MODUL 6 TENDER (PELELANGAN)
CAPAIAN PEMBELAJARAN PEMBELAJARAN
a. Dapat menjelaskan pengertian tender. b. Membedakan pemerintah
tender
proyek
dengan
proyek
swasta. c. Membedakan jenis tender ditinjau dari sumber pendanaannya pendanaannya d. Membedakan berdasarkan
jenis cara
tender
pembukaan
dokumen penawaran. e. Menganalisis
berbagai
jenis
kontrak dengan tender terbatas. f.
Menjelaskan
berbagai
macam
Dokumen Tender g. Menjelaskan
ututan
kegiatan
tender
143 14 3
Tender pelaksanaan suatu bangunan dalam bidang pemborongan jasa konstruksi, atau at au sering juga disebut pelelangan adalah salah salah satu sistem pengadaan bahan dan jasa. jasa. Dalam bidang bidang-- jasa jasa konstruksi, tender pelaksanaan dilakukan oleh pemberi tugas pemilik proyek, dengan mengundang mengundang beberapa perus pe rusaahaan kontraktor untuk mendapatkan mendapatkan satu pemenang pemenang yang mampu mampu melaksanakan pekerjaan sesuai persyaratan yang ditentukan dengan harga yang wajar dan dan dapat dipertanggungjawabkan baik dari segi mutu maupun waktu pelaksanaannya. pelaksanaannya .
Gambar 6.1 tende tender bisa disebut juga sebagai pelelangan jasa atau barang
Jenis Tender / Pelelangan Pelelangan
Berdasarkan kepemilikan 1. Tender Proyek pemerintah Jenis Tender atau Pelelangan Berdasarkan Cara Pembukaan Dokumen Penawaran 1. Tender Terbuka 2. Tender Tertutup Gambar 6.2 JenisJenis- jenis jenis Tender/Pelelangan
144 14 4
1. Berdasarkan Kepemilikan Proyek
Berdasarkan kepemilikan dapat dibedakan atas: a. Tender proyek pemerintah
Berdasarkan Keputusan Keputusan Presiden (Keppres) (Keppres) No. 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Pengadaan BahanIJasa BahanIJasa Instansi Pemerintah, metode pengadaan pengadaan bahan dan jasa dapat dilakukan melalui: Pelelangan, yaitu serangkaian kegiatan untuk menyediakan kebutuhan bahan jasa dengan cara menciptakan persaingan yang sehat di antara penyedia bahanljasa yang setara dan memenuhi syarat, berdasarkan metode dan tata cara tertentu yang telah ditetapkan dan diikuti oleh
pihak-pihak yang terkait secara taat asas
sehingga terpilih penyedia jasa terbaik." Pemilihan Langsung, yaitu apabila Pelelangan sulit dilaksanakan Penunjukan
Langsung,
yaitu
pengadaan bahanljasa yang penyedia bahan
jasanya ditentukan ditentukan oleh pemimpin proyek. proyek. Ditinjau dari sumber pendanaannya, tender dapat dilaksanakan melalui: melalui : International Competitive Bidding (ICB), atau Pelelangan yang melibatkan
kontraktor internasional, internasional, biasanya untuk untuk proyek yang didanai dengan pinjaman luar negeri (loan) Local Competitive Bidding (LCB), atau atau pelelangan pelelangan proyek-proyek yang didanai didanai
dengan loan luar negeri tetapi hanya melibatkan kontraktor lokal. Pelelangan untuk proyek-proyek yang dibiayai dengan dana dari APBN, APBD, maupun instansiinstansi-instansi BUMN
145 14 5
b. Tender proyekproyek-proyek swasta
Ketentuan tentang tender tender proyek proyek milik swasta biasanya biasanya diatur sendiri sendiri
oleh
masing-masing masing-masing pemilik. Meskipun demikian, ketentuan tersebut tetap mengacu pada standar kontrak tertentu, misalnya standar Internasional seperti: a.
FIDIC (Federation Internationale Des Ingenieurs Conseih)
b.
JCT Voint Contract Tribunal) Tribunal) dari RIBA (Royal Institute of British Architect)
c.
Article and Conditions of Building Contract, diterbitkan oleh Singapore Hongkong Institute of Architect Pada umumnya dilakukan dengan cara tender terbatas, dengan m engundang
beberapa kontraktor yang sudah dikenal. Perkembangan Perkembangan saat saat ini adalah dalam memilih kontraktor yang diundang, diundang, pemilik (owner) (owner) terlebih dahulu mengundang beberapa calon kontraktor untuk melakukan presentasi tentang kemampuan mereka
dalam
melaksanakan proyek yang
akan ditenderkan. Dari hasil
presentasi ini, kemudian owner menilai dan bagi bagi yang lulus akan akan diundang untuk mengikuti tender. 2. Berdasarkan Cara Pembukaan Dokumen Penawaran
Tender berdasrkan ender berdasrkan cara pembukaan dokumen penawaran dapat dibedakan menjadi: 1. Tender terbuka, terbuka, yaitu pembukaan dan pembacaan pembacaan dokumen dokumen penawaran penawaran
dari
peserta tender dilakukan di depan seluruh peserta, sehingga masing- masing mengetahui harga penawaran pesaingnya.
146 14 6
Gambar 6.3 proses tender terbuka 2. Tender tertutup, di rnana dokurnen penawaran yang rnasuk tidak dibacak an di depan seluruh peserta tender, bahkan kadang-kadang para peserta tidak saling rnengetahui siapa pesaingnya.
Jenis Kontrak dengan Tender Terbatas
Di samping jenis kontrak pelaksanaan biasa, ada beberapa sistem kontrak proyek lairinya yang ditawarkan kepada kontraktor melalui tender terbatas, antara lain: 1. Kontrak Rancang Bangun ( kontrak Design and Build ) 2. Kontrak Turnkey atau kontrak Contractor; Full Prefinancing 3. Kontrak Guaranteed Maximum Price (GMP) 4. Kontrak EPC ( Engineering Procurement and Construction)
a. Kontrak Rancang Bangun ( kontrak Design and Build )
Design and Build contract adalah sistern kontrak di rnana perencanaan dan pelaksanaan diserahkan kepada kontraktor utama. Pernilik proyek hanya rnenentukan persyaratan-persyaratan
yang
diinginkan (Term of
Reference), kernudian akan 147
dikernbangkan dan dirinci oleh kontraktor. Dalarn hal ini kontraktor boleh menunjuk konsultan perencana yang lebih ahli, namun tanggung jawab sepenuhnya tetap pada kontraktor. Biasanya tahap desain dan konstruksi
dilakukan secara
overkipping,
sehingga dapat rnernpercepat waktu pen~elesaian proyek. Dalarn kondisi ini, sering kali kontraktor mengalami kesulitan dalam rnenghitung harga penawaran secara akurat karena keterbatasan dokurnen. Untuk itu perlu diperhitungkan biaya cadangan (contingency cost), yaitu sejumlah biaya yang disediakan untuk menyelesaikan segala pekerjaan
yang belurn terhitung dari dokurnen yang ada karena detail perencanaan
belurn dibuat.
