BAB II PEMBAHASAN
2.1 Definisi Act A ctii vity B ased sed M anage nagem ment
Activity – Based Management (ABM) adalah suatu pendekatan di seluruh sistem dan terintegrasi, yang memfokuskan perhatian manajemen pada berbagai aktivitas, dengan tujuan meningkatkan nilai untuk pelanggan dan laba sebagai hasilnya (Hansen dan Mowen, 2006; 11). Menurut Baldric Siregar (2007; 731), Activity-Based Management (ABM) merupakan suatu metode pengelolaan aktivitas yang bertujuan untuk meningkatkan nilai (value (value)) produk atau jasa untuk konsumen, meningkatkan daya saing, dan meningkatkan profitablitas perusahaan. Berdasarkan definisi-definisi diatas, ABM mempunyai dua frasa penting, yaitu: (1) manajemen berbasis aktivitas berfokus pada pengelolaan aktivitas untuk meningkatkan nilai yang diterima oleh konsumen, dan (2) pemusatan pengelolaan pada aktivitas untuk menghasilkan laba dari penyedia penyedia nilai tersebut. 2.2 ABM Operasional Dan ABM Strategis
Aplikasi ABM dapat dibedakan menjadi dua kategori, yaitu ABM operasional (operational (operational ABM ) dan ABM strategis ( strategic ABM ). ). ABM operasional mengarah pada efisiensi operasi, utilitsasi aset, dan pengunaan biaya ang lebih rendah. Fokusnya adalah mengerjakan sesuatu dengan benar dan melakukan aktivitas dengan cara yang lebih efisien. ABM strategis mengarahkan manajemen untuk mendapatkan manfaat dari modal biaya ABC melalui pengendalian biaya dan pembuatan keputusan untuk poduk individual, layanan, dan konsumen. ABM strategis bekerja melalui pengubahan kombinasi aktivitas menjauhi aplikasi-aplikasi mahal dan tidak menguntungkan sehingga pendapatan akan lebih besar dariapda biaya aktivitas
3
4
yang dibutuhkan. ABM strategis memberi petunjuk dalam pembuatan keputusan dalam hal berikut ini : 1. Bauran produk dan penentuan harga. 2. Hubungan dengan konsumen. 3. Hubungan dengan pemasok dan pemilihan pemasok. 4. Pendesainan produk dan pengembangan produk.
A ctii vity B ased sed Cost Costing Dan Act A ctii vity B ased sed M anage nagem ment 2.3 Act ABC merupakan suatu teknik untuk mamahami biaya dan membatasi biaya dalam produk untuk konsumen. ABC sering disbut sebagai teknik untuk meningkatkan profitabilitas. Oleh karena itu : 1. Manajemen akan mendapatkan pemahaman mendalam mengenai proses bisnisnya dan perilaku biaya dalam proses analisis ABC 2. Manajemen akan mengaplikasikan pandangan yang diperoleh selama menjalankan proses mendapatkan fakta dalam ABC. Hal te rsebut bertujuan untuk meningkatkan kualitas pengambilan keputusannya. Aktivitas manajemen ini disebut sebagai activit based management . ABC merupakan bagian dari ABM yang digunakan untuk hal-hal berikut ini. 1. Mendesain produk atau jasa untuk memenuhi bahkan melebihi keinginan konsumen dan mampu menghasilkan laba yang lebih besar. 2. Memberi tanda untuk melanjutkan atau menghentikan perbaikan kualitas, kecepatan dan efisiensi yang berkelanjutan. 3. Mengarahkan penentuan bauran produk dan keputusan investasi. 4. Memilih pemasok 5. Negosiasi produk, fitur, kualitas, dan layanan untuk untuk konsumen 6. Memanfaatkan proses distribusi dan layanan pada konsumen sasaran secara efisien dan efektif 7. Meningkatkan nilai produk dan jasa perusahaan
5
2.4 Dimensi Biaya Dan Dimensi Proses
Dimensi biaya adalah dimensi ABM yang memberikan informasi biaya mengenai sumber, aktivitas, produk, dan pelanggan. Dimensi biaya ini bertujuan untuk memperbaiki keakuratan pembebanan biaya. Sebagaimana disebutkan pada gambar 2.1, yaitu sumber biaya ditelusuri pada aktivitas dan kemudian biaya dibebankan pada produk dan pelanggan. Dimensi biaya atau dimensi Activity-Based dimensi Activity-Based Costing (ABC), didasarkan pada ABC generasi kedua yang merupakan perkembangan lebih lanjut dari ABC generasi pertama. ABC generasi pertama adalah sistem penentuan biaya produk yang terdiri atas dua tahap yaitu: 1. Melacak biaya pada berbagai aktivitas 2.
