ACTIVIDAD PRESENTADA POR: SANDRA MILENA CUELLAR NUÑEZ
UNIDAD 3.
PROCESO DE AUDITORÍA
ACTIVIDAD: DE LA AUDITORÍA INTERNA AL PROCESO ORGANIZACIONAL
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos:
A. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la "Reunión de apertura". Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.
REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA:
Laboratorio de Alimentos del Sena
Dirección: Avenida Centenario Km 30 Armenia
Cargo: Subdirector Regional Quindío
Correo
[email protected]
De: Equipo Auditor Área Gerencia Calidad
[email protected]
Para: Coordinación laboratorio de Ensayos e Investigación
Juan David Martínez
Fecha: Marzo 20 de 2014
OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el programa de Sistema de Gestión de Calidad del Laboratorio de Alimentos, en los procedimientos de prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos.
Alcance: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de la Centro agroindustrial Regional Quindío- Laboratorio de Control de Calidad en Alimentos.
AUDITORIA
Norma ISO 9001:2008 Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Marzo de 2014
Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002
Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos M-DR-005
Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versión Junio de 2013
Manual de Calidad M-AM-001, Versión 00 de Junio 15 de 2013
Tipo de Auditoria: PRE-AUDITORIA, OTORGAMIENTO, SEGUIMIENTO, EXTRAORDINARIA, AMPLIACION, RENOVACION, OTRO,
Reunión de Apertura: 15 de Marzo 2014
Hora 7:45 am
Reunión de Cierre: 17 de Marzo 2014
Hora 4:30 pm
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos de Alimentos del SENA consignados en cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigación, El Coordinador de Análisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio de Calidad y Fisicoquímico, el día 15 de Marzo del presente año, con una duración de 7 horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigación y Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favorcomunicarnos.
Cordialmente: Gerencia de Calidad y Producción
Sandra Milena Cuéllar Nuñez
Auditor Líder:
Luis Fernando Mejia C
Correo electrónico
[email protected]
Experto Tecnico Equipo Auditor Area Gerencia de Calidad
Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas que van a recibir la auditoria, al E-mail
[email protected]. Cualquier duda comunicarse al celular: 3107829797. Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las áreas y procesos aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están pendientes.
Revisión documental durante la realización de la auditoría
N°
DOCUMENTO REVISADO
OBSERVACIONES DEL DOCUMENTO
1
Manual de Procedimientos de Laboratorio
M-PC-002 Versión Junio de 2013.
2
Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio
I-EL-002 Carpetas de Protocolos e Instructivos.
3
Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos
M-DR-005 Libros de registro de muestras
4
Manual de Formatos y Registro de Ensayos
M-FR-03 Versión Junio de 2013.
5
Tarjetas de Datos y Resultados
LAL- REG 01 Pruebas
6
Manual de Calidad
M-AM-001 Versión Junio de 2013
7
Libros de Registro
Recepción de muestras y solicitud de Análisis Verificación II Semestre
Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo)
LISTA DE CHEQUEO
Lista de Verificación:
CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES
Manual de Calidad (Documentación nivel I): Si, copias controladas del manual de calidad
Se encuentran documentadas las responsabilidades de cada puesto de trabajo?: Si, claramente señaladas en el manual de calidad.
Se encuentran comunicadas las responsabilidades a cada uno de los empleados del laboratorio de Ensayos?: Si, no hay evidencia de la comunicación.
Procedimientos operativos (Documentación nivel II):
Existen manuales, instructivos, y/o procedimientos que unifiquen los criterios en la realización de actividades?:Si
Existe evidencia documentada del conocimiento de manuales, normas, instructivos y procedimientos de laboratorio?: No, Se da por entendido que cada uno conoce sus funciones pero no se documenta
Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentación nivel III): Si
Están identificados los planes de trabajo de cada uno de los miembros del área de control de calidad?: No, Tacitamente se en tiende que las solicitudes de trabajo de laboratorio están ordenadas por los formatos solicitud de análisis de producción.
Existen registros de las acciones de trabajo asignadas?: Si.
Formatos y registros (Documentación de nivel IV): Si.
Se lleva una bitácora de análisis con sus respectivos registros?: Si.
Existe una metodología definida para el almacenamiento y retención de los documentos que evidencian los análisis?: Si, Documentación completa.
Son los protocolos, manuales, instructivos y métodos vigentes y actuales?:Si, La información está en desorden.
Está debidamente almacenada, compilada y ordenada la información que se maneja en el Laboratorio de Ensayos e Investigación?: No, Hay riesgo de perder información debido al desorden respecto del servicio.
Existen registros de las verificaciones o calibraciones realizadas?: No
Están definidas las pautas de actuación cuando se observa que las medidas han sido erróneas?: No, exhibición del proceso a auditar en lugar visible.
Existen definidos procesos para realizar el seguimiento, medición, análisis y mejora?: Si, verbalmente conocen el procedimiento, pero no está documentado.
Se emplean técnicas estadísticas?: No, satisfacción del cliente.
Existen indicadores adecuados para cada uno de los procesos del sistema de gestión de calidad del laboratorio de medición y ensayos?: No.
Se emprenden acciones para conocer y realizar un análisis de satisfacción del cliente?: No
Generación de hallazgos de auditoría:
FECHA:12 DE MARZO DE 2014
AUDITOR(ES): GRUPO AUDITOR GERENCIA DE CALIDAD
PROCESO AUDITADO: LABORATORIO DE ENSAYOS E INVESTIGACION
AUDITADO(S): ):PERSONAL DE LABORATORIO
N°
Evidencia de auditoría
Criterios de la auditoría
Hallazgos de la auditoría
C
NCM
NCm
1
Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio
I-EL-002
Existen varias copias de manuales no se conoce cuál es el más reciente
X
2
Manual de Formatos y Registro de Ensayos
M-FR-03
Se diligencia a mano, en diferentes tintas, lo hace poco entendible en ocasiones
X
3
Formato de registro de ensayo
Manual de Formatos y Registro de Ensayos
M-FR-03
No se escriben los nombres de los ensayos se usan siglas internas no codificadas
X
4
Libro de recepción de muestras
Libros de Registro Recepción de muestras y solicitud de Análisis
Se omite información de la procedencia de la muestra
X
5
Libro de realización de ensayos.
Libros de Registro Recepción de muestras y solicitud de Análisis
Dependiendo de la carga laboral se llena completamente o no
X
Prepare y realice las conclusiones de auditoría.
Conclusiones de la Auditoria:
Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de resultados.
Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en uno solo.
Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de muestras.
Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los libros de registros de muestras.
Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de análisis.
Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora.
Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.
Conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad:
La auditoría interna organizacional es fundamental para encontrar falencias o incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada uno de los procesos que la conforman (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua).
La auditorías internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y para obtener resultados exitosos en la implantación del SGC, se debe tener un buen procedimiento para la realización de las mismas y contar con una frecuencia adecuada durante el año para la revisión de todos sus procesos, garantizando así la calidad de la labor que desempeña en su campo económico.
