TAREA DE ADMINISTRACION
1. ¿Cuál ¿Cuál es la diferen diferencia cia entre entre Adminis Administració tración n y estión! estión!
Desde un enf"#ue tradici"nal aun#ue la administración y la $estión sean %erramientas c"n&untas' n" si$nifican l" mism"( )a $estión ( Es ( Es el *r"ces" #ue se encar$a de desarr"llar t"das a#uellas acti+idades *r"ducti+as *r"ducti+as en una em*resa c"n el ",&eti+" de $enerar rendimient"s de l"s fact"res #ue suelen inter+enir en el desarr"ll" de la misma' y #ue *"dr-a decirse #ue s"n una suerte de dili$encias #ue ayudan a la c"nducción %acia el ",&eti+" de una em*resa " ne$"ci" )a Administració Administración( n( Es la c"rrecta y adecuada adecuada dis*"sición dis*"sición de ,ienes y de recurs"s desde un *unt" de +ista n"rmati+" de *r"cedimient"s' estructura y *lanes *ara *ara #ue una em*resa em*resa *ueda l"$rar l"$rar la "*timiación del desarr"ll" desarr"ll" c"rres*"ndiente a la misma en la c"nsecución de la utilidad " la $anancia. Si ,ien am,as ,uscan el me&"r rendimient" r endimient" y la me&"r utiliación de recurs"s la gestión está gestión está más enf"cada %acia la *arte "*erati+a " de *r"ces"s' en cam,i" la administración está "rientada " enf"cada a la *arte n"rmati+a' re$lamentaria' de *r"cedimient"s y de *laneación. )a administración c"nstituye en l" fundamental una acti+idad de ti*" s"cial #ue fa+"rece a la c"nducción de *ers"nas y $ru*"s s"ciales %acia la c"nsecución de las metas. N" se limita a la esfera de la *r"ducción y l"s ser+ici"s' se e/tiende a t"das las esferas de la +ida s"cial. Se$0n la Real Academia de la )en$ua Es*a"la Administrar Administrar y la acción y efect" de administrar' mandar y $",ernar mediante el e&ercici" de una aut"ridad.
De t"d"s m"d"s es im*"rtante #ue desta#uem"s #ue una ,uena administración de*ende de una c"rrecta $estión' *"r ell" es #ue muc%as +eces c"nfunden am,"s t2rmin"s ad&udicánd"les el mism" si$nificad". Si +em"s el tema desde un enf"#ue m"dern" estam"s +iend" #ue el C"nce*t" de estión se +a actualiand" %asta un *unt" en el #ue es muy fácil c"nfundir am,"s t2rmin"s' manifestánd"se la e/istencia de una c"nfusión teórica y una *"l2mica en la #ue aun n" se encuentra c"nsens" $eneral
3Rui Calle&a'
Dirección y estión Educati+a' 4556' *á$. 78. Ese c"nce*t" se está c"n+irtiend" *ara muc%"s de al$una f"rma en el des*laamient" del C"nce*t" Tradici"nal de Administración *"r un" más C"ntem*"ráne"' *uest" #ue la estión %ace 2nfasis en c"nse$uir resultad"s im*licand" un fuerte c"m*r"mis" de l"s su&et"s c"n la acti+idad #ue se e&ecuta ' *ri"riand" tam,i2n l"s +al"res y *rinci*i"s de eficacia y eficiencia de las acci"nes e&ecutadas 3Rementaria 9i"nes' 45158 *er" encaminada a definir la acción' el im*act" y el efect" de inte$ración de l"s *r"ces"s de una "r$aniación destacand" la dirección y e&ercici" del lidera$". En realidad y desde una *ers*ecti+a %istórica' el c"nce*t" de administración sur$e desde %ace muc%" tiem*" y es anteri"r al de $estión. )"s c"nce*t"s de administración y $estión se *ueden +isualiar *"r l"s si$uientes as*ect"s( •
Tant" la $estión c"m" la administración tienen #ue +er c"n el mane&" de recurs"s materiales y %uman"s.
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Am,"s t2rmin"s se encuentran diri$id"s al l"$r" de ",&eti+"s " metas *re+iamente definidas.
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9ara tener una ,uena $estión es necesari" tener un ,uen es#uema de administración' " sim*lemente' la ,uena administración es fundamental *ara la ,uena $estión.
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)a administración es +ista c"m" s"*"rte de a*"y" c"nstante #ue res*"nde a las necesidades de la $estión.
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)a $estión im*lica *lanificar' "r$aniar' e&ecutar y c"ntr"lar #ue s"n las funci"nes #ue caracterian el cicl" administrati+".
