UNIVERSIDAD RAFAEL LANDIVAR FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES Curso: TEORIA GERENCIAL Melida de León CASO: ALL – STAR STAR SPORTS – DIVISION DIVISION DE VENTAS POR CATALOGO GILMAR PONCIANO Guatemala, 17 Noviembre 2012 PROBLEMA: ¿Cómo debe proceder Don Barret ante los problemas encontrados por el estudio, en el proceso de toma de decisiones decisiones del equipo de de trabajo en los tres grandes puntos puntos de: conflicto, conclusión y compromiso, y elegir entre las alternativas propuestas por el consultor, tomando la decisión guiando al equipo a la mejor alternativa? CONTEXTO Don Barret, Presidente del All-Star Sports Catalog División (ASC), se prepara para presentar los resultados resultados de un estudio estudio el cual tiene como objetivo evaluar evaluar el proceso proceso de toma decisiones estratégicas del equipo y hacer posible realizar e introducir cambios para mejorar la capacidad capacidad de la organización organización para para identificar y explotar explotar los puntos fuertes de cada uno de los negocios a los que se dedicaba la organización. La compañía adoptó una estructura organizativa funcional en donde se nombró a los antiguos propietarios de las compañías adquiridas por All-Star vicepresidentes para cada área funcional y les dio responsabilidad por actividades desarrolladas desarrolladas en todos los negocios de distribución El equipo estaba formado por 13 personas incluyéndolo incluyéndolo a él, quien había elegido a cada uno de los miembros personalmente. Don Barret, es reconocido por su apertura a los desacuerdos y motiva a las l as personas a expresar cuando tiene algo que decir, aunque, sea una mala noticia o una opinión diferente, también por el respetohac r espetohacia ia los demás, por su don de saber escuchar y así también trasladar la información de forma correcta. El actual proceso de toma de decisiones es el siguiente: 1. Formulación del Problema | 2.Identificación de Alternativas | 3.Análisis de Alternativas | 4.La Elección | 5. Ratificación de la Elección | * Se toma 1 hora para tratar un tema t ema específico | * Esta tarea los realizaba el sub-grupo | * Reducidas las alternativas, sub-grupo procedía a exhaustivos análisis de ellas. | * Barret se reúne con el sub-grupo en varias sesiones | * El Sub-grupo presenta sus recomendaciones recomendaciones en el pleno pl eno semanal. | * Se designa un sub-grupo para identificar alternativas y analizarlas | * K.Walton actuaba como mediadora o coordinadora de éstos sub-grupos. | * Análisis cualitativos y
cuantitativos de costos y beneficios. | * Barret y el Sub-grupo deciden la línea a seguir | * La ratificación se centraba en cuestiones de ejecución. | * La composición del sub-grupo variaba en función de las cuestiones a resolver | * De 2 a 4 miembros involucrados de acuerdo a su experiencia y en relevancia del tema para su propia área funcional. | * Evaluación de Riesgos | | | Los atributos que han encontrado en el actual proceso decisorio son: * Analítico: El equipo de ASC hacía un exhaustivo análisis antes de tomar una decisión. * Metas Comunes: El Equipo mostraba un elevado nivel de acuerdo con respecto a las metas generales de la división. * Comportamiento Apolítico: El equipo decía manifestar bajos niveles de comportamiento político durante el proceso de toma dedecisiones. * Participación Activa: Los miembros del equipo se sentían totalmente libres para expresar sus opiniones durante las reuniones del grupo. Subrayan que todos tenían oportunidad de ser escuchados. Puntos destacados a tomar en cuenta: 1. La empresa ha crecido en los últimos años en los puntos de Ventas, Ingresos de explotación y como resultado en sus Ingresos Netos, así como su beneficio por acción. El Total de Activos ha ido proporcionalmente en crecimiento de acuerdo a sus ingresos. 2. Su deuda a largo plazo corresponde al 22% de su total de activos en el último año. 3. Según el estudio realizado, los miembros del equipo perciben que se le da meno atención a puntos como Estrategia de la división, y asignación de recursos, aun cuando según su ponderación son importantes. 4. En los temas de interés se le da mayor del mismo a operaciones internas y no a aspectos como Competidores y Clientes cuando según su ponderación son de los más importantes. 5. En el formato de la reunión se da mayor tiempo a la presentación de los miembros y menos tiempo de atención a la discusión en grupo y su ponderación en importancia es la más elevada. 6. En el estudio se presenta una evaluación al actual proceso de toma de decisiones según los mismos integrantes estos son algunos puntos clave: * Arriba del promedio de integrantes percibe que la toma de decisiones es lenta. * Que los integrantes del equipo no se entregan de lleno al debate. * Resuelven superficialmente los problemas. * La mayoría de integrantes están concentrados en lo que es mejor para la empresa como untodo. * Que algunos o muchos utiliza las reuniones para argumentar a favor de sus propias prioridades. * Que la participación la dominan unos cuantos en el desarrollo de la reunión. * Y que el equipo permite que las cuestiones permanezcan sin resolver y reaparezcan de tanto en tanto. OBJETIVOS * Hacer eficiente el proceso de toma de decisiones del equipo de ASC incentivando el debate y discusión profesional de acuerdo al problema que se esta solucionando.
