INICIACIÓN A LA CONTABILIDAD
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INICIACIÓN A LA CONTABILIDAD
ÍNDICE
6 El ciclo contable 6.1. Introducción 6.2. Ciclo contable 6.3. Inventario inicial 6.4. Asiento de apertura 6.5. Asientos de gestión 6.6. Balance de comprobación de sumas y saldos 6.7. Operaciones de cierre de ejercicio CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA
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INICIACIÓN A LA CONTABILIDAD
6 El ciclo contable 6.1.
Introducción
La vida de la empresa tiene, en principio, una duración indeterminada. El verdadero resultado es el que se obtiene por diferencia entre el patrimonio neto al final de la vida de la empresa y el patrimonio neto inicial. Sin embargo, existen diferentes motivos por los que es obligatorio y conveniente no esperar tanto tiempo para obtener la cifra de resultados y otra información financiera relevante. Por ello, resulta necesario dividir la vida de la empresa en períodos de tiempo inferiores, ejercicios económicos, que suelen coincidir con el año natural. Los motivos por los que resulta preciso actuar en el horizonte temporal de los ejercicios económicos son los siguientes: •
Fiscales: es necesario calcular anualmente la cifra del resultado para determinar la cifra del impuesto sobre beneficios que se debe pagar a Hacienda.
•
Mercantiles: anualmente hay que hacer públicas las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
•
Gestión: es conveniente evaluar, a través de la información suministrada por la contabilidad, la gestión realizada por la empresa, y adoptar, en su caso, las medidas de control y ajuste oportunas.
En esta unidad didáctica se estudiarán las distintas operaciones económicas que a lo largo de un año se realizan en la empresa, en lo que a gestión contable se refiere.
6.2.
Ciclo contable
El ciclo contable es el conjunto de fases contables que reflejan la actividad económica de la empresa durante el ejercicio económico. El objetivo último de estas fases es calcular el resultado de la empresa y reflejar su situación patrimonial a esa fecha. Las fases del ciclo contable son: inventario o balance inicial, asiento de apertura, asientos de gestión, balance de comprobación de sumas y saldos, y operaciones de cierre de ejercicio. El inventario o balance inicial es la situación patrimonial al inicio del ejercicio económico, es decir, el primer día en el que la empresa recogerá los distintitos hechos contables que se vayan sucediendo a lo largo del período contable. En el asiento de apertura se abren las distintas cuentas que recogen el patrimonio de la empresa en el momento inicial. Por asiento se entiende la anotación de un hecho contable en un libro denominado libro diario. En esta anotación intervienen dos o más cuentas y, aplicando la partida doble 1, el importe anotado será el mismo en el debe y en el haber. Entre los asientos de gestión cabe destacar que, al finalizar el ejercicio, la empresa, de acuerdo con el principio del devengo estudiado en unidades anteriores, determina qué ingresos o gastos deben imputarse al ejercicio vigente. Se realizarán asientos que recojan estos cálculos. 1
Todo hecho contable afecta a dos o más cuentas, de tal forma que la suma de los importes cargados (anotados en el debe de la cuenta o cuentas que intervienen en la operación económica) será igual a la suma de los importes abonados (anotados en el haber de la cuenta o cuentas que intervienen en la operación económica). Este sistema garantiza el equilibrio del balance.
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Gráficamente los asientos se reflejan como se especifica a continuación: FECHA IMPORTE Cuenta o cuentas que recogen anotaciones en el debe a Cuenta o cuentas que recogen anotaciones en el haber IMPORTE Ambos importes coinciden En cuanto al balance de comprobación de sumas y saldos, se elabora un balance, reflejo de la situación de la empresa, donde aparecen todas las cuentas que se han utilizado a lo largo del ejercicio económico, indicando la suma de las operaciones anotadas en el debe y en el haber de cada una de las cuentas. Con respecto a las operaciones de cierre de ejercicio, se realizan las siguientes operaciones: -
Cálculo del resultado de ese período, es decir, diferencia entre ingresos y gastos para conocer si se ha producido un beneficio o una pérdida. Se recoge en un asiento denominado asiento de regularización.
-
Cierre de las cuentas utilizadas, cerrando también el registro de operaciones.
-
Elaboración de un balance final que recoge la situación patrimonial de la empresa en ese momento. Este balance final de un ejercicio será el balance inicial del ejercicio siguiente, lo que dará comienzo a un nuevo ciclo contable.
Todas estas operaciones pueden resumirse en tres fases:
1.ª Inicio o apertura 2.ª Desarrollo 3.ª Cierre
CICLO CONTABLE
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6.3.
