5.MANUAL ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN (1).docx

Manual del Usuario Administración de Almacén

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN.........................................................................................4 OBJETIVOS.................................................................................................4 1. INGRESO AL SISTEMA............................................................................4 1.1 ACCESO AL SISTEMA........................................................................4 1.2. SEGURIDAD DEL SISTEMA...............................................................8 1.3 MENÚ PRINCIPAL..............................................................................8 1.3.1 ADMINISTRADOR DE INVENTARIOS (I1)...................................10 1.3.2 INVENTARIOS DE ALMACÉN (I2)..............................................11 1.3.3 PERFIL DE INVENTARIOS........................................................11 1.3.5 ACTIVOS FIJOS (I3)..................................................................12 1.3.6 CONSULTA INVENTARIO..........................................................13 2. OPCIONES DEL SISTEMA......................................................................13 2.1 REFRESCAR MENÚ.........................................................................14 2.2 CAMBIAR CONTRASEÑA................................................................14 2.3 CAMBIAR MENÚ..............................................................................15 2.4 PREFERENCIAS...............................................................................22 2.5 CERRAR SESIÓN.............................................................................23 2.6 CERRAR EL SISTEMA.....................................................................23 3. UTILIDADES DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA .............................23 3.1 USUARIOS DEL SISTEMA ...............................................................24 3.2 GRUPO DE USUARIOS ...................................................................35 3.3 GRUPO DE MENÚS.........................................................................36 3.4 MATRICULAR USUARIOS.................................................................37 3.5 ASIGNAR USUARIOS A GRUPOS DE USUARIOS..............................42 3.6 MATRIZ DE FUNCIONES.................................................................45 3.7 DERECHOS DE LA MATRIZ DE FUNCIONES.....................................46 3.8 PERSONALIZAR MENÚS..................................................................49 3.9 RUTAS DEL SISTEMA......................................................................50 3.10 CLASES DE LISTADOS..................................................................51 3.11 TIPOS DE LISTADOS.....................................................................53 4. CONFIGURACIONES BÁSICAS...............................................................56 4.1 COPIA DE SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS.............................56 4.2 CONTROL DE FECHA DE DIGITACIÓN-INV......................................59 5. INVENTARIOS DE ALMACÉN.................................................................61 5.1 BÁSICOS DE INVENTARIOS.............................................................61 5.1.1 BODEGAS................................................................................61 5.1.2 CREACIÓN DE PROGRAMAS.....................................................63 5.1.3 CREACION DE GRUPOS DE USUARIOS.....................................65 5.1.4 CREACIÓN DE SUBGRUPOS.....................................................66 5.1.5 CREACIÓN DE PROVEEDORES.................................................68 5.1.6 TIPOS DE MOVIMIENTOS.........................................................70 5.1.7 CREACIÓN DE CLASES DE ORDENES DE ALMACÉN................73 Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén 5.1.8 DEPENDENCIAS DE INVENTARIOS...........................................75 5.1.9 PLAN DE CUENTAS DE CONTABILIDAD PARA INVENTARIOS.....76 5.1.10 UNIDADES PARA INVENTARIO DE ALMACÉN..........................77 5.1.11 AGRUPACIONES DE 2DO ORDEN...........................................78 5.1.12 PERMISO MOVIMIENTOS POR USUARIO................................80 5.1.13 CONFIGURACIÓN PIDE CUM.................................................82 5.1.14 CONFIGURAR USUARIO Y CENTRO DE COSTOS.....................83 5.1.15 CONFIGURAR MOVIMIENTOS CONTABLES-ALMACÉN.............84 5.1.16 ENTIDAD RESPONSABLE.......................................................86 5.2 MOVIMIENTOS................................................................................87 5.2.1 ARTÍCULOS..............................................................................87 5.2.2 BODEGAS VS ARTÍCULOS........................................................91 5.2.3 ORDENES DE ALMACEN..........................................................93 5.2.4 MOVIMIENTOS DE ARTICULOS.................................................97 5.2.4.1 INVENTARIO INICIAL.......................................................103 5.2.4.2 INGRESO POR TRANSFERENCIA......................................104 5.2.4.3 DEV DEL USUARIO/VENTAS............................................106 5.2.4.4 ENTRADA DE DONACIONES A LA ENTIDAD.....................108 5.2.4.5 AJUSTES CANTIDAD +....................................................110 5.2.5 INCLUIR ARTÍCULOS EN ACTIVOS FIJOS.................................114 6. INFORMES DEL SISTEMA ..................................................................116 6.1 TIPOS DE INFORMES....................................................................118 6.1.1 CONSOLIDADO POR ARTÍCULOS............................................118 6.1.2 CONSOLIDADO POR ARTÍCULO LOTE Y BODEGA...................122 6.1.3 DETALLADO POR TIPO DE MOVIMIENTO Y POR DEPENDENCIA .......................................................................................................125 6.1.4 INGRESOS DETALLADO ........................................................129 6.1.5 RESUMEN POR TIPO DE MOVIMIENTO Y POR DEPENDENCIA AGRUPADO.....................................................................................133 6.1.6 INGRESOS RESUMIDO...........................................................136 6.1.7 EGRESOS TOTALIZADO POR ARTÍCULO.................................139 6.1.8 INGRESOS TOTALIZADO POR ARTÍCULO................................143 6.1.9 SALDOS DE ARTÍCULOS.........................................................147 6.1.10 EJECUCIÓN DEL PLAN DE COMPRAS....................................150 6.1.11CREACION DE ARCHIVO PLANO SISMED........................................175

MANUAL PARA EL USUARIO SISTEMA ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN GMA_ECO

Modificado 2014


INTRODUCCIÓN GUANE es un sistema de información diseñado para el manejo financiero de la Gobernación de Santander cumpliendo con las normas emitidas por la Contaduría General de la Nación. Este sistema está en capacidad de crear, validar, procesar y almacenar la información concerniente a los módulos de Propiedad Planta y equipo, Almacén.

