Diva Andr Andr ade Waldomi ro Vergueiro Vergueiro
Aquisição Aquisição de m at eriais de inf orm ação ação
Andrade, Diva Aquisição de materiais de informação / Diva Andrade, Waldomiro Vergueiro. – Brasília, DF : Briquet de Lemos/Livros, 1996. Bibliografia. 1. Aquisição Aquisição (Bibliot (Bibliotecas ecas)) 2. Bibliotecas Bibliotecas – Serviços Serviços de aquisição aquisição I. Vergueiro, Waldomiro. II. Título. ISBN 85-86637-09-S
42 Como referenciar os capítul capítul os do livr o?
ANDRADE, Diva; VERGUEIRO, Waldomiro. informação . Página final
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Capítulo
Título
Página Inicial
Página Final
1
A aquisição: on de realmente começa
4
7
2 3
Organização do serviço de aquisição Modalidades de aquisição
8 17
16 18
4
Compra: atividades preliminares
19
45
5
Compra: procedimentos e execução
46
54
6
Especificidades da compra
55
67
7
Permuta
68
77
8
D o a ç õe s
78
86
9
Aquisição e ética profissional
87
92
10
O futuro da aquisição
93
1 02
Sumário
Introdução 4 A aquisição: onde tudo realmente começa Organização do serviço de aquisição 6 Responsabilidade pela aquisição 6 Manual de aquisição 7 3. Modalidades de aquisição 9 4. Compra: atividades preliminares 9 Previsão orçamentária 10 Aplicação de recursos 11 Modalidades de compra 12 Compras por licitação 12 Compras sem licitação 13 Compras por adiantamento 13 Organizando as sugestões para aquisição 13 Complement ntaação de dados bibliográficos 14 Verificação da existência do item solicitado 15 Seleção dos fornecedores 16 Quem sã são os fo fornecedores de de materiais de de informação Editoras 16 Livrarias 17 Agências e distribuidoras 17 Approval plans 18 5. Compra: procedimentos e execução 19 Pedidos de cotação e recebimento de faturas pro forma Controle de registros 20 Pagamento e contr ol ole de recebimento 21 Recebimento de material 21 Documentação fiscal 22 6. Especificidades da compra 22 Aquisição cooperativa 22 Publicações seriadas 23 Livros antigos e raros 24 Materiais audiovisuais 24 CD-ROMs 25 Histórias em quadrinhos 26 Literatura cinzenta 26 Outros materiais 26 7. Permuta 27 Publicações pró prias 27 Listas de duplicatas 28 Organização do serviço de permuta 29 Manutenção de arquivos 29 8. Doações 30 Doações solicitadas 30 Doações espontâneas 32 9. Aquisição e ética profissional 33 1. 2.
5
16
19
1 0. O futuro da aquisição 35 Aquisição automatizada 36 As publicações eletrônicas 37 Definição entre acesso versus posse dos documentos 38 1 1. Considerações finais 38 1 2. Bibliografia complementar 39 Livros 39 Periódicos 41 Listas el eletrônica cass de de di disc scuuss ssãão e pe periódicos el eletrôn ôniico coss 41 13.. 13 Anex An exoo 1 – De Decl clar araç ação ão de pr prin incí cíppio ioss e pa padr drõe õess pa para ra a pr prát átic icaa da aq aqui uisi siçã çãoo 42 1 4. Anexo 2 – Expressões empregadas nas atividades de aquisição 43 Introdução
Há muito tempo a preocupação com as atividades ligadas à aquisição de materiais de informação informação vem sendo uma constante constante junto aos autores deste deste livro. livro. De uma, por ter atuado na área durante boa parte de sua vida profissional como responsável pela organização e administração dos serviços de aquisição de urna grande biblioteca universitária. De outro, por fazer parte de suas preocupações acadêmicas, representando significativa parcela do conteúdo de uma das disciplinas que ministra a alunos de biblioteconomia e ciência da informação. Para ambos a aquisição tem-se mostrado sempre como um fascinante desafio intelectual. A proximidade de interesses fez com que o projeto de escrever um livro em colaboração aparecesse mais ou menos de modo natural. Assim, a idéia cresceu e criou raízes. Mais que tudo, fascinou-nos a perspectiva de unir uma visão de conteúdo marcadamente teórico, em que normalmente prevalece o ideal de perfeição a ser atingido, com o ponto de vista prático da profissional que vem testando suas idéias e possibilidades no desempenho diário, comprovando não só o que é necessário, mas também o que é efetivamente efetivamente possível possível de alc ançar quando quando consideradas todas as realidades diretamente envolvidas no desempenho de sua profissão. Mas que não se tenha dúvida: embora os sonhos e a paixão pelo assunto possam estar no âmago de suas motivações, os autores deste livro não hesitariam em co nfirmar a importância da aquisição para as instituições de informação. E ela que torna possível a concretização do que foi planejado de maneira ampla pelo desenvolvimento de coleções e definido especificamente pela seleção. É ela que transforma os planos d os bibliotecários em objetos palpáveis, manuseáveis e próximos de seus interessados. E ela que responde concretamente aos anseios da comunidade, na medida em que a privilegia nas suas práticas diárias. Entendemos que essa postura é também compartilhada por grande parte da literatura especializada de biblioteconomia e ciência da informação. Para comprovar isso, basta dar uma rápida olhada no número de artigos que nos últimos anos vem aparecendo, em âmbito internaciona internacional,l, sobre o assunto nas revistas da área, inclusive inclusive com o surgimento surgimento de vários títulos títulos dedicados especificamente à aquisição de materiais de informação. Esse interesse pelo assunto, sabe -se, não ocorreu por acaso: no mundo inteiro, os recursos destinados às bibliotecas e centros de informação para a compra de materiais informacionais cresceram muito menos do que o preço das publicações ou, em muitos casos, sofreram significativa redução. Esse fato é ainda mais agravado pelo aparecimento de novos tipos de documentos, documentos, nos nos suportes mais mais diversos, diversos, que devem estar estar presentes presentes no acervo das instituições, exigindo o comprometimento de parte significativa dos recursos orçamentários. Tomou-se primordial, para evitar um prejuízo irrecuperável ao ritmo de crescimento das coleções coleções e garantir que pudessem pudessem manter, no mínimo, o mesmo nível nível de qualidade qualidade anterior, anterior, que todos os procedimentos das atividades de aquisição tivessem sua eficiência maximizada. A literatura internacional demonstra muito bem esta preocupação, discutindo casos específicos, propondo novos modelos de organização e estrutura de serviços, questionando procedimentos tradicionalmente aceitos e apresentando alternativas de atuação mais eficientes. Isso significa que, ao contrário do que se poderia pensar, a preocupação com a aquisição de materiais informacionais tem crescido muito mais do que se esperava, evidenciando talvez um novo despertar dos profissionais de informação do mundo inteiro para a importância da questão.
E dentro desse contexto em ebulição que entendemos o potencial de um livro sobre aquisição de materiais de informação. Para as instituições que estão ingressando nessa nova era, ele poderá alertá-las para a necessidade de definir procedimentos que permitam garantir que as informações importantes estejam disponíveis disponíveis para os interessados se m as restrições em geral vinculadas ao suporte físico (ou seja, adquirir as informações sem adquirir o documento). Para as que ainda engatinham na tecnologia e têm pouca disponibilidade ou acesso às inovações, provavelmente a grande maioria das instituiçõe s informacionais deste país, poderá proporcionar formas mais eficientes para a organização de suas práticas ainda predominantemente manuais. E importante salientar que, em virtude de a experiência dos autores ter ocorrido, em sua quase totalidade, no setor público, este trabalho por certo deixará entrever esse viés na forma de abordar os assuntos. A problemática foi geralmente enfocada muito mais do ponto de vista de um profissional que atua na esfera pública do que de quem trabalha em uma instituição privada. Ao considerar, no entanto, o ambiente am biente de informação onde trabalhamos, acreditamos a creditamos ser perfeitamente possível a transposição de situações. As questões específicas da administração pública dizem respeito principalmente à compra de materiais, em geral reg ulada por procedimentos estritos, e isto não parece difícil de contextualizar. Na iniciativa privada as diretrizes costumam ser mais elásticas, deixando um espaço de manobra maior para o profissional. No entanto, embora os procedimentos específicos possam divergir, acreditamos que a questão é tão pertinente em uma como em outra área. A preocupação com a eficiência das atividades de aquisição não é, ou não deveria ser, privilégio apenas dos profissionais que atuam no livre mercado, ou seja, em empresas priva das. Poderíamos até afirmar que no setor público esta eficiência se faz ainda mais necessária, pois este país não se pode dar ao luxo de desperdiçar os parcos recursos que necessita destinar às atividades informacionais. Este livro livro foi elaborado elaborado na crença crença de que a busca sistemáti sistemática ca pela otimização otimização dos dos procedimentos de aquisição de materiais de informação, independentemente do local específico onde venha a ocorrer, é sempre um objetivo digno de ser perseguido. A aquisição: onde tudo realmente começa
Imagine-se um indivíduo comum passeando a esmo por uma das grandes bibliotecas do mundo, pasmo diante da imensidade de obras que foram durante séculos reunidas e organizadas nessa instituição, e que se encontram agora, com maiores ou menores restrições, dependendo do caso, à disposição do público. E provável que fique maravilhado diante da inventividade humana que gerou essas maravilhas do pensamento, agrupadas em um único lugar para prazer e usufruto de gerações inteiras de leitores. Dependendo de sua sensibilidade, sensibilidad e, essa pessoa poderá sentir-se diminuta diante da grandeza do conhecimento, e talvez até fique muda de admiração pelo quanto a humanidade caminhou nestes séculos todos. Mas também não terá a mínima idéia de quanto trabalho, suor e dedicação foram necessár ios para que aquela coleção específica pudesse tomar -se realidade. Ingenuamente, pensará que tudo foi acontecendo de maneira natural, os livros e outros materiais chegando à biblioteca quase que por determinação divina, encontrando seu caminho para as estantes como se para isso estivessem predestinados desde o início dos tempos. Imaginará que a sociedade estabeleceu mecanismos exatos para a conservação dos materiais informacionais. Talvez até acredite que esses mecanismos, tal qual um relógio perfeitamente perfeitamente sincronizado, sincronizado, façam com que grande grande parcela parcela do do imenso universo universo do conhecimento humano registrado, em qualquer tipo de suporte, possa encontrar guarida em alguma instituição da área de informação (bibliotecas, centros de documentação, arquivos, museus, etc.), garantindo assim o acesso no presente e a disponibilidade para as futuras gerações. Irá, talvez, em sua mente, idealizar um mundo perfeito onde a riqueza do conhecimento humano é espontaneamente preservada, sem que quaisquer elementos possam exercer influência contrária, pois para essa pessoa, talvez um cidadão comum sem grande bagagem de conhecimentos, que foi ensinada durante anos a ver na palavra impressa algo mais ou menos sagrado, o respeito ao saber sempre pareceu questão acima de qualquer dúvida. dúvida. E , infelizmente, pensando assim, não terá a mínima idéia de quão longe se encontra da verdade dos fatos.
Nós, profissionais da informação em geral, sabemos. Das dificuldades. Dos percalços. Da complexidade. Sabemos como as atividades ligadas à identificação e localização dos materiais são muitas vezes bem mais difíceis de serem realizadas do que podem parecer em uma primeira análise. Temos uma idéia bastante clara de como os materiais informacionais se perdem, às vezes de maneira totalmente irrecuperável, irrecuperável, to mando-se inacessíveis às legiões de potenciais interessados para quem se destinavam. Conhecemos muitos dos meandros dos mercados editoriais, entendendo claramente que a influência de fatores econômicos, culturais, políticos e sociais é muitas vezes maior d o que o desinteresse característico de quem apenas se preocupa com a preservação dos bens culturais. Sabendo tudo isso, temos condições de construir um referencial muito mais realista do mundo contemporâneo do que aquele desenvolvido pelo cidadão citado no parágrafo anterior, e podemos afirmar que, no que concerne a essa questão, este certamente não é “o melhor dos mundos possíveis”, como diria Voltaire... É dentro dessa visão de mundo que escolhemos o título deste capítulo, querendo afirmar que com a aquisição é que começa de fato a existir uma instituição destinada a preservar e divulgar as criações do conhecimento humano registradas em forma de livros, periódicos especializados, jornais, discos, filmes, vídeos, etc. Antes disso, ela existe existe apenas em essên cia. Daí a necessidade de executar todas as atividades da aquisição de maneira eficiente, garantindo que o planejado nas fases anteriores do desenvolvimento de coleções, principalmente as fases de elaboração da política e a atividade de seleção propriament propriament e dita, seja colocado em prática. À aquisição caberá um trabalho minucioso de identificação, localização dos itens e sua posterior obtenção para o acervo, qualquer que seja a maneira de tornar isto possível. E não é uma tarefa assim tão automática, pois, i nfelizmente para os profissionais, os títulos selecionados não se encontram acenando para eles ao dobrar da esquina, a gritar “olha eu aqui, olha eu aqui” e quase que implorando para serem adquiridos. Muitas vezes, realizar o trabalho de aquisição assemelh a-se a procurar uma agulha em um palheiro, tantas são as possibilidades existentes. É uma atividade que exige perseverança e atenção a detalhes, de maneira a evitar um descompasso entre o que foi escolhido primordialmente para aquisição e aquilo que afinal chega às mãos do usuário. Naturalmente, o nível de complexidade das atividades de aquisição varia segundo as características da instituição onde ocorrem. Imagina -se que a aquisição de de materiais em uma biblioteca especializada em física quântica ocorrerá d e maneira diferente da aquisição que se faz em uma biblioteca pública de um bairro de periferia. Na primeira, serão necessários cuidados especiais para a localização dos títulos e aquisição das edições exatas que foram selecionadas, pois a segunda edição d e um livro pode não representar, muitas vezes, um substituto aceitável para a terceira edição (ou vice -versa). Na biblioteca pública, isso talvez talvez não seja um aspecto muito importante, que exija atenção especial do profissional. Em ambos os casos, porém, porém, a preocupação preocupação com a eficiente eficiente organizaçã organizaçãoo dos processos deverá ser constante, garantindo-se que o item selecionado ingresse no acervo da biblioteca no menor tempo e ao menor custo possível de aquisição. As dificuldades pára isso ocorrer serão diversas, desde as ligadas à legislação que rege a compra de materiais em geral e de materiais bibliográficos em particular, tanto no setor público como na iniciativa privada, às relativas às condições da própria instituição, que definem, entre entre outras coisas, os responsá veis pela aquisição, a execução do pagamento dos itens (quando for o caso) e a prestação de contas depois de efetuadas todas as despesas. É importante, pois, tomar um cuidado especial com a organização dos serviços de aquisição, deixando bem claros a estru tura de tomada de decisões e o fluxo administrativo que as diversas atividades deverão seguir a fim de que sejam consideradas bemsucedidas. Continuaremos a discussão, portanto, com algumas considerações a respeito da organização do serviço de aquisição.
Organização do serviço de aquisição
A primeira pergunta que se faz quando se pensa na organização de um serviço de aquisição refere-se à área dos serviços de informação a que a aquisição deverá estar ligada. A
esse respeito, parece existir um consenso de que as atividades de aquisição deverão encontrar se próximas, na estrutura organizacional, das atividades de seleção de materiais. Em primeiro lugar, porque existe quase que uma continuidade de atuação entre as duas, a primeira dependendo diretamente da s egunda. Em segundo lugar, porque há toda uma série de instrumentos auxiliares que são utilizados por ambas as áreas. Além do mais, muitas vezes as decisões de seleção e aquisição encontram -se tão imbricadas que fica difícil afirmar quando se trata de uma o u de outra. Pense-se, por exemplo, no caso de um título que, durante o processo de aquisição, se descobre estar esgotado e deve ser substituído imediatamente por outro, de maneira que não se perca o recurso já alocado para ele. Neste caso, uma decisão rápi da será necessária, para que a substituição dos itens não acarrete prejuízos maiores para a instituição. Caso exista uma grande distância administrativa entre as atividades de seleção e de aquisição, exigindo consultas burocráticas a diversos funcionários ou superiores hierárquicos, a rapidez alcançada talvez não seja suficiente para o sucesso da operação. E a verba poderá ser perdida. O exemplo acima, em uma primeira análise, parece ser um caso extremo e talvez até mesmo o seja para uma grande parcela dos leitores. Na prática, no entanto, principalmente em grandes instituições do setor público, como universidades ou instituições de pesquisa largamente distribuídas pelo território nacional, onde a compra de materiais informacionais é realizada de forma centralizada, o excesso de burocracia faz com que muitas vezes se perca a possibilidade de utilizar determinadas verbas de maneira mais racional (mesmo considerando as vantagens que a centralização das aquisições pode oferecer em termos da realização de compras em grande quantidade, com conseqüente preço unitário menor). Quem compra não tem, muitas vezes, o poder para decidir quanto à substituição de itens eventualmente inexistentes no mercado, devendo reportar -se a diversos canais de decisão até obter uma resposta. Outras vezes, nem saberia como fazê -lo, pois não domina a complexidade da aquisição de materiais informacionais, comprando livros um dia, cadeiras no outro, periódicos num terceiro e vários tipos de artigos de papelaria antes que a semana acabe. (A especialização dos responsáveis pela aquisição de materiais informacionais, tema sobre o qual voltaremos a falar, parece ser sempre desejável...) Quando se trata de instituição onde as decisões de seleção são tomadas diretamente pelo bibliotecário-chefe, é aconselhável que a aquisição esteja ligada diretamente a ele, sem intermediários. Em instituições menores, onde muitas atividades tiverem que ser realizadas por poucas pessoas, é desejável que as decisões de seleção e aquisição sejam responsabilidade de um único indivíduo. Assim, a instituição terá maiores garantias de que o fluxo administrativo não se interromperá em momentos menos apropriados. Quando, no entanto, por algum motivo, não for possível assegurar a proximidade administrativa dessas duas áreas, s erá preciso adotar garantias para que não fiquem incomunicáveis ou não entrem em atrito. Imagine -se, por exemplo, o que aconteceria em uma grande instituição de informação com vários selecionadores e um único profissional responsável pela aquisição, se este profissional se desentendesse com um dos selecionadores e simplesmente se recusasse a dialogar com ele, inventando mil pretextos para não adquirir os materiais por ele selecionados (é sempre muito fácil arrumar razões para dizer não...). Eis por que os canais de comunicação entre essas duas áreas, seleção e aquisição, devem funcionar sem interrupções. Os prejuízos, tanto a curto como a longo prazo, são difíceis de calcular. Toda esta discussão enseja que se levante, em relação à aquisição, uma pergunta si milar à que se faz quanto à seleção: afinal, quem deve ser responsável pela aquisição dos materiais informacionais? É o que tentaremos responder a seguir. Responsabil idade pela aqui sição
Durante algum tempo, pensou -se que a aquisição de materiais informa cionais pudesse ser facilmente realizada por pessoas estranhas à profissão de bibliotecário. Afinal, costumava -se argumentar então, comprar livros e periódicos é o mesmo que comprar qualquer outra coisa; basta entrar em contato com o vendedor e efetuar a c ompra. Não haveria dificuldade maior. Ainda mais, dizia-se, por ser uma atividade de características eminentemente administrativas, seria suficiente apenas que o executor dominasse os procedimentos para a aquisição de materiais em geral e os aplicasse aos materiais de informação. No entanto, a experiência tem mostrado que as coisas não são tão simples assim. O mercado de edição e comércio de livros e documentos impressos em geral, para não falar dos
materiais audiovisuais, tem características próprias que o diferenciam dos outros mercados. É absolutamente uma falácia pensar, por exemplo, que adquirir livros é a mesma coisa que adquirir cadeiras para a biblioteca. Não é. Tanto para adquirir cadeiras como livros há necessidade de um conhecimento específico que antecede o processo de compra, visando à identificação precisa do que se vai comprar. Para cadeiras, é necessário saber se devem ter rodas, qual a altura, com ou sem braços, quais os fornecedores, etc. Para o material bibliográfico o mesmo acontece, exigi ndo-se também o conhecimento prévio e detalhado do que se quer comprar, a quais fornecedores se deve recorrer e como fazer para atingir esse objetivo da melhor forma possível. Além disso, os livros deverão ter uma especificação muito mais detalhada, envolvendo tanto os dados que dizem respeito a seu aspecto físico (tamanho, tipo de encadernação, edição especial ou não) como a seu conteúdo (assunto, autor, editor, etc.). Isto sem falar que, no caso de um livro, tem -se que obter o nome correto do autor, a edição desejada específica, o ISBN, etc. Isso significa que é necessário destacar para o trabalho de aquisição de materiais informacionais pessoas especializadas nesse trabalho. Quer dizer, pessoas que receberam educação formal sobre o assunto (os bibliotecár ios) ou que têm suficiente experiência na área, por terem atuado na aquisição durante grande parte de sua vida profissional (os técnicos). Pessoalmente, pensamos que os bibliotecários apresentam muitas vantagens sobre os técnicos, principalmente devido à s ua maior familiaridade com o mercado editorial, conhecimento detalhado do acervo e proximidade com o usuário, O importante é pensar na especialização do responsável pela aquisição de recursos informacionais. Esta, sim, deve ser privilegiada como condição primordial para a eficiência de todas as atividades. O contato permanente com o acervo, o conhecimento detalhado dos pontos fortes e fracos de cada um dos possíveis fornecedores a que se pode recorrer em cada caso, o uso correto dos instrumentos auxiliares disponíveis, o domínio da legislação pertinente à área são fatores de extrema importância para a realização de um bom trabalho de aquisição. E não se conquistam aleatoriamente, mas surgem a partir de um certo acúmulo de experiências. Quantos profissionais já não utilizaram uni fornecedor que depois se mostrou pouco confiável em determinadas áreas? Quantos já não cometeram erros na avaliação dos recursos que seriam necessários para a realização de determinadas compras porque deixaram de considerar detalhes da legislação? Quantos já não efetuaram pagamentos mediante uma simples garantia de entrega que depois se mostrou totalmente inútil? Quantos não estabeleceram convênios para permuta de materiais de informação, enviaram suas publicações e jamais receberam as que lhes haviam sido prometidas? Essas experiências, embora negativas, acabaram ensinando algo aos profissionais, lições que foram imediatamente aplicadas em casos similares e não ficaram perdidas no meio de dezenas de aquisições diferenciadas, como norma lmente acontece quando um departamento ou seção realiza aquisições da maior diversidade possível. Ponto para a especialização. À especialização poderíamos também acrescentar a necessidade de sistematização das atividades de aquisição, inclusive mediante o registro detalhado de cada um dos passos a serem seguidos nas diversas atividades envolvidas. E importante que se estipulem as diretrizes de atuação de maneira clara e objetiva. Isto pode ser feito com um instrumento administrativo denominado manual de aquisição. Manual de aquisição
Nomes não são importantes. O que chamamos ‘manual’ poderia muito bem ser chamado ‘diretrizes para aquisição’, ‘carta de aquisição’, etc. O importante é contar com algum tipo de documento que registre a forma como as atividades de aquisição de materiais de informação são realizadas no dia-a-dia, informando aos nelas envolvidos sobre todas as medidas que devem tomar para garantir que seus esforços tenham resultado positivo. Esse instrumento administrativo será de grande valia em todos os momentos, mas principalmente quando da integração de novos elementos à equipe do serviço de aquisição, proporcionando subsídios para que possam ter uma idéia clara sobre as atividades que deverão desempenhar. Neste sentido, o manual de aquisição p ode também representar um valioso instrumento para orientação e integração de novos profissionais à equipe de trabalho. Em todas as organizações geralmente existe uma certa rotatividade dos profissionais responsáveis pelas diversas atividades necessárias a seu funcionamento. Isto também acontece na área de aquisição de materiais de informação. É natural que alguns profissionais se
aposentem, mudem de função, sejam promovidos, deixem a atividade, enfim, busquem outros objetivos pessoais e profissionais. Por esse motivo, mais que lastimar sua perda, é importante criar mecanismos que permitam ao serviço de aquisição manter -se acima desses transtornos, sem ter de depender em demasia dos indivíduos. A preservação da ‘memória’ do serviço de aquisição, digamos assi m, deve ser garantida de maneira rotineira, incorporando -se ao fluxo normal de trabalho todas as decisões tomadas, ao mesmo tempo que se esclarecem as razões de sua ocorrência. Para atingir este objetivo, elabora-se um documento que sintetiza os principais procedimentos envolvidos na realização das atividades de aquisição. Este documento é o manual de aquisição. Como já se mencionou, muitas vezes a decisão de seleção dos materiais ocorre desvinculada de sua real aquisição. Isso acontece principalmente em in stituições de grande porte, onde os responsáveis pela decisão de seleção não são os mesmos que executam a aquisição. O selecionador muitas vezes não tem idéia muito clara sobre as dificuldades que possam existir na aquisição de determinados materiais de in formação. Da mesma forma, um usuário pode indicar obras não encontradas no mercado local, o que implica um demorado e às vezes dispendioso processo de importação direta ou a compra por intermédio de uma livraria especializada. Para o usuário, essas questões, ainda que representem complicações para o serviço de aquisição, não serão absolutamente relevantes, pois lhe interessa apenas ter o material à sua disposição, seja qual for o preço a ser pago. Já para os responsáveis pela aquisição, essas questões são extremamente pertinentes, pois podem representar não só um comprometimento desproporcional dos recursos disponíveis como também um processo de trabalho que exigirá maior atenção e esforço dos profissionais. Assim, é comum acontecer que muitos itens indicados pelos usuários, mesmo depois de aprovados pelo processo de seleção, deixam de ser efetivamente incorp&ados ao acervo devido à real impossibilidade de sua aquisição (inexistência no mercado quando da liberação dos recursos, material esgotado, preço superi or à disponibilidade orçamentária da biblioteca, etc.). E natural, nesses casos, que usuários que não conseguiram ver seus pedidos atendidos pelo serviço de aquisição se mostrem ressentidos. Em face disso, um manual de aquisição poderá significar um valioso instrumento para dirimir dúvidas e esclarecer a todos os interessados sobre as decisões tomadas, deixando evidentes os elementos que as influenciaram durante todo o processo de aquisição. O manual de aquisição, neste caso, desempenha um papel de relações públicas, tomando visível para todos os interessados a forma como as atividades de aquisição estão sendo realizadas e contribuindo para que se crie um clima de entendimento e compreensão. Seria talvez demasiada pretensão propor um padrão único para o manu al de aquisição, como se tal documento pudesse ter uma sistemática única a ser adotada por todas as bibliotecas e serviços de informação. E lógico que a forma como esse documento será organizado dependerá da realidade de cada instituição. Onde um documento sucinto for suficiente, um mais detalhado será desnecessário. A objetividade é o elemento principal para que se obtenha um produto útil às necessidades da biblioteca. Neste sentido, pode -se dizer que o manual de aquisição atenderá às suas finalidades se c onseguir informar aos envolvidos nessas atividades sobre os seguintes pontos: Quem são os responsáveis pela aquisição de materiais de informação em geral, inclusive quem responde pelo fluxo de pagamento e prestação de conta dos itens adquiridos por compra, pela decisão quanto à incorporação de doações ao acervo e pela definição das atividades de permuta e intercâmbio; Quais os procedimentos para organizar as sugestões de aquisição, de maneira a garantir que as prioridades estabelecidas para seleção sejam, na medida do possível, respeitadas pelos responsáveis pela aquisição; Quais os principais fornecedores utilizados pela aquisição nas suas atividades rotineiras, categorizando-os, se for o caso, segundo tipos de materiais e/ou áreas de conhecimento em que são mais fortes; Quais os instrumentos auxiliares utilizados para a obtenção de informações sobre os itens a serem adquiridos, tais como autoria, procedência, preço, etc.; Como está organizada a atividade de compra de materiais de informação, detalhando os passos necessários para a solicitação de materiais aos fornecedores (elaboração de listas de títulos, pedidos de compra, etc.), bem como os diversos instrumentos de acompanhamento e controle do material adquirido;
Como as atividades de permuta e interc âmbio estão organizadas, inclusive a sistemática para a avaliação do custo-benefício dessa forma de aquisição; Como se faz o pedido de obras por doação, inclusive modelos de cartas e ofícios e as principais instituições às quais a biblioteca normalmente s olicita a doação de materiais.
