24862981 Manual Aspel

Autorizado por su propietario Lic. M.A. Carlos A. Rodríguez Garza para difundirlo

Manual de Aspel Carlos A. Rdoriguez Garza [email protected] Introduc roducció ción n 1. Int Introducción ción al sistema siste ma de control de compra-venta compra- venta e inventario inve ntario 2. Introduc Instalación ación del sistema siste ma de control de compra-venta compra-vent a e inventario 3. Instal peración ión del sistema sistem a de control de compra-venta compra- venta e inventario inve ntario 4. perac Reportess del sistema sistem a de control de compra-venta compra- venta e inventario inve ntario !. Reporte Introducción ción al sistema sis tema de conta#le conta #le ". Introduc Instalación ación del sistema s istema de conta#le $. Instal peración ión del sistema si stema de conta#le %. perac Reportess del sistema si stema de conta#le &. Reporte Introducción ción al sistema s istema de nómina 1'. Introduc Instalación ación del de l sistema siste ma de nómina nómi na 11. Instal peración ión del sistema si stema de nómina 12. perac Reportess del sistema si stema de nómina 13. Reporte 14. (i# (i#liog liogra) ra)*a *a

1!. I+,R I+,RCC CCI/+ I/+ El presente Manual pretende pretende facilitar el aprendizaje de los programas programas de la familia de ASPEL©, los cuales son ASPEL©-SAE es el Sistema Administratio Empresarial !ue controla el ciclo de todas las operaciones de compra-enta de la empresa en forma segura, confia"le # de acuerdo con la legislaci$n ige igent nte% e% propor proporci cion ona a herra herrami mien enta tass de ang anguar uardi dia a tecn tecnol ol$g $gic ica a !ue !ue permi permite ten n una una admi admini nist stra raci ci$n $n # comercializac comercializaci$n i$n eficientes. eficientes. La integraci$n integraci$n de sus m$dulos &clientes, &clientes, facturaci$n, facturaci$n, endedores, endedores, cuentas por co"rar, compras, compras, proeedores, proeedores, cuentas por pagar # estad'stica estad'sticas( s( asegura asegura !ue la informaci$n informaci$n se encuentre encuentre actualizada en todo momento. )enera reportes, estad'sticas # gr*ficas de alto niel e interact+a con los dem*s sistemas de la l'nea ASPEL© para lograr una completa integraci$n de procesos. ASPEL© , procesa, integra # mantiene actualizada la informaci$n conta"le # fiscal de la empresa, en forma segura # confia"le. Proporciona diersos reportes # gr*ficas !ue permiten ealuar el estado financiero de la organizaci$n as' como generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales. alcul alcula a la depreci depreciaci aci$n $n de los actio actioss fijos. fijos. Mantie Mantiene ne interf interfaces aces con los dem*s dem*s sistem sistemas as ASPEL ASPEL© e interact+a con hojas de c*lculo, lo !ue contri"u#e a lograr una eficiente administraci$n de la empresa. ASPEL© /, automatiza el control de todos los aspectos de la n$mina considerando la legislaci$n fiscal # la"oral igente. nclu#endo los c*lculos de0 retenci$n # c*lculo anual de S1, mpuesto local, retenci$n MSS, entre otros. Es la mejor soluci$n para las micro, pe!ue2as # medianas empresas, pues al automatizar el control de todos los aspectos inolucrados en la n$mina de la empresa, lo hace considerando la legislaci$n me3icana, de tal manera !ue el 4suario puede tener plena confianza en !ue los c*lculos !ue el sistema realiza los hace apegados a las diferentes le#es, como la Le# del mpuesto So"re la 1enta, la Le# del MSS, la Le# 5ederal del 6ra"ajo, entre otras.


1". 1$. 1%. 1%. +I +IA A 1 1&. I+,RCCI/+ A0 I,MA I,MA  C+,R0  CMRA-+,A CMRA-+,A  I++,ARI I++,ARI a. Sist Sistem ema a Admi Admini nist stra rati tivo vo..

4n sistema administratio es un programa normalmente comercial &programas ela"orados con opciones generales, los cuales no est*n hechos para una empresa especifica, pero !ue por lo mismo puede ser usado por cual!uier empresa(, !ue controla las actiidades generales de cual!uier tipo de empresa, en esta caso consideraremos tres funciones "*sicas de las empresas, compra, enta # control de inentario, estas actiidades son las !ue estudiaremos en este pa!uete. b. Tipo Tipos s de de Emp Empre resa sas s

Antes de comenzar es importante recalcar los diferentes tipos de empresas. La clasificaci$n !ue amos a manejar es independientes de la figura jur'dica !ue cada empresa tenga &propietario +nico, sociedad an$nima, sociedad responsa"ilidad limitada, empresa colectia etc.(, haremos una clasificaci$n de acuerdo a su giro # las diidiremos en0 7. ndust ustriale ales 8. omer omercciales 9. de Se Sericio i. Ind Industr ustriiale ales La actiidad primordial de :ste tipo de empresas es la producci$n de "ienes o productos mediante la transformaci$n #;o e3tracci$n de materias primas. Son de dos tipos0 Primarias E3tract acti ias as00 e3pl e3plot otan an los los recu recurs rsos os natur natural ales es,, #a sea sea reno renoa" a"le less # no reno renoa" a"le les, s, • E3tr ente entend ndi: i:nd ndose ose por recur recurso soss natu natura rale less todas todas las las cosa cosass de la natur naturale aleza za !ue !ue son son indispensa"les para la su"sistencia del hom"re. Ejemplos de este tipo de empresas son las pes!ueras, madereras, mineras, petroleras, etc. • )anaderas0 e3plotan la ganader'a • Agr'colas0 e3plotan la agricultura. Secundarias • Manu Manufa factu cture rera ras0 s0 son son empre empresa sass !ue !ue transf transfor orma man n las las mater materia iass prim primas as en prod produc uctos tos terminados, # pueden ser de dos tipos0 A. Empresas !ue producen "ienes de consumo final. Por ejemplo0 productos alimenticios, prendas de estir, aparatos # accesorios el:ctricos, etc. <. Empresas !ue producen "ienes de producci$n. Estas empresas satisfacen preferentemente la demanda de las empresas de consumo final. Por ejemplo0 productoras de papel, materiales de construcci$n, ma!uinaria pesada, ma!uinaria ligera, productos !u'micos, etc. • onstrucci$n0 se dedican a la realizaci$n de o"ras p+"licas # priadas. ii. ii. Comerc mercia iale less Son intermediarios intermediarios entre productor productor # consumidor% consumidor% su funci$n funci$n primordial es la compra = enta de productos terminados en el lugar # monto adecuado &comerciantes(. Son de tres tipos0 • Ma#oristas0 Ma#oristas0 son empresas !ue efect+an efect+an entas en gran escala a otras empresas &a!uellas &a!uellas !ue enden a ma#oristas o minoristas(, !ue a su ez distri"u#en el producto directamente al consumidor. Minori rist stas as o deta detallllis ista tas0 s0 las las !ue !ue ende enden n prod product uctos os al menu menudeo deo,, o en cant cantid idad ades es al • Mino consumidor.


omisionistas0 se dedican a ender mercanc'a !ue los productores les dan a consignaci$n, perci"iendo por :sta funci$n una ganancia o comisi$n. El minorista puede comprarle directamente al ma#orista o al productor. El comisionista por su parte, puede reci"ir mercanc'a directamente del minorista, del ma#orista o "ien del productor. iii iii. e ervi ervici cio o Son a!uellas !ue "rindan un sericio a la comunidad # !ue persiguen fines lucratios. • Personas0 a este grupo pertenecen los t:cnicos, los !ue "rindan un sericio a la comunidad # piden cierta remuneraci$n #a !ue esta"lecen un costo0 ta3istas, electricistas, plomeros, la ense2anza # comunicaci$n, etc. • Profesionistas0 a este grupo se le asignan los despachos de contadores, los asesores, los consultores, # dem*s lugares en los !ue la"oran los profesionistas # co"ran por sus sericios. • Empresas0 a!u' se inclu#en las financieras, "ancarias, hospitales, caja de "olsa, agencias de pu"licidad, etc. Sin importar el tipo de empresa !ue se trate, los programas administratios, conta"les # de n$mina se adaptan a cual!uiera, cual!uiera, sin em"argo tenemos !ue reconocer !ue el funcionamiento funcionamiento de cada una de ellas, es diferente # se de"e considerar esas diferencias al tra"ajar con ellas. Para Para hacer hacer m*s m*s clar claro o esta estass difer diferenc encia ias, s, las cuale cualess se de"e de"en n refl reflej ejar ar en las las acti actii ida dades des empresariales &SAE(, como conta"les &(, la siguiente ta"la muestra las principales caracter'sticas especiales. •

Tipo de Empresa Industrial

Actividades Empresariales • • •

• • • •

Comercial

• • • • •

Sericio

• • •

Consideraciones Contables

Se de"e determinar un costo dentro de la empresa de acuerdo a lo !ue cuesta la materia prima directa, a la man ma no de o" o"rra &o &o"r "rer eros os(( # a lo loss cargos indirectos. En :ste tipo de empresas industriales de"e llearse adem*s de una un a o ont nta" a"ililid idad ad )e )ene nera ral,l, un una a onta"ilidad de ostos% esto es el sa"er cu*n *ntto cues estta pr pro odu duccir art'culos, art'cul os, # as' poder comple complementar mentar la conta"ilidad general. Por lo !ue se llean diferentes tipos de almacenes0 de Materias Primas, de Pro rodu duct ctos os en Pr Proc oces eso o # de Productos 6erminados. Se de"e determinar un S6 en Se MP1A productos terminados "ase al precio a !ue se compran los Se ALMAE/A/ productos terminados% ha# !ue tener Se >E/?E/ en cu cuen enta ta !u !ue e es este te pr prec ecio io se ser* r* Se )A/A, e3isten ingresos diferente al precio en !ue se endan. Se compran nueamente P1?46S /orm /o rmal alme ment nte e se lllle ea a un sol olo o 6E1M/A?S Almac:n EL osto se determina en "ase a las ?an Sericios # reci"en un /)1ES necesidades de la empresa. En caso ?eterminan un S6 de !ue no e3ista factura0 el ?eterminan una )A/A/A /)1ES = S6  )A/A/A. En este caso el costo se determina por materiales como papeler'a !ue son so n ut utililiz izad ados os,, si sin n em em"a "arg rgo o la ma#or'a de los gastos indirectos son incluidos es sus precios por sericio, porr lo !u po !ue e se de dete term rmin ina a !u !ue e su suss Se MP1A materia prima Se ALMAE/A materia prima Se 61A/S51MA la materia prima Se ALMAE/A el producto terminado Se >E/?E Se gana, e3isten ingresos Se uele a P1?41


ingresos son igual a sus ganancias. Por la caracter'stica pereci"ilidad de los sericios no se pueden almacenar, por lo !ue no se usa en esta empresa almac:n alguno. omo podemos er, en todos los tipos de empresas se compra # se ende, # en la ma#or'a se re!uiere de por lo menos un almac:n, por lo !ue es prescindi"le llear un control de inentarios. Para una mejor f$rmula del curso # por la imposi"ilidad del tiempo de llear los tres tipos de empresas a la pr*ctica, manejaremos en los ejercicios de SAE una empresa comercial # para  una de sericios ¶ / no afecta el tipo de empresa !ue sea(, esto de"ido a la complejidad de llear una empresa ndustrial por necesitar como antecedente la materia de conta"ilidad gerencial o conta"ilidad de costos. c. Actividades generales de la empresa.

i. Compra
Este punto es esencial, por!ue esos documentos son la materia de tra"ajo de SAE, a tra:s de esos diersos documentos &formatos( es !ue se da la entrada de datos en el sistema. Los documentos usados en la compra, pueden ariar de una empresa a otra # de acuerdo al trato comercial !ue se tenga con el proeedor algunos pueden incluso omitirse, pero es importante !ue por lo menos uno de ellos se utilice, por!ue de no ser as' la compra / !uedar* registrada, a continuaci$n se mencionar*n los documentos !ue usa SAE para su proceso de compra con algunas caracter'sticas importantes !ue se tienen !ue tomar en cuenta0

ocumento rden de ompra

?escripci$n Este documento se utiliza, cuando !ueremos solicitar productos al proeedor, en ocasiones cuando e3iste "uena relaci$n con el proeedor, esta solicitud se puede hacer er"almente, pudiendo omitir el documento

ontenido 4n listado de los productos !ue estamos solicitando al proeedor, normalmente el formato iene con los datos del proeedor al !ue le estamos haciendo la solicitud &el cual #a de"emos tener en un cat*logo de proeedores. Se er* en la 4nidad 9(.

"seraciones Este documento / afecta al nentario, #a !ue s$lo estamos solicitando la compra, pero el proeedor no ha surtido ning+n producto.

1ecepci$n

4na ez !ue el Proeedor surte los productos solicitados, se realiza este formato, el cual / se puede omitir.

Listado de los productos !ue el proeedor entrega. &SAE tiene una entaja para no repetir los datos de este formato, si se ela"or$ la orden de compra,

Este documento afecta el inentario, como una entrada al almac:n &si no se ela"ora / se registra la entrada(


ocumento

?escripci$n

ontenido puede E/LAA1, este documento con la orden la cual puede ser igual o en caso de e3istir algunos pe!ue2os cam"ios se pueden realizar en este documento, se er* en la 4nidad 9(.

"seraciones

?eoluci$n compra.

so"re Si despu:s de reci"ido Listado de los productos Este documento afecta los productos, e3isten deueltos. el inentario con una algunos de ellos !ue no Este formato tiene !ue salida de almac:n. cumplen con las E/LAA1SE especificaciones forzosamente con una re!ueridas, este formato 1ecepci$n, #a !ue no sire para deoler se puede deoler algo dichos productos. &si los !ue no ha entrado al productos son reisados Almac:n, se er* en la # deueltos antes de 4nidad 9( entrar al almac:n, no ser* necesario ela"orarlo, pues se aplicara en el documento de 1ecepci$n, con los productos aceptados nada m*s( Los documentos usados en la enta, pueden ariar de una empresa a otra # de acuerdo al trato comercial !ue se tenga con el cliente algunos pueden incluso omitirse, pero es importante !ue por lo menos uno de ellos se utilice, de no ser as' la enta / !uedar*, a continuaci$n se mencionar*n los documentos !ue usa SAE para su proceso de enta con algunas caracter'sticas importantes !ue se tienen !ue mencionar0

ocumento otizaci$n

?escripci$n Este documento se utiliza, cuando un cliente nos solicita precios de productos !ue ende la empresa. Se puede omitir

Pedido

4na ez !ue el cliente ela"ora una orden de compra la empresa llena este formato, con los datos de la orden del cliente, este formato se puede omitir, la ma#or'a de las empresas medianas # pe!ue2as lo omiten,

ontenido 4n listado de los productos !ue nos solicitan los clientes, normalmente el formato iene con los datos del cliente !ue nos est* haciendo la solicitud &el cual #a de"emos tener en un cat*logo de clientes. Se er* en la 4nidad 9( Listado de los productos !ue el cliente solicita. &SAE tiene una entaja para no repetir los datos de este formato, si se ela"or$ la cotizaci$n, puede E/LAA1, este documento con el pedido la cual puede ser igual o en caso de

"seraciones Este documento / afecta al nentario, #a !ue s$lo estamos eniando una lista de precios, pero no se ha endido ning+n producto.

Este documento / afecta al nentario, #a !ue s$lo estamos llenando un formato con los productos solicitados, pero no se ha entregado ning+n producto.


ocumento

1emisi$n.

5actura

?eoluci$n so"re enta

?escripci$n ontenido pasando directamente a e3istir algunos la 1emisi$n o 5actura. pe!ue2os cam"ios se pueden realizar en este documento, se er* en la 4nidad 9(

"seraciones

?espu:s de entregada la mercanc'a se llena este formato, la caracter'stica principal !ue tiene, es !ue se usa cuando la enta es a cr:dito, o sea no han sido pagados los productos endidos, en caso de !ue la enta sea pagada en el momento no se usa este formato, si no el de factura, en algunas empresas en ez de un formato se 1emisi$n se usa una copia de la factura. Se puede omitir si se hace la factura directa. Al momento !ue el cliente paga los productos comprados, se llena este formato. /o se puede omitir, #a !ue es el documento !ue registra como pagado o no para el control de cuentas por co"rar.

Listado de los productos Este documento afecta endidos. el inentario con una &SAE tiene una entaja salida de almac:n. para no repetir los datos de este formato, si se ela"or$ la cotizaci$n o el pedido, puede E/LAA1, este documento con la remisi$n la cual puede ser igual o en caso de e3istir algunos pe!ue2os cam"ios se pueden realizar en este documento, se er* en la 4nidad 9(

Si despu:s de entregado los productos, e3isten algunos de ellos !ue no cumplen con las especificaciones re!ueridas por el cliente, este formato sire para registrar la deoci$n de dichos productos. &Si los productos son reisados # deueltos antes de salir al almac:n, no ser*

Este documento afecta el inentario con una entrada de almac:n.

Listado de los productos endidos. &SAE tiene una entaja para no repetir los datos de este formato, si se ela"or$ la cotizaci$n, el pedido o la 1emisi$n puede E/LAA1, este documento con la factura la cual puede ser igual o en caso de e3istir algunos pe!ue2os cam"ios se pueden realizar en este documento, se er* en la 4nidad 9( Listado de los productos deueltos. Este formato tiene !ue E/LAA1SE forzosamente con una remisi$n o factura, #a !ue no se puede deoler algo !ue no ha salido del Almac:n, se er* en la 4nidad 9(

Este documento afecta el inentario con una salida de almac:n. &Si la salida fue registrada por la 1emisi$n #a no se repite esa salida( 5, si la factura no es enlazada con la 1emisi$n correspondiente # se ela"ora directa, Si se duplica la salida de Almac:n. &Se er* en el ap. 9(


ocumento

?escripci$n necesario ela"orarlo, pues se aplicara en el documento de remisi$n o factura, con los productos aceptados nada m*s.(

ontenido

"seraciones

Algo !ue es importante mencionar # !ue se ampliar* en el cap'tulo 9, es la cue sti$n del E/LAE de documentos% los documentos !ue se ela"oran pueden ser ?1E6S o E/LAA?S, pero en algunos casos s$lo pueden ?1E6S como en el caso de los primeros documentos de ompra # >enta &rdenes # otizaciones( o como en el caso de las ?eoluciones so"re ompra o >enta, los cuales forzosamente tienen !ue enlazarse con otros documentos anteriores. Sin em"argo los dem*s documentos pueden ser directos o en enlazados, por ejemplo se puede dar el caso !ue no se realice una rden de ompra, si no !ue se haga la solicitud al proeedor de manera personal, sin formato alguno # s$lo se realiza la recepci$n al momento !ue lleguen los productos. As' mismo, se puede realizar el Pedido directo, sin !ue e3ista una otizaci$n anterior, si el cliente #a conoce el precio de nuestros productos nos puede eniar su orden sin !ue necesite una cotizaci$n. Por otro lado si la empresa no maneja el formato de pedido, puede realizar una 1emisi$n directa, con la rden de ompra del liente si la enta es a r:dito. B finalmente si el cliente hace la compra # la paga o es una enta en mostrador se puede realizar la factura directamente. Al analizar los formatos # los usos de :stos, nos podemos dar cuenta !ue en el proceso de compraenta se genera un ciclo, en el cual nuestra empresa es cliente # proeedor, cliente cuando compramos # proeedor cuando endemos. En el siguiente es!uema se er* ese proceso de una manera m*s clara. dentificando a nuestra empresa, la !ue usara el sistema SAE, como CEmpresa nalidaD, nom"re !ue le da SAE, por ser para uso educatio.


roceso de Compra-enta

omo emos los documentos en negritas, son los !ue amos a realizar en SAE, tam"i:n podemos notar !ue los procesos son iguales cuando la empresa es cliente, con las de su cliente # cuando la empresa es proeedor, con la de su proeedor. &Se omiti$ en el es!uema el documento de pedido, as' mismo en la pr*ctica no se a a usar(. e. Modo de Operación de SAE

Antes de iniciar # er la instalaci$n del programa, !uiero mostrar la forma como se tra"ajar* en SAE, #a !ue :ste, tiene un trato especial en cuanto a la cantidad de entanas !ue usa, lo cual no sucede con  # /, !ue tienen un manejo de entanas m*s f*ciles # directas. SAE tra"aja por m$dulos, cada uno de ellos a"re una entana diferente, amos a e3plicar r*pidamente la funci$n # las opciones !ue tiene cada modulo0 i. Módulos Clientes 6 Cuentas por co#rar. Se maneja en este modulo el cat*logo de clientes # conceptos de cuentas por co"rar, as' como los reportes de cada uno de estos conceptos. &al entrar autom*ticamente a"re la su"entana de lientes( 7acturas 6 endedores. ?ocumentos de 5acturas, 1emisiones, Pedidos, otizaciones, ?eoluciones so"re >enta # at*logo de >endedores, as' como los reportes de cada uno de estos conceptos. &al entrar autom*ticamente a"re la su"entana de 5acturas( Inventarios 6 ervicios. at*logo de nentarios # moimientos de inentarios, as' como todos los reportes de estos conceptos. &al entrar autom*ticamente a"re la su"entana de nentarios # Sericios( roveedores 6 Cuentas por agar. Se maneja en este modulo el cat*logo de proeedores # conceptos de cuentas por pagar, as' como los reportes de cada uno de estos conceptos. &al entrar autom*ticamente a"re la su"entana de Proeedores( Compras.


Se manejan los documentos 1ecepciones, rdenes # ?eoluciones so"re ompra, as' como los reportes de cada uno de los estos conceptos. &al entrar autom*ticamente a"re la su"entana de 1ecepciones( stad*sticas. ?iferentes reportes de estad'sticas # gr*ficos generales # la opci$n de generar las estad'sticas !ue la empresa desee o re!uiera. tras opciones 4na de las entajas del manejo de los diferentes entanas !ue se usan en SAE es !ue en todos los m$dulos se tienen una opci$n de Edici$n, la cual se maneja igual en cual!uier modulo, #a !ue tiene la opci$n de Agregar, Modificar # Eliminar !ue tienen el mismo funcionamiento de acuerdo al modulo donde se apli!uen.


2'. +IA 2 21. I+,A0ACI/+ 0 I,MA  C+,R0  CMRA-+,A  I++,ARI a.

Instalación

Se introduce el ? de SAE en la unidad # se de"e de ejecutar autom*ticamente mostrando la siguiente pantalla0

omo es la primera ez, daremos un clic en Instalar .


La siguiente pantalla indica los derechos de autor # la protecci$n legal contra reproducciones, al ser utilizado por razones educatias, no se registrar*, ni se de"e de usar para fines diferentes al educatio. /i generar copias ilegales del mismo. lic en siguiente.

Acuerdo de la licencia, clic en S'

nstalar la ersi$n completa, lic en siguiente

Se pedir* un /o. de Serie # un numero de ?isco &este se inclu#e en el ?(. lic en siguiente.


La pantalla donde se indica la carpeta donde se instalar* &se puede dejar como est*, la cual es0 en el disco duro normalmente 0 Archios de programasFASPELFSAE 8.G. lic en siguiente.

H 6ipos de nstalaci$n se seleccionar* Autom*tica # clic en siguiente.

)rupo de programas &dejar en el grupo de ASPEL©( clic en siguiente.

Se inicia la instalaci$n, la cual puede tratar de 7 a 8 minutos.



1egistro, no se de"e registrar clic en /o.

5in de la instalaci$n, !uitar la selecci$n para no iniciar en este momento SAE

En el men+ de nicio SAE se presentar* en programas, ASPEL, Sae 8.G, ASPEL- SAE 8.G. En caso de !ue al introducir el ? de SAE no se ejecute autom*ticamente, se puede a"rir el ? # ejecutarlo directo.



b. Inicio de SAE

ada ez !ue entremos a SAE aparecer* la siguiente pantalla donde nos solicitar* una clae de acceso es de S4MA importancia !ue no le tecleen ninguna, por!ue de hacerlo ser* la clae !ue siempre nos pida al iniciar # si por alguna raz$n la olidamos, no podremos #a entrar al programa, por lo !ue se tendr* !ue desinstalar # oler a instalar. Por ello usaremos la clae general siempre la cual es la tecla 7%, del teclado de funciones, al usar esa no tendremos pro"lemas al entrar.

c. Instalación de la empresa

omo es la primera ez !ue entramos, no se tiene instalada ninguna empresa por lo !ue se solicitar* !ue instalemos la "ase de datos de la empresa. &SAE como  # /, son programas !ue tra"ajan con diferentes "ases de datos, el proceso de instalar la empresa, genera esos archios de "ases de datos en "lanco, !ue los programas re!uieren para ir guardando informaci$n, son en promedio IG "ases diferentes !ue el usuario normal no necesita er, por!ue son para uso de los programas, lo !ue s' es importante conocer es la u"icaci$n de esas "ases JcarpetaK para sa"er d$nde a a a"rir el programa sus "ases de tra"ajo(


?amos clic en S' &recordar !ue este mensaje s$lo aparecer* cuando se inicie por primera ez SAE, las dem*s ocasiones !ue iniciemos no, lo oler* a preguntar, si #a !ued$ instalada una ez la empresa(. En adelante nos pedir* algunos par*metros7 generales para el uso de SAE, es importante !ue sigan las instrucciones !ue a!u' se mencionan para mejor uso del programa. Parmetros de la Instalación .

