PANDUAN SISTEM MANAJEMEN DATA TERINTEGRASI
KATA PENGANTAR
Pu ji syuk ur k ami pan jatk an k e hadi rat All ah SW T , at as sega la rahm at dan dan hidayahNya, sehingga penyusunan Panduan Manajemen Data Terintegrasi RSUD............dapat diselesaikan diselesaikan dengan baik . Pengukuran fungsi klinis dan fungsi manajemen di rumah sakit akan mengahasilkan akumulasi data serta informasi. Untuk memahami seberapa baik kemampuan rumah sakit bergantung pada hasil analisis data dan informasi yang terkumpul dibandingkan dengan rumah sakit lain. Panduan Manajemen Data Terintegrasi RSUD............ini disusun dalam rangka memberikan acuan bagi rumah sakit untuk dapat meningkatkan mutu terhadap pemberi pelayanan kepada pasien di RSUD............. Dengan tersusunnya Panduan Manajemen Data Terintegrasi RSUD............ini, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan kontribusi dalam penyusunan panduan ini. Kami sadari pedoman ini belum sempurna, oleh karenanya masukan dan saran perbaikan sangat kami harapkan guna penyempurnaannya. Semoga Allah SWT memberikan rahmat dan hida yahNya kepada kita semua.
Ditetapkan di : Tanggal :
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ………… ………… .………………………………………………… ....... DAFTAR ISI ………………………………………………………………………… .. LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................. KEPUTUSAN DIREKTUR ….………………………………………………………. BAB I. PENDAHULUAN .................................................................................... BAB II. RUANG LINGKUP…………………… ….……………………………… .... BAB III TATA LAKSANA ………………………………………………… .............. A. Pengumpulan data indicator …………………………………………………… B. Pelaporan ..………………………………………………………………………. C. Validasi Data …………………………………………………………………… .. D. Analisis data indicator ……………...…………………………………………… E. Publikasi Data ..…………………………………………………………………. BAB IV PENUTUP ….……………………………………………………………….
i ii iii iv 1 2 3 3 3 3 4 5 6
KOP RS
KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT X NOMOR : TENTANG PEMBERLAKUAN PANDUAN MANAJEMEN DATA TERINTEGRASI RUMAH SAKIT UMUM X DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM X
Menimbang
:
a. bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit diperlukan adanya kebijakan manajemen data sebagai pedoman dalam pengolahan data di RSUD............; dala m rangka mengahadapi tuntutan akan pelayanan kesehatan b. bahwa dalam secara manajemen perlu adanya sistem manajemen data yang didukung dengan teknologi informasi dalam pengumpulan, pelaporan, analisa, validasi, serta publikasi data untuk internal dan eksternal di Rumah Sakit; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam a dan b perihal penetapan sistem manajemen data melalui SIMRS dengan peraturan Direktur Rumah Sakit Umum X.
Mengingat
:
1.
Undang-undang Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik kedokteran (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 116, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4431);
2.
Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2009 Nomor 144, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5063);
3.
Undang-undang Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 153, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5072);
4.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 56 Tahun 2014 tentang Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit;
5.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor Nomor 11 Tahun 2017 tentang tentang
Keselamatan Pasien; 6.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 34 Tahun 2017 tentang tentang Akreditasi Rumah Sakit;
7.
Pedoman penyelenggaraan pelayanan rumah sakit, Kemenkes 2012;
8. MEMUTUSKAN: Menetapkan
:
Kesatu
:
KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM BANGKINANG TENTANG PEMBERLAKUAN PANDUAN SISTEM MANAJEMEN DATA TERINTEGRASI TERINTEGRASI DI RSUD............
