Admon y Finanzas Examen

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DIRECCIÓN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

DIRECCIÓN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA CONTENIDO INTRODUCCIÓN

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Funciones y Roles Administrativos Hellrigel, Den, Slocum W. John (1998). Administración México: Planeta. pp. 9-11

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Habilidades Administrativas Hellrigel, Den, Slocum W. John (1998). Administración México: Planeta. pp. 29-34

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Administración: Un Proceso Dinámico Hellrigel, Den, Slocum W. John (1998). Administración México: Planeta. pp. 34-35

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Tipos de Planeación Hellrigel, Den, Slocum W. John (1998). Administración México: Planeta. pp. 159-163

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El Presupuesto Del Río, Cristobal (1995). El Presupuesto México: ECASA. pp. (I)4-(I)20

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Control Presupuestal Del Río, Cristobal (1995). El Presupuesto México: ECASA. pp. (II)3-(II)13

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Nociones Preliminares de Contabilidad Lara Flores (1996). Primer Curso de Contabilidad México: Trillas. pp. 9-66

La Contabilidad: Una Introducción a sus Conceptos/ Conciliaciones Bancarias

61 105 129

Pyle W. John, John Arch White y Kermit Larson (1981). Principios Fundamentales de Contabilidad México: CECSA. pp. 21-45 y 290-295

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INTRODUCCIÓN

La antología con textos básicos que tiene en sus manos, forma parte del paquete didáctico que apoya a su aprendizaje y complementa la información que se encuentra en Internet. Debido a la extensa bibliografía que se puede ofrecer para enriquecer su conocimiento, se han seleccionado los documentos más significativos, que formarán parte de su acervo bibliográfico y le permitirán llevar a cabo sus actividades de aprendizaje. De esta manera, la antología forma parte de la estructura metodológica de aprendizaje, que se ha considerado como una estrategia de enseñanza de la Maestría en Dirección de Centros Educativos. Confiamos que los textos que se han compilado serán de utilidad para su formación académica, profesional y personal.

Funciones y Roles Administrativos Hellrigel, Den, Slocum W. John (1998). Administración. México: Planeta. pp. 9-11.

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Funciones y Roles Administrativos Hellrigel, Den, Slocum W. John (1998). Administración. México: Planeta. pp. 9-11 Identificar las diferentes funciones y roles administrativos. Ahora que ya hemos descrito los diversos tipos de administradores, consideremos lo que ellos hacen –sus funciones administrativas- y la forma como lo hacen –los papeles administrativos- que desempeñan. Las funciones y papeles administrativos son sencillamente una manera de describir el trabajo de un administrador. Es posible que se empalmen un tanto entre sí, pero es preciso que usted conozca unas y otros para apreciar la naturaleza y alcance de la administración. Funciones administrativas El administrador de éxito desempeña hábilmente cuatro funciones administrativas básicas: planeación, organización, dirección y control. La mayoría de los administradores ejerce estas funciones en forma más o menos simultánea –no en un rígido orden preestablecido- para cumplir las metas de la compañía. Este punto se ilustra gráficamente en la figura 1.2. En esta sección examinaremos brevemente estas cuatro funciones sin considerar sus interrelaciones. A lo largo del libro, las frecuentes referencias a las relaciones entre ellas permitirán explicar con toda exactitud cómo realizan su trabajo los administradores.

Figura 1.2 Funciones administrativas básicas

Planeación

Organización Dirección Inspección

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planeación

Definición de objetivos y propuesta de medios para alcanzarlos

Planeación. En general, la planeación supone definir metas organizacionales y proponer medios para alcanzarlas. Los administradores planean por tres razones: 1) para establecer una dirección general para el futuro de la organización, como mayores utilidades, una participación de mercado más amplia y responsabilidad social; 2) para identificar y comprometer los recursos de la organización en el cumplimiento de sus metas, y 3) para decidir qué actividades son necesarias para conseguirlo. Explicaremos detalladamente la función de planeación en el capítulo 6. organización Función administrativa consistente en crear una estructura de relaciones, que permita a los empleados ejecutar los planes de la dirección y cumplir los objetivos de éstos. Organización. Después de que los administradores han elaborado planes, deben traducir en realidades esas ideas relativamente abstractas. Una firme organización es esencial en este esfuerzo. La organización es el proceso de creación de una estructura de relaciones que permita a los empleados ejecutar los planes de la dirección y cumplir las metas establecidas por ésta. Mediante una organización eficaz, los administradores pueden coordinar mejor los recursos humanos y materiales. El éxito de una organización depende en gran medida de la habilidad de sus administradores para utilizar eficiente y eficazmente esos recursos. La organización implica el establecimiento de departamentos y descripciones de funciones. En este sentido, la integración del personal se deriva directamente de la planeación y la organización. Por ejemplo, el Servicio Postal de Estados Unidos utiliza un tipo de estructura diferente al de UPS. La mayoría de los empleados del Servicio Postal se conciben a sí mismos como trabajadores de producción. Se presta relativamente poca atención a la función de comercialización. Casi todas las decisiones son tomadas por administradores de primer nivel, mientras que carteros y oficinistas postales tiene poco que ver con la toma de decisiones. Carteros y oficinistas son ascendidos a otros puestos a medida que acumulan antigüedad, en tanto que el grado de especialización laboral es bajo. En contraste con ello, UPS está organizada en dos divisiones: mensajería aérea y terrestre. Los mensajeros terrestres son los que tienen mayor contacto con los clientes; pero los conductores de camionetas no vuelan aviones, como tampoco los pilotos manejan camionetas. En importantes centros del mundo entero se ubican unidades de clasificación de paquetes, en las que éstos son ordenados 7para su entrega por parte de los conductores. En UPS, el grado de especialización es alto. dirección Función administrativa de comunicación con los demás y motivación a fin de lograr el desempeño de las tareas necesarias para el cumplimiento de los objetivos de la organización. Dirección. Una vez que la dirección ha hecho planes, creado una estructura y contratado al personal indicado, alguien debe dirigir a la organización. Algunos administradores llaman a esta función proceso de influencia. Sea como se le llame, la dirección supone comunicarse

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con los demás y motivarlos para que desempeñen las tareas necesarias para cumplir las metas de la organización. No obstante, la dirección no sólo se lleva a cabo una vez concluidas la planeación y la organización; también es crucial en estas funciones. inspección Proceso mediante el cual una persona, grupo u organización vigila conscientemente el desempeño y emprende acciones correctivas. Inspección. El proceso mediante el cual una persona, grupo u organización vigila atentamente el desempeño y emprende acciones correctivas es la inspección. Phill Knight es director general de NIKE, la compañía global de indumentaria y calzado deportivo con 8 sede en Oregón y ventas superiores a los 3 800 millones de dólares. A Knight le gusta señalarles a sus empleados que de las 500 compañías enlistadas por la revista Fortune en 1980, sólo 200 permanecen actualmente en la lista, y NIKE ocupa el vigesimoctavo lugar. ¿Por qué? Knight lo atribuye al espíritu competitivo, capacidad de responder a las necesidades de los clientes con diversos y originales productos y procedimientos de control de NIKE. Esta compañía establece presupuestos para cada línea de calzado –de entrenamiento general, aeróbico, para caminar, de baloncesto y de fútbol, por ejemplo- y hace responsables a los empleados del cumplimiento de las metas de producción y finanzas. Si una línea de calzado no cumple sus metas, se le reemplaza. Knight dedica parte de su tiempo a viajar por todo el mundo para visitar a comerciantes. Refuerza de este modo el mensaje de que una tienda en Singapur o Shanghai es tan importante como una en la ciudad de Nueva York y de que todos los consumidores pueden contar con un compromiso uniforme con la calidad. En el proceso de inspección, los administradores: - establecen normas de desempeño, - miden el desempeño logrado sobre la base de esas normas, - toman medidas para corregir desviaciones y - ajustan las normas en caso necesario. Así como un termostato envía señales a un sistema de calefacción para indicarle si la temperatura de una habitación es demasiado alta o baja, un sistema de inspección emite señales a los administradores de que las cosas no marchan de acuerdo con lo planeado y de la necesidad de acciones correctivas. outsourcing Permitir que otras organizaciones presten un servicio o manufacturen partes de un producto. Outsourcing significa permitir que otras organizaciones presten un servicio o manufacturen partes de producto. NIKE delega a proveedores externos la producción de su calzado, a plantas de bajo costo en Corea del Sur y China, y lo importa después para su distribución en América del Norte. Esas plantas también embarcan calzado a Europa y partes de Asia para su distribución. REFERENCIAS 7. Voguel, T. y Hawkins, C. “Can UPS deliver goods in the new world?”, Business Week, 4 de junio de 1990, 80-82 8. Katz, D. “Just Do it: The Nike Spirit in Corporate World”. Toronto, Random House, 1994

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Habilidades Administrativas Hellrigel, Den, Slocum W. John (1998). Administración. México: Planeta. pp. 29-34.

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Habilidades Administrativas Hellrigel, Den, Slocum W. John (1998). Administración. México: Planeta. pp. 29-34 habilidades Capacidades relativas al desempeño no necesariamente innatas y que en el caso de los administradores pueden agruparse como técnicas, interpersonales, de conceptualización y de comunicación. Hasta aquí hemos hablado de los niveles administrativos básicos, de lo que hacen los administradores y de lo que les espera a éstos en el futuro. Pero quizá usted estará preguntándose todavía qué es precisamente lo que se necesita para ser un administrador eficaz. ¿Debe usted desarrollar ciertas habilidades administrativas básicas? Las habilidades son capacidades relativas al desempeño no necesariamente innatas. Para los propósitos de este libro, hemos agrupado las habilidades administrativas en cinco categorías: técnicas, 32 interpersonales, de conceptualización, de comunicación y de razonamiento crítico. En la práctica, sin embargo, decir dónde comienza una habilidad y termina otra puede ser difícil. A lo largo de este libro, tanto en el texto mismo como en los ejercicios y casos de razonamiento crítico al final de cada capítulo, nos ocuparemos de las habilidades básicas que debe desarrollar para ser eficaz lo mismo como administrador que como subordinado. La mezcla relativa de habilidades requeridas depende del nivel, responsabilidades y funciones del administrador. Por ejemplo, las habilidades que necesita Debbie Kinsley, gerente de una sucursal local de NationsBank, son probablemente muy diferentes a las que necesita Deborah Cannon, vicepresidenta ejecutiva de NationsBank-Texas, quien supervisa todas las operaciones en Texas. Quizá la gerente de sucursal necesite habilidades técnicas e interpersonales relativamente altas, mientras que la vicepresidenta ejecutiva necesitará habilidades de conceptualización, interpersonales, de comunicación y de razonamiento crítico relativamente altas. Habilidades técnicas habilidades técnicas Capacidad de aplicar métodos, procedimientos y técnicas específicos en un campo especializado. Las habilidades técnicas implican la capacidad para aplicar métodos, procedimientos y técnicas específicos en un campo especializado. Imaginar las habilidades técnicas necesarias para diseñadores industriales, investigadores de mercado, contadores y programadores de computadoras es relativamente fácil. Sus habilidades son concretas y por lo general se les puede enseñar en cursos universitarios o programas de capacitación en los centros de trabajo. Los administradores hacen uso de habilidades técnicas en distintos grados; sin embargo, generalmente les interesa identificar y desarrollar las habilidades técnicas que deben poseer los demás miembros de la organización. Habilidades interpersonales habilidades interpersonales y trabajar con los demás.

Capacidad individual para dirigir, motivar, resolver conflictos

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Las habilidades interpersonales incluyen las capacidades para dirigir, motivar, resolver conflictos y trabajar con los demás. Mientras que las habilidades técnicas suponen trabajar con cosas (objetos técnicos o físicos), las habilidades interpersonales se refieren al trabajo con personas. Puesto que el recurso más valioso de todas las organizaciones es la gente, las habilidades interpersonales son parte importante de las labores de los administradores, más allá de su nivel (de supervisores a presidentes) o función (de producción a comercialización y finanzas). Un administrador con excelentes habilidades interpersonales alienta la participación en la toma de decisiones y permite que sus subordinados se expresen sin temor al ridículo. Un administrador con buenas habilidades interpersonales respeta a los demás y es estimado por éstos. Los administradores que carecen de habilidades interpersonales eficaces suelen ser rudos, violentos y antipáticos, y hacen que los demás se sientan incómodos y recelosos. Habilidades de conceptualización habilidades de conceptualización Capacidad para percibir un problema, asunto u organización como un todo, así como sus partes interrelacionadas. Las habilidades de conceptualización suponen la capacidad de percibir un problema, cuestión u organización como un todo, así como la interrelación entre sus partes. Los administradores con buenas habilidades de conceptualización son capaces de advertir las relaciones entre sí de los diversos departamentos y funciones de la organización y los efectos en otros departamentos o procesos de los cambios ocurridos en uno de ellos. Se sirven de las habilidades de conceptualización para diagnosticar y evaluar diferentes tipos de problemas administrativos. Las habilidades de conceptualización se cuentan entre las más difíciles de desarrollar, ya que ponen en juego la manera de pensar de cada persona. Su adecuado uso implica pensar en términos de 1) prioridades relativas, más que de metas y criterios rígidos; 2) posibilidades y probabilidades relativas, más que de certidumbres, y 3) correlaciones y patrones generales aproximados, más que de relaciones de causa y efecto definidas. Las habilidades de conceptualización son especialmente importantes para los roles de toma de decisiones, emprendedores, de manejo de dificultades, de asignación de recursos y de negociador de los administradores, todos los cuales demandan la capacidad de identificar las tendencias que privan en el entorno. Todos los administradores, pero especialmente los de primer nivel, tienen necesidad de las habilidades de conceptualización. Los administradores de primer nivel deben percibir los cambios que ocurren en el entorno de la organización y responder prontamente a ellos. Por ejemplo, Citicorp es generalmente considerado como uno de los bancos más innovadores del mundo. Fue el primero en instituir los certificados de depósitos negociables, uno de los primeros en utilizar cajas automáticas, ha emitido más tarjetas de crédito que ningún otro banco y es la institución privada de crédito internacional más grande del mundo. Logró todo esto gracias a que Walter B. Wriston, director general de Citicorp, recientemente retirado, tuvo la suficiente visión para impulsar en la compañía nuevas maneras de pensar sobre los 33 problemas que enfrentaría la economía mundial en la década de 1990.

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Habilidades de comunicación habilidades de comunicación Capacidades para la emisión y la recepción de información, ideas, opiniones y actitudes. Las habilidades de comunicación son la capacidad para enviar y recibir información, ideas, opiniones y actitudes. Los diez papeles administrativos se basan en el supuesto de que los administradores poseen al menos las habilidades básicas de comunicación escrita, oral y no verbal (expresión facial, posturas físicas). Dado que los administradores pasan gran parte de su tiempo comunicándose, los reclutadores de administradores buscan personas capaces de comunicarse eficazmente. Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de poseer buenas habilidades de comunicación. En una época en la que las organizaciones esperan cada vez más que sus empleados trabajen con una supervisión mínima y muestren más iniciativa, las competentes habilidades de comunicación son una obligación. La necesidad de emplear a trabajadores productivos de ambos sexos y variados antecedentes culturales y étnicos es una razón más para desarrollar buenas habilidades de comunicación. Después de todo, la administración de la diversidad no se limita a la adaptación a las nuevas realidades de la fuerza de trabajo; también significa lograr que todos los trabajadores aporten sus mejores ideas y esfuerzos en un mercado global sumamente competitivo. No obstante, ser capaz de evaluar el grado de calificación y desempeño de trabajadores con antecedentes culturales e idioma desconocidos no siempre es fácil. Habilidades de razonamiento crítico razonamiento crítico Consideración minuciosa de las implicaciones de todos los elementos conocidos de un problema. El razonamiento crítico es la consideración minuciosa de las implicaciones de todos los aspectos conocidos de un problema. ¿Qué significa esto? Que se debe usar la mente para evaluar un problema, no sencillamente responder en forma prescriptiva y predeterminada. Hace muchos años, el educador B. S. Bloom propuso una jerarquía de aprendizaje que iba desde los conocimientos básicos (el conocimiento de cómo opera un torno o se arman automóviles, por ejemplo) hasta la síntesis y evaluación de estrategias futuras. 34 Los administradores de todos los niveles de la actualidad tienen la obligación de usar el razonamiento crítico para hallar solución a problemas cada vez más difíciles y complejos. Por lo tanto, deben operar en los niveles más altos de la jerarquía de Bloom. En el departamento de auditoría de Arthur Andersen, por ejemplo, Marc Charnas se sirve de sus habilidades de razonamiento crítico para relacionar las prácticas de contabilidad de sus clientes con las necesidades de la administración interna y los requerimientos de la Junta Federal de Normas de Contabilidad (Federal Accounting Standards Board, FASB). En Armstrong World Industries, con sede en Pensacola, Florida, Susan Priller se encarga de la administración de las cuentas por pagar. Para el efecto no sólo debe dominar la función de contabilidad, sino también determinar si los proveedores cumplen las normas éticas Armstrong. Para conseguirlo, hace uso tanto de sus conocimientos básicos como de su capacidad para evaluar la calidad del producto y el cumplimiento de otros requisitos de Armstrong por parte del proveedor.

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Administradores y empleados de todos los niveles enfrentan el reto de usar estas habilidades para desempeñar mejor su trabajo. En el caso desarrollado al final de este capítulo y al responder a las preguntas de los “Ejercicios”, también al final del capítulo, usted tendrá la oportunidad de practicar su capacidad de razonamiento crítico. Importancia relativa de las habilidades administrativas La importancia relativa de los cinco tipos de habilidades administrativas en cada nivel administrativo se indica en la figura 1.5. Obsérvese que las habilidades de comunicación y de razonamiento crítico son igualmente importantes para todos los niveles administrativos. De hecho, las habilidades básicas de comunicación son indispensables para la competente utilización de las habilidades interpersonales, técnicas y de conceptualización. Las mejores ideas e intenciones de un administrador tendrán poco impacto si éste no es capaz de comunicarlas eficazmente a los demás. Figura 1.5 Importancia relativa de las habilidades administrativas por nivel administrativo

Habilidades de conceptualización Habilidades interpersonales Habilidades de razonamiento crítico Habilidades de comunicación Habilidades técnicas Gerentes de primera línea

Administradores de mandos intermedios

Administradores de primer nivel

Tal como lo indica la figura 1.5, la diferencia más notable entre los niveles administrativos es el cambio de énfasis de las habilidades técnicas a las de conceptualización. Esta transición suele implicar grandes dificultades para los administradores. Los gerentes de primera línea pueden ser ascendidos a puestos de administración de mandos intermedios a causa de sus excelentes habilidades técnicas. Estos nuevos administradores suelen cometer entonces el error de depender de sus habilidades técnicas, en lugar de adquirir nuevas habilidades conceptuales y desarrollar sus habilidades interpersonales. Como resultado de ello, muchos administradores de mandos intermedios no consiguen que se les ascienda a puestos superiores. Cuanto más alto sea el puesto de un administrador en la organización, mayor será el involucramiento de éste en la toma de decisiones complejas. Los administradores de primer nivel precisan de habilidades de conceptualización para advertir importantes factores de sus empresas y la relación entre ellos. Muchas de las responsabilidades de los administradores de primer nivel, como la asignación de recursos y la estrategia empresarial general, exigen una amplia visión. Sin habilidades de conceptualización, los administradores no pueden emprender acciones en beneficio de la organización entera. 20

Las habilidades de los administradores en el año 2000 Frente al desarrollo de un mercado único europeo y el florecimiento del mercado panpacífico, los administradores del siglo XXI deberán poseer una mezcla de habilidades distinta a la de los administradores de hoy si pretenden tener éxito. En la década de 1990 los mercados se contrajeron (como en el caso del petróleo) y expandieron súbitamente (como en el de la industria farmacéutica). Sin embargo, nuevas tecnologías modificarán constantemente los métodos de manufactura y distribución de bienes y servicios, y en sitios inesperados emergerá una nueva competencia. Por ejemplo, todas las armadoras automotrices y compañías de computación estadounidenses han establecido ya alguna modalidad joint ventures u otras alianzas con fabricantes japoneses o sudcoreanos para adquirir nuevas tecnologías de manufactura.35 Ford Motor Company y Mazda trabajaron juntas durante seis años en el diseño y fabricación del Escort de Ford, modelo que duró cinco años. Reiteraron su éxito con el Mustang de Ford. Estos autos se fabrican tanto en Estados Unidos como en México. La capacidad de ofrecer un liderazgo visionario será la habilidad administrativa más valorada en el año 2000. Ese liderazgo significa crear una visión con la que las personas puedan identificarse y comprometerse. La frecuencia de la comunicación tanto con clientes como con empleados aumentará drásticamente. Dado el mayor número de operaciones dispersas por todo el mundo, los administradores tendrán que dedicar más tiempo a generar consenso para que sean cumplidas las metas de la organización. A causa de las compras apalancadas, recortes de personal y joint ventures internacionales, quizá muchos empleados deban ser reasignados a tareas desconocidas para ellos. Quienes rindan un desempeño insatisfactorio serán despedidos cuando las compañías reduzcan sus costos en beneficio de la mejora de sus operaciones y del cumplimiento de las metas financieras de los accionistas. Para enfrentar la creciente globalización, los administradores tendrán que mejorar sus habilidades de comunicación mediante el aprendizaje de otros idiomas y la adquisición de conocimientos sobre la cultura, historia, economía y prácticas de negocios de otros países. Las organizaciones deberán establecer cursos de capacitación en los que se exponga a administradores de mandos intermedios los planes a largo plazo de la compañía. Esta información les permitirá un trato más eficaz en las joint ventures trasnacionales y el reconocimiento de las amplias implicaciones sociales y económicas de sus decisiones. En los cursos de capacitación también se deberá enseñar a los empleados cómo conducir reuniones productivas con los clientes y abordar los intereses de éstos. Los administradores de primer nivel Ron Golden, de Radcure, y Eileen Broyles, de American Express Travel-Related Services, visitan frecuentemente a clientes en su lugar de trabajo para conocer de primera mano sus opiniones sobre servicio y calidad. REFERENCIAS 32. Katz, R. L. “Skills of an effective administrator”, en Harvard Business Review, enero-febrero de 1974, 90-101. 33. Wriston, W.B. “The state of American management”, Harvard Business Review, enerofebrero de 1990, 78-83. 34. Bloom, B.S. Taxonomy of Educational Objectives. Nueva York, David McKay, 1958. 35. Abegglen, J.C. Sea Change. Nueva York, Free Press,1994. 21

Administración: Un Proceso Dinámico Hellrigel, Den, Slocum W. John (1998). Administración. México: Planeta. pp. 34-35.

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Administración: Un Proceso Dinámico Hellrigel, Den, Slocum W. John (1998). Administración. México: Planeta. pp. 34-35 El proceso de obtención y organización de recursos y de cumplimiento de metas a través de otras personas –esto es, la administración- es dinámica, no estática. En la figura 1.6 obtendrá usted una primera sensación de este dinamismo. FIGURA 1.6 La administración en un mundo dinámico Parte dos: Entorno y administración estratégica Capítulo 3 Administración estratégica: fuerzas del entorno Capítulo 4 Administración estratégica: fuerzas globales Capítulo 5 Planeación estratégica Capítulo 6 Recursos e implementación de la planeación

Parte uno: Descripción general de la administración Capítulo 1 Administración en un entorno dinámico

Capítulo 2 Evolución de la administración

Parte tres: Toma de decisiones Capítulo 7 Ética y responsabilidad social de la administración Capítulo 8 Fundamentos de toma de decisiones Capítulo 9 Recursos para la toma de decisiones Parte cuatro: Organización Capítulo 10 Fundamentos de organización Capítulo 11 Diseños organizacionales contemporáneos Capítulo 12 Administración de recursos humanos Parte cinco: Dirección Capítulo 13 Motivación del desempeño Capítulo 14 Dinámica del liderazgo Capítulo 15 Comunicación organizacional Capítulo 16 Grupos, equipos y culturas en las organizaciones Capítulo 17 Manejo de conflictos y tensiones

Parte siete: Cambio e innovación Capítulo 21 Cambios e innovaciones organizacionales Capítulo22 Mundo empresarial y pequeña empresa

Parte seis: Control y evaluación Capítulo 18 El control en las organizaciones Capítulo 19 Tecnologías de administración de información Capítulo 20 Administración de operaciones

El pensamiento administrativo evoluciona cada vez que se presentan nuevas teorías o se aplican nuevas prácticas. Si, aparentemente, las teorías poseen méritos o las prácticas tienen éxito, su uso se extiende a más y más organizaciones hasta convertirse, después de un tiempo, en formas aceptadas de administración. La adopción de métodos japoneses de control de calidad por muchas empresas estadounidenses es un ejemplo de la evolución del pensamiento administrativo. En 1950, el método de control de calidad total de W. Edward Deming fue rechazado por compañías estadounidenses, pero recibido cordialmente en Japón. Para mejorar la calidad se deben reunir datos para detectar errores antes y durante el proceso de producción, no al final. Además, se debe premiar, no castigar, la detección por los empleados de problemas de calidad. Para honrar e inmortalizar sus contribuciones a las industrias de Japón, en ese país fue instituido el Premio Deming, el cual se otorga anualmente a la compañía japonesa que haya alcanzado el más alto nivel de calidad. Un creciente número de compañías estadounidenses, como Ford Motor Company, Whirlpool y Texas Instruments, usan hoy las ideas de Deming para mejorar la calidad de sus productos.36 El equivalente en Estados Unidos del Premio Deming es el codiciado Premio Malcolm Baldrige, al que nos referimos anteriormente. Además, muchos administradores estadounidenses ansían experimentar nuevas soluciones a los urgentes problemas derivados de diversas fuerzas internas y externas. En los últimos años la toma de decisiones administrativas ha resentido el impacto de una amplia serie de 25

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fuerzas externas: tecnologías de comunicación inalámbrica (fuerza del entorno); explosión de la tecnología de cómputo, telecomunicaciones y multimedia, impulsada por el desarrollo y producción del chip de silicio (fuerza del entorno); cambios en los precios del petróleo y límites a la producción de crudo (fuerza internacional), y políticas públicas, expresadas en leyes y reglamentos dirigidos a la mejora del entorno físico y de la salud y seguridad de consumidores y trabajadores (fuerza ética y social). Los administradores de compañías afectadas por estas fuerzas enfrentan cuestionamientos inmediatos a las formas tradicionales de pensar, planear y actuar. Si no son capaces de adaptar su toma de decisiones a estas nuevas realidades, sus compañías no podrán competir exitosamente y declinarán. Quizá el mejor ejemplo de la respuesta de una industria a las fuerzas externas sea el que brindan las armadoras automotrices estadounidenses. Sus recientes joint ventures con competidores japoneses y sudcoreanos han llevado a los administradores a repensar las metas de sus compañías y su manera de hacer negocios. Nissan ha colaborado con Ford y Mercury en la creación de una mejor minivagoneta. Ford y Mazda emprendieron una amplia reestructuración de sus procesos de toma de decisiones. Zenith Data Systems es un joint venture con el conglomerado francés Groupe Bull para la globalización de sus sistemas de cómputo para escritorio. Estas organizaciones experimentaron cambios en todos los niveles y, en cierto grado, en la mayoría de sus funciones internas, cambios que afectaron a su vez a sus proveedores y a los procesos de toma de decisiones de éstos. De este modo, el cambio constante le da a la administración una dimensión dinámica. El éxito de los administradores y sus compañías depende en gran medida del acierto con el que sean capaces de adaptarse al cambio.

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Tipos de Planeación Hellrigel, Den, Slocum W. John (1998). Administración. México: Planeta. pp. 159-163.

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Tipos de Planeación Hellrigel, Den, Slocum W. John (1998). Administración. México: Planeta. pp. 159-163 Tanto la planeación estratégica como la táctica se ocupan del desarrollo de cursos de acción, el aumento de la eficacia y la productividad y el aseguramiento de las utilidades. Existen muchos tipos de planeación, pero por lo pronto la dividiremos en dos categorías básicas: planeación estratégica y planeación táctica. Planeación estratégica planeación estratégica Proceso organizacional de desarrollo y análisis de la misión y la visión; de metas y tácticas generales y de asignación de recursos. La planeación estratégica es el proceso organizacional de desarrollo y análisis de la misión y la visión; de metas y tácticas generales, y de asignación de recursos. Al desarrollar planes estratégicos, los administradores deben adoptar un enfoque que abarque a toda la organización. El propósito general de la planeación estratégica es enfrentar eficazmente las 12 oportunidades y amenazas del entorno a partir de las fortalezas y debilidades de la organización. planeación de contingencias Condición de estar preparados ante la posibilidad de cambios bruscos e inesperados en el entorno (positivos y negativos), los cuales ejercen fuerte impacto en la organización y demanda una respuesta inmediata. En algunas organizaciones, como en Royal Dutch Shell, el proceso de planeación estratégica incluye una planeación de contingencias, o prepararse para cambios rápidos e inesperados en el entorno (positivos o negativos), los cuales ejercen impacto en la organización y para los que se requerirá de una respuesta ágil. Un plan de contingencias podría ser desarrollado para la respuesta a un desastre (sismo, inundación o incendio que destruya la mayor planta de producción de la compañía, por ejemplo) o el manejo de una crisis (una huelga en una planta de intensa actividad, por ejemplo). Un acontecimiento importante de carácter positivo podría ser cómo responder en caso de que la demanda de productos (bienes o servicios) rebase la capacidad de la empresa en un momento dado. Generalmente, en la planeación de contingencias se deben considerar no más de cinco hechos potencialmente decisivos; si se tomaran en cuenta más, el proceso podría resultar inmanejable. La planeación de contingencia obliga a los administradores a estar conscientes de diversas posibilidades y a pensar con la debida anticipación en las estrategias necesarias para responder a ellas. En pocas palabras, permite una adaptación ordenada y rápida, en contraste con lo que ocurre en el caso de reacciones desesperadas, a acontecimientos externos más allá del control directo de la organización.13 Ahora consideremos brevemente los principales aspectos que deben abordarse en la planeación estratégica: misión, visión, metas, estrategias y asignación de recursos. Misión y visión. Las definiciones y usos de los términos misión y visión no son uniformes. Básicamente, la misión es el propósito o razón de existir de una organización. En una declaración de misión se puede responder a preguntas básicas como 1) ¿cuál es nuestro ramo de actividad?, 2) ¿quiénes somos? y 3) ¿a qué nos dedicamos? 14

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En ella puede describirse a la organización en términos de las necesidades de los clientes a quienes se pretende satisfacer, los bienes o servicios que se ofrecen y los mercados que se persiguen en ese momento o se tiene previsto perseguir en el futuro. Las siguientes declaraciones ilustran cómo definen su misión cuatro organizaciones. misión

Propósito o razón de existir de una organización.

