Universidad de Oriente Núcleo de Anzoátegui Escuela de Ciencias Administrativa Cátedra: Análisis de Gestión Administrativa
Integrantes: Flores, Yesenia C.I Acosta Herlis C.I. Tabare, Rohosnieris C.I 15.515.240 Sección “30”
Barcelona, marzo 2006
INTRODUCCIÓN
El informe final de análisis de gestión administrativa representa una prueba tangible y confiable de la posición que tiene la empresa para el momento en el cual fue realizado dicho informe. La
importancia
administrativa
gira
de l en
informe
torno
a
final que
de
gestión
representa
un
instrum instrumento ento admini administra strativ tivo o donde donde la autorida autoridad d salient saliente e presenta a su sucesor un estado de los asuntos y recursos de la uni unidad dad para para fac facilit ilitar ar el cam cambio bio de dire direc ctore tores s o responsables en una forma ordenada y coherente con el principio de rendición de cuentas. Grac Gracia ias s a la real realiz izac ació ión n de este este info inform rme e fina finall se puede conocer las condiciones y posición que ocupa una empresa y por ende aplicar las medidas correctivas en caso de ser necesario, o por el contrario contribuir eficaz y eficientemente eficientemente al mejoramiento mejoramiento y desarrollo desarrollo de la misma, en un socie ocieda dad d tan tan exig exigen ente te en cuan cuanto to a gest gestiiones ones adm adminis inistr trat ativ ivas as y de cont contro roll se refi refier ere e com como la que que enfrentamos hoy en día. El profesional de la administración es el facultado para para elab elabor ora ar dic dicho info inform rme e ya que que su prep prepar arac aciión académica académica y conocimientos conocimientos tanto teóricos como prácticos prácticos le permiten llevar a cabo tan delicada y significativa significativa labor
como lo es la elaboración de un informe final de análisis de gestión administrativa.
PROPÓSITOS Y ALCANCE DEL INFORME DE ANÁLISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Dentro del principal propósito del informe final de análisis de gestión administrativa se encuentra servir como instrumento administrativo en el cual la autoridad saliente muestra a su sucesor cual es el estado de los asuntos y recursos de la unidad para facilitar el cambio de directores o responsables en una forma ordenada y coherente con el principio de rendición de cuentas así como también cual es la situación actual de la empresa u unidad en la cual se esta incorporando. Es por ello que la alta gerencia para el momento del informe conoce la verdad del funcionamiento de la empresa
bajo
su
responsabilidad,
a
través
de
las
conclusiones a que ha llegado el analista de gestión administrativa, previa realización de dicho informe y ponderando para su aplicación las recomendaciones recibidas,
como
resultado
del
trabajo
profesional
encomendado. Estas recomendaciones que con gran posibilidad de aplicabilidad serán la solución o el comienzo de la solución a las dificultades por las deficiencias en sentido
general
que
padece
su
representada,
su
unidad
económica, su empresa. En el informe se concentra la evidencia del trabajo profesional del analista de gestión administrativa por lo tanto su alcance se da mayormente en cuanto al resultado de su examen, contentivo de sus observaciones, así
como
a
los
aspectos
encontrados
de
mayor
significación y de las recomendaciones, las cuales deben ser constructivas y convincentes con la finalidad de superar
las
debilidades
que
sufre
la
institución
examinada.
ENUMERAR LOS COMPONENTES DEL INFORME 1. Introducción 2. Síntesis 3. Observaciones 4. Conclusiones 5. Recomendaciones 6. Anexos
EXPLICAR LOS COMPONENTES DEL INFORME La Introducción: Con esta se busca lograr una exponer con claridad una comprensión rápida de los asuntos planteados y de las soluciones propuestas, motivo por el cual, a los hechos mas importantes se le establece la prioridad debida. En este sentido el informe a su sola presentación debe motivar interés y además al ser leído debe tener poder
de convencimiento
con
información
veraz
y
objetiva, que las recomendaciones lleven implícitas las mejoras que se proporcionaran a al empresa, así como también promover le tipo de solución a las dificultades y que efectivamente exista la factibilidad de la oportunidad en la toma de decisiones.
