4 Manual ProxBioControl New

SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA PROXBIOCONTROL Versión 1.0.0.2

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Programa de Control de Asistencia del Personal PROXBIOCONTROL 1.0.0.4

PROGRAMA DE CONTROL DE ASISTENCIA ProxBioControl Versión 1.0.0.4

PROGRAMA DE CONTROL DE ASISTENCIA……………………………………….1 ………………………………...…….…………………...……………...………3 ……...……………...………3 CAPITULO I ………………………………...…….…………… Instalación del Programa de Control de Asistencia ProxBioControl…..….……4 Activación del Sistema de Control de Asistencias…………………..…………...12 Configuración de l a Base de Datos……………………………………………… Datos………………………………………………….13 ….13 ………………………………………………………….………..……...........14 ….………..……...........14 CAPITULO II ……………………………………………………… Creación de las Empresas y Departamentos………… Departamentos………….………………………… .…………………………..15 ..15 

Creación de Empresas……………………………………… Empresas………………………………………………………...15 ………………...15



Creación de Departamentos……… Departamentos………………………………… ………………………………………....15 ……………....15

………………………………………………………………..………..…..…16 CAPITULO III ………………………………………………………………..………..…..…16 Configuración del Programa con los Equipos…………………….………………17 Equipos…………………….………………17 Descarga de las Huellas Registradas en el Equipo……………………..…….….18 Edición y Registro de los Usuarios Registrados en el Equipo……….….…….19 Subir Información al Equipo…………………… Equipo………………………………………………… ………………………………….…20 …….…20 …………………………………………………………….………………….21 CAPITULO IV …………………………………………………………….………………….21 Creación Administradores del Sistema…………...………… Sistema…………...………….…………………….22 .…………………….22 Creación de los Niveles de Usuarios……………………………………… Usuarios………………………………………………..23 ………..23 …………………………………………………………..…………………….24 CAPITULO V …………………………………………………………..…………………….24 Creación de Horarios…………………………………………….…………………….25 

Horario Normal………………… Normal………………………….…………………… ……….……………………………………… …………………25 25



Horario Flexible..………………… Flexible..……………………….………………… …….……………………………………… ……………………25 25



Horario Descanso…………… Descanso……………………………… ……………………………………………… ………………………………26 …26



Parámetros de Entrada y de Salida…………………………………………28



Tolerancia de Entrada y de Salida…………………………………………..28 Salida…………………………………………..28

Configuración del Refrigerio………….…… Refrigerio………….……………………………… …………………………………………29 ………………29 Configuración de las Horas Extras de Entrada y de Salida…………….……….28 

Hora Extra de Entrada…………………………… Entrada…………………………………...…………………….3 ……...…………………….31 1



Hora Extra de Salida………………………………………… Salida…………………………………………………………...32 ………………...32

Configuración de Parámetros………..…………………………… Parámetros………..……………………………………………….33 ………………….33 

Marcaciones Aleatorias.….………………………………… Aleatorias.….…………………………………………………...34 ………………...34



Modificar Horarios……………… Horarios…………………….……………………… …….………………………………………..36 ………………..36

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PROGRAMA DE CONTROL DE ASISTENCIA ProxBioControl Versión 1.0.0.4

PROGRAMA DE CONTROL DE ASISTENCIA……………………………………….1 ………………………………...…….…………………...……………...………3 ……...……………...………3 CAPITULO I ………………………………...…….…………… Instalación del Programa de Control de Asistencia ProxBioControl…..….……4 Activación del Sistema de Control de Asistencias…………………..…………...12 Configuración de l a Base de Datos……………………………………………… Datos………………………………………………….13 ….13 ………………………………………………………….………..……...........14 ….………..……...........14 CAPITULO II ……………………………………………………… Creación de las Empresas y Departamentos………… Departamentos………….………………………… .…………………………..15 ..15 

Creación de Empresas……………………………………… Empresas………………………………………………………...15 ………………...15

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Creación de Departamentos……… Departamentos………………………………… ………………………………………....15 ……………....15

………………………………………………………………..………..…..…16 CAPITULO III ………………………………………………………………..………..…..…16 Configuración del Programa con los Equipos…………………….………………17 Equipos…………………….………………17 Descarga de las Huellas Registradas en el Equipo……………………..…….….18 Edición y Registro de los Usuarios Registrados en el Equipo……….….…….19 Subir Información al Equipo…………………… Equipo………………………………………………… ………………………………….…20 …….…20 …………………………………………………………….………………….21 CAPITULO IV …………………………………………………………….………………….21 Creación Administradores del Sistema…………...………… Sistema…………...………….…………………….22 .…………………….22 Creación de los Niveles de Usuarios……………………………………… Usuarios………………………………………………..23 ………..23 …………………………………………………………..…………………….24 CAPITULO V …………………………………………………………..…………………….24 Creación de Horarios…………………………………………….…………………….25 

Horario Normal………………… Normal………………………….…………………… ……….……………………………………… …………………25 25



Horario Flexible..………………… Flexible..……………………….………………… …….……………………………………… ……………………25 25



Horario Descanso…………… Descanso……………………………… ……………………………………………… ………………………………26 …26

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Parámetros de Entrada y de Salida…………………………………………28



Tolerancia de Entrada y de Salida…………………………………………..28 Salida…………………………………………..28

Configuración del Refrigerio………….…… Refrigerio………….……………………………… …………………………………………29 ………………29 Configuración de las Horas Extras de Entrada y de Salida…………….……….28 

Hora Extra de Entrada…………………………… Entrada…………………………………...…………………….3 ……...…………………….31 1



Hora Extra de Salida………………………………………… Salida…………………………………………………………...32 ………………...32

Configuración de Parámetros………..…………………………… Parámetros………..……………………………………………….33 ………………….33 

Marcaciones Aleatorias.….………………………………… Aleatorias.….…………………………………………………...34 ………………...34



Modificar Horarios……………… Horarios…………………….……………………… …….………………………………………..36 ………………..36