- Southwest Airlines: Consagración al servicio al cliente de la mayor calidad y su entrega con una sensación de calidez, amabilidad, orgullo personal y espíritu empresarial. Nos comprometemos a ofrecer a nuestros empleados un ambiente de trabajo estable con igualdad de oportunidades de aprendizaje y crecimiento personal. Alentamos la creatividad y la innovación a favor de la mayor eficacia de Southwest Airlines. Por encima de cualquier otra cosa, en la organización se tratará a todos los empleados con el mismo interés, respeto y atención con lo que se espera que ellos traten igual a cada uno de los clientes de Southwest.15 - AT&T: Dedicados a ser los mejores en el mundo, en hacer posible el contacto entre las personas –ofreciéndoles fácil acceso entre sí y a la información y servicios que desean y necesitan- en todo momento y lugar. 16 -Cupertino National Bancorp: Construir una empresa creciente y rentable mediante la prestación de servicios financieros a compañías comerciales y tecnológicas, agencias inmobiliarias, ejecutivos y profesionistas del mercado intermedio y emergentes y con posibilidades de crecimiento del área de la bahía [de San Francisco]. 17 - Reader’s Digest Association: La tradición de servicio y calidad permanece. Son ideas inmortales que guían nuestra misión: desarrollar, producir y comercializar convenientemente productos rentables de alta calidad que enriquezcan, informen, inspiren y entretengan a personas de todo el mundo. Nuestra compañía es hoy una editorial global de revistas, libros y colecciones de música y video y una de las comercializadoras de correo directo más importantes del mundo.18 Una declaración de misión sólo posee significado si sirve como una fuerza unificadora e impulsora para la conducción de la planeación estratégica y el logro de las metas a largo plazo de la organización. La declaración de misión debe estimular a los miembros de una organización a pensar y actuar estratégicamente, y no sólo una vez al año, sino todos los días. Algunas organizaciones desarrollan una declaración de visión aparte de su declaración de misión. Una visión expresa las aspiraciones y valores fundamentales de una organización, apelando por lo general a las emociones e inteligencia de sus miembros.19 Una declaración de visión dota de “espíritu” a las declaraciones de misión que carecen de él. Las siguientes declaraciones representan la visión de tres organizaciones. visión Aspiraciones y valores fundamentales de una organización, generalmente atractivas para las mentes y los corazones de sus miembros.

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- Southwest Airlines: Veneramos al CLIENTE. [ Esta compañía insiste en explotar el término cliente en todos los medios posibles: anuncios, folletos e incluso el informe anual.] 20 - AT&T: Nos proponemos destacar como los prestadores de servicios de comunicación e información que vuelven más productivas a las empresas y mejoran la vida personal de los individuos.21 - General Motors (GM): Nuestra visión es hacer de GM el líder mundial en productos y servicios de transporte. Sabremos que hemos hecho realidad nuestra visión cuando nuestros clientes de todos los segmentos del mercado en los que competimos sean los más satisfechos y entusiastas. 22 Metas. Las metas de una organización las constituyen todo aquello a lo que se compromete a lograr. Se les puede expresar tanto cualitativa como cuantitativamente (qué se desea lograr, en qué cantidad y cuándo). metas Aquello con lo que está comprometida una empresa; dirección hacia la que se encamina. Una de las metas cualitativas de Southwest Airlines es obtener utilidades por efecto de la expansión a cierta ciudad en un plazo de seis meses. Dos de sus metas cuantitativas son: 1) que todos los aviones sean cambiados de posición en menos de veinte minutos a partir de su llegada a la vía de acceso de un aeropuerto y 2) mantener los costos por milla de asiento disponible en al menos 0.01 dólares por debajo del competidor más cercano. 23 Entre las metas organizacionales de Reader’s Digest están: 1) “hacer crecer nuestras líneas de productos vigentes incrementando nuestra base de clientes en los países en los que realizamos operaciones, 2) desarrollar nuevos productos para su venta a nuestros clientes existentes y 24 3) expandir nuestras líneas de productos vigentes a nuevos países”. AT&T tiene entre sus metas empresariales elevar anualmente sus utilidades en al menos 10 por ciento. Estrategias. Los principales cursos de acción que sigue una organización para cumplir sus metas se llaman estrategias.25 estrategias metas.

Principales cursos de acción que sigue una organización para cumplir sus

A lo largo de este capítulo presentaremos nuevas estrategias generales y específicas de ciertas empresas. Southwest Airlines logra en parte su meta de cambiar vuelos en un plazo de veinte minutos tras el arribo de sus aviones a accesos de aeropuertos gracias a que, dispone de asistentes de vuelo encargados de limpiar las cabinas de las naves tan pronto como los pasajeros descienden de ellas, en lugar de tener que esperar a que lo haga una agencia de servicio bajo contrato o una cuadrilla de tierra, lo cual forma parte de su estrategia de intercapacitación. Como se recordará, en “Una mirada a fondo” al inicio de este capítulo se dijo que otras tres estrategias de Southwest son: un solo tipo de avión, vuelos entre pares de ciudades para evitar los costos representados por un eje y vuelos frecuentes entre pares de ciudades.

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Asignación de recursos. Al asignar recursos, una organización asigna dinero, personas, instalaciones y equipo, terrenos y otros recursos a varias funciones y tareas. Como parte del proceso de planeación estratégica, la asignación de recursos significa por lo general la distribución, mediante presupuestos, de recursos económicos para varios propósitos. 26 asignación de recursos presupuestos.

Distribución de dinero para varios usos por medio de

Cuando una organización da a conocer una reducción de gastos, lo que se propone es depender de menos recursos –principalmente humanos- para el cumplimiento de sus metas. Es común que las organizaciones implementen esta estrategia por medio de despidos, programas de retiro anticipado, la no ocupación de puestos vacantes, la reasignación de personal, etc. Por ejemplo, con el fin de reducir los recursos financieros que asigna a su personal. IMB disminuyó (recortó) su fuerza de trabajo de alrededor de 410 000 empleados en 1984 a unos 210 000 en 1995. 27 reducción de gastos Apoyo en menos recursos, principalmente humanos, para el cumplimiento de las metas de la organización. En respuesta a la aparición en 1994 de nuevos y difíciles competidores de Southwest Airlines (como Continental Lite), Herb Kelleher declaró que “seremos más agresivos”. 28 Por ejemplo, en 1995 esta compañía añadió a su flotilla 18 aviones más, dieciséis de ellos nuevos Boeing 737-300 y los dos restantes también Boeing 737, pero en arrendamiento. El plan original era adquirir solo doce aviones en 1995. Estas compras y arrendamientos representan una significativa asignación de recursos por parte de Southwest en beneficio de la conservación de su posición competitiva. Planeación táctica El proceso de toma de decisiones detalladas acerca de qué hacer, quién lo hará y cómo lo hará – con un horizonte de tiempo de normalmente de un año o menos- se llama planeación táctica. Junto con otros empleados, los administradores de mandos intermedios y los gerentes de primera línea suelen intervenir intensamente en la planeación táctica. El proceso incluye por lo general las siguientes tareas: planeación táctica Proceso de toma de decisiones detalladas sobre qué hacer, quién los hará y cómo, con un horizonte temporal de, normalmente, un año o menos. - selección de metas específicas y la manera de implementar en el plan estratégico de la organización, - decisión de los cursos de acción a seguir para lograr el mejoramiento de las operaciones vigentes y - elaboración de presupuestos para cada departamento, división y proyecto. Los jefes de departamentos y los empleados formulan planes tácticos para prever o enfrentar las acciones de los competidores, establecer relaciones de coordinación con los demás departamentos, así como con clientes y proveedores, e implementar los planes estratégicos. 32

La planeación táctica difiere de la planeación estratégica fundamentalmente en términos de marcos de tiempo más cortos y en cuanto al nivel de detalle, como se muestra en la tabla 5.1. Pero a pesar de las diferencias entre ambas, en un sistema de planeación correctamente diseñado tienden a estar íntimamente relacionadas entre sí. En el siguiente recuadro de “Los pequeños negocios a fondo” se explica la manera en la que una pequeña empresa de alimentos especiales establece una relación entre estrategias, tácticas y retroalimentación para permitir que sus empleados sepan qué tan bien están operando las estrategias. En ella se identifican también los vínculos necesarios entre la función de planeación y la de control. Tabla 5.1 Perfil general de la planeación estratégica y táctica DIMENSION

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

PLANEACIÓN TÁCTICA

Propósito

Garantizar la eficacia y crecimiento a largo plazo

Determinar los medios para su implementación en los planes estratégicos

Naturaleza de los temas abordados

Cómo sobrevivir y competir

Cómo cumplir metas específicas

Horizonte del tiempo

Largo plazo (generalmente dos años o más)

Corto plazo (generalmente un año o menos)

Qué tan frecuente se hace

De uno a tres años

Cada seis meses a un año

Condición en la que ocurre la toma de decisiones

Incertidumbre y riesgo

Riesgo bajo a moderado

Dónde se desarrollan principalmente los planes

De media a alta gerencia

Empleados, hasta mandos intermedios

Nivel de detalle

Bajo a moderado

Alto

Los pequeños negocios a fondo Rhino Foods Ted Castle, quien fuera entrenador de hockey en la Universidad de Vermont, se basa en un “juego” para dirigir su pastelería de productos especiales. Los empleados de Rhino Foods practican ese juego todos los días mientras preparan la crema pastelera sabor chocolate con la que abastecen a Ben & Jerry’s Ice Cream, así como los demás productos pasteleros que venden a distribuidores de provisiones para restaurantes. Castle infundió en los empleados de Rhino Foods una mentalidad de juego estratégico. La clave de su juego de estrategias es conocer al “enemigo”. Por ejemplo, uno de los conceptos estratégicos es “el enemigo son los egresos”. Castle llegó a la conclusión de que para poder aplicar este concepto estratégico era necesario dar a conocer a los empleados el contenido de los libros contables de la compañía. “Supongamos”, explica, “que mientras mi equipo juega un partido de fútbol de dos horas, yo me la paso todo el tiempo sentado frente a él con un libro en las manos, y que de pronto hago sonar el silbato y les digo a mis jugadores: ‘Se acabó, muchachos. Todos a casa’.” Sin embargo, 33

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también se dio cuenta de que, por sí mismos, un conjunto de números no les dirían gran cosa a los no conocedores. Por lo tanto, ideó un juego interno que comprende cuatro semanas de sesiones. Al centro de la sala de juego se coloca un tablero de resultados, el cual se actualiza todos los días. En realidad, este tablero de resultados es una versión abreviada del estado de pérdidas y ganancias de la compañía referente tanto al día en curso como a lo que va del año en curso hasta la fecha. Las tolerancias (metas generales) son claramente formuladas. Por ejemplo, una de las metas diarias de la compañía es obtener un seis por ciento de utilidades después de impuestos. Todo lo que exceda a esta cifra se distribuye entre los empleados en calidad de reparto de utilidades (estrategia). Todos los días se coloca en un lugar visible una escala general que representa la bonificación individual por distribuir al cabo de cada juego de cuatro semanas. La bonificación individual es una táctica utilizada para cumplir la meta del seis por ciento. Este juego constituye una combinación muy original de planeación estratégica. En primer lugar, todos los empleados entran en conocimiento de las metas de la compañía. En segundo, todos ellos son hechos responsables de la instrumentación de las estrategias. Finalmente, los empleados participan en las tácticas determinantes del éxito o fracaso. REFERENCIAS 12. Thompson, A. A., Jr. y Strickland, A.J. III. Strategic Management: Concepts and Cases, 7ª. Ed. Burr Ridge. I11, Irwin, 1995. 13. Bloom, M. J. y Menefee, M. K. “Scenario plannig and contingency plannig”, en Public Productivity and Management Review, 1994, 17, 223-231. 14. Egan, G. Adding Value: A Systematic Guide to Business-Driven Management and Leadership. San Francisco, Jossey-Bass, 1993. 15. Southwest Airlines 1993 Annual Report. Dallas, Southwest Airlines, 1994. 16. AT&T 1993 Annual Report. Nueva York, AT&T, 1994. 17. Cupertino National Bancorp 1993 Annual Report, Cupertino, Calif., Cupertino National Bancorp 1994. 18. Reader’s Digest Association Inc. 1993 Annual Report, Pleasantville, N.Y., Reader’s Digest Association, Inc., 1994. 19. Quigley, J. V. “Vision: How leaders develop it, share, and sustain it”, en Business Horizons, septiembre-octubre 1994, 37-41. 20. Teitelbaum, R. S. “Where service files right”, en Fortune, 24 de agosto de 1992, 115-116. 21. AT&T 1993 Anual Report. Nueva York, AT&T, 1994. 22. General Motors 1993 Annual Report. Detroit, General Motors Corporation, 1994. 34

23. Labich, K. “Is Herb Kelleher America’s best CEO?”, en Fortune, 2 de mayo de 1994, 4352. 24. Reader’s Digest Association Inc. 1993 Annual Report. Pleasantville, N.Y., Reader’s Digest Association, Inc., 1994. 25. Shivastava, P. Strategic Management: Concepts and Cases. Cincinnati, South-Western, 1994. 26. Shank, J. K. y Govindarajan, V. Strategic Cost Management: The New Tool for Competitive Advantage. Nueva York, Free Press, 1993. 27. Sherman, S. “Is he too cautions to save IBM?”, en Fortune, 3 de octubre de 1994, 78-90. 28. O’Brian, B. “Soutwest Air says it will add longer flights”, en Wall Street Journal, 5 de julio de 1994, A3, A6.

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El Presupuesto Del Río, Cristobal (1995). El Presupuesto. México: ECASA. pp. (I)4-(I)20.

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El Presupuesto Del Río, Cristobal (1995). El Presupuesto. México: ECASA. pp. (I)4-(I)20 I. ORÍGENES Y EVOLUCIÓN DE EL PRESUPUESTO Puede decirse que siempre ha existido en la mente de la humanidad la idea de presupuestar, lo demuestra el hecho de que los egipcios hacían estimaciones para pronosticar los resultados de sus cosechas de trigo, con objeto de prevenir los años de escasez, y que los romanos estimaban las posibilidades de pago de los pueblos conquistados, para exigirles el tributo correspondiente. Sin embargo, no fue sino hasta fines del siglo XVIII cuando “El Presupuesto” comenzó a utilizarse como ayuda en la Administración Pública, al someter el Ministro de Finanzas de Inglaterra a la consideración del Parlamento, sus planes de gastos para el período fiscal inmediato siguiente, incluyendo un resumen de gastos del año anterior, y un programa de impuestos y recomendaciones para su aplicación. Como complemento de lo expuesto se presenta el siguiente resumen, sobre los orígenes de El Presupuesto: II. ETIMOLOGÍA Y CONCEPTO DE PRESUPUESTO 1.

ETIMOLOGÍA

La palabra Presupuesto se compone de dos raíces latinas: PRE = que significa antes de, o delante de y

SUPONER SUPUESTO HECHO

latín

español

Facio Fictus Factum

Hacer Hecho, formado

Por lo tanto Presupuesto significa “antes de lo hecho.” Debido a que “El Presupuesto” representa hoy en día un instrumento importante para las empresas, el vocablo presupuestar se popularizó, pero a pesar de ello la Real Academia de la Lengua, durante muchos años no lo aceptó, y mantuvo el criterio de que debía de usarse el verbo presuponer, para indicar lo referente a la formación de un presupuesto; sin embargo, la décima novena edición del Diccionario académico, aparece incluido el verbo presupuestar; por lo que está bien dicho, por ejemplo: Resultados Presupuestados, por ser participio pasado. 2. CONCEPTO En términos generales, la palabra presupuesto adopta por la Economía Industrial, es: “La Técnica de planeación y Predeterminación de cifras sobre bases estadísticas y apreciaciones de hechos y fenómenos aleatorios”.

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Refiriéndose a “El Presupuesto” como herramienta de la Administración, se le puede conceptuar, como: “La estimación programada, en forma sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo, en un período determinado.” En suma, El Presupuesto “es un conjunto de pronósticos referentes a un período precisado.” III. OBJETIVOS DE EL PRESUPUESTO Los objetivos del Presupuesto son de Previsión, Planeación, Organización, Coordinación o Integración, Dirección y Control, es decir comprenden o están en todas las etapas del Proceso Administrativo, y no como todos los autores sobre la materia, que sólo los enmarcan en la Planeación y en el Control, pocos agregan la Dirección. Por lo que, como a continuación se aprecia, en la inicial estructura mencionada, primero se cita un concepto general de la etapa del Proceso Administrativo, para enseguida indicar el u Objetivos del Presupuesto en esa etapa: 1. PREVISIÓN Concepto: Disponer de lo conveniente para atender a tiempo las necesidades presumibles. Objetivo del Presupuesto: Tener anticipadamente todo lo necesario para la elaboración y ejecución del Presupuesto. 2. DE PLANEACIÓN Concepto: Camino a seguir, con unificación y sistematización de actividades, por medio de las cuales se establecen los objetivos de la Empresa y organización necesaria para alcanzarlos. El presupuesto en sí, es un plan esencialmente numérico que se anticipa a las operaciones que se pretenden llevar a cabo, pero desde luego que la obtención de resultados razonablemente correctos, dependerá de la información estadística que se posea en el momento de efectuar la estimación, ya que además de los datos históricos, es necesario enterarse de todo aquello que se procura realizar y que afecte de algún modo lo que se planea, para que con base en las experiencias anteriores, puedan proyectarse los posibles resultados a futuro. Entre los métodos más usuales para conseguirlo, está el de las tendencias y el de las correlaciones. Objetivo del Presupuesto: planificación unificada y sistematizada de las posibles acciones, en concordancia con objetivos.

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3. DE ORGANIZACIÓN Concepto: Estructuración técnica, de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles, y actividades de los elementos materiales y humanos de una entidad, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. Habiendo establecido los objetivos generales de la estructura de la organización, podrán precisarse los departamentales, que indicarán las características de las unidades, tales como: ventas, producción, compras, finanzas, personal, etc., de acuerdo con las necesidades específicas. El agrupamiento de actividades equivale a establecer en la Entidad divisiones y departamentos, mismos que dan lugar a elaborar tantos presupuestos como departamentos funcionales existan. La elaboración de los presupuestos particulares para cada departamento, permiten apreciar si cada uno de ellos realiza las funciones establecidas, utilizando en este caso al Presupuesto como elemento para modificar la estructura de la Entidad en caso necesario. Mediante el empleo de los presupuestos dentro de la Organización, a través de la coordinación o dirección que se tenga de los mismos, es como se logra el completo engranaje de sus funciones totales, por la interdependencia departamental que debe existir. Objetivo del Presupuesto: adecuada, precisa y funcional estructura de la Entidad. 4. DE COORDINACIÓN O INTEGRACIÓN Concepto: Desarrollo y mantenimiento armonioso de las actividades de la Entidad, con el fin de evitar situaciones de desequilibrio entre las diferentes secciones que integran su organización. La influencia coordinadora de los presupuestos constituye una ayuda muy valiosa para lograr este equilibrio, ya que para la elaboración del presupuesto de un departamento, es necesario basarse o auxiliarse en los otros, de tal manera que se va creando una cadena de dependencia entre ellos, engranando así todas las funciones de la Empresa. Objetivo del Presupuesto: Compaginación estrecha y coordinada de todas y cada una de las secciones para que cumplan con los objetivos de la Entidad. 5. DE DIRECCIÓN Concepto: Función ejecutiva para guiar o conducir e inspeccionar, o supervisar a los subordinados, de acuerdo con lo planeado. El presupuesto es una herramienta de enorme utilidad para la toma de decisiones, administración por excepciones, políticas a seguir, visión de conjunto, etcétera, es decir da lugar, El Presupuesto, a una buena dirección.

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Objetivo del Presupuesto: Ayuda enorme en las políticas a seguir, tomas de decisiones y visión de conjunto, así como auxilio correcto y con buenas bases para conducir y guiar a los subordinados. 6. DE CONTROL Concepto: Es la acción por medio de la cual se aprecia si los planes y objetivos se están cumpliendo. La acción controladora del presupuesto se establece al hacer la comparación entre éste y los resultados obtenidos, lo cual conduce a la determinación de las variaciones o desviaciones ocurridas; si bien, la simple determinación de las diferencias no es una solución, será necesario analizarlas con objeto de tomar las medidas convenientes para corregir las deficiencias existentes. Objetivo del Presupuesto: Comparación a tiempo entre lo presupuestado y los resultados habidos, dando lugar a diferencias analizables y estudiables, para hacer superaciones y correcciones. IV. REQUISITOS PARA UN BUEN PRESUPUESTO Hablar del éxito de un presupuesto no quiere decir necesariamente que los resultados logrados hayan sido idénticos a los pronosticados, sería suficiente el haber obtenido una mejoría en el grado de eficiencia y seguridad con que se condujo la entidad. Sin embargo, para que un presupuesto cumpla en forma adecuada con las funciones que de él se esperan, es indispensable basarlo en determinadas condiciones que obligatoriamente deben observarse en su estructuración, como son: 1. CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA Los presupuestos van siempre ligados al tipo de empresa, a sus objetivos, a su organización, y a sus necesidades; su contenido y forma varían de una entidad a otra, principalmente en el grado de análisis requerido, por lo cual es indispensable el conocimiento amplio de las empresas, objetivos y necesidades en que se hayan de aplicar. La preparación del presupuesto se basa en el principio de que todas las transacciones de la entidad están íntimamente relacionadas entre sí, de suerte que si una determinada parte del plan pudiera ser tomada como punto de partida, el resto del mismo podría ser establecido con un grado razonable de seguridad y certeza, permitiendo a la gerencia tomar decisiones adecuadas. Por ejemplo. si se pueden determinar las ventas con cierta exactitud, podría estimarse también el volumen de producción adecuado, lo que permitiría a la gerencia normar su criterio respecto a los límites del inventario que desee mantener. Todo eso no sería factible sin ese amplio conocimiento de la empresa en particular. 2. EXPOSICIÓN DEL PLAN O POLÍTICA El conocimiento del criterio de los directivos de la compañía, en cuanto al objetivo que se busca con la implantación del presupuesto, deberá exponer en forma clara y concreta por 42

medio de manuales o instructivos, cuyo propósito será, además de lo anterior, uniformar el trabajo y coordinar las funciones de las personas encargadas de la preparación y ejecución del presupuesto, definiendo las responsabilidades y los límites de autoridad en cada uno de ellos, así como evitar opiniones particulares o diversas. En dichos manuales se incluirá también información sobre los presupuestos que forman el sistema aprobado; el período que abarcará el presupuesto; el diseño de las formas específicas que hayan de usarse, con instrucciones sobre su manejo y contenido, y toda la información que se juzgue conveniente incluir para llenar las necesidades específicas de la empresa de que se trate. 3. COORDINACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL PLAN O POLÍTICA Debe existir un Director del Presupuesto que actuará como coordinador de todos los departamentos que intervienen en la ejecución del plan. La sincronización de las diferentes actividades se hará elaborando un calendario, en que se precisen las fechas en que cada departamento deberá tener disponible la información necesaria, para que las demás secciones puedan desarrollar sus estimaciones. De esta manera, será necesario también que toda la información obtenida y las estimaciones realizadas sean enviadas al Director del Presupuesto, centralizándose en él la programación de actividades; así las fechas del calendario estarán referidas al momento en que éste reciba o envíe algo. La responsabilidad de la preparación de El Presupuesto recae sobre él mismo, pero los funcionarios de los diversos departamentos tendrán la obligación de proporcionarle los informes y estudios necesarios para su elaboración. De ahí la necesidad de determinar el campo de acción de cada uno, su autoridad, responsabilidad, y jerarquía. 4. FIJACIÓN DEL PERÍODO PRESUPUESTAL Otro de los requisitos que deberán tomarse en cuenta para la integración del Control Presupuestal, es la fijación del lapso que comprenden las estimaciones. La determinación de este período opera en función de diversos factores, tales como: estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el período del proceso productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada, etc. Por ejemplo, a una empresa estable en sus operaciones, le será más fácil hacer sus presupuestos por períodos más largos que otra que no lo sea; las industrias de temporada, como la de juguetes, tendrán necesidad de almacenar existencias suficientes para la época de mayor consumo, etc. Otros factores que influyen en la fijación del período presupuestal, son las características propias del renglón; por ejemplo las “Inversiones a más de un año” y los financiamientos, pueden estimarse para lapsos mayores que las partidas de operación. Normalmente se hacen coincidir los períodos de las estimaciones con los de los resultados, para poder efectuar con mayor facilidad las comparaciones entre los mismos y hacer las correcciones necesarias. Se podría concluir, aconsejando no establecer el período del presupuesto largo en forma rigurosa, ya que éste suele variar constantemente según sea la estabilidad o inestabilidad de 43

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las operaciones que se realicen, la práctica más aceptable podría ser la de estimar las operaciones de la empresa en períodos de un año, dividiendo éste en trimestres, que a su vez se subdividirían en meses; posteriormente se irían elaborando estimaciones futuras por los mismos lapsos, tomando como base las experiencias adquiridas, con objeto de lograr el establecimiento de un presupuesto continuo. 5. DIRECCIÓN Y VIGILANCIA Una vez aprobado el plan, cada uno de los departamentos recibirá la delegación de elaborar los presupuestos que les correspondan, con las instrucciones o recomendaciones que ayudarán a los jefes a poner en práctica dichos planes. El siguiente paso será hacer un estudio minucioso de las diferencias que surjan de la comparación de los datos reales con los predeterminados, revisar periódicamente las estimaciones y, de ser necesario, modificarlas en función con la entidad a la que pertenecen, etc. Según puede apreciarse, un buen sistema de presupuestos requiere de un trabajo continuo y minucioso, estudio de las circunstancias que pudieran modificarlo; que la persona que haya de encargarse de él posea conocimientos y tiempo necesarios para vigilar tanto su cumplimiento como los posibles cambios; sólo así podrá “El Presupuesto” ser un verdadero instrumento de control para la Administración. 6. APOYO DIRECTIVO La voluntad en la implantación de “El Presupuesto” por parte de los directivos y su respaldo, es indispensable para su buena realización y desarrollo, lo cual da al Presupuesto un uso no solamente informativo, sino que lo convierte en un plan de acción operativa, y de patrón de medida con lo ejecutado. Resumiendo, se puede decir que “El Presupuesto” debe tener, cuando menos, los siguientes puntos primordiales. 1. Conocimiento de la entidad, pues es la base para hacer “El Presupuesto” con adecuación. 2. Una planificación general previa, que integra la determinación de políticas y objetivos futuros generales, a gran nivel. 3. La formación de programas, detallados, o analíticos, que conviertan los objetivos generales, en planes de operación. 4. La cuantificación, en términos monetarios en unidades de valor reconocido, de los planes operativos. 5. El control, o sea la realización de que los planes presupuestados se cumplan, o se superen, pero en todo caso con un análisis de las variaciones o desviaciones, conocimiento de sus causas, y sus posibles rectificaciones o ajustes a tiempo.