Inventario inicial
El inventario o balance inicial refleja la situación patrimonial de la empresa en el momento en el que darán comienzo las operaciones económicas (hechos contables) en un período concreto (generalmente un año). Por inventario entendemos la relación detallada y valorada de bienes, derechos y obligaciones. El inventario debe realizarse del siguiente modo: investigación (determinar qué elementos estarán presentes en el inventario), valoración (valorar cada elemento) y estructuración (clasificación, ordenación y agrupación de esos elementos). La normativa indica qué debe ser detallado pero no especifica el nivel de detalle. Asimismo, una empresa en funcionamiento tendrá por inventario inicial el que tuvo como cierre al finalizar el ejercicio anterior. Supuesto 1 El inventario inicial de una empresa es el siguiente (se supone que el nivel de desglose de las cuentas es de tres dígitos): CUENTA 10 100 12 129 21 210 211 213 216 217 30 350 40 400 41 410 43 430 44 440 57 570 572
DESCRIPCIÓN Capital Capital social Resultados pendientes de aplicación Resultado del ejercicio Inmovilizaciones materiales Terrenos Edificios Maquinaria Mobiliario Equipos para procesos de información Existencias Productos terminados Proveedores Proveedores Acreedores varios Acreedores de prestación de servicios Clientes Clientes Deudores varios Deudores Tesorería Caja Banco Suma
DEBE
HABER 7 000 7 000 1 000 1 000
7 000 3 000 2 000 1 000 500 500 300 300 1 000 1 000 2 000 2 000 500 500 200 200 3 000 1 000 2 000 11 000
11 000
Una vez más se comprueba que la suma de los saldos del debe y del haber coincide. En el inventario inicial no se recogen las cuentas de ingresos y gastos que, como se ha explicado en unidades anteriores, no forman parte del activo ni del pasivo de la empresa.
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6.4.
Asiento de apertura
El asiento de apertura es un asiento formal con el que se traspasan al libro diario y al libro mayor los saldos de todas las cuentas del balance. Este asiento se formará a través del inventario inicial: cargando (anotando en el debe del asiento) las cuentas de activo del balance y abonando (anotando en el haber del asiento) las de pasivo. Supuesto 2 Si tenemos en cuenta el inventario de la empresa anterior: CUENTA 10 100 12 129 21 210 211 213 216 217 30 350 40 400 41 410 43 430 44 440 57 570 572
DESCRIPCIÓN
DEBE
Capital Capital social Resultados pendientes de aplicación Resultado del ejercicio Inmovilizaciones materiales Terrenos Edificios Maquinaria Mobiliario Equipos para procesos de información Existencias Productos terminados Proveedores Proveedores Acreedores varios Acreedores de prestación de servicios Clientes Clientes Deudores varios Deudores Tesorería Caja Banco Suma
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HABER 7 000 7 000 1 000 1 000
7 000 3 000 2 000 1 000 500 500 300 300 1 000 1 000 2 000 2 000 500 500 200 200 3 000 1 000 2 000 11 000
11 000
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El asiento de apertura sería:
3 000 2 000 1 000 500 500 300 500
Terrenos Edificios Maquinaria Mobiliario Equipos para procesos de información Productos terminados Clientes Deudores Caja Banco
a Capital social Resultados del ejercicio Proveedores Acreedores de prestación de servicios
200 1 000 2 000
6.5.
7 000 1 000 1 000 2 000
Asientos de gestión
Se anotan en el libro diario todas las operaciones económicas (hechos contables) realizadas durante el período. Se tiene constancia de estos hechos a través de diversos documentos contables. Los documentos contables son comprobantes que justifican las anotaciones contables que se realizan en los distintos soportes utilizados en la empresa para llevar la gestión económica. Estos documentos son facturas, albaranes, pedidos, contratos, escrituras, cartas, documentos bancarios, etc. El origen de los documentos contables puede ser: -
Documentos de la propia empresa que surgen como consecuencia de su propia actividad. Éstos pueden ser creados por distintos departamentos.
-
Terceras personas que mantienen una relación económica o financiera con la empresa.
Legalmente, las operaciones económicas se registrarán día a día, aunque también se pueden realizar asientos mensuales de carácter global, siempre que se detallen en libros auxiliares. Todos los asientos del libro diario deben ser traspasados al libro mayor, que recoge las cuentas utilizadas por la empresa. No es obligatorio legalmente, pero es indispensable para el proceso contable. Los asientos se elaboran teniendo en cuenta dónde deben anotarse las variaciones de cada uno de los elementos patrimoniales de cada una de las cuentas. Para aprender a realizar asientos es recomendable recordar algunas de las indicaciones facilitadas en la unidad didáctica 4 sobre la técnica contable.