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…………………..…………………………………………………….……..37 CAPITULO VI …………………..…………………………………………………….……..37 Creación de Turnos…………………………………………………………………….38 

Turnos Normales……………… Normales…………………………………………… ……………………………………………….38 ………………….38

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Modificar Turnos………………… Turnos………………………………………… …………………………………………… …………………….39 .39



Borrar Turnos…………………… Turnos……………………………………………… …………………………………………… …………………...40 ...40

Turnos Rotativos……………… Rotativos…………………………………………… ……………………………………………………… …………………………..41 ..41 ……………………………………………………………………………….42 CAPITULO VII ……………………………………………………………………………….42 Asignación de Turnos a los Empleados……………………………………..…43 Empleados……………………………………..…43 Selección del Turno y Rango de Duración………………… Duración…………………………..………...44 ………..………...44 Borrar un Turno Asignado…………..……………………………………...…….45 Asignado…………..……………………………………...…….45 ……………………………………………………………………………...46 CAPITULO VIII ……………………………………………………………………………...46 Creación y Edición de los Días D ías Festivos………..…………………………….47 Festivos………..…………………………….47 ………………………………………………………………………………..48 CAPITULO IX ………………………………………………………………………………..48 Edición de los Tipos de Licencias……..……..……………..………………… Licencias……..……..……………..………………….49 .49 Asignación de Licencias……………...…………..…….…….……… Licencias……………...…………..…….…….………………….50 ………….50 ………………………………………………………………………………...51 CAPITULO X ………………………………………………………………………………...51 Edición y Creación de los lo s Tipos de Incidencias………..………..…………..52 …………………………………………………………………..…………...53 CAPITULO XI …………………………………………………………………..…………...53 Opciones del Sistema………...…… Sistema………...…………………………………… ………………………………………………54 ………………54 Descarga de los Eventos………..……...…………………………… Eventos………..……...…………………………………………55 ……………55 

Marcaciones en Línea..……………………… Línea..………………………………………… ………………………………..55 ……………..55



Descarga de eventos………………………………………………………..…56

……………………………………………..………………………………..57 CAPITULO XII ……………………………………………..………………………………..57 Generar Reportes…..…………… Reportes…..……………………...…………………… ………...……………………………………… ………………….58 .58 

Informe de Cálculos Detallado…………..…..………………………………62 Detallado…………..…..………………………………62



Informe de Cálculos Resumido.……………………………………………..63 Resumido.……………………………………………..63

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Reporte Oficial…………………… Oficial………………………………………...…………… …………………...………………………..64 …………..64

Registro de Marcaciones………………………… Marcaciones……………………………………………………… ……………………………….65 ….65 

Edición de Marcaciones………………...……… Marcaciones………………...………………………………… …………………………….66 ….66

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Descarga de las Marcaciones por USB…………………………………….67

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CAPITULO I 1. Instalación del Programa de Control de Asistencia ProxBioControl 2. Activación del Sistema de control de Asistencias 3. Configuración de la Base de Datos

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1. INSTALACION DEL PROGRAMA DE CONTROL DE ASISTENCIA PROXBIOCONTROL Para poder instalar el sistema de control de asistencia PROXBIOCONTROL deberemos de cerrar todas las aplicaciones que tengamos abiertas, pondremos el CD de instalación, esperaremos unos segundos hasta que el AutoRun del CD cargue los PRE-requisitos de instalación, la primera ventana que nos mostrara es el asistente de instalación que nos guiara a través de todo el proceso de instalación, daremos clic en INSTALAR

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El asistente cargara algunos archivos necesarios para la instalación, luego le dará clic en SIGUIENTE, aceptamos los términos del contrato de licencia y procederemos a darle clic en INSTALAR

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Esta operación puede tardar algunos minutos, cuando termine la instalación daremos clic en finalizar, y concluiremos la instalación de los PRE-requisitos.

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El sistema iniciara la instalación de los componentes para el funcionamiento correcto de los reportes, daremos clic en NEXT

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Aceptaremos la licencia de instalación daremos clic AGREE y posterior clic en NEXT, y esperaremos unos segundos.

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Concluida esta instalación daremos clic en CLOSE, al cerrarse esta pantalla el sistema iniciara la instalación del programa PROXBIOCONTROL, daremos clic en SIGUIENTE

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Daremos clic en INSTALAR, esperaremos unos segundos hasta que el asistente termine la instalación del programa

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Al finalizar la instalación el sistema estará completamente instalado de manera correcta y preparada para su utilización, el acceso directo del sistema se encuentra en el escritorio o en inicio, programas, ISADAT

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2. ACTIVACION DEL SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIAS Para poder realizar la activación del programa deberá tener el equipo encendido y conectado en RED de lo contrario no podrá realizar la activación del sistema. La primera vez que ejecuta el programa el sistema le mostrara un mensaje indicándole si desea activar el programa, si le damos clic en NO solo podrá visualizar el sistema en su versión DEMO, de lo contrario si aceptamos la activación del programa procederemos a seleccionar el tipo de comunicación con el cual deseamos realizar la comunicación con el equipo, ingresaremos el numero de dispositivo y el numero IP que hemos asignado al equipo, el puerto de comunicación siempre es el 4370 e ingresaremos el numero serial del programa el cual se encuentra en el propio disco de instalación

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3. CONFIGURACION DE LA BASE DE DATOS Terminada la activación del software, el sistema nos pedirá seleccionar el tipo de base de datos en la cual deseamos trabajar ya sea bajo Access donde solo indicaremos la ruta donde estará ubicado la base de datos

Si deseamos trabajar el programa bajo una base de datos SQL Server, entonces deberemos indicar el nombre del servidor, el nombre del usuario así mismo como la contraseña (para una base de datos en SQL Server, el nombre del servidor y la contraseña lo tiene que facilitar el área de sistemas para que pueda crear correctamente su base de datos), estas configuraciones solo se realizaran la primera vez que se ejecute el programa.

