19. ARÉVALO J. VÍCTOR H. Cuadernos Archivística 1.pdf

CUADERNOS de Archivistica

Dirección: Víctor Hugo Arévalo Jordán

Mundo Archivístico http://mundoarchivistico.com/index.asp

CUADERNOS - A RCHIVISTICA RCHIVISTICA

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Dirección:

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Cuadernos

Archivística 1

Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta publicación, incluido el diseño de la cubierta, puede reproducirse, almacenarse o transmitirse de ninguna forma, ni por ningún medio, sea éste eléctrico, químico, óptico, de grabación o de fotocopia, sin la previa autorización escrita por parte del director.

Las opiniones vertidas en el Cuaderno, no siempre reflejan el pensamiento de la Dirección.

AÑO I - Santa Fe - 1987, 1998, 1999. 2005, N° 1 Dirección: Vhaj / [email protected] Una Edición de Mundo Archivístico, http://mundoarchivistico.com/index.asp © Edición virtual, Ediciones del Sur, abril de 2007. Hecho el depósito que marca la ley 11723 ISBN 987-9176-02-2 Distribución gratuita. Visítenos y disfrute de más libros gratis en: http://www.edicionesdelsur.com

EDITORIAL

Después de la creación de la asociación, fue siempre un anhelo contar con un medio de expresión de las distintas inquietudes de socios y simpatizantes de la rama que nos ocupa. Lamentablemente, por razones económicas o responsabilidades que nos complican el quehacer archivístico, no pudimos cumplir con este anhelo, y hoy, después de muchas idas y venidas, de marchas y contramarchas, optamos por reiniciar publicaciones que fueron solicitadas permanentemente, tanto por su material contenido, como por la necesidad de actualización. Considero que este reinicio de actividades, no solo debe mejorar, sino que debe superar nuestras expectativas, y para ello, respetando siempre (de eso estamos con vencidos), el pensamiento ajeno, pretendemos desde esa pluralidad de ideas, llegar a contribuir con el perfeccionamiento de esta noble profesión. La mejor forma de contribuir, es generando ideas permanentes que queden registradas en los documentos, verba volant , las palabras vuelan. El carácter cien-

tífico y especulativo de una disciplina, se observa en el desarrollo de sus ideas a través de medios de difusión, y ese es el único mérito que queremos lograr. Este número, reimpreso, muestra una clara diferencia en su presentación del realizado en 1987. Esto se pudo realizar gracias a la aplicación de medios tecnológicos, por lo demás, siendo casi histórico aquel primer número que se agotó apenas salió a la luz, hemos preferido respetarlo en la originalidad de sus artículos. Nos sorprende, además, la vigencia de muchos artículos publicados en ese entonces. vhaj

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ÍNDICE

Editorial ..................................................................................... 5 La Archivología y la Teoría de Sistemas ................................. 8 Víctor Hugo Arévalo Jordán

Importancia de los archivos privados en la historia de un país .................................................................................. 2 7 Liliana Montenegro de Arévalo

Los archivos privados: papeles particulares ......................... 34 Ana M. Cecchini de Dallo

Crónica de una labor archivística .......................................... 40 Liliana Montenegro de Arévalo

Desarrollo de archivos y microfilmación .............................. 4 7 Alcides Aliaga Encinas

Sobre la importancia de los archivos en los estados modernos .......................................................... 5 2 Liliana Montenegro de Arévalo

Situación de los archivos en Santa Fe .................................... 5 7 Víctor Hugo Arévalo Jordán

La Archivología y la Teoría de Sistemas Víctor Hugo Arévalo Jordán

Cuando hablamos del término archivo, se nos presenta como primera imagen documentos antiguos relacionados con el tiempo y el hombre, lo cual es cierto, existe una relación intrínseca entre el documento y el ser humano, y especialmente con su evolución. La historia se fundamenta esencialmente en documentos que se producen como consecuencia de la acti vidad humana, produciendo al mismo tiempo, las bases del conocimiento para las generaciones posteriores. La base del desarrollo del conocimiento y de la humanidad es la idea, para ello la idea necesariamente tiene que petrificarse en algún soporte para que no sufra alteraciones propias del tiempo y de la interpretación errónea. Todo esto constituye una cadena de desarrollo que influye en el pensamiento, cada vez más amplio, y de sus formas esenciales: el filosófico y el científico. Uno de los factores esenciales para el desarrollo amplio del conocimiento ha sido el progreso de las técnicas de comunicación masiva. Vivimos en un mundo de in vestigadores que permanentemente demandan información. Pero al mismo tiempo comprendemos que las ciencias no se encuentran aisladas, no pueden desarrollar por sí solas, permanentemente se relacionan, se auxilian.

Se modifica continuamente la metodología que nos permite una interpretación más adecuada del universo. La Archivología también ha sido afectada por estos cambios, es más, para lograr un conocimiento más amplio se auxilia de otros conocimientos, de las disciplinas administrativas, de la Paleografía, esencialmente de la Diplomática, de la Historia. Al mismo tiempo que se relaciona con conocimientos afines como la Biblioteconomía y la Documentología, estas últimas similares a la Archivología, formando un sistema de conocimientos y aplicaciones cuyo objetivo principal es la información. Etimológicamente la palabra sistema deriva de los vocablos griegos “syn”- justamente y “stesai”- causa, forma; términos empleados por Platón y Aristóteles. Pero no adquiere importancia hasta la edad moderna, con actualización de Linneo, y de Kant que aproxima a una definición del sistema como la unidad del conocimiento bajo una sola idea, concepto aparentemente simple, pero que puede aplicarse a la Archivología. Existen en la actualidad una multitud de definiciones sobre el sistema, por la misma razón que existen aplicaciones de la teoría en todos los campos científicos. La definición más común lo considera como el conjunto ordenado de entes (o componentes) independientes en sí mismos, que están en interrelación entre sí y el medio que los rodea, siendo interactuantes tienen la finalidad de lograr objetivos determinados. Si aplicamos este concepto a las ciencias de la documentación, obtenemos como conjunto a la Archivología, Biblioteconomía, Documentología, que son independientes por sí mismas, independientes en el sentido que cada 10

una subsiste y desarrolla independientemente, con sus métodos característicos; que se encuentran interrelacionadas por tener similitudes en las técnicas documentales y sobre todo por estar íntimamente unidas por un aspecto; los documentos. Son interactuantes por las similitudes y diferencias que se prestan en cada componente, sobre todo la finalidad de lograr objetivos determinados que es un factor común para las tres ramas: la información. Hechos que generan documentos Archivología

Biblioteconomía

Documentología

Sistemas de Ciencias de la Documentación Información

Sistemas de las Ciencias de la Documentación

De la misma forma, se puede aplicar la definición de sistemas a la Archivología, específicamente, el archivo es un sistema, veamos: las múltiples actividades que se realizan en el ámbito administrativo son fuentes generadoras de documentos, estos documentos “alimentan” al archivo. El conjunto ordenado de componentes es una clara referencia a las operaciones técnicas que se realizan dentro del Archivo, como ser las técnicas de almacenamiento, las técnicas interpretativas, descriptivas, documentales entre sí, teniendo por finalidad principal el servicio al usuario. 11

Para profundizar un poco más observemos otras definiciones: S. J. Dronick, en su trabajo Teoría de Sistemas (System Theory), se refiere al sistema como un dispositivo que capta una o más entradas y que genera una o más salidas. Quizás esta definición es más cercana a la realidad archivística. El vocablo dispositivo como “de lo que dispone” no siempre implica mecanismos automáticos, por lo que correspondería a las técnicas empleadas en los archivos para obtener resultados satisfactorios, siempre en función del servicio al usuario, o salidas de la información. Actividades que producen documentos Entradas Técnicas de gestión

Técnicas de almacenamiento

Técnicas descriptivas

Técnicas documentales

Sistema de archivo

Usuario Servicio Salida

Sistema de archivo

EL

SISTEMA DEL ARCHIVO

Conviene detenernos un poco más en este aspecto. Comencemos primero por el concepto de que toda organización es susceptible de ser un sistema, por el mismo hecho de que organismo, responde a organización, 12

órgano, es un conjunto ordenado de entes (ministerios, gobierno, o los tres poderes, ejecutivo, judicial), interrelacionados, interactuantes y que tienen el fin de lograr el bien común. Pero este sistema está integrado por otros sistemas que lo componen, como ser cada uno de los poderes, los cuales a su vez se constituyen en sistemas; podemos desmenuzar de esta manera hasta llegar a una unidad no desmenuzable, no divisible. Dentro de esta organización es que se encuentra el archivo, sea histórico, sea intermedio, central o como quiera llamársele, por la misma razón que la documentación como producto de actividades involucra a los diferentes sistemas que componen el Estado. De esta forma, el archivo se encuentra en relación interna y externa; considerándose un sistema abierto, observamos posteriormente estos detalles. Cada una de las técnicas empleadas por el archivo también constituyen sistemas o subsistemas, para ello es necesario analizar hasta qué punto podemos decir sistema. Recepción. Como conjunto de actividades para efectuar la recepción, control del trámite y distribución del documento. Control de recepción, foliado, numerado, etc. Recepción (entrada)

Distribución (salida) Control de trámite, registro de trámite, etc.

