User Manual Nadine

Petunjuk Penggunaan Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (Nadine)

DAFTAR ISI DAFTAR ISI ............................................................ ............................................................................................................................... .................................................................................... ................. i 1. PENDAHULUAN ...................................................................... .................................................................................................................................. ............................................................ 1 1.1.

Latar Belakang ............................................................ ......................................................................................................................... ............................................................. 1

1.2.

Tujuan .............................................................. .................................................................................................................................... ........................................................................ .. 1

1.3.

Ruang Lingkup ............................................................ ......................................................................................................................... ............................................................. 1

2. AKSES APLIKASI DAN PROSES LOGIN ................................................................................................. 2

2.1.

Akses Aplikasi ............................................................. .......................................................................................................................... ............................................................. 2

2.2

Proses Login ................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ 4

3. DASHBOARD...................................................................................... DASHBOARD....................................................................................................................................... ................................................. 7 4. SURAT MASUK ........................................................... .............................................................................................................................. ........................................................................ ..... 9

4.1.

Form Rekam Surat Masuk ................................................................. ....................................................................................................... ...................................... 9

4.2.

Daftar Rekam Surat Masuk ................................................................ .................................................................................................... .................................... 15

4.3.

Terima Surat Masuk.................................................... Masuk............................................................................................................... ........................................................... 19

4.4.

Surat Masuk Diterima ............................................................ ............................................................................................................ ................................................ 20

4.5.

Serahkan Surat Masuk ........................................................... ........................................................................................................... ................................................ 23

4.6.

Surat Masuk Diserahkan ........................................................ ........................................................................................................ ................................................ 24

4.7.

Surat Masuk Dikembalikan ................................................................ .................................................................................................... .................................... 25

4.8.

Surat Masuk Yang Kembali ................................................................ .................................................................................................... .................................... 26

4.9.

Surat Masuk Kembali Yang Diterima ............................................................ ..................................................................................... ......................... 27

4.10. Arsip Surat Masuk ................................................................... .................................................................................................................. ............................................... 28 .......................................................................................................... ................................................ 30 4.11. Pencarian Surat Masuk ..........................................................

4.12. Statistik Surat Masuk ............................................................. ............................................................................................................. ................................................ 31 4.13. Laporan Surat Masuk ............................................................. ............................................................................................................. ................................................ 31 5. DISPOSISI .................................................................... .......................................................................................................................................... ...................................................................... 34

5.1.

Surat Belum Didisposisikan ............................................................... ................................................................................................... .................................... 34

5.2.

Daftar Disposisi Direkam ................................................................... ....................................................................................................... .................................... 36

5.3.

Terima Disposisi ...................................................................... ..................................................................................................................... ............................................... 37

5.4.

Disposisi Diterima ................................................................... .................................................................................................................. ............................................... 38

5.5.

Serahkan / Kirim Disposisi ................................................................. ..................................................................................................... .................................... 40

5.6.

Disposisi Diserahkan .............................................................. .............................................................................................................. ................................................ 42

5.7.

Disposisi Dikembalikan .......................................................... .......................................................................................................... ................................................ 44

i

DAFTAR ISI DAFTAR ISI ............................................................ ............................................................................................................................... .................................................................................... ................. i 1. PENDAHULUAN ...................................................................... .................................................................................................................................. ............................................................ 1 1.1.

Latar Belakang ............................................................ ......................................................................................................................... ............................................................. 1

1.2.

Tujuan .............................................................. .................................................................................................................................... ........................................................................ .. 1

1.3.

Ruang Lingkup ............................................................ ......................................................................................................................... ............................................................. 1

2. AKSES APLIKASI DAN PROSES LOGIN ................................................................................................. 2

2.1.

Akses Aplikasi ............................................................. .......................................................................................................................... ............................................................. 2

2.2

Proses Login ................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ 4

3. DASHBOARD...................................................................................... DASHBOARD....................................................................................................................................... ................................................. 7 4. SURAT MASUK ........................................................... .............................................................................................................................. ........................................................................ ..... 9

4.1.

Form Rekam Surat Masuk ................................................................. ....................................................................................................... ...................................... 9

4.2.

Daftar Rekam Surat Masuk ................................................................ .................................................................................................... .................................... 15

4.3.

Terima Surat Masuk.................................................... Masuk............................................................................................................... ........................................................... 19

4.4.

Surat Masuk Diterima ............................................................ ............................................................................................................ ................................................ 20

4.5.

Serahkan Surat Masuk ........................................................... ........................................................................................................... ................................................ 23

4.6.

Surat Masuk Diserahkan ........................................................ ........................................................................................................ ................................................ 24

4.7.

Surat Masuk Dikembalikan ................................................................ .................................................................................................... .................................... 25

4.8.

Surat Masuk Yang Kembali ................................................................ .................................................................................................... .................................... 26

4.9.

Surat Masuk Kembali Yang Diterima ............................................................ ..................................................................................... ......................... 27

4.10. Arsip Surat Masuk ................................................................... .................................................................................................................. ............................................... 28 .......................................................................................................... ................................................ 30 4.11. Pencarian Surat Masuk ..........................................................

4.12. Statistik Surat Masuk ............................................................. ............................................................................................................. ................................................ 31 4.13. Laporan Surat Masuk ............................................................. ............................................................................................................. ................................................ 31 5. DISPOSISI .................................................................... .......................................................................................................................................... ...................................................................... 34

5.1.

Surat Belum Didisposisikan ............................................................... ................................................................................................... .................................... 34

5.2.

Daftar Disposisi Direkam ................................................................... ....................................................................................................... .................................... 36

5.3.

Terima Disposisi ...................................................................... ..................................................................................................................... ............................................... 37

5.4.

Disposisi Diterima ................................................................... .................................................................................................................. ............................................... 38

5.5.

Serahkan / Kirim Disposisi ................................................................. ..................................................................................................... .................................... 40

5.6.

Disposisi Diserahkan .............................................................. .............................................................................................................. ................................................ 42

5.7.

Disposisi Dikembalikan .......................................................... .......................................................................................................... ................................................ 44

i

5.8.

Disposisi Yang Kembali .......................................................... .......................................................................................................... ................................................ 45

5.9.

Disposisi Yang Kembali Diterima .................................................................. ........................................................................................... ......................... 46

........................................................................................................................ ........................................................... 47 5.10. Arsip Disposisi .............................................................

5.11. Pencarian Disposisi ................................................................. ................................................................................................................ ............................................... 48 ................................................................................................................... ........................................................... 48 5.12. Statistik Disposisi ........................................................

5.13. Laporan Disposisi ........................................................ ................................................................................................................... ........................................................... 48 6. KONSEP SURAT ................................................................................. ................................................................................................................................ ............................................... 50 6.1.

Form Tulis Konsep Surat ........................................................ ........................................................................................................ ................................................ 50

6.2.

Daftar Rekam Rekam Konsep Surat............................................................... ................................................................................................... .................................... 53

6.3.

Terima Konsep Surat ............................................................. ............................................................................................................. ................................................ 54

6.4.

Konsep Surat Diterima ........................................................... ........................................................................................................... ................................................ 55

6.5.

Teruskan Konsep Surat .......................................................... .......................................................................................................... ................................................ 57

6.6.

Konsep Surat Diteruskan ................................................................... ....................................................................................................... .................................... 57

6.7.

Terima Revisi Konsep Surat ............................................................... ................................................................................................... .................................... 58

6.8.

Penandatanganan Konsep Surat .................................................................. ........................................................................................... ......................... 59

6.9.

Teruskan Penomoran Konsep Surat ............................................................. ...................................................................................... ......................... 60

6.10. Penomoran Surat Keluar Diteruskan ............................................................ ..................................................................................... ......................... 61 6.11. Serahkan Konsep Surat .......................................................... .......................................................................................................... ................................................ 61 6.12. Konsep Surat Diteruskan ................................................................... ....................................................................................................... .................................... 62 6.13. Pencarian Konsep Surat ......................................................... ......................................................................................................... ................................................ 62 6.14. Statistik Konsep Surat ............................................................ ............................................................................................................ ................................................ 63 7. SURAT KELUAR ........................................................... .............................................................................................................................. ...................................................................... ... 64 7.1.

Terima Penomoran Surat Keluar .................................................................. ........................................................................................... ......................... 64

7.2.

Penomoran Surat Keluar ................................................................... ....................................................................................................... .................................... 65

7.3.

Booking Nomor Surat Keluar ............................................................. ................................................................................................. .................................... 66

7.4.

Kirim Surat Keluar ................................................................... .................................................................................................................. ............................................... 67

7.5.

Surat Keluar Dikirim ............................................................... ............................................................................................................... ................................................ 68

7.6.

Pencarian Surat Keluar .......................................................... .......................................................................................................... ................................................ 69

7.7.

Statistik Surat Keluar ............................................................. ............................................................................................................. ................................................ 70

7.8.

Laporan Surat Keluar ............................................................. ............................................................................................................. ................................................ 70

8. User ................................................................. ....................................................................................................................................... ................................................................................. ........... 71 8.1

Ganti Kata Sandi ......................................................... .................................................................................................................... ........................................................... 71

8.2

Log Off ............................................................. ................................................................................................................................... ...................................................................... 71

ii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Halaman Awal Mozilla Firefox............................................................................................. 2 Gambar 2.2 Halaman Login ..................................................................................................................... 3 Gambar 2.3 Login .................................................................................................................................... 5 Gambar 2.4 Halaman Dashboard  ............................................................................................................ 5 Gambar 2.5 Notifikasi Username atau Password  Tidak valid ................................................................. 6 Gambar 3.1 Halaman Dashboard  ............................................................................................................ 7 Gambar 3.2 Indikator Surat Yang Akan Diterima .................................................................................... 8 Gambar 4.1 Tampilan Filter Surat ........................................................................................................... 9 Gambar 4.2 Halaman Form Rekam Surat Masuk .................................................................................. 10 Gambar 4.3 Halaman Form Rekam Surat Masuk  – Tab Data Pendukung ............................................ 12 Gambar 4.4 Halaman Tambah Surat Terkait  – Surat Masuk ................................................................ 12 Gambar 4.5 Halaman Tambah Surat Terkait  – Surat Keluar ................................................................. 13 Gambar 4.6 Halaman Tambah Surat Terkait  – Disposisi....................................................................... 13 Gambar 4.7 Daftar Surat Terkait ........................................................................................................... 13 Gambar 4.8 Halaman Tambah Lampiran .............................................................................................. 14 Gambar 4.9 Daftar Lampiran ................................................................................................................ 15 Gambar 4.10 Jendela Konfirmasi Penghapusan Surat Terkait / Lampiran ........................................... 15 Gambar 4.11 Tab Resume Surat............................................................................................................ 17 Gambar 4.12 Tab Disposisi Surat .......................................................................................................... 17 Gambar 4.13 Tab Workflow Surat Masuk ............................................................................................. 18 Gambar 4.14 Tab Workflow  Surat Keluar ............................................................................................. 18 Gambar 4.15 Catatan Action ................................................................................................................. 19 Gambar 4.16 Halaman Surat Masuk [Terima Surat masuk] ................................................................. 19 Gambar 4.17 Jendela Konfirmasi Terima Surat Masuk ......................................................................... 20 Gambar 4.18 Halaman Surat Masuk [Surat Masuk Diterima] .............................................................. 20 Gambar 4.19 Jendela Kembalikan Surat ............................................................................................... 22 Gambar 4.20 Jendela Agendakan Surat ................................................................................................ 22 Gambar 4.21 Jendela Agendakan Surat Masuk .................................................................................... 23 Gambar 4.22 Halaman Kop Lembar Disposisi ....................................................................................... 23 Gambar 4.23 Halaman Serahkan Surat Masuk ..................................................................................... 23 Gambar 4.24 Halaman Jendela Konfirmasi Serahkan Surat ................................................................. 24 Gambar 4.25 Halaman Surat Masuk Diserahkan .................................................................................. 24 Gambar 4.26 Halaman Hasil Pengantar ................................................................................................ 25 Gambar 4.27 Jendela Konfirmasi Kembalikan Surat ............................................................................. 26 Gambar 4.28 Halaman Surat Masuk Dikembalikan .............................................................................. 26 Gambar 4.29 Halaman Surat Masuk Yang Kembali .............................................................................. 26 Gambar 4.30 Jendela Konfirmasi Terima Surat Yang Kembali.............................................................. 27 Gambar 4.31 Halaman Surat Masuk Kembali Yang Diterima] .............................................................. 27 Gambar 4.32 Halaman Arsip Surat Masuk ............................................................................................ 28 Gambar 4.33 Jendela Konfirmasi Arsipkan Surat .................................................................................. 29 Gambar 4.34 Jendela Konfirmasi Proses Ulang Surat ........................................................................... 30 Gambar 4.35 Tampilan Tab Filter Surat ................................................................................................ 30

