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Arquivo – Organização e Manutenção
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INTRODUÇÃO Objectivos No final desta unidade temática, os formandos deverão estar habilitados a: Objectivo (s) Identificar e aplicar as regras de funcionamento do arquivo, de acordo com as técnicas de tratamento de informação documental. .
Conteúdos programáticos Arquivo – conceitos fundamentais Conceito, funções e características do arquivo Tipologia da documentação interna e externa (processos registos, coleções e dossiers temáticos) As unidades arquivísticas: constituição. Ordenação e tipos. Transferência/Incorporação de documentos
Arquivo como sistema de informação Operações com arquivo (recolha, separação, recepção, registo, registo/descrição, despacho/difusão, expedição e arquivo) Técnicas e métodos de arquivo Sistemas de classificação dos documentos / codificação Formas de recuperação e controlo dos registos Actualização do arquivo Prazos de conservação de documentos (utilidade histórica e historicidades) Equipamentos de arquivo Plano de arquivo
análise,
tratamento,
Novas tecnologias em arquivo Sistemas magnéticos, ópticos e micrográficos Utilidade da micro-informática na gestão da documentação
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ÍNDICE Origem do arquivo ............................................................................................................................................. 4 O documento na empresa ................................................................................................................................. 5 Arquivo conceitos fundamentais....................................................................................................................... 6 O que é o arquivo? ............................................................................................................................................ 6 Microfilmagem .................................................................................................................................................. 7 Legislação aplicável ......................................................................................................................................... 11 Organização e manutenção ............................................................................................................................. 12 Tipos de classificação de arquivo .................................................................................................................... 15 Ordenação alfabética ...................................................................................................................................... 16 Regras da ordenação alfabética ...................................................................................................................... 17 Ordenação numérica ....................................................................................................................................... 20 Classificação geográfica ................................................................................................................................... 21 Classificação cronológica ................................................................................................................................. 22 Classificação ideológica ................................................................................................................................... 23 Ordenação decimal.......................................................................................................................................... 23 Sistemas magnéticos, opticos e micográficos ................................................................................................. 23 Sistemas de ordenação.................................................................................................................................... 25 Características dos arquivos ............................................................................................................................ 26 Equipamentos de arquivo................................................................................................................................ 31 Prazo de conservação de documentos ............................................................................................................ 33 Plano de arquivo .............................................................................................................................................. 35 Arquivologia e Arquivistas ............................................................................................................................... 38 Anexos ............................................................................................................................................................. 40 Regras para a utilização do sistema alfabético ............................................................................................... 40 Atividades ............................................................................................................ Erro! Marcador não definido. Circuito da Correspondência ........................................................................................................................... 44 Bibliografia e Netgrafia .................................................................................................................................... 45 346035 Técnicos Administrativos Página 3 de 45
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Origem do Arquivo Etimologicamente, o vocábulo “arquivo” provém do grego “archeion” que seria composto de dois elementos: ARKHAIOS, antigo e EPO, dispor, ter cuidado, e deu origem em latim “archivum”. Arquivo, significaria, portanto, a arrumação de coisas antigas. Os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na antiga civilização grega. Nos séculos IV e V e a.C. Os atenienses guardavam no Metroon, templo da mãe dos deuses, os tratados, leis, minutas da assembleia popular e outros documentos oficias. Entre os documentos encontrava-se o discurso que Sócrates escrevera em sua defesa pessoal, peças de ésquilo, sófocles e eurípedes, etc. Esses documentos foram conservados através dos tempos de tal forma que ainda hoje se encontram preservados, já não em arquivos, mas em instituições específicas (museus).
Em Portugal os arquivos não foram designados sempre da mesma forma: •
Monarquia: carteiras ou cartórios locais onde se guardavam as cartas, títulos, escritas, bulas pontifícias e outros
documentos
importância
para
de o
vital reino,
posteriormente denominados pelo nome de Tombos.
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O Arquivo Real Português, fundado por D. Fernando I, ficou conhecido por Torre do Tombo por ter sido instalado numa torre nas muralhas do forte onde vivia o referido monarca.
O documento na empresa O documento é um registo que reproduz ou representa, uma coisa ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de confirmação de um acontecimento, situação ou ocorrência. A empresa apresenta através de documentos os factos relativos à sua actividade. Os documentos constituem a memória da empresa. Habitualmente o documento é escrito, este pode também ter outro suporte material além Do papel, registo em DVD, CD, pendrive, microfilme, etc.
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Arquivo conceitos fundamentais As empresas lidam, diariamente, com uma grande quantidade de documentos que chegam e partem da empresa. Por imposições legais, muita desta documentação deve ser arquivada É, igualmente, fundamental que a empresa possua uma gestão racional e eficaz desta informação, no sentido de evitar: Perda de tempo na pesquisa da informação Que informação útil não caia no esquecimento ou que nunca seja utilizada Extravios de documentação A desorganização dos serviços, o que vai influenciar o funcionamento de toda a empresa e, consequentemente a produtividade
O que é o arquivo? Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado em função da sua actividade e conservado para efeitos administrativos. Um local destinado á conservação e guarda de documentos devidamente classificados e ordenados
OU AINDA Uma unidade de serviço administrativo especializado cuja missão consiste em receber, classificar, guardar e emprestar documentos. Neste sentido o arquivo funciona como a memória organizada da instituição que serve Sabemos também que a informação, antes de ser arquivada, sofre um tratamento – classificação e ordenação Assim sendo, por arquivo entende-se:
“O local onde é, guardada toda a informação de interesse, depois de ter sido devidamente tratada, ou seja, classificada e ordenada” 346035 Técnicos Administrativos Página 6 de 45
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Microfilmagem A microfilmagem é um sistema de gestão e preservação de informação, mediante a captação das imagens de documentos por processo fotográfico. O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento mais racional e prático, proporcionando acesso eficiente, rápido, limpo e seguro às informações arquivadas, e a baixo custo. Portugal possui legislação específica, que autoriza as actividades de microfilmagem no país, estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo estes serem eliminados após a microfilmagem. O microfilme cópia destina-se ao manuseio diário. Enquanto, que o original tem por finalidade garantir a integridade e preservação das informações, podendo ser mantido em arquivos de segurança. A microfilmagem é um processo frequentemente usado em organismos oficiais, grandes empresas comerciais ou industriais, bancos, seguros, (….).