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V CARACTERÍSTICAS DEL PRESUPUESTO 1. DE FORMULACIÓN A) ADAPTACIÓN A LA EMPRESA La formulación de un presupuesto debe ir en función directa con las características de la empresa, debiendo adaptarse a las finalidades de la misma en todos y cada uno de sus aspectos; esto es, la adopción de un sistema de control presupuestario no puede hacerse siguiendo un patrón determinado, aplicable a todo tipo de empresas; además El Presupuesto no es sólo simple estimación, su implantación requiere del estudio minucioso, sobre bases científicas (en ciertos casos) de las operaciones pasadas de la compañía en que se desea implantar, del conocimiento de otras empresas similares a ella, y del pronóstico de las operaciones futuras, de acuerdo con la: B) PLANEACIÓN, COORDINACIÓN, Y CONTROL DE FUNCIONES Todos los actos en la vida, aún los más sencillos, antes de realizarse han estado basados en un plan; así por ejemplo, planea la familia sus vacaciones, el artista sus cuadros, el fabricante sus productos, etc.; quien haya de formular un presupuesto debe por lo tanto partir de un plan preconcebido, por otro lado, dicha planeación no resultaría eficaz si no se llevara a cabo formalmente, los planes no se realizan en el momento en que se presenta alguna situación favorable o desfavorable, no, deben tener una proyección futura y ser encaminados hacia un objetivo claramente definido; para lograrlo es imprescindible coordinar y controlar todas las funciones que conducen a alcanzar dicho objetivo. Entre los aspectos recomendables respecto a este inciso, para el mejor funcionamiento del presupuesto están: a) Seccionar en tantas partes “El Presupuesto”, como responsables en la función hayan en la entidad, con autoridad precisa e individual de los interesados en el control y cumplimiento de “El Presupuesto”, de tal forma, que cada área de responsabilidad deba ser controlada por un presupuesto específico. b) Los presupuestos deben operar dentro de un mecanismo contable, para que sean fácilmente comparables, con el fin de compararlos con lo operado, determinar, analizar las variaciones o desviaciones, y corregirlas en su caso. c) No dejar oportunidad a malas interpretaciones o discusiones. d) Elaborar los presupuestos en condiciones de poder ser alcanzables. 2. DE PRESENTACIÓN A) DE ACUERDO CON LAS NORMAS CONTABLES Y ECONÓMICAS Los presupuestos si se utilizan como herramienta de la Administración (Pública o Privada) tienen como requisito de presentación indispensable el ir de acuerdo con las Normas Contables y Económicas (período, mercado, oferta y demanda, ciclo económico, etc.) y de acuerdo con la estructuración contable. 45

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3. DE APLICACIÓN A) ELASTICIDAD Y CRITERIO Las constantes fluctuaciones del mercado y la fuerte presión a que actualmente se ven sometidas las empresas, debido a la competencia, obligan a los dirigentes a efectuar considerables cambios en sus planes, en plazos relativamente breves, de ahí que sea preciso que los presupuestos sean aplicados con elasticidad y criterio, debiendo éstos aceptar cambios en el mismo sentido en que varíen las ventas, la producción, las necesidades, el ciclo económico, etc. VI CLASIFICACIÓN DEL PRESUPUESTO Es común encontrar que existen distintos tipos o denominaciones del Presupuesto, en realidad estas diferentes formas de llamarlo, obedecen tan sólo a características particulares del mismo. A continuación se expone una clasificación de acuerdo con sus aspectos sobresalientes: 1. POR EL TIPO DE EMPRESA A) PÚBLICOS Son aquellos que realizan los Gobiernos, Estados, Empresas Descentralizadas, etc., para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias. B) PRIVADOS Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares como instrumento de su administración. 2. POR SU CONTENIDO A) PRINCIPALES Estos presupuestos son una especie de resumen, en el que se presentan los elementos medulares en todos los presupuestos de la empresa. B) AUXILIARES Son aquellos que muestran en forma analítica las operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que integran la organización de la empresa. 3. POR SU FORMA A) FLEXIBLES Estos presupuestos consideran anticipadamente las variaciones que pudiesen ocurrir y permiten cierta elasticidad por posibles cambios o fluctuaciones propias, lógicas, o necesarias.

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B) FIJOS Son los presupuestos que permanecen invariables durante la vigencia del período presupuestario. La razonable exactitud con que se han formulado, obliga a la Empresa a aplicarlos en forma inflexible a sus operaciones, tratando de apegarse lo mejor posible a su contenido. 4. POR SU DURACIÓN La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos dependerá del tipo de operaciones que realice la Empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a más tiempo corresponderá una menor precisión y análisis. Así pues, pueden haber presupuestos: A) CORTOS, los que abarcan un año o menos, y B) LARGOS, los que se formulan para más de un año. Ambos tipos de presupuestos son útiles; es importante para los directivos tener de antemano una perspectiva de los planes del negocio para un período suficientemente largo, y no se concibe ésta sin la formulación de presupuestos para períodos cortos, con programas detallados para el período inmediato siguiente. 5. POR LA TÉCNICA DE VALUACIÓN A) ESTIMADOS Son los presupuestos que se formulan sobre bases empíricas; sus cifras numéricas, por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan tan sólo la probabilidad más o menos razonable de que efectivamente suceda lo que se ha planeado. B) ESTANDAR Son aquellos que por ser formulados sobre bases científicas o casi científicas, eliminan en un porcentaje muy elevado las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a diferencia de las anteriores, representan los resultados que se deben obtener. 6. POR SU REFLEJO EN LOS ESTADOS FINANCIEROS A) DE POSICIÓN FINANCIERA Este tipo de presupuestos muestra la posición estática que tendría la empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo que se conoce como Posición Financiera (Balance General) Presupuestada. B) DE RESULTADOS Que muestran las posibles utilidades a obtener en un período futuro. C) DE COSTOS Se preparan tomando como base los principios establecidos en los pronósticos de ventas, y reflejan, a un período futuro, las erogaciones que se hayan de efectuar por concepto del Costo Total a cualquiera de sus partes. 47

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7. POR LAS FINALIDADES QUE PRETENDE A) DE PROMOCIÓN Se presentan en forma de Proyecto Financiero y de Expansión; para su elaboración es necesario estimar los ingresos y egresos que hayan de efectuarse en el período presupuestal. B) DE APLICACIÓN Normalmente se elaboran para solicitud de créditos. Constituyen pronósticos generales sobre la distribución de los recursos con que cuenta, o habrá de contar la Empresa. C) DE FUSIÓN Se emplean para determinar anticipadamente las operaciones que hayan de resultar de una conjunción de entidades. D) POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD Cuando se desea cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles en que se divide una compañía. E) POR PROGRAMAS Este tipo de presupuestos es preparado normalmente por dependencias gubernamentales, descentralizadas, patronatos, instituciones, etc. Sus cifras expresan el gasto, en relación con los objetivos que se persiguen, determinando el costo de las actividades concretas que cada dependencia debe realizar para llevar a cabo los programas a su cargo. F) BASE CERO Es aquel que se realiza sin tomar en consideración las experiencias habidas. Este presupuesto es útil ante la desmedida y continua elevación de los precios, exigencias de actualización, de cambio, y aumento continuo de los costos en todos los niveles, básicamente. Resulta ser muy costoso y con información extemporánea. 8. DE TRABAJO Es el presupuesto común utilizado por cualquier empresa; su desarrollo ocurre normalmente en las siguientes etapas puras: A) PREVISIÓN B) PLANEACIÓN C) FORMULACIÓN a) Presupuestos parciales Se elaboran en forma analítica, mostrando las operaciones estimadas por cada departamento de la empresa; con base en ellos, se desarrollan los: 48

b) Presupuestos Previos Son los que constituyen la fase anterior a la elaboración definitiva, sujetos a estudios y a: D) APROBACIÓN La formulación previa está sujeta a estudio, lo cual generalmente da lugar a ajustes de quienes afinan los presupuestos anteriores, para dar lugar al: E) PRESUPUESTO DEFINITIVO Es aquél que finalmente se va a ejercer, coordinar, y controlar en el período al cual se refiera. La experiencia obtenida con este tipo de presupuestos dará lugar a la elaboración de: F) PRESUPUESTOS MAESTROS O TIPO Con estos presupuestos se ahorra tiempo, dinero y esfuerzo, ya que sólo se hacen los que tengan variación sustancial.

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Control Presupuestal Del Río, Cristobal (1995). El Presupuesto. México: ECASA. pp. (II)3-(II)13.

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Control Presupuestal Del Río, Cristobal (1995). El Presupuesto. México: ECASA. pp. (II)3-(II)13 I. INTRODUCCIÓN El Control Presupuestal es un instrumento del que se valen las empresas para dirigir todas sus operaciones, lo anterior se logra a través de la comparación sistemática del conjunto de previsiones establecidas para cada uno de sus departamentos, con los datos históricos que refleja la Contabilidad durante el mismo período. Cuando se habla de Control Presupuestal, se está indicando la coordinación de las actividades de los diversos departamentos de la Organización, por medio de la estructuración de un plan, cuyas partes forman un conjunto coherente e indivisible, en el que la omisión de cualquiera de sus secciones afectaría el logro de los objetivos deseados. Se puede decir que el CONTROL PRESUPUESTAL tiene como reflejo el conjunto de presupuestos parciales, correspondientes a cada una de las diferentes actividades de una entidad. II. RESPONSABILIDAD, PREPARACIÓN, MANEJO Y ADMINISTRACIÓN La responsabilidad de la elaboración del Control Presupuestal se delega en una persona que habrá de fungir como Director del mismo. El Director del Presupuesto, deberá ser alguien que posea amplios conocimientos y experiencia sobre la empresa y en este tipo de trabajos, necesita estar compenetrado del sistema contable de la entidad, su organización, operaciones que practica, problemas en la administración, etc., por lo que normalmente se designa para dicho puesto a un Contador Público o a un Licenciado en Administración, quien puede ocupar el puesto de Contralor o de Director de Finanzas. Cabe aclarar, que aunque es el Director del Presupuesto sobre quien recae la responsabilidad de la elaboración del mismo, para cumplir su cometido necesita de la colaboración de todo el personal de la empresa, para lo cual es conveniente crear un Comité de Presupuestos, que puede estar compuesto por los ejecutivos que tengan bajo su cargo las principales funciones, como sigue: Director o Gerente General. Políticas generales (cambios de diseños y productos, mercados, tendencias administrativas, etc.) proyección a futuro. Director de Finanzas o Contralor. Aspectos financieros y de control (presupuesto financiero, que incluye el de caja, cuentas por cobrar y por pagar, gastos generales, nóminas, etc.) estadística, costos, impuestos, sistemas y procedimientos (organización), relaciones con auditorías interna y externa, análisis de operaciones futuras y presentes, estudios económicos, protección de los Derechos (activos), y Obligaciones (con los acreedores y con los accionistas); análisis, interpretación, evaluación, deliberación e información oportuna sobre todo lo anterior, interna y externamente sólo lo conducente. Como se aprecia, El Contralor es un funcionario muy competente, ¡he ahí su jerarquía! 53

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Cuando El Contralor es igualmente El Director de Finanzas, tiene también las funciones siguientes: obtención de capital, relaciones con inversionistas, captación de financiamiento, banca y custodias, crédito y cobranza, e inversiones, básicamente. Gerente de Ventas y Mercadotecnia. Ventas, publicidad, propaganda, expansión del mercado, colocación de nuevos productos, etc. Gerente de Producción o Superintendente. Control de almacén de materiales, de producción, mantenimiento, etc. Además el Comité de Presupuestos puede incluir jefes de importancia como el de Personal y el de Compras. Una vez que se ha hecho notar a los funcionarios la importancia y ventajas que pueden obtenerse con la adopción del presupuesto, se podrá delegar la responsabilidad de la elaboración de los presupuestos parciales, en los diferentes jefes de departamento. A estos últimos, se les exigirá la obtención de cálculos periódicos en forma de cédulas, de las operaciones, y la responsabilidad necesaria derivada de los planes previamente aceptados. El Contralor tiene múltiples funciones, pero como director del presupuesto, las principales son: A) B) C) D) E) F) G) H)

Analizar y estudiar las variaciones o desviaciones, e investigar sus causas. Formular el presupuesto general, así como preparar estados proforma y presupuestados. Coordinar y supervisar los presupuestos parciales. Aprobar el diseño de las formas que se utilizarán. Elaborar manuales o instructivos claros, precisos y suficientemente amplios. Pulsar continuamente lo presupuestado con lo realizado, hacer las correcciones pertinentes, y a tiempo. Informar oportunamente a sus superiores y al Comité de Presupuestos. Centrar sobre él las aclaraciones o soluciones importantes presupuestales.

Las funciones sobresalientes del Comité son: A) B) C)

Examinar, aprobar, y ajustar las estimaciones de gastos departamentales. Aprobar o ajustar los presupuestos generales y parciales. Presentar los presupuestos a autorización del Gerente General y éste al Consejo de Administración.

1. DURACIÓN Es importante precisar el período de duración del presupuesto, regularmente los presupuestos abarcan más de uno o dos ejercicios sociales (12 ó 24 meses) por la imposibilidad de prever más delante de estos lapsos, pero fraccionándolos en estimaciones mensuales, trimestrales, o semestrales.

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Aunque también es conveniente elaborar presupuestos a cinco y diez años que permiten formarse una idea general de las proyecciones y tenencias de la empresa. 2. MECÁNICA Una vez que se ha establecido el período presupuestario, la selección del personal que deberá trabajar en la elaboración del presupuesto y el estudio para su conexión con el sistema contable, se puede comenzar con un boletín dirigido a todos los componentes de la organización, en el que se comuniquen las perspectivas y objetivos de la empresa, conteniendo un mensaje optimista y atractivo sobre las ventajas que se derivarán para todos, lo cual deberá promover entusiasmo y buena voluntad en el personal para la tarea que se inicia, y en la que cada uno tendrá un papel importante que desempeñar. Deberá existir sincronización y coordinación en todos aspectos, si se quiere trabajar eficientemente, por lo que es preciso fijar las fechas en que la información deba estar disponible para cada uno de los demás departamentos. Un auxiliar valioso para el control de las actividades es la implantación de un sistema de redes de actividades (Camino Crítico) para determinar los puntos críticos en que se requiere la atención del coordinador, tanto de la elaboración del presupuesto, como de su ejecución. 3. FASES Todo estudio sistemático requiere de un orden o encauzamiento en su desarrollo, respecto al control del Sistema Presupuestal, las etapas son: -

PREVISIÓN PLANEACIÓN FORMULACIÓN APROBACIÓN EJECUCIÓN Y COORDINACIÓN CONTROL EVALUACIÓN

A) PREVISIÓN: Apreciar y tener anticipadamente todo lo necesario para el cumplimiento expedito de las fases del Control Presupuestal. B) PLANEACIÓN: Todo acto debe ser planeado, y en el caso de los presupuestos, con mayor razón, toda vez que resulta ser inherente; uno de los primeros pasos a dar es elegir la persona o personas (Director o Comité, generalmente existen ambos) que se harán cargo de todo el sistema presupuestario, desde su planeación. La fase de planeación comprende múltiples aspectos: recopilación de datos, su estudio cuidadoso, su ordenamiento o integración, cuestión en la cual intervienen distintos departamentos o funcionarios. C) FORMULACIÓN: Esta fase integra la elaboración de los presupuestos parciales, que se hacen en forma analítica de cada departamento del organismo, y la realización de los presupuestos globales o sumarios previos, puesto que están sujetos a ajustes, pero con la visión completa, general del presupuesto. 55

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D) APROBACIÓN: Es la Dirección General o Gerencial de la entidad, después del Comité, quien sanciona los presupuestos hasta el resultante del paso anterior, simultáneamente son verificados por los jefes de departamento, y otros funcionarios que se hagan responsables de llevarlos a cabo, después de las discusiones y modificaciones pertinentes. Esta aceptación tiene por objeto lograr el apoyo y la cooperación consciente de todo el personal, así como su afinación, y ajuste, dando lugar al presupuesto definitivo a ejercer. E) EJECUCIÓN Y COORDINACIÓN: El trabajo de llevar a efecto los presupuestos, es de todo el personal, desde los obreros, bajo las órdenes de su jefe, hasta los funcionarios de la más alta jerarquía; por lo que es necesario formular manuales específicos de labores coordinadas de procedimientos, y de métodos, de la misma forma como se hace para la instalación de cualquier sistema administrativo. La obra de ordenar metódicamente las metas departamentales, y compaginar las actividades, es una atribución que se delegará de los más altos niveles a los de mediana jerarquía. F) CONTROL: Corresponde a la serie de funciones encaminadas a la observancia y vigilancia del ejercicio del presupuesto. El objetivo de controlar el desarrollo del presupuesto, es localizar actitudes perjudiciales en el momento en que aparecen, para evitar que ocasionen momentos críticos o de mayor importancia negativa. El control del presupuesto se hace, básicamente, partiendo del sistema presupuestado, registrando lo realizado, y por comparación, determinar las variaciones o desviaciones, mismas que se estudian y analizan, para dar lugar a acciones correctivas y superaciones. Debe haber un análisis y estudio de las variaciones o desviaciones, de tal forma, que den lugar a lo siguiente: -

Localizar. Celebrar pláticas con el concurso de los supervisores y funcionarios de dicha área. Analizar la situación del trabajo, la secuencia, la coordinación de actividades, y la efectividad de la supervisión. Observar directamente el trabajo del departamento afectado. Entablar pláticas con el funcionario en línea. Nombrar personal para el estudio del problema específico, y llevar a cabo prácticas especiales de Auditoría Interna. Formular reportes en los que colaboren tanto el personal involucrado, como quienes estudian directamente el problema. Investigando y delimitando el problema y sus causas, emitir un informe en el que se mencionen éstas, y la forma en que se obtuvieron.

Por lo que es necesario, no sólo determinar la variación, sino analizarla y localizar sus causas, con objeto de decidir cuáles serán las medidas que habrán de seguirse para eliminar la deficiencia; cuando así sea, habrá de agudizarse el control, y quizá modificarse el presupuesto, etc., siempre en vía de superación. 56

G) EVALUACIÓN: Con base en los resultados obtenidos y sus costos, se hace la evaluación, mediante la comparación, el análisis, revisión e interpretación de ellos, para formular un juicio y determinar si se está procediendo correctamente, o de lo contrario tomar las decisiones necesarias. Los juicios servirán de plataforma a los directivos para la toma de decisiones y para la obtención de mayor eficiencia, así como para un costo óptimo. 4. MANUAL El Manual del Control Presupuestal tiene mucha similitud con los manuales o instructivos de contabilidad, organización, etc., cuya finalidad es presentar en forma escrita las políticas, operaciones, etc., de la empresa, así como definir responsabilidades y límites de autoridad de las personas que intervendrán en el Control Presupuestal. Para poder lograr esto, es necesario que exista uniformidad, con el objeto de coordinar las actividades de las personas encargadas de la preparación y ejecución de los presupuestos. Dicho manual debe contener en forma detallada: A) B) C) D) E) F) G) H) I) J)

Las bases, propósitos y funcionamiento del sistema de presupuestos así como la responsabilidad asignada a cada jefe de departamento. El período que abarcará el presupuesto. La organización necesaria para su administración. Los procedimientos para formular los presupuestos. El instructivo para el manejo de las formas necesarias para su control, así como el establecimiento de los informes del presupuesto. Gráficas adecuadas a cada nivel, mostrando los presupuestos que se van a elaborar. Obligaciones del Director del Presupuesto y relaciones con los diferentes ejecutivos. Procedimiento a seguir para la elaboración y revisión de las estimaciones. Procedimientos a seguir para la aprobación y Obligaciones de todos y cada uno.

La elaboración de un manual ofrece numerosas ventajas, ya que por medio de él se entera al personal de los propósitos y resultados que se esperan obtener, define las autoridades y funciones, delimita responsabilidades de las personas que formularán y ejecutarán los presupuestos, se logra una uniformidad en el manejo del mismo, y facilita la supervisión. Sin embargo cabe señalar que un sistema de control presupuestal puede llevarse a cabo con o sin el manual, sobre todo en aquellas empresas pequeñas. No obstante, las ventajas de contar con un manual del presupuesto, compensan el trabajo que se requiere para elaborarlo, principalmente en las grandes compañías en donde se tienen diversas unidades bajo una propiedad común. En estos casos el manual se hace indispensable para que cada unidad prepare uniformemente sus estimaciones, simplificando con ello la consolidación de los presupuestos y la proyección para presupuestos maestros. III. PRESUPUESTOS DE INGRESOS El cómputo anticipado de los ingresos, es el primer paso en la implantación de todo programa presupuestal, en los organismos privados, ya que este renglón es el que proporciona los medios para poder llevar a cabo las operaciones de la negociación. El Presupuesto de Ingresos está formado por los siguientes presupuestos: 57

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-

Presupuesto de Ventas Presupuesto de Otros Ingresos

A continuación se examina con más detalle cada uno de ellos, en el entendido de que por cada artículo, o cada línea, debe hacerse un trabajo de presupuesto como los que en seguida se indican: 1. PRESUPUESTO DE VENTAS Antiguamente las ventas estaban consideradas y supeditadas a la habilidad y viveza de los vendedores, pero en la actualidad, con motivo de técnicas científicas aplicadas en la administración, como lo es en este caso la enorme gama integral de la mercadotecnia; ha desaparecido ese aspecto aleatorio, para dar lugar a especulaciones con más o menos precisión en los resultados; tan es así, que para poder determinar el Presupuesto de Ventas, se han encontrado en nuestros días, procedimientos diversos que sirven para prever casi en forma acertada las ventas, obtenidas por la experiencia lograda a través de los años, por la aplicación de técnicas de administración científica, y por las situaciones generales y particulares, que ayudan a la predeterminación de las mismas, como puede ser el “Lote Económico”; todos ellos son factores de diversos caracteres que marcan los procedimientos para el logro del Presupuesto de Ventas; dichos factores son: -

Específicos de ventas. De fuerzas económicas generales, y De influencias administrativas

A) FACTORES ESPECÍFICOS DE VENTAS Se clasifican a su vez en: a) De Ajuste. Se refiere a aquellos factores por causas fortuitas o de fuerza mayor, accidentales, no consuetudinarios, que influyen en la predeterminación de las ventas. Estos pueden ser: -

De efecto perjudicial. De efecto saludable.

Los primeros, son aquellos que afectaron en decremento las ventas del período anterior, y que obviamente deberán de tomarse en cuenta para el presupuesto de los ingresos del ejercicio siguiente. Como ejemplo de estos factores, se pueden citar los siguientes: una huelga, un incendio, un paro, una inundación, un rayo, etc. Como lo anterior sucedió circunstancialmente, resulta conveniente apreciar qué acontecería si no se hubiera presentado. Los segundos, son aquellos que afectaron en beneficio a las ventas del período anterior, y que posiblemente no vuelvan a ocurrir, como ejemplos se pueden citar los siguientes: productos que no tuvieron competencia, contra especiales de venta, situación o relaciones políticas, etc.

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b) De Cambio. Se refieren a aquellas modificaciones que van a efectuarse, y que desde luego influirán en las ventas, tales como: -

Cambio de material, de productos, de presentación, rediseños, etc. Cambio de producción, adaptaciones de programas de producción, mejorando las instalaciones de la empresa, etc. Cambio de mercados, tendiendo éstos como finalidad el estudio de la variación de moda, de actividad económica, el desplazamiento de industrias, etc. Cambio de los métodos de venta, se logra, mejorando los precios, los servicios, la publicidad, o aplicando mejores sistemas de distribución en los renglones referentes a las comisiones y compensaciones.

c) Corrientes de Crecimiento. Estos factores se refieren a la superación en las ventas, tomando en cuenta el desarrollo o expansión efectuados por la propia industria, como lo es en forma importante también el crédito mercantil, independientemente de otras ramas productivas con las que lógicamente se tendrá igualmente un incremento en las ventas. B) FUERZAS ECONÓMICAS GENERALES Representan una serie de factores externos que influyen en las ventas; estos factores son un estado de situaciones, y no algo preciso, de los cuales se habla en términos cualitativos, surgiendo el problema cuando se hace referencia a términos cuantitativos. Para determinar este factor, se deben obtener datos proporcionados por instituciones de crédito, dependencias gubernamentales y organismos particulares, que preparan índices de las fuerzas económicas generales, aportando datos tales como: precios, producción, ocupación, poder adquisitivo de la moneda, finanzas, informes sobre la banca y crédito, ingreso y producción nacional, ingreso per-cápita, por ocupación, por clase, por zona, etc. Con base en los datos anteriores, es posible conocer la tendencia en el ciclo económico y el movimiento que pueda darse a la empresa, así como políticas a seguir para su desarrollo. C) INFLUENCIAS ADMINISTRATIVAS A diferencia del anterior, el presente factor es de carácter interno de la Entidad Económica; refiriéndose a las decisiones que deben tomar los dirigentes de dicha Entidad, después de considerar los factores específicos de ventas y las fuerzas económicas generales, y que desde luego repercuten en forma directa en el presupuesto de ventas por formular. Las decisiones de referencia, están a cargo de los directores, pudiendo optar el empresario por: cambiar la naturaleza o tipo del producto, estudiar la nueva política de mercados, aplicar otra política de publicidad, variar la política de producción, de precios, etc.

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Nociones Preliminares de Contabilidad Lara Flores, Elías (1996). Primer Curso de Contabilidad. México: Trillas. pp. 9-66.

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Nociones Preliminares de Contabilidad Lara Flores, Elías (1996). Primer Curso de Contabilidad. México: Trillas. pp. 9-66 1. LA CONTABILIDAD, EL CONTADOR Y ASPECTOS LEGALES Contabilidad. Es la disciplina que enseña las normas y los procedimientos para ordenar, analizar y registrar las operaciones practicadas por las unidades económicas constituidas por un solo individuo o bajo la forma de sociedades civiles o mercantiles (bancos, industrias, comercios, e instituciones de beneficencia, etc.). Fines fundamentales de la Contabilidad. Los propósitos fundamentales de la Contabilidad son los siguientes: 1. Establecer un control riguroso sobre cada uno de los recursos y las obligaciones del negocio. 2. Registrar, en forma clara y precisa, todas las operaciones efectuadas por la empresa durante el ejercicio fiscal. 3. Proporcionar, en cualquier momento, una imagen clara y verídica de la situación financiera que guarda el negocio. 4. Prever con bastante anticipación el futuro de la empresa. 5. Servir como comprobante y fuente de información, ante terceras personas, de todos aquellos actos de carácter jurídico en que la contabilidad puede tener fuerza probatoria conforme a lo establecido por la ley. El contador. Toda empresa o entidad requiere para su buen funcionamiento de los servicios del contador, por ser éste la persona capaz de estructurar el sistema de procesamiento de operaciones más adecuado que proporcione la información financiera confiable para tomar a tiempo las decisiones más acertadas. Servicios que presta el contador. El contador es el profesional que proporciona las técnicas más apropiadas para la mejor administración de la empresa; los principales servicios que presta para aportar dichas técnicas son los siguientes: 1. Implantar el sistema contable más conveniente para la empresa. 2. Establecer el procedimiento óptimo de registro de operaciones efectuadas por la empresa (manual, mecánico o electrónico). 3. Verificar la exactitud de las operaciones registradas en libros y registros auxiliares. 4. Vigilar el cabal cumplimiento de las obligaciones fiscales. 5. Elaborar, analizar e interpretar los estados financieros. 6. Proporcionar a la dirección información confiable y oportuna para la toma de decisiones en el curso diario. La obligación legal de llevar contabilidad En la mayoría de los países las leyes y reglamentos que fijan la obligación de llevar contabilidad sufren modificaciones y adiciones conforme van surgiendo cambios económicos, políticos, sociales y culturales. Por ello es conveniente consultar las leyes y reglamentos que contengan disposiciones actualizadas. En México, las principales disposiciones de estas leyes y sus reglamentos, vigentes al 1° de enero de 1993, son las siguientes:

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CÓDIGO DE COMERCIO CAPÍTULO III DE LA CONTABILIDAD MERCANTIL Art. 33. El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema podrá llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio, pero en todo caso deberá satisfacer los siguientes requisitos mínimos: a) Permitirá identificar las operaciones individuales y sus características, así como conectar dichas operaciones individuales con los documentos comprobatorios originales de las mismas. b) Permitirá seguir la huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones que den como resultado las cifras finales de las cuentas y viceversa. c) Permitirá la preparación de los estados que se incluyan en la información financiera del negocio. d) Permitirá conectar y seguir la huella entre las cifras de dichos estados, la acumulación de las cuentas y las operaciones individuales. e) Incluirá los sistemas de control y verificación internos necesarios para impedir la omisión del registro de operaciones, para asegurar la corrección del registro contable y para asegurar la corrección de las cifras resultantes. Art. 34. Cualquiera que sea el sistema de registro que se emplee, se deberán llevar debidamente encuadernados, empastados y foliados el libro mayor y, en el caso de las personas morales, el libro o los libros de actas. La encuadernación de estos libros podrá hacerse aposteriori, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio; sin perjuicio de los requisitos especiales que establezcan las leyes y reglamentos fiscales para los registros y documentos que tengan relación con las obligaciones fiscales del comerciante. Art. 35. En el libro mayor se deberán anotar, como mínimo y por lo menos una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de la contabilidad, su saldo final del periodo de registro inmediato anterior, el total de movimiento de cargo o crédito a cada cuenta en el periodo y su saldo final. Podrán llevarse mayores particulares por oficinas, segmentos de actividad o cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberá existir un mayor general en el que se concentren todas las operaciones de la entidad. Art. 36. En el libro o los libros de actas se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas o juntas de socios, y en su caso, los consejos de administración. Art. 37. Todos los registros a que se refiere este capítulo deberán llevarse en castellano, aunque el comerciante sea extranjero. En caso de no cumplirse este requisito el comerciante incurrirá en una multa no menos de 25,000.00 pesos, no excederá del cinco por ciento de su capital y las autoridades correspondientes podrán ordenar que se haga la traducción al castellano por medio de un perito traductor debidamente reconocido siendo por cuenta del comerciante todos los costos originados por dicha traducción. Art. 38. El comerciante deberá conservar debidamente archivados, los comprobantes

