Módulo: Preparação de encomendas – Fundamentos Código da UFCD: 8146
Manual do Formando
1 23
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Índice Índice .................................................................................................................. 2 Índice .................................................................................................................. 1 Conceitos ........................................................................................................... Conceitos ........................................................................................................... 3 1.1 Tipos de Fluxos ......................................................................................... Fluxos ......................................................................................... 4 1.1.1 Preparação com Stock ou Picking By Store ............................................. Store ............................................. 4 1.1.2 Preparação Preparação sem Stock ou Picking By Line............................... Line ............................... 5 1.1.3 Cross Docking..................... Docking ........................................... ........................................... .......................................... ..................... 6 1.1.4 Logistica Inversa ................................................................................. Inversa ................................................................................. 8 1.2 Atribuição de picking picking ............................................................................... 10 1.3 Dados Logísticos ..................................................................................... Logísticos ..................................................................................... 10 1.4 Tipologias estantes de picking ................................................................... picking ................................................................... 11 1.4.1 Estantes Picking manual...................... manual ............................................ ........................................... ......................... .... 11 1.4.2 Estantes Picking Automatizadas .......................................................... Automatizadas .......................................................... 13 1.5 Localização Localização ............................................................................................. ............................................................................................. 15 1.6 Abastecimento Abastecimento ........................................................................................ ........................................................................................ 16 1.7 Materiais/elementos de embalamento ........................................................ embalamento ........................................................ 16 2 Objetivos Objetivos ...................................................................................................... ...................................................................................................... 19 2.1 Satisfação do cliente ................................................................................ cliente ................................................................................ 20 2.2 Facilitação das tarefas de recolha de mercadoria ......................................... mercadoria ......................................... 20 2.3 Menor manuseamento das mercadorias (diminuição da quebra) .................... ................... . 20 2.4 Maior rapidez e produtividade em todo o processo..................... processo....................................... .................. 23 2.5 Facilidade em localizar a mercadoria .......................................................... mercadoria .......................................................... 23
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1 Conceitos O picking, também conhecido por order picking (separação e preparação de pedidos) p edidos) pode ser definido como a atividade, na qual um pequeno número de produtos é extraído de um sistema de armazenagem, para satisfazer um certo número de pedidos de clientes independentes. Os processos de picking tornaram-se uma parte importante do processo da cadeia de abastecimento. Esta atividade é vista como a mais m ais intensiva e dispendiosa em quase todos os armazéns, onde o custo de separação e preparação dos pedidos é estimado em até 55% da despesa total de funcionamento do armazém. Como esta atividade envolve custos significativos e pode influenciar e afetar os níveis de satisfação do cliente, tem havido um número crescente de melhorias do processo, propostas para ajudar as empresas com essa questão qu estão da cadeia de abastecimento. Associado ao custo, o tempo desta atividade contribui substancialmente para o tempo de ciclo da encomenda, que é o intervalo de tempo entre a receção de uma encomenda e a entrega, ao cliente, dos produtos referentes à encomenda. Para se compreender melhor a importância da atividade de picking é importante apresentar-se a sua relação com as principais atividades de armazenagem. Todos os tipos de armazéns possuem as seguintes funções: • • • •
Receção de produtos; Armazenagem de acordo com as necessidades; Recolha de produtos de acordo com as encomendas dos clientes; Preparação dos produtos para expedição.
RECEÇÃO
ARMAZENAGEM
PICKING
EXPEDIÇÃO
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Com o crescente aumento da competitividade e das exigências e necessidades dos consumidores, surgiram diversos novos requisitos para a atividade de armazenagem. Estas consequências podem ser referidas em certas disposições gerais, que são contempladas nos mais diversos sectores: Aumento do número de SKU's: •
Os números de produtos com que as empresas trabalham atualmente aumentaram, devido a maiores exigências dos clientes.
Crescimento do número de encomendas: •
Os clientes passaram, cada vez mais, a trabalhar em filosofias de um reabastecimento sem interrupções, com o objetivo de reduzir os seus níveis de stocks. Lotes mais pequenos implicam um crescimento no número de encomendas no mesmo período de tempo.