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CAPITULO II 4. Creación de las Empresa y Departamentos 

Creación de Empresas

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Creación de Departamentos

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4. CREACIÓN DE LAS EMPRESA Y DEPARTAMENTOS El sistema ProxBIoControl Versión 1.0.0.2 es un sistema Mult.-Empresas, esto quiere decir que los usuarios podrán administrar más de una empresa desde el software con un solo Terminal 

Creación de Empresas:

Deberá ingresar al menú GESTION DE EMPRESAS / EMPRESAS / AÑADIR, ingresaremos el nombre de la empresa, su dirección y el número de RUC, grabamos, si deseamos realizar alguna modificación del registro de la empresa, seleccionamos la pestaña LISTA seleccionamos la empresa a modificar y haremos doble clic.



Creación de Departamentos:

En esta opción el usuario del sistema podrá crear los diferentes departamentos o áreas de trabajo con las que cuenta la empresa, para poder gestionar y administrar de una manera mas ordenada al personal de la empresa. Deberá ingresar al menú GESTION DE EMPRESAS / DEPARTAMENTOS / AÑADIR, ingresaremos el nombre de los departamentos o áreas con los que cuenta la empresa, haremos clic en la opción MOSTRAR LISTA y podremos observar la manera en que se va creando los departamentos, el sistema también permite crear sub. Áreas de trabajo para ello ingresara el área y seleccionara en la opción “SUB AREA DE” a que área principal pertenece. Para poder modificar un registro realizado deberemos seleccionar el registro a modificar y le daremos clic, en el campo NOMBRE aparecerá el registro y podremos modificarlo al termino grabaremos el cambio realizado.

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CAPITULO III 5. Configuración del Programa con los Equipos 6. Descarga de las huellas registradas en el equipo 7. Edición y registro de los usuarios registrados en el equipo 8. Subir información al equipo

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5. CONFIGURACIÓN DEL PROGRAMA CON LOS EQUIPOS Desde esta pantalla podrá configurar todos los terminales que haya adquirido de la empresa SILICONTECH S.A.C. Deberá ingresar al menú DISPOSITIVO / CONFIGURAR DISPOSITIVOS / AÑADIR, ingresaremos un nombre (Ejemplo “Marcador”), seleccionaremos el tipo de comunicación

NOTA: Si la comunicación se realizara por vía puerto serial deberá seleccionar la opción SERIAL PORT/RS485, seleccionara la velocidad de transmisión (115200) y el puerto COM libre con la que cuenta la computadora. Si la comunicación la realizara por RED deberá seleccionar la opción ETHERNET, ingresaremos el numero de Dispositivo y la dirección IP (este número se encuentra configurado en el equipo), la comunicación siempre se realiza por el puerto “4370” Selecciona que tipo de lectura cuenta su equipo ya sea por huella digital o por tarjetas de proximidad, si desea realizar alguna modificación a la configuración realizada solo deberá ir a la pestaña LISTA y seleccionar y hacer clic. Si cuenta con un equipo de tarjetas de proximidad deberá seleccionar que modo de lectura cuenta su equipo (consultar con el personal técnico del la empresa SILICONTECH S.A.C.) podremos, Testear la Conexión con el equipo.

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6. DESCARGA DE LAS HUELLAS REGISTRADAS EN EL EQUIPO Antes de descargar las huellas de los equipos previamente de haber grabado algunas huellas del personal en el equipo. Cada vez que registre una nueva huella en el equipo se deberá descargar la información al sistema. Ingresamos al menú MANTENIMIENTO-OPCIONES / EMPELADOS ingresamos a la pestaña DESCARGAR INFORMACION-ENROLAMIENTOS seleccionamos el equipo del cual deseamos descargar las huellas y nos conectaremos, si la conexión fue exitosa nos mostrara un mensaje que nos indicara que ya esta conectado con el equipo, daremos clic en DESCARGAR esperamos unos segundos hasta que completa la transferencia al termino nos mostrara un mensaje que el proceso a sido culminado de lo contrario si no logro realizar la conexión con éxito no podrá descargar las huellas de los equipos, (verifique si realizo correctamente la configuración de los equipos y del sistema)

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7. EDICIÓN Y REGISTRO DE LOS USUARIOS REGISTRADOS EN EL EQUIPO Antes de iniciar la edición en el programa de los usuarios registrados en el equipo, primero debemos tener claro que código hemos asignado al personal, ingresaremos a la opción MANTENIMIENTO-OPCIONES / EMPLEADOS en la pestaña de INFORMACION BASICA daremos clic en MOSTRAR LISTA y observaremos todas las huellas descargadas. Seleccionaremos a una de ellas y procederemos a la edición de sus datos (los campos de Nombre, Apellidos, Dirección, Fecha de Nacimiento son campos obligados a ser ingresados, los demás campos no son obligatorios a ser ingresados), en el campo de ALIAS usted podrá ingresar información hasta un máximo de 8 caracteres para posteriormente subir esos datos al equipo, al subir la información al equipo cada vez que el personal realice una marcación aparecerá además de su código asignado, la información de 8 caracteres que hayamos ingresado en el campo del ALIAS, podremos cargarle una imagen almacenada al registro de empleado, también cuenta con una opción de tomar una fotografía en tiempo real(se deberá contar con una cámara Web), en el campo de DEPARTAMENTOS seleccionaremos a que área pertenece cada empleado, existe otra manera de registrar a los empleados, si registramos a un empleado sin haber registrado su huella en el equipo, su registro aparecerá con un símbolo “X COLOR ROJO” indicando que su huella aun no a sido descargada del equipo(el código a registrar en el equipo deberá ser el mismo que el código registrado en el software) cuando descargaremos su huella el símbolo cambiara a un “VISTO COLOR VERDE” indicativo que su huella se encuentra registrada en la base de datos

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8. SUBIR INFORMACIÓN AL EQUIPO Cada vez que subamos información al equipo además de subir el ALIAS (ALIAS (información que ingreso al momento de editar los registros de los empleados en el campo del ALIAS), al realizar esta acción cada vez que el empleado marque en el equipo podrá visualizar la en la pantalla del equipo los datos que hayamos subido, subirá también las huellas descargadas con anterioridad, si por alguna razón el registro de huellas del equipo se pierde usted al subir información al equipo también estará subiendo también el registro de huellas y no necesitara volver a registrar a todos los empleados nuevamente en el equipo(subirá todas las huellas que se encuentren registradas en la ficha de empleados). Si usted posee más de un Terminal podrá intercambio y trasladar las huellas de un Terminal a otro al igual que el ALIAS. Para ellos ingresaremos al menú DISPOSITIVOS / SUBIR INFORMACION seleccionaremos al personal que deseamos subir la información y daremos clic en SUBIR INFORMACION esperamos unos segundos hasta que nos salga este mensaje, el cual nos indicara que la información fue subida correctamente.

