Memeriksa jadwal kegiatan pimpinan sesuai prosedur yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
1
2
Koordinasi dengan patwal mengenai perjalanan sesuai agenda dinas.
rute
2
3
Mengatur jadwal sesuai agenda dan koordinasi dengan staff yang terkait sesuai jadwal kerja pimpinan.
3
4
Berkoordinasi Berkoordin asi dengan instansi instansi lain yang terkait sesuai jadwal kerja pimpinan.
4
5
Mengatur ulang jadwal kerja pimpinan jika ada perubahan mendadak dari agenda yang telah direncanakan.
5
6
Menerima dan mencatat pesan baik telepon maupun surat dan bahan lain yang ditujukan kepada pimpinan sebagai bahan informasi untuk disampaikan kepada pimpinan. Menerima tamu dengan menanyakan maksud kedatangannya dan menyampaikan perihalnya kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan serta mengatur tamu yang akan menghadap pimpinan sesuai dengan kepentingannya. Menyiapkan Menyiapk an dan menyimpan data atau bahanbahan lain yang telah dan akan digunakan oleh pimpinan untuk sesuatu kegiatan secara rapih dan teratur agar mudah menemukan kembali apabila diperlukan. Menyusun konsep surat balasan dan data konfirmasi dari instansi lain yang berkaitan dengan acara atau jadwal kegiatan pimpinan dalam rangka koordinasi kegiatan pimpinan Mengagendakan Mengagendak an surat masuk dan keluar serta mendistribusikan mendistribusikan ke instansi yang bersangkutan. mengingatkan pimpinan mengenai rapat, acara dan kegiatan yang segera dilaksanakan atau dihadiri oleh pimpinan agar sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah disusun. Menyiapkan produk presentasi dan pendukung lainnya untuk presentasi dan rapat Membuat notulen atau risalah rapat Mendokumenta Mendo kumentasikan sikan kegiatan pimpinan Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban Melaksanakan Melaksanaka n tugas kedinasan lain atas perintah pimpinan baik secara tertulis atau lisan
6
7
8
9
10
11
12 13 14 15
16
KUNJUNGAN KERJA
Berkoordinasi dengan intens terhadap instansi instansi lain yang terkait dan disesuaikan jadwal serta agenda agenda kerja pimpinan pimpinan yang telah tersusun. Mengkoordinasikan Mengkoordinasika n kegiatan dengan instansi yang terkait dengan pengamanan, patwal, kendaraan, penginapan dan agenda kegiatan lainnya sesuai prosedur yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas. Mengkoordinasikan Mengkoordinasika n kegiatan dengan staff internal mengenai perjalanan dinas pada dukungan akomodasi dan dukungan operasional untuk kelancaran pelaksanaan tugas. Menyiapkan dan menyimpan data atau bahanbahan lain yang telah dan akan digunakan oleh pimpinan untuk sesuatu kegiatan secara rapih dan teratur agar mudah menemukan kembali apabila diperlukan. Mengkoordinasikan Mengkoordin asikan agenda kegiatan dengan instansi atau staff yang terkait secara teknis dan berkesinambungan baik itu acara formal dan non formal untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan. Mengecek ke lokasi yang akan di gunakan kegiatan kerja pimpinan dalam hal persiapan awal kunjungan kerja pimpinan.
7
Menyiapkan bahan dan gladi bahan presentasi presentas i pada operator presentasi.
8
Mencari data jumlah peserta dan tamu undangan yang hadir guna mendukung sebuah informasi yang akan diberikan pimpinan
9
Membuat dan menyiapakan sambutan berdasarkan peserta yang akan hadir berdasarkan dari undangan panitia
10
Koordinasi lokasi tempat ruang tunggu VVIP
11
Mengingatkan pimpinan mengenai rapat, acara dan kegiatan yang segera dilaksanakan atau dihadiri oleh pimpinan agar sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah disusun. Menyiapkan produk presentasi dan pendukung lainnya untuk presentasi dan rapat Membuat notulen atau risalah rapat Mendokumentasikan Mendokument asikan kegiatan pimpinan Membuat laporan hasil pelaksanaan pelaksanaa n tugas sesuai yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban Melaksanakan Melaksanaka n tugas kedinasan lain atas perintah pimpinan baik secara tertulis atau lisan