Armazéns de grandes dimensões: •
As empresas iniciaram um estilo de operação com um número mais reduzido de pontos de venda e depósitos, centralizando os seus stocks e obtendo reduções de custos com a consolidação da carga.
Entrega no dia seguinte: •
Existe uma necessidade cada vez maior da diminuição do tempo de reabastecimento dos clientes.
Para lá destas disposições, a qualidade do produto torna-se um pré-requisito e serviços como o comércio pela Internet e entrega ao domicílio fizeram crescer o nível de exigência e produtividade das funções de armazenagem e transporte.
1.1 1.1.1
Tipos de Fluxos Preparação com Stock ou Picking By Store
Na operação PBS, é o SKU (Stock keeping unit) que se encontra numa localização fixa – a sua localização de picking – e é a loja que se desloca. Os sistemas parts-to-picker, ao invés do primeiro, as SKUs a serem recolhidos são
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Também podem ser utilizados os sistemas modulares verticais (VLM) ou carrosséis (verticais/horizontais) que também permitem, ao preparador de pedidos, ter acesso às unidades correspondentes. No PBS tem-se então uma maior complexidade de operações, dado ser uma operação com stock, que exige tarefas de: (1) Aprovisionamento, a colocação na localização de stock das paletes rececionadas de um dado SKU; (2) Baixar paletes completas, operação oposta à de aprovisionamento, ou seja implica retirar paletes completas de stock diretamente para o cais de expedição afeto à loja que encomendou o SKU; (3) Reaprovisionamento, operação semelhante à operação de baixar paletes completas de stock, mas em que a palete completa é colocada na localização de picking do SKU e (4) O picking, a operação core que se traduz numa sequência de paragens nas localizações de picking de cada SKU encomendado pela loja e da recolha da quantidade de caixas encomendada de cada um deles. Existem algumas soluções para diminuir o tempo despendido com a movimentação. Entre estas, destacam-se: Algoritmos para a definição das rotas de picking e dos recursos necessários, minimizando assim a distância média percorrida na separação do pedido e maximizando a utilização dos recursos disponíveis (Ex: Algoritmo Particle Swarm); • Métodos alternativos de organização do trabalho com o objetivo, por exemplo, de recolher mais artigos por cada deslocamento • Lógicas de localização que posicionem os artigos na área de stock usando critérios que minimizem a distância média de movimentação, considerando o número de expedições de cada artigo, o seu volume em stock e a complementaridade entre artigos (ou seja, posicionar próximos os artigos que normalmente são expedidos juntos). •
Além disso, a identificação das localizações dos artigos de picking e a disposição clara e objetiva das informações (documentações, instruções e etiquetas), também são pontos importantes para agilizar as tarefas do operador.
1.1.2
Preparação Preparação sem Stock ou Picking By Line
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O picker desloca-se com uma palete de um SKU (Stock Keeping unit) e deixa em cada loja loj a a quantidade por ela encomendada. É portanto o SKU que se desloca, enquanto a loja está fixa. Neste processo cada picker satisfaz várias encomendas, todas quantas as lojas que encomendaram o(s) SKU(s) que se encontram na palete deslocada pelo operador num porta-paletes manual. A primeira distinção entre as duas operações é que o PBL é uma operação que decorre sem recurso a stock, enquanto o PBS se baseia na existência de stock. Assim, o PBL está mais vocacionado para artigos de baixa rotação e para pa ra fornecedores que apresentem um elevado nível de serviço, dado a operação ser just-in-time. Neste tipo de operações, a componente crítica será o tempo gasto em cada um dos percursos percorridos através dos corredores na procura dos itens. O operador receberá no terminal instalado na sua máquina de movimentação uma instrução para recolha de uma palete, sendo-lhe indicada a posição onde se deverá dirigir e perguntado o código da posição. Ao chegar ao local, o operador indicará o código da posição e o terminal mostrar-lhe-á o artigo e a quantidade presente na palete.