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INICI ACIÓN A L CONTABI IDAD
Técni a contable
Una v z que se h a conocido qué son la cuentas y los principales concept s que se utilizan trabajando con ell s, hay que conocer cómo registra las variaci nes que s producen n los eleme tos patrimoniales que epresentan, como consecuencia de las operaciiones económicas que se producen en la empres . Existe distintos elementos agrupados en masas patrimoniales. Cada masa patri onial representa un asp cto de la e presa, obs rvado desd diferentes perspectiva . Cada hecho contable se re leja por partida doble,, por lo que afectan a dos ele entos patrim niales, que da lugar a u n equilibrio ermanente de la ecuación: A
=
PN
+
P
Cada echo conta le afectará, al menos, a dos cuenta que variarán por el mismo importe. Si pr sentamos esta infor ación agrupada por masas patrimoniales, conoceremos el funcio amiento de las cuentas: cómo anotar las var iaciones qu se produ en atendie do al grupo al que perte ece cada uno de los elementos patr imoniales. D A0 ∆ A0
H
ASIVO
H
ACTIVO
P0
δ 0
PA RIMONIO NETO
PN0
P0 ∆P0 H
PN0 ∆PN0
Se ob erva que l s anotacio es que se realizan en las cuentas respetan ell funciona iento siguie te: -
Cuentas de activo:
Anotaciones e el debe: saldos iniciale e increme tos de los elementos. Anotaciones e el haber: diisminucione de los ele entos. -
Cuentas de p sivo:
Anotaciones e el debe: di minuciones de los elementos. Anotaciones e el haber: s ldos inicial s e incrementos de los lementos. -
Cuentas de p trimonio n to:
Anotaciones e el debe: di minuciones de los elementos. Anotaciones e el haber: s ldos inicial s e incrementos de los lementos.
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La teoría de las cuentas afecta a los ingresos y gastos porque también son hechos contables y, por lo tanto, serán representados por cuentas. Estas cuentas se reflejan en dos momentos diferentes dentro de la contabilidad de la empresa: en el momento en el que se produce el gasto o ingreso o cuando se calcula el resultado que se produce en la empresa (diferencia entre ingresos y gastos). El funcionamiento de estas cuentas de ingresos y gastos, atendiendo a estas dos fases, sería: 1
En el momento en que el gasto o ingreso se produce: GASTOS
D
H
INGRESOS
D
Gastos Compras
H Ingreso Ventas
Las adquisiciones (compras) y los gastos se anotan en el debe de sus respectivas cuentas. Las ventas de los bienes o servicios comercializados y otros ingresos que puedan obtenerse se anotan en el haber de sus respectivas cuentas. 2
Cuando se calcula el resultado que se produce en la empresa (diferencia entre ingresos y gastos): Se tendrá en cuenta en las operaciones de cierre de ejercicio que veremos a continuación. Se debe trasladar el total de gastos e ingresos a una cuenta que se denomina Resultado del ejercicio. Para llevar a cabo ese traslado en cada una de las cuentas que se refiere a un elemento patrimonial que supone un ingreso o un gasto, se realiza lo siguiente: saldar la cuenta (se recuerda que este concepto significa: abonar, si este saldo es deudor, y cargarlo, si es acreedor), y realizar una anotación en la cuenta Resultado del ejercicio para recoger «dónde se lleva» este saldo. Gráficamente, recogiendo las anotaciones realizadas en la fase anterior y en ésta, tendríamos que: D Gastos Compras Suma D
GASTOS
H Traslado de saldo a resultados D Traslado de gastos
INGRESOS
D Traslado de saldo a resultados
RESULTADOS
H Ingresos Ventas
H Traslado de ingresos
La cuenta Resultado del ejercicio recoge en el debe, el total de gastos realizados para llevar a cabo la actividad propia de la empresa, y en el haber, el total de ingresos obtenidos como consecuencia de la actividad propia de la empresa. Si obtenemos el saldo (diferencia entre sumas deudoras y acreedoras) de la cuenta de resultados, obtendremos: -
Pérdidas: Sumas deudoras (total gastos ) > Sumas acreedoras (total ingresos )
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-
Beneficios: Sumas deudoras (total gastos ) < Sumas acreedoras (total ingresos )
-
Ni beneficio ni pérdida: Sumas deudoras (total gastos ) = Sumas acreedoras (total ingresos )
Recordamos que la cuenta de resultados es una cuenta de patrimonio neto, y este tipo de cuentas funcionaba así: D
PATRIMONIO NETO
Traslado de saldo a resultados
Gastos Compras Suma D -
H
Pérdidas: Sumas deudoras (total gastos ) > Sumas acreedoras (total ingresos )
Por compensación, se está realizando una anotación en el debe, es decir, hay una disminución del valor de la cuenta. Por tanto, si la cuenta resultados disminuye quiere decir que hay una pérdida. -
Beneficios: Sumas deudoras (total gastos ) < Sumas acreedoras (total ingresos )
Por compensación, se está realizando una anotación en el haber, es decir, hay un incremento del valor de la cuenta. Por tanto, si la cuenta resultados aumenta quiere decir que hay un beneficio. -
Ni beneficio ni pérdida: Sumas deudoras (total gastos ) = Sumas acreedoras (total ingresos )
Por compensación, no sería necesario realizar ninguna anotación en la cuenta de resultados. Para aplicar la técnica contable habría que seguir el siguiente esquema de funcionamiento: -
Conocer si un hecho que se ha producido en la empresa es un hecho contable o no.