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originales de sus operaciones, de tal manera que puedan relacionarse con dichas operaciones y con el registro que de ellas se haga y deberá conservarlos por un plazo mínimo de diez años. LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA TÍTULO II CAPÍTULO V DE LAS OBLIGACIONES DE LAS PERSONAS MORALES Art.. 58. Fracc. I. Llevar la contabilidad de conformidad con el Código Fiscal de la Federación, su Reglamento y el Reglamento de esta Ley y efectuar los registros en la misma. Cuando se realicen operaciones en moneda extranjera, deberán registrarse al tipo de cambio aplicable en la fecha en que se concierten. Art. 58. Fracc. II. Expedir comprobantes por las actividades que realicen y conservar una copia de los mismos a disposición de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN TÍTULO II DE LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS CONTRIBUYENTES CAPÍTULO ÚNICO Art. 28. Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, deberán observar las siguientes reglas: I. Llevarán los sistemas y registros contables que señale el reglamento de este Código, los que deberán reunir los requisitos que establezca dicho reglamento. II. Los asientos en la contabilidad serán analíticos y deberán efectuarse dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se realicen las actividades respectivas. III. Llevarán la contabilidad en su domicilio. Dicha contabilidad podrá llevarse en lugar distinto cuando se cumplan los requisitos que señale el reglamento de este Código. CONCEPTOS QUE INTEGRAN LA CONTABILIDAD Quedan incluidos en la contabilidad los registros y cuentas especiales a que obliguen las disposiciones fiscales, los que lleven los contribuyentes aun cuando no sean obligatorios y los libros y registros sociales a que obliguen otras leyes. REFERENCIAS DEL CÓDIGO A LA CONTABILIDAD En los casos en que las demás disposiciones de este Código hagan referencia a la contabilidad, se entenderá que la misma se integra por los sistemas y registros contables a que se refiere la fracción de este artículo I, por los registros, cuentas especiales, libros y registros sociales señalados en el párrafo precedente, por las máquinas registradoras de comprobación fiscal y sus registros, así como la documentación comprobatoria de los asientos respectivos y los comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales. REGLAMENTO DEL CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN SECCIÓN TERCERA DE LA CONTABILIDAD 65

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Art. 26. Los sistemas y registros contables a que se refiere la fracción I del artículo 28 del Código, deberán llevarse por los contribuyentes mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor convenga a las características particulares de su actividad, pero en todo caso deberán satisfacer como mínimo los siguientes requisitos: I. Identificar cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con la documentación comprobatoria, de tal forma que aquéllos puedan identificarse con las distintas contribuciones y tasas, incluyendo las actividades liberadas de pago por la ley. II. Identificar las inversiones realizadas relacionándolas con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda precisarse la fecha de adquisición del bien o de efectuada la inversión, su descripción, el monto original de la inversión y el importe de la deducción anual. III. Relacionar cada operación, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas. IV. Formular los estados de posición financiera. V. Relacionar los estados de posición financiera con las cuentas de cada operación. VI. Asegurar el registro total de operaciones, actos o actividades y garantizar que se asienten correctamente, mediante los sistemas de control y verificación internos necesarios. VII. Identificar las contribuciones que se deben cancelar o devolver, en virtud de devoluciones que se reciban y descuentos o bonificaciones que se otorguen conforme a las disposiciones fiscales. VIII. Comprobar el cumplimiento de los requisitos relativos al otorgamiento de estímulos fiscales. Lo dispuesto en este artículo es sin perjuicio de que los contribuyentes lleven además los registros a que les obliguen las disposiciones fiscales y utilicen, en su caso, las máquinas registradoras de comprobación fiscal a que hace mención el último párrafo del artículo 28 del Código. Art. 27. Los contribuyentes, para cumplir lo dispuesto en el artículo anterior, podrán usar indistintamente los sistemas de registro manual, mecanizado o electrónico, siempre que se cumpla con los requisitos que para cada caso se establecen en este reglamento. Los contribuyentes podrán llevar su contabilidad combinando los sistemas de registro a que se refiere este reglamento. Cuando se adopte el sistema de registro manual o mecánico, el contribuyente deberá llevar cuando menos el libro diario y el mayor, tratándose del sistema de registro electrónico llevará como mínimo el libro mayor. Este artículo no libera a los contribuyentes de la obligación de llevar los libros que establezcan las leyes u otros reglamentos. Art. 28. Los contribuyentes que adopten el sistema de registro manual, deberán llevar sus libros de diario, mayor y los que estén obligados a llevar por otras disposiciones fiscales, debidamente encuadernados, empastados y foliados. Cuando el contribuyente adopte los sistemas de registro mecánico o electrónico, las hojas que se destinen a formar los libros diario y/o mayor, podrán encuadernarse, empastarse y foliarse consecutivamente, dicha encuadernación podrá hacerse dentro de los tres meses 66

siguientes al cierre del ejercicio, debiendo contener dichos libros el nombre, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyentes. Los contribuyentes podrán optar por grabar dicha información en discos ópticos o en cualquier otro medio que autorice la Secretaría mediante reglas de carácter general. Art. 29. En el libro diario, el contribuyente deberá anotar en forma descriptiva todas sus operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que estas se efectúen, indicando el movimiento de cargo o crédito que a cada una corresponda. En el libro mayor deberán anotarse los nombres de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o crédito a cada cuenta en el periodo y su saldo final. Podrán llevarse los libros diario y mayores, particulares, por establecimientos o dependencias, tipos de actividad o cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberá existir el libro diario y el mayor general en que se concentren todas las operaciones del contribuyentes. LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO CAPÍTULO VII DE LAS OBLIGACIONES DE LOS CONTRIBUYENTES Art. 32. Frac. I. Llevar contabilidad de conformidad con el Código Fiscal de la Federación, su Reglamento y el Reglamento de esta Ley y efectuar conforme a este último la separación de los actos o actividades de las operaciones por las que deba pagarse el impuesto por las distintas tasas, de aquellos por los cuales esta Ley libera de pago. REGLAMENTO DE LA LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO CAPÍTULO VII DE LAS OBLIGACIONES DE LOS CONTRIBUYENTES Art. 46. Para los efectos del artículo 32, fracción I de la Ley, los contribuyentes del impuesto al valor agregado llevarán su contabilidad en los términos del Código Fiscal de la Federación y su Reglamento. 2. CAPITAL, ACTIVO Y PASIVO ACEPCIONES Y DEFINICIONES La palabra capital, aunque tiene varios significados, por lo general se refiere al dinero o a los bienes, expresados en dinero, que posee una persona. Por ejemplo, el señor José Gómez es propietario de un terreno con valor de $ 300 000.00 y de un edificio de $ 600 000.00; por tanto su Capital es de $ 900 000.00. Para poder tener un concepto claro del verdadero significado que el Capital tiene en el estudio de la contabilidad, a continuación explicamos lo que se entiende por Capital en los tres aspectos que por sí mismo puede presentar o sea, el Capital económico, el Capital financiero y el Capital contable. Capital económico. El Capital económico es uno de los factores de la producción y está representado por el conjunto de bienes necesarios para producir riqueza; por ejemplo, en el 67

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caso de un carpintero, sus herramientas de trabajo constituyen su Capital, porque sin ellas no puede hacer productivo su trabajo; en el caso de un agricultor, su maquinaria y demás implementos forman su Capital, por ser indispensables para labrar la tierra, etc. Capital financiero. Es el dinero que se invierte para que produzca una renta o un interés; por ejemplo, cuando un inversionista adquiere acciones de determinada empresa para obtener utilidades, el valor de sus acciones constituye su Capital, porque sin ellas no puede percibir dividendos; o el dinero que invierten las instituciones bancarias en las prestaciones que otorgan a sus clientes, dinero por el cual cobran un interés, etc. Capital Contable. Es la diferencia aritmética entre el valor de todas las propiedades de la empresa y el total de sus deudas; por ejemplo, si una entidad tiene en efectivo, mercancías, mobiliario y terrenos en total de $ 500 000.00, y documentos por pagar por valor de $ 100 000.00, su Capital contable es de $ 400 000.00. En contabilidad se emplean términos especiales de carácter técnico para indicar con ellos conceptos, cosas o hechos, como los que a continuación se indican: Activo. El Activo representa todos los bienes y derechos que son propiedad de la empresa. Pasivo. El Pasivo representa todas las deudas y obligaciones a cargo de la empresa. Capital contable, Capital líquido o Capital neto. El Capital contable es la diferencia aritmética entre el Activo y el Pasivo; ejemplo: Activo Pasivo Capital contable

$ 500 000.00 100 000.00 $ 400 000.00

Capital contable positivo. El Capital contable es positivo cuando el valor del activo es mayor que el monto del Pasivo. 3. DENOMINACIÓN Y MOVIMIENTO DE LAS PRINCIPALES CUENTAS DE ACTIVO Y PASIVO DENOMINACIÓN Y MOVIMIENTO Para entender mejor la clasificación en Activo y Pasivo es necesario conocer los términos especiales con que en contabilidad denominamos los valores que constituyen las propiedades y las obligaciones del comerciante. A continuación se especifican las principales cuentas de activo. PRINCIPALES CUENTAS DEL ACTIVO Caja. Representa el dinero en efectivo, o sea, billetes de banco, monedas, cheques y pagarés de tarjetas de crédito (vauchers) recibidos, giros bancarios, postales y telegráficos, etcétera. Ahora bien la cuenta de Caja aumenta cuando se recibe dinero en efectivo y disminuye cuando se paga en efectivo. Caja es cuenta del Activo; porque representa el dinero efectivo propiedad del comerciante.* 68

Bancos. Por bancos entendemos el valor de los depósitos a favor del negocio, hechos en instituciones bancarias. La cuenta de Bancos aumenta cuando se depositan dinero o valores al cobro; disminuye cuando se expiden cheques contra el banco. Bancos es cuenta del Activo, porque representa el dinero propiedad del comerciante, depositado en instituciones bancarias. Mercancías. Por Mercancías entendemos todo aquello que es objeto de compra o venta. La cuenta de Mercancías aumenta cuando se compran o nos devuelven mercancías; disminuye cuando se venden o se devuelven mercancías. Mercancías es cuenta del Activo, porque representa el valor de las mercancías que son propiedad del comerciante, aunque lo es únicamente al principiar y terminar el ejercicio. Más adelante se explicará que, durante el ejercicio, es cuenta mixta. Clientes. Son las personas que deben al negocio por haberles vendido mercancías a crédito, y a quienes no se exige especial garantía documental. La cuenta de Clientes aumenta cada vez que se venden mercancías a crédito; disminuye cuando el cliente paga total o parcialmente la cuenta, devuelve la mercancía o se le concede alguna rebaja. Clientes es cuenta del Activo, porque representa el valor de las ventas hechas a crédito, que el comerciante tiene el derecho de cobrar. Documentos por cobrar. Entendemos por Documentos por cobrar a títulos de crédito a favor del negocio, tales como letras de cambio, pagarés, etc. La cuenta de Documentos por cobrar aumenta cuando se reciben letras de cambio o pagarés a favor del negocio; disminuye cada vez que se cobra o se endosa uno de estos documentos o cuando se cancelan. * En México, la cuenta de Caja prácticamente ha sido sustituida por la cuenta de Bancos. Documentos por cobrar es cuenta del Activo; porque representa el importe de las letras y pagarés que el comerciante tiene el derecho de cobrar. Deudores diversos. Son las personas que deben al negocio por un concepto distinto al de venta de mercancías. La cuenta de Deudores diversos aumenta cada vez que nos quedan a deber por un concepto distinto de venta de mercancías; por ejemplo, al prestar dinero en efectivo; al vender a crédito cualquier valor que no sea mercancía, etc., disminuye cuando dichas personas hacen pagos a cuenta o en liquidación o devuelven los valores que estaban a su cargo.

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Deudores diversos es cuenta del Activo; porque representa el importe de los adeudos que no sean por ventas de mercancías a crédito que el comerciante tiene el derecho de cobrar. Las cuentas anteriores son la que, por lo regular, tienen movimiento constante en todo negocio comercial. Terrenos. Son los predios que pertenecen al comerciante. Terrenos es cuenta del Activo; porque representa el precio de costo de los terrenos que son propiedad del comerciante. Edificios. La cuenta de Edificios está constituida por las casas propiedad del comerciante. Edificios es cuenta del Activo; porque representa el precio de costo de los edificios que son propiedad del comerciante. Mobiliario y equipo. Se considera mobiliario y equipo a los escritorios, las sillas, las mesas, los libreros, los mostradores, las básculas, las vitrinas, las máquinas de oficina, etc. Mobiliario y equipo es cuenta del Activo; porque representa el precio de costo del mobiliario y equipo propiedad del comerciante. Equipo de cómputo electrónico. Son las unidades centrales de proceso (CPU), monitores, teclados, impresoras, drives, scanners, ploters, entre otros. Equipo de cómputo electrónico es cuenta del Activo; porque representa el precio de costo del equipo de cómputo electrónico que es propiedad de la empresa. Equipo de entrega o de reparto. Por Equipo de entrega o de reparto entendemos todos los vehículos de transporte tales como camiones, camionetas, motocicletas, bicicletas, etc., que se usan en el reparto de las mercancías. Equipo de entrega o de reparto es cuenta del Activo; porque representa el precio de costo del equipo de entrega o de reparto que es propiedad del comerciante. Las cuentas de Terrenos, Edificios, Equipo de oficina, Equipo de cómputo electrónico y Equipo de entrega o de reparto tienen un movimiento muy semejante: aumentan cada vez que se compara uno de esos bienes; disminuyen cuando se vendan o se den de baja por inservibles. Depósitos en garantía. La cuenta de Depósitos en garantía está constituida por los contratos mediante los cuales se amparan las cantidades que se dejan en guarda para garantizar valores o servicios que el negocio va a disfrutar; por ejemplo, el depósito que exige la Compañía de Luz para proporcionar energía eléctrica; el depósito que se deja como garantía para el arrendamiento de un edificio, etc.

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La cuenta de Depósitos en garantía aumenta cada vez que se deja en guarda dinero o valores; disminuye conforme nos devuelvan el importe de dichos depósitos por haber terminado el plazo del contrato o por la cancelación del mismo. Depósito en garantía es cuenta de Activo; porque representa el importe de las cantidades dejadas en guarda que el comerciante tiene el derecho a exigir le sean devueltas por el depositario al terminarse el plazo del contrato o al cancelarse el mismo. Gastos de instalación. Son todos los gastos que se hacen para acondicionar el local a las necesidades del negocio, así como para darle al mismo cierta comodidad y presentación. La cuenta Gastos de instalación aumenta por cada uno de los gastos que se hagan para acondicionar el local; disminuye por la parte proporcional que de dichos gastos se vaya amortizando por el uso o por el transcurso del tiempo. Gastos de instalación es cuenta del Activo; porque representa el costo de las instalaciones que son propiedad del comerciante. Naturalmente, la baja del valor que vayan sufriendo las instalaciones por el uso o por el transcurso del tiempo es la que debe considerarse un gasto. Papelería y útiles. Constituyen la cuenta Papelería y útiles los materiales y útiles que se emplean en la empresa, los principales son el papel tamaño carta u oficio, papel carbón, los sobres, bloques de remisiones, talonarios de facturas o recibos, libros, registros, las tarjetas, los lápices, los borradores, las tintas, los secantes, etc. Esta cuenta aumenta cada vez que se compren artículos de papelería y útiles de escritorio; disminuye por el valor de los materiales que se vayan utilizando. Papelería y útiles es cuenta del Activo; porque representa el precio de costo de la papelería y útiles que es propiedad del comerciante. Naturalmente, la parte que se vaya utilizando o consumiendo es la que debe considerarse un gasto. Propaganda o publicidad. Por propaganda o publicidad entendemos los medios por los cuales se da a conocer al público determinada actividad, servicio o producto que el negocio proporciona, produce o vende. Los medios más conocidos son los folletos, prospectos, volantes, anuncios en diarios, en revistas, en estaciones radiodifusoras y otros vehículos de divulgación. La cuenta de propaganda o publicidad aumenta cada vez que se pague por la impresión de folletos, prospectos, volantes, por la publicidad en diarios, revistas, radiodifusoras, etc.; disminuye por la parte de publicidad o propaganda que se vaya utilizando. Propagando o publicidad es cuenta del Activo; porque representa el precio de costo de la propaganda o publicidad que es propiedad del comerciante. Naturalmente, la parte que se vaya distribuyendo o la parte del servicio que se haya recibido es la que debe considerarse un gasto. Primas de seguros. Por Primas de seguros entendemos los pagos que hace la empresa a las compañías aseguradoras, por los cuales adquiere el derecho de asegurar los bienes de su negocio contra incendios, riesgos y accidentes, robos, etc.

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Esta cuenta aumenta cada vez que se pague a las compañías aseguradoras primas sobre contratos de seguro; disminuye por la parte proporcional que de las primas pagadas se haya disfrutado del servicio. Primas de seguros es cuenta del Activo; porque representa el importe de las primas de seguros que el comerciante ha pagado, por las cuales tiene el derecho de exigir a las compañías aseguradoras, en caso de algún siniestro, el pago correspondiente a los daños ocasionados. Naturalmente, la parte que de dichas primas se haya disfrutado del servicio durante el tiempo transcurrido es la que debe considerarse un gasto. Rentas pagados por anticipado. Entendemos por Rentas pagadas por anticipado el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales; correspondientes al local que ocupa el negocio, que aun no estando vencidas se pagaron anticipadamente. Estos pagos anticipados se hacen por estipularlo así el contrato de arrendamiento o por que así le conviene a los intereses del comerciante. La cuenta de Rentas pagadas por anticipado aumenta cada vez que el comerciante paga por anticipado el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales; disminuye por la parte proporcional que del servicio se haya disfrutado en el transcurso del tiempo. Rentas pagadas por anticipado es cuenta del Activo; porque representa el valor de varias rentas que la empresa ha pagado, por las cuales tiene el derecho de ocupar el local durante el tiempo que ha pagado por anticipado. Naturalmente, la parte que de dichas rentas vaya disminuyendo es la que debe considerarse un gasto. Intereses pagados por anticipado. Entendemos por intereses pagados por anticipado los intereses que se pagan antes de la fecha de vencimiento del crédito. Este caso se presenta en aquellos préstamos en los cuales los intereses se descuentan de la cantidad originalmente recibida; por ejemplo, se recibe en calidad de préstamo la cantidad de $ 200 000.00, de la cual se descuentan $ 75 000.00, por intereses correspondientes a dos años, que es el plazo del crédito; como puede verse, dichos intereses equivalen a un pago anticipado. La cuenta de Intereses pagados por anticipado aumenta cada vez que se paguen intereses por anticipado; disminuye por la parte proporcional que de dichos intereses se haya convertido en gasto. Intereses pagados por anticipado es cuenta del Activo; porque representa el importe de los intereses que el comerciante ha pagado por anticipado, por los cuales tiene el derecho de pagar el préstamo hasta el fin del plazo que comprenden los intereses. Naturalmente, la parte que de dichos intereses vaya disminuyendo es la que debe considerarse un gasto. Hasta este momento se ha especificado el movimiento de las principales cuentas de Activo de un negocio comercial; a continuación se especifican las principales cuentas del Pasivo.

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PRINCIPALES CUENTAS DEL PASIVO Proveedores. Son las personas o casas comerciales a quienes debemos por haberles comprado mercancías a crédito, sin darles ninguna garantía documental. La cuenta de Proveedores aumenta cada vez que se compren mercancías a crédito; disminuye cuando se paga total o parcialmente la cuenta, se devuelven mercancías al proveedor o nos conceden alguna rebaja. Proveedores es cuenta del Pasivo; porque representa el importe de las compras de mercancías hechas a crédito, que el comerciante tiene la obligación de pagar. Documentos por pagar. Entendemos por Documentos por pagar los títulos de crédito a cargo del negocio, tales como letras de cambio, pagarés, etc. La cuenta de Documentos por pagar aumenta cuando se expiden letras de cambio o pagarés a cargo del negocio; disminuye cada vez que se paguen o se cancele uno de estos documentos. Documentos por pagar es cuenta de Pasivo; porque representa el importe de las letras y pagarés que el comerciante tiene la obligación de pagar por estar a su cargo. Acreedores diversos. Son las personas a quienes debemos por un concepto distinto al de la compra de mercancías. La cuenta de Acreedores diversos aumenta cada vez que quedemos a deber por un concepto distinto al de la compra de mercancías; por ejemplo, al recibir un préstamo en efectivo; al comprar mobiliario a crédito, etc. Disminuye cuando se paga total o parcialmente la cuenta o se devuelven al acreedor los valores que estaban a nuestro cargo. Acreedores diversos es cuenta de Pasivo; porque representa el valor de los adeudos que no procedan de la compra de mercancías, que el comerciante tiene la obligación de liquidar. Acreedores hipotecarios o Hipotecas por pagar. Son las obligaciones que tienen como garantía la escritura de bienes inmuebles. Se entiende por inmuebles, los terrenos y edificios que son bienes permanentes, duraderos y no consumibles rápidamente. La cuenta de Acreedores hipotecarios o Hipotecas por pagar aumenta cada vez que se reciban préstamos cuya garantía esté constituida por algún bien inmueble; disminuye por los pagos que se hagan a cuenta o liquidación de dichos préstamos hipotecarios. Acreedores hipotecarios o Hipotecas por pagar es cuenta del Pasivo; porque representa el importe de los préstamos hipotecarios que el comerciante tiene la obligación de liquidar. Intereses cobrados por anticipado. Son los intereses que aún no están vencidos y que se han cobrado anticipadamente. La cuenta de Intereses cobrados por anticipado aumenta cada vez que se cobren intereses por anticipado; disminuye por la parte proporcional que de dichos intereses se haya convertido en utilidad. Intereses cobrados por anticipado es cuenta del Pasivo; porque representa el importe de los intereses que el comerciante ha cobrado por anticipado, por los cuales tiene la obligación de dejar en poder del deudor la cantidad que le ha prestado durante el tiempo que comprenden 73

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los intereses. Naturalmente, la parte que de dichos intereses se haya disminuido es la que se debe considerar una utilidad. Rentas cobradas por anticipado. Son el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales, que aún no estando vencidas se hayan cobrado anticipadamente. La cuenta de Rentas cobradas por anticipado aumenta cada vez que se cobren rentas por anticipado; disminuye por la parte proporcional que de dichas rentas se haya disminuido conforme al transcurso del tiempo. Rentas cobradas por anticipado es cuenta del Pasivo; porque representa el valor de las rentas que el comerciante ha cobrado por anticipado, y por las cuales tiene la obligación, con el arrendatario, de continuar proporcionando el inmueble. Naturalmente, la parte que de dichas rentas haya disminuido es la que debe considerarse una utilidad. 4. CLASIFICACIÓN DEL ACTIVO Y PASIVO CLASIFICACIÓN DEL ACTIVO Tomando en consideración que el Activo está formado por bienes y derechos de distinta naturaleza, se ha optado por clasificarlos en grupos formados con valores homogéneos. La clasificación de los valores que forman el Activo se debe hacer atendiendo a su mayor y menor grado de disponibilidad. Grado de disponibilidad. Se debe entender por grado de disponibilidad, a la mayor o menor facilidad que se tiene para convertir en efectivo el valor de un determinado bien. Mayor grado de disponibilidad. Un bien tiene mayor grado de disponibilidad, en tanto sea más fácil su conversión en dinero efectivo. Menor grado de disponibilidad. Un bien tiene menor grado de disponibilidad, en tanto sea menos fácil su conversión en dinero en efectivo. Atendiendo a su mayor y menor grado de disponibilidad, los valores que forman el Activo se clasifican en tres grupos: Activo circulante Activo fijo Activo diferido o Cargos diferidos Activo circulante. Este grupo está formado por todos los bienes y derechos del negocio que están en rotación o movimiento constante y que tienen como principal característica la fácil conversión en dinero efectivo. El orden en que deben aparecen las principales cuentas en el Activo circulante, en atención a su mayor y menor grado de disponibilidad es el siguiente:

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Caja Bancos Mercancías Clientes Documentos por cobrar Deudores diversos Caja y Bancos. Deben aparecer en primero y segundo lugar en el Activo circulante, por ser valores disponibles, o sea, valores que no necesitan ninguna conversión para ser dinero en efectivo, puesto que ya lo son. Caja y Bancos también se pueden clasificar en un grupo especial que se conoce con el nombre de Activo disponible, pues son valores de los que se puede disponer inmediatamente, sin necesidad de ninguna conversión. La cuenta de Mercancías debe aparecer después de la de Caja y Bancos, por ser el Activo de más fácil conversión en dinero efectivo, debido a que constantemente se están realizando. La cuenta Clientes debe aparecer en el Activo circulante, por su fácil conversión en dinero efectivo; esta cuenta es de fácil recuperación, debido a que el negocio da un corto plazo para pagar. La cuenta de Documentos por cobrar debe figurar en el Activo circulante, por la fácil conversión de los documentos en dinero efectivo; su valor se recupera rápidamente debido a que su vencimiento por lo regular es corto. Cuando el negocio acostumbra descontar sus documentos, o sea, cobrarlos antes de su vencimiento, mediante un descuento, su conversión es más rápida que la de clientes, por lo que, en atención a su mayor grado de disponibilidad, deben aparecer primero. La cuenta de Deudores diversos también debe figurar en el Activo circulante por su fácil conversión en dinero efectivo. El vencimiento de las Cuentas por cobrar –Clientes, Documentos por cobrar y Deudores diversos- debe ser en un plazo no mayor de un año, para poderlas considerar como un Activo circulante. Activo fijo. Este grupo está formado por todos aquellos bienes y derechos propiedad del negocio que tienen cierta permanencia o fijeza y se han adquirido con el propósito de usarlos y no de venderlos; naturalmente que cuando se encuentren en malas condiciones o no presten un servicio efectivo, sí pueden venderse o cambiarse. Los principales bienes y derechos que forman el Activo fijo, son: Terrenos Edificios Mobiliario y equipo de oficina Equipo de cómputo electrónico Equipo de entrega o de reparto Depósito en garantía Acciones y valores 75

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Las Cuentas por cobrar –Clientes, Documentos por cobrar y Deudores diversos- deben considerarse como un Activo fijo cuando su vencimiento sea en un plazo mayor de un año o más, a partir de la fecha del Balance. También deben figurar en el Activo fijo las acciones, bonos y otros títulos de crédito que el negocio ha adquirido de otras compañías, pues son inversiones de carácter permanente, o sea que no se han adquirido con el objeto de venderlas y tener una rápida conversión en dinero efectivo. Activo diferido o Cargos diferidos. Este grupo está formado por todos aquellos gastos pagados por anticipado, por los que se tiene el derecho de recibir un servicio, ya sea en el ejercicio en curso o en ejercicios posteriores. Los principales gastos pagados por anticipado que forman el Activo diferido o Cargos diferidos, son: Gastos de instalación Papelería y útiles Propaganda o publicidad Primas de seguros Rentas pagadas por anticipado Intereses pagados por anticipado Los gastos pagados por anticipado se consideran como un Activo, porque nos dan el derecho de disfrutar de un servicio equivalente a la cantidad pagada anticipadamente. Los gastos pagados por anticipado tienen como característica que su valor va disminuyendo conforme se van consumiendo o conforme transcurre el tiempo. Pongamos, por ejemplo, la compra de papelería y útiles por $ 100 000.00 que se hizo el mes de enero; es natural que para el mes de diciembre no se tenga la misma cantidad, ya que su valor ha ido disminuyendo conforme se ha utilizado o consumido dicha papelería; o cuando se paga al principio del ejercicio dos años de renta por anticipado, con valor de $ 120 000.00 cada uno, es lógico que al terminar el ejercicio no se tenga la misma cantidad pagada por anticipado, ya que su valor ha ido disminuyendo conforme ha transcurrido el tiempo. Con lo ejemplos anteriores, se puede apreciar que de los gastos pagados por anticipado únicamente se debe considerar gasto la parte consumida o utilizada, como en el caso de la papelería y útiles; o la parte devengada, en el supuesto de las rentas pagadas por anticipado. CLASIFICACIÓN DEL PASIVO Teniendo en cuenta que también el Pasivo está formado por deudas y obligaciones de distinta naturaleza, se ha juzgado conveniente clasificar éstas en grupos formados con valores homogéneos. La clasificación de las deudas y obligaciones que forman el Pasivo se debe hacer atendiendo a su mayor y menor grado de exigibilidad. 76