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CAPITULO IV 9. Creación Administradores del Sistema 10. Creación de los Niveles de Usuarios

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9. CREACIÓN ADMINISTRADORES DEL SISTEMA El sistema cuenta niveles de Administradores donde podrá limitar el acceso al menú de los usuarios, ya que el software puede estar instalado en más de una computadora y por cada computadora instalada el administrador podrá limitar su acceso al menú. Ingresaremos al menú MANTENIMIENTO – OPCIONES / ADMINISTRADORES daremos clic en CREAR seleccionaremos al Administrador del sistema y daremos clic en ACEPTAR nos mostrara un mensaje donde nos alertara que por defecto el sistema a creado el nombre de usuario y la contraseña es el mismo código asignado al sistema, por ejemplo si ESPINOZA ROMERO JUAN es el código 2 entonces su nombre de usuario será el numero 2 y su contraseña será el numero 2

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10. CREACIÓN DE LOS NIVELES DE USUARIOS Nos mostrara una pantalla donde nos mostrara todos los menús del sistema para el caso de los administradores, ellos tendrán todas las opciones disponibles y para el caso de los usuarios el administrador determinara que opciones desea habilitarle. Terminado la edición daremos clic en ACEPTAR, de esta manera podremos ingresar y limitar a todos los usuarios del sistema.

El administrador del sistema podrá modificar los permisos, cambiar las contraseñas o eliminar a los demás usuarios del sistema.

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CAPITULO V 11. Creación de Horarios 

Horario Normal

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Horario Flexible



Horario de Descanso

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Parámetros de Entrada y de Salida



Tolerancia de Entrada y de Salida

12. Configuración del Refrigerio 13. Configuración de las Horas Extras de Entrada y de Salida 

Hora Extra de Entrada

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Hora Extra de Salida

14. Configuración de Parámetros 


15. Modificar Horarios

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11.CREACIÓN DE HORARIOS El sistema permite crear todos los horarios que maneja la empresa ya que no tiene límite en lo que se refiere creación de horarios, el sistema cuenta con dos maneras de crear sus horarios: Horarios Normales y los Horarios Flexibles, los horarios normales están mas orientados a los trabajadores que no están constantemente saliendo fuera de la empresa y los horarios flexibles están mas orientados a los trabajadores de campo que están constantemente saliendo de la empresa, y cuenta con el tipo de horario de descanso el cual es para los trabajadores que eventualmente trabajan los días de descanso, 

Horario Normal

crearemos un horario del tipo “Normal”, para crear los horarios deberemos ingresar al menú MANTENIMIENTO-OPCIONES / GESTION DE HORARIOS daremos clic en AÑADIR, le asignaremos un nombre al horario, ingresaremos la hora de entrada y la hora de salida así mismo sus parámetros de hora inicial de entrada, hora final de entrada, hora inicial de salida y hora final de salida estos ingresos de horas serán para poder validar la marcación, por cada horario creado deberá ingresar sus parámetros de ingresos. Estos parámetros el sistema los contempla de la siguiente manera:

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Horario Flexible

Este tipo de horario generalmente serán asignados al personal que constantemente sale e ingresa de la empresa, crearemos un horario del tipo “Flexible”, para crear los horarios deberemos ingresar al menú MANTENIMIENTO-OPCIONES / GESTION DE HORARIOS daremos clic en AÑADIR, seleccionaremos en tipo de horario Flexible, le asignaremos un nombre al horario, deberemos de seleccionar con cual de las dos modalidades de marcación que realizaran ya sea por INCIDENCIAS O DESCONTAR TIEMPO FUERA DE LA EMPRESA, (ambas modalidades dependerán del equipo el cual han adquirido) si seleccionamos INCIDENCIAS deberemos de contar con un equipo que tenga la opción de INCIDENCIAS en sus opciones, el personal que tendrá asignado esta modalidad deberá cada vez que el empleado ingrese a laborar o culmine sus horas de trabajo deberá de realizar una marcación con incidencia “0” y las teclas de estado correspondientes ya sea ENTRADA o SALIDA y cada vez que se retire de la empresa dentro de sus horas de trabajo ya sea por algún motivo justificado deberá de marcar el código de incidencia asignado a sus salida, (este código es programado por el usuario en la ventana de Tipos de Incidencias), de esta manera se podrá conocer la cantidad de horas que estuvo dentro de la empresa y fuera de ella además del motivo de su salida

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Horario de Descanso

Este tipo de horario generalmente serán asignados al personal que eventualmente trabajan los días de su descanso, este tipo de horario deberá ser creado como un horario distinto al horario normal, o al horario flexible que se haya creado

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Parámetros de Entrada y de Salida

Tomaremos como ejemplo este horario creado.

Si la hora de entrada es a las 08:00 de la mañana y sus parámetros de entrada son a las 06:00 y 10:00 esto quiere decir que si una persona realizar una marcación entre ese rango de horas la marcaciones será tomada como una marcación VALIDA de entrada de lo contrario esa marcación se registrara como una marcación INVALIDA y no será tomada para el calculo de horas trabajadas, sucede el mismo proceso para el caso de la salida.