-
A qué elementos patrimoniales afecta ese hecho.
-
A qué masas patrimoniales pertenecen esos elementos.
-
Cómo afecta a cada una de esas masas: incrementa o disminuye.
-
Determinar en qué lado de la cuenta debe realizarse la anotación contable.
-
Determinar la cuantía de la modificación. 10
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Conviene recordar que para la anotación en los asientos se tendrá en cuenta la partida doble, es decir, se realiza en cada asiento un apunte doble: por un lado, se refleja el destino de la operación y, por otro, el origen de los fondos empleados. Supuesto 3 Suponiendo que los distintos documentos contables de una empresa a lo largo del año 20XX arrojen las informaciones siguientes, la empresa recogería los asientos que se indican a continuación (se recogerán más adelante las anotaciones en cada una de las cuentas): •
El 9 de enero de 20XX compra productos para su posterior venta por 100 €, pagándolos al contado: 09/01/20XX 100
Compra mercaderías
a Caja
100
Los elementos patrimoniales (cuentas) que se verán afectados en esta operación son: -
Cuenta de gastos: Compra de mercaderías (600) Se anota el importe en el debe, porque se produce un incremento.
•
Cuenta de activo: Caja (570) Se anota el importe en el haber, porque se produce una disminución.
Pago del alquiler anual de 500 € por la nave arrendada el 12 de marzo de 20XX; operación realizada por banco: 12/03/20XX 500
Arrendamientos y cánones a Banco
Los elementos patrimoniales, cuentas, que se verán afectados en esta operación son: Cuenta de gastos: Arrendamientos y cánones (621) Se anota el importe en el debe, porque se produce un incremento. Cuenta de activo: Banco (572) Se anota el importe en el haber, porque se produce una disminución.
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500
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•
Pago del suministro de luz, 100 €, el 14 de abril. Se paga mediante caja: 14/04/20XX 100
Suministros a Caja
100
Los elementos patrimoniales, cuentas, que se verán afectados en esta operación son:
•
-
Cuenta de gastos: Suministros (628) Se anota el importe en el debe, porque se produce un incremento.
-
Cuenta de activo: Caja (570) Se anota el importe en el haber, porque se produce una disminución.
Venta de productos terminados, 100 €, el 26 de junio. El cliente nos pagará el importe en noventa días: 26/06/20XX 100
Clientes a Venta de productos
100
Los elementos patrimoniales, cuentas, que se verán afectados en esta operación son: - Cuenta de activo: Clientes (430) Se anota el importe en el debe, porque se produce un incremento. - Cuenta de ingresos: Venta de productos (700) Se anota el importe en el haber, porque se produce un incremento. •
Adquisición de un nuevo ordenador por 300 €, el 15 de septiembre. Se paga la mitad por banco y la otra mitad se pagará a corto plazo: 15/09/20XX 300
Equipos para procesos de información
a
12
Bancos Proveedores de inmovilizado a corto plazo
150 150
INICIACIÓN A LA CONTABILIDAD
Los elementos patrimoniales, cuentas, que se verán afectados en esta operación son:
•
-
Cuenta de activo: Equipos para procesos de información (217) Se anota el importe en el debe, porque se produce un incremento.
-
Cuenta de activo: Banco (572) Se anota el importe en el haber, porque se produce una disminución.
-
Cuenta de pasivo: Proveedores de inmovilizado a corto plazo (523) Se anota el importe en el haber, porque se produce un aumento.
