7 pasos para estandarizar los procesos de un negocio Julio 12, 2012
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El correcto engranaje de los procesos de un negocio es fundamental para que todo el trabajo fluya sin pérdida de tiempo ni para el empresario ni para el cliente. El cliente siempre espera que los productos que compra tengan la misma calidad. Para ello, el empresario necesita estandarizar el trabajo de producción, es decir, encontrar la forma más eficiente de hacer las cosas, usando siempre l a misma y mejor combinación de métodos. Habrá que definir cómo será el proceso de producción integral y especificar la función de cada colaborador (qué debe hacer, en qué secuencia y en qué tiempo). Pasos para estandarizar el trabajo: 1. Diagnosticar el proceso. ¿Qué se hace? Describa con diagramas de flujo o dibujos cómo se realiza el proceso actualmente. 2. Identificar las mejoras y diseñar el proceso ideal . ¿Qué se debe hacer? Cree un proceso que elimine las duplicaciones duplicaciones y todo aquello aquello que genere ineficiencias. ineficiencias. 3. Planear una prueba del proceso . Realice un test del nuevo proceso con las personas que más lo conocen. 4. Ejecutar y monitorear la prueba . Vea cómo se desempeña el nuevo proceso y obtenga ideas de mejora. 5. Mejorar el nuevo proceso . Utilice la información obtenida para mejorar el proceso, use documentación simple y gráfica. 6. Difundir y capacitar . Promueva y capacite el uso del nuevo proceso a los demás. 7. Mantener y mejorar el proceso . Todos deben utilizar el proceso mejorado y anime a buscar nuevas mejoras. Fuente: Perú21.pe
Definición de Estandarización Se conoce como estandarización al proceso mediante el cual se real iza una actividad de manera standard o previamente establecida. El término estandarización proviene del t érmino standard, aquel que refiere a un modo o método establecido, aceptado y normalmente seguido para realizar determinado tipo de actividades o funciones. Un estándar es un parámetro más o menos esperable para ciertas circunstancias o espacios y es aquello que debe ser seguido en caso de recurrir a algunos tipos de acción. El término de estandarización tiene como connotación principal la idea de seguir entonces el proceso standard a través del cual se tiene que actuar o proceder. Al mismo tiempo, esta idea supone la de cumplir con reglas que, si bien en ciertos casos pueden estar implícitas, en la mayoría de las oportunidades son reglas explícitas y de importante cumplimiento a fin de que se obtengan los resultados esperados y aprobados para la actividad en cuestión. Esto es especialmente así en el caso de procedimientos de estandarización que se utilizan para corroborar el apropiado funcionamiento de maquinarias, equipos o empresas de acuerdo a los parámetros y standards establecidos. ... via Definicion ABC https://www.definicionabc.com/general/estandarizacion.php
Sin embargo, estandarización también puede hacer referencia a la idea de que un elemento, producto, conocimiento o forma de pensar se iguala a los demás. Aquí entra en juego la idea de globalización y mundialización, que supone que un pr oducto o bien de consumo es fabricado de acuerdo a determinadas reglas de estandarización y por tanto se realiza de igual manera en Japón, en Brasil o en la India. La estandarización, ento nces, es en este sentido el fenómeno mediante el cual los diferentes procesos de fabricación globales convergen hacia un único estilo que predomina a nivel mundial y que busca establecer similitudes entre cada ítem sin importar de dónde provengan estos o hacia donde vayan. Esta visión del término estandari zación ha recibido importantes críticas por representar la anulación de la diversidad a nivel global. ... via Definicion ABC https://www.definicionabc.com/general/estandarizacion.php
Importancia de estandarizar operaciones en tu empresa Hay que comprender que la estandarización sirve para entender el comportamiento del negocio y cómo está trabajando el equipo.
Tener un proceso estandarizado es una herramienta que da ventajas competitivas a emprendedores y empresas de todos los tamaños. No
sólo permite conocer a fondo el negocio, si no también a establecer indicadores que guiarán todas sus actividades.
"Los que quieran orden y control en sus negocios, deben iniciar un proceso de estandarización" Las empresas de todos los tamaños deben ejecutar procesos de estandarización en su operación, si es que aspiran a un crecimiento sano. No importa el tiempo que tengan de existir en el mercado: todas necesitan tener un orden y una homologación de sus procesos.
"Estandarizar es un arte , porque hay que tener un conocimiento total de la empresa. Como consultores, se deben conocer las actividades mínimas de los procesos de venta y cobranza, por ejemplo. Muchos consideran la estandarización como una herramienta que les da una ventaja competitiva, ya que en cualquier lado que vendan sus productos o servicios, estos serán siempre los mismos” explica Ferenz Feher, CEO de Feher & Feher.