Membebankan biaya pada produk. ABC semula diakui sebagai metode untuk menyempurnakan ketelitian
biaya produk, namun ABC generasi kedua merupakan sistem pengukuran kinerja yang bersifat komprehensif yang digunakan sebagai sumber informasi utama Activity-Based Activity-Bas ed Management (ABM). ABC generasi kedua adalah metodologi untuk mengukur dan menyediakan informasi mengenai biaya sumber-sumber, aktivitas-aktivitas, dan pembebanan biaya pada objek-objek biaya. Asumsi yang mendasari adalah: 1. Objek-objek biaya menciptakan perlunya aktivitas-aktivitas 2. Aktivitas-aktivitas menciptakan perlunya sumber-sumber.
6
ABC juga merupakan sistem yang bermanfaat untuk mengorganisasi dan mengkomunikasikan informasi. Dimensi proses atau analisis nilai proses adalah dimensi ABM yang memberikan informasi tentang aktivitas apa yang dikerjakan, mengapa dikerjakandan seberapa baik dikerjakannya. Tujuan dimensi proses adalah pengurangan biaya. Dimensi inilah yang memberikan kemampuan kemampuan untuk untuk mengukur mengukur perbaikan berkelanjutan. Dimensi proses adalah dimensi model ABM yang berisi informasi kinerja mengenai pekerjaan yang dilaksanakan dalam organisasi sehingga mencakup : 1. Analisis penyebab biaya 2. Analisis aktivitas-aktivitas 3. Evaluasi kinerja dengan menggunakan informasi dari ABC. Dimensi proses menyediakan informasi mengenai pekerjaan yang dilakukan dalam suatu aktivitas dan hubungan antara pekerjaan tersebut dengan aktivitas lainnya. Proses adalah serangkaian aktivitas yang terkait untuk melaksanakan tujuan tertentu.
7
2.5 Analisis Nilai Proses (P r ocess cess Va V alue A nalysi nalysiss)
Process Value Analysis merupakan suatu analisa yang menghasilkan informasi tentang mengapa dan bagaimana suatu aktivitas atau pekerjaan dilakukan. Analisa ini menekankan pada upaya untuk memaksimumkan sistem penilaian kinerja secara keseluruhan dari pada performance individu. Process Value Analysis dilakukan Analysis dilakukan dengan 2 langkah di bawah ini: 1. Analisis Pemicu ( Driver Driver analysis) analysis) Untuk menentukan faktor-faktor yang menyebabkan biaya suatu Aktivitas. Setiap aktivitas pasti membutuhkan input dan menghasilkan output. Input aktivitas merupakan sumber-sumber ekonomi yang dibutuhkan dalam melaksanakan suatu aktivitas, sedangkan output aktivitas merupakan produk yang dihasilkan dari suatu aktivitas. Output yang dihasilkan oleh suatu akitivitas perlu diukur dalam satuan kuantitatif tertentu yang disebut dengan Activity Output Measure. Apabila permintaan akan suatu aktivitas berubah akan menyebabkan perubahan jumlah biaya aktivitas, aktivit as, akan tetapi t etapi satuan ukuran output aktivitas tidak selalu berhubungan langsung dengan penyebab timbulnya biaya suatu aktivitas. Oleh karena itu perlu dilakukan suatu analisa yang disebut dengan analisa driver. Analisa Driver bertujuan untuk menunjukan penyebab munculnya biaya aktivitas. 2. Analisis Aktivitas ( Activity Activity analysis) analysis) Untuk menentukan aktivitas apa yang dilakukan, jumlah pekerja yang telibat, waktu dan sumber ekonomi yang digunakan serta rekomendasi bagi manajemen tentang aktivitas tersebut. Analisa aktivitas akan diuraikan di bawah ini. Analisa aktivitas merupakan inti dari process dari process value analysis. analysis. Analisa aktivitas merupakan suatu proses identifikasi, penjabaran serta evaluasi aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh suatu organisasi. Analisa aktivitas diharapkan mampu menjawab 4 pertanyaan berikut ini: a.
