[2014 2014]]
Acta de Constitución de Proyecto El Fierro Cía. Ltda.
Autores: José González, Julio Martínez, Mart ínez, Wilson Guamán, Daniel Pulla
ACTA DE CONSTITUCIÓN DE PROYECTO
ACTA DE CONSTITUCIÓN DE PROYECTO C ONTENIDO Información del proyecto..................................................................................................................................................................... 3 Patrocinador / Patrocinadores..........................................................................................................................................................3 Propósito y Justificación del Proyecto............................................................................................................................................4 Descripción del Proyecto y Entregables........................................................................................................................................4 Requerimientos de alto nivel ............................................................................................................................................................. 5 Objetivos ...................................................................................................................................................................................................... 6 General ...................................................................................................................................................................... 6 Específicos ............................................................................................................................................................... 6 Supuestos y Restricciones ................................................................................................................................................................... 7 Riesgos iniciales de alto nivel............................................................................................................................................................. 7 Lista de Interesados (STAKEHOLDERS)........................................................................................................................................ 8 Asignación del Gerente de Proyecto y Nivel de Autoridad ...................................................................................................8 Gerente de Proyecto ............................................................................................................................................ 8 Niveles de Autoridad ........................................................................................................................................... 9 Resumen del Cronograma de Hitos .............................................................................................................................................. 10 Presupuesto Resumido ...................................................................................................................................................................... 12 Requisitos de aprobación del proyecto ...................................................................................................................................... 13
AUTORES: JOSÉ GONZÁLEZ, JULIO MARTÍNEZ, WILSON GUAMÁN, DANIEL PULLA
2
ACTA DE CONSTITUCIÓN DE PROYECTO
CONSTRUCCIÓN DE MÓDULO PARA MANEJO DE INVENTARIO DE LA EMPRESA EL FIERRO CÍA. LTDA. I NFORMACIÓN DEL PROYECTO T AB LA 1 I NFORMACIÓN DEL P ROYECTO
Empresa / Organización Proyecto
“El Fierro”
Construcción de módulo para manejo de Inventario
Fecha de preparación Cliente
5 de Noviembre de 2014 Gustavo Cáceres
Patrocinador principal
Dr. Edgar Lombeida D.
Director de Proyecto
Ing. Wilson Guamán M.
P ATROCINADOR / P ATROCINADORES T AB LA 2 P AT RO CI NA DO RE S
Nombre
Cargo
Departamento / División
Rama ejecutiva
Dr. Edgar Lombeida D.
Propietario Principal
Ninguna
Propietario
Ing. Karina Lombeida D.
Propietario asociado
Ninguna
Propietario
AUTORES: JOSÉ GONZÁLEZ, JULIO MARTÍNEZ, WILSON GUAMÁN, DANIEL PULLA
3
ACTA DE CONSTITUCIÓN DE PROYECTO
P ROPÓSITO Y J USTIFICACIÓN DEL P ROYECTO Se propone el diseño y construcción de un módulo para manejo de inventarios de la empresa El Fierro Cía. Ltda., con el objetivo principal de mejorar el control de los productos de la e mpresa y el manejo de reservas de esta. Ante el constante incremento de la demanda de productos en la empresa El Fierro Cía. Ltda., llevar un control del inventario de forma manual de los distintos productos a vender, ya no se ajusta al ritmo de ventas de la organización. Actualmente se realiza un control básico manual y se almacena en hojas de Excel, no se calcula adecuadamente y de forma sistemática el punto donde se debe reordenar los productos que son provistos por cada uno de los proveedores; siendo un punto a desventaja, al no tener un control automático y actualizado de la cantidad de stock de cada producto, lo que con llevaría a disminuir el ritmo de ventas o la capacidad de aumentar el mercado de la empresa.
Entre los factores que comprometen la confiabilidad en el manejo de existencias, es el ingreso de nuevos productos al stock en gran demanda. Si bien es cierto se llevaría un control a través de un método manual y con la ayuda de Excel, en si la herramienta sostiene una capacidad máxima de registros para guardar información, y si se ocupa todo el espacio disponible en la aplicación sería una situación crítica para la empresa. Además, mencionar que la gestión de los proveedores no es la adecuada, por tanto, ni la gestión del stock de productos.
Al no existir una base de datos, la presentación de informes es una tarea complicada, por lo tanto, si algún directivo solicita un reporte de forma periódica o sorpresiva, dicha solicitud tomara un tiempo considerable ser realizada por una de las personas encargadas en bodega o quien requiera dicha información, lo que generaría retrasos en la entrega, comprometiendo la toma de decisiones respecto al stock de un producto y las ventas de la empresa.