Kedua: Keputusan penetapan Pemberlakuan Panduan manajemen data terintegrasi RSUD............sebagaiman RSUD............sebagaim an tercantum dalam lampiran keputusan ini; Ketiga:
Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan bahwa apabila apab ila dikemudian hari terdapat kesalahan atau kekeliruan dalam keputusan ini akan ditinjau kembali sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : Tanggal
:
BAB I. DEFENISI
Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusia. Informasi merupak an interpretasi data yang disajikan dengan cara yang berarti dan berguna. Data merupakan fakta atau gambaran mentah (business facts) facts) yang yang menunjukkan peristiwa yang terjadi t erjadi dalam organisasi dan lingkungan fisik yang dikumpulkan melalui serangkaian prosedur. Pengumpulan data merupakan salah satu kegiatan program PMKP untuk medukung asuhan pasien dan menjamin rumah sakit lebih baik. Keamanan dan kerahasiaan data serta informasi data harus dijaga kerahasiannya. Berdasarkan hal tersebut diatas, maka RSUD harus me mpunyai: 1. System manajemen data yang yang meliputi pengumpulan data, pelaporan, analisa, analisa, feedback dan publikasi data 2. Menetapkan data-data yang akan dibandingkan dengan ruma sakit sakit lain, atau menggunakan database eksternal 3. Menjamin kamanan dan kerahasiaan data dalam dala m berkontribusi dengan data base eksternal. A. Manajemen data meliputi; meliputi; 1. Input merupakan sekumpulan data mentah dalam organisasi maupun di luar organisasi untuk di proses dalam suatu sistem ekonomi. 2. Processing merupakan konversi/pemindahan, manipulasi dan analisis input mentah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi manusia. 3. Output merupakan distribusi informasi yang sudah di proses ke anggota organisasi dimana output tersebut akan digunakan. B. Sistem Informasi Informasi Manajemen data: 1. Sistem Informasi Manajemen Menurut George M. Scott yang diterjemahkan oleh Budiman (2001:100): Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. 2. Sifat Sistem Informasi Manajemen Manajemen data dapat digaris bawahi sebagai berikut: a. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Adalah Menyeluruh b. Sistem Informasi Informasi Manajemen (SIM) Adalah Terkoordinasi c. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Memiliki Sub-sistem Informasi d. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Terintegrasi Secara Ras ional e. Sistem Informasi Manajemen Manaje men (SIM) Mentransformasikan Data kedalam Informasi dengan berbagai Cara f. Sistem Informasi Manajemen (SIM) (SIM) Meningkatkan Produktivitas g. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sesuai dengan den gan Sifat dan Gaya Manajer h. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Menggunakan Kriteria Mutu yang Telah Ditetapkan 3. Sistem Informasi Manajemen Menurut Raymond Coleman yang diterjemahkan oleh Moekijat Moekijat (1991:40):
Sistem Informasi Manajemen yang yang efektif adalah jika sistem tersebut dapat memberikan data yang cermat, tepat waktu, dan yang yang penting artinya bagi perencanaan, analisis, dan pengendalian manajemen untuk mengoptimalkan pertumbuhan organisasi.
BAB III. RUANG LINGKUP
A. Proses Sistem Informasi Manajemen Data
1. Perencanaan 2. Pengendalian 3. Pengambilan Keputusan