OBJETIVOS ➢ Llevar un control histórico de cada Artículo sobre su ubicación, estado, y su clasificación general. ➢ Depreciar un bien utilizando los métodos de Línea Recta, Número de unidades de producción u horas de trabajo, suma de los dígitos de los años y saldos decrecientes. ➢ Emisión y registro en Kardex y movimiento contable ➢ Realizar los diferentes procesos para obtener los ajustes por inflación, Depreciación, Amortización y agotamiento del artículo, provisiones y otros. ➢ Obtener los informes requeridos en la Unidad de Almacén: Ajustes por inflación, Depreciación Agotamiento, amortización, provisiones, Listados de artículos, resumen de inventario presupuesto, Listado de Dependencias, Agrupaciones, responsables y otros. ➢ Traslado de artículos entre dependencias con sus datos históricos y actuales. ➢ Plan de cuentas de Artículos. ➢ Plan de Cuentas de Códigos especiales

1. INGRESO AL SISTEMA

1.1 ACCESO AL SISTEMA Seleccione el Icono de entrada al Sistema, Inmediatamente observará la Pantalla de entrada, el sistema le pregunta nombre de usuario y contraseña, luego clic en aceptar. Modificado 2014


1.2.SEGURIDAD DEL SISTEMA GUANE proporciona un manejo especial de los Usuarios, posibilitando ciertas normas de seguridad, para la protección y adecuado uso de la información de la Gobernación de Santander. Para ello cada usuario al cual le este permitido ingresar a este programa se le asignará una palabra o clave secreta de uso exclusivo y personal, para evitar inconvenientes se recomienda cambiarla una vez se ingresa al sistema y no darla a terceros.

1.3 MENÚ PRINCIPAL

El menú principal se denomina la primera pantalla de opciones que el usuario puede observar al entrar al sistema una vez digitada la contraseña contando con cuatro diferentes según los privilegios del usuario.

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Las acciones permitidas para cada nivel las determina el administrador del sistema de acuerdo a las necesidades y funciones de cada usuario, así a un usuario le puede ser permitido realizar movimientos, modificar, eliminar, imprimir o consultar características que se determinan en la asignación de los diferentes menús.

1.3.1 ADMINISTRADOR DE INVENTARIOS (I1)

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Este menú posee todos los privilegios permitidos tanto en inventarios como en propiedad planta y equipo. Puede crear usuarios, roles habilitarlos movimientos, incluir, modificar y consultar.

asignarles realizar eliminar,

1.3.2 INVENTARIOS DE ALMACÉN (I2)

1.3.3 PERFIL DE INVENTARIOS

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1.3.5 ACTIVOS FIJOS (I3)

1.3.6 CONSULTA INVENTARIO

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Este menú solo permite al usuario la opción única de consultar los documentos

2.

OPCIONES DEL SISTEMA

2.1 REFRESCAR MENÚ

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Manual del Usuario Administración de Almacén Como una medida especial el sistema necesita para su normal funcionamiento un proceso de reconstrucción de los archivos indexados con los cuales trabaja el sistema y con los cuales puede realizarse más rápido el proceso de consulta de la información. Es recomendable que cada vez que se presenten situaciones inesperadas como un corte de energía, resultados incorrectos por parte del sistema o demora en abrir los formularios, elija la opción REFRESCAR MENÚ

A la pregunta desea refrescar el menú inicial picamos en SI

2.2 CAMBIAR CONTRASEÑA

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Manual del Usuario Administración de Almacén El cambio de contraseña debe hacerse una vez el usuario ingresa por primera vez al sistema recuerde que esta es personal y por razones de seguridad no debe ser suministrada a terceros

2.3 CAMBIAR MENÚ Cuando el usuario tiene permisos para manejar mas de un menú, por este medio y sin salir del sistema puede cambiar su perfil.

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2.4 PREFERENCIAS

Imprimir y Exportar:

permite configurar la impresión de

archivos

Estilos:

El sistema cuenta con dos apariencias diferentes para elección de los usuarios

Limpiar Temporales:

los archivos temporales en ocaciones afectar el desempeño del sistema, si nota que los procesos pierden velocidad o no se desplegan los formularios normalmente es necesario realizar esta limpieza.

2.5 CERRAR SESIÓN Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén Esta opción nos permite cerrar sesión de usuario, clic en ACEPTAR.

2.6 CERRAR EL SISTEMA La opción nos permite salir del sistema, clic en ACEPTAR.

3.UTILIDADES DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

3.1

USUARIOS DEL SISTEMA

La ruta es: Utilidades del Sistema - Administrador del Sistema - Usuarios del Sistema

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Esta opción es exclusiva del menú ADMINISRTRADOR DE INVENTARIOS (I1) y nos permite crear lols usuarios del sistema adjuntando datos como cédula nombre del usuario y S si desea habilitarlo o N si no, adicional a esto si se desea deshabilitar o habilitar un usuario ya creado se puede en la opción Hab/Deshabilitar de la barra de tareas.

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Para incluir un usuario picamos la opción incluir, si no existe el Nit creado para este, aparecerá la siguiente pantalla

Aceptamos y creamos el Nit para este usuario

Nits. Utilizado para incluir los datos requeridos por el sistema ya que todo gira sobre un beneficiario o tercero para el pago, ingreso o movimiento de la contabilidad de la empresa.

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Modificado 2014


Al ingresar encontramos:

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Manual del Usuario Administración de Almacén 

BOTON Inicial.



BOTON Anterior. Búsqueda descendente de registros.



BOTON Siguiente.

Encuentra el registro inicial en un solo paso.

Encuentra consecutivamente de menor a

mayor los registros.



BOTON Final. Nos lleva al registro final en un solo paso.



BOTÓN Imprimir.

Nos permite visualizar el documento con la

opción de imprimirlo



BARRA Incluir.



BARRA Consultar.



BARRA Modificar.



BARRA Eliminar.



BARRA Financieros.



BARRA Código Ciiu.Clasificación

Utilizado para incluir los registros, con I del teclado tenemos acceso rápido.

Utilizado para buscar o consultar cualquier beneficiario, con C del teclado tenemos acceso rápido Utilizado para Modificar los datos que se muestran en la Pantalla, con M del teclado tenemos acceso rápido

Utilizado para eliminar el documento o solo anularlo, con E del teclado tenemos acceso rápido.

Utilizado para incluir la información de cuentas de ahorro o corriente de los proveedores

Industrial

Internacional

Uniforme.