D ESCRIPCIÓN DEL P ROYECTO Y E NTREGABLES Construcción de un módulo para manejo de inventario en la empresa “EL FIERRO” Cía. Ltda.; mismo que constara con los tres métodos de gestión de inventario disponibles y además será parame trizado para futuras incorporaciones de módulos o asegurar la interoperabilidad de los mismo.
AUTORES: JOSÉ GONZÁLEZ, JULIO MARTÍNEZ, WILSON GUAMÁN, DANIEL PULLA
4
ACTA DE CONSTITUCIÓN DE PROYECTO A leve rasgo este inventario esta descrito de la siguiente manera:
El sistema funciona haciendo lecturas de códigos de barras mediante un dispositivo especializado (lector de código de barras), esto para las tareas de registro y despacho.
En si el sistema de trata de una aplicación distribuida con cliente de tipo Web y un sistema de gestor de base de datos desplegado en un servidor especializado.
Interfaz gráfica intuitiva y dispositivos de entrada estándares para su uso, como: teclado y mous e.
El sistema estará desplegado sobre una infraestructura de red convencional, manteniendo niveles de seguridad, tanto para su administración física como operativa.
Se detallaran diferentes niveles de seguridad (autenticación, perfiles) para efectivizar el cumplimiento de roles.
Módulos para la gestión de proveedores, stock de productos, personal de bodega y reportes.
R EQUERIMIENTOS DE ALT O NIVEL
Tener un control global de los productos de la empresa el Fierro, conocer la cantidad en stock y cuando un producto este por acabarse alertar al usuario para solicitar más productos a los proveedores.
Registrar el historial de los productos que más se venden en la empresa, incluyendo el precio actual que se vende al cliente y el precio que entrega el proveedor
La toma de requerimientos se realizará con la ayuda de los bodegueros de la empresa ya que son los actores directos de la interacción del software; para esto se observara y se anotara cada uno de los procesos que realicen las personas.
El sistema deberá constar con reportes de manera gráfica que servirá de ayuda para la toma de decisiones a los administrativos de la empresa y para los usuarios del departamento de bodega.
El sistema tendrá una conexión directa con los Gerentes de la empresa y el Departamento Financiero el mismo que al momento de autorizar la compra de productos, deberá ser cancelado por el Financiero esto de manera rápida y segura para la empresa y los proveedores. AUTORES: JOSÉ GONZÁLEZ, JULIO MARTÍNEZ, WILSON GUAMÁN, DANIEL PULLA
5
ACTA DE CONSTITUCIÓN DE PROYECTO
O BJETIVOS G ENERAL Implementación de un módulo para el manejo de inventarios de la empresa El Fierro Cía. Ltda., para agilizar la rotación de las existencias de la empresa, mantener siempre una reserva de productos acorde al ritmo de ventas, así como mantener una gestión de proveedores y stock de productos de manera centralizada, y la presentación de reportes de manera oportuna y a corto tiempo.
E SPECÍFICOS
Establecer una aplicación para el manejo de inventarios que agilice y estandarice la operación del control de stock de productos y la gestión de proveedores, así como la presentación de reportes a través de medios electrónicos uniformes, legibles, fáciles de consultar y modificar.
La aplicación debe ser capaz de almacenar la información de proveedores y productos de forma digital, dentro un Sistema Gestor de Base de Datos (SGBD) con las respectivas normalizaciones que competen. La información debe estar alineada de tal forma que facilite la obtención de los reportes.
El sistema informático debe adaptarse al hardware existente, e interactuar con el módulo de ventas y subyacentes de la empresa.
Llevar a cabo la respectiva capacitación a las personas que interactuaran con el software, con la finalidad de obtener y proveer asesoría, seguimiento, y consultas durante la construcción, implantación y operación del sistema. Esta actividad contribuirá en gran medida a dar mantenimiento y soporte técnico al sistema.
Cumplir con los requerimientos funcionales y no funcionales sobre el producto acordados conjuntamente con el cliente.
Controlar el cumplimiento de los entregables a través del cronograma de planificación del proyecto aprobado. Así como mantener reuniones de control con el cliente para realizar un análisis del status del proyecto.