1.1.3
Cross Docking
Crossdocking ou cross-docking é o processo de distribuição em que a mercadoria recebida r ecebida é redirecionada sem uma armazenagem prévia. Tudo isto faz diminuir o tempo e o throughput time tem tendência a ser diminuído. O termo designa um processo utilizado na distribuição de produtos com elevados índices de giro e de perecibilidade, em que estes não são guardados para stock, apenas cruzam o armazém indo direto aos pontos de venda. Na prática, as operações de crossdocking requerem grandes estágios, onde os materiais são classificados, consolidados e armazenados por pouco tempo ou não armazenados. Após esses estágios os produtos estarão prontos para distribuição. Crossdocking é usado para diminuir o armazenamento, aumentando o fluxo entre o fornecedor e o fabricante. O crossdocking pode ser definido como uma operação do sistema de distribuição na qual os produtos de um veículo são recebidos, separados, e encaminhados para outro veículo. Isso dá-nos uma clara visão de que a sincronização entre o recebimento e a expedição de de
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Uma aplicação muito comum do crossdocking (que literalmente designa "atravessamento de docas"), usada principalmente na execução de entregas em centros urbanos, onde a circulação de veículos de grande porte sofre restrições sobre a sua dimensão e peso, impedindo-os de efetuar as entregas. Tais veículos descarregam seus produtos em um armazém, os produtos cruzam o armazém através de esteiras, e em seguida carregam outro veículo de menor porte, que efetuará as entregas. O crossdocking define-se como um sistema de distribuição, no qual a mercadoria recebida num armazém ou centro de distribuição, não é estocada como seria prática comum até há pouco tempo, mas é preparada para o carregamento e distribuição ou expedição a fim de ser entregue ao cliente ou consumidor imediatamente, ou, pelo menos, o mais rapidamente possível. O crossdocking consiste na transferência ou movimento dos produtos ou mercadorias do ponto de recebimento ou receção, diretamente para o ponto de expedição e entrega, com tempo em stock limitado ou se possível nulo, permitindo que os responsáveis pelos centros de distribuição se concentrem no fluxo de produtos ou mercadorias e não na armazenagem das mesmas. O crossdocking pelas razões apontadas acima também é conhecido por sistema de distribuição (flow through). O sistema tradicional de processamento de mercadorias em armazéns e ou centros de distribuição é um sistema que se caracteriza por uma “desorganização controlada” onde
frequentemente os serviços ou atividades decorrem de forma desarticulada, sem organização e com custos mais operacionais decorrentes mais elevados, ou seja a prestação de um mau serviço. A técnica crossdocking surge como uma evolução em todo o processo logístico em parte contribuindo para a complexidade da máquina logística e dai a necessidade da sua gestão, mas permitindo a realização das atividades de uma forma mais eficaz. Será importante referir que o objetivo é fazer a transferência de mercadorias o mais rápido possível o que não implica que o tempo que as mesmas estão no centro de distribuição não seja importante como aliás se vai poder verificar já de seguida, por mais curto que seja este período de tempo este será de grande importância. A grande diferença entre o modelo tradicional t radicional e o crossdocking é que no modelo tradicional t radicional as mercadorias chegavam e eram armazenadas até solicitadas pelos clientes, a produção
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confirmados os respectivos códigos de barras para que se tenha o total controlo dos movimentos efetuados, realizando assim a ordem de expedição. As informações mais importantes para tornar este movimento de mercad orias são: • • • • •
Hora e data do embarque feito pelo fornecedor Transportadora utilizada Quantidade e código de barras de cada pedido (ordem) Data e hora de chegada planejada pl anejada Descrição da carga, destino, data e hora de entrega de cada carga de cada transporte.
Atualmente, com o desenvolvimento da tecnologia, o pedido de mercadoria pode ser feito automaticamente no cliente, pois sempre que este vende uma unidade ao consumidor imediatamente o centro de distribuição ou o produtor recebem informação da baixa de uma unidade e tendo informação total sempre que necessário e de forma automática desencadeia-se a ordem de movimentação de mercadorias e procede-se ao seu tratamento para transporte, recebendo o cliente antecipadamente e nos volumes necessários a mercadoria de forma a repor o seu estoque. Parte deste diálogo entre fornecedores, clientes, centro de distribuição e também as unidades de produção é realizado com sistemas de TI (EDI).