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Ordenación y clasificación. Como el conjunto de actividades que se realizan para acondicionar los documentos de acuerdo a normas establecidas. Veamos cada una de estas actividades. Unidades mayores

Ingreso

Unidades intermedias

Ordenación

Unidades menores

Acciones

Ingreso

Funciones

Clasificación

Actividades

Descripción. Como apertura de sistemas de recuperación del documento y de la documentación. Inventarios

Guías Documento

Información Catálogos

Indices

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Cada uno de los auxiliares descriptivos, a su vez constituye microsistemas, por la variedad de elementos que se emplean para conformar una información adecuada. Selección. Como apertura de sistemas que permiten valorizar los documentos por su contenido: Plazos precautorios

Decantación de valores Documento seleccionado

Documento Técnicas de muestreo

Expurgo

Por cualquier ángulo que observemos a la Archivología, constatamos que se trata de un sistema conformado por microsistemas, lo que hace que su naturaleza como cuerpo de estudio tenga un carácter especial dentro de las Ciencias de la Documentación. Lo que implica que sea aceptada dentro del concepto moderno de sistema como conjuntos organizados, pertenecientes a campos científicos diferentes, que muestran estructuras y compartimentos isomorfos, reducibles a un tratamiento común.

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LAARCHIVOLOGÍA ENLACLASIFICACIONDESISTEMAS

En primer lugar tenemos en cuenta los sistemas por su naturaleza que pueden ser dos: Sistemas naturales: son aquellos en los cuales no interviene la mano del hombre como productor del sistema, p.e. sistema circulatorio, respiratorio, etc. Sistemas creados: son aquellos en los cuales interviene el hombre como ente productor del sistema, p.e. sistema educativo, religioso, deportivo, etc. La Archivología, típico producto humano, corresponde entonces a los sistemas creados. Estos sistemas creados o naturales, serán a su vez, por su contenido simples y complejos. Sistema simple: cuando sus partes son perfectamente identificables y unitarias, p.e. la familia. Sistema complejo: cuando sus partes son susceptibles de conformar sistemas y subsistemas. Por el concepto que tenemos del sistema también podemos clasificar en sistemas principales y en subsistemas. Sistemas principales: cuando se considera al sistema como un todo generalizado. Subsistemas: cuando sus componentes son susceptibles de descomponerse en otros subsistemas de menor jerarquía, hasta llegar a un elemento único no descomponible, el cual denominamos “unidad básica del sistema”. La Archivología sería entonces un sistema complejo y principal. La unidad básica del sistema, propiamente sería el dato, el conjunto de datos que conforman la in16

formación. El documento resulta ser un microsistema puesto que es susceptible de ser descompuesto en componentes. Analicemos: Información Hecho

Documento Soporte

Por otro lado, para que un sistema sea considerado como tal, debe cumplir con algunos requisitos independientes de la estructura: Entes: que son los componentes o elementos básicos; en el caso del documento los elementos base serán el soporte y la información. Si tomamos en cuenta a la Archivología como sistema principal, tendremos como elementos de base a documentos, o como unidades básicas del sistema de archivos. Medios: como elementos manipulables, de modo que los elementos interactuantes tengan los medios adecuados para conformar el todo organizado. Los elementos manipulables de la Archivología estarían compuestos en su mayoría por los principios, de unificación, de procedencia, de selección. Condiciones: como elementos no manipulables. En las Ciencias de la Documentación tenemos elementos no manipulables por los cuales los documentos se identifican en razón de la actividad productora de documentos; concretamente en la Archivología, los elementos no manipulables conforman las técnicas que integran la es17

tructura sistemática. Esencialmente serían, la recepción, la ordenación y clasificación y la descripción. Fines: como elemento consecuente, lo cual presenta esencialmente dos aspectos: el servicio y la información. Estas condiciones nos permiten ingresar en otras clasificaciones de los sistemas: los sistemas abiertos y los sistemas cerrados. Sistemas abiertos: estos sistemas consideran las siguientes necesidades o particularidades: - Establecen relaciones con el medio, lo cual es manifiesto en la Archivología, puesto que está íntimamente ligada a la entidad productora en la recepción documental como en la distribución de la información. - Tienen la comunicación como un factor esencial. Los archivos, una vez efectuada su labor documental, cumplen ampliamente con este factor al proveer la información a una gama de usuarios, estableciéndose así una comunicación continua. - Tienden al equilibro dinámico; al efectuar una recepción documental, realizar las operaciones de modo que lo substancial de la información se pueda proyectar al medio social que los rodea, los archivos tienden al equilibrio dinámico, logrando superar el estatismo del concepto tradicional que se tenía de ellos. - Los sistemas abiertos, crecen, decrecen y se autodestruyen; crecen cuando los ingresos documentales exceden a la estructura interna. Cuando los ingresos documentales son menores a la estructura, el sistema decrece. Si las estructuras no son capaces de modificarse, de acuerdo con estos índices de crecimiento y decrecimiento, el archivo se autodestruye, se convierte en ele18

mento estanco, obsoleto para cumplir los fines a los que está destinado. - Los sistemas abiertos son autorregulables y selectivos, en razón de las necesidades de crecimiento o decrecimiento, la estructura puede ser regulable utilizando inclusive la selección como medio para cubrir las deficiencias estructurales. Los sistemas cerrados: como es de suponer, los sistemas cerrados son lo opuesto a los abiertos, no esta blecen relaciones con el medio que los rodea, si bien son autorregulables, no son selectivos porque no tienen los elementos susceptibles de la selección. Al no tener un equilibrio en cuanto a ingreso de documentación y salida de información, tienden a transmutarse, y necesariamente están destinados a cumplir un fin prefijado. Concluimos entonces que un archivo es un sistema abierto. Al hablar de los sistemas, continuamente enunciamos los términos estructura y actividades, en los sistemas abiertos o cerrados, es necesario entonces conceptuar: La estructura de un sistema: como la dimensión organizativa; esta dimensión organizativa está constituida por elementos o componentes esenciales que internamente cumplen una interrelación de modo que no existan elementos o componentes superficiales. La conducta de un sistema: como dimensión de funcionamiento, conformando el conjunto de actividades producidas dentro del sistema para relacionar y mantener la dimensión estructural y para lograr los estados de receptabilidad y comunicación del medio.

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Una organización es un todo integrado donde sus componentes están relacionados por la operación total. Esa estructura total está creada por múltiples sistemas arreglados por orden jerárquico, en donde la salida de un determinado sistema es la entrada de otro sistema. Estos elementos se interrelacionan en el proceso, coincidiendo hacia una salida o producto que hace coincidir con la esencia del sistema, es decir, de un archivo sólo pueden salir documentos o información en cualquiera de sus formas. La eficacia de ese sistema estará controlada o regulada en razón de la alimentación que tengan, si su archivo no recibe la documentación en forma permanente, menos puede servir la información que de él se requiere. Todo este fenómeno se unifica en un medio o ambiente como conjunto de circunstancias y condiciones externas e internas que influyen en el sistema, siendo enorme la gama de factores o variables que ejercen su influencia, hasta convertir a cada archivo en una unidad identificable y distinta de los demás de su especie. Tenemos entonces nuevos elementos a ser estudiados en el sistema. Entrada: es todo elemento que se incorpora al sistema para contribuir al logro del objetivo prefijado. El ingreso documental tendrá por objeto preparar la información adecuada a las necesidades de la entidad productora, y la investigación posteriormente. Proceso: es el camino ordenado que siguen los elementos de entrada en su interacción para transformarse en el producto esperado. Básicamente el proceso en el archivo se identifica con las técnicas operacionales. Salida: como producto del sistema. 20

Retroalimentación: o alimentación, proceso en el cual toda información referente al desempeño del producto se compara con el objetivo esperado para analizar nuevamente las entradas y el proceso del sistema, regulando orientando y evaluando las entradas y procesos. El objetivo básico de la retroalimentación es mantener o retroalimentar un resultado para que satisfaga los requerimientos del sistema. Por la forma del sistema también tenemos una clasificación, en sistema reticular y sistema celular. Sistema reticular: como su nombre lo indica, el sistema está conformado por elementos que forman una red, los componentes se denominan nodos, cubiertos sólo por una entrada y una salida. Sistema celular: que es el más apropiado para los archivos, este sistema tiene la característica de que los nodos tienen más de una entrada y más de una salida, lo que les permite unirse a otros sistemas celulares hasta conformar un órgano (organismos). Por su jerarquía y de acuerdo con la complejidad del sistema, podemos clasificar como: — Hipersistema — Supersistema — Macrosistema — Mesosistema — Sistema — Subsistema — Microsistema Lo cual se considera que después del microsistema tendremos la unidad básica del sistema.

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Por su evolución, los sistemas se clasifican como sistema individual, social, ecológico, correspondiendo a la Archivología el sistema social. No nos corresponde ingresar en otros tipos de clasificación por no ser de interés para la rama que tratamos, si bien existen posibilidades de analizar otras clasificaciones, pero se considera suficiente para el fin propuesto, el de establecer las relaciones existentes entre la Archivología y la teoría de sistemas. Diversos sistemas estudiados, científicamente, han dado lugar a que plantearan aspectos teóricos que fueron conformando la teoría de sistema que debe ser considerada como un proceso analítico-sintético para el ob jeto y sujeto que estudia las relaciones con su entorno. Como observamos al principio, el enfoque no es nuevo. Platón, en su obra “La República” utiliza un enfoque sistemático para lograr un modelo de la ciudad-estado, en la actualidad se puede considerar al enfoque de sistemas como una aplicación del análisis y la síntesis del sistema, dentro de un proceso coherente y lógico para analizar en forma ordenada las necesidades y sus posibles soluciones. Para lograr entonces, un enfoque adecuado de los sistemas, será necesario efectuar algunos pasos que nos permitan satisfacer los objetivos determinados, tenemos: 1) Identificación: consiste en aislar las necesidades reales que demandan soluciones para la buena ejecución del sistema. 2) Definición: es necesario tener definidos los ob jetivos principales y los secundarios que puede brindar el sistema. También es conveniente definir limitaciones, jurisdicción y presiones del sistema, sea en forma glo22

bal, totalizando todos sus aspectos, sea en algunos componentes del sistema y del ambiente en el cual se desenvuelve. 3) Análisis: de los recursos humanos y económicos, cuando se trata de sistemas en los que intervienen estos sistemas. 4) Selección: primeramente deberán formularse las diversas alternativas que pueden brindar soluciones en los distintos campos del sistema, posteriormente seleccionar hasta lograr un resultado óptimo. Esta alternati va será implementada en la medida que los resultados cumplan los objetivos trazados. 5) Control y evaluación: el control y la evaluación deberán realizarse en el desempeño del proceso y de los resultados obtenidos. De acuerdo con estos aspectos estudiados, enfocar un sistema es estudiar técnicas analíticas de planificación, estructuración y control, pudiendo ser aplicados a las distintas funciones de administración, trámites y el desarrollo que se efectúa en los archivos. PROCESOS DE ANÁLISIS Y SÍNTESIS Cuando se habla de análisis de sistemas, nos referimos esencialmente a la creación de sistemas para cu brir necesidades vigentes, o la mejora de uno existente porque no cubre todas las necesidades y exigencias presentadas. En los procesos de análisis se consideran esencialmente tres aspectos: — Estructural, — Funcional, — Relacional.

