15 secretos de la gente exitosa sobre la gestión del tiempo Resumen _ Kevin Kruse

22/10/2016

15 secretos de la gente exitosa sobre la gestión del tiempo Resumen | Kevin Kruse

Lou Ag

Español

Libro

15 secretos de la gente exitosa sobre la gestión del tiempo

Las personas exitosas son diferentes: entre otras cosas, son mejores administrando su tiempo.

Kevin Kruse Kruse Group, 2015 Comprar el libro

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10 Aplicabilidad 7 Innovación 8 Estilo

Reseña Kevin Kruse –el autor de mejores ventas del New York Times, Times, colaborador en Forbes y Forbes y empresario ganador del premio Inc. 500– combina sus habilidades como director ejecutivo y periodista en busca de algunos lazos comunes del éxito al entrevistar personas con grandes logros. En respuestas sorprendentemente personales, multimillonarios, empresarios y atletas olímpicos enfatizan que obtienen el máximo de cada minuto, en el trabajo y en el juego. Los grandes triunfadores siguen una mentalidad fundamental: consideran el tiempo como un bien más valioso que el dinero y ocupan cada minuto de manera juiciosa. Se enfocan en sus metas más importantes, eliminan el acumulamiento en su lugar de trabajo y rechazan compromisos que les quiten tiempo. Incluso, los empresarios más prácticos delegan la mayoría de las tareas. En esta guía que desborda sabiduría, los triunfadores enfatizan la necesidad de descansar, ejercitarse e incluso divertirse. Quizás por eso Kruse incluyó algunas apps apps intrigantes. getAbstract recomienda recomienda sus consejos prácticos a quien quiera ser más eficiente y más exitoso.

En este resumen usted aprenderá • Cómo los grandes triunfadores usan su tiempo como si fuera un bien • Cómo deshacerse de distracciones para poder enfocar su energía en prioridades y metas personales • Cómo el descanso y la recreación pueden ayudarlo a tener éxito

Ideas fundamentales • Las personas altamente exitosas ven el tiempo como el bien más valioso. • Un calendario bien programado ayuda a la liberación del estrés y a incrementar la concentración intelectual. • Identificar su meta más importante le ayudará a priorizar sus tareas. • Muchos de los empresarios más ric os del mundo llevan libretas para anotar sus ideas en el momento en que les vienen a la mente. • Los encuentros breves en equipos pequeños pueden remplazar las juntas largas, reducir los correos electrónicos y unificar a su equipo. • El principio 80/20 sostiene que el 20% del trabajo genera el 80% de los resultados.

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• Delegar tantas tareas como le sea posible libera su tiempo para poder dedicárselo a sus metas más lucrativas. • Muchos empresarios le asignan temas a los días de la semana. • Las personas muy exitosas resuelven las tareas de corto plazo instantáneamente para evitar trabajo extra y acumulación. • Renovar su energía física y mental con relajación y sueño mejora su productividad.

Resumen

“Las personas altamente exitosas no piensan mucho en el tiempo. En vez de eso, piensan en valores, prioridades y hábitos consistentes”.

“Si usted no está ocupado trabajando en sus propias metas, estará trabajando para lograr las metas de alguien más”.

“Las entradas en una lista de cosas por hacer pueden quedarse ahí para siempre, empujadas constantemente por cosas que parecen urgentes en el momento”.