A!u' es trascendental recalcar dos cosas por un lado el directorio &carpeta(, donde se est*n instalando las "ases, eso !uiere decir !ue en esa u"icaci$n !uedaran las "ases de datos, cada ez !ue entremos tenemos !ue asegurarnos !ue estamos en ese mismo directorio &el directorio de datos es correcto, no de"emos modificarlo(. ?e no ser as' puede !ue no encontremos los datos de cat*logos # procesos !ue #a ha#amos capturado. Lo siguiente es desactiar con un clic la opci$n de multialmacenes, #a !ue la pr*ctica es de una empresa comercial, s$lo re!ueriremos uno. ?ar clic en el cuadro para desactiar, la opci$n de /o. secuenciales de factura es correcta &autom*ticamente pondr* el n+mero de factura conforme a#amos capturando( # clic en Aceptar. La siguiente entana nos pedir* los paramentos de la facturaci$n, SAE no es un programa educatio, si no real, si una empresa lo ad!uiere puede !ue #a tenga un tiempo funcionando # sus folios de documentos de enta, no inicien en 7, a!u' nos aseguramos de cuadrar con la realidad de la empresa. /uestro caso es de pr*ctica por lo !ue iniciaremos el conteo de nuestros folios, por lo !ue de"emos dejar los par*metros como est*n.

1

Parámetros son algunas configuraciones que el programa utiliza.


Los mismos con los documentos de compra

?espu:s nos dar* una serie de o"seraciones so"re los almacenes # los procesos de enta # compra a todos ellos les daremos clic en aceptar.






on esto !ueda concluido el proceso de instalaci$n de la empresa, podremos iniciar el tra"ajo con SAE. La pantalla siguiente ser* la pantalla !ue siempre nos aparecer* despu:s de teclear la clae de acceso o a"rir una empresa.

omo podemos er siempre nos solicitara el directorio de datos &donde est*n las "ases de datos(, nos dar* como primera opci$n la !ue escogimos al instalar la empresa, si la cam"iamos #a no encontraremos la "ase de datos. As' mismo solicita la fecha, la cual es importante para los documentos a capturar, toma la fecha actual &la del sistema( # la podemos cam"iar escri"i:ndola en el formato ??MMAA o sea si !ueremos poner el 8 de a"ril del 8N, ser'a 8ON o seleccionarla del calendario !ue tiene el cual aparecer* si le damos clic en el signo de interrogaci$n &( d. Pantalla de traba!o de SAE

Presentamos la pantalla principal de SAE. >emos en la entana en la parte superior el nom"re de la misma &cam"iara de acuerdo a la entana !ue estemos utilizando(, la "arra de men+ # a"ajo los "otones de herramientas &!ue hacen la funci$n de algunas opciones del men+(.


Los par*metros !ue aca"amos de configurar al instalar la empresa, se pueden modificar con la opci$n onfiguraci$n F Par*metros del Sistema, !ue se presenta a continuaci$n, por el momento no cam"iaremos nada. Pero puedes reisar las diersas opciones !ue presenta.

e. ".

Importancia de la #on"iguración $ %ecomendaciones

Es elemental !ue !ueda "ien instalada la empresa, !ue cuando entres est:s seguro !ue es el directorio adecuado # !ue recuerdes !ue a diferencia de otros programas !ue has manejado, en estos programas no necesitas estar gra"ando los datos !ue tecleas #a !ue autom*ticamente se ir*n "ajando a las "ases, s$lo las opciones de los diersos documentos tienen una opci$n de guardar para asegurarse !ue has terminado la captura del mismo, pero en cuanto los cat*logos cada !ue as aceptando lo capturado se gra"an los datos. As' mismo recuerda !ue SAE maneja muchas entanas pero el uso de las mismas son "astante l$gicas, aseg+rate al estar tra"ajando er el nom"re de la entana d$nde est*s.


/6A0 1ecuerda el directorio de datos !ue asignes cuando creas la empresa, es el directorio !ue contiene las "ases de datos% si te sales # continuas la sesi$n en otro momento # por e!uiocaci$n, pones otra ruta en el directorio de datos% no as a encontrar las actiidades !ue #a ha"'as realizado, por!ue en esa nuea ruta, no est*n las "ases de datos. 6ienes !ue estar consciente de ello # siempre recordar la carpeta donde instalaste la empresa. As' mismo, cuando realices las actiidades marcadas como integradoras, las !ue tienes !ue inentar t+ con datos de tu tra"ajo, no es necesario !ue desinstales ni el Sistema ni la empresa, con !ue menciones una nuea ruta para tu directorio de datos e instales de nueo los datos in'ciales de la empresa, podr*s manejar los dos ejercicios sin eliminar ninguno. Por +ltimo ten en cuenta !ue para realizar el respaldo, antes de hacerlo de"es de tener #a los datos del ejercicio en el sistema, pues si lo haces con las "ases de datos en "lanco, en "lanco me eniaras tu actiidad.


22. +IA 3 23. RACI/+ 0 I,MA  C+,R0  CMRA-+,A  I++,ARI Por cuestiones de tiempo, se er*n s$lo las opciones m*s importantes del programa, #a !ue el uso completo de SAE ser'a mu# e3tenso. Pero con los principios !ue a!u' se manejan, el usuario podr* ir inestigando, las dem*s opciones # aplicarlas, adem*s de !ue cada programa cuenta con un 'ndice de a#uda en todo momento. a.

%espaldos $ recuperación de In"ormación del Sistema Administrativo

Esta es la forma como se respaldar*n # se recuperaran las pr*cticas para eniarlas, por lo !ue es elemental su aprendizaje. niciaremos con el respaldo el cual est* en el men+ de 4tiler'as ; 1espaldo de Archios ; reaci$n del 1espaldo



Esta opci$n sire para copiar tus archios de tra"ajo a otros dispositios, como un dis!uete en la unidad A0 o <0 de tu computadora, o al mismo disco duro, en otro directorio. 8l proceso es igual tanto para CI como para +I9 Esta operaci$n te permite contar con un antecedente de todos los moimientos !ue se efectuaron para !ue, en caso de !ue alg+n archio se da2e definitiamente, puedas resta"lecerlo en tu disco de tra"ajo. El sistema genera un archio de respaldo, el cual contendr* 6odos las "ases o s$lo a!uellas !ue re!uieras conserar.

El procedimiento es mu# sencillo0 7. ndica la ruta del ?irectorio destino # ?irectorio fuente, as' como tam"i:n el nom"re !ue dar* a tu respaldo en los campos respectios !ue se encuentran en la parte superior de la entana. &maneja un nom"re de respaldo con el !ue se te pueda identificar f*cilmente( 8. Adiciona a!uellas "ases !ue deseas respaldar, pas*ndolos al lado derecho con el "ot$n Agregar. &de preferencia todas( 9. prime el "ot$n 1espaldo para !ue tu informaci$n !uede gra"ada. pciones Campo escripción ?irectorio fuente Este campo informatio ndica la ruta # su"directorio donde se encuentra la informaci$n a respaldar. Este campo lo proporciona el sistema # corresponde al su"directorio de tra"ajo indicado en el di*logo de cam"io de fecha # no puedes modificarlo. ?irectorio destino Anota la ruta del dispositio # lugar donde se depositar* el archio de respaldo. Por razones de seguridad / podr*s guardar el respaldo en el mismo lugar en el !ue est*n tus datos originales. /om"re del archio Anota el nom"re !ue llear* el respaldo. 6e recomendamos !ue utilices las terminaciones para indicar el n+mero de la empresa registrada en tu sistema, por ejemplo0 1-7NQQ.E7, donde puedes indicar !ue es un respaldo del 7 de agosto al QQ, de la empresa 7 &tienes un m*3imo N caracteres # 9 de e3tensi$n(. R" ocupados Este campo informatio, te dice el total de "#tes ocupados en el dispositio indicado en el su"directorio destino. R" disponi"les Este campo informatio te indica el espacio !ue !ueda li"re en la unidad donde se an a respaldar los datos &en Rilo <#tes(. Si los archios seleccionados ocupan un espacio ma#or a los R" disponi"les en tu disco A0 o en tu su"directorio, el sistema solicitar* !ue inserte otro disco para continuar con el respaldo. R" de archios Este campo informatio te indica el tama2o de los archios !ue deseas seleccionados respaldar # !ue moiste al apartado de la derecha. entana principal, Men+ 4tiler'as, opci$n 1espaldo de archios ; 1einstalaci$n del respaldo. on esta opci$n podr*s reinstalar el respaldo !ue realizaste anteriormente en otro directorio o en discos.


pciones Campo ?irectorio fuente

R" re!ueridos ?irectorio destino R" disponi"les
escripción ndica la ruta donde se encuentra localizado el respaldo de tu "ase de datos, puedes a#udarte a encontrarlo mediante la tecla 58./ota0 ?espu:s de indicar la ruta donde se encuentra el respaldado # pasar al siguiente campo, aparecer* el archio de tu respaldo, si es !ue e3iste. Este campo i nformatio # m uestra e l espacio ! ue s e re!uiere p ara reinstalar el respaldo. ndica la ruta del directorio en el cual se realizar* la instalaci$n del respaldo de tu "ase de datos. Este campo informatio # muestra la cantidad de espacio disponi"le en la unidad donde se a instalar el respaldar los datos &cantidad en R"(. Para !ue puedas finalizar el proceso de"er*s presionar este "ot$n # el sistema reinstalar* la informaci$n proeniente del respaldo.

5 6en cuidado con este proceso, #a !ue el sistema escri"e los archios respaldados # si en el directorio destino ha# archios con el mismo nom"re, se so"rescri"ir*. b. #aptura de Movimientos para el Sistema Administrativo.

>eremos primero la captura de cat*logos # despu:s la captura de los documentos de compra # enta.

i. Cat:logos Los cat*logos son los diferentes datos con los !ue tra"ajaremos, sean endedores, proeedores, clientes # art'culos. Cat:logo de endedores Es un cat*logo con el cual puedes capturar #;o consultar a los endedores de tu empresa. ?entro de este cat*logo podr*s capturar #;o consultar la clae del endedor, su nom"re, status, comisi$n # zona. Men+ M$dulos ; 5acturas # >endedores ; Archios ; >endedores. Aparecer* el cat*logo de endedores. Edici$n ; Agregar para capturarlos

omo es la clae es secuencial, la clae de todos los cat*logos &e3cepto el de nentario( es secuencial, eso se define en Par*metros de Sistema # es la opci$n por omisi$n. 8 Cat:logo de roveedores Es un proceso !ue te sire para dar de alta a nueos proeedores dentro del respectio cat*logo. M$dulo de Proeedores # 3P, ; Archios &como mencionamos la opci$n de proeedores aparece seleccionada, por lo !ue se presenta el cat*logo( Para capturar Edici$n ; Agregar

2

Significa que desde que se instala, esa es la opción predefinida por el sistema.


/ota0 lo !ue ha"'amos mencionado antes, en este proceso e3isten tres entanas a"ierta &er nom"res( La >entana Principal de SAE, la >entana de Proeedores # uentas por Pagar # la >entana de Proeedores. Para capturar. &son tres arpetas(


Carpeta atos Generales Campo lae

escripción Si tienes definida la clae como CsecuencialD en los Par*metros, el sistema la genera autom*tica, por lo !ue no podr*s teclear en este campo, ni podr*s usar la a#uda de campo. En el cat*logo se presentan ordenadas las claes de la siguiente forma0 num:rica, con letras ma#+sculas # por +ltimo las min+sculas. Si no la tienes definida como secuencial en los Par*metros, tienes  caracteres para definirla. El sistema / acepta claes repetidas. >er0 Par*metros ; Proeedores


?atos del proeedor &nom"re, ?e"es anotar toda la informaci$n referente al proeedor !ue as a dar tel:fono, direcci$n, etc.( de alta. Los datos del proeedor son mu# +tiles al imprimir eti!uetas para en'os por correo. lasificaci$n Sire para agrupar a tus proeedores de acuerdo a las caracter'sticas de compra de tu empresa, lo cual te a#udara a filtrar, consultar # emitir reportes del cat*logo de manera m*s selectia. &P.ej. zona geogr*fica, d'as de cr:dito, pudiendo especificar los  caracteres disponi"les, uno para cada caracter'stica(. Carpeta M:s in)ormación 5echa de +ltima compra ndica la +ltima fecha en !ue compraste un producto o sericio al proeedor, la cual se actualiza al ela"orar una nota de recepci$n de mercanc'a. El formato es d'a;mes;a2o ⅆmm;aa(% al oprimir el signo  podr*s seleccionar la fecha de un calendario. ?'as de cr:dito uentas con 9 caracteres para definir este campo, siendo el n+mero m*3imo !ue acepta el sistema el I98. El n+mero de d'as de cr:dito lo utilizar* el m$dulo de ompras para calcular la fecha de encimiento de los documentos !ue se ela"oren. uando realices un moimiento en uentas por pagar de tipo ompra &/o. 7(, el sistema considerar* los d'as de cr:dito para la fecha de encimiento. Saldo ndica el monto total del saldo de los documentos emitidos en faor de un proeedor% si el sistema est* configurado para tra"ajar con uentas por pagar integrado, el saldo se actualizar* autom*ticamente por los moimientos realizados desde el m$dulo de compras. Si #a tienes un saldo por pagar, es recomenda"le anotar el monto desde el cat*logo de 3P generando un moimiento "ajo el concepto CSaldo anteriorD #, si tienes un saldo a faor reg'stralo como CAnticipoD, de tal forma !ue el campo de Saldo se actualiza correctamente. L'mite de cr:dito

Este dato se utiliza en el cat*logo de ompras # en los moimientos de uentas por pagar. Si el monto de la compra a cr:dito sumado al saldo del proeedor es ma#or a tu l'mite de cr:dito, el sistema solicitar* autorizaci$n para proseguir con el proceso. Si dejas el campo en ceros, se asumir* !ue tienes con el proeedor un cr:dito ilimitado. U de descuento Es el porcentaje !ue el proeedor otorga a tu empresa # puede ser desde .7U hasta QQ.QQU. Este dato lo sugiere el sistema al registrar una orden o una recepci$n en el m$dulo de ompras, sin em"argo podr*s modificarlo. ompras anuales Se refiere al monto acumulado de compras al proeedor despu:s de aplicar el descuento comercial, sin considerar el descuento financiero # el impuesto, es decir Su"total = ?escuento comercial H 6otal indirectos. Si no !uieres registrar a detalle las compras a faor de un proeedor !ue ten'as antes de empezar a tra"ajar con este sistema, de"er*s capturar el acumulado de compras a la fecha% posteriormente se actualizar* este alor por los moimientos de ompras. Atenci$n ompras ; Atenci$n /om"re de las personas responsa"les con las !ue tu empresa pagos mantiene comunicaci$n directa # constante, tanto para compras como para pagos. "seraciones uentas con arias l'neas para incluir comentarios importantes con respecto al proeedor. Cat:logo de Clientes M$dulo de lientes # V, ; Archios, ; lientes &de entrada presenta el cat*logo de clientes.( apturar men+ Edici$n ; Agregar.


aptura &tres carpetas(

Carpeta Generales Campo lae

?atos del cliente lasificaci$n del cliente

Carpeta M:s in)ormación 5echa de +ltima enta

1eisi$n # pago

escripción A!u' de"es indicar la clae del cliente !ue est*s dando de alta. Si definiste en la configuraci$n del sistema &onfiguraci$n;Par*metros )enerales;lientes # uentas por o"rar( !ue la clae del cliente ser'a secuencial, entonces el sistema la anota en forma autom*tica # no podr*s modificarla. Los datos del cliente son mu# +tiles al imprimir eti!uetas para en'os por correo # en la emisi$n de facturas, anota los datos de /om"re, ?irecci$n, olonia, Po"laci$n, 6el:fono, 5a3, 1.5.., $digo Postal. Sire para agrupar a tus clientes de acuerdo a ciertas caracter'sticas de enta de tu empresa &p.ej. zona geogr*fica, d'as de cr:dito, pudiendo especificar los  caracteres disponi"les, uno para cada caracter'stica(. Esto te a#udar* posteriormente a realizar consultas # reportes del cat*logo de manera m*s selectia. ndica la +ltima fecha en !ue endiste un producto o sericio al cliente, la cual se actualiza al ela"orar una nuea factura. El formato es d'a;mes;a2o ⅆmm;aa(% al oprimir el signo  o con la tecla 58 podr*s seleccionar la fecha de un calendario. 1egistra el d'a en !ue tu cliente acepta facturas para su autorizaci$n #;o reisi$n, # el d'a en !ue planea pagarlas. on este dato, en la emisi$n de reportes de co"ranza tendr*s la fecha de entrega de documentaci$n # co"ro. Si no anotas en este campo, el sistema considerar* la reisi$n # pago para el mismo d'a de encimiento del documento. 6ienes O espacios alfanum:ricos0 los dos primeros para el d'a !ue se reisa el documento # los dos +ltimos para el d'a en !ue se paga. Para los d'as de la semana utiliza0 Lunes L o Lu >iernes > o >i Martes M o Ma S*"ado S o Sa


Mi:rcoles  o Mi ?omingo ? o ?o Wuees W o Wu P.ej077 El cliente reisa los d'as 7 de mes # paga ese mismo d'a. Lu7 1eisa documentos el lunes m*s inmediato a la fecha de encimiento # paga el d'a 7 de cada mes.7O 1eisa el d'a 7 # lo paga el Mi:rcoles de la cuarta o +ltima semana. ?'as de cr:dito

Saldo

L'mite de cr:dito

U de descuento >entas anuales

Atenci$n >entas Atenci$n o"ranza >endedor

Carpeta #servaciones "seraciones

El n+mero de d'as de cr:dito lo utilizar* el M$dulo de 5acturas # >endedores para calcular la fecha de encimiento de los documentos !ue se ela"oren. Si manejas cliente CMS61D de"es ponerle un cero, puesto !ue el pago se realiza al momento. uando realices un moimiento de tipo 5actura &7( en uentas por co"rar, el sistema considerar* los d'as de cr:dito para la fecha de encimiento. ndica el monto total del saldo de los documentos del cliente% si el sistema est* configurado para tra"ajar con uentas por o"rar integrado, el saldo se actualizar* autom*ticamente cuando el cliente realice una compra o un pago desde el m$dulo de facturas. Si el cliente #a tiene un saldo por co"rar, es recomenda"le anotar el monto desde la opci$n0 Alta de moimientos de V, generando un moimiento "ajo el concepto Saldo anterior #, si el cliente tiene un saldo a faor reg'stralo como un Anticipo. /ota0 Si anotas a!u' un saldo # despu:s generas los moimientos en 3, el sistema sumar* autom*ticamente el importe de cada moimiento al saldo anotado, por lo tanto el saldo total estar* alterado por este monto. Este dato se utiliza en el M$dulo de 5acturas # >endedores # en los moimientos de uentas por o"rar. Si el monto de la enta a cr:dito sumado al saldo del cliente es ma#or al l'mite de :ste, el sistema solicitar* autorizaci$n para proseguir con el proceso. Si dejas el campo en ceros, se asumir* !ue el cliente tiene un cr:dito ilimitado. Este porcentaje puede ser desde .7U hasta QQ.QQU para cada cliente # se sugerir* al hacer una factura, pedido o cotizaci$n. Se refiere al monto acumulado de entas al cliente despu:s de aplicar el descuento comercial, sin considerar el descuento financiero, ni el impuesto, es decir0 Su"total = ?escuentos comercial. Si no !uieres registrar a detalle las facturas !ue ten'as antes de empezar a tra"ajar con el sistema, de"er*s capturar el acumulado de entas a la fecha% al tra"ajar normalmente se actualiza este alor desde 5acturaci$n. /om"re de las personas responsa"les con las !ue tu empresa mantiene comunicaci$n directa # constante, para entas o pedidos. /om"re de las personas responsa"les con las !ue tu empresa mantiene comunicaci$n directa # constante, para pagos o co"ros. Permite tener un control al generar reportes por endedor # es coneniente si a tus clientes los atiende un endedor espec'fico. Primero de"es tener un cat*logo de >endedores en el m$dulo de 5acturas para o"tener un listado de endedores al oprimir el signo  &a#uda 58(.

uentas con arias l'neas para incluir comentarios importantes con respecto al cliente. Cat:logo de Art*culos M$dulo de nentarios ; Archios ; nentarios # sericios &por omisi$n aparece esta el nentario.( Para apturar men+ Edici$n ; Agregar.


Para aptura &son O carpetas(

Carpeta atos Generales Campo

escripción


roducto ; servicio ;
escripción del producto 0*nea del producto

nidad de ntrada ; alida

7actor entre unidades

ndica si el registro a dar de alta es un producto, sericio o un Rit, #a !ue cada uno reci"e un manejo distinto. En este campo de"es indicar la clae !ue identifica al producto, la cual es +nica # puede estar constituida hasta por 7G caracteres alfanum:ricos. Si anotas la clae en ma#+sculas, el sistema s$lo la reconocer* en ma#+sculas. Por Ejemplo0 no es lo mismo 6A
7actor= nidad de ntrada 8en t>rminos de unidad de salida9 nidad de alida Por ejemplo0 6+ compras tu producto por cajas # cada caja contiene 8 piezas, la salida la manejas por piezas, entonces el factor entre unidades ser* 8. En el ejemplo anterior0 5actor8;78, si por ejemplo se compran piezas # se enden cajas de 8 unidades el factor ser* igual a0 5actor &7;8(;7.;7.. 1ecuerda !ue la unidad en la !ue se e3presa tu e3istencia # costos en el inentario ser* igual a la unidad de salida, por ello es importante definir este factor. A!u' se indica la cantidad de unidades o medidas contenidas en cada nidad de empa?ue pa!uete o caja. Por Ejemplo0 la unidad de medida puede ser Pz &piezas( # la unidad de empa!ue 8 &lo !ue significa !ue cada caja contiene 8 piezas(. uentas con seis espacios &hasta cinco enteros # dos decimales(. Control de almac>n A!u' puedes registrar la u"icaci$n de un art'culo dentro de la "odega, de acuerdo a las claes !ue utilices en tu empresa. Por ejemplo0 lae de control de almac:n CP7M9D, !ue !uiere decir CProducto !ue se encuentra localizado en el pasillo 7, m$dulo 9D. Posteriormente, cuando e3pidas un reporte, este campo tendr* signos de interrogaci$n !ue podr*s utilizar como comodines. Ejemplo0 imprime todos los registros de los productos !ue se encuentran en el pasillo 7, para lo cual de"er*s anotar en el campo de ontrol de almac:n como sigue0 P7 &todos los productos del pasillo 7(. Este campo es mu# +til si manejas arios almacenes, por!ue la localizaci$n de tus productos puede ariar de una "odega a otra. uando manejes Multialmacenes podr*s definir este dato para cada almac:n. En este ru"ro cuentas con 9 espacios para anotar el tiempo &en d'as( !ue ,iempo de surtido tardan los proeedores en surtir el producto, lo cual te ser* +til para estimar la fecha en !ue de"e pedirse el rea"astecimiento de un art'culo. ?icha estimaci$n ser* desplegada en el reporte de CPunto de 1eordenD dentro del cat*logo de Moimientos al inentario. +@meros de serie ; lotes ; Si el producto !ue est*s registrando maneja /+meros de serie, o se pedimentos aduanales maneja en lotes, o si proiene del e3tranjero, de"er*s marcar la opci$n


correspondiente para !ue el sistema llee tu control "ajo estos par*metros.