Tolerancia de Entrada y de Salida

Ingresaremos las tolerancias de entrada y las tolerancias de salida, siguiendo el horario anterior donde tiene configurada tolerancia de ingreso de 5 minutos y tolerancia de salida de 0 minutos, si un trabajador marca dentro del rango “08:03” el sistema no tomara esta marcación como una tardanza ya que su hora de ingreso esta programada para las “08:00” y tiene 5 minutos de tolerancia de ingreso, pero si un trabajador marca después de los 5 minutos de tolerancia “08:07” ya tendría 7 minutos de tardanza y esos 7 minutos serán descontados a sus horas trabajadas que realizo durante el día. Para el caso de la tolerancia de salida si la salida del el trabajador es a las “18:00” y realiza una marcación antes de su hora de salida “17:56” y su tolerancia de salida es de 0 minutos entonces a ese trabajador se le descontara 4 minutos de sus horas trabajadas durante el día por haber salido antes de su hora programada.

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12.CONFIGURACIÓN DEL REFRIGERIO Si la empresa desea llevar un control del tiempo en que se demoran los trabajadores en su hora de refrigerio entonces debemos configurar en la ventana de los HORARIOS la hora de refrigerio, marcaremos la opción de MARCACION DE REFRIGERIO, ingresaremos los rangos de validez en los que se inicia la hora de refrigerio “RANGO INI. REFRIGERIO”, y el final de la hora de refrigerio “RANGO FIN REFRIGERIO” esto quiere decir que entre esos rango el trabajador podrá realizar sus salidas e ingresos de refrigerio. Si realiza una marcación es realizada fuera de este rango el sistema tomara su marcaron como una marcación invalida y no será tomada en cuenta para cálculos, ingresamos el tiempo de duración del refrigerio (duración en Minutos). La opción de DESCONTAR HORAS DE REFRIGERIO, si no marcamos esta opción el sistema no descontara el tiempo de duración refrigerio a sus horas normales de trabajo, de lo contrario si marcamos esta opción el sistema descontara de sus horas trabajadas durante el día el tiempo que duro el refrigerio. Si marcamos la opción DSCTO. TIEMPO EXACTO DE REFRIGERIO se refiere a que si el trabajador tenia 60 minutos para su refrigerio y solo se tomo 40 minutos, entonces el sistema solo le descontara a sus horas trabajadas los 40 minutos que duro su refrigerio, de lo contrario si no marcamos esta opción el sistema le descontara los 60 minutos programados para su refrigerio, esta opción solo estará disponible si seleccionamos la opción de DESCONTAR HORAS DE REFRIGERIO.

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13.CONFIGURACIÓN DE LAS HORAS EXTRAS DE ENTRADA Y DE SALIDA El sistema permite configurar las horas extras para empezar a contabilizarlas antes de su hora de ingreso y/o después de su hora de salida, permite configurar el tiempo máximo que tendrán los trabajadores para realizar las horas extras además de configurar sus tolerancias de horas extras de entrada y tolerancias de horas extras de salida.

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Hora Extra de Entrada

Explicaremos mas detalladamente sobre esta configuración a realizar tomaremos como ejemplo este horario creado si marcamos la opción de TIENE HE ENTRADA deberemos de ingresar cuanto tiempo de horas extras queremos contabilizar, en el campo LIMITE HE ENTRADA, el tiempo de duración de las horas extras de entrada no deberá ser mayor de la diferencia de la hora de entrada con la hora inicial entrada, por ejemplo en el horario creado tenemos que la hora de entrada es a las 08:00 y la “Hora Inicial de Entrada” a las 06:00 eso quiere decir que el empleado podrá hacer como máximo 2 horas extras iniciales, si ingresamos una hora inicial mas amplia entonces se podría ampliar el tiempo de horas extras iniciales, en el campo de TOLERANCIA HE ENTRADA determina a partir de que tiempo se podrá considerar horas extras iniciales por ejemplo si la hora de entrada es a las 08:00 y tiene como limite de horas extras(HE) iniciales de 1 hora y tolerancia de horas extras(HE) de 20 minutos eso quiere decir que si un trabajador realiza una marcación a las 07:00 tendrá 1 hora extra, si realiza una marcación a las 06:40 el sistema solo considerara 1 hora extra, pero si su marcación esta dentro del rango de tolerancia “07:40 a 08:00” (rango de 20 minutos configurado para ese horario) y su marcación es a las 07:50 (marcación que esta dentro del rango de tolerancia de horas extras de entrada) entonces el sistema no contabilizara horas extras, ya que toda marcación que se dentro del rango de tolerancia HE entrada no serán consideradas como horas extras iniciales.

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Para el caso de las horas extras de salida, el concepto de funcionamiento es el mismo que el de las horas extras iniciales, seguiremos tomando como ejemplo el horario creado con anterioridad, si marcamos la opción de TIENE HE SALIDA deberemos de ingresar cuanto tiempo de horas extras queremos contabilizar, en el campo LIMITE HE SALIDA, el tiempo de duración de las horas extras de entrada no deberá ser mayor de la diferencia de la hora de salida con la hora final salida, por ejemplo en el horario creado tenemos que la hora de salida es a las 18:00 y la “Hora Final de Salida” es a las 23:00 eso quiere decir que el trabajador podrá hacer como máximo 05:59 horas extras iniciales, si ingresamos una hora final mas amplia entonces se podría ampliar el tiempo de horas extras finales, en el campo de TOLERANCIA HE SALIDA determina a partir de que tiempo se podrá considerar horas extras finales por ejemplo si la hora de salida es a las 18:00 y tiene como limite de horas extras(HE) finales de 5 horas y tolerancia de horas extras(HE) de 60 minutos eso quiere decir que si un trabajador realiza una marcación a las 19:00 tendrá 1 hora extra, si realiza una marcación a la 01:00 de la madrugada el sistema solo considerara 5 horas extras, pero si su marcación esta dentro del rango de tolerancia “18:00 a 19:00” (rango de 60 minutos configurado para ese horario) y su marcación es a las 18:40 (marcación que esta dentro del rango de tolerancia HE de este tiempo de salida no serán consideradas como horas extras finales.