Quince consejos para una administración del tiempo de primera En una serie de entrevistas reveladoras, siete multimillonarios, 13 atletas olímpicos, 29 estudiantes estrella y 239 empresarios explican sus 15 secretos más útiles para administrar el tiempo. 1. El tiempo es su recurso más valioso y más escaso Como director ejecutivo molesto por constantes interrupciones, Kevin Kruse colocó un letrero enorme en el que se leía “1440”. Descubrió que ver su día como mil 440 minutos de éxito potencial lo ayudaba a concentrarse en las tareas esenciales. Sus empleados empezaron a emular su mentalidad de mil 440 minutos y así incrementar la productividad en toda su compañía. Las encuestas y entrevistas de Kruse con grandes triunfadores confirman que ellos comparten este punto de vista. Reconocen el tiempo como su bien más valioso. La pérdida de dinero, incluso el fracaso de un negocio, todavía dejan oportunidades futuras para recobrar terreno, pero la pérdida de tiempo es irreparable. 2. Identifique su tarea más importante y hágala primero Las personas exitosas se concentran en sus prioridades principales, metas a largo plazo e identifican las metas a corto plazo que deben lograr primero. Dividir las metas a corto plazo en pasos medibles lleva a los grandes triunfadores a sus tareas más importantes (TMI). Se concentran en completar todas o parte de sus TMI antes de seguir con otras actividades. Los directores ejecutivos más inteligentes confirman la teoría científica de que el cerebro funciona a su mayor capacidad durante las dos primeras horas de cada mañana. Nathan Blecharczyk, fundador de Airbnb, usa esta explosión de energía para concentrarse en sus prioridades principales. Empezar temprano cada día le dará a usted un periodo de trabajo de paz relativa antes de que los problemas del diario surjan para distraerlo de sus TMI. Trabaje desde su calendario, no desde una lista de cosas por hacer Una lista de cosas por hacer se puede convertir en un monstruo. Derrotar un problema solo crea muchos más para añadir a la lista. Investigaciones indican que la mayoría de quienes hacen listas nunca completan el 41% de sus tareas planeadas. Las listas diarias tienden a aleatorizar el orden de importancia entre sus tareas, enturbiando así su concentración. La mayoría de los directores ejecutivos exitosos dependen de calendarios estrictamente programados. Apegarse a un calendario permite que usted tenga tiempo para sus TMI. Decidir qué tareas merecen espacio en el calendario o bloques de tiempo evita que usted pierda tiempo. Los empresarios reportan que calendarios bien organizados reducen el estrés. Los deportistas de alto rendimiento hacen que sus calendarios trabajen duro y ellos juegan duro al reservar tiempo para concentrarse en soledad, para la comunicación de uno a uno y para retroalimentación en equipo. Las personas

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altamente exitosas apartan tiempo para cuidar su salud y su vida personal, su familia y su comunidad. “Las personas altamente exitosas no tienen una lista de cosas por hacer, pero tienen un calendario muy bien organizado”.

4. Para superar la procrastinación, derrote a su yo futuro La mayoría de las personas dice que la procrastinación es por lo que escogen las tareas fáciles primero o creen que se desempeñarán mejor después, pero no cumplen. En lugar de postergar, intente esto: • Haga ahora lo que prometa hacer después – Vencer la procrastinación significa hacer lo que debe hacer en este minuto en vez de confiar en que una versión futura de usted mismo hará lo correcto después. Si dice que empezará la dieta, el ejercicio o ese trabajo fastidioso en cinco minutos, hágalo ahora. Pida una ensalada antes de ordenar el helado, salga a correr antes de desplomarse en el sillón y lea ese reporte antes de ver videos. Las personas creen que serán mejores después, pero probablemente no lo sean. Para tener éxito, sea mejor ahora.

“Cuando las personas hablan de ‘administración del tiempo’, lo que en realidad quieren es hacer más con menos estrés”.

• Para motivarse, imagine sus resultados – Ya sea que terminar una tarea le dé placer o el fracasar en hacerla le cause dolor, imagine el resultado de sus acciones. • Comparta la carga – Ser responsable ante alguien más que comparta su meta, como un compañero de carreras, crea un compromiso emocional. Consiga un compañero solidario para no estar solo en el esfuerzo. • Tome la zanahoria; evite el castigo – La promesa de una recompensa futura atrae a algunas personas, pero a menudo, el temor al castigo funciona mejor. Crear un castigo personal por no completar una tarea, en la forma de una donación a una organización de caridad, puede convertir sus fallas en un bien para la comunidad.

“Las personas exitosas actúan inmediatamente en casi cualquier asunto con el que se encuentran. Saben que para ser eficientes, quieren gastar la menor cantidad posible de tiempo y energía mental al procesar las cosas”.

“El acto de tomar notas a mano implica escuchar activamente, procesamiento cognitivo y finalmente recordar… Las personas que toman notas con una laptop tienden solo a registrar como robots palabras habladas, sin realizar el trabajo mental de procesarlas”.