Além dos itens acima assinalados, deverão também fazer parte do manual de aquisição todos os casos que a experiência dos responsáveis pelas atividades de aquisição mostrou merecerem uma maior atenção, tais como materiais de instituições ou países específicos, obras raras, materiais especiais, etc. Em geral, pode -se dizer que todas as exceções às atividades normais de aquisição (as que se enquadram sem problemas no sistema de processamento definido para elas) obedecem a regra s próprias, que devem ser registradas para consulta no futuro, quando casos semelhantes voltarem a ocorrer. Neste sentido, o manual de aquisição adquire características de registro histórico das decisões tomadas pelos responsáveis por essas atividades. Por fim, é importante salientar a proximidade ou similaridade do manual de aquisição com outro instrumento característico doprocesso de desenvolvimento de coleções: a política de seleção. Algumas bibliotecas preferem agrupá -los em um único documento, visando a maior racionalização das atividades. Com relação a isso, cada profissional deverá pesar os prós e os contras de um único instrumento formal. A realidade de sua situação específica será o fator determinante de sua escolha. Qualquer que seja a opção adotad a, a prática acabará mostrando se a escolha feita foi a melhor.
Modalidades de aquisição
As opções para adquirir os materiais são basicamente três: compra, permuta e doação. Na prática, em uma situação normal, a opção que mais ocupa o tempo dos profiss ionais, exigindo atenção maior, é a compra. Isto é natural, pois as preocupações com a correta realização das compras não devem ser menosprezadas ou levianamente consideradas, sob pena de ter-se que enfrentar dificuldades futuras quanto à observação de pra zos e prestação de contas. Convém não esquecer que os bibliotecários, em um processo de aquisição por compra, são muitas vezes considerados legalmente responsáveis pela utilização dos recursos financeiros colocados à sua disposição. Cometer erros na aplica ção desse dinheiro pode ter conseqüências indesejáveis tanto para a instituição como para o próprio bibliotecário, que pode ser alvo de processo administrativo por malversação de verba. Em instituições vinculadas ao poder público, por exemplo, a má aplicação de dinheiro é considerada motivo suficiente para a instalação de processos administrativos que podem culminar até mesmo na demissão do profissional, para não mencionar eventuais conseqüências penais. Por todas as razões enumeradas, uma boa parcela deste livro é dedicada ao exame das questões referentes à aquisição de materiais de informação mediante compra. Em certo sentido, isto é bastante lógico, pois a sistemática da realização de compras é realmente muito mais complexa do que a empregada para gerenci ar a obtenção de materiais de informação por permuta ou doação. E preciso reconhecer que, na prática, a permuta e a doação são tratadas com muito menos empenho, se comparadas com a profundidade de tratamento exigida pela aquisição por compra. Isto não acontece em virtude de não exigirem o mesmo nível de esforço e comprometimento do profissional ou terem sua importância minimizada. Menos ainda, por serem consideradas estranhas ao âmbito de interesse da aquisição. E verdade que, no caso das doações, muitos profissionais, talvez por não exercerem um controle direto sobre a espontaneidade do ato, acabam permitindo que boa parte dessas atividades ocorram de maneira não estruturada. Isto, é claro, pode gerar um desvio indesejado em relação aos objetivos estabelecidos para o acervo, o que, por si só, já justifica o controle das doações. O mesmo se aplica às atividades de permuta. Nos capítulos seguintes serão examinadas as particularidades de cada uma das modalidades de aquisição. No caso da compra, para melhor ente ndimento, achamos interessante separar as atividades que precedem a realização da compra das que envolvem a compra propriamente dita e a posterior prestação de contas.
Compra: atividades preliminares
Dentre as diversas modalidades de aquisição, o proce sso de compra é sem dúvida o mais elaborado e trabalhoso, pois, além do gerenciamento dos recursos financeiros, envolve também toda uma série de atividades relacionadas com a identificação precisa do item a ser adquirido e o acompanhamento do recebimento d o material. Não admira, por isso, que a aquisição de materiais por compra, em todos seus aspectos, seja um dos assuntos mais debatidos na literatura especializada. Profissionais do mundo inteiro preocupam -se em encontrar formas mais eficientes para a realização dessa atividade, reduzindo os custos, racionalizando os processos administrativos e diminuindo o tempo necessário para a realização das tarefas. Geralmente, a organização de um processo de compra será tão mais complexa quanto maior for o volume da aquisição, tanto em termos de quantidade de itens quanto do montante em dinheiro a ser despendido. Por esse motivo, é necessário observar sempre alguns cuidados iniciais, de modo a obter, a longo prazo, uma homogeneidade de procedimentos. Bibliotecas que hoje possuem um orçamento pequeno para aquisição de materiais podem amanhã receber dotações inesperadas em grande volume e, caso não estejam devidamente preparadas para isso, encontrarão dificuldades para correta aplicação desses recursos extraordinários. Em tese, todas as compras devem ser realizadas a partir de um orçamento previamente elaborado, que permita uma visão precisa do montante de recursos com que se pode de fato contar. Na prática, no entanto, descobre -se que isso nem sempre ocorre. Por um lado, p orque o orçamento previsto para a aquisição dos materiais nem sempre encontra correspondência com os recursos efetivamente liberados, resultando, em geral, insuficiente para cobrir todas as necessidades definidas como prioritárias. Por outro lado, o orçame nto poderá sofrer cortes inesperados cabendo ao serviço de aquisição adequar as prioridades aos recursos financeiros realmente alocados. A regra geral para orientar as atividades de aquisição consiste em vincular a compra de materiais de informação a uma prévia definição de despesas. De acordo com essa orientação, será preciso definir, em seguida à previsão orçamentária, de que forma os recursos financeiros serão utilizados. A utilização dos recursos financeiros estará baseada em uma lista de sugestões para aquisição, previamente elaborada. A elaboração dessa lista requer muita atenção, pois será preciso verificar a exatidão dos dados bibliográficos e se os títulos indicados já fazem parte do acervo da biblioteca. Por fim, selecionam -se os fornecedores que participarão do processo de compra. Somente após a conclusão dessas tarefas é que tem início a execução da compra propriamente dita. Passemos, então, a um exame mais minucioso de todas as atividades que precedem a compra. Previsão orçamentári a
Quando vamos comprar alguma coisa, a providência inicial é sempre verificar se temos recursos financeiros disponíveis. Se isto é válido para a vida de cada indivíduo, configura -se ainda como mais verdadeiro para as organizações de qualquer natureza, que sempre devem obedecer a uma sistemática de controle de despesas, que exige que os recursos financeiros sejam previstos e aplicados da melhor forma possível, e que de sua aplicação se prestem as devidas contas. As bibliotecas e instituições de informação não estão exclu ídas dessa regra. Falando o óbvio: a provisão de recursos financeiros não acontece por intervenção divina, as verbas surgindo providencialmente no momento em que delas se necessita. Se a necessidade dos recursos não foi prevista, eles dificilmente irão apa recer. A elaboração do orçamento não pode ser vista apenas como mais uma entre tantas atividades burocráticas que os profissionais têm que desempenhar. Agir assim seria desperdiçar uma grande oportunidade. No caso específico da aquisição de materiais de in formação, elaborar a previsão orçamentária significa planejar os investimentos que deverão ser feitos para garantir a concretização dos objetivos estipulados para o acervo. Afinal, é lógico pensar que, se uma biblioteca apresentar um orçamento bem fundamen tado, terá maior credibilidade e aumentarão suas possibilidades de negociação. Disporá de uma arma a mais. E isso não é pouco.
Os orçamentos variam de biblioteca para biblioteca conforme as características institucionais de cada uma, bem como diferem segun do a proveniência dos recursos e a finalidade que lhes é destinada. Geralmente as bibliotecas recebem recursos provenientes do orçamento da instituição a que servem — os recursos orçamentários — e podem também contar com recursos externos, recebidos de div ersas outras fontes de financiamento, denominados recursos extra -orçamentários. A soma dos recursos orçamentários e extra orçamentários constitui o orçamento total. Os recursos orçamentários são vinculados à estrutura organizacional da instituição, estando disponíveis para serem aplicados durante o ano fiscal corrente (que nem sempre coincide com o ano civil). Caso esses recursos não sejam utilizados integralmente dentro do prazo estipulado, o saldo retorna à instituição fornecedora. No Brasil, como em outras partes do mundo, o fato de a biblioteca não utilizar integralmente todo o orçamento previsto é muitas vezes interpretado pela instituição mantenedora como uma comprovação de que os recursos não eram efetivamente necessários, tendo havido uma estimativa acima do que seria preciso. Uma possível conclusão é de que a biblioteca não necessitará de igual montante nos próximos anos e, assim, reduzir -lhe os recursos no futuro. Evidentemente, essa seria uma interpretação deturpada dos fatos, pois a não-utilização total da receita pode ser devida a uma melhor administração financeira, à sua racionalização, tendo como conseqüência uma economia de recursos. Muitas vezes a liberação das verbas ocorre tardiamente em relação ao tempo necessário para efetivação dos proce ssos de aquisição, resultando na impossibilidade da compra de todos os itens pretendidos. O custo disso, a médio e longo prazos, acaba sendo bastante alto, não apenas em relação ao numerário inicialmente desperdiçado, mas em relação a todos os outros custo s inerentes à aquisição dos materiais. Já os recursos externos ao orçamento da instituição, embora façam parte do orçamento total, não estão sujeitos à regra de que sejam aplicados no ano fiscal corrente, mas podem sofrer outras restrições, como, por exemp lo, estarem disponíveis para dispêndio de uma única vez ou a curto prazo, ou terem de se restringir aos itens discriminados pela instituição financiadora. A identificação de fontes de financiamento adequadas às características do acervo deve ser o critério principal na busca de recursos externos. Adquirir materiais informacionais não prioritários, simplesmente porque surgiu uma oportunidade de financiamento externo, pode significar um desperdício de esforços. Em muitos casos talvez seja mais vantajoso abrir mão desses recursos ou direcioná-los para outras prioridades da biblioteca. Há várias formas de captação de recursos externos: mediante convênios, projetos ou verbas suplementares, que podem ser buscados junto a entidades públicas ou privadas. Essas instituições, no entanto, costumam apoiar somente planos bem -estruturados e esse é mais um motivo para que as propostas orçamentárias sejam organizadas de modo coerente. A previsão orçamentária depende de instrumentos desenvolvidos pela própria biblioteca, por meio de uma avaliação constante de seu desempenho. Os registros históricos das despesas de anos anteriores, do que se comprou e do que se deixou de comprar, oferecem um excelente início para os estudos de previsão, na medida em que fornecem parâmetros a se rem seguidos em despesas futuras. Em seguida, busca -se levantar o custo médio dos materiais por categorias, observando: Diferenças de preços entre livros, periódicos e materiais especiais; Divergências existentes entre os preços de produtos nacionais e es trangeiros (inclusive as despesas com frete, tarifas de armazenamento, etc.); Desigualdade de preços de materiais em áreas específicas (obras da área de humanidades, por exemplo, são mais baratas do que as de ciência e tecnologia, do mesmo modo que as pub licações destinadas ao público infanto -juvenil são menos dispendiosas do que as destinadas ao público adulto).
Muitas vezes, é conveniente empregar também a combinação de diversas variáveis, como, por exemplo, o número de alunos, professores, cursos e pe squisas, médias de utilização do acervo por categorias de usuários, por assunto, etc., que proporcionam elementos para realizar boas projeções na elaboração da previsão orçamentária. A informação de que haverá aumento do número de vagas de um curso de grad uação em futuro próximo, por exemplo, é um elemento valioso para que se prevejam maiores investimentos nas aquisições destinadas à área desse curso. Da mesma forma, a previsão de
que um novo conjunto habitacional será construído em um bairro servido pela b iblioteca pública poderá ser levada em conta quando da distribuição dos recursos para aquisição nessa biblioteca. Além de auxiliarem no planejamento, tais informações mostram aos responsáveis pela distribuição dos recursos que as pretensões do serviço de i nformação se justificam com argumentos que revelam a existência de uma preocupação com o conjunto da comunidade a ser atendida, buscando estar em sintonia com o seu desenvolvimento. A avaliação dos resultados obtidos permite organizas futuras previsões e, o que é mais importante, sensibilizar os setores internos e externos da instituição para a captação de recursos. Outro ponto a ser destacado é que o custo total dos materiais não se resume apenas ao preço de sua aquisição. Existe a tendência de planejar os recursos destinados à compra dos materiais de informação sem levar em conta as demais necessidades que envolvem o processo de aquisição. Afinal, esses materiais precisarão ser armazenados, processados e encadernados, o que exige pessoal habilitado, além d e necessitar espaço, mobiliário, equipamentos, e serviços de manutenção apropriados. Portanto, sempre que possível é conveniente elaborar um planejamento que incorpore todos esses itens, sem os quais as finalidades da compra ficarão comprometidas. O planejamento da previsão orçamentária deve ser acompanhado de um cronograma de desembolso de recursos financeiros, baseado em definições claras das prioridades a serem atingidas. Nem sempre esse cronograma pode ser cumprido conforme as previsões. Por isso, é aconselhável realizar um acompanhamento constante, efetuando reavaliações freqüentes, de modo a detectar as possibilidades de compra e o remanejamento de itens não atendidos, para alocá-los em outros projetos ou novas oportunidades. Como já foi mencionado, a situação mais freqüente em relação à disponibilidade financeira é a de restrição de recursos para atender à demanda por materiais informacionais. Mas, se houver poucos recursos, a necessidade de saber gerenciá -los terá de ser redobrada. De acordo com os recursos financeiros disponíveis, a biblioteca estabelecerá o que deve ser comprado, como deve ser realizada a compra e quando deverá ser efetuada. As bibliotecas devem reivindicar, se ainda não o fazem, o gerenciamento de seus próprios recursos financeiros. Em princípio, ninguém melhor qualificado para fazer isso do que os responsáveis pela biblioteca, pois estão mais próximos do problema a ser resolvido, ou seja, a satisfação das necessidades de informação dos usuários por meio da aquisição dos materiais mais adequados para esse fim. Aplicação de recursos
Orçamento aprovado, recursos liberados, critérios de definição de prioridades adotados, cabe decidir como serão aplicados os recursos recebidos. Liberados os recursos financeiros, as verbas são separadas ou alocadas por categorias, de acordo com os critérios de definição de prioridades adotados anteriormente pelos responsáveis pela seleção, a fim de orientar as compras. Normalmente, a primeira providência é destinas a porcentagem relativa à compra de livro s e periódicos, que são sempre em maior número. Os periódicos comumente têm a preferência, devido à necessidade de garantir a manutenção das assinaturas. Isso não implica que a maior parte da verba seja destinada à compra de periódicos. Existem áreas, como a de humanidades, em que os livros podem ser mais requisitados do que os periódicos. O mesmo geralmente acontece em bibliotecas públicas. Mas é essencial reservar de antemão o montante da verba que será destinado aos periódicos, pois a continuidade da coleção é de fundamental importância.Uma outra medida necessária diz respeito à definição da porcentagem dos recursos que serão destinados à aquisição de material na praça e o que será adquirido por importação direta. Existem várias outras categorias que pode m ser empregadas pelas bibliotecas quando da alocação de recursos. Entre elas, destacam -se: Multimeios; Obras de referência e coleção básica; Duplicações essenciais; Complementação de coleções e reposição de obras perdidas ou danificadas; Obras raras, especiais, fora de comércio ou de valor aquisitivo elevado; Obras necessárias para áreas carentes ou emergentes;
Suporte à graduação, pós-graduação, pesquisa e extensão; Divisões administrativas (área de produção, vendas, recursos humanos, técnica, etc. ) Obras destinadas a públicos especiais (infantil, adultos, idosos, deficientes), entre outras. Dependendo do tipo de biblioteca e do montante de recursos, serão adotados um ou mais critérios ou a combinação de vários deles, sempre seguindo as orientações da política de desenvolvimento de coleções.
Modalidades de compr a
A aplicação dos recursos financeiros para execução das compras, isto é, como o dinheiro pode ser gasto, difere bastante nas organizações particulares e nas da administração pública. Quando se trata de pequenas quantias ou quando o trabalho de aquisição ocorre em bibliotecas particulares, a verba pode ser aplicada de maneira menos complexa, realizando -se a compra e pagando-se o valor devido diretamente ao fornecedor. Naturalmente, essa facilidade maior não dispensa os responsáveis pela aquisição de realizarem pesquisas de preços e levantamento de fornecedores, buscando as melhores condições para compra. Em órgãos da administração pública, a compra de quaisquer materiais deve obedecer a uma rígida legislação, que precisa ser devidamente entendida para sua adequada aplicação. A legislação brasileira, para fins de contabilidade pública, classifica o material bibliográfico na alínea de material permanente como outros bens e serviços. Estar nessa alínea significa equiparar livros e outros suportes da informação em geral a todos os outros materiais permanentes do mobiliário ao equipamento — tendo que realizar os mesmos procedimentos de compra que se efetuam para eles. Na administração pública, parte-se do princípio de que as compras devem ser precedidas de licitação, isto é, de um processo seletivo prévio junto ao mercado, para verificar e obter as melhores condições de preço, pagamento, qualidade do produto, prazos de entrega e outras especificações necessárias que atendam ao interesse público. Fora as exceções previstas por lei, essa regra deve ser seguida em todas as aquisições. Esta decisão em si não é um mal. Ao contrário, busca introduzir o processo competitivo na aquisição de materiais para o s erviço público, evitando a formação de monopólios e a prática de favorecimento ilícito. Ainda na administração pública existe o requisito de os recursos estarem previstos no orçamento (disponibilidade orçamentária), estarem liberados (disponibilidade finan ceira) e haver sido feito o empenho da despesa, ou seja, o comprometimento da importância destinada a honrar determinada despesa. Nenhuma despesa na administração pública pode ser executada sem que antes haja sido realizado o empenho da quantia respectiva, pois somente assim se tem a garantia de que o pagamento será efetuado. Para os objetivos deste livro, entendeu -se importante salientar as formas de aplicação de recursos mais empregadas na aquisição de materiais de informação na administração pública. A seguir, serão enfocadas as modalidades de aplicação de recursos acima mencionadas: Compras por licitação
Atualmente (meados de 1996), a legislação que rege os procedimentos para licitação é a Lei de Licitações e Contratos n° 8666, de 21/6/1993 (atualizada pela Lei n° 8 883, de 8/6/1994). 1 As modalidades de licitação previstas nessa lei são as seguintes: convite Tomada de preços concorrência concurso Leilão.
Dentre elas, o convite, a tomada de preços e a concorrência são as que dizem respeito diretamente à aquisição de material bibliográfico e é interessante que se conheçam as definições de cada uma, conforme apresentadas no artigo 22 da Lei n.° 8 666: Convite é a modalidade de licitação entre interessados do ramo pertinente ao seu objeto, cadastrados ou não, escolhidos e convidados em número mínimo de 3 (três) pela unidade administrativa, a qual afixará em local apropriado, cópia do
instrumento convocatório e o estender á aos demais cadastrados na correspondente especialidade que manifestarem seu interesse com antecedência de até 24 (vinte e quatro) horas da apresentação das propostas. Tomada de preços é a modalidade de licitação entre interessados devidamente cadastrados ou que atenderem a todas as condições exigidas para cadastramento até o terceiro dia anterior à data do recebimento das propostas, observada a necessária qualificação. Concorrência é a modalidade de licitação entre quaisquer interessados que, na fase inicial da habilitação preliminar, comprovem possuir os requisitos mínimos de qualificação exigidos no edital para execução de seu objeto. Essas três modalidades de licitação são também determinadas em função de limites de valores fixados pela administração federal/estadual, isto é, um teto específico para cada modalidade, a partir dos quais é obrigatório o convite, a tomada de preços ou a concorrência. Os limites são reajustados periodicamente e portanto devem ser revistos por ocasião de cada operação. Em bibliotecas da administração pública as modalidades de licitação mais freqüentes são o convite, utilizado principalmente para as compras de pequena monta, e a tomada de preços, aplicada quando o montante dos recursos ultrapassa o valor máximo permitido na mo dalidade de convite. A concorrência é realizada esporadicamente, pois se destina a compras de grande vulto, como as efetuadas por sistemas de bibliotecas universitárias ou agências financiadoras, quando fazem a aquisição simultânea para um grande número de bibliotecas, em compra unificada. As diferenças básicas existentes entre as modalidades de convite, tomada de preços e concorrência, como bem observou Mercadante, são o “teto na aplicação de recursos; número de participantes (fornecedores); requisitos de habilitação; publicidade do edital”. 2 O edital é o documento legal que rege a licitação, determinando o objeto da compra, os prazos de pagamento e recebimento do material, bem como as demais exigências para a realização da compra. Há casos em que a legislação permite a realização de compras sem que haja licitação. São os casos de dispensa de licitação e de inexigibilidade de licitação. Comp ras sem li citação
pode ocorrer em muitos casos, mas os que interessam mais de perto às bibliotecas e serviços de informação são: compras com valor inferior ao teto estabelecido, isto é, quando o valor não alcança o limite previsto na modalidade de convite; quando não tiverem acudido interessados a uma licitação anterior, mantendo -se então as demais condições preestabelecidas no processo de licitatório; e, quando da aquisição de bens produzidos por órgão ou entidade que integre a administração pública (neste último item, podem ser consideradas as publicações de universidades e órgãos públicos estaduais e fed erais). A dispensa de licitação
A inexigibilidade de licitação ocorrerá quando houver inviabilidade de competição, ou seja, inexistirem condições suficientes para estabelecimento da livre concorrência. Na compra de material informacional, isso ocorre quando da aquisição de mate riais que somente possam ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial que detenha exclusividade do produto ou material a ser adquirido. Estão incluídas neste caso as compras diretas de editores, publicadores ou distribuidores exclusivos. Compras por adiantam ento
As compras por adiantamento são destinadas às aquisições que, por sua natureza ou urgência, não possam aguardar os procedimentos normais de licitação. O adiantamento prática também conhecida como verba de pronto pagamento ou sup rimento de fundos é um valor fornecido pela administração, depositado em conta bancária em nome de servidor credenciado da biblioteca, que executará as compras e o pagamento diretamente ao fornecedor.