Carpeta recios 6 control recio al p@#lico

Este precio siempre ser* sugerido como precio unitario del art'culo al momento de ela"orar una cotizaci$n, pedido, remisi$n o factura. tros precios ; precio • ?entro de la entana Ctros preciosD, puedes capturar hasta O m*nimo 6 precios de lista diferentes precios aplica"les al producto !ue est:s dando de alta. 2 3 6 4. ?entro de estos precios se inclu#e el Precio m'nimo, el cual funciona como una protecci$n !ue impedir* !ue se ela"ore un documento en 5acturas # >endedores con un precio inferior al definido en este campo. • Los Precios de lista 8, 9 # O pueden ser utilizados de acuerdo a las necesidades de tu compa2'a% por ejemplo, el precio de lista 8 puede aplicarse a los clientes e3tranjeros% el precio de lista 9 podr'a ser para ma#oristas # el O para medio-ma#oristas. En 5acturas # >endedores el precio al P+"lico ser* utilizado como precio sugerido # el Precio M'nimo como l'mite inferior de precio. • 6anto el precio p+"lico como los de esta carpeta podr*n serir como "ase para la definici$n de las Pol'ticas de >enta. • Es recomenda"le !ue el precio m'nimo sea menor a cual!uiera de estos precios, #a !ue cuando apli!ues pol'ticas de descuento se tomar* este precio en consideraci$n. • Asimismo, cuando en moimientos posteriores los precios P+"lico # de Lista lleguen a ser menores al precio m'nimo esta"lecido, el sistema eniar* el mensaje0 CPrecio menor al precio m'nimoD. Moneda Este campo muestra la moneda en la !ue se e3presan lo precios de los productos, aun!ue las operaciones de compras # entas las podr*s efectuar en la moneda !ue desees a+n siendo diferente de lo definido en este campo. Impuesto I ; IA • A!u' se definen las tasas de impuesto con las !ue se afectar* al producto. El porcentaje m*s eleado !ue se acepta en cada campo es QQ.QQQU. • Las le#endas de los impuestos pueden modificarse desde los par*metros del sistema de inentarios% cuentas con G caracteres para cada impuesto. • Los porcentajes de impuesto ser*n sugeridos al ela"orar un documento en 5acturas # >endedores &a+n cuando no se ha#a definido la integraci$n con este m$dulo(, # podr*s modificarlos en caso de !ue as' lo re!uieras. A!u' se muestra la cantidad total de unidades de un producto en el Bistencia inentario. uando ha# integraci$n con 5acturas # >endedores, este campo es actualizado autom*ticamente &todos los moimientos de entrada o salida por compras o facturas, repercuten en las e3istencias(. E3isten arias razones por las cuales este campo puede estar inhi"ido0 1. Por!ue se est* dando de alta un sericio o Zit # no un producto. 2. Por!ue est* desactiado el par*metro de am"io a E3istencias en Par*metros del sistema ; nentarios &normalmente funciona as' por seguridad, #a !ue modificar las e3istencias por error podr'a alterar los resultados de tu empresa(. &er' Parmetros ( Inventarios

Por!ue tra"ajas con la opci$n multialmacenes% en este caso las e3istencias podr*n modificarse desde el cat*logo de Multialmac:n. Modificar las e3istencias manualmente desde este campo puede originar 3.


toc< m*nimo

descuadres de"ido a !ue no e3iste alg+n documento asociado al moimiento. Es importante mencionar !ue, en caso de !ue manejes multialmacenes, la cantidad !ue aparece en el campo de E3istencias corresponde a la suma de e3istencias del producto en los distintos almacenes. En este campo de"e indicarse la cantidad m'nima de e3istencias !ue de"e ha"er en el inentario, con la finalidad de satisfacer la demanda de tus clientes. Es un indicador para conocer cu*ndo de"e hacerse un pedido de mercanc'a. Puedes definir n+meros enteros hasta con  decimales, seg+n lo ha#a especificado en la >entana Principal, men+ onfiguraci$n ; Par*metros del Sistema ; nentarios. Los reportes de StocZ M'nimo ela"oran un c*lculo !ue da como resultado una sugerencia so"re la cantidad !ue de"e comprarse de un art'culo # el costo !ue puedes tener. Reporte de unto de Reorden

toc< m:Bimo

A!u' de"es anotar la cantidad m*3ima de un art'culo !ue se de"e tener en almac:n, tal !ue sea suficiente para tener cu"ierta la demanda, pero cuidando !ue tu olumen no elee demasiado el costo por mantener dichas e3istencias en "odega. uando se ela"ora un reporte de StocZ M*3imo, se conoce la cantidad e3cedente de un producto # el costo promedio !ue implica mantenerlo en los dep$sitos. Si el n+mero anotado es inferior al StocZ M'nimo, no podr*s continuar con la captura.

Apartados

Este campo es informatio # muestra la cantidad de productos !ue no pueden ser endidos de"ido a !ue se CapartaronD desde el alta de pedidos. Esta cantidad se resta del total en e3istencia para definir la cantidad de la cual se puede disponer en los documentos de enta.

Costeo

En esta parte puedes elegir el m:todo con el !ue a a ser determinado el costo del producto al salir del inentario. Este dato ser* utilizado en moimientos al inentario # en el M$dulo de 5acturas # >endedores, al momento de realizar una operaci$n de salida de mercanc'a. El sistema maneja cuatro m:todos de costeo0 4.E.P.S.0 [ltimas entradas, Primeras salidas &el costo al !ue se realizan las salidas del producto corresponde al costo de las +ltimas entradas realizadas(. P.E.P.S.0 Primeras entradas, Primeras salidas &el costo al !ue se realizan las salidas del producto corresponde al de las primeras entradas(. Promedio0 osteo Promedio &se o"tiene por un promedio de los costos dependiendo de la e3istencia de los productos(. Est*ndar0 osto inaria"le &definido por el usuario(.M:todos de costeo ; Moimientos al inentario

Almacenes

Al modificar la informaci$n del producto, podr*s reisar con este "ot$n las e3istencias del mismo en cada uno de los almacenes de tu empresa &esto, si manejas la opci$n Multialmac:n(, # conocer asimismo el stocZ m'nimo # m*3imo permitidos, # la cantidad pendiente por reci"ir del art'culo. Al elegir Aceptar en el Alta de productos, el sistema te pregunta si deseas distri"uir las e3istencias del producto en alguno de los almacenes de tu empresa &esto si tienes permitido el manejo de Multialmac:n en los par*metros de nentarios(. Carpeta Registro 6 acumulados A!u' podr*s anotar las claes de identificaci$n de a!uellos proeedores roveedores 1 6 2 8729 !ue surten el producto !ue est*s dando de alta, con lo !ue tendr*s una referencia cuando sea necesario rea"astecer el almac:n. La tecla de a#uda 58 &e!uialente a hacer clic en el signo de interrogaci$n( despliega


7eca de @ltima compra

7eca de @ltima venta

Costo promedio

una lista con la clae, el nom"re # la clasificaci$n de los proeedores registrados, de la !ue podr*s elegir el proeedor !ue desees. En este ru"ro anota la fecha en !ue realizaste la +ltima compra del art'culo, con el formato d'a;mes;a2o, correspondiendo dos d'gitos para cada aspecto. ?e"ido a !ue el m$dulo de nentarios tra"aja de manera integrada con el de ompras, esta fecha ser* actualizada autom*ticamente cuando ela"ores un documento de recepci$n de mercanc'a, por lo !ue el campo puedes dejarse en "lanco. A!u' se almacena la fecha de la +ltima ez !ue se endi$ el producto &d'a;mes;a2o(. Al igual !ue con la 5echa de [ltima ompra, este campo puede ser actualizado autom*ticamente si tra"ajas con 5acturas # >endedores integrado, pues las entas realizadas en este m$dulo son las !ue actualizan la fecha. ampo informatio !ue refleja el historial de los costos del producto, actualiz*ndose autom*ticamente con "ase en los moimientos de entrada # salida del producto% esta actualizaci$n depender* del tipo de costeo !ue se ha#a definido para el producto, por lo anterior, no es recomenda"le !ue lo modifi!ues manualmente, pues originar'a datos incorrectos. El costo promedio siempre estar* referido a las compras, entas u operaciones de entrada # salida% por lo tanto, ser* modificado en el cat*logo de Moimientos al nentario o por los m$dulos de 5acturas # >endedores # ompras, e3cepto cuando se ha definido un tipo de costeo Est*ndar. SAE utiliza la siguiente f$rmula para calcular el costo promedio de una entrada0

8Bist. D Cost. prom. actual9 E 8Cant. ?ue entra D Cost. nit. de entrada9 Bistencias E Cantidad ?ue entra uando se maneja osteo Promedio, el osto promedio se actualizar* al efectuarse operaciones de entrada solamente. Por ejemplo0 Si se tienen 9 "otes a un costo de \7, el costo promedio es igual a &N9 3 \7,(;9  \7,, al realizar una nuea compra de G "otes a un costo de \78,, el costo promedio se er* afectado #a !ue0 &9 3 \7,( H &G 3 \78,(  77.9G Q Aplicando la f$rmula se dice !ue el costo promedio es igual a el costo total entre las e3istencias !ue seria 7,N ; Q  77.9G, es decir se tienen un total de Q e3istencias las cuales se integran de las e3istencias !ue se ten'an # las entrantes% el costo total se integra por el importe de total de am"as e3istencias, realizando la operaci$n se o"tiene un costo promedio de \77.9G. Si as a capturar todos los moimientos de compra realizados antes de la instalaci$n de SAE para XindoYs, es coneniente dejar el campo en "lanco # actualizarlo a tra:s del cat*logo de Moimientos al nentario. Si no as a incluir dichas operaciones, entonces es necesario inestigar el +ltimo costo promedio del producto. uando se trata de un tipo de costeo est*ndar, es indispensa"le especificar este costo, #a !ue este par*metro ser* tomado en cuenta al momento de realizar cual!uier operaci$n. El dato de +ltimo costo es sugerido como costo unitario en el momento de ela"orar un documento de recepci$n de mercanc'a, dentro del m$dulo de ompras.

Fltimo costo

Este campo e3presa el +ltimo costo unitario al !ue se compr$ o entr$ al almac:n el producto. Se recomienda no capturar informaci$n en este ru"ro si das de alta las operaciones de compra por medio del m$dulo de


ompras o por el cat*logo de moimientos al nentario, pues por estas formas se actualiza de manera autom*tica. Si estos no son los casos, de"es anotar manualmente el costo unitario de entrada del producto.

Compras por reci#ir

Esta cifra representa la cantidad total de un determinado producto !ue se ha pedido al proeedor, pero !ue no ha sido surtido. Siempre !ue ela"ores una rden de compra &en ompras(, autom*ticamente se registrar* en este campo la cantidad pedida, increment*ndose o decrement*ndose si se ela"ora otra rden de compra o si se reci"e alguna mercanc'a respectiamente.

endientes por surtir

Anota la cantidad de e3istencias de u n producto !ue de"en ser surtidas a uno o arios clientes. El campo se actualiza autom*ticamente cuando est* integrado nentarios con 5acturas # >endedores. ada pedido incrementar* este ru"ro # cada factura o remisi$n lo reducir*. Acumulados de ventas Estos campos se refieren a las entas anuales del producto, los cuales anuales en cantidad 6 s$lo pueden ser actualizados por el m$dulo de 5acturas # >endedores cuando est* integrado con nentarios. Los documentos !ue se a#an monto dando de alta a tra:s de este m$dulo se acumular*n hasta !ue efect+es el corte anual. 6e indica el monto acumulado de las entas anuales del producto, en cantidad # monto. Este campo se actualiza por el m$dulo de 5acturas # >endedores, cuando :ste tra"aja de manera integrada con nentarios. Los documentos !ue a#as dando de alta se acumular*n hasta !ue efect+es el corte anual &er referencia del campo anterior(. Al terminar el proceso de Agregar, !uedar* registrado en tu inentario el producto con las caracter'sticas !ue se2alaste. Si tienes alg+n error en la captura, en cual!uiera de los cat*logos pueden utilizar la opci$n de Modificar del men+ de Edici$n, o la opci$n de Eliminar si lo !ue !uieres es "orrar todo un registro. ii. la#oración de ocumentos de Compra 6 enta. ocumentos de Compra 1ecordando los documentos utilizados en la compra son las $rdenes, recepciones # deoluciones so"re compra, son los documentos a tra:s de los cuales se llearan a ca"o los procesos de la empresa # son los !ue an actualizando el inentario. /rdenes de Compra Recepciones 6 evoluciones so#re Compra. Men+ M$dulos ; ompras ; Archios ; rdenes]1ecepcione]?eoluciones

0istado de las órdenes ela#oradas. nca#ezado In)ormación ?ocumento El n+mero de la orden de compra Proeedor A !ue proeedor se le eni$ dicha orden. Ela"orado 5echa en la !ue se ela"or$ Su referencia En el caso de las $rdenes esta opci$n no aplica, se er* en la recepci$n. Status Es el estado de la orden riginal, si no ha sido reci"ida # Reci#ida si #a se ela"oro de esa orden una 1ecepci$n. Siguiente /+mero de la recepci$n en caso de !ue #a ha#a sido ela"orada. mporte osto total de la rden.


0istado de las recepciones ela#oradas. nca#ezado In)ormación ?ocumento El n+mero de la 1ecepci$n Proeedor A !ue proeedor se le eni$ dicha orden. Ela"orado 5echa en la !ue se ela"or$ Su referencia Es la documento de referencia del Proeedor puede ser su no. de 1emisi$n o de 5actura. Status Es el estado de la 1ecepci$n la cual solo es riginal, #a !ue no ha# otro documento posterior a :l.  tam"i:n ?euelta si e3iste Anterior /+mero de la rden de ompra de la !ue proiene, en caso de !ue la recepci$n fuese enlazada. mporte osto total de la 1ecepci$n.

0istado de las devoluciones ela#oradas. nca#ezado ?ocumento Proeedor Ela"orado Su referencia Status Anterior

In)ormación El n+mero de la deoluci$n A !ue proeedor se le hizo dicha deoluci$n. 5echa en la !ue se ela"or$ Es la documento de referencia del Proeedor puede ser su no. de 1emisi$n o de 5actura. Es el estado de la deoluci$n s$lo son riginal, #a !ue no ha# otro documento posterior a :l. /+mero de la 1ecepci$n de la !ue proiene.


mporte

osto total de la ?eoluci$n.

omo los tres documentos tienen los mismos campos # solo ar'an un poco de un documento a otro, pondremos primero las im*genes de captura de los tres documentos # luego en forma conjunta, la e3plicaci$n de los campos de todos ellos. ?e esta forma eremos cu*l de los campos aplica o no al documento en cuesti$n. ?esde el men+ de ompras Para ela"orar la rden Archio ; rdenes ; Edici$n ; Agregar Para ela"orar la 1ecepci$n Archio ; 1ecepci$n ; Edici$n ; Agregar Para ela"orar la ?eoluci$n Archio ; ?eoluci$n ; Edici$n ; Agregar


Campo rden ; 1ecepci$n ; ?eoluci$n so"re ompra.

escripción 6ipo de ?ocumento # enlace, como se mencion$ anteriormente la orden de compra no se puede enlazar con ning+n otro documento por ser el primero en el proceso de compra, siempre ser* irecta. Pero si se trata de una orden Al oprimir la lista desplega"le podr*s indicar si el documento a realizar lo ela"oras directamente, o "ien, si lo enlazas con un documento anterior &por ejemplo, una 1ecepci$n de mercanc'a se puede enlazar con una orden de compra(. ?e no ha"er elegido la ela"oraci$n del documento directo, al pasar con el ta"ulador de este campo al siguiente, el sistema presentar* la entana de Enlace de documento, con la !ue podr*s indicar el documento antecedente a fin de !ue el proceso de compra se llee a ca"o de manera autom*tica. Por otro lado recordar !ue la deoluci$n so"re compra forzosamente tiene !ue enlazarse con la recepci$n, Mas adelante eremos c$mo se realiza el Enlace de documentos.


Campo

escripción

/+mero de rden ; 1ecepci$n ; ?eoluci$n So"re A!u' cuentas con siete espacios para anotar el ompra n+mero o clae del documento a ela"orar. Si tienes inactio el par*metro de 5olio secuencial en tus Par*metros del sistema, entonces podr*s cam"iar el n+mero sugerido, #a !ue de tenerlo actiado el sistema lo pondr* de manera autom*tica # no podr*s modificarlo. uentas con la tecla de a#uda 58 para conocer todos los documentos ela"orados anteriormente. Revisa el tema ar:metros del sistema ; Compras /6A0 El sistema no permite n+meros de documento repetidos.

5echa de ela"oraci$n

El sistema sugiere como fecha de ela"oraci$n del documento la del d'a de tra"ajo !ue indica el sistema. Sin em"argo, puede ser modificada. "sera !ue si el sistema te en'a el mensaje CLa fecha es menor a la del +ltimo documento registradoD, significa !ue e3iste otro documento, anterior a :ste, cu#a fecha es posterior a la !ue actualmente se indica, por lo !ue posi"lemente se est* cometiendo un error de captura. Esto no te impide continuar con la ela"oraci$n normal del documento.

Proeedor

Anota o "usca la clae del proeedor con las teclas de a#uda 58 # 5I para el !ue se ela"orar* la compra &5I s$lo se actia cuando est*s en la a#uda de campo 58(. Al escri"ir una clae alida, autom*ticamente se isualizaran los datos del proeedor. /6A0 Si el proeedor se encuentra suspendido, el sistema impedir* la ela"oraci$n de un documento de compra. El +nico documento !ue podr*s ela"orar para un proeedor suspendido es una ?eoluci$n de compra.

Entregar a

uentas con 8 caracteres para anotar el lugar o persona donde se de"e entregar la mercanc'a amparada por el documento.

1eferencia del proeedor

Puedes anotar el n+mero del documento &puede ser la recepci$n o la factura( !ue el proeedor presenta al momento de entregar la mercanc'a% por ello s$lo aparece en 1ecepci$n de mercanc'a # ?eoluci$n de compra, contando con un espacio de hasta I caracteres para !ue anotes dicha referencia. El c$digo !ue a!u' anotes ser* registrado en el m$dulo de Proeedores # uentas 3 Pagar como n+mero de recepci$n, si tra"ajas en forma integrada.


Campo

escripción

mpuesto

?e"er*s especificar en los Par*metros del sistema ; ompras, el n+mero de impuestos a manejar, especificando el n+mero 8 para !ue considere esta columna # se ha"ilite. Este impuesto se considerar* como parte del costo total del producto, siempre # cuando lo ha#as especificado en los Par*metros del sistema ; compras ; carpeta por partida ; ampo considerar impuesto 7 en el costo, # donde posteriormente lo podr*s erificar desde el m$dulo de inentarios ; moimiento al inentario, al consultar un documento de tipo compra, se o"serar* !ue la suma del campo costo corresponde a la suma del impuesto 7 # el precio total del producto. "seraci$n0 El sistema sugiere el porcentaje definido en par*metros del sistema, pero podr*s modificarlo seg+n corresponda. er Movimientos al inventario ; etalle

?escuento

El alor de este campo proiene del descuento anotado dentro del cat*logo de proeedores. A su ez, el descuento a!u' anotado se sugerir* en la captura de cada partida # disminuir* el costo del producto.

?escuento financiero

Se otorga en circunstancias particulares &p.ej, pronto pago o por ad!uirir grandes ol+menes de mercanc'a(. Este descuento se calcula despu:s del descuento comercial, tomando como "ase antes de aplicar el impuesto lo !ue resta del monto total del documento.

5echa de recepci$n ; 5echa de deoluci$n

La fecha de recepci$n aparece en los documentos de rden de compra # de 1ecepci$n de mercanc'a. En la orden de compra corresponde a la fecha en la !ue el proeedor indica !ue eniar* la mercanc'a o una fecha tentatia. En la recepci$n de mercanc'a corresponde al d'a en !ue los art'culos fueron reci"idos. Si esta fecha es menor a la fecha de ela"oraci$n del documento, el sistema eniar* un mensaje de adertencia pero te permitir* seguir capturando. ?entro de la deoluci$n indica la fecha en la !ue fue deuelta la mercanc'a, en caso de !ue la fecha sea menor a la de ela"oraci$n el sistema eniar* un mensaje de notificaci$n, pero te permitir* seguir capturando.


Campo artidas antidad

Producto

4nidad

?escuento

mpuesto de la partida

osto unitario

escripción ndica la cantidad de elementos !ue ad!uirir*s de determinado producto. El campo puede contener hasta 77 caracteres num:ricos # hasta  decimales, dependiendo de lo !ue ha#as especificado dentro de los par*metros de configuraci$n del sistema. aptura la clae del producto a comprar, tal # como fue dada de alta &en ma#+sculas o min+sculas, etc.(. Puedes a#udarte de la tecla de a#uda 58 para localizarla r*pidamente o tam"i:n puedes anotar parte de la clae de un producto # pulsar 58 con lo !ue se listar* el cat*logo de nentarios a partir de la clae !ue contenga la apro3imaci$n escrita. Si en lugar de utilizar 58 oprimes las teclas Shift H 58, se mostrar* el cat*logo de nentarios, se2alando las e3istencias totales. uando el art'culo no se encuentre registrado en nentarios el sistema no te dejara saltar al siguiente campo de la partida, para este caso podr*s hacer uso de la opci$n Alta de productos &este "ot$n se encuentra en la ca"eza del documento( para darlo de alta sin salir del documento. Agregar Productos ndica la unidad en la !ue se realiza la operaci$n # tam"i:n la unidad de entrada definida para el producto en el m$dulo de inentarios, la cual se puede cam"iar por la unidad de salida definida para el producto. El costo unitario sugerido por el sistema ser* en t:rminos de la unidad elegida. Al hacer con una deoluci$n o ancelaci$n del documento, las e3istencias del producto ser*n afectadas en t:rminos de la unidad registrada en el documento a afectar. /ota0 Si el producto capturado en la partida maneja una unidad de entrada diferente a la de salida, al pasar por del campo de 4nidad a ?escuento, el sistema arroja una entana solicitando el 5actor entre unidades, el cual refleja la relaci$n entre la unidad de entrada # la de salida. Se refiere al descuento a aplicar al costo del producto de la partida. En este campo el sistema propondr* el mismo dato anotado en la ca"ecera del documento, pero es posi"le indicar un alor diferente al momento de capturar la partida. ndica el porcentaje de impuesto a aplicar el costo del producto de la partida, sugiriendo el indicado en el enca"ezado del documento, pero es posi"le anotar un alor diferente en ese momento para la partida. Anota el costo, sin descuentos, al !ue ingresa la mercanc'a. El sistema sugiere la cantidad anotada como [ltimo osto, dentro del cat*logo de


Campo

escripción nentarios. El costo estar* e3presado en la moneda !ue definiste arri"a en la ca"eza del documento. Aun!ue el registro en moimientos al inentario se almacenar* en t:rminos de la moneda "ase.

"seraciones de la partida

?espu:s de ha"er indicado el importe, el sistema presentar* una entana semejante a la indicada en 5acturas # endedores, !ue permitir* capturar o"seraciones del art'culo. Si oprimes la tecla 58 dentro de la entana, autom*ticamente se integran a la partida las o"seraciones !ue fueron anotadas en el registro del producto dentro del m$dulo de nentarios. Si no deseas anotar nada, s$lo oprime Aceptar # regresar*s a la entana de Agregar para poder dar de alta otra partida. Si el producto indicado maneja n+meros de serie, despu:s de capturar el campo de "seraciones o al presionar la tecla Shift H 59, se desplegar* una pe!ue2a entana !ue muestra en la parte superior la clae del art'culo al !ue se le asignar*n los /+meros de serie% en la parte inferior se presenta una columna de n+meros como la cantidad de art'culos a ad!uirir. El sistema solicita entonces el primer n+mero de serie a asignar, pudiendo utilizar tanto letras como n+meros. Si tienes indicada la numeraci$n secuencial de /+meros de serie, el sistema empezar* la asignaci$n de n+meros a partir del indicado como primer n+mero, siendo entonces necesario !ue los +ltimos caracteres anotados sean num:ricos. Si no definiste una numeraci$n secuencial, de"er*s asignar a cada art'culo el n+mero de serie !ue le corresponda. uando tecleas un n+mero # :ste no se encuentra registrado dentro del nentario general o del almac:n, se desplegar* el status de C/o registradoD. Por otra parte, si oprimes  o 58 se mostrar* el listado de todos los n+meros asociados a un producto, as' como el status !ue guardan0 ?isponi"le, >endido, ?efectuoso, etc., #a sea del inentario general o del almac:n anotado en la ca"ecera, si tra"ajas con multialmacenes. La asignaci$n de los n+meros de serie tam"i:n se e afectada por el par*metro de /+meros de serie repetidos. Si definiste !ue ser'a posi"le repetir n+meros, podr*s anotar en un documento de compra folios !ue #a han sido empleados en otra operaci$n. Al gra"ar la compra, los n+meros de serie indicados se almacenan con el status de C?isponi"leD. uando has actiado la opci$n de multialmacenes, la asignaci$n de n+meros de serie se realiza de manera independiente para cada una de las "odegas% por tanto, podr*n e3istir n+meros de serie repetidos de uno a otro almac:n, pero no as' en un mismo almac:n. /o es coneniente desactiar la opci$n de multialmacenes si #a capturaste n+meros de serie, #a !ue s$lo podr*s

/+meros de serie


Campo Lotes #;o Pedimentos

escripción recuperar a!uellos !ue pertenezcan al almac:n 7.Par*metros ; nentarios /+meros de serie Si dentro del m$dulo de nentarios indicaste !ue el producto en la actual partida maneja Lotes # Pedimentos, despu:s de capturar el campo de "seraciones # el de /+mero de serie &si maneja el producto( el sistema desplegar* una entana para capturar los datos del Lote #;o Pedimento de este producto. En la parte superior de las pesta2as de la entana aparecen los campos lae # antidad desha"ilitados, mostrando los datos capturados preiamente en la partida !ue se est* afectando. Para conocer m*s acerca de los campos de esta entana consulta0 Lotes #;o Pedimentos La captura de lotes # pedimentos para los productos !ue lo manejan, se efectuar* por partida en el documento de compra, # esta captura de informaci$n se registrar* directamente en el cat*logo de Lotes # Pedimentos dentro del M$dulo de nentarios, aun cuando se tenga desha"ilitado la ntegraci$n de ompras a nentarios en Par*metros de nentarios. Si el producto maneja Lotes # Pedimentos, es necesario se capturen am"os, por!ue si no el sistema no permitir* seguir aanzando si falta alguno. uando se efect+a una deoluci$n o cancelaci$n, autom*ticamente el sistema actualiza la informaci$n del cat*logo de Lotes # Pedimentos.

Columnas de detalle olumnas "seraciones, Lotes # n+meros de Estas columnas se mostrar*n solo si se marcaron Serie sus casillas de erificaci$n en Par*metros de ompras, pesta2a CPor partidaD. Las columnas muestran si la partida tiene informaci$n de detalle a consultar. Los s'm"olos !ue se pueden presentar en estas columnas son los siguientes0&( olumna de "seraciones0 Si en la partida se anotaron o"seraciones se isualizar* un s'm"olo de hoja. &L( olumna de Lotes # Pedimentos0 Si la partida contiene un producto con Lote o Pedimento se isualizar* un s'm"olo de un coche.&S( olumna de /+meros de Serie0 Si la partida contiene un producto con n+mero de serie se isualizar* un s'm"olo de n+mero &^(.&6( ndica el tipo de producto inolucrado en la partida%   /ormal inentaria"le(, S Sericio, R Rits, P omponente de un Rit &inentaria"le(. ,otales 6otal por partida

?escripci$n

Esta cifra aparece al final de la entana de captura. orresponde al monto neto de los productos de la partida, sin incluir impuestos ni descuentos. Muestra la descripci$n del art'culo !ue est*s


Campo

escripción capturando en la partida.