Fases a seguir na microfilmagem: 1. Selecção e ordenação dos documentos; 2. Utilização de máquinas próprias; 3. Revelação do filme; 4. Utilizar uma leitura de micro fichas.
RAPIDEZ DE ACESSO À INFORMAÇÃO É evidente que localizar um documento em microfilme, é incomparavelmente mais rápido, do que em arquivos convencionais ou quilométricos corredores com caixas de documentos. É possível seleccionar um documento entre milhões em apenas alguns segundos (em alguns casos fracções de segundos), sem ser necessário sair da cadeira.
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REDUÇÃO DE ESPAÇO A típica redução de espaço proporcionada pelo microfilme, é de 98% ou mesmo superior. Toda a documentação de um normal arquivo de aço com 4 gavetas, poderá estar contida em tão somente 2 rolos de microfilme, que cabem em uma única mão. FÁCIL MANUSEIO DA INFORMAÇÃO Um dos mais acentuados problemas dos que manuseiam pequenas ou grandes quantidades de documentos, é a imensa variedade de formatos, tamanhos e formas desses papéis. O microfilme é um agente uniformizador. Esta é uma das suas mais expressivas vantagens. Não importa o tamanho ou padrão original, em microfilme ele estará dentro de um único formato. Dessa forma, o manuseamento da informação será muito mais prático. BAIXO CUSTO Os custos totais de implementação do microfilme, variam de aplicação para aplicação e até mesmo de empresa para empresa. Falando genericamente, o custo em alguns casos é muito inferior ao simples custo de armazenamento do papel convencional. Um indicador seguro de que um processo de arquivo micrográfico é económico, é o facto de os bancos serem os principais utilizadores. SEGURANÇA Não existe nenhuma outra forma mais prática, económica e segura, contra sinistros naturais ou provocados, de que o microfilme. São inúmeros os exemplos de empresas e organismos que salvaram os seus documentos de desastres, graças ao microfilme INTEGRIDADE DO ARQUIVO Com a utilização do microfilme fica assegurado o arquivo correcto de qualquer documento e a função de rearquivar um microfilme, é simplesmente rebobinar uma bobina. Não existem caixas, caixotes, pacotes e funcionários exaustos. No microfilme, os documentos estão sempre na ordem correcta.
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Arquivo – Organização e Manutenção BAIXOS CUSTOS DE MANUTENÇÃO
Considerando o grande aproveitamento de espaço proporcionado pelo microfilme, resultando de uma grande concentração de informações, o baixo custo de manutenção é uma consequência quase imediata. FÁCIL E RÁPIDA REPRODUÇÃO Todo um arquivo de microfilme pode ser fácil, rápida e economicamente duplicado. FÁCIL DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO Inúmeras empresas em todo o mundo, implementaram o microfilme pelo baixo custo e facilidade na disseminação da informação. AUMENTO DE CAPACIDADE DE MEMÓRIA Com o microfilme e seus sistemas, a capacidade de memória não tem limites. Informações que hoje não são localizadas, estarão à sua disposição em microfilme, em tempos curtíssimos. FACILIDADE DE ACESSO A DOCUMENTAÇÃO "RARA" OU "ÚNICA" Documentos históricos, em arquivos de outros países, estão hoje em Portugal graças ao microfilme. MELHORES CONDIÇÕES DE TRABALHO Os sistemas de microfilmagem proporcionam melhores condições de trabalhos a quem tem que manusear documentação em todas as áreas. Consequentemente a empresa ganhará em produtividade e eficácia. DURABILIDADE O microfilme, é um produto dos mais duráveis, a durabilidade do microfilme é praticamente ilimitada. MINIMIZAÇÃO NOS CUSTOS DE TRANSPORTE Os custos com fretes e portes pelo correio são minimizados com a implementação de programas de microfilmagem.
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PRESERVAÇÃO DA NATUREZA A maioria das empresas gasta muito mais papel e impressos do que necessitaria consumir. Os centros de microfilmagem, podem pagar o material de consumo com a venda de papel para reciclagem. INTERLIGAÇÃO COM OUTRO SISTEMA O microfilme é um dos mais versáteis sistemas de tratamento de informação. Ele possibilita plena compatibilidade com outros sistemas existentes, tais como Sistemas informáticos/digitalização. INFORMAÇÃO PARA TODOS Livros e publicações de alto custo, antes disponíveis apenas para uma faixa de alto poder arquivístico, estão hoje ao alcance de todos. Foi por isso, que muitas escolas e universidades implantaram programas específicos de microfilmagem.