B. Sumber Daya Daya Sistem Informasi Manajemen 1. Komponen perangkat keras (hardware (hardware)) berada pada pondasi dan menyediakan infrastruktur untuk mendukung SIM. 2. Komponen perangkat lunak ( software) software) merupakan suatu komponen untuk mempercepat proses penyampaian. 3. Di puncak punc ak piramida terdapat SDM (brainware (brainware), ), merupakan hal paling akhir disiapkan tetapi merupakan hal yang paling penting, karena jika SDM tidak siap, maka sebuah SIM tidak akan dapat berjalan C. Fungsi Sistem Informasi Manajemen Data 1. Mempermudah dalam perencanaan, pembagian tugas, dan pengawasan. 2. Pekerjaan P ekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien karena data yang ditampilkan lebih akurat dan cepat 3. Produktifitas meningkat 4. Menekan biaya-biaya yang tidak diperlukan 5. Kualitas SDM meningkat, karena k arena pekerjaan utama dengan dibantu oleh sistem sehingga SDM akan berpikir lebih kreatif k reatif ke arah positif. D. Sistem Manajemen Data 1. Rumah sakit mempunyaisistem manajemen data yang didukung dengan teknologi informasi, mulai dari pengumpulan, pelaporan, analisis, validasi, serta publikasi data internal rumah sakit dan eksternal RS publikasi data tetap harus memperhatikan kerahasiaan pasien sesuai dengan peraturan erundang- undangan. 2. Data yang dimaksud meliputi data dari indikator mutu unit dan indikator mutu prioritas rumah sakit 3. Data dari pelaporan insiden keselamatan pasien 4. Data hasil monitoring kinerja staf klinis 5. Data hasil pengukuran budaya keselamatn pasien
6. Integrasi seluruh data diatas baik di tingkat rumah rumah sakit dan unit kerja meliputi: a)Pengumpulan dat a indikator indik ator b) Pelaporan c) Analisis data indikator d)Validasi e) Publikasi
BAB III. TATA LAKSANA A. Pengumpulan Data Indikator Pengumpulan data indikator dilkukan oleh penanggung jawab pengumpul data ke dalam sensus harian atau menginputnya menginputn ya ke dalam sistem IT 1. Pelaporan a. Lakukan survei survei harian indikator mutu mutu di semua unit kerja. b. Pastikan jumlah sampel sesuai teknik yang telah ditentukan dan diverifikasi. c. Input data indikator mutu mutu sesuai dengan waktu yang ditentukan pada sistem elektronik PMKP (modul PMKP yang dilengkapi dengan analisis, evaluasi, dan grafik) oleh petugas yang ditunjuk. d. Bandingkan data secara internal, internal, dengan rumah sakit sakit lain, lain, dengan standar keilmuan, dan dengan praktik yang baik bila ada.
e. f.
Analisis dan evaluasi evaluasi data pada unit kerja kerja masing-masing. masing-masing. Laporkan hasil analisis dan evaluasi evaluasi data unit kerja ke Tim Tim PMKP PMKP 2 hari setelah pengumpulan data selama 15 hari sampel. g. Analisis dan evaluasi ulang data data harian yang didapat dari unit kerja oleh tim tim PMKP. h. Sampaikan hasil analisis dan evaluasi kepada Direktur. i. Buat rekomendasi dan tindak lanjut (PDSA) laporan yang telah didiskusikan dengan unit k erja, Direktur dan pemilik setiap 3 bulan. j. Sampaikan hasil analisis, evaluasi, dan rencana tindak lanjut oleh Direktur ke pemilik dan unit kerja untuk feedback untuk feedback . k. Sampaikan data indikator mutu yang yang dipilih ke masyarakat masyarakat melalui papan pengumuman dan website rumah sakit. 2. Validasi Data Validasi data adalah Tujuan validasi data adalah: a. Memonitoring akurasi data yang dikumpulkan b. Memverifikasi bahwa pengambilan data adalah konsisten dan reproducible. c. Verifikasi ekspetasi tentang volume data yang dikumpulkan d. Prinsip siapa yang melakukan melak ukan validasi data d ata adalah validator v alidator buk an pengumpul data atau tidak terlibat dalam proses pengumpulan data (orang kedua). Validasi data dilakukan ketika : a. Indikator baru diterapkan khususnya, indikator klinis k linis yang dimaksudk an untuk membantu rumah sakit melakukan evaluasi dan meningkatkan proses atau hasil klinis yang penting b. Bila terjadi suatu perubahan terhadap indikator : Cara pengumpulan data diubah Proses pengambilan data PIC (Person In Charge)/Pengumpulan data diganti c. Sumber data telah diubah, seperti seperti kalau sebagian dari rekam medis pasien digantikan dengan format elektronik sehingga sumber data sekarang berupa kertas maupun elektronik
