Account Payable procedure Dokumen yang digunakan dalam account payable procedure adalah : a. Fak aktu turr dari dari pem pemas asok ok b. Kuitansi Kuitansi tanda tanda terima terima uang yang ditanda ditandatanga tangani ni oleh pemasok pemasok atau tembusan surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke pemasok, yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan atatan akuntansi yang digunakan dalam account payable procedur adalah : a. Kartu utang. utang. Digunaka Digunakan n untuk mencatat mencatat mutasi dan dan saldo utang utang kepada kepada tiap kreditur! b. "urnal "urnal pembelian. pembelian. Digunak Digunakan an untuk mecantat mecantat transaksi transaksi pembeli pembelian an c. "urnal "urnal pengeluaran pengeluaran kas. kas. Digunakan Digunakan untuk mencatat mencatat transaksi transaksi pembaya pembayaran ran utang dan pengeluaran kas yang lain. Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah sebagai berikut : Pada saat #aktur dari pemasok telah disetu$ui untuk dibayar : %. Faktur dari dari pemasok pemasok dicatat dicatat dalam dalam $urnal $urnal pembelia pembelian n &. 'n#ormasi 'n#ormasi dalam dalam $urnal pembelian pembelian kemudia kemudian n diposting diposting ke dalam kartu kartu utang yang diselenggarakan untuk setiap kreditur Pada saat $umlah dalam #aktur dibayar : . ek dicata dicatatt dalam dalam $urnal $urnal pengel pengeluaran uaran kas *. 'n#ormasi 'n#ormasi dalam dalam $urnal $urnal pengeluaran pengeluaran kas kas yang bersangk bersangkutan utan dengan dengan pembayaran utang diposting ke dalam kartu utang
+oucher Payable Procedures "ika dalam account account payable procedure procedure pencatatan pencatatan utang melalui * tahap, dalam dalam voucher payable procedure, pencatatan pencatatan utang hanya melalui dua tahap : pencatatan utang dalam register bukti kas keluar (voucher register) dan $urnal pengeluaran kas. ahkan dalam prosedur pencatatan utang tertentu (onetime voucher procedure dengan cash basis) pencatatan utang hanya dilakukan melalui satu tahap sa$a. Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah :
Bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek (voucher atau voucher check). ukti kas keluar ini merupakan #ormulir pokok dalam voucher payable procedures. Formulir Formulir ini mempunyai #ungsi : (%) sebagai surat perintah kepada bagian kasa untuk melakukan pengeluaran kas se$umlah yang tercantum di dalamnya, (&) sebagai pemberitahuan kepada kreditor mengenai tu$uan pembayarannya (sebagai remittance advice), dan () sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain.
atatan akuntansi yang digunakan dalam voucer payable procedures adalah : %. -egister bukti kas keluar (voucher register) &. -egister cek (check register) Procedure pencatatan utang dengan voucher payable procedures dapat dibagi men$adi berikut : %. netime +oucher procedures. Dalam prosedur ini, untuk setiap #aktur dari pemasok dibuatkan satu set voucher (terdiri lembar). netime voucher procedures ini dibagi men$adi dua : a. netime voucher procedure dengan dasar tunai (cash basis). Dalam prosedur ini, #aktur yang diterima oleh #ungsi akuntansi dari pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal $atuh temponya. Pada saat $atuh tempo #aktur tersebut, #ungsi akuntansi membuat bukti kas keluar dan kemudian mencatatnya dalam $urnal pengeluaran kas. Dalam prosedur pencatatan utang ini tidak diselenggarakan catatan #ormal mengenai #aktur yang belum dibayar. b. netime voucher procedure dengan dasar /aktu (accrual basis). Dalam prosedur ini, pada saat #aktur diterima oleh bagian utang dari pemasok, langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang, yang kemudian atas dasar dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dalam register bukti kas keluar (voucher register). Pada saat bukti kas keluar tersebut $atuh tempo, dokumen ini dikirimkan ke bagian kasa sebagai dasar untuk membuat cek untuk dibayarkan kepada pemasok. Pengeluaran cek ini dicatat dalam $urnal pengeluaran kas. Prosedur ini sering $uga disebut sebagai #ull0edged voucher system.
Built-up Voucher Procedures. Dalam procedur ini, satu set voucher dapat digunakan untuk menampung lebih dari satu #aktur dari pemasok. Faktur yang diterima oleh #ungsi akuntansi dari pemasok dicatat dalam bukti kas keluar, kemudian bukti kas keluar dilampiri #akturnya disimpan sementara dalam arsip menurut ab$ad. "ika diterima lagi #aktur dari pemasok yang sama, oleh #ungsi akuntansi bukti kas keluar tersebut diambil dari arsip untuk diisi dengan in#ormasi dari #aktur yang baru diterima tersebut. ukti kas keluar tersebut dikembalikan ke dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid voucher 1le). Pada akhir bulan atau pada saat $atuh tempo pembayaran yang lain, bukti kas keluar tersebut diambil dari arsip, dicatat oleh #ungsi akuntansi ke dalam register bukti kas keluar dan kemudian diserahkan kepada #ungsi keuangan untuk dibuatkan cek. ek ini dicatat oleh #ungsi keuangan dalam register cek dan bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dikembalikan lagi ke #ungsi akuntansi untuk disimpan dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang yang diselenggarakan atas dasar /aktu (accrual basis). Karena bukti kas keluar dicatat dalam register bukti kas keluar pada saat bukti kas keluar tersebut dibayar, hal ini berarti pendebitan rekening la/an utang dilakukan atas dasar tunai (cash basis). Pendebitan rekening la/an utang dapat dilakukan dengan dasar /aktu dengan cara sebagai berikut :
%. Dibuat $urnal unutk semua bukti kas keluar yang belum dibayar pada saat pembuatan laporan keuangan, atau &. 2enutup semua bukti kas keluar (dengan cara men$umlah rupiah #aktur yang tercantum di dalamnya) pada saaat pembuatan laporan keuangan.
3ambar Prosedur Pencatatan 4tang dengan Account Payable Procedure
Faktur dari pemasok
g n a t u a y n l u b m i t i s k a s n a r t n
"urnal Pembelian
"urnal Pembelian
Kuitansi dari pemasok
g n a t u n a r a y a b m e p i s k a s n a r t
"urnal Pengeluaran Kas
3ambar -egister ek
-53'675- 5K ulan: 8888888888888888
7anggal
Dibayarkan kepada
ank
9o. ek
9o. KK
"umlah
3ambar ne7ime +oucher Procedure dengan ash asis & % Faktur dari Pemasok
7 o p m e t h u t a $ u g g n u n e m a r a t n e m e s n a p m i s i d r u t k a F
2embuat bukti kas keluar
Faktur
o p m e t h u t a $ t a a s a d a P
& % Faktur dari Pemasok
Dikirim ke kreditur bersama dengan cek.
"urnal Pengeluaran Kas
9
A
% Faktur dari Pemasok 3ambar ne7ime voucher procedure dengan accrual basis