Grado de exigibilidad. Se entiende como grado de exigibilidad el menor o mayor plazo de que se dispone para liquidar una deuda o una obligación. Mayor grado de exigibilidad. Una deuda o una obligación tiene mayor grado de exigibilidad, en tanto sea menor el plazo de que se dispone para liquidarla. Menor grado de exigibilidad. Una deuda o una obligación tiene menor grado de exigibilidad, en tanto sea mayor el plazo de que se dispone para liquidarla. En atención a su mayor y menor grado de exigibilidad, las deudas y obligaciones que forman el Pasivo se clasifican en tres grupos: Pasivo circulante o flotante Pasivo fijo o consolidado Pasivo diferido o Créditos diferidos Pasivo circulante o flotante. Este grupo está formado por todas las deudas y obligaciones cuyo vencimiento sea en un plazo menor de un año; dichas deudas y obligaciones tienen como característica principal que se encuentran en constante movimiento o rotación. Las principales deudas y obligaciones que forman el Pasivo circulante o flotante son: Proveedores Documentos por pagar Acreedores diversos Pasivo fijo o consolidado. Este grupo está formado por todas la deudas y obligaciones con vencimiento mayor de un año, contando a partir de la fecha del Balance. Las principales deudas y obligaciones que forman el Pasivo fijo o consolidado son: Hipotecas por pagar o Acreedores hipotecarios Documentos por pagar (a largo plazo) Cuando existan créditos a pagar a largo plazo, digamos a cinco años, de los cuales se deba cubrir mensual o anualmente una parte determinada, dicha parte debe considerarse un Pasivo circulante y, el resto del crédito, un Pasivo fijo o consolidado. Pasivo diferido o Créditos diferidos. Este grupo lo forman todas aquellas cantidades cobradas anticipadamente, por las que se tiene la obligación de proporcionar un servicio, tanto en el mismo ejercicio como en los posteriores. Los principales servicios cobrados por anticipado que integran el Pasivo diferido o Créditos diferidos son: Rentas cobradas por anticipado Intereses cobrados por anticipado Las cantidades cobradas por anticipado se deben considerar un Pasivo, porque generan la obligación de proporcionar un servicio equivalente a la cantidad cobrada anticipadamente. 77

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Los servicios cobrados por anticipado tienen como característica que su valor va disminuyendo con el transcurso del tiempo o conforme se vayan proporcionando dichos servicios. Pongamos, por ejemplo, el cobro anticipado de dos años de renta con valor de $ 60 000.00 cada uno, que se recibió al principio del ejercicio, es natural que al terminar el plazo no se tenga el mismo importe, ya que su valor ha ido disminuyendo según ha transcurrido el tiempo. Con el ejemplo anterior, se puede apreciar que de los servicios cobrados por anticipado únicamente se debe considerar utilidad la parte disminuida por el transcurso del tiempo y el resto, un Pasivo diferido. No debe olvidarse que todo servicio cobrado por anticipado es convertible en utilidad conforme transcurre el tiempo o se vayan proporcionando dichos servicios. Para comprender mejor la clasificación del Activo y Pasivo, presentamos la siguiente gráfica: Circulante Bienes y derechos que están en rotación o movimiento constante y de fácil conversión en dinero en efectivo

Caja Bancos Mercancías Clientes Documentos por cobrar Deudores diversos

Activo Bienes y derechos propiedad del negocio

Fijo Bienes y derechos que tienen cierta permanencia o fijeza, adquiridos con el propósito de usarlos, y no de venderlos

Cargos diferidos Gastos pagados por anticipado, por los que se espera recibir un servicio aprovechable posteriormente

Circulante o flotante Deudas y obligaciones que venzan en un plazo m enor de un año

Fijo o Consolidado Pasivo Deudas y obligaciones a cargo del negocio

Deudas y obligaciones con vencimiento mayor de un año, a partir de la fecha Balance

Terrenos Edificios Mobiliario y equipo de oficina Equipo de cómputo electrónico Equipo de reparto o entrega Depósitos en garantía Acciones y valores Gastos de instalación Papelería y útiles Propaganda o publicidad Prim as de seguros Rentas pagadas por anticipado Intereses pagados por anticipado

Proveedores Documentos por pagar Acreedores diversos

Hipotecas por pagar o Acreedores hipotecarios Documentos por pagar (a largo plazo)

Créditos diferidos Cantidades cobradas anticipadamente por las que se tiene la obligación de proporcionar un servicio y que son convertibles en utilidad conform e pasa el tiempo

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Rentas cobradas por anticipado Intereses cobrados por anticipado

5. BALANCE GENERAL O ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA GENERALIDADES Balance general o Estado de situación. Es el documento contable que presenta la situación financiera de un negocio en una fecha determinada. El Balance general presenta la situación financiera de un negocio, porque muestra clara y detalladamente el valor de cada una de las propiedades y obligaciones, así como el valor del capital. La situación financiera de un negocio se advierte por medio de las relaciones que haya entre los bienes y derechos que forman su Activo y las obligaciones y deudas que forman su Pasivo; para mayor claridad, supongamos dos negocios que tienen los siguientes Activos y Pasivos: El Progreso

La Quebrada

BALANCE GENERAL

BALANCE GENERAL

Activo…………………… Pasivo…………………. Capital………………….

$ 1 000 000 00 200 000 00 $ 800 000 00

Activo…………………… Pasivo…………………. Capital………………….

$ 1 000 000 00 900 000 00 $ 100 000 00

En el primero, la situación financiera es mucho más favorable que en el segundo, ya que el Activo garantiza ampliamente el valor del Pasivo, esto es, con el Activo se puede liquidar fácilmente el Pasivo; mientras que en el segundo, se tendría que realizar el Activo, a veces a menos del costo, para poder liquidar el Pasivo, y quizá no totalmente. El Balance general únicamente presenta la situación financiera de un negocio en una fecha determinada, o sea, la del día en que se practica, porque si se hiciera un nuevo Balance al día siguiente, no presentaría exactamente la misma situación, debido a que los saldos de las cuentas serían distintas, aun cuando no se practicara ninguna operación, pues hay operaciones que se realizan solas, es decir, sin la intervención de ninguna persona; por ejemplo, la baja de valor que sufre el mobiliario por el transcurso del tiempo; la amortización que sufren los gastos de instalación; la pérdida de valor que provoca la volatilización de líquidos almacenados, etc. La situación financiera de la empresa no sólo le interesa conocerla al propietario, socios o accionistas; existen otras personas, principalmente el Estado, a las que también les importa, por lo siguiente: A los propietarios, socios, o accionistas les interesa conocer la situación financiera de la empresa, para saber si los recursos invertidos en ella han sido administrados y si han producido resultados satisfactorios. Al Estado, o sea, al gobierno le interesa conocer la situación financiera de la empresa, para saber si el pago de los impuestos respectivos ha sido determinado correctamente.

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A los acreedores (instituciones de crédito, particulares que otorgan préstamos o proveedores que conceden crédito) les interesa conocer la situación financiera de la empresa, para conceder el crédito que alcancen a garantizar ampliamente los recursos de la empresa. Para que la situación financiera indicada en el Balance sea lo más exacta posible, se deben incluir absolutamente todo el Activo y todo el Pasivo, correctamente valorizados, es decir, con su verdadero valor, pues cualquier alteración, tanto de más como de menos, se reflejará directamente en el capital. A fin de que el Balance se pueda interpretar con mayor facilidad, el Activo y el Pasivo deben aparecer correctamente clasificados. El Balance general debe contener los siguientes datos:

Encabezado

Cuerpo

Firmas

1. Nombre de la empresa o nombre del propietario 2. Indicación de que se trata de un Balance General 3. Fecha de formulación 1. Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que formen el Activo. 2. Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que formen el Pasivo. 3. Importe del capital contable. 1. Del contador que lo hizo y autorizó. 2. Del propietario del negocio.

FORMAS DE PRESENTAR EL BALANCE El Balance general se puede presentar de dos formas: Con forma de reporte Con forma de cuenta Balance general con forma de reporte Consiste en anotar clasificadamente el Activo y el Pasivo, en una sola página, de tal manera que a la suma del Activo se le pueda restar verticalmente la suma del Pasivo, para determinar el capital contable. Ejemplo:

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BALANCE GENERAL CON FORMA DE REPORTE

$ 5 000 000 00

Total Activo $

Pasivo

FORMA VERTICAL

$

Activo

2 000 000 00 $ 3 000 000 00

Total Pasivo Capital contable

De acuerdo con lo anterior, vemos que el Balance general con forma de reporte se basa en la fórmula: Activo - Pasivo = Capital que expresado por medio de literales queda: A - P = C Esta fórmula anterior se conoce con el nombre de fórmula del capital. A efecto de ilustrar las explicaciones anteriores se presenta en la página siguiente un modelo de Balance general en forma de reporte. Anteriormente, el Código de Comercio obligaba a pasar el Balance general o Estado de situación financiera a un libro llamado Libro de Inventarios y Balances; actualmente dicho Código no obliga a llevarlo; no obstante, el Balance general o Estado de situación financiera, debido a su importancia, se debe elaborar y pasar a un libro u hojas con un rayado distribuido de la siguiente manera; un espacio amplio destinado para indicar el nombre de las cuentas, y cuatro columnas iguales con subdivisión para pesos y centavos, en las cuales se anotan las cantidades. Para que el Balance tenga buena presentación se deben tener en cuenta las siguientes indicaciones: 1. El nombre del negocio se debe anotar en el centro de la hoja, en la primera línea. 2. La fecha de presentación se debe anotar dejando una sangría más o menos de tres centímetros, en la segunda línea. 3. La tercera línea se debe transformar en doble, con el fin de separar el encabezado del cuerpo del Balance. 81

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4. Los nombres Activo, Pasivo y Capital contable se deben anotar en el centro del espacio destinado para anotar el nombre de las cuentas. 5. El nombre de cada uno de los grupos que constituyen el Activo y el Pasivo se debe anotar al margen de la hoja. 6. El nombre de cada una de las cuentas se debe anotar dejando una pequeña sangría, con el objeto de que no se confundan los nombres de las cuentas con el de los grupos. 7. Únicamente el signo de pesos ($) debe preceder a la primera cantidad de cada columna, a los totales y a las cantidades que se escriban después de un corte.* 8. Los cortes deben abarcar toda la columna. 9. Únicamente el resultado final se corta con dos líneas horizontales. 10. No se deben dejar renglones en blanco, pues la ley lo prohíbe. Anotación de las cantidades. La anotación de las cantidades es muy importante; se debe hacer de tal manera que para determinar el Capital al total Activo se le puede restar verticalmente el total del Pasivo. A continuación se indica la forma más conocida. Primera columna. En este caso no se utiliza; más adelante veremos cuándo es que se emplea. Segunda columna. En esta columna se debe anotar la cantidad de cada cuenta. Tercera columna. En esta columna se debe anotar el total de cada grupo. Cuarta columna. En esta columna se deben anotar los totales del Activo, del Pasivo y del Capital. Naturalmente, hay cambios en la colocación de las cantidades; por ejemplo, cuando en un grupo únicamente hay una cuenta, en lugar de anotarse su cantidad en la segunda columna se debe anotar directamente hasta en la tercera, ya que de hecho forma el total del grupo. Debe observarse que las sumas pasan a la siguiente columna, a la misma altura del último sumando. Balance General con forma de cuenta En esta forma se emplean dos páginas; en la de la izquierda, se anota clasificadamente el Activo, y en la derecha, el Pasivo y el Capital contable. Ejemplo: FORMA HORIZONTAL

I

BALANCE GENERAL CON FORMA DE CUENTA Activo

Pasivo

$

$ $

Total Pasivo Capital Contable

$ 2 000 000 3 000 000

00 00

5 000 000

00

Total Pasivo + Capital Total Activo

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$ 5 000 000

00

Como puede observarse, el total del Activo es igual al total del Pasivo más el Capital, razón por la cual el Balance general en forma de cuenta se basa en la fórmula: Activo = Pasivo + Capital que expresada por medio de literales queda: A=P+C La fórmula anterior se conoce con el nombre de fórmula del Balance general. Para ilustrar las explicaciones anteriores, incluimos en la página siguiente un modelo de Balance general con forma de cuenta. Anotación de las cantidades. En este caso, únicamente se utilizan la tercera y cuarta columnas para anotar las cantidades. Tercera columna. En esta columna se anota la cantidad de cada cuenta. Cuarta columna. En esta columna se anota el total de cada grupo, así como el total del Activo, del Pasivo y del Capital. El total del Pasivo más el Capital se debe anotar a la misma altura del total Activo. Los renglones que queden en blanco del Capital contable al total del Pasivo más el Capital, se deben inutilizar por medio de una línea quebrada que se conoce con el nombre de zeta. El Balance general se debe practicar al terminar el ejercicio. Ejercicio. Es el tiempo comprendido entre dos balances consecutivos, el periodo puede ser de un año, de seis meses, de tres meses, etc. El Balance general, por lo regular, se presenta anualmente. 6. BALANCE COMPARATIVO LOS AUMENTOS Y LAS DISMINUCIONES DEL ACTIVO, PASIVO Y CAPITAL Para hacer una estimación del aumento o de la disminución del Capital, así como de las modificaciones que han sufrido el Activo y el Pasivo por las operaciones practicadas, es necesario establecer una comparación entre el Balance existente al principio del ejercicio y el actual. El Balance existente al principio del ejercicio se conoce con el nombre e Balance inicial y al actual como Balance final. El documento en el cual se comparan el Balance inicial y el Balance final se llama Balance comparativo. 83

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BALANCE COMPARATIVO El Balance comparativo es el documento contable que muestra los aumentos o disminuciones que han tenido el Activo, el Pasivo y el Capital Contable por las operaciones efectuadas durante el ejercicio. Los aumentos y disminuciones del Activo y del Pasivo ya fueron tratados ampliamente; por lo tanto, únicamente se van a estudiar los aumentos y disminuciones del Capital contable. AUMENTOS DEL CAPITAL CONTABLE El Capital contable aumenta cuando la empresa percibe ingresos o cuando recibe aportaciones adicionales de Capital. Ingresos. Son las utilidades que generan los bienes o servicios prestados por la empresa. Aportaciones adicionales de Capital. Son las entregas en efectivo o en especie que hace el inversionista para incrementar su Capital propio, o las que hacen los socios para aumentar la inversión original del Capital social. Los aumentos del Capital contable que producen tanto los ingresos como las aportaciones adicionales de Capital aumentan el Activo o disminuyen el Pasivo. Ejemplos: 1. Se cobraron en efectivo rentas por valor de $ 40 000.00 + Activo en Caja ………………………………………………………$ 40 000.00 + Capital por Ingresos (rentas cobradas)………………………….. 40 000.00 2. A un proveedor se le pagó nuestro adeudo por $ 50 000.00 con la comisión que ganamos por haber vendido mercancías de su propiedad. - Pasivo en proveedores …………………………………..………….$ 50 000.00 + Capital por Ingresos (comisiones ganadas)………………...….... 50 000.00 3. El propietario de la empresa incrementó su Capital con una entrega hecha en efectivo por valor de $ 30 000.00 + Activo en Caja ………………………………………………………..$ 30 000.00 + Capital por Aportación adicional ……………………….…………... 30 000.00 DISMINUCIONES DEL CAPITAL CONTABLE El Capital contable disminuye cuando la empresa causa egresos o cuando acepta reducciones parciales de Capital. Egresos. Son los gastos que originan los bienes o servicios consumidos por la empresa.

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Reducciones parciales de Capital. Son los retiros en efectivo o en especie que hace el inversionista para reducir su Capital propio, o los que hacen los socios para disminuir la inversión original del Capital social. Las disminuciones del Capital contable que originan tanto los egresos como las reducciones parciales de Capital disminuyen el Activo o aumentan el Pasivo. Ejemplos: 1. Se pagaron en efectivo $ 20 000.00 por el servicio de energía eléctrica. - Activo en Caja ………………………………………………………..$ 20 000.00 - Capital por Egresos (consumo de energía eléctrica)………….…. 20 000.00 2. El servicio telefónico que ascendió a $ 10 000.00, se quedó a deber. + Pasivo en Acreedores diversos ……………………………………$ 10 000.00 - Capital por Egresos (uso del servicio telefónico)………………… 10 000.00 3. El propietario de la empresa disminuyó su Capital con un retiro de mercancías por valor de $ 40 000.00. - Activo en Mercancías ……………………………………………….$ 40 000.00 - Capital por Reducción parcial ……………………………………… 40 000.00 Conclusiones: a) El Capital contable aumenta por los ingresos y por las aportaciones adicionales de Capital. b) El Capital contable disminuye por los egresos y por las reducciones de Capital. DETERMINACIÓN DEL CAPITAL CONTABLE FINAL Para determinar el Capital contable final se suman al Capital contable inicial los ingresos y las aportaciones adicionales de Capital, y se restan de él los egresos y las reducciones parciales de Capital. Con el objeto de interpretar mejor lo que se expresa en el párrafo anterior, se presenta en la siguiente página un cuadro ilustrativo; observe con detenimiento los efectos que producen en la cuenta de Capital contable los aumentos o disminuciones de las cuentas de Activo y de Pasivo por las operaciones realizadas durante el ejercicio. Si comparamos los elementos del Balance inicial con los del Balance final, encontramos las siguientes modificaciones: Activo inicial …………………………………………………………$ 700 000.00 Activo final …………………………………………………………… 710 000.00 El Activo aumentó …………………………………...............……..$ 10 000.00 Pasivo inicial ………………………………………………………..$ 500 000.00 Pasivo final …………………………………………………………. 460 000.00 El pasivo disminuyó …………………………………….................$ 40 000.00

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Capital contable inicial …………………………………………….$ 200 000.00 Capital contable final ……………………………………………… 250 000.00 El Capital contable aumentó ………………...............……………$ 50 000.00 DETERMINACIÓN DEL CAPITAL CONTABLE FINAL ACTIVO

Concepto

$ 700 000.00 Caja Balance inicial Ingresos 1. Rentas cobradas en efectivo Totales 2. Comisiones ganadas dejadas en pago a un proveedor Totales Aportaciones adicionales de Capital 3. Aportación en efectivo hecha por el propietario Totales Egresos 4. Consumo de energía pagado en efectivo Totales 5. Uso de servicio Telefónico no pagado Totales Reducciones parciales de Capital 6. Retiro con mercancías hecho por el propietario Balance final

PASIVO $ 500 000.00

=

CAPITAL INICIAL

= $ 200 000 00

Mercancías

Proveedores

Acreed. Div. =

$ 100 000 00

$ 600 000 00

$ 300 000 00

$ 200 000 00 = $ 200 000 00

$ 40 000 00 $ 140 000 00

$ 600 000 00

$ 300 000 00

+ 40 000 00 $ 200 000 00 = $ 240 000 00

$ 140 000 00

$ 600 000 00

- 50 000 00 $ 250 000 00

+ 50 000 00 $ 200 000 00 = $ 290 000 00

$ 30 000 00 $ 170 000 00

$ 600 000 00

$ 250 000 00

+ 30 000 00 $ 200 000 00 = $ 320 000 00

- 20 000 00 $ 150 000 00

$ 600 000 00

$ 250 000 00

$ 150 000 00

$ 600 000 00

$ 250 000 00

- 20 000 $ 200 000 00 = $ 300 000 + 10 000 00 = - 10 000 $ 210 000 00 = $ 290 000

$ 150 000 00

- 40 000 00 $ 560 000 00

$ 250 000 00

- 40 000 00 $ 210 000 00 = $ 250 000 00

ACTIVO

PASIVO

$ 710 000.00

$ 460 000.00

=

Capital

00 00 00 00

CAPITAL FINAL

= $ 250 000 00

Precisamente, el Balance comparativo es el documento contable que muestra los aumentos o disminuciones que han tenido el Activo, el Pasivo y el Capital contable por las operaciones efectuadas durante el ejercicio, que en nuestro caso, de acuerdo con los conceptos de los Balances inicial y final anteriores, sería el siguiente:

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Modificaciones del Activo y Pasivo que aumentan el Capital contable. El Capital contable aumenta en los siguientes casos: a) b)

Cuando aumenta el Activo. Cuando disminuye el Pasivo.

Modificaciones del Activo y Pasivo que disminuye el Capital contable. El Capital contable disminuye en los siguientes casos: a) b)

Cuando disminuye el Activo. Cuando aumenta el Pasivo.

De las modificaciones anteriores, surgieron los siguientes casos en que el Capital contable aumenta o disminuye: CASOS EN QUE AUMENTA EL CAPITAL CONTABLE 1. 2. 3. 4. 5.

Cuando aumenta el Activo solamente. Cuando disminuye el Pasivo solamente. Cuando aumenta el Activo y disminuye el Pasivo. Cuando aumenta el Activo en mayor proporción que el Pasivo. Cuando disminuye el Pasivo en mayor proporción que el Activo.

CASOS EN QUE DISMINUYE EL CAPITAL CONTABLE 1. 2. 3. 4. 5.

Cuando disminuye el Activo solamente. Cuando aumenta el Pasivo solamente. Cuando disminuye el Activo y aumenta el Pasivo. Cuando disminuye el Activo en mayor proporción que el Pasivo. Cuando aumenta el Pasivo en mayor proporción que el Activo.

Para que el Balance comparativo se pueda interpretar con más facilidad es necesario que tanto el Activo como el Pasivo aparezcan debidamente clasificados. El Balance comparativo debe contener los siguientes datos: 1. Nombre del negocio 2. Indicación de que se trata de un Balance General Encabezado 3. Fecha de los ejercicios que se comparan

Cuerpo

Firmas

1. Valor detallado de cada uno de los bienes que formen el Activo, tanto del Balance inicial como del final. 2. Valor detallado de cada una de las obligaciones que formen el Pasivo, tanto del Balance inicial como del final. 3. Importe del Capital inicial, así como del final. 1. Del contador que lo hizo y autorizó. 2. Del propietario.

87

MÓDULO


Al igual que el Balance general, el Balance comparativo también se puede presentar de dos formas: Con forma de reporte Con forma de cuenta Balance comparativo en forma de reporte Esta forma consiste en anotar clasificadamente el Activo y el Pasivo de los balances que se comparan en una sola página, de tal manera que a la suma del Activo se le pueda restar verticalmente la suma del Pasivo, para determinar el Capital contable de ambos ejercicios. De acuerdo con lo anterior, el Balance comparativo con forma de reporte se basa en la fórmula: Activo - Pasivo = Capital Para ilustrar las explicaciones anteriores, se incluye en la página siguiente un modelo de Balance comparativo con forma de reporte. Por medio del modelo se puede apreciar que en el Balance comparativo se emplean cuatro columnas para anotar las cantidades de las cuentas y sus alteraciones. Empleo de las columnas. En las cuatro columnas mencionadas se deben anotar las cantidades tanto del Balance inicial como del final, así como el importe de las alteraciones que han sufrido cada una de las cuentas. A continuación se indica la forma en que se deben emplear dichas columnas. Primera columna. Se emplea para anotar la cantidad de cada una de las cuentas que intervienen en el Balance final. Segunda columna. Se emplea para anotar la cantidad de cada una de las cuentas que integran el Balance inicial. Los valores del Balance final, por lo regular, son superiores a los del Balance inicial, por lo que, colocados en la forma señalada, es más fácil determinar la diferencia de cada cuenta, ya que por tener en primer término la cantidad superior y en segundo la inferior es más fácil efectuar la resta, que si aparecieran invertidas. Tercera columna. Esta columna se emplea para anotar la alteración o diferencia de cada cuenta; esta alteración o diferencia se obtiene comparando la cantidad del Balance final con la del inicial; también se debe anotar en esta columna la diferencia que se obtenga de comparar las sumas de cada grupo y las que se obtengan de comparar los totales de Activo, los totales de Pasivo y los totales de Capital. Cuarta columna. La cuarta columna se emplea para anotar los signos de + (más) o – (menos); se anota signo más cuando la alteración o diferencia es positiva, y signo menos cuando es negativa. La alteración es positiva cuando la cantidad del Balance final es mayor que la del

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Balance inicial; es negativa en el caso contrario; ejemplos:

La suma de las columnas de diferencias es positiva cuando la suma de las cantidades positivas es mayor que la suma de las cantidades negativas; en el caso contrario, la suma es negativa. Si una cuenta únicamente tiene cantidad anotada en el Balance final o en el inicial, dicha cantidad debe aparecer como diferencia positiva o negativa, según sea el caso. Es natural que en el caso de que una cuenta tenga la misma cantidad tanto en el Balance final como en el inicial, no se anote nada en las columnas de diferencias y signos. Cuando en un grupo únicamente haya diferencias positivas o negativas, éstas se pueden sumar directamente por ser cantidades homogéneas y la suma será positiva si las diferencias son positivas o negativas, en caso contrario. Comprobación de la suma de la columna de diferencias. La suma de la columna de diferencias está correcta, si la diferencia entre las sumas de las dos primeras columnas es igual a ella; en el ejemplo anterior, la suma de la primera columna es $ 95 000.00 y la suma de la segunda es $ 93 000.00, la diferencia entre ambas es $ 2 000.00, que es igual a la suma de la columna de diferencias, con lo cual se comprueba que está correcta. 89

MÓDULO


Una vez comprobadas las sumas de los grupos, se debe proceder a determinar las sumas totales del Activo y las del Pasivo para obtener los Capitales. Las sumas del Activo, las del Pasivo y los Capitales también se comparan, su diferencia deberá anotarse en la columna respectiva, con la indicación de si es positiva o negativa. La diferencia entre los Capitales, si es positiva, representa las utilidades obtenidas durante el ejercicio; si es negativa, representa las pérdidas sufridas durante el mismo. No debe olvidarse que los aumentos del Capital también pueden ser una consecuencia de que se hayan hecho nuevas aportaciones de Capital, y las disminuciones, motivadas por el retiro de parte del mismo. Comprobación del aumento o la disminución del Capital. El aumento o la disminución del Capital se comprueba con base en las alteraciones del Activo y del Pasivo. Para comprender mejor lo anterior, tomemos como ejemplo las alteraciones del Activo, las del Pasivo y las del Capital que figuran en el modelo del Balance comparativo (forma 3). En dicho Balance aparece un aumento del Activo de $ 2 000 000.00, una disminución del Pasivo de $ 500 000.00, y un aumento del Capital de $ 2 500 000.00; como tanto los aumentos del Activo como las disminuciones del Pasivo aumentan el Capital, al sumar dichas alteraciones se obtiene un aumento del Capital de $ 2 500 000.00, que es precisamente el que aparece en dicho Balance, con lo cual queda comprobado que el aumento del Capital está correcto, ya que también es de $ 2 500 000.00. Interpretación del Balance comparativo. Para interpretar un Balance comparativo no resulta suficiente examinar si el Capital ha aumentado o ha disminuido, sino que es necesario hacer un análisis de las alteraciones que han sufrido los recursos y las obligaciones del propietario, con el objeto de obtener un concepto claro del progreso, estancamiento o retroceso del negocio, pues hay ocasiones en que el Capital ha aumentado y, sin embargo, la situación financiera, lejos de haber mejorado, es menos favorable que la del ejercicio anterior. Para apreciar mejor lo expresado, tomemos como ejemplo el siguiente Balance comparativo: La Especial Balance comparativo por los ejercicios terminados el 31 de diciembre de 1982 y 1983 Concepto Activo Circulante Caja Mercancías Documentos por cobrar Suma Fijo Edificio Mobiliario Equipo de reparto Suma Total activo

1983

1982

Diferencia

Signo

$

500 000 3 000 000 2 500 000

00 00 00

$ 1 500 000 4 500 000 2 000 000

00 00 00

$ 1 000 000 1 500 000 500 000

00 00 00

$

6 000 000

00

$ 8 000 000

00

$ 2 000 000

00

+ -

$

000 000 000 000 000 000 000 000

00 00 00 00

$ 6 000 000 3 000 000

00 00

$ 9 000 000

00

$ 1 000 000 3 000 000 $ 4 000 000

00 00 00

+ + +

$ 19 000 000

00

$ 17 000 000

00

$ 2 000 000

00

+

$ 3 500 000

00

$

1 000 000

00

$ 2 500 000

00

+

1 500 000

00

$ 5 000 000 $ 14 000 000

00 00

3 000 000 $ 4 000 000

00 00

1 500 000 $ 1 000 000

00 00

+

$ 13 000 000

00

$ 1 000 000

00

+

6 4 3 $ 13

Pasivo Flotante Proveedores Fijo Hipotecas por pagar Total pasivo Capital contable

90

Como puede verse, el Capital aumentó $ 1 000 000.00, debido a que el Activo aumentó $ 2 000 000.00 y el Pasivo $ 1 000 000.00; sin embargo, esto no quiere decir que la situación financiera del presente ejercicio sea mejor que la del anterior pues, si analizamos las variaciones de las principales cuentas del Activo y del Pasivo, encontramos lo siguiente: La Cuenta de Caja disminuyó. Su saldo actual de $ 500 000.00, no es suficiente para pagar las deudas a corto plazo que ascienden a $ 3 500 000.00, mientras que en el ejercicio anterior el saldo de dicha cuenta sí permitía pagar fácilmente el valor de dichas deudas. La cuenta de Mercancías también disminuyó. Su saldo actual es de $ 3 000 000.00, que es menor a lo que se adeuda a los proveedores; en tanto que en el ejercicio anterior, la existencia, llegaba a $ 4 500 000.00, de los cuales únicamente se adeudaban $ 1 000 000.00. La disminución que sufrieron las cuentas de Caja y Mercancías fue causada por el aumento del Activo fijo, que se originó por la compra de mobiliario y equipo de reparto, lo que nos indica que el Activo circulante, que es el que representa los medios de acción inmediatos del negocio, no ha sido debidamente administrado. Por lo que se refiere al Pasivo, nos encontramos con que el Pasivo fijo, que representa las deudas a largo plazo, disminuyó en tanto que el Pasivo circulante, que contiene las deudas a corto plazo, aumentó, lo que nos revela que la forma de liquidar las obligaciones ha sido mala. Después de analizar los puntos anteriores, encontramos que, a pesar de haber aumentado el Capital, la situación financiera actual es menos favorable que la del ejercicio anterior, debido a la mala administración de los medios de acción y a la forma de pagar las obligaciones. Balance comparativo con forma de cuenta Cuando se usa esta forma se emplean dos páginas; en la de la izquierda se anota clasificadamente el Activo de los balances que se comparan, con sus respectivas alteraciones, y en la de la derecha, el Pasivo y el Capital de ambos ejercicios, también debidamente clasificados y con sus respectivas alteraciones. El Balance comparativo con forma de cuenta se basa en la fórmula: Activo = Pasivo + Capital Para entender con mejor claridad las explicaciones anteriores, se incluye en la página siguiente un modelo de Balance comparativo con forma de cuenta. El empleo de las columnas, la forma de sumar alteraciones y la forma de comprobar la suma de la columna de diferencias, es idéntica a la estudiada en el Balance comparativo con forma de reporte. Total Pasivo más Capital. El total del Pasivo más el Capital se debe anotar a la misma altura del total Activo. Los renglones que queden disponibles entre el Capital contable y el total del Pasivo más el Capital, localizados en espacio de las cuentas, se deben inutilizar con una línea quebrada o zeta.