6otal

Presenta el monto total de las partidas ela"oradas hasta el momento. ndica el precio neto antes de aplicarle impuestos # descuentos.

4na ez capturadas todas las partidas del documento oprime el "ot$n para gra"ar el documento de compra # en seguida el sistema efectuar* los siguientes pasos en forma autom*tica para finalizar el alta del documento de compra0 6otal de ndirectos Se muestra la entana de ndirectos para !ue registres el total de tus gastos indirectos !ue !uieres incluir en el documento de compra. La casilla de erificaci$n de Acumular ndirectos a uentas por Pagar estar* ha"ilitada siempre # cuando ha#as definido en Par*metros de ompra un manejo manual de este par*metro. Los indirectos de"en capturarse en la moneda !ue se defini$ en la ca"eza del documento. Puedes encontrar m*s informaci$n acerca de ndirectos en0 Par*metros de ompra ; ndirectos "seraciones del documento

Anota las o"seraciones generales del documento en la entana !ue se presenta.

La fecha de pago se calcula con "ase en los d'as de cr:dito otorgados por el proeedor &!ue est*n definidos en el cat*logo de proeedores( a partir de la fecha en la !ue se ela"ora el documento de compra. Si est*s tra"ajando en forma integrada con 3P, se generar* autom*ticamente el cargo # la cuenta por pagar. La fecha de pago es modifica"le. El c*lculo se realiza so"re d'as naturales # no puede dejarse en "lanco.

Compras a lazos Al oprimir el "ot$n aparecer* la entana de compra a plazos en el cual podr*s definir la forma en !ue ser* li!uidada la compra0 7RMA  AG A 0AH 6ipo de pago0 Puedes escoger entre  diferentes tipos de plazo0 4n solo pago, a los 9-G # Q d'as, pagos mensuales a 78 meses, a V n+mero de pagos, o por un monto espec'fico. En los primeros casos, el monto se o"tendr* de manera autom*tica al determinar el n+mero de pagos en los !ue se diide el cargo. Plazos0

Se pueden definir plazos peri$dicos de 7 a 9 d'as, en los cuales se diidir*n los cargos, con lo !ue tam"i:n se generar* de inmediato el monto a pagar al ser diidido el cargo entre estos plazos de tiempo. Este par*metro s$lo se actia cuando se maneja n+mero de pagos # montos.

5echa del primer pago0

ndica la fecha de arran!ue de los pagos al proeedor so"re el cargo correspondiente. El sistema autom*ticamente genera la +ltima fecha


Campo G+RACI/+  AG Monto de compra0

escripción de pago. Este alor es inmodifica"le desde esta entana, # se2ala la cantidad total !ue se adeuda al proeedor.

Enganche0

Se puede anotar un enganche, mismo !ue se restar* del monto de compra al momento de generar los pagos restantes. 6asa de inter:s0 Permite aplicar intereses a cada uno de los pagos, e3cepto al enganche. El c*lculo del inter:s es con "ase al c*lculo del inter:s simple. >alores informatios0 Estos O campos restantes indican0 el n+mero de pagos a los !ue se a a ampliar el plazo, el monto de los pagos, el monto del +ltimo pago # la fecha !ue resulta ser la del +ltimo a"ono al proeedor. Para una e3plicaci$n m*s detallada consulta0 5acturas; >enta a Plazos ?espu:s de !ue se muestre la entana de o"seraciones, er*s los siguientes datos0 el su"total de documento, el total del descuento del proeedor, el descuento financiero # el impuesto, as' como el total del documento &una ez aplicado el impuesto # am"os descuentos(. En su caso, despu:s de reisar los datos podr*s oprimir el "ot$n )ra"ar o Aceptar. Los totales son mostrados en la moneda !ue se defini$ en la ca"eza del documento. A continuaci$n el sistema preguntar* si deseas o no imprimir el documento. Esta opci$n tam"i:n se ejecuta al oprimir el "ot$n de Emisi$n de documentos del men+ 1eportes. Esta entana te permite o"tener una copia o arias del documento !ue aca"as de ela"orar. El sistema utiliza el formato de impresi$n 1MP1A.56, pero puedes modificarlo o crear otros en el Editor de formatos. on esta +ltima opci$n se da por terminada el alta de una recepci$n de mercanc'a. Algunas cuestiones como los n+meros de serie # las compras a plazos, se e3p onen a!u' pero en la pr*ctica no ser*n usados. Lo referente a la Emisi$n de ?ocumentos se ampliara en el capitulo siguiente, por lo !ue la opci$n !ue aparece al finalizar cada documento, de"emos darle cancelar, de lo contrario intentar* imprimir el documento # si no tenemos un impresora puede "lo!uear el sistema. nlaces de ocumentos de Compra Para llear a ca"o el ciclo completo de compra, los documentos pueden enlazarse, eitando la captura de la misma informaci$n en cada documento. La ta"la siguiente indica c$mo se pueden enlazar los documentos del m$dulo de ompras0 ocumento #ase e enlaza con rden de compra /ing+n documento, s$lo puede ser directa. 1ecepci$n de mercanc'a rdenes de compra ?eoluci$n 1ecepciones de mercanc'a &autom*ticamente( omo imos en el llenado de campos al momento de ela"orar un documento, tenemos la opci$n de escoger si :ste ser* directo o se enlazar* con otro. Si seleccionamos la opci$n del documento enlazado antes de pasar al siguiente campo mostrar* la entana de enlace.



Campo Proeedor ?ocumento "ase; ?ocumento enlazado

?ocumento

5echa de ela"oraci$n Su"total

escripción Anota el n+mero o clae del proeedor a !uien se aplica el documento. Esta informaci$n te se2ala el tipo de documento !ue est*s dando de alta &en el ejemplo, una 1ecepci$n( # a!u:l !ue enlazas &en el anterior caso, una rden(. Anota a!u' el n+mero de documento !ue deseas enlazar. Puedes apo#arte en la tecla 58 para localizar los documentos enlaza"les% en caso de !ue no aparezca alg+n documento en el listado, de"er*s generarlo primero en el cat*logo correspondiente. El sistema autom*ticamente despliega la fecha en !ue dicho documento fue agregado a tu cat*logo. ndica el monto al !ue asciende el documento.

4na ez !ue ha#as encontrado el documento con el !ue te !uieres enlazar, lo gra"as con 59 o el icono de la "arra de herramientas. Al gra"ar # regresar al documento eras !ue los datos de la orden de compra, se pasaron a la recepci$n, eitando con esto con la captures, # en el caso de !ue no todos los art'culos sean reci"idos puedes cam"iarlos, continuando con el proceso.



ocumentos de enta 1ecordando los documentos utilizados en la enta son la cotizaci$n, pedido, remisi$n, factura # deoluciones so"re enta, son los documentos a tra:s de los cuales se llearan a ca"o los procesos de la empresa # son los !ue an actualizando el inentario. omo en la pr*ctica no se usaran Pedidos, amos a e3cluirlo sin em"argo su forma de captura es igual a los dem*s documentos. Cotización Remisión 7actura 6 evoluciones o#re enta. Men+ M$dulos ; 5acturas # >endedores ; Archios ; otizaciones] ]1emisiones]5acturas] ?eoluciones 0istado de las cotizaciones ela#oradas. nca#ezado In)ormación ?ocumento El n+mero de la cotizaci$n liente A !ue liente se le eni$ dicha cotizaci$n. Ela"orado 5echa en la !ue se ela"or$ Su Pedido En e l caso d e las cotizaciones e sta o pci$n n o aplica, s e er* e n los o tros documentos. Status Es el estado de la otizaci$n riginal, si no ha sido surtida, edida si #a se enlaz$ con un Pedido, Remitida si se enlaz$ con una 1emisi$n o 7acturada si se enlaz$ con una 5actura. Siguiente /+mero del ?ocumento al !ue se enlaz$, pedido, remisi$n o factura. mporte Precio total de la otizaci$n.

0istado de las remisiones ela#oradas. nca#ezado In)ormación ?ocumento El n+mero de la remisi$n liente A !ue liente se le eni$ dicha remisi$n. Ela"orado 5echa en la !ue se ela"or$ Su Pedido Es la referencia o documento eniado por el liente, puede ser una orden de compra o una recepci$n. Status Es el estado de la 1emisi$n riginal, si no ha sido surtida, o 7acturada si se enlaz$ con una 5actura. Siguiente /+mero de la factura al !ue se enlaz$. mporte Precio total de la 1emisi$n.


0istado de las )acturas ela#oradas. nca#ezado In)ormación ?ocumento El n+mero de la factura liente A !ue liente se le eni$ dicha factura o MS61 si fue enta del mostrador. Ela"orado 5echa en la !ue se ela"or$ Su Pedido Es la referencia o documento eniado por el liente, puede ser una orden de compra o una recepci$n. Status Es el estado de la 5actura ser* riginal o evuelta si realiz$ una deoluci$n so"re entas. Anterior /+mero del documento anterior a la factura, con la !ue se enlaz$, puede ser una otizaci$n, Pedido o 1emisi$n. mporte Precio total de la 5actura.

0istado de las evoluciones ela#oradas. nca#ezado In)ormación ?ocumento El n+mero de la deoluci$n liente A !ue liente se le eni$ dicha deoluci$n. Ela"orado 5echa en la !ue se ela"or$ Su Pedido Es la referencia o documento eniado por el liente, puede ser una orden de compra o una recepci$n. Status Es el estado de la deoluci$n ser* siempre riginal. Anterior /+mero de la factura con la !ue se enlaz$


mporte

Precio total de la ?eoluci$n.


omo los cuatro documentos tienen los mismos campos # solo ar'an un poco de un documento a otro, pondremos primero las im*genes de captura de los tres documentos # luego en forma conjunta, la e3plicaci$n de los campos de todos ellos. ?esde el men+ de 5acturas # >endedores Para ela"orar la otizaci$n Archio ; otizaci$n ; Edici$n ; Agregar Para ela"orar la 1emisi$n Archio ; 1emisi$n ; Edici$n ; Agregar Para ela"orar la 5actura Archio ; 5actura ; Edici$n ; Agregar


Campo escripción 5actura ; 1emisi$n ; Pedido ; A!u' de"es indicar si el documento a realizar se ela"ora cotizaci$n ; deoluci$n directamente, o "ien, se enlaza con un documento anterior &una factura, por ejemplo, se puede enlazar con una cotizaci$n, un pedido o una remisi$n(. ?e no ha"er elegido la ela"oraci$n del documento directo, al pasar con el ta"ulador de este campo al siguiente, el sistema presentar* la entana de Enlace de documentos, con la !ue podr*s enlazar el documento a fin de !ue el proceso de enta se llee a ca"o de manera autom*tica. M*s adelante eremos Enlace de documentos. /+mero de documento uentas con siete espacios para anotar con n+meros #;o letras el n+mero de documento a ela"orar. Si tienes inactio el par*metro de 5olio secuencial en los Par*metros de 5acturaci$n, entonces podr*s cam"iar el n+mero sugerido, #a !ue de tenerlo actiado el sistema lo pondr* de manera autom*tica # no podr*s modificarlo. Adicionalmente, cuentas con la tecla de a#uda 58 para conocer todos los documentos ela"orados anteriormente. /6A0 El sistema no permite n+meros de documento repetidos. 5echa El sistema sugiere como fecha de ela"oraci$n del documento la del d'a de tra"ajo !ue fue indicada al ingresar al sistema. Sin em"argo, puedes modificarla. liente ?e"es anotar la clae del cliente para el !ue se ela"orar* la factura. Esta clae la presenta el sistema autom*ticamente en caso de !ue la ha#as anotado preiamente en la entana de Enlace de documentos. uentas con las teclas de a#uda 58 # 5I. on la primera puedes er una entana donde se muestra la clae, el nom"re # la clasificaci$n


Campo

liente mostrador

ondici$n Eniar a onsignar a 5echa de entrega

5echa de igencia

Almac:n Su pedido

mpuesto

escripción de los clientes registrados en el cat*logo de lientes. Para una "+s!ueda r*pida o apro3imada, tam"i:n puedes anotar una clae del cliente # oprimir la tecla 58, con lo !ue er*s los registros cercanos a dicha clae # seleccionar el !ue "uscas. A su ez, con la tecla de funci$n 5I cuentas con una a#uda de "+s!ueda fon:tica, pudiendo anotar el nom"re completo del cliente o s$lo una parte # la tecla Enter. "sera !ue en la entana de captura aparece a continuaci$n la direcci$n # los datos del cliente anotado. /6A0 Si el cliente se encuentra suspendido, el sistema impedir* la ela"oraci$n de una 5actura o una 1emisi$n. uando el documento !ue se ela"ora es una otizaci$n o un Pedido, eniar* un aiso, pero podr*s continuar con la ela"oraci$n del documento. Si el documento a a ser ela"orado para un comprador ocasional, esto es, !ue no forma parte del cat*logo de lientes, presiona el "ot$n liente Mostrador de la "arra de herramientas, con el cual aparecer* una entana donde podr*s anotar el /om"re, ?irecci$n # Po"laci$n de este cliente. Los documentos de enta para este tipo de comprador ser*n almacenados con todos los datos anotados. /6A0 ?espu:s de anotar la informaci$n del liente Mostrador, no podr*s ingresar a los campos de ondici$n, Eniar a, # Su pedido. uentas con un espacio de hasta 8 caracteres donde podr*s capturar la condici$n "ajo la !ue efectuar*s el pago del cliente &por ejemplo, CEfectioD, Cr:ditoD, C$"rese o ?eu:lase - ..?.D, etc.(. 6e permite en dos renglones indicar el lugar donde se de"e eniar la mercanc'a amparada en el documento. 6am"i:n, por ejemplo, puedes escri"ir !ui:n la de"e reci"ir o comentarios afines. Anota o selecciona al cliente al !ue se le eniar* la mercanc'a% :ste puede ser diferente al cliente al !ue se le facturar*. Aparece cuando se trata de un Pedido, 1emisi$n, 5actura o ?eoluci$n # se refiere al d'a en !ue el cliente de"e reci"ir la mercanc'a. Puedes hacer uso de la tecla de a#uda 58 para la consulta del calendario. Se utiliza +nicamente al momento de ela"orar una cotizaci$n # sire para indicar la fecha l'mite hasta la !ue dicha cotizaci$n ser* *lida. En caso de escri"ir una fecha anterior a la fecha de ela"oraci$n del documento, el sistema eniar* el mensaje CLa fecha es menor a la fecha de ela"oraci$nD, pero podr*s continuar con la captura. Este campo aparece cuando el sistema tra"aja con Multialmac:n. ?e"er*s anotar a!u' el n+mero de almac:n o dep$sito del !ue se tomar* la mercanc'a cuando ela"ores una 1emisi$n o una 5actura. Puedes anotar el n+mero de orden !ue est* utilizando el cliente como identificaci$n propia de su documento. /o confundir este campo con el de /+mero, arri"a citado, el cual se2ala el folio del sistema, mientras !ue Su pedido se refiere al identificador manejado por el comprador. a"e se2alar !ue este campo no se presenta en la ela"oraci$n de cotizaciones. En este primer rengl$n de mpuesto se sugiere la tasa de impuesto a ser aplicada para la enta, preiamente especificada en los Par*metros )enerales, pero puedes modificarlo &si deseas escri"ir un impuesto del U "asta con !ue anotes  $ .(.


Campo

escripción Al momento de indicar la clae del cliente a !uien corresponde el documento, se despliega autom*ticamente en este campo el porcentaje de descuento !ue tiene #a asignado &er cat*logo de lientes(, pero es posi"le cam"iarlo en ese momento. El descuento m*3imo es de QQ.QQQU.Si en tus Par*metros de 5acturaci$n tienes permitida la captura de descuentos por partida, se permitir* el acceso a este campo # el porcentaje indicado a!u' ser* sugerido en la columna de C?escuento 7D, siendo posi"le modificar el descuento a aplicar en cada partida. Si no tienes permitida la captura de descuentos por partida, el porcentaje a tomar en cuenta para todos los art'culos anotados en el documento ser* el definido en este campo. En am"os casos, si el producto es afectado por alguna pol'tica de descuento, :sta ser* aplicada al momento de realizar la operaci$n, siendo importante distinguir si la pol'tica es sustitutia o acumulatia. El concepto # la forma de aplicaci$n de las pol'ticas de descuento se e3plican m*s adelante.

?escuento financiero

Se utiliza como un descuento otorgado por circunstancias particulares &por ejemplo, por pronto pago o por ad!uirir grandes ol+menes de mercanc'a(. Este descuento no afecta el precio neto de la enta por producto !ue se registra en Moimientos al inentario. El descuento financiero es calculado despu:s del descuento comercial, tomando como "ase lo !ue resta del monto total del documento, antes de aplicar el impuesto.

>endedor

)eneralmente se despliega autom*ticamente la clae del endedor !ue atiende al cliente al momento de indicarlo. Sin em"argo, puedes modificarla # anotar cual!uiera !ue se encuentre registrado en tu cat*logo de endedores. uentas con la tecla de a#uda 58 para seleccionarlo. 6am"i:n es posi"le dejar el campo en "lanco.

omisi$n

Sugiere el porcentaje de comisi$n !ue se otorgar* al endedor, pero puedes modificarlo al momento de capturar el documento. Si tienes ha"ilitada la captura de comisiones por partida, el sistema ignorar* el porcentaje anotado a!u' # tomar* en cuenta el porcentaje de comisi$n !ue se defina en cada art'culo. Si no tienes permitida la captura de comisiones, la cifra a!u' anotada serir* para o"tener la comisi$n so"re cada una de las partidas. Al ir c apturando e l documento, e n el lado i z!uierdo d e la p artida aparecer* una pe!ue2a representaci$n gr*fica de cada moimiento por partida, as' como la informaci$n !ue se utiliz$. &A( Se refiere a !ue en esa partida se realiz$ un apartado # est* representado con una mano. &( Se refiere a !ue en esa partida se anotaron las o"seraciones correspondientes # est* representado con una hoja. &L( Se refiere a !ue en esa partida se tomaron productos de un lote o pedimento # se representa con los autos. &S( Se refiere a !ue en esa partida se tomaron productos con n+meros de serie. &6( ndica el tipo de producto inolucrado en la partida%   /ormal &inentaria"le(, S Sericio, R Rits, P omponente de un Rit &inentaria"le(. Sire para indicar el n+mero de unidades !ue se ender*n del producto, sericio o Rit. A!u' de"es capturar la clae del producto a ender, tal # como fue dado de alta. Puedes a#udarte de la tecla 58 para localizarla r*pidamente. En el caso de !ue est:s ela"orando una cotizaci$n o

?escuento

olumnas de detalle

antidad Producto


Campo

?escuentos0 ?escuentos0 ?esc7, ?esc7, ?esc8

mpuestos0 mpu7 e mpu8

escripción un pedi pedido, do, al usar usar 58 se most mostrar rar* * una una ent entan ana a con con la clae clae,, descripci$n # e3istencias disponi"les &e3istencias - pendientes por surtir(. Si est*s ela"orando una 1emisi$n o una 5actura s$lo se mostrar* la clae # el total de e3istencias, en su caso, del almac:n indicado en la ca"eza del documento. Si en lugar de utilizar 58 oprimes las teclas Shift H 58, se mostrar* el cat*logo de nentarios, se2alando las e3istencias totales. "sera !ue07( En el caso de una factura o remisi$n, si no ha# e3istencias suficientes del producto !ue aca"as de anotar # en tu configuraci$n no est* permitida la enta de productos sin e3istencias, no se podr* continuar con la captura. Si se trata de una cotizaci$n o un pedido # no ha# e3istencias suficientes de dicho producto, el sistema eniar* el mensaje CLa cantidad es ma#or ma#or a los los prod produc uctos tos dispon disponi" i"les lesDD # podr* podr*ss conti continu nuar ar con con la captura.8( captura.8( uando captures captures un producto a+n cuando cuando no se tengan e3istencias del mismo, podr*s terminar el alta del documento aun!ue el sistema te adierta lo anterior con un mensaje. En este caso no se generar* ning+n moimiento al inentario. Si por el contrario, no est*s tra"ajando en coordinaci$n con nentarios, no importar* la cantidad anotada, sino solamente !ue el producto forme parte del cat*logo general. /6A0 uando se tra"aja una remisi$n o una fact factur ura a de un art'c art'cul ulo o defi defini nido do como como un seri serici cio o o produc producto to no inent inentari aria"le a"le,, con s$lo s$lo teclear teclear su clae clae el sistem sistema a erifi erificar car* * su situaci situaci$n $n # permit permitir* ir* continu continuar ar con el docume documento nto a+n cuando cuando el producto no cuente con e3istencias registradas. 6ampoco generar* un moimiento al inentario. Para ma#or informaci$n consulta0 Estos campos se refieren refieren a los distintos distintos descuentos descuentos a aplicar aplicar en la enta enta del product producto, o, funcion funcionand ando o +nicam +nicament ente e si tienes tienes actia actia la captura de descuentos por partida &er Par*metros de facturaci$n(. En principio, el sistema sugiere en la columna de C?esc7D &descuento uno( el porcentaje preiamente indicado en el campo de ?escuento, anteriormente citado, a fin de aplicarlo so"re el producto, pero es posi"le indicar un alor diferente para la partida% dicho porcentaje ser* el !ue finalmente se tome en cuenta para el c*lculo del monto de la enta. uando uando el producto producto !ue se est* capturando es afectado por una o arias pol'ticas de descuento% si la +ltima pol'tica definida es de car* car*ct cter er susti sustitu tutitia a,, el porc porcen enta taje je corre corresp spon ondi dien ente te ser* ser* desplegado en forma autom*tica en la columna de C?esc7C. Si la pol'tica es de car*cter acumulatia, en la columna de C?esc7D se presentar* el descuento definido en el campo de ?escuento anterior # en los descuentos 8 # 9 se mostrar* el porcentaje al !ue ascienden las pol'ticas de descuento !ue afecten al producto. uando el art'culo est* est* relaci relaciona onado do con m*s de tres pol'tica pol'ticass acumul acumulati atias, as, en la columna de C?escuento 9D se mostrar* un porcentaje calculado de todos los descuentos !ue #a no pueden desplegarse. Si no tienes perm permititid ida a la aplic aplicaci aci$n $n de pol' pol'titica cass en tu conf config igur uraci aci$n, $n, no se mostrar*n alores en las columnas de ?escuento 8 # 9. Este campo se comporta de tres formas, de acuerdo a tu configuraci$n07( 1ecuerda !ue en el cat*logo de inentarios cada producto posee su propio alor para el impuesto 7 &p.ej. EPS( # el impu impues esto to 8 &p.ej &p.ej.. >A( >A(.. Si conf config igur urast aste e el sist sistem ema a para para poder poder modi modififica carr el impu impues esto to por por parti partida da,, estos estos impu impues estos tos apar aparec ecen en sugeridos en los campos mpu7 e mpu8, permitiendo el acceso para !ue puedas modificarlos, si as' lo deseas.8( Si por configuraci$n el sistema no permite la captura de impuestos por partida, el sistema aplicar* a todos # cada uno de los productos el impuesto definido en la ca"ece ca"ecera ra del documen documento, to, e3plic e3plicado ado anteri anteriorme ormente nte.9( .9( Si tienes tienes permitida la captura de mpuesto por partida, pero el producto no