 

iii

Gambar 4.36 Hasil Filter Statistik Surat ................................................................................................ 31 Gambar 4.37 Halaman Laporan Surat Masuk ....................................................................................... 32 Gambar 5.1 Tampilan Filter Surat ......................................................................................................... 34 Gambar 5.2 Form Rekam Disposisi ....................................................................................................... 35 Gambar 5.3 Halaman Terima Disposisi ................................................................................................. 38 Gambar 5.4 Jendela Konfirmasi Terima Disposisi ................................................................................. 38 Gambar 5.5 Halaman Disposisi Diterima .............................................................................................. 39 Gambar 5.6 Jendela Konfirmasi ............................................................................................................ 40 Gambar 5.7 Halaman Serahkan/Kirim Disposisi ................................................................................... 41 Gambar 5.8 Notifikasi Serahkan/Kirim Disposisi .................................................................................. 42 Gambar 5.9 Halaman Disposisi Diserahkan .......................................................................................... 42 Gambar 5.10 Tab Disposisi Surat .......................................................................................................... 43 Gambar 5.11 Cetak Pengantar Disposisi ............................................................................................... 44 Gambar 5.12 Halaman Disposisi Dikembalikan .................................................................................... 44 Gambar 5.13 Halaman Disposisi Dikembalikan .................................................................................... 45 Gambar 5.14 Tab Workflow Surat Masuk ............................................................................................. 45 Gambar 5.15 Halaman Disposisi Yang Kembali..................................................................................... 45 Gambar 5.16 Jendela Konfirmasi Terima Disposisi Surat Yang Kembali ............................................... 46 Gambar 5.17 Halaman Disposisi Kembali Yang Diterima...................................................................... 46 Gambar 5.18 Jendela Konfirmasi Arsipkan Surat .................................................................................. 47 Gambar 5.19 Halaman Pencarian Disposisi .......................................................................................... 48 Gambar 5.20 Halaman Statistik Disposisi ............................................................................................. 48 Gambar 5.21 Halaman Laporan Disposisi ............................................................................................. 49 Gambar 6.1 Tab Filter Surat .................................................................................................................. 50 Gambar 6.2 Tab Form Tulis Konsep Surat ............................................................................................. 51 Gambar 6.3 Halaman Daftar Rekam Konsep Surat ............................................................................... 53 Gambar 6.4 Halaman Terima Konsep Surat .......................................................................................... 54 Gambar 6.5 Jendela Konfirmasi Terima Surat ...................................................................................... 55 Gambar 6.6 Halaman Konsep Surat Diterima ....................................................................................... 55 Gambar 6.7 Halaman Formulir Tulis Konsep Surat [ubah] ................................................................... 56 Gambar 6.8 Jendela Konfirmasi Kirim Revisi ........................................................................................ 56 Gambar 6.9 Halaman Teruskan Konsep Surat ...................................................................................... 57 Gambar 6.10 Jendela Konfirmasi Teruskan Surat ................................................................................. 57 Gambar 6.11 Halaman Konsep Surat Diteruskan ................................................................................. 58 Gambar 6.12 Halaman Cetak Surat Pengantar ..................................................................................... 58 Gambar 6.13 Halaman Terima Revisi Konsep Surat ............................................................................. 58 Gambar 6.14 Jendela Terima Revisi Surat ............................................................................................ 59 Gambar 6.15 Halaman Penandatanganan Konsep Surat ...................................................................... 59 Gambar 6.16 Jendela Konfirmasi Penandatanganan Konsep Surat...................................................... 60 Gambar 6.17 Halaman Teruskan Penomoran Surat Keluar .................................................................. 60 Gambar 6.18 Jendela Teruskan Penomoran Surat Keluar .................................................................... 61 Gambar 6.19 Halaman Konsep Surat Diserahkan ................................................................................. 61 Gambar 6.20 Halaman Serahkan Konsep Surat .................................................................................... 61 Gambar 6.21 Jendela Teruskan Penomoran Surat Keluar .................................................................... 62 Gambar 6.22 Halaman Konsep Surat Diserahkan ................................................................................. 62

iv

Gambar 6.23 Halaman Pencarian Konsep Surat ................................................................................... 63 Gambar 6.24 Halaman Statistik Konsep Surat ...................................................................................... 63 Gambar 7.1 Tab “Filter Surat” ............................................................................................................... 64

Gambar 7.2 Halaman Terima Penomoran Surat Keluar ....................................................................... 64 Gambar 7.3 Jendela Konfirmasi Terima Penomoran Surat Keluar ....................................................... 65 Gambar 7.4 Halaman Penomoran Surat Keluar.................................................................................... 65 Gambar 7.5 Jendela Konfirmasi Penomoran Surat Keluar .................................................................... 66 Gambar 7.6 Halaman Booking Surat Keluar ......................................................................................... 66 Gambar 7.7 Booking Surat Keluar ......................................................................................................... 67 Gambar 7.8 Halaman Kirim Surat Keluar .............................................................................................. 67 Gambar 7.9 Jendela Konfirmasi Kirim Surat Keluar .............................................................................. 68 Gambar 7.10 Halaman Surat Keluar Dikirim ......................................................................................... 68 Gambar 7.11 Halaman Surat Pengantar ............................................................................................... 69 Gambar 7.12 Halaman Pencarian Surat Keluar..................................................................................... 69 Gambar 7.13 Halaman Laporan Surat Keluar ....................................................................................... 70 Gambar 8.1 Halaman Ganti Kata sandi ................................................................................................. 71

v

1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Kementerian Keuangan memiliki kebutuhan yang tinggi akan Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik dari semua level Unit Organisasi, mulai dari level Menteri Keuangan sampai level Eselon IV. Karena kebutuhan inilah maka diperlukan adanya fasilitas tata kelola naskah dinas yang baik sehingga dapat mengakomodasi kepentingan dari masing  – masing pengguna, untuk memudahkan User dalam memonitor alur naskah dinas, pemberian No. Agenda secara otomatis dan juga fitur  – fitur lainnya. Fasilitas yang dibangun untuk mendukung aktivitas pengelolaan naskah dinas tersebut adalah Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik yang dibangun dengan menggunakan konsep web based. Sistem ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemograman PHP dan database Microsoft SQL Server 2005.

1.2. Tujuan Dokumen ini dibuat dengan tujuan untuk menjadi pedoman bagi pengguna di lingkungan Kementerian Keuangan. Diharapkan

dengan

adanya

dokumen manual

ini

pengguna

dapat

memahami fungsi dari tiap menu yang ada dalam aplikasi sehingga bisa memberi kemudahan kepada pengguna di lingkungan Kementerian Keuangan dalam mengoperasikan Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik, yang meliputi pengelolaan dan pemantauan surat masuk dan surat keluar.

1.3. Ruang Lingkup Materi yang dibahas pada petunjuk penggunaan Aplikasi

Tata Naskah Dinas Elektronik ini

meliputi: a.

Penjelasan mengenai fungsi dari menu  –  menu yang ada pada Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik;

b.

Langkah  –  langkah penggunaan fitur yang di sediakan pada Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik;

c.

Petunjuk pengisian form untuk perekaman Surat Masuk, Disposisi dan membuat Konsep Surat.

1

2.

 AKSES APLIKASI DAN PROSES LOGIN

2.1.  Akses Aplikasi  Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik adalah aplikasi intranet berbasis web sehingga untuk mengaksesnya diperlukan jaringan Kemenkeu dan browser tertentu. Pada dasarnya semua browser dapat digunakan, tetapi lebih baik jika digunakan beberapa browser berikut ini:

1. Mozilla Firefox 2. Google Chrome 3. Opera Cara mengakses Aplikasi: 1. Buka aplikasi browser (petunjuk penggunaan aplikasi ini menggunakan browser Mozilla Firefox ) 2. Pada kolom address ketik http://nadine.kemenkeu.go.id lalu klik tombol Enter 

Gambar 2.1 Halaman Awal Mozilla Firefox

Ketikkan alamat di kolom address ini

2

3. Setelah pengguna berhasil mengakses Aplikasi akan ditampilkan halaman seperti pada Gambar 2-2 di bawah ini yang merupakan tampilan halaman Login.

Gambar 2.2 Halaman Login

2.2Tipe User dan Hak Aksesnya  Aplikasi ini di kelompokkan dalam beberapa tipe user yang m emiliki hak akses yang berbeda, yaitu: 1. Reguler User dibagi menjadi 2 level unit, yaitu pengguna dan pengelola yang bertugas dan mempunyai wewenang dalam hal: a.

Memonitor alur surat

b.

Merekam surat (Surat Masuk)

c.

Membuat surat (Surat Keluar)

d.

Mengirim surat

e.

Mencetak surat

2. Executive User dibagi menjadi 2 level unit, yaitu pengguna dan pengelola yang bertugas dan mempunyai wewenang dalam hal: a.

Memonitor alur surat

b.

Merekam surat (Surat Masuk)

c.

Membuat surat (Surat Keluar)

d.

Mengirim surat

e.

Mencetak surat

f.

Melihat isi perihal surat rahasia

g.

Memproses ulang surat yang telah diarsipkan

h.

Menambahkan unit tujuan disposisi walaupun disposisi telah dikirimkan

3

3.  Administrator bertugas dan mempunyai wewenang dalam hal: a.

Pengaturan (setting ) aplikasi

b.

Pengelolaan surat

c.

Pengelolaan pengguna (user ) dan hak akses

d.

Memelihara data

2.3User Group Level Pengguna Aplikasi di kelompokkan ke dalam User Group Pengguna, Pengelola dan Pengguna sekaligus Pengelola. a.

Pengguna Pengguna Surat terdiri dari Sekretaris Menteri yang mewakili Menteri Keuangan, Sekretaris

Eselon I yang mewakili Eselon I, TU S etjen mewakili Setjen dan pada Eselon II yang akan diberikan hak untuk mengakses modul – modul aplikasi dengan Disposisi Surat. b.

Pengelola Surat Kementerian Sebagai Pusat Arsip Kementerian, dalam hal ini adalah TU Kementerian yang berhak

menerima seluruh surat yang masuk ke Kementerian maupun surat yang keluar dari Kementerian. Surat yang diterima oleh Pengelola Surat Kementerian, disampaikan kepada Pengelola Surat Pimpinan. c.

Pengelola Surat Pimpinan Sebagai Tata Usaha dari pimpinan unit, antara lain: TU Menteri dan TU Eselon I. User ini

mengelola surat masuk pimpinan yang diserahkan oleh Pengelola Surat Kementerian dan menyerahkannya kepada pimpinan selaku pengguna surat.

2.2Proses Login Prosedur Login digunakan untuk proses authorisasi atau proses pengenalan pengguna. Berikut adalah langkah-langkah melakukan login: 1.

Pada halaman login akan dilakukan proses authorisasi dengan menggunakan Username dan Password . Username dan password tersebut merupakan username dan password yang sudah didaftarkan sebelumnya.

4

Isikan username dan password untuk mengakses aplikasi

Gambar 2.3 Login

1. Petunjuk Login: a.

Pada kolom ”Username” masukkan username.

b.

Pada kolom ”Password ” masukkan password .

c.

Klik tombol

, jika Username dan Password yang diisikan valid, akan ditampilkan halaman

"Dashboard Tata Naskah Dinas Elektronik" seperti tampak pada gambar di bawah ini.