Al incluir un registro debemos es importante identificar que en los campos Tipo de nit, Tipo de Terceros y Código CIIU con Enter en el campo vacío podemos desplegar las opciones a elegir, estos campos al igual que Nit del Beneficiario son obligatorios. Los demás campos no son obligatorios.

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Una vez llenas las casillas oprimimos Enter para aceptar el nuevo usuario y si todo está correcto elegimos la opción si.

3.2 GRUPO DE USUARIOS

Esta opción nos permite definir los grupos a los que asignaremos los diferentes tipos de menú y con esto los permisos según la tarea asignada

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3.3 GRUPO DE MENÚS

Esta opción me permite crear los diferentes grupos deacuerdo a los perfiles de trabajo de los usuarios, seleccionamos la opción Incluir consignamos la sigla para referenciar el grupo y el nómbre de este, al presionar Enter me pregunta si todo está correcto, si para aceptar y no para regresar y corregir.

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3.4 MATRICULAR USUARIOS

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En la casilla Cédula del Usuario escribimos la cédula del usuario previamente incluido el sistema me arroja los datos de este y solicitando llenar la casilla Siglas de usuario. Presionado Enter me pide verificar si los datos son correctos a continuación me genera la contraseña para este usuario

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•

Modificar: En la opción Modificar puedo llenar los campos para el vencimineto de la clave.

•

Eliminar C: Elimina la clave generada y suministra una nueva.

•

Hab/Deshabilitar: me permite habilitar o deshabilitar la clave del usuario.

•

Terminales: Restringe el acceso del usuario desde ciertas terminales. Modificado 2014

•

Manual del Usuario Administración de Almacén Usuarios: En la opción se puede consultar o incluir, habilitar o deshabilitar usuarios como ya lo explicamos anteriormente.

La clave asignada por el sistema debe ser copiada e inmediatamente el usuario entra al sistema con ella debe cambiarla por una de su elección, recuerde que la calve es personal y por seguridad no debe ser enseñada a terceros.

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El sistema me permite anular la clave generada para crear una nueva y restringir el acceso de ususarios a determinadas terminales.

3.5 ASIGNAR USUARIOS A GRUPOS DE USUARIOS

Oprimiendo ENTER correspondiente.

en

la

opción

desplegamos

el

formulario

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•

Incluir:

En esta opción podemos relacionar a los usuarios con los grupos, en caso de ser necesario recordar las siglas del usuario se debe dejar vacía la casilla y presionar Enter para desplegar el listado de usuarios, igualmente para el Código de Grupo y Estilo Gráfico; finalmente Enter para terminar.

• Consultar

la opción nos permite visualizar los menús asignados al usuario

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•

Modificar: permite

•

Eliminar: Elimina la asignacion.

cambiar el estilo gráfico

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3.6 MATRIZ DE FUNCIONES

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Esta opción me permite relacionar las funciones que se encuentran dentro de la carpeta gd en www del sistema con su descripción, ruta,función y tamaño de la ventana.

3.7 DERECHOS DE LA MATRIZ DE FUNCIONES

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Oprimiendo ENTER en el campo Código de la Función desplegamos los códigos existentes en el sistema En este campo se crean derechos a los grupos de usuarios ya establecidos

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Incluir: •

• •

Código de Función: Con Enter en el campo se desplega el listado de códigos de las fuciones se elige la requerida y Enter nuevamente. Código(Usuarios): se crea igual al Código de Función Derechos de la Función: Presionando la barra espaciadora desplegamos la lista de derechos de cada grupo sobre las funciones.

Consultar:

con doble click en la opción consultar y Enter se desplega el menú de búsqueda a escoger.

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Modificar:

Me permite modificar los derechos sobre la función

A.Múltiple:

en esta opción podemos asignar derechos a un grupo sobre múltiples opciones, picando A.Múltiple y Enter o doble click en la opción,

desplegamos el listado para seleccionar. Con doble click en las casillas podemos activar o desactivar las funciones de Crear, Leer, Imprimir, Modificar, Anular o Eliminar documentos.

3.8 PERSONALIZAR MENÚS

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En esta opción me permite configurar la base de los menús previamente creados

3.9 RUTAS DEL SISTEMA

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Código de la Ruta: Nombre dado al formulario. Descripción: Utilidad del formulario. Ruta: Camino para ubicar el formulario. Incluir: Me permite incluire las rutas de cada formulario teniendo en cuenta su ruta de ubicación en el servidor dentro de la carpeta gd. Consutar: Me permite desplegar el listado de todos los formularios que se encuentran con su respectiva ruta. Modificar: Con ella podemos modificar la ruta de los formularios.

Eliminar: 3.10

Elimina totalmente una ruta.

CLASES DE LISTADOS

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Incluir:

permite crear agrupaciones de listados.

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Consultar:

Me despliega el menú de los listados que han sido

ingresados. También es posible modificar los datos ingresados o eliminarlos.

3.11

TIPOS DE LISTADOS Modificado 2014


Registrar: • •

En ella se define la clase de listado a la cual pertenece. Con barra espaciadora se deplega las Clases de Listado a escoger.

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•

Ingresar el código de listado, el nómbre.

•

En Como se Ejecuta con Enter se desplega el listado de las funciones a escoger con la que se ejecutará el listado

•

En Tipo de Reporte se escoge entre reporte 1 interno al cual le podemos modificar los datos de Tamaño de página o 2 En ventana el cual tiene la opción de modificar el alto y ancho.

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•

Manual del Usuario Administración de Almacén Cuando terminamos y aceptamos un registro, con la letra t y Enter accedemos a tamaño de página, con Enter en la casilla vacia desplego las opciones de tamaño y además puedo elegir la orientación. Todas las opciones escogidas se aceptan con Enter.

Consultar:

Se aplica a la casilla clase de listado con Barra espaciadora, a Código Listado, Como se ejecuta y Ruta presionando Enter en la casilla vacía.

Modificar. Eliminar. 4.

CONFIGURACIONES BÁSICAS

4.1 COPIA DE SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS

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Este proceso debe realizarse frecuentemente para conservar la información en caso de fallas del sistema o justo antes de una actualización.