Esse recurso é geralmente utilizado quando se tem urgên cia na aquisição de itens de pequeno valor, para a aquisição de material de órgãos públicos ou de material com exclusividade de distribuição. O adiantamento não dispensa a licitação, se o valor ultrapassar o teto estabelecido para a modalidade convite. O responsável pela aquisição deverá identificar quais são as modalidades de compra mais adequadas para o tipo de material de informação de cada aquisição específica, visando a obter os menores custos financeiros e operacionais possíveis, bem como garantindo a qualidade e presteza dos serviços de aquisição. Organizando as sugestões para aquisição
O processo de aquisição baseia -se em sugestões ou pedidos provenientes de várias fontes. Geralmente os pedidos são feitos’ pelos usuários ou encaminhados pelo própri o pessoal da biblioteca responsável pela seleção. Outras fontes importantes de sugestões de aquisições são os demais setores da biblioteca, como os de referência, atendimento ao público, empréstimo entre bibliotecas, etc., que fornecem indicações sobre mat eriais que são muito procurados pelos usuários, mas inexistem no acervo, bem como apontam falhas e indicam a necessidade de aquisição de mais de um exemplar de um mesmo título. Essas sugestões são reunidas e organizadas, formando as listas ou bases de dado s de demanda pretendida, que irão constituir a base do processo de aquisição. A organização das sugestões contribui para que somente seja adquirido material realmente indispensável e dentro da disponibilidade de recursos financeiros. Segue -se uma rotina comum a qualquer tipo ou tamanho de biblioteca, que compreende três fases principais: complementação dos dados bibliográficos, recorrendo -se a fontes bibliográficas apropriadas; verificação da existência do item pedido na biblioteca ou se já foi encomendado , a fim de evitar duplicações desnecessárias; seleção dos fornecedores que apresentem melhores condições de atender ao pedido.
A seguir, cada uma dessas fases, para que sejam mais bem compreendidas, será enfocada com maiores detalhes. Complem entação de dados bibliográfi cos
As solicitações para aquisição encaminhadas pelos usuários chegam à biblioteca de maneiras variadas e nem sempre de forma muito convencional. Geralmente as bibliotecas oferecem um formulário próprio para pedido de aquisição, que contém todos os dados necessários para identificação do item solicitado. Mas as sugestões podem também ser feitas pessoalmente, por meio de indicações feitas em catálogos de editoras ou listas de qualquer natureza, ou mesmo, como comenta Evans, 3 “em simples anotações feit as num guardanapo de papel”. São muito comuns os pedidos em que, antes de se decifrar o autor ou o título, é preciso decifrar a letra do requisitante. O formulário de pedido constitui o meio mais comum de apresentar sugestões para o desenvolvimento do acervo. Normalmente esse formulário varia de acordo com o tipo de biblioteca para a qual foi elaborado, mas, em geral, requer que seja preenchido com as seguintes informações: identificação do item: autor, título, edição, local, editora, ano de publicação, sér ie ou coleção, acrescentando, sempre que possível, informação referente ao ISBN (International Standard Book Number ) ou ISSN ( International Standard Serial Number ), que são números exclusivos da publicação, evitando que ela seja confundida com outra; identificação do solicitante: nome e categoria do requisitante, departamento ou área (nos casos de bibliotecas universitárias ou especializadas), etc; data do pedido.
Além dos dados acima citados, o formulário de sugestões utilizado em bibliotecas universitárias costuma também incluir áfinalidade a que se destina o item sugerido, ou seja, se é para atender às atividades de pesquisa, graduação, pós -graduação ou extensão, bem como a
indicação do grau de prioridade para aquisição, que constitui uma informação v aliosa para adequação das disponibilidades financeiras. Atualmente, em algumas bibliotecas, esse processo já é realizado por meio de programa informatizado, sendo possível encaminhar as sugestões de compra diretamente à base de dados da biblioteca. Apesar de o formulário solicitar ao requisitante que coloque todas as informações necessárias para a correta identificação do item, poucas serão as vezes em que seu preenchimento se fará de modo correto e completo. E nem sempre isso acontece por descuido do usuário. Mesmo informações retiradas de catálogos de editoras, por exemplo, que teriam uma probabilidade maior de estarem corretas, muitas vezes não trazem o ISBN/TSSN (particularmente nos catálogos de editoras brasileiras) ou outras informações consideradas essenciais. Outra dificuldade refere-se à forma como o material é referenciado, conhecida no meio bibliotecário como entrada principal. Muitas vezes há confusão entre a entidade publicadora e o nome do autor e o da coleção ou série, devido ao fato de um dele s ser mais conhecido, sendo necessário um verdadeiro trabalho de investigação para se obter a entrada correta. Lembramos, por exemplo, o caso de uma coleção de 254 volumes que foi solicitada duas vezes, uma como Rerum Britannicarum Medii Aevi Scriptores e a outra como Rolls Series. Rerum Britannicarum Mcdii Aevi Scriptores. Por muito pouco não foi adquirida em duplicata... Freqüentemente um item ora é solicitado pelo nome do editor, como se este fosse o autor da obra, ora apenas pelo título, constando como sem autoria, e ocasionando dois pedidos aparentemente diversos. Em caso de coleções ou obras antigas, isso é muito comum. O mesmo se dá em relação aos títulos de periódicos, quando precedidos das palavras Journal Review ou Revista, por exemplo, e que não s ão consideradas pelo solicitante (ou, ao contrário, o solicitante acrescenta o termo por sua conta, quando na realidade não existe). No caso de periódicos, também é comum o usuário tomar a abreviatura de um título como se fosse o título real e completo. É o caso, por exemplo, do Journal of the American Verterinary MedicalAssociation, muitas vezes mencionado como JAVMA . Merecem particular atenção as mudanças em títulos de periódicos que sofreram interrupção, o que também ocorre com relativa freqüência. Um me smo título pode ter versões em idiomas diferentes, o que gera confusão em uma lista em ordem alfabética, como é o caso do periódico Actualité Terminologique , que é o mesmo que Terminology Update . Os casos apontados no último parágrafo referem -se apenas a uma pequena parcela de situações em que um pouco de desatenção por parte do bibliotecário pode resultar no dispêndio de verbas muitas vezes bastante vultosas (alguém aí tem idéia de quanto custa um obra especializada de 254 volumes?...). E pode implicar até mesmo a obrigatoriedade, perfeitamente dispensável, de manter obras em duplicata no acervo, com todos os custos adicionais que isto representa. Considerando-se a escassez de recursos financeiros com que as bibliotecas e serviços de informação em geral se defrontam, não estar atento às muitas armadilhas presentes na atividade de aquisição acaba representando um custo adicional indesejável. Por isso, embora seja uma atividade monótona e repetitiva, a verificação minuciosa de cada uma das sugestões recebidas não pode ser considerada de menor importância. Para a complementação de dados incompletos, imprecisos ou faltantes, recorre -se à pesquisa em catálogos de editoras, bibliografias, obras de referência e demais instrumentos especializados. A Bibliografia Brasileira , publicada pela Biblioteca Nacional, as publicações da Câmara Brasileira do Livro, o Catálogo Brasileiro de Publicações , da Livraria Nobel, são alguns exemplos de obras úteis para obter dados bibliográficos. Quem tem acesso a bancos de dados cooperativos como o BIBLIODATA/CALCO, da Fundação Getúlio Vargas, DEIJALUS, da Universidade de São Paulo, ou o CDROM UNIBIBLI, das universidades estaduais paulistas (USP, UNESP e UNICAMP) entre outros, tem maiores condições de sucesso. Quanto às publicações estrangeiras, são recomendados para a pesquisa sobre livros o Books in print, que traz a relação de livros editados em língua inglesa disponíveis no mercado, além de obras similares de outros países, como, por exemplo, Libros españoles en venta (Espanha), Les livres disponibles (França), Gertnan books in print (Alemanha), e Catalogo dei libri in commercio (Itália), para apenas citar alguns. Para periódicos, uma das obras mais utilizadas é o Ulrich‘s International Periodicals Directory , que apresenta a maioria dos títulos de publicações seriadas editadas no mundo. Agências internacionais especializadas no fornecimento de periódicos publicam catálogos que
também podem auxiliar na complementação dos dados bibliográficos. A maioria destes instrumentos já se encontram disponíveis no mercado em suporte eletrônico. Os sistemas de comunicação eletrônicos atualmente disponíveis, como a Internet, permitem a consulta direta aos OPACs ( online public access catalogs ) de bibliotecas de todos os tipos, além dos catálogos em linh a de livrarias, agências e editoras, nacionais e estrangeiros, reduzindo, com muita vantagem, o tempo para obtenção de informações. A consulta, via Internet, a livrarias virtuais, como, no Brasil, a BookNet (http://www.booknet.com.br) pode resultar na obte nção de dados essenciais de livros brasileiros correntes. No exterior, há livrarias que dispõem de catálogos com centenas de milhares de títulos de obras disponíveis, como, por exemplo, a Booksite (http://www.booksite.com), Amazon (http://www.amazon.com) e a Intemet Bookshop (http://www.bookshop.co.uk). Verifi cação da existência do it em solicitado
Após a complementação dos dados das solicitações, parte -se para a verificação da existência ou não do item no acervo ou se está em processo de compra, isto é, s e já foi encomendado ou faz parte de alguma outra lista de pedidos, a ser adquirida com recursos financeiros de outra origem. Inicialmente, faz-se a conferência nos catálogos ou bases de dados da biblioteca, para confirmar se a obra já existe no acervo; ca so exista, determina-se se há necessidade de adquirir exemplares adicionais e qual a prioridade em relação às demais aquisições, em caso de limitação de recursos. E desejável também verificar a existência da obra em bibliotecas próximas, de fácil acesso, que possam funcionar como uma alternativa à posse física do material. A pesquisa nos catálogos ou bases de dados requer cuidados redobrados. Há a possibilidade de a obra existir em tradução e não ser necessário possuir o original. Outras vezes, o original é essencial, ou é conveniente possuir a obra em várias traduções. O mesmo acontece com edições diferentes de um mesmo título realizadas por editoras diversas, pois podem conter comentários, prefácios e introduções peculiares a cada uma delas, talvez de grande importância para o usuário. As mesmas precauções com as entradas principais ou entradas por organizadores ou coordenadores ( editors, em inglês) ou entidades corporativas devem também ser observadas nesta etapa do trabalho. Cuidados especiais devem ser t omados em relação a subtítulos que podem confundir-se com os títulos, e que dificultam as pesquisas (por exemplo: Portrait of a life: Oscar Wilde , solicitado como Oscar Wilde ). Os nomes de autores individuais também podem dar origem a confusões e, por isso , exigem certa atenção. Há o caso, por exemplo, dos nomes próprios espanhóis que às vezes são indicados como se fossem nomes portugueses (por exemplo, Lorca e não García Lorca (forma correta); Gasset e não Ortega y Gasset (forma correta). Outro problema su rge com as grafias alternativas dos nomes de autores, dependendo da língua do texto (Platão/Plato/Platon; Espinoza/Espinosa/Spinoza; Zeami/Se -Ami). Armadilhas semelhantes são criadas por nomes de instituições consideradas como autores coletivos. Como se disse, evitar duplicações desnecessárias não implica somente os custos duplicados da compra da obra, mas também do processamento técnico, do armazenamento e até do tempo e trabalho despendidos na realização de um eventual descarte. Magrill & Corbin 4 comentam que o custo da pesquisa de verificação de um item pedido equivale ao preço de uma duplicata. No entanto, apesar de trabalhosa, essa pesquisa é de fundamental importância para a eficiência da aquisição. Seleção dos for necedores
Um dos fatores que mais contribuem para a realização de boas compras é o contato com livrarias, editoras e agentes especializados. Trata -se de processo contínuo de acompanhamento que envolve, além do manuseio de catálogos e publicações especializadas, o conhecimen to pessoal das fontes de venda e seus representantes. Além dos instrumentos de referência tradicionalmente utilizados, como guias de editoras, listas especializadas e bibliografias, é conveniente ter sempre à mão um cadastro de livrarias, editoras e agências com que se mantêm contatos mais freqüentes.
Esse cadastro deverá ser atualizado constantemente, mantendo -se as informações da forma mais completa possível, com endereço, telefone, fax, endereço eletrônico e nome da pessoa que atua como contato com os cl ientes. Será útil não apenas para a fase inicial do processo de compras, quando da solicitação dos pedidos, mas também quando, após a chegada do material, constatam-se, muitas vezes, irregularidades nos envios e há necessidade e se reportar aos fornecedores. Os catálogos de editoras e livrarias são peças fundamentais para o trabalho de aquisição. Permitem a obtenção de dados mais completos sobre autores e títulos, bem como de outras informações importantes, como o preço e o ISEN ou ISSN. O bibliotecário dev e solicitar os catálogos referentes a sua área de atuação e mantê -los sempre à disposição dos usuários, para que possam ficar a par do que está sendo publicado e, assim, fazer indicações para melhoria do acervo. Decidir com quais fornecedores se vai trabal har depende muito da área de especialização desejada. Há fornecedores que trabalham melhor em áreas especializadas, como as de ciências humanas, ciências exatas, ciências biológicas, etc. Alguns têm maior experiência com o fornecimento de livros técnicos, enquanto outros especializam-se em obras para públicos específicos, como, por exemplo, o público infanto -juvenil. Existem fornecedores especializados em edições esgotadas ou em obras raras. Todas essas peculiaridades precisam ser dominadas pelos profissionais da aquisição. E também importante possuir um canal de comunicação com os colegas de profissão e mantê-lo permanentemente aberto, de maneira a informar -se a respeito do serviço que lhes foi prestado por determinados fornecedores. Além disso, convém soli citar orçamentos de fornecedores diferentes, comparando preços, prazos de entrega, descontos oferecidos, condições de possíveis reclamações, etc. É também essencial certificar -se sempre da idoneidade das firmas com as quais se deseja trabalhar, avaliando c onstantemente os procedimentos dos vendedores com os quais se trabalhou em anos anteriores. Essas precauções devem ser tomadas não só para compras de poucos itens ou itens individuais, mas principalmente quando se tratar de uma grande quantidade de itens o u de áreas bastante variadas. Nas compras realizadas por instituições governamentais, como já foi esclarecido anteriormente, a partir de um determinado teto, de valor não muito expressivo e alterado periodicamente, é exigida a realização de licitação, quan do várias firmas participam de um mesmo processo de compra. Cabe ao bibliotecário informar aos órgãos responsáveis pela licitação quais as empresas em condições de oferecer melhores serviços e quais são as mais adequadas àquela compra específica, bem como alertá-los sobre firmas pouco confiáveis. Quem são os fornecedores de materi ais de inform ação
Até agora falamos de fornecedores ou vendedores, sem especificar quais os tipos de empresas que podemos encontrar atuando no mercado. Podem ser agrupadas em dif erentes categorias de fornecedores de materiais de informação: editoras, livrarias, agências e distribuidoras Outra possibilidade é oferecida pelos approval plans , que, embora não constituam uma categoria de fornecedores, serão tratados nesta mesma seção. Editoras
São as instituições responsáveis pela edição das publicações. As vezes também realizam a venda de suas publicações diretamente ao consumidor. As vantagens da aquisição diretamente na editora dependerá em muito da quantidade de itens que ela pode fornecer e quantos a biblioteca está interessada em adquirir. No que tange às edições feitas no mercado nacional, as vantagens parecem ser bastante evidentes, pois as editoras costumam oferecer descontos e muitas vezes são praticamente o único fornecedor (principalmente de periódicos científicos, que têm pouca distribuição fora de seu próprio meio). Quanto às publicações estrangeiras, convém pesar com bastante cuidado as vantagens e desvantagens de realizar a compra diretamente na editora. Nas compras dire tas, portanto, sem intermediários, o preço a ser pago é sempre o preço de capa, a que torna os custos menos elevados. Convém, porém, atentar para os custos do frete. Pela mesma razão, ou seja, a
ausência de intermediários, os prazos de fornecimento de mate rial, bem como para as reclamações e reposições são mais reduzidos. As desvantagens da compra direta estão principalmente relacionadas ao maior volume de correspondência, pois há necessidade de se entrar em contato com cada um dos editores. Além disso, deverá existir um maior controle no gerenciamento dos pedidos: quanto maior o número de editores com os quais se deve contatar, maior a complexidade de atividades de controle. As taxas bancárias para remessa de numerário para o exterior, considerando -se cada editora individualmente, constituem também um fator que afeta negativamente as compras diretas. É importante salientar que algumas editoras não aceitam encomendas que lhes sejam feitas diretamente, preferindo vender seus produtos por meio de intermediários . Por outro lado, em casos mais raros, existem também editoras que só realizam vendas por ordem direta, recusando-se a trabalhar por intermédio de distribuidoras ou agências. Nesses casos, não resta ao responsável pela aquisição senão seguir a política da editora, ainda que isso não seja vantajoso. Livrarias
São empresas que vendem a varejo, diretamente ao consumidor, o produto das editoras. As livrarias de maior porte costumam ter em seu estoque uma grande variedade de títulos em diferentes assuntos, o que facilita a compra quando se tem um pedido com inúmeros títulos também sobre vários assuntos. Em geral, as livrarias mais populares, como as que pertencem a grandes redes, mantêm em seu estoque as edições mais recentes, optando por trabalhar com os últimos lançamentos e novidades que lhes garantam mais rápido retomo financeiro. Existem, no entanto, tipos distintos de livrarias, que procuram atender a uma clientela diferenciada, especializando-se por: assuntos: informática, arte, medicina, etc.; edições de determinado país: França, Grã -Bretanha, Portugal, etc.; materiais em determinado idioma: língua francesa, inglesa, espanhola, etc.; edições fora de comércio ou de segunda mão, também conhecidas como sebos; obras raras e especiais: manuscritos, mapas a ntigos, edições personalizadas, etc..
O conhecimento aprofundado das livrarias e o bom relacionamento com seus responsáveis produzem resultados bastante satisfatórios, não só para a obtenção de descontos mas também no auxílio à decisão sobre a aquisição de novos títulos ou para localizar títulos que não mais estejam em catálogo. A grande vantagem da compra em livrarias é a rapidez do processo. A proximidade física da livraria evita uma série de procedimentos burocráticos, o pagamento é feito contra entreg a e, se houver alguma reclamação posterior, por erro no pedido ou na entrega, toma -se mais fácil fazer uma troca ou algum acerto. A aquisição de obras estrangeiras no mercado interno, junto a livrarias especializadas, muitas vezes é mais compensadora em te rmos de custo-benefício do que a importação direta: quando a livraria já possui a obra em estoque, sua entrega é imediata, enquanto que um item comprado no exterior pode levar até mais de três meses para chegar à biblioteca. Além disso, elimina-se a necessidade de correspondência entre comprador e vendedor. Nem sempre é possível tirar maior proveito das facilidades proporcionadas pela compra direta em livrarias. Muitas vezes, principalmente em bibliotecas vinculadas à administração pública, há necessidade de licitação. Serviços de informação da iniciativa privada encontram menores dificuldades quanto a isso. Agências e distri buidoras
São empresas especializadas no fornecimento de materiais de informação produzidos por um número variado de editoras, funcion ando como intermediários entre estas e os compradores. Existem empresas nacionais que prestam esse tipo de serviço, principalmente na importação de material estrangeiro, bem como uma variedade de firmas internacionais, algumas com representação no Brasil. As agências, diferentemente das editoras, que só vendem o material que publicam, e das livrarias, que em geral só mantêm em estoque as publicações mais recentes, estão aptas a conseguir uma grande quantidade de material proveniente das fontes mais diversas , independentemente da editora ou data de publicação, dentro das limitações do mercado.
Como todos os demais fornecedores de material de informação, muitas agências também atuam em áreas especializadas. Existem as que só trabalham com periódicos, outras qu e só comercializam livros. Umas têm preferência por países ou continentes, outras especializam -se em fornecer materiais de editoras universitárias. Existem as que trabalham em áreas específicas do conhecimento, como medicina, engenharia, etc. Há também agê ncias especializadas em obras raras, antiguidades e reimpressões fac -similares de obras esgotadas, inclusive manuscritos e incunábulos. Quando se seleciona bem a agência, aumentam as probabilidades de se adquirir uma boa proporção do material encomendado. E conveniente estar sempre alerta para o fato de que há agências que cotam todos os títulos e depois não fornecem uma grande parte deles, do que resultam créditos difíceis de liquidar, quer devido à falta do material, quer devido à prestação de contas junto à entidade pagadora. Nos casos de licitação, é necessário tomar cuidado com as cotações muito inferiores as dos demais concorrentes, pois isto pode indicar uma subestimação do preço real do material. Ganha a licitação, a agência dificilmente consegue fornecer os títulos cotados. Na literatura referente a aquisição encontram -se vários estudos, realizados principalmente nos Estados Unidos e Inglaterra, que confirmam ser mais econômico realizar grandes compras por meio de agentes. A experiência brasileira ap resenta também resultados favoráveis à aquisição por intermédio desses fornecedores. Uma das grandes vantagens da aquisição por intermédio de agentes diz respeito ao pagamento, que pode ser efetuado em uma única moeda, normalmente o dólar norte americano, mesmo quando se trata de publicações de diferentes países. Isto significa uma grande economia de processos administrativos e tempo do pessoal responsável pela aquisição, reduzindo o número de procedimentos necessários para efetuar a transação bancária. As agências cobram uma taxa ou comissão de serviço sobre o valor da mercadoria, inclusive o frete. Esta taxa pode estar embutida no preço de cada item ou ser particularizada em seguida à discriminação dos materiais cotados. Algumas agências também oferecem se rviços que facilitam as atividades de aquisição. No caso de assinatura de periódicos, por exemplo, os fascículos podem ser despachados em lotes pela agência para as bibliotecas. Antes de enviá -los, a agência confere todas as possíveis falhas relativas a faltas ou atrasos, que são comunicadas diretamente à editora. A biblioteca recebe os pacotes com seu conteúdo devidamente discriminado em relatórios de entrega. Isso facilita o serviço de controle de recebimento por parte da biblioteca. As distribuidoras são empresas que dispõem de estoque de material para pronta entrega e que podem realizar vendas por atacado. Muitas vezes detêm a exclusividade de fornecimento de obras de determinadas editoras, constituindo a única possibilidade para aquisição dos títulos por elas publicados. Approval plans
Além dos fornecedores antes citados, que são os mais comumente utilizados para compra de material de informação no Brasil, existem outros sistemas de aquisição, principalmente nos Estados Unidos, que podem vir a ser moda lidades adotadas em nosso país no futuro. Sistemas desenvolvidos com a principal finalidade de proporcionar uma maior agilidade à aquisição, diminuindo o tempo entre o lançamento de um item e sua incorporação ao acervo da biblioteca ou serviço de informaçã o, adotam várias sistemáticas e denominações, de acordo com suas características e objetivos. O mais conhecido é o approval plan . A definição dada por Joan Grant 5 é bastante elucidativa: Um approval plan é um compromisso contratual entre uma biblioteca e um fornecedor, O fornecedor usa um perfil (uma descrição codificada que o fornecedor faz das necessidades da biblioteca) para determinar os interesses da biblioteca em matéria de aquisição. Utilizando o perfil, o fornecedor compromete se a fazer remessas regulares (em geral semanais) de publicações atuais sobre os assuntos ou das editoras indicados pela biblioteca. Os livros são enviados para aprovação; isto é, a biblioteca examina os livros recebidos e se reserva o direito de devolver qualquer item que não desejar.