Gambar 2.4 Halaman Dashboard

 Apabila Username dan Password yang diisikan tidak valid maka akan ditampilkan notifikasi seperti gambar di bawah ini.

5

Gambar 2.5 Notifikasi Username atau Password   Tidak valid

2.3Daftar Menu Aplikasi 1.

Dashboard Dashboard ini merupakan bentuk dari Business Intelligence yang dimiliki oleh Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik, dimana pada menu ini User bisa memantau berapa banyak surat yang ada pada tiap – tiap aktifitas.

2.

Surat Masuk Menu “Surat Masuk” berfungsi untuk melakukan segala aktifitas yang berhubungan dengan proses surat masuk.

3.

Disposisi Surat Menu “Disposisi” berfungsi untuk melakukan segala aktifitas yang berhubungan dengan disposisi surat yang dimulai dari perekaman disposisi, penyerahan / pengiriman disposisi ke unit tujuan, pencetakan tanda terima surat, penerimaan atau pengembalian disposisi, pengarsipan disposisi dan statistik disposisi.

4.

Konsep Surat Menu “Konsep Surat” berfungsi untuk menulis konsep surat keluar yang ditulis oleh konseptor untuk diajukan kepada pemeriksa (atasan satu level di atas konseptor atau konseptor itu sendiri) dan selanjutnya akan ditandatangani oleh penandatangan surat selaku pengirim surat keluar tersebut.

5.

Surat Keluar Menu “Surat Keluar” meliputi beberapa aktifitas seperti pemberian nomor surat, pengiriman surat keluar, cetak pengantar surat keluar, pencarian surat keluar dan statistik surat keluar.

6.

User Menu ini berfungsi untuk merubah password dan untuk keluar dari aplikasi.

6

3. DASHBOARD

Menu “Dashboard ” ini menampilkan informasi surat berdasarkan status-statusnya, yaitu : 

Terima Surat Masuk



Serahkan Surat Masuk



Terima Disposisi



Serahkan Disposisi



Teruskan Konsep Surat



Terima Konsep Surat



Penandatangan Konsep Surat



Kirim Surat keluar

Data ditampilkan dalam 2 bentuk yaitu grafik bar dan tulisan seperti pada gambar di bawah ini :

Gambar 3.1 Halaman Dashboard 

Pada Dashboard juga terdapat indikator untuk surat yang akan diproses, dengan cara klik pada proses surat, seperti gambar dibawah ini,

7

Klik jumlah “Terima Surat Masuk”

Gambar 3.2 Indikator Surat Yang Akan Diterima

8

4. SURAT MASUK Proses ini dimulai dari perekaman surat m asuk, penyerahan surat masuk ke unit tujuan, pencetakan tanda terima surat masuk, penerimaan atau pengembalian surat masuk, pengarsipan surat masuk, statistik surat masuk dan pembuatan laporan surat masuk.

Filter pada menu Surat Masuk Setiap sub menu pada menu “Surat Masuk”  dilengkapi dengan fitur pencarian (filter ) untuk memudahkan pencarian surat masuk berdasarkan kriteria tertentu. Filter  surat ini dapat diakses dengan meng-klik tombol

yang akan menampilkan halaman Filter  Surat seperti gambar di bawah ini.

Gambar 4.1 Tampilan Filter Surat

Setelah memasukkan parameter ke salah satu textbox , klik tombol

, untuk export data yang

telah difilter maka klik Berikut ini merupakan penjelasan setiap sub menu pada menu “Surat Masuk” :

4.1. Form Rekam Surat Masuk Sub menu “Form Rekam Surat Masuk” berfungsi untuk menyimpan / merekam informasi surat masuk. Langkah yang dilakukan untuk perekaman surat masuk sebagai berikut : 1. Klik menu “Surat Masuk”, pilih sub menu “Form Rekam Surat Masuk” maka akan ditampilkan halaman Form Rekam Surat Masuk seperti gambar di bawah ini :

9

Gambar 4.2 Halaman Form Rekam Surat Masuk

2. Petunjuk pengisian “Form Rekam Surat Masuk” – tab “Resume Surat” : Detail Surat No Surat

Isikan dengan nomor surat yang tertera pada surat

Tgl Surat

Pilih tanggal saat surat masuk tersebut dibuat

Tgl Diterima

Pilih tanggal saat surat masuk tersebut diterima

Sifat Surat

Pilih Sifat Surat yang tersedia di combo box, dimana pilihannya adalah Biasa, Rahasia, Segera dan Sangat Segera

Status Berkas

Pilih Status Berkas yang tersedia di combo box, dimana pilihannya adalah Asli, Amplop Tertutup, Copy dan Tembusan

Jenis Surat

Pilih Jenis Surat yang tersedia di combo box, dimana pilihannya adalah Biasa, e-mail, Fax dan Undangan Cetak

Lampiran

Isikan dengan jumlah lampiran yang ada di surat masuk

Perihal*

Isikan perihal surat masuk

Asal surat Jenis Unit Pengirim

Pilih salah satu antara ”Internal” atau ”Eksternal”

10

Unit Pengirim*

Pilih Unit Pengirim yang tersedia di combo box

Nama Pengirim

Isikan dengan nama pengirim surat

Alamat

Pengirim Isikan dengan alamat pengirim

Tujuan surat Unit Tujuan

Pilih Unit Tujuan yang tersedia di combo box

Unit Diajukan

Pilih Unit Diajukan yang tersedia di combo box (Unit Diajukan ini adalah Unit yang akan memproses surat tersebut)

Klasifikasi surat Kelompok Arsip

Pilih kelompok arsip

Sub Kelompok Arsip

Pilih sub kelompok arsip

*) Wajib diisi untuk memproses perekaman Surat Masuk

Petunjuk Selesai Perekaman Surat Masuk Berfungsi

untuk

merekam

surat,

setelah

direkam

selanjutnya tampilan akan berpindah ke menu Surat Masuk: [Daftar Rekam Surat Masuk] dan surat masuk ke menu Surat Masuk: [Daftar Rekam Surat Masuk] dan [Serahkan Surat Masuk] Berfungsi untuk merekam surat tanpa keluar dari tampilan Surat Masuk: [Form Rekam Surat Masuk]

Berfungsi untuk membatalkan perekaman

3. Langkah pengisian “Form Rekam Surat Masuk” – tab “Data Pendukung” : Pengisian tab “Data Pendukung” hanya dapat dilakukan apabila pengguna yang telah meng -klik tombol Apply atau tombol Simpan pada tab “Resume Surat”.

11

Gambar 4.3 Halaman Form Rekam Surat Masuk – Tab Data Pendukung

i.

Langkah pengisian Sub Menu “Data Pendukung – Tambah Surat Terkait” a. Penambahan Surat Terkait : 

dapat melalui menu “Surat Masuk”  pilih sub Menu “Daftar Rekam Surat Masuk”  klik tombol Ubah



dapat dilakukan secara langsung tanpa harus keluar dari halaman Form Rekam Surat Masuk kemudian meng-klik tombol Apply



dapat dilakukan melalui link   Detail Surat dengan meng-klik “No Agenda Surat” yang dipilih pada menu “Surat Masuk”

b. Pilih tab Data Pendukung – Surat Terkait c. klik tombol Tambah Surat Terkait maka akan ditampilkan halaman pop up seperti gambar di bawah ini :

Gambar 4.4 Halaman Tambah Surat Terkait – Surat Masuk

12

Gambar 4.5 Halaman Tambah Surat Terkait – Surat Keluar

Gambar 4.6 Halaman Tambah Surat Terkait – Disposisi

d. Pilih jenis surat masuk yang akan dihubungkan dengan memilih tab “Surat Masuk” / “Surat Keluar” / “Disposisi”. e. Pilih surat yang akan dihubungkan dengan klik link “pilih” sebelah kiri pada tabel. f. Surat di atas akan secara otomatis tampil pada daftar “Surat Terkait” seperti gambar di bawah ini :

Gambar 4.7 Daftar Surat Terkait

13

ii.

Langkah pengisian Sub Menu “Data Pendukung – Tambah Lampiran” a. Penambahan lampiran : 

dapat melalui menu “Surat Masuk”  pilih sub Menu “Daftar Rekam Surat Masuk”  klik tombol Ubah



dapat dilakukan secara langsung tanpa harus keluar dari halaman Form Rekam Surat Masuk kemudian meng-klik tombol Apply



dapat dilakukan melalui link   Detail Surat dengan meng-klik “No Agenda Surat” yang dipilih pada menu “Surat Masuk”

b. Pilih tab Data Pendukung – Lampiran c. Klik tombol Tambah Lampiran maka akan ditampilkan halaman pop up seperti gambar di bawah ini :

Gambar 4.8 Halaman Tambah Lampiran

d. Berikut petunjuk pengisian halaman “Tambah Lampiran”

Jenis Lampiran: File Pendukung Deskripsi

Isi dengan deskripsi atau keterangan lampiran

Dokumen

Pilih dokumen yang akan diupload

Jenis Lampiran: RKMK/RPMK/Legal Opinion/Telaah Hukum Unit Pengusul

Pilih unit yang mengusulkan RKMK/RPMK/Legal Opinion/Telaah Hukum

Perihal

Isi dengan perihal lampiran

Tanggal

Pilih tanggal lampiran

Jenis RKMK/RPMK

Pilih jenis RKMK/RPMK yang bersifat administratif atau

*) Hanya pada jenis lampiran

kebijakan. Jenis RKMK/RPMK yang dipilih berpengaruh

RKMK/RPMK

pada batas waktu penindaklanjutan RKMK/RPMK.

14

Deskripsi

Isi dengan deskripsi atau keterangan lampiran

Dokumen

Pilih dokumen yang akan diupload

e. Klik tombol Upload untuk menambahkan lampiran. f. Lampiran yang telah ditambahkan akan muncul pada “Daftar Lampiran” seperti yang ditampilkan pada gambar di bawah ini :

Gambar 4.9 Daftar Lampiran

iii.

Langkah Pengapusan Surat Terkait / Lampiran a. Pada “Daftar Surat Terkait” / “Daftar Lampiran”, klik icon delete (

), maka akan

ditampilkan jendela konfirmasi penghapusan surat terkait / lampiran seperti gambar di bawah ini :

Gambar 4.10 Jendela Konfirmasi Penghapusan Surat Terkait / Lampiran

b. Klik tombol OK jika benar – benar ingin menghapus surat terkait / lampiran tersebut atau klik tombol Cancel jika ingin membatalkan penghapusan surat terkait / lampiran. c. Pengguna yang dapat menghapus surat terkait / lampiran adalah pengguna yang mengupload surat terkait/ lampiran tersebut.

4.2. Daftar Rekam Surat Masuk Sub menu “Daftar Rekam Surat Masuk” berisi surat-surat yang telah direkam melaluimenu Surat Masuk [Form Rekam Surat Masuk].

15

 Action Menu

Surat Masuk [Daftar Rekam Surat Masuk]

Action Ubah (

Fungsi Untuk mengubah Surat Masuk yang sudah direkam

)

Arsipkan (

)

Cetak Lembar Disposisi Kosong (

Untuk mengarsipkan Surat Untuk mencetak Lembar Disposisi Kosong pada continuous form

)

Cetak Template Lembar

Untuk mencetak Template Lembar Disposisi jika Anda i ngin

Disposisi (

mencetak Lembar Disposisi pada kertas kosong

)

Detail Surat Klik pada No Agenda pada menu Surat Masuk: [Daftar Rekam Surat Masuk]  untuk melihat detail surat yang terdiri dari tab berikut ini : 1. Tab Resume Surat Tab “Resume Surat” berisi informasi surat seperti detail surat, asal surat, tujuan surat, klasifikasi surat dan status terakhir surat:

16

Gambar 4.11 Tab Resume Surat

2. Tab Data Pendukung Pengguna dapat menambahkan surat terkait dan lampiran pada tab “Data Pendukung”  yang langkah-langkahnya telah dijelaskan pada bagian 4.1 di atas.