Al ejecutar esta opción se crea una carpeta con el nombre de la base datos en la capeta “backupseco” ubicada dentro del www. Este proceso debe realizarse frecuentemente para conservar la información en caso de fallas del sistema o justo antes de una actualización.

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Modificado 2014


La ruta en la que se genera el archivo es D:\ServidorEco\backupseco, en esta ubicación podemos encontrar las copias de la base para cuando se necesite enviar a un supervisor.

4.2 CONTROL DE FECHA DE DIGITACIÓN-INV

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La opción me permite cambiar la fecha de control lo cual es útil cuando necesitamos relizar cambios o ingresos pendientes esto para usuarios autorizados.

5.

INVENTARIOS DE ALMACÉN.

5.1 BÁSICOS DE INVENTARIOS Modificado 2014


5.1.1 BODEGAS En esta opción se incluyen los datos de la persona encargada del almacén o la bodega.

Al dar clic en INCLUIR colocamos: ✔ Código ✔ Nombre: (de la bodega) ✔ Responsable (de la bodega) ✔ Dirección: de la bodega ✔ Teléfono: de la bodega ✔ Zona: Urbana o Rural ✔ Ciudad: Ubicación de la bodega También encontramos una serie de botones: Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén  Primero: Ir al primer registro  Anterior: Ir al registro anterior  Siguiente: Ir al siguiente registro  Ultimo: Ir al ultimo registro y una barra de tareas: 

Consultar: Al dar clic y con Enter en el campo vacío



Modificar: Modificar



Eliminar: Eliminar un registro completamente.

podemos buscar un registro determinado o revisar el consecutivo para continuar los ingresos, se aplica a la opcion código

5.1.2

datos del registro.

CREACIÓN DE PROGRAMAS

Modificado 2014


Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén Los botones y la barra den tareas funciona de igual forma que en la creación de bodegas. En el momento el sistema cuenta con los programas de Consumo 01, Devolutivo 02, Inmuebles 03, y de Consumo Controlado 04.

5.1.3 CREACION DE GRUPOS DE USUARIOS

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Los botones y la barra de tareas funcionan de igual forma que en la creación de bodegas.

5.1.4 CREACIÓN DE SUBGRUPOS

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Los subgrupos son para agrupar un conjunto de elementos. En esta opción al dar clic en incluir colocamos:  El programa (01) al cual pertenece el subgrupo. El grupo (dependiendo de el grupo al cual corresponde el elemento)

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Al picar Enter se genera un número consecutivo el cual se deja tal cual se genero, se presiona enter y se escribe el nombre del subgrupo.

Los grupos asignados al 01 de consumo se pueden visualizar con Enter en la casilla vacia de Grupo

5.1.5 CREACIÓN DE PROVEEDORES Modificado 2014


En esta opcion se crean todos los proveedores. Al dar clic en INCLUIR colocamos: ● Código: En código automáticamente se genera un numero, el consecutivo ● Cédula o Nit: Colocar el Nº de nits o cedula, en caso de no existir en el sistema es necesario crear el Nit.

Modificado 2014


Nombre: de el proveedor Dirección: de el proveedor Ciudad: de el proveedor

Teléfono: de el proveedor Tipo: con barra espaciadora

en el campo vacio desplegamos y

elegimos el tipo P de proveedor.

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5.1.6 TIPOS DE MOVIMIENTOS

Está crea los almacén.

tipos

de

movimientos

que

podemos

hacer

en

el

Los botones funciona igual para todos y en la barra de tareas encontramos dos nuevas barras

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●

Alertas Inv: Alertas de Inventarios permite activar a voluntad las alertas que me solicite cada uno de los tipos de movimientos.

Modificado 2014


Piden Artículos: Permite activar los campos a solicitar para cada artículo. Seleccionamos la opcion a activar o desactivar y picamos aceptar para guardar los cambios.

5.1.7 CREACIÓN ALMACÉN

DE

CLASES

DE

ORDENES

DE

Modificado 2014


Permite crear los tipos de órdenes de compra que podemos hacer en el almacén. Los botones y la barra de tareas funcionan igual para todos

Modificado 2014


Clase:

en este momento el sistema cuenta con tres clases de compra

Es necesario llenar todos los campos solicitados en el formulario.

5.1.8 DEPENDENCIAS DE INVENTARIOS

En esta opción se crean todas las dependencias de la entidad con su respectivos nombres y responsables.

Modificado 2014


Al dar clic en INCLUIR colocamos: ● Código: En código automáticamente se genera un número, es el consecutivo. ● Código de la Cuenta: ● Nombre: de la dependencia. ● Responsable: Nombre del responsable de la dependencia. ● Nivel de la cuenta: ● Depende de la cuenta: ● Es de detalle (S/N): N cuando la dependencia no depende de otras y s si tiene dependencia de otra. ● Activa(S/N): solo para las dependencias de detalles.

5.1.9 PLAN DE CUENTAS DE CONTABILIDAD PARA INVENTARIOS

Modificado 2014


Código de Control: equivale al número de la cuenta tomado del plan de cuentas. Presionado enter en el se desplega la ventana de consulta.

Nombre de la Cuenta: según plan de cuentas. Imputación Contable:

código de la cuenta en el plan de

cuentas. Las unicas opciones en el formulario son Incluir, Consultar o Eliminar.

5.1.10 UNIDADES ALMACÉN

PARA

INVENTARIO

DE

Modificado 2014


En la opción incluir se crean los códigos para las diferentes medida de los artículos y su nombre además se puede consultar el listado,modificar o eliminar los registros.

5.1.11 AGRUPACIONES DE 2DO ORDEN

Modificado 2014


En la barra de tareas encontramos la opción agrup. 1er orden permite crear agrupaciones de 1er orden pero no tiene relación con la opción agrupaciones explicada anteriormente.

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5.1.12

PERMISO MOVIMIENTOS POR USUARIO

En esta opción asignamos derechos al usuario sobre Bodegas, Tipos de Movimientos y Dependencias todos los datos son caracteres numéricos que equivalen a los códigos asignados para cada campo. Solo se tiene la opción de consultar las siglas de usuario con Enter y los Derechos del Usuario con Barra espaciadora en el campo puedo desplegar el listado de permisos que puedo activar o desactivar al usuario.

