Universidad Galileo Fissic Idea, Coactemalan, Boca del Monte Automatización de Procesos Administrativos I Hora: 10:00-11:00 a.m. Tutor: Licenciada Karla Lima
Ejercicios 8, 9 y 10
Alvaro Ricardo Luna Silva Carnet: 12188010 Fecha de entrega: sábado 25 de febrero 2012
Ejercicio 8 Capitulo4-Sistematizacion Competencias: identificar los diferentes tipos de sistemas de información y su utilidad para las organizaciones. Instrucciones y enunciado del ejercicio: de acuerdo a lo estudiado en el capítulo, en la columna “Justifique” escriba qué características debería tener
el proceso de automatizar para recomendar el tipo de sistema especificado en la tabla.
Tipo de sistema
Inteligencia Empresarial o Business Intelligence
Toma de decisiones:
Administración de documentos:
Comunicaciones:
Justifique Rápidos tiempos de respuesta, del orden de segundos o menos. Herramientas de visualización como gráficos. Los indicadores deben ser configurables. Debe combinar adecuadamente información agregada y detallada. Datos de calidad. Imprimible, que al final es el único formato que se puede compartir en reuniones informales. Todas las decisiones deben de estar bien cimentadas y con efectos a largo plazo para la organización. Debe de proporcionar una ayuda a la hora de tomar una decisión de alto nivel o bajo nivel. Este tipo de sistemas deben contener o brindar la seguridad de poder acceder a los documentos en el momento que sea requerido. Deben brindarles seguridad a los documentos, copias de seguridad y que únicamente el personal encargado tenga acceso ya sea por claves o contraseñas. Hoy en día los sistemas de comunicación son necesarios en todas las empresas ya que agilizan el compartir información importante en corto plazo, ya sea por medio de internet en la computadora y tener acceso a esta información en los celulares y así tener un mejor acceso desde cualquier punto.
Almacenamiento:
Sistemas de soporte a la oficina:
Sistemas Expertos: Sistemas de procesamientos de transacciones: CRM-Software Para la administración de la relación con los clientes:
Debe de estar combinada con todas las anteriores, pero debe de tener copias de seguridad de los documentos guardados y debe de ser almacenada en un lugar seguro. Este sistema deben de ayudar a las personas a poder tener un rápido acceso a información que necesiten sobre agendas, citas, teléfonos, etc. Su característica principal es aprender de los humanos para ayudar a las personas que continuaran o necesitaran aprender sobre cierto tema. Estos sistemas tienen que dar información verídica y exacta ya que proporcionaran información sobre ventas y organización de productos por categorías. Este sistema debe ayudar a obtener la información del cliente, aprendiendo a conocerlo e identificar sus necesidades.
Ejercicio 9 Capítulo 5 –Manuales Administrativos Competencias: Comprender la función de los manuales administrativos y su utilidad en la automatización de un proceso administrativo. Construir y diseñar los manuales estudiados. Instrucciones y enunciado del ejercicio: elabore un diagrama de flujo para el procedimiento de determinación y reporte de la producción diaria por operario que realiza el jefe de producción de la empresa Chokola´k. dicho procedimiento será colocado dentro del manual de puestos de la empresa Chokola´k, para el puesto de Jefe de Producción. Concéntrese en la información que debe contener dicho diagrama. Asimismo, elabore la descripción de dicho puesto para ser incluida dentro del manual de puestos. Consulte el material relacionado con la información y formato de dicho manual.
Ejercicio 10 Capítulo 5-Manuales Administrativos Competencias: Comprender la función de los manuales administrativos y su utilidad en la automatización de un proceso administrativo. Construir y diseñar los manuales estudiados. Instrucciones y enunciado del ejercicio: analice la descripción del puesto secretaria Ejecutiva que pertenece al Manual de puesto de una organización de Comercialización y defina si cumple con los requerimientos de acuerdo al material estudiado. Además debe sugerir los cambios que a su criterio son necesarios. Puesto: Depende de: Subordinado: Función Básica: Responsabilidades:
Características Requeridas:
Secretaria Ejecutiva Gerente de compras, Gerente de ventas Ninguno Apoyo a las actividades administrativas 1. Apoyar al Director General y al Gerente de compras y ventas. 2. Llevar la agenda de ambos. 3. Simplificar la información recibida y archivada para proporcionarla cuando se necesite. 4. Informar de las últimas noticias en la empresa según sea su incumbencia. 5. Responder las llamadas telefónicas del departamento. 6. Tomar las decisiones con respecto a su cargo y responsabilidad que se le asigne en ese momento. 7. Redactar las cartas, memorándum, requisiciones que el Gerente General o el de compras y ventas requieran. 8. Preparar y ordenar la documentación y la información relacionada con los pagos de impuestos que será enviada al despacho de contadores que maneja la contabilidad de la empresa. 9. Mantener al tanto al director general de cualquier anomalía observada. Debe ser una persona de buen carácter y disposición, debido a que debe mantener una buena relación con los gerentes, proveedores, clientes, empleados y autoridades. Debe ser discreta con la información que se le confíe. Como requisito tiene que ser una Contadora Publica o tener una carrera técnica profesional.
Ejercicio: Según el manual de puesto de una organización de Comercialización el puesto que requieren de Secretaria Ejecutiva si cumple con los requerimientos.
Cambios a mi criterio:
Identificación del puesto: Secretaria Ejecutiva/Secretaria de Gerencia.
Relaciones de Autoridad: Gerente de compras y ventas Subordinados: tendría a su cargo el servicio de mensajería interna de la empresa para realización de diligencias requeridas por el puesto.
Responsabilidades: entre sus responsabilidades estaría el control de la información dentro de la empresa ya sea con los memorándum que realiza o el envío de correos electrónicos al personal del material que requiera el Gerente de compras y venta.
Perfil y/o especificaciones del puesto: la experiencia en el puesto a desempeñar es necesaria si el puesto no cuenta ya con el personal ni el tiempo para brindar la capacitación inicial, la edad, el sexo y el estado civil.