91

MÓDULO


Al igual que el Balance general, el Balance comparativo se debe hacer en el libro de Inventarios y balances. Por su importancia, tanto en Balance general como el Balance comparativo forman parte del juego de los llamados estados financieros de la contabilidad. 7. CUENTAS PRINCIPALES DEL ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS O ESTADO DE RESULTADOS DENOMINACIÓN DE LAS CUENTAS PRINCIPALES Para facilitar el estudio del Estado de pérdidas y ganancias o Estado de resultados y el desarrollo de los demás capítulos, es necesario conocer cada una de las cuentas que forman parte de dicho estado, ya que sin tal conocimiento se tendrá mayor dificultad en la formación del mismo y en el aprendizaje de los demás temas de este libro. Terminología contable con que se denomina a las cuentas que integran el Estado de pérdidas y ganancias o Estado de resultados: Ventas totales. Entendemos por Ventas totales el valor total de las mercancías entregadas a los clientes, vendidas al contado o a crédito. Devoluciones sobre ventas. Entendemos por Devoluciones sobre ventas el valor de las mercancías que los clientes devuelven por que no les satisface la calidad, el precio, estilo, color, etc. Rebajas sobre ventas. Entendemos por Rebajas sobre ventas el valor de las bonificaciones que sobre el precio de venta de las mercancías se concede a los clientes, cuando dichas mercancías tienen algún defecto o son de menor calidad que la convenida. Puede decirse que las rebajas o bonificaciones se conceden con el objeto de atraer nuevos clientes o con el de conservar a los ya existentes. Descuentos sobre ventas. Entendemos por Descuentos sobre ventas las bonificaciones que se conceden a los clientes por pagar éstos, las mercancías adeudadas, antes del plazo estipulado. No debe olvidarse que las rebajas sobre ventas son las bonificaciones que sobre el precio de venta de las mercancías se conceden a los clientes, mientras que los descuentos sobre ventas se conceden por pronto pago. Descuentos sobre ventas son subcuenta de Gastos y productos financieros. Compras. Son el valor de las mercancías adquiridas, ya sea al contado o a crédito. Gastos de Compra. Entendemos por Gastos de compra todos los gastos que se efectúan para que las mercancías adquiridas lleguen hasta su destino, los principales son: los derechos aduanales, los fletes y acarreos, los seguros, las cargas y descargas, etc. 92

Devoluciones sobre compras. Entendemos por Devoluciones sobre compras el valor de las mercancías devueltas a los proveedores, por que no nos satisface la calidad, el precio, estilo, color, etc. Rebajas sobre compras. Entendemos por Rebajas sobre compras el valor de las bonificaciones que sobre el precio de compra de las mercancías nos conceden los proveedores cuando éstas tienen algún defecto o su calidad no es la convenida. Descuentos sobre compras. Entendemos por Descuentos sobre compras las bonificaciones que nos conceden los proveedores por liquidar el importe de las mercancías antes de la fecha estipulada. Como puede observarse, las rebajas sobre compras son las bonificaciones que sobre el precio de compra de las mercancías nos conceden los proveedores, mientras que los descuentos sobre compras nos son concedidos por pronto pago. Descuentos sobre compras es una subcuenta de Gastos y productos financieros. Inventario inicial. Es el valor de las mercancías que se tienen en existencia al dar principio el ejercicio. Inventario final. Es el valor de las mercancías existentes al terminar el ejercicio. Gastos de venta o directos. Son todos los gastos que tienen relación directa con la promoción, realización y desarrollo del volumen de las ventas; como ejemplos, podemos citar los siguientes: 1. Sueldos de los jefes del departamento de ventas. 2. Sueldos de los empleados del almacén. 3. Sueldos de los empleados que atienden al público en las ventas de mostrador. 4. Sueldos de los choferes del equipo de entrega. 5. Comisiones de agentes y dependientes. 6. Seguro social del personal de este departamento. 7. Propaganda. 8. Consumo de etiquetas, envolturas y empaques. 9. Fletes y acarreos de las mercancías vendidas. 10. Gastos de mantenimiento del equipo de reparto. 11. Parte proporcional que corresponda al departamento de ventas por el alquiler del local, por el pago de luz, por el pago de servicio telefónico. 12. En general, todos los gastos que tengan relación directa con la operación de vender. Gastos de administración o indirectos. Entendemos por Gastos de administración o indirectos todos los gastos que tienen como función el sostenimiento de las actividades destinadas a mantener la dirección y administración de la empresa, y que sólo de un modo indirecto están relacionados con la operación de vender; como ejemplos podemos mencionar los siguientes: 1. Sueldo del gerente. 2. Sueldo del subgerente.

93

MÓDULO


3. Sueldo del contador. 4. Sueldo del personal de oficinas. 5. Seguro social del personal de este departamento. 6. Consumo de papelería y útiles de escritorio. 7. Gastos de correo y telégrafo. 8. La parte proporcional que corresponda a las oficinas por el alquiler del local, por el pago de luz, por el pago del servicio telefónico, etc. Gastos y productos financieros. Entendemos por Gastos y productos financieros las pérdidas y utilidades que provienen de operaciones que constituyen la actividad o giro principal del negocio; como ejemplos podemos mencionar los siguientes: 1. Los descuentos sobre ventas. 2. Los descuentos sobre compras. 3. Los intereses sobre documentos, ya sean a nuestro cargo, o a nuestro favor. 4. Los descuentos por pago anticipado de documentos a nuestro favor o nuestro cargo. 5. Los intereses sobre préstamos bancarios, hipotecarios, etc. También se consideran como Gastos y productos financieros las pérdidas o utilidades en cambios de monedas extranjeras, los Gastos de situación, que son el importe que se paga por el envío del dinero mediante la compra de giros y , en general, las pérdidas o utilidades que provienen directamente de la especulación con el dinero. 8. ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS O ESTADO DE RESULTADOS GENERALIDADES Al terminar el ejercicio, a todo comerciante no sólo le interesa conocer la situación financiera de su negocio, sino también el total de la utilidad o pérdida que arroje el ejercicio y la forma en que se ha obtenido dicho resultado. La situación financiera se puede conocer por medio del Balance general, ya que dicho documento muestra detalladamente los recursos y obligaciones con que se cuenta. La utilidad o pérdida se puede conocer por medio del Balance comparativo o directamente del Balance general, puesto que en dicho documento aparece el capital, aumentado o disminuido por los resultados obtenidos durante el ejercicio. En el Balance general aparece el valor de la utilidad o pérdida del ejercicio, según sea el caso, pero no la forma en que se ha obtenido que es precisamente lo más interesante. Por consiguiente, de lo anterior resulta la necesidad de un estado que complemente la información del Balance general. Precisamente, el documento que proporciona con todo detalle dicha información es el Estado de pérdidas y ganancias, al cual se le puede definir de la siguiente manera: Estado de pérdidas y ganancias. El Estado de pérdidas y ganancias o Estado de resultados es un documento contable que muestra detallada y ordenadamente la utilidad o pérdida del ejercicio.

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Para entender por qué el Estado de pérdidas y ganancias o Estado de resultados complementa la información del Balance general, a continuación se presenta un caso práctico que tiene como base el siguiente Balance inicial:

Posteriormente se practicaron las siguientes operaciones: 1. 2. 3.

Se vendieron mercancías por valor de $ 150 000.00 en efectivo, cuyo costo era de $ 100 000.00. Se pagaron en efectivo gastos de venta por valor de $ 10 000.00. Se pagaron en efectivo gastos de administración por valor de $ 20 000.00.

Análisis de las operaciones: 1.

+ Activo en Caja - Activo en mercancías (únicamente por el costo) + Capital (por la utilidad)

$ 150 000.00 100 000.00 50 000.00

2.

- Activo en Caja - Capital (por los gastos de venta)

$ 10 000.00 10 000.00

3.

- Activo en Caja - Capital (por gastos de Admón)

$ 20 000.00 20 000.00

Después de practicadas dichas operaciones, las cuentas aparecen con el siguiente saldo: Concepto Saldos iniciales 1. Por las ventas Totales 2. Por los gastos de venta Totales 3. Por los gastos de administración Saldos finales

Caja

Mercancías

$ 200 000 + 150 000 $ 350 000 - 10 000 $ 340 000

00 00 00 00 00

- 20 000 $ 320 000

00 00

Mobiliario

Proveedores

$ 300 000 - 100 000 $ 200 000

00 00 00

$ 200 000

00

$ 200 000

00

$ 200 000

00

$ 200 000

00

$ 200 000

00

$ 200 000

00

$ 200 000

$ 200 000

00

$ 200 000

00

$ 200 000

Capital

00

$ 500 000 + 50 000 $ 550 000 - 10 000 $ 540 000

00 00 00 00 00

00

- 20 000 $ 520 000

00 00

95

MÓDULO


Con los saldos anteriores se formula el Balance general, el cual queda de la siguiente forma: BALANCE GENERAL Activo Circulante Caja Mercancías Fijo Mobiliario y equipo Total activo Pasivo Flotante Proveedores

$ 320 000 200 000

00 00

$ 520 000

00

200 000

00

Capital Contable

$ 720 000

00

200 000

00

$ 520 000

00

Como podemos ver en el Balance general aparece el capital aumentado en $ 20 000.00, que es la utilidad del ejercicio, pero no la forma en que ésta se ha obtenido, por lo que es necesario formular un estado que muestre detalladamente cómo se ha obtenido dicha utilidad. Dicho estado recibe el nombre de Estado de pérdidas y ganancias, o de resultados y que en nuestro caso quedaría así: ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS Ventas: Menos: Costos de mercancía vendida Utilidad en Ventas Menos: Gastos de venta Gastos de administración Utilidad del ejercicio

$ 10 000 20 000

00 00

$ 150 000 100 000

00 00

$ 50 000

00

30 000

00

$ 20 000

00

Como puede observarse, el Estado de perdidas y ganancias muestra detalladamente cómo se ha obtenido la utilidad del ejercicio, mientras que el Balance general únicamente muestra la utilidad, más no la forma en que se ha obtenido, razón por la cual el Estado de pérdidas y ganancias o Estado de resultados se considera como un estado complementario del Balance general. Naturalmente, para que el Estado de pérdidas y ganancias se pueda interpretar con mayor facilidad, es necesario que todos sus elementos estén debidamente clasificados y ordenados. Para facilitar el desarrollo del Estado de pérdidas y ganancias, se divide en dos partes principales.

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PRIMERA PARTE DEL ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS La primera parte consiste en analizar todos los elementos que entran en la compraventa de mercancías hasta determinar la utilidad o la pérdida de ventas, o sea, la diferencia entre el precio de costo y el de venta de las mercancías vendidas. Para determinar la utilidad o pérdida de ventas, es necesario conocer los siguientes resultados: Ventas netas. Compras totales o brutas. Compras netas. Costo de lo vendido. Ventas netas. Las ventas netas se determinan restando de las ventas totales el valor de las devoluciones y rebajas sobre ventas.

Ventas totales

Devoluciones sobre ventas

menos

igual Ventas netas

Rebajas sobre ventas

Compras

Ejemplo: Durante el ejercicio se vendieron mercancías por valor de $ 1 950 000.00, de las cuales los clientes devolvieron el equivalente de $ 30 000.00 y, además, se les concedieron rebajas por másde $ 20 000.00. más valor Gastos de compra Compras totales Concepto Ventas totales Menos: Devoluciones sobre ventas Rebajas sobre ventas Ventas netas

(1)

(2)

$ 30 000 20 000

(3)

00 00

(4)

$ 1 950 000

00

50 000

00 $ 1 900 000

00

Compras totales o brutas. Las compras totales o brutas se determinan sumando a las compras el valor de los gastos de compra.

Ejemplo: Durante el ejercicio se compraron mercancías por valor de $ 800 000.00, y se tuvo que pagar, para trasladarlas hasta el almacén, $ 20 000.00 por fletes y acarreos.

97

MÓDULO


Concepto

(1)

Compras Más: Gastos de compra Compras totales o brutas

(2)

(3)

(4)

$ 800 000 00 20 000 00 $ 820 000 00

Compras netas. Las compras netas se obtienen restando de las compras totales el valor de las devoluciones y rebajas sobre compras. Devoluciones sobre compras Compras netas

Compras totales Rebajas sobres compras

Ejemplo: Supongamos como compras totales los $ 820 000.00 del caso anterior; además, suponemos que a los proveedores se les devolvieron mercancías por $ 60 000.00 y que nos concedieron rebajas por $ 10 000.00. Concepto

(1)

Compras

(2)

(3)

(4)

$ 820 000 00

Menos: Devoluciones sobre compras Rebajas sobre compras Compras netas

$ 60 000 00 $ 10 000 00

70 000 00 $ 750 000 00

Costo de lo vendido. El costo de lo vendido se obtiene sumando al inventario inicial el valor de las compras netas y restando de la suma que se obtenga el valor del inventario final.

Inventario inicial

98

más

Compras netas

igual Suma

menos

Inventario final

igual

Costo de lo vendido

Ejemplo: Consideremos como compras netas los $ 750 000.00 del caso anterior; además, suponemos como existencia inicial de mercancías, la cantidad de $ 1 250 000.00, y como existencia final, $ 600 000.00. Concepto

(1)

(2)

(3)

(4)

$1 250 000 00 750 000 00 $2 000 000 00 600 000 00

Inventario inicial Más: Compras netas Suma Menos: Inventario final

$1 400 000 00

Costo de lo vendido

Utilidad en ventas. Una vez determinado el valor de las ventas netas y el costo de lo vendido, la utilidad en ventas se determina restando de las ventas netas el valor del costo de lo vendido. Ventas netas

menos

Costo de lo vendido

igual

Utilidad en ventas

Ejemplo: Considerando las ventas netas y el costo de lo vendido de los casos anteriores, la utilidad en ventas sería de: Concepto

Ventas netas

(1)

(2)

(3)

(4)

$ 1 900 000 00 1 400 000 00

Menos: Inventario final Utilidad en ventas

$

500 000 00

La utilidad obtenida por las ventas también recibe el nombre de utilidad bruta. Observación. Cuando el costo de lo vendido sea mayor que el valor de las ventas netas, el resultado será la perdida en ventas o perdida bruta. Empleo de las columnas. Al igual que en el Balance general, en el Estado de pérdidas y ganancias se emplean cuatro columnas para anotar las cantidades. A continuación se indica en qué columna se anota el valor de cada uno de los elementos de que se compone dicho estado. Primera columna. En esta columna se deben anotar los valores de las compras, de los gastos de compra, de las devoluciones sobre compras y de las rebajas sobre compras.

99

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Segunda columna. En esta columna se deben anotar los valores de las devoluciones sobre ventas, de las rebajas sobre ventas y de las compras totales. Tercera columna. En esta columna se deben anotar los valores de las ventas totales, del inventario inicial, de las compras netas y del inventario final. Cuarta columna. En esta columna se deben anotar los valores de las ventas netas, del costo de los vendido y de la utilidad o pérdida en ventas. Cambios en la colocación. 1. Cuando no hay devoluciones ni rebajas sobre ventas, el valor de las ventas totales pasa directamente hasta la cuarta columna, como si fueran ventas netas. 2. Cuando no hay gastos de compra, el valor de las compras pasa directamente hasta la segunda columna, como si fuera compras totales. 3. Cuando no hay gastos de compra ni devoluciones y rebajas sobre compras, el valor de las compras pasa directamente hasta la tercera columna, como si fueran compras netas. 4. Cuando únicamente hay devoluciones sobre ventas o rebajas sobre ventas, su valor pasa a la tercera columna. 5. Cuando únicamente hay devoluciones sobre compras o rebajas sobre compras, su valor pasa a la segunda columna. Forma como se obtiene la utilidad en ventas Compras

más

Ventas totales

Gastos de compra

menos

igual

Devoluciones sobre ventas

Compras totales

y

menos

Rebajas sobre ventajas

Devoluciones sobre compras

igual

y

Ventas netas

Rebajas sobre compras

menos igual

Inventario inicial

más

Compras netas

igual

Suma

menos

Inventario final

Igual

Costo de lo vendido y UTILIDAD BRUTA EN VENTAS

100

SEGUNDA PARTE DEL ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS La segunda parte consiste en analizar detalladamente los gastos de operación, así como los gastos y productos que no corresponden a la actividad principal del negocio, y determinar el valor neto que debe restarse de la utilidad bruta, para obtener o la utilidad o la pérdida líquida del ejercicio. Para determinar la utilidad o la pérdida líquida del ejercicio es necesario conocer los siguientes resultados: Gastos de operación. Utilidad de operación. El valor neto entre otros gastos y otros productos. Gastos de operación. Los gastos de operación son las erogaciones que sostiene la organización implantada en la empresa y que permite llevar a cabo las diversas actividades y operaciones diarias. Se consideran gastos de operación los de venta, los de administración y los financieros, ya que sin ellos no sería posible alcanzar los propósitos de la empresa. De acuerdo con lo anterior, se llama gastos de operación al total de la suma de los gastos de venta, gastos de administración y gastos financieros. Gastos de venta

más

Gastos de administración

más

igual

Gastos financieros

Gastos de operación

Ejemplo: Durante el ejercicio se efectuaron gastos con los valores siguientes: Renta del almacén, $ 17 000.00; propaganda, $ 9 000.00; sueldos de agentes y dependientes, $ 32 000.00; comisiones de agentes, $ 16 000.00; consumo de luz de oficinas, $ 1 000.00; renta de las oficinas, $ 12 000.00; sueldos del personal, $ 43 000.00; papelería y útiles de oficina, $ 3 000.00; consumo de luz del departamento de administración, $ 2 000.00; intereses a nuestro cargo, $ 5 000.00; descuentos sobre ventas, $ 4 500.00 y gastos de situación, $ 500.00. Concepto

(1)

(2)

(3)

(4)

Gastos de operación Gastos de venta Renta del almacén Propaganda Sueldos de agentes y dependientes Comisiones de agentes y depen. Consum o de luz del almacén

$ 17 9 32 16 1

000 000 000 000 000

00 00 00 00 00

$ 75 000 00

Gastos de administración Renta de las oficinas Sueldos del personal de oficinas Papelería y útiles de oficina Consum o de luz de las oficinas

$ 12 43 3 2

000 000 000 000

00 00 00 00

60 000 00

Gastos financieros Intereses a nuestro cargo Descuentos sobre ventas Gastos de situación

$ 5 000 00 4 500 00 500 00

10 000 00

$ 145 000 00

101

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Cuando existan gastos y productos financieros, se deben clasificar en primer término los productos, si su valor es mayor que el de los gastos, pero se deberán clasificar los gastos en primer término, si el valor de éstos es mayor que el de los productos. La clasificación se debe hacer de esta forma con el objeto de efectuar la resta con mayor facilidad. El resultado que se obtenga de restar el valor menor del mayor, puede ser la pérdida financiera o la utilidad financiera, según el caso; es pérdida cuando el valor de los gastos es mayor que el de los productos, y es utilidad financiera, en el caso contrario. Cuando el resultado sea pérdida financiera, su valor se debe agregar a la suma de los gastos de venta con los de administración, para obtener el total de gastos de operación.

Gastos financieros menos Productos financieros igual

Gastos de venta

más

Gastos de administración

más

Pérdida financiera

más

Gastos de operación

Ejemplo: Supongamos los mismos gastos de venta, de administración y financieros del caso anterior, y además, los siguientes productos: intereses a nuestro favor $ 1 000.00 y descuentos sobre compras $ 3 000.00. Como puede verse, primero se clasificaron los gastos financieros, por ser mayor su valor, y después se clasificó los productos financieros, la diferencia entre ambos fue la pérdida financiera, la cual se sumó a los gastos de venta más los de administración, para obtener de esta manera, el total de los gastos de operación. Cuando el resultado obtenido sea utilidad financiera, su valor se debe restar de la suma de los gastos de venta con los de administración, para obtener el total de los gastos de operación.

102

Concepto

(1)

(2)

(3)

(4)

Gastos de operación Gastos de venta Renta del almacén Propaganda Sueldos de agentes y dependientes Comisiones de agentes y depen. Consumo de luz del almacén

$ 17 000 9 000 32 000 16 000 1 000

00 00 00 00 00

$ 75 000 00

Gastos de administración Renta de las oficinas Sueldos del personal de oficinas Papelería y útiles de oficina Consumo de luz de las oficinas

$ 12 000 43 000 3 000 2 000

00 00 00 00

60 000 00

Gastos financieros Intereses a nuestro cargo Descuentos sobre ventas Gastos de situación

$ 5 000 00 4 500 00 500 00

Productos financieros Intereses a nuestro favor Descuentos sobre compras

$ 1 000 3 000

00 00

10 000 00

4 000 00

6 000 00

$ 141 000 00

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La Contabilidad: Una introducción a sus conceptos Pyle William, John, John Arch White y Kermit Larson (1981). Principios Fundamentales de Contabilidad. México: CECSA. pp. 21-45

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La Contabilidad: Una Introducción a sus conceptos Pyle William, John Arch White y Kermit Larson (1981). Principios Fundamentales de Contabilidad. México: CECSA. pp. 21-45. La contabilidad constituye una actividad de prestación de servicios cuya función es proporcionar información cuantitativa acerca de las entidades económicas. La información, primordialmente, es de naturaleza financiera y tiene como fin ser útil para la toma de decisiones de carácter 1 económico. Si el ente para el que se elabora información habrá de ser utilizada por la administración para contestar preguntas tales como: ¿Cuáles son los recursos del negocio? ¿Qué deudas tiene? ¿Ha obtenido utilidades? ¿Son los gastos demasiado elevados con respecto a las ventas? ¿Son las existencias de mercancías de demasiado elevadas o insuficientes? ¿Se están cobrando las cuentas de los clientes con suficiente rapidez? ¿Podrá el negocio pagar sus deudas a su vencimiento? ¿Debiera ampliarse la planta? ¿Debiera introducirse un nuevo producto? ¿Se deben aumentar los precios de venta? Además, quienes conceden crédito, tales como los bancos, los mayoristas y los fabricantes, utilizan la información contable para contestar preguntas tales como: ¿Es de esperarse que el cliente obtenga buenas utilidades en el futuro? ¿Cuál es su capacidad de pago? ¿Ha pagado oportunamente sus deudas en el pasado? ¿Se le debe conceder crédito adicional? 2 Asimismo, las dependencias gubernamentales utilizan la información contable para vigilar a los negocios, así como para el cobro de impuestos: los sindicatos de trabajadores la utilizan para negociar condiciones de trabajo y para convenios salariales; finalmente, los inversionistas utilizan bastante información contable en las decisiones de inversión. Razón por la cual estudiamos la contabilidad La información que se utiliza para contestar preguntas del tipo de las enumeradas anteriormente se obtiene mediante los informes contables. Si el propietario de un negocio, gerente, banquero, abogado, ingeniero, o cualquier otra persona habrá de utilizar estos informes de una manera efectiva, deberá comprender medianamente cómo fueron recopilados los datos y cómo se reunieron las cifras. Deberá comprender las limitaciones de la información y el grado en que ésta se basa en estimaciones, más que en mediciones precisas; finalmente deberá comprender los términos y los conceptos contables. Sobra decirlo, pero esta comprensión se logra sólo mediante el estudio de la contabilidad. Otra razón por la que se estudia contabilidad es precisamente para convertirse en contador profesional y para vivir de ella. La carrera de contador público puede ser muy interesante y bien remunerada. La contabilidad como una profesión Durante los últimos cincuenta años la contabilidad como profesión ha alcanzado un nivel comparable a la de abogacía y medicina. Todos los estados de norteamérica expiden títulos de contadores públicos, así como los expiden de médicos y abogados; la razón principal es la misma: ayudar a garantizar estándares elevados de servicio profesional. Podrán considerarse contadores públicos sólo quienes hayan aprobado un examen riguroso sobre contabilidad y materias afines, hayan cumplido ciertos requisitos académicos y posean experiencia práctica. 107

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Los requisitos para obtener un título de contador público, o autorización para ejercer, varían en los diferentes estados de E.U.A. En términos generales quien desee ejercer deberá ser ciudadano norteamericano, tener cuando menos 21 años de edad, poseer una moral incuestionable y ser un graduado universitario dentro del área de contabilidad. Además, deberá aprobar un riguroso examen con duración de tres días, que versará sobre teoría contable, práctica contable, auditoría y derecho mercantil. El examen con duración de tres días es uniforme en todos los estados norteamericanos y es presentado en las mismas fechas en todos ellos. Dicho examen es elaborado por el Instituto Americano de Contadores Públicos (AICPA), que es una organización profesional nacional de contadores. Muchos estados exigen que el solicitante posea dos o más años de experiencia práctica, adquirida en despachos de contadores públicos, o su equivalente para poder otorgar el título para ejercer. Algunos estados no exigen que se cumpla el requisito de experiencia práctica y, en otros, se permite que se sustituya el requisito de educación a nivel universitario por uno o más años de experiencia. Por este motivo el AICPA, Committe on Education and Experience Requirements for CPA’s (Comité Sobre Requisitos Académicos y Experiencia Práctica para contadores, del Instituto Americano de Contadores Públicos), ha externado su opinión, en el sentido que se requieren cuando menos cinco años de estudios universitarios para adquirir el cúmulo de conocimientos indispensables para ser un CP, y que las personas que satisfagan 3 tal requisito no estarán obligados a poseer experiencia práctica previa. Mientras tanto, el alumno interesado podrá informarse sobre los diferentes requerimientos de los estados en los que podría presentar su solicitud, pidiendo informes al organismo estatal de contadores públicos. El trabajo realizado por un contador Son tres las principales áreas a las cuales se dedican los contadores: (1) contaduría pública; (2) contaduría privada, (3) y contabilidad gubernamental. Contaduría pública Un contador público es una persona que ofrece sus servicios profesionales y los de sus empleados, al público, a cambio de honorarios, en la misma forma en que lo hace un abogado o un ingeniero consultor. Auditoria. El servicio principal que ofrece un contador público es el de auditoría. Los bancos comúnmente exigen que se auditen los estados financieros de una compañía que está solicitando un préstamo considerable debiendo ser la auditoría realizada por un contador público que no sea de la empresa auditada, sino un profesional independiente. Las compañías cuyas acciones se ofrecen para la venta al público por lo general deberán ser auditadas previamente; al final, es necesario que periódicamente se practiquen auditorías a tales empresas, si desean que sus acciones se sigan cotizando en la bolsa. El propósito de una auditoría es verificar los estados financieros de la compañía. Al llevar a cabo la auditoría, el auditor cuidadosamente examina los estados financieros y los registros contables con base en los cuales se elaboraron, para asegurarse que dichos estados reflejan razonablemente la situación financiera de la compañía, que fueron elaborados de conformidad

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con principios de contabilidad generalmente aceptados y que se basaron en registros llevados de conformidad con tales principios. Los bancos, los inversionistas y otros, confían en la información proporcionada por los estados financieros de la compañía al otorgar créditos, préstamos y en la compra y venta de valores; confían en el auditor que habrá de verificar la precisión de la información contenida en tales estados. Servicios de consultoría administrativa. Además de los servicios de auditoría, los contadores comúnmente ofrecen servicios de consultoría administrativa. Un contador adquiere, al llevar a cabo una auditoría, un conocimiento amplio de los procedimientos contables de la compañía auditada y de su posición financiera, encontrándose en una situación excelente para ofrecer sugerencias constructivas para mejorar los procedimientos y fortalecer la situación financiera de la empresa. Los clientes esperan obtener tales sugerencias como un subproducto muy valioso de la auditoría; también comúnmente contratan a los contadores públicos titulados para que lleven a cabo investigaciones adicionales con el fin de determinar métodos que puedan mejorar sus operaciones. Tales investigaciones, y las sugerencias que se derivan de ellas, se les conoce con el nombre de servicios de consultoría administrativa. Los servicios de consultoría administrativa incluyen el diseño, la instalación y el mejoramiento del sistema de contabilidad general del cliente, así como de cualquier sistema de información que pudiera tener relación con la determinación y el control de los costos. Incluyen también la utilización de tarjetas perforadas, de la electrónica y de otros métodos mecanizados modernos en estos sistemas; también incluyen asesoría en planeación financiera presupuestos, pronósticos y control de inventarios. (En realidad tienen ingerencia en todas las fases de los sistemas de información y materias relacionadas.) Servicios en el área de impuestos. En esta época caracterizada por una mayor complejidad en las leyes fiscales, tanto del impuesto sobre la renta, como de otras, muy pocas decisiones importantes de carácter administrativo se toman sin considerar su efecto fiscal. Un contador público, mediante su entrenamiento y práctica, está capacitado para prestar servicios valiosos en esta área. El servicio no sólo incluye la elaboración y presentación de las declaraciones fiscales, sino también la asesoría fiscal respecto a la forma en se pueden realizar las transacciones causando el menor impuesto posible. Contaduría privada Cuando un contador trabaja para una sola empresa, se dice que se dedica a la contaduría privada. Un negocio pequeño puede ocupar a un solo contador, o bien podrá depender de los servicios de un contador público independiente, no incluyendo dentro de su personal a ningún contador. Por otra parte, un negocio grande podrá tener más de cien empleados que trabajen dentro de su departamento de contabilidad, estando bajo la supervisión del funcionario de contabilidad, comúnmente denominado contralor, quien frecuentemente es un contador público. El título de contralor se deriva del hecho que una de las principales funciones de la información contable es la de controlar las operaciones de un negocio. El contador al servicio exclusivo de un negocio pequeño y el departamento de contabilidad de una empresa grande, realizan una gran variedad de trabajos, incluyendo la contabilidad general, la contabilidad de costos, los presupuestos y la auditoría interna.