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Modificado 2014


5.1.13 CONFIGURACIÓN PIDE CUM

Modificado 2014


En la opción podemos definir que campos me permita o no llenar en la creación de articulos, en caso de que el software se destine a Farmacia es necesario activarlos para cumplir con los datos CUM (Código Único de Medicamentos) de lo contrario deshabilitamos los campos.

5.1.14 CONFIGURAR COSTOS

USUARIO Y CENTRO DE

Modificado 2014


En esta opción tengo la posibilidad de otorgar derechos a los usuarios sobre los centros de costos de Contabilidad asociando el usuario al centro que me indique el área de contabilidad, además de modificar o eliminar los derechos del usuario.

Con Enter en el campo siglas de usuario desplego el listado de usuarios y con barra espaciadora el menú de derechos de Usuario.

5.1.15 CONFIGURAR MOVIMIENTOS CONTABLESALMACÉN

Modificado 2014


Me permite configurar el comprobante contable para los tipos de movimientos de almacén deacuerdo al área contable. Los campos resaltados en el recuadro tienen la opción de consulta a medida que se van llenando si pulsamos Enter en la casilla vacía desplegamos los diferentes menús de opciones a elegir. En el campo Condición: debe consignar para todos la opción .T. y para finalizar habilitamos el registro.

5.1.16 ENTIDAD RESPONSABLE Modificado 2014


En este momento la entidad cuenta con 3 Entidades responsables que son

01 ADMINISTRACIÓN CENTRAL 02 SALUD 03 EDUCACIÓN.

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén En caso de ser necesario hacer cambios o incluir una nueva entidad picando en Incluir y llenado todos lis campos solicitados el sistema preguntará si todo está correcto, aceptamos.

5.2 MOVIMIENTOS 5.2.1

ARTÍCULOS

En la barra de tareas:

Incluir:

En esta opción realizamos el ingreso de los artículos ubicándolos deacuerdo a la clasificación establecida. En las casillas Programa, Grupo y Subgrupo podemos desplegar los menú de opciones para elegir con Enter en la casilla vacía, completamos los demás campos y finalmente aceptamos.

Modificado 2014


Unidad: en ella puedo visualizar todas las unidades de medida que tengo registradas y en caso de ser necesario incluir, modificar o eliminarlas.

Subgrupo:

tiene las opciones de icluir, mostrar, modificar y

eliminar.

Modificado 2014


Agrupaciones: despliega la ventana de creación de grupos, tiene las opciones de incluir, mostrar, modificar eliminar.

Cuentas:

me permite incluir una cuenta contable asociada para el

artículo.

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén NOTA: siempre que se vaya a incluir un articulo primero debemos buscarlo para verificar que realmente no esta. No deben existir artículos repetidos. ● ● ● ● ● ● ●

● ● ● ● ● ● ● ●

Dar clic en INCLUIR Escogemos el programa (01) (02) enter para desplegar Escogemos el grupo. Escogemos el subgrupo. En artículo se deja el consecutivo tal como lo genere el sistema. en referencia 1 lo dejamos vacio. En referencia dejamos el numero que genere el sistema este es el código de el articulo, es la suma de programa, grupo, subgrupo y articulo. En nombre de artículo colocamos el nombre del medicamento con su respectivo laboratorio. En fecha de apertura, fecha de creación de este articulo. Activo, señalamos SI. Unidades, es la unidad de medida de el articulo. Agrupación 1, 01consumo. Agrupación 2, el programa + el grupo ejemplo 110 Requiere lote, señalamos SI en caso de manejar lote y NO en caso contrario (Solo es necesario para medicamentos). Grabar.

Nota: para ver las ayudas siempre presionamos enter. En la parte inferior encontramos una serie de botones:

Primero: ir al primer registro. Anterior: ir al registro anterior. Siguiente: ir al registro siguiente. Ultimo: ir al último registro. Incluir: incluir un artículo. Modificar: modificar un artículo. Eliminar: eliminar un artículo. Buscar: buscar un articulo, se colocara en azul la referencia, suprimir esta referencia dar enter y buscar por la descripción de el articulo. Listar: listar todos artículos creados. Cerrar: salir de esta ventana. Modificado 2014


Unidad: ir a la ventana de unidades de medida, donde podemos elegir deacuerdo a la presentación del artículo. Subgrupo: ir a la ventana de creación d e subgrupos. Agrupa: ir ala ventana de creación de grupos.

5.2.2

BODEGAS VS ARTÍCULOS

En la parte inferior encontramos tres opciones : Modificado 2014


ARTÍCULOS: En la parte inferior encontramos una serie de botones: ✔ Incluir: incluir un registro. ✔

✔ ✔

✔ ✔ ✔ ✔

Consultar: Modificar: modificar un registro. Eliminar: eliminar un artículo. Detalle: Unidad: Subgrupo: Agrupaciones: En ella podemos

consultar, incluir, modificar

o eliminar. ✔

Cuentas:

me permite incluir una cuenta contable asociada al

artículo. Nota: En esta ventana podemos ver las cantidades existentes en cada una de las bodegas. BODEGAS: consultar. LISTAR: visualizar e imprimir.

Modificado 2014


5.2.3

ORDENES DE ALMACEN

Damos clic en ingresar y llenamos los siguientes campos:

●

Clase:

con enter en la casilla vacia desplegamos el listado a seleccionar y picamos el tipo de documento a realizar.

Modificado 2014


Fecha:

digitamos la fecha de elaboración del documento la cual es igual a la fecha de la factura o la orden. Proveedor: dejando el espacio en blanco y al dar enter vemos la ventana de los proveedores, escogemos el proveedor y de nuevo enter. Orden Nº: el sistema genera automaticamente un consecutivo por cada clase de documento. Bodega recibe: dejando el espacio en blanco y al dar Enter desplegamos la ventana de las bodegas, seleccionamos la bodega que recibe los artículos. Quien recibe: este nombre es el de la persona encargada de recibir los elementos, esto ya esta predeterminado desde la ventana de tipos de ordenes. Fecha a entregar: es la fecha hasta cuando el proveedor tiene plazo para entregar los artículos. En los campos ordenó, elaboró, autorizó y revisó aparecerán los nombres de las personar encargadas de cada tarea, estos nombres están predeterminados en la ventana de tipos de ordenes.