Aktivitas-aktivitas apa saja yang dilaksanakan?
b.
Berapa jumlah tenaga kerja yang terlibat dalam pelaksanaan setiap aktivitas?
8
c.
Berapa jumlah waktu dan sumber-sumber ekonomi lainnya yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas?
d.
Bagaimana manfaat aktivitas bagi organisasi secara keseluruhan organisasi termasuk rekomendasi untuk tetap mempertahankan nilai tambah setiap aktivitas bagi organisasi.
Dari empat hal tersebut di atas, hasil akhir dari suatu analisa aktivitas adala h penentuan nilai tambah setiap aktivitas bagi organisasi. Oleh karena itu dalam analisa aktivitas, aktivitas dapat dibedakan menjadi 2 jenis aktivitas yaitu: 1. Aktivitas bernilai tambah (value-added (value-added activities)\ activities)\ Merupakan
aktivitas
mempertahankan
yang
kegiatan
diperlukan
operasional
untuk
perusahaan.
tetap Dapat
dapat pula
dikatakan bahwa aktivitas bernilai tambah adalah aktivitas yang diperlukan dan sudah dilaksanakan dengan efisien. Biaya untuk melaksanakan aktivitas bernilai tambah disebut dengan biaya aktivitas bernilai tambah. Biaya ini merupakan biaya yang seharusnya terjadi dalam melaksanakan sutau aktivitas. Aktivitas yang dapat dikategorikan sebagai aktivitas bernilai tambah meliputi: a. Required
Activities, Activities,
merupakan
aktivitas-aktivitas
yang
dilakukan untuk memenuhi peraturan atau perundangan yang berlaku. b. Discretionary activities, activities, merupakan aktivitas yang dilakukan untuk memenuhi 3 kriteria berikut yaitu aktivitas menyebabkan adanya perubahan sifat atau bentuk, perubahan sifat at au bentuk tidak dapat dilakukan oleh aktivitas sebelumnya dan aktivitas yang memungkinkan aktivitas lain untuk dilaksanakan. 2. Aktivitas tidak bernilai tambah (non ( non value-added activities) activities) Merupakan aktivitas yang tidak diperlukan atau diperlukan tetapi dilaksanakan dengan tidak efisien. Biaya untuk melaksanakan aktivitas ini disebut dengan biaya aktivitas tidak bernilai tambah. Biaya inilah
9
yang harus dieliminasi karena menimbulkan adanya pemborosan, contohnya: a. Scheduling , merupakan aktivitas penjadwalan proses produksi untuk setiap jenis produk b. Moving , merupakan aktivitas pemindahan bahan, barang dalam proses dan barang jadi dari satu departemen. ke departemen lain c. Waiting , merupakan aktivitas menunggu tersedianya bahan baku, menunggu datangnya BDP yang dikirimkan dari bagian atau departemen lain d. Inspeksi, merupakan aktivitas pemeriksaan barang untuk meyakinkan bahwa barang telah memenuhi spesifikasi atau kualitas yang diharapkan. e. Storing , merupakan aktivitas penyimpanan bahan, Barang Dalam Proses, produk selesai sebagai persediaan di gudang menunggu waktu pemakaian atau pengiriman. Hasil akhir yang ingin dicapai dalam analisa aktivitas adalah penurunan biaya (cost reduction) reduction) yang ditimbulkan karena adanya continues improvement . Dalam lingkungan yang kompetitif, perusahaan harus mampu mengirimkan produk yang diinginkan konsumen dalam waktu yang tepat serta harga yang rendah. Hal ini mendorong perusahaan harus selalau melakukan perbaikan yang terus menerus dalam melaksanakan aktivitasnya. Analisa aktivitas dapat menurunkan biaya dengan menggunakan metode biaya kaizen (kaizen costing ) melalui 4 cara berikut ini: a. Penghapusan aktivitas (activity (activity elimination) elimination) Memfokuskan pada aktivitas tidak bernilai tambah dengan mengidentifikasikan kemudian mengeliminasi aktivitas tersebut. b. Pemilihan aktivitas (activity (activity selection) selection) pemilihan serangkaian aktivitas yang berbeda disebabkan kerena srtategi yang saling bersaing. Strategi berbeda membutuhkan
10
