1. Unidad 1_Org. & Métodos

UNIDAD 1: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

OBJETIVOS MÍNIMOS DE LA UNIDAD: Se pretende que al término de la presente Unidad, el estudiante sea capaz de:

Comprender el concepto, los antecedentes y la función de la Organización y Métodos. ■ Comprender las funciones del analista de O&M y su importancia para el desempeño y el logro de los objetivos de la empresa. ■ Comprender los requisitos que debe cumplir tanto la oficina como el analista de O&M. ■

ORGANIZACIÓN & MÉTODOS (ADM-330) 1ª UNIDAD: Organización y Métodos

1.

UNIDAD 1: ORGANIZACIÓN & MÉTODOS

1.1

CONTENIDO TEMÁTICO ■ ■ ■ ■ ■ ■

1.2

Concepto de organización y métodos Antecedentes Áreas de Organización y Métodos Funciones Importancia Requisitos para desempeñarse CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

La disciplina administrativa denominada Organización y Métodos, conocida universalmente con la sigla "O&M", ha sido definida a lo largo del tiempo por distintos teóricos y desde diferentes puntos de vista. Los autores más importantes y sus respectivas definiciones son los siguientes: ■

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Michael E. Addison define a la O&M como una "función especializada que se estableció para aconsejar en la introducción de nuevos métodos de administración y estructuras de organización, que reduzcan los costos, sin imponer un esfuerzo insoportable o causar daños reales a la estructura social de la empresa". J. Jimémez A. define a la O&M en estos términos: "Se designa con el nombre de Organización y Métodos a los equipos o servicios destinados a investigar, estudiar, asesorar y aconsejar sobre organización y racionalización del trabajo, a toda clase de organismos o empresas" R. G. Anderson, por su parte, nos proporciona la siguiente definición: "Organización y Métodos, conocida por O & M, es una función especializada cuya finalidad consiste en aumentar la eficacia y la rentabilidad de los procesos de los procesos burocráticos, así como el control dentro de la empresa. Ello se consigue mediante el estudio y el perfeccionamiento de la estructura organizativa y de los trámites y métodos administrativos en vigencia. Generalmente se insiste más en los métodos que en la estructura administrativa". Martín Flor Romero define a la O&M de la siguiente manera: "Organización y Métodos es una rama especializada de las Ciencias Administrativas, que busca asegurar la máxima eficiencia y efectividad en los servicios de una empresa o institución, mediante una adecuada organización y racionalización de los métodos de trabajo. Esto se podrá lograr mediante el empleo o la utilización racional de los recursos disponibles, sean estos: humanos, financieros, materiales, tecnológicos, otros".

No obstante que los conceptos vertidos por cada autor varían de acuerdo con el criterio empleado, debe quedar claro para el estudiante que la Organización y Métodos es, antes que nada, un campo de las Ciencias Administrativas y sus conceptos son universales, es decir, aplicable a cualquier campo de acción (económico, administrativo, contable, informática agroindustrias, empresas hoteleras, hospitalarias, etc.) Así, considerando los criterios generales sobre esta materia, es importante destacar que para el analista de O&M, el factor fundamental de producción - en cualquier tipo de empresa - es el factor humano. De ahí que todos sus esfuerzos estarán dirigidos a proporcionar al personal un adecuado ambiente de trabajo, una distribución racional de

Ing. Co. Orlando Parada Rojas - página


actividades, un buen sistema de comunicación, etc., a fin de lograr la máxima eficiencia y productividad con el mínimo de esfuerzo, en el menor tiempo posible y al mínimo costo. 1.3

ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

Todo gerente de empresas debe afrontar un problema básico y fundamental: lograr mantener una operatividad eficiente. Este problema es común a todas las organizaciones modernas. Si pensamos en el espectro de variables que integran esta problemática empresarial, veremos que en ella inciden aspectos legales, impositivos, financieros económicos, productivos, comerciales, de abastecimiento, humanos y administrativos. En el aspecto administrativo se han desarrollado técnicas que, por su especialidad, especificidad y complejidad, requieren del aporte de especialistas para su aplicación. Estas técnicas se orientan a optimizar la efectividad y eficiencia de los servicios administrativos de una organización. Dichas técnicas son el Análisis de Organización y Métodos y el Análisis de Sistemas. Aunque el límite entre las tareas de una y de otra no esta definida con precisión, ya que es frecuente que ciertas actividades en una organización sean desarrolladas por un especialista denominado Analista de Organización y Métodos mientras que esa misma actividad en otras organizaciones las desempeñe un especialista allí llamado Analista de Sistemas, diremos que, aunque desde el punto de vista intelectual las condiciones que se exigen a estos especialistas son en su mayor parte comunes a ambos, para la función del Analista de Sistemas, se exige un conocimiento más profundo de los sistemas de procesamiento y programación de datos (elaboración de programas para computadora) y de los medios al alcance de la organización (equipos electrónicos o electromecánicos) que faciliten el cumplimiento de sus objetivos. La técnica de Organización y Métodos se desarrolla como consecuencia de la Revolución Industrial; periodo en el que se formaron las grandes organizaciones, y en ellas las primeras manifestaciones de problemas administrativos. Así surgió, en consecuencia, la O&M como herramienta de optimización administrativa; aunque inicialmente, con un criterio de 'eficientismo' en el uso de los recursos, a fin de racionalizar gastos en las áreas de servicios. Luego, la evolución natural de toda técnica la orienta hacia la optimización del sistema de información, dejando a la racionalización de gastos como un objetivo secundario o consecuente con el primero. Se puede considerar a F. W. Taylor como el pionero del desarrollo, a principios de este siglo, de las técnicas de O&M; técnicas que fueron el sustento básico en el que apoyó el desarrollo de su "Administración Científica". Posteriormente, en Gran Bretaña se admitió la necesidad de utilizar técnicas especializadas de control para el área de la administración publica, y se recomendó la creación de una división especial dentro del Tesoro, que tendría como una de sus funciones el realizar investigaciones en asuntos relacionados con la administración departamental y los métodos de trabajo. No obstante, fue recién al comienzo de la Segunda Guerra Mundial cuando esa actividad organizacional constituida como División, comenzó a desarrollar un programa completo de trabajos concretos y más específicos de O&M. Poco después, y ante el éxito alcanzado por la División, en los ministerios más importantes fueron incorporados a sus reparticiones sectores estables de O&M.



1.4

IMPORTANCIA Y NECESIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

Los tiempos actuales, caracterizados por su complejidad, rápido crecimiento económico y avance cada vez más acelerado de la tecnología hacen que los sistemas de producción de bienes o servicios necesiten ser modificados constantemente, imponiendo nuevas necesidades y cambios a las organizaciones. En otras palabras, la aparición de máquinas o equipos mas sofisticados hacen que los métodos o procedimientos empleados en determinado momento, se vuelvan obsoletos o poco eficaces; exigiendo el uso de técnicas específicas que permitan la actualización de los sistemas vigentes. Además, con el crecimiento de las actividades de las empresas, los directivos o las autoridades ejecutivas deben dedicar mayor tiempo a los problemas de políticas empresariales y a la planeación y control de los resultados, dejando a la responsabilidad de otros, las áreas de organización y ejecución propiamente dichas. Existe, por otro lado, una superespecialización técnica de los diferentes campos; y teniendo en cuenta las limitaciones de la mente humana, es muy difícil que un sólo profesional pueda asimilar todos los conocimientos científicos técnicos y que, a la vez, disponga de tiempo para aplicarlos en la solución de los diferentes problemas que se presenten. De ahí la necesidad de los servicios de los analistas de O & M como profesionales especializados en técnicas de análisis general para diagnosticar y proponer las alternativas de soluciones, ya sea para una mejor organización administrativa, o para el establecimiento de mejores métodos de trabajo. Asimismo, para proporcionar a los directivos, gerentes y jefes, los consejos técnicos necesarios para la realización de una administración eficaz y eficiente. El análisis de sistemas es una función especializada; conoce cuales son los métodos más eficientes y no esta comprometida con los intereses sectoriales. Puede conservar la visión del conjunto y evitar la creación de compartimentos estancos que repitan tareas, controles o archivos. Además, por lo hecho de su especialización, puede tomar conocimiento y estar a la vanguardia de los avances tecnológicos y ser un agente de cambio que incorpore las nuevas técnicas que aumenten el grado de automatización requerido por las tareas administrativas. 1.5