Estandarizar las operaciones es un proceso que todas las empresas deben seguir , si es que quieren un orden y control en sus negocios. Se pensaría que es sólo para Franquicias, precisamente porque su sistema debe ser igual en todas las tiendas; pero aunque la estandarización es el esqueleto de este modelo de negocios, no es un proceso único de éstas. Incluso es algo que los grandes corporativos ya realizan de manera natural y por necesidad. Anais Aoyama, gerente de operaciones de Feher & Feher, asegura que esta es una práctica muy nueva en las PyMEs. "Hay empresas que les va tan bien que se olvidan de implementar controles; se concentran en vender. Sin embargo,
llega el momento en que el volumen de operaciones los rebasa y ya no saben qué se facturó, si ya se cobró, qué y cómo se está vendiendo. Es cuando descubren que debieron estandarizar sus procesos , incluso antes de abrir." Hay que comprender que la estandarización sirve para entender el comportamiento del negocio y cómo está trabajando el equipo: si se están cumpliendo los roles que se diseñaron desde un principio, si hay orden, etc. Los indicadores que resultan de un proceso así, permiten que un negocio crezca de manera óptima y con una mejor visión del mercado, lo cual resulta por supuesto, en beneficios económicos para los emprendedores y empresarios. Fuente https://www.salesup.com/crm-online/cc-importancia-de-estandarizar-operaciones-en-tuempresa.shtml
ESTANDARIZACIÓN
La estandarización es la herramienta que permite definir un criterio óptimo y único en la ejecución de una determinada tarea u operación. El trabajo estándar tiene su fundamento en la excelencia operacional . Sin el trabajo estandarizado, no se puede garantizar que, las operaciones necesarias para la obtención de los productos, se realicen siempre de la misma forma. La estandarización permite la eliminación de la variabilidad de los procesos . Al estandarizar las operaciones se establece la línea base para evaluar y administrar los procesos y evaluar su desempeños lo cual será el fundamento de las mejoras.
Beneficios de la estandarización
Recopila los métodos de trabajo de los operarios más expertos y los hace extensivos a toda la fábrica. Se mejora la productividad. Acelera el proceso de aprendizaje del personal de nueva incorporación. Reduce el riesgo de errores que afecten a la calidad del producto y a la seguridad de las personas.
Establece una base documentada del conocimiento operativo de la empresa, que será el pilar de futuras mejoras. La incorporación de una metodología optimizada de trabajo y su cumplimiento produce un efecto motivador y de incremento de la disciplina.
Mejora la detección de los problemas y los desperdicios.
Crea una gestión visual fácil de comprender por todo el personal de la planta.
Las empresas que tiene definidos estándares de trabajo, consiguen mejoras c ontinuas en la productividad y en la calidad. Además crean una base documentada del conocimiento que facilita procesos de aprendizaje ágiles y efectivos. La estandarización es la base para la mejora continua.
Fuente http://www.cdiconsultoria.es/estandarizacion-de-procesos-de-produccion-valencia
Estandarización de procesos Herramientas - Herramientas de Estandarización y Certificación Es un proceso dinámico por el cual se documenta los trabajos a realizar, la secuencia, los materiales y herramientas de segur id mismos, facilitando la mejora continua para lograr niveles de competitividad mundial.
¿Por qué es necesario? Eliminar la variabilidad de los procesos Asegurar resultados esperados Optimizar el uso de materiales y herramientas Mejorar la calidad y seguridad dentro de la organización Acondicionar el trabajo y los sistemas de manera que la mejora continua pueda ser introducida
Beneficios Seguridad (Se eliminan las condiciones de trabajo inseguras al estandarizar la secuencia de operaciones y al retirar elementos estación de trabajo) Calidad (El trabajo estandarizado tiene un enfoque especial en satisfacer las expectativas del cliente, y por ende resalta aquella críticas que están destinadas a cumplir con los estándares de calidad) Costo (Se eliminan los costos por daños, por perdidas de material, y se elimina en un alto grado el re-trabajo que es tremenda Capacidad de Respuesta (Disminuye el tiempo de ciclo de cada operación, balancea la carga operativa, de tal forma que se pu velocidad de línea y ganar productividad al liberar horas/hombre) Desarrollo Organizacional (Las actividades de trabajo estandarizado son desarrolladas por la misma gente que realiza el traba j mayor organización en el trabajo y conocimientos de estandarización y mejora continua) Fuente http://www.spconsulting.org/index.php/productosoculto/48-herramientas-estandarizacioncertificacion/57-estandarizacion-de-procesos
Cómo estandarizar y optimizar los procesos con ISO 9001 Publicado por falzatev • 0 Comments Uno de los mayores problemas de las empresas, es lograr que el personal realice las actividades de manera idéntica todas las veces que se requiera. Lograr que los procesos se realicen todas las veces de manera igual o similar es muy importante para mantener la conformidad de los requisitos en los productos y servicios finales entregados a los clientes. Además el hacer los procesos de forma estandarizada permite controlar los costos más efectivamente y por ende optimizar la operación. La estandarización permite lograr que los procesos de producción o prestación de servicios en diferentes centros o unidades de producción se realicen de la misma forma bajo los mismos parámetros de control. Por ejemplo si usted ha pensado en expandir su empresa abriendo otras sucursales o vendiendo franquicias, una de las primeras cosas a hacer es lograr la estandarización de los procesos para que se pueda replicar el éxito del negocio. Este es otro gran beneficio que le aporta la Norma ISO 9001 a su empresa, ya que los procesos se estandarizan siguiendo unos lineamientos bien claros y concretos y enfocandose en cumplir los requisitos del producto o servicio y los del cliente. ¿Así que, qué es Estandarizar?