Alto custo dos materiais e equipamentos, na maioria importados. É difícil comparar duas imagens de um mesmo microfilme. O documento perde o seu valor intrínseco, por exemplo, não permite que se veja a pressão exercida ao escrever. Nem sempre é possível termos uma imagem bem legível de documentos que se encontram em mau estado, pois a microfilmagem não ressuscita a imagem do documento original.
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Legislação aplicável A Portaria 118/90, de 15 de Fevereiro, estabelece as condições a que deve obedecer a microfilmagem de documentos, que tenham importância fiscal. O Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Colectivas possibilita a substituição, para efeitos fiscais, dos documentos de suporte dos livros e registos contabilísticos que não sejam documentos autênticos ou autenticados, por microfilmes que constituam sua reprodução fiel. 1º - Os documentos de suporte dos livros e registos contabilísticos que não
sejam documentos autênticos ou autenticados pode, decorridos três exercícios após aquele a que se reportam e obtida autorização prévia do Director-Geral das Contribuições e Impostos, ser substituídos, para efeitos fiscais, por microfilmes que constituam sua reprodução fiel e obedeçam às condições estabelecidas nos números seguintes. 2º - 1. A microfilmagem será executada com o rigor técnico necessário à
obtenção da imagem perfeita dos documentos originais sobre microformas devidamente classificadas e registadas, de forma a garantir a sua consulta e reprodução em papel durante o período de sete anos, contando a partir do prazo estabelecido no número anterior. 4. Todas as operações de microfilmagem e a classificação dos suportes e das imagens obtidas serão registadas em livro próprio, a conservar pelo prazo de sete anos, contando nos termos do nº 1.
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Organização e manutenção Principais funções: Recolher e Ordenar a documentação: mediante a recolha, registo e classificação dos documentos; Fornece os documentos solicitados com rapidez para os diversos serviços; Controlar os actos administrativos; Conservação da documentação: não só mediante a utilização de equipamento adequado (armários, ficheiros, etc.), como também, proporcionando condições ambientais ideais de modo a não se danificarem os suportes (sob a acção da humidade, calor e frio, entre outros).
Tipos de Arquivo Tendo em conta as entidades que lhes dão origem, os arquivos podem ser: Públicos: estatais, municipais; Institucionais: escolas, igrejas, clubes, associações; Comerciais: empresas; Pessoais: cartas, originais de trabalhos, entre outros.
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Localização do Arquivo O local de instalação do arquivo deve ter em conta: Localização: deve ser acessível e com capacidade para se expandir; Iluminação: ampla, repartida e sem incidência directa do sol; Ventilado: ventilação natural, constante e regulável; Higienização: limpo, bem cuidado, com desinfestação periódica; Disposição: fácil consulta e conservação, espaço livre para deslocação. Segurança: contra incêndio, roubo, infiltrações, entre outros.
Para organizar um arquivo é necessário: Identificar a actividade da instituição ou empresa e da área onde trabalha; Relacionar e organizar os diferentes documentos; Identificar os documentos que são criados no decorrer da actividade da empresa. Ter em conta o custo de manutenção do arquivo; Dimensão da empresa; Recursos humanos e financeiros; Frequência de consulta; Local de arquivo; Quantidade de documentos a arquivar.
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Antes de guardar os documentos nas pastas, dossiês e armários correspondentes, é necessário cumprir algumas etapas.
Etapas a cumprir 1) Inspecção: consiste na verificação de cada documento no que diz respeito ao seu destino, pois este pode ser para: Arquivar; Solicitar informação; Verificar a existência de antecedentes (ser anexado a outro). 2) Leitura: todos os documentos devem ser lidos cuidadosamente, para que se analise o seu conteúdo e se perceba onde vai ser arquivado. (Se já existe pasta ou se é necessário criar uma). 3) Selecção: seleccionar o material que vai ser arquivado daquele que já não tem qualquer utilidade para a empresa ou instituição (cópias, comunicados sem importância). 4) Marcar a hora e a data de entrada de um documento, para que não haja dúvidas acerca da chegada desse documento. 5) Classificar: determinar como será arquivado o documento, de acordo com o método e classificação adoptados pela organização. 6) Ordenação: é a organização dos documentos dentro das pastas e destas dentro dos arquivos. A escolha da forma de ordenação depende da natureza dos documentos.
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Tipos de classificação de arquivo
Classificação alfabética Classificação numérica Classificação alfanumérica Classificação cronológica Classificação geográfica Classificação ideológica Classificação decimal universal (CDU)
A classificação de documentos consiste em agrupá-los de acordo com as suas características, estabelecendo uma ordem lógica que permita uma fácil localização Existem diversos sistemas de classificação de documentos. A opção por um ou outro sistema deve ser efectuada de acordo com os seguintes critérios: Conhecimento das vantagens e inconvenientes dos diferentes sistemas Definição dos objectivos a atingir com o arquivo Conhecimento do tipo de documentos a arquivar Entende-se por classificação, o processo pelo qual se torna possível dispor de uma forma ordenada, um determinado conjunto de elementos, de modo a facilitar a sua posterior identificação, localização e consulta.
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Ordenação alfabética Quando falamos em arquivo alfabético, muitas pessoas desconhecem o fato de que há dois critérios para a ordenação alfabética (letra por letra ou palavra por palavra), e que ambos estão corretos. Dispõe os documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do alfabeto. É um método fácil, lógico e prático. Podemos utilizar a ordenação com base no apelido ou numa palavra - chave (escolas secundárias, particulares, preparatórias e universitárias).
