UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DEL TÀCHIRA VICERRECTORADO ACADÈMICO DECANATO DE DOCENCIA DEPARTAMENTO DE CIENCIAS SOCIALES NUCLEO DE DESARROLLO HUMANO GERENCIA PERSONAL CONTEXTO Y PROYECTO ORGANIZACIONAL
TOMA DE DECISIONES
San Cristóbal, mayo 2010
ÍNDICE
Índice«««««««««««««««««««««««««««««
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Introducción««««««««««««««««««««««««««.
03
Decisión. Definición««««««««««««««««« Definición««««««««««««««««««««««« ««««««
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Ingredientes de la decisión««««««««««««««« decisión«««««««««««««««««««« «««««
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Características de la decisión««««««««««««« decisión««««««««««««««««««... «««««...
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Tipo de decisiones«««««««« decisiones«««««««««««««««««««««««.. «««««««««««««««..
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Proceso de toma de decisiones. Definición«««««««««««««
09
¿Por qué se han de tomar decisiones?............................. decisiones?.......................................... ........................ ...........
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Etapas de la toma de decisiones«««««««««««««« decisiones«««««««««««««««««.. «««..
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Evaluación de la decisión««««««««««««««««««« decisión««««««««««««««««««««. «.
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Factores que influyen en el proceso de toma de decisiones«««««...
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Barreras para la toma de decisiones efectivas«««««««««««..
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Cualidades para la toma de decisiones«««««««««««««« decisiones««««««««««««««.. ..
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Limitantes para quienes toman decisiones««««««««« decisiones«««««««««««««. ««««.
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Importancia en la toma de decisiones«««««««««««« decisiones«««««««««««««««. «««.
18
Tips para tomar decisiones«««««««««««« decisiones««««««««««««««««««««. ««««««««. 21 Conclusiones««««««««««««««««««««««««««. 23 Bibliografía«««««««««««««««««««««««««««.
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ANEXOS««««««««««««««««««««««««««««. 25 Juego ³sobrevivir´««««««««« ³sobrevivir´«««««««««««««««««««««««« «««««««««««««««
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INTRODUCCIÓN Para abordar el tema sobre toma de decisiones debemos de tener en cuenta todos y cada uno de los aspectos que ella abarca. Es importante saber que las decisiones se presentan en todos los niveles de la sociedad, sean de mayor o menor incidencia; pero estas implican una acción que conlleva a un determinado fin u objetivo propuesto. Es de gran utilidad conocer que procesos se deben aplicar y abarcar para tomar decisiones efectivas. Es por ello que en este trabajo se realiza una investigación basada en autores y textos que se refieren a la toma de decisiones y su utilización como una herramienta de uso cotidiano en el estudio de las organizaciones y la administración. Para lograr una efectiva toma de decisiones se requiere de una selección racional, para lo que primero se debe aclarar el objetivo que se quiere alcanzar; eso sí, se deben tener en cuenta varias alternativas, evaluando cada una de sus ventajas, limitaciones y adoptando la que se considere mas apropiada para conseguir el objetivo propuesto. En la toma de decisiones esta inmersa la incertidumbre ya que no hay nada que garantice que las condiciones en las que se tomo la decisión sigan siendo las mismas, ya que estamos en un medio que cambia constantemente; aunque las que se toman sin previo análisis, al azar, están más expuestas que aquellas que siguen el proceso adecuado. Simón dijo: ³constantemente optaremos por el curso de acción que consideremos lo ³suficientemente bueno´ a la luz de las circunstancias dadas en ese momento´. Tomar la decisión es el primer paso para elegir un plan de acción; es por esto que como administradores nuestro trabajo central es continuamente decidir que hacer, delegar su realización a quienes consideremos mas capacitados para ello, justificar para que debe hacerse, cuando debe hacerse y así lograr la optimización.
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DECISIÓN Definición: es aquel que hace referencia al proceso de elaboración cognitiva por el cual una persona puede elegir su forma de actuar y comportarse en diferentes situaciones de la vida en general. La decisión implica siempre un proceso de elaboración a nivel mental que puede verse influido por diversas razones, causas y circunstancias específicas. El hecho de tomar una decisión es, de tal modo, realizar una elección en base a conocimientos previos, a sentimientos o sensaciones, a prejuicios o a maneras de pensar mucho más complejos que lo que se supone a primera vista. Antes de tomar una decisión se debe calcular cual será el resultado de escoger una alternativa. En función de las consecuencias previsibles para cada alternativa se tomará la decisión. Así, los elementos que constituyen la estructura de la decisión son: los objetivos de quién decide y las restricciones para conseguirlos; las alternativas posibles y potenciales; las consecuencias de cada alternativa; el escenario en el que se toma la decisión y las preferencias de quien decide. La posibilidad de elegir y de tomar decisiones es exclusivamente humano y tiene que ver con el nivel de conciencia alcanzado por el ser humano a lo largo de su historia. En este sentido, el hombre es el único ser vivo que puede tomar decisiones que, aun no siendo conciente, implican una elección de diferentes hechos y aspectos de su vida. El mismo hecho de no tomar una decisión es hacer una elección y para los filósofos de diferentes períodos históricos la cuestión de la decisión y de la posibilidad de elegir ha sido siempre relacionada con la de la libertad, derecho con el que no cuentan otros seres vivos como los vegetales o los animales.