•
De,id" a la marcada influencia #ue e&erce la administración s",re la $estión se trasladan las mismas escuelas del *ensamient" administrati+" a la $estión. :"y en d-a e/iste un c"nsens" $eneral #ue s"stiene #ue la $estión tiene tres $randes escuelas( la clásica' la de relaci"nes %umanas y las de las ciencias del c"m*"rtamient" administrati+".
Si se tienen en cuenta l"s ar$ument"s "frecid"s' tant" la acción de administrar c"m" la de $esti"nar se encaminan a alcanar l" *r"*uest"' e&ecutar acci"nes y %acer us" adecuad" de recurs"s tant"s financier"s c"m" %uman"s. Am,"s c"nce*t"s *resu*"nen la *lanificación' "r$aniación' mand" y c"ntr"l de las tareas realiadas *ara cum*limentar las metas *r"*uestas. En función de ell"' se *uede c"nsiderar #ue la c"nducción de t"da acti+idad su*"ne a*licar t2cnicas de $estión *ara el desarr"ll" de las tareas a e&ecutar y el cum*limient" de
l"s
",&eti+"s
*r"*uest"s.
De l" antes referid" se e+idencia #ue las funci"nes administrati+as #ue se a*lican a la $estión y se encaminan a alcanar ",&eti+"s mediante la e&ecución de acci"nes y el us" m"derad" de recurs"s %uman"s y financier"s s"n a*licadas a cual#uier acti+idad' e inclus"' a acti+idades de carácter educaci"nal #ue se realian en cual#uier institución acad2mica y reci,en el calificati+" m"dern" de $estión educati+a.
4. E/*li#ue la diferencia entre eficacia y eficiencia
9"dem"s definir la eficiencia c"m" la relación entre l"s recurs"s utiliad"s en un *r"yect" y l"s l"$r"s c"nse$uid"s c"n el mism". Se entiende #ue la eficiencia se da cuand" se utilian men"s recurs"s *ara l"$rar un mism" ",&eti+". O al c"ntrari"' cuand" se l"$ran más ",&eti+"s c"n l"s mism"s " men"s recurs"s.
9"r e&em*l"( se es eficiente cuand" en 14 %"ras de tra,a&" se %acen 155 unidades de un determinad" *r"duct". A%"ra' se me&"ra la eficiencia si esas 155 unidades se %acen en sól" 15 %"ras. O se aumenta a eficiencia si en 15 %"ras se %acen 145 unidades. A#u- +em"s #ue se %ace un us" eficiente de un recurs" 3tiem*"8' y se l"$ra un ",&eti+" 3%acer 155 " 145 *r"duct"s8ad
)a eficacia' *"dem"s definirla c"m" el ni+el de c"nsecución de metas y ",&eti+"s. )a eficacia %ace referencia a nuestra ca*acidad *ara l"$rar l" #ue n"s *r"*"nem"s. E&em*l"( se es efica si n"s %em"s *r"*uest" c"nstruir un edifici" en un mes y l" l"$ram"s. ;uim"s eficaces' alcanam"s la meta. )a eficacia difiere de la eficiencia en el sentid" #ue la eficiencia %ace referencia en la me&"r utiliación de l"s recurs"s' en tant" #ue la eficacia %ace referencia en la ca*acidad *ara alcanar un ",&eti+"' aun#ue en el *r"ces" n" se %aya %ec%" el me&"r us" de l"s recurs"s. 9"dem"s ser eficientes sin ser eficaces y *"dem"s ser eficaces sin ser eficientes. )" ideal ser-a ser eficaces y a la +e ser eficientes. Se *uede dar el cas" #ue se alcanó la meta de c"nstruir una aut"*ista en un semana tal c"m" se %a,-a *re+ist" 3fuim"s eficaces8' *er" *ara *"der c"nstruir la aut"*ista' se utiliar"n mas recurs"s de l" n"rmal 3n" fuim"s eficientes8. Cas" c"ntrari"' se utiliar"n un 15< men"s de l"s recurs"s *re+ist"s *ara c"nstruir la aut"*ista *er" n" se l"$ró terminarla en una semana c"m" esta,a *re+ist" 3fuim"s eficientes *er" n" eficaces8. )" ideal ser-a c"nstruir la aut"*ista en una semana y utiliar n" más del 155< de l"s recurs"s *re+ist"s. En este cas" seriam"s tant" eficaces c"m" eficientes.
=. ¿Cuáles s"n l"s ni+eles de desem*e" del administrad"r!