Gambar 6.4 Bagan organisasi rancang bangun
Kontrak Design and Build ini dapat rnernperkecil risiko kesalahan perhitungan harga karena
keterlibatan kontraktor dalarn proses perencanaan cukup kuat. Harga
penawaran yang diusulkan meliputi: a. Biaya desain/perencanaan: struktur, arsitektur, rnekanikal & struktur. b. Biaya konstruksi. c. Interest During Construction (IDC), bila sistern pembayarannya berupa contractors full prefinacing. 148
Sistem pembayaran kepada kontraktor dapat dilakukan dengan cara: a. progres tertentu, misalnya setiap 20%. b. progres bulanan. c. full prefinacing pembayaran diakhir, setelah progres mencapai 100%.
b. Kontrak Turnkey atau kontrak Contractor; Full Prefinancing
Turnkey atau Contractor's full prefinacing Contract, yaitu sistem kontrak di mana kontraktor bertanggung jawab untuk membiayai seluruh biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan
proyek. Pembayaran
kepada
bangunan diserahkan dan siap
dioperasikan
pembayaran, kepada
diberikan
kontraktor
kontraktor dilakukan setelah
oleh
surat
pemilik. Sebagai jaminan
jaminan
Bank
senilai
biaya
pembangunan, yang terdiri dari: a. Biaya pra-desain b. Biaya desain c. Biaya konstruksi d. Biaya bunga (Interest During Construction/IDC) Surat Jaminan Bank ini bisa dicairkan oleh kontraktor apabila pemilik gagal membayar pada waktu yang telah disepakati dan kewajiban kontraktor sudah dipenuhi semuanya dalam kontrak Turnkey ini, lingkup pekerjaan dapat meliputi perencanaan dan pelaksanaan (Design and Build) ataupun pelaksanaan saja (Build only). Sebagai salah satu contoh kontrak Turnkey, dimana
kontraktor bertanggung jawab dalam
perencanaan dan pelaksanaan (Design and Build), adalah proyek pembangunan kembali Hotel Grand Bali Beach. Pembayaran kepada kontraktor utama dilaksanakan setelah proyek di-serahkan kepada pemilik dan siap dioperasikan. Belajar dari pengalaman pelaksanaan proyek 149
dapat dicatat bahwa peranan dan kemampuan kontraktor utama dalam memimpin serta mengkoordinasikan
berbagai
kegiatan
yang
berlangsung secara overlapping
merupakan kunci keberhasilan proyek.
c. Guaranteed Maximum Price Contract (GMP)
Ter jemahan bebas Guaranteed Maximum Price Contract adalah kontrak antara pemilik proyek dengan kontraktor, yang
diikat
oleh suatu harga maksimum tertentu untuk
menyelesaikan seluruh lingkup pekerjaan yang dipersyaratkan oleh pemilik proyek. Menurut literatur yang diterbitkan oleh The University of New South Wales, Building Contract Administration, Guaranteed Maximum Price bukan merupakan tipe kontrak khusus melainkan hanya dipergunakan oleh beberapa perusahaan yang ingin menawarkan kondisi kontrak tersebut. Dalam prakteknya, Guaranteed Maximum Price jarang diterapkan.
Gambar 6.5 Bagan GMP
d. Engineering Procurement and Construction Contract (EPC)
Kontrak EPC juga sering disebut sebagai kontrak EPCC. Kontrak EPCC adalah sistem kontrak yang mencakup lingkup tanggung jawab Engineering
(Perekayasaan), 150
Procurement (Pengadaan),
Construction (Konstruksi) dan Commissioning (Uji-coba
operasi), sampai menghasilkan sistem yang mampu berproduksi, misalnya pada proyek pembangunan pabrik.
Kontrak EPC atau EPCC mensyaratkan kontraktor untuk menyelesaikan proyek dengan lingkup pekerjaan sebagai berikut: Perekayasaan awal (basic engineering) mencakup perencanaan struktur, arsitektur, proses, listrik, instrumentasi, peralatan statis, peralatan mesin berputar (rotating machines), perpipaan. Perekayasaan rinci (detail engineering) dengan disiplin perekayasaan seperti di ' atas. Pengadaan luar negeri (foreign procurement), untuk mesin-mesin yang tidak diproduksi di dalam negeri, misalnya rotating machines, heavy wall vesseh, distributed control system, dll. Pengadaan
dalam negeri (local procurement) pada umumnya mencakup
pengadaan material yang tersedia atau difabrikasi di dalam negeri, seperti material dam, material untuk pekerjaan struktur dan arsitektur, listrik, peralatan statis, instrumentasi, dan perpipaan. Pekerjaan konstruksi, mulai dari fondasi, struktur bangunan, instalasi listrik dan instrumentasi sampai pemasangan peralatan dan permesinan. Pekerjaan pra-operasi (pre-commissioning) yang mencakup pengujian dan pembersihan peralatan-peralatan pabrik menggunakan utilitas air dan udara. Pekerjaan uji-coba operasi (commissioning) menggunakan bahan baku yang sebenarnya untuk memproduksi produk sesuai persyaratan kontrak.
151
Pekerjaan uji
unjuk-kerja (peformanct test), untuk menguji
apakah seluruh
peralatan dapat dioperasikan dalam memproduksi produk yang disyaratkan dengan menerima bahan baku yang sesuai spesifikasi kontrak.
Berkaitan dengan organisasi pelaksanaan, pada umumnya kontraktor yang melaksanakan kontrak EPC atau EPCC pada pembangunan pabrik industri, perlu bekerja sama dengan partner pemilik teknologillisensi proses (process licensor). Process licensor memberikan jaminan kinerja proses dan mensyaratkan peralatan-peralatan
yang
sifatnya spesifik (propriatery items) untuk dipakai dalam pabrik yang akan dibangun. Untuk pembangunan pabrik-pabrik industri di dalam negeri, para kontraktor nasional umumnya bekerja sama dengan kontraktor-kontraktor asing yang membawa process licensor dari luar negeri. Namun saat ini, sudah ada perkembangan yang pesat pada kontraktor EPC nasional. Jenis kerja sama antara kontraktor nasional dan pembawa tekpologi (process licensor) dapat berupa: a. Subcontracting b. Consortium c. Process licensing Masing-masing umumnya dibedakan berdasarkan pada nilai lingkup kerja dan risiko yang harus ditanggung oleh pihak-pihak yang bekerja sama. Sistem
pemilihan
kontraktor EPC dapat dilakukan melalui proses tender atau proses pendanaan yang digabung dengan pelaksanaan. Untuk proses tender, pada umumnya pemilik proyek akan
menyusun tender
dokumen yang mencakup spesifikasi teknis
berikut
persyaratan-persyaratan komersial yang mencakup draft kontrak, termin pembayaran dan persyaratan-persyaratan waktu. Spesifikasi teknis ada 2 (dua) tipe, yaitu yang sifatnya umum dan rinci. Tipe yang rinci merupakan dokumen teknis tender hasil 152
output pelaksanaan FEED ( Front End Engineering Design). Spesifikasi teknis hasil FEED umumnya sudah cukup rinci bagi kontraktor untuk membuat penawaran harga. Pada tipe ini, kemungkinan kontraktor untuk melakukan kegiatan value engineering relatif kecil. Tipe tender-tender seperti ini sering terjadi di proyek -proyek kilang LNG maupun kilang minyak skala besar. Namun tidak semua pemilik proyek mempunyai waktu ataupun dana untuk melaksanakan FEED. Dengan demikian, pemilik proyek hanya menyiapkan spesifikasi tender yang sifatnya umum. Dokumen tender seperti ini memberikan kesempatan kepada kontraktor untuk menawarkan harga yang mempertimbangkan adanya kegiatan value engineering. Harga hasil tender proyek dengan spesifikasi umum biasanya sangat bervariasi. Para kontraktor dengan mengacu pada dokumen tender baik tender yang umum ataupun rinci melakukan penyusunan penawaran harga untuk diberikan ke pemilik proyek.