FUNCIÓN BÁSICA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

La oficina, departamento o encargado de O & M, es la función de una organización que se ocupa de analizar los problemas de estructura y procedimientos de una empresa a fin de optimizar la infraestructura administrativa para el logro de los objetivos definidos. Del análisis de los objetivos y de la estructura y procedimientos, surgirá una propuesta a fin de optimizar la eficacia y la eficiencia de estructura y diseño organizacional. Entendemos por eficacia el grado de alcance de los objetivos, y por eficiencia a la cantidad de r ecursos aplicados para el logro de los mismos y a su relación con éstos. 1.6

ÁREAS DE TRABAJO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ■

Actividades respecto a la estructura Análisis estructural Análisis de funciones Actividades respecto a los procedimientos Análisis de procedimientos administrativos Asignación de funciones 

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1.7

Sistemas Diseño de formularios Ordenamiento de oficina Estudio de tiempos Programación de manuales

NATURALEZA DE LA FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

El sector de Organización y Métodos, por su naturaleza, es un órgano de asesoría y debe estar a disposición de todos los sectores que componen la estructura de una empresa; su ubicación 'ideal' en la estructura de cualquier tipo de empresa es en el más alto nivel jerárquico, aunque por razones de niveles salariales, financieras o presupuestarias puede estar ubicada en otro nivel que no sea ése; lo que sí es importante cuidar, para que sus consejos o recomendaciones tengan la eficacia esperada, es que cualquiera sea el nivel de su ubicación en el organigrama, éste siempre debe "depender" de la máxima autoridad ejecutiva de la empresa y no incurrir en el habitual error de subordinarla a un área funcional. Es importante mencionar que, en las grandes empresas (holding y subsidiarias), pueden crearse Asesorías de Organización y Métodos a diferentes niveles de la estructura organizacional como Asesorías de Gerencias, Asesorías de Departamentos, etc., que pueden estar dispersas geográficamente, pero coordinadas funcionalmente por la Oficina Central de la empresa o institución. 1.8

REQUISITOS PARA LA OFICINA Y EL ANALISTA DE O&M

La actuación del área de Organización y Métodos depende fundamentalmente de la elección del responsable que la conduzca y de la actitud de la Dirección en cuanto el apoyo que brinde a los cambios proyectados. La incorporación de un hombre sin el perfil necesario y/o una actitud dubitativa de la Dirección, neutralizan la eficacia del sector. Para determinar la necesidad de la creación de una oficina de O & M en cualquier tipo de empresa o institución, es necesario considerar varios aspectos: a) Debe tenerse en cuenta la naturaleza y el volumen de las actividades que se realizan; b) Los recursos humanos empleados: si los gerentes o jefes tiene condiciones para identificar los problemas organizacionales que surjan; si tienen el tiempo disponible para resolverlos; si tiene suficiente aptitud, formación técnica y autoridad para resolver los problemas que puedan surgir; y c) Los recursos financieros de la empresa. Es evidente que, si el volumen de actividades, ya sea de producción de bienes y servicios, es considerable, sería recomendable la creación de una oficina o sector de Organización y Métodos. La razón fundamental es que los especialistas de O & M tienen una visión más amplia de las organizaciones que cualquier otro profesional y pueden identificar con mayor facilidad las interacciones entre los diversos subsistemas.