d. Numerator, denumerator, definisi definisi operasional operasional dimodifikasi dimodifikasi e. Subjek pengumpulan data dat a diubah, diub ah, seperti perubahan umur rata-rata pasien, komorbiditas, perubahan protokol riset, penerpan pedoman praktek yang baru, atau teknologi baru dan metodologi baru pengobatan diperkenalkan/dilaksanakan. Prosedur validasi data a. Mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam pengumpulan data sebelumnya b. Menggunakan sampel statistik sahih dari catatan, kasus dan data lain. c. Sampel 100% dibutuhkan hanya jika jumlah pencatatan, kasus, atau data lainnya sangat kecil jumlanya. d. Membandingkan data asli dengan data yang yang dikumpulkan ulang. e. Kalkulasi akurasi dengan dengan membagi jumlah elemen data yang yang ditemukan dengan total jumlah data elemen dikalikan 100. Tingkat akurasi 90% adalah patokan yang baik. f. Jika elemen data yang ditemukan ternyata tidak sama sama dengan catatan alasannya (misalnya data tidak jelas definisinya) dan dilakukan tindakan koreksi. g. Koleksi sampel baru setelah semua tindakan koreksi dilakukan untuk memastikan tindakan menghasilkan tingkat akurasi yang diharapkan. 3. Analisis Data Indikator Data yang dianalisis yaitu: a. Data Indikator Kunci/Indikator Prioritas Indikator area klinis Indikator area manajemen Indikator sasaran keselamatan Indikator unit kerja b. Data Hasil Evaluasi Protokol Klinis c. Data Surveilance PPI d. Insiden Keselamatan Pasien: Sentinel, KTD, KNC e. Data dari bab PKPO (KNC, KTD dan sentinel) sentinel) Analisa data melalui grafik sangat membantuk dalam memperlihatkan perubahan apakah menuju perbaikan sesuai yang diharapkan. Analisis data dapat menggunakan alat statistik: Run Chart Bar Chart Control Chart Histogram Pareto Chart Sasaran dari analisis data adalah agar dapat dilakukan perbandingan bagi rumah sakit melalui empat cara yaitu: a. Dengan diri sendiri dalam dalam waktu tertentu, seperti dari bulan ke bulan atau dari tahun ke tahun berikutnya. b. Dengan rumah sakit lain yang sama seperti menggunakan data base referensi
c. Dengan standar, seperti ditetapkan oleh badan akredita akreditasi, si, ikatan ikatan profesional, atau menggunakan ketentuan yang ditetapkan dalam undang- undang atau peraturan. d. Dengan praktek-praktek yang diakui di kepustakaan sebagai pedoman praktek yang lebih baik atau paling baik. e. Perbandingan ini membantu rumah sakit memahami sumber dan sifat perubahan yang tidak dikehendaki dikehendak i serta membantu fokus pada upaya perbaikan. 4. Publikasi Data Agar diketahui publik, maka data dimuat di website rumah sakit atau dengan cara lain
BAB IV. DOKUMENTASI
Dokumentasi dalam pelaksanaan manajemen data unit adalah sebagai bukti adanya pelaksanaan dan tindaklanjut sebagai upaya peningkatan mutu pelayanan pada setiap unit RS. 1. Standar Prosedur Operasional (SPO) manajemen data terintergarasi 2. Kebijakan direktur tentang tentang system manajemen data rumah sakit 3. Rumah sakit mempunyai mempunyai regulasi regulasi sistem manajemen data program PMKP yang terintegrasi meliputi data indikator i ndikator mutu, indikator prioritas rumah sakit, data dari pelaporan insiden keselamatan, data hasil monitoring kinerja staf klinis, data hasil pengukuran budaya keselamatan pasien; 4. Integrasi seluruh data yang meliputi pengumpulan, pelaporan, analisis, validasi tidak terlepas dari fasilitas dan teknologi untuk menerapkan sistem manajemen data; 5. Untuk pengolahan data indikator mutu menggunakan sistem olah data sederhana yaitu dengan program Microsoft Excel dan atau program SPSS; 6. Publikasi informasi indikator melalui website websi te RSUD............ RSUD............
mutu
menggunakan menggunakan
teknologi
internet
Ditetapkan di : Tanggal
12
