1. SOP_PDAM.02_UM-01 Prosedur Pengendalian Dokumen.doc

Standar Prosedur  Operasional - Umum

PDAM TIRTA KEPRI Prosedur Pengendalian Dokumen

No. Dokumen

SOP/PDAM.02/UM-01 SOP/PDAM.02/ UM-01

Revisi

00

an!!al an!!al

10 Novem"er 201#

$alaman

$al 1 dari %

LEMBAR TINJAUAN DAN PENGESAHAN Jabatan Pembuat Dokumen : &akil Mana'emen

Ditinjau & Disetujui : (A)A* +(N,( (A)A* $U)AN* (A)A* UMUM DAN (+UAN*AN (ASU)A* UMUM DAN P+RSONA,A SP,

Disahkan oleh : D,R+(UR

Nama

Tanda Tangan

Tanggal

Standar Prosedur  Operasional - Umum

PDAM TIRTA KEPRI Prosedur Pengendalian Dokumen

No. Dokumen

SOP/PDAM.02/UM-01

Revisi

00

an!!al

10 Novem"er 201#

$alaman

$al 2 dari %

CATATAN PERUBAHAN DOKUMEN Revisi 00

an!!al Peru"aan

Pem"uat Dokumen

(eteran!an Peru"aan Pener"itan aal dokumen

Standar Prosedur  Operasional - Umum

PDAM TIRTA KEPRI Prosedur Pengendalian Dokumen

No. Dokumen

SOP/PDAM.02/UM-01

Revisi

00

an!!al

10 Novem"er 201#

$alaman

$al  dari %

! Tujuan Men'elaskan tata ara pen!endalian dokumen an! termasuk dalam dokumentasi Sistem Mana'emen Mutu ,SO 300142005 an! "erlaku di PDAM ,RA (+PR,.

"! Ruang #ingku$ Prosedur ini meliputi tata ara pem"uatan6 tin'auan6 pem"aaruan6 pen!esaan dokumen se"elum diter"itkan6 penomoran6 pendistri"usian6 revisi dan penan!anan dokumen eksternal dan dokumen kadaluarsa.

%! Deinisi Petu!as Pen!endali Dokumen4 Petu!as an! ditun'uk ole &akil Mana'emen atas persetu'uan (epala (antor untuk men!endalikan dokumen se"a!aimana diatur pada prosedur ini. Dokumen Asli4 Dokumen den!an tanda stempel 7AS,8 an! dikendalikan Petu!as Pen!endali Dokumen dan diter"itkan setela disetu'ui ole piak 9 piak an! "erenan!. Dokumen erkendali4 Salinan dokumen asli den!an stempel 7+R(+NDA,8 an! diter"itkan ole Petu!as Pen!endali Dokumen dan didistri"usikan ke lokasi atau personil tertentu. Apa"ila terdapat peru"aan6 maka peme!an! dokumen akan menerima dokumen peru"aan den!an revisi palin! mutakir. Dokumen idak erkendali4 Salinan dokumen asli den!an tanda stempel 7,DA( +R(+NDA,8 an! diter"itkan atas ke"i'aksanaan Petu!as Pen!endali Dokumen dan di"erikan atas permintaan. Apa"ila terdapat peru"aan6 maka peme!an! dokumen tidak akan menerima dokumen pem"aaruan. Dokumen +ksternal4 Dokumen an! "erasal dari luar PDAM ,RA (+PR, an! di'adikan se"a!ai re:erensi dalam "eker'a.

'! Reerensi( Dasar )ukum P(/PDAM.02/01 Pedoman (ualitas )a!ian #.2. SOP/PDAM.02/UM-02 Prosedur Pen!endalian Rekaman

*! Prosedur dan Tanggung Ja+ab *! Penulisan, Peninjauan dan Pengesahan a. Dalam penulisan suatu prosedur6 :ormat an! di!unakan minimal meliputi tu'uan6 ruan! lin!kup6 de:inisi6 re:erensi/dasar ukum6 prosedur dan tan!!un! 'aa"6 dan lampiran. Pem"uat prosedur  dapat menam"akan "a!ian lainna 'ika diperlukan sesuai ke"utuan an! diin!inkan.