Características
A ordenação é determinada pela sucessão das letras do alfabeto
Vantagens
Sistema aberto, uma vez que é sempre possível intercalar novas fichas/documentos – novos nomes sem existir necessidade de proceder a alterações. Sistema familiar, dado que a ordenação pelo alfabeto é conhecida por todos Sistema complementar, pois permite a combinação com outros sistemas
Desvantagens
Sistema em que podem ser aplicados critérios distintos, o que, na mesma empresa pode ocasionar transtornos Sistema de difícil aplicação quando o número de documentos é muito elevado Sistema em que é difícil detectar extravio de documentos
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Regras da ordenação alfabética Regra 1 - Quando ao nome próprio se sucedem vários apelidos, deve-se classificar pelo último apelido. Nomes: João Silva Almeida Costa Maria Luísa Ferreira Sousa Dias
Classificar Costa, João Silva Almeida Dias, Maria Luísa Ferreira Sousa
Regra 2 - Quando um nome é procedido de um título académico, de nobreza ou de graduação, apenas se tem em conta o nome. Nomes Engenheiro Manuel Lopes General Afonso Paiva
Classificar Manuel Lopes (engenheiro) Afonso Paiva (General)
Regra 3 - As abreviações não são consideradas para efeitos de ordenação alfabética. Nome
Classificar Luís Manuel Santos Jr.
Luís Manuel Santos
Regra 4 - Quando um nome é precedido das abreviaturas S.,St.º, St os, St.as, estas devem ser consideradas para efeitos de ordenação alfabética. Nome
Classificar S. Gabriel
São Gabriel
Regra 5 – As conjunções e as preposições, como «e», «de» e outras ligando os nomes, não devem ser consideradas para efeitos de ordenação alfabética. Nome José Lopes dos Santos
Classificar José Lopes Santos
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Regra 6 – os nomes ligados por apóstrofos ou por «hífen» são considerados como se fossem um único nome, para efeitos de classificação.
Regra 7 – os nomes que começam por uma inicial precedem, para efeitos de ordenação, os nomes que comecem pela mesma inicial mas que não estejam abreviados. Nomes António Mendes A. Mendes
Classificar Mendes, A. Mendes, António
Regra 8 – quando as firmas usam títulos dá-se preferência aos títulos, na classificação. Nome Metalúrgica Almeida
Classificar Metalúrgica Almeida
Regra 9 — As abreviaturas e os algarismos devem ser considerados por extenso. Nome 6.° Bairro Fiscal
Classificar Sexto Bairro Fiscal
Regra 10 — Os artigos que precedem o nome das firmas não são considerados para efeitos de classificação. Nome
Classificar O Salão Primavera
Salão Primavera (O)
Regra 11 — Os documentos provenientes de um Serviço ou Departamento de uma Organização devem ser ordenados pelo nome da Organização ou da firma e não pelo nome do Serviço/Departamento.
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Regra 12 — Os nomes geográficos compostos mantêm-se para efeitos de classificação. Nome
Classificar Ponte de Lima
Ponte de Lima
Vila Nogueira de Azeitão
Vila Nogueira de Azeitão
Regra 13 — No caso de uma organização estar localizada em várias cidades ou ruas, segue-se a ordem alfabética das localidades. Nomes
Classificar
Caixa Geral de Depósitos, Lisboa
Caixa Geral de Depósitos, Funchal
Caixa Geral de Depósitos, Funchal
Caixa Geral de Depósitos, Lisboa
Caixa Geral de Depósitos, Porto
Caixa geral de Depósitos, Porto
Regra 14 — Quando há coincidência entre o nome da firma e o nome do proprietário, a classificação é feita pelo apelido. Nome Manuel Lima
Classificar Lima, Manuel
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Ordenação numérica
Utiliza a numeração dos documentos conforme a ordem de entrada. Muito utilizado para a ordenação de revistas, impressos, aos quais se atribui um número de entrada.
Ordenação Numérica A ordenação dos documentos é determinada pela atribuição de um número, quer em relação aos documentos provenientes do exterior, quer em relação à documentação expedida. Tendo como base a numeração atribuída, procede-se à
Características
ordenação dos originais recebidos e das cópias dos documentos expedidos. As notas de encomenda, recibos, faturas, guias de remessa são alguns exemplos de documentos em que a ordenação é efectuada por este processo.
Os números atribuídos são de leitura mais fácil que as letras
Vantagens
O extravio da documentação é detectado com alguma facilidade A aplicação é fácil, não dando origem a critérios distintos
Sistema fechado, já que não há a possibilidade de intercalar no meio de uma ordenação novos documentos.
Desvantagens
Dificuldade em encontrar um documento se só for conhecido o número de ordem que lhe foi atribuído.
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Classificação geográfica A documentação é arquivada tendo em conta a origem ou destino geográfico (países, regiões, distritos, concelhos, cidades, vilas, aldeias, freguesias, ruas). Ex: Arquivo de vendas para a Angola.
Ordenação Geográfica Este sistema é útil em empresas com filiais ou com um grande número de clientes espalhados por diferentes locais geográficos.
