OFPPT Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail Direction de
la Recherche et de l’Ingénierie de la Formation
Examen de Passage Session juin 2015 Cours du Jour
filièr fi lièr e : Tech T echni niques ques de Secr S ecr étar étar i at de Dir Di r ection ecti on Niveau Niveau : Technicien S pécial pécialis is é
E preuve : S ynthès ynthès e 1.1 1.1
Dur ée : 5 heures
B arème :
L e s
é l é m e n t s
d u
/ 120 points
c o r r i g é
S o m m a i r e Epreuve Partie 1 : Théorique
Partie 2 : Pratique
Dossier D1 : Techniques de secrétariat D2 : Moyens de recherche d’emploi d’emploi D3 : Environnement de l’entreprise l’entreprise D4 : Communication TOTAL PARTIE 1 D5 : Structure de l’entreprise l’entreprise D6 : Prise de Notes D7 : Classement
Note du Dossier /10pts /10pts /08pts /12pts /40 points /20pts /20pts /12pts
D8 : Correspondance
/15pts
D9 : Message sur répondeur
/13pts TOTAL PARTIE 2
/80 points
Ce corrigé présente des éléments de réponses Seules les idées clés sont proposées pour permettre une approche des réponses des stagiaires
TSD/EP
Synthèse 1.1
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PARTIE 1 :
Théorique
Dossier 1 :
/40pts
/10pts
1. Purger un dossier : C'est enlever les documents qui y sont devenus inutiles. /2pts 2. Les dossiers sont classés devis par ordre numérique clients par ordre alphabétique, les archives par ordre chronologique à l’intérieur duquel nous classons par ordre numérique /3pts 3. le classement vivant : dossiers vivants, en cours d'instruction et d'exploitation, et le classement mort : Documents dont la valeur administrative est périmée, mais qui présentent un intérêt historique, et qui sont pour être conservés indéfiniment et communiqués au public. /2pts
4. - Mobilier de classement utilisé dans le classement vivant : armoire, tiroir, bac. - Mobilier de classement utilisé dans le classement mort : rayonnage fixe ou mobile - Classement vivant conservé dans le bureau même - Classement mort versés aux services d'archives territorialement compétent (communaux ou départementaux) /3pts
Dossier 2 :
/10pts
1. Questions Parlez-moi de vous ?
Quels sont vos points forts ? Que pensez-vous de votre ancien patron ? Qu'est-ce qui vous plaît le plus dans le poste que nous proposons Qu'est-ce qui vous plaît le moins ?
/8pts Conseil Racontez votre vie en trois parties : éducation, expérience professionnelle, et ce qui s'est passé au cours des dernières années. Répondez en donnant un point fort dont l'excès peut constituer une faiblesse. Soyez positif. La plupart des responsables n'aiment pas les employés difficiles Donnez au moins trois exemples dans un domaine proche du poste qu’on vous offre
2. les pr incipales règles à respecter pour préparer un entretien d’embauche /2pts - s’informer sur l’entreprise, le poste à pourvoir et le manager qui recrute. - Adapter son style à la culture de l’entreprise et au poste à pourvoir - La veille de l’entretien effectuer des vérifications des documents, qui peuvent vous être utiles…..
TSD/EP
Synthèse 1.1
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Dossier 3 :
/8pts
FONCTIONS Administrative Commerciale Technique Comptable
ROLES prévoir, organiser, coordonner, contrôler acheter, vendre, échanger produire, fabriquer, transformer inventorier, calculer les prix de revient, déterminer les prix de vente, calculer les résultats
Dossier 4 :
/12pts
Ce qu’ elle a fait ou dit
Elle
ne
s’est
Ce qu’ elle aurait dû faire ou dir e
pas Oter son chewing-gum de sa bouche, se présenter, être disponible, utiliser un langage
présentée
courant mais correct et professionnel.
Elle
ne
s’est
pas
identifiée
Elle n’a pas identifiée l’entreprise
en
décrochant,
Elle
a
mâché
du
chewing-gum.
je pourrais ainsi vous Utilisation de vocabulaire déplacé…… Demander la permission du Responsable mettre
TSD/EP
Synthèse 1.1
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PARTIE 2 :
Pratique
/80pts
Dossier 5 :
/ 20pts
1. l’organigramme de SAMATEC.
/18pts
secrétariat M. AMIL
2 secrétaires
Fonction ADMINISTRATIVE service personnel M. SALAM
service fabrication M. CHAMI
Fonction
Entretien et sécurité
TECHNIQUE
M. MEHDI
Bureau d'étude M. RAMI
4 employés
22 employés
2 employés
2 employés
Direction Générale M. SADKI
Service des achats M. KARIMI
service des ventes M. SKALI
3 employés
1 employé 6 représentants
Fonction COMMERCIALE service de publicité Mme TAZI
service magasin M. CHENIAT
TSD/EP
Fonction
service comptable
COMPTABLE
M. RIZKI
Synthèse 1.1
3 employés
1 magasinier
6 employés
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2. Structure hiérarchique
/2pts
Dossier 6 :
/ 20pts
1. Méthode heuristique ou arborescente
/16pts
Offre > demande
Types de marchés
Marché
Offre < demande
2. Méthode logique, linéaire, mots clés, annotation
/4pts
Dossier 7 :
/ 12pts
1. Classement alphanumérique /10pts R 1. ROUTE africaine (compagnie la) 2. RENAULT (société de transport et de groupage)
S 1. SUD-EST (les cars du)
2. SALE
(Société
dauphinoise de)
T 1. TRANSPORTS (Compagnie générale des) 2. TRANSPORT Rapides
3. REGIONALE des transports (la) 4. RICHIER et Cie (société)
3. SOPHIA, SA (déménagement) 4. SGB (Compagnie)
2. Classement numérique nécessite l’emploi d’un répertoire alphabétique, classement alphanumérique nécessite l’emploi des guides alphabétique. /2pts
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Synthèse 1.1
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Dossier 8 :
/15pts La Maison de la Porcelaine 202, rue manaziz - Maarif
Casablanca
Nos Réf. : Objet : Demande de documentation. Monsieur, Introduction : - Entrée en relation Développement : Demande de la documentation (catalogue, prix…..) Demander une remise vue l’importance de la quantité Conclusion : Espérer recevoir une offre intéressante Formule de politesse : sentiments distingués.
Dossier 9
/13pts
Société SAMATEC Bonjour, nous sommes fermés pour le moment, nous serons à votre disposition dès demain à partir de 8 H pour vous servir, vous pouvez laisser votre message après le bip sonore, nous donnerons suite à votre appel dès que possible. Merci et à bientôt
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Synthèse 1.1
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