AUTORES: JOSÉ GONZÁLEZ, JULIO MARTÍNEZ, WILSON GUAMÁN, DANIEL PULLA
6
ACTA DE CONSTITUCIÓN DE PROYECTO
Establecer canales de comunicación entre el equipo de desarrollo del proyecto, los desarrolladores y los clientes a fin de asegurar el dominio del conocimiento del problema, la eficiencia en el desarrollo de tareas y los recursos disponibles, y obtener un producto que satisfaga las expectativas del cliente.
Llevar a cabo la instalación del software, que estará dividido en 3 sub módulos:
o
Gestión de proveedores
o
Gestión de stock productos
o
Generación de reportes
o
Gestión de personal de bodega
S UPUESTOS Y R ESTRICCIONES
El proyecto debe ejecutarse en el tiempo plazo establecido por la empresa de 4 meses desde el momento de la firma de contrato de ejecución.
Dentro de su ejecución el proyecto se basara con la ayuda del SWEBOK, y el uso de estándares ISO en cada etapa del ciclo de vida del software.
El personal del departamento de bodega realizará todos los procesos para la toma de requerimientos en 15 días desde la firma de ejecución del proyecto; para realizar el levantamiento de información nos apoyaremos de 2 técnicos de nuestra empresa.
El gerente de la empresa y el departamento financiero jugara un papel importante en el mismo puesto que son los encargados de autorizar la compra de un producto y los que cancelarán y emitirán los documentos necesarios para el pago de la adquisición.
R IESGOS INICIALES DE ALTO NIVEL
Disponibilidad de tiempo del representante asignado por la empresa para temas de negociación o toma de requerimientos en cuanto a preferencias.
Infraestructura física para funcionamiento de equipos. AUTORES: JOSÉ GONZÁLEZ, JULIO MARTÍNEZ, WILSON GUAMÁN, DANIEL PULLA
7
ACTA DE CONSTITUCIÓN DE PROYECTO
Financiamiento de equipos informáticos y la arquitectura de red necesaria.
Las políticas definidas de manejo contable de la valorización de inventario aprobadas por el SRI.
L ISTA DE I NTERESADOS (STAKEHOLDERS) T AB LA 3 STAKEHOLDERS
Nombre
Cargo
Departamento / División
Rama ejecutiva
Juan Pérez A.
Gerente
Gerencia
Presidencia
Pedro Alvarado S.
Contador
Financiero
Gerencia
Diego Hurtado M.
Bodeguero
Operaciones
Talento Humano
Fanny López S.
Cajero
Operaciones
Talento Humano
Sandra Maza H.
Cajero
Operaciones
Talento Humano
A SIGNACIÓN DEL G ERENTE DE P ROYECTO Y N IVEL DE A UTORIDAD G ERENTE DE P ROYECTO T AB LA 4 G ERENTE DEL P ROYECTO
Nombre
Cargo
Departamento / División
Rama ejecutiva
Wilson Guamán
Gerente del proyecto
Sistemas
Director
AUTORES: JOSÉ GONZÁLEZ, JULIO MARTÍNEZ, WILSON GUAMÁN, DANIEL PULLA
8
ACTA DE CONSTITUCIÓN DE PROYECTO
N IVELES DE A UTORIDAD T AB LA 5 N IVELES DE A UTORIDAD
Área de autoridad
Descripción del Nivel de Autoridad
Decisiones de personal (STAFFING)
Autoridad para asignar al personal según las competencias a las distintas áreas del proyecto.
Gestión de presupuesto y de sus variaciones
Autoridad para gestionar los cambios en el presupuesto asignado al proyecto.
Decisiones técnicas
Capacidad de realizar las decisiones técnicas que influyen en el proyecto.
Resolución de conflictos
Autoridad para mediar en los posibles conflictos que puedan presentarse en el proyecto,
AUTORES: JOSÉ GONZÁLEZ, JULIO MARTÍNEZ, WILSON GUAMÁN, DANIEL PULLA
9
ACTA DE CONSTITUCIÓN DE PROYECTO
R ESUMEN DEL C RONOGRAMA DE H ITOS T AB LA 6 C RONOGRAMA DE H ITOS
FASE
CODIGO (EDT)
PROCESO
TIPO
1.1.1
Gestión de proyecto iniciada. Se definen y especifican las fases del proyecto.
03/01/2015
Planificación
1.1.2
Define el plan para la dirección de proyecto. Proceso de toma de requerimientos del software y diseño de la aplicación aprobada.
05/01/2015
Ejecución
1.1.3
Construcción de la aplicación.