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14.CONFIGURACIÓN DE PARÁMETROS Si no consideran horas extras ni al inicio de la jornada laboral ni al final, el sistema contempla con una opción de considerar la jornada de trabajo desde la hora que llego a la empresa y hasta la hora en que se retiro, ya que el sistema contempla la jornada laboral de la siguiente manera, por ejemplo si el empleado llega a las 07:30 y no tiene configurado horas extras al inicio, entonces el sistema empezara a contabilizar las horas trabajadas a partir de la hora de inicio es decir a partir de las 8:00, pero si seleccionamos la opción CONSIDERAR LLEGADA ANTES DE HORA DE ENTRADA el sistema empezara a contabilizar a partir de las 07:30 hasta la hora que se retire, estas horas no serán contabilizadas como horas extras si no como horas dentro de la jornada normal de trabajo, la opción de COSIDERAR SALIDA DESPUES DE LA HORA DE SALIDA posee el mismo concepto que el de la llegada

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Marcaciones Aleatorio

Esta opción se utiliza para que el sistema realice marcaciones Aleatorias a la salida de la jornada programada, esto quiere decir que si la salida es a las 18:00 el sistema automáticamente realizara una marcación aleatoria dentro de los 10 minutos posteriores a su salida, por ejemplo si un trabajador realiza una marcación a las 20:00, el sistema almacenara su marcación pero siempre mostrara en el reporte oficial la marcación aleatoria, y en el reporte interno se podrá visualizar la marcación realizada por el trabajador

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Si la selección fue DESCONTAR TIEMPO FUERA DE LA EMPRESA el trabajador solo deberá marcar sus ingresos y salidas de la empresa sin necesidad de marcar algún código de incidencias solo realizando marcaciones con las teclas de estado de ENTRADA y SALIDA la diferencias es que sin códigos de incidencias no se podrá saber el motivo de sus salida de la empresa, en ambos casos se podrá saber las cantidad de horas que estuvo dentro y fuera de la empresa en los tipos de horario flexible la opción de Refrigerio estará deshabilitada y solo se podrá realizar el descuento de sus horas de refrigerio.

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15. MODIFICAR HORARIOS Para poder realizar una modificación de los horarios debemos de ingresar a la pestaña de LISTA seleccionaremos el horario a ser modificado y le daremos doble clic para poder modificar sus parámetros, no podrá modificar un horario si ya tiene asignado un turno y asignado a un trabajador, para poder modificar los horarios antes deberá de verificar si cuenta con una asignación al trabajador, si ya cuenta con una asignación deberá de eliminarla luego eliminar el turno que tiene enlazado con el horario, estos pasos se seguirán si el horario ya cuenta con asignaciones realizadas de lo contrario no tendrá problemas para realizar las modificaciones de los horarios.

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CAPITULO VI 16. Creación de turnos 

Turnos Normales

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Modificar Turnos



Borrar Turnos

17. Turnos rotativos

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16. CREACIÓN DE TURNOS Los turnos creados en esta ventana se enlazaran con los horarios creados con anterioridad, estos turnos definirán los días en que los empleados deberán de realizar las marcaciones, para la creación de los turnos deberemos ingresar al menú MANTENIMIENTO-OPCIONES / GESTION DE TURNOS / AÑADIR seleccionaremos que tipo de turno deseamos crear ya sea un turno NORMAL o un turno FLEXIBLE o un turno ROTATIVO 

Turno Normal

Ingresaremos un nombre al turno y le daremos clic en ASIGNAR HORARIOS nos mostrara una ventana

donde

aparecerán

todos

los

horarios

normales

que

hayamos

creados,

seleccionaremos el tipo de horario normal creado y los días en que el trabajador deberá realizar sus marcaciones hacemos clic en aceptar y nos mostrara los días y las horas del turno creado.

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Modificar Turnos

Si deseamos añadir mas de un horario distinto a un solo turno deberemos seleccionar el turno creado y daremos clic en ASIGNAR HORARIOS, seleccionamos el horario y el día que deseamos agregar y daremos clic en ACEPTAR y luego GRABAR. Los horarios que de descanso serán marcados de color rojo para poder identificarlos de los otros tipos de horario podremos combinar en un solo turno los tres tipos de horario que brinda el sistema ya sean horarios normales, flexibles o rotativos

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Borrar Turnos

Para poder borrar todo un turno o una parte del turno seleccionaremos el turno creado y daremos clic en BORRAR y si deseamos borrar solo un día del turno seleccionaremos el día del turno y daremos clic en BORRAR solo borraremos un día del turno creado

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17. TURNOS ROTATIVOS Un turno rotativo se utiliza cuando un trabajador varia su turno diariamente, es decir si un trabajador se encuentra programado para que trabaje en un turno por la Mañana y al día siguiente cambia su turno para que ingrese por la Noche y esta constantemente cambiando de turno diariamente, el administrador del sistema podrá utilizar un turno rotativo, para ello seleccione en la ventana de turnos seleccionar TURNO ROTATIVO, nos mostrara una ventana donde ingresaremos el nombre del turno rotativo y seleccionaremos los turnos que serán rotativos. Un turno rotativo solo podrá ser creado por turnos normales y el trabajador solo podrá Tomar uno de los horarios por día.