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Como su nombre lo indica, el análisis estructural consistirá en un medio de estudio de cada uno de los elementos o componentes del sistema. En el caso del archi vo, es efectuar un estudio de las características de una de las técnicas operacionales y su relación con el conjunto. Los costos que suponen cada una de estas técnicas, el personal adecuado que ha de desarrollar las actividades, los medios económicos, edificios y de equipo serán considerados como factores que pueden afectar a la estructura del sistema. Al efectuar el estudio estructural, necesariamente se presentarán los problemas de funcionamiento, lo que nos llevará al análisis funcional, el cual necesariamente nos conducirá a los fines de servicio e información como ob jetivo principales del archivo. Una vez concretadas las estructuras y su funcionamiento, se amplía hacia el análisis relacional, es decir, las relaciones internas y externas con el medio ambiente, en el cual se desenvuelve el sistema, en nuestro caso, el archivo. Conviene especificar esta parte, el análisis se realizará sobre: — los modos de recepción de fondos, — los tipos de información proporcionados, — estudio de sectores que utilizan la información, — publicidad y edición de cuerpos documentales, — conocimiento de los usuarios. De acuerdo con los tres aspectos tomados en cuenta para el análisis de sistemas, en relación con los archivos, es necesario considerar: — el tipo de sistema a emplear en archivos, — determinación concreta de los objetivos, — estructuración del sistema, 24

— funciones del sistema, — objetivos primarios y secundarios, — utilización del sistema, — planificación a corto, mediano y largo plazo, — posibilidades de modernización del sistema. En forma detallada, al efectuar el análisis del sistema tendremos en cuenta: — Identificación de los componentes del sistema, — Estudiar las estructuras, sectorial y total, interna y externa, internacional o independiente del sistema. — Investigar los procesos, analizando la funcionalidad y fluidez de actividades. — Identificar factores, relaciones y problemas rele vantes o importantes para el sistema. — Analizar tareas, métodos y medios. — Reunir y clasificar toda la información correspondiente a la sistematización del archivo. — Proporcionar criterios que puedan derivar en alternativas del sistema. Una vez realizada la labor de análisis, pasamos al proceso de síntesis del sistema, que, al igual que el análisis, estará compuesta por tres aspectos esenciales, incluyendo un factor condicionante, de donde tenemos: — Síntesis estructural, — Síntesis funcional, — Síntesis relacional, — Síntesis histórica. Durante el proceso de síntesis se estudian las diferencias entre las combinaciones de los elementos y sus relaciones por separado, pero considerado siempre como partes de un todo.

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Se incluye la síntesis histórica, como medio de comprensión del desarrollo del sistema, se realizará su propio historial a fin de evaluar sus distintas etapas y las experiencias anteriores de modo que podamos comparar resultados. Todo lo expuesto, nos permite estudiar al sistema y sus procesos, utilizando modelos de simulación sistemáticos, es decir, utilizando modelos sobre bases reales, para determinar el comportamiento del sistema por aplicarse. No agotamos completamente la teoría de sistemas, lo cual nos llevaría más allá de los objetivos de este tra bajo; pero, nos permite una comprensión más amplia de las posibilidades de la Archivología.

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Importancia de los archivos privados en la historia de un país Liliana Montenegro de Arévalo

En otras ocasiones hemos señalado la importancia de los archivos en las sociedades contemporáneas. Hoy quisiéramos insistir sobre los riesgos que entraña la posible desaparición de importantes archivos privados en nuestro país, especialmente los que pertenecen a organizaciones de índole económica. En este caso, consideramos los archivos que refieren a los aspectos producti vos de la actividad (agro, ganadería e industria), y aquellos que refieren a los aspectos distributivos de la misma (firmas comerciales, auxiliares de transporte y elementos monetarios). El riesgo que mencionamos proviene básicamente de dos situaciones; una de tipo general, creada por la co yuntura que atraviesa el país, y otra de tipo particular, provista por las características que revisten los archi vos privados, perteneciendo éstos a organizaciones de menor continuidad institucional que las públicas. Es conocido que la adversa situación económica prolongada en el tiempo motiva la desaparición de firmas comerciales, empresas industriales y financieras, algunas de amplia y extensa trayectoria; esto es lo que ha ocurrido desde hace tiempo en nuestro país. Obviamente esta situación incide sobre los respectivos archivos. Los responsables de las firmas están obligados a guardar por diez años la documentación perteneciente a cada una de

ellas, sea la producida o recibida en función de sus respectivas actividades o, en general, la relacionada con su vida administrativa. El Código de Comercio contempla la posibilidad de una “prescripción más corta” si así se modificare la normatividad legal sea por el propio Código o por leyes especiales. 1 Una vez vencido el plazo prescripcional establecido por la legislación vigente para conservar los respectivos archivos, la existencia de éstos depende en forma exclusiva de la decisión de sus dueños. Una rápida verificación en nuestro país indica que por lo general se deterioran o se pierden irremediablemente. Es necesario que entidades y personas privadas comprendan la importancia que tiene la conservación de estos archivos. En el mundo contemporáneo la crisis económica de 1930 intensificó la corriente de interés hacia las investigaciones económicas en los países que más arduamente la sufrieron, interés que fue acrecentando por las facilidades que se ofrecieron para la recogida de empresas privadas cuando situaciones de cierre empresarial comprometieron su existencia. Nuevos estudios dieron insospechadas perspectivas a la historia económica, facilitando la toma de decisiones de los gobiernos. Para estos países la necesidad de proteger y conser var los archivos privados siguió siendo tan importante 1 Código de Comercio de la República Argentina y sus leyes y decretos complementarios. Víctor P. Zavalía - Editor. Bs. As., 1969, p. 216/218 (Libro Segundo. Título XIV) y cfr. Código Civil y Leyes Complementarias. Lajouane Editores. Bs.As., 1956, p. 776/796. (Sección III. Títulos I y II).

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que se llevó hasta los congresos internacionales de archivos: París (1950), Florencia (1956) y Madrid (1968); así como en la mesa redonda de Wiesbaden (1958) 2 En la mayor parte de los países occidentales 3, la documentación de las empresas privadas no es transferida a los depósitos del gobierno y no existe una legislación específica al respecto como no sea la fijación de plazos jurídicos o comerciales. Las opiniones discrepan respecto de la injerencia que el Estado debe tener en esta documentación. En la República Federal Alemana, los archiveros se han inclinado por la no intervención del Estado en este sentido, porque suponen que se provocaría la desconfianza de los empresarios, lo que en definitiva perjudicaría los contactos entre los archivos estatales y las empresas privadas. En Francia los Archivos Nacionales pueden recibir en depósito archivos de empresas. La entrega es voluntaria porque no existe reglamentación que obligue a las finanzas, a la industria o al comercio. No reciben todos los fondos ofrecidos sino aquellos con mayores riesgos de deterioro o desaparición, de un comité integrado por representantes de los archivos nacionales y de las firmas. En los países del este europeo la situación ofrece un panorama distinto. En la mayoría de estos países existen archivos centrales económicos que no sólo reciben documentación oficial sino también documentación de 2 Archivum, Vol. I, 1951, Vol. VI, 1956;Vol. XVIII, 1968 y cfr. Boletín Interamericano de Archivos. Vol. I. Universidad Nacional de Córdoba. Córdoba, 1974. 3 Marquant, R.:Los Archivos y las investigaciones modernas económicas y sociales. Traducción de Matilla Tascón, A. Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos. Córdoba, s/f.

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empresas privadas progresivamente nacionalizadas. En el área de las nacionalizaciones la legislación ha reglamentado la conservación y las remesas de los archivos de empresas, equiparándolas a los archivos públicos. Pero la concentración de archivos trajo aparejados tales problemas desde el punto de vista del volumen documentario que en algunos países, como Hungría y la República Democrática Alemana, no se ha obligado a las empresas. Grandes empresas de Alemania, Italia y Estados Unidos han ido más allá de la mera conservación de sus archivos y han creado centros de investigación en torno de ellas. Generalmente los archivos mejor organizados son los que han pertenecido mucho tiempo a una familia, y los peor organizados son los que han cambiado frecuentemente de propietarios, constituyendo una situación intermedia los archivos de sociedades por acciones. En Estados Unidos la sociedad norteamericana Mac Cormick, empresa familiar en su origen, especializada en la fabricación de máquinas agrícolas, y cuyos archi vos se remontan al año 1830, ha dado una organización científica a sus archivos, los ha abierto a investigadores desde 1919 y ha fundado y subvencionado en Chicago desde 1912 a la Mac Cormick Historial Association. Existen otros ejemplos conocidos como el caso de la Sociedad Ford, y las grandes empresas Krupp y Siemens, estas dos últimas de origen alemán. Lo deseable siempre es que se cumpla la doble condición de asegurar la conservación y facilitar el acceso al investigador.