Essa modalidade de aquisição surgiu em inícios dos anos 60 e vem sendo adotada com relativo sucesso por vários fornecedores e bibliotecas norte -americanos e europeus. No Brasil, raros fornecedores usam um sistema que poderia ser considerado semelhante ao approval plan : o de livros em demonstração ou livros para exame . Por este sistema, o livreiro encaminha à biblioteca uma série de livros para serem examinados pelos interessados (bibliotecários e usuários), sem qualquer compromisso de compra por parte da instituição. Desta forma, verifica-se que, na realidade, os livros em demonstração significam muito mais um serviço de divulgação de algumas livrarias, enquanto que o approval plan é um contrato firmado entre o fornecedor e a biblioteca, baseado em um perfil muito bem -estruturado. Seu ponto de partida é a descrição dos interesses da biblioteca, que deve ser constantemente refinada e aperfeiçoada, de maneira a ser a mais precisa possível em rela ção à realidade. Para um bom fluxo do approval plan , convém que o índice de obras devolvidas não ultrapasse 10% do material recebido, sendo o ideal um índice inferior a 5%, conforme Grant. Se a porcentagem de devolução for superior a 10%, isto significa qu e o perfil em que o fornecedor se baseia para efetuar a seleção provavelmente não está bem definido e necessita ser reexaminado. Essa modalidade de aquisição é geralmente utilizada para assuntos específicos abrangidos pelo acervo e o perfil inclui os temas que se desejam e os que não se desejam (por exemplo: o cliente quer livros sobre medicina mas não sobre medicina esportiva). Como já se disse, as razões para se optar por um approval plan estão principalmente relacionadas à redução do período de tempo ent re a publicação de um título e sua aquisição por uma instituição de informação. Na modalidade tradicional de aquisição é necessário que alguém ligado à biblioteca, seja o usuário, seja o bibliotecário, tome conhecimento da existência do título (por meio de um catálogo ou uma citação bibliográfica, por indicação dos pares, etc.) e o indique para aquisição. Após a seleção, inicia-se o processo de compra, o que amplia consideravelmente o tempo que um título levará para estar disponível para o usuário que se in teressou originalmente por ele. Entre esses dois extremos, muitas vezes passa -se um período demasiadamente longo, até mesmo de anos, em que o material provavelmente teria sido utilizado em toda a sua potencialidade. A prática demonstra que o apogeu de util ização de grande parte das publicações, principalmente periódicos, está por volta de três anos após seu aparecimento no mercado. Isto significa dizer que a quantidade de publicações que perderam sua atualidade e interesse para os usuários, e que são incorporadas ao acervo pela sistemática tradicional de aquisição, é provavelmente muito maior do que a desejável. Os approval plans , na medida em que buscam abreviar o hiato entre publicação e disponibilidade para o usuário, trazem vida nova ao acervo. As experi ências internacionais com essa sistemática de aquisição têm sido bastante positivas, o que certamente, por si só, pode aconselhar sua adoção nas bibliotecas brasileiras, com as adaptações e adequações que se façam necessárias. Existem ainda algumas variações dos approval plans . Para assegurar o envio de séries ou determinadas coleções monográficas é utilizado o plano conhecido como standing order , pelo qual fica estabelecido que todas as seqüências de uma série ou coleção serão enviadas à biblioteca que terá de aceitá-las. Para interromper o processo, há necessidade de se desfazer o contrato.
Compra: procedimentos e execução
Nos casos em que a própria biblioteca goza de autonomia ou tem delegação para a realização das compras, ela, depois de haver defini do os fornecedores com que irá trabalhar, inicia o processo de compra dos materiais, que em geral passa pelas seguintes etapas: elaboração de listas para cotação e sua remessa aos fornecedores; recebimento das cotações e decisão quanto à aquisição; encaminhamento do pedido de compras à unidade responsável por esse serviço; controle de registros; pagamento e recebimento do material.
Quando a biblioteca não tem autonomia nem delegação de responsabilidade, cabe -lhe apenas a tarefa de preparar as listas, ou seja, preencher o formulário de pedido de compra. Os principais elementos envolvidos na preparação e execução da compra serão vistos a seguir com maiores detalhes. Pedidos de cotação e recebiment o de fat uras pro forma
As listas que serão encaminhadas aos fornecedores para que apresentem suas cotações provêm, basicamente, de duas fontes: as sugestões encaminhadas à biblioteca pelos usuários, já devidamente selecionadas; e os itens identificados pelo pessoal da biblioteca como de interesse para o acervo .
Em ambos os casos, é de se presumir que os títulos tenham sido alvo de cuidadosa avaliação, que resultou em uma decisão de seleção favorável. Esse conjunto de títulos constitui a relação das obras que a biblioteca realmente deseja ter em seu acervo. Quanto mais detalhadas forem essas listas maiores serão as chances de serem atendidas corretamente as necessidades da biblioteca. Para sua elaboração, além de incluir na descrição de cada item o maior número possível de informações bibliográficas, inclusive o ISBN ou o ISSN, deve-se informar também o endereço para envio do material e demais recomendações que se fizerem necessárias, tais como verba alocada ou condições de pagamento pretendidas, se for o caso. Muitas bibliotecas já possuem programas informatiza dos que emitem as solicitações. Geralmente costuma-se solicitar cotações a mais de um fornecedor, a fim de realizar comparações e identificar quem oferece os melhores preços, maior quantidade de títulos e prazos de entrega menores. Neste sentido, é bom ter em mente que nem sempre o melhor preço é o do melhor fornecedor. Experiências anteriores ou informações de colegas são importantes para avaliar o desempenho de fornecedores no que concerne tanto à demora na entrega como, principalmente, ao não -fornecimento do material cotado, o que acarreta muitos contratempos, como o recebimento de cartas de crédito ou a devolução do pagamento efetuado. Como foi dito antes, em compras efetuadas pela administração pública é obrigatória a solicitação de cotações a mais de u m fornecedor, conforme a modalidade de compra adotada. Os pedidos encaminhados aos fornecedores deles retornam na condição de propostas de fornecimento, também conhecidas como proforma invoices , faturas pro forma [lat., por formalidade] ou simplesmente pro forma , isto é, cotações, que não implicam compromisso de compra, dos itens que podem ser fornecidos. A proposta, além dos dados de identificação comercial e fiscal do fornecedor, contém o preço unitário de cada item, preço total, condições de pagamento, prazo de entrega, prazo de validade da proposta, modalidade de transporte (quando for o caso), prazo para apresentação de reclamações, etc. As faturas pro forma procedentes do exterior acrescentam ao preço original do item despesas de embalagem e porte. Com o já foi mencionado, alguns fornecedores costumam indicar separadamente o valor de sua taxa de serviço, enquanto outros a inserem no preço de cada item. É importante atentar para esses detalhes quando se escolhe o fornecedor que oferece o melhor preço para cada um dos itens em cotação. Muitas vezes pode -se escolher um fornecedor sem notar que é preciso acrescentar ao preço do item um valor ou porcentagem referente à taxa de serviço que é discriminada apenas no final da fatura pro forma (isto é facilmente calculado, dividindo-se o valor total da taxa pelo número de itens cotados ou verificando-se quanto, percentualmente, representa a diferença entre o total da fatura pr o forma e o total das cotações). De posse das faturas pro forma , o responsável pela compra escolherá, item por item, as cotações mais convenientes para a biblioteca. Isto significa dizer que não é preciso realizar toda a compra em um único vendedor, sendo possível comprar os diferentes itens objeto da aquisição em diferentes fornecedores. Em ger al, utiliza-se a própria fatura pro forma original para isso, realizando-se os cortes e alterações necessários e procedendo -se à compra. Muitas bibliotecas, no entanto, antes de autorizar a compra, costumam solicitar a emissão de uma fatura definitiva, de que constem apenas os itens que irá efetivamente adquirir. As faturas pro forma valem também para comprovação junto aos bancos, quando da aquisição de moeda estrangeira, nos casos de importação direta. Nesses casos, convém lembrar que, para cada remessa de valores para o exterior ou aquisição de cheque em moeda
estrangeira, os bancos cobram uma tarifa de serviço, que pode ser relativamente alta. Esta opção somente compensa no caso de compras de maior porte. Cont role de registros
É por ocasião do recebimento das faturas pro forma que os arquivos de sugestões para aquisição devem ser atualizados. Assinala -se se o item foi encomendado, qual o fornecedor, se está esgotado, mudanças de título havidas (normalmente de periódicos), previsão de data de publicação e demais informações necessárias, para que não haja superposição de pedidos. Outro benefício dessa atualização é informar aos usuários sobre a situação de seus pedidos. Esse controle minucioso é feito continuamente, conforme o andamento das compras. Assim, após o recebimento do material, os arquivos devem ser realimentados com as indicações de preço e complementação das informações catalográficas. Nessas condições, os arquivos poderão servir como elemento auxiliar para os próximos passos do serviço de proces samento e contabilidade. O processo de compras gera sempre uma grande quantidade de documentos. Em geral, há troca de correspondência para se entabularem as negociações iniciais, que continuam durante o processo de pagamento e se prolongam após o recebimen to do material, até os acertos finais, quando é feito o controle dos itens efetivamente recebidos, para se verificar a existência de falhas ou duplicatas, e providenciar a devolução de material defeituoso. E muito importante observar os prazos estabelecido s pelos fornecedores para recebimento de eventuais reclamações. Quando se trata de periódicos, por exemplo, algumas editoras somente aceitam reclamações de títulos pagos e não fornecidos até determinada data. Geralmente os prazos variam de três a seis mese s após a publicação do fascículo. Essa informação normalmente consta das faturas pro forma fornecidas pelas editoras, devendo sempre ser verificada e as providências cabíveis tomadas em tempo hábil. Outros documentos gerados no processo de compra são os re lativos aos créditos e débitos que permanecem em pendência até sua solução definitiva. Esses casos são mais freqüentes nas compras de periódicos realizadas por intermédio de agências. As cotações fornecidas pelas agências antes da publicação do periódico s ão estimativas, que podem variar para mais ou para menos por ocasião da edição. No entanto, há também outras situações que originam créditos e débitos, como, por exemplo, casos de não -fornecimento de todos os itens constantes de uma fatura pro forma , o que requer uma administração acurada para a prestação de contas. Nos casos de material estrangeiro adquirido por importação direta ou comprados no Brasil, é comum a existência das chamadas cartas de crédito . As cartas de crédito são documentos comprobatórios de crédito existente devido ao não -fornecimento de um ou mais títulos, que poderão (ou não) ser fornecidos posterior - mente. Na impossibilidade de fornecimento do material solicitado, por se encontrar esgotado ou fora de catálogo, há, por parte do fornecedor, o compromisso de devolução do dinheiro ou substituição por material de igual valor. A este respeito, é importante salientar que na administração pública não são permitidos créditos e débitos, pois são considerados contabilidade paralela. Nessas situaçõ es exige-se a devolução em dinheiro da quantia equivalente ao material não -fornecido. Um lembrete para a chamada nota de romaneio : quando é feita a importação direta ou indireta, as faturas pro forma , as faturas definitivas ou notas fiscais são pagas e o m aterial é enviado apenas posteriormente. A medida que o material vai sendo enviado, acompanha -o uma relação dos itens despachados, com menção aos documentos originais onde constam esses itens. Essa lista recebe o nome de romaneio ou nota fiscal de entrega , sem valor legal, servindo apenas para os controles devidos. Como algumas firmas utilizam para esse fim um impresso muito semelhante ao da nota fiscal, convém ficar atento para não confundir esses documentos, criando problemas desnecessários na prestação d e contas. A correspondência envolvida na aquisição de materiais de informação tem origem variada e pode acarretar pendências. Por esse motivo, deverá ser organizado um bom sistema de arquivamento que permita a pronta recuperação do documento, quando necess ário. Uma boa alternativa nesse sentido é arquivar a correspondência em pastas individuais por livrarias/agências, em ordem cronológica. Cartas de crédito devem ter uma pasta especial, para um controle mais freqüente.
E possível afirmar que o segredo para o bom funcionamento de um serviço de aquisição recai muitas vezes no arquivamento apropriado dos documentos. O sistema pode ser manual ou informatizado, mas se não estiver com as informações atualizadas e se o documento desejado não for encontrado quando d ele se necessita, será um sistema falho. Pagament o e cont role de recebiment o
As formas de pagamento variam conforme o tipo de biblioteca e a modalidade da compra. Em geral, após o recebimento do material e da nota fiscal definitiva autoriza -se o pagamento (a assinatura de periódicos, como se verá mais adiante, constitui uma exceção a esta regra). O pagamento pode ser feito diretamente pela biblioteca, se estiver autorizada para tanto, ou pelo órgão responsável pelas compras da instituição mantenedora. Nes te caso, a biblioteca encaminha toda a documentação necessária aos órgãos competentes, que tomarão as providências cabíveis. Pagamentos de importação direta podem significar ainda procedimentos trabalhosos, embora a constituição federal considere os materi ais bibliográficos isentos de impostos e, por conseguinte, de taxas de importação. Em contrapartida, algumas bibliotecas têm a possibilidade de efetuar o pagamento dos materiais por intermédio de cartão de crédito, o que facilita bastante a vida do pessoal da aquisição (esta última alternativa é muito mais comum na iniciativa privada do que em bibliotecas ligadas à administração pública). A compra de material bibliográfico diferencia -se da compra dos demais materiais permanentes devido a peculiaridades iner entes ao tipo de material. Para o material permanente, o pagamento é normalmente realizado contra entrega. Para o material bibliográfico, nem sempre é assim. Em relação às assinaturas de periódicos, por exemplo, o pagamento é feito antecipadamente ao ano d e fornecimento, O mesmo acontece com as compras de monografias realizadas no exterior, quando o pagamento é feito por meio de fatura pro forma , sendo o material enviado posteriormente. Nem sempre todo o material solicitado é fornecido, gerando as já mencionadas cartas de crédito e demais documentos de crédito/débito. Devido a essas especificidades, o controle de recebimento é uma das atividades da compra que requer muita atenção e cuidado. Nesta fase, não se trata apenas de receber o material em si (livros, periódicos, material especial, etc.), mas também gerenciar os documentos comprobatórios das transações. Para melhor compreensão, esta seção será subdividida em dois tópicos, referentes ao recebimento do material e ao controle dos documentos. Recebiment o de mat erial
Na chegada do material, é recomendável que o conteúdo dos pacotes seja manipulado com atenção, a fim de não ser confundido com outros materiais já existentes na seção, ou com outras encomendas chegadas na mesma ocasião. E conveniente ter local e prateleiras reservados para os materiais recentemente recebidos, mantendo reunidos os conjuntos de cada lote, até o desembaraço total por parte da aquisição e encaminhamento aos serviços de processamento. Normalmente, as notas fiscais (faturas definitiv as) costumam acompanhar os volumes despachados. Caso tenham vindo em separado, deverão ser localizadas, pois serão imprescindíveis para as demais atividades a serem desenvolvidas. A tarefa seguinte é conferir o material recebido com a nota fiscal, para sab er se os títulos recebidos são os solicitados, se as edições são as que foram encomendadas, se faltam itens, se há duplicatas ou itens que não foram solicitados e se os preços estão de acordo com a cotação e a fatura pro forma . Anotam-se na cópia das notas fiscais as discrepâncias eventualmente encontradas, para as providências devidas. O passo seguinte consiste em examinar o estado físico dos materiais, ou seja, se apresentam defeitos de impressão, acabamento, etc. Todas e quaisquer imperfeições devem ser logo comunicadas ao fornecedor, com o pedido de que sejam sanadas imediatamente. O material recebido que estiver em conformidade com os pedidos de compra segue o fluxo normal de processamento, ao mesmo tempo que se atualizam os arquivos ou bases de dados respectivos.
Uma vez realizado o controle do material recebido, resta ainda o controle financeiro. A melhor forma de organizá-lo é por meio de planilhas descritivas com as especificações necessárias da receita alocada e respectivas despesas, por alíneas ind ividuais de fornecedores. Pelas colunas de deve e haver , observa-se a quantia despendida e o saldo para novas compras. Documentação fiscal
A primeira via da nota fiscal (original) é o documento que será utilizado para a prestação de contas junto à entidade pagadora. Não deve conter quaisquer rasuras ou modificações. No caso de haver rasura ou substituição de algum título, é necessário que o fornecedor elabore uma nota corretiva justificando o ocorrido (na administração pública, é obrigatória a utilização de formulários padronizados, disponíveis no comércio e autorizados pelo Ministério da Fazenda). Em se tratando de compras realizadas com dinheiro público, convém sempre observar as datas de emissão das notas, que não podem ser anteriores à liberação dos re cursos. Ainda na administração pública, após a prestação de contas é feito o registro patrimonial do material na entidade, gerando as chamadas papeletas contábeis , documentos que informam os acréscimos ao patrimônio público. As segundas vias das notas fisc ais e os demais documentos existentes relativos às compras devem ser arquivados por um período mínimo de cinco a sete anos, prevendo-se poste- dores necessidades de sua utilização. As verbas públicas são as que exigem prestação de contas mais trabalhosas, pois devem ser irrepreensíveis e, principalmente, obedecer a um rígido cronograma. Por ocasião da prestação de contas, deve-se observar de qual órgão os recursos são provenientes e a forma como deve ser realizada. Geralmente, agências financiadoras, como a Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES), o Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq) e a Financiadora de Estudos e Projetos (FINEP), exigem que os números de tombo dos itens adquiridos com recursos po r elas repassados acompanhem as notas fiscais originais, como garantia de que o material de informação foi incorporado ao acervo.
Especificidades da compra
Algumas formas de compra, bem como certos tipos de materiais requerem especificações apropriadas para sua realização. Naturalmente, tendo em vista os objetivos deste livro, não se buscará esgotar o assunto, descrevendo em detalhes todos os casos que podem ser enquadrados nesta categoria, mas apenas os mais comumente encontrados pelos profissionais. De início, neste capítulo, entendeu-se necessário distinguir entre a aquisição feita isoladamente por uma instituição e a aquisição organizada de maneira a conjugar esforços e racionalizar a utilização dos recursos financeiros de várias bibliotecas, em gera l subordinadas a uma coordenação única. Mais adiante, os materiais que se classificam como casos especiais de compra serão enfocados com maior detalhe. Aquisição cooperati va
Cada vez mais, hoje em dia, procura -se desenvolver programas de aquisição cooper ativa, considerada como uma maneira eficiente para dividir responsabilidades de aquisição entre entidades congêneres, bem como para evitar a duplicação desnecessária de acervo e diminuir os altos custos de obtenção da informação. A idéia básica é que as bi bliotecas podem ser instituições complementares umas das outras, pois nenhuma deve ser considerada auto suficiente apenas com seus próprios recursos informacionais. Consiste, enfim, na racionalização das compras em função da possibilidade de se obter o tít ulo, ou cópia dele, em outra biblioteca, opção esta que pode ser pensada em nível local, nacional ou mesmo internacional. Atualmente, existem vários mecanismos que permitem a transferência da informação de maneira rápida e ágil, desde o simples empréstimo entre bibliotecas, passando pelo COMUT, o sistema de comutação bibliográfica nacional sob responsabilidade do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT), até sofisticados programas como o LIGDOC: Interligação de Bibliotecas para Tro ca de Documentos, que reproduz por escâner e transmite
por via eletrônica o texto integral das obras solicitadas, atualmente disponível no Brasil e em operação na Universidade de Campinas (UNICAMP) e Universidade de São Paulo (USP), em cooperação com a University of New Mexico, nos Estados Unidos. A localização de material disponível em outras bibliotecas está cada vez mais fácil com as novas tecnologias da informação, principalmente os catálogos coletivos informatizados. No Brasil, conta-se, entre outros, com o Catálogo Coletivo Nacional de Publicações Seriadas (CCN), mantido pelo IBICT, o Catálogo Coletivo das Universidades Paulistas (uNTBifiL1) e catálogos cooperativos, como o BTBLI0DATA/CALCO, mantido pela Fundação Getúlio Vargas, e de que participam bibliotecas de várias universidades. Em âmbito internacional podem ser citados serviços automatizados como o Research Libraries Information Network (RLIN), o University of Toronto Library Automation System (UTLAS) e o Online Computer Library Center (OCLC), qu e é acessível em algumas instituições brasileiras. No Brasil, ainda há relativamente poucos programas nacionais de aquisição cooperativa, mas muitas instituições têm realizado esforços para um controle mais equilibrado na aquisição de suas coleções. Um exemplo simples, que vem sendo adotado em algumas das grandes universidades, é a não-duplicação de títulos de periódicos entre as diversas unidades de cada instituição, promovendo-se o uso coletivo dos recursos informacionais e aumentando a possibilidade de novas aquisições. Formas mais complexas desses programas são encontradas em organizações cooperativas como a rede SABI, gerenciada pela biblioteca do Senado Federal, da qual participam 17 bibliotecas, integrando programas automatizados de serviços, composto s de cinco módulos: aquisição, processos técnicos, circulação, relatórios e gerência. 6 Casos especiais de compra. Conforme foi mencionado no início deste capítulo, examinam se a seguir alguns materiais que apresentam particularidades, a saber: publicações seriadas livros antigos e/ou raros materiais audiovisuais CD-ROM5 histórias em quadrinhos literatura cinzenta.
Na aquisição por compra de cada um deles, como se verá a seguir, devem ser levadas em conta suas peculiaridades. Publicações seriadas
Nesta categoria são incluídas todas as publicações editadas em partes sucessivas, geralmente a intervalos regulares e, de maneira geral, com a intenção de continuidade indefinida, tanto as que têm periodicidade regular (como os periódicos, os jornais, os anuários, etc.) ou não (séries monográficas e anais de eventos, entre outras). As publicações seriadas em geral demandam mais trabalho, no conjunto das atividades da biblioteca, pois, devido à sua própria periodicidade, exigem um acompanhamento minucioso. Em relação à compra a questão mais importante é que a aquisição não termina quando se faz o pagamento da assinatura, mas só se conclui após o recebimento de todos os fascículos ou volumes correspondentes a essa assinatur a. Nas atividades de aquisição, os periódicos constituem provavelmente a grande maioria desse tipo de publicações, com os quais os bibliotecários têm que se defrontar diariamente. Os periódicos, como já se comentou antes, são adquiridos por meio de assinat uras pagas antecipadamente e que abrangem um período determinado (em geral, um ano). Isso significa que deve haver um controle permanente do recebimento dos fascículos durante a vigência da assinatura, bem como das possíveis reclamações de atrasos ou falha s. Os pedidos de cotações ou as faturas pro forma necessitam ser muito bem especificados em relação ao ano, volume e fascículo, e reconferidos por ocasião da confirmação do pedido, verificando-se prazos para reclamação de falhas e outras especificações com o mudança de título, sua suspensão temporária ou encerramento. Quanto às assinaturas propriamente ditas é necessário verificar: se a assinatura deve ser efetuada exclusivamente para um único título ou, se for mais vantajoso para a biblioteca (ou mesmo se f or possível) efetuá-la na condição de
membro de sociedade científica ou profissional, existindo então a possibilidade de receber mais de um título simultaneamente; se houve mudança de fornecedor: o preço corresponde ao de uma renovação (em geral com desconto) ou é considerado um título novo? Deve -se observar também que a mudança de fornecedor pode implicar um hiato entre o término da assinatura anterior e o início da seguinte, ocasionando falhas na coleção; se são títulos em standing order [encomenda permanente]: são títulos em que a encomenda é considerada contínua, não havendo necessidade de realizar novo pedido de assinatura a cada ano; a renovação da assinatura será feita automaticamente pelo fornecedor, que enviará a pro forma correspondente para pagamento. Caso haja interesse em interromper a assinatura, este deverá ser comunicado antecipadamente ao fornecedor. E importante salientar que este caso não se aplica somente aos periódicos, mas também a outras publicações seriadas, como, por exemplo, as sér ies monográficas; se dizem respeito a títulos em bill later [a faturar], ou seja, aqueles dos quais o fornecedor ainda não possui o preço definitivo; assim, a pro forma será enviada posteriormente, gerando um pagamento isolado; se os preços constantes da pro forma forem definitivos ou se existir a perspectiva de modificações futuras, o que pode ocasionar créditos ou débitos que deverão ser acertados no momento devido.