• Compórtese como la persona en la que espera convertirse – Adopte las conductas de su versión ideal de sí mismo para afianzar sus valores y comprometerse con ellos. Incluso cumplir con el mero trámite de hacer las tareas lo ayudará a lograr lo mejor de usted. • Acepte la imperfección – El deseo de perfección podría llevarlo a la inacción. Un primer gran paso para reducir el estrés que le impide siquiera empezar es reconocer y aceptar el trabajo imperfecto, incluso lo que está medianamente bien. Todo siempre puede mejorarse después. 5. Siempre habrá algo más qué hacer Las personas exitosas aceptan sus limitaciones. Escogen sus prioridades diarias, tratan de lograrlas y dejan el resto en la oficina para otro día. Aunque el trabajo pueda nunca tener fin, saben que deben establecer límites razonables. Sobreponerse a la carga de la responsabilidad constante ayudará a que usted lleve una vida normal y se encargue de sí mismo y de su familia sin culpa. 6. Siempre lleve una libreta Algunos de los multimillonarios más famosos del mundo, incluyendo a sir Richard Branson, atribuyen su éxito a tener una libreta a la mano. Escribir pensamientos fugaces, notas de las juntas y grandes ideas crea impresiones indelebles, tanto en el papel como en su mente. Investigaciones demuestran que el cerebro usa varias funciones interconectadas para procesar la información escrita a mano. Esto da como resultado un recuerdo más preciso que cuando se teclea. Ya que haya capturado sus ideas, notas o lecciones en papel, transfiéralas a una computadora para referencia futura permanente. Ponga la fecha en sus cuadernos para que pueda referirse a ellos de nuevo. 7. Controle su bandeja de entrada Una encuesta del Instituto Global McKinsey indica que los trabajadores de oficina pasan hasta un tercio de su día leyendo y respondiendo emails. Tenga en cuenta que el correo electrónico es una forma muy buena de que otros pongan sus


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prioridades en su vida. Utilice el sistema 321-0 para mantener al email en su lugar: tres veces al día, pase 21 minutos revisando sus mensajes. Su meta es una bandeja de entrada con cero correos nuevos.

“La capacidad cognitiva decae a lo largo del día; usted debe crear pausas mentales frecuentes para recargarse y mantener la productividad”.

“Si usted envía menos emails, también recibirá menos emails”.

Este límite de tiempo arbitrario lo forzará a devolver respuestas sucintas y claras. Reaccione a cada correo cuando lo abra. Decida si debe trabajar en él inmediatamente, regístrelo en el calendario para atenderlo después, deléguelo o archívelo. El uso frugal de las instrucciones de copiar y reenviar lo ayudará a evitar respuestas que formen bolas de nieve que congestionen su bandeja de entrada. El uso inteligente del espacio para el asunto puede alertar al receptor si su correo requiere acción urgente, una respuesta más tarde o es una simple nota informativa. 8. Programe y asista a juntas como último recurso Eliminar las juntas formales puede ahorrarle a todo mundo la pérdida de tiempo. No convoque o vaya a juntas a menos que ninguna de las otras formas de comunicación funcione. Muchos empresarios prefieren tener charlas breves todos los días. Mark Cuban, empresario multimillonario, aconseja: “Nunca haga juntas a menos que alguien esté escribiendo un cheque”. 9. Diga no a todo lo que no apoye sus metas inmediatas El magnate de negocios Warren Buffet aconseja: “Las personas muy exitosas dicen que no a casi todo”. Cada compromiso de su tiempo pude producir la pérdida de otras oportunidades. Proteja su bien más valioso, el tiempo, de toda petición que no haga avanzar sus prioridades a largo plazo. 10. Siga el poderoso principio de Pareto El principio de Pareto sostiene que el 20% de sus esfuerzos es responsable del 80% de sus resultados. Los aspirantes a multimillonarios aplican este principio económico para identificar las formas más eficientes de desplegar sus habilidades excepcionales o para completar tareas importantes. Utilice este principio e identifique el 20% de las actividades que le dan el 80% de recompensa por sus esfuerzos.

“Cada sí será un no para otra cosa, cuando llegue el momento. Entender que siempre hay un costo de oportunidad lo hará dudar y en realidad ser más cuidadoso ante lo que accede a poner en su calendario”.