3. Tab Disposisi Surat Tab “Disposisi Surat” berisi histori disposisi mulai dari awal surat didisposisikan hingga terakhir (disposisi dapat dilakukan hingga level Eselon IV) pada aplikasi.

Gambar 4.12 Tab Disposisi Surat

17

4. Tab Workflow Surat Masuk Tab “Workflow   Surat Masuk”  berfungsi untuk memonitor alur surat masuk dan disposisi surat pada aplikasi.

Gambar 4.13 Tab Workflow  Surat Masuk

5. Tab Workflow  Surat Keluar Tab “Workflow Surat Keluar” berfungsi untuk memonitor alur konsep surat dan surat keluar pada aplikasi.

Gambar 4.14 Tab Workflow  Surat Keluar

Catatan Tambahan : Untuk action  pengembalian surat dan arsipkan, catatan pengembalian dan catatan pengarsipan dapat dilihat pada workflow  dengan mengarahkan (hover ) kursor ke action tersebut:

18

Gambar 4.15 Catatan Action

4.3. Terima Surat Masuk Sub menu “Terima Surat Masuk” berfungsi untuk menerima surat masuk secara elektronik. Pengguna hanya boleh melakukan proses penerimaan surat masuk jika fisik surat sudah diterima oleh pengguna,  jika fisik surat belum diterima oleh pengguna, maka surat yang ada di aplikasi ini hanya sebatas memberikan informasi bahwa akan ada surat yang masuk.

Gambar 4.16 Halaman Surat Masuk [Terima Surat masuk]

Langkah – Langkah Penerimaan Surat : 1. tekantombol

untuk menerima surat. Untuk menerima surat lebih dari satu, klik checkbox  pada

sebelah kiri tabel kemudian klik tombol Terima, maka akan ditampilkan jendela informasi nomor agenda dan nomor surat yang diterima seperti di bawah ini :

19

Gambar 4.17 Jendela Konfirmasi Terima Surat Masuk

2. Klik tombol Lanjutkan untuk menerima surat masuk atau klik Batalkan untuk membatalkan penerimaan surat masuk. 3. Surat – surat yang telah di terima, akan hilang dari menu Surat Masuk: [Terima Surat Masuk] dan akan masuk ke menu Surat Masuk: [Surat Masuk Diterima]. 4. Khusus untuk Tipe User Pengguna sekaligus Pengelola, setelah diterima, selain masuk ke menu Surat Masuk: [Surat Masuk Diterima], surat tersebut juga masuk ke menu Surat Masuk: [Surat Masuk Belum Didisposisikan]. 5. Bagi TipeUser   Pengelola / TU yang baru menerima surat dari unit lain, surat juga masuk ke menu Surat Masuk: [Serahkan Surat Masuk] untuk diajukan ke unitnya / Tipe User  Pengguna. 6. BagiTipe User  Pengguna yang menerima surat dari Tipe User Pengelolanya, surat juga masuk ke menu Surat Masuk: [Serahkan Surat Masuk] untuk diserahkan kembali ke TU sebagai Tipe

User Pengelola surat.

4.4. Surat Masuk Diterima Sub Menu “Surat Masuk Diterima” berisi surat-surat yang telah diterima melalui aplikasi.

Gambar 4.18 Halaman Surat Masuk [Surat Masuk Diterima]

20

 Action Sub Menu “Surat Masuk Diterima” Action

Fungsi

Ubah

Untuk mengubah Surat Masuk yang sudah direkam

Kembalikan

Untuk mengembalikan Surat kepada pengirimnya. Icon ini hanya akan tampil jika surat yang diterima, direkam oleh unit satu level diatasnya user login (bukan surat yang diterima dari surat keluar)

Agendakan

Untuk memberikan nomor agenda (hanya bisa diklik satu kali, selanjutnya ikon ini akan non-aktif)

Arsipkan

Untuk mengarsipkan Surat

Cetak Lembar Disposisi

Untuk mencetak Lembar Disposisi Kosong pada continuous f orm

Kosong Cetak Template Lembar

Untuk mencetak Template Lembar Disposisi jika Anda ingin mencetak

Disposisi

Lembar Disposisi pada kertas kosong

Langkah- Langkah Ubah Surat Masuk 1. Klik tombol Ubah (

) pada menu Surat Masuk: [Daftar Rekam Surat Masuk] atau menu Surat

Masuk: [Surat Masuk Diterima] maka akan ditampilkan halaman “For m Rekam Surat Masuk [Ubah]”. 2.

Lakukan pengubahan pada tab “Resume Surat” lalu klik tombol Simpan atau Apply.

21

Langkah-langkah Pengembalian Surat 1. Klik tombol Kembalikan (

)  di menu Surat Masuk: [Surat Masuk Diterima]  maka akan

ditampilkan jendela kembalikan surat seperti pada gambar di bawah ini :

Gambar 4.19 Jendela Kembalikan Surat

2. Isi catatan pengembalian surat sesuai dengan yang diinginkan. 3. Klik tombol Lanjutkan untuk mengembalikan surat 4. Surat akan masuk pada menu Surat Masuk: [Surat Masuk Dikembalikan]  dan akan hilang pada menu ini jika pengirim telah menerima kembali surat tersebut.

Langkah- Langkah Pengagendaan Surat 1. Klik tombo lAgendakan (

) pada menu Surat Masuk: [Surat Masuk Diterima] maka akan

ditampilkan jendela konfirmasi agendakan surat seperti pada gambar di bawah ini :

Gambar 4.20 Jendela Agendakan Surat

2. Klik tombol Lanjutkan untuk melanjutkan proses pengagendaan, atau klik tombol Batal untuk membatalkan pengagendaan surat masuk 3. Jika pengguna klik tombol Lanjutkan, maka akan muncul jendelaagendakan surat masuk yang menginformasikan No.Agenda yang diberikan untuk surat masuk tersebut

22

Gambar 4.21 Jendela Agendakan Surat Masuk

4. Klik tombol OK untuk kembali ke halaman sebelumnya dan tombol Agendakan ( berubah menjadi disabled  (

) akan

).

Langkah- Langkah Pencetakan Lembar Disposisi Kosong 1. Klik tombolCetak Lembar Disposisi Kosong (

) pada menu Surat Masuk: [Surat Masuk

Diterima] atau menu Surat Masuk: [Daftar Rekam Surat Masuk] maka akan ditampilkan Kop Lembar Disposisi seperti gambar di bawah ini :

Gambar 4.22 Halaman Kop Lembar Disposisi

2. Klik tombol Cetak untuk mencetak lembar disposisi tersebut.

4.5. Serahkan Surat Masuk Menu ini berisi surat-surat yang akan diserahkan ke tujuan yang diajukan.

Gambar 4.23 Halaman Serahkan Surat Masuk

23

Langkah- Langkah Penyerahan Surat 1.

Pilih menu Surat Masuk: [Serahkan Surat Masuk]

2.

Klik tombol Serahkan (

)untuk menyerahkan surat ke unit diajukan yang dimaksud.Untuk

menyerahkan surat lebih dari satu, klik checkbox   pada sebelah kiri tabel kemudian klik tombol Serahkan, maka akan ditampilkan jendela serahkan surat yang menginformasikan nomor agenda dan surat seperti gambar di bawah ini :

Gambar 4.24 Halaman Jendela Konfirmasi Serahkan Surat

3.

Klik Lanjut untuk menyerahkan Surat Masuk atau klik Batal untuk membatalkan penyerahan Surat Masuk.

4.

Surat  –  surat yang telah diserahkan, akan hilang dari menu Surat Masuk: [Serahkan Surat Masuk] dan akan masuk ke menu Surat Masuk: [Surat Masuk Diserahkan].

4.6. Surat Masuk Diserahkan Sub menu “Surat Masuk Diserahkan” berfungsi untuk memonitor surat – surat yang telah diserahkan. Surat – surat yang telah diserahkan akan hilang dari menu ini, jika telah di terima oleh tujuan surat.

Gambar 4.25 Halaman Surat Masuk Diserahkan

Langkah – Langkah Melakukan Cetak Pengantar 1. Pilih menu Surat Masuk [Surat Masuk Diserahkan]

24

2. Klik tombol Cetak Pengantar (

)atau klik checkbox   pada sebelah kiri tabel kemudian klik

tombol Cetak Pengantar , maka akan ditampilkan hasil pengantar yang akan dicetak seperti di bawah ini :

Gambar 4.26 Halaman Hasil Pengantar

3. Untuk melakukan cetak pengantar klik tombol Cetak.

4.7. Surat Masuk Dikembalikan Sub menu “Surat Masuk Dikembalikan” berfungsi untuk memonitor surat  –  surat yang telah dikembalikan. Surat – surat yang telah dikembalikanakan hilang dari menu ini, jika telah diterima oleh pengirim surat sebelumnya.

Langkah – Langkah Mengembalikan Surat Masuk 1. Pilih menu Surat Masuk [Surat Masuk Diterima] 2. Klik tombol Kembalikan (

) maka akan ditampilkan jendela konfirmasi kembalikan surat

seperti gambar di bawah ini

25

Gambar 4.27 Jendela Konfirmasi Kembalikan Surat

3. Isi catatan pengembalian sesuai dengan yang diinginkan 4. Klik tombol Lanjutkan untuk melanjutkan proses pengembalian surat atau klik tombol Batalkan untuk membatalkan proses tersebut. 5. Surat yang dikembalikan tersebut akan hilang dari menu Surat Masuk [Surat Masuk Diterima] dan akan ditampilkan pada menu Surat Masuk [Surat Masuk Dikembalikan] yang ditunjukan pada gambar di bawah ini :

Gambar 4.28 Halaman Surat Masuk Dikembalikan

Pada menu ini, tidak ada action apa pun. Surat yang terdapat pada menu ini akan hilang ketika unit tujuan pengembalian surat tersebut telah menerima suratnya.

4.8. Surat Masuk Yang Kembali Sub menu “Surat Masuk Yang Kembali” berfungsi untuk menerima surat yang dikembalikan oleh unit tujuan surat.

Gambar 4.29 Halaman Surat Masuk Yang Kembali

Langkah- Langkah Penerimaan Surat Yang Kembali 1. Klik tombol Terima Kembali (

) pada menu Surat Masuk: [Surat Masuk Yang Kembali]

maka akan tampil jendela konfirmasi yang berisi mengenai nomor agenda dan surat yang akan diterima kembali seperti di bawah ini :

26

Gambar 4.30 Jendela Konfirmasi Terima Surat Yang Kembali

2. Klik tombol Lanjutkanuntuk melanjutkan proses penerimaan kembali surat atau klik tombol Batalkan untuk membatalkan penerimaan kembali surat. 3. Surat akan hilang dari menu Surat Masuk: [Surat Masuk Yang Kembali] dan akan masuk ke menu Surat Masuk: [Surat Masuk Kembali Yang Diterima]

4.9. Surat Masuk Kembali Yang Diterima Sub menu “Surat Masuk Kembali Yang Diterima” berisi sur at – surat yang kembali dan telah diterima oleh unit tujuan pengembalian surat.

Gambar 4.31 Halaman Surat Masuk Kembali Yang Diterima]

 Action pada Menu Surat Masuk [Surat Masuk Kembali Yang Diterima] Action Ubah

Fungsi Untuk mengubah Surat Masuk, jika surat telah diubah, maka akan masuk ke menu Surat Masuk: [Serahkan S urat Masuk]

Arsipkan

Untuk mengarsipkan Surat Masuk

Cetak Lembar Disposisi

Untuk mencetak Lembar Disposisi Kosong pada continuous form

Kosong

27

Cetak Template Lembar

Untuk mencetak Template Lembar Disposisi jika Anda i ngin

Disposisi

mencetak Lembar Disposisi pada kertas kosong

4.10. Arsip Surat Masuk Sub menu “Arsip Surat Masuk” berfungsi untuk menyimpan surat – surat yang telah diarsipkan secara elektronik.