É importante salientar que as rotinas do setor de aquisição devem ser as mais ágeis possíveis para a liberação dos fascículos para circulação no menor tempo, pois uma das características principais dos periódicos é a atualidade da informação corrente. Livros ant igos e raros
Livros antigos e raros em geral são de aquisição problemática por intermédio dos fornecedores usuais. Por não constarem mais dos catálogos das editoras têm que ser localizados em catálogos dos próprios antiquários ou buscados em fornecedores especializados em obras fora do comércio. Os catálogos feitos por antiquários nã o são encontrados com facilidade, pois são produzidos em pequena tiragem e distribuídos apenas para clientes específicos. Sua utilização nem sempre é muito simples, sendo necessário atentar para a codificação utilizada na descrição dos materiais colocados à venda, que visa a esclarecer aos prováveis interessados sobre as condições de cada um dos itens, englobando tanto os aspectos físicos (encadernação, estado geral da obra, procedência, etc.) como os detalhes editoriais (edição, exemplar assinado pelo autor, dedicatórias, etc.). Caso a biblioteca esteja interessada em adquirir algum dos itens constantes em um desses catálogos, muitas vezes é necessário contactar o vendedor por telefone ou carta, marcando data e horário para visita e avaliação dos materiais. Outra alternativa para compra de livros antigos ou raros são as casas comerciais especializadas nesse tipo de material, conhecidas como sebos. E importante cultivar relações de cordialidade com o responsável por um sebo especializado na área de interesse da biblioteca: quando não possuírem seu acervo uma obra procurada, ele desenvolverá esforços para obtê -la. Qualquer que seja a opção utilizada para compra, é preciso estar atento à questão do preço fixado para o material. Trata -se de mercado complexo, com freqüentes variações de preços, dependendo das leis da oferta e da procura. Para uma compra mais segura, convém buscar informações em obras especializadas ou consultar especialistas. Materiais audiovisuais
Existem empresas especializadas no fornecimento de materiais audiovisuais. Evidentemente, nem todas trabalham com Lodos os materiais. Algumas especializam -se exclusivamente na venda de fitas de vídeo. Outras comercializam discos e fitas cassetes. Outros materiais, como diapositivos, são ainda mais difíc eis de encontrar, devendo muitas vezes ser adquiridos diretamente do produtor. A aquisição de filmes cinematográficos em formato de fita de vídeo tem como elemento complicador o tipo de material que se deseja adquirir. Vídeos elaborados para fins educativo s,
de treinamento ou informação são muito difíceis de localizar no mercado brasileiro. Existem em número relativamente pequeno e seus produtores em geral são pequenas ou microempresas que aparecem e desaparecem com uma rapidez às vezes surpreendente. deixa ndo o responsável pela aquisição em grandes dificuldades. Infelizmente, pelo que se sabe, o país não conta ainda com distribuidoras de filmes educativos, que congreguem em uma mesma empresa e local os materiais provenientes de vários produtores. Na prática , tem-se que entrar em contato com os próprios produtores ou distribuidores exclusivos, o que faz com que se multipliquem as atividades envolvidas. Empresas especializadas na venda de vídeos não costumam manter grandes estoques desse material. Os vídeos dirigidos ao mercado de entretenimento, ou seja, reproduções em vídeo de obras originalmente produzidas para exibição cinematográfica ou exclusivamente neste formato, contam com maior número de produtores e maior variedade de pontos de venda. No entanto, a aquisição desse material também se reveste de alguma dificuldade, a principal delas sendo, provavelmente, a localização do título que se deseja. Este problema é ainda mais grave quando se trata de vídeo lançado no mercado já há um certo tempo. Os produtores não costumam fazer uma grande quantidade de cópias de cada título e elas se esgotam rapidamente. Além disso, quando o título não tem muito apelo comercial, poucas lojas o adquirem e a produtora acaba retirando-o do catálogo. Uma alternativa paia sua local ização são as lojas que vendem fitas de segunda mão, onde é possível encontrar vídeos fora de catálogo. Materiais recentes, por outro lado, são muito mais fáceis de localizar. Em qualquer dos casos, é necessário tomar um cuidado especial quanto à procedênc ia das cópias, verificando se constituem produtos legítimos, cópias autorizadas pelos órgãos oficiais responsáveis, ou se constituem as chamadas fitas piratas. Estas, apesar de seu preço ser significativamente menor, não oferecem qualquer garantia de quali dade ou integridade da obra, além de serem o produto de uma infração da lei de direito autoral. Na aquisição de fitas de vídeo, é aconselhável que o responsável pela aquisição avalie antecipadamente as condições do item, testando -o, se for o caso, antes da aquisição final (ou seja, assistindo à fita integralmente antes de concretizar a compra). Caso isto não seja possível, devem-se obter suficientes garantias de que o item será substituído, se apresentar defeitos de fabricação. Fitas de áudio (cassetes), discos de vinil e discos compactos (CDS) oferecem algumas peculiaridades semelhantes às encontradas na compra de fitas de vídeo, principalmente no que diz respeito à sua disponibilidade no mercado apenas durante um período relativamente curto após o lançamento, ou enquanto ainda estão nas paradas de sucesso. Localizá -los, depois disso, já se toma mais difícil, tendo que ser buscados nas lojas especializadas em material retrospectivo. Também com eles, a preocupação em adquirir cópias autorizadas deve ser constante. Um aspecto importante a ser salientado diz respeito aos CDS: com sua popularização, muitas gravadoras estão relançando neste formato obras musicais que antes haviam produzido em discos de vinil ou fitas cassetes, possibilitando que grande número de p roduções que já estavam esgotadas possam agora ser adquiridas e integradas ao acervo. Isto, evidentemente, tem um aspecto bastante positivo para as bibliotecas que possuem esse tipo de material, pois possibilita complementar coleções ou substituir obras an tigas por outras no novo formato. No entanto, deve-se encarar essa substituição com uma certa cautela, tomando -se sempre o cuidado de verificar a qualidade do CD. Nem sempre as produtoras se preocupam em remasterizar a gravação original, para eliminar ruíd os e outros defeitos prejudiciais à audição da obra. E extremamente frustrante adquirir -se um CD com os mesmos chiados de um disco de 78 rotações... Diapositivos ( slides) podem ser obtidos isoladamente ou integrados a livros ou manuais. Neste caso, sua aquisição pode ser feita por meio dos fornecedores normais de material impresso mencionados antes. A produção de diapositivos desacompanhados de texto explicativo não é tão comum no país, devendo -se identificar os produtores e adquirir os materiais diretamente deles. Muitas bibliotecas optam pela própria elaboração dos diapositivos que necessitam, contratando fotógrafos profissionais e selecionando os itens que desejam ter nesse formato em seu acervo. Instituições com maiores possibilidades financeiras podem r ecorrer ao mercado internacional para aquisição de conjuntos de diapositivos, principalmente quando seu interesse
recai em temas específicos de caráter universal (como, por exemplo, arquitetura barroca, arte moderna, fauna e flora em geral, etc.). Em muito s casos, o preço final de importação, mesmo considerando todas as despesas indiretas envolvidas, acaba sendo até mesmo inferior ao custo de elaboração dos diapositivos na própria instituição (sem falar da qualidade do material, que pode ser superior). CD-ROMs
Pode-se afirmar que os CD-ROM5 ( compact disc — read onlv metnory [disco compacto — memória apenas de leitura] ocuparão cada vez mais um espaço maior na vida das pessoas neste final de século. A diversidade de produtos disponíveis em CD -ROM é hoje uma realidade inimaginável há alguns anos atrás, abrangendo jogos e materiais de entretenimento, obras de referência, como dicionários, atlas e enciclopédias, produtos interativos para ensino de idiomas e desenvolvimento das mais variadas habilidades, etc. E cada vez mais estão presentes nos acervos das instituições de informação. Para as bibliotecas, o principal fascínio proporcionado pelos CD -ROMs tem sido provavelmente a possibilidade de substituição de periódicos e obras de referência, anteriormente publicados em papel, por esse novo formato. Neste sentido, o bibliotecário encarregado da aquisição necessita estar sempre atento àqueles títulos passíveis de serem transferidos de suporte, sabendo analisar corretamente as eventuais vantagens e desvantagens que essa transferência pode significar para a biblioteca. Exemplificando: um CD-ROM do Index Medicus ou do Philosopher’s Index pode inicialmente parecer mais caro do que a assinatura do mesmo produto em papel, porém é necessário atentar para as vantagens que e sse novo suporte irá proporcionar, principalmente no que diz respeito à facilidade e economia de espaço para armazenamento, busca e acesso à informação, que no final podem representar razões suficientes para que se opte pela troca. Em termos de armazenamen to, por exemplo, é evidente que uma base de dados em CD ROM ocupa muito menos espaço do que uma publicação em papel editada mensalmente com mais de 500 páginas. Da mesma forma, o novo formato possibilita não só o acesso muito menos trabalhoso à informação nele registrada, como também permite que se façam refinamentos de busca que seriam de difícil execução no suporte em papel. E importante lembrar, também, que o que se aplica a uma base de dados em CD -ROM pode não se aplicar a outra. Algumas vezes, por exem plo, a aquisição de um CD -ROM representa não a posse total e irrevogável desse material, mas simplesmente o direito de utilizá-lo durante determinado período (normalmente um ano), sendo preciso realizar nova negociação/aquisição após o término de cada assi natura. Trata-se, efetivamente, de um contrato de arrendamento ou leasing. Neste sentido, caso não haja renovação do contrato, a biblioteca não manterá a posse do CD -ROM, tendo que devolvê-lo ao produtor, contrariamente ao que acontece com o formato em pap el, que permanece de posse da biblioteca mesmo se a renovação da assinatura não for efetuada. Considerando -se essa particularidade, é possível entender porque não é aconselhável descartar imediatamente a obra impressa quando se adquire seu equivalente em CD-ROM. Outros tipos de CD-ROMs, como os de jogos, de entretenimento em geral e obras de referência mais populares, são mais fáceis de localizar no mercado. Muitos fornecedores tradicionais de materiais de informação, como as livrarias e as agências, estão diversificando sua linha de comercialização, incorporando produtos dessa nova tecnologia em seu estoque. Desnecessário salientar que alguns cuidados especiais devem ser tomados no momento da aquisição, garantindo-se, entre outras coisas, de que 1) o materi al é compatível para uso no computador utilizado na biblioteca; e 2) os direitos de utilização em rede estão garantidos pelo simples pagamento do item. Neste último caso, algumas vezes a aquisição do título dá ao comprador apenas o direito de utilização pe ssoal, particular, podendo ser necessário à biblioteca solicitar uma autorização especial para empréstimo e utilização simultânea por vários usuários. Histórias em quadrinh os
A demanda por revistas de histórias em quadrinhos nas bibliotecas, principalmen te públicas, tem aumentado bastante nestes últimos anos. A medida que os preconceitos contra este tipo de leitura são jogados por terra, sua presença nos acervos das bibliotecas toma -se
cada vez mais comum. Trata-se de um tipo de material com que boa parte dos profissionais de aquisição não estão ainda acostumados a trabalhar. Em certo sentido, praticamente tudo ainda está para ser aprendido no que diz respeito à aquisição de histórias em quadrinhos, de maneira a utilizar ao máximo as potencialidades do ser viço de aquisição e obter o melhor resultado possível. Basicamente, os quadrinhos são veiculados em três tipos de materiais: jornais, álbuns e revistas de linha, estas últimas conhecidas tradicionalmente como gibis. Os gibis são provavelmente os mais conhecidos, podendo ser encontrados em qualquer banca de jornal, existente em praticamente cada esquina das grandes cidades. No entanto, a possibilidade de adquiri-los desse tipo de fornecedor nem sempre constitui uma alternativa viável para algumas bibliotecas, devido à rigidez dos procedimentos de aquisição e prestação de contas, que exigem notas fiscais e comprometimento antecipado dos recursos. O mercado de revistas em quadrinhos é bastante dinâmico e é impossível prever com grande antecedência o que será co locado à venda. Títulos mais tradicionais podem ser adquiridos pela biblioteca por meio de assinaturas, realizadas diretamente nas editoras. O grande inconveniente desta modalidade de compra é que apenas grandes editoras costumam ter programas de assinaturas de revistas de histórias em quadrinhos, em geral obrigando o comprador a adquirir um pacote de assinaturas por um preço único. As histórias em quadrinhos publicadas na imprensa jornalística impressa não apresentam maiores dificuldades para aquisição, a biblioteca tendo apenas que assinar os jornais onde são publicadas. Os álbuns, publicações geralmente mais caprichadas e de preço mais elevado, às vezes são encontrados em livrarias. Material retrospectivo deve ser obtido por intermédio de doações ou por compra em bancas especializadas na venda de revistas usadas. Literatu ra cinzenta
Em geral, as publicações não-comerciais costumam demandar uma pesquisa maior para sua localização. Encaixam-se nessa categoria as publicações da chamada literatura cinzenta ou literatura não-convencional , difíceis de encontrar em canais tradicionais de distribuição. Estão compreendidos aqui os resultados de reuniões, científicas ou não, os folhetos das mais diversas procedências e assuntos, relatórios e anais de conferências, teses, publicações oficiais, prépublicações, entre outros, que muitas vezes são fundamentais para bibliotecas especializadas e universitárias. Alguns dos materiais citados, como certas publicações oficiais e pré -publicações, têm fornecedor exclusivo e apresentam condições especiais para a venda. No primeiro caso, muitas vezes é quase impossível comprá -los, tendo-se que obtê-los por permuta ou solicitação expressa de doação ao órgão publicador. As teses e dissertações que não se transformam em livros public ados por editoras privadas ou universitárias têm que ser obtidas por meio de doações solicitadas às instituições onde foram defendidas ou aos próprios autores, muitas vezes arcando -se com o custo da reprodução. Quando apresentadas em instituições de outros países, sua compra pode ser realizada por intermédio de firmas especializadas no fornecimento desses materiais. Publicações oriundas dos mais diversos eventos, sejam de caráter científico ou de divulgação, costumam ser de obtençãoproblemática. Resumos e a nais de congressos, relatórios de seminários e outras reuniões são publicados em pequena quantidade, geralmente distribuídos apenas para os participantes. As instituições promotoras desses eventos nem sempre colocam à venda os trabalhos apresentados e as recomendações aprovadas. Neste caso, os documentos têm que ser solicitados por doação aos participantes do evento, o que pode implicar em um complicado trabalho de identificação e contato. Com o advento das redes de comunicação eletrônica, as produções da l iteratura cinzenta encontram novo ambiente de disseminação, multiplicando -se em escala geométrica. Sua identificação e obtenção nesses novos meios, no entanto, são ainda problemáticas para os profissionais da informação, na medida em que os mecanismos de b usca e recuperação da informação nas redes eletrônicas ainda não estão suficientemente desenvolvidos. Outros materiais
Outros tipos de materiais poderiam ser abordados aqui, mas isso significaria um detalhamento excessivo em face dos objetivos fixados. M ateriais cartográficos e iconográficos, normas técnicas, partituras, microformas, catálogos de exposições e muitos outros poderiam aqui ser lembrados como exemplos de materiais de informação cuja aquisição reveste -se de peculiaridades que os distinguem daq ueles mais comumente encontrados nos acervos das bibliotecas. Nesses casos, resta aos responsáveis pelas compras a tarefa de identificar e conseguir os itens solicitados da melhor maneira possível, inclusive definindo os que serão obtidos por intermédio de doação ou permuta.
Permuta
Uma forma muito utilizada para aquisição de material de informação é a troca de publicações entre entidades, na forma de intercâmbio, principalmente quando o material não está disponível para compra ou a opção da permuta apr esenta-se como economicamente mais vantajosa para a biblioteca. Quando tais casos são identificados, um programa de intercâmbio de publicações é bastante providencial. Basicamente, um programa de permuta consiste em um acordo preestabelecido entre duas instituições, com o compromisso mútuo de fornecimento de publicações das próprias entidades, de obras duplicadas ou retiradas do acervo ou de obras recebidas em doação mas sem interesse para incorporação ao acervo. De uma outra perspectiva, no entanto, pode -se atribuir aos programas de intercâmbio uma característica cultural , na medida em que estão relacionados, em última análise, com a difusão de informações. Desta forma, esses programas podem ser considerados verdadeiros serviços de relações públicas das ins tituições, como já foi bem apontado por alguns autores. 78 Como os programas de intercâmbio representam, em essência, um acordo de cooperação visando a benefícios recíprocos em termos de obtenção de mate riais, além do fator cultural outrasrazões vão também determinar o estabelecimento da permuta. Entre elas, podem ser apontadas: obtenção de material de difícil localização: muitas vezes os materiais selecionados para aquisição não são encontrados no comérc io (ou não são encontrados facilmente e os fornecedores, por comodismo, recusam -se a procurar por eles com mais empenho). Isso é comum acontecer com publicações acadêmicas que são distribuídas sem fins comerciais. Da mesma forma, a produção de países do Te rceiro Mundo também costuma envolver relações comerciais complicadas, fazendo com que muitas vezes a opção por um programa de permuta, onde não existe transferência de divisas, apareça como a solução mais apropriada. As já mencionadas publicações da literatura cinzenta são as principais candidatas à permuta, devido a suas características nem sempre comerciais. Muitas publicações oficiais também podem ser obtidas por esse meio; substituição de títulos comprados por títulos permutados: esta opção costuma oco rrer principalmente em relação a publicações de interesse científico, liberando recursos para aquisição de outros títulos. No Brasil, nem sempre essa prática é possível, devido à inconstância de nossas publicações que, por não apresentarem uma periodicidad e regular ou por não terem suficiente garantia de continuidade, não constituem materiais adequados para permuta. A quantidade de periódicos que lançam dois ou três números para logo morrerem muitas vezes toma inviável um intercâmbio com maior assiduidade; complementação de falhas na coleção: este tem sido um dos fatores mais considerados para o estabelecimento de programas de permuta. Para atingir esse objetivo, listas do material que existe em duplicata ou disponível para permuta são elaboradas pelas bibliotecas e encaminhadas às instituições conveniadas. Quem recebe e examina essas listas costuma muitas vezes descobrir ali números antigos de periódicos que estão faltando em sua coleção, obras esgotadas que não foram anteriormente adquiridas ou duplicações indispensáveis ao acervo.
A seguir, veremos com mais detalhes como as atividades de permuta são realizadas, enfocando especificamente a permuta por intermédio de publicações produzidas pela própria
biblioteca e/ou pela instituição mantenedora e a que se utiliza de materiais existentes em duplicata no acervo. Publicações próprias
A forma mais comum de programa de permuta consiste no estabelecimento de um acordo formal entre duas instituições, em que ambas se comprometem com o fornecimento recíproco de suas publicações. É claro que nem todas as bibliotecas estão ligadas a instituições que publicam materiais passíveis de intercâmbio, mas as que atendem a esse requisito costumam utilizá-lo com grande vantagem. É uma prática muito comum em bibliotecas universitárias e especializadas, normalmente ligadas a instituições que, devido à sua própria natureza, têm programas próprios de edição de monografias ou publicações periódicas. Bibliotecas públicas, em geral, não costumam fazer uma utilização tão grande dessa modalidade de permuta, pois apenas as administrações municipais de cidades maiores ou capitais dos estados possuem programas editoriais em número e porte suficiente para destinação a essa atividade. O principal requisito para um bem-sucedido convênio de intercâmbio é a existência de um interesse mútuo na troca de publicações. Selecionar criteriosamente o que se deseja receberem troca da publicação a ser enviada é um dos pontos -chave para a realização dessa atividade. Neste sentido, é importante desenvolver uma sistemática de trabalho que permita uma correta avaliação do custo—benefício de um título permutado, levando em consideração tanto os elementos relacionados com os custos do material a ser enviado como a qualidade do material que será recebido. Assim, deve-se considerar: o equilíbrio de conteúdo das publicações: não faz muito sentido receber títulos de valor efêmero ou secundário em troca de publicações técnico -científicas conceituadas. De maneira mais pragmática, esse equilíbrio pode também ser avaliad o em termos de valor, comparando-se o preço de assinatura de ambos os títulos, número de páginas, artigos, etc. O objetivo dessa comparação é fazer com que a permuta não ocorra de maneira a beneficiar demasiadamente apenas um dos parceiros; os custos reais da publicação da própria entidade: o custo do papel, da impressão, da editoração, da expedição, do porte, do controle de envio e recebimento, da correspondência, dos recursos humanos envolvidos, etc; os custos de todos os serviços necessários para abrig ar o título recebido: armazenamento, conservação, processamento técnico, preservação, além do tempo gasto pelos funcionários na realização dessas tarefas; o tempo necessário para recebimento do material por permuta, comparado com o mesmo tempo se fosse adquirido por compra, utilizando-se os fornecedores usuais da biblioteca.
Além dessa análise de custo -benefício, outros fatores influirão na formalização de um programa de permuta. Freqüentemente, a importância do título a receber será um fator determinante no estabelecimento do acordo. Outras vezes, essa opção surge como compulsória, na medida em que algumas instituições não colocam sua produção para venda no mercado, aceitando fornecê-las apenas por meio de intercâmbio com outras instituições. Como em todas as demais atividades de aquisição, também na permuta é necessária a definição de critérios que, de acordo com a política de desenvolvimento da coleção, devem ser utilizados quando da tomada de decisões. Da mesma forma, é recomendáveluma avaliação periódica dos títulos intercambiados, tendo em conta fatores de uso e importância dos títulos recebidos. Listas de duplicatas
Nos programas de permuta é comum a confecção de listas de duplicatas, destinadas a oferecer, para outras instituições, o material poss uído em vários exemplares ou que foi retirado definitivamente do acervo; também costumam ser incluídos nessas listas itens provenientes de doações espontâneas feitas à biblioteca e que não foram considerados pertinentes para inclusão no acervo. Essas listas são geralmente enviadas para instituições com as quais já se mantém permuta com publicações próprias ou que pertencem à mesma área de atuação. Para a
instituição que envia uma lista de duplicatas, esta se configura como uma oportunidade para se desfazer definitivamente de materiais por cuja manutenção não tem mais interesse. Para os destinatários da lista, seu atrativo principal está na possibilidade de cobrir eventuais lacunas em seu acervo a um custo relativamente baixo. A leitura do parágrafo acima pod e dar a impressão de que a confecção e preenchimento de listas de duplicatas é uma atividade lucrativa para todos os parceiros envolvidos. Em princípio, talvez o seja, pela razões apontadas. No entanto, deve -se convir que nem sempre a confecção e envio de uma lista de duplicatas acaba sendo tão lucrativa quanto se pensou a princípio, devido não apenas a um fluxo de pedidos muito aquém do necessário para compensar a realização dessa atividade mas também a todas as atividades de organização do material que precedem a elaboração da lista. Também para o destinatário, a conferência da lista e o encaminhamento do pedido pode às vezes ser frustrante, principalmente quando descobre que de uma longa lista apenas alguns poucos itens são de interesse (e mesmo esses, quando solicitados, já não se encontram mais disponíveis, confirmando mais uma vez a famosa lei de Murphy...). A quase informalidade com que ocorre o intercâmbio baseado em listas de duplicatas, ainda que traga vantagens em termos de rapidez de comunicação e ntre os diversos interessados, acaba sendo também um de seus pontos fracos. Muitas vezes, títulos absolutamente imprescindíveis para o acervo de determinadas instituições (exemplares necessários para completar volumes de periódicos para encadernação, títul os extraviados, substituição de exemplares danificados, etc.) são encaminhados para outras instituições às quais pouco benefício trazem. Infelizmente, as tentativas até agora realizadas no país, com o objetivo de organizar essas atividades de modo mais sis temático, como, por exemplo, com o estabelecimento de bancos de duplicatas, não obtiveram muito sucesso, deixando as instituições como reféns do acaso ou da sorte. Profissionais mais atentos costumam em geral comunicas, por telefone ou fax, quais são os itens de seu interesse, a fim de, chegando antes dos outros, garantir seu recebimento, ainda que por um custo maior. Organização do serviço de perm ut a
A administração das atividades de permuta começa pela própria seleção dos parceiros, passando pela manutenção de arquivos que contenham todas as informações relevantes sobre as transações realizadas com as instituições conveniadas, ou para as quais se enviam listas de duplicatas, até as atividades de envio e recebimento dos materiais. É importante ter em mente que tanto os títulos como as entidades com as quais se realiza o convênio não são escolhidos aleatoriamente. Primeiro, pesquisam -se as entidades que têm um perfil compatível com a área de interesse da biblioteca, ou seja, as que possuem maior afinidade para um programa de intercâmbio. Isso é feito por meio de consulta a obras de referência, catálogos e demais instrumentos de informação que possam auxiliar na escolha dos parceiros. Obras de referência, como, por exemplo, o World of learning , que informa sobre instituições de ensino emâmbito internacional, ou o Catálogo-geral de instituições do ensino superior , de abrangência nacional, publicado pelo Ministério de Educação, o Guia das bibliotecas públicas do Brasil 1994/95 , da Biblioteca Nacional, constituem valiosas fontes para a seleção de parceiros. Uma vez selecionadas as instituições com as quais se deseja manter permuta, envia -se a elas correspondência sobre o interesse em permutar publicações e os títulos que se tem a oferecer. Atenção especial deve se r dedicada a essa fase da negociação, em que se pode utilizar uma carta-padrão que contenha todas as informações necessárias para que a instituição consultada tenha condições de decidir quanto à conveniência de participar nesse programa. O mesmo pode ser dito em relação à correspondência em que se agradece e comunica o recebimento do material, bem como de eventuais reclamações pelo não recebimento de alguns itens. As respostas a propostas de permuta oriundas de outras bibliotecas também podem ser formalizadas por meio de cartas padronizadas. A correspondência em que se comunica a remessa de listas de duplicatas costuma ser muito mais simples, em geral limitando -se a uma carta-padrão, anexa à lista, e em que se solicita que o destinatário assinale os títulos de interesse.
