*
Unit_Price*terdiri dari 10 digit*
Amount*terdiri dari 10 digit*
Remark*terdiri dari 20 karakter*
Total_Amount*terdiri dari 10 digit*
Freight*terdiri dari 10 digit*
Sales_tax 10%*terdiri dari 10 digit
Less_deposit*terdiri dari 10 digit*
Balance_due*terdiri dari 10 digit*
Footer : RequestBy_Purchasing + CheckBy_Finance +
ApprovedBy_Director + Note
RequestBy_Purchasing = Tanda Tangan
CheckBy_Finance =Tanda Tangan
ApprovedBy_Director = Tanda Tangan
Note*terdiri dari 50 karakter*
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (Input) dan dokumen keluaran (Output) yang semuanya teratur dan dipakai pada system berjalan.

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan merupakan proses awal dari kegiatan pengiriman barang pada PT. Culina Garneta ( The Cake Storage ). Adapun bentuk dokumen
2. Nama dokumen : Faktur
Fungsi : Untuk penagihan ke customer
Sumber : Supplier
Tujuan : Bagian Purchasing
Media : Kertas cetakan
Jumlah : Tiga lembar
Frekuensi : Setiap transaksi pemesanan barang
Bentuk : LihatLampiran III.B

3. Nama dokumen : Kwitansi
Fungsi : Untuk bukti pembayaran
Sumber : Supplier
Tujuan : Bagian Accounting
Jumlah : Dua lembar
Frekuensi : Setiap transaksi pembelian barang baku
Bentuk : LihatLampiran III.C

3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran yang digunakan pada sistem berjalan adalah :
2. Nama dokumen : Bukti Setoran (BKS)
Fungsi : Melakukan pembayaran utang
Sumber : Perusahaan
Tujuan : Bagian Accounting
Jumlah : Tiga lembar
Frekuensi : Setiap transaksi pembayaran dilakukan
Bentuk : Lihat Lampiran III.E

3.7 Permasalahan
Berdasarkan riset penulis dalam sistem pembelian bahan baku yang berjalan serta identifikasi dokumen yang ada pada PT. Culina Garneta, penulis menemukan beberapa permasalahan yaitu dalam pencatatan dilakukan secara manual yaitu berupa pencatatan pembukuan transaksi biasa yang dicatat dalam buku transaksi jurnal. Dalam proses pencatatan manual ini sering terjadi kesalahan dalam perhitungan pencatatan transaksi data sehingga harus dilakukan pengulangan dan menghambat proses kerja, khususnya dalam pembuatan laporan keuangan. Sehingga mengakibatkan kurang efisiennya waktu dalam pembuatan laporan keuangan persediaan bahan baku dan manfaat yang diperoleh dari sistem yang sedang berjalan kurang memuaskan.

3.8 Alternatif Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis susulkan Perusahaan memindahkan sistem manual ke sistem komputerisasi. Dengan sistem usulan ini penulis diharapkan segala pekerjaan khususnya yang berkaitan dengan sistem pembelian, pemakaian stock barang dan pembuatan laporan bisa dilakukan secara cepat dan dapat terkontol dengan baik. Memperkecil resiko kesalahan data, pemasukan data serta laporan data. Sehingga setiap karyawan dapat bekerja dengan efisiensi.

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Dari hasil analisis dan pengumpulan data yang telah penulis lakukan, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sistem pembelian bahan baku yang dijalankan PT.Culina Garneta masih memiliki beberapa kelemahan yaitu:
a. Pada bagian gudang kurang memanfaatkan sistem yang ada dikarenakan pembuatan formulir permintaan pembelian masih dilakukan secara manual.
b. Tidak dimanfaatkannya kartu gudang secara baik, terbukti adanya ketidak cocokan antara kartu gudang dengan file induk bahan.
c. Bagian pembelian tidak membuat Surat Permintaan Penawaran Harga, PT. Culina Garneta langsung memilih supplier yang ditentukan oleh bagian pembelian.
d. Sumber daya manusia yang kurang memiliki kualifikasi sehingga sistem dalam perusahaan kurang bejalan dengan baik.

4.2 Saran
Sebagai dari akhir penulisan kuliah kerja praktek ini, kami akan memberikan saran-saran sebagai berikut :
1. Cara efektif yang dapat diambil untuk mengatasi semua permasalahan tersebut hanya dengan mengganti cara penginputan dan pencarian data pembeliannya yang masih manual dengan menggunakan sistem komputerisasi.
2. Untuk Karyawan/Karyawati PT. Culina Garneta perlunya kedisplinan yang ditingkatkan agar tidak terjadi keteledoran dalam menginput atau mengoutput data pembelian, sehingga tidak terjadi selisih dalam pengadaan barang.

DAFTAR PUSTAKA

Ladjamudin, Al Bahra bin.2008 Konsep Sistem Informasi.Jakarta:STMIK
Muhammadiyah Jakarta

Jogiyanto, HM,2005.Analisa dan Disain Sistem Informasi Terstruktur. Yogyakarta: Penerbit Andi.

Romney, Marshall B.2006. Sistem Informasi Management. Edisi Ke–9. Buku 1.
Jakarta : Salemba Empat

Whitten,Jeffery L.2006. Metode Desain Dan Analisis Sistem. Edisi Ke-6
Yogyakarta: Andi

ANALISA SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PT.CULINA GARNETA JAKARTA LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK Diajukan Untuk Memenuhi Mata Kuliah APSI Pada Program Diploma III

Recommend Documents