Gambar 4.32 Halaman Arsip Surat Masuk

Proses pengarsipan Surat Masuk bisa dilakukan dengan 2 cara: 1. Otomatis diarsipkan oleh sistem 

Untuk unit yang tidak memiliki TU / pengelola surat Surat langsung masuk ke Arsip Surat Masuk jika sudah ada perekaman disposisi pertama kali pada surat tersebut



Untuk unit yang memiliki TU / pengelola surat 

Rekam disposisi di Pengguna Surat (unit yang bersangkutan) Surat masuk ke menu Arsip Surat Masuk ketika TU telah mengklik ikon Terima di menu Surat Masuk [Terima Surat Masuk]

28



Rekam disposisi di Pengelola Surat (TU) Surat masuk ke menu Arsip Surat Masuk ketika TU melakukan perekaman disposisi dengan catatan TU baru bisa merekam disposisi setelah surat tersebut telah melewati pengguna surat.

2. Diarsipkan secara manual Pengarsipan secara manual bisa dilakukan pada menu Surat Masuk [Daftar Rekam Surat Masuk], Surat Masuk [Surat Masuk Diterima]  atau di menu Surat Masuk: [Surat Masuk Kembali yang Diterima].

Langkah- Langkah Pengarsipan Surat secara Manual 1. Pilih menu Surat Masuk: [Surat Masuk Diterima]  atau menu Surat Masuk: [Surat Masuk Kembali Yang Diterima]

Gambar 4.33 Jendela Konfirmasi Arsipkan Surat

2. Klik tombolArsipkan (

)pada surat yang akan diarsipkan maka akan ditampilkan jendela

konfirmasi catatan pengarsipan seperti di bawah ini : 3. Isi catatan pengarsipan sesuai dengan yang diinginkan 4. Klik tombol Lanjutkan, untuk melanjutkan pengarsipan atau klik Batalkan untuk membatalkan pengarsipan

Proses Ulang Surat Surat yang telah masuk Arsip dapat dilakukan proses ulang, selama surat diarsipkan secara manual, bukan

otomatis

oleh

sistem,

dan

pemrosesan

ulang

hanya

bisa

dilakukan

oleh

tipe

penggunaExecutive.

Langkah- Langkah Pemrosesan Ulang Surat 1. Pastikan terlebih dahulu, Anda melakukan Login sebagai tipe penggunaExecutive

29

2. Pilih Menu Surat Masuk: [Arsipkan Surat Masuk] 3. Klik tombol Proses Ulang (

)untuk memproses kembali surat yang sudah diarsipkan

sebelumnya maka akan ditampilkan jendela konfirmasi proses ulang yang berisi nomor surat dan agenda seperti di bawah ini.

Gambar 4.34 Jendela Konfirmasi Proses Ulang Surat

4. Klik tombol Lanjutkan untuk meneruskan proses ulang surat, atau klik tombol Batalkan untuk membatalkan proses ulang surat. 5. Surat akan hilang dari menu Surat Masuk: [Arsip Surat Masuk] dan kembali ke menu Surat Masuk: [Surat Masuk Diterima] (jika pengarsipan dilakukan di menu Surat Masuk Diterima) atau Surat Masuk: [Surat Masuk Kembali Yang Diterima] (jika pengarsipan dilakukan di menu Surat Masuk Kembali Yang Diterima).

4.11. Pencarian Surat Masuk Sub menu “Pencarian Surat Masuk” berfungsi untuk mencari surat masuk dengan mengisi salah satu parameter yang ada pada Filter surat lalu klik tombol Search untuk melakukan pencarian.

Gambar 4.35 Tampilan Tab Filter Surat

30

4.12. Statistik Surat Masuk Sub menu “Statistik Surat” akan menampilkan statistik surat ketika filter  surat diisi berdasarkan kriteria tertentu. Tentukan kriteria surat yang ingin ditampilkan lalu klik tombol Search maka akan dimunculkan halaman sebagai berikut

Gambar 4.36 Hasil Filter Statistik Surat

4.13. Laporan Surat Masuk Sub menu “Laporan Surat Masuk” berfungsi untuk mencetak laporan sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna, terutama untuk mengetahui disposisi dan tindak lanjut dari surat masuk.

31

Gambar 4.37 Halaman Laporan Surat Masuk

Langkah- Langkah Pembuatan Laporan Surat Masuk 1. Isi salah satu parameter yang ada pada Filter surat lalu klik tombol Search untuk melakukan penyaringan surat-surat yang dibutuhkan dalam pembuatan laporan 2. Jika surat-surat yang dimaksud sudah tampil dibawah menu filter, maka klik tombol Cetak Excel untuk mengeksport data ke file Excel, atau klik tombol Cetak Word

untuk

mengeksport data ke file dokumen Word.

32

33

5. DISPOSISI

Proses perekaman disposisi untuk surat masuk yang belum ada disposisi sebelumnya bisa dilakukan di menu Disposisi Surat: [Surat Masuk Belum Disisposisikan], sedangkan untuk Disposisi yang akan di Disposisikan lagi ke unit eselon dibawahnya, perekaman Disposisi dilakukan pada menu Disposisi Surat: [Disposisi Diterima].

Filter Surat pada Menu Disposisi Tombol Filter  digunakan untuk menampilkan informasi pada table di bawahnya berdasarkan kriteria  – kriteria yang diinginkan.

Gambar 5.1 Tampilan Filter Surat

Berikut ini merupakan penjelasan setiap sub menu pada menu “Surat Masuk” :

5.1. Surat Belum Didisposisikan Menu “Surat Belum Didisposisikan” berfungsi untuk melakukan aktifitas yang berkaitandengan perekaman disposisi.

Langkah-langkah perekaman disposisi: 1. Pilih menu Disposisi Surat: [Surat Masuk Belum Didisposisikan] 2. Klik tombol Disposisi Surat(

)di menu Disposisi Surat: [Surat Masuk Belum Didisposisikan]

maka akan ditampilkan Form Rekam Disposisi : [Rekam] seperti yang ditampilkan pada gambar di bawah ini :

34

Gambar 5.2 Form Rekam Disposisi

3. Petunjuk pengisian pengisian form rekam disposisi disposisi Detail Disposisi Pengirim Disposisi

Otomatis terisi oleh system, sesuai dengan user login

Tanggal Disposisi

Pilih tanggal disposisi

Tanggal Target

Pilih tanggal target disposisi tersebut harus diselesaikan

Sifat Disposisi* Disposisi *

Pilih Sifat Disposisi, ada 3 pilihan yaitu Sangat Segera, Segera dan Biasa

Catatan  Asli Diajukan Ke

Isikan catatan disposisi Pilih unit dimana lembar disposisi yang asli akan diserahkan. Elemen ini wajib diisi selama ada Tujuan Disposisi, tapi jika tidak

35

ada Tujuan Disposisi elemen ini boleh dikosongkan, jadi lem bar disposisi ini hanya diisi petunjuk Disposisi saja Keterangan

Isikan keterangan tambahan

Diperbanyak

Elemen ini otomatis terisi sesuai dengan jumlah Tujuan Disposisi yang dipilih

Tujuan Disposisi

Pilih Unit Tujuan yang akan menerima disposisi

Petunjuk Disposisi

Pilih Petunjuk Disposisi

*   ) Wajib diisi untuk memproses perekaman Disposisi Surat 

PetunjukSelesai Perekaman Disposisi Berfungsi untuk merekam disposisi surat, setelah direkam selanjutnya tampilan akan berpindah ke menu Disposisi Surat: [Daftar Disposisi Direkam] dan disposisi surat masuk ke menu Disposisi Surat: [Daftar Disposisi Direkam] dan [Serahkan / Kirim Disposisi] Berfungsi untuk merekam disposisi surat tanpa keluar dari tampilan Disposisi Surat: [Form Rekam Disposisi]

Berfungsi untuk membatalkan perekaman

4. Langkah pengisian “Form Rekam Disposisi” – tab “Data Pendukung” dapat dilihat pada bagian 5.1. di atas. 5. Surat akan hilang dari menu Disposisi Surat: [Surat Masuk Belum Didisposisikan] 6. Jika rekam disposisi dilakukan oleh Tipe User  Pengelola  Pengelola atau Tipe User Pengguna Pengelola surat akan masuk ke menu Disposisi Surat: [Daftar Disposisi Direkam] dan Direkam]  dan Disposisi Surat: [Serahkan Disposisi] 7. Jika rekam disposisi disposisi dilakukan oleh Tipe User Pengguna maka surat akan masuk ke menu Disposisi Surat: [Daftar Disposisi Direkam]  Direkam]  dan Surat Masuk: [Serahkan Surat Masuk]. Masuk]. Ketika surat masuk tersebut diserahkan ke Pengelolanya Pengelolanya secara otomatis surat masuk tersebut akan diarsipkan oleh sistem.

5.2. Daftar Disposisi Direkam Sub menu “Daftar Disposisi Direkam”  Direkam”   berfungsi untuk menyimpan disposisi  –   –  disposisi yang sudah direkam olehnya.

36

 Action pada menu Daftar Disposisi Direkam Action Ubah

Fungsi Untuk mengubah disposisi surat, setelah disposisi surat diubah, maka disposisi surat akan masuk ke menu Disposisi Surat: [Serahkan / Kirim Disposisi]

 Arsipkan

Untuk mengarsipkan disposisi surat (hanya muncul jika tidak ada tujuan disposisi)

Cetak Lembar

Untuk mencetak lembar disposisi seperti gambar di bawah ini :

Disposisi

5.3. Terima Disposisi Sub menu “Terima Disposisi” Disposisi” berfungsi untuk menerima disposisi secara elektronik. Pengguna hanya boleh melakukan proses penerimaan disposisi jika fisik disposisi surat sudah diterima oleh pengguna,  jika fisik disposisi surat belum diterima oleh pengguna, maka disposisi surat yang ada a da di aplikasi ini hanya sebatas memberikan informasi bahwa akan ada disposisi surat yang masuk.

37

Gambar 5.3 Halaman Terima Disposisi

Langkah – Langkah Terima Disposisi 1. Pilih menu Disposisi Surat: [Terima Disposisi] 2. Klik tombol Terima(

) untik menerima disposisi surat. Untuk menerima disposisi surat lebih

dari satu, klik checkbox   pada sebelah kiri tabel kemudian klik tombol Terima, maka akan ditampilkan jendela informasi nomor agenda dan nomor surat yang diterima seperti di bawah ini:

Gambar 5.4 Jendela Konfirmasi Terima Disposisi

3. Klik tombol Lanjutkanuntuk melanjutkan proses penerimaan disposisi surat atau klik tombol Batalkanuntuk membatalkan penerimaan disposisi 4. Disposisi surat yang diterima akan masuk ke menu Disposisi Surat: [Disposisi Diterima]

5.4. Disposisi Diterima Sub menu “Disposisi Diterima” berfungsi untuk melakukan pengembalian disposisi ke unit perekam disposisi, pemberian nomor agenda, pengarsipan disposisi, perekaman disposisi ke unit eselon dibawahnya, pencetakan Lembar Disposisi Kosong dan juga Lembar Disposisi.

38

Gambar 5.5 Halaman Disposisi Diterima

 Action pada Menu Disposisi Diterima Action Kembalikan

Fungsi untuk mengembalikan disposisi kepada pengirim yang sebelumnya

 Agendakan  Arsipkan

Untuk memberikan nomor agenda pada disposisi surat untuk mengarsipkan disposisi. Tombol ini hanya tampil jika tidak ada tujuan disposisi

Rekam Disposisi

untuk merekam disposisi ke unit eselon dibawahnya. Tombol ini baru muncul setelah disposisi surat diagendakan. Setelah merekam disposisi yang baru, maka oleh sistem, disposisi yang sebelumnya diterima / parent disposisi secara otomatis akan masuk arsip disposisi

Cetak LD Kosong

untuk mencetak Lembar Disposisi Kosong. Untuk proses Pencetakan LD Kosong langkah – langkahnya bisa dilihat pada halaman 15

Cetak Lembar Disposisi Balas Surat

Untuk mencetak Lembar Disposisi. Untuk membalas surat ke pengirim

Catatan:

39

Proses sama dengan proses pembuatan konsep surat dan surat keluar.