Campo

omisi$n

Precio unitario

>entana de o"seraciones de la partida

/+meros de serie

Lotes # Pedimentos

escripción tiene tiene impu impues esto toss defi defini nidos dos en ne nent ntari arios, os, para para esa esa parti partida da en parti particul cular ar se reto retomar mar* * el porc porcen entaj taje e indi indica cado do en el campo campo de mpuesto, definido en la ca"ecera del documento, despleg*ndose en la columna de Cmpuesto 8D. En este caso se recomienda !ue el porcentaje de impuesto del primer campo sea igual al .>.A. a aplicar, dado !ue es el +ltimo impuesto !ue afecta al precio del producto. Se indica a!u' el porcentaje de comisi$n !ue reci"ir* el endedor por la ent enta a indic indicada ada para para esa esa parti partida da en parti particu cular lar.. Al ela"o ela"orar rar el documento, documento, el sistema sistema sugiere sugiere la cantidad preiamente se2alada se2alada en el cat* cat*lo logo go de >end >endedo edores res.. uan uando do en la conf config igur uraci aci$n $n no se permite la captura de este campo, se toma entonces el alor anotado en el campo de omisi$n, definido en la ca"ecera del documento. La comi comisi si$n $n a!u' a!u' indi indica cada da ser* ser* util utiliz izada ada para para emit emitir ir el report reporte e de comisiones por endedor0 • En este campo el sistema sugiere la cantidad anotada en el m$dulo de nentarios como precio de enta al p+"lico, o el precio !ue corresponda a la pol'tica de enta !ue afecte al producto, si es !ue :ste fue delimitado. • Pued Puedes es opri oprimi mirr la tecl tecla a 58 para para asig asigna narr con con E/6E E/6E1 1 cual!uiera de los precios disponi"les !ue puede asumir un art'culo &precio p+"lico, m'nimo # los tres precios de lista(. 6am"i:n puedes anotar un nueo precio &el campo acepta hasta 7O caracteres num:ricos(. En este caso, el sistema no permitir* anotar un precio menor al m'nimo. • Si el producto est* siendo afectado por alguna pol'tica de descuento, ser* posi"le modificar el alor dado siempre # cuando se trate de una pol'tica acumulatia% si el precio resultante es menor al m'nimo, la pol'tica dejar* de aplicarse. /6A0 Si el precio del art'culo est* cotizado en alguna diisa, el contenido de este campo ser* la conersi$n a moneda resultante de multiplicar el precio por el alor indicado en el campo C6ipo de am"ioD, definido en la ca"ecera del documento. ?espu:s ?espu:s de !ue ha#as indicado indicado el importe, importe, el sistema presentar presentar* * una entana !ue permitir* capturar o"seraciones del art'culo. Si opri oprime mess la tecl tecla a 58 dentr dentro o de la ent entan ana, a, auto autom* m*titica came mente nte se integran a la partida las o"seraciones !ue fueron anotadas en el registro del producto dentro del m$dulo de nentarios. Si no deseas anotar nada, s$lo oprime Aceptar # regresar*s a la entana de Agregar para poder dar de alta otra partida. Si el documento es una remisi$n o factura # el producto de la partida se encuen encuentra tra defi defini nido do para para el manej manejo o con con n+mer n+meros os de seri serie, e, entonces despu:s de anotar las "seraciones, o al presionar la tecla Shift H 59 so"re el campo de Producto, se desplegar* una entana !ue permite la captura de los /+meros de Serie de los art'culos a los !ue se refiere el documento. "sera !ue al momento de gra"ar la 1emisi$n o la 5actura, cam"iar* el status del producto para esos n+meros de serie de &?(isponi"le por el de &>(endido. Asimismo, el sistema permite al momento de la captura, indicar los n+meros de serie de los art'culos !ue se enden # !ue no ha"'an sido capturados preiamente, de ah' !ue es posi"le !ue presente el mensaje CSe capturaron n+meros de serie !ue no est*n registradosD, sin !ue se impida con ello continuar con la captura. Si el producto !ue as a ender pertenece a un lote o pedimento, el sistem sistema a mostrar mostrar* * autom* autom*tic ticamen amente te una entana entana con los lotes lotes o


Campo

escripción pedimentos pedimentos asociados al producto, producto, as' como sus e3istencias e3istencias,, de"es seleccionar de la lista el lote #;o pedimento al cual pertenece el producto. 6otal por partida En es este rengl$n el el sistema in indica el el mo monto al al !ue as asciende la la e enta del art'culo !ue est*s registrando. _ste corresponder* al precio neto de los productos, sin incluir impuestos ni descuentos. ?escripci$n ada ez !ue se elija un producto, a!u' se desplegar* la descripci$n del del mism mismo, o, con con o"je o"jeto to de !ue !ue pued puedas as comp compro ro"a "arr !ue !ue est* est*ss tra"ajando con el art'culo correcto. 6otal A!u' se presenta la suma total de partidas ela"oradas% se indica el precio neto, antes de aplicarle impuestos # descuentos. La fecha de pago se calcula con "ase en los d'as de cr:dito otorgados por el cliente &!ue est*n definidos en el cat*logo de clientes( a partir de la fecha en la !ue se ela"ora el documento de enta. Si est*s tra"ajando en forma integrada con 3, se generar* autom*ticamente el cargo # la cuenta por pagar. La fecha de pago es modifica"le. El c*lculo se realiza so"re d'as naturales # no puede dejarse en "lanco. entas a lazos Al oprimir el "ot$n aparecer* la entana de >enta a plazos en el cua l podr*s definir la forma en !ue ser* li!uidada la enta0 7RMA  AG A 0AH 6ipo de pago0 Puedes escoger entre  diferentes tipos de plazo0 4n solo olo pago pago,, a los los 9-G 9-G  # Q d'as d'as,, pago pagoss mensuales a 78 meses, a V n+mero de pagos, o por un monto espec'fico. En los primeros casos, el monto monto se o"tendr o"tendr* * de maner manera a auto autom* m*titica ca al determinar el n+mero de pagos en los !ue se diide el cargo. Plazos0

Se pueden definir plazos peri$dicos de 7 a 9 d'as, en los cuales se diidir*n los cargos, con lo !ue tam"i tam"i:n :n se gener generar* ar* de inme inmedi diat ato o el monto monto a pagar al ser diidido el cargo entre estos plazos de tiempo. Este par*metro s$lo se actia cuando se maneja n+mero de pagos # montos.

5echa del primer pago0

ndica la fecha de arran!ue de los pagos del cliente so"r so"re e el carg cargo o corr corres espo pond ndie ient nte. e. El sist sistem ema a autom*ticamente genera la +ltima fecha de pago.

G+RACI/+  AG Monto de enta0 Enganche0 6asa de inter:s0

>alores informatios0

Este alor es inmodifica"le desde esta entana, # se2ala la cantidad total !ue adeuda el cliente. Se puede anotar un enganche, mismo !ue se restar* del monto de enta al momento de generar los pagos restantes. Permite aplicar intereses a cada uno de los pagos, e3cepto al enganche. El c*lculo del inter:s es con "ase al c*lculo del inter:s simple.

Estos O campos restantes indican0 el n+mero de pagos a los !ue se a a ampliar el plazo, el monto de los pagos, el monto del +ltimo pago # la fecha !ue resulta ser la del +ltimo a"ono al cliente. Para una e3plicaci$n m*s detallada consulta0 5acturas; >enta a Plazos ?espu:s de !ue se muestre la entana de o"seraciones, er*s los siguientes datos0 el su"total de


Campo escripción documento, el total del descuento del proeedor, el descuento financiero # el impuesto, as' como el total del documento &una ez aplicado el impuesto # am"os descuentos(. En su caso, despu:s de reisar los datos podr*s oprimir el "ot$n )ra"ar o Aceptar. Los totales son mostrados en la moneda !ue se defini$ en la ca"eza del documento. 6e aparecer* una >entana preguntando si `?eseas pagar la factura S al momento de ela"orar la factura esta es pagada, clic en si, # en la entana de 1ecepci$n de pagos te aparecer*n los datos del cliente, a"ajo una columna con la le#enda pto. Tue significa el concepto de la forma de pago, escoge uno con un do"le clic del Mouse so"re :l, con la teclas de ta"ulador te moer*s hasta !ue aparezca el monto del pago de la factura, te pasas con el ta"ulador al siguiente registro para aceptar el de arri"a # gra"as el pago, te preguntar* si estas correctos los datos, &si la factura no es pagada en el momento de todas formas puede registra los pagos en el modulo de uentas por o"rar ; Edici$n ; Altas de cuentas por co"rar. A continuaci$n el sistema preguntar* si deseas o no imprimir el documento. Esta opci$n tam"i:n se ejecuta al oprimir el "ot$n de Emisi$n de documentos del men+ 1eportes. Esta entana te permite o"tener una copia o arias del documento !ue aca"as de ela"orar. El sistema utiliza el formato de impresi$n 5A641AL.56, pero puedes modificarlo o crear otros en el Editor de formatos. on esta +ltima opci$n se da por terminada el alta de una recepci$n de mercanc'a. Algunas cuestiones como los n+meros de serie # las compras a plazos, se e3p onen a!u' pero en la pr*ctica no ser*n usados. Lo referente a la Emisi$n de ?ocumentos se ampliara en el capitulo siguiente, por lo !ue la opci$n !ue aparece al finalizar cada documento, de"emos darle cancelar, de lo contrario intentar* imprimir el documento # si no tenemos un impresora puede "lo!uear el sistema. nlaces de ocumentos de enta Para llear a ca"o el ciclo completo de enta, los documentos pueden enlazarse, eitando la captura de la misma informaci$n en cada documento. La ta"la siguiente indica c$mo se pueden enlazar los documentos del m$dulo de 5acturaci$n # >endedores0 ocumento e enlaza con otizaci$n /ing+n documento, s$lo puede ser directo. Pedido otizaciones 1emisi$n otizaciones #;o Pedidos 5actura otizaciones, Pedidos # 1emisiones ?eoluci$n 5acturas omo imos en el llenado de campos al momento de ela"orar un documento, tenemos la opci$n de escoger si :ste ser* directo o se enlazar* con otro. Si seleccionamos la opci$n del documento enlazado antes de pasar al siguiente campo mostrar* la entana de enlace.



Campo

escripción liente Anota el n+mero o clae del cliente a !uien se aplica el documento. ?ocumento "ase; ?ocumento enlazado Esta informaci$n te se2ala el tipo de documento !ue est*s dando de alta &en el ejemplo, una 5actura( # a!u:l !ue enlazas &en el anterior caso, una 1emisi$n(. ?ocumento Anota a!u' el n+mero de documento !ue deseas enlazar. Puedes apo#arte en la tecla 58 para localizar los documentos enlaza"les% en caso de !ue no aparezca alg+n documento en el listado, de"er*s generarlo primero en el cat*logo correspondiente. 5echa de ela"oraci$n El sistema autom*ticamente despliega la fecha en !ue dicho documento fue agregado a tu cat*logo. Su"total ndica el monto al !ue asciende el documento. 4na ez !ue ha#as encontrado el documento con el !ue te !uieres enlazar, lo gra"as con 59 o el icono de la "arra de herramientas. Al gra"ar # regresar al documento eras !ue los datos de la remisi$n, se pasaron a la factura, eitando con esto con la captures, # en el caso de !ue no todos los art'culos sean reci"idos puedes cam"iarlos, continuando con el proceso.



#servaciones generales de la captura de ocumentos 0 Es de importe !ue cuando captures el +ltimo art'culo a comprar o ender, tengas el cuidado de darle ta"ulador para pasarte al siguiente registro &aun!ue este te parezca en (, #a !ue de no hacerlo, ese +ltimo art'culo de tu documento no se gra"ar*, !uedando incompleto, por lo !ue tendr'as !ue eliminar # olerlo hacer, si te das cuenta antes de enlazarlo, por!ue si !uieres eliminar una remisi$n !ue #a ha sido enlazada con una factura por ejemplo, no te lo permitir* &por razones o"ias(. En ese caso tendr'as !ue hacer un documento complementario. 24.


2!. 2". +IA 4 2$. RR, 0 I,MA  C+,R0  CMRA-+,A  I++,ARI SAE # ASPEL© en general, tiene una diersidad de reportes !ue se manejan en cada uno de los m$dulos, entre las entajas m*s importantes es !ue sus reportes est*n ela"orados en un formato de te3to &e3tensi$n 56(, con un lenguaje de programaci$n mu# sencillo ¶ a!uellos !ue alguna ez han programado en cual!uier lenguaje(, !ue permite modificarlos # adaptarlos a las necesidades de la cual!uier empresa. &Aclarando !ue por ser una ersi$n Educatia, los enca"ezados de Empresa nalida, no se pueden modificar( A!u' amos a er el uso de los reportes m*s importantes, los cuales en su ma#or'a tienen la opci$n de erlos en pantalla o mandarlos a una impresora. a. %eportes del Sistema Administrativo

omo SAE maneja una cantidad enorme de reportes, s$lo eremos algunos como ejemplo, pero con la intensi$n de !ue al poder o"tener esos pocos reportes, se puedan conocer todos los dem*s. Reportes del Modulo de Compras Para entrar M$dulos ; ompras ; 1eportes



Reporte Resumen ?aremos una e3plicaci$n general de este reporte, los dem*s se usan de forma similar. l reporte lo ar: de acuerdo al documento ?ue este activo en Arcivos. Este reporte muestra todos los documentos de los cat*logos de 1ecepciones, rdenes # ?eoluciones, pudiendo seleccionar informaci$n espec'fica en la entana de filtrado. La informaci$n !ue se inclu#e por columnas en este reporte es0 • /+mero de documento. • lae del proeedor. • Status &Alta, ancelado, Emitido(. • 5echa de emisi$n. • mporte neto &(. • ?escuento comercial &(. • ?escuento financiero &(. • mpuesto &(. • 6otal del documento &(. &( Estos alores se totalizan.

Campo intillo de la entana ?ocumento nicial;5inal Producto L'nea de producto 5echa de ela"oraci$n ; Proeedor ; lae ; lasificaci$n Moneda

escripción El nom"re del cintillo de la entana cam"iar*, dependiendo del cat*logo donde te encuentres &recepciones, $rdenes o deoluciones(. 6e permite elegir un rango de documentos a incluir en el reporte Podr*s hacer la selecci$n de tus documentos a reportar por un Producto en espec'fico. 6ienes la posi"ilidad de o"tener un reporte de tus documentos de compra por L'nea de productos. Elige el rango de fechas de Ela"oraci$n # de 1ecepci$n de los documentos !ue as a presentar en el listado. Puedes o"tener el reporte de los documentos de compra tomando como criterio a uno o arios proeedores. on la opci$n de lasificaci$n puedes hacer m*s selectio el filtro. Podr*s o"tener el reporte +nicamente de los documentos ela"orados en la moneda !ue selecciones en este men+. Si se filtra por alguna moneda los montos de los documentos # el


gran total estar*n en t:rminos de la moneda en las !ue fueron ela"orados.

+ota Los documentos cancelados no son tomados en cuenta para la o"tenci$n de los totales. El total del documento se calcula ha"i:ndose aplicado #a los descuentos e impuestos. pciones



Sire para escoger el tipo de letra del reporte, # si lo !ueremos mandar a la pantalla, a un disco o a la impresora.

Reporte etallado

Reportes del Modulo de entas 87acturas 6 endedores9 Para entrar M$dulos ; 5acturas # >endedores ; 1eportes Reporte Resumen


Reporte etallado

Reporte stado de Cuenta etallado de tus entas Men+ M$dulos ; lientes # uentas por o"rar.


Reporte de Bistencias 6 Costos Men+ M$dulos ; nentarios # Sericios ; 1eportes



misión de ocumentos omo imos al momento de terminar un documento de compra o enta, se solicita la impresi$n del mismo, como recomendaci$n comentamos !ue no era coneniente, por si no ten'amos una impresora conectada, sin em"argo si es nuestra intenci$n imprimir los documentos de compra o enta lo podemos hacer con la opci$n de reportes !ue e3iste en el modulo de ompras # el de 5acturas # endedores denominada Emisi$n de ?ocumentos. Por otro lado es importante mencionar !ue estos documentos, normalmente se mandan a la impresora, por lo !ue no tiene opciones de mandarlo a la pantalla, si !ueremos er nuestro documento en pantalla, tendremos !ue modificar el formato, a tra:s del Editor de 5ormatos. ?ec'amos !ue los formatos son archios de te3to con la e3tensi$n .56, los cuales al momento de instalar SAE los podemos encontrar en la arpeta FArchios de ProgramasFAspelFSAE 8.GF?atos. La edici$n de te3tos se hace con el editor de XindoYs /6EPA? &
Si no capturamos nada en las opciones, SAE imprimir* todos los documentos. Si damos clic en aceptar, se impriman los documentos, ahora no los !ueremos en la impresora, por lo !ue amos a presionar el "ot$n de Editar 5ormato, nos a"rir* el
3

Ver en ayuda Aplicaciones Asociadas.


Podemos er en el enca"ezado los datos generales del formato # una parte de la programaci$n del mismo ¬ar !ue es parecido a lenguajes de programaci$n como isual
Al regresar a la entana de emisi$n de documentos le damos aceptar # si eremos los documentos en la pantalla.

on lo "otones de Arri"a, cam"iamos el porcentaje de isualizaci$n # las paginas. 1ecordar !ue para !ue regrese el formato a su funci$n original tendr'amos !ue hacer el mismo procedimiento, ahora cam"iando Pantalla por mpresor. ocumentos de enta Men+ M$dulos ; 5acturas # >endedores ; 1eportes ; Emisi$n de ?ocumentos


Si no capturamos nada en las opciones, SAE imprimir* todos los documentos. Si damos clic en aceptar, se impriman los documentos, ahora no los !ueremos en la impresora, por lo !ue amos a presionar el "ot$n de Editar 5ormato, nos a"rir* el
2%. +IA ! 2&. I+,RCCI/+ A0 I,MA  C+,A(0 a. Por )ue utilizar un sistema contable

Los registros conta"les en cuanto al manejo de datos son enormes. /o s$lo son depositarios de informaci$n "*sica, sino !ue de"en operar con ella de modo eficiente. Sean muchos o pocos datos, muchos o pocos ejercicios conta"les, se trata de un gran olumen de operaciones de m+ltiples or'genes. Precisan !ue su tra"ajo con ellos sea ordenado # !ue los resultados o"tenidos sean fia"les. Por eso ho# en d'a, pocas son las empresas !ue por pe!ue2as !ue sean, !uieran llear sus registros conta"les en forma manual. Por eso ha# tantos sistemas conta"les en el mercado, # cada uno de ellos permite el manejo de gran cantidad de datos, lo cual facilita los registros conta"les.

Autorizado por su propietario Lic. M.A. Carlos A. Rodríguez Garza para difundirlo b. *ases para el uso de un sistema contable.

 es un sistema conta"le mu# sencillo de utilizar, sin em"argo de"emos recordar !ue este Manual se centra en el uso # manejo del sistema, el cual se "asar* en la ela"oraci$n # uso del at*logo de uentas, el registro de las operaciones a tra:s de la ela"oraci$n de p$lizas # los reportes de los principales estados financieros. Esto !uiere decir !ue de"en regresar a sus apuntes de conta"ilidad, para poder realizar los registros conta"les adecuadamente. El ejercicio de pr*ctica a ela"orar es mu# parecido a los !ue se estudian en las materias conta"les, pero en esta ocasi$n haremos los registros en un sistema conta"le. /o se ense2ara conta"ilidad en este curso, de acuerdo a sus conocimientos registraran las operaciones en el sistema. c. M+todos de %egistro

1ecordaremos los diferentes m:todos de registro con el fin de esta"lecer en cual nos "asaremos para las operaciones !ue realizaremos, los tres diferentes m:todos son0 M>todo de inventarios perpetuos o inventarios constantes. Es a!uel !ue por irtud del cual, las mercanc'as se registran de tal manera !ue es posi"le conocer el alor de su e3istencia en cual!uier momento, as' como el costo de las entas. uentas !ue se emplean en el procedimiento de inentarios perpetuos0 Almac:n0 cuenta de actio circulante, se maneja a precio de costo, saldo deudor, # e3presa la e3istencia de mercanc'as, esto es el inentario final osto de entas0 cuenta de mercanc'as, se maneja a precio de costo, saldo deudor, # e3presa el costo de lo endido >entas0 cuenta de mercanc'as, se maneja a precio de enta, saldo acreedor, e3presa las entas netas. M>todo Anal*tico o ormenorizado. Es a!u:l por irtud del cual es posi"le conocer en detalle el alor de los elementos !ue participan en las transacciones de mercanc'as, con e3cepci$n del alor de las propias mercanc'as en e3istencia # del costo de las entas, los cuales se determinan mediante la pr*ctica de un inentario f'sico. En este procedimiento se esta"lecen las siguientes cuentas0 nentarios ompras )astos de compra ?eoluciones so"re compras 1e"ajas so"re compras >entas ?eoluciones so"re entas 1e"ajas so"re entas rocedimiento glo#al o de mercanc*as generales. onsisten en registrar las diferentes operaciones de mercanc'as en una sola cuenta, la cual se a"re con el nom"re de mercanc'as generales. Por su facilidad de uso # su actualidad usaremos el de nentarios Perpetuos. 3'. 31. +IA " 32. I+,A0ACI/+ 0 I,MA  C+,A(0 a.

Instalación

Se introduce el ? de  en la unidad # se de"e de ejecutar autom*ticamente mostrando la siguiente pantalla0






Se pedir* un /o. de Serie # un n+mero de ?isco &este se inclu#e en el ?(. lic en siguiente.

La pantalla donde se indica la carpeta donde se instalar* &se puede dejar como est*, la cual es0 en el disco duro normalmente 0 Archios de programasFASPELF 9.. lic en siguiente.








5in de la instalaci$n, !uitar la selecci$n para no iniciar en este momento 

En el men+ de nicio SAE se presentar* en programas, ASPEL,  9., ASPEL-  9.. En caso de !ue al introducir el ? de SAE no se ejecute autom*ticamente, se puede a"rir el ? # ejecutarlo directo.


b. Inicio de #OI

ada ez !ue entremos a  aparecer* la siguiente pantalla donde nos solicitar* una clae de acceso es de importante !ue no le tecleen ninguna, por!ue de hacerlo ser* la clae !ue siempre nos pida al iniciar # si por alguna raz$n la olidamos, no podremos #a entrar al programa, por lo !ue se tendr* !ue desinstalar # oler a instalar. Por ello usaremos la clae general siempre la cual es la tecla 7%, del teclado de funciones, al usar esa no tendremos pro"lemas al entrar.

c. Instalación de la empresa

omo es la primera ez !ue entramos, no se tiene instala ning+n per'odo por lo !ue se solicitar* !ue instalemos la "ase de datos de un per'odo. & como SAE # /, son programas !ue tra"ajan con diferentes "ases de datos, el proceso de instalar la empresa, genera esos archios de "ases de datos en "lanco, !ue los programas re!uieren para ir guardando informaci$n, son en promedio IG "ases diferentes !ue el usuario normal no necesita er, por!ue son para uso de los programas, lo !ue s' es importante conocer es la u"icaci$n de esas "ases JcarpetaK para sa"er d$nde a a a"rir el programa sus "ases de tra"ajo( A diferencia de SAE el cual al inicio nos pide la fecha ??MMAA, , s$lo nos pide MMAA, o sea mes # a2o, otra diferencia importante en cuanto a SAE es !ue por cada per'odo nueo !ue a"ramos &cada mes nueo(, de"e de generar otra ez todo el conjunto de "ases de datos &eso s' al inicio ponemos un mes # a2o !ue no tengamos informaci$n, en el proceso normal de , despu:s de iniciar un mes # !uerer genera el mes siguiente, se usa el proceso de reaci$n del Siguiente Per'odo, !ue se er* en el siguiente cap'tulo( Al instalar #a tenemos como ejemplo datos de un empresa &tenemos los per'odos 5e". 8 # 5e". 8 &los pueden a"rir para reisarlos, pero nosotros amos a tra"ajar con datos nueos(. La pantalla siguiente ser* la pantalla !ue siempre nos aparecer* despu:s de teclear la clae de acceso o a"rir una empresa.



omo podemos er siempre nos solicitar* el directorio de datos &donde est*n las "ases de datos(, nos dar* como primera opci$n la !ue escogimos al instalar la empresa, si la cam"iamos #a no encontraremos la "ase de datos. As' mismo solicita la fecha, la cual es importante para los documentos a capturar, #a !ue de acuerdo a esa fecha es el per'odo en el !ue tra"ajaremos # la podemos cam"iar escri"i:ndola en el formato MMAA o sea si !ueremos poner el a"ril del 8N, ser'a ON o seleccionarla de la lista de per'odos !ue #a hemos instalado, los cuales aparecer*n si le damos clic en el signo de interrogaci$n &(. omo para ese per'odo no tenemos "ases de datos nos aparecer* el siguiente mensaje.

?amos clic en S' &recordar !ue este mensaje s$lo aparecer* cada ez !ue capturemos un per'odo del cual no tengamos datos, si escogemos un per'odo e3istente, a"rirla los datos del mismo(. En adelante nos pedir* algunos par*metrosO generales para el uso de , es importante !ue sigan las instrucciones !ue a!u' se mencionan para mejor uso del programa. Parmetros de la Instalación .

En esta entana se generaran las "ases de datos del per'odo seleccionado, al darle clic en nstalaci$n autom*tica.

La siguiente entana es la relacionada con la estructura del cat*logo de cuenta, los d'gitos por niel, la captura por gui$n # el manejo de departamentos &significa manejo de cuentas de forma departamental, esa opci$n no la seleccionaremos, ha# !ue !uitar la selecci$n dando un clic en el cuadro(. >amos a dejar las dem*s opciones como est*n por lo !ue nuestro cat*logo ser* O-9-9 &7-7(.

4



Podemos seleccionar arios ejemplos de cat*logos de cuentas de acuerdo a diferentes giros de la empresas, con ello  nos mostrar* un cat*logo tipo, con la ma#or'a de la cuentas m*s usadas, o tam"i:n si !ueremos generar desde el inicio nuestro propio cat*logo, usar la opci$n de cat*logo ac'o. Para aproechar esta opci$n # tener #a un cat*logo podemos dejar el cat*logo !ue est* seleccionado Cat:logo est:ndar general. lic en Aceptar. 1egresamos a la entana de ontrol de Archios, amos a salir de ella. /ota0 nos mostrar* una entana de sugerencias, pueden leerla # darle Aceptar. En este momento el per'odo !uedo instalado # nos aparecer* la entana de cat*logo de cuentas del mes creado.

d. Pantalla de traba!o de #OI

Si minimizamos el cat*logo de cuentas eremos la pantalla principal de . >emos en la entana en la parte superior el nom"re de la misma &cam"iara de acuerdo a la entana !ue estemos utilizando(, la "arra de men+ # a"ajo los "otones de herramientas &!ue hacen la funci$n de algunas opciones del men+(.


Los par*metros !ue aca"amos de configurar al instalar la empresa, se pueden modificar con la opci$n onfiguraci$n F Par*metros del Sistema, por el momento no cam"iaremos nada. Pero puedes reisar las diersas opciones !ue presenta. e. ".