Ingredientes de la Decisión El arte de tomar decisiones está basado en cinco ingredientes básicos:
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Información: Estas se recogen tanto para los aspectos que están a favor como en contra del problema, con el fin de definir sus limitaciones. Sin embargo si la información no puede obtenerse, la decisión entonces debe basarse en los datos disponibles, los cuales caen en la categoría de información general. Conocimientos: Si quien toma la decisión tiene conocimientos, ya sea de las circunstancias que rodean el problema o de una situación similar, entonces estos pueden utilizarse para seleccionar un curso de acción favorable. En caso de carecer de conocimientos, es necesario buscar consejo en quienes están informados. Experiencia: Cuando un individuo soluciona un problema en forma particular, ya sea con resultados buenos o malos, esta experiencia le proporciona información para la solución del próximo problema similar. Si ha encontrado una solución aceptable, con mayor razón tenderá a repetirla cuando surja un problema parecido. Si carecemos de experiencia entonces tendremos que experimentar; pero sólo en el caso en que las consecuencias de un mal experimento no sean desastrosas. Por lo tanto, los problemas más importantes no pueden solucionarse con experimentos. Análisis: No puede hablarse de un método en particular para analizar un problema, debe existir un complemento, pero no un reemplazo de los otros ingredientes. En ausencia de un método para analizar matemáticamente un problema es posible estudiarlo con otros métodos diferentes. Si estos otros métodos también fallan, entonces debe confiarse en la intuición. Algunas personas se ríen de la intuición, pero si los otros ingredientes de la toma de decisiones no señalan un camino que tomar, entonces ésta es la única opción disponible.
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Juicio: El juicio es necesario para combinar la información, los conocimientos, la experiencia y el análisis, con el fin de seleccionar el curso de acción apropiado. No existen substitutos para el buen juicio.
CARACTERÍSTICA DE LA DECISIÓN Existen cinco características de las decisiones: Efectos futuros: Tiene que ver con la medida en que los compromisos relacionados con la decisión afectarán el futuro. Una decisión que tiene una influencia a largo plazo, puede ser considerada una decisión de alto nivel, mientras que una decisión con efectos a corto plazo puede ser tomada a un nivel muy inferior. Reversibilidad: Se refiere a la velocidad con que una decisión puede revertirse y la dificultad que implica hacer este cambio. Si revertir es difícil, se recomienda tomar la decisión a un nivel alto; pero si revertir es fácil, se requiere tomar la decisión a un nivel bajo. Impacto: Esta característica se refiere a la medida en que otras áreas o actividades se ven afectadas. Si el impacto es extensivo, es indicado tomar la decisión a un nivel alto; un impacto único se asocia con una decisión tomada a un nivel bajo. Calidad: Este factor se refiere a las relaciones laborales, valores éticos, consideraciones legales, principios básicos de conducta, imagen de la compañía, etc. Si muchos de estos factores están involucrados, se requiere tomar la decisión a un nivel alto; si solo algunos factores son relevantes, se recomienda tomar la decisión a un nivel bajo.
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Periodicidad: Este elemento responde a la pregunta de si una decisión se toma frecuente o excepcionalmente. Una decisión excepcional es una decisión de alto nivel, mientras que una decisión que se toma frecuentemente es una decisión de nivel bajo.