Síntesis: El informe no debe contener exceso de detalles que afecte el concepto principal del mismo. El que sea conciso, no quiere decir que sea corto, sólo significa que sea breve y de ser más amplios, como puede suceder, de acuerdo a las circunstancias, es
importante
no
incluir
hechos
insignificantes,
impertinentes, etc. El informe que se dirige a la Alta Administración por lo regular es conciso y el que va a niveles de menor jerarquía
se presenta
generalmente
con
suficientes
detalles. Se aconseja la brevedad de los informes, por algunas razones, como por ejemplo: a)
Los
largos
causan
mala
impresión
por
su
inoperatividad. b) Informes largos causan malos comentarios. c) El hacer largo un informo puedo complicar alguna situación y hace dificultoso su análisis. d) Los informes largos dificultan, regularmente, una adecuada organización. e) El informe breve es menos costoso prepararlo y tiene mayor aceptación. f) El informe largo puede contener exceso de detalles insignificantes, intrascendentes.
También es necesario que para la síntesis se presente
con
simplicidad,
sino
no
habrá
cabal
comprensión de lo que en verdad queremos comunicar. Al existir lo simple y lo claro, estamos introduciendo sin dificultad, en la mente del lector del informe, lo que estamos queriendo decir. La falta de claridad, casi siempre da lugar a interpretaciones ilógicas que lo convierten en algo inútil, para que esto no suceda y logremos el objetivo de comunicar acertadamente a
la empresa
cliente,
el
Analista que elabora el informe evitará: -
Ser muy breve.
-
Incluir exceso de detalles.
-
El uso de lenguaje demasiado técnico, demasiado vago o demasiado florido.
-
El Analista debe emplear lenguaje que le sea familiar al lector, con palabras simples, sencillas.
Las Observaciones: Estas deben estar orientadas hacia la búsqueda de información necesaria para establecer y determinar el
escenario en el cual se encuentra la organización para el momento en el que se realiza dicha investigación, las observaciones para que tengan validez debe ser simple y claro a la vez que se presenten como la herramienta necesaria para realizar dicho informe. Es por ello que se presentan según la oportunidad que surge al realizarlo, por medio de las observaciones se pretende conocer en detalle cuales son las condiciones en las cuales se encuentra la organización así como también se comienza a vislumbrar las posibles soluciones a las fallas encontradas
Las Conclusiones Uno de los componentes de marcada importancia del informe final del análisis de gestión esta representado por las conclusiones donde los hechos y cifras, deben ser exacto, porque es esencial su exactitud; ya que no debe contener conceptos erróneos. La información tiene que ser digna de credibilidad y confiabilidad
y
estar
sustentada
con
evidencias
demostrables en cualquier oportunidad o circunstancia. Si el informe es inexacto lógicamente no tendría validez y el analista que lo presentó y su equipo humano
entraría en descrédito profesional y podría hacerse acreedor de sanciones civiles, penales y gremiales. Como es lógico suponer, en las conclusiones el informe
debe
basarse
en
evidencias
de
poder,
representadas en documentos que permitan comprobar la validez de las observaciones; las evidencias también pueden
ser
otros
elementos
de
juicio
objetivos
que
igualmente sean demostrables. La objetividad que se demuestre debe tener bien clara la diferenciación entre hechos, declaraciones y opiniones. Otro factor importante dentro de las conclusiones es el relacionado con la integralidad, es decir que estas deben ser integrales, no es recomendable emitir informes por separado de los especialistas que hemos contratado, el informe debe ser integral, conteniendo lodos los elementos que lo integran, desde la introducción hasta las recomendaciones; en este sentido, se poseerá una información completa en un solo instrumento.