Observaciones:

en este campo podemos escribir la observación que deseemos relacionada con la orden y picando enter me pregunta: Orden es Correcta: si. Enter Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén Desea crear Artículos: si. Seguido aparece la siguiente pantalla y con doble enter desplegamos el listado de artículos a elegir y el sistema llena los campos de unidad y referencia. En caso de ser un artículo Devolutivo debemos marcar el cuadro para interface de elementos de propiedad planta y equipos de lo contrario saltamos a Unidad de pedidos para referenciar los descuentos, iva cantidades y valor unitario. Cada ingreso debe ir seguido de Enter. Este proceso se repita para todos los artículos de la orden y finalmente a la pregunta Desea crear Artículos respondemos No y terminamos la orden. En caso hacer falta incluir un artículo a esta orden ya cerrada en la opción:

Artículo de la barra inferior podemos ingresarlo. Al terminar se debe picar en el icono imprimir y me aparece la siguiente pantalla: Vista Previa: En la opción visualizamos el documento para impresión y podemos imprimirlo o guardarlo.

Modificado 2014


Preferencias: impresión.

5.2.4

En la opción configuramos el formato y tamaño de la

MOVIMIENTOS DE ARTICULOS

La opción nos permite realizar la entrada física una vez recibidos los artículos por parte de los proveedores, registrando unicamente las cantidades suministradas por el proveedor. Picamos la opción Incluir y con enter en tipos de movimientos desplegamos el menú de opciones a elegir seguido de Enter.

Modificado 2014


A la pregunta Desea Digitar el Número de Documento oprimimos Si y digitamos la orden de compra hecha previamente con lo cual traemos a revisión los artículos de los cuales solo me es posible cambiar las cantidades tomando en cuenta el producto recibido (esto en caso de que el proveedor no entregue en el momento la cantidad pactada den la Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén orden). Esto me da la opción de hacer el ingreso de los faltantes en otra fecha. Si no es necesaria la elaboración de la orden de compra, directamente en el formulario podemos realizar la entrada o salida de artículos si elegimos la opción de no digitar el número del documento y continuando con el llenado del formulario en las casillas contrato N° y la fecha. Los campos Proveedor, secretaría, Dependencia, Bodega de origen, Código del Artículo, Número de Lote: con Enter desplegan los respectivos listados para elegir. Solo Numero de Lote se debe crear si el artículo no lo tiene:

A continuación digito la cantidad recibida del artículo y finalmente a la opció Grabar el documento, todo está correcto respondemos sí, el sistema me envía nuevamente a la opción Código del artículo y así realizamos todos los ingresos para terminar con la tecla Esc cerramos la operación y podemos listarla e imprimir en el ícono de la impresora como se explicó anteriormente. Modificado 2014


En esta ventana movimientos:

tambien podemos hacer los siguientes tipos de

Modificado 2014


5.2.4.1

INVENTARIO INICIAL

 Clic en incluir Modificado 2014


Escogemos en Tipo Movimiento INVENTARIO INICIAL. Colocamos la fecha a la cual generamos los saldos iníciales. Comprobante: se genera un número que es consecutivo, se deja tal como lo genere el sistema. En detalle podemos dejar el detalle sugerido por el sistema o digitamos uno sugerido por el usuario. Bo. Origen: escogemos la iniciales

bodega ala cual

cargaremos los

saldos

A la pregunta Documento esta correcto, damos clic en si. Código del artículo suprimimos el código. Descripción del artículo colocamos las medicamento.

primeras

letras

del

Lote numero introducimos el numero d elote de el medicamento. Ala pregunta lote no existe desea crearlo, respondemos si. En estas casillas colocamos los datos del lote. Ala pregunta datos correctos para este lote, respondemos si. Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén Introducimos la cantidad. Introducimos el valor. A la pregunta todo esta correcto, respondemos si. Queda señalada en azul la casilla de código de articulo, debemos suprimirla y continuar con el proceso de incluir medicamentos. Al terminar el proceso dar escape (Esc)

5.2.4.2

INGRESO POR TRANSFERENCIA

Modificado 2014


Clic en incluir. Escogemos el tipo Ingreso por Transferencia Colocamos la fecha del ingreso de los elementos a la bodega.

Comprobante: se genera un

número que es consecutivo, se deja

tal como lo genere el sistema. Al dar enter nos muestra una ventana en ella llenamos los campos.  Clase: selecciono la clase de documento (orden) al cual de voy a dar ingreso.

Contrato No:

escogemos el número del documento (Contrato) al cual le vamos a dar ingreso. Al dar el número de la orden automáticamente se llenan los demás campos de esta ventana, regresamos al documento de ingreso. Detalle podemos dejar el detalle sugerido por el sistema o digitamos uno sugerido por el usuario.

Proveedor: aparece en proveedor de los artículos de esta orden. Bodega Origen escogemos la bodega ala cual cargaremos este ingreso. A la pregunta Documento esta correcto, damos clic en si Código del articulo suprimimos el código Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén Damos enter y veremos todos los artículos pedidos en la orden Seleccionamos cada uno de los elementos. Introducimos la cantidad.

Costo unitario: el sistema nos muestra el valor de este artículo. A la pregunta todo esta correcto, respondemos si. Queda señalada la casilla de código de articulo, debemos suprimirla y continuar con el proceso de incluir artículos. Al terminar el proceso con escape (Esc).

5.2.4.3

DEV DEL USUARIO/VENTAS

Modificado 2014


Clic en incluir Escogemos el tipo Dev del Usuario/ventas Colocamos la fecha a la cual generamos el egreso.

Detalle del Comprobante:

podemos dejar el detalle sugerido por el sistema o digitamos uno sugerido por el usuario.

Proveedor Contrato N°:

se genera un número que es consecutivo, se deja tal como lo genere el sistema

Dependencia: escogemos la dependencia. Tipo de Documento Fuente Bodega

origen:

seleccionamos descargaremos estos artículos.

la

bodega

de

la

cual

A la pregunta Documento esta correcto, damos clic en si.

Código del artículo suprimimos

el código.