Standar Prosedur  Operasional - Umum

PDAM TIRTA KEPRI Prosedur Pengendalian Dokumen

No. Dokumen

SOP/PDAM.02/UM-01

Revisi

00

an!!al

10 Novem"er 201#

$alaman

$al # dari %

". Prosedur dituliskan ole pe!aai an! "ertan!!un! 'aa" pada isi prosedur. . Setela prosedur selesai dituliskan6 pem"uat prosedur mem"erikan prosedur terse"ut kepada (oordinator Petu!as Pen!endali Dokumen. Selan'utna Petu!as Pen!endali Dokumen memeriksa dan menerakan dokumen terse"ut kepada piak 9 piak an! "ertan!!un! 'aa" untuk menin'au dan men!esakan se"elum diter"itkan. ;onto da:tar persetu'uan dokumen di'elaskan pada $alaman 16 dan di!unakan se"a!ai :ormat untuk semua dokumen SOP. *!" Nomor Re-isi ,denti:ikasi nomor revisi dokumen dimulai dari an!ka 00 an! dilan'uti den!an 016 026 06 0# dan seterusna. Sistem penomoran revisi dokuemen ini tidak "erlaku untuk dokumen surat keputusan atau dokumen ke"i'akan lainna an! dikeluarkan internal di PDAM ,RA (+PR,. *!% Perubahan Dokumen  Apa"ila terdapat peru"aan pada prosedur6 maka peru"aan terse"ut diatat pada ;atatan Peru"aan Dokumen an! terdapat pada "a!ian sampul prosedur seperti pada $alaman 2 dari prosedur ini. *!' Dokumen Induk, Terkendali, Tidak Terkendali dan Pendistribusian a. Petu!as Pen!endali Dokumen di"eri tu!as ole &akil Mana'emen den!an surat pen!an!katan an! ditandatan!ani ole (epala PDAM ,RA (+PR,. ". Petu!as Pen!endali Dokumen "ertan!!un! 'aa" memeliara dan men'a!a dokumen asli den!an memastikan dokumen terse"ut disimpan pada tempat an! aman6 tere!a rusak dan muda didapatkan apa"ila diperlukan. . Dokumen erkendali didistri"usikan ke lokasi atau area ker'a an! memerlukan sesuai den!an Da:tar Dokumen ,nternal <=orm DO(-=2>. Petu!as Pen!endali Dokumen arus memastikan "aa ana dokumen revisi palin! mutakir an! didistri"usikan. d. Dokumen an! didistri"usikan kepada piak di luar perusaaan adala Dokumen idak erkendali. Pen!eualian dilakukan apa"ila ada permintaan dari pelan!!an6 stakeholder   atau piak lainna atas sepen!etauan &akil Mana'emen. e. Stempel an! di!unakan Petu!as Pen!endali Dokumen dalam proses pen!endalian dokumen men!au pada "entuk an! terdapat pada ampiran 2 prosedur ini. *!* Distribusi se.ara Elektronik ?ika diperlukan6 Petu!as Pen!endali Dokumen "ertan!!un! 'aa" untuk mendistri"usikan dokumen seara elektronik melalui email. ?ika "elum terdapat ketentuan an! men!atur 

Standar Prosedur  Operasional - Umum

PDAM TIRTA KEPRI Prosedur Pengendalian Dokumen

No. Dokumen

SOP/PDAM.02/UM-01

Revisi

00

an!!al

10 Novem"er 201#

$alaman

$al @ dari %

pendistri"usian dokumen seara online6 maka distri"usi seara elektronik ana dilakukan untuk Dokumen erkendali dalam "entuk san atau :ormat PD=. *!/ Datar Induk Dokumen Petu!as Pen!endali Dokumen "ertan!!un! 'aa" memastikan ketersediaan Da:tar ,nduk Dokumen <=orm DO(-=1> den!an revisi palin! mutakir. *!0 Penomoran Dokumen Penomoran dokumen diatur se"a!ai "erikut4 • • • •

•

Pedoman (ualitas4 P(/PDAM.02/01 Standar Prosedur Operasional - Umum4 SOP/PDAM.02/UM- Nomor Urut Prosedur  Standar Prosedur Operasional - (usus4 SOP/PDAM.02/($- Nomor Urut Prosedur  ,nstruksi (er'a4 ,(/PDAM.02/(ode Pen!!unaan-Nomor Urut ,nstruksi (er'a-Nomor su" proses <'ika ada nomor su" proses6 tuliskan nomor urut su" prosesna> =ormulir4 (ode Pen!!unaan-Nomor Urut =ormulir 