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CAPITULO VII 18. Asignación de turnos a los empleados 19. Selección del Turno y Rango de Duración 20. Borrar un Turno Asignado

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18.ASIGNACIÓN DE TURNOS A LOS EMPLEADOS Una vez terminada la configuración de todos los horarios y todos los turnos procederemos a asignárselos a los trabajadores, si no le asignamos los turnos a los que pertenecen los trabajadores el sistema no podrán realizar sus cálculos de asistencia, para asignarles los turnos deberemos de ingresar al menú MATENIMIENTO-OPCIONES / ASIGNAR TURNOS A EMPLEADOS. Para poder asignar a los empleados lo podremos hacer por áreas de trabajo, asignarles un turno a todos los trabajadores o realizar múltiples selecciones para poder asignarles el turno, luego daremos clic en ASIGNAR TURNO se abrirá una pantalla, luego volveremos a hacer clic en ASGINAR TURNO

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19.SELECCIÓN DEL TURNO Y RANGO DE DURACIÓN Seleccionaremos el turno al cual va a pertenecer el empleado, además de la fecha en la cual tendrá asignado el turno

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Podemos tener mas de un turno asignado a un empleados en fechas distintas, para ellos deberemos de ingresar nuevamente a turnos, como podemos apreciar se encuentra asignados dos turnos a un empleado en fechas distintas.

20.BORRAR UN TURNO ASIGNADO Si deseamos borrar una asignación deberemos seleccionar el turno asignado y darle clic en QUITAR TURNO

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CAPITULO VIII 21. Creación y Edición de los días festivos

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21.CREACION Y EDICIÓN DE LOS DÍAS FESTIVOS El sistema permite crear sus propios días festivos o días feriados que se presenten durante el año, para ellos ingresaremos a MANTENIMINETO-OPCIONES / LISTA DE DIAS FESTIVOS daremos clic en AÑADIR y empezaremos a ingresar nuestros días festivos, cuando un día festivo se prolonga a mas de un día entonces en el campo de DURACION DE DIAS ingresaremos la cantidad de días feriados, en la pestaña de LISTA podremos visualizar todos los días creados, si deseamos realizar alguna modificación entonces nos ubicaremos en el registro que vamos a modificar y le daremos doble clic de esta manera podremos crear o modificar o borrar nuestros días festivos. Si no ingresamos los días festivos al sistema, el sistema tomara como una jornada normal de trabajo.

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CAPITULO IX 22. Edición de los tipos de licencias 23. Asignación de licencias

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23. EDICIÓN DE LOS TIPOS DE LICENCIAS El sistema permite crear sus propios tipos de Licencias o autorizaciones para que el personal se retire de la empresa por algún motivo justificado para ellos ingresaremos a MANTENIMINETO-OPCIONES / TIPOS DE LICENCIAS daremos clic en AÑADIR y empezaremos a editar nuestras licencias, en la pestaña de LISTA podremos visualizar todos los tipos de licencias creados, si deseamos realizar alguna modificación entonces nos ubicaremos en el registro que vamos a modificar y le daremos doble clic de esta manera podremos crear o modificar o borrar nuestros días festivos.

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22.ASIGNACIÓN DE LICENCIAS El sistema permite otorgar licencias o permisos justificados a los trabajadores, la manera correcta de realizar esto es la siguiente ingresaremos al menú ASISTENCIA / ASIGNAR LICENCIA ubicaremos al empleado que daremos el permiso o la licencia, una vez ubicado al empleado daremos clic en AÑADIR nos mostrara una pantalla donde asignaremos el tiempo en que estar fuera de la empresa o las horas en que se ausentara, seleccionamos el tipo de licencia y alguna observación adicional terminado esto daremos clic en AÑADIR

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CAPITULO X 23. Creación y Edición de Incidencias

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23.EDICIÓN DE LOS TIPOS DE INCIDENCIAS El sistema permite crear sus códigos de incidencias para poder controlar y saber las horas que estuvo fuera un trabajador que constantemente ingresa y sale de la empresa y poder saber la cantidad de horas que estuvo fuera y dentro de la empresa para ello ingresaremos a MANTENIMIENTO–OPCIONES / TIPOS DE INCIDENCIAS daremos clic en AÑADIR ingresaremos el código de incidencias, digitaremos una descripción del tipo de incidencia y el tipo de la incidencia ya sea Remunerado o No Remunerado, si deseamos modificar algún registro ingresaremos a la pestaña de LISTA, cuando tengamos preparados los códigos de incidencias deberemos de cargarlo esos códigos al equipo desde la estaña CARGAR A DISPOSITIVOS.

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CAPITULO XI 24. Opcion Opciones es del Sistema Sistema 25. Desca Descarga rga de los eventos eventos 

Marcaciones en línea

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Descarga de eventos

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24.OPCIONES DEL SISTEMA El sistema cuenta con una opción donde podremos obtener información de la cantidad de registros realizados en el equipo además de tener control sobre algunas funciones del equipo para acceder a ellos deberemos de ingresar a la opción de AYUDA / OPCIONES DE DISPOSITIVOS seleccionaremos el equipo con el cual deseamos obtener información y le daremos clic en LEER INFORMACION el sistema nos mostrara la cantidad de registros de usuarios, la cantidad de huellas registradas, la cantidad de administradores registrados, cuantos usuarios registrados con password y la cantidad de marcaciones realizadas en el equipo. En la pestaña de FUNCIONES AVANZADAS nos conectaremos con el equipo, podremos borrar todos los privilegios de los administradores del equipo, borrar todas las marcaciones registradas en el equipo, reiniciarlo, apagarlo y sincronizar la hora y fecha del equipo con la hora y fecha de la computadora

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25.. DE 25 DESC SCAR ARGA GA DE LO LOS S EVE EVENT NTOS OS Cada vez que se realice una marcación en el equipo de control de asistencia, esta marcaron se quedara almacenada en la memoria interna del equipo, sin la necesidad que la computadora donde se encuentre instalado el programa se encuentre encendida, cuando deseemos visualizar las marcaciones realizadas en el equipo la podemos hacer de dos maneras, por medio de MARCAJES EN LINEA o por DESCARGAR EVENTOS, EVENTOS, 

Marcaciones En Línea

La función Marcaciones En Línea con la que cuenta el programa se utiliza para visualizar en tiempo real las marcaciones entrantes en el equipo, cada vez que alguna persona registrada en el equipo realice una marcación se podrá visualizar y saber que persona es la que esta realizando su marcación en tiempo real, (todas las marcaciones entrantes cuando estén conectados se estarán guardando directamente en la base de datos del programa), para ingresar a esta opción ingresaremos a MARCAJES EN LINEA, marcaremos el equipo que tenemos configurado y le daremos clic en CONECTAR, cuando se encuentre conectado con el equipo, podrá visualizar todas las marcaciones que se realicen en el equipo.