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El problema que plantea la facilidad en proporcionar la consulta, no es tan sencillo. A menudo los investigadores se quejan por las barreras que encuentran para la consulta en los archivos de las empresas. Esas resistencias hacia el investigador pueden originarse en la indiferencia de la firma hacia los trabajos científicos, en razones aducidas sobre la necesidad del secreto o la reserva en los negocios o en el temor a investigaciones fiscales. Muchas veces, las reservas pueden ampararse en los plazos que fija el Estado para la consulta de archivos oficiales. A pesar de todo hay una evolución hacia una mayor apertura por parte de los grupos empresariales. Tal situación se observa particularmente en los Estados Unidos donde las sociedades históricas han logrado interesar a los hombres de negocios en la historia de las empresas. Por otra parte, son cada vez más numerosos los hom bres de negocios que efectúan estudios de economía y pueden comprender más adecuadamente las inquietudes de los historiadores. Corresponde ahora a los países latinoamericanos y a la República Argentina en particular, comenzar a preocuparse por el destino de sus archivos económicos. La complejidad del problema en nuestro país no puede resolverse con propuestas unitarias. Una mayor factibilidad podría lograrse estudiando soluciones de tipo regional, que poseyeran suficiente flexibilidad en su implementación. Así por ejemplo centros económicos regionales públicos o privados, subvencionados con fondos de iguales procedencias, podrían contar con el apo yo inicial de las distintas empresas de la región. Esa pri32

mera coincidencia facilitaría la búsqueda de soluciones en una tarea común. De esta manera las empresas privadas podrían reci bir asesoramiento estatal sobre la organización, mantenimiento y conservación de sus archivos y el Estado tendría la seguridad suficiente sobre la eficiente custodia de papeles de interés nacional que realizarían las mismas empresas.

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Los archivos privados: papeles particulares Ana M. Cecchini de Dallo

Concepto: son aquellas colecciones de papeles que han pertenecido a un hombre público (político, científico, literato, artista en general, etc.) o a una familia de importancia histórica notoria. ARCHIVOS PRIVADOS: Son aquellos grupos documentales que han pertenecido a una institución o a un hombre público (político, científico o literato, artista en general, etc.) o a una familia de importancia histórica notoria que presenta de modo más o menos completo la actividad o la vida del personaje, institución o grupo familiar al que pertenecieron. Colección: Es un grupo de papeles pertenecientes a una institución, persona o grupo familiar que sólo reúne documentos dispersos de la vida del individuo, institución o grupo que le originó. Trascendencia histórica: Al definirlos ya queda precisado el interés y destacado papel que tales archi vos o colecciones poseen para el estudio de la historia en cualquiera de sus áreas. Estos documentos reflejan las relaciones políticas, comerciales, de amistad, protocolares, la ideología, los sentimientos, o la obra que el causante, mantuvo, produjo y/o provocó durante su vida. Ingreso al archivo oficial: Puede darse por donación, compra o traslado al dejar de existir, una institución en cumplimiento de la Ley 5516.

Denominación de las colecciones y archivos privados: Debe procurar asignárseles nombres que respondan al contenido de las mismas, único modo de que al mencionarlos en guías, índices o catálogos, el in vestigador capte rápidamente las posibilidades heurísticas que ella brinda. Sucede con frecuencia que el donante no se llama de igual modo que el causante, y la colección o archivo toma el nombre del primero que no se corresponde con los documentos que la integran. Este problema puede y debe solucionarse, designando como colección... Donación... o Archivo... Donación: Ejemplo: Archivo José Rodríguez - M. Galisteo, Donación, Esmeralda R.G. de Pujato. Tipos documentales: Las colecciones y archivos particulares pueden ofrecer infinita variedad de modelos documentales, tanto como presenta a lo largo de la vida de un individuo o de un grupo familiar. Se trata de presentar a continuación los más comunes: — Correspondencia recibida. — Correspondencia remitida. — Documentos oficiales en los que el causante es parte interesada. — Artículos periodísticos escritos por el causante. — Artículos periodísticos coleccionados por el causante. — Artículos periodísticos escritos sobre el causante. — Borradores y/o apuntes. — Telegramas. — Tarjetas. — Diario personal. — Documentos comerciales. 36

— Documentos judiciales. — Documentos notariales. — Documentos políticos. — Escrito por él y del causante (discursos, conferencias, otros) — Escritos sobre el causante. — Fotografías, etc. — Libros de actas. Reuniones y/o asambleas. — Serie de notas. Ordenamiento: Estas colecciones o archivos de tan variada composición pueden llegar ordenadas, aunque generalmente no es así. En ambos casos debe, ineludi blemente, respetarse su unidad. La unidad, en el caso de los archivos privados es identificable con el principio de la procedencia. La separación de elementos documentales del todo —que es el archivo o colección— origina un desmembramiento con el cual se pierde el reflejo de la personalidad del causante. Dentro de esa unidad puede dársele un orden en legajos que constituyen pequeñas series, es decir que se integren por un mismo tipo documental. Ejemplos: — Correspondencia recibida — Correspondencia remitida — Recortes periodísticos de... — Recortes periodísticos sobre... etc. A la vez, cada uno de estos legajos recibirá un orden interno: alfabético, cronológico o ambos combinados. Una vez efectuada esta clasificación se procede al foliado completo de la colección. Este sistema clasificatorio permite hacer una correcta descripción del contenido de la colección al reflejar en 37

el catálogo la variedad documental, fechas, nombres y/ o cualquier otro elemento que favorezca la investigación Tratamiento de las publicaciones: A éstas se procurará ubicar junto con toda la colección, a la vez que para permitir su uso independiente se ubicará una ficha de referencia en el catálogo bibliográfico que indicará la presencia en la obra de colección. Con esta norma se evita la pérdida del valor unitario del libro y se conserva la unidad de la colección. En caso de que inevitables razones de uso justifiquen la ubicación de la pieza bibliográfica en la Sección Biblioteca del repositorio, es imprescindible dejar constancia de la extracción, tanto en los legajos como en el catálogo del archivo o colección. Idéntico criterio debe adoptarse con fotografías, mapas, sellos u otros objetos que por sus características posean un valor intrínseco propio que mueva a registrarlo o ubicarlo fuera de la colección. Registro de archivos privados y/o particulares: Este se ubicará para aquellos archivos que estén en poder de instituciones culturales, económicas, políticas, etc. y constituye un medio de proteger la Archivología de cada una de ellas en beneficio de la investigación. Para organizarlo se remitirá a cada archivo una ficha registral que solicitará los siguientes datos: nombre, institución o persona, domicilio, teléfono, personería, fines, documentación existente, tipo, años tope (más antiguo y más moderno), estado de conservación, estado de ordenamiento, de clasificación, existencia de auxiliares descriptivos, posibilidades de consulta y horario.

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El Archivo General de la Provincia será el encargado de llevar el registro a la vez que proporcionará normas para la correcta conservación de los referidos archivos que permanecen en poder de las instituciones. Conclusión: El proporcionar a las colecciones pri vadas un prolijo y preferencial tratamiento posibilitará la toma de conciencia por parte de los poseedores de documentos, de la seguridad que les brinda su conser vación en un archivo, además, ello significa un aporte trascendente para los fondos de los repositorios oficiales y para el interés de los investigadores que encontrarán en ellas numerosas respuestas a sus interrogantes históricos. Finalmente, la conservación de esos documentos de manera ordenada y segura con la aplicación de reglas técnicas por parte del historiador redundará en beneficio de la historia como tal.

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Crónica de una labor archivística Liliana Montenegro de Arévalo

La formación profesional y técnica del personal que se desempeña en el archivo constituye una preocupación constante entre los archiveros de todo el mundo. Piénsese que de ellos depende el recupero de la información para la toma de decisiones. Si bien se trata de una tarea basada en métodos empíricos —que en muchos casos han dado buenos resultados— los distintos progresos técnicos requieren una preparación profesional. Como eco de esta inquietud, a principio de este año se realizó en Bs. As., el coloquio de la Asociación Latinoamericana de Archivos organizada por el Archivo General de la Nación, contando con el auspicio del Consejo Internacional de Archivos. En el mismo, como tema central se trató la formación profesional de archiveros. En esa oportunidad el Dr. César A. García Belsunce, director del Archivo General de la Nación, manifestó que “el problema se torna pavoroso si nos limitamos a las disponibilidades del continente” aludiendo a un reciente informe de la UNESCO —en donde consta con sta que la “necesidad de formación en América Latina es del orden de 1.090 archivistas y 367 técnicos, y de ellos tienen necesidad de formación inmediata entre 218 y 290 personas. Si bien éstas son tentativas —y personalmente las considero inferiores a la realidad— su significación está

en su proporción con las plazas de enseñanza disponi bles. Un solo solo dato revela revela la gravedad gravedad de la situación. situación. Latinoaméri tinoamérica ca necesita formar inmediatamente 73 técnicos, lo que representa el 73 por ciento de las plazas de enseñanza disponibles en todo el mundo”1 En nuestro país la formación profesional de archiveros no ha recibido estímulos suficientes que permitan cubrir las necesidades en la materia. Solamente existe la Escuela de Archiveros en la ciudad de Córdoba que depende de la Universidad Nacional, la que desde su creación en 1959, se encuentra bajo la dirección del Dr. Aurelio Tanodi. En nuestro medio de capacitación de los archiveros de la administración pública ha sido creada por el Servicio de Organización y Métodos de la provincia, provin cia, quien en el año 1975 dio comienzo a sus cursos sobre Técnicas de Archivos. En 1978 las autoridades municipales organizaron las Jornadas Archivísticas Municipales en las que participaron representantes de las distintas municipalidades de la provincia. Las Jornadas contaron con el auspicio de la Secretaría de Acción Comunal, la colaboración del Archivo General General de la provincia y el el Servicio Servicio de Organización y Métodos. Hubo sesiones de estudio y elaboración de conclusiones. El tema central de la disertación fue “Clasificación y ordenación archivística”. Por su parte el Archivo General de la provincia y la Comisión de Asesores de Documentación Administrati va desde 1979 vienen realizando las Jornadas de Archi veros. En dicho año se abordaron cuestiones cuestiones fundamen1 “La Prensa”, sábado 9 de mayo de 1981, primera sección.