Penawaran harga
disusun melalui
estimasi dengan menggunakan data
historis (database) atau meminta penawaran dari vendorlsupplier atau subkontraktor. Kegiatan penyusunan
proposal mirip dengan eksekusi proyek tanpa kegiatan
konstruksi. Biaya-biaya yang diperhitungkan dalam harga penawaran meliputi: a. Biaya jasa b. Biaya jasa pengelolaan proyek (project management) c. Biaya jasa Perekayasaan (engineering) d. Biaya jasa Pengadaan (procurement) termasuk biaya jasa inspeksi e. Biaya jasa Manajemen konstruksi (construction management) f. Biaya jasa uji-coba operasi g. Biaya peralatan dan material termasuk spare part bila diperlukan oleh h. pemilik proyek 153
i. Biaya konstruksi j. Biaya asuransi, cost of money, pajak -pajak, dll Pada pelaksanaan proyek EPC, pemilik proyek dapat menunjuk tenaga PMC (Project Management Consultant) yang bertindak dan atas nama pemilik proyek atau menjadi counterpart contractor langsung. Pemilik proyek yang sudah berpengalaman pada umumnya langsung menjadi counterpart contractor. Mereka tidak menyewa jasa pihak ketiga untuk kegiatan PMC. Counterpart contractor inilah
yang
melaksanakan
document review
dan
approval terhadap semua produk kontraktor, serta memeriksa progress kontraktor sebagai dasar persetujuan pembayaran (termin). Untuk jasa inspeksi peralatan maupun konstruksi,
pemilik
proyek bisa
juga menunjuk .Yd party inspector yang banyak
tersedia di dalam negeri. Para inspector ini akan menceck dan memverifikasi peralatan, material serta hasil pelaksanaan pekerjaan konstruksi. Proyek EPC umumnya dibayar sesuai dengan kemajuan pekerjaan. Sistem yang digunakan adalah sistem Earned value. Sistem ini mengkonversi seluruh props pekerjaan ke nilai uang ataupun ke nilai jam-kerja (manhour). Sebagai contoh untuk memproduksi gambar-gambar sipil bisa dikonversi ke nilai rupiah pekerjaan atau nilai jam-kerjanya. Demikian
pula halnya
dengan pabrikasi
peralatan ataupun pekerjaan
konstruksi.
Berdasarkan sitem earned value tersebut, setiap pekerjaan dapat dihitung progress-nya setiap bulan dari hasil yang diperoleh pada bulan yang sedang berjalan. Berdasarkan kesepakatan pada perhitungan progress yang disepakati sejak proyek dimulai, maka kontraktor berhak mengajukan earn value progress setiap bulan untuk mendapatkan persetujuan
pemilik proyek. Berdasarkan kesepakatan progress tersebut, maka
kontraktor mendapat persentase pembayaran progress setiap bulannya.
154
Proyek EPC umumnya diserahkan dalam 3 (tiga) tahap, yaitu tahap Mechanical completion (penyelesaian mekanis), tahap Plant completion (penyelesaian pabrik secara
keseluruhan) dan tahap Final acceptance (selesainya masa warranty selama umumnya 12 bulan). 1. Tahap mechanical completion
Tahap mechanical completion adalah tahap selesainya pabrik dari seluruh kegiatan konstruksi. Mechanical completion bisa dibagi dalam 2 (dua) tahap lagi, yaitu tahap penyelesaian "dingin' atau tahap penyelesaian "panas". Tahap dingin digunakan sebagai referensi bila pabrik yang diserahkan tidak harus diuji-coba dulu dengan steam. Untuk tahap
panas, pabrik
harus diuji-coba dengan steam. Penyelesaian mechanical
completion biasanya dilakukan unit per unit. Tahapan penyelesaian ini tidak dilakukan sekaligus, karena untuk memberikan kesempatan transisi dari organisasi konstruksi ke organisasi uji-coba operasi. Pada saat transisi ini sering terjadi kecelakaan dan salah pengoperasian. Setelah tahap mechanical completion, para pemilik proyek biasanya menempatkan operatoroperator pabriknya untuk mengoperasikan pabrik yang baru selesai dikonstruksi. Operator-operator tersebut tidak boleh mengambil inisiatif pengoperasian, karena masih di bawah komando dan supervisi kontraktor dan pemilik lisensi teknologi. 2. Tahap Plant Completion
Tahap plnt completion adalah tahap selesainya tes unjuk -kerja (performance test) operasi dari pabrik yang telah dibangun. Pada umumnya para pengoperasi pabrik akan mengikuti instruksi pengoperasian dari pemilik lisensi teknologi proses selarna tes unjuk -ker ja.
Unjuk
kerja ini
biasanya
dilakukan
dalam
suatu
waktu
yang
berkesinambungan, misalnya 7 hari berturut-turut atau 15 hari berturut-turut. Selama 155
tentang waktu tersebut, pabrik harus memproduksi sejumlah kuantitas produk berikut kualitas yang sesuai dengan dokumentasi kontrak. Setelah selesainya tes unjuk- kerja, pabrik dapat diserah-terimakan ke pihak pemilik. Pada saat transisi ini, asuransi pabrik berpindah tangan dari kontraktor ke pemilik proyek: Dengan ini, kepemilikan pabrik beserta risiko-risikonya pindah ke pemilik proyek. 3. Tahap Final Acceptance
Sejak saat menempatkan satu
pabrik orang
diserahkan ke pemilik, kontraktor EPC hanya atau beberapa orang perwakilan di pabrik
akan
yang selesai
dibangun. Perwakilan kontraktor tersebut akan mengawasi dan memonitor peralatanperalatan dan material yang dipasoknya. Bila ada kerusakan yang diakibatkan oleh pemasok, maka kontraktor akan menjembatani perbaikan atau penggantian alatlmaterial tersebut. Kontraktor akan menghubungi pemasok peralatan dan material orisinal untuk melakukan claim selama masa warranty peralatan dan material tersebut.
Pada
umumnya masa warranty ini berlaku sekitar 12 bulan. Namun ada juga pemilik proyek yang menerapkan sistem "evergreen", yaitu bila ada
kerusakan maka warranty-nya
diperpanjang lagi selama 12 bulan. Perlu disampaikan bahwa warranty biasanya tidak mencakup "normal wear & tear", artinya penggantian seal atau gasket, dan lain-lain yang sifatnya mudah aus, tidak bisa diberi garansi. Setelah masa warranty selesai maka owner akan
memberikan
sertifikat final acceptance dan melepaskan seluruh jaminan. Berdasarkan catatan dari perusahaan yang telah memiliki banyak pengalaman di bidang kontrak EPC, terdapat beberapa kesalahan spesifik yang mungkin dilakukan oleh kontraktor EPC, misalnya: Menggunakan teknologi yang belum terbukti. Tidak menguasai partner pemasok teknologi ataupun partner kontraktor asingnya. 156
Tidak disiplin dalam mengikuti spesifikasi pemilik t eknologi. Salah membeli peralatan & material karena berusaha menekan biaya. Salah memilih atau menunjuk subcontractor/supplier dengan
menunjuk
fabrikator, baik mungkin karena sedang sibuk atau karena menunjuk fabrikator yang jelek. Tidak menguasai eksekusi proyek dengan multi-disiplin yang berjalan secara simultan dan masing-masing cukup dominan.
Dokumen Tender
a. Berdasarkan standar nasional dokumen tender meliputi: 1. Undangan lelang 2. Petunjuk kepada peserta lelang 3. Formulir penawaran 4. Syarat-syarat umum dan khusus yang akan diterapkan dalam perjanjian 5. Spesifikasi teknik 6. Garnbar tender 7. Daftar item dan volume pekerjaan 8. Addendum
Gambar 6.6 Dokumen-dokumen Tender
157
b. Berdasarkan standar internasional pada umumnya dokumen tender terdiri dari: 1. Instruksi kepada peserta tender (notice to bidders) 2. Persyaratan tender (condition of tendering) 3. Form surat penawaran (form of tender) 4. Kondisi kontrak (general condition of c contract) 5. Spesifikasi teknik (technical specification) 6. Gambar tender (tender drawing) 7. Daf tar item dan volume pekerjaan (bill of quantities) 8. Addendum, yaitu segala tambahan dokumen yang bersifat mengubah dan atau melengkapi dokumen tender.