Descripción del artículo colocamos las

primeras letras del

medicamento. Modificado 2014

Lote

Manual del Usuario Administración de Almacén N°: seleccionamos el lote a descargar.

Cantidad actual: digitamos la cantidad a descargar. Costo unitario: el sistema le coloca el costo del artículo. A la pregunta todo esta correcto, respondemos si. Queda señalada la casilla de código de articulo, debemos suprimirla y continuar con el proceso de descargar los demás artículos. Al terminar el proceso dar escape (Esc)

5.2.4.4

ENTRADA DE DONACIONES A LA ENTIDAD

Modificado 2014


Clic en incluir Escogemos el tipo

Entrada de Donaciones a la entidad

Colocamos la fecha de el ingreso de los elementos a la bodega

Contrato N°:

se genera un número que es consecutivo, se deja tal como lo genere el sistema.

Detalle del Comprobante: podemos dejar el

detalle sugerido

por el sistema o digitamos uno sugerido por el usuario.

Proveedor: enter y seleccionamos Bodega origen: escogemos la

el proveedor.

bodega ala cual cargaremos este

ingreso. A la pregunta Documento esta correcto, damos clic en si

Código del artículo: suprimimos

el código

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén Descripción del artículo: colocar las primeras letras del elemento a ingresar Seleccionamos cada uno de los elementos. Introducimos la cantidad.

Costo unitario: digitar el valor de este articulo. A la pregunta todo esta correcto, respondemos si. Queda señalada la casilla de código de articulo, debemos suprimirla y continuar con el proceso de incluir artículos. Al terminar el proceso dar escape (Esc).

5.2.4.5

AJUSTES CANTIDAD +

Modificado 2014


Clic en incluir Escogemos el tipo

Ajustes Cantidad +

Colocamos la fecha a la cual hacemos el ajuste.

Contrato N°:: se genera

un número que es consecutivo, se deja tal como lo genere el sistema.

Detalle del Comprobante:

podemos dejar el detalle sugerido por el sistema o digitamos uno sugerido por el usuario.

Bodega origen: seleccionamos

la bodega emisora.

A la pregunta Documento esta correcto, damos clic en si.

Código del artículo: suprimimos

el código.

Descripción del artículo: colocamos las

primeras letras del

artículo.

Lote numero: seleccionamos el lote a ajustar Cantidad actual: digitamos

la cantidad a ajustar Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén A la pregunta todo esta correcto, respondemos si. Queda señalada la casilla de código de articulo, debemos suprimirla y continuar con el proceso de ajustar los demás artículos. Al terminar el proceso dar escape (Esc) Además en la parte inferior encontramos otras utilidades:

Modificado 2014


Artículo:

situa el cursor en el campo Artículo para incluir el item que se requiera en el movimiento.

Contabilizar:

permite

llevar

el

movimiento

a

contabilidad

lPicamos Por Rangos de, los campos Tipo de movimiento y Número de Documento son los mismos del documento que estamos trabajando, simplemente los digitamos. En caso de corrección picamos Cancelar, de lo contrario Procesar, en Listar podemos revisar el documento y si todo está correcto finalmente picamos Contabilizar par llevarlo a Contabilidad.

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén Después de llevar el documento a contabilidad en Gene.Doc dsplegamos el formulario de Contabilidad, en este mediante el botón de consultar revizamos que el documento realizado se encuentre registrado digitando el tipo y número de coprobante.

Modificado 2014


5.2.5

INCLUIR ARTÍCULOS EN ACTIVOS FIJOS

Todos los artículos no importa de que tipo son, de consumo o devolutivo deben ser ingresados mediante el sistema de Almacén, una vez en dentro los que deben clasificarse como activos fijos mediante esta opción son exporados. Picando en la opción desplegamos el siguiente formulario:

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén En Rangos de Fechas determinamos el periodo, si no se define el sistema por defecto sugiere el día en que se esté realizando el proceso como la fecha final Los campos de

Número de documento son opcionales

En caso de tener unicamente el código del artículo podemos elegir un solo artículo o un rango de artículos ingresados colocando el inicial y el final En caso de tener que corregir oprimimos Si todo está correcto

Cancelar

Procesar

Modificado 2014


6. INFORMES DEL SISTEMA

RUTA PARA GENERAR INFORMES Inventarios de almacén - Informes de Inventarios - Informes Varios

Listados Para avanzar oprima y se despliega una ventana con los diferentes tipos de listados que se pueden generar. Modificado 2014


SELECCIONE EL TIPO DE LISTADO

6.1 TIPOS DE INFORMES 6.1.1

CONSOLIDADO POR ARTÍCULOS

Permite visualizar los movimientos de los artículos (kardex) - saldos anteriores, entradas, salidas y saldos siguientes.

Modificado 2014


Seleccione consolidado por artículos y oprima enter. Rangos Registre los rangos de fecha inicial y fecha final de acuerdo a la necesidad del período solicitado.

Modificado 2014


Para filtrar por los diferentes grupos (papelería, material de aseo, Insumos, Medicamentos, Etc.) se deben diligenciar los campos (programa y grupo). 1 Programa: 01 - consumo 1. Grupo: seleccione el código del grupo que necesita. Grupo: 1 Papelería 1- Material de aseo 2- Insumos

Modificado 2014


Oprima hasta PROCESAR Seleccione Vista Previa para visualizar el consolidado

Informe Consolidación de artículos permite visualizar los movimientos de los artículos (kardex) - saldos anteriores, entradas, salidas y saldos siguientes.

Modificado 2014


6.1.2 CONSOLIDADO POR ARTÍCULO LOTE Y BODEGA Permite visualizar los movimientos de los artículos (kardex) - saldos anteriores, entradas, salidas y saldos siguientes.

Modificado 2014


Seleccione consolidado por artículo y bodega y oprima . Rangos Registre los rangos de fecha inicial y fecha final de acuerdo a la necesidad del periodo solicitado. Bodega Para filtrar por las diferentes bodegas, diligenciar el campo bodega con el número que pertenece. Ejemplo 01 – almacén 02 – farmacia

Modificado 2014


oprima hasta PROCESAR Seleccione Vista Previa para visualizar el consolidado.

Informe Consolidación de artículo y bodega.