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tales sobre la disciplina archivística: legislación archivística en la provincia, elementos de guarda y expurgo, ordenamiento y clasificación de la documentación y funcionamiento del archivo intermedio. Importantes conclusiones y ponencias tuvieron lugar, entre los cuales se cuenta la “Realización anual de jornadas de trabajo de los archiveros” y “Realización de cursillos con profesores de la Universidad Nacional de Córdoba”.2 Acorde con las inquietudes de los archiveros el Archivo General de la Provincia puso todo su empeño en mantener la continuidad de los mismos. Así en 1980, realizó las II Jornadas de Trabajo. El temario versó so bre la “Organización de archivos vivos”; habiéndose desarrollado un “debate entre los asistentes, poniéndose de manifiesto las inquietudes y aspiraciones de los archiveros por realizar más eficazmente sus su s tareas en cada uno de sus repositorios”. 3 Este año, por decreto Nº 1126, suscrito por el go bernador de la provincia, fueron declaradas d eclaradas de interés provincial las III Jornadas de Trabajo de los Archiveros del Poder Ejecutivo y Organismos Descentralizados ha biéndose invitado también a los archiveros del Poder Judicial, reparticiones nacionales, archivos municipales y comunales, así como así archiveros del ámbito privado. Las jornadas consistirán este año en cuatro clases teóricas a cargo de docentes de la Escuela de Archiveros de Córdoba y los temas fueron: La ordenación, ordenación , La clasificación, La selección y expurgo. 2 “El Litoral”, martes 2 de octubre de 1979. 3 “La Capital”, miércoles 3 de setiembre de 1980.

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Por su parte la Asociación Amigos del Archivo, entidad de apoyo al Archivo General de la Provincia, ha programado en conmemoración del Día del Archivero una conferencia acerca de la “Importancia del conocimiento de las instituciones hispanoamericanas para los archi veros”. Mucho es lo que se ha hecho en nuestra provincia en el campo archivístico pero, dadas las necesidades para la formación profesional del archivero, estos esfuerzos no son suficientes. Para el caso una solución en términos de corto o mediano plazo sería la implementación de terminales en técnicas archivísticas dentro de carreras que por su naturaleza pudieran absorberlas (Abogacía, Historia o Ciencias de la Administración). Otra solución sería la organización de carreras universitarias de Archi vística, que influyera la totalidad de las posibilidades técnicas y humanísticas que esta profesión requiere.

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EL INSTITUTO SUPERIOR Nº 12, hace llegar a su conocimiento que, mediante Decreto N 0110/85 se crea en la Provincia de Santa Fe la carrera de A RCHIVÍSTICA que tiene por finalidad la profesionalización de la función archivera. La carrera funciona bajo la dependencia de la Dirección de Enseñanza Superior, Media y Técnica del Ministerio de Educación y Cultura, en el Instituto superior Nº 12 “Gustavo Martínez Zuviría”, calle Salvador Caputto y Saa vedra. PLAN DE ESTUDIOS. La carrera completa tiene una duración de tres años. Los estudios son teóricos, con asistencia obligatoria y práctica en archivos. CONDICIONES DE INGRESO. Certificado de estudios de nivel medio completo. Partida de nacimiento. Documento de identidad. Dos fotos 4x4 fondo blanco. Certificado de salud (oficial o particular estampillado.) TÍTULOS A OTORGAR . Dos años: Técnico de Archivos. Tres años: Archivero.

M ATERIAS DE LA CARRERA DE A RCHIVÍSTICA . 1 Año: Técnicas Descriptivas I; Teoría Archivística; Clasificación y Ordenación; Historia Institucional Argentina I; Antropología; Inglés; Práctica en archivos. 2 Año: Técnica Descriptivas II; Restauración y Conservación; Administración y Organización; Archiveconomía; Metodología de la Investigación; Inglés; Antropología; Historia Institucional Argentina II; Práctica en Archivos. 3 Año: Informática; Planificación Archivística; Selección Documental; Inglés; Legislación Archivística; Seminario Nacional; Práctica Archivística; Ciencias de la Documentación.

Desarrollo de archivos y microfilmación Alcides Aliaga Encinas

Antes de referirse al objeto mismo de esta información, creo un deber efectuar somera reseña de los objetivos de toda técnica moderna para la conservación de documentos y consiguientes archivos que constituyen invalorables tesoros históricos para un país, para una institución o para una persona. En toda época —aun desde tiempos remotos— la conservación de documentos ha constituido un principio, un objetivo y una necesidad. Se utilizaron medios y métodos que creyeron más adecuados y seguros para su época en materia de catalogación y conservación de esos documentos conceptuados como la propia de entidades grandes o pequeñas. Esos métodos antiguos han sido siempre deficientes. Lo demuestra el deplorable estado de pérdida o destrucción de valiosos documentos por factores del tiempo transcurrido, por la presencia de factores primarios de destrucción como corrosión por humedad, por la presencia de insectos y alimañas que tienen fácil acceso allá donde existe inadecuada protección. En todos los países, incluyendo el nuestro, se han intentado campañas para la preservación de documentos. La lucha ha sido desigual contra esos factores adversos. La madre naturaleza también pródiga en factores negativos de destrucción, por una parte; la indolencia

humana, la falta de medios económicos y técnicos por otra, han contribuido a la pérdida o destrucción de invalorable material escrito de archivos y bibliotecas. Al presente, alguna parte de ese material aún utilizable puede ser restaurado; sistema que por constituir técnica moderna, significa fuerte inversión económica, sea para el adiestramiento de personal o para pago a organizaciones especializadas en la materia. Concepto de organismos internacionales: Organizaciones internacionales conocidas dan cuenta mediante gráficos y fotografías, del lamentable estado en que se hallan algunos archivos en América Latina, mostrando desorden, hasta hacinamiento de documentos. Prudentemente no se dan nombre de esas entidades o países donde se maneja así el material archivable. También se demuestra el estado de deterioro de antiguos documentos rutinariamente empastados, cuya restauración constituye un problema casi insoluble en lo que concierne al contexto literario dañado o un traba jo de alta categoría y costo. Hablando del país, no se puede soslayar la deprimente realidad en que se hallan aun calificados archivos y bibliotecas en los que descansan valiosas páginas, de la historia patria, de entidades públicas y privadas que tam bién en ellas tienen su historia. Desde tiempos atrás, ese interés por conservar la documentación ha sobrepasado los límites de cada entidad, de cada país, hasta convertirse en problema multinacional. Así la Asociación de Archiveros de Caracas, Venezuela, bajo el patrocinio del Gobierno ha realizado el Pri49

mer Congreso Boliviano de Archiveros entre el 13 y 17 de diciembre de 1967, al que fueron invitados delegados del Instituto de Investigaciones de la Facultad de Derecho de la Universidad de “San Simón” de Cochabamba y del Archivo Nacional de Sucre (Bolivia). Hablando siempre de una conformación regional de países latinoamericanos interesados en colocarse a tono con la cultura general, se puso en práctica uno de los mandatos de la Declaración de Presidentes latinoamericanos reunidos en Punta del Este (Uruguay) en el año 1971 y con él se manifestó tal determinación con claves internacionales como ser la V y VI Reunión del Consejo Interamericano de Maracay, Colombia, en 1968 y en Port Spain, Trinidad, Tobago, en 1969 bajo los auspicios de la Organización de Estados Americanos (OEA). Las bases positivas del llamado Programa Nacional de Desarrollo Cultural son concretadas en la VI Reunión de Trinidad Tobago, con lo que comienza una acción concreta con el Proyecto de Desarrollo de Archivos dentro del área de “Conservación y Fomento del Patrimonio Cultural de la OEA”. En tal proyecto se señala la “necesidad de conservar los documentos y libros valiosos para el desarrollo del continente”, esto sin duda, mediante la utilización de tecnologías modernas para también la modernización de los archivos y bibliotecas de los Estados Miembros. La preparación del personal “para la dirección y organización de archivos históricos y administrativos, para conservar el patrimonio histórico y cultural de los pue blos de América” es otro de los objetivos inmediatos. Según se declara, la Reunión Técnica sobre Desarrollo de Archivos efectuada en julio de 1972 en Washington, 50

fue la fuente inspiradora de las actividades del Proyecto Multinacional mencionado, y la unificación de esfuerzos entre las bibliotecas y centros de documentación constituye otro objetivo primordial. Asimismo se recomienda en tal proyecto, la designación de la Escuela de Archiveros de la Universidad de Córdoba, Argentina, como Centro Multinacional de Formación de Archiveros y se da cuenta de la Organización del Consejo Interamericano de Archiveros (CIDA). Como se ve, abundan las consideraciones para hacer positivo el funcionamiento del Proyecto Multinacional de Desarrollo de Archivos bajo condiciones de estímulo económico, legislación adecuada, ayuda oficial para edificios de Escuelas de Archiveros y equipamiento necesario en cada país. La existencia de archivos y bibliotecas en los actuales momentos de la era atómica que determina el avance práctico en todas las actividades humanas, mediante modernos sistemas de desarrollo que es base de lo pue blos, no cuenta con el revolucionario sistema de la microfilmación. El constituye la última palabra en materia de organización de centros de documentación como son esos archivos y bibliotecas.