Cobro de la venta de productos realizada el día 26 de junio: 26/09/20XX 100
Caja a Clientes
100
Se iba a cobrar a noventa días, así que la fecha de cobro será tres meses después. Los elementos patrimoniales, cuentas, que se verán afectados en esta operación son:
•
-
Cuenta de activo: Caja (570) Se anota el importe en el debe, porque se produce un incremento.
-
Cuenta de activo: Clientes (430) Se anota el importe en el haber, porque se produce una disminución.
Aportación de capital, a través del banco, por parte del promotor de 1 000 € el día 2 de octubre: 02/10/20XX 1 000
Banco a Capital
Los elementos patrimoniales, cuentas, que se verán afectados en esta operación son: -
Cuenta de activo: Banco (572) Se anota el importe en el debe, porque se produce un incremento.
-
Cuenta de neto: Capital (100) Se anota el importe en el haber, porque se produce un incremento.
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1 000
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•
Venta de productos terminados, 200 €, el 15 de noviembre. Se cobrarán en noventa días: 15/11/20XX 200
Clientes a Venta de productos
200
Los elementos patrimoniales, cuentas, que se verán afectados en esta operación son:
•
-
Cuenta de activo: Clientes (430) Se anota el importe en el debe, porque se produce un incremento.
-
Cuenta de ingresos: Venta de productos (700) Se anota el importe en el haber, porque se produce un incremento.
Compra de mercaderías, 200 €, el 16 de diciembre. Se pagarán en noventa días: 16/12/20XX 200
Compra de mercaderías a Proveedores
200
Los elementos patrimoniales, cuentas, que se verán afectados en esta operación son:
6.6.
-
Cuenta de gastos: Compra de mercaderías (600) Se anota el importe en el debe, porque se produce un incremento.
-
Cuenta de pasivo: Proveedores (400) Se anota el importe en el haber, porque se produce un incremento.
Balance de comprobación de sumas y saldos
Una vez registradas todas las operaciones relativas a los hechos contables que han tenido lugar en el ejercicio, es habitual realizar un balance de comprobación de sumas y saldos. Este documento permite comprobar si existen errores a la hora de contabilizar las operaciones realizadas o a la hora de trasladar los datos del libro diario al libro mayor. Este balance puede realizarse en cualquier momento, pero es recomendable hacerlo en momentos clave dentro del proceso contable. No aporta información complementaria, es simplemente un balance de comprobación.
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INICIACIÓN A LA CONTABILIDAD
El balance de comprobación de sumas y saldos se elabora del siguiente modo: se suman las anotaciones del debe y el haber de cada cuenta, se saldan las cuentas y se trasladan las sumas y los saldos al balance de comprobación. CUENTA
SUMAS DEBE SUMAS HABER SALDO DEBE SALDO HABER
Supuesto 4 Si tenemos en cuenta los datos que se han presentado en la unidad por medio de los ejemplos, tendríamos lo siguiente: •
Inventario inicial: CUENTA 10 100 12 129 21 210 211 213 216 217 30 350 40 400 41 410 43 430 44 440 57 570 572
•
DESCRIPCIÓN
DEBE
Capital Capital social Resultados pendientes de aplicación Resultado del ejercicio Inmovilizaciones materiales Terrenos Edificios Maquinaria Mobiliario Equipos para procesos de información Existencias Productos terminados Proveedores Proveedores Acreedores varios Acreedores de prestación de servicios Clientes Clientes Deudores varios Deudores Tesorería Caja Banco Suma
HABER 7 000 7 000 1 000 1 000
7 000 3 000 2 000 1 000 500 500 300 300 1 000 1 000 2 000 2 000 500 500 200 200 3 000 1 000 2 000 11 000
11 000
Asientos de gestión: 9/01/20XX 100
Compra de mercaderías a Caja
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100
INICIACIÓN A LA CONTABILIDAD
11/03/20XX 500
Arrendamientos y cánones a Banco
500
Caja
100
14/04/20XX 100
Suministros a
26/06/20XX 100
Clientes a Venta de productos
100
Banco Proveedores de inmovilizado a corto plazo
150 150
15/09/20XX 300
Equipos para procesos de información a
26/09/20XX 100
Caja a Clientes
100
Capital
1 000
02/10/20XX 1 000
Banco a
16
INICIACIÓN A LA CONTABILIDAD
15/11/20XX 200
Clientes a Venta de productos
200
Proveedores
200
16/12/20XX 200
Compra de mercaderías a
La elaboración del balance de comprobación de sumas y saldos sería el siguiente: se elabora el libro mayor y se traslada la información a cada cuenta: D
CAPITAL
RESULTADO DEL EJERCICIO
H
7 000 saldo inicial 1 000 (02/10)
1 000 saldo inicial
8 000 D
TERRENOS
1 000 H
D
3 000 saldo inicial
EDIFICIOS
H
2 000 saldo inicial
3 000 2 000 D
MAQUINARIA
H
D
1 000 saldo inicial
MOBILIARIO
H
500 saldo inicial 500
1 000 D
EQ. PROC. INF.