Importancia de la #on"iguración $ %ecomendaciones

Es importante !ue !ueda "ien instalado el per'odo, !ue cuando entres est:s seguro !ue es el directorio adecuado # !ue recuerdes !ue a diferencia de otros programas !ue has manejado, en estos programas no necesitas estar gra"ando los datos !ue teclear #a !ue autom*ticamente se ir*n "ajando a las "ases, s$lo las opciones de las p$lizas tienen una opci$n de guardar &conta"ilizar( para asegurarse !ue has terminado la captura del mismo. Si el per'odo no !ueda "ien instalado cada ez !ue tratemos de hacer un proceso en , nos marcara un error.

33. +IA $ 34. RACI/+ 0 I,MA  C+,A(0 a. Tipo de Pólizas

Podemos distinguir los tres principales tipos de p$lizas son0 de diario, de egresos # de ingresos, pero  permite el uso si la empresa as' lo re!uiere de otros tipos de p$lizas. En la pr*ctica se usaran estos tres tipos de p$lizas. b. ,so del catlogo de cuentas

El cat*logo de cuentas !ue utilizaremos tiene la estructura O-9-9, o sea -- dentro de los primeros O d'gitos, el primero representar* la clase &Actio, Pasio, apital, ngresos, osto de >enta, )astos etc...(, el segundo digito representa el grupo &irculante, 5ijo, etc(, el tercero # cuarto representa la cuenta &aja,

 ndica lientes La su"cuenta lientes a r:dito ser'a 77-7-, !ue representa la primera su"cuenta de la cuenta de clientes. La Su"-su"cuenta Santacruz / S.S ser'a 77-7-7. En nuestra pr*ctica nos !uedaremos a niel de su"cuenta, por lo !ue la tercera parte de la estructura siempre ser* . Esta e3plicaci$n se da por el tratamiento !ue da  a la cuenta # a la su"cuenta, a la cuentas les denomina Acumulatias # a las su"cuentas de ?etalle, la importancia de esto es !ue en las p$lizas s$lo podemos usar cuentas de detalle, si !ueremos aplicar una cuenta Acumulatia  marcar* un error. En caso de !ue en el at*logo Est*ndar no e3ista la cuenta de detalle la tendr* !ue capturar. i. Captura de cuentas en el cat:logo 1utas de acceso0 Men+ Archios, opci$n at*logo de cuentas ; Edici$n - Agregar Este proceso te permite agregar una cuenta a tu cat*logo de cuentas. 6am"i:n podr*s agregar el saldo inicial de la cuenta !ue est:s dando de alta.

Campos de la ventana de agregar cuentas Campo ,ipo 0ongitud /o. de uenta 6e3to ?e acuerdo a la estructura de cuenta escogida. ?escripci$n

6e3to

O

6ipo de cuenta

Selecci$n

Elige si la cuenta a dar de alta es Acumulatia o de ?etalle.

?epartamental

Selecci$n

Actiando esta casilla definir*s !ue la cuenta tendr* manejo departamental, por lo !ue se te permite ingresar al "ot$n de Saldo inicial del departamento. &no manejamos cuentas por departamento(

Saldo inicial

/um:rico

7O

#servaciones

Es el nom"re de la cuenta

?efine el Saldo inicial de esta cuenta. Los saldos acreedores de"es introducirlos como n+meros negatios &recuerda !ue la captura manual del saldo inicial tam"i:n de"e aplicarse a las cuentas acumulatias(. Pero es m*s recomenda"le dar de alta el Saldo


Campo

,ipo

0ongitud

Saldo final

/um:rico

7O

Presupuesto mensual

/um:rico

7O

Presupuesto anual

/um:rico

7O

Presupuesto acumulado

/um:rico

7O

#servaciones inicial de tus cuentas a tra:s de una P$liza de inicio &puedes actiar o desactiar el acceso a este campo en los par*metros del sistema(. Este campo es informatio, se actualiza autom*ticamente por los moimientos registrados en el sistema, por lo !ue no est* permitido el acceso para la captura.  te permite asignar un presupuesto mensual cu#o monto se podr* comparar con los saldos mensuales !ue a arrojando el sistema. Anota a!u' el monto al !ue asciende el presupuesto mensual de la cuenta para el per'odo de tra"ajo. Anota la cantidad a la !ue asciende el presupuesto de la cuenta en el a2o. El sistema acumular* el presupuesto de cada per'odo en este campo, el cual se reinicializa cuando se llega al mes de ajuste.

ii. Cam#iar una cuenta del cat:logo 1utas de acceso0 Men+ Archios, opci$n at*logo de uentas &colocarse en el registro a cam"iar( ; Edici$n = Modificar o Men+ Archios, opci$n at*logo de uentas, hacer do"le clic so"re el registro $ Enter, o En el cat*logo de cuentas, al posicionarse so"re el registro, oprimir do"le clic. Este proceso te permitir* realizar modificaciones de alguna cuenta #, adem*s, conocer el detalle de cada una de las cuentas de tu cat*logo.



Campo /+mero de cuenta

,ipo Alfanum:rico

6ipo de cuenta

Selecci$n

Saldo 5inal

/um:rico

#servaciones /o se puede modificar este campo, de"ido a !ue se perder'a el registro de la cuenta. Para cam"iar alg+n n+mero de cuenta de"er*s dar de "aja la cuenta !ue tiene el n+mero e!uiocado o !ue deseas eliminar. Posteriormente, de"er*s de dar nueamente de alta la cuenta con el n+mero correcto. Si deseas cam"iar el tipo de cuenta Acumulatia a de ?etalle, de"er*s erificar !ue dicha cuenta no tenga cuentas de nieles inferiores !ue dependan de ella, ni un saldo diferente de cero, pues si ocurre alguna de las dos circunstancias el sistema no permitir* !ue se efect+e dicho cam"io. /o se puede modificar este campo, por!ue el sistema lo actualiza autom*ticamente.

c. d. Inicio de las operaciones

omo cual!uier sistema conta"le,  puede tra"ajar con una empresa !ue inicia sus operaciones, pero tam"i:n puede tra"ajar con una empresa !ue #a tiene tiempo la"orando, !ue puede ser lo m*s com+n. Si esto ocurriera se recomienda !ue se realice una p$liza de apertura. &aun!ue como imos, en el apartado anterior, se pueden capturar directamente los saldos en la cuenta, siempre ser* importante !ue tengamos un documento JP$liza AperturaK, !ue respalde el registro(. Para ello, ser* necesario conocer el eremos un pe!ue2o ejemplo m*s adelante. i. ,ra#ao con pólizas >amos a iniciar con el tra"ajo con p$lizas, con la captura, mostramos en la figura siguiente la pantalla de captura de p$lizas # daremos una e3plicaci$n detallada de lo !ue tenemos !ue capturar en cada campo, mostrando su nom"re, tipo de dato # longitud del mismo, as' como algunas o"seraciones pertinentes. Men+ Archios, opci$n P$lizas ; Men+ Edici$n ; Agregar



omo aca"amos de instalar  # es la primera ez !ue entramos a la opci$n de p$lizas, nos presenta los tres tipos de p$lizas mencionadas # la opci$n para !ue capturemos en !ue n+mero de p$liza a la empresa, con el fin de cuadrar  con la empresa, en nuestro caso dejaremos el 7 en todas para !ue inicie la secuencia. &aparecer* de nueo en otro per'odo siguiendo la secuencia( Men+ Archios, opci$n P$lizas ; Men+ Edici$n ; Agregar

Campo 6ipo

,ipo Selecci$n

0ong -

/+mero

Alfanum:rico



5echa

??;MM;AA

G

oncepto de la Alfanum:rico p$liza

78

/o. de cuenta

/um:rico

Seg+n nieles

?epartamento

/um:rico

8

?e"e

/um:rico

78

ba"er

/um:rico

78

#servaciones ?e"er*s elegir el tipo de p$liza !ue se agregar*% :stas pueden ser de ingresos &g(, egresos &Eg(, diario &?r(. etc. • aptura"le0 Si tienes inhi"ida la opci$n de folio secuencial #;o +nico en tus par*metros, podr*s indicar el n+mero de p$liza !ue !uieras. • /o-aptura"le0 La numeraci$n de las p$lizas se dar* en forma consecutia # autom*tica si tienes actiados los par*metros de folio secuencial. >er0 Par*metros del sistema ?e"er*s capturar la fecha del moimiento !ue est:s realizando% el sistema te da por omisi$n la fecha del d'a en !ue est*s tra"ajando # solo acepta fechas del mes de tra"ajo. Podr*s capturar la raz$n del moimiento !ue se efectuar*. As' mismo, puedes modificar en forma parcial o total el concepto de la partida. ?entro del concepto del moimiento, el sistema desplegar*, los primeros 9 caracteres !ue anotaste en el concepto de la p$liza pudiendo ser modifica"le. ?e"er*s anotar el n+mero de cuenta !ue a a ser afectada o "uscar dentro de la lista de cuentas la !ue !uieras # seleccionarla dando clic en . &recuerda la cuenta tiene !ue ser de detalle( ?e"er*s anotar el /+mero del departamento !ue origin$ el moimiento. Este campo estar* disponi"le cuando se manejen departamentos. ?e"er*s anotar la cantidad !ue a a cargarse a una cuenta. El campo aceptar* hasta nuee enteros # dos decimales. En caso de !ue utilices monedas e3tranjeras, anota la cantidad e!uialente en pesos. ?e"er*s anotar la cantidad !ue a a a"onarse a una


cuenta. El campo acepta hasta nuee enteros # dos decimales. En caso de !ue utilices monedas e3tranjeras, anota la cantidad e!uialente en pesos.

Modi)icar una póliza Men+ Archios, opci$n P$lizas &posicionarse en la p$liza a cam"iar( ; Men+ Edici$n ; Modificar, o ?esde la consulta de P$lizas ; hacer do"le clic so"re la p$liza a cam"iar, o Por medio de esta funci$n se realizar*n cam"ios a las p$lizas #a capturadas, # autom*ticamente afectar*n las correcciones a los au3iliares de las cuentas con moimientos modificados. El proceso !ue de"es llear a ca"o es el siguiente0 7. A"re el cat*logo !ue se indica # ejecuta el proceso de modificar. 8. Anota la informaci$n !ue !uieras cam"iar. 9. )ra"a la p$liza con la tecla 59 $ con el "ot$n conta"ilizar0 ampos espec'ficos de este proceso Campo 6ipo de p$liza

,ipo Alfanum:rico

0ong

/+mero de p$liza

/um:rico

/o podr*s modificar este campo, de"ido a !ue el n+mero de p$liza es consecutio # podr'as duplicar una p$liza.

5echa

??;MM;AA

G

oncepto

Alfanum:rico

78

-

#servaciones /o podr*s modificar campo.

este

Puedes cam"iar la fecha del moimiento siempre # cuando pertenezca al per'odo de tra"ajo.

Puedes cam"iar la raz$n del moimiento !ue se efectuar*. Asimismo, puedes modificar en forma parcial o total el concepto del au3iliar. /o. de cuenta /um:rico Seg+n nieles Puedes cam"iar el n+mero de cuenta !ue a a ser afectada o "uscar dentro de la lista de cuentas la !ue !uieras # seleccionarla. ?epartamento /um:rico 9 Puedes cam"iar el /+mero del departamento !ue origin$ el moimiento. ?e"e /um:rico 78 Puedes cam"iar la cantidad !ue a a cargarse a una cuenta. ba"er /um:rico 78 Puedes cam"iar la cantidad !ue a a a"onarse a una cuenta. Si modificas p$lizas de meses anteriores al de tra"ajo, ser* necesario efectuar el proceso de 6raspaso de saldos, #a !ue este proceso tiene por o"jeto actualizar los saldos iniciales de los meses su"secuentes a a!u:l donde se efect+a el cam"io. Repercusiones Si tus p$lizas son conta"ilizadas en el momento de registrarse, al hacer cual!uier correcci$n, el saldo de las cuentas afectadas ser* actualizado. ro#lemas ; oluciones


R(0MA El sist sistem ema a dice dice00 la cuen cuenta ta de"e de"e ser ser de deta detalllle. e.

0CI+ ?e"e ?e"ess esco escoge gerr #;o #;o anot anotar ar un n+mer n+mero o de cuen cuenta ta !ue sea +nicamente de detalle.

El sistema dice0 la cuenta no e3iste. `?esea darla Escri" Escri"ist iste e un n+mero n+mero difere diferente nte de cuenta cuenta a los de alta e3istentes en el cat*logo, en caso de contestar afirm afirmati atia ame ment nte, e, se pres present entar* ar* la ent entan ana a de capt captura ura de at*l at*logo ogo de cuent cuentas. as. >er0 >er0 Alta Alta de cuentas El sistema dice0 Es necesario indicar un n+mero de departamento. El sistema sistema no acep acepta ta el el n+mer n+mero o de alguna alguna cuenta. cuenta. El sistema dice0 La sumas no cuadran.

La cuenta !ue se afecta est* configurada como cuenta departamental, # no se le asigno un n+mero de departamento al momento de capturar la p$liza. >er0 Alta de cuentas El n+mero n+mero !ue teclea tecleaste ste es err$neo, err$neo, #;o la cuenta cuenta no es de detalle, #;o el n+mero de cuenta no ha sido dado de alta. Los s um umas d e lo los i mp mportes d e la las cu c uentas e n el el ?e"e # ba"er no son iguales, de"es anotar los importes importes correctos. correctos. S$lo anotaste anotaste importes en una sola columna #a sea en el ?e"e o en el ba"er. Si no cuadra # necesita reisar los documentos de los !ue proien proiene, e, puedes puedes gra"arl gra"arla a tempora temporalme lmente nte como como p$li p$liza za model modelo. o. ?esp ?espu:s u:s cuand cuando o ha#a ha#ass corregi corregido do la inform informaci aci$n, $n, puedes puedes incluir incluirla la dentro dentro del del Arch Archi io o de p$li p$lizzas # conta onta"i "ililizzarla arla sin sin pro"lemas.

ii. iii iii.. lim limin inar ar una una pól póliz izaa Men+ Archios, opci$n p$lizas &elegir la p$liza a "orrar( ; Men+ Edici$n, opci$n eliminar. Este proceso permite dar de "aja p$lizas capturadas anteriormente esto afectar* cuentas !ue integraron la p$liza. ?entro de este proceso de"er*s seleccionar la p$liza !ue !uieres dar de "aja en el cat*logo de p$lizas # aparecer* un mensaje !ue dir*0 `Est*s seguro !ue deseas eliminar eliminar la p$liza &tipo # n+mero( con las opciones Si, /o o ancelar. Si decides afirmatiamente, la p$liza se "orrar* inmediatamente. Repercusiones Al eliminar la p$liza, no se afectar* la numeraci$n su"secuente de las dem*s p$lizas. Si el par*met par*metro ro de onta"il onta"iliza izaci$ ci$n n est* est* actia actiado, do, los saldos de las cuenta cuentass afecta afectadas das ser*n ser*n ajustados autom*ticamente. /ota0 Si eliminas p$lizas de meses anteriores, ser* necesario efectuar el proceso de 6raspaso de saldos, !ue actualizar* los saldos de los meses su"secuentes a a!uellas cuentas donde se efect+o el cam"io. Ejemplo 6enemos el siguiente
Autorizado por su propietario Lic. M.A. Carlos A. Rodríguez Garza para difundirlo Mudanzas Seguras, S.A. inici$ sus operaciones el 7 de diciem"re de 89, la ela"oraci$n de sus estados financieros ha decidido manejar periodos conta"les mensuales. El estado de situaci$n financiera al 97 de marzo es el siguiente0 Mudanzas eguras .A. stado de situación )inanciera al 31 de marzo de 2''4 Activos circulantesG

asivos a corto plazoG

\Q I.

mpuestos por pagar

\8 7.

lientes

8 7.

ntereses por pagar

7 7.

Total activos circulantes

\8Q N.

Activos )iosG \8 .

Edificio

9 .

Total activo fijo

\9 8.

asivos a largo plazoG

6erreno ?epr. acum.;edificio

Total pasivos a corto plazo

&.(

Pr:stamo "ancario

\88 8.

6otal pasios a largo plazo

\88 8.

Total pasivos

\8 O.

\ OQ . Capital conta#leG apital social 4tilidades retenidas Total capital contable

\ON .  Q. \9 Q.

,,A0 AI 6 ,,A0 AC,I

J$& 3!'.''

CAI,A0 C+,A(0

J$& 3!'.''

La empresa ad!uiri$ el  en a"ril del 8O, por lo !ue captura la p$liza inicial de marzo del 8O. 6enemos0 1. instalar  2. rear el per'odo 3. 1eisar si las cuentas del cat*logo est*ndar son suficientes o tendremos !ue crear una cuenta &so"re todo er las cuentas a capturar son de detalle(. 4. apturar la p$liza inicial 5. >er el reporte del emos como de"e !uedar la captura de nuestra p$liza, considerando lo siguiente0 Al capturar al cuenta de Edificios nos mostr$ un mensaje So"re la alta de Actios fijos en el cat*logo, aceptamos el mensaje &calcularemos los ajustes manual( La depreciaci$n acumulada de edificios es una cuenta de actio, pero !ue se a"ona, por!ue representa una disminuci$n a la cuenta de Edificios. La cuenta de ntereses por Pagar no e3iste por lo !ue la tuimos !ue crear, si no se hizo el an*lisis antes de entrar a capturar la p$liza, para ha"er dado de alta la cuenta, no importa, desde la p$liza la podem podemos os crear crear,, s$lo s$lo capt captur uram amos os el n+mer n+mero o de cuent cuenta, a, por por el

/ota0 /o considerar !ue la suma de la p$liza de"e ser igual a la del


En la siguiente hoja se muestra el reporte de

Creación del iguiente er*odo Para !ue los datos de  se pasen al per'odo correcto &A"r O(, o cada ez !ue cerramos un per'odo, tenemos !ue realizar este proceso, para !ue los saldos del mes !ue cerramos se pasen al siguiente mes. omo emos al a"rir el cat*logo de cuentas de nuestro ejercicio estamos en el mes de marzo. &# nuestras cuentas #a tienen saldos(


Ahora amos a iniciar el proceso de creaci$n del siguiente per'odo. Para ello nos amos a0 Men+ Procesos ; reaci$n del Siguiente Per'odo +,A ara ?ue esta opción este activa tenemos ?ue cerrar todas las ventanas 8cat:logo de cuentas9 si no la opción aparecer: activa 8por lo ?ue a6 ?ue cerrarla no minimizarla9.


Escogemos la opci$n.


/os muestra el destino !ue puede ser el mismo directorio donde tenemos el mes de marzo, el per'odo actual Mar;O # el siguiente per'odo A"r;O, clic en Aceptar. lic, en Aceptar # ha hecho la creaci$n del siguiente per'odo &A"r;O(, ahora nos pregunta si deseamos cam"iarnos de per'odo &o sea al !ue aca"amos de crear(.



lic en aceptar, # si reisamos el cat*logo de cuentas &Men+ Archios ; at*logo de uenta(, eremos !ue #a estamos en el mes de a"ril.

/uestro ejercicio de creaci$n de la poliza de inicio ha !uedado concluido satisfactoriamente, ahora solo a niel de ejemplo, amos a realizar una captura de poliza normal, con operaciones del mes de a"ril.

?urante ?urante el el mes de N Se compro compro un eh


3!. 3". 3". +I +IA A % 3$. RR, 0 0 I,MA I,MA  C+,A(0 C+,A(0 a.

%erportes

 tiene una serie de reportes !ue puedes usar, amos a er los principales0 Para entrar a reportes0 Men+ 1eportes

i. (a (ala lanz nza a de Comp Compro ro#a #ació ción n

Puedes emitir el listado de tu "alanza de compro"aci$n, para un rango determinado de cuentas, para un departamento #;o mostrando distintos nieles, con la elecci$n de tener en el reporte todas las cuentas del cat*logo o s$lo a!uellas !ue tienen moimientos. El reporte presenta0


Enca"ezado &nom"re de la empresa, direcci$n, 15, c:dula de empadronamiento, t'tulo del reporte( • /+mero # descripci$n del departamento &si emites la "alanza para un solo departamento(. • /+mero # descripci$n de la cuenta. • Saldo anterior. • 6otal de cargos # a"onos • Saldo actual &saldo anterior H total de argos - total de a"onos( • 6otales de las columnas saldo anterior, de"e, ha"er # saldo actual. •

ii.


iii.

(alance General! S$lo para impresora &editar formato, para cam"iar a Pantalla(

iv. stado de Resultados Esta opci$n permite generar el Estado financiero llamado Estado de resultados, el cual refleja el importe de la utilidad neta o"tenida por la empresa en un determinado per'odo de tiempo. Agrupa las cuentas del cat*logo llamadas de resultados, de la siguiente manera0 >E/6AS Menos S6 ?E >E/6AS gual 46L?A? <146A Menos )AS6S ?E PE1A/ &)astos de enta # gastos de administraci$n( igual 46L?A? E/ PE1A/ m*s P1?46S 5/A/E1S menos )AS6S 5/A/E1S igual a 46L?A? /E6A Este reporte emite los siguientes registros0 • /om"res de las cuentas de resultado • Moimientos del mes • Porcentajes so"re las entas del mes • Moimientos acumulados del mes • Porcentajes so"re las entas acumuladas Puedes modificar el formato de impresi$n # el contenido de este listado, al editar el archio E?1EX.56. Para hacerlo, de"es referirte a la e3plicaci$n del Editor de formatos. S$lo para impresora &editar formato, para cam"iar a Pantalla(.

5

Se vio en el capítulo anterior


v. iario General Este listado permite o"tener el detalle de todas las p$lizas solicitadas, agrup*ndolas por tipos de p$liza. ?atos especiales en el enca"ezado • /om"re # direcci$n de la empresa • 1.5.. # /o. de registro de la c:dula de empadronamiento • 5echa del reporte # folio de cada hoja. ?atos en el reporte • 6ipo # n+mero de la p$liza • 5echa de emisi$n # concepto • ?e las partidas0 1. /+mero de la cuenta 2. ?epartamento 3. ?escripci$n de la cuenta 4. oncepto del moimiento 5. Monto del cargo &?e"e( 6. Monto del a"ono &ba"er( 7. 6otal de la p$liza 8. 6otal del reporte &suma los totales de las p$lizas !ue se est*n reportando(


Puedes generar un reporte similar al de este listado, al ela"orar un formato de impresi$n con a#uda del Editor de formatos.

vi. AuBiliares Esta opci$n te permite o"tener un reporte de los au3iliares de las cuentas del cat*logo en un per'odo determinado. Este reporte te ofrece los siguientes registros0 • /+mero de la cuenta # el nom"re de la misma. • Saldo inicial # final de la cuenta. • 6otal de cargos # a"onos. • /+mero de p$liza !ue gener$ el moimiento. • 6ipo de p$liza. • 5echa de la p$liza # concepto del moimiento. • mporte del moimiento. Adem*s, este reporte permite opciones de corte de p*gina por cuenta, su"cuenta, au3iliar o sin corte.


/ota de todos los reportes0 Si en las opciones de no captura nada, se imprimen todas las opciones.

Autorizado por su propietario Lic. M.A. Carlos A. Rodríguez Garza para difundirlo b.

3%.