Características
Neste sistema de classificação, inicialmente, é realizada uma selecção geográfica dos documentos, por exemplo, por países, distritos, concelhos, localidades. Depois procede-se à ordenação alfabética dos documentos de acordo com a selecção geográfica efectuada. É um sistema aberto, possibilitando a introdução de novos
Vantagens
documentos, sem ser necessário efectuar alterações A documentação a ordenar é desdobrada por grupos, com características bem definidas Sistema em que podem ser aplicados critérios distintos, o que, na mesma empresa, pode ocasionar transtornos Sistema de difícil aplicação quando o número de documentos
Desvantagens
é muito elevado. Quando existe um desdobramento a diversas escalas, é fácil conduzir um documento a um enquadramento geográfico indevido Sistema em que é difícil detectar extravio de documentos
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Classificação cronológica Dispõe os documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal (anos, meses, dias, semanas, horas). Com base na data de emissão e de recepção Exemplo: arquivo de correspondência, letras a receber, cheques.
Ordenação Cronológica Neste sistema os documentos são ordenados, por exemplo, tendo como base a data de emissão, recepção, aquisição ou vencimento. Este sistema é utilizado na ordenação de documentos
Características
relativos a pagamentos a efectuar – faturas, letras, contribuições. O arquivo cronológico de documentos a pagar é realizado de modo que o pagamento mais imediato seja o primeiro a ser visto.
Localização rápida do documento quando é conhecida a data
Vantagens
do mesmo. Simplicidade de execução.
Mistura de documentos sem se atender aos assuntos.
Desvantagens
A localização de um determinado documento só é simples caso se conheça a data.
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Classificação ideológica Na classificação ideológica, os documentos são classificados por assuntos. Os funcionários responsáveis por este tipo de arquivo têm de conhecer profundamente a empresa e a sua organização, bem como possuir uma grande capacidade de análise. Este sistema é frequentemente utilizado nas bibliotecas. Esta classificação é também designada como ideográfica, metódica ou analítica baseiase, fundamentalmente, na divisão de assuntos, ideias, conceitos e outras divisões, sendo os documentos referentes a um mesmo assunto ou objecto de conhecimento, ordenados segundo um conceito chave ou ideia de agrupamento, colocando-se a seguir, de forma alfabética.
Ordenação decimal Exemplo de ordenação decimal: 26 Outros devedores e credores 26.1 – Fornecedores de imobilizado 26.1.1 – Fornecedores de imobilizado, c/c 26.1.2 – Fornecedores de imobilizado - títulos a pagar 26.2 - Pessoal 27 – Acréscimos e diferendos
Sistemas magnéticos, opticos e micográficos 346035 Técnicos Administrativos Página 23 de 45
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Sistema de ficheiros ou sistema de arquivos ou gestão de ficheiros é a forma de organização de dados em algum meio de armazenamento de dados em massa.
Como é actualmente feita a gestão de ficheiros? Sistemas magnéticos: O arquivo é feito em discos magnéticos. Sabendo interpretar o sistema de arquivos de um determinado disco, o sistema operacional pode descodificar os dados armazenados e lê-los ou gravá-los.
A Utilidade da micro-informática na gestão da documentação A micro–informática também conhecida como o microcomputador, ou PC (Personal Computer). Máquinas pequenas, capazes de desenvolver os mais sofisticados trabalhos, e que se aperfeiçoam cada vez mais. Qual a utilidade da micro-informática na na gestão da documentação? •
Redução do espaço;
•
Facilidade no acesso aos documentos;
•
Maior segurança.
Sistemas ópticos: os documentos são filmados ou fotografados
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Sistemas de ordenação
Segue a sequência alfabética. Ordenação por apelidos, palavra a palavra ou letra por letra
Numéricos
Segue a sequência da ordem natural dos números
Ideológicos
Segue a ordenação de acordo com o conteúdo / assunto. Segue a ordenação de grupos primários de ordem
Alfanuméricos
alfabética e secundários de ordem numérica Segue a ordenação em função da data de emissão ou de
Cronológicos Derivados
Sistemas de Ordenação
Principais
Alfabéticos
recepção Segue a ordenação de acordo com a região onde são
Geográficos
emitidos (regiões, distritos, concelhos…) Segue a ordenação que tem por base a divisão das
Decimais
matérias em classes, que por sua vez se subdividem em subclasses.
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Caraterísticas dos arquivos Quanto à organização podem ser: Centralizados – Encontram-se num único sector. Abrange toda uma empresa. Caracteriza-se pela existência de um sector especializado que classifica todos os documentos; recebe; distribui e expede pelo correio. Descentralizados – Cada sector tem arquivo próprio. Caracteriza-se pela existência em cada sector ou serviço de uma classificação de arquivo próprio sem obediência ao plano geral. Neste caso os documentos encontram-se sempre nas mãos do utilizador.
Vantagens do arquivo centralizado Eficiência É necessário manter um arquivista o que melhora a eficiência e a rapidez do trabalho em todas as suas etapas Responsabilidade O cuidado e a protecção do documento melhora muito, pois a responsabilidade encontra-se nas mãos de um especialista Economia É grande a economia de equipamento, pessoal, tempo gosto no arquivo, na localização. Concentração Os documentos são concentrados por assunto, oferendo ao consultante uma visão global.
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Desvantagens do arquivo centralizado Consulta dificultada – necessidade de locomoção até ao centro dos arquivos Perda de tempo – muito tempo perdido na locomoção até ao arquivo centrar e na espera para poder iniciar a consulta.