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Descarga de Eventos

Descargar los eventos se refiere a transferir las marcaciones desde el equipo hacia el programa, para ello ingresaremos al menú DISPOSITIVOS / DESCARGAR EVENTOS luego daremos clic en DESCARGAR FICHAJES esperaremos un lapso de tiempo hasta que termine la transferencia de información

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CAPITULO XII 26. Generar Reportes 

Informe de Cálculos Detallados

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Informe de Cálalos Resumidos

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Reporte Oficial

27. Registro de Marcaciones 

Edición de las Marcaciones

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Descarga de las Marcaciones por USB

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26.GENERAR REPORTES Antes de generar un reporte se tendrá que realizar una descarga de eventos para poder tener las ultimas marcaciones realizadas en el equipo y tenerlas guardadas en la base de datos del programa, para generar los reportes de deberemos de ingresar al menú de REPORTE / CALCULO DE ASISTENCIAS el reporte lo podremos sacar por áreas de trabajo, de manera individual por cada trabajador y por rangos de fecha, ya sean reportes por Mes o por Días, Semanas o Anuales, una vez que seleccionemos los criterios del reporte daremos clic en CALCULAR, nos mostrara los datos básicos del trabajador así como también el horario al que pertenece y su registro de ingresos detallado por fechas obteniendo todo el calculo de asistencia que a tenido el trabajador

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Como resultado obtendremos todos los cálculos de asistencia ya sean tardanzas, salidas antes tempranas, las horas trabajadas durante el día, el tiempo que se tomo para su refrigerio, así como también las horas extras y los días de permisos y feriados, estos resultados los podremos enviar a una hoja Excel o imprimirlos directamente desde el software

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Además podremos conocer por medio de las teclas de estado o de incidencias las horas que el personal constantemente sale de la empresa, podremos saber cuantas horas estuvo fuera de la empresa y las horas que estuvo dentro ya sean solo por teclas de estado de Entrada y Salidas o por medio de los códigos de incidencias el cual además de brindar las horas dentro y fuera de la empresa nos mostrara el motivo por el cual se fue de la empresa y conocer si esas horas serán consideradas como remuneradas o no remuneradas

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Para poder imprimir los reportes del sistema daremos clic en alguno de los cuatro reportes principales que otorga el sistema(Informe Detallado de Cálculos, Informe de Cálculos Interno, Informe de Calculo Resumido, Reporte Oficial) le daremos clic en GENERAR, los reportes que genera el sistema son un reporte detallado de las horas de ingresos y salidas del trabajador, dividiendo las horas extras en distintas columnas(esta generación del reporte es personalizada por el usuario del sistema) las dos primeras horas extras las separa en una columna llamada por defecto al 25% las demás horas posteriores ingresaran a una columna llamada por defecto al 35% y la columna de horas dobles serán comandas en cuenta si el trabajador laboro un día festivo o un día de Descanso, además de las horas nocturnas, así como tambien un reporte totalizado de sus horas registros de asistencias y el reporte oficial que exige el ministerio de trabajo, el sistema permite imprimir este reporte directamente desde le software o exportarlo a una hoja Excel

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Informe de Cálculos Detallado

La información que obtendremos en este informe será un detallado día a día según los parámetros de fecha que le hayamos dado, podremos saber que días a faltado a la empresa que días a llegado tarde además de otras estadísticas de asistencia

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Informe de Cálculos Resumido

La información que obtendremos en este informe será un resumen de todas la estadística de asistencia en un rango de fechas establecido por el usuario del sistema, podremos conocer el totalizado de sus horas de trabajo, horas extras, tardanzas, etc. De todo el personal que ingresa a la empresa

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Reporte Oficial

El reporte oficial es el reporte que solicita el ministerio de trabajo según ley, el sistema otorga el reporte los campos basados

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27.REGISTRO DE MARCACIONES Todas las marcaciones que se realicen en el equipo quedaran registradas en el sistema ya sean marcaciones que se hayan realizado de manera repetida o marcaciones que estén fuera del horario establecido para visualizar estas marcaciones ingresaremos a REPORTES / CALCULOS DE ASISTENCIAS configuraremos un reporte ya sea por áreas, por trabajador o por rango de fechas y le daremos clic en CALCULAR e ingresaremos a la pestaña de MARCACIONES en esta pantalla nos mostrara todas las marcaciones realizadas en el equipo, desde esta pantalla podremos AÑADIR, EDITAR O ELIMINAR las marcaciones que no hayan sido realizadas en el equipo, ya que las marcaciones que hay sido realizadas en el equipo no se podrán modificar ni eliminar y se diferencian por los símbolos que aparecen a la izquierda del código ID del trabajador, los iconos de color naranja son marcaciones realizadas por el administrador del sistema y las marcaciones realizadas por el trabajador el icono es de color azul, también se podrá realizar un filtro de las marcaciones realizadas en un rango de fechas y si cuenta con un equipo con descarga de las marcaciones con USB podrá descargar las marcaciones desde la opción EXPORTAR / IMPORTAR

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Edición de las Marcaciones

El administrador del software podrá realizar marcaciones manuales, podrá añadir, editar o eliminar marcaciones de manera manual pero solo a aquellos trabajadores que no hayan realizado marcaciones en el equipo por algún motivo particular.

El símbolo que veremos a continuación nos indica que la marcación echa por ese trabajador fue realizada desde el equipo y no podrá ser modificada o eliminada del sistema

El símbolo que vemos a continuación nos indica que la marcación ha sido realizada manualmente por el administrador del sistema esta marcación podrá ser editada o eliminada del sistema

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4 Manual ProxBioControl New

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