* Alcanzar conclusiones concretas dentro del proceso de toma de decisiones y no dejar pasar el tiempo para solucionar los problemas. * Alcanzar un consenso en donde todos los miembros del equipo estén comprometidos e involucrados con los resultados de la decisión tomada. * Aprovechar el tiempo en cada reunión restructurando cada una de ellas de acuerdo a los puntos a tratar, así también darle la importancia necesaria a cada uno de ellos. ALTERNATIVAS Las alternativas propuestas por el consultor que realizó el estudio del proceso de toma de decisiones del equipo de ASC son: A. El equipo directivo conduciría todas las fases del proceso decisorio conjuntamente, cómo un único equipo. Se eliminarían todos lo subgrupos y tas las reuniones a excepción de la del pleno del equipo. B. Se formaría un pequeño “Equipo de alta dirección”, compuesto por tan sólo t res o
cuatro miembros clave del equipo actual. Este nuevo equipo asumiría la responsabilidad de tomar todas las decisiones estratégicas clave para la división. C. El Equipo debe mantener el proceso decisorio existente, pero ajustándolo conprecisión para superar las debilidades actuales. EVALUACION DE ALTERNATIVAS ALTERNTIVA A (Eliminar subgrupos) VENTAJAS | DESVENTAJAS | * Incrementar el nivel de compromiso * Incrementar la capacidad de alcanzar conclusiones. * Facilidad para implementar. * Participan todos los miembros del equipo, fomentando el debate y trabajo en equipo * Reducción del tiempo de la toma de decisión. * Mayor aporte de soluciones e ideas. | * Grupo grande que genera desorden. * Necesita un mecanismo claro para la toma de decisiones. * Miembros se pueden mostrar reacios a la discusión. | ALTERNTIVA B (Formar Pequeño Grupo) VENTAJAS | DESVENTAJAS | * Mejorar el diálogo * Formar un foro más propicio al debate constructivo. | * Inhibición la integración del equipo * Reducir el nivel de compromiso del resto de miembros del equipo. * Puede aumentar el conflicto dentro de los miembros del equipo * Las decisiones tomadas por el grupo pueden estar enfocadas a intereses de sus propias áreas. | ALTERNATIVA C (Mantener el proceso actual) VENTAJAS | DESVENTAJAS |
* Ya se han obtenido resultados exitosos con éste modelo * El equipo esta acostumbrado a trabajar de la misma forma. * Se presentarían ajustes considerables para mejorar su ejecución. | * Falta de compromiso de parte del resto de miembros * Decisiones tomadas por interés en sus propias áreas. * Tiempo de tomar decisiones seguiría lento. * Riesgo de no llegar a alcanzar conclusiones concretas para tomar la decisión. * Se mantienen los subgrupos | DECISION Evaluando los pros ycontras de cada alternativa, se ha tomado la decisión que la opción A es la que para la situación actual cumple con los aspectos que la organización busca en el proceso de toma de decisiones y cumplirá los objetivos establecidos. Se eliminaran los subgrupos y el equipo directivo conducirá de forma ordenada todas las fases del proceso decisorio, como un único equipo. PLAN DE ACCIÓN En la próxima reunión se dará a conocer todos los detalles del nuevo modelo a seguir para el proceso de toma de decisiones, como equipo definir los pasos y reglas que regirá el modelo y buscar la mejora de: * Incrementar la participación de los integrantes ya que será necesario la aceptación de cada uno de los miembros para ratificar la decisión. Así también incentivar el debate para que todos den sus puntos de opinión positivos o con visión de mejora. Que todos los miembros respeten las diferentes opiniones aunque no estén de acuerdo. * Lograr alcanzar conclusiones en un tiempo corto, de acuerdo al problema o situación que se tiene delante. * Que todos los miembros del equipo se sientan comprometidos con los resultados de la decisión tomada, sean acertados o no. * Restructurar los tiempos de las diferentes reuniones y basarse en el estudio para darle más importancia a los puntos que requieran mayor atención. Se deberá buscar metodologías para incentivar a todos los miembros a plantear sus ideas, respetar las de los demás. Así como la integración de todos los integrantes para que no solo vean interese de acuerdo su área, sino a las demás áreas y mas importante buscar lo mejor para la