Manut enção de arquiv os
A manutenção de arquivos, no caso da permuta, merece cuidados especiais pois constituem suporte indispensável aos programas a serem implantados. Entre outros elementos, deve-se manter arquivos contendo todas as inform ações relevantes sobre: as instituições com as quais se mantêm convênios; o título ou títulos oferecidos e recebidos (para o controle de recebimento e envio dos materiais); a correspondência relativa às reclamações quanto a atrasos, pedidos de novos convênios, etc.
O principal arquivo utilizado nas atividades de permuta contém informações sobre as instituições conveniadas, com seu endereço completo, em geral atualizado toda vez que, à chegada dos materiais, constata -se alguma mudança. Esse arquivo ou ba se de dados fornece as etiquetas tanto para o envio das publicações da própria instituição como das listas de duplicatas. Pode-se complementar esse arquivo com as informações sobre quais publicações se recebe e quais são enviadas. Para o controle e periodicidade do recebimento, é necessária a organização de um outro arquivo, anotando-se as datas de chegada e o volume e número do fascículo recebido, no caso de periódicos. Ainda que este se constitua em um minucioso e às vezes estafante trabalho de controle, é ele que garante que as falhas de envio dos materiais sejam imediatamente constatadas, tomando -se as providências cabíveis para saná -las, além de proporcionar uma constante retroalimentação ao sistema, informando as instituições que não estão cumprindo satisfatoriamente a sua parte no convênio. No caso do preenchimento de listas de duplicatas, arquivam-se temporariamente as cópias dos pedidos até o recebimento efetivo do material. Além dos arquivos acima assinalados, o serviço de permuta conta ainda com os arquivos gerados pela correspondência enviada e recebida, tais como solicitação de permuta, concordância da instituição, cópia de cartas de envio dos materiais, cartões acusando recebimento, etc. No caso da permuta de duplicatas pode -se manter um arquivo de casos pendentes, ou seja, materiais solicitados mas ainda não recebidos pela biblioteca. Embora isso possa até parecer óbvio, é bom lembrar que o preparo e a expedição do material a ser permutado requerem envelopes apropriados que tragam o nome e endere ço da instituição remetente e que obedeçam às normas para envio de impressos, adotadas pela Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT). É também conveniente anexar ao material que estiver sendo despachado um cartão resposta ou pedido para que o dest inatário acuse o recebimento do material. Isso permite que se confirmem o efetivo recebimento do material e a manutenção de interesse pela permuta. Além disso, o cartão-resposta poderá, no futuro, constituir uma prova de que a biblioteca efetivamente realizou o envio do material, conforme se havia comprometido. A verba para postagem dos itens deve também ser objeto de atenção, calculada com base no peso da publicação e verificando -se se a remessa será para o território nacional ou estrangeiro. No segundo caso, outra decisão importante diz respeito à opção pela remessa por via aérea ou de superfície (normalmente o segundo é mais barato do que o primeiro, embora não tenha a mesma rapidez, nível de garantia de recebimento ou de integridade do material). Em se tratando de listas de duplicatas, deve-se observar que muitas instituições solicitam que lhes sejam enviados os selos para remessa do material solicitado ou que o frete lhe seja reembolsado por ocasião do recebimento. Isto pode eventualmente ser um elemento complicador para bibliotecas que não possuam grande autonomia em termos de utilização de recursos financeiros, burocratizando demasiadamente o processo. Ademais, a mesma condição pode ser estipulada em relação a materiais a serem enviados, o que pode even tualmente facilitar o processo. Evidentemente, a aquisição de materiais de informação por permuta toma -se tanto mais complexa quanto maior for o número de títulos a serem oferecidos. Ou recebidos. O fato de hoje se receberem apenas poucos títulos por permu ta não significa que o futuro não possa trazer consigo a necessidade de ampliação dessas atividades. Ter um processo de trabalho bem-estruturado, ainda que para atender apenas a uma pequena quantidade de materiais, pode significar uma grande ajuda nesse se ntido. Estar preparado para a eventualidade de um aumento das permutas, ainda que isto hoje pareça uma possibilidade bastante remota, parece ser uma medida de prudência. Também é conveniente ter bem claro o limite a partir do qual as atividades de permuta deixam
eventualmente de ser vantajosas para a instituição, devido ao custo envolvido na sua realização. Como se disse antes, avaliações constantes quanto ao custo -benefício da permuta devem fazer parte da rotina do serviço de aquisição, sendo realizadas da mesma forma como se faz essa análise em relação aos materiais de informação adquiridos por compra. Embora a permuta possa à primeira vista parecer uma forma de aquisição gratuita, ou seja, sem despesas para as instituições envolvidas, isto não corresponde à verdade. Magrill e Corbin 9 comentam que, devido aos especiais cuidados requeridos, a permuta não é e nunca será gratuita. Na realidade, em alguns casos pode tomar -se até mesmo mais cara do que se a publicação fosse adquirida por compra. É essencial, portanto, definir com bastante segurança as situações em que, por várias razões, a permuta pode ser a alternativa economicamente mais atraente para a instituição.
Doações
As doações ocupam um lugar de destaque no serviço de aquisição, princi palmente devido à inconstância de verbas, uma situação com a qual as bibliotecas brasileiras costumam conviver. Certamente, o termo ‘doação’ tem uma conotação de benefício, de favorecimento, de algo obtido sem um custo direto. Não é de admirar, portanto, q ue para um grande número de bibliotecas as doações sejam vistas como uma valiosa fonte para a formação de seus acervos. Contudo, uma análise mais aprofundada dessa questão demonstra a necessidade de maiores cuidados nessa área, procurando evitar que esse b enefício não venha posteriormente a transformar-se em um problema, com o acúmulo de duplicatas e itens que fogem aos objetivos programados pela biblioteca Como os demais métodos de aquisição, a doação está diretamente ligada à política de desenvolvimento de coleções, obedecendo às diretrizes por ela definidas quanto ao que deve ser mantido no acervo. E recomendável que se estabeleçam critérios específicos com relação às doações, definindo-se procedimentos padronizados que abranjam não só as formas de recebimento dos materiais como também os possíveis repasses e descarte dos itens que não serão incorporados ao acervo. Assim, uma análise aprofundada da questão das doações parece ser mais do que necessária. Obrigatória. Neste sentido, é importante distinguir qu e elas podem ocorrer de duas formas, constituindo duas categorias distintas, que poderiam ser denominadas doações solicitadas e doações espontâneas . Doações solicit adas
Freqüentemente, as bibliotecas têm interesse na obtenção de publicações oferecidas em doação, principalmente as que podem ser obtidas de instituições governamentais ou privadas (mas não exclusivamente, pois a solicitação de doações diretamente a pessoas físicas também costuma ser realizada e pode representar uma valiosa fonte de recursos, embora não ocorra com tanta freqüência). Em geral, há algum tipo de afinidade entre as instituições envolvidas nas doações solicitadas, o que ajuda na realização dessa tramitação. Citam -se, por exemplo, casos específicos como os de associações técnico -científicas ou organizações governamentais que costumam oferecer gratuitamente suas publicações, para sua maior divulgação; outras vezes, trata-se de edições especiais que, por diversas razões, não são comercializadas, sendo destinadas apenas para instituições especializadas; ou mesmo obras das quais é reservada uma parcela da edição para doação a instituições congêneres. Algumas embaixadas possuem um modelo bastante interessante para repassar suas ofertas às bibliotecas universitárias: mediante convênios firma dos com os professores ou com as diretorias das instituições, estes escolhem os títulos pretendidos, que são repassados às bibliotecas da universidade, muitas vezes resultando em boas aquisições. Iniciativa semelhante tem sido desenvolvida por agências fin anciadoras de pesquisa no país, que, por meio de projetos ou programas especiais, realizam excelentes doações às bibliotecas universitárias, com as sugestões de aquisição previamente selecionadas pelas instituições beneficiadas.
Algumas bibliotecas pública s e escolares, principalmente as pertencentes a pequenas comunidades ou a escolas públicas, costumam enviar cartas às editoras ou diretamente aos próprios autores, solicitando suas publicações em caráter de doação. Esta prática representa muitas vezes uma atitude desesperada dosresponsáveis pela aquisição de materiais nessas bibliotecas, premidos, por um lado, pela necessidade de ampliar e atualizar seus acervos em face das demandas informacionais existentes e, por outro, pela não -disponibilidade de recurso s financeiros que lhes permitam atingir tal objetivo. É compreensível e lastimável que situações de extrema penúria acabem gerando iniciativas de quase mendicância por parte das instituições de informação, nem sempre com resultados satisfatórios para elas. Muitas editoras costumam irritar -se bastante com a tonelada de solicitações para doação que recebem de bibliotecas, muitas vezes sequer respondendo às cartas ou então enviando material encalhado e que pouco benefício trará às instituições. Aos autores, embora muitas vezes possam sentir -se lisonjeados com o interesse que seu trabalho despertou, acaba sendo impraticável atender a todas as solicitações, pois eles costumam receber um número bastante reduzido de exemplares para sua distribuição pessoal, tendo que pagar de seu próprio bolso, ainda que por preços reduzidos, os exemplares adicionais de que necessitem. E preciso que os responsáveis pelas bibliotecas entendam que autores e editoras não estão nessa atividade apenas por altruísmo, mas que estão procura ndo obter benefícios financeiros com a venda dos materiais que escrevem ou editam. Isto é natural que aconteça, fazendo parte do esquema de produção capitalista em que se vive, e onde as instituições de informação, por mais que isto lhes possa soar estranh o, devem entender que também estão! É nesse contexto capitalista que outra provável fonte de recursos informacionais pode ser encontrada: a legislação que estabelece incentivos fiscais às doações realizadas para instituições culturais; Esta é uma alternati va real, palpável, concreta, mas, infelizmente, nem sempre aproveitada pelos bibliotecários em toda sua potencialidade. Neste sentido, é necessário que cada profissional procure informar -se a respeito da questão, tendo uma idéia clara de como pode beneficiar a instituição que representa e mantendo -se sempre atualizado quanto a novas leis. A experiência mostra que a legislação sobre incentivos fiscais costuma modificar -se com bastante freqüência e corre -se sempre o risco de, a qualquer momento, perder os eve ntuais benefícios que se podiam auferir. Em 1989, quando um dos autores deste livro publicou um texto sobre desenvolvimento de coleções, a última palavra em termos de incentivos fiscais para a área da cultura era a chamada Lei Samey, que possibilitava às b ibliotecas beneficiarem-se de doações feitas com base em seus preceitos e desde que se cadastrassem junto ao Ministério da Cultura como instituições culturais. No caso de bibliotecas ligadas ao poder público, existia a alternativa da criação de associações de amigos da biblioteca, que podiam cadastrar -se no ministério para receber as doações, e encaminhá -las posteriormente para a biblioteca. De lá para cá a legislação foi modificada e a Lei Sarney foi extinta, mas surgiu outra em seu lugar. A nova norma jurídica recebeu o nome do ministro que a propusera: Lei Rouanet (Lei n° 8 313, de 23 de dezembro de 1991). É ela que, no momento em que este livro está sendo escrito, meados de 1996, está ainda em vigor, O benefício para preservação e difusão do patrimônio artístico, cultural e histórico, no qual se encaixam os acervos informacionais, está previsto no item III do artigo 3° da lei. O conhecimento mais aprofundado desta legislação, bem como do Decreto n° 455, de 26 de fevereiro de 1992, que a regulamentou, deve ser buscado por todos os bibliotecários que atuam na área de aquisição de materiais de informação. Selecionar bem as instituições e, eventualmente, as pessoas físicas às quais serão solicitados materiais por doação parece ser um dos primeiros requisitos p ara atingir o sucesso nesse objetivo. Estudos preliminares devem ser desenvolvidos para definir com boa margem de segurança os doadores mais interessantes para a instituição específica, tendo em vista a área de atuação da biblioteca, as características do acervo e a demanda informacional a que deve atender. Elaborar cartas de solicitação, claras e objetivas, que não se limitem a lamuriar a respeito das dificuldades enfrentadas pelas bibliotecas para a constituição de seu acervo, mas deixem claro o papel que o material solicitado irá desempenhar no contexto de atuação da biblioteca, parece ser também outro fator decisivo de êxito. Embora pareça evidente, talvez convenha salientar que solicitações enviadas a instituições no exterior devem estar preferencialmen te redigidas no idioma do país a que se
destinam, ou, em último caso, em inglês. Desnecessário salientar que um cuidado especial deve ser dedicado à redação dessa correspondência internacional, procurando -se evitar erros gramaticais e de construção. E importante destacar o fato de que, para a solicitação de doações, existe sempre uma seleção prévia, isto é, deve-se fazer a solicitação apenas daquilo que realmente se deseja obter, daqueles itens que significarão um acréscimo positivo ao acervo. Essa é a dife rença fundamental em relação às doações espontâneas, quando é oferecido material para a biblioteca, sem que esta tenha a oportunidade de realizar uma escolha prévia. Doações espont âneas
Existem as mais variadas formas de doação de materiais informacionai s. Desde um simples exemplar individual de um autor emergente até grandes coleções com centenas de volumes em inesperadamente bater às portas da biblioteca, seus potenciais doadores ansiosos para que sejam aceitos. Em ambos os casos, trata -se de material que requer uma avaliação criteriosa, obedecendo às diretrizes definidas pela política de desenvolvimento da coleção. Doações espontâneas são compostas, em geral, de materiais pêlos quais a biblioteca não fez qualquer tipo de solicitação, sendo oferecidas pe los mais diversos motivos. Algumas vezes, o fluxo de doações espontâneas, devido à quantidade de itens ser superior àcapacidade operacional do serviço de aquisição, pode trazer mais problemas do que benefícios para a biblioteca. No entanto, deve-se ter em mente que, em última instância, essas doações refletem o prestígio que a instituição de informação goza na sua comunidade. Neste sentido, são sempre positivas, devendo apenas ser convenientemente administradas pela biblioteca, de modo a enquadrar-se nos objetivos gerais estipulados para o desenvolvimento de sua coleção. Parece evidente que nenhuma biblioteca tem capacidade física ou de serviços para manter material de pouco ou nenhum uso, ou que foge aos objetivos específicos de sua coleção. Assim, a biblioteca não tem a obrigação de incorporar os materiais ao acervo apenas porque os recebeu gratuitamente. E conveniente que essa incorporação só ocorra nos casos em que a necessidade do material foi satisfatoriamente definida. Como regra geral, os critérios pa ra seleção de doações são os mesmos fixados para a compra. É aconselhável, também, estabelecer procedimentos que possam nortear o recebimento de doações. Entre esses, podem ser destacados: solicitar, sempre que possível, que sejam fornecidas listas dos tít ulos a serem oferecidos, para uma pré-avaliação. Pode-se estabelecer um limite para apresentação dessas listas prévias, como, por exemplo, para doações acima de 20 volumes; evitar receber doações que contenham exigências para sua incorporação ao acervo, como, por exemplo, que os materiais sejam colocados em local de destaque (salas e/ou estantes especiais) ou o estabelecimento de classificações e/ou normas de utilização definidas pelo próprio doador; deixar claro para o doador, mediante as normas estabele cidas para o recebimento de doações, que o material doado poderá ser incorporado ao acervo, se houver interesse em mantê-lo, ou, a critério da biblioteca, ser doado a outras instituições onde sejaconsiderado mais adequado, ou simplesmente descartado, depen dendo de suas condições físicas; organizar uma comissão de auxílio à seleção das doações, preferencialmente constituída por bibliotecários e especialistas na área de conhecimento dos materiais doados, para a tomada de decisão final sobre sua incorporação. Neste sentido, o ideal seria que esta avaliação fosse feita imediatamente, no momento mesmo da doação, devolvendo-se para o doador os itens sem interesse para o acervo. A prática, no entanto, demonstra que isto nem sempre é possível, tendo -se muitas vezes que aceitar uma doação em lote, para garantir que não se percam títulos potencialmente úteis ou valiosos.
Destaque-se, no entanto, que os critérios acima assinalados constituem diretrizes gerais para a organização do recebimento de doações, não devendo representar barreiras estabelecidas para desestimular potenciais doadores. A especificidade de cada caso deverá ser pormenorizadamente analisada, aplicando -se as normas com o máximo de bom senso. Exigir, por exemplo, que a família de eminente professor rec entemente falecido apresente uma lista dos milhares de títulos de sua biblioteca pessoal, fruto de toda uma vida dedicada à pesquisa
na área mesma de atuação da biblioteca universitária à qual essa coleção é oferecida, pode ser entendido como um sinal de desinteresse ou desrespeito por parte dos responsáveis pela aquisição, fazendo com que a doação seja encaminhada para outras instituições. Dependendo do caso, a própria biblioteca poderá contratar alguém para a elaboração da lista, deixando assim evidente seu interesse pela coleção. Por outro lado, é necessário também salientar que muitas vezes existem pressões políticas para que o bibliotecário aceite uma determinada doação considerada de notória importância por seus superiores hierárquicos. Cabe ao profiss ional argumentar com dados objetivos contra a incorporação de obras não necessárias à coleção existente, apontando melhor destinação para elas. Documentosde natureza pessoal, por exemplo, encontrarão melhor abrigo em arquivos e outras instituições similare s. Pressões também podem ocorrer quando da negociação para compra de coleções de pessoas eminentes em sua especialidade. O vendedor muitas vezes faz uma avaliação superior ao valor do acervo, cabendo, portanto, ao responsável pela aquisição alertar a insti tuição mantenedora sobre as condições reais da coleção. Há implicações éticas na omissão do profissional nessa questão. Na grande maioria dos casos, o bibliotecário encarregado do recebimento de doações faz uma primeira triagem dos materiais oferecidos, se parando todos os itens claramente inadequados ao perfil do acervo (por exemplo, um manual de química em uma biblioteca de letras) ou sem condições físicas de aproveitamento. Em seguida, separa os itens de interesse evidente e que serão incorporados de imed iato ao acervo, encaminhando-os para processamento. Os outros serão organizados para avaliação posterior pela comissão ou por especialistas convidados. E necessário que os materiais recebidos sejam conferidos item por item com os catálogos da biblioteca, a fim de verificar se atendem a algumas condições, como, por exemplo: falhas de coleção ou exemplares extraviados; duplicatas do material existente, mas importantes para o acervo; traduções importantes; obras raras ou especiais; primeiras edições ou edições diferentes das existentes na biblioteca; prefácios ou introduções dignos de atenção; anotações ou dedicatórias de notáveis, etc.
É claro que a resposta afirmativa a algumas destas questões pode significar não só a incorporação do material ao acerv o, mas também sua destinação para coleções especiais ou de obras raras. Uma vez devidamente considerados estes pontos, resta saber o que fazer com o material não aproveitado. Pode-se oferecê-lo comodoação a outras bibliotecas, encaminhá -lo para ser utilizado para permuta, colocá-lo em disponibilidade para venda a sebos, reciclagem do papel ou realização de feira de livros usados, etc. Qualquer das destinações acima implica custos para a biblioteca. Dependendo do volume e diversidade do material, talvez o cu sto para se livrar dos itens indesejáveis (contatos com compradores de papel velho ou possíveis beneficiários de doações, organização de feiras de livros usados, confecção de listas de duplicatas, envio dos materiais, espaço para armazenamento, etc.) seja superior aos benefícios obtidos pela totalidade dos itens incorporados. Por isso, pode-se afirmar que muitas vezes o barato sai caro... Além disso, é importante salientar que as doações precisam ser convenientemente reconhecidas pela biblioteca. Isto signi fica não apenas a identificação do doador no próprio material, por meio da aposição de carimbo ou ex -líbris apropriados, como também, quando de doações especiais, envio de cartas de agradecimento assinadas pela autoridade principal da biblioteca ou da instituição. Na maioria dos casos, um formulário pré -impresso, que contenha espaço para inclusão do nome do doador e, eventualmente, os títulos das obras doadas, será mais que suficiente. Uma última observação em relação às doações diz respeito a um especial e nfoque que é dado internacionalmente a essa questão: em alguns países, em especial nas universidades, existe a prática de buscar o apoio de personalidades ligadas à instituição (ex -alunos, decanos, antigos professores, etc.), com a finalidade de obter bene fícios para as atividades ali desenvolvidas, entre elas as bibliotecas. Esses benefícios podem traduzir -se em fundos especiais destinados à aquisição de materiais de informação.
Essa modalidade de obtenção de doações parece não ser ainda suficientemente explorada no Brasil. No entanto, seria interessante que os profissionais do país dessem mais atenção a esse assunto. Certamente, muito poderiam ganhar com isso.