Langkah – Langkah Pengagendaan Disposisi Surat 1. Klik tombol Agendakan  (

)pada menu Disposisi Surat: [Disposisi Diterima]  maka akan

ditampilkan jendela konfirmasi seperti di bawah ini :

Gambar 5.6 Jendela Konfirmasi

2. Klik Lanjutkan  untuk melakukan proses pengagendaan disposisi atau klik Batalkan  untuk membatalkan proses tersebut. 3. Tombol Agendakan (

) akan menjadi disabled  (

), sedangkan tombol Disposisi Surat (

) menjadi aktif

Catatan: Tombol Disposisi Surat (

) menjadi aktif untuk Tipe User Pengguna atau Tipe User Pengelola yang

sebelumnya telah mengajukan Disposisi kepada Pimpinannya / Tipe User Pengguna. Karena perekaman disposisi di TU / Tipe

User

Pengelola  hanya bisa dilakukan setelah TU menyerahkan disposisi ke

pimpinannya.

5.5. Serahkan / Kirim Disposisi  Ada dua bentuk penyerahan Disposisi Surat, yaitu Serahkan dan Kirim. Serahk an Disposisi digunakan untuk penyerahan disposisi antara unit Pengguna dengan unit Pengelola atau sebaliknya, sedangkan Kirim Disposisi digunakan untuk pengiriman Disposisi yang telah di rekam ke unit  –  unit lain yang menjadi Tujuan Disposisi.

 Action pada Menu Serahkan / Kirim Disposisi Action Serahkan

Fungsi Untuk menyerahkan disposisi antara Pengguna Surat kepada Pengelolanya atau sebaliknya selama masih dalam satu Unit.

40

Catatan: Icon ini hanya dapat digunakan oleh Unit yang Pengguna danPengelola Suratnya terpisah

Kirim

Untuk mengirimkan disposisi dari Pengelola Surat ke unit – unit Tujuan Disposisi.

Catatan: Icon ini hanya dapat digunakan oleh Pengelola suratatau Pengguna sekaligus Pengelola

Serahkan Disposisi Unit yang Pengguna dan Pengelola suratnya terpisah, menu Disposisi Surat: [Serahkan/Kirim Disposisi]  terdiri dari dua action, yaitu Serahkan dan Kirim. Untuk menyerahkan disposisi dari Pengelola ke Pimpinan atau sebaliknya, maka gunakan tombol Serahkan.

Gambar 5.7 Halaman Serahkan/Kirim Disposisi

Langkah – Langkah Penyerahan / Pengiriman Disposisi 1. Klik tombol Kirim (

) atau Serahkan (

) pada disposisi surat yang akan diserahkan atau

klik checkbox pada bagian kiri tabel kemudian tekan tombol Serahkan/Kirim maka akan ditampilkan jendela konfirmasi Serahkan/Kirim Disposisi seperti gambar di bawah ini :

41

Gambar 5.8 Notifikasi Serahkan/Kirim Disposisi

2. Klik tombol  Lanjutkan untuk melanjutkan penyerahan / pengiriman disposisi surat atau klik tombol Batalkan untuk membatalkan penyerahan/pengiriman disposisi. 3. Disposisi surat akan hilang dari menu Disposisi Surat: [Serahkan / Kirim Disposisi] dan masuk ke menu Disposisi Surat: [Disposisi Diserahkan]. Disposisi akan hilang dari menu Disposisi Surat:[Disposisi Diserahkan] setelah diterima oleh unit – unit tujuan disposisi

5.6. Disposisi Diserahkan Sub menu “Disposisi Diserahkan” berfungsi untuk memonitor surat yang disposisinya telah diserahkan atau dikirimkan. Surat – surat tersebut akan hilang dari menu ini, jika disposisinya telah diterima oleh tujuan disposisi surat.

Gambar 5.9 Halaman Disposisi Diserahkan

Pada menu Disposisi Surat:[Disposisi Diserahkan], Tipe User Executive dapat menambahkan tujuan disposisi yang telah diserahkan ke unit-unit penerima

Langkah – Langkah untuk Penambahan Tujuan Disposisi 1. Pastikan Anda Login sebagai Tipe User E xecutive 2. Pilih menu Disposisi Surat: [Pencarian Disposisi]  atau melalui menu Disposisi Surat: [Disposisi Diserahkan]

42

3. Pilih surat yang ingin ditambahkan tujuan disposisinya 4. Klik pada nomor agenda disposisi surat untuk melihat menampilkan detail surat 5. Pilih tab “Disposisi Surat”, maka akan ditampilkan halaman seperti di bawah ini :

Gambar 5.10 Tab Disposisi Surat

6. Klik tombol Tambah Tujuan Disposisi (

) maka akan ditampilkan Form Rekam [ubah]. Form

Rekam [ubah] tidak dapat dilakukan perubahan pada informasi lainnya hanya unit tujuan disposisi saja yang dapat diubah sesuai dengan yang diinginkan 7. Pilih “Unit Tujuan” yang ingin ditambahkan 8. Petunjuk Selesai Penambahan Tujuan Disposisi PetunjukSelesai Penambahan Tujuan Disposisi Berfungsi untuk merekam disposisi surat, setelah direkam selanjutnya tampilan akan berpindah ke menu Disposisi Surat: [Daftar Disposisi Direkam] dan disposisi surat masuk ke menu Disposisi Surat: [Daftar Disposisi Direkam] dan [Serahkan / Kirim Disposisi] Berfungsi untuk merekam disposisi surat tanpa keluar dari tampilan Disposisi Surat: [Form Rekam Disposisi] Berfungsi untuk membatalkan perekaman

9. Langkah selanjutnya sama dengan penyerahan disposisi

Cetak Pengantar Disposisi Sub “Menu Cetak Pengantar Disposisi Surat” berfungsi untuk mencetak lembar pengantar yang berisi disposisi – disposisi yang akan dikirimkan ke suatu Unit. Penggunaan menu Cetak PengantarDisposisi sama seperti yang berlaku pada Cetak Pengantar Surat Masuk.

43

Gambar 5.11 Cetak Pengantar Disposisi

5.7. Disposisi Dikembalikan Pengembalian Disposisi bisa dilakukan baik sebelum atau sesudah Disposisi Surat tersebut di agendakan di Unit Tujuan Surat. Pengembalian disposisi dilakukan bila terjadi kesalahan dalam unit tujuan disposisi.

Gambar 5.12 Halaman Disposisi Dikembalikan

Langkah – Langkah Pengembalian Disposisi Surat 1. Klik tombol Kembalikan (

) di menu Disposisi Surat: [Disposisi Diterima] maka akan

ditampilkan jendela catatan pengembalian yang harus diisi seperti gambar di bawah ini

44

Gambar 5.13 Halaman Disposisi Dikembalikan

2. Isi catatan pengembalian yang akan ditampilkan pada tab workflow   surat masuk ketika proses pengembalian telah dilakukan.

Gambar 5.14 Tab Workflow  Surat Masuk

3. Klik tombol Lanjutkan untuk mengembalikan surat kepada pengirimnya atau klik tombol Batalkan untuk membatalkan pengembalian surat. 4. Disposisi surat akan masuk ke menu Disposisi Surat: [Disposisi Dikembalikan], disposisi surat akan hilang dari menu ini jika disposisi surat tersebut sudah diterim a kembali oleh pihak pengirim Disposisi.

5.8. Disposisi Yang Kembali Sub menu “Disposisi Yang Kembali” berisi mengenai disposisi surat yang dikembalikan dari unit tujuan disposisi.

Gambar 5.15 Halaman Disposisi Yang Kembali

45

Langkah – Langkah Penerimaan Disposisi Surat Yang Kembali 1. Pilih menu Disposisi Surat: [Disposisi Yang Kembali] 2. Klik tombol Terima Kembali (

) untuk menerima disposisi surat yang dikembalikan oleh unit

tujuan disposisi surat maka akan dimunculkan jendela konfirmasi yang berisi informasi nomor agenda dan surat tersebut seperti gambar di bawah ini :

Gambar 5.16 Jendela Konfirmasi Terima Disposisi Surat Yang Kembali

3. Klik tombol Lanjutkan untuk melanjutkan proses penerimaan disposisi surat yang kembali atau klik tombol Batalkan untuk membatalkan penerimaan disposisi surat yang kembali 4. Disposisi surat akan hilang dari menu Disposisi Surat: [Disposisi Yang Kembali] dan masuk ke menu Disposisi Surat: [Disposisi Kembali Yang Diterima]

5.9. Disposisi Yang Kembali Diterima Sub menu “Disposisi Yang Kembali Diterima” berfungsi untuk melakukan perubahan atau pengarsipkan terhadap disposisi yang dikembalikan oleh unit tujuan disposisi.

Gambar 5.17 Halaman Disposisi Kembali Yang Diterima

Action pada Menu Disposisi Kembali yang Diterima Action Ubah

Fungsi Untuk mengubah isi disposisi surat, jika Disposisi Surat telah di ubah, selanjutnya Disposisi akan masuk ke menu Disposisi Surat: [Serahkan Disposisi]

46

 Arsipkan Rekam Disposisi

Untuk mengarsipkan surat masuk Untuk merekam disposisi surat baru

5.10. Arsip Disposisi Sub menu “Arsip Disposisi” berfungsi untuk menyimpan disposisi – disposisi surat yang telah diarsipkan secara elektronik. Proses pengarsipan disposisi bisa dilakukan dengan 2 cara: 1. Otomatis diarsipkan oleh sistem Disposisi surat secara otomatis masuk ke arsip disposisi jika unit penerima disposisi sudah melakukan perekaman disposisi ke unit eselon dibawahnya. 2. Diarsipkan secara manual  Arsip disposisi secara manual bisa dilakukan dari menu Disposisi Surat:[Disposisi Diterima]. Jika pengguna merekam disposisi di menu Disposisi Surat: [DisposisiDiterima] dan memilih unit tujuan disposisi, maka tombol Arsipkan (

) akan hilang, kecuali disposisi yang direkam

tidak ada unit tujuannya.

Langkah – Langkah Pengarsipan Disposisi secara Manual 1. Klik tombol Arsipkan (

) yang ada pada menu Disposisi Surat: [Disposisi Diterima] atau

pada menu Disposisi Surat: [Disposisi Kembali Yang Diterima]  dengan catatan tidak ada “Tujuan Disposisi” pada lembar disposisi maka akan ditampilkan jendela konfirmasi arsipkan surat seperti gambar di bawah ini :

Gambar 5.18 Jendela Konfirmasi Arsipkan Surat

2. Isi catatan pengarsipan yang akan ditampilkan pada tab “ Workflow  Surat Masuk” ketika telah dilakukan proses pengarsipan 3. Klik tombol Lanjutkan untuk melanjutkan proses pengarsipan disposisi surat atau klik Batalkan untuk membatalkan proses pengarsipan disposisi surat 4. Disposisi surat akan hilang dari menu tersebut dan masuk ke menu Disposisi Surat: [Arsip Disposisi]

47

5.11. Pencarian Disposisi Sub menu “Pencarian Disposisi” berfungsi untuk mencari disposisi surat dengan mengisikan salah satu parameter yang ada pada Filter surat lalu klik tombol “Go” untuk melakukan pencarian, atau klik tombol Reset untuk membersihkan kembali Filter   Surat.

Gambar 5.19 Halaman Pencarian Disposisi

5.12. Statistik Disposisi Statistik dikelompokan berdasarkan status proses, pengirim disposisi dan penerima disposisi dengan menentukan kriteria surat yang ingin ditampilkan dan meng-klik tombol Search.

Gambar 5.20 Halaman Statistik Disposisi

5.13. Laporan Disposisi Sub menu “Laporan Disposisi” berfungsi untuk mencetak laporan sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna, terutama untuk mengetahui disposisi dan tindak lanjut dari surat masuk.

48

Gambar 5.21 Halaman Laporan Disposisi

Langkah- Langkah Pembuatan Laporan Disposisi 1.