Determinada la creación de una oficina de O & M, para que ésta pueda auxiliar realmente a la Dirección en la acción que debe desarrollar para dinamizar y efectivizar los procesos burocráticos, se requiere: a) Que se institucionalice un área en la estructura que asuma tales funciones. b) Que el responsable que se coloque a su frente debe sumar a sus conocimientos técnicos el perfil necesario para no aceptar compromisos con individuos o sectores que lo hagan actuar en detrimento del cumplimiento del objetivo de promover la eficiencia general de la organización. c) Que se determine con precisión los objetivos y los planes a cumplir por el área. d) Que se mida la actividad del sector en términos de resultados (costo, seguridad, velocidad) y no por los diagramas o manuales producidos. e) Que la Dirección apoye los programas en marcha, no aceptando soluciones de compromiso o abandonando el esfuerzo realizado, dando prioridad a otros problemas más afines al perfil de los directivos. Sin embargo habrá situaciones en que no se justifique la creación de una oficina propia de O & M en la organización: por que la empresa es pequeña, porque el volumen de actividades no justifica, por evitar costos fijos, etc.; es estos casos es más recomendable la contratación, por tiempo determinado, de consultores externos. Ahora bien, es importante tener en cuenta - para el caso en que las condiciones estén dadas - las diferencias que existen entre contar con un asesor permanente de O & M dentro de la empresa y la contratar los servicios de un asesor externo. Aquellos que prefieren la contratación de un asesor externo, destacan además de sus conocimientos especializados, los beneficios de su experiencia en varios otros tipos de situaciones y de empresas, y subrayan el hecho de que, por ser 'alguien' ajeno a la empresa, le será más fácil tener objetividad e independencia de criterio; aunque quizás en ese último aspecto también resida su desventaja, por que esa 'objetividad': fría, técnica, matemática, sin medir consecuencias de tipo humana y social es probable que le suscite resistencia entre el personal de la empresa al realizar su trabajo e implementar sus propuestas. En cambio, el asesor interno de la empresa posee una serie de ventajas frente a los consultores externos. Así, además de ser un profesional especializado, tiene un amplio y profundo conocimiento de las operaciones de la empresa y de la organización social involucrada en ellas; de la cultura de la organización; de los objetivos y mentalidad de los ejecutivos, etc.; lo que le permitirá plantear vías más equilibradas en la resolución de problemas, logrando en consecuencia una identificación y adhesión a sus propuestas y eficacia en los resultados; cosa que sólo se puede lograr con años de asociación y participación en el medio, y que resulta muy difícil para una persona extraña a una empresa o institución. Dado el carácter de las funciones por desarrollar, el analista de O & M debe reunir los siguientes requisitos para el puesto:



a) Ser un profesional del área de ciencias económicas, administrativas y financieras. Se justifica esta afirmación, dado que las exigencias técnicas para realizar cualquier trabajo en el campo de Organización y Métodos, sea en la administración pública como privada, en una empresa industrial, comercial, financiera etc., incluyen los conocimientos básicos de: Administración General, Administración Financiera, Administración de la Producción, Mercadotecnia, Administración por Objetivos, Administración Sistémica, Desarrollo Organizacional o Cambio Planificado, entre otros; y conocimiento profundo en Relaciones Humanas y Administración de Personal. b) Mente analítica. Consiste en la capacidad para comprender y separar las partes de un problema; llegando a determinar las variables causales que lo afectan; delimitando del problema lo esencial y lo superfluo. c) Agudeza. Ingenio y capacidad de penetrar en el problema al analizarlo y recomendar su solución. d) Poder de persuasión. Capacidad para 'vender' sus ideas y generar la adhesión y participación de terceros., e) Practicidad. Objetividad para enfocar los problemas y emitir soluciones adecuadas a la capacidad del usuario de la propuesta en todo cuanto la reforma plantea. f) Entusiasmo y vocación. Aptitud que, si está bien cimentada, favorece la actividad organizadora positiva y estimula la iniciativa y capacidad creadora.


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