Quanto à posição podem ser: Arquivo Vertical - é aquele que, como o próprio nome indica, coloca os documentos (pastas, fichas, livros e outros), dispostos verticalmente, uns após os outros, como acontece nas bibliotecas.
Vantagens: Baixo custo Fácil de ser operado Fácil de ser conservado e actualizado Permite a consulta de um documento sem consultar os demais
Desvantagens: Necessidade de retirar o documento ou ficha para proceder a anotações adicionais.
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Arquivo horizontal - O sistema horizontal é constituído, geralmente, por armários ou estantes com divisões, onde se colocam os documentos uns sobre os outros. Este arquivo não é prático. É necessário deslocar todos os documentos para retirar aquele que se deseja.
Vantagens: Iluminação directa sobre as fichas e documentos; Permite anotações no próprio local; Não implica grandes despesas com mobiliário;
Desvantagens: Acessibilidade difícil; É necessário criar muitas intercalações, o que ocupa muito espaço; Necessidade de se deslocarem documentos que estiverem sobre o documento procurado.
Arquivo Rotativo - O sistema rotativo é aquele em que os processos, dossiers, fichas e outros documentos se encontram apoiados e presos a um eixo vertical rotativo que permite o acesso aos documentos que tenham necessidade de consultar.
Vantagens Facilidade de leitura; Acessibilidade; Necessidade de pouco espaço. Grande versatilidade Grande capacidade Rapidez nas consultas
Desvantagens
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Custo elevado Exige pessoal especializado Despesas adicionais com pastas suspensas
Arquivo Suspenso - documentação colocada em pastas ou bolsas de papel kraft (uma qualidade de papel), dobrado em forma de fole, suspensas pela parte superior em classificadores que deslizam numa estrutura metálica. As pastas podem apresentar visibilidade superior ou lateral, ou encontrarem-se
guardadas
em
gavetas
(arquivos
de
processos)
Quanto à consulta podem ser: A distinção entre arquivos ativos, semiativos e inativos está no facto de dentro de uma determinada organização alguns arquivos (os ativos) serem consultados com muita frequência. Enquanto, que nos arquivos semi-ativos e inativos, a sua frequência de consulta é muito baixa Ativos - Documentos recentes, assuntos em curso. Esta fase, corresponde à primeira idade do ciclo de vida dos documentos, este é utilizado frequentemente pela entidade, para fins administrativos, fiscais e legais. Semi-ativos - Documentos de consulta periódica. Na fase semi-activa, a segunda idade deste ciclo, os documentos são consultados e utilizados com menos frequência, pela entidade. Inativos - Documentos conservados por imposição legal, jurídica e histórica. Na, fase inactiva terceira e última fase do ciclo de vida, os documentos deixaram de ser utilizados. Devem, por isso, ser eliminados, a menos que possuam valor secundário que justifique a sua conservação permanente.
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Deve permanecer no arquivo ativo ou corrente toda documentação enquanto necessária para a sua consulta diária. Devendo ser transferida para o arquivo intermédio (ou semiativo) e para o arquivo definitivo (ou inativo) logo que deixem de ser consultados com frequência.
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Documentos todas Fundamentais
as
empresa.
vitais
para
actividades Deverão
da
estar
sempre disponíveis
Escritura da empresa Contratos
com
fornecedores Ficheiros de clientes Outros Base
Importantes
Documentos
necessários
para as actividades do dia a
de
dados
de
fornecedores ou clientes Outros
dia
Úteis
Documentos
com
informações
necessárias
durante um curto período de
Faturas
tempo
Outro
Documentos que podem ser
Convocatórias
destruídos Inúteis
E-mail
tenham objectivo
assim
cumprido
que o
seu
Memorandos Outros
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Equipamentos de arquivo O equipamento a adquirir deve ter em conta as necessidades específicas do arquivo, tamanho dos documentos a arquivar, permitir fácil acesso e ainda considerar outras condições a fim de: Economizar espaço;
Rendibilizar os serviços; Assegurar a invulnerabilidade dos documentos arquivados, evitando o seu extravio ou perda; Ter um aspecto decorativo; A escolha do equipamento deve ter em conta as recomendações acima mencionadas e ainda, as características físicas do arquivo: Estrutura; Tipo de fechadura; Acabamentos; Pintura. A escolha dos diversos tipos de acessórios para o arquivo depende do método a utilizar e do tipo de arquivo a adoptar. Pastas: guarda os documentos que serão arquivados. Podem ser suspensas sobre suportes especiais das gavetas. Guias: acessórios usados em arquivos de tipo vertical e facilitam a localização rápida dos documentos. São cartões do mesmo tamanho das pastas ou fichas arquivadas. Devem utilizar-se guias com protecção de metal ou plástico para evitar o seu desgaste. Promove a rapidez na consulta.