aktivitas berbeda. Dipilih aktivitas yang biayanya rendah untuk hasil yang sama. c. Pengurangan aktivitas (activity (activity reduction) reduction) Pengurangan waktu dan konsumsi sumber ekonomi yang diperlukan suatu aktivitas. Pendekatan ini terutama ditujukan untuk peningkatan efisiensi dan peningkatan aktivitas tidak bernilai tambah dapat dihilangkan. d. Pembagian aktivitas (activity (activity sharing ) Peningkatan efisiensi aktivitas dengan memanfaatkan skala ekonomi,
khususnya
dengan
meningkatkan
jumlah
kuantitas cost driver tanpa tanpa meningkatkan biaya aktivitasnya. 2.6 Pengukuran Kinerja Aktivitas
Pengukuran kinerja aktivitas berupa ukuran keuangan dan nonkeuangan. Pengukuran ini didesain untuk menentukan sebaik apa sebuah aktivitas dilakukan dan bagaimana hasil yang dicapainya. Selain itu juga didesain untuk mengungkap jika terdapat perbaikan-perbaikan yang sudah direalisasi secara konstan. Pengukuran kinerja aktivitas berpusat pada tiga dimensi utama, yaitu : 1. Efisiensi Berfokus pada hubungan antara input aktivitas dan output aktivitas. 2. Kualitas Kualitas konsentrasi dalam melakukan aktivitas harus dengan benar. Bila tidak akan menghasilkan output yang cacat, sehingga aktivitas harus diubah 3. Waktu Waktu yang dihabiskan untuk melakukan aktivitas pertama dan pengulangan juga perlu dipertimbangkan dipertimbangkan Ukuran waktu menggunakan ukuran non keuangan sedangkan ukuran efisiensi dan kualitas menggunakan ukuran keuangan dan non keuangan
11
2.6.1 Pengukuran Keuangan Kinerja Aktivitas
1. Laporan Biaya Bernilai Tambah Dan Tidak Bernilai Tambah Untuk memungkinkan manajemen melakukan pengelolaan aktivitas, sistem informasi biaya harus memisahkan biaya bernilai tambah nilai dan biaya tidak bernilai tambah. Pemisahan biaya ini diperlukan agar manajemen: a. Dapat memusatkan perhatian mereka terhadap pengurangan dan akhirnya penghilangan biaya bukan penambah nilai. b. Menyadari besarnya pemborosan yang sekarang sedang terjadi. c. Memantau efektivitas program pengelolaan aktivitas dengan menyajikan biaya bukan-penambah nilai kepada manajemen dalam bentuk perbandingan antar periode. Dasar untuk mengidentifikasi dan menghitung biaya bernilai tambah dan tidak bernilai tambah dan tidak bernilai tambah adalah hasil identifikasi ukuran output untuk setiap aktivitas. Hasil identifikasi ukuran input digunakan untuk menentukan jumlah standar setiap aktivitas. Biaya bernilai tambah dapat dihitung dengan formula berikut ini Biaya bernilai tambah = KS x HS Sedangkan biaya tidak bernilai tambah dapat dihitung dengan formula berikut ini. Biaya tidak bernilai tambah = (KA – KS) KS) x HS Keterangan : KS = Kuantitas sesungguhnya output penambah nilai untuk sebuah aktivitas HS = Harga standar per unit untuk ukuran output aktivitas KA = Kuantitas sesungguhnya ses ungguhnya output sebuah aktivitas yang digunakan 2. Laporan Trend Jika pengelolaan aktivitas yang dilakukan oleh manajemen efektif, maka sebagai hasilnya adalah menurunnya biaya aktivitas bukan-penambah nilai. 3. Benchmarking Benchmarking adalah suatu metode analisis yang dilakukan dengan cara melakukan perbandingan suatu ukuran unit-unit yang berbeda dalam organisasi yang melakukan aktivitas sama. Dalam benchmarking,
12
digunakan praktik terbaik (best ( best practices) practices) sebagai standar evaluasi kenerja. Unit dengan kinerja aktivitas terbaik digunakan sebagai standar bagi unit lain. Unit tersebut kemudian membagi informasi pada unit lain, bagaimana mereka mencapai hasil terbaik tesebut. 4. Penganggaran Fleksibel Aktivitas ( Activity Flexible Budgeting ) Activity-based budgeting adalah penyusunan anggaran biaya per aktivitas untuk memungkinkan manajer memprediksi biaya aktivitas yang akan terjadi
dalam
periode
anggaran.