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén Permite los movimientos de los artículos (kardex) - saldos anteriores, entradas, salidas y saldos siguientes.

Finalmente visualizamos el informe el cual podemos guardar o imprimir

6.1.3 DETALLADO POR TIPO DE MOVIMIENTO Y POR DEPENDENCIA Listado detallado por tipo de movimiento y por dependencia.

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén Este informe permite generar los egresos detallado por tipo de movimiento y dependencia.

Rangos Registre los rangos de fecha inicial y fecha final de acuerdo a la necesidad del periodo solicitado. Bodega Para filtrar por las diferentes bodegas, diligenciar el campo bodega con el número que pertenece. Ejemplo (01-almacen, 02-farmacia, 03bodega)

Modificado 2014


  

El informe se puede generar por una dependencia especifica o por todas. Para seleccionar una sola dependencia se coloca en los dos campos la misma. pero si se desea sacar un informe de todas las dependencias en el primer campo colocamos la primera y en el segundo la última dependencia.

En Dependencia se visualiza este listado

Modificado 2014


Para seleccionar alguna de las dependencias se puede mover con las flechas y oprimir .

Cuando ya se hayan seleccionado los dos campos se oprime hasta PROCESAR Seleccione Vista Previa para visualizar el informe.

Modificado 2014


Informe de salidas por dependencias detallado.

Este informe permite generar los egresos detallado por tipo de movimiento y dependencia.

6.1.4

INGRESOS DETALLADO

Listado Ingreso Detallado. Este informe permite generar los ingresos detallado.

Modificado 2014


Rangos Registre los rangos de fecha inicial y fecha final de acuerdo a la necesidad del periodo solicitado.

Modificado 2014


oprima hasta PROCESAR Seleccione Vista Previa para visualizar el informe.

Informe ingreso detallado de elementos

Modificado 2014


6.1.5 RESUMEN POR TIPO DE MOVIMIENTO Y POR DEPENDENCIA AGRUPADO Listado Resumen por tipo de movimiento y por dependencia Agrupado.

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén Este informe permite generar los egresos resumidos por dependencia.

Rangos Diligencie los rangos de fecha inicial y fecha final de acuerdo a la necesidad del período solicitado.   

El informe se puede generar filtrando por bodega y por una dependencia especifica o por todas. Para seleccionar una sola dependencia se coloca en los dos campos la misma. pero si se desea sacar un informe de todas las dependencias en el primer campo colocamos la primera y en el segundo la última dependencia.

Modificado 2014


Cuando ya se haya seleccionado los dos campos se oprime hasta PROCESAR Seleccione Vista Previa para visualizar el informe.

Informe salidas resumidas por dependencia y grupo

Modificado 2014


6.1.6

INGRESOS RESUMIDO

Ingresos Resumido Este informe PERMITE generar los ingresos (compras) resumidos.

Modificado 2014


Rangos

Modificado 2014

Manual del Usuario Administración de Almacén REGISTRE los rangos de fecha inicial y fecha final de acuerdo a la necesidad del periodo solicitado.

OPRIMA hasta PROCESAR Seleccione Vista Previa para visualizar el informe.

Informe de ingresos resumidos

Modificado 2014


6.1.7

EGRESOS TOTALIZADO POR ARTÍCULO

Egresos Totalizado por Articulo Este informe genera los egresos (salidas) por cada artículo.

Modificado 2014



Modificado 2014


Para desplegar la ventana de artículos se ubica en articulo_nom y con barra espaciadora se visualiza todos los artículos, escogiendo el necesario dejando vacio para que nos muestre todos los artículos que tuvieron salidas en ese rango solicitado. Listado de artículos

Modificado 2014


Luego de escoger los artículos, oprima hasta PROCESAR Seleccione Vista Previa para visualizar el informe.

Modificado 2014


6.1.8

INGRESOS TOTALIZADO POR ARTÍCULO

Ingresos Totalizado por Articulo

Modificado 2014



Modificado 2014


Para desplegar la ventana de artículos se ubica en articulo_nom y con barra espaciadora se visualiza todos los artículos, escogiendo el necesario o dejando vacio para que nos muestre todos los artículos que tuvieron salidas en ese rango solicitado.

Listado de artículos

Modificado 2014


Luego de escoger los artículos, oprimir hasta PROCESAR Seleccione Vista Previa para visualizar el informe.

Ingresos Totalizadas por Articulo.

Modificado 2014


6.1.9

SALDOS DE ARTÍCULOS

Saldos de Artículos Este informe genera las cantidades existenciales de los artículos

Modificado 2014


Se puede saber la cantidad y valor unitario de los artículos que tienen existencias a la fecha. Rangos Registre los rangos de fecha inicial y fecha final de acuerdo a la necesidad del periodo solicitado, si se requiere las cantidades reales a la fecha se registra tanto en la fecha inicial como final la misma. Bodega Para filtrar por las diferentes bodegas, llenar el campo bodega con el número que pertenece. Ejemplo (01-almacen, 02-farmacia, 03-bodega)

Modificado 2014


Seleccione Vista Previa para visualizar el informe.

Informe de saldos de artículos

Modificado 2014


6.1.10

EJECUCIÓN DEL PLAN DE COMPRAS

Modificado 2014


En este informe se mostrara todas las órdenes de compra hechas en el rango de fecha dado y lo que se pidió en cada una de ellas. Llenar los campos de acuerdo a la información que necesitemos. Una vez terminado el sistema despliega la ventana Imprimir/Exportar, seleccione Vista Previa para visualizar el informe.

Modificado 2014


Los demás informes se desarrollan, visualizan e imprimen de igual forma.

Modificado 2014


6.1.11 CREACION DE ARCHIVO PLANO SISMED CREACION DE ARCHIVO PLANO SISMED  RUTA

Dar enter y configurar dependiendo el periodo que necesite reportar.

Al generar el archivo se crea una carpeta que se llama archivos planos, en : \ServidorEco\www o Servidor\www (en el servidor donde esta instalado el sistema)

Modificado 2014


Dentro de la carpeta archivos planos se encuentra el archivo generado por el sistema. NOTA: siempre enter

para

avanzar de un campo a

otro dar

Modificado 2014

5.MANUAL ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN (1).docx

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