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Móvel de arquivo deslizante
Depósito de microfilmes
Armário de arquivo
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Prazo de conservação de documentos O prazo de arquivo e conservação de livros, registo e documentos de suporte, está previsto no Decreto-Lei nº 102/2008 de 20-06-2008, no seu artigo 52. (1) - Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respectivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos. (3) - Os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional são obrigados a manter os livros, registos e demais documentos referidos no n.º 1 em estabelecimento ou instalação situado em território nacional, salvo se o arquivamento for efectuado por meios electrónicos. (4) - É permitido o arquivo em suporte electrónico das faturas ou documentos equivalentes emitidos por via electrónica desde que se encontre garantido o acesso completo e em linha aos dados e assegurada a integridade da origem e do seu conteúdo. (5) - Os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional que pretendam proceder ao arquivamento em suporte electrónico dos documentos referidos no número anterior fora do território da Comunidade devem solicitar autorização prévia à Direcção-Geral dos Impostos, a qual pode fixar condições específicas para a sua efectivação. (6) - Os sujeitos passivos que não disponham de sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional que pretendam manter o arquivo dos livros, registos e demais documentos, incluindo os referidos no n.º 4, fora do território da Comunidade, devem solicitar autorização prévia à Direcção-Geral dos Impostos, a qual pode fixar condições específicas para a sua efectivação.
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(7) - É ainda permitido o arquivo em suporte electrónico das faturas ou documentos equivalentes, dos talões de venda ou de quaisquer outros documentos com relevância fiscal desde que processados por computador, nos termos definidos por portaria do Ministro das Finanças. No que diz respeito aos restantes documentos, produzidos no decorrer da actividade da empresa, o seu prazo de conservação é definido pela empresa e tendo em conta a importância dos documentos.
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Plano de arquivo É um plano onde se identificam as formas de organização de um arquivo, para a sua organização ou realização de um arquivo, se põem as 5 clássicas perguntas: 1. O quê? Porquê? 2. Quem? 3. Onde? 4. Quando? 5. Como? O que é que vamos classificar e guardar? Porquê? Qual a necessidade? Quem é que vai classificar e arquivar? Para que uma classificação tenha o máximo de eficácia, deve ter apenas um responsável. È a ele que devem ser pedidos os “dossiês” e é ele que arquivará os documentos nas respectivas pastas. Onde se vão arquivar os documentos? Depende do que se vai classificar e de quem classifica. Pode haver um arquivo geral centralizado e pode haver necessidade de descentralizações, depende das necessidades de cada empresa Quando é necessário classificar? Um arquivo deve estar sempre em dia. Há documentos que devem ser arquivados á medida que chagam, para estes reservase um período do dia. Para grandes empresas por vezes é o dia inteiro.
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Após a resposta a estas perguntas, para continuarmos com a elaboração do plano de arquivo, temos de pensar, como o vamos organizar, qual tipo de arquivo que vamos adoptar, qual a actividade da empresa, como identificamos e relacionamos os documentos existentes na empresa (os que vêm de fora e os que são criados no decorrer da actividade da empresa), as principais etapas são: 1. Escolha de uma classificação 2. Escolha do modo de arquivo 3. Preparação dos documentos E temos de ter em conta; A forma do arquivo: Arquivo horizontal; Arquivo vertical; Arquivo rotativo A frequência de consulta dos documentos: Arquivos ativos; Arquivos semi-ativos; Arquivos inativos A actualidade dos documentos: Arquivos correntes (contém informações relacionadas com as actividades do dia-a-dia); Arquivos intermédios (contém informações do arquivo corrente com alguma antiguidade, mas que ainda são utilizados); Arquivos históricos (possuem informações relativas a factos passados, são consultados de vez em quando).
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Toda e qualquer empresa deve estudar um plano próprio de arquivo, começando por apreciar os seguintes elementos: Tipos de material a arquivar Quantidade de material a arquivar Pessoal de que dispõe Aparelhagem disponível Onde se efectua o arquivo Desenvolvimentos futuros previstos O grau de economia de soluções possíveis
Características de um plano de arquivo: Facilitar quanto possível os trabalhos que se seguem á classificação Permite realizar o trabalho de arquivo com a máxima simplicidade e rapidez exigindo o menor grau possível de treino do pessoal Determinar os critérios das categorias particulares ou classes e a ordem de classificação dentro de cada categoria, evitando, tanto quanto possível, dúvidas e interpretações subjectivas Indicar quais são as categorias ou classes em que deve ser dividido o material Ter em conta as exigências futuras e um grau adequado de flexibilidade
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Arquivologia e Arquivistas Arquivologia Conjunto metódico e organizado de práticas destinadas a classificar, ordenar e conservar todos os documentos relevantes para a actividade de uma organização. As finalidades básicas do arquivo são: a escolha adequada de suportes materiais de comunicação (livros, filmes, discos, jornais, etc.) e de documentos contendo registos de dados ou informações, a sua conservação e segurança e a sua disponibilização para consulta. As principais funções de um arquivista são: Registar os documentos Classificar e ordenar segundo critérios estabelecidos Manter em local seguro e acessível Conservar e evitar a sua deterioração Actualizar o arquivo
Perfil do arquivista Espírito metódico e ordenado Boa capacidade de atenção Bom poder de análise e síntese Boa educação e civismo Calma e bom senso
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Atributos morais: Ética Descrição Delicadeza Diplomacia
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Anexos Regras para a utilização do sistema alfabético Regras Os artigos definidos e indefinidos, assim como as partículas “da”, ”de”, ”das”, ”dos” não devem ser tomados em consideração para efeitos de ordenação.