1.1.4
Logistica Inversa
A gestão eficiente do processo de logística inversa depende dos seguintes fatores: a) Bons controlos de entradas: •
Identificação do estado dos produtos a serem devolvidos para que estes sejam encaminhados para o correto fluxo inverso, impedindo a entrada de produtos que não preencham os requisitos necessários para entrarem no processo;
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d) Sistemas de informação •
Um sistema capaz de rastrear as devoluções, medir os tempos de ciclo, apresentar o desempenho dos fornecedores, permite ter acesso a informação crucial para a negociação, melhoria do desempenho e identificação de abuso dos clientes na devolução dos produtos;
e) Rede logística planeada •
Tal como no fluxo logístico direto, a implementação do processo logístico inverso necessita de uma infraestrutura logística adequada para tratar dos fluxos de entrada de materiais usados e fluxos de saída de materiais processados;
f) Relações colaborativas entre clientes e fornecedores •
Práticas mais avançadas de logística inversa só poderão ser implementadas se as partes envolvidas no processo de logística inversa desenvolverem relações mais colaborativas.
Podemos então diferenciar a logística inversa em dois doi s tipos de recolha: • Recolha de produto: Pode ser envolvido no fluxo inverso para reparação, ou então por decisão do cliente em devolvê-lo. • Recolha de embalagem: As embalagens que formam o fluxo inverso à logística direta são normalmente embalagens com características especiais, que permitem uma reutilização ou então, não podendo ser reutilizáveis, poderão existir normas ambientais que obriguem o fornecedor a proceder ao tratamento adequado deste tipo de resíduo. Na zona de receção de cargas, é efetuada a leitura ótica dos códigos de barras da Nota de Devolução e respetivo(s) contentor(es), com dois doi s objetivos: • Confirmar que não existem inconsistências na relação entre o conteúdo do contentor rececionado e respetiva Nota de Devolução; • Atualizar o estado da devolução na Solução Informática para “Pré - processamento”.
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1.2
Atribuição de picking
Embora a atividade do picking reduza substancialmente o tempo de ciclo de pedido (tempo que vai desde o pedido do cliente até a entrega dos produtos colhidos em armazém ao mesmo), este tem um acréscimo substancial, cerca de 30% a 40% (dependendo do tipo de armazenagem) do custo de mão-de-obra do armazém. Através do uso de sistemas de controle e monitoramento que suportem os níveis de serviço, esta atividade deve ser bastante flexível de forma a assegurar uma operação de qualidade face ao progressivo aumento das necessidades e exigências dos clientes. Seja qual for o tamanho do armazém, tipo e volume de stock armazenado ou sistema de controle em vigor, o maior fator a que se deve atender no melhoramento do picking de um armazém é o posicionamento dos produtos e o fluxo de informação e documentos.
1.3
Dados Logísticos
Para o correto armazenamento dos produtos de stock, as empresas necessitam de saber algumas características físicas dos mesmo, existindo a ficha técnica dos dados logísticos dos produtos, dando a possibilidade de um mais correto pedido de encomenda e posterior armazenamento.
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1.4
Tipologias estantes de picking
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deposita e retira manualmente. Aproveita-se toda a altura do armazém, já que se pode aceder aos níveis elevados quer por meios mecânicos, que elevam o operário até à altura desejada (transelevadores ou order-pickers), quer mediante passadiços colocados entre as estantes. Estão formadas por bastidores verticais, vigas e painéis ou prateleiras apoiadas sobre essas vigas. Este sistema é adequado para armazenar produtos volumosos e pesados. Os diferentes acessórios adaptam-se aos produtos a armazenar. Vantagens:
Solução ótima para diferentes referências e de rotação fracionada. Adequado para armazenar produtos volumosos ou pesados. Regulação dos níveis de carga. Podem construir-se estantes até 20 m de altura. Variedade de componentes que se adaptam a qualquer necessidade. Fácil montagem.