H
D
500 saldo inicial 300 (15/09)
EXISTENCIAS
300 saldo inicial 300
800 17
H
INICIACIÓN A LA CONTABILIDAD
PROVEEDORES
D
H
ACREEDORES
D
1 000 saldo inicial 200 (16/12)
H
2 000 saldo inicial 150 (15/09)
1 200 PROVEEDORES
D
H
D
2 000 saldo inicial
1 200
2 000 CAJA
D 1 000 saldo inicial 100 (26/09) 1 100
150 BANCO
D
D
H
2 000 saldo inicial 1 000 (2/10)
500 (11/03) 150 (15/09)
3 000
650
D
100 (09/01) 100 (14/04)
COMPRA DE MERCADERÍAS
H
100 (09/01) 200 (16/12) 300
ARRENDAMIENTOS Y CÁNONES
H
D
SUMINISTROS
100 (14/04)
500
100 VENTA DE MERCADERÍAS
H
200
500 (11/03)
D
H
1 000 saldo inicial 200 (16/12)
PROVEEDORES DE H INMOVILIZADO A CORTO PLAZO 0 saldo inicial 150 (15/09)
D
2 150 ACREEDORES
H
100 (26/06) 100 (15/11) 200
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H
INICIACIÓN A LA CONTABILIDAD
BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS CUENTA Capital Resultados Terrenos Edificios Maquinaria Mobiliario Equipos para procesos de información Existencias Proveedores Acreedores Proveedores de inmovilizado a corto Clientes Deudores Caja Banco Compra de mercaderías Arrendamientos y cánones Suministros Venta de mercaderías SUMAS
SUMAS DEBE
SUMAS HABER SALDO DEBE 8 000 1 000
3 000 2 000 1 000 500
3 000 2 000 1 000 500
800
800
300
300
800 200 1 100 3 000
1 200 2 000
1 200 2 000
150
150
100 200 650
700 200 900 2 350
300
300
500
500
100
100 300
13 600
SALDO HABER 8 000 1 000
13 600
300 12 650
12 650
Las sumas del debe y las del haber coinciden. Las sumas de los saldos coinciden.
6.7.
Operaciones de cierre de ejercicio
Una vez que se han realizado las operaciones anteriores, la empresa puede llegar a conocer el resultado del ejercicio económico y la nueva situación patrimonial. Para ello, se deben realizar las siguientes operaciones: regularización, cálculo del resultado y cierre del ejercicio. La regularización2 es el conjunto de operaciones realizadas para presentar una situación patrimonial correcta. Estas operaciones son las siguientes: -
Correcciones de valor: algunas cuentas pueden presentar un saldo con un importe que en cierto modo no es real.
2
Para facilitar la comprensión de los conceptos básicos, se supondrá que en el ejercicio que se está realizando a lo largo de la unidad, para explicar cada uno de los contenidos no será necesario llevar a cabo ninguna regularización.
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INICI ACIÓN A L CONTABI IDAD
S puesto 5
S c p d -
pongamos rresponden gos; el rie bería reflej
que la cuenta de clie tes presenta un saldo deudor de 200 €, qu se con el pago pendiente de un cliente que se ncuentra e suspensió de go que exi ste de no obrar esa cantidad es muy alto contablemente rse.
Periodificar g stos e ingr esos: aplicar al ejercicio económico aquellos ga tos e
ingresos que realmente l corresponden y no anotar aquéllos que cor responden ejercicio.
otro
S puesto 6
E la cuenta de arrendamientos aparece el ago de al uiler de u a nave que se c rresponde los meses de noviemb e y diciemb e del año X y a enero el año siguiente. El ejercicio d l año XX sólo deberá recoger los p gos de noviembre y di iembre e indicar q e existe un pago del año próximo. -
Regularizar c entas espe culativas: adecuar saldo a existencias reales. S puesto 7
L cuenta Existencias recoge un sald inicial de 300 €. Al reali zar el inven ario final el aldo p ede variar no corresp nderse con ese importe. -
Reclasificar partidas: tra ladar algun s importes de cuentas a otras para que se refl je de
manera correcta lo que ca a una signifiica. S puesto 8
S solicitó u crédito a largo plazo pero al finalizar el ejercicio se c mprueba q e el v ncimiento de ese crédi o (por el p so del tiempo) ya no es a largo pl azo sino a orto; h brá que tra ladar este i porte a otr cuenta con una denominación dife ente. Para hallar el cálculo de res ltado se calcula, como se ha comentado en u idades didácticas anteriores, el resultado de la actividad par a un períod concreto, ediante la diferencia e tre el total d ingresos y el total de gastos. Se de e trasladar el total de astos e ingresos a una cuenta que se denomi a Resulta o del ejerci io. Para re lizar ese tr slado, en cada una de las cuentas que se refi re a un ele ento patrim nial que su one un ingr eso o un ga to se realiz lo siguient : -
Saldar la cuenta; este concepto signif ica abonar, si este saldo es deudo y cargarlo, si es ac eedor.