Aquisição e ética profissional
Em outros países, os bibliotecários costumam ter uma preocupaç ão bastante acentuada quanto aos aspectos éticos envolvidos em sua prática profissional ao realizarem atividades de aquisição. E comum encontrar estudos na literatura ou debates nas listas eletrônicas de discussão sobre desenvolvimento de coleções e aquisi ção, com posições bastante exaltadas de profissionais que cobram de seus companheiros uma atitude ética mais consentânea com suas responsabilidades como agentes da informação. No Brasil, o assunto parece estar longe das mentes dos profissionais que, em sua maioria, estão ainda um tanto desatentos quanto às repercussões que uma postura ética inadequada pode ter em relação à imagem da profissão perante a sociedade. Lamentavelmente, isto é válido para todas as atividades dos bibliotecários, não apenas as de aquisição. As considerações que se seguem, sobre as questões éticas que afetam de modo mais direto a aquisição de materiais informacionais em bibliotecas e serviços de informação, podem, em geral, ser também válidas para o conjunto de atividades dos profissi onais. Em muitos casos, uma simples troca de substantivos bastaria para demonstrar isso ( administração ou informatização , por exemplo, no lugar de aquisição ). Uma das contribuições mais objetivas já apresentadas ao assunto da ética nas atividades de aquisição é o trabalho de Christian M. Boissonas publicado em 1987. 10 Esse artigo reproduz conferência apresentada em um simpósio sobre as influên ciasexternas que afetam as atividades de aquisição e desenvolvimento de coleções. O autor apresenta um caso hipotético de relacionamento entre o bibliotecário responsável pela aquisição em uma grande instituição universitária e o representante de vendas de uma empresa especializada no fornecimento de materiais de informação, apontando vários perigos e tentações a que os profissionais da informação estão sujeitos na prática da aquisição. O primeiro aspecto que deve ser salientado, como o próprio título do ar tigo indica, consiste na aceitação de pequenos favores (no caso, um jantar) por parte do bibliotecário. Isto, segundo argumenta o autor, ainda não chega a representar diretamente uma quebra de comportamento ético, pois é prática comum no meio empresarial a s empresas convidarem seus clientes para jantar, buscando um relacionamento mais ameno e amigável com eles. No entanto, muitas vezes até de maneira inconsciente, esses pequenos favores podem predispor o profissional a direcionar suas aquisições para aquele que lhe concedeu a gentileza, gerando, aí sim, um comportamento ético questionável. Os profissionais da informação devem vigiar -se atentamente quando da tomada de decisões sobre aquisição, guiando -se por critérios objetivos (como, por exemplo, descontos maiores em determinados materiais), de modo que não venha a ocorrer um favorecimento desse ou daquele fornecedor. Quando essa predisposição ao favorecimento deixa de ocorrer de maneira inconsciente, constituindo uma conseqüência direta dos pequenos favores recebidos, existem motivos para pensar que o comportamento ético do bibliotecário deixou apenas de ser questionável e passou a ter conotações decididamente condenáveis. A palavra corrupção aplicada a esse quadro, como diz Boissonas, talvez seja demasiado forte, mas pode-se afirmar que, quando tal acontece, o profissional da aquisição, ainda que por descuido, deixou-se seduzir pelos agrados recebidos e permitiu que estes influenciassem seu julgamento. Favorecer um fornecedor de materiais de informação simple smente porque este lhe proporcionou umbom jantar (ou lhe deu uma bonita agenda no fim do ano) é mover -se em terreno eticamente duvidoso, para não dizer que constitui um comportamento antiético por parte do profissional. Outro ponto destacado por Boissonas diz respeito à busca direta de benefícios pessoais pelo profissional da informação quando da realização de suas atividades na área de aquisição. Neste caso, a palavra ‘corrupção’ seria corretamente empregada, pois já se trataria não apenas de um comportamento caracterizado por uma atitude profissional antiética, mas, isto sim, um caso explícito de transgressão das normas legais.
Felizmente, tanto nos Estados Unidos, objeto das ponderações do autor, como em nosso país, existem motivos para acreditar que o ín dice de bibliotecários que se enquadram nesse último caso é muito menor do que aquele apresentado por outras profissões. Talvez porque os profissionais da informação lidem com quantias muito menores do que aquelas com que lidam profissionais de outras áreas. Talvez porque os fornecedores de materiais de informação também não tenham uma margem de lucro assim tão grande a ponto de se permitirem separar uma quantia atraente para comprar o favorecimento por parte dos bibliotecários. Mas não nos iludamos: os bibliotecários não possuem o monopólio da virtude e estão sujeitos, como quaisquer outros profissionais, à tentação do lucro ou do dinheiro fácil, deixando em segundo plano o interesse dos usuários e das instituições a que devem primordialmente servir. Muitas vezes, aliás, por mais paradoxal que isto seja, os atentados à ética profissional acontecem, no meio bibliotecário, com as melhores intenções possíveis. Empresas comerciais de que as bibliotecas são clientes costumam proporcionar recursos financeiros que viabilizam uma publicação, a produção de um filme promocional, a elaboração de um folheto de divulgação dos serviços da biblioteca, etc. Viagens para participar em congressos da área de informação, para relatar as atividades desenvolvidas pelas bibliotecas, já foram total ou parcialmente financiadas por fornecedores de materiais.Bibliotecas já solicitaram e receberam computadores ou outros equipamentos dos representantes de empresas que efetuam suas assinaturas de periódicos e aquisição de livros estrangeiros. O que tudo isso significou em termos de comprometimento dos profissionais com a continuidade de ligações comerciais com essas empresas, muitas vezes de maneira exclusiva, pertence ainda ao terreno da especulação. Mas seria talvez excesso de ingenuidade acreditar que os fatos narrados em nada influenciaram o relacionamento posterior entre os diversos parceiros. Embora consideremos todas as atitudes profissionais acima descritas apenas raras exceções no desempenho do conjunto dos bibliotecários brasileiro s — e elas felizmente e com certeza o são! — precisamos estar sempre atentos a situações intermediárias que podem colocar em questão nossa ética profissional. Infelizmente, o código de ética do bibliotecário brasileiro em nada se manifesta sobre o assunto, preferindo defender o profissional contra as difamações que outro profissional lhe possa fazer, ou colocar-se, corporativamente, como elemento de apoio aos bibliotecários em relação às pressões que estes possam sofrer por parte da sociedade em que atuam ( que deveriam, aliás, ser vistas como essencialmente positivas e não de maneira negativa como o faz o código de ética). Tampouco os cursos de biblioteconomia parecem preocupar -se muito com esse assunto, em geral formando alunos que, durante quatro ou mais a nos de freqüência aos bancos das universidades, pouquíssimas vezes ouvem a palavra ‘ética’ sendo aplicada a seu futuro fazer profissional. Neste sentido, a reflexão ética acaba ocorrendo individualmente e nem sempre de forma correta, na medida em que os bi bliotecários, de maneira geral, não possuem parâmetros de desempenho ético-profissional. E preciso reconhecer que mesmo entre bibliotecários e profissionais da informação do Primeiro Mundo nem sempre é fácil se colocar em posição eticamente inatacável. A familiaridade com alguns fornecedores, tanto lá como aqui, muitas vezes faz com quese aceite um serviço pouco mais do que medíocre apenas por causa da comodidade de um relacionamento em que os laços de camaradagem já não se distinguem mais das relações profissionais. Aí está um dos maiores perigos para a ética profissional. A prática de se exigirem diversas cotações de preço antes de se optar pelo fornecedor que oferece maiores vantagens para a biblioteca costuma ser uma forma bastante eficiente de tratar objetivamente a escolha de fornecedores. No serviço público, a exigência de abertura de um processo formal onde a livre concorrência possa imperar foi pensada exatamente para garantir que não existam favorecimentos desleais. É salutar que os profissionais, tal como qualquer cidadão que compara preços, solicitem cotações de diversos fornecedores. No entanto, existem motivos para se duvidar da correção ética de bibliotecários que repassam para um fornecedor as cotações que um outro fornecedor realizou a seu pedido, de modo que o primeiro, de posse desse conhecimento, venha a oferecer-lhes melhores preços. Embora o profissional alegue que teve apenas o objetivo de obter os melhores preços possíveis para sua instituição e que ela, afinal, se beneficiou financeiram ente de sua iniciativa, o
que talvez seja verdade, ele sem dúvida foi cúmplice em um processo desleal de concorrência econômica, o que não é absolutamente uma postura ética defensável. Assim como os bibliotecários têm o direito de esperar que seus forneced ores lhes ofereçam as melhores condições possíveis para compra e pagamento, os fornecedores também têm o direito de esperar que suas cotações sejam utilizadas com discrição pelos bibliotecários. Ainda recentemente, os bibliotecários norte -americanos reunidos na Association of Library Collections and Technical Services (ALCTS), durante um seminário onde foram discutidas as relações entre as bibliotecas e editoras/fornecedores de materiais de informação, aprovaram uma declaração de princípios e padrões para a prática da aquisição, que se propõe como um código de condutaética aos bibliotecários para a execução das diversas atividades relacionadas com a aquisição de materiais de informação. Enquanto não se elabora uma proposta mais adequada à realidade brasileir a, a proposição dos profissionais norte -americanos poderia ser aqui aplicada como um código de conduta para os nossos bibliotecários. A íntegra dessa proposta encontra -se reproduzida no anexo 1.
O futuro da aquisição
Nos últimos tempos, tomaram-se comuns na literatura de ciência da informação, e mesmo em trabalhos orientados para o grande público de leitores não -especializados, a elaboração de previsões sobre o futuro das bibliotecas e serviços de informação. Autores como Bill Gates 11 e Nicholas Negroponte 12, para citar apenas dois nomes, traçam cenários apocalípticos para as inst ituições de informação, praticamente sugerindo seu rápido desaparecimento. Para esses autores, os meios de comunicação eletrônica colocarão à disposição de cada pessoa todo o universo do conhecimento humano hoje acumulado nas bibliotecas. Qualquer texto já produzido estará imediatamente disponível ao feliz possuidor de um computador com acesso às redes eletrônicas de comunicação (bastando para isso apenas dispor de um modem e um software apropriados), que o receberá diretamente em seu próprio equipamento ao simples clicar de um mouse. E a emergência da biblioteca virtual. Sem muros. Sem papéis. Sem intermediários. O melhor dos mundos. Não cabe aqui, evidentemente, concordar ou discordar das previsões. Talvez elas ocorram mais cedo do que possamos imaginar, t alvez demorem um pouco, talvez a realidade seja algo totalmente diverso do que previram os analistas. Entrar no terreno da futurologia é um perigo que é mais conveniente evitar. No entanto, como este livro preocupa -se com a problemática da aquisição de materiais de informação, vale a pena refletir a respeito de como todas essas tecnologias atualmente disponíveis, algumas delas consolidadas no mercado, outras ainda apenas emergentes, estão afetando as atividades que a compõem, tanto no Brasil como no resto do mundo. É necessário reconhecer que estamos vivendo um momento em que todas as áreas do conhecimento recebem uma influência direta dessas várias tecnologias, e necessitam mudar suas práticas e concepções, adequando -as a uma nova realidade. Não há como fug ir disso. Mais do que temer um amanhã que se mostra talvez tenebroso, é necessário adaptar -se aos novos tempos, incorporando as mudanças na prática diária. De maneira geral, todas as profissões humanas terão que fazê -lo, mais dia, menos dia. Em nosso caso específico, a área de serviços de informação, vê -se que muitas vezes ela se desgasta, sem muita objetividade, em um típico dilema hamletiano entre a posse ou o acesso ao documento primário, muitas vezes deixando de atentar para as condições concretas que condicionam uma ou outra questão. Fala-se muito no abandono do paradigma do acervo para abraçar um paradigma novo e definitivo, o da informação, mas nem sempre são mencionadas as maneiras para se fazer isso (basta a boa vontade? o esclarecimento? uma melhor visão de futuro?). Inconscientemente, ao mesmo tempo que se tenta escrever o futuro com novas e mais atraentes tintas, tenta-se também apagar e renegar o passado, como se fosse uma mancha da qual os profissionais deveriam envergonhar -se. Paradoxalmente, ao fazer isso não percebem que, como diz Michael Buckland, “as bibliotecas sempre atuaram na área de fornecimento da informação. A boa nova é que meios adicionais e diferentes para o provimento de serviços bibliográficos estão se tomando disponíveis de uma maneira sem precedentes desde o século
XIX”. E conclui afirmando que “odesafio para todos os envolvidos com as bibliotecas é determinar como, se, e quando estes novos meios deverão ser utilizados”. 13 Considerando a avalanche publicitária sobre as maravilhas da comunicação eletrônica com que todos somos bombardeados diariamente pela televisão, rádio, jornal, revistas ilustradas, etc., é natural acreditar que o mundo esteja caminhando rumo a mudanças revolucionárias. E provavelmente está mesmo. No entanto, é importante ter em mente que essas mudanças dificilmente ocorrerão de maneira uniforme. Para uma correta avaliação desse contexto de mudanças, uma primeira preocupação deve ser a de considerar adequadamente o ritmo em que irão ocorrer. Particularmente, entendemos que é preciso refrear um pouco o entusiasmo, antes de se considerar o assunto aquisição de materiais de informação como mais um daqueles imediatamente fadados ao extermínio total, devido ao surgimento das novas tecnologias informacionais. O raciocínio é claro, embora falacioso: não havendo necessidade de acervos físicos agrupados em um único local, desaparecem as atividades de aquisição. Ainda que grandes mudanças venham realmente a ocorrer no futuro, é improvável que ocorram no mesmo ritmo em todas as áreas do conhecimento e em todas as regiões do mundo. Parece ser possível imaginar um mundo onde as bibliotecas tradicionais, com suas coleções compostas predominantemente de materiais em suporte de papel, irão ainda conviver por um bom tempo com as instituições especializadas de informação, estas últimas representando o principal ambiente onde a informação eletrônica aos poucos assumirá a supremacia. Assim, parafraseando Mark Twain, pode-se afirmar que as notícias que já dão como certa a morte tanto dos acervos bibliográficos com o das próprias bibliotecas são provavelmente um pouco exageradas... O Brasil talvez ingresse aos poucos nessa nova realidade e tenha de conviver, ainda por algum tempo, com situações extremamente diversas em termos de desenvolvimento econômico e social. Infelizmente, a chamada auto-estrada da informação irá com toda certeza aqui estar colocada lado a lado com as nossas centenas de pobres e esburacadas estradas vicinais da informação, muitas vezes sequer devidamente pavimentadas, freqüentemente invadidas pel o mato e que mal se distinguem de uma trilha feita por caminhantes. Considerando as questões acima expostas, é possível vislumbrar três tendências de mudanças que podem ser encaradas como as que têm possibilidade de afetar mais profundamente as atividades da aquisição: a aquisição automatizada, as publicações eletrônicas e a definição entre acesso e posse dos documentos. A seguir, enfocaremos nossa atenção um pouco mais sobre cada uma delas. Aquisição autom atizada
Em muitos países desenvolvidos, os serviç os de aquisição, já há algum tempo, são em grande parte realizados de modo automatizado. Esta tendência só tende a aumentar no futuro, não apenas devido ao barateamento e aumento da potência dos microcomputadores mas também, principalmente, porque as vanta gens proporcionadas pela informática às atividades de aquisição são muito grandes. A cada dia, desenvolvem -se softwares ainda mais apropriados, tornando mais fácil não só a vida dos bibliotecários responsáveis pela aquisição, mas também a do cliente final dos serviços bibliotecários, que recebe mais rapidamente, e com menor nível de erros, os títulos que deseja. Atividades como o encaminhamento do pedido de compras, controle de pagamentos, recebimento dos itens, reclamações quanto a atrasos de remessa e man utenção de bases de dados são, em geral, grandes beneficiárias da automação, liberando os bibliotecários para outras atividades, como o contato direto com o público ou a negociação com os fornecedores. Em países mais avançados, existe uma grande quantidade de programas de computador desenvolvidos para servir especificamente às atividades de aquisição. No Brasil, seu número ainda não é grande, mas vários já podem ser encontrados no mercado. Normalmente, bibliotecas ligadas em sistema ou rede, como é o caso d e várias universidades, têm optado pela aquisição de pacotes integrados de programas, que possibilitam a informatização de todas ou quase todas as atividades das bibliotecas, da aquisição à circulação. Algumas bibliotecas, porém, devido a limitações física s e financeiras, têm preferido desenvolver programas próprios para a aquisição, com razoável sucesso. A decisão entre a utilização de programas integrados e não -integrados passa, necessariamente, pela análise das
condições locais. Nesta questão, é importan te realizar um estudo cuidadoso da realidade cotidiana, tendo em conta as características e possibilidades da biblioteca e/ou da instituição mantenedora, optando, então, pela alternativa que propiciar mais vantagens. Não existem soluções fechadas. Mais que auxiliar nas questões operacionais da aquisição (ou seja, nas atividades rotineiras de controle de pedidos e recebimento de materiais, por exemplo), pode -se vislumbrar que a automação estará cada vez mais ligada às atividades administrativas e de tomada d e decisões da aquisição. A automação será elemento de vital importância neste aspecto, possibilitando, entre outras coisas, um melhor planejamento da utilização das verbas a curto, médio ou longo prazos, mediante a realização de projeções dos gastos futuro s com relação a áreas, departamentos, segmentos da comunidade, etc., e cruzando esses dados com a evolução dos preços dos materiais informacionais. Cada vez mais, o responsável pela aquisição deverá estar munido de informações que lhe permitam avaliar com exatidão não só o peso de cada item no conjunto das aquisições, mas tambémquanto a sua aquisição significará em termos de comprometimento de orçamentos futuros. No caso de periódicos, por exemplo, estudos que permitam visualizar a evolução de preços em áreas emergentes poderão indicar caminhos alternativos para o planejamento global do acervo, possibilitando o melhor gerenciamento dos recursos disponíveis. As publicações eletrônicas
Já é bastante significativa a variedade de títulos que, além de serem pub licados em formato impresso, em papel, também se encontram disponíveis para consulta nas redes eletrônicas. E uma tendência que aparentemente só tende a crescer, podendo constituir -se em mais uma alternativa de aquisição para as bibliotecas. Muitas bases de dados e editoras de periódicos já são acessadas diretamente nas redes de comunicação, o que possibilita a identificação de material de interesse e seu recebimento por intermédio de transmissão por fax ou transferência eletrônica. Da mesma forma, existem iniciativas internacionais, vinculadas a algumas grandes universidades, que buscam disseminar por via eletrônica, em versão integral, obras consideradas de valor literário incontestável, abrangendo principalmente os grandes clássicos da literatura universa l caídos em domínio público. Atualmente, podem ser já obtidos por via eletrônica a obra completa de Shakespeare, grande parte dos autores clássicos gregos e latinos, a Bíblia, todas as histórias de Sherlock Holmes, e muito mais. Para localizar os servidore s de literatura na Internet, que indicam os locais onde se encontram os textos deste exemplo, acessar http://www.cs.fsu.edu/projects/group4/ litpage.html. Além desses títulos tomados públicos de duas formas, ou seja, impressa e eletrônica, é crescente também o aparecimento de várias publicações disponíveis apenas nas redes de comunicação, principalmente as conhecidas como periódicos eletrônicos. Trata -se de publicações periódicas em vários aspectos idênticas às produzidas em papel, muitas contando com comissões editoriais incumbidasde julgar a qualidade e adequação das contribuições enviadas. Cada fascículo é arquivado em um computador de grande porte, conhecido internacionalmente como site, onde fica à disposição dos interessados, podendo ser acessado, lido e solicitado por correio eletrônico ou outra modalidade de remessa. Evidentemente, o custo de produzir um periódico eletrônico é significativamente menor do que o de produção de um similar impresso. Grande parte das despesas para o lançamento de uma publicação impressa simplesmente inexistirá no formato eletrônico (como, por exemplo, os custos de papel, impressão, acabamento, empacotamento, envio, controle de distribuição, etc.). As despesas relacionadas com o processo de qualidade, ou seja, a revisão das colaborações pelas comissões editoriais do periódico e o contato com os autores, embora continuem existindo, ocorrem de forma muito mais dinâmica, na medida em que todos os contatos entre as partes envolvidas são feitos por via eletrônica, de maneira insta ntânea. Num periódico eletrônico típico, o autor do artigo o envia para o editor por correio eletrônico, que por sua vez o distribui da mesma forma para o(s) referee(s) mais apropriado(s) para avaliação do artigo. Depois de um intervalo predeterminado, o a valiador devolverá o artigo ao editor, também por via eletrônica, já devidamente analisado e anotado, para imediata publicação e/ou encaminhamento aos autores e conseqüente retroalimentação do processo. Desnecessário salientar o quanto esta comunicação por meios eletrônicos é menos dispendiosa,
quando comparada com o mesmo processo por intermédio de canais normais de comunicação como correio e fax. Além disso, é importante destacar que a afirmação de que os custos de produção são bastante inferiores não implica dizer que os assinantes receberão o material sem qualquer custo direto. Evidentemente, paga-se um preço pela assinatura do periódico eletrônico. Os parâmetros para fixação de preços, por sua vez, ainda não se encontram suficientemente dimensionados para fins decomparação, sendo definidos de maneira arbitrária pelas editoras. Da mesma forma, ainda não está suficientemente claro como as bibliotecas poderão administrar os custos com assinatura dos periódicos eletrônicos, como os tornarão acessíveis a seus usuários e, mais ainda, como o farão de modo a não incorrer em abusos do direito autoral. De qualquer forma, já está se tomando cada vez mais evidente que, para as bibliotecas, não haverá uma economia tão substancial de recursos como se pensou a princípio com a substituição do periódico impresso pelo eletrônico, pois elas terão ainda que arcar com o preço das assinaturas. Existem inclusive motivos para preocupação com o assunto, na medida em que, com o periódico eletrônico, as editoras têm um controle muit o maior sobre questões de demanda e utilização, podendo inclusive estabelecer preços em função desses fatores. As bibliotecas correm o risco de se tornarem reféns de regras impostas pelas editoras, que poderão estabelecer, segundo suas conveniências e inte resses, um número máximo de leitores que poderão acessar suas publicações em forma eletrônica, cobrando um valor adicional por todos os usuários que ultrapassarem esse número. Isto faz com que a questão do periódico eletrônico esteja intimamente ligada à d iscussão sobre acesso remoto e disponibilidade física dos documentos, outro ponto que afetará as atividades de aquisição no futuro e que será discutido a seguir. Definição entre acesso versus posse dos document os
Esta discussão já não é mais absolutament e nova em nosso meio. Há um bom tempo os bibliotecários, em suas publicações especializadas, vêm levantando os prós e os contras de cada uma das opções, fazendo propostas de implementação de atividades que possibilitem retirar o máximo proveito de cada uma delas. Tradicionalmente as bibliotecas têm -se caracterizado como instituições que guardam, têm a posse, de um grupo de documentos, com o objetivo de atender às necessidades de informaçãode uma comunidade específica. Para atingir este objetivo, elas coloca m seu acervo à disposição dessa comunidade, por intermédio de empréstimo ou uso local. Embora isto resuma uma das características mais marcantes dessas instituições, já deixou de significar exclusividade de modelo de atuação. A primeira alternativa utiliza da em contraposição à posse física dos documentos foi o empréstimo entre bibliotecas, pelo qual os usuários de uma instituição bibliotecária têm acesso ao material disponível em outras. Em geral, sua biblioteca de origem fica responsável pelo contato com a instituição possuidora do item, sua retirada e posterior empréstimo, bem como da devolução ao final do ato de utilização, mas isto não é uma regra fixa, sendo que muitas vezes o ônus de busca é repassado totalmente ao usuário interessado. O empréstimo entre bibliotecas já deixava implícita a constatação de que é impossível a qualquer biblioteca, por mais especializada que seja, garantir a posse física de todos os materiais que pudessem interessar a seus usuários. Tratava -se, então, de possibilitar o acesso ao documento, ainda que este não ocorresse de forma imediata, como acontece com o material possuído localmente. A comutação bibliográfica e o fornecimento de documentos, agora possibilitados por meios muito mais rápidos, veio minimizar bastante o tempo ne cessário para que o documento chegue às mãos do usuário nele interessado, não importando mais o local onde qualquer um deles se encontre. Para as bibliotecas, é claro, esta evolução representou uma ampliação enorme de seu campo de atuação, na medida em que hoje, ao menos idealmente, dispõem de muito mais em seu acervo do que a capacidade de suas estantes. Têm, assim, possibilidades muito maiores para atendimento das necessidades de informação de seus usuários. No entanto, esta ampliação de alternativas não ocorre absolutamente sem um custo para as instituições. Como mencionam Carol Tenopir e Donald W. King, em artigo que analisa os mitos e a realidade das publicações eletrônicas, o armazenamento e comunicação da informação eletrônica não ocorre de maneira gratuita: “as universidades e outras organizações pagam pelo acesso à Internet, e,
na medida em que um tráfego crescente implica aumento de pontos de acesso, os custos por transação se tomarão mais evidentes e provavelmente aumentarão”. 14 Isso tudo significa dizer que, ainda que muitas vezes os custos não sejam repassados diretamente ao usuário, alguém está pagando pelo acesso ao documento por via eletrônica. Muito provavelmente, no futuro esse custo será deduzido diretamente do orçamento da biblioteca, talvez representando uma nova rubrica dos recursos financeiros disponíveis para aquisição. Como julgar positivamente, em termos de custo —benefício, quando valerá a pena para a biblioteca ter o material em seu acervo e quando será mais vantajoso paga r pelo seu acesso em um servidor remoto? Esta provavelmente será a pergunta mais importante a ser respondida no futuro. Para isso, certamente será imprescindível refinar os instrumentos de controle de fornecimento e de análise de custos, definindo de manei ra precisa quanto custa fornecer a informação a partir de acervos armazenados localmente e a quanto equivale esse fornecimento quando efetuado por via eletrônica. Em princípio, sabe-se que títulos com baixa utilização serão os primeiros candidatos na substituição da posse pelo acesso, mas restará sempre a questão sobre o ponto ideal em que o corte deverá ser feito, essencialmente uma definição de caráter administrativo. Esta será uma decisão que caberá aos responsáveis pelos serviços de aquisição, que, para tomá-la, deverão ponderar de maneira equânime as vantagens para os usuários e as disponibilidades orçamentárias da instituição.