Permitem aproveitar ao máximo a altura do armazém; as passarelas colocadas entre as estantes permitem aceder aos níveis mais altos. Rack Convencional:
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Armários:
Prateleiras:
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um corredor central por onde circula um transelevador e duas estantes situadas em ambos os lados para armazenar caixas ou bandejas. Num dos extremos ou numa lateral da estante situa-se a zona de automatização e manipulação, formada por transportadores, onde o transelevador deposita a carga retirada da estante. Os transportadores aproximam a caixa do operário e, uma vez finalizado o seu trabalho, devolvem-na ao transelevador para que a coloque nas estantes. Todo o sistema é dirigido por um software de gestão que regista a localização de todos os materiais do armazém e mantém um inventário em tempo real. Vantagens:
Baseado no princípio “produto a homem”.
Automatização das operações de entrada e saída dos produtos. pr odutos. Inventário permanente. Eliminação dos erros derivados da gestão manual do armazém. Elevado rendimento do espaço disponível. Máxima comodidade e facilidade de acesso às caixas armazenadas
Tapetes rolantes:
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1.5
Localização
Dentro de um armazém a actividade de picking é considerada como uma das mais críticas, não só porque requer muita m uita mão-de-obra (elevada) e movimentação de materiais intensiva mas também pelo facto de o mercado exigir, cada vez mais, um tempo de ciclo menor. Dependendo do tipo de armazém, 30% a 40% do custo de d e mão-de-obra está associado a esta atividade. Aliado ao custo, o tempo desta atividade influi de forma substancial no tempo de ciclo das encomendas, ou seja, no tempo entre a receção de um u m pedido do cliente e a entrega dos artigos. Para otimizar um sistema de picking são necessários princípios que devem guiar o posicionamento dos artigos dentro do espaço de armazenagem, assim como o fluxo de informação e documentação. A primeira etapa da otimização consiste em identificar os artigos com maior rotatividade dentro do armazém. Para tal, é necessário classificar os artigos e criar métodos de controlo específicos para cada categoria. Os artigos com maior rotatividade deverão ficar posicionados em locais de fácil acesso e o mais próximo possível dos cais, de onde são expedidos. Outro aspeto importante é a utilização de documentação clara e de fácil operacionalização. Um documento de picking deve conter instruções específicas para o operador de modo a facilitar a atividade de separação dos artigos. A localização dos artigos, descrição e
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anos se tem tornado imprescindível para as empresas para adquirirem vantagem competitiva. Qualquer documento em papel na atividade de picking implica um maior consumo de tempo e poderá resultar em erros. Existem tecnologias que estão cada vez mais acessíveis que reduzem e até eliminam o fluxo de papéis, nomeadamente: Leitores de códigos de barras, sistemas de reconhecimento de voz e terminais de rádio frequência.
1.6
Abastecimento
A gestão do armazenamento proporciona vantagem competitiva, permitindo a otimização da organização das instalações de modo a agilizar os processos operacionais. Permite também monitorar fornecedores, gerir de forma eficiente o multi-canal de distribuição e responder rapidamente às necessidades dos clientes. O objetivo da gestão do armazenamento é definir, defini r, localizar e manter dados e recursos do sistema que constitui o ambiente de produção.
1.7
Materiais/elementos de embalamento
A grande maioria das mercadorias movimentadas na cadeia de transportes representa r epresenta um elevado valor económico. Por conseguinte, é extremamente importante que o transporte seja efetuado de modo a que sejam evitados danos na carga.