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Sobre la importancia de los archivos en los estados modernos Liliana Montenegro de Arévalo

En los últimos años con la expansión socioeconómica, se ha producido al mismo tiempo una mayor complejidad técnico-administrativa, tanto estatal como privada, que genera un mayor número de documentos destinados en su faz final, a los archivos. La repercusión que esto ha provocado en la dinámica interna de las administraciones estatales, se ha traducido en un aumento del valor atribuido a la información. De ahí que los archivos se hayan ido configurando, como un centro de producción de información. Estos deben continuar recogiendo los hechos que han tenido lugar, como las actuaciones referentes a la evolución y desenvolvimiento de la administración pública, registros contables que reflejan la situación económico-financiera del Estado, etc. Pero además de registrarlos debe interpretarlos, para elaborar convenientemente aquella información que deberá servir de antecedente para las más importantes decisiones que el estado ha de tomar. En mayor o menor medida los países desarrollados, han asumido este salto, cualitativo y han modificado la estructura de los archivos, adaptándolos a las nuevas exigencias. Siguiendo a G. Continolo en “El archivo en la organización Moderna”, esa estructura debe permitir entre otras cosas:

a) disponer de personal capacitado o en suficiente número, b) instalar archivos en lugares idóneos, c) capacitar de mobiliarios que respondan a las exigencias de su función, d) emplear un sistema racional de clasificación de documentos, y e) establecer normas precisas para el funcionamiento del archivo y atenerse a ellas en todo momento. Con respecto a la instalación del archivo en lugares idóneos —según publicaciones de la Asociación Archi vística Argentina— esto está condicionado al destino propio del archivo. Se debe constituir en el centro administrativo del que dependen, pero con personalidad propia. La arquitectura debe ser moderna, funcional y limpia, alejándose de las inspiraciones tradicionales. Esto, que aparentemente puede parecer utópico, es una inmediata de todo Estado que se precie de moderno y tendría que figurar entre los proyectos de mediano plazo. Porque existe una relación directa entre el edificio y la acción de los más grandes enemigos de los documentos: el fuego, la humedad, la luz, la temperatura, los insectos, los roedores y una instalación defectuosa. Acorde entonces con las tendencias más actuales, el archivo tiene que dejar de estar relegado a ser un mero depósito de documentación que perdió vigencia, para pasar a ser los ordenados y depurados archivos que permiten la recuperación de la información, la consulta en los más altos niveles de decisión y la investigación científica y técnica.

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Así estaremos preparados para el funcionamiento del “banco de datos” o “centros de información” por medio de la computación. De estas inquietudes se hizo eco la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO), en la reunión de Expertos para el desarrollo de los Archivos Nacionales de América Latina, realizada en Bogotá (Colombia) en 1976. En su documento principal de trabajo, se inclina por una legislación de carácter general y uniforme para esta parte del continente, poniendo fin al mosaico de leyes sobre la base de las cuales se desenvuelven los distintos organismos. Por su parte, la Asociación Archivística Argentina se ha preocupado por conseguir plasmar una ley Nacional de Archivo, integral, concreta sobre todo aplicable, ya que la ley Nº 15.930 no habría sido reglamentada y su aplicación parcial no permitirá apreciar sus beneficios. Las provincias cuentan con sus propias reglamentaciones al respecto. En el caso de Santa Fe, la ley que la rige en este sentido es la Nº 5516 de 1961. La referida ley jerarquiza al archivo santafesino, transformándolo de histórico general. Pero para que se produzca su plena vigencia, es necesario dotarlo de la infraestructura adecuada que permitirá la recepción de la documentación de las últimas décadas; aquellas que por sus características no se conservan en los archivos de la administración pública, ni en los intermedios (en proyecto aún). Nuestro archivo provincial, por su importancia, ocupa el primer lugar dentro de los archivos provinciales y el segundo luego del Archivo General de la Nación.

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Es de destacar también los investigadores extranjeros que a menudo visitan no sólo el Archivo General de la Nación, sino también los archivos provinciales. Con respecto a estos últimos en el siglo pasado, en muchas provincias no hubo una preocupación sistemática por conservar la archivaría de las instituciones coloniales. Recién por el siglo XX, merced a las inquietudes de los investigadores, se produjo un progresivo interés por dotarlos de una reglamentación adecuada. Es necesario, entonces, tomar conciencia del valor atribuido a la información que en los últimos años ha llegado a ser sinónimo de poder.

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Situación de los archivos en Santa Fe Víctor Hugo Arévalo Jordán

Aprobado por las VII Jornadas De Archiveros del Poder Ejecutivo y Organismos Descentralizados de la Provincia de Santa Fe. Santa Fe, 1985. En agosto de 1983, al término de las V Jornadas de Archiveros del Poder Ejecutivo y Organismos descentralizados de la provincia de Santa Fe, se distribuyó entre los asistentes el Cuestionario de Archivos. Posteriormente, el cuestionario a funcionarios archiveros que no asistieron a las jornadas citadas, con el objeto de lograr un panorama completo de la situación de los archivos de la Provincia. Respondieron al cuestionario, de 34 entidades, las que enumeramos de acuerdo al orden de llegada: — Ministerio de Salud, Medio Ambiente y Acción Social. — Ministerio de Educación y Cultura. Dirección Pro vincial de Educación Primaria y Preescolar. — Caja de Jubilaciones y Pensiones de Abogados y Procuradores. — Ministerio de Gobierno, Archivo General de la Pro vincia. — Ministerio de Obras y Servicios Públicos. Archivo Administrativo de la Dirección Provincial de Energía.

— Ministerio de Educación y Cultura. Recopilación de normas legales. — Ministerio de Gobierno. Archivo General de la Pro vincia. Archivos Históricos. — Ministerio de Hacienda y Economía. — Cooperativa del Personal de la Provincia. — Ministerio de Gobierno. Policía de la Provincia. Estadísticas y Archivos. — Ministerio de Hacienda y Economía. Dirección Pro vincial de Rentas. Archivo de Inspectoría del Departamento de Fiscalización. — Ministerio de Educación y Cultura. Certificados de Estudios. — Ministerio de Hacienda y Economía. Dirección General de Rentas. — Ministerio de Hacienda y Economía. Dirección Pro vincial de Rentas. — Poder Legislativo. — Jefatura de Policía de la Provincia y de la Capital. Departamento Judicial. — Archivo Municipal de Santa Fe. — Ministerio de Gobierno. Archivo Central de la Pro vincia. — Ministerio de Acción Social y Salud Pública. — Ministerio de Educación y Cultura. Museo Histórico Provincial de Santa Fe. — Gobierno de la Provincia. Fiscalía del Estado. — Ministerio de Gobierno. Archivo Intermedio. — Ministerio de Acción Social y Salud Pública. Caja de Asistencia Social. — Ministerio de Obras y Servicios Públicos. — Ministerio de Hacienda y Economía. 59

— Ministerio de Educación y Cultura. Archivo del Departamento de Estudios Etnográficos y Coloniales. — Ministerio de Agricultura y Ganadería. Despacho. — Ministerio de Agricultura y Ganadería. Asuntos Jurídicos. — Ministerio de Agricultura y Ganadería. Administración. — Ministerio de Obras y Servicios Públicos. Dirección Provincial de Obras Sanitarias. — Ministerio de Obras y Servicios Públicos. Dirección Provincial Vialidad. — Ministerio de Acción Social y Salud Pública. Instituto Autárquico Provincial Obras Social. (IAPOS) — Ministerio de Gobierno. Con el fin de obtener un mayor acercamiento a la realidad archivística de la Provincia de Santa Fe, se utilizó el cuestionario sobre la base del trabajo efectuado por el doctor Gunnar Mendoza. Este cuestionario presenta aspectos principales del quehacer archivístico, siendo a nuestro juicio uno de los más completos y comprensibles para un trabajo como el efectuado.