Recomendaciones: Debemos redacción
a
cuidarnos
en
seguir
lo
de
todo
encabezamientos
largo de
las
igual el
observaciones
forma
de
informe;
los
deben
ser
llamativos y que conduzcan a la toma de decisión oportuna para la acción, por parle de la Alta Administración de la empresa cliente. El tono empleado en la redacción del informe debe ser constructivo, cortés, respetuoso y no debe haber conceptualizaciones que menosprecien los métodos que emplea la Alta Administración, para cumplir con la misión encomendada. Al indicarse las deficiencias existentes en las áreas examinadas es recomendable la omisión do nombres de personas involucradas en las dificultades encontradas. La empresa cliente contrata a los Analistas con determinada finalidad y el informe será útil, en la medida que contenga información relacionada con el convenio celebrado, de manera tal, que la empresa cliente pueda conocer su situación y tomar decisiones en función de las conclusiones y recomendaciones que reciba.
Anexos: Están representados básicamente por todas aquella anotaciones que realiza el analista de gestión durante el desarrollo de su investigación, los cuales son mejor conocidos como papeles de trabajo, donde propiamente el
analista de gestión ha realizado estudios basados en esos informes y cálculos y anotaciones donde se acumula la mayor cantidad de información antes de suministrar el informe a la gerencia
CLASIFICAR LOS TIPOS DE INFORMES La clasificación de los informes de análisis de gestión
viene
a
estar
determinado
por
la
gestión
administrativa a la cual se le aplica dicho análisis, es precisamente la gestión administrativa quien determina de manera efectiva lo que corresponde la clasificación, pero en líneas generales existen dos tipos de informe final de análisis de gestión el cual permite inferir que es esta una
posible
clasificación
aun
cuando
los
dos
son
diferentes en su estructura la esencia de su creación es la misma, dar a conocer la situación real de una empresa.
Esquema de informe de análisis de gestión tipo 1 -
Síntesis del Informe
-
Objetivos del Examen
-
Elementos de tecnicidad considerados en el Examen.
-
Sistemas de Procedimientos en aplicación.
-
Observaciones al Sistema en aplicación.
-
Sistemas de Normas y Procedimientos propuestos.
-
Colaboración del personal de la empresa cliente
-
Anexos
Esquema de informe de análisis de gestión tipo 2 Síntesis del Informe Antecedentes Conclusiones principales Recomendaciones principales Acción considerada por la empresa Introducción Antecedentes Objetivos Alcance Naturaleza de la empresa Observaciones
Por áreas Conclusiones y recomendaciones Por áreas Anexos
EXPLICAR LA DISTRIBUCIÓN DEL INFORME Es conveniente seguir un esquema uniforme en la preparación y redacción del informe, para que su presentación adquiera forma Standard y se pueda lograr una exposición con bastante claridad. No hay una estructura modelo, ya que se hace casi imposible que las observaciones puedan sor uniformes, más
si
consideramos
la
variedad
de
actividades
administrativas con alcances diferentes, lo cual impide o hace difícil que tenga una base inicial y final idénticas. Para lograr un esquema tipo, se pueden seguir los lineamientos siguientes Lineamientos del Esquema Tipo del Informe Esquema Tipo: Síntesis del Informe Objetivos del Examen Elementos de tecnicidad considerados en el Examen. Sistemas de Procedimientos en aplicación. Observaciones al Sistema en aplicación. Sistemas de Normas y Procedimientos propuestos. Colaboración del personal de la empresa cliente
Anexos
Síntesis Del Informe El encabezamiento del informe debe enumerar, sintéticamente su contenido y los hechos de mayor relevancia. La síntesis es una guía que al leerla se puede concluir con un conocimiento sucintó de la totalidad del informe.
Objetivos Del Examen Deben señalarse los puntos programáticos que se contemplaron y los aspectos de la tarea que se han tratado de cubrir. Los objetivos que se consideraron durante el examen se describen brevemente. Cuando hay tareas
especiales
que
no
han
sido
programadas
originariamente, se detallarán los propósitos y alcances del trabajo ejecutado.