Exemplo Nome
Considera-se
Carolina da Silva
Carolina Silva
Os apelidos ligados por hífen devem ser considerados Maria de São-Vicente como se fossem uma só palavra Os títulos que antecedem os nomes – académicos, Dr. João Morais graduação, nobreza ou outros, devem ser desprezados. Eng. Raimundo Vaz As abreviaturas (S., Stª., Stº., …) são consideradas, para Stª Catarina efeito de ordenação, por extenso. S. João
Denominações de empresas
Maria Sãovicente João Morais (Dr.) Raimundo Vaz (Eng.) Santa Catarina São João
Não ordenar pela palavra que identifica o ramo de actividade, mas Papelaria Caravela sim pela que identifica a empresa
Caravela, Papelaria
O & não é considerado
Silva, Irmãos
Silva & Irmãos
Quando existirem números em algarismos, ao nível da ordenação, Agência 3RH devem ser considerados como se estivessem por extenso O nome da empresa, designada por denominação social ou firma, quando Saraiva & Silva contem o nome de um ou mais sócios, em termos de ordenação não pode ser Laboratórios CliPorto, Lda. alterado No caso das empresas com filiais, uma BCP, Lisboa vez que o nome coincide, recorre-se à
Três RH, Agência
Saraiva e Silva Laboratórios CliPorto, Lda. BCP, Aveiro
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Arquivo – Organização e Manutenção ordenação alfabética (por exemplo, da BCP, Aveiro localidade) para a ordenação BCP, Porto BCP, Coimbra
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Adaptado de: Santos,J.e Lemos,M.(1989),p.340
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Actividades 1 - Elabore uma ordenação alfabética por palavra a palavra. Domingues Borges Cavadas M. Oliveira Hugo Jorge Silva Félix Juventina Neves Rocha Maria do Carmo Meireles Maria Alice A. Sousa Dr. José Afonso Carla Osório Castro Ezequiel Conceição Fonseca Confecções Hugotex Carlos Alvim Castro Maria José Rodrigues Aguiar Jorge Bush Maria Alice de Sousa Luísa Maria Fonseca António José Gil de Almeida Dr. Augusto Leite Faria Paulo Martins Lima José Vieira Airoso Evaristo Gomes Côrte-real António Sousa Cavadinhas Joaquim Nunes Rocha Maria Adelaide Meireles Metalúrgica Santa Comba, SA Alexandra Maria de Castro Sónia Milhazes Cadaval Sónia Nunes Cambeiro Inês de Castro Silva José Américo Santos José Nunes Alves Fábrica J. Manuel Gonçalves
RESOLUÇÃO:
Alexandra Maria de Castro António José Gil de Almeida António Sousa Cavadinhas Augusto Leite Faria, Dr. Carla Osório Castro Carlos Alvim Castro Domingos Borges Cavadas Evaristo Gomes Côrte-real Ezequiel Conceição Fonseca Hugotex, Confecções Inês de Castro Silva J. Manuel Gonçalves, Fábrica Joaquim Nunes Rocha Jorge Bush Jorge Silva Félix José Afonso, Dr. José Américo Santos José Nunes Alves José Vieira Airoso Juventina Neves Rocha Luísa Maria Fonseca M. Oliveira Hugo Maria Adelaide Meireles Maria Alice A. Sousa Maria Alice de Sousa Maria do Carmo Meireles Maria José Rodrigues Aguiar Paulo Martins Lima Santa Comba, SA, Metalúrgica Sónia Milhazes Cavada Sónia Nunes Cambeiro
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Arquivo – Organização e Manutenção 2 - Coloque por ordenação geográfica as farmácias do distrito do Porto RESOLUÇÃO
Farmácia Sousa – Gaia Farmácia Moderna – Custóias Farmácia da Lapa – Porto Farmácia Campos – Porto Farmácia Álvaro Agante – Maia Farmácia Cardoso – Gaia Farmácia Sousa Oliveira – Custóias Farmácia Carneiro Barbosa – Porto Farmácia do Padrão – Porto Farmácia Antunes – Porto Farmácia Central de Gondomar – Gondomar Farmácia do Mosteiro - Maia
Custóias – Farmácia Moderna Custóias – Farmácia Sousa Oliveira Gaia – Farmácia Cardoso Gaia – Farmácia Sousa Gondomar – Farmácia Central de Gondomar Maia – Farmácia Álvaro Agante Maia – Farmácia do Mosteiro Porto – Farmácia Antunes Porto – Farmácia Campos Porto – Farmácia Carneiro Barbosa Porto – Farmácia Garantia Porto – Farmácia da Lapa Porto – Farmácia do Padrão
3 - Ordene geograficamente
RESOLUÇÃO Angola Espanha Cabo Verde França Guiné Inglaterra Marrocos Itália Moçambique Portugal
Áfirca
Europa
Angola
Espanha França Inglaterra Itália Portugal
Cabo Verde Guiné Marrocos Moçambique
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Circuito da Correspondência Correspondência
Registo de Entrada
Patente
Separação
Particular ou Pessoal Abertura Confidencial Registo Registo em Livro próprio Distribuição
Resposta
Arquivo
Assinatura
Registo de saída
Expedição e Arquivo
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Bibliografia e Netgrafia www.forma-te.com http://pt.wikipedia.org/wiki/Arquiv%C3%ADstica http://pt.wikipedia.org/wiki/Arquivo http://www.slideshare.net/profissionalizando/tecnicas-de-arquivamento http://omundodosecretariado.blogspot.com/ www.wikepedia.com http://www.asp-secretarias.pt http://www.dgarq.gov.pt/ Haweel, Claude, Organização dos Serviços Administrativos Publicações Paris Curso Tecnológico de Serviços Comerciais – Trabalhos de Aplicação; Ferraz, Maria de Lurdes, Porto Editora
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