ADMINISTRA NIS TRACIÓ CIÓN N DEL TIEMPO EM PO
INTRODUCCIÓN Uno de los factores de éxito de un líder, es la manera como administra el tiempo. La queja más frecuente entre los que lideran empresas o instituciones es que “Hay demasiado que hacer y no hay suficiente tiempo para hacerlo todo”. Por lo tanto, no es sorprendente que dadas las presiones de la vida en las empresas, que mucho líderes dejen que sus días se les escurran de las manos y pierdan de vista el cumplimiento de sus objetivos presionados por las demandas cotidianas y las frecuentes interrupciones.
¿QUÉ ES EL TIEMPO? Por ser Por ser el tiempo un asunto abstracto, es difícil definirlo; sin embargo es algo con lo cual tenemos que ver todos los días. Le atribuimos muchos epítetos al tiempo: “El tiempo es oro”, “El tiempo vuela”, “El tiempo lo resolverá”, “No tengo tiempo”, pero si comprendiéramos bien el significado del tiempo concluiríamos que no es eso. eso. Desp Despué ués s de todo todo,, el tiem tiempo no es oro, oro, ni un artí artícu culo lo del del que que podemo podemos s disponer disponer;; no va a ninguna ninguna parte... parte... no podemos podemos acelerar acelerarlo, lo, ni retardar retardarlo; lo; no podemo podemos s comprar comprarlo lo ni cambiarlo cambiarlo por otra cosa; no es una fuerza asolador a del mar ni un juez inescr inescr utable, utable, ni un sanador omnisciente. “El periodo El tiempo es según lo define sencillamente un diccionario, dic cionario, durante el cual continúa una acción o un proceso” Roberto MacIVer, un experto en ciencias sociopolíticas dice que “El tiempo como el espacio es una dimensión más que una fuerza”. Así que al despojar al tiempo de todos esos epítetos, llegamos a la conclusión de que el tiempo es sólo una medida, una dimensión. Y si esto es así, entonces cuando hablamos de la administración del tiempo, el problema no está en éste, sino en la administración de nosotros mismos. Quienes tienen problemas en la distribución distribución de su tiempo, tiene problemas en la administración de sí mismo. El comprender la naturaleza naturaleza del tiempo nos comprometerá comprometerá más a optimizar esta medida o dimensión de la vida.
CICLO DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Cuando hablamos de la necesidad de administrar el tiempo, en realidad lo que deseamos manejar son los acontecimientos que suceden y que le dan sentido sentido al cumplim cumplimient iento o de nuestro nuestros s objetiv objetivos. os. En este este ciclo de la administración del tiempo consideramos tres aspectos básicos: 1. Los Principios de la administración del tiempo 2. Las herramientas del tiempo
3. Los mitos y enemigos del tiempo
PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Toda administración implica la personalidad del administrador máxime cuando se trata del tiempo, que no es algo externo a la persona. Por eso: “Administrar el tiempo es administrar la vida; malgastar el tiempo es malgastar la vida.” La administración del tiempo no puede ser sino un reflejo de la personalidad: “Dime cómo gastas tu tiempo y te diré quién eres” Entre los principios generales más importantes que consideramos tenemos: 1. El buen uso del Tiempo exige planear igualmente nuestro futuro mediato (objetivos a largo plazo) y nuestro futuro inmediato (objetivos a mediano y corto plazo). 2. Las tareas que cualquier persona afronta no tienen la misma importancia. El tiempo disponible les debe ser asignado en orden de prioridades. 3. Como nadie tiene el control absoluto de todas las circunstancias y factores, toda programación del tiempo personal debe ser flexible para poder adaptarse a los improvistos. 4. En muchas ocasiones se crea una tensión entre lo urgente y lo importante. La tiranía de lo urgente hace postergar los objetivos más importantes a largo plazo, olvidar las prioridades y responder en exceso a los problemas, como si todos fueran crisis. 5. Hay problemas que tienden a solucionarse por sí solos. El saber identificar los y dejarlos de lado, redunda en un ahorro de tiempo y de energía. 6. El hábito de posponer decisiones y acciones es un modo común de perder no sólo tiempo, sino muchas oportunidades valiosas de todo género. 7. Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la acción. El imponerse a sí mismo fecha límite facilita la autodisciplina y la toma de decisiones y de este modo favorece la eficiencia. 8. Agrupar tareas similares formando bloques evita confusiones, elimina repeticiones y de este modo favorece la eficiencia. 9. Tener los propios objetivos vitales por escrito y revisarlos periódicamente ayuda a mantener la orientación y así economizar tiempo y energía.