Elementos
De
Tecnicidad
Considerados
En
El
Examen Se utilizados apreciar
deben
reseñar
en el análisis, la
profundidad
brevemente
los
elementos
su enumeración permitirá del
trabajo
ejecutado
e
igualmente verificar si hubo circunstancias que no se
contemplaron
adecuadamente,
en
estos
casos.
Se
señalarán las razones, así como la incidencia que pudieran tener en la solución propuesta al final.
Sistemas De Procedimientos En Aplicación Se enumeran los hechos actuados tal como sucedían en el momento del examen, las normas aplicadas y los diagramas secuenciales que responden a los hechos. La incorporación de este sistema al cuerpo del informe, nos permite compararlos con facilidad con las modificaciones que proponemos e indicar las ventajas y razones que las respaldan
Observaciones Al Sistema En Aplicación Es sólo un detalle de las fallas observables mediante la explicación de los inconvenientes que acarrean, en el orden de importancia. Su enumeración se hace con el objeto de que las recomendaciones propuestas para solución, sigan el mismo orden, de forma tal que cada observación tenga su recomendación.
Sistema De Normas Y Procedimientos Propuestos Debido a las fallas detectadas, los analistas hacen y presentan sugerencias; cubren las propuestas de mejoras,
con indicación de los métodos nuevos a implantar, quien los llevará a cabo, momento de su realización y el área responsable
de
la
tarea.
Las
ventajas
del
nuevo
procedimiento hay que describirlas. Cuando alguna de las recomendaciones
fueron
implantadas
durante
el
desarrollo del AGAD, el informe debe destacarlas como definitivas y puestas en práctica. Las recomendaciones que se hagan deben ser flexibles y adaptables, coordinando el sistema ideal con los elementos físicos y humanos do la empresa cliente. Las implantaciones se logran de acuerdo a la evolución mental de los responsables de los cambios propuestos.
Colaboración Del Personal De La Empresa Cliente Es factor fundamental del éxito del desarrollo del AGAD, lo colaboración del personal que labora en el área sujeta a examen, motivo por el cual debemos hacer lo posible por integrarlo a nuestro trabajo siendo este un paso que simplifica el trabajo de análisis de gestión administrativa
y
las implantaciones que
origen las
recomendaciones finales. Como medida saludable, en el informe se debe destacar la colaboración recibida y la responsabilidad aceptada por el personal para concretar las propuestas ya discutidas.
Anexos A manera de anexos, se adjuntan al informe gráficos, cuadros y la documentación necesaria que apoye las soluciones que recomendamos
CONCLUSIÓN Toda organización bien sea pública como privada tiene como objetivo fundamental obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un uso adecuado de sus recursos disponibles, por lo cual es indispensable el establecimiento de controles y evaluaciones de sus procedimientos a fin de determinar la situación real de la empresa, en función de plantear una efectiva toma de decisiones. Debido
al
dinamismo
que
rodea
el
ambiente
administrativo y las exigencias de un mundo cambiante, los entes públicos deben incorporar nuevas herramientas administrativas que le permitan hacer uso efectivo de los recursos propios o asignados. Todo esto en virtud de hacer más eficaz el proceso administrativo en cualquiera de sus fases. El
análisis
metodologías
de
que
gestión son
es
otra
utilizadas
de
para
las el
tantas proceso
administrativo. Se define como una técnica económica que identifica y pondera los factores que influyen en la realización de los objetivos que son planteados por una empresa, construyendo un modelo que se basa en el control técnico económico, el planeamiento y la toma de
decisiones. La realización de un informe final de análisis de gestión se puede llevar a cabo por medio de los siguientes pasos: recopilación de los datos físicos y económicos, imputación de egresos e ingresos y análisis de resultados.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS José Ruiz Roa. FUNDAMENTOS PARA EL ANÁLISIS DE
GESTIÓN ADMINISTRATIVA. Editorial Panapo. Caracas – Venezuela. 2004.
Informe Final Del Análisis De Gestión Administrativa
Componentes del Informe Final Del Análisis De Gestión Administrativa
Tipos del Informe Final Del Análisis De Gestión Administrativa