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DESARROLLO DEL CUESTIONARIO EDIFICIO: El espacio que ocupa el archivo está concentrado:

a) En un local único, b) En varios locales. Respuestas afirmativas: 1 7 Equivalente al Respuestas negativas: 1 3 Equivalente al Sin respuestas: 4 Equivalente al

50% 38.23% 11.76%

De los 34 cuestionarios respondidos, se obtiene un total de 43 archivos relevados. c) El espacio que ocupa el archivo: 1. ¿Es especial para archivos?: Respuestas afirmativas: 6 Equivalente al 17.64% Respuestas negativas: 2 3 Equivalente al 67.64% Sin respuestas: 5 Equivalente al 14.71% 2. ¿Es adaptado?: Respuestas afirmativas: 19 Respuestas negativas: 1 4 Sin respuestas: 1

Equivalente al Equivalente al Equivalente al

55.88% 41.17% 2.94%

3. ¿Es fiscal?: Respuestas afirmativas: 24 Respuestas negativas: 6 Sin respuestas: 4


70.58% 17.64% 11.76%

4. ¿Es alquilado?: Respuestas afirmativas: 2 Respuestas negativas: 26 Sin respuestas: 4


5.88% 76.47% 11.76%

5. ¿Permite una distribución racionalizada y diferenciada de áreas para trabajo personal, para investigar, para exposición, y para almacenamiento de documentos?:

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Respuestas afirmativas: 12 Respuestas negativas: 1 9 Sin respuestas: 3


35.29% 55.88% 8.82%

6. ¿U obliga por su estrechez a una promiscuidad de esas y otras funciones?: Respuestas afirmativas: 14 Equivalente al 41.27% Respuestas negativas: 1 6 Equivalente al 47.05% Sin respuestas: 4 Equivalente al 11.76% 7. ¿Cuenta con superficies suficientes para recibir en custodia nuevas documentaciones?: Respuestas afirmativas: 1 1 Equivalente al 32.35% Respuestas negativas: 2 1 Equivalente al 61.76% Sin respuestas: 2 Equivalente al 5.88% Solamente 6 archivos respondieron la cantidad de metros lineales que pueden aún recibir de documentación, sumando una cifra de 216 ml. 8. ¿Es satisfactorio desde el punto de vista de la salud y de la integridad física del personal?: Respuestas afirmativas: 18 Equivalente al 52.94% Respuestas negativas: 1 4 Equivalente al 41.17% Sin respuestas: 2 Equivalente al 5.88% 9. ¿Es satisfactorio para la preservación del fondo documental?: Respuestas afirmativas: 1 3 Equivalente al 38.23% Respuestas negativas: 1 6 Equivalente al 47.05% Sin respuestas: 5 Equivalente al 14.71% d) ¿Qué superficie total en metros cuadrados tiene todo el espacio que ocupa actualmente el archivo?: Respondieron sólo 24, de los cuales se obtiene una cifra de 2.756,5 metros cuadrados, existiendo variantes de archivos que poseen 2.10 metros cuadrados hasta 730.98 metros cuadrados, este úl-

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timo corresponde al Archivo Histórico, correspondiente al Archivo General de la Provincia. e) ¿Existe alguna posibilidad efectiva y pronta de obtener para el archivo un local propio?: Respuestas afirmativas: 1 Equivalente al 2.94% Respuestas negativas: 2 7 Equivalente al 79.41% Sin respuestas: 6 Equivalente al 17.64% EQUIPO Limpieza y desinfección ¿Cuenta el archivo con este equipo para tratar los documentos a su ingreso?: Respuestas afirmativas: 3 Equivalente al 8.82% Respuestas negativas: 29 Equivalente al 85.29% Sin respuestas: 2 Equivalente al 5.88% Estantería 1. ¿Es de madera?: Respuestas afirmativas: 25 Respuestas negativas: 8 Sin respuestas: 2


73.52% 23.53% 5.88%

2. ¿Es de metal?: Respuestas afirmativas: 20 Respuestas negativas: 1 0 Sin respuestas: 4


58.82% 29.41% 11.76%

3. ¿Es de altura máxima adecuada Respuestas afirmativas: 21 Respuestas negativas: 1 0 Sin respuestas: 4

(2.20)?: Equivalente al Equivalente al Equivalente al

61.76% 29.41% 8.82%

4. ¿Abastece para todo el fondo en custodia en este momento?: Respuestas afirmativas: 21 Equivalente al 61.76% Respuestas negativas: 1 0 Equivalente al 29.41% Sin respuestas: 3 Equivalente al 8.82%

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5. Si no abastece, ¿cuántos metros suplementarios y lineales se necesitarían en ese momento?: Respondieron 8 de los cuales se obtiene una cifra de 1352 metros lineales. 6. ¿Hay al presente, material documental que se conserva sobre mesas o sobre el suelo por falta de estantes?: En caso afirmativo ¿cuántos metros lineales?: Respuestas afirmativas: 1 0 Equivalente al 29.41% Respuestas negativas: 2 2 Equivalente al 64.70% Sin respuestas: 2 Equivalente al 5.88% De las respuestas obtenidas se deduce que 625 metros lineales se conservan fuera de estanterías. Reproducción 1. ¿Cuenta el archivo con equipo de micropelícula para toma?, ¿y lectura?, Respuestas afirmativas: 0 0 Equivalente al 00 Respuestas negativas: 3 0 Equivalente al 88.24% Sin respuestas: 4 Equivalente al 11.76% 2. ¿Copias fotostáticas?: Respuestas afirmativas: 2 Respuestas negativas: 28 Sin respuestas: 4


3. ¿Otros medios de reproducción?: Respuestas afirmativas: 5 Equivalente al Respuestas negativas: 2 5 Equivalente al Sin respuestas: 4 Equivalente al Las respuestas afirmativas se refirieron sobre todo tos producidos por ordenadores.

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5.88% 82.35% 11.76% 14.71% 73.52% 11.76% a documen-

4. ¿Existe alguna posibilidad efectiva de adquirir alguno de estos equipos?: Respuestas afirmativas: 1 Equivalente al 2.94% Respuestas negativas: 2 7 Equivalente al 79.41% Sin respuestas: 6 Equivalente al 17.64% PRESERVACION Y RESTAURACION 1. ¿Existe un equipo de encuadernación?: Respuestas afirmativas: 1 0 Equivalente al Respuestas negativas: 2 1 Equivalente al Sin respuestas: 3 Equivalente al

29.41% 61.76% 8.82%

2. ¿Existe un equipo de restauración?: Respuestas afirmativas: 1 Equivalente al 2.94% Respuestas negativas: 3 0 Equivalente al 88.24% Sin respuestas: 3 Equivalente al 8.82% La respuesta afirmativa corresponde al Ministerio de Educación. 3. En caso contrario, ¿hay posibilidades de adquirirlo?: Respuestas afirmativas: 2 Equivalente al 5.88% Respuestas negativas: Equivalente al 76.47% Sin respuestas: Equivalente al 17.64% Las respuestas afirmativas corresponden a: - Caja de Jubilaciones y Pensiones de Abogados y Procuradores. - Poder Legislativo. 4. Si existen estos equipos, ¿de qué elementos constan?: Las respuestas afirmativas al 1) corresponden generalmente a organismos que cuentan con imprenta. La respuesta afirmativa al 2) corresponde a material escritorio empleado en las restauraciones: tijeras, cintas, adhesivas, etc. 5) ¿Se restauran documentos de todas maneras, aun no existiendo un equipo especial?:

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Respuestas afirmativas: 1 3 Respuestas negativas: 1 8 Sin respuestas: 3


38.23% 52.94% 8.82%

FONDO DOCUMENTAL Clases El fondo documental, está constituido por documentos: l. Textuales: a) ¿Manuscritos? Respuestas afirmativas: 19 Equivalente al 55.88% Respuestas negativas: 1 0 Equivalente al 29.41% Sin respuestas: 5 Equivalente al 14.71% b) ¿Dactilográficos?: Respuestas afirmativas: 30 Respuestas negativas: 2 Sin respuestas: 2


88.24% 5.88% 5.88%

c) ¿Impresos?: Respuestas afirmativas: 24 Respuestas negativas: 6 Sin respuestas: 4


70.58% 17.64% 11.76%

d) ¿Producidos por otros medios?: Respuestas afirmativas: 8 Equivalente al Respuestas negativas: 1 5 Equivalente al Sin respuestas: 00 Equivalente al

23.53% 44.12% 00

2. Audiovisuales: a) ¿Fotografías fijas? Respuestas afirmativas: 4 Respuestas negativas: 2 3 Sin respuestas: 7

11.76% 67.64% 20.59%

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b) ¿películas móviles? Respuestas afirmativas: 1 Respuestas negativas: 26 Sin respuestas: 7


2.94% 76.47% 20.59%

La respuesta afirmativa corresponde al Archivo Intermedio. c) ¿Cintas magnetofónicas?: Respuestas afirmativas: 0 0 Equivalente al 00 Respuestas negativas: 2 7 Equivalente al 79.41% Sin respuestas: 7 Equivalente al 20.59% d) ¿Discos? Respuestas afirmativas: 0 0 Respuestas negativas: 2 7 Sin respuestas: 7


00 79.41% 20.59%

3. ¿Cartográfico: a) mapas, b) planos, c) croquis? Respuestas afirmativas: 9 Equivalente al Respuestas negativas: 1 8 Equivalente al Sin respuestas: 7 Equivalente al

26.47% 52.94% 20.59%

Alcance cronológico: Los documentos comprenden: 1. ¿Documentación histórica (antes de l953)? Respuestas afirmativas: 1 5 Equivalente al Respuestas negativas: 7 Equivalente al Sin respuestas: 12 Equivalente al

44.12% 20.59% 35.29%

2. ¿Documentación administrativa Respuestas afirmativas: 25 Respuestas negativas: 1 Sin respuestas: 8

(después de 1953)? Equivalente al 73.52% Equivalente al 2.94% Equivalente al 23.53%

Cantidad: ¿Cuál es la longitud total en metros lineales de la documentación que conserva el archivo?:

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De las 23 respuestas obtenidas, se desprende la suma de 17.252.25 metros lineales. Mínima cantidad de 4.20 metros, cantidad máxima de 11.324 metros lineales. Procedencia: Los documentos que se conservan en el archivo son: 1. ¿Oficiales?: Respuestas afirmativas: 28 Equivalente al 82.35% Respuestas negativas: 2 Equivalente al 5.88% Sin respuestas: 4 Equivalente al 11.76% 2. ¿Privados?: Respuestas afirmativas: 8 Respuestas negativas: 2 1 Sin respuestas: 5