Es simplemente establecer un nivel de operación basado en un estándar, en este caso los requisitos de la Norma ISO 9001, para alcanzar unos determinados result ados. Los pasos básicos para realizar la estandarización de procesos son:
1. Definir el método* actual a estandarizar, 2. Realizar el análisis del método actual comparando con el estándar o la norma establecida a implementar, 3. Identificar las diferencias y realizar los ajustes al método, incluyendo la utilización de registros de control, 4. Ensayar o probar el nuevo método, 5. Documentar el método, en concordancia con los requisitos de l a Norma ISO 9001, 6. Desplegarlo al personal y 7. Aplicarlo. * Método: Modo ordenado y sistemático de proceder para llegar a un resultado o fin
determinado. Cómo dirigir la estandarización de los procesos.
Paso 1. En el diagnóstico de la empresa y consecuentemente en el plan de
implementación, Usted identifica los métodos (procesos, actividades y procedimientos) que requieren estandarización de acuerdo a la Norma ISO 9001 y la fecha de su ejecución. Paso 2. El líder del proyecto se reune con su equipo de apoyo y hacen un análisis más
profundo de las diferencias y ajustan los métodos para cada punto. Ajustar es realizar los cambios en las actividades y/o documentos requeridos. Frecuentemente en este paso se pueden identificar oportunidades de mejora muy importantes y a no ser que sean imprescindibles para al cumplimiento de algunos requisitos, lo recomendable es dejar de momento estas oportunidades de mejoras para evitar retrasos en el proyecto y ejecutarlas de manera posterior a la certificación. Paso 3. Establezca con los dueños de los procesos y participantes un periodo de prueba o
un piloto, para conocer como van a funcionar realmente los cambios propuestos. Si no se logran buenos resultados vuelva al paso 3. Paso 4. Si los cambios funcionan bien, entonces el equipo de trabajo ya puede
documentar el método, en forma de procedimientos, instructivos o registros o como este establecido por la estructura documental. Paso 5. Despliegue los nuevos procedimientos al personal y entrénelos si es necesario en
la nueva forma de hacer las cosas. Paso 6. Establezca la fecha de lanzamiento de los nuevos procedimientos para su
ejecución rutinaria, según el orden de cada proceso. Este listo a escuchar opiniones y solucionar dudas del personal. Es posible aún hayan mejores formas de hacer las cosas. Paso 7. Haga seguimiento del desempeño del proceso con los nuevos estándares. Defina
o redefina los indicadores de seguimiento. Espero que este articulo haya sido de utilidad para Usted. Fuente http://iso9001-calidad-total.com/como-estandarizar-los-procesos-bajo-la-norma-iso9001/
Por qué estandarizar los procesos de mi empresa? En nuestros tiempos es fundamental igualar la calidad en la experiencia que vive cada cliente con los productos que adquiere de nuestra empresa. Cuando se logra la estandarización y documentación de los procesos , se construye un marco de referencia común que permite alinear la operación con los objetivos de la organización. Al mismo tiempo, se puede medir la eficiencia de los procesos de negocio, e identificar los principales factores que influyen en la experiencia del cliente y el logro de los resultados deseados. Los principales beneficios de la estandarización de los procesos son los siguientes:
Mejora la experiencia de tus clientes. Si las experiencias positivas de tus clientes son las mismas, vez tras vez, y cliente tras cliente, podrás generar más fácilmente una base de clientes leales que recomendarán a otros, tus bienes o servicios. No hay nada más efectivo que la publicidad de boca en boca.
Alcanza la eficiencia operativa. Las operaciones arrojarán los mismos resultados de una manera consistente, lo que se traduce en una optimización y control de la operación. A través de esta optimización de tus procesos , podrás conocer tus tiempos y costos de una manera más exacta.
Evita errores. Reduce costosos errores, al evitar fallas en tu proceso que previamente ya fueron identificadas y documentadas.
Reduce la frustración. Tus colaboradores se sentirán menos frustrados, ya que al seguir procesos probados y que funcionan, el trabajo fluirá mejor y más rápidamente.