-
Realizar una a otación en lla cuenta de resultados ara recoger «dónde se llleva» este saldo.
Gráfic mente, rec giendo las anotaciones realizadas en la fase anterior y en ésta, tendr íamos que: GASTOS
astos ompras uma D
H
D
INGR SOS
Traslado de s ldo a r sultados
Traslado de saldo a resultados
Ingresos Ventas Suma H
20
H
INICIACIÓN A LA CONTABILIDAD
D
RESULTADO DEL EJERCICIO
Traslado de gastos
H
Traslado de ingresos
La cuenta de resultados recoge: -
En el debe: el total de gastos realizados para llevar a cabo la actividad propia de la empresa.
-
En el haber: el total de ingresos obtenidos como consecuencia de la actividad propia de la empresa. Si obtenemos el saldo de la cuenta de resultados (saldo: diferencia entre sumas deudoras y acreedoras):
-
Pérdidas: Sumas deudoras (total gastos ) > Sumas acreedoras (total ingresos )
-
Beneficios: Sumas deudoras (total gastos ) < Sumas acreedoras (total ingresos )
-
Ni beneficio ni pérdida: Sumas deudoras (total gastos ) = Sumas acreedoras (total ingresos )
21
INICIACIÓN A LA CONTABILIDAD
Supuesto 9 El cálculo de resultado para la empresa X, teniendo en cuenta los gastos e ingresos realizados en el ejercicio, se efectuará del modo siguiente: Según el balance de sumas y saldos, las cuentas de ingresos y gastos son: SUMAS DEBE
CUENTA Capital Resultados Terrenos Edificios Maquinaria Mobiliario Equipos para procesos de información Existencias Proveedores Acreedores Proveedores de inmovilizado a corto plazo Clientes Deudores Caja Banco Compra de mercaderías Arrendamientos y cánones Suministros Venta de mercaderías SUMAS
SUMAS HABER SALDO DEBE 8 000 1 000
8 000 1 000
3 000 2 000 1 000 500
3 000 2 000 1 000 500
800
800
300
300
800 200 1 100 3 000
1 200 2 000
1 200 2 000
150
150
100
700 200 900 2 350
200 650
300
300
500
500
100
100 300
13 600
SALDO HABER
300
13 600
12 650
12 650
Contablemente se refleja mediante un asiento: 31/12/20XX 900
Resultado del ejercicio a Compras de mercaderías Arrendamientos y cánones Suministros
22
300 500 100
INICIACIÓN A LA CONTABILIDAD
31/12/20XX 300
Venta de mercaderías a Resultado del ejercicio
300
Se ha producido una pérdida de 600 €. Las cuentas de ingresos y saldos quedarán cerradas al trasladar los datos de este asiento a las cuentas correspondientes: ARRENDAMIENTOS COMPRA DE D H D H Y CÁNONES MERCADERÍAS 100 (9/01) 200 (16/12)
300 resultados
300
300
100 (14/04) 100
500 resultados
500
SUMINISTROS
D
500 (11/03)
D
H
100 resultados 100
500
VENTA DE MERCADERÍAS
300 resultados
100 (26/06) 200 (15/11)
300
300
H
También anotamos en la cuenta de resultados los nuevos importes reflejados en los asientos de cálculo de resultados: RESULTADO H DEL EJERCICIO 1 000 saldo 900 inicial resultados 300 resultados 900 1 300 D
•
Cierre del ejercicio:
Ahora sólo quedarían abiertas las cuentas de activo, pasivo y neto, porque las de ingresos y gastos se han cerrado. Se saldan las cuentas realizando un asiento de cierre y se trasladan estas anotaciones a cada una de las cuentas, que quedan así cerradas. El asiento de cierre de un ejercicio será el asiento de apertura del siguiente.