Considerações finais
Os objetivos fixados para este livro não permitem que o assunto aquisição de materiais de informação seja tratado com a profundidade que merece. Ele é por demais amplo para ser esgotado desta forma. A cada dia, enquanto se vê o surgimento de novos veículos para disseminação da informação, vê-se também a transformação de outros que de tão familiares se pensavam imutáveis. Cada um deles é um novo desafio. Escrevemos este livro com a pretensão de oferecer uma contribuição importante para todas as profissões da área de informação, tentando mostrar um caminho talvez mais fácil para ser seguido por todos aqueles que prefiram ou sejam obrigados a se enfronhar nas atividades de aquisição de materiais de informação. Pensamos escrever um livro eminentemente informativo, ou seja, que responda as perguntas mais corriqueiras que os bibliotecários recém -chegados à atividade de aquisição em geral se colocam, às vezes levando meses ou anos para encontrar a resposta desejada (isto, depois de errarem muito e darem muita cabeçada pela vida...). Imaginamos, ainda, poder ir além disso, proporcionando uma reflexão mais profunda sobre a importância da aquisição no contexto das atividades do profissional da informação deste final de século e contribuindo para que ela deixe, como às vezes acontece, de ser rejeitada a priori ou procurada somente por aqueles que se sentem à vontade quan do afastados do público (o que, além do mais, é um equívoco, poiso bibliotecário de aquisição jamais pode estar longe de sua clientela). E temos talvez a esperança de que, dentre esses profissionais atraídos para a área, alguns deles estejam interessados e m revolucionar o que até agora foi feito, queiram colocar em dúvida tudo o que existe e tenham a iniciativa de propor novos caminhos,inclusive colocando em xeque o que estamos dizendo em nosso trabalho. Ao se terminar de escrever um livro, percebe -se que ele já não nos pertence, mas sim àqueles que o lerão e farão com ele o que bem entenderem. Alguns talvez o achem interessante e decidam utilizá-lo em seu trabalho; outros talvez se desinteressem e o achem por demais óbvio, desnecessário a suas atividades pr ofissionais. E fascinante, enquanto se espera pelo julgamento dos leitores, imaginar a reação de cada um. De nossa parte, traçamos um alvo a ser atingido e lançamos nosso bólide, torcendo por duas coisas: primeiro, para que não se desvie da rota que lhe fo i traçada; segundo, para que o alvo tenha sido bem escolhido. E, por último, para que o eventual leitor possa fechar o livro sentindo que já não é mais o mesmo de quando o abriu. Para isso o escrevemos. Desta forma o sonhamos.
Bibliografia complementar
A denominação bibliografia complementar talvez não seja a mais apropriada, pois pretende-se listar não apenas os títulos que os autores entendem que podem trazer informações complementares para os leitores, mas também as principais listas eletrônicas de discussão e periódicos eletrônicos existentes, relacionados com a área de desenvolvimento de coleções em geral ou com a de aquisição em particular. De uma forma ou de outra, todos os itens relacionados a seguir serviram como subsídio para a elaboração deste livro, ainda que apenas alguns deles estejam citados nas referências bibliográficas nas notas de rodapé. A literatura profissional em nossa área é predominantemente em língua inglesa, sendo facilmente notado que a maioria dos textos listados foi originalm ente publicada nesse idioma. Espera -se, talvez com excessivo otimismo, que boa parte dos leitores sinta aguçada sua curiosidade e procure conhecer um pouco mais esses títulos. Certamente, muito terão a lucrar. Livros
CENZER, Pamela S., Gozzi, Cynthia I . (ed.) Evaluating acquisitions and collection management . New York, Haworth Press, 1991. Reunindo contribuições de diversos autores, traz reflexões valiosas sobre a problemática da avaliação dos serviços de aquisição e desenvolvimento de coleções. Especia lmente interessantes são os capítulos ‘Ameaças e oportunidades’, de Connie Kearns McCarthy, enfocando os elementos que interferem no desenvolvimento de coleções em um ambiente acadêmico de biblioteca de pesquisa em constante modificação, e ‘Avaliação do se rviço de aquisição: novos conceitos e percepções em mudança’, de Carol E.Chamberlain, analisando as perspectivas do serviço de avaliação no atual ambiente informacional. CURLEY, Arthur, BRODERICK, Dorothy. Building library collections. 6.ed. Metuchen, N.J.: Scarecrow, 1985. Um título já bastante antigo, com as edições anteriores tendo sido escritas por outros autores. A edição de 1985 trata de maneira bastante ampla do desenvolvimento de coleções, dedicando capítulos a cada uma de suas atividades. Os capít ulos referentes especificamente à aquisição de materiais, ainda que relativamente breves, são bastante úteis. Apesar de apresentar um ligeiro viés para as bibliotecas públicas, o livro pode trazer informações valiosas para os leitores. EVANS, G. Edward. Developing library and information center collections . 2. ed. Littleton: Libraries Unlimited, 1987. Impossível deixar de citar esta obra, já considerada um clássico na área de desenvolvimento de coleções. Sua leitura integral, e não apenas os capítulos que tratam especificamente de aquisição, é essencial para qualquer bibliotecário. FIGUEIREDO, Nice Menezes de. Desenvolvimento e avaliação de coleções . Rio de Janeiro: Rabiskus, 1993. Coletânea de artigos sobre desenvolvimento de coleções publicados pela au tora em diversas revistas brasileiras. Especificamente com relação à aquisição de materiais, traz dois capítulos: ‘Seleção e aquisição: da visão clássica à moderna aplicação de técnicas bibliométricas’, originalmente publicado na Ciência da Informação, e ‘ Seleção e aquisição de material em bibliotecas universitárias brasileiras’, trabalho originalmente apresentado ao 2.° Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias, realizado em Brasília, em 1981. Apesar de transcorridos vários anos desde a sua primeira publicação, continuam bastante atuais e merecem ser lidos por todos os profissionais interessados no assunto. GARDNER, Richard K. Library collections: their origin, selection and development. New York: McGraw-Hill, cl981. Outro manual sobre desenvolvimen to de coleções em geral. Para o bibliotecário preocupado apenas com questões que tenham a ver mais de perto com a aquisição de materiais de informação, as partes mais atraentes do livro são as que tratam do mercado editorial, analisando os vários tipos de materiais, como são produzidos e comercializados.
ILGEN, William D., JAKUBS, Deborah. Acquisitions manual: guidelines for librarians, bookdealers and publishers .Madison: SALALM, cl988. Edição trilíngüe (inglês, espanhol e português), elaborada para tenta r normalizar as relações entre bibliotecários, livreiros e editoras nas atividades de aquisição de materiais. Boa parte do texto é dedicada à normalização de pedidos de compra, indicando como devem ser citados autores, títulos, locais de publicação, etc. S eu interesse é limitado aos que se interessam mais de perto por essa problemática. KATZ, Bill (ed.) The acquisiti ons budget. New York: Haworth Press, 1989. Especificamente voltado para a administração do orçamento para aquisição de materiais, reflete bem a preocupação dos bibliotecários norte -americanos com uma realidade de disponibilidades financeiras cada vez mais limitadas. Embora as contribuições dos diversos autores apresentem certa desigualdade, algumas das propostas e análises apresentadas podem ser úteis para lidar com problemas similares encontrados pelos profissionais brasileiros. LEE, Sul H. (ed.) Acquisitions, budgets and material costs: issues and approaches . New York: Haworth Press, c1987. Composto por colaborações de vários autores, discute a questão dos preços dos materiais de informação e seu impacto nasbibliotecas. Apesar do viés norte -americano, apresenta reflexões importantes para leitura dos bibliotecários brasileiros. Extremamente útil é a bibliografia selecionada sobre aquisição, orç amento e materiais. MAGRILE, Rose Mary, CORBIN, John. Acquisitions management and collection development in libraries . 2. ed. Chicago: American Library Association, 1989. Texto básico para qualquer profissional interessado em aquisição de materiais. Cons tituise em um dos trabalhos mais minuciosos sobre aquisição, sendo praticamente um manual para utilização de todos os bibliotecários atuantes na área. Imprescindível. MERCADANTE, Leila, ARNOLDI, Maria Eli. Orientação para aquisição de material bibliográfico. Brasília: Programa Nacional de Bibliotecas Universitárias, 1986. Mesmo sendo um texto curto, preparado para dar suporte ao Programa Nacional de Bibliotecas Universitárias, traz informações valiosas para todos os bibliotecários envolvidos nas atividades de aquisição, principalmente na administração pública. OSBURN, Charles, ATKINSON, Ross (ed.) Collection management: a new treatise . Greenwich: JAT Press, 1991. Outro texto cuja leitura integral é indispensável para qualquer profissional interessado na problemática do desenvolvimento de coleções ou em qualquer uma de suas atividades. Cada um dos capítulos foi escrito por profissionais atuantes, com larga experiência na área sobre a qual escreveram. Especialmente úteis para os bibliotecários interessados em aquisição de materiais de informação são os capítulos sobre programas de compras em massa, de Carolyn Bucknall, e aquisição de materiais estrangeiros, de Saral, M. Pritchard. SCFIREINER, Heloisa Benetti, SERAFIM, Loiva Teresinha, GATTELAN, Paulo Césa r, JESUS, Roselaine Prestes de. Compra de material bibliográfico para bibliotecas universitárias brasileiras. Brasília: Programa Nacional de Bibliotecas Universitárias, 1991. Apresenta um enfoque minucioso sobre aquisição em bibliotecas universitárias bras ileiras ligadas à administração pública. Apresenta uma abordagem prática que pode ser bastante útil para todos os bibliotecários. Ainda que parte da legislação citada no trabalho já não esteja mais em vigor, os procedimentos apresentados no trabalho contin uam válidos como diretrizes para uso dos bibliotecários. VERGUEIRO, Waldomiro. Desenvolvimento de coleções . São Paulo: Polis; Associação Paulista de Bibliotecários, 1989. Uma abordagem bastante ampla sobre o desenvolvimento de coleções, buscando introduzir os bibliotecários no assunto. Sua leitura poderá ser útil para a definição de outras áreas para aprofundamento.
VERGUEIRO, Waldomiro. Seleção de materiais de informação: princípios e técnicas . Brasília: Briquet de Lemos / Livros, 1995. Ainda que tratando especificamente de seleção de materiais, sua leitura pode complementar muitas das idéias e discussões aqui expostas com relação a aquisição. Recomenda-se a leitura do capítulo referente às doações. Periódicos
ACQUISITIONS LIBRARIAN. New York, Hawor th Press, 1989 Costuma publicar apenas fascículos monotemáticos, versando sobre os mais variados aspectos da aquisição de materiais de informação. Desde seu início, já foram publicados fascículostratando de temas como aquisição automatizada (n. 1), aspecto s legais e éticos da aquisição (n. 3) e custos operacionais da aquisição (n. 4), entre outros. COLLECTION MANAGEMENT. New York, Haworth Press, 1975 Embora enfocando o desenvolvimento de coleções de uma maneira geral, costuma publicar artigos sobre aquisição, em seus mais variados aspectos. Já é praticamente uma revista tradicional da área, constituindo uma leitura obrigatória para todos que desejam manter-se atualizados nas questões relacionadas com o desenvolvimento de coleções. JOURNAL OF LIBRARY ADMINISTRATION. New York, Haworth Press, 1980 Ainda que não versando especificamente sobre aquisição de materiais de informação, a citação a este periódico é imprescindível, pois um destaque especial costuma ser dado ao estudo de questões relacionadas com aqui sição de materiais (o que também serve como demonstração da importância que é dada internacionalmente a esse tema). Especialmente úteis para os profissionais interessados no assunto são os fascículos que enfocam a análise de custos de periódicos (v. 12, n. 3), a avaliação de fornecedores de materiais de informação (v. 16, n. 3), o orçamento para aquisição (v. 19, n. 2) e o compartilhamento de recursos (v. 20, n. 2), entre outros. LIBRARY ACQUISTTI0NS: PRACTICE & THEORY. New York, Pergamon Press, 1977 Provavelmente a melhor publicação periódica sobre aquisição existente no mercado, essencial para aprofundamento dos conhecimentos e atualização de todos que atuam na área. Costuma servir como instrumento para divulgação de seminários e workshops sobre aquisiçã o e assuntos correlatos, realizados principalmente nos Estados Unidos. LIBRARY RESOURCES & TECHNICAL SERVICES. Chicago, Association for Library Collections & Technical Services, American Library Association, 1957 Não é um periódico que trate especificame nte da questão da aquisição, mas costuma regularmente tratar desse assunto, enfocando -o sob os mais diversos ângulos, abrangendo tanto aspectos teóricos como práticos, inclusive com relatos de experiências e descrição de casos. Listas eletrônicas de discussão e periódicos eletrônicos
ACQNET — THE ACQUISITIONS LIBRARIANS ELECTRONIC NETWORK (ACQNET
[email protected]) Criado em dezembro de 1990, é provavelmente o mais importante veículo eletrônico sobre aquisição e temas correlatos atualmente existen te na Internet, propondo-se como um foro permanente de troca de informações para os bibliotecários e outros profissionais interessados no assunto. E praticamente um meio termo entre um periódico eletrônico (possui até ISSN: 1057-5308) e uma lista de discussão, gozando de grande prestígio. As contribuições são moderadas por um editor e possui também uma comissão editorial, composta por profissionais conceituados. ACQNET não tem periodicidade regular, mas cada grupo de mensagens enviadas aos assinantes recebe numeração seqüencial de volume e fascículo. Recentemente, foi adotada também a prática de publicar números avulsos, denominados ACQFLASHES, com numeração própria, contendo mensagens com objetivos específicos que
necessitem de divulgação mais urgente (como anúncios de empregos, chamadas para apresentação de trabalhos em congressos e reuniões da área, prazos para inscrição em concursos, etc.). As mensagens de adesão à lista devem ser enviadas para
[email protected]. Números atrasados estão arqui vados no listserv , podendo ser solicitados por FTP ( file transfer protocol : protocolo de transferência de arquivos). Também estão disponíveis por intermédio do ACQWEB, um endereço na World Wide Web (www) dedicado exclusivamente às questões de aquisição e d esenvolvimento de coleções. O endereço é http:// www/library.vanderbilt.edu/law/acqs/acqs.html. BACKSERV - THE SERIALS BACK ISSUES AND DUPLICATE EXCHANGE LIST (
[email protected]). Não se trata propriamente de uma lista de discussão, mas um endere ço eletrônico devotado exclusivamente à permuta informal de fascículos atrasados de periódicos entre bibliotecas, propondo-se como um local aonde se envia a lista dos materiais disponíveis para permuta e dos que se desejam obter (na realidade, a lista há m uito tempo deixou de tratar exclusivamente de periódicos, pois freqüentemente aparecem anúncios de materiais monográficos para permuta). Não existem restrições de assunto, apesar de a área médica ser talvez mais bem servida em outra lista, intitulada BACKM ED. Trata-se, enfim, de um veículo de comunicação para os bibliotecários que estejam à procura de fascículos atrasados de periódicos. Muitas bibliotecas solicitam que sua despesa com a remessa dos materiais lhes seja reembolsada pela biblioteca solicitante , o que pode trazer dificuldades para as instituições brasileiras, devido à dificuldade de remessa do reembolso ou taxas bancárias que acabem tomando a transação não compensadora. As mensagens de inscrição devem ser enviadas para listserv@sun. readmore.com . Os arquivos semanais são armazenados no listserv, podendo ser solicitados com as mensagens normais. COLLDV-L — LIBRARY COLLECTION DEVELOPMENT LIST (
[email protected]). Embora dedicada à discussão de questões relacionadas com o desenvolvimento de coleções em geral, preocupações referentes à aquisição de materiais surgem com muita freqüência nesta lista,fazendo com que seu acompanhamento seja bastante proveitoso para todos os profissionais interessados no assunto. A lista é moderada por Lynn F. Sipe, bibliotecária da University of Southern California. Mensagens de inscrição devem ser enviadas para
[email protected]. PRICES-L — NEWSLETTER ON SERIALS PRICINO ISSUES (PRICES -L@ UNC.EDU). Provavelmente o mais antigo periódico eletrônico da área de aquisição, ded icado, como o próprio nome indica, à discussão de questões relacionadas com o preço das publicações periódicas, possuindo até mesmo o ISSN: 1046 -3410. Não é publicado em intervalos regulares, cada fascículo sendo composto e enviado para os assinantes de ac ordo com o volume de colaborações recebidas. Na realidade, todas as questões relacionadas com os periódicos em geral interessam à publicação e não apenas as relacionadas especificamente com preços. E editado por uma profissional com larga experiência na ár ea de aquisição de periódicos. Mensagens de inscrição devem ser enviadas para l
[email protected]. Números atrasados encontram-se arquivados no endereço http://suns ite. unc.edu/reference/prices/prices.html, mas também estão disponíveis no próprio listproc . Para se obter uma lista dos fascículos disponíveis, deve-se enviar uma mensagem para a listproc , contendo apenas as palavras index prices .
Anexo 1 – Declaração de princípios e padrões para a prática da 15 aquisição
Em todas as transações de aquisição, o bibliotecário... 1. considera primordialmente os objetivos e políticas de sua instituição 2. empenha-se em obter o máximo de valor para cada dólar gasto; 3. garante a todos os fornecedores em uma licitação o mesmo tratamento, na medida em que o permitam as políticas estabelecidas de sua instituição, e analisa cada transação por seus próprios méritos;
defende e trabalha pela honestidade, verdade e justiça na compra e venda, e denuncia todas as formas e manifestações de suborno; 5. recusa presentes e gentilezas pessoais; 6. utiliza somente com licença as idéias originais e planos desenvolvidos por um fornecedor para objetivos de venda competitiva; 7. garante recepção imediata e cortês, na medida em que as condições lhe permitam, a todos que o visitam no cumprimento de missões comerciais legítimas; 8. cultiva e promove práticas comerciais justas, éticas e legais; 9. evita embustes; 10. empenha-se constantemente por conhecer a indústr ia editorial e ocomércio de livros; 11. empenha-se por estabelecer métodos práticos e eficientes para odesempenho de suas funções; 12. aconselha e auxilia seus colegas bibliotecários no desempenho de seus deveres, sempre que a ocasião o permita. 4.
Anexo 2 – Expressões empregadas nas atividades de aquisição
Entendemos que algumas expressões utilizadas no processo de aquisição podem apresentar dificuldades para os responsáveis por essas atividades, principalmente devido ao grande número de termos técnicos em outr os idiomas, grande parte dos quais em inglês, usados na maioria das transações comerciais. Abaixo, relacionamos os termos que, em nossa opinião, são os mais comuns. Esta lista beneficiou -se grandemente de lista similar elaborada por Leila Mercadante e Maria Eh Arnoldi, em trabalho preparado para o Programa Nacional de Bibliotecas Universitárias. adiantamento . Recursos financeiros colocados à disposição de repartições públicas para arcarem com despesas urgentes que não podem aguardar os procedimentos norma is de aplicação. advanced payment required. Exige-se pagamento antecipado. Indica que é necessário efetuar o pagamento antes de o material ser despachado. amount due. Quantia devida. Especificação colocada no final de faturas pro forma, indicando a importância que deve ser paga. annual subscript ion. Assinatura anual. back i ssues. Fascículos ou números atrasados de periódicos. hank order. Ordem bancária. Ordem de pagamento realizada por intermédio de instituições bancárias. Pode implicar a realização de contr ato de câmbio. bill later. A faturar. Indicação de faturamento posterior, ou seja, que o item será posteriormente cobrado. bill to. Cobrar de. Instituição em nome da qual a fatura foi emitida. Pode ser diferente do endereço para onde as publicações deverão ser enviadas. bimonthly. Publicação de periodicidade bimestral. carta de crédito. Documento em que o vendedor especifica a existência de créditos em favor das bibliotecas, em geral por causa de material que não foi fornecido. ceased publication. Publicação suspensa. Periódico cuja publicação foi cancelada. consolidated service. Serviço oferecido por determinadas agências, compreendendo o controle de recebimento de fascículos de periódicos e seu envio para as bibliotecas de forma organizada. Inclui também a reclamação de falhas de recebimento diretamente pela agência. contrato de câmbio. Documento firmado entre o comprador de moeda estrangeira e o estabelecimento bancário, no qual são discriminadas as operações de câmbio. Necessário para o pagamento de faturas pro forma enviadas por fornecedores do exterior. cotação. Preço fornecido por firmas comerciais, em licitações ou orçamentos. credit memo ver carta de crédito credit order ver carta de crédito current number. Número atual. O fascículo mais recente de um per iódico. current price. Preço atual. O preço que está sendo praticado no momento. delayed. Atrasado. Indica que a publicação ou remessa do material está atrasada.
Endereço de entrega. Endereço para onde deve ser remetido o material adquirido. Pode ser diferente do endereço da instituição em nome de quem será emitida a fatura. delivery address.
discontinued ver ceased publication dólar-livro. Valor convencionado por
cada livraria ou agência para fixar, em moeda nacional, o preço final de venda ao consumidor de m ateriais de informação importados. Trata se, efetivamente, de uma forma de agregar ao preço de venda os custos adicionais em que o livreiro incorre para a obtenção dos itens. Não tem paridade com a cotação oficial, sendo sempre maior. edital. Documento que especifica as condições de realização da licitação, inclusive regras para participação, julgamento das propostas e elaboração do contrato. editor. Em português, a empresa responsável pela publicação da obra; o mesmo que editora. Em inglês, pessoa que prep ara para publicação o trabalho de outrem (editor de texto), ou que coordena a edição de uma obra de autoria coletiva (organizador); também o responsável pelo conteúdo de um periódico ou de parte dele (sentido que vem se tornando comum no Brasil). empenho. Ação administrativa e respectivo documento que, na administração pública, significam que foi efetuado o comprometimento dos recursos financeiros destinados ao pagamento de serviços que serão prestados ou bens a serem adquiridos. exchange. Intercâmbio. Permuta ou intercâmbio de materiais de informação. Câmbio, ou seja, conversão da moeda de um país pela de outro país. exchange rate. Taxa de câmbio. forthnightly. Quinzenal. Publicação de periodicidade quinzenal ou bimensal. frequency of publication. Periodicidade de publicação. g i f t . Doação. Doação de materiais de informação. Diferente de donation, que se refere às doações em espécie. handling charge. Porcentagem acrescida ao preço de capa de uma publicação, referente ao serviço da agência ou da livraria, engl obando localização do item, manipulação e empacotamento. hardback, hardbound ou hardcover. Capa dura. Encadernado. Termos que indicam que, ao contrário de uma brochura ( paper-back ), o material se apresenta encadernado. issue. Fascículo ou número de uma publicação periódica. invoice. Fatura. Documento que serve para comprovar os termos e valores de uma compra e encaminhar seu pagamento. licitação. Procedimento administrativo que se destina a obter as condições mais vantajosas de preço e prazo de entrega para aquisição de bens e serviços. E indispensável na administração pública. missing issue. Fascículo ou número faltante de um periódico. monthly. Mensal. Refere-se a publicação de periodicidade mensal. net price. Preço líquido. not yet published. Ainda não publicado. Indica material que ainda se acha em fase de produção. on expire. Informa que a assinatura de um título está para vencer. order. Encomenda. Pedido de compra. o u t o f p r i n t . Esgotado. Refere-se a títulos retirados do catálogo da editora ou esgotados. out of stock. Refere-se a publicação não disponível no momento. packing and postage charges. Despesas de embalagem e porte. paperback. Brochura. Livro com capas de papel ou cartão, ao contrário do encadernado. pocketbook, pocket edit ion. Livro de bolso, edição de bolso. pro forma ou proforma invoice. Proposta emitida pelo fornecedor, em que é relacionado o material oferecido, com indicação de preço, prazo de validade, condições de pagamento, etc. publisher. Editora. Empresa ou outra instituição responsáve l pela publicação da obra. purchase price. Preço de compra. quarterly. Trimestral. Publicação de periodicidade trimestral, isto é, publicada quatro vezes ao ano. replacement. Substituição. Reposição de títulos de livros ou fascículos de periódicos.