Kegiatan Tender
Untuk memberi gambaran yang lengkap tentang kegiatan tender, berikut ini akan diuraikan tentang kegiatan tender proyek pemerintah, sesuai Keppres No. 18 Tahun 2000: a. Prakualifikasi b. Undangan tender c. Rapat penjelasan d. Peninjauan lapangan e. Pemasukan penawaran E kmbukaan penawaran g. Evaluasi tender & klarifikasi h. Penetapan calon pemenang 158
i. Masa sanggah j. Surat penunjukan pemenang k. SPK (Surat Perintah Kerja) 1. Kontrak Prakualifikasi
Kegiatan prakualifikasi ini diadakan untuk menyeleksi peserta pelelangan yang memenuhi persyaratan bagi proyek yang akan ditenderkan. Pengumuman tentang diadakannya prakualifikasi ini biasanya dimuat di media cetd yang memiliki jangkauan distribusi luas prakualifikasi
serta
oplah penjualan besar. Bagi perusahaan
akan mendapatkan dokumen untuk diisi. Sebagai
yang mendafiar salah satu contoh
adalah prakualifikasi proyek pemerintah yang didanai pinjaman luar negeri (loan), dan ditenderkan
dengan cara Local Competitive Bidding
(LCB) dengan persyaratan
pengisian data sebagai berikut: Data perusahaan meliputi: Nama perusahaan Alamat, telepon, faksimile, e-mail Pendirian perusahaan Susunan direksi Jumlah karyawan tetap (manajer, staf teknik, staf administrasi) Kinerja dalam proyek yang sama termasuk referensi terdahulu, mencakup: Jenis proyek Pemilik proyek Nama proyek dan lokasi
159
Tahun pelaksanaan Posisi dalam kontrak proyek tersebut (sebagai kontraktor utama atau sub kontraktor) Nilai kontrak (Rupiah atau equivalent rupiah)
Daftar pengalaman proyek pada lima tahun terakhir dilengkapi dengan personil yang menangani. Sumber Daya Manusia yang direncanakan menangani proyek dilengkapi Struktur organisasi proyek Nama personil, posisi, umur, pengalaman kerja Kemampuan penyediaan peralatan: Tipe alat Jumlah Kapasitas operasi Tahun pembuatan alat Status kepemilikan Kemampuan keuangan: Balance sheet (neraca) tiga tahun terakhir Current asset pada enam bulan terakhir Certificate of time deposit selama enam bulan terakhir Credit line certificate Letter of guarantee (surat jarninan bank yang memberi dukungan khusus untuk proyek yang akan ditenderkan)
160
Berdasarkan data-data
prakualifikasi yang
masuk,
panitia
kemudian melakukan
penilaian kriteria-kriteria penilaian tertentu sehingga dapat ditetapkan perusahaan yang lulus maupun yang gagal. Untuk kontraktor besar dan berpengalaman tingkat kegagalan prakualifikasi ini cukup kecil. Sebagai gambaran,
jumlah prakualifikasi yang diikuti setiap tahun rata-rata
sebanyak 150 buah dengan jumlah kegagalan sekitar 3 sampai 4. Penyebab kegagalan tersebut biasanya adalah: a. Tidak dimilikinya pengalaman proyek sejenis. b. Jumlah pengalaman kerja manajer proyek yang diusulkan kurang memenuhi. c. Kemampuan keuangan yang tidak memenuhi persyaratan.
Undangan Tender
Semua peserta lelang yang telah lulus prakualifikasi menerima undangan untuk mengikuti pelelangan dan berhak
mengambil dokumen tender dari Panitia
Pelelangan. Peserta lelang yang diundang ini tercatat dalam sebuah Daftar Calon Peserta Lelang yang disahkan oleh Panitia. Jumlah peserta lelang tidak boleh kurang dari 3 (tiga) peserta. Apabila ternyata kurang dari 3 (tiga) maka
pelelangan tidak
dapat
dilanjutkan dan harus
mengundang calon peserta lelang lainnya untuk mengikuti pelelangan. Daftar Calon Peserta Lelang harus diulang kembali. Apabila tidak diperoleh 3 (tiga) calon peserta lelang, maka Panitia dapat mengusulkan
kepada
Pengguna Jasa untuk melakukan proses Pemilihan
Langsung dengan negosiasi atau penunjukan langsung apabila hanya terdapat satu calon peserta lelang. 161
Rapat Penjelasan (Prebid Meeting)
Acara rapat penjelasan ini merupakan kesempatan yang sangat berharga dan harus dimanfaatkan sebaik-baiknya oleh peserta tender, terutama untuk mempertanyakan tentang ketentuan dalam dokumen tender yang
kurang jelas, dan yang dirasa
memberatkan. Hasil rapat ini akan didokumentasikan menjadi risalah rapat (Minutes of Prebid Meeting) yang akan bersifat mengikat serta menjadi satu kesatuan dengan Surat Perjanjian Pemborongan (Kontrak), apabila peserta ditunjuk sebagai pemenang tender.
Gambar 6.7 Penjelasan / Aanwijzing
162
Peninjauan Lapangan (Site Visit)
Peninjauan untuk menyelidiki kondisi lapangan. Hasil tinjauan akan dijadikan dasar pembuatan metode pelaksanaan pekerjaan ( construction method ) untuk menyusun harga penawaran yang benar.
Gambar 6.8 peninjauan lapangan
163
Hal-hal yang perlu ditinjau antara lain sebagaimana contoh check list berikut. Check list untuk Pelaksana Survei Lapangan Narna Proyek : A Tgl survey : 1 Agustus 2002 Dilaksanakan oleh : Budi
164
Pemasukan Penawaran
Untuk membuat penawaran, kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan adalah: 1. Perhitungan volume (quantity taking) 2. Perencanaan metode pelaksanaan (Construction method) 3. Perhitungan biaya langsung (direct cost) 4. Perhitungan biaya tak langsung (Indirect cost) 5. Manajemen risiko (risk management) 6. Perhitungan harga penawaran (Tender price) 7. Penyiapan dokumen-dokumen sebagai lampiran penawaran
Perhitungan volume (quantity taking of )
Format dafiar volume biasanya telah ditetapkan oleh pemberi tugas berupa Dafiar Jenis dan Volume pekerjaan (Bill of Quantity), yang memuat jenis pekerjaan dan volumenya, at'au dalarn bentuk Daftar Jenis pekerjaan (Bill of Item) yang hanya berisi daftar jenis pekerjaan tanpa volume. Ada dua kondisi kontrak yang perlu diperhatikan berkaitan dengan perhitungan volume ini, yaitu:
a. Kontrak harga pasti (lump sum contract)
Ini merupakan kontrak yang paling sederhana, di mana kontraktor bertanggung jawab penuh untuk melaksanakan seluruh pekerjaan sesuai dengan gambar tender serta tertulis dalam spesifikasi dengan harga yang pasti, volume
yang tercantum dalam
bill of
quantity (bila ada) hanya sebagai acuan yang tidak mengikat. Dalam kondisi kontrak seperti ini, kegiatan perhitungan volume menjadi sangat penting, karena kesalahan perhitungan volume akan merupakan risiko yang harus ditanggung kontraktor. Untuk mengurangi kesalahan perhitungan volume, pada saat ini sudah banyak tersedia program 165
komputer (software), antara lain roll up digitizer yang diintegrasikan dengan program Win Est untuk menyelesaikan sampai perhitungan harga satuan yang secara otomatis masuk ke dalam format bill of quantity.
b. Kontrak harga satuan (unit price contract)
Dalam kondisi kontrak harga satuan (unit price contract), kontraktor hanya
wajib
mengisi harga satuan pekerjaan untuk setiap item yang telah disediakan volumenya. Pembayaran kepada kontraktor akan didasarkan pada realisasi volume pekerjaan yang dilaksanakan, tidak ada risiko kesalahan volume yang harus diperhitungkan.
Perencanaan metode pelaksanaan (construction method)
Data-data yang diperlukan untuk menyusun metode pelaksanaan antara lain: Gambar tender Hasil survei lapangan Referensi pengalaman pekerjaan sejenis Penyusunan metode pelaksanaan ini perlu melibatkan personil yang berpengalaman dalam pekerjaan sejenis serta sub kontraktor spesialis apabila
terdapat pekerjaan-
pekerjaan khusus, misalnya mekanikal elektrikal.