3&. 4'. +IA & 41. I+,RCCI/+ A0 I,MA  +/MI+A a. ue es una nómina/

Entre otras cosas es el control so"re las percepciones &ingresos( # deducciones &egresos( !ue el tra"ajador de una empresa reci"e por la la"or realizada dentro de la misma. b. Por )u+ ,tilizar un sistema de nómina/

4n sistema de n$mina es de mucha utilidad #a !ue los c*lculos para o"tener tanto percepciones como deducciones son comeplejos # en la ma#or'a de las eces repetitios, por lo !ue llear el control aun!ue sea de pocos tra"ajadores se uele una la"or ardua, por lo !ue si el n+mero de tra"ajadores es ma#or, casi es imposi"le poder llear un registro manual de los mismos. 4n sistema de n$mina uele esa tarea algo m*s r*pido # facil de llear, ane3ando procesos !ue permiten llear una adecuada adminsitraci$n so"re los sueldos otrogados por la empresa. ?e esta manera o"tenemos rapidez, oprtunidad # confia"ilidad en los procesos del control de n$mina. Entre las grandes entajas !ue propociona un sistema de n$mina, es el apo#o en el c*lculo de los impuestos # aportaciones al MSS, asi como los dem*s procesos fiscales !ue una empresa de"e de cumplir por Le#. Para ello / tra"aja con una serie de ta"las !ue le permite a la empresa estar igente en lo esta"lecido en la legislaci$n fiscal, con la simple actualizaci$n de las mismas. c. Ob!etivo de un sistema de nómina

Podemos mecionar algunos de los o"jetios m*s importantes !ue se podr*n manejar en /, el cual es un programa de c$mputo !ue facilita # agiliza las operaciones de los c*lculos de la n$mina, calcula los impuestos de los tra"ajadores # de la empresa, genera reportes # reci"os, realiza enlaces con "ancos, calcula autom*ticamente las aportaciones al SA1 # el reporte de utilidades, entre muchas otras operaciones. Los siguientes son algunos de los "eneficios !ue o"tendr*s con el manejo electr$nico de tu n$mina0 • Permite el manejo de la informaci$n de 5/A6. • Aumenta la capacidad de almacenar informaci$n referente a los 6ra"ajadore s. • 1ealiza operaciones de 5ini!uitos. • acaciones, 1eportes del MSS, 5actor de 1iesgo, Aisos al MSS &Alta.
Autorizado por su propietario Lic. M.A. Carlos A. Rodríguez Garza para difundirlo •

Puedes esta"lecer un Enlace electr$nico con los "ancos m*s importantes del pa's, de manera !ue :stos emitan el pago correspondiente a la n$mina de tus tra"ajadores.

d. *ases para el traba!o en 0OI

4na de las principales "ases de / es como #a se mencion$ el mantener igente las ta"las del sistema, por lo !ue de"en de actualizar las ta"las del impuesto, su"sidios, credito al salario # reisar !ue las "ases para el c*lculo las aportaciones del MSS, est*n correctas. e. Traba!o en 0OI

As' como hicimos con SAE, / necesita del llenado de una serie de cat*logos para iniciar su tra"ajo, estos son cat*logo de0 1. 6ra"ajadores 2. ?epartamentos 3. Puestos Algunos otros cat*logos !ue necesita /, #a contienen informaci$n &>er. Proceso de nstalaci$n(, en ese caso s$lo se necesitar'a, de ser necesario actualizarlos, estos cat*logos son0 1. Percepciones # ?educciones 2. 6a"las del Sistema 3. alendarios 4. 6ipo de 5altas

4na ez !ue se !ue los cat*logos estan completos # actualizados, de"emos de iniciar con los moimientos de la n$mina, esto es la captura indiidual o general de todas las percepciones # deducciones !ue la empresa hace a sus tra"ajadores, como son0 acaciones, faltas, horas e3tras etc. Algunas de las percepciones # deducciones !ue se encuentran en el cat*logo est*n consideradas en :l, como generales # continuas, por lo !ue se aplicar*n autom*ticamente, algunas otras, se tiene !ue capturar por tra"ajador, adem*s se pueden ane3ar otras percepciones # deducciones !ue sean manejadas por la empresa. Asi mismo, se puede ir generando las n$minas de los per'odos de pago siguientes autom*ticamente con la opci$n de reaci$n del siguiente per'odo. 6am"i:n amos a er una serie de reportes !ue el sistema permite imprimir # modifcar, como los reci"os de n$mina.


42. +IA 1' 43. I+,A0ACI/+ 0 I,MA  +/MI+A a.

Instalación

Se introduce el ? de / en la unidad # se de"e de ejecutar autom*ticamente mostrando la siguiente pantalla0





nstalar ersi$n completa, clic en Siguiente

Se pedir* un /o. de Serie # un n+mero de ?isco &este se inclu#e en el ?(. lic en siguiente.


La pantalla donde se indica la carpeta donde se instalara &se puede dejar como est*, la cual es0 en el disco duro normalmente 0 Archios de programasFASPELF/ 9.8. lic en siguiente.







5in de la instalaci$n, !uitar la selecci$n para no iniciar en este momento 

En el men+ de nicio SAE se presentar* en programas, ASPEL,  9., ASPEL-  9.. En caso de !ue al introducir el ? de SAE no se ejecute autom*ticamente, se puede a"rir el ? # ejecutarlo directo.


Autorizado por su propietario Lic. M.A. Carlos A. Rodríguez Garza para difundirlo b. c. Inicio de 0OI

ada ez !ue entremos a / aparecer* la siguiente pantalla donde nos solicitar* una clae de acceso es de S4MA importancia !ue no le tecleen ninguna, por!ue de hacerlo ser* la clae !ue siempre nos pida al iniciar # si por alguna raz$n la olidamos, no podremos #a entrar al programa, por lo !ue se tendr* !ue desinstalar # oler a instalar. Por ello usaremos la clae general siempre la cual es la tecla 7%, del teclado de funciones, al usar esa no tendremos pro"lemas al entrar.

d. Instalación de la empresa

omo es la primera ez !ue entramos, no se tiene instala ning+n per'odo por lo !ue se solicitara !ue instalemos la "ase de datos de un per'odo. &/ como SAE # , son programas !ue tra"ajan con diferentes "ases de datos, el proceso de instalar la empresa, genera esos archios de "ases de datos en "lanco, !ue los programas re!uieren para ir guardando informaci$n, son en promedio IG "ases diferentes !ue el usuario normal no necesita er, por!ue son para uso de los programas, lo !ue s' es importante conocer es la u"icaci$n de esas "ases JcarpetaK para sa"er d$nde a a a"rir el programa sus "ases de tra"ajo( La fecha es mu# importante / nos la pide de forma ??MMAA, lo !ue representar* un per'odo de pago &de acuerdo a la empresa puede ser una !uincena, una semana, un mes etc.(, para tener un mejor control de los per'odos pagados, se recomienda !ue se use como fecha, el d'a de pago% si es por !uincena del mes de a"ril% se utilice 7OG # 9OG, #a !ue por cada per'odo nueo de pago !ue a"ramos, se generar* otra ez todo el conjunto de "ases de datos. Al instalar #a tenemos como ejemplo datos de un empresa &tenemos arios per'odos de pago, desde el 7 de enero del 8 al 8 de ma#o 87 &los pueden a"rir para reisarlos, pero nosotros amos a tra"ajar con datos nueos(. La pantalla siguiente ser* la pantalla !ue siempre nos aparecer* despu:s de teclear la clae de acceso o a"rir una empresa.



omo podemos er siempre nos solicitara el directorio de datos &donde est*n las "ases de datos(, nos dar* como primera opci$n la !ue escogimos al instalar la empresa, si la cam"iamos #a no encontraremos la "ase de datos. As' mismo solicita la fecha, la cual es importante para los documentos a capturar, #a !ue de acuerdo a esa fecha es el per'odo de pago en el !ue tra"ajaremos # la podemos cam"iar escri"i:ndola en el formato ??MMAA o sea si !ueremos poner el 7 de a"ril del 8N, ser'a 7ON o seleccionarla de la lista de per'odos !ue #a hemos instalado, los cuales aparecer*n si le damos clic en el signo de interrogaci$n &(. omo para ese per'odo no tenemos "ases de datos nos aparecer* el siguiente mensaje. ?amos clic en S' &recordar !ue este mensaje s$lo aparecer* cada ez !ue capturemos un per'odo de pago del cual no tengamos datos, si escogemos un per'odo e3istente, a"rirla los datos del mismo(. En adelante nos pedir* algunos par*metrosG generales para el uso de /, es importante !ue sigan las instrucciones !ue a!u' se mencionan para mejor uso del programa. Parmetros de la Instalación .

/, #a tiene un cat*logo est*ndar de Percepciones # ?educciones, podemos usarlo dando clic en S'.

/ maneja diersas 6a"las, para el c*lculo del S1, MSS, >acaciones etc., podemos manejar ese archio est*ndar &aun!ue ha# !ue estarlo actualizando de acuerdo a la legislaci$n fiscal igente( clic en S'. 6



Se ha instalado correctamente le per'odo de pago 7 de a"ril del 8N. e. ".

Pantalla de traba!o de 0OI

>eremos la pantalla principal de /. >emos en la entana en la parte superior el nom"re de la misma, la "arra de men+ # a"ajo los "otones de herramientas &!ue hacen la funci$n de algunas opciones del men+(.

Los par*metros !ue aca"amos de configurar al instalar la empresa, se pueden modificar con la opci$n onfiguraci$n F Par*metros del Sistema, por el momento no cam"iaremos nada. Pero puedes reisar las diersas opciones !ue presenta. g. Importancia de la #on"iguración $ %ecomendaciones

Es importante !ue !ueda "ien instalado el per'odo de pago, !ue cuando entres est:s seguro !ue es el directorio adecuado # !ue recuerdes !ue a diferencia de otros programas !ue has manejado, en estos programas no necesitas estar gra"ando los datos !ue teclear #a !ue autom*ticamente se ir*n "ajando a las "ases, s$lo las algunos procesos tienen una opci$n de guardar para asegurarse !ue has terminado la captura del mismo. Si el per'odo no !ueda "ien instalado cada ez !ue tratemos de hacer un proceso en /, nos marcara un error.


44. +IA 11 4!. RACI/+ 0 I,MA  +/MI+A a. Tablas del Sistema

Las ta"las del sistema son las siguientes0

Men+ Archios ; 6a"las del Sistema Para cam"iarlas do"le clic so"re el nom"re de la ta"la o seleccionas la ta"la a modificar # con E/6E1 o Men+ ; Edici$n ; Modificar. >emos la ta"la de .S.P.6. Mes.

Se "usca la nuea ta"la seg+n la le# fiscal igente # se modifican los datos. b. c. #atlogos

i. epartamentos

Alta de epartamentos Men+ Archios ; ?epartamentos ; Men+ Edici$n ; Agregar Puedes ingresar los datos para dar de alta un nueo departamento, para lo cual de"er*s determinar los campos de este proceso. Campo ,ipo 0ong #servaciones lae Alfanum:rico  El sistema cuenta con dos opciones0 7. Si tienes actiado el manejo de clae secuencial de departamentos el sistema le asignar* un n+mero consecutio a cada departamento !ue des de alta. 8. Si no tienes actiada la opci$n de manejo de clae secuencial de departamentos, puedes anotar la clae !ue desees. ?escripci$n Alfanum:rico O Anota el nom"re del departamento con el cual as a tra"ajar. uenta  Alfanum:rico 9 Especifica alguna cuenta conta"le para realizar p$lizas por departamento, en caso de utilizar el sistema ASPEL©-. El n+mero de cuenta !ue se especifi!ue de"e coincidir con una e3istente en el at*logo de uentas de ASPEL©-. Modi)icación de epartamentos


Men+ Archios ; ?epartamentos ; Men+ Edici$n ; Modificar Esta opci$n te permite realizar modificaciones a los departamentos e3istentes. Podr*s modificar el nom"re del departamento, pero no el n+mero del mismo. Campo ,ipo 0ong #servaciones lae Alfanum:rico  Este campo s$lo ser* informatio. ?escripci$n Alfanum:rico O Puedes cam"iar el nom"re del departamento con el cual tra"ajar*s. uenta  Alfanum:rico 9 Puedes cam"iar alguna cuenta conta"le para realizar p$lizas por departamento, en caso de utilizar el sistema ASPEL©-. El n+mero de cuenta !ue especifi!ues de"e coincidir con una e3istente en el at*logo de uentas de ASPEL©-. ro#lemas 6 soluciones R(0MA 0CI+ Est* inhi"ido el campo de lae de departamento. La clae del departamento lo informa el sistema # no podr*s cam"iarla. El camino es !ue lo des de "aja # da de alta otro departamento con la nuea clae. ii. iii. uestos

Alta de uestos Men+ Archios ; Puestos ; Men+ Edici$n ; Agregar Campo ,ipo 0ong #servaciones lae Alfanum:rico  El sistema cuenta con dos opciones0 7. Si tienes actiado el manejo de clae secuencial de puestos el sistema le asignar* un n+mero consecutio a cada puesto !ue des de alta. 8. Si no tienes actiada la opci$n de manejo de clae secuencial de puestos, puedes anotar la clae !ue desees. ?escripci$n Alfanum:rico O Anota el nom"re del Puesto con el cual as a tra"ajar. Salario diario /um:rico N Especifica el salario diario !ue se aplicar* al puesto !ue est*s creando. Salario /um:rico N Especifica el salario m*3imo diario !ue se aplicar* al M*3imo puesto !ue est*s creando.


Modi)icación de uestos Selecciona el puesto a modificar, oprime Enter o haz do"le clic so"re el registro.

Men+ Archios ; Puestos ; Men+ Edici$n ; Modificar on esta funci$n puedes modificar todos los datos de tu cat*logo de puestos, e3cepto la clae del mismo.

Campo lae ?escripci$n

,ipo Alfanum:rico Alfanum:rico

0ong O

Salario diario

/um:rico

N

Salario M*3imo

/um:rico

N

#servaciones Este campo s$lo es informatio. Puedes cam"iar el nom"re del Puesto con el cual as a tra"ajar. Puedes cam"iar el salario diario !ue se aplicar* al puesto. Puedes cam"iar el salario m*3imo diario !ue se aplicar* al puesto.

ro#lemas 6 soluciones R(0MA Est* inhi"ido el campo de clae del puesto.

0CI+ La clae del puesto lo informa el sistema # no podr*s cam"iarla, El camino es !ue lo des de "aja # da de alta otro puesto con la nuea clae. El sistema te en'a el mensaje0 Cntroduzca un ?e"es capturar en la entana de Modificaci$n de alor ma#or o igual al Salario ?iario.D Puestos el monto del Salario ?iario M*3imo. 4na ez !ue #a tengas capturados el Salario ?iario # el Salario M*3imo no saldr* el mensaje iv. ,ra#aadores Men+ Archios ; 6ra"ajadores ; at*logo de tra"ajadores ; Men+ Edici$n ; Agregar Esta opci$n te permite dar de alta a un tra"ajador dentro del cat*logo, #a !ue de este se tomar*n datos para el c*lculo de la n$mina. Alta de ,ra#aadores Se usan cuatro carpetas atos Generales

Campo lae

,ipo Alfanum:rico

0ong 

#servaciones Si deseas conocer las claes !ue #a est*n registradas dentro del cat*logo oprime la tecla 58 o haz un clic so"re el signo de interrogaci$n &(, !ue desplegar* el at*logo de tra"ajadores. El sistema no acepta claes repetidas.Esta clae la puedes definir o no, de acuerdo a lo !ue ha#as especificado dentro de los Par*metros del sistema &el sistema la puede asignar autom*ticamente o la puedes asignar t+(.


Campo

,ipo

0ong

#servaciones

Status

Alfanum:rico

-

El sistema propone el status de Alta, no podr*s cam"iarlo para este proceso. El sistema adem*s de este status, maneja los siguientes0 er0 1eingreso de tra"ajadores Anota el nom"re&s( del tra"ajador a dar de alta Anota los apellidos en sus respectios campos del tra"ajador a dar de alta. Anota la fecha de nacimiento del tra"ajador.

/om"re&s( Apellido paterno # materno 5echa de nacimiento 1.5..

Alfanum:rico Alfanum:rico

8 8

??;MM;AA

G

Alfanum:rico

7

.4.1.P.

Alfanum:rico

7

Anota el 1egistro 5ederal de ontri"u#entes del tra"ajador. Anota la lae [nica de 1egistro Po"lacional !ue te ser* entregada mediante los tramites correspondientes ante la Secretar'a de )o"ernaci$n.

.M.S.S.

Alfanum:rico

7

Anota el n+mero de Afiliaci$n al Seguro Social.

?epartamento

/um:rico



Anota o elige el departamento al cual pertenecer* el tra"ajador.

Puesto lasificaci$n

/um:rico Alfanum:rico

 

5otograf'a

-

-

Anota o elige el puesto !ue ocupar* el nueo empleado. Anota la clasificaci$n del nueo tra"ajador, para !ue te sea f*cil identificarlo de acuerdo a los criterios !ue indi!ues. El sistema cuenta con la facilidad de identificar al tra"ajador por medio de su foto% digitaliza esta imagen, pero de"e estar en un formato XindoYs
1uta

Alfanum:rico

-

Aparecer* la ruta donde se encuentra la imagen.

5echa

??;MM;AA

G

En esta opci$n s$lo estar* actiada la fecha de alta, en donde de"es elegir o anotar la fecha de ingreso del


Campo

,ipo

0ong

#servaciones tra"ajador a la empresa, siempre # cuando :sta est: dentro del per'odo de tra"ajo.

6ra"ajador

/um:rico

-

Este campo te indica !ue n+mero de tra"ajador estas registrando.

Se3o

-

-

Elige la casilla del se3o, #a sea masculino o femenino.

ausa de "aja

-

-

Muestra la causa !ue se le asign$ al tra"ajador. Est* se selecciono desde Men+ Procesos ; 5ini!uitos.


alario

Campo Salario actual

0ong

#servaciones Es el salario !ue asignas manualmente al tra"ajador. >er0 Pro"lemas # Soluciones

G

Anota o elige la fecha en !ue se empezar* a aplicar el moimiento% el sistema sugiere la misma fecha de alta del tra"ajador.

-

Elige la forma de pago para el tra"ajador, #a sea en Efectio, he!ue o 6ransferencia por medio de una instituci$n "ancaria.

de Alfanum:rico

-

Elige la modalidad de cotizaci$n !ue se le aplicar* al nueo tra"ajador05ija0 Es cuando un tra"ajador tiene los mismos ingresos # no ar'a la cantidad !ue reci"e% es decir, !ue tiene ingresos de cuant'a preiamente conocida.>aria"le0 uando el tra"ajador tiene +nicamente percepciones cu#o monto no puede ser preiamente conocido. Por ejemplo% los tra"ajadores !ue tra"ajan por destajo.Mi3ta0 Se aplica a los tra"ajadores !ue tienen un ingreso fijo # al mismo tiempo ingresos aria"les. Por ejemplo% se aplica a los endedores por comisi$n con sueldo "ase.

6a"la de S?

/um:rico



Anota o elige la ta"la para el c*lculo del S?. /ota0 El sistema tomar* por omisi$n la ta"la !ue se tenga definida en los par*metros de configuraci$n ; par*metros de la n$mina ; carpeta generales, pero podr*s elegir otra entre las definidas dentro de las ta"las del sistema para el Salario ?iario ntegrado &S?(.

S? alculado

-

-

Es el !ue el sistema o"tiene a partir del tipo de salario del tra"ajador # de las percepciones !ue este tenga en el per'odo de n$mina. on la tecla 58 puedes conocer el detalle de este c*lculo. El sistema tomar* por omisi$n la ta"la !ue se tenga definida en los par*metros de la n$mina ; carpeta retenci$n MSS ; forma del c*lculo del S?, pero podr*s elegir otra entre las definidas dentro de las ta"las del sistema.

-

Es el mismo !ue el S? calculado, pero puedes cam"iarlo de acuerdo a tus re!uerimientos. Este es el !ue se utilizar* para calcular la retenci$n del tra"ajador. El alor proiene

5echa aplicaci$n

,ipo /um:rico de ??;MM;AA

5orma de pago

S? &(

-

capturado /um:rico


Campo

,ipo

0ong

#servaciones de Par*metros de la n$mina ; S?.

-

Selecciona si al tra"ajador se le graar* el SP6, /5/A>6 o el MSS.

Q

Anota el n+mero de cr:dito del 5ondo /acional de r:dito otorgado al 6ra"ajador.

?ep$sitos de la n$mina

-

?entro de esta opci$n de"er*s anotar, dependiendo de la instituci$n "ancaria !ue manejes para pagar a los tra"ajadores, lo siguiente0
?'as descanso

-

Selecciona de la lista los d'as de descanso !ue le corresponde al tra"ajador !ue est:s dando de alta.

)raa"le para0 /o. 5/A6

-

de Alfanum:rico

de Selecci$n


atos ersonales

?entro de esta carpeta podr*s anotar principalmente los datos personales del tra"ajador como0 • ?omicilio • alle # n+mero • olonia • Po"laci$n • Entidad federatia • Lugar de nacimiento • $digo postal • 6el:fono • 6ipo de sangre • Estado ciil • /om"re del padre • /om"re de la madre


atos ersonales

?entro de esta carpeta podr*s anotar principalmente informaci$n del tra"ajador como0 • 6ipo de empleado &Sindicalizado o de confianza( • 6ipo de contrato &Permanente, eentual # eentual en construcci$n(. • 6urno en !ue la"ora &matutino, espertino, nocturno # mi3to(. • 4nidad M:dica 5amiliar • ?escuenta pensi$n alimenticia &marca la casilla si al tra"ajador se le otorgar* pensi$n alimenticia(. Modi)icación de ,ra#aadores Men+ Archios ; 6ra"ajadores ; at*logo de tra"ajadores ; Men+ Edici$n ; Modificar 4tiliza esta opci$n para realizar cam"ios a los datos "*sicos de los tra"ajadores. Puedes efectuar los cam"ios de salario, pero es tu responsa"ilidad actualizar el historial de los mismos para eitar errores en los datos, por ejemplo, en la li!uidaci$n del MSS. Para este tipo de cam"ios es mejor !ue utilices la opci$n de ncrementos de salarios, mediante la cual las actualizaciones de los datos se realizan autom*ticamente.

ro#lemas 6 soluciones


R(0MA El sistema no te permite guardar los cam"ios hechos a un tra"ajador.

0CI+ Anotaste una fecha !ue est* afuera del per'odo de tra"ajo.

d. e. Movimientos de la nómina

i. ercepciones 6 educciones El at*logo de Percepciones # ?educciones es de los m*s importantes dentro del sistema, de"ido a !ue dentro de :l se especifican las cantidades o f$rmulas !ue utiliza cada percepci$n o deducci$n # :stas afectan directamente a la n$mina. Este cat*logo puede ser modificado o se le pueden ane3ar las conceptos. Men+ Archios ; Percepciones # deducciones

>emos la clae la descripci$n # en algunos casos una f$rmula !ue aplican &las f$rmulas las eremos m*s adelante( Men+ Archios ; Percepciones # deducciones ; Men+ Edici$n ; Agregar

A continuaci$n se e3plican los campos !ue aparecen en la pantalla de captura de esta opci$n.


Campo lae

,ipo Alfanum:rico

0ong O

Status

Selecci$n

-

#servaciones Las claes de las percepciones o deducciones se nom"ran utilizando cuatro caracteres% el primero de"e ser una letra P o ?, !ue indica si se trata de una percepci$n o de una deducci$n% los tres caracteres restantes de"en ser num:ricos. Elige alguna de las siguientes opciones para las percepciones # deducciones0 Alta0 Se aplicar* la percepci$n o deducci$n # se mostrar* en los reci"os% en el per'odo siguiente se sumar*n los acumulados.
lasificaci$n

Alfanum:rico



Este campo se utiliza cuando re!uieres !ue la percepci$n o deducci$n se apli!ue s$lo a los tra"ajadores cu#a clasificaci$n a!u' se2ales.

?escripci$n

Alfanum:rico

9

Anota la descripci$n, la cual ser* asignada a la clae de la percepci$n o deducci$n.

5$rmula

Alfanum:rico



Escri"e la cantidad o f$rmula !ue deseas aplicar a la percepci$n o deducci$n !ue das de alta.>er0 reaci$n de f$rmulas.

Aplicaci$n

Selecci$n

-

/$mina

Selecci$n

-

6ipo de percepci$n

Selecci$n

-

Aplicaci$n art'culo NG

Selecci$n

-

)eneral = ndiidual Si la percepci$n o deducci$n se a a calcular para todos los tra"ajadores, entonces de"es definirla como )eneral. Si la defines como ndiidual, de"er*s asociarla a cada tra"ajador aplic*ndosela por medio de un Moimiento a la n$mina. /ormal = Especial En caso de definir una percepci$n o deducci$n como /ormal, esta operar* en a!uellas n$minas !ue no sean catalogadas como especiales en Par*metros de la n$mina ; ?atos de c*lculo generales. Si la defines como Especial, s$lo operar* en n$minas configuradas como Especiales. ?e"es anotar si la percepci$n ser* fija o aria"le. El tipo definido determinar* la forma en !ue la percepci$n contri"uir* al S? de los tra"ajadores. Se utiliza en percepciones e3traordinarias &como aguinaldo( para realizar la retenci$n del impuesto de


Campo

,ipo

0ong

Pago en especie

Selecci$n

-

Aplica destajo

Selecci$n

-

uenta conta"le

Alfanum:rico

9

/+mero de ta"la

/um:rico

8

Acumulados0lae del calendario

Alfanum:rico

8

Monto anual

/um:rico

7G

Monto anual

/um:rico

7G

#servaciones acuerdo al Art. NG de la LS1. Se utiliza en las percepciones # define si la cantidad !ue otorgar* ser* en especie, es decir, en cual!uier forma de retri"uci$n !ue no sea efectio. Esta cantidad se desglosa en los compro"antes de pago # no afecta a la cantidad neta a pagar, ni se considera cuando se paga con che!ue o transferencia "ancaria. Se usa en las percepciones o deducciones !ue se apli!uen de manera indiidual seg+n la cantidad de tra"ajo realizado como unidades endidas o unidades terminadas, horas por d'a, etc. Para !ue se calcule de"es dar de alta el Moimiento a la n$mina para cada tra"ajador !ue desees. Si usas ASPEL©- # tiene una cuenta de gastos a la cual deseas afectar por la percepci$n o deducci$n !ue se trate, de"es escri"ir el n+mero de cuenta esta"lecido para este concepto tal como la tengas dado de alta en ASPEL©-. Si deseas o"tener el resultado de la percepci$n o deducci$n aplicando alguna de las ta"las !ue se encuentran definidas, de"es especificar el n+mero de ta"la !ue corresponda. Si el resultado no necesita o"tenerse de alguna ta"la, entonces de"es escri"ir cero. Esta opci$n indica a tra:s de un calendario del sistema los interalos de tiempo en !ue se acumular* el monto de la percepci$n o deducci$n. Puede ser un calendario definido por ti o alguno de los siguientes0 • MSS. • Mensual. •
Los calendarios indican la manera de tratar los acumulados para cada percepci$n o deducci$n./otas0 Ahora #a se podr* asignar un calendario con clae  &cero, Acum.mes actual( para !ue en la creaci$n del siguiente per'odo acumule el monto de la n$mina en el calendario del mes actual.Es importante !ue no confundas la actualizaci$n "imestral !ue se realiza con respecto al c*lculo del Salario ?iario ntegrado para la "ase fiscal 8, #a !ue dicha actualizaci$n no se inolucra el manejo del calendario usado para la percepci$n o deducci$n, #a !ue esta se seguir* manejando con el calendario MSS &mensualmente(. Se muestra el monto anual acumulado para esta percepci$n. Se muestra el monto anual acumulado para esta


Campo

,ipo

0ong

#servaciones percepci$n.