1ontoh: SOP/PDAM.02/UM-014 Standar prosedur operasional pertama an! ♣ Prosedur pen!!unaanna "ersi:at umum dan men'adi auan "a!i seluru pe!aai dalam penerapanna di PDAM ,RA (+PR,. ♣ Prosedur ,(/PDAM.02/P2-024 Prosedur ke-2 an! kode pen!!unaanna untuk dan men'adi auan seluru personil di "a!ian P2 Pen!!unaan kode di'elaskan dalam ampiran 1 prosedur ini. *!2 Dokumen Eksternal ,denti:ikasi dokumen eksternal meliputi4 ♣ Dokumen dari (ementrian (euan!an Repu"lik ,ndonesia ♣ Dokumen dari Direktorat ?endral )ea dan ;ukai ♣ Standar Persaratan Sistem Mana'emen (ualitas ,SO 300142005. ♣ Standar Persaratan Panduan untuk audit "erdasarkan ,SO 13011 ♣ Dokumen lainna Dokumen eksternal diatat pada Da:tar Dokumen +ksternal . Apa"ila diperlukan6 Petu!as Pen!endali Dokumen mendistri"usikan dokumen terse"ut pada lokasi atau personil an! mem"utukan. *!3 Dokumen Kadaluarsa Dokumen kadaluarsa adala dokumen an! suda tidak "erlaku di PDAM ,RA (+PR, dan

Standar Prosedur  Operasional - Umum

PDAM TIRTA KEPRI Prosedur Pengendalian Dokumen

No. Dokumen

SOP/PDAM.02/UM-01

Revisi

00

an!!al

10 Novem"er 201#

$alaman

$al B dari %

ditandai den!an stempel 7(ADAUARSA8. Salinan dokumen an! kadaluarsa dimusnakan dan di!anti den!an prosedur revisi palin! mutakir6 sedan!kan prosedur asli disimpan  revisi se"elum revisi palin! mutakir ole Petu!as Pen!endali Dokumen.

/! Dokumentasi(4ormulir  Da:tar ,nduk Dokumen Da:tar Dokumen ,nternal Da:tar Dokumen +ksternal

=orm4 DO(-=1 =orm4 DO(-=2 =orm4 DO(-=

0! #am$iran #am$iran  5 Penggunaan Kode Kode UM P( P=P; )(, P2 (, DO(

Deinisi )a!ian Umum )idan! Per"endaaraan  (e"eratan )idan! Pelaanan dan =asilitas Pa"ean dan ;ukai )idan! )im"in!an (epatuan dan aanan ,n:ormasi )idan! Penindakan dan Penidikan )idan! (epatuan ,nternal Pen!endali Dokumen

#am$iran " 5 6tem$el PEN7ENDA#I D8K9MEN entuk 6tem$el

Penggunaan 7AS,8 anda stempel ini di"u"ukan pada seluru dokumen an! tela disakan6 pada ruan! lin!kup penerapan (antor Pelaanan Utama )ea dan ;ukai ipe ) )atam. an!!al an! tertera merupakan tan!!al e:ekti:  "erlakuna dokumen. Stempel disimpan ole Petu!as Pen!endali Dokumen. 7+R(+NDA,8 anda stempel ini di"u"ukan pada salinan dokumen master an! didistri"usikan pada peme!an! dokumen an! ditun'uk pada "a!ian terkait. an!!al an! tertera merupakan tan!!al pendistri"usian dokumen. Stempel

Standar Prosedur  Operasional - Umum

PDAM TIRTA KEPRI Prosedur Pengendalian Dokumen

No. Dokumen

SOP/PDAM.02/UM-01

Revisi

00

an!!al

10 Novem"er 201#

$alaman

$al % dari %

disimpan ole Petu!as Pen!endali Dokumen.

7,DA( +R(+NDA,8 anda stempel ini di"u"ukan pada salinan dokumen an! tidak terkendali. $ana dikeluarkan atas ke"i'aksaanan Petu!as Pen!endali Dokumen. Stempel ini disimpan ole Petu!as Pen!endali Dokumen. 8(ADAUARSA8 Dokumen kadaluarsa. an!!al an! tertera merupakan tan!!al "erakirna pen!!unaan dokumen terse"ut.

#am$iran % ; Datar Pemegang Dokumen No! Dok! Terkendali 01 02 0 0# 0@ 0B 0%

Pemegang Dokumen Direktur (epala )a!ian Umum dan (euan!an (epala )a!ian $u"un!an an!!anan (epala )a!ian eknik (epala ;a"an! (epala it"an! dan PD+ (epala Satuan Pen!aasan ,nternal

#okasi (antor antai 1 (antor antai 1 (antor antai 1 (antor antai 1 (antor antai 1 (antor antai 1 (antor antai 1