“Las personas que activamente buscan delegar las cosas reportan mayores niveles de productividad, felicidad y energía.”.

11. Concéntrese en sus fuerzas y pasiones únicas Un director ejecutivo que regularmente delega a los empleados más confiables gana más energía y productividad y padece menos estrés. Externalizar las tareas más fáciles libera su tiempo y energía para que pueda concentrarse en las metas significativas y en los proyectos y metas de alto rendimiento. 12. Agrupe el trabajo en temas recurrentes Los empresarios innovadores asignan temas a sus días de oficina de modo que sus empleados puedan concentrarse en un tipo de trabajo específico. Temas programados semanal y mensualmente pueden incluir días de juntas para discusiones uno a uno, reuniones en equipo o seminarios de capacitación en grupo. Otros temas incluyen un día de concentración y días de ponerse al corriente. Dustin Moskowitz, cofundador de Facebook, implementa los miércoles sin juntas. Dedicar un día completo del personal a un tipo de trabajo promueve la concentración colectiva y estimula la productividad. 13. Si puede hacer la tarea en menos de cinco minutos, hágala inmediatamente Los grandes triunfadores buscan un rendimiento inmediato de su tiempo. Para acelerar el trabajo entrante, hacen efectivo el principio de “pieza tocada, pieza jugada”: • Maneje los correos electrónicos inmediatamente – Delegue tanto como pueda. Complete cualquier cosa que pueda manejar en solo unos minutos. Si no puede, añádala al calendario.


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• Actualice su calendario según sea necesario – Mueva las tareas que consumen tiempo del email a su calendario. Aparte bloques de tiempo semanales para lidiar con esas tareas. • Elimine la acumulación – Tenga presente el tiempo que se pierde buscando artículos fuera de su lugar. Mantenga el orden en su entorno. Un ambiente desordenado puede causar estrés.

“Si usted no tiene un administrativo, usted es un administrativo”.

“Lo más importante cuando se trata del tiempo y de la productividad no es una táctica o un truco, es un cambio de mentalidad”.

14. Use la primera parte de la mañana para fortalecer su mente, cuerpo y espíritu La mayoría de los empresarios adopta una rutina matinal para energizarse. Se recargan con mucha agua, comida saludable y ejercicio. Los directores ejecutivos ocupados vigorizan su mente con lectura o meditación. El triunfador extremo, Arnold Schwarzenegger, se levanta al amanecer para leer varios periódicos, hacer un entrenamiento cardiovascular y desayunar fruta y avena. 15. La productividad equivale a energía y concentración, no al tiempo Quienes trabajan duro dejan espacio en sus horarios para la relajación. Pasar más tiempo en el trabajo no garantiza más o mejores resultados. Mantener los niveles máximos de energía y trabajar en aceleres cortos ayuda a la productividad. La capacidad del cerebro para procesar datos eficientemente flaquea durante el día, cayendo de energía total a fatiga cada 90 minutos. Descansos frecuentes para tomar agua, bocadillos nutritivos y ejercicio ligero rejuvenecen la mente y alientan mayor productividad. Tómese el suficiente tiempo libre para acumular la energía que necesita para desempeñarse. Los atletas olímpicos dependen del sueño para revitalizar sus cuerpos. La gimnasta Shannon Miller, medallista olímpica en siete ocasiones, toma breves siestas revitalizadoras. Tener consistentemente comida saludable, diversión, descanso y recreación, renuevan su vigor físico y su concentración mental. Esto promueve una productividad mayor y mejora su vida en el juego y en el trabajo. La gente exitosa construye la energía y la concentración necesarias para hacer que cada minuto cuente.

Sobre el autor Kevin Kruse es uno de los autores con mejores ventas del New York Times, colaborador de Forbes, consultor, conferencista y ganador del premio Inc. 500. Fundó varias compañías multimillonarias. Este resumen sólo puede ser leído por Lou Ag ([email protected])

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Erik González • hace 2 meses

Me pareció muy bueno, he estado investigando sobre el tiempo vs la energía con respecto a la productividad, incluso hice un video se los comparto por si les ayuda a complementar este interesante tema https://youtu.be/1THbv6m_fGc  Responder


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