Penganggaran
fleksbel
aktivitas
memungkinkan manajer merencanakan dan memantau improvement terhadap aktivitas secara lebih seksama. 5. Life-Cycle Cost Budgeting Daur hidup produk ( product ( product life cycle) cycle) adalah jangka waktu sejak produk diciptakan sampai dengan saat dihentikan produksinya. Biaya daur hidup produk adalah biaya yang berkaitan dengan produk dalam keseluruhan daur hidupnya, yang mencakup biaya pengembangan (perencanaan, desain, dan pengujian), produksi (aktivitas pengubahan bahan baku menjadi produk jadi), dan dukungan logistik logistik (iklan, distribusi, jaminan, dsb). 2.6.2 Pengukuran Kinerja Nonkeuangan
Salah satu cara untuk meningkatkan peran pekerja adalah pengukuran kinerja operasional. Pengukuran kinerja oeparsional berfokus pada ukuran fisik kinerja aktivitas. Para pekerja berkaitan langsung dengan ukuran-ukuran operasional. Ukuran pelaporan dapat direspon dengan lebih cepat sehingga meningkatkan efisensi. Ukuran kinerja operasional harus berkaitan dengan tiga dimensi kinerja aktivitas sebagai berikut : 1. Pengukuran Efisiensi Kinerja efisiensi diukur dengan membandingkan antara output yang dihasilkan dengan input yang dipergunakan. 2. Pengukuran Kualitas Pengukuran kinerja kualitas dimaksudkan untuk mendapatkan informasi guna mencapai kualitas total, yaitu cacat nol ( zero zero defect ). ). Cacat nol adalah
13
kinerja aktivitaas tanpa kesalahan. Tujuan pengukuran ini adalah untuk mengetahui
perkembangan
kualitas
yang
dicapai
perusahaan
dan
memberikan motivasi pada pekerjanya. 3. Pengukuran Waktu a. Ada dua karakteristik penting yang berkaitan dengan waktu: keandalan dan Daya tanggap. Keandalan berarti keluaran-suatu aktivitas diserahkan tepat waktu. Untuk produk akhir, keandalan berarti ketepatan penyerahan produk kepada pemesan. Daya Daya tanggap tanggap diukur dengan jangka waktu yang diperlukan untuk memproduksi keluaran. b. Dengan menggunakan waktu produktif teoritis yang tersedia dalam satu kurun waktu (dalam menit, sebuah standar biaya bernilai tambah dapat ditentukan dengan rumus sebagai berikut =
ℎ
Biaya konversi dapat dihitung dengan cara sebagai berikut. Biaya konversi per unit = biaya standar per menit x waktu siklus sesungguhnya untuk menghasilkan unit dalam satu kurun waktu tertentu c. Pengukuran operasional berbasis waktu lain yang dapat digunakan manajer adalah menghitung keefektifan siklus produksi atau dikenal sebagai manufacturing cycle efficiency (MCE) yang diformulasikan sebagai berikut =
ℎ ℎ + ℎ