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Esta forma de embalar consiste na colocação dos produtos dentro de uma caixa ou contentor sem a preocupação de os individualizar. Esta forma de embalar só deve ser utilizada em determinados casos pois pode ocasionar alguns danos nos n os produtos, uma vez que estão em contacto. Um outro nível de embalagem destina-se a produtos em curso-de-fabrico que vão ser utilizados na produção de um outro produto. Esta embalagem destina-se simplesmente a proteger os produtos durante a operação de transporte e a permitir uma embalagem e desembalagem fáceis. Temos um nível final de embalagem que se destina a produtos acabados e que, além de garantir a proteção dos produtos durante o transporte, tem uma função de promoção. É normalmente com a embalagem que o cliente contacta primeiro, e não com o produto. A embalagem de produtos em curso de fabrico é, regra geral, grosseira, enquanto que a embalagem do produto acabado tem um aspeto profissional e apela ao seu consumo,
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Agrupar e acondicionar artigos soltos em caixas ou tabuleiros, para além alé m de existir uma carga unitária para facilitar o manuseamento de mercadorias, mer cadorias, deve existir um meio para que o artigo seja acondicionado seguramente dentro da unidade de carga. Para os artigos soltos em caixas ou tabuleiros isso pode ser feito com esferovite, plásticos com bolhas, jornal e almofadas de ar. Os fatores de seleção serão: impacto ambiental, custo inicial, custo do ciclo de vida, reutilizáveis e a qualidade oferecida na proteção do produto que contém; Agrupar e acondicionar as caixas soltas em paletes, embora o processo mais comum seja o de embrulhar as caixas na palete com tela de plástico expansível também podem ser usadas cintas de velcro entre outros, sendo que estas têm o selo ambiental. Agrupar e acondicionar as paletes soltas nos camiões, os processos mais comuns são placas de espuma e madeira.
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Os painéis ou taipais da superstrutura rígida devem estar em boas condições de funcionamento; • Todas as camadas de carga, com exceção da camada superior, devem apresentar um aspeto nivelado. •
O peso da carga deve, na medida do possível, ser uniformemente distribuído ao longo dos painéis ou taipais. Se a carga for mais pesada do que a capacidade de travamento da superstrutura rígida e não rígida, em conformidade com a tabela supra, deve ser fixada por outros meios. Os volumes de carga são, muitas vezes, frágeis e podem ser danificados por amarrações. A utilização de protetores de extremidades ou paletes vazias na camada superior da carga evita normalmente os danos provocados pela aplicação de amarrações.
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níveis de existências elevadas, pois a probabilidade de a encomenda não estar disponível nas existências é igual ao produto da probabilidade de disponibilidade de cada item. i tem. Deste modo, o tempo de processamento da encomenda poderá ser maior do que o esperado. Para evitar entregas parciais e grandes demoras na informação sobre a situação das encomendas, deve-se reter a encomenda até à reposição dos itens em falta. Evidentemente, esta não é uma boa opção do ponto de vista do cliente, deve, portanto, ser uma opção ponderada entre os custos de informação e de transporte e o benefício na manutenção do nível dos serviços. Esta decisão requer procedimentos de processamento sofisticados, dos quais depende a eficiência da entrega.
2.1
Satisfação do cliente
O tratamento de encomendas dos clientes com rapidez e eficiência tem um impacto directo na sua satisfação e determina o sucesso do seu negócio. O sistema de picking de encomendas (denominado também como preparação de encomendas) desempenha um
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A diferença de inventário é a diferença entre o inventário teórico e o inventário real ou físico; ou seja, a diferença entre o que deveríamos ter de acordo com a nossa atividade empresarial e o que realmente temos. Para poder falar do impacto da Quebra Desconhecida numa organização, a diferença de inventário deve ser extrapolada para a atividade da empresa. A diferença de inventário irá permitir-nos medir o alcance da Quebra Desconhecida. Esta medição não só deve ser feita para uma tomada de consciência do problema, como também deve constituir a base das potenciais decisões corretoras. É recomendado basear a prevenção e o controlo dos erros na cadeia de abastecimento: • Numa definição eficiente dos procedimentos mais críticos. • No controlo sobre a execução dos mesmos. • No manuseamento e no fluxo da informação adequada na cadeia da oferta.
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Para evitar erros e ter em conta as muitas ocorrências possíveis no fluxo físico da mercadoria ao longo da cadeia de abastecimento, recomenda-se que na realização dos inventários se possa ter a participação de forma direta ou indireta dos seguintes departamentos: • Controlo de gestão. • Exploração de lojas. Logística.
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2.4
Maior rapidez e produtividade em todo o processo
Voltamos à importância da atividade picking que afeta o trinómio logístico TEMPO – CUSTO – QUALIDADE: Quanto mais rápido for o picking, mais depressa se consegue fazer a entrega o