23.53% 61.76% 14.71%

Transferencia 1. ¿Su entidad transfiere sus documentos al Archivo General de la Provincia? Respuestas afirmativas: 9 Equivalente al 26.47% Respuestas negativas: 2 2 Equivalente al 64.70% Sin respuestas: 3 Equivalente al 8.82% 2. ¿Esta transferencia es: a)continua, b) ocasional? Para a) obtenemos solo un caso afirmativo, correspondiente al Ministerio de Educación y Cultura, recopilación de Normas Legales. Para b) se obtuvieron 6 casos afirmativos solamente, equivalente a 17.64% Selección y eliminación 1. ¿Se practica en el archivo la selección y eliminación de papeles superfluos? Respuestas afirmativas: 7 Equivalente al 20.59% Respuestas negativas: 2 5 Equivalente al 73.52% Sin respuestas: 2 Equivalente al 5.88%

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2. Los documentos están: a) ¿en cajas de cartón?: Respuestas afirmativas: 1 7

Equivalente al

50.00%

b) ¿en paquetes?: Respuestas afirmativas: 1 5

Equivalente al

44.12%

c) ¿en empastados?: Respuestas afirmativas: 12

Equivalente al

35.29%

d) ¿en cartapacios?: Respuestas afirmativas: 1 0 Respuestas negativas: Sin respuestas:


29.41%

e) ¿en hojas sueltas sin protección?: Respuestas afirmativas: 7 Equivalente al

20.59%

3. ¿Qué proporción aproximada del total de la documentación se encuentra en mal estado por cualquier causa de deterioración? De los 16 casos que respondieron se obtiene un promedio del 19.56% de documentación deteriorada. 4. ¿Cuáles son los principales agentes de deterioración?: Micro-organismos: De 9 casos se obtiene el promedio de 2.88 Insectos: De 17 casos se obtiene el promedio de 2.05 Roedores: De 10 casos se obtiene el promedio de 3.3 Murciélagos: De 2 casos se obtiene el promedio de 2.5 Fuego: De un caso se obtiene el promedio de 1 Calor: De 8 casos se obtiene el promedio de 2.62

69

Humedad: De 16 casos presentados equivale al 47.05% se obtiene un promedio general de 2.56 Polvo: De 16 casos presentados equivale al 47.05% se obtiene un promedio general de 2.62 Suciedad: De 11 casos presentados se obtiene un promedio de 2 Manipulación: De 14 casos presentados se obtiene un promedio de 2 Contaminación atmosférica: De 4 casos presentados se obtiene un promedio de 1 Mala calidad de papel: De 6 casos presentados se obtiene un promedio de 1.66 Mala calidad de tinta: De 7 casos presentados se obtiene un promedio de 1.57 Ordenación ¿Las documentaciones inactivas han ingresado al archivo y se conservan en él separadas según su procedencia administrati va?: Respuestas afirmativas: 1 5 Equivalente al 44.12% Respuestas negativas: 1 2 Equivalente al 35.29% Sin respuestas: 7 Equivalente al 20.59% ¿Ingresaron esos documentos con sus procedencias mezclados y confundidos?: Respuestas afirmativas: 7 Equivalente al 20.59% Respuestas negativas: 2 2 Equivalente al 64.70% Sin respuestas: 5 Equivalente al 14.71% Si ellas se conservan en el archivo separadas según su procedencia administrativa, ¿se conservan también, dentro de cada grupo documental, los subgrupos y series originales?: Respuestas afirmativas: 14 Equivalente al 41.17% Respuestas negativas: 1 0 Equivalente al 29.41% Sin respuestas: 10 Equivalente al 29.41%

70

Las documentaciones que se conservan en el archivo son: a) ¿Completas y continuas?: Respuestas afirmativas: 18 Equivalente al 52.94% Respuestas negativas: 9 Equivalente al 26.47% Sin respuestas: 7 Equivalente al 20.59% b) ¿Fragmentarias?: Respuestas afirmativas: 1 3 Respuestas negativas: 1 2 Sin respuestas: 9


38.23% 36.29% 20.59%

¿Se han hecho en el archivo separaciones de ciertos documentos (segregándolos de sus grupos originales) por atribuirles algún carácter especial?: Respuestas afirmativas: 6 Equivalente al 17.64% Respuestas negativas: 24 Equivalente al 70.58% Sin respuestas: 4 Equivalente al 11.76% Descripción: ¿Existen auxiliares descriptivos de todo el fondo documental que se conserva en el archivo? Respuestas afirmativas: 21 Equivalente al 61.76% Respuestas negativas: 9 Equivalente al 26.47% Sin respuestas: 4 Equivalente al 11.76% Las respuestas afirmativas corresponden en su generalidad a in ventarios, suman 228 metros lineales sin auxiliares descripti vos. Se aplica en el archivo la técnica de: a) ¿descripción colectiva, por grupos, subgrupos, o mentales?: Respuestas afirmativas: 9 Equivalente al Respuestas negativas: 1 7 Equivalente al Sin respuestas: 8 Equivalente al

71

series docu26.47% 50.00% 23.53%

b) ¿descripción de pieza por pieza?: Respuestas afirmativas: 9 Equivalente al Respuestas negativas: 1 2 Equivalente al Sin respuestas: 13 Equivalente al

26.47% 35.29% 38.23%

¿Existe una guía general de archivo?: Respuestas afirmativas: 5 Equivalente al

14.71%

Los catálogos o instrumentos descriptivos están en: a) Fichas; 11 afirmaciones, equivale al 32.35% b) En páginas; 18 afirmaciones, equivale al 52.94% c) Publicados; 2 afirmaciones, equivale al 5.88% d) Inéditos; 6 afirmaciones, equivale al 17.64% Publicación Referente a la publicación, permanente u ocasional respondieron afirmaciones sólo 2 casos. SITUACION ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO No existe uniformidad en cuanto a la ubicación de los archivos dentro de las estructuras administrativas, existiendo desde simples oficinas hasta el nivel de división. Lo mismo sucede en cuanto a la estructura interna de los archivos mismos. Sólo 4 archivos afirmaron tener un reglamento interno, equivale al 11.76% ¿Se encuentra el archivo comprendido dentro de la planificación de la oficina?: Respuestas afirmativas: 1 5 Equivalente al 44.12% Respuestas negativas: 9 Equivalente al 26.47% Sin respuestas: 10 Equivalente al 29.41% ¿Existe cualquier otro proyecto de reforma o racionalización administrativa relativo al archivo?: Respuestas afirmativas: 3 Equivalente al 8.82% Respuestas negativas: 1 0 Equivalente al 29.41% Sin respuestas: 21 Equivalente al 61.76%

72

PERSONAL DE EMPLEADOS DEL ARCHIVO Situación económica Existe una variedad no uniforme de niveles de empleados del archivo, desde el nivel 19 hasta el 10. Correspondiendo en 70.58 de los casos a escalas preestablecidas y generales de sueldos dentro de la administración pública?: Situación Profesional: El ingreso del funcionario al personal del archivo está sujeto a: a) ¿Concursos?: Respuestas afirmativas: 1 3 Equivalente al 32.23% Respuestas negativas: 1 4 Equivalente al 41.17% Sin respuestas: 7 Equivalente al 20.59% b) ¿Examen de idoneidad?; Respuestas afirmativas: 7 Respuestas negativas: 1 9 Sin respuestas: 8


20.59% 55.88% 23.53%

c) ¿A alguna otra norma de competencia profesional? Respuestas negativas: 24 Equivalente al 70.58% Sin respuestas: 10 Equivalente al 29.41% ¿Cuántos miembros del personal poseen título profesional o han seguido cursos ocasionales? Aproximadamente 20 personas de 8 archivos han seguido cursos dictados por el Archivo General de la Provincia, o por Organización y Métodos de la Gobernación, y asistencia a las jornadas. El Archivo General de la Provincia posee tres profesionales que han seguido becas en España y en Córdoba. Situación cuantitativa El número de funcionarios técnico-administrativos con que cuenta el archivo: 1. ¿Es suficiente para sus necesidades presentes? Respuestas afirmativas: 12 Equivalente al Respuestas negativas: 1 8 Equivalente al Sin respuestas: 4 Equivalente al

73

y de servicio 35.29% 52.94% 11.76%

2. ¿Cuántos funcionarios más serían necesarios: De 5 respuestas afirmativas se desprende el total de 12 empleados necesarios. PRESUPUESTOS Y GASTOS a) Aparte del presupuesto de retribuciones al personal, ¿cuenta el archivo con el presupuesto ordinario de gastos? Sólo 5 respuestas afirmativas (14.71%) b) ¿Este presupuesto de gastos es suficiente para las necesidades actuales del archivo?: 1 respuesta afirmativa (2.94%) c) Si no existe un presupuesto ordinario de gastos, ¿cuenta el archivo con algunas asignaciones extraordinarias? 4 casos afirmativos (11.76%) SERVICIO AL PUBLICO Consulta general ¿Utiliza el público en general las documentaciones del archivo para trámites personales? 14 casos afirmativos (41.17%) ¿Se exigen requisitos especiales a los usuarios para este servicio? 11 casos afirmativos (82.35%) Todos los casos exigen documentación de identificación.

Santa Fe, 24 de agosto, 1985.

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Hechos que generan documentos Archivología

Biblioteconomía

Documentología

Sistemas de Ciencias de las Documentación Información

Actividades que producen documentos Entradas Técnicas de gestión

Técnicas de almacenamiento

Técnicas descriptivas

Técnicas documentales

Sistema de archivo

Usuario Servicio Salida

Control de recepción, foliado, numerado, etc. Recepción (entrada)

Distribución (salida) Control de trámite, registro de trámite, etc.

75

Unidades mayores

Ingreso

Unidades intermedias

Ordenación

Unidades menores

Acciones

Ingreso

Funciones

Clasificación

Actividades

Inventarios

Guías Documento

Información Catálogos

Indices

76

19. ARÉVALO J. VÍCTOR H. Cuadernos Archivística 1.pdf

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