Isi salah satu parameter yang ada pada Filter surat lalu klik tombol Search untuk melakukan penyaringan surat-surat yang dibutuhkan dalam pembuatan laporan

2. Jika surat-surat yang dimaksud sudah tampil dibawah menu filter, maka klik tombol Cetak Excel untuk mengeksport data ke file Excel, atau klik tombol Cetak Word

untuk

mengeksport data ke file dokumen Word.

49

6. KONSEP SURAT Menu “Konsep Surat”  dilengkapi dengan“Filter ”  yang dapat digunakan sebagai parameter pencarian konsep surat yang ditampilkan pada gambar di bawah ini :

Gambar 6.1 Tab Filter Surat

Berikut ini penjelasan mengenai masing – masing sub menu yang ada pada menu “Konsep Surat :

6.1.

Form Tulis Konsep Surat

Menu “Form Tulis Konsep Surat” berfungsi untuk membuat konsep surat dan halaman “Form Tulis Konsep Surat” ditampilkan seperti gambar di bawah ini :

50

Gambar 6.2 Tab Form Tulis Konsep Surat

51

Petunjuk Pengisian Form Tulis Konsep Surat Alur Surat Unit Pengirim*

Pilih Unit Pengirim Surat (Unit Pengirim adalah Unit yang kode suratnya akan digunakan pada penomoran surat keluar)

Pemeriksa*

Pilih Unit Pemeriksa

Teruskan Ke*

Pilih ke mana Konsep Surat tsb akan diteruskan (Teruskan Ke sama dengan Pemeriksa atau TU dari Pemeriksa tersebut)

Konseptor

Pilih Unit yang membuat konsep surat

Penandatanganan Surat Penandatangan*

Pilih Unit yang akan menandatangani Surat Keluar (Unit Penandatangan adalah Pejabat pada Unit Pengirim atau Pejabat satu tingkat di bawahnya / atas nama)

Nama*

Di isi Nama Pejabat Penandatangan

NIP

Di isi NIP Pejabat Penandatangan

Detail Surat Tipe Surat*

Pilih Tipe Surat yang tersedia pada Combo Box

Tanggal Surat*

Pilih tanggal saat konsep surat ditulis, format dd-mm-yyyy

Balasan Surat

Pilih apakah konsep surat adalah untuk surat balasan atau bukan / normal. Pilihan balasan berupa Penyelesaian, Pengembalian ke Unit Pengusul, Pengembalian ke Setjen, dan Pembahasan merupakan pilihan khusus yang digunakan di lingkup unit Biro Hukum dalam kaitan penyelesaian RKMK/RPMK.

Sifat Surat

Pilih Sifat Surat, apakah surat tersebut surat Biasa, Rahasia, Segera atau Sangat Segera

Lampiran

Isi jumlah halaman lampiran

Perihal*

Isi perihal surat

Tujuan Surat*

Pilih Unit Tujuan Surat (internal dan atau eksternal Kemenkeu)

Nama Tujuan

Isi Nama dari penerima Surat

Tembusan Surat

Pilih Tembusan Surat (internal dan atau eksternal Kemenkeu)

Nama

Isi Nama dari penerima Tembusan

Tembusan Catatan

Isi dengan catatan tambahan terkait dengan balasan penyelesaian surat.

Klasifikasi Surat Kelompok Arsip

Pilih Kelompok Arsip yang tersedia pada Combo Box

52

Sub Kelompok

Pilih Sub Kelompok Arsip yang tersedia pada Combo Box

Arsip * ) Wajib diisi untuk memproses perekaman Konsep Surat 

Petunjuk Selesai Penulisan Konsep Surat Berfungsi untuk merekam Konsep Surat, setelah direkam selanjutnya tampilan akan berpindah ke menu Konsep Surat: [Daftar Rekam Konsep Surat]  dan menu Konsep Surat: [Teruskan Konsep Surat] Berfungsi untuk merekam konsep surat tanpa keluar dari tampilan Konsep Surat: [Form Rekam Konsep Surat]. Setelah klik Apply, tab Catatan Revisi Konsep akan tampil dan ta b File Pendukung bisa digunakan

Berfungsi untuk membatalkan perekaman konsep surat

6.2.

Daftar Rekam Konsep Surat

Sub menu “Daftar Rekam Konsep Surat” berfungsi untuk menampilkan konsep surat yang telah dibuat sebelumnya.

Gambar 6.3 Halaman Daftar Rekam Konsep Surat

Icon Ubah

Fungsi Untuk melakukan perubahan pada konsep surat dan memberi catatan revisi konsep surat

Hapus

Untuk menghapus konsep surat

53

Detail Konsep Surat Sub menu “Detail Konsep Surat” dapat dilakukan dengan meng-klik pada kode konsep di menu Konsep Surat [Daftar Rekam Konsep Surat] yang akan menampilkan beberap tab di bawah ini : 1. Tab Resume Surat Tab ResumeSurat terdiri dari detail surat, alur surat, tujuan surat dan klasifikasi surat 2. Tab Isi Surat Tab Isi Surat berisi informasi isi surat yang akan disampaikan. 3. Tab Data Pendukung Pengguna dapat menambahkan data pendukung seperti surat terkait dan lampiran surat pada tab ini. Prosedur penambahan atau penghapusan data pendukung sama seperti pada menu Surat Masuk bagian 4.1. 4. Tab Workflow  Surat Keluar Tab Workflow   Surat Keluar berfungsi untuk memonitor alur konsep surat dan surat keluar pada aplikasi. 5. Tab Workflow  Surat Masuk Workflow  Surat Masuk berfungsi untuk memonitor alur surat masuk dan disposisi surat. Melalui workflow  surat masuk ini, pengirim surat dapat memonitor sejauh mana surat telah diproses oleh unit penerima.

6.3.

Terima Konsep Surat

Sub Menu “Terima Konsep Surat”  berfungsi untuk menerima Konsep Surat dari Konseptor ke Pemeriksa atau dari Pemeriksa ke Penandatangan. Sub menu ini akan menampilkan halaman seperti gambar di bawah ini :

Gambar 6.4 Halaman Terima Konsep Surat

Langkah- Langkah Penerimaan Konsep Surat 1. Klik tombolTerima (

) untuk menerima Konsep Surat atau checkbox pada bagian kiri tabel

untuk memilih lebih dari satu konsep surat yang akan diterima kemudian tekan tombol Terima dan akan ditampilkan jendela konfirmasi terima surat seperti gambar di bawah ini :

54

Gambar 6.5 Jendela Konfirmasi Terima Surat

2. Klik tombol Lanjutkan untuk menerima Konsep Surat atau klik Batalkan untuk membatalkan penerimaan Konsep Surat. 3. Konsep surat yang telah diterima, akan hilang dari menu Konsep Surat: [Terima Konsep Surat] dan akan masuk ke menu Konsep Surat: [Konsep Surat Diterima].

6.4.

Konsep Surat Diterima

Sub menu “Konsep Surat Diterima” berfungsi untuk menampilkan daftar konsep surat yang sudah diterima. Sub menu ini akan menampilkan halaman sebagai berikut :

Gambar 6.6 Halaman Konsep Surat Diterima

 Action pada Konsep Surat Diterima Icon Ubah

Fungsi Untuk melakukan perubahan pada konsep surat dan memberi catatan revisi konsep surat

Kirim Revisi

Untuk mengirim revisi konsep surat kepada konseptor atau pemeriksa. Icon ini hanya aktif jika User mengisi tab Catatan Revisi pada saat Ubah.

Hapus

Untuk menghapus konsep surat

55

Langkah – Langkah Revisi Konsep Surat 1. Pilih menu Konsep Surat: [Konsep Surat Diterima] 2. Klik tombol Ubah (

) pada konsep surat yang perlu direvisi

3. Pilih tab “Catatan Revisi Konsep” 4. Isi Catatan Revisi Konsep lalu klik tombol Simpanatau Apply

Gambar 6.7 Halaman Formulir Tulis Konsep Surat [ubah]

5. Setelah itu tampilan akan pindah ke menu Konsep Surat: [Konsep Surat Diterima] dan tombol Kirim Revisi(

) akan aktif  

6. Klik tombolKirim Revisi (

) dan akan muncul jendela konfirmasi yang berisi kode konsep revisi

surat yang akan dikirim ke konseptor/pemeriksa sebelumnya.

Gambar 6.8 Jendela Konfirmasi Kirim Revisi

7. Klik tombol Lanjutkan untuk melanjutkan pengiriman revisi konsep surat atau klik tombol Batalkan untuk membatalkan pengiriman revisi konsep surat

56

6.5.

Teruskan Konsep Surat

Sub menu “Teruskan Konsep Surat” berfungsi untuk meneruskan konsep surat kepada pemeriksa atau penandatangan konsep surat.

Gambar 6.9 Halaman Teruskan Konsep Surat

Langkah- Langkah Meneruskan Konsep Surat 1. Pilih menu Konsep Surat: [Teruskan Konsep Surat] 2. Klik tombol Teruskan (

) pada konsep surat yang akan diteruskan dan akan ditampilkan

 jendela konfirmasi teruskan konsep surat seperti gambar di bawah ini

Gambar 6.10 Jendela Konfirmasi Teruskan Surat

3. Klik tombol Lanjutkan untuk melanjutkan proses teruskan konsep surat atau klik tombol Batalkan untuk membatalkan proses teruskan konsep surat.

6.6.

Konsep Surat Diteruskan

Sub menu “Konsep Surat Diteruskan” berisi surat-surat yang telah diteruskan yang belum diterima oleh penerima konsep surat. Konsep surat akan hilang dari menu ini jika konsep surat sudah diterima oleh penerima. Pada menu ini terdapat action untuk mencetak pengantar konsep surat.

57

Gambar 6.11 Halaman Konsep Surat Diteruskan

Langkah- Langkah Cetak Pengantar Konsep Surat 1. Pilih surat yang akan dicetak dengan klik tombol Cetak Pengantar (

) atau checkbox  di

sebelah kiri tabel untuk memilih lebih dari satu konsep surat yang akan dicetak pengantar konsep suratnya. 2. Isi nama pengirim dan nama penerima jika ingin ditampilkan di surat pengantar 3. Klik tombol Cetak Pengantar (

), maka akan tampil preview  dari surat pengantar seperti berikut

Gambar 6.12 Halaman Cetak Surat Pengantar

4. Klik tombol Cetak(

6.7.

) untuk mencetak hardcopy  surat pengantarnya.

Terima Revisi Konsep Surat

Sub menu “Terima Revisi Konsep Surat” berfungsi untuk menerima revisi konsep surat yang dikirimkan oleh pemeriksa atau penandatangan kepada konseptor atau pemeriksa.

Gambar 6.13 Halaman Terima Revisi Konsep Surat

58

Langkah – Langkah Penerimaan Revisi Konsep Surat 1. Pilih menu Konsep Surat: [Terima Revisi Konsep Surat] 2. Klik tombol Terima Revisi(

) atau checkbox pada bagian kiri tabel untuk memilih lebih dari

satu revisi konsep surat yang diterima dan akan ditampilkan jendela konfirmasi terima revisi surat seperti pada gambar di bawah ini :

Gambar 6.14 Jendela Terima Revisi Surat

3. Klik tombol Lanjutkan  untuk menerima konsep surat atau klik Batalkan  untuk membatalkan penerimaan konsep surat. 4. Konsep surat yang telah diterima, akan hilang dari menu Konsep Surat: [Terima Konsep Surat] dan akan masuk ke menu Konsep Surat: [Konsep Surat Diterima].

6.8.

Penandatanganan Konsep Surat

Sub menu “Penandatanganan Konsep Surat” berfungsi untuk menandatangani surat dan hanya bisa digunakan oleh Pengguna Surat sebagai Penandatangan. Jika Konsep Surat sudah di terima oleh pengguna penandatangan, maka setelah pengguna klik tombol Terima (

) di menu Konsep Surat:

[Terima Konsep Surat], maka Konsep Surat akan masuk ke menu Konsep Surat: [Konsep Surat Diterima]  dan Konsep Surat: [Penandatangan Konsep Surat]. Setelah pengguna klik tombol Tandatangan(

) di menu ini, konsep surat akan masuk ke menu Penomoran Surat.