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Contabilidad general. Si bien es difícil delimitar su alcance, la contabilidad general se refiere al registro de las transacciones y a la elaboración de estados financieros y demás informes para ser utilizados por la administración, propietarios, acreedores y dependencias gubernamentales. El contador privado podrá diseñar o bien podrá ayudar al contador público a diseñar el sistema que se habrá de utilizar para registrar las transacciones, debiendo supervisar al personal de contabilidad o de procesamiento de datos, al registrar éstas y al elaborar los informes. Contabilidad de costos. Es el aspecto de la contabilidad que se refiere a la acumulación, determinación y control de los costos, particularmente de los costos de producción de un determinado producto o servicio; se le denomina contabilidad de costos. Puesto que el conocimiento de los costos y el control de ellos es algo vital para una buena administración, una compañía grande podrá tener varios contadores públicos que se dediquen a esta actividad. Presupuestos. A la planificación de las operaciones de un negocio, antes de ejecutarlas, se le conoce como presupuestos. El objetivo de los presupuestos es proporcionar a la administración un plan razonado, en relación con las operaciones del futuro y, una vez que el plan se haya implantado, proporcionará resúmenes e informes en los que se contrastarán los resultados realmente obtenidos con lo planeado. Muchas compañías grandes tienen dentro de sus departamentos de contabilidad personal que dedica todo su tiempo a esta fase de la contabilidad. Auditoría interna. Además de la auditoría anual que realizan los contadores públicos independientes, muchas compañías contratan personal para auditoría interna, el cual continuamente revisa los registros que se elaboran y que se llevan en cada uno de los departamentos o sucursales de la compañía. Es responsabilidad de estos auditores internos asegurarse que los procedimientos establecidos de contabilidad y las directrices administrativas se estén llevando a través de toda la compañía. Contabilidad gubernamental La prestación de servicio al estado constituye una tarea muy amplia y complicada para la cual la contabilidad es tan necesaria como en los negocios. Los funcionarios electos del gobierno deben tener acceso a los datos proporcionados por la contabilidad, si es que desean cumplir satisfactoriamente con sus responsabilidades administrativas. Los contadores son los encargados de la acumulación de tales datos. Los contadores también revisan y auditan los millones de declaraciones de impuestos sobre la renta, sobre nóminas y sobre ventas, que presentan las compañías al pagar dichos impuestos y de las cuales depende el estado. Por último, las dependencias estatales y federales, tales como el Interstate Commerce Commission, el Securities and Exchange Commission, etc., contratan los servicios de contadores para realizar su función de vigilancia a las empresas. Diferencia entre la contabilidad y la teneduría de libros Muchas personas confunden contabilidad con la teneduría de libros, considerándolas como actividades idénticas: identifican el todo con una de sus partes. Realmente la teneduría de libros tan sólo es una parte de la contabilidad; la fase concerniente al registro de las

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transacciones de un negocio. La teneduría se refiere al registro de las transacciones, y el tenedor de libros es quien las registra. El trabajo es muchas veces rutinario y, por su naturaleza, primordialmente de oficina. El trabajo de un contador es mucho más amplio, lo cual se podrá constatar si se vuelven a leer los párrafos anteriores. La contabilidad puede aplicarse a todo tipo de entidades económicas tales como empresas comerciales, escuelas, iglesias, fraternidades, etc. Sin embargo, este texto habrá de centrar su atención en la contabilidad relacionada con empresas comerciales, las cuales se clasifican, de acuerdo con su organización legal, en tres tipos: empresas de propiedad individual, empresas organizadas como sociedades “de personas” y empresas organizadas como sociedades anónimas. A un negocio en donde sólo existe un dueño se le denomina “negocio de propietario individual”. Cuando existen dos o más copropietarios se le denomina “negocio de sociedad de personas”. Una sociedad anónima es una forma de organización legal para los negocios, constituida de conformidad con las leyes de alguno de los 50 estados de la unión, o las del gobierno federal. A los propietarios se les denomina accionistas, puesto que su carácter de propietarios se comprueba mediante la posesión de acciones que hayan sido emitidas por la sociedad anónima. Debido a sus características legales tan peculiares, la corporación sociedad anónima constituye el tipo de organización de negocios más común dentro de los Estados Unidos. Estas características, que no son poseídas por las empresas de propiedad individual o por los negocios organizados bajo la forma de sociedades de personas, permiten a las sociedades anónimas recaudar grandes cantidades de dinero (tal como sucede con la “General Motors” o con la “American Telephone and Telegraph Company). Sin embargo, debido a lo sencillo de la estructura organizacional de los negocios de propiedad individual, este texto habrá de describir en primer término la contabilidad para este tipo de organización de empresas. Las características de las sociedades de personas y de las sociedades anónimas, así como los problemas contables relacionados con este tipo de organizaciones, se habrá de describir y de comentar en capítulos posteriores. Los informes contables son el producto terminado del proceso contable, sin embargo, se considera ventajoso empezar el estudio de la contabilidad precisamente considerando su forma y contenido. Los informes contables sirven para proporcionar a la administración y a los terceros interesados, una visión concreta acerca de la rentabilidad y posición financiera de un negocio. Los dos informes contables más importantes son el estado de resultados y el balance general. El estado de resultados El estado de resultados de una compañía (ver la Ilustración 1-1) es probablemente más importante que su balance general, puesto que revela si el negocio alcanzó o no su principal objetivo: la obtención de utilidades netas o ganancias. Se obtiene una utilidad neta cuando los ingresos son mayores que los gastos: se incurrirá en pérdida neta cuando los gastos sean mayores a los ingresos. Un estado de resultados se podrá elaborar enumerando los diferentes ingresos obtenidos durante el periodo, los gastos incurridos para generar esos ingresos y, mediante la resta de los gastos a los ingresos, se podrá determinar si se obtuvo una utilidad neta o una pérdida neta.

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Los ingresos constituyen flujos de efectivo o propiedades que se reciben a cambio de los bienes o servicios que se proporcionan a los clientes. Se consideran también ingresos las rentas, dividendos e intereses ganados. “Coast Realty”, en la ilustración 1-1, obtuvo ingresos, derivados de la prestación de servicios, que ascendieron a $ 32 650. Los gastos son bienes o servicios consumidos durante la operación de un negocio o de cualquier otra unidad económica. “Coast Realty” utilizó los servicios de sus empleados (gastos por sueldos), los servicios de la compañía de teléfonos, etc. El encabezado del estado de resultados señala el nombre del negocio para quien se elabora éste, así como el periodo cubierto por tal estado. Tanto una información como la otra son importantes, pero el periodo cubierto por el estado es de suma importancia, puesto que las partidas contenidas en él habrán de interpretarse en relación al periodo de tiempo al cual correspondan. Por ejemplo, la partida “ Comisiones ganadas” tiene un saldo de $ 31 450 dentro del estado de resultados presentado en la Ilustración 1-1. Dicha cifra tiene muy poco significado mientras no se conozca si corresponde a las comisiones recibidas durante un año y no a las comisiones recibidas en una semana o en un mes. COAST REALTY Estado de resultados para el año que termina el 31 de diciembre de 19_ Ingresos: Comisiones ganadas……………...……….. $ 31 450 Honorarios por administración de propiedades…………………………………. $ 1 200 Total de ingresos…………………………….

$ 32 650

Gastos de operación: Gastos por sueldos…………………………. $ 7 800 Gastos por rentas…………………………… $ 2 400 Gastos por agua, electricidad y gas……… $ 315 Gastos de teléfonos……………………….. $ 560 Gastos de publicidad………………………. $ 2 300 Total de gastos de operación…………….. Utilidad neta…………………………………

$ 13 385 $ 19 265

El balance general El balance general tiene como finalidad mostrar la posición financiera de un negocio a una fecha determinada y se le denomina, en ocasiones “el estado de la posición financiera”. La posición financiera se muestra enumerando los activos, los pasivos o deudas y las participaciones que tiene el propietario o propietarios del negocio. En el encabezado del balance general se indica el nombre del negocio y la fecha del estado; se entiende que las cifras de las partidas revelan los saldos precisamente al cierre del periodo contable.

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Antes de que un administrador de empresas, inversionista, o cualquier otra persona pueda hacer juicios efectivos, basados en la información proporcionada por el balance general, será necesario que adquiera ciertos conocimientos y comprenda algunos conceptos. Para fines ilustrativos, supongamos que el día 3 de agosto Juan Ball inició un nuevo negocio denominado “World Travel Agency” y que durante el día realizó las siguientes transacciones, a nombre de la empresa: - Agosto 3 Invirtió $ 18 000 de sus ahorros personales en el negocio. - Agosto 3 Pagó $ 15 000 del efectivo de la agencia para la adquisición de un edificio pequeño, para instalar las oficinas, así como el terreno sobre el cual se hizo una construcción (costo del edificio: $ 10 000 y el costo del terreno: $ 5 000). - Adquirió a crédito, de la “Office Equipment Company”, equipo de oficina, cuyo costo era de $ 2 000. (Adquirir o comprar a crédito significa comprar prometiendo pagar a una fecha posterior.) En la Ilustración 1-2 aparece un balance general que refleja los efectos de estas transacciones. Revela que, después de realizadas las transacciones anteriores, la agencia posee cuatro activos, una deuda por $ 2 000, y que el propietario tiene una participación en los activos del negocio por $ 18 000.

WORLD TRAVEL AGENCY Balance General al 3 de agosto del 19__

Activos Efectivo…………………..$ 3 000 Equipo de oficina………. 2 000 Edificio………………….. 10 000 Terreno…………………. 5 000 Total de activos………. $ 20 000

Pasivos Cuentas por pagar………… $ 2 000 Capital contable Juan Ball, cuenta de capital……………….. $ 18 000 Suma el pasivo y capital……………….. $ 20 000

Observe que los dos lados del balance general son iguales. Es por eso que ha recibido ese nombre. La suma de los dos lados del balance general deberá ser igual, puesto que uno de los lados muestra los recursos del negocio, en tanto que el otro lado muestra quiénes han proporcionado tales recursos. Por ejemplo, la World Travel Agency tiene $ 20 000 de recursos (activos), de los cuales $ 18 000 fueron proporcionados por su propietario y $ 2 000 por sus acreedores. (Los acreedores son aquellos individuos y organizaciones a quienes el negocio les debe).

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Activos, pasivos y capital contable Los activos de un negocio son, en general, las propiedades o recursos económicos poseídos por él. Incluyen el efectivo, cantidades adeudadas al negocio por sus clientes, provenientes de la venta de bienes y servicios a crédito (denominadas cuentas por cobrar), mercancías que tiene el negocio para su venta, accesorios, equipo, edificios y terrenos. Los activos también podrán incluir los derechos intangibles que otorgan las patentes y los derechos de autor. Los pasivos de un negocio son sus deudas, e incluyen las cantidades que se deben a los acreedores, por la compra de mercancías y servicios adquiridos a crédito (denominadas cuentas por pagar), salarios y sueldos por pagar a los empleados, impuestos, documentos e hipotecas por pagar. Por capital contable se entiende la participación que tiene el propietario o propietarios de un negocio en sus activos. Cuando el negocio es de propiedad individual, el capital contable se presenta en el balance general del negocio señalando el nombre de la persona, seguido por el término capital, después del monto. El uso del término capital se justifica, ya que el propietario aporta al negocio recursos o “capital” por una cantidad igual a la participación que tiene en sus activos. También los acreedores tienen un interés o una participación en los activos de un negocio y se le denomina pasivo. Las participaciones en los activos representan derechos y, en efecto, representan los derechos que tienen los acreedores a que se les pague una determinada suma de dinero. La ley reconoce tal derecho: si un negocio dejara de pagar a sus acreedores, ésta les concede el derecho de exigir la venta de los activos del negocio para pagar los derechos de los acreedores. Además, si los activos se venden, los acreedores recibirán su pago en primer término y si hubiere algún sobrante, éste le corresponderá al dueño del negocio. Puesto que los derechos de los acreedores tienen prioridad sobre los del propietario, el capital contable en un negocio siempre habrá de constituir una cantidad residual. Los acreedores saben lo anterior y, por lo tanto, cuando examinan el balance general de un negocio siempre muestran interés en conocer la parte de los activos que han provenido de los acreedores y, la parte de los recursos provenientes del dueño o dueños. El interés de los acreedores en conocer qué parte de los activos proviene de pasivos y qué parte proviene de capital, se deriva del hecho de que, en caso que el negocio se liquidara y se vendieran sus activos, las pérdidas en la venta o conversión de los activos en efectivo que excedieran al capital contable serían sufridas por los acreedores. Al examinar el balance general presentado en la Ilustración 1-2 debe tenerse en mente que los $ 18 000 de capital de Juan Ball en este negocio, pueden no constituir los únicos activos que posea. Además de su participación en el negocio, podría tener una granja, una casa y muchos activos personales. Sin embargo, éstos no se presentan en el balance general del negocio, en cumplimiento del concepto o principio de la entidad económica.

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Concepto de la entidad económica Conforme este concepto, para fines contables, a todo negocio se le considera como un ente separado y distinto de sus dueños o dueño y de cualquier otro negocio. Los negocios se consideran de esta manera y se les trata así porque, en cuanto se refiere al negocio en sí, el fin de la contabilidad es el de registrar sus transacciones y de reportar periódicamente su posición financiera y sus utilidades. Por lo tanto, los registros e informes de un negocio no deberán incluir ni la transacciones o activos de otro negocio ni los activos personales o transacciones de su propietario o propietarios, puesto que al incluirlos se distorsionaría la posición financiera y utilidades del negocio. Por ejemplo, el automóvil propiedad del dueño del negocio no deberá incluirse entre los activos de éste; tampoco deberán considerarse como gastos del negocio la gasolina, el aceite o reparaciones relacionados con dicho automóvil, puesto que al incluirlos se distorsionaría la posición financiera presentada, así como los resultados del negocio. El principio del costo Además del concepto de la entidad económica, será necesario que se tenga en mente el principio del costo al leer un balance general. Conforme este principio, todos los bienes y servicios comprados se registran al costo y aparecen en los estados financieros del mismo modo. Por ejemplo, un negocio paga $ 50 000 por terrenos que habrá de utilizar para desempeñar sus operaciones, la compra deberá registrarse en $ 50 000. Será irrelevante el hecho que el propietario y varios peritos valuadores competentes estimen que el terreno “valga”, cuando menos, $ 60 000; costó $ 50 000 y deberá aparecer con tal cifra en el balance general. Incluso si, transcurridos cinco años, debido al alza en los precios de los bienes raíces, el valor de mercado del terreno se hubiese duplicado, seguiría presentándose al costo y dicho valor de mercado no se tomaría en cuenta. El costo del terreno fue de $ 50 000 y deberá seguir apareciendo en el balance general en $ 50 000, aún cuando el valor de mercado estimado se haya duplicado. Al aplicar el principio del costo, los costos se miden sobre la base de efectivo o equivalente de efectivo. Si el bien entregado a cambio del activo o del servicio adquirido fuese efectivo, el costo habrá de medirse como el total del desembolso efectuado para adquirir tal activo o servicio. Si el bien entregado fuese distinto a efectivo, entonces el costo habrá de medirse como el valor equivalente a efectivo del bien entregado, o como el valor equivalente a efectivo del bien recibido; siempre se preferirá el valor que sea determinado de una manera más 4 clara. Principio de objetividad ¿Por qué se registran los activos y los servicios al costo y por que no se modifican, con el transcurso del tiempo, los saldos de los activos que aparecen en el balance general, de tal manera que reflejen los cambios en los valores del mercado? El principio de objetividad nos da razón del por qué las transacciones se registran al costo, puesto que requiere que el importe de dichas transacciones pueda ser determinado de una manera objetiva. Las extravagancias, las fantasías y las opiniones de la administración, en el sentido que el activo “valga más de lo que costó”, no tienen cabida dentro de la contabilidad. Para que sea plenamente útil, la información contable debe basarse en datos objetivos y, como regla general, puede decirse que los costos son objetivos, puesto que normalmente son establecidos por un comprador y un vendedor, cada uno tratando de lograr el mayor beneficio para sí mismo. 115

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Concepto del negocio en marcha Los saldos que aparecen en el balance general, respecto a los activos utilizados para llevar a cabo las operaciones de un negocio, no deben modificarse con el transcurso del tiempo para reflejar los cambios en los valores de mercado, ya que el balance general es elaborado conforme al supuesto de que el negocio para el cual se hace habrá de continuar operando y, como negocio en marcha, debe entenderse que sus activos no se tienen para la venta, puesto que esto provocaría la disolución del negocio. Por lo tanto, debido que los activos se tienen con el fin de que sean usados en el negocio y no para su venta, su valor actual de mercado no es particularmente relevante. Además, si mientras no se vendan realmente los activos fijos, no será posible determinar en forma objetiva su valor de mercado vigente, tal como lo requiere el principio de la objetividad. El concepto de negocio en marcha o negocio de vida indefinida es aplicable en la mayoría de los casos. Sin embargo, si un negocio se va a vender, o si se va a liquidar, el concepto de negocio en marcha y los principios del costo y de la objetividad no se aplicarán durante la elaboración de sus estados financieros. En esos casos, las valuaciones distintas al costo (valor de mercado, por ejemplo) podrán ser más útiles e informativas. El concepto de la unidad monetaria En Estados Unidos todas las transacciones se miden, se registran y se informan en dólares y, en el proceso de medición, de registro y de información, el dólar se ha considerado como una unidad estable de medición, en forma similar al galón, al acre o a la milla. Sin embargo, infortunadamente, el dólar, como todas las monedas, no constituye una unidad estable de medición. Cuando cambia el nivel general de precios aproximadamente se ha duplicado, lo cual significa que a través de estos años el poder adquisitivo del dólar ha disminuido de 100 a 50 centavos. Sin embargo, a pesar de que se reconoce la inestabilidad del dólar, en sus informes los contadores continúan sumando o restando partidas adquiridas en diferentes años, con dólares de diferentes valores. En efecto, no consideran los cambios en el valor de la unidad de medición. Por ejemplo, supongamos que una compañía compró un terreno hace algunos años en $ 10 000 y lo vende el día de hoy en $ 20 000. Si durante este periodo el poder adquisitivo del dólar disminuyó a la mitad, se puede concluir que la compañía no mejoró su situación financiera por el hecho de haber comprado el terreno en $ 10 000, para luego venderlo en $ 20 000 pues los $ 20 000 actuales no permitirán adquirir mayor cantidad de bienes y servicios que los $ 10 000, en la fecha de la compra. Sin embargo, si se utiliza el dólar para medir ambas transacciones, el contador habrá de reportar una ganancia por $ 10 000, derivada de la compra y de la venta del terreno. Puesto que se reconoce la inestabilidad del dólar como unidad de medida, es lícito preguntar si las cifras que aparecen en los estados financieros debieran ser ajustadas para considerar los cambios del poder adquisitivo del dólar. Se han diseñado técnicas para convertir los dólares de otras épocas que aparecen en los estados, en dólares que reflejen el poder adquisitivo actual. A tales estados se les denomina: estados ajustados por niveles de precios. De igual manera, mediante consultas a catálogos y mediante la obtención de precios vigentes de los 116

fabricantes y mayoristas, será posible determinar costos de reemplazo para los diferentes activos poseídos y tales costos podrían ser utilizados en la elaboración de estados financieros. Sin embargo, los estados financieros que reflejan costos de reemplazo, así como los estados financieros ajustados por niveles de precios, requieren de apreciaciones subjetivas para su elaboración. Por lo tanto, la mayoría de los contadores opinan que los estados financieros tradicionales basados en el concepto de la unidad monetaria son mejores para usos generales y para fines de publicación. Sin embargo, también reconocen que la información proporcionada por los estados financieros tradicionales podrá ser más útil si se complementa con información ajustada por niveles de precios o por información que haga referencia a los costos de reemplazo; estos temas habremos de explicarlos en el Cap. 20. Conforme lo antes comentado, respecto al principio del costo, al concepto del negocio en marcha y al concepto de la unidad monetaria, queda claro que, en la mayoría de los casos, los balances generales no habrán de reflejar el valor en que los activos podrían venderse o reemplazarse. Tampoco habrán de revelar el “valor” del negocio para el cual se elaboraron, puesto que algunos de los activos presentados podrían venderse a un precio mayor o menor que las cifras en que aparecen en el estado. La definición común del término principio es: una ley o regla general, muy amplia, adoptada o profesada como una guía para la acción; una base de conducta o práctica convencida…” Por lo tanto, los principios de contabilidad generalmente aceptados podrán describirse como reglas amplias adoptadas por la profesión contable como guías para medir, registrar e informar las transacciones y actividades financieras de un negocio a sus propietarios, acreedores y demás personas interesadas. Son muchos los conceptos, principios y procedimientos, los más importantes de ellos se comentan por primera vez en las páginas señaladas en la lista que aparece a continuación y se hace referencia a ellas repetidamente a través de todo el texto, para que se pueda comprender con más claridad la información proporcionada por los estados contables. Primeramente Introducidos Capítulo

Página

Conceptos Generalmente Aceptados 1. 2. 3. 4.

Concepto Concepto Concepto Concepto

de la entidad económica… del negocio en marcha….. de la unidad monetaria….. del periodo contable……..

1 1 1 3

30 32 101 32

1 1 1 3 8 8 9 9

31 31 40 111 329 343 364 369

Principios Generalmente Aceptados 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Principio Principio Principio Principio Principio Principio Principio Principio

del costo……………………. de objetividad……………… de realización………………. de enfrentamiento………… de revelación suficiente…. de la importancia relativa.. de la consistencia………… del conservatismo…………

Procedimientos Generalmente Aceptados Estos especifican la forma cómo se procesan y reportan los datos y son descritos y comentados a lo largo del texto

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Principios contables Los principios de contabilidad generalmente aceptados no son leyes naturales como son las leyes de la física y de la química, sino, más bien, son reglas determinadas por el hombre, las cuales, para tener validez, deben tener aceptación general entre la profesión contable. Han surgido de la práctica y de la forma de pensar de los miembros de la profesión contable, auxiliados por organismos tales como el Instituto Americano de Contadores Públicos, el Financial Accounting Standards Board, la Asociación Americana de Contadores Públicos, y la Securities and Exchange Commission (Comisión de Valores). Por muchos años el Instituto Americano de Contadores Públicos (AICPA) ha influido en la descripción y definición de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Entre los años de 1939 a 1959 publicó una serie de boletines (Accounting Research Bulletines), los cuales fueron considerados como la máxima expresión de los principios de contabilidad generalmente aceptados. En el año de 1959 formó un cuerpo colegiado compuesto por 18 miembros, denominado Accounting Principles Board (APB), integrado por contadores profesionales, educadores y representantes de la industria, otorgándole autoridad para emitir opiniones que habrían de ser consideradas por los miembros del AICPA como pronunciamientos autorizados respecto a principios de contabilidad generalmente aceptados. Durante los años comprendidos entre 1962 y 1973, el cuerpo colegiado emitió 31 de tales opiniones. Mayor importancia se le dio a estas opiniones a principios de 1964, cuando el AICPA dispuso que sus miembros deberían consignar, en los estados financieros de las compañías que auditaban, cualquier alejamiento de los principios contables generalmente aceptados, establecidos por las opiniones de la comisión sobre principios contables (Opinions of the Accounting Principles Board). En 1973, después de 11 años de actividad, se desintegró la Comisión de Principios Contables. En su lugar se constituyó el Financial Accounting Standards (FASB), compuesto por siete miembros. De los siete miembros sólo se exige que cuatro sean contadores públicos; trabajan de tiempo completo, perciben salario y deben renunciar en los despachos en donde se prestan sus servicios o cualquier otro trabajo que realicen. Este organismo difiere de la Comisión de Principios Contables, cuyos miembros en su totalidad eran contadores que trabajaban tiempo parcial sin remuneración alguna por su colaboración, siguiendo prestando sus servicios en los despachos de contadores o en otros lugares. El FASB emite declaraciones (Statements of the Financial Accounting Standards Board) que, al igual que las opiniones externadas por la Comisión de Principios Contables (Accounting Principles Board), deberán considerarse como disposiciones de carácter obligatorio para todos los miembros del AICPA, respecto a principios generalmente aceptados. A través de todo este texto se hace referencia tanto a las declaraciones como a las opiniones. La Asociación Americana de Contadores, una organización con fuertes lazos académicos, también ha influido mucho para describir y definir los principios de contabilidad generalmente aceptados. Ha patrocinado varios estudios de investigación y ha publicado muchos artículos relacionados con los principios contables. Sin embargo, no ha influido tanto el AICPA, puesto que no se posee autoridad para imponer sus puntos de vista sobre la profesión contable; su influencia se basa primordialmente en el prestigio de sus autores y en la lógica de sus argumentos.

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La Securities and Exchange Commission (SEC) (Comisión de Valores) desempeña un papel importante en lo concerniente a la información financiera. La SEC es un organismo descentralizado del gobierno federal, un organismo regulador que se ha constituido con el fin de vigilar el cumplimiento de las disposiciones establecidas por los decretos expedidos respecto a valores y cambios referentes a la emisión y a la venta de valores colocados entre el público inversionista. Para que los valores se puedan vender, es necesario que estén registrados ante la Comisión de Valores y para ello es necesario que se presenten estados financieros auditados, los cuales se elaboran, conforme disposiciones establecidas por la Comisión de Valores. Además, existe la obligación de presentar información periódica (informes anuales auditados) los cuales deben elaborarse conforme las reglas establecidas por la Comisión. La SEC no hace ninguna evaluación respecto a los valores registrados, pero para proteger a los inversionistas, requiere que se hagan del conocimiento público todos los hechos importantes que pudieran afectar el valor de dichos títulos y que no se oculte ninguna información importante. Su reglamentación ha repercutido en los informes anuales de las grandes compañías, habiendo contribuido a hacerlos más útiles. En un sentido realista, la SEC debiera considerarse como la autoridad máxima con respecto al establecimiento de principios contables. Sin embargo, se ha apoyado en la profesión contable, primordialmente en el AICPA y el FASB, en cuanto a la determinación de los principios contables aceptados, haciéndolos obligatorios. Asimismo, ha presionado sobre la profesión contable para que se reduzca el número de los procedimientos contables aceptables. La ecuación del balance general Tal como se señaló anteriormente, el balance general recibe tal nombre debido que la suma de ambos lados deben coincidir; la suma de los activos que se presentan en el balance general debe ser igual a la suma del pasivo más el capital contable. Esta igualdad puede expresarse bajo la forma de una ecuación de la siguiente manera: ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL CONTABLE Cuando la igualdad del balance general se expresa bajo la forma de una ecuación, a ésta se le denomina ecuación del balance general. También se le denomina ecuación contable, puesto que toda la contabilidad basada en la partida doble descansa en tal ecuación. Y, como en cualquier ecuación matemática, puede hacerse una transposición de sus elementos para obtener la siguiente ecuación: ACTIVOS – PASIVOS = CAPITAL CONTABLE La ecuación bajo esta forma enfatiza la naturaleza residual del capital contable, ya que los derechos de los propietarios se consideran secundarios a los de sus acreedores. Efecto de las transacciones sobre la ecuación contable. Una transacción comercial constituye un intercambio de bienes de servicios y las transacciones comerciales afectan los elementos de la ecuación contable. Sin embargo, independientemente de qué transacción realice un negocio, su ecuación contable siempre se mantiene en equilibrio y sus activos siempre serán iguales a la suma de los derechos de los acreedores y los del dueño o propietarios. Esto podrá ilustrarse mediante las transacciones del despacho jurídico de Larry Owen, empresa de servicios que se describe a continuación.