El administrad"r de %"y en d-a dentr" de sus muc%as res*"nsa,ilidades +ela *"r *r"curar el me&"ramient" de la $estión de la em*resa' m"strand" inter2s en el desarr"ll" inte$ral de t"d"s sus miem,r"s e in+"lucrand" a sus directi+"s. )a dirección de l"s em*lead"s #ue cuenta c"n un sistema f"rmal y sistemátic" de retr"alimentación se +uel+e ,enefici"s" y necesari" es *"r ell" #ue se dice #ue el desem*e" de l"s em*lead"s es la *iedra an$ular *ara desarr"llar la efecti+idad y el 2/it" de una c"m*a-a. En este cas" el desem*e" del administrad"r &ue$a un *a*el muy im*"rtante *"r#ue a tr a+2s de su dirección se encamina el desarr"ll" de la em*resa. Ent"nces se dice #ue la Eficiencia y la Eficacia del Administrad"r se da de manifiest" c"n la Efecti+idad cuand" un Administrad"r cum*le c"n +elar c"n t"d"s est"s asunt"s descrit"s.
6.
E/*li#ue las %a,ilidades t2cnicas' %umanas y c"nce*tuales del administrad"r.
>n administrad"r de,e tener destreas de ti*" c"nce*tual' %umanas y t2cnicas #ue le *ermitan realiar su la,"r administrati+a.
)a %a,ilidad t2cnica( se refiere a la ca*acidad de %erramientas' " *r"cedimient"s t2cnic"s en un cam*" es*ecialiad". )a %a,ilidad %umana( es la ca*acidad de interactuar c"n *ers"nas' tra,a&ar c"n ellas' c"m*renderlas y m"ti+arlas. >n administrad"r de,e tener suficiente %a,ilidad en el mane&" de relaci"nes %umanas *ara *"der c"nducir a l"s $ru*"s %uman"s al l"$r" de ",&eti+"s. )a %a,ilidad c"nce*tual( es la ca*acidad de c"m*render las situaci"nes #ue afectan a la "r$aniación' c"nci,i2nd"la c"m" un t"d"' de manera #ue las decisi"nes #ue t"me' sean en ,enefici" al n0cle" "r$aniaci"nal.
?. ¿9"r #u2 es im*"rtante el *r"ces" administrati+"!
Es im*"rtante *"r#ue a tra+2s de este *r"ces" se desarr"ll" una f"rma sistemática de %acer las c"sas *ara el Orden y Crecimient" de una c"m*a-a' realiánd"se además una sect"riación de l"s tra,a&"s en distintas áreas es*ecialiadas' y l"$rand" #ue cada una de ellas n" funci"ne c"m" entes autón"m"s' sin" #ue se realicen acci"nes c"n&untas *ara *"der alcanar la realiación de mantener la em*resa esta,le y as- *"der ",tener resultad"s ,en2fic"s a futur"' es im*"rtante t"mar en cuenta cada fase ya #ue cada una tiene un lu$ar muy im*"rtante y necesita la una de la "tra dentr" de una em*resa .
@. ¿En #u2 se diferencia la eta*a dinámica de la eta*a mecánica del *r"ces" administrati+"!
En la fase mecánica se fi&an las ,ases " l"s cimient"s d"nde se a*"yaran las acti+idades #ue se +an a realiar. Se realia un *r"fund" análisis de la 9laneación d"nde se fi&a l"s *r"*ósit"s' ",&eti+"s' estrate$ias' *"l-ticas' *r"$ramas' *resu*uest"s c"m" de *r"cedimient"s y de la Or$aniación d"nde se *lantea la di+isión del tra,a&" y de la c""rdinación' &erar#uiación y de*artamentaliación. Se dice ent"nces #ue la eta*a mecánica es la *arte teórica de la administración d"nde se define( ¿Bu2 %acer! y ¿Cóm" :acer!. En la fase dinámica se *"nen en *ráctica l" re#uerid" en la *laneación y "r$aniación. Inicia la "*eración del tra,a&" " *ráctica #ue se +a a realiar. Se re+isa #ue t"d" está cum*liend" c"n l" #ue se *lanificó a tra+2s de la Dirección
#ue se encar$a de +er #ue se realicen las tareas y *ara ell" cuenta c"n la su*er+isión' lidera$"' c"municación y m"ti+ación además el C"ntr"l se encar$a de decir c"m" se %a realiad"' #ue se %i"' c"m" se %i"' y c"m*ara l"s estudi"s. Se c"ncluye ent"nces #ue la eta*a dinámica es la *arte *ractica d"nde se manifiesta( )a E&ecución de l" #ue se +a %acer 3Bue se :a$a8 y C"m" se %i"! .