Fuente http://www.documentalo.com/estandarizacion-procesos.shtml
LA ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS, UNA NUEVA VENTAJA COMPETITIVA DE LAS ORGANIZACIONES.
La estandarización de procesos, hoy en día es una herramienta que genera una ventaja competitiva para muchas organizaciones. Las exigencias que impone el mercado globalizado, han hecho cambiar la visión del mundo y de los negocios. La competitividad extrema, en la que no existen distancias ni fronteras y el hecho de que la información, ha dejado de ser resguardo seguro en sus organizaciones, para estar al alcance de todos. Provoca una enorme presión sobre las mismas, que deben flexibilizarse y encontrar nuevos mecanismos para afrontar las presiones, para innovar El objetivo de crear e implementar una estrategia de estandarización es fortalecer la habilidad de la organización para agregar valor. El enfoque básico es empezar con el proceso tal y como se realiza en el presente, crear una manera de compartirlo, documentarlo y utilizar lo aprendido. El siguiente ejercicio los ayudara a mejorar sus procesos para llegar a un estandarización que beneficie al tiempo y productividad de su organización. 1. Describir el proceso actual: El objetivo es describir como se realiza en el presente el proceso, no como debería realizarse. En algunas ocasiones la mejor opción es que una sola persona lo describa, en otras puede ser más efectivo, involucrar a todo el equipo. Los empleados pueden, por ejemplo, describir como realizan cada paso; o pueden observar como realiza el proceso el que mejor lo hace. Es conveniente utilizar diagramas de flujo, fotografías o dibujos que describan el proceso. 2. Planear una prueba del proceso: Crear un equipo que realice una prueba del proceso, realizarlo como actualmente se aplica. Para este paso, se requiere decidir algunas de las siguientes cuestiones: • ¿Cuánta gente se involucrará en la prueba? Si son pocas personas las que elaboran el proceso, es conveniente involucrarlas a todas. Si son muchos los que realizan el proceso, hay que seleccionar a los que más lo dominen. • ¿Cómo serán entrenados los participantes? ¿Quién los entrenará? • ¿Cómo registrarán los participantes sus progresos? ¿Cómo sabrán que funciona y que no? • ¿Cómo se documentarán el proceso y los cambios que se le hagan? ¿Cómo se mantendrá actualizada la documentación?
3. Ejecutar y monitorear la prueba: Requiere recolectar información y obtener ideas de todo el equipo para implementar mejora el proceso en cuestión. Pueden centrarse en algunas de las siguientes cuestiones: • ¿Hay instrucciones poco claras o innecesarias? • ¿Cuáles son los problemas que ocurren? • ¿Qué cosas ocurren que no están descritas en el diagrama del proceso? • ¿Han mejorado los resultados? ¿Se ha reducido la variación en el proceso? ¿Podría reducirse más? 4. Revisar el Proceso: Utilizar la información que se ha obtenido para mejorar el proceso. Simplificar la documentación, tratando de mantenerla lo más simple y gráfica posible. Detectar formas de probar o ensayar el proceso y enfatizar los aspectos claves de él. 5. Difundir el uso del proceso una vez revisado: Si solo unas cuantas personas fueron involucradas en la prueba del proceso, s e requiere difundir el uso del nuevo proceso a los demás. 6. Mantener y mejorar el proceso: Asegúrate que todos utilizan el proceso mejorado; anímalos a buscar nuevas mejoras en él. Desarrolla métodos para capturar, probar e implementar las ideas de la gente. Desarrolla procedimientos para revisar sistemáticamente el proceso y mejorarlo por lo menos cada 6 meses. Mantén los documentos actualizados y asegúrate de que son usados, particularmente para entrenar a los nuevos empleados.
Fuente https://e-ngenium.blogspot.pe/2009/07/la-estandarizacion-de-procesos-una.html Fuente Pdf 2 https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/56904/Gu_a_para_la_Optimizaci_n__Esta ndarizaci_n_y_Mejora_Continua_de_Procesos.pdf http://www.contactopyme.gob.mx/Cpyme/archivos/metodologias/FP20071323/dos_presentaciones_capaciatacion/elemento3/estandarizacion.pdf http://repository.lasallista.edu.co/dspace/bitstream/10567/714/1/INFORME%20DE%20PRACT ICA%20CAROLINA%20GONZALEZ%20ARROYAVE.pdf http://fundacion.univalle.edu.co/imagenes/estandar.pdf http://repository.lasalle.edu.co/bitstream/handle/10185/5204/12011027.pdf?sequence=1 http://www.msal.gob.ar/pngcam/pdf/EPA.pdf http://tesis.ipn.mx/bitstream/handle/123456789/10863/2-45.pdf?sequence=1
https://red.uao.edu.co/bitstream/10614/3044/1/TID00967.pdf