Tipo de decisiones Existen diversos tipos de decisiones, entre los cuales se pueden citar: Según el número de individuos: se subdividen en individuales y
grupales o colectivas Las individuales, como su nombre lo indica, son las que toma una sola persona, sin tomar en cuenta las opiniones de los demás. Las grupales o colectivas, son las decisiones de grupo en la cual es tomada en cuenta las opiniones de los integrantes de un equipo o grupo. Estas son más efectivas ya que entre todos se llega generalmente a la solución más adecuada, después de un análisis detallado del problema. Según el grado de consenso: Se subdividen en autoritarias, por
votación y por unanimidad. Según el grado de experiencia: se subdivide en situaciones vividas y
costumbre Según el método: Esta clasificación se realiza atendiendo al método
utilizado para la toma de decisiones. Según esta clasificación se distingue entre decisiones programadas y decisiones no programadas. Las decisiones programadas son aquellas decisiones repetitivas y
rutinarias, por lo tanto, se puede establecer un método que ayude a la toma de decisión. Las decisiones no programadas son nuevas, por lo tanto no se puede
establecer ningún método previo para la toma de este tipo de decisiones, y esto es porque o el problema es nuevo, o porque es tan importante que merece un tratamiento especial, o aunque se trate de un problema repetitivo 7
las condiciones internas o externas han variado y por lo tanto los métodos anteriores ya no sirven. Según el grado de racionalidad: Se subdividen en
Racionales o
colegiadas. Según el nivel jerárquico que ocupa la persona que realiza la decisión:
SE subdividen en estratégicas, tácticas y operacionales. Las decisiones estratégicas se refieren a las decisiones que se
toman para relacionar la empresa con su entorno. Son decisiones de gran trascendencia en cuanto que definen los objetivos y las líneas de acción a seguir en la empresa. Suelen ser a largo plazo y tienen un carácter no repetitivo. La información que se tiene para realizar este tipo de decisiones es escasa, y los efectos que producen estas decisiones pueden comprometer el desarrollo de la empresa e incluso su supervivencia. Por ello al tomar estas decisiones se requiere un alto grado de reflexión y de juicio por parte del decisor. Decisiones estratégicas serán por ejemplo la localización de la empresa, la capacidad que se le dota a la empresa (capacidad productiva), el lanzamiento de un nuevo producto al mercado (crecer, diversificarse). Las decisiones tácticas son las decisiones que se toman en el nivel
intermedio de la empresa por parte de los directores de departamento. Las decisiones tácticas deben ayudar a conseguir los objetivos fijados a nivel estratégico, estas decisiones están subordinadas a las decisiones estratégicas. Estas decisiones pueden ser repetitivas, y sus consecuencias tienen lugar en un plazo no muy largo en el tiempo, por lo general son reversibles, y sus consecuencias no son muy importantes a no ser que los errores se vayan acumulando. Ejemplos serán: las decisiones sobre una campaña de publicidad (se tomará a nivel del departamento de Marketing; reversibles). Las decisiones operativas son las que se toman en el nivel más bajo
de los directivos de la empresa. Estas decisiones son repetitivas por lo que la 8
información necesaria para tomar la decisión es fácilmente disponible. Los errores se pueden corregir fácilmente, ya que su grado de manifestación es el corto plazo, y por lo tanto las sanciones en el caso de cometer un error son mínimas. Ejemplos: la programación diaria de la producción, un vendedor que se programa las visitas diariamente. PROCESO DE TOMA DE DECISIONES
Definición Es el proceso durante el cual la persona debe escoger entre dos o más alternativas. Todos y cada uno de nosotros pasamos los días y las horas de nuestra vida teniendo que tomar decisiones. Algunas decisiones tienen una importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras otras son gravitantes en ella. El proceso de toma de decisiones tiene que ver en todos los casos con un proceso consciente o inconciente mediante el cual el sujeto actúa en consecuencia. Esto significa que el proceso de toma de decisiones es siempre subjetivo y que se basa en un cúmulo de ideas, sensaciones, conocimientos previos y supuestos que, combinados de un modo particular para cada situación específica, hacen que se considere apropiado tomar tal o cual decisión. Las decisiones pueden llegar a ser en algunos casos más determinantes que en otros casos y es por eso que muchas veces el proceso de toma de decisión se vuelve más complejo e involucra diversos aspectos a tomar en cuenta.
¿Por Qué Se Han De Tomar Decisiones ? Por la existencia de problemas. Tipos de problemas: a. problemas estructurales: son los problemas que han nacido, viven y son habituales en el seno de la misma organización. Son conocidos por los miembros de la organización y no es difícil atajarlos. 9
b. Problemas coyunturales. No existen habitualmente sino que aparecen de forma esporádica. En ocasiones es difícil preverlos.
Etapas De La Toma De Decisión
Identificación y diagnostico del problema
Generación de soluciones alternativas
Selección de la mejor alternativa
Evaluación de alternativas
Evaluación de la decisión
Implantación de la decisión
Identificación y diagnóstico del problema: Reconocemos en la fase inicial el problema que deseamos solucionar, teniendo en cuenta el estado actual con respecto al estado deseado. Una vez que el problema es identificado se debe realizar el diagnóstico y luego de esto podremos desarrollar las medidas correctivas. Generación de soluciones alternativas: La solución de los problemas puede lograrse por varios caminos y no sólo seleccionar entre dos alternativas, se pueden formular hipótesis ya que con la alternativa hay incertidumbres. Evaluación de alternativas: La tercera etapa implica la determinación del valor o la adecuación de las alternativas que se generaron. ¿Cuál solución será la mejor? Los gerentes deben considerar distintos tipos de consecuencia. Por supuesto que deben intentar predecir los efectos sobre las medidas financieras u otras medidas de desarrollo. Pero también existen otras consecuencias menos definidas que hay que atender. Las