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El 1º. de julio Larry Owen abrió un despacho jurídico invirtiendo $ 2 500 de sus ahorros personales, los cuales los depositó en una cuenta bancaria abierta a nombre de su negocio: “Larry Owen, Despacho Jurídico”. Después de la inversión, el único activo del nuevo negocio y la aportación de Owen en el mismo se revelan en la siguiente ecuación: ACTIVOS = CAPITAL CONTABLE Efectivo, $2,500 = Larry Owen, Capital, $2,500 Observe que después de la primera transacción, el nuevo negocio tiene un solo activo; efectivo por $2,500 y, puesto que no tiene pasivos, el capital de Owen en el negocio es de $2,500. Para continuar con el ejemplo, después de la inversión, (2) Owen utilizó $600 del efectivo del negocio para pagar la renta por tres meses, por adelantado, de un local apropiado para oficinas y, (3) asimismo empleó $1,200 para la compra de equipo de oficina. Estas transacciones implicaron el intercambio de efectivo por otros activos, afectándose también la ecuación contable, como se muestra en la Ilustración 1-3. Observe que la ecuación se mantiene en equilibrio después de cada transacción.

Ilustración 1-3 Activos

Efectivo (1) $2 500 (2) - 600 $ 1 900 (3) - 1 200 $ 700

+

Renta pagada por adelantado +

600 600

+ $ 800

contable

+

Equipo de oficina

=

Larry Owen, cuenta de capital $2 500

+ $1 200 + $1 200

$2 500 = $ 2 500

Siguiendo con el ejemplo, supongamos que Owen necesitaba artículos de oficina y más equipo para su despacho jurídico, pero pensó que era conveniente que retuviese el efectivo disponible. Por lo tanto, efectúo tales compras a crédito a Alpha Company. El costo del equipo de oficina fue de $300 y el de los artículos de oficina de $60. Los efectos de esta transacción (4) se muestran en la Ilustración 1-4. Observe que los activos se incrementaron como consecuencia de tal compra, pero el capital contable no se modificó, puesto que Alpha Company adquirió un derecho sobre los activos por una cantidad igual al incremento en los mismos. Al derecho de la Compañía Alpha o al pasivo que el despacho tiene con la Compañía Alpha se denomina “cuentas por pagar”.

120

Activos

Efectivo

+

Renta pagada por adelantado

(1) $2 500 (2) - 600 $ 1 900 (3) - 1 200 $ 700 (4) $ 700

+

= Paisvos Artículos de oficina

+

+

Equipo de oficina

=

Capital contable Larry Owen, cuenta de capital

Cuentas por pagar

$2 500 $2 500

600 600 $ 600 + $60 $60

$ 600

= $ 2 500

+ $1 200 + $1 200 + 300 $ 1 500

+ $360 $360

+

$ 2 500

Ilustración 1-4 El objetivo primordial de cualquier negocio es el de incrementar el capital contable mediante la obtención de ganancias, o sea mediante la obtención de utilidades netas. El despacho jurídico de Owen habrá de alcanzar este objetivo proporcionando servicios legales a sus clientes a cambio de honorarios profesionales. Por supuesto, el despacho jurídico habrá de obtener una utilidad neta sólo si los honorarios legales percibidos o ganados superan a los gastos incurridos para obtener tales honorarios. Los honorarios legales, así como los gastos efectuados, afectan los elementos de la ecuación contable. Para ilustrar estos efectos, supongamos que el 12 de julio Larry Owen prestó servicios profesionales a un cliente (transacción 5) e inmediatamente cobró $400 en efectivo por estos servicios; en ese mismo día (transacción 6) pagó el sueldo a la secretaria del despacho, correspondiente a la primera quincena de julio; erogación de $250 con cargo al negocio. Los efectos de esta transacciones se muestran en la Ilustración 15. Activos

Efectivo (1) $ 2 500 (2) - 600 $ 1 900 (3) - 1 200 $ 700 (4) $ 700 (5) + 400 $ 1 200 (6) - 250 $ 850

+

Renta pagada por adelantado +

= Paisvos

+

Artículos de oficina

+ Equipo de oficina

=

Cuentas por pagar

Capital contable Larry Owen, cuenta de capital $ 2 500 $ 2 500

600 600 $ 600

+ $ 1 200 + $ 1 200 + 300 $ 1 500

$ 2 500

$ 600

+ $60 $60

+ $360 $360

$ 600

$60

$ 1 500

$360

$ 600

$60

$ 1 500

$360

$2 + $2 $2

500 400 900 250 650

Ilustración 1-5 121

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Observe en primer término los efectos de los honorarios legales. Los honorarios por $400 constituyen ingresos (un ingreso representa un incremento en los activos, proveniente de la venta de bienes o de servicios). Observe después que el ingreso no sólo incrementó el activo, en cuanto a efectivo se refiere, sino que, además, provocó un aumento de $400 en el capital contable. El capital contable aumentó debido que el activo total aumentó sin que hubiere un aumento en los pasivos; por lo tanto la participación que tiene Owens en el activo del negocio se incrementó. Ahora, al observar los efectos del pago del sueldo por $250 a la secretaria (un gasto) llegaremos a la conclusión de que los efectos son precisamente contrarios al del ingreso (los gastos constituyen bienes y servicios, medidos al costo, que se consumen en la operación de un negocio). En este caso el negocio utilizó los servicios de la secretaria y, cuando se pagaron tales servicios, tanto los activos cono el capital de Owen en el negocio disminuyeron. El capital de Owen disminuyó debido a que el efectivo disminuyó sin que hubiere un correspondiente aumento en otros activos o una disminución en los pasivos. Finalmente, observe lo siguiente, con respecto a las utilidades netas (un negocio obtiene una utilidad neta cuando sus ingresos superan a sus gastos). La utilidad aumenta los activos netos como el capital contable (los activos netos representan el exceso de los activos sobre los pasivos). El incremento de los activos netos es la consecuencia de los ingresos. El flujo de activo hacia el negocio es mayor que los activos consumidos, por concepto de gastos. El capital contable aumenta como consecuencia del incremento en los activos netos. Una pérdida neta tiene efectos contrarios. En la transacción 5 el flujo de ingreso fue en efectivo. Sin embargo, los flujos de ingresos no siempre son en efectivo, debido al principio de realización (también denominado “principio de reconocimiento”), el cual gobierna el reconocimiento de los ingresos; (1) este principio define “ingreso” como un incremento en los activos (no necesariamente en efectivo), derivado del intercambio de bienes o servicios; (2) también estipula que el ingreso se reconozca (se contabilice en los riesgos contables como ingreso) al momento, pero no antes de que se gane (que generalmente es el momento en que se transfiere el titulo de propiedad de los bienes vendidos o el momento en que se prestan los servicios); (3) finalmente estipula que la cantidad de ingresos reconocidos se mida de acuerdo con el efectivo recibido, más el equivalente de efectivo (valor de mercado) de cualquier otro activo o activos recibidos. Para mostrar el reconocimiento de un ingreso percibido bajo una forma distinta de efectivo, supongamos que en julio 19 (transacción 7) Larry Owen terminó de prestar un servicio legal para uno de sus clientes y le envió a éste un recibo por $750 para el cobro de los servicios prestados. También supongamos que diez días más tarde el cliente pagó la totalidad (Transacción 8) de los servicios prestados. Los efectos de las dos transacciones se muestran en la Ilustración 1-6.

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Activos

Efectivo +

= Paisvos

Renta Artículos + Equipo Cuentas pagada por + de oficina de oficina por cobrar adelantado

(1) $ 2 500 + 600 (2) - 600 600 $ 1 900 (3) - 1 200 $ 600 $ 700 (4) $ 600 $ 700 (5) + 400 $ 600 $ 1 200 (6) - 250 $ 600 $ 850 (7) + $750 $ 600 $ 850 $750 (8) + 750 - 750 $ 1 600 + 0 + $ 600


Cuentas por pagar

=

$ 2 500 $ 2 500

+ $60 $60

+

$ 2 500

+ $ 1 200 + $ 1 200 + 300 $ 1 500

+ $360 $360

$60

$ 1 500

$360

$60

$ 1 500

$360

$60

$ 1 500

$360

$60

+ $ 1 500

=

$360

$2 + $2 $2 + $3 +

500 400 900 250 650 750 400

$ 3 400

Ilustración 1-6 Observe en la transacción 7 que el aumento de activo correspondió al derecho que tiene el negocio de cobrar $750 a su cliente, lo cual constituye una cuenta por cobrar. Compare las transacciones 5 y 7 y notará que sólo difieren en cuanto al tipo de activo recibido. Luego observe que la recepción del efectivo (diez días después de que se prestó el servicio) únicamente representa un intercambio de activos: efectivo que sustituye al derecho de cobro al cliente. Tome nota, también, de que la recepción de efectivo no afectó el capital contable, debido a que el ingreso fue reconocido de acuerdo con el principio del ingreso devengado, habiéndose incrementado al capital contable al terminar de prestarse los servicios profesionales. Como una última transacción supongamos que el 30 de julio Larry Owen abonó $100 a la “Compañía Alpha”, de los $360 que le debía, por la compra de equipo y artículos mencionados en la transacción 4. Esta transacción redujo los activos y los pasivos en igual cantidad y sus efectos se presentan en la Ilustración 1-7. Activos

Efectivo +

= Paisvos

Renta Cuentas pagada por + Artículos + Equipo de oficina de oficina por cobrar adelantado

(1) $ 2 500 + 600 (2) - 600 600 $ 1 900 (3) - 1 200 $ 600 $ 700 (4) $ 600 $ 700 (5) + 400 $ 600 $ 1 200 (6) - 250 $ 600 $ 850 (7) + $750 $ 600 $750 $ 850 - 750 (8) + 750 $ 1 600 + 0 + $ 600 (9) - 100 $ 600 $ 1 500 +

=


Cuentas por pagar

$ 2 500 $ 2 500

+ $60 $60

+

$ 2 500

+ $ 1 200 + $ 1 200 + 300 $ 1 500

+ $360 $360

$60

$ 1 500

$360

$60

$ 1 500

$360

$60

$ 1 500

$360

$60

+ $ 1 500

=

$360

$60

$ 1 500

=

$250

$2 + $2 $2 + $3 +

500 400 900 250 650 750 400

$ 3 400 $ 3 400

Ilustración 1-7 123

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Conclusiones importantes respecto a los efectos de las transacciones Examine de nuevo la Ilustración 1-7 y observe que (1) toda transacción afecta cuando menos dos de los elementos de la ecuación y (2) que en cada caso, después de que los efectos fueron registrados en las columnas, la ecuación se mantuvo en equilibrio, o sea que la suma de los activos continuó siendo igual a la suma de los pasivos, más el capital contable. Al sistema contable que estamos empezando a estudiar se le llama sistema de partida doble y se basa en el hecho que toda transacción afecta dos o más elementos de una ecuación contable, tal como se presentó en al Ilustración 1-7, y requiere de un “doble registro”, en otras palabras, que el registro se haga en dos o más lugares. También es importante el hecho que la ecuación mantenga el equilibrio después de cada transacción, puesto que esto constituye una prueba de la exactitud con la cual se registraron las transacciones. GLOSARIO Accionista. Una persona o una empresa que posea una o varias acciones de una sociedad anónima. Acreedor. Una persona o empresa con quien se tiene un adeudo. Activo. Una propiedad o recurso económico poseído por un individuo o empresa. Activos netos. Activos menos pasivos. AICPA. Instituto Americano de Contadores Públicos: la asociación profesional de contadores públicos titulados de los Estados Unidos. APB. Accountin Principles Board (Comisión de Principios de Contabilidad); el comité del AICPA que se encargó de la elaboración de los principios de contabilidad, en Estados Unidos. Asesoría fiscal. La rama de la contaduría pública concerniente a la elaboración de declaraciones de ingresos, así como consultoría respecto a la forma en que se pueden efectuar determinadas transacciones de tal manera que se causen menos impuestos. Auditoría. La revisión crítica y exploratoria que hace el contador público de los métodos y registros contables de una empresa, llevada a cabo de tal manera que le permita expresar una opinión respecto a si los estados financieros de la empresa reflejan o no su posición financiera y sus resultados de operación. Auditoría interna. Una revisión continua de los registros y procedimientos de un negocio, llevada a cabo por su propio personal para determinar si los procedimientos establecidos y las directrices administrativas se están siguiendo. Balance general. Un estado financiero que muestra los activos, los pasivos y el capital contable de una empresa a una fecha específica. Capital contable. La participación que tiene el propietario de un negocio en los activos del mismo. 124

Concepto contable. Una idea abstracta que sirve como base para la interpretación de la información contable. Concepto de entidad económica. La idea de que un negocio está separado y es distinto de su propietario o dueños y de todos los demás negocios. Concepto de la unidad monetaria. La idea que el poder adquisitivo de la unidad de medición utilizada en contabilidad, (peso, dólar) no cambia. Concepto de negocio en marcha. La noción de que un negocio tiene vida indefinida, que habrá de continuar operando, utilizando sus activos para realizar sus operaciones y que, salvo en lo relativo a mercancías, no tiene a la venta sus activos. Contabilidad. El arte de registrar, clasificar, informar e interpretar la información financiera de una organización. Contabilidad de costos. La rama de la contabilidad concerniente a la recopilación y el control de los costos de producción de un determinado producto o servicio. Contabilidad general. La fase de la contabilidad relacionada primordialmente con el registro de las transacciones y la elaboración de los estados financieros. Contralor. El principal funcionario de contabilidad de una empresa grande. CPA. Contador público titulado; un contador que ha cumplido con los requerimientos legales respecto a edad, educación, experiencia, arraigo territorial y conducta moral y que esté autorizado para ejercer la profesión de contaduría pública. Cuenta por cobrar. Una cantidad que se tiene derecho a cobrar a un deudor por concepto de bienes o servicios vendidos a crédito. Cuenta por pagar. Una deuda que se tiene con un acreedor, por la compra a crédito de bienes o servicios. Deudor. Una persona o empresa que tiene adeudos con nosotros. Ecuación contable. La expresión, en términos monetarios, de la equivalencia entre los activos y las participaciones que se tienen sobre dichos activos de una empresa, generalmente representada por: Activos = Pasivos + Capital Contable Estado de resultados. Un estado financiero que muestra los ingresos obtenidos por un negocio, los gastos que originaron la obtención de esos ingresos y la resultante utilidad o pérdida neta. Estados financieros ajustados por niveles de precios. Estados financieros que revelan cantidades ajustadas al poder adquisitivo actual del dinero. FASB. Financial Accounting Standards Board (traducción) (Comité Sobre Normas de 125

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Contabilidad Financiera). Un organismo integrado por siete personas, el cual reemplazó a la Comisión de Principios de Contabilidad (Accouting Principles Board). Dicho organismo tiene autoridad para emitir normas que rijan la práctica contable, en los Estados Unidos. Gasto. Bienes o servicios consumidos en la operación de una empresa. Ingreso. Activos recibidos, no necesariamente en efectivo, a cambio de los bienes o servicios vendidos o prestados. Negocio de propiedad individual. Un negocio cuyo propietario es un solo individuo. Participación en los activos. (Equities): Representa el derecho o el interés que se tiene en los activos de una empresa. Pasivo. Una deuda que se tiene. Pérdida neta. El exceso de los gastos sobre los ingresos. Presupuestos. La rama de la contabilidad concerniente a la planeación de las actividades de una empresa, así como la comparación entre lo planeado y los resultados obtenidos. Principio de contabilidad. Una regla amplia adoptada por la profesión contable como una guía para medir, registrar, e informar las transacciones y actividades financieras de un negocio. Principio de objetividad. La regla contable que requiere que las cantidades que se utilicen para registrar transacciones se basen en evidencia objetiva, hasta donde sea posible, y no en juicios subjetivos. Principio de realización. La regla contable que define un ingreso como la recepción de activos, no necesariamente efectivo, a cambio de artículos o servicios y que requiere que el ingreso se reconozca al momento, pero no antes de que se gane. Principio del costo. La regla contable que exige que los activos y los servicios, y cualquier pasivo resultante, se contabilicen en los registros contables al costo. Servicios de asesoría administrativa. La actividad contable concerniente a la reestructuración y mejoramiento del sistema contable del cliente; además, asesoría sobre planeación, presupuestos, pronósticos y todos los demás aspectos de la contabilidad. Sociedad anónima (corporación). Una sociedad mercantil que se constituye de acuerdo con lo establecido por la Ley General de Sociedades Mercantiles. Sociedad “de personas”. Un negocio compuesto por dos o más personas que sean socios y que respondan solidaria y subsidiariamente de los pasivos de la empresa. Teneduría de libros. La fase de la contabilidad concerniente al registro de las transacciones.

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Transacción comercial. Un intercambio de bienes, servicios, dinero y/o el derecho a cobrar dinero. Utilidad neta. El exceso de los ingresos sobre los gastos. NOTAS: 1. Accounting Principles Board, “Basic Concepts and Accounting Principles Underlying Financial Statements of Business Enterprises”. APB Statement Núm. 4 (Nueva York: AICPA, octubre de 1970), pag. 9. 2. Obviamente, tanto las mujeres como los hombres pueden llegar a ser clientes , así como también los alumnos y los contadores. En estos comentarios, como en otros en donde no hacemos referencia a alguna persona en especial los pronombres el, suyo,... se utilizan en sentido genérico y habrá de entenderse que incluyen tanto a hombres como mujeres. 3. Report of the Committe on Education and Experience Requirements for CPA’s (New York, 1969), pag. 11. 4. APB, “Accounting for Nonmonetary Transactions”, ABB Opinión Núm. 29 (New York: AICPA, 1973), par. 18.

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Conciliaciones Bancarias Pyle William, John, John Arch White y Kermit Larson (1981). Principios Fundamentales de Contabilidad. México: CECSA. pp. 290-295

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Conciliaciones Bancarias Pyle William, John Arch White y Kermit Larson (1981). Principios Fundamentales de Contabilidad. México: CECSA. pp. 290-295 Una vez al mes los bancos envían a sus cuentahabientes el estado de su cuenta bancaria. Este estado revela: (1) la cantidad de efectivo que se tiene depositado al principio del mes, (2) los cheques pagados y demás cantidades deducidas de la cuenta, (3) los depósitos y demás cantidades que se han agregado a la cuenta y (4) el saldo de la cuenta al final del mes, de acuerdo con los registros del banco. Si todas la entradas de efectivo se depositan y si todos los pagos se efectúan con cheques, el estado de cuenta bancario es el medio para comprobar los registros de caja del depositante. Un estado de cuenta se presenta en la Ilustración 7-8.

MERCHANT’S NATIONAL BANK Eugene, Oregon ESTADO DE CUENTA

SALDO ANTERIOR Fechas Saldo

9/30/78

ESTADO DE CUENTA Fecha Saldo

1 578.00

10/31/78

1 753.00

CHEQUES DEVUELTOS O PAGADOS 9

Valley Company 10th and Pine Sts. Eugene, Oregon

CHEQUES EN DETALLE DM

DEPÓSITOS

3 00 55 00 120 00

200 00

25 00

75 00

240 00 150 00 180 00

10 00

50 00 135 00 20 00

100 00

DM

CM 198 00

FECHA 10 1 10 2 10 5 10 6 10 10 10 18 10 23 10 25 10 28 10 30

SALDO 1 575 00 1 520 00 1 200 00 1 440 00 1 449 00 1 670 00 1 610 00 1 575 00 1 555 00 1 753 00

Ilustración 7-8 Los bancos comúnmente envían por correo a los cuentahabientes, estados bancarios y adjuntan en el sobre todos los cheques expedidos , cancelados o pagados por el banco , así como las notas de cargo y abono que pudieron haber afectado a la cuenta. Los cheques que devuelve el banco son los que pagó durante el mes. Se les denomina “cheques cancelados”, y se cancelan con el sello o la perforación de “pagados”. En ciertos meses, además de los cheques que el depositante ha expedido, el banco puede deducir de la cuenta del depositante 131

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sumas relativas a cargos por servicios, impresión de cheques, cheques devueltos por insuficiencia de fondos y por errores. El banco le notifica al depositante de cada una de estas deducciones, mediante notas de cargo. Una copia de tal nota siempre acompaña al estado de cuenta mensual. El banco también puede incrementar la cuenta del depositante por concepto de errores y cantidades cobradas erróneamente por cuenta del depositante. Las notas de abono sirven para notificar de tales adiciones. Necesidad de conciliar los saldos bancarios Normalmente, cuando se recibe el estado de cuenta bancario, el saldo efectivo en bancos no concuerda con el que aparece en los registros contables del cuentahabiente. De ahí que, si se desea verificar, tanto los registros contables,, como el estado enviado por el banco, será necesario efectuar una conciliación, procediendo a investigar el motivo de diferencias entre ambos. Existen muchas razones por las cuales el saldo del estado de cuenta bancario no concuerda con el de los libros del cuentahabiente. Algunas razones son las siguientes: 1.Cheques en Circulación. Son los cheques que ha expedido el cuentahabiente y que ya ha deducido en sus libros, pero que aún no han sido pagados por el banco y, por lo tanto, no han sido considerados por éste. 2. Depósitos en Tránsito. Los negocios frecuentemente hacen depósitos al final de cada día de operaciones, cuando ya ha cerrado el banco. Estos depósitos se efectúan en la oficinas de depósitos nocturnos del banco y son registrados por el banco hasta el siguiente día hábil. Por lo tanto, si se hace un depósito en la noche del último día al mes, no aparecerá en el estado bancario de ese mes. 3. Cargos por Servicios y por Cheques Devueltos. Los bancos frecuentemente cobran a los cuentahabientes por los servicios prestados o por depósitos de documentos que no pudieron ser cobrados. (Los cheques devueltos por insuficiencia de fondos son el mejor ejemplo de estos últimos). El banco notifica al depositante de tales deducciones, mediante notas de cargo. Si la partida es de importancia, la nota de cargo se remite por correo al depositante el mismo día en que se hace la deducción. Por su parte, las empresas bien administradas, contabilizan estas deducciones el mismo día en que las reciben. Sin embargo, en ocasiones pueden existir cantidades no registradas al final de un mes determinado. 4. Cobranzas. Los bancos frecuentemente actúan como agentes de cobros de sus cuentahabientes, cobrando tales como pagarés y demás títulos de crédito, a cambio de una pequeña comisión. Cuando cobra un documento, por ejemplo un pagaré, el banco generalmente, añade la suma cobrada al saldo del cuentahabiente, enviándole una nota de crédito como notificación de tal transacción. Tan pronto como se recibe la nota de crédito debe registrarse. Sin embrago, en algunas ocasiones pueden existir cantidades no registradas al final del mes. 5. Errores. Independientemente del cuidado y de los sistemas de control interno existentes para detectar errores, tanto los bancos como los cuentahabientes pueden cometer errores

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que afecten el saldo bancario. Ocasionalmente estos errores se descubren hasta el momento en que se practica la concilación bancaria. Pasos a seguir al llevar a cabo una concilación bancaria 1. Compare los depósitos listados en el estado de la cuenta bancaria con los depósitos que aparecen contabilizadas en los registros contables. Si existen discrepancias investigue cuál es el correcto. Liste cualquier error que encuentre, así como las partidas no registradas. 2. Cuando los cheques pagados por el banco son devueltos aparecen en elorden en que el banco los pagó, y en ese mismo orden aparecen en el estado bancario. Estando los cheques agrupados en este orden, compare cada uno de ellos con la lista del estado de cuenta bancario. Localice cualquier discrepancia o error. 3. Haga un nuevo arreglo de los cheques conforme su orden numérico, o sea el orden en que dueron expedidos. Consulte la concilación bancaria del mes anterior y determine si algunos de los cheques en circulación, o no pagados en el mes anterior, aún están pendientes de pago. Si los hubiera, inclúyalos. También investigue si los depósitos que el mes anterior dejó pendientes el banco, ya fueron considerados este mes. 4. Agregue a los cheques pagados y cancelados por el banco las notas expedidas por él mismo, agrupándolas conforme su fecha de expedición. Compare cada uno de los cheques con lo contabilizado en el Diario de Salidas de Efectivo o Registro de Cheques. Tome nota de cualquier discrepancia, realice las correciones pertinentes, y haga un listado de los cheques aún no pagados por el banco, así como de las notas de cargo pendiente de contabilización. 5. Concilie el saldo del estado de cuenta del banco con el saldo de los libros de la empresa. Tal concilación se muestra en la Ilustración 7-9 VALLEY COMPANY Conciliación bancaria al 31 de octubre de 19__ Saldo de la cuenta “bancos”, según los libros de la empresa…………………….. Más: Importe del documento cobrado por el banco, menos gastos de cobro……………

Menos: Cheque devuelto por insuficiencia de fondo, expedido por Frank Jones… Cargo por impresión de cheques……………………. Saldo correcto……………..

$1 373

$ 198 $ 1 571

Saldo según estado de cuenta bancario…………………….. Más: Depósito en tránsito al 10/31 ………

Menos: Cheques en circulación: Núm. 124……………….. $150 Núm. 126………………. 200 Saldo correcto……………..

$1 753 $ 145 $ 1 898

$ 350 $ 1 548

$ 20 3

23 $ 1 548

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6. Determine si algunos cargos o abonos que aparecen en el estado de cuenta bancario aún no han sido contabilizados en los libros de la empresa. Corra asientos de diario para contabilizarlos. Con el fin de hacer una ilustración de una concilación bancaria, suponga que “Valley Company” descubrió lo siguiente, al tratar de conciliar el saldo de efectivo depositado en el banco, al 31 de octubre. El saldo, según el estado de cuenta bancario, era de $1,753, en tanto que, según los registros contables, era de $1,373. El cheque Núm. 124, por $150 y el cheque Núm. 126, por $200, estaban en circulación y pendientes de pago por el banco. Un depósito por $145, efectuado después de las horas de cierre del banco, el 31 de octubre, aún no había sido contabilizado por éste en dicha fecha. Adjunto a los cheques pagados que devolvió el banco durante el mes, incluyó una nota de abono que indicaba que había cobrado un documento que la empresa había endosado al cobro; el banco abonó $200 a la cuenta de la compañía, menos $2 por gasto de cobranza. Además, se recibieron adjuntos al estado una nota de cargo por $3, referente a la impresión de cheques y un cheque devuelto por insuficiencia de fondos, por $20. Este cheque había sido recibido de un cliente, Frank Jones, el 25 de octubre y se había incluido en los depósitos de esa fecha. El documento cobrado por el banco, el cheque devuelto por insuficiencia de fondos y el cargo bancario por impresión de cheques aún no habían sido registrados al final del mes. La conciliación entre los saldos del estado de cuenta del banco y la cuenta “bancos” de los libros de la empresa, se muestra en la ilustración 7-9. Las conciliaciones bancarias ayudan a localizar los errores cometidos por el banco o por el depositante; revelan si alguna partida se registró en los libros de la compañía, pero no fue considerada por el banco, o si alguna partida que debiera estar consignada en los libros de la compañía no está registrada en la fecha de la conciliación. Por ejemplo, en la conciliación que se presenta como ilustración, el saldo conciliado, “efectivo en bancos”, por $1 548, es el verdadero saldo. Sin embargo, cuando se termina la conciliación bancaria, los registros contables de “Valley Company” revelan un saldo en libros de $1 373. Por lo tanto, será necesario que se corran asientos de ajuste para corregir el saldo que aparece en los libros de la empresa, aumentándolo. Para ello se requieren tres asientos, los cuales presentamos bajo la forma de asientos de diario:

Nov.

2

Caja………………………………………. 198.00 Gastos de cobranza……………………. 2.00 Documentos por cobrar……………….. Para registrar el efectivo neto recibido y los gastos de cobranza del cobro de un documento realizado por el banco

200.00

Este asiento no requiere explicación. El banco cobró un documento y dedujo la comisión de cobranza, depositando y abonando la diferencia a la cuenta de “Valley Company”. Este asiento aumentó el saldo de la cuenta “Bancos” en los libros de la empresa, registró el gasto de cobranza y redujo el saldo de los documentos por cobrar.

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El segundo asiento es el siguiente:

Nov.

2

Cuentas por cobrar - Frank Jones……. Caja……………………………………… Para volverle a cargar a Frank Jones, por el cheque devuelto por insuficiencia de fondos

20.00 20.00

Este asiento registra el cheque devuelto por insuficiencia de fondos. El cheque fue recibido de Jones, como pago de su cuenta y fue depositado como efectivo. El banco, al no poderlo cobrar, dedujo $20 de la cuenta de “Valley Company”, provocando que la compañía invirtiera el asiento que hizo cuando recibió el cheque. Después de registrar el cheque devuelto, la compañía tratará de cobrar los $20 a Jones. Sí, después de agotar todos los recursos legales, la compañía aún no puede efectuar el cobro, dicha cuenta habrá de cancelarse como incobrable. El tercer asiento sirve para contabilizar el cargo que hizo el banco, por concepto de impresión de cheques, cargando la cuenta “Gastos Generales de Administración”; aparece en la forma siguiente:

Nov.

2

Gastos Generales de Administración… Caja……………………………………… Cargo por impresión de los cheques

3.00 3.00

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Admon y Finanzas Examen

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