Creación de 7ómulas 4na f$rmula es una serie de operaciones !ue se ejecutar*n cada ez !ue se calcule una n$mina, se pueden realizar operaciones matem*ticas # utilizar aria"les !ue #a conoce el sistema. • uando se crean f$rmulas, se utilizan n+meros, aria"les, operadores aritm:ticos # funciones especiales. • Si aceptaste el uso del at*logo est*ndar de Percepciones # ?educciones, #a se encuentran definidas las f$rmulas para cada una de ellas. aria#les Siren para guardar informaci$n !ue cam"ia en cada per'odo # !ue afecta a cada tra"ajador de manera indiidual, todas las aria"les pueden hacer referencia a montos de otras percepciones siempre !ue la clae de la percepci$n sea menor a la clae de la !ue se aplica &la PO es ma#or a la PN(. Ejemplo0 Sup$n !ue en tu empresa se paga un "ono proporcional a los d'as tra"ajados, de tal forma !ue el monto para un tra"ajador !ue no tiene ninguna falta es e!uialente al OU del salario m'nimo por d'a la"orado. Entonces podr*s utilizar la siguiente f$rmula0 &?6;?P(.OSM?6 Es decir, se diiden los ?'as tra"ajados entre los ?'as del per'odo para encontrar la proporci$n de d'as # el resultado se multiplica por los d'as tra"ajados. aria#les de)inidas en el sistema +om#re so ?6 ?6A 5A 5AA 5E 5EA 5 5A 56 56A MSS / SP6 /P S< S? S5 S5W S

6 por tra"ajador. SP6 del tra"ajador. 6otal neto pagado al tra"ajador, inclu#endo prestaciones. 6otal del su"sidio del tra"ajador dentro del per'odo de n$mina. Salario diario de cada tra"ajador &se define dentro del at*logo de 6ra"ajadores(. Salario m'nimo diario del ?istrito 5ederal &se define en el campo de Salario m'nimo ?.5., dentro de Par*metros de la n$mina, en el apartado de )enerales(. Monto total del salario fijo del tra"ajador. Suma todas las percepciones definidas como 5ijas. Salario diario integrado &se especifica dentro del at*logo de 6ra"ajadores(.


+om#re SM S>1 S4N

so Salario diario m'nimo de la zona econ$mica &se define en el campo de Salario m'nimo, dentro de Par*metros de la n$mina, en el apartado de )enerales(. Acumulado del salario aria"le del tra"ajador. Suma todas las percepciones definidas como >aria"les. Su"sidio acredita"le Su"sidio no acredita"le 6otal de 8U so"re n$mina. 6otal de deducciones. 6otal de percepciones. 6otal de prestaci$n. Monto total de la "ase graa"le por Art'culo NG de la n$mina.

7unciones e)inidas en el istema Para utilizar una funci$n de"es escri"ir primero una arro"a @. A continuaci$n se e3plica cada una de las funciones especiales !ue el sistema tiene programadas. @S Esta es una condicional !ue te permitir* aplicar el c*lculo de una funci$n cuando se presentan ciertas condiciones o cuando no se cumplen. Su sinta3is es la siguiente0 @SJcondici$n,caso erdadero,caso falsoK Los campos de ondici$n, aso erdadero # aso falso, corresponden a las f$rmulas !ue definen en s' a esta funci$n # tienen !ue estar encerrados entre corchetes0 J K. La condici$n # los casos erdadero # falso de"en estar separados por comas. El primer campo, la condici$n, es la circunstancia !ue determinar* si se emplea la f$rmula para el caso erdadero o para el caso falso% si la condici$n se cumple, la f$rmula del caso erdadero ser* la !ue d: el alor a la percepci$n o deducci$n% si no se cumple, la f$rmula utilizada para el c*lculo corresponder* a la del caso falso. ?entro del campo de condici$n, podr* utilizar los siguientes operadores l$gicos0 perador ?escripci$n  gual a  Ma#or !ue  Menor !ue  Ma#or o igual a  Menor o igual a

Ejemplo0 Se !uieren aplicar dos tipos de "onificaciones0 para los tra"ajadores !ue reci"an un sueldo diario menor a tres eces el salario m'nimo diario, la "onificaci$n ser* igual a \.% por otra parte, para los tra"ajadores !ue ganen m*s de tres eces el salario m'nimo, la "onificaci$n ser* igual a siete sueldos diarios. Para calcularlas se puede definir la siguiente f$rmula0 @SJS?&SM9(,,S?IK Esta f$rmula se interpreta as'0 Si el salario diario del tra"ajador es menor al salario


m'nimo de la zona multiplicado por 9, entonces la "onificaci$n es igual a % en caso contrario &si el salario del tra"ajador es ma#or al salario m'nimo diario de la zona multiplicado por 9(, la "onificaci$n ser* igual al salario diario del tra"ajador multiplicado por I. Si s$lo se !uiere dar una "onificaci$n a los tra"ajadores !ue perci"an menos de tres salarios m'nimos podr* definir la f$rmula de la siguiente manera0 @SJS?&SM9(,K nterpretaci$n0 Si el salario diario del tra"ajador es menor !ue el salario m'nimo de la zona multiplicado por 9, entonces aplica una "onificaci$n de \.% en caso contrario no aplicar* nada.

@6A<

on esta funci$n podr*s aplicar un monto o el resultado de una f$rmula, a una ta"la de c*lculo. La sinta3is de esta funci$n es la siguiente0 @6A
@AM

on esta funci$n podr*s utilizar los acumulados de percepciones # deducciones mensuales # anuales. Estos acumulados no cuentan con las cantidades del per'odo actual de tra"ajo. Para incluirlos en la f$rmula de"er*s emplear la siguiente sinta3is0 @AMJ&Percepci$n;?educci$n( , CAD o CA/D o CALDK En la pantalla de captura, al oprimir la tecla 58, la sinta3is est* e3presada de la siguiente manera0 @AMJ^ P;?,A o A/ o AK ?onde0 A  Actual A/  Anterior AL  Anual El concepto de ^ de Percepci$n o ?educci$n de"e ser sustituido por un n+mero de percepci$n, deducci$n o por el de un acumulado empresarial. ?espu:s de ello de"er*s se2alar cu*l acumulado se desea0 el Mensual o el Anual. Es necesario aclarar !ue por Acumulado Mensual /-X/?XS 9.8 entender* el acumulado peri$dico &Mensual,

@1E?

Esta funci$n sire para redondear cifras. Su sinta3is se muestra a continuaci$n0 @1E?Jalor, redondeo aK En el primer ru"ro podr*s teclear una f$rmula !ue considere cual!uiera de los operadores o aria"les !ue se han e3plicado anteriormente. En el segundo, de"er*s anotar el n+mero so"re el cual se redondear* el resultado de la f$rmula. Las cantidades !ue se encuentren entre los m+ltiplos del n+mero ser*n eliminadas. EWEMPL0 En tu compa2'a se ha definido una prestaci$n, !ue ser* igual al 7U del sueldo del per'odo, redondeado so"re  pesos. Esto se especificar'a de la siguiente manera0 @1E?J?PS?.7,K Suponiendo !ue el sueldo de un tra"ajador en el per'odo sea de \7,QNO.9O, el sistema multiplicar* esa cantidad por .7 &7U(, # el resultado &7QN.O9( lo redondear* al m*3imo m+ltiplo Entero de % es decir, el monto de la prestaci$n aplicada ser* igual a \8.. ?e"es tener cuidado al momento de definir f$rmulas para !ue se realice correctamente el c*lculo # eitar mensajes de error.

@5EbA

S/6AVS0 @5EbA ?ES1P/0 Esta funci$n proporciona el per'odo de tra"ajo. 4<A/ ?EL MA/?0 ontenido del reporte. 54//A E/0 -X/?XS. EWEMPL0 Si indicas0 ES1
ii. iii. Alta de Moviemientos 4na ez !ue tenemos completo nuestro cat*logo de percepciones # deducciones, podemos dar de alta los moimientos a la n$mina. Individual Men+ Edici$n ; Moimientos a la n$mina ; aptura indiidual. 4tiliza esta opci$n para asignar una percepci$n o deducci$n a un tra"ajador #, mediante los tipos de moimientos !ue puedes definir, esta"lecer !u: seguimiento de"e dar el sistema a la percepci$n o deducci$n en cuesti$n.


6odos los moimientos a la n$mina se dejar*n de aplicar cuando se den de "aja o se cumplan sus caracter'sticas, las cuales se descri"en a continuaci$n0

Campo lae del tra"ajador

,ipo Alfanum:rico

0ong 

#servaciones Anota o elige la clae del tra"ajador al cual se le aplicar* el moimiento.

lae Per.;?ed.

Alfanum:rico



Anota o elige la percepci$n o deducci$n !ue se le aplicar* al tra"ajador.

/+mero de cr:dito

Alfanum:rico

O

Este campo estar* actiado s$lo cuando elijas la deducci$n !ue ha#as seleccionado en /5/A>6, !ue se encuentra en Par*metros del sistema, carpeta de Percepciones ; ?educciones.A!u' de"es anotar el n+mero de cr:dito !ue el /5/A>6 proporcion$ al tra"ajador.

-

-

Esta casilla indica !ue el cr:dito de /5/A>6 del tra"ajador tiene status de "aja.

Aplica destajo

-

-

Al marcar esta casilla, el alor !ue se o"tiene del campo Monto ; f$rmula del moimiento a la n$mina !ue se est* dando de alta, se multiplica por el alor !ue contenga la percepci$n en el at*logo de Percepciones # ?educciones% el resultado aparece en el 1eci"o.En caso de no usar destajo, la cantidad !ue se capture en el campo de Monto;5$rmula ser* la !ue se apli!ue directamente.?e"es utilizar las percepciones o deducciones !ue se ha#an definido como destajo, dentro del at*logo de Percepciones ; ?educciones.

Acumulatio con l'mite de monto

-

Si eliges esta casilla, el moimiento !ue des de alta dejar* de aplicarse una ez !ue el monto acumulado sea igual al monto l'mite. Puedes usar esta opci$n cuando tienes !ue pagar o retener al empleado un monto espec'fico, pero diferido en pagos parciales, #a sean fijos o aria"les. Por ejemplo, retenci$n para cu"rir un pr:stamo personal o un cr:dito /5/A>6.


Campo Acumulatio hasta la fecha

,ipo

0ong -

1epetitio sin l'mite

-

-

S$lo esta n$mina

-

-

5echa de inicio # fecha ??;MM;AA de t:rmino

-

Monto o f$rmula

Alfanum:rico

O

?escuento mensual

/um:rico

7

Monto l'mite

/um:rico

7

Monto acumulado

/um:rico

7

Selecci$n de criterios

-

-

#servaciones Si eliges esta casilla, el moimiento !ue des de alta se aplicar* durante un per'odo de tiempo espec'fico # se dejar* de aplicar cuando se llegue a la fecha !ue se especifica en el campo 5EbA ?E 6_1M/, la cual de"e ser una fecha final de la n$mina # no una fecha entre per'odos. Por ejemplo el 5ondo de Ahorro. Si eliges esta casilla el moimiento !ue des de alta se aplicar* en todas las n$minas siguientes hasta !ue se realice la "aja del mismo. Puede aplicarse cuando se otorgan ales para despensa o retenciones por concepto de seguro de gastos m:dicos ma#ores. Si eliges esta casilla el moimiento !ue des de alta S$lo se aplica en la n$mina !ue das de alta. Por ejemplo pago de comisiones. ?e"es anotar la fecha en !ue empezar* a aplicarse el moimiento # cuando terminar*, estos campos estar*n actios o desactiados de acuerdo a la opci$n !ue elijas de aplicaci$n. Anota el monto o f$rmula a aplicar para el moimiento. Anota el descuento !ue se le har* al tra"ajador en forma mensual. Este campo estar* actiado s$lo cuando elijas la deducci$n !ue ha#as seleccionado en /5/A>6, !ue se encuentra en Par*metros del sistema, carpeta de Percepciones ; ?educciones Anota el monto l'mite #a sea de una percepci$n o de una deducci$n !ue se le otorgar* al tra"ajador. Anota este campo si para el tra"ajador e3iste alg+n monto acumulado al momento de dar de alta el moimiento. Los acumulados no comprenden el per'odo en !ue est*s tra"ajando # se actualizan autom*ticamente al crear un nueo per'odo, en los casos !ue sean aplica"les. Elige entre las opciones0 U del salario Esta opci$n indica !ue se aplicar* un porcentaje &seg+n f$rmula ( al monto del moimiento. uota fija Esta opci$n indica !ue aplica una cuota fija al monto del moimiento./+mero de SM. ndica !ue aplicar* el n+mero puesto para el salario m'nimo.Al elegir alguna de :stas, el sistema emitir* una posi"le f$rmula para el c*lculo.

/6A0 En ocasiones algunos campos no estar*n disponi"les% esto depender* del tipo de moimiento de !ue se trate. Por ejemplo0 si el moimiento se aplica S$lo en esta n$mina, entonces no se pedir* la fecha de nicio ni la de 6:rmino. Los moimientos !ue se generen "ajo la percepci$n 5/A6, #a sea desde Moimientos a la n$mina o desde Procesos ; 5/A6 ; 1ecepci$n de informaci$n, podr*s erificarlos en onsultas ; Moimientos. En los reci"os er*s el monto total de todos los cr:ditos !ue tenga el tra"ajador pero, en las consultas, er*s el desglose de cada uno de ellos. En los casos en !ue el sistema manda el mensaje de0 Tipo de percepción diferente a la forma de pago del trabajador , no se tomar* en cuenta. ercepciones ; educciones a varios tra#aadores


Men+ Edici$n ; Moimientos a la n$mina ; Percepciones # ?educciones a arios tra"ajadores. on esta opci$n aplicar*s un mismo moimiento a arios tra"ajadores. Es m*s r*pido !ue hacerlo de manera indiidual, pero los moimientos !ue se especifi!uen s$lo se aplicar*n en la n$mina donde se dan de alta. En la entana especifica a !u: tra"ajadores deseas aplicar el moimiento.



Campo lae de la Per.;?ed.

,ipo Alfanum:rico

0ong 

#servaciones Anota o elige la clae de la percepci$n o deducci$n !ue se les aplicar* a los tra"ajadores.

5$rmula

Alfanum:rico

-

Este campo informatio, te muestra la f$rmula !ue utiliza la percepci$n o deducci$n !ue ha#as elegido.

6ra"ajador

Alfanum:rico



/om"re

Alfanum:rico

-

antidad

/um:rico

77

Anota o elige la clae del tra"ajador al cual se le aplicar* el moimiento. Aparecer* el nom"re completo del tra"ajador en forma autom*tica al seleccionar su clae. Anota el monto de la cantidad a aplicar a cada tra"ajador. Si la Percepci$n o ?educci$n seleccionada tiene f$rmula, esta aparece de manera autom*tica. Esta cantidad la encontrar*s en los 1eci"os de n$mina # depende de si la percepci$n o deducci$n se est* definiendo como ?estajo o no.

n tra#aador varios movimientos Men+ Edici$n ; Moimientos a la n$mina ; 4n tra"ajador arios moimientos. ?efinici$n • Esta opci$n aplica en forma consecutia arios moimientos a un tra"ajador. • uando los datos de la Percepci$n o ?educci$n sean correctos, oprime la tecla de flecha hacia a"ajo o la tecla 6a" para indicar otro moimiento.



Campo 6ra"ajador

,ipo Alfanum:rico

0ong. 

Percepci$n ?educci$n

; Alfanum:rico



/om"re

Alfanum:rico

-

antidad

/um:rico

77

#servaciones Anota o elige la clae del tra"ajador al cual se le aplicar*n los moimientos #a sean percepciones o deducciones. Anota o elige la clae de la percepci$n o deducci$n !ue se les aplicar* al tra"ajador elegido. Aparecer* el nom"re de la percepci$n $ deducci$n en forma autom*tica al seleccionar su clae. Anota el monto de la cantidad a aplicar a cada tra"ajador. Si la Percepci$n o ?educci$n seleccionada tiene f$rmula, esta aparece de manera autom*tica. Esta cantidad la encontrar*s en los 1eci"os de n$mina # depende de si la percepci$n o deducci$n se est* definiendo como ?estajo o no.

Repercusiones uando das de alta moimientos a la n$mina puede ocurrir lo siguiente0 1. Si la percepci$n o deducci$n fue definida como ?estajo, entonces la cantidad anotada ser* multiplicada por el monto de la percepci$n o deducci$n. 2. Si no fue definida como ?estajo, entonces la cantidad es la !ue se aplicar* directamente. 7altas Men+ Edici$n ; 5altas Men+ onsultas ; 5altas ; Agregar



Esta opci$n se utiliza para Agregar faltas de los tra"ajadores. Al ingresar a esta opci$n de"es de seleccionar al tra"ajador !ue incurri$ en la falta. 6am"i:n realizar cam"ios a las mismas. La entana de aptura de faltas contiene los distintos tipos de faltas !ue podr*s aplicar, los cuales se eligen a tra:s de su n+mero de clae. Esta entana tam"i:n te presenta los d'as de la n$mina con n+meros resaltados en negritas # su"ra#ados. Estos d'as resaltados # su"ra#ados son en los !ue podr*s aplicar d'as la"ora"les, no la"ora"les # faltas. Por ejemplo, si tu n$mina es !uincenal te presentar* el per'odo de los 7 d'as de dicha n$mina, si fuera semanal te presentar* I d'as, etc. La entana !ue te despliega el sistema es la siguiente0

/ota0 El "ot$n aceptar no aparecer* si el tra"ajador tiene asignado el status de "aja, o "ien, si tiene una incapacidad por tiempo determinado. uando indicas en esta entana !ue el tra"ajador tiene falta, aparecen los siguientes campos0 ampos de la entana de captura cuando indicaste falta.

Campo 6ipo de falta

,ipo Selecci$n

0ong -

U de la falta

/um:rico

9

Pagar empresa

Selecci$n

-

U a pagar

/um:rico

9

ertificado del MSS

Alfanum:rico

-

#servaciones Selecciona el n+mero !ue identifica al tipo de falta !ue as a capturar. Al momento de seleccionar el tipo de falta el sistema te mostrar* su ?escripci$n, I., ?'a, P64, /5/A>6 e MSS, # si la falta es por ncapacidad o Ausentismo. Anota el porcentaje !ue se determinar* para la falta. ?isponi"le s$lo para el tipo de falta por ausentismo. Si :sta opci$n se encuentra actia, significa !ue la empresa pagar* al empleado los d'as !ue se encuentre incapacitado. ?isponi"le s$lo para el tipo de falta por incapacidad. Este campo podr* capturarse si se acti$ el campo Pagar empresa% #a !ue a!u' se indica el porcentaje !ue pagar* la misma. 6e permite anotar el n+mero del certificado !ue el MSS e3tiende al tra"ajador cuando es atendido, es decir, el n+mero de incapacidad. Es indispensa"le !ue cu"ras este campo, pues el sistema utiliza posteriormente este dato.


Campo Porcentaje MSS

,ipo /um:rico

ro#lemas 6 soluciones R(0MA /o te permite dar de alta la falta

0ong 

#servaciones Anota el porcentaje !ue determine el MSS para la incapacidad, # este campo se actiar* solamente si las faltas son por riesgo de tra"ajo &7I,7N # 7Q(

0CI+ Posi"lemente anotaste m*s d'as a pagar por la empresa, !ue los !ue falt$ el tra"ajador, o tal ez la fecha !ue anotaste est* fuera del per'odo de tra"ajo.

Koras Btras Men+ Edici$n ; boras e3tras Esta opci$n sire para especificar a !u: tra"ajador&es( le&s( de"es asignar horas e3tras. uando la seleccionas, aparece una entana en donde se indican los datos para aplicar las horas e3tras.

El sistema identifica las boras E3tras ?o"les o triples de acuerdo a los par*metros ?'as a la semana # boras diarias indicados. La aplicaci$n de las boras E3tras se "asa en la Le# 5ederal del 6ra"ajo, seg+n los art'culos GG # GI. Relación de las oras eBtras con la le6 del IM Para el MSS las boras E3tras ?o"les no se de"er*n integrar al salario &sin importar su monto(, pero las 6riples si de"er*n hacerlo. Relación de las oras eBtras con el I+7+AI, Para el /5/A>6 no importa si las boras E3tras son ?o"les o 6riples% el +nico re!uisito para !ue no se integren al salario es !ue sean >aria"les, por lo !ue si la percepci$n en donde se aplican la defines como tipo 5ijo, de"er*s integrarlas totalmente al salario. Koras eBtras do#les 6 triples Para una correcta operaci$n de las boras E3tras es necesario considerar los siguientes puntos0 1. 1ecuerda !ue en el sistema el registro de horas e3tras la"oradas es por semana, de tal forma !ue si tra"ajas n$minas !uincenales # re!uieres registrar las horas e3tra de la n$mina completa, tendr*s !ue hacerlo en dos "lo!ues. Por ejemplo0 En la n$mina del 7;7;QN al 7;7;QN, las horas e3tras se registrar*n en dos "lo!ues, el primero ser* del 7;7;QN al


I;7;QN #, el segundo, ser* del N;7;QN al 7;7;QN. El sistema se encargar* de totalizar las horas registradas. 2. /o olides !ue el control de los d'as o"edece a la fecha de corte de tu n$mina, as' como a los d'as !ue dura el per'odo de n$mina. 3. Para el correcto control de las semanas a tra"ajar, el sistema te permite esta"lecer el d'a en !ue dar* inicio la captura de horas e3tra% este par*metro podr*s encontrarlo en onfiguraci$n ; Par*metros del sistema ; )enerales, en el campo0 ?'a de inicio. Por ejemplo0 Si tu n$mina a del 7;7;QN al 7;7;QN, e indicaste el d'a inicial de boras E3tras como Mi:rcoles, al erificar en la entana de boras e3tra, +nicamente podr*s asignar horas a partir de este d'a. 4. En lo relacionado a c$mo de"en graar las boras E3tras para el c*lculo de SP6, es recomenda"le !ue erifi!ues la opci$n del men+ Archios0 Percepciones # ?educciones ; am"ios ; acaciones. 4tiliza esta opci$n cuando desees registrar o modificar las acaciones para un tra"ajador. Es necesario indicar al sistema a !u: tra"ajador deseas asignar el per'odo acacional% el sistema sugiere los d'as de acaciones # la prima !ue corresponde con "ase en su antigedad # seg+n la ta"la definida.

Campo 6ra"ajador

,ipo Selecci$n

0ong -

#servaciones 4tiliza la tecla 58 para localizar al tra"ajador o seleccionarlo directamente.

Antigedad

/um:rico

8

Esta casilla te permite capturar la antigedad del tra"ajador. ndica la fecha a partir de la cual iniciar* el per'odo de acaciones del tra"ajador. / puede ser menor al a2o !ue le corresponde, seg+n la antigedad !ue especificaste. Es la cantidad de d'as !ue se programar*n para el tra"ajador. / puedes especificar un n+mero ma#or al esta"lecido en las 6a"las del sistema. Es la fecha en !ue se pagar* al tra"ajador el importe correspondiente por concepto de prima acacional. Para !ue el sistema genere autom*ticamente el moimiento de pago de prima, la fecha !ue captures de"er* coincidir con una fecha de pago de n$mina, de la misma manera de"es indicar en Par*metros del sistema el n+mero de la percepci$n correspondiente a Prima acacional, la cual de"er* estar catalogada como ndiidual # con Status de Alta. ?e"es anotar la cantidad proporcional de d'as !ue le corresponden de pago al tra"ajador por concepto de prima acacional. Si la prima acacional se paga en partes, el sistema considerar* el monto acumulado pagado en el a2o para determinar en !u: momento empieza a graar para el c*lculo de impuesto &la prima e3enta hasta 7 salarios m'nimos(.

5echa disfrute

de ??;MM;AA

G

?'as disfrute

de /um:rico

8

5echa de ??;MM;AA pago de prima acacional

G

?'as prima /um:rico acacional

8

ro#lemas 6 soluciones


R(0MA 0CI+ El sistema no te permite dar de alta las Puede ser !ue el tra"ajador no amerite acaciones acaciones. es decir pro"a"lemente tiene menos de 7 a2o de antigedad. iv. v. Creación del siguiente per*odo. Ba teniendo un per'odo de pago ela"orado para el siguiente Men+ Procesos ; reaci$n del siguiente per'odo


El directorio donde se genera el nuevo período y la feca del nuevo período

!inalizado el proceso, podemos cam"iarnos de período e iniciar la captura.



4". 4$. +IA 12 4%. RR, 0 I,MA  +/MI+A Los reportes con los !ue cuenta el sistema de nomina / son0 Menu 1eportes

a.

%eportes

i. +ómina


ii.

iii. iv iv.. Re Reci ci#o #oss de +óm +ómin ina. a. S$lo mpresora, para er el reporte en pantalla, se llea a ca"o el mismo proceso de edici$n de formatos !ue en el ap'tulo O.


.

vi. Movim Movimien ientos tos por por tra#a tra#aado ador r


ii.

viii. 7altas


i3.

B. Movimientos por departamento.

24862981 Manual Aspel

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