Gambar 6.15 Halaman Penandatanganan Konsep Surat

59

Langkah- Langkah Penandatanganan Surat 1. Pilih menu Konsep Surat: [Penandatanganan Konsep Surat] 2. Klik tombol Tandatangan(

) dan akan ditampilkan jendela konfirmasi penandatanganan

konsep surat seperti gambar di bawah ini :

Gambar 6.16 Jendela Konfirmasi Penandatanganan Konsep Surat

3. Klik tombol Lanjutkan untuk melanjutkan penandatanganan konsep surat, atau klik tombol Batalkan untuk membatalkan penandatanganan 4. Jika penggunameng-klik tombol Lanjutkan, maka Konsep Surat akan masuk ke menu Konsep Surat: [Serahkan Konsep Surat]  untuk menyerahkan konsep surat kepada Unit Pengelola Surat / TU jika unit tersebut memiliki TU, atau masuk ke menu Penomoran Surat Keluar jika unit tersebut tidak memiliki TU.

6.9.

Teruskan Penomoran Konsep Surat

Sub menu “Teruskan Penomoran Konsep Surat” berfungsi untuk menyerahkan konsep surat dari Tipe

User Pengguna ke Tipe User Pengelola pada unit yang sama untuk diberi nomor surat keluar. Menu ini hanya digunakan oleh user  yang pengguna dan pengelola suratnya terpisah.

Gambar 6.17 Halaman Teruskan Penomoran Surat Keluar

Langkah- Langkah Penerusan Penomoran Konsep Surat 1. Pilih menu Konsep Surat: [Teruskan Penomoran Konsep Surat] 2. Klik tombolTeruskan (

) pada konsep surat yang akan diteruskan ke pengelola surat untuk

diberi nomor dan akan ditampilkan jendela konfirmasi teruskan penomoran surat keluar yang berisi informasi kode konsep yang akan diteruskan seperti gambar di bawah ini :

60

Gambar 6.18 Jendela Teruskan Penomoran Surat Keluar

3. Klik tombol Lanjutkan untuk melanjutkan penerusan konsep surat, atau klik tombol Batalkan untuk membatalkan penerusan konsep surat. 4. Jika klik tombol Lanjutkan, maka konsep surat akan masuk ke menu Konsep Surat: [Penomoran Surat Keluar Diteruskan]

6.10.

Penomoran Surat Keluar Diteruskan

Sub menu “Penomoran Surat Keluar Diteruskan” berfungsi untuk menampilkan surat – surat yang telah di teruskan ke Pengelola Surat untuk diberi nomor.

Gambar 6.19 Halaman Konsep Surat Diserahkan

6.11.

Serahkan Konsep Surat

Sub menu “Serahkan Konsep Surat” berfungsi menyerahkan konsep surat dari unit Sekretariat Jenderal dan Menteri Keuangan ke unit TU Kementerian untuk dilakukan penomoran.

Gambar 6.20 Halaman Serahkan Konsep Surat

61

Langkah- Langkah Penyerahan Konsep Surat 1.

Pilih menu Konsep Surat: [Serahkan Konsep Surat]

2. Klik tombol Serahkan (

) pada konsep surat yang akan diserahkan ke TU Kementerian untuk

diberi nomor dan akan ditampilkan jendela konfirmasi serahkan penomoran surat keluar yang berisi informasi kode konsep yang akan diserahkan seperti gambar di bawah ini :

Gambar 6.21 Jendela Teruskan Penomoran Surat Keluar

3. Klik tombol Lanjutkan untuk melanjutkan penyerahan konsep surat, atau klik tombol Batalkan untuk membatalkan penyerahan konsep surat. 4. Jika klik tombol Lanjutkan, maka konsep surat akan masuk ke menu Konsep Surat: [Konsep Surat Diserahkan]

6.12.

Konsep Surat Diteruskan

Sub menu “Konsep Surat” berfungsi untuk menampilkan daftar konsep surat yang sudah diserahkan kepada pengelolanya .

Gambar 6.22 Halaman Konsep Surat Diserahkan

6.13.

Pencarian Konsep Surat

Sub menu “Pencarian Konsep Surat” berfungsi untuk melakukan pencarian konsep surat dengan mengisi kriteria surat yang ingin d icari melalui Filter  Surat dan klik tombol Search.

62

Gambar 6.23 Halaman Pencarian Konsep Surat

6.14.

Statistik Konsep Surat

Sub menu “Statistik Konsep Surat”  akan tampil ketika filter   surat diisi berdasarkan kriteria tertentu. Pengelompokan data dibagi menjadi sifat surat keluar dan tipe surat keluar. Untuk menampilkan statistik, pilih kriteria surat yang ingin ditampilkan lalu klik tombol Search.

Gambar 6.24 Halaman Statistik Konsep Surat

63

7. SURAT KELUAR Menu “Surat Keluar” dilengkapi dengan Filter  yang dapat digunakan sebagai parameter pencarian surat keluar seperti berikut:

Gambar 7.1 Tab “Filter Surat”

Berikut ini penjelasan mengenai masing – masing sub menu yang ada pada menu “Surat Keluar” :

7.1.

Terima Penomoran Surat Keluar

Sub menu “ Terima Penomoran Surat Keluar” berfungsi untuk menerima konsep surat untuk diberi nomor surat keluar.Menu ini hanya digunakan oleh pengelola surat atau TU Kementerian.

Gambar 7.2 Halaman Terima Penomoran Surat Keluar

Langkah- Langkah Penerimaan Surat Untuk Penomoran 1. Pilih menu Surat Keluar: [Terima Penomoran Surat Keluar] 2. Klik tombol Terima (

) untuk menerima surat yang ingin diberi nomor maka akan ditampilkan

 jendela informasi nomor agenda dan surat seperti gambar di bawah ini :

64

Gambar 7.3 Jendela Konfirmasi Terima Penomoran Surat Keluar

3. Klik Lanjutkan untuk menerima penomoran surat keluar atau klik Batalkan untuk membatalkan penerimaan penomoran surat keluar. 4. Surat – surat yang telah diterima akan hilang dari menu Surat Keluar: [Terima Penomoran Surat Keluar] dan akan masuk ke menu Surat Keluar: [Penomoran Surat Keluar].

7.2.

Penomoran Surat Keluar

Sub menu “Penomoran Surat Keluar” berfungsi untuk memberi nomor surat keluar. Menu ini hanya tampil pada login pengelola surat atau pengguna sekaligus pengelola. Setelah surat mendapatkan nomor surat keluar, maka icon ini akan menjadi disabled . Icon

Ubah

Fungsi Untuk melakukan perubahan pada surat keluar sebelum atau sesudah diberi nomor

Penomoran Penomoran Manual

Hapus

Untuk memberi nomor surat

Untuk melakukan penomoran manual

Untuk menghapus konsep surat

Gambar 7.4 Halaman Penomoran Surat Keluar

65

Langkah-langkah Penomoran Surat Keluar 1.

Pilih menu Surat Keluar: [Penomoran Surat Keluar]

2.

Klik tombol Penomoran (

) untuk pemberian nomor pada surat keluar dan akan

menampilkan jendela penomoran surat keluar yang berisi informasi nomor agenda dan surat seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini :

Gambar 7.5 Jendela Konfirmasi Penomoran Surat Keluar

3.

Klik Lanjutkan untuk melanjutkan proses penomoran surat keluar atau klik Batalkan untuk membatalkan proses penomoran surat keluar.

4.

Surat tersebut masuk ke menu Surat Keluar: [Kirim Surat Keluar] dan hilang dari menu Surat Keluar: [Penomoran Surat Keluar]

Booking Nomor Surat Keluar

7.3.

Sub menu “Booking Nomor Surat Keluar” berfungsi untuk memesan nomor surat keluar.

Gambar 7.6 Halaman Booking Surat Keluar

Langkah - Langkah Booking Nomor Surat Keluar

1.

Klik tombol

pada halaman “Booking Nomor Surat Keluar” dan akan tampil

halaman sebagai berikut:

66

Gambar 7.7 Booking Surat Keluar

2.

Isikan parameter pada textbox yang telah disediakan.

3.

Klik tombol Simpan

Untuk melakukan perubahan pada booking nomor surat keluar, klik action ubah (

) lalu simpan

kembali hasil perubahan.

Kirim Surat Keluar

7.4.

Sub menu “Kirim Surat Keluar” berfungsi untuk mengirimkan surat keluar baik tujuan internal maupun eksternal. Untuk tujuan internal, surat ini akan berlaku sebagai surat masuk pada login unit tujuan surat, dengan catatan jika unit tersebut menggunakan aplikasi persuratan ini juga.

Gambar 7.8 Halaman Kirim Surat Keluar

Langkah - Langkah Pengiriman Surat Keluar 4.

Klik tombol Kirim (

) pada surat yang akan dikirim atau checklist  pada bagian kiri tabel jika

ingin memilih lebih dari satu surat yang akan dikirim kemudian tekan tombol Kirim maka akan ditampilkan jendela konfirmasi kirim surat keluar yang berisi informasi kode konsep surat seperti gambar di bawah ini :

67

Gambar 7.9 Jendela Konfirmasi Kirim Surat Keluar

5.

Klik tombol Lanjutkan untuk melanjutkan proses pengiriman surat ke unit  – unit tujuan surat keluar atau klik tombol Batalkan untuk membatalkan pengiriman surat.

6.

Surat akan hilang dari menu Surat Keluar: [Kirim Surat] dan masuk ke menu Surat Keluar: [Surat Keluar Dikirim] sekaligus masuk ke menu Surat Masuk: [Terima Surat Masuk] pada login unit tujuan surat keluar apabila unit tujuan surat keluar menggunakan aplikasi ini.

Surat Keluar Dikirim

7.5.

Sub menu “Surat Keluar Dikirim” berfungsi untuk menampilkan surat  – surat yang sudah dikirimkan. Surat keluar akan hilang dari menu ini jika surat tersebut telah diterima oleh pihak penerima surat.

Gambar 7.10 Halaman Surat Keluar Dikirim

Langkah - Langkah Cetak Pengantar Konsep Surat 1.

Pilih surat yang akan dicetak dengan klik tombol Cetak Pengantar (

) atau checkbox pada

sebelah kiri tabel untuk cetak surat lebih dari satu kemudian tekan tombol Cetak Pengantar  2.

Isi nama pengirim dan nama penerima jika ingin ditampilkan di surat pengantar

3.

Klik tombol Cetak Pengantar , maka akan tampil preview  dari surat pengantar seperti berikut:

68

Gambar 7.11 Halaman Surat Pengantar

4. Klik tombol Cetak (

) untuk mencetak dalam bentuk hardcopy 

7.6.

Pencarian Surat Keluar

Sub

menu

“Pencarian

Surat

Keluar”  berfungsi

untuk

melakukan

pencarian

surat

keluar

denganmenentukan kriteria surat yang ingin di cari melalui Filter surat dan klik tombol Search.

Gambar 7.12 Halaman Pencarian Surat Keluar

69

7.7. Statistik Surat Keluar

Sub menu “Statistik Surat Keluar” m engelompokkan data berdasarkan tipe surat keluar dan sifat surat keluar. Cara penggunaan menu Surat Keluar: [Statistik Surat Keluar] sama seperti Konsep Surat Keluar: [Statistik Konsep Surat].

7.8. Laporan Surat Keluar

Sub menu “Laporan Surat Keluar” berfungsi untuk mencetak laporan sesuai dengan kebutuhan pengguna yang digunakan untuk mengetahui disposisi dan tindak lanjut dari Surat Masuk.

Gambar 7.13 Halaman Laporan Surat Keluar

Langkah- Langkah Pembuatan Laporan Surat Keluar 1.

Isi salah satu parameter yang ada pada Filter surat lalu klik tombol Search untuk melakukan pencarian surat-surat yang dibutuhkan dalam pembuatan laporan

2.

Jika surat-surat yang dimaksud sudah tampil pada tabel di bawah menu filter, maka klik tombol Cetak Excel

untuk mengeksport data ke file Excel, atau klik tombol Cetak Word

untuk mengeksport data ke file dokumen Word.

70