23
INICIACIÓN A LA CONTABILIDAD
Supuesto 10 La empresa X, teniendo en cuenta los saldos de las cuentas de activo, pasivo y neto, realizará el siguiente asiento de cierre. Según el balance sumas y saldos, cancelando las cuentas de ingresos y gastos que ya han quedado cerradas, faltaría cerrar: SUMAS DEBE
CUENTA Capital Resultados (cabe recordar que esta cuenta ha tenido movimiento después de haber realizado el balance de sumas y saldo, y el saldo será acreedor por 400)
SUMAS HABER 8 000
SALDO DEBE
1 000
1 000
Terrenos Edificios Maquinaria Mobiliario Equipos para procesos de información Existencias Proveedores Acreedores Proveedores de inmovilizado a corto plazo Clientes Deudores Caja Banco Compra de mercaderías Arrendamientos y cánones Suministros Venta de mercaderías
3 000 2 000 1 000 500
3 000 2 000 1 000 500
800
800
300
300
SUMAS
13 600
800 200 1 100 3 000 300 500 100
1 200 2 000
1 200 2 000
150
150
100
700 200 900 2 350 300 500 100
200 650
300
300
13 600
Contablemente se refleja mediante un asiento: D
RESULTADO DEL EJERCICIO
900 resultados
1 000 saldo inicial 300 resultados
900
1 300
24
SALDO HABER 8 000
H
12 650
12 650
INICIACIÓN A LA CONTABILIDAD
Contablemente se refleja mediante un asiento: 31/12/20XX 8 000 400 1 200 2 000 150
Capital Resultado del ejercicio Proveedores Acreedores Proveedores de inmovilizado a corto plazo
a
Terrenos Edificios Maquinaria Mobiliario Equipos proceso información Existencias Clientes Deudores Caja Banco
3 000 2 000 1 000 500 800 300 700 200 900 2 350
Las anotaciones en ambos lados suman lo mismo. Trasladando este asiento a cada una de las cuentas, tendremos lo siguiente: RESULTADO D DEL H EJERCICIO D CAPITAL H 8 000 cierre
7 000 saldo inicial 1 000 (02/10)
900 resultados 400 cierre
1 000 saldo inicial 300 resultados
900
8 000
900
1 300
D
TERRENOS
H
D
EDIFICIOS
3 000 saldo inicial
3 000 cierre
2 000 saldo inicial
2 000 cierre
3 000
3 000
2 000
2 000
D
MAQUINARIA
H
D
MOBILIARIO
1 000 saldo inicial
1 000 cierre
500 saldo inicial
500 cierre
1 000
1 000
500
500
25
H
H
INICIACIÓN A LA CONTABILIDAD
EQ. PROC. INF.
D
D
H
EXISTENCIAS
500 saldo inicial 300 (15/09)
800 cierre
300 saldo inicial
300 cierre
800
800
300
300 ACREEDORES
D D
PROVEEDORES
1 200 cierre 1 200
H
H
1 000 saldo inicial 200 (16/12)
2 000 cierre
2 000 saldo inicial
2 000
2 000
1 200
D CLIENTES 500 saldo inicial 100 (26/09) 100 (26/06) 700 cierre 200 (15/11) 800 800 D
H
CAJA
D
H
PROVEEDORES DE INMOVILIZADO A CORTO PLAZO
H
150 (15/09) 150 D
H
150 DEUDORES
1 000 saldo inicial 100 (26/09)
100 (09/01) 100 (14/04) 900 cierre
200 saldo inicial
200 cierre
1 100
1 100
200
200
H
Así pues, pueden elaborarse ya las cuentas anuales, que se estudiarán en la unidad didáctica siguiente.
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INICIACIÓN A LA CONTABILIDAD
CONCLUSIONES En esta unidad didáctica hemos obtenido una visión de conjunto del ciclo contable, analizando las distintas fases que lo integran. Al tratarse de una primera aproximación por parte del alumno, se ha recurrido a ejemplos básicos; lógicamente una contabilidad real complicaría e incrementaría las operaciones realizadas, pero la mecánica sería siempre la misma. Con estos conocimientos básicos será posible profundizar con más detenimiento en cuestiones particulares.
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INICIACIÓN A LA CONTABILIDAD
BIBLIOGRAFÍA C AÑIBANO C ALVO, L.: Contabilidad: análisis contable de la realidad económica , Madrid, Pirámide, 2003. RIVERO ROMERO, J.: Contabilidad financiera, Edisofer, Madrid, 2002. URÍAS V ALIENTE, J.: Introducción a la contabilidad. Aspectos teóricos, Madrid, Ediciones Académicas, 2007. —Manual práctico de contabilidad (introducción), Madrid, Ediciones Académicas, 2007. •
Legislación Real decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad.
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