¿CÓMO APROVECHAR MÁS EL TIEMPO? Elena G. De White dice que “la única manera en la cual podemos
redimir
nuestro tiempo es aprovechando lo más posible el que nos queda.” Esta última parte del artículo se dedicará a algunas estrategias para optimizar al máximo el tiempo. 1.
Establecer claramente metas y objetivos. Sin objetivos clar os y definidos es imposible clasificar actividades y determinar prioridades. Para valorar si el tiempo ha sido bien aprovechado o mal gastado, debe considerarse en función de la consecución de los objetivos planteados. Lo más difícil en la clasificación de las actividades es decidir cuáles son importantes y cuáles son las que llevan al cumplimiento de los objetivos. “Los asuntos realmente importantes rara vez son urgentes... y los asuntos más urgentes rara vez son importantes.” Cuando las actividades importantes han sido identificadas es necesario jerarquizarlas de acuerdo a un orden de prioridades y esta priorización depende del papel que la actividad cumple en el logro de los objetivos.
2.
Organizar y programar todas las actividades. El clarificar objetivos y prioridades es muy importante en la administración del tiempo. Sin embargo, para que resulte exitoso requiere de una programación cuidadosa de actividades. Programar las actividades que se deben realizar es determinar qué debe llevarse a cabo, cómo, quién, cuánto, con qué y en dónde deben efectuarse par poder lograr los objetivos del puesto que desempeña. Aquí es muy importante el uso de las herramientas del tiempo.
3. Delegación Eficaz La delegación es una de las herramientas más útiles para lograr más fácilmente la administración del tiempo. “Delegar es el acto de transferir autoridad, responsabilidad y rendición de cuentas de una persona o grupo a otra” La delegación efectiva facilita el trabajo del líder y aumenta la productividad en la organización a la vez que ayuda en la formación de nuevos líderes, pero lo más importante es que le proporciona tiempo al líder para otras cosas que sólo él puede realizar. 4. Controlar las Interr upciones. Las interrupciones son elementos que ocasionan pérdida de tiempo. Como: llamadas telefónicas, visitas sin previa cita, juntas y atención de problemas. Si son llamadas telefónicas, apóyese en la secretaria. Si son visitas inesperadas, fíltrelas mediante la ayuda de la secretaria, o el cierre de la puerta o si le tocó atenderla limite el tiempo de acuerdo a la situación. Si se trata de junta de trabajo, puede resolver esta interrupción
dejando un tiempo en su agenda sin programar para atender estas interrupciones.
CONCLUSIÓN El tiempo es un recurso “perfectamente socializado” refiriéndose a que todos tenemos la misma cantidad de tiempo. Este hecho imprime en cada ser humano una responsabilidad moral de administrar el tiempo con fidelidad y correctamente. El ciclo de la administración del tiempo, el cual incluye el conocimiento de los principios de la administración de este recurso más las estrategias brindadas en este capítulo se constituyen en una verdadera ayuda para optimizar al máximo esta dimensión de la vida. El objetivo de la administración del tiempo es desarrollar las habilidades necesarias para aprovechar el tiempo en la mejor forma posible de tal manera que se puedan alcanzar las metas personales y las de la organización a la cual se sirve.
BIBLIOGRAFÍA
ENGSTROM Ted. W. Cómo aprovechar el Tiempo. Miami: Editorial Vida, 1976
RODRIGUEZ ESTRADA Mauro. Administración del Tiempo México: Editorial Manual Moderno, 1988.