19/01/2015
Iniciación
Gestión del Proyecto
HITO PRINCIPAL
FECHA LIMITE INICIO
1.1
Obligatorio 1.1.4
Informe de desempeño de la construcción iniciada.
26/01/2015
1.1.5
Informe final de la construcción de la aplicación aprobada.
20/04/2015
1.1.6
Acta de recepción de la aplicación firmada.
30/04/2015
Toma de Requerimientos
06/01/2015
Elaboración de Informes de los Requerimientos según ISO/IECIEEE 29148-2011
15/01/2015
Seguimiento y Control
Cierre
2.1
2.2 Recopilación 2.3 Construcción
2.0 2.4 Diseño 2.5
Aprobación de documentación de requerimientos para la construcción.
Obligatorio
20/01/2015
Establecer Modelo de Construcción
22/01/2015
Diseño de la Construcción del Software (Modelado del Sistema) según IEEE-1016
26/01/2015
AUTORES: JOSÉ GONZÁLEZ, JULIO MARTÍNEZ, WILSON GUAMÁN, DANIEL PULLA
10
ACTA DE CONSTITUCIÓN DE PROYECTO 2.6
2.7
2.8
2.9
Definir el lenguaje de codificación
02/02/2015
Iniciar el Proceso de Codificación del Software
05/02/2015
Ejecución de Pruebas Unitarias de Construcción del Software.
02/03/2015
Reutilización de componentes (Modulo de Seguridad, Persistencia, etc.) en caso de ser necesario.
Opcional
05/03/2015
2.10
Revisión de la Calidad de Software codificado y construido
18/03/2015
2.11
Integración de los Módulos del Sistema.
25/03/2015
Ejecución
Obligatorio
2.12
Ejecución de Prueba del Sistema.
30/03/2015
2.13
Despliegue de la aplicación dentro la empresa El Fierro Cía. Ltda.
06/04/2015
2.14
Mantenimiento y seguimiento de la aplicación.
13/04/2015
AUTORES: JOSÉ GONZÁLEZ, JULIO MARTÍNEZ, WILSON GUAMÁN, DANIEL PULLA
11
ACTA DE CONSTITUCIÓN DE PROYECTO
P RESUPUESTO R ESUMIDO T AB LA 7 P RESUPUESTOS
EDT 1.1.1 2.1
CONSTRUCCIÓN DE MÓDULO PARA MANEJO DE INVENTARIO DE
PRESUPUESTO
LA EMPRESA EL FIERRO CÍA. LTDA.
(USD)
Gestión de la construcción del módulo para el manejo de inventario.
2000,00
Aplicación de metodologías, herramientas y técnicas para la toma de requerimientos.
2.2 2.4
Desarrollo de entregable ISO/IEC 29148 Aplicación de métodos, herramientas y técnicas para el diseño de la aplicación.
536,00 52,00 333,00
2.5
Desarrollo de entregable IEEE 1016.
52,00
2.7
Inicio de proceso de construcción.
1578,00
2.8
Pruebas unitarias del sistema.
223,00
2.10
Auditorias de calidad de software.
613,00
2.11
Integración de la aplicación en un solo módulo.
332,00
2.12
Pruebas globales del sistema.
250,00
2.13
Despliegue de la aplicación dentro la empresa.
445,00
2.14
Seguimiento y control de la aplicación.
113,00
Reserve de Gestión
800,00
Total (USD)
5327,00
TOTAL: 5370,00 (dólares americanos) NO INCLUYE IVA
AUTORES: JOSÉ GONZÁLEZ, JULIO MARTÍNEZ, WILSON GUAMÁN, DANIEL PULLA
12
ACTA DE CONSTITUCIÓN DE PROYECTO
R EQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO Esta acta debe estar firmada por el Gerente de la empresa, de igual forma debe constar con la aprobación del Director del proyecto, así como deberá estar representada la conformidad del cliente y el director del área de sistemas de la empresa El Fierro Cía. Ltda.
T AB LA 8 I NVOLUCRADOS EN A PROBACIÓN
STAKEHOLDER
Fecha
Juan Pérez A.
20/12/2015
Pedro Alvarado S.
20/12/2015
Diego Argéntales
20/12/2015
Claudia Malo
20/12/2015
Wilson Guamán
20/12/2015
AUTORES: JOSÉ GONZÁLEZ, JULIO MARTÍNEZ, WILSON GUAMÁN, DANIEL PULLA
Firma
13