Perhitungan biaya langsung (direct cost)
Data-data yang diperlukan dalam perhitungan biaya langsung untuk setiap satuan pekerjaan adalah: harga material harga upah harga pekerjaan khusus, yang didapat dari penawaran sub kontraktor 166
biaya operasi peralatan metode pelaksanaan
Data tersebut kemudian dimasukkan dalam analisa harga satuan, yang dapat berupa analisis standar atau analisis yang dibuat berdasarkan metode pelaksanaan yang direncanakan. Perhitungan biaya tak langsung (indirect cost)
Biaya tak langsung adalah segala biaya yang diperlukan untuk mendukung penyelesaian pekerjaan, yang terdiri dari komponen-komponen: 1. Biaya pekerjaan persiapan 2. Biaya lapangan (site expenses), terdiri dari: Biaya gaji pegawai Biaya perlengkapan kantor direksi Biaya perlengkapan kantor kontraktor Biaya perlengkapan camp karyawan Biaya perlengkapan rumah tangga Biaya umum kantor lapangan 3. Biaya peralatan umum dan kendaraan 4. Biaya asuransi, yang termasuk dalam tanggung jawab kontraktor biasanya adalah: construction all risk (CAR) untuk mencakup risiko bencanal kecelakaan yang menimpa proyek selama periode
pelaksanaan. CAR untuk proyek di darat
berkisar 0,15 - 0,2 % dari nilai kontrak, sedangkan proyek di laut sebesar 0,2 0,3 %.
167
third party liabilities untuk mencakup risiko bencanalkecelakaan yang menimpa pihak ketiga di luar proyek, dan besarnya pertanggungan biasanya ditentukan oleh pemilik proyek, misalnya seratus juta rupiah setiap satu kali kejadian, sehingga dapat dihitung biaya preminya. asuransi tenaga kerja (ASTEK) sesuai undang-undang ketenaga-kerjaan adalah sebagai jaminan
apabila terjadi
kecelakaan
yang menimpa tenaga
kerja,
dengan biaya sebesar 0,2 persen dari nilai kontrak 5. Biaya provisi bank, yaitu segala biaya yang diperlukan untuk menerbitkan surat jaminan bank, berupa: Jaminan Tender, adalah surat yang dikeluarkan oleh bank
atau lembaga
keuangan lain untuk menjamin apabila peserta tender menarik diri sebelum batas waktu berlakunya penawaran. Biasanya jaminan tender ini sebesar 1% 3% dari harga penawaran. Jaminan pelaksanaan, yaitu surat yang dikeluarkan oleh Bank atau Lembaga Keuangan lain, untuk menjamin apabila kontraktor tidak mampu menyelesaikan pekerjaan atau
tidak memenuhi kewajibannya selama masa pelaksanaan.
Besarnya jaminan pelaksanaan pada umumnya adalah 5 persen atau 10 persen dari Nilai Kontrak Jaminan uang muka, sebagai jaminan atas uang muka yang dibayarkan kepada kontraktor. Nilai Jaminan uang muka ini sama dengan nilai uang muka yang dibayarkan Jaminan masa pemeliharaan, sebagai jarninan atas pemeliharaan, setelah serah terima pertama proyek. Besarnya jaminan pemeliharaan pada umumnya 5 persen dari nilai kontrak
168
6. Biaya bunga, dihitung berdasarkan hasil simulasi cashflow sesuai dengan
cara
pembayaran (term of payment), di mana apabila terjadi kondisi cash flow negatif atau cash out lebih besar daripada cash in maka akan timbul biaya bunga.
Manajemen risiko (risk management)
Risiko dapat didefinisikan sebagai sesuatu atau peluang yang kemungkinan terjadi dan berdampak pada pencapaian sasaran. Manajemen risiko adalah prosedur atau sistem yang ditujukan untuk mengelola secara efektif suatu potential opportunities dan efeknya. Besarnya risiko dapat dihitung dari hasil perkalian antara dampaklakibat yang terjadi dan tingkat kemungkinan terjadinya. Proses manajemen risiko menurut standart Australia: ASINZS 4360: 1999, terdiri dari tahapan berikut: 1. Penetapan konteks 2. Identifikasi risiko 3. Analisis risiko 4. Evaluasi risiko 5. Pengobatan risiko (risk treatment) Kegunaan manajemen risiko dalam tahap proses tender antara lain: Mengidentifikasi risiko yang mungkin dapat terjadi dengan mengacu kepada pengalaman-pengalaman sebelumnya. Membuat rencana penanggulangan apabila risiko yang diidentifikasi tersebut benar-benar terjadi Menghitung efek biaya yang perlu dimasukkan dalam harga tender Memberikan petunjuk (guidance) kepada tim proyek yang akan melaksanakan tugasnya untuk membuat perencanaan terhadap penanggulangan risiko. 169
Contoh format manajemen risiko dapat dibuat sebagai berikut:
170
Finalisasi harga penawaran (Rencana Anggaran Biaya/RAB)
Besarnya harga penawaran dihitung sebagai berikut:
Penyiapan dokumen-dokumen sebagai larnpiran penawaran
Dokumen penawaran biasanya terdiri dari dua bagian: Bagian I: Proposal biaya (cost proposal) 1. Surat Penawaran (form of tender) 2. Perincian harga (priced bill of quantity) 171
3. Dafiar harga satuan bahan 4. Daftar harga satuan upah 5. Analisa harga satuan (breakdown of unitprice) 6. Jaminan tender (tender bond)
Bagian II: Proposal teknik (technical proposal) a) Metode pelaksanaan (construction method) b) Jadwal waktu pelaksanaan (time schedule) c) Jadwal tenaga kerja (manpower schedule) d) Jadwal alat (equipment schedule) e) Jadwal bahan (material schedule) f) Organisasi proyek dan personil (project organization and nominated personnel) g) Daftar nama sub kontraktor yang diusulkan (list ofproposed sub contractors)
Pembukaan dokumen penawaran
Pada waktu yang telah ditentukan, panitia dihadapan para peserta tender menyatakan bahwa saat penyampaian dokumen penawaran telah ditutup, kemudian dilanjutkan dengan pembukaan dan pembacaan penawaran yang masuk, sesuai sistem yang ditetapkan.
Evaluasi tender dan klarifikasi
Untuk memberikan tambahan
penjelasan tentang
penawaran
yang disampaikan
biasailya dilakukan pertemuan dengan beberapa peserta tender secara bergantian untuk
172
menjelaskan hal-hal yang dipertanyakan oleh panitia. Berdasarkan hasil klarifikasi ini, kemudian panitia membuat evaluasi untuk menetapkan pemenang tender.
Penetapan calon pemenang (letter of intent)
Keputusan mengenai calon pemenang tender diambil oleh panitia dalam suatu rapat. Hasilnya selanjutnya akan diumumkan kepada seluruh peserta tender.
Masa sanggah
Dalam hal tender proyek pemerintah, setelah diumumkannya calon pemenang tender, peserta tender yang tidak menang berhak mengajukan keberatan sampai dengan batas masa sanggah, misalnya selambat-lambatnya empat hari setelah pengumuman.
Surat penunjukan pemenang (letter of award)
Setelah tidak ada
keberatan dari peserta
tender, biasanya pemilik proyek
mengeluarkankan surat keputusan pemenang.
Surat perintah kerja (SPK /Notice to Proceed)
Surat perintah kerja diterbitkan oleh pemimpin proyek kepada kontraktor untuk memulai pekerjaan persiapan. Biasanya dalam kurun waktu tertentu (misalnya tujuh hari) setelah diterbitkannya SPK, kontraktor wajib melakukan kegiatan di lapangan yang dapat berupa persiapan lahan kerja, pemagaran, pembuatan kantor sementara, dan sebagainya. Untuk kontrak dengan standar internasional, Notice to Proceed biasanya diterbitkan
173
setelah
perjanjian pemborongan
ditandatangani, sedangkan untuk kontrak dengan
standar nasional, SPK diterbitkan sebelum perjanjian pemborongan ditandatangani.
Kontrak (perjanjian pemborongan)
Pembuatan kontrak biasanya dilakukan melalui proses
negosiasi untuk
membahas
secara detail tentang pasal-pasal kontrak guna menghasilkan kondisi yang dapat diterima oleh kedua belah pihak.
Tim tender
Dalam. pelaksanaan kegiatan tender diperlukan keterlibatan personil yang berasal dari berbagai disiplin
yang
akan bekerja
sesuai batas waktu yang terbatas. Untuk itu
diperlukan Tim Tender pada setiap proses tender, dengan susunan ketua dan anggota, dan menetapkan tugas dan tanggung jawab masing-masing Tinjauan kontrak (contract review)
Contract Review diperlukan oleh kontraktor untuk menilai kemampuan perusahaan untuk memenuhi persyaratan yang ditetapkan pemberi tugas (customer requirement). Adapun hal-hal yang ditinjau dapat meliputi: Persyaratan administrasi: Kondisi pemberi tugas Perkiraan sumber dana Perkiraan nilai kontrak Cara pembayaran Denda keterlambatan penyelesaian pekerjaan Denda keterlambatan pembayaran oleh pemberi tugas Pasal-pasal kontrak yang memberatkan kontraktor 174
Peserta tender yang menjadi pesaing Persyaratan teknik: Pengalaman perusahaan terutama untuk pekerjaan sejenis Spesifikasi material yang harus diadakan Peralatan konscruksi yang dibutuhkan Waktu pelaksanaan konstxuksi Kualifikasi personil sesuai persyaratan Kondisi lingkungan di sekitar loki proyek Dari hasil conpact review ini, kemudian rnanajemen memutuskan apakah akan mengikuti tender atau tidak. Apabila tidak ikut maka kontraktor wajib mengirim surat kepada pemilik proyek. Tingkat keberhasilan tender
Kebanyakan kontraktor tidak rnarnpu mempredii hasil tender yang diikutinya. Mekipun peluang untuk menang selalu ada, namun karena jumlah kontraktor cukup banyak & tingkat kompetisinya sangat tinggi. Sebagai ilustrasi, untuk tahun 2000 dan 2001 rata-rata kemenangan kontraktor besar dengan perolehan pemasaram di atas satu trilyun rupiah per tahun dapat digambarkan seperti pada gambar berikut:
Gambar 6.9 grafik tender
175
Sebab-sebab kekalahan tender, berdasarkan pengalaman, antara lain disebabkan oleh: Kesalahan perhitungan volume Kurang teliti dalam melakukan survei lapangan. Tidak tepat mengalokasikan biaya risiko. Belum memperhitungkan peluang-peluang keuntungan
yang dapat
mendatangkan
dalam masa pelaksanaan, misalnya eskalasi harga, klaim
terhadap perbedaan kondisi antara dokumen tender dan kenyataan lapangan. Bersaing dengan peserta tender yang ukuran perusahaannya sangat berbeda. Strategi pesaing dalam menawarkan dengan harga yang tidak mungkin diikuti oleh peserta tender yang lain (misalnya memilik alat yang idle, memiliki persediaan bahan-bahan dengan harga yang jauh lebih murah, dsb).
Pengertian kontrak
Kontrak atau perjanjian adalah merupakan bagian dari Hukum Perdata,oleh karena itu ketentuan-ketentuan mengenai Kontrakl Perjanjian diatur dalam Kitab undang-undang Hukum Perdata ( Burgelijk Wetboek ). Menurut Pasal 13 13 KUH Perdata, definisi Perjanjian adalah sebagai berikut:
Menurut Pasal 13 13 KUH Perdata, definisi Perjanjian adalah sebagai berikut: "Suatu perbuatan dengan mana satu orang atau lebih mengikatkan dirinya terhadap satu orang lain atau lebih". Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa suatu perjanjian adalah perikatan antara pihak-pihak yang membuat perjanjian. Sebagai contoh, dalam Perjanjian Pemborongan Pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi antara Pemilik Proyek dan
176
Kontraktor,
maka Kontraktor terikat untuk melaksanakan
pekerjaan pembangunan
sedangkan pemilik terikat untuk membayar hasil pekerjaan Kontraktor.
Syarat sahnya suatu Kontrak
Syarat sahnya Kontrak menurut Pasal 1320 KUH Perdata adalah: 1. Sepakat mereka yang mengikatkan dirinya. 2. Kecakapan untuk membuat suatu perikatan. 3. Suatu hal tertentu. 4. Suatu sebab yang halal.
Dua syarat yang pertama (1 dan 2) merupakan Syarat Subyektif, yaitu berhubungan dengan pihak-pihak yang membuat Perjanjianl Kontrak. Apabila kedua syarat itu tidak dipenuhi, maka Perjanjianl Kontrak tersebut menjadi voidable atau dapat diminta pembatalannya oleh salah satu pihak melalui pengadilan. Syarat yang ketiga dan keempat (3 & 4) merupakan Syarat Obyektif, karena mengenai obyek yang harus dilakukan. Apabila syarat-syarat itu tidak dipenuhi, berarti Perjanjian Kontrak tersebut tidak jelas atau tidak ada yang diperjanjikan, dan Perjanjian Kontrak tersebut Null and bid atau batal demi hukum.
Dokumen Kontrak
Dalam industri Konstruksi, Kontrak adalah Perjanjian antara Pemberi Kerja di satu Pihak dan Penerima Kerja di lain pihak, atau dengan perkataan lain Perjanjian merupakan perikatan secara hukum antara Pemberi Kerja dan Penerima Kerja, di mana Pemberi Kerja adalah
Pemilik Proyek dan Penerima Kerja adalah Kontraktor 177
Pemborong atau Pemasok Penjual (Supplier) BahanIBarang atau Konsultan Perencana atau Konsultan Biaya Atau Konsultan Pengawas/Manajemen Knstruksi.
Kontrak atau perjanjian antara Pemilik Proyek dan Kontraktor/Pemborong pada umumnya terdiri dari beberapa dokumen yang saling melengkapi dan secara bersama disebut Dokumen Kontrak. Sebagai contoh, Dokumen Kontrak suatu proyek dapat terdiri dari dokumen-dokumen seperti tersebut di bawah ini: 1.Dokumen Tender (Spesifikasi, Gambar, dl1 seperti
yang tercantum
dalam Bab
Pemasaran B. 1.2.f.3) 2. Surat Penunjukan (Letter of Acceptance/Awar) 3. Surat Perjanjian (Articles/Form ofAgeement) 4. Syarat-syarat Perjanjian (Conditions of Contract) 5. Rincian Pekerjaan dan Harga (Bill of Quantities) 6. Dokumen lain, seperti: Berita Acara Prebid Meeting, Berita Acara Klarifikasi, data penyelidikan tanah, dsb.
Dokumen Kontrak yang perlu mendapat perhatian antara lain adalah dokumen Syaratsyarat Perjanjian (Conditions of Contract). karena dalam dokumen inilah dituangkan semua ketentuan yang merupakan "aturan main" yang disetujui oleh kedua belah pihak yang membuat Perjanjian. Syarat-syarat Perjanjian berisi ketentuan-ketentuan yang merupakan hak dan kewajiban dari masing-masing pihak serta pihak ketiga yang terkait
dalam Perjanjian, persyaratan, tanggung jawab, larangan dan sanksi-sanksi
untuk kedua belah pihak. Karena itu Syarat-syarat Kontrak
merupakan inti
dari
Perjanjian/Kontrak, sedangkan dokumen-dokumen lainnya merupakan penunjang yang
178
melengkapi
Perjanjian. Dengan demikian,
maka dokumen Suarat-syarat Perjanjian
inilah yang terutama perlu dikelola dalam melakukan Administrasi Kontrak.
Format standar Kontrak
Industri Konstruksi di Indonesia belum mempunyai Format atau Bentuk Standar Kontrak yang dapat dipakai sebagai dokumen baku untuk PerjanjianIKontrak antara Pemilik Proyek dan Kontraktor, namun biasanya didalam setiap kontrak selalu berisi dua bagian utama, yaitu:
Bagian 1 (Pertama): berisi ketentuan-ketentuan yang dapat berlaku umum untuk semua jenis
proyek, disebut Syarat-syarat Umum Perjanjian,
(antara lain penjelasan
tentang definisi kontrak, pemilik, kontraktor, dll.)
Bagian 2 (Kedua): berisi ketentuan-ketentuan yang (khusus) diperlukan untuk proyek yang bersangkutan, disebut Syarat-syarat Khusus Perjanjian (antara lain lingkup pekerjaan, nilai kontrak, waktu pelaksanaan, dll.)
Meskipun industri konstruksi di Indonesia belum/tidak mempunyai Format Standar Kontrak, namun demikian
sudah banyak digunakan Syarat-syarat Perjanjian yang
mengacu kepada Format Standar Kontrak internasional, antara lain: a. Format Standar kontrak FIDIC dan b. Format Standar kontrak JCT
179
A. Format standar FIDIC
Format standar FIDIC adalah Dokumen Syarat-syarat Kontrak yang diterbitkan oleh FIDIC (Federation Internationale
Des Ingenieurs Conseils) atau International
Federation of Consulting Engineers, yaitu federasi
internasional
dari Engineer
Konsultan mancanegara yang berkantor pusat di Lausanne, Swiss. Dokumen tersebut dinamakan
CONDITIONS
OF
CONTRACT
FOR
WORKS
OF
CIVIL
ENGINEERING CONSTRUCTION. FIDIC mempunyai lebih dari 50 negara anggota di dunia, termasuk INKINDO di Indonesia. Format standar FIDIC yang pertama (edisi ke-1) diterbitkan pada tahun 1956. Dokumen ini dibuat dengan mengacu pada dokumen standar ICE (Institute of Civil Engineers) Inggris, dengan perubahan di beberapa tempat. Dokumen ini dikenal dengan sebutan "the Red Book" (Buku Merah) karena warna sampulnya yang merah. Format standar FIDIC dibuat untuk kontrak yang sifatnya remeasure (jumlah/volume pekerjaan dihitung kembali). Ada pula yang menyebutnya Unit Price Contract atau Fixed Unit Price Contract karena dari Rincian Pekerjaan dan Harga (Bill of Quantities/BQ) yang mengikat
adalah
harga satuan pekerjaan,
sedangkan jumlah volume (quantity)
pekerjaan tidak mengikat dan akan dihitung kembali sesuai dengan yang dikerjakan sebenarnya. Hal ini disebutkan dalam ketentuan yang
ada
dalam Pasal 5 1.2.
( Instructions for Variations) dan Pasal 56.1. (Works to be Measured ). Karena
itu
untuk
Perjanjian/Kontrak
yang
sifatnya
lumpsum,
yaitu
jumlahlvolume pekerjaan dan harga suatu pekerjaan dalam Rincian Pekerjaan dan Harga (BQ) mengikat, ketentuan dalam Pasal 51.2.
dan Pasal 56.1. tersebut perlu
diubahldisesuaikan. Format standar Kontrak FIDIC ini dimaksudkan untuk pemakaian pada proyek-proyek Bangunan Sipil seperti jalan, jembatan, pelabuhan dan peke rjaan-
180
pekerjaan sipil lainnya. Namun demikian, format Standard Kontrak FIDIC juga mulai banyak dipakai pada proyek bangunan gedung.
B. Format standar JCT
Format standar JCT adalah Dokumen Syarat-syarat Kontrak yang dibuat oleh J.C.T. Voint Contracts Tribunal) di Inggris. J.C.T. terdiri dari badan-badan tersebut di bawah ini: a. Royal Institute of British Architects (RIBA) b. National Federation of Building Trades Employers c. Association of County Councils d. Association of Metropolitan Authorities e. Association of District Councils f.
Greater London Councils
g. Committee of Association of Specialist Engineering Contractors h. Federation of Association of Specialist and Sub- contractors i.
Association of Consulting Engineers Scottish Building Contract Committee
Dokumen Syarat-syarat kontrak tersebut dinamakan STANDARD FORM OF BUILDING CONTRACT dan lebih
dikenal sebagai Format standar RIBA (Royal
Institute of British Architects) daripada Format standar JCT. Hal ini disebabkan karena dokumen tersebut diterbitkan oleh RIBA Publications Ltd. Melihat dari namanya dan para pembuatnya dapat diketahui bahwa dokumen tersebut dimaksudkan untuk pemakaian pada proyek - proyek bangunan gedung.
181
Pentingnya administrasi kontrak
Administrasi Kontrak atau Pengelolaan Kontrak atau Manajemen Kontrak adalah kegiatan yang dilakukan untuk memantau Dokumen Kontrak agar "aturan main" seperti yang tertulis didalam Dokumen tersebut diketahui, diikuti dan dilaksanakan dengan baik sebagaimana mestinya. Demikian pula, agar semua hak yang dipunyai dan yang dapat
dipunyai bisa diperoleh serta semua kewajiban yang harus dipenuhi
dilaksanakan sebagaimana mestinya. Untuk itu isi Dokumen Kontrak harus dilihat dan dibaca dengan teliti, terutama Dokumen Syarat-syarat Perjanjian yang berisi ketentuan-ketentuan yang menyebutkan persyaratan, larangan, tanggung jawab, hak dan kewajiban masing-masing pihak yang terikat dan pihak-pihak lain yang terkait dalam Perjanjian yang telah disepakati tersebut, agar supaya hal-ha1 tersebut dapat diketahui dan dipahami.
Administrasi kontrak yang baik dilaksanakan dengan melakukan kegiatankegiatan antara lain:
1. Membuat inventarisasi atau daftar periksa (check list) dari ketentuan- ketentuan yang ada di dalam Syarat-syarat Perjanjian dengan cara memisahkannya ke dalam atau menjadi kelompok-kelompok sesuai dengan sifat atau jenis dari ketentuan itu (kelompok ketentuan umum yang menyebutkan penjelasan, persyaratan, larangan, tanggung jawab; kelompok
ketentuan yang menyebutkan hak
masing-masing
pihak; kelompok ketentuan yang menyebutkan kewajiban masing -masing pihak). 2. Melakukan
pencatatan (recording)
atas semua
kejadian atau keadaan selama
pelaksanaan kontrak (proper documentation). 3. Mempersiapkan data pendukung
182
teknik
maupun administrasi untuk dapat diajukan dalam mendapatkan hak-hak
yang "langsung" maupun yang "tidak langsung".
Ketiga kegiatan tersebut diuraikan lebih lanjut di bawah ini: Membuat inventarisasi
Membuat inventarisasi atau daftar periksa dari ketentuan-ketentuan yang ada dalam syarat-syarat kontrak Inventarisasi atau dafiar periksa (check list) tersebut dibuat dengan cara mengelompokkan ketentuan-ketentuan yang ada dalam
Syarat-syarat
Perjanjian menjadi 7 (tujuh) kelompok pasal sebagai berikut: a. Kelompok pasal yang berisi ketentuan-ketentuan yang bersifat umum (penjelasan, persyaratan, larangan, tanggung jawab dan sejenisnya); b. Kelompok pasal yang berisi ketentuan-ketentuan yang merupakan hak kontraktor; c. Kelompok Pasal yang berisi ketentuan-ketentuan yang merupakan kewajiban Kontraktor; d. Kelompok Pasal yang berisi ketentuan-ketentuan yang merupakan hak Pemilik Proyek; e. Kelompok Pasal yang berisi ketentuan-ketentuan yeng merupakan kewajiban Pemilik Proyek; f.
Kelompok Pasal yang berisi ketentuan-ketentuan yang merupakan wewenang Direksi Proyek;
g. Kelompok Pasal yang berisi ketentuan-ketentuan yang merupakan tugas dan kewajiban Direksi Proyek.
183
Melakukan pencatatan (recording)
Pencatatan atau recording merupakan kegiatan administrasi/pengelolaan/menajemen
yang sangat penting dalarn
kontrak, karena pencatatan merupakan kegiatan
membuat dan menyimpan catatan-catatan (record) yang akan menjadi rekaman dari segala peristiwa yang terjadi sejak pekerjaan berdasarkan kontrak dimulai sampai selesai selama berlangsung atau berlakunya masa kontrak. Dengan demikian catatan-catatan itu merupakan dokumentasi proyek di mana dari dokumentasi tersebut dapat: diketahui sejarah (history) pelaksanaan proyek. ditelusuri kembali suatu peristiwa yang pernah terjadi,
kapan terjadinya, penyebabnya dan akibatnya dan lain-lain (track record),
semuanya berupa data faktual yang sangat penting dan diperlukan sebagai bukti untuk menunjang atau mendukung suatu tuntutan/Maim maupun
untuk pembelaan diri
terhadap suatu tuntutan/klaim. Selain itu, catatan-catatan tersebut juga dapat dipakai/digunakan untuk keperluan pemantauan (monitoring) selama berlangsungnya pelaksanaan pekerjaan dan sebagai data umpan balik (feed back data) ataupun masukan (input) untuk proyek lainnya yang sejenis setelah Pekerjaan selesai dilaksanakan. Yang perlu didokumentasikan dengan baik selama pelaksanaan proyek adalah: Informasi/ data perencanaan, meliputi: Gambar-gambar pra-rencana; Rencana waktu pelaksanaan awal; dan Semua dokumen (termasuk surat-surat,
memo, laporan- laporan dari direksi
proyek, sub-kontraktor atau kontraktor- kontraktor lainnya) yang berhubungan dengan lamanya atau urutan dari aktivitas proyek.
184
Catatan Pembayaran Kemajuan Pekerjaan (Progress Payment Record); Surat-menyurat (Korenpondensi); Laporan-laporan harian yang menerangkan hal-hal sebagai berikut: Keadaan cuaca di lokasi; Nama-nama orang yang datang ke lokasi; Bahan-bahan/barang-barang yang datang; Keluar masuknya peralatan dan penempatannya; Jumlah pekerja dan pekerjaan yang dilakukan masing-masing; Uraian mengenai jenis dan jumlah pekerjaan yang telah dilaksanakan Foto-foto danlatau video danlatau film Daftar gajilupah Gambar kerja (Shop Drawings) Risalah/Notulen Rapat Instruksi-instruksi dan persetujuan-persetujuan
Pasal-pasal penting dalam kontrak
Berdasarkan pengalaman, terdapat pasal-pasal kontrak yang sering menimbulkan kesalahpahaman (dispute) antara pemilik proyek dan kontraktor. Pasal-pasal ini perlu mendapat perhatian pada saat penyusunan kontrak sebelum ditandatangani. Dalam tulisan ini digolongkan sebagai pasal-pasal penting dalam kontrak, sebagai berikut: 1. Lingkup pekerjaan: berisi tentang uraian pekerjaan yang termasuk dalam kontrak 2. Jangka waktu pelaksanaan, menjelaskan tentang : total durasi pelaksanaan 185
pentahapan (milestone), bila ada hak memperoleh perpanjangan waktu ganti rugi keterlambatan 3. Harga borongan, menjelaskan: nilai yang harus dibayarkan oleh pemilik proyek kepada kontraktor untuk melaksanakan seluruh lingkup pekerjaan, sifat kontrak, Lumpsum fixed price atau unit price biaya-biaya yang termasuk dalam harga borongan 4. Cara pembayaran, berisi ketentuan tentang: tahapan pembayaran cara pengukuran prestasi jangka waktu pembayaran jumlah pembayaran yang ditahan pada setiap tahap (retensi) konsekuensi apabila terjadi keterlambatan pembayaran (misalnya denda) 5. Pekerjaan tarnbah atau kurang, berisi: definisi pekerjaan tarnbah kurang dasar pelaksanaan pekerjaan tambah kurang (misal persetujuan yang diperlukan) dampak pekerjaan tambah kurang terhadap harga borongan dampak pekerjaan tarnbahlkurang terhadap waktu pelaksanaan cara pembayaran pekerjaan tarnbah kurang 6. Pengakhiran perjanjian, berisi ketentuan tentang: hal-hal yang dapat mengakibatkan pengakhiran perjanjian hak untuk mengakhiri perjanjian konsekuensi dari pengakhiran perjanjian 186
Istilah-istilah yang sering muncul dalam kontrak
Dengan mempelajari sejumlah
kontrak yang pernah dilaksanakan
oleh
kontraktor yang telah berpengalaman, ada beberapa istilah yang sering muncul dalam kontrak, antara lain: Provisional sum, adalah sejumlah biaya yang
termasuk
disediakan oleh pemilik proyek dan
dalam nilai kontrak, untuk mencakup pekerjaan-pekerjaan
yang sudah
tercantum dalam dokumen kontrak namun belum dapat dihitung dengan pasti volumenya. Besarnya pembayaran kepada kontraktor adalah sesuai realisasi volume yang dikerjakan. Prime cost , ialah sejumlah biaya yang disediakan oleh pemilik proyek dan termasuk
dalam nilai kontrak, untuk mencakup pekerjaan- pekerjaan yang sudah ditentukan jenis dan harganya, biasanya dikerjakan oleh kontraktor tertentu. Nominated sub contractor (NSC), adalah sub-kontraktor yang telah ditetapkan oleh
pemilik proyek untuk melaksanakan pekerjaan tertentu, dengan: a. Spesifikasi dan negosiasi disepakati antara pemilik proyek dan NSC b. Pembayaran kepada NSC dilakukan melalui kontraktor utama c. Kontraktor
utama
mendapatkan fee
koordinasi (coordination fee), untuk
melaksanakan koordinasi waktu dan pelaksanaannya. Biasanya besarnya coordinationfee adalah berkisar antara 3 - 4 persen d. Kontraktor utarna tidak bertanggung jawab atas mutu pekerjaan NSC. Defect liability period, atau masa pemeliharaan adalah suatu kurun waktu terhitung sejak
dilakukannya Penyerahan Pertama Pekerjaan, untuk menyelesaikan cacat-cacat yang ditemukan pada
saat Penyerahan Pertama
serta kerusakan-kerusakan
yang terjadi
187
selama masa pemeliharaan. Biasanya masa pemeliharaan ditetapkan selama 3 bulan, 6 bulan atau 12 bulan Force majeure, atau keadaan memaksa adalah peristiwa-peristiwa yang berada di luar
kemam~uan pemilik proyek maupun kontraktor yang dapat mempengaruhi kinerja dan pelaksanaan, yaitu: Bencana dam (gempa bumi, tanah longsor, badai, banjir) Perang, revolusi, makar, hum-hara, pemberontakan, kerusuhan, kekacauan Kebakaran Keadaan memaksa yang dinyatakan secara resmi oleh pemerintah Arbitrase, adalah suatu badan hukum yang ditunjuk untuk menyelesaikan perselisihan
antara pemilik proyek dan kontraktor yang tidak dapat diselesaikan secara musyawarah. Untuk kontrak yang berlaku di Indonesia, telah tersedia Badan Arbitrase Nasional Indonesia (BANI) Eskalasi harga adalah perubahan harga bahan, upah, dan alat sesuai dengan kondisi pasar, yang dapat
mengakibatkan
perubahan harga kontrak. Pada kontrak- kontrak
tertentu, kontraktor diperkenankan untuk mendapatkan penyesuaian harga akibat eskalasi, yang diatur dalam pasal penyesuaian harga
Contoh: Ada tidaknya penyesuaian harga biasanya tercantum dalam pasal Kontrak, antara lain: apabila terjadi penambahan atau pengurangan harga yang melampaui keadaan normal, dan atau bila ada tindakan kebijakan pemerintah Republik Indonesia dalam bidang moneter yang diumumkan secara resmi, dan hanya diperkenankan untuk komponen harga dalam mata uang rupiah.
188
Proyek -proyek pemerintah yang
berdurasi lebih dari satu tahun(multi years
contract) yang mengacu kepada KEPPRES No.16 Tahun 1994. Penyesuaian harga diberlakukan untuk setiap
angsuran pembayaran yang
diterima kontraktor Penyesuaian harga diikuti dengan pembuatan Addendum Kontrak Contoh rumus yang digunakan untuk penyesuaian
harga kontrak antara lain
sebagai berikut:
Berdasarkan perhitungan tersebut, maka penyesuaian harga borongan/nilai kontrak menggunakan rumus:
189
SUMBER
PT PP (PERSERO) - GENERAL CONTRACTOR. 2003. BUKU REFERENSI UNTUK KONTRAKTOR BANGUNAN GEDUNG DAN SIPIL. JAKARTA: PENERBIT PT GRAMEDIA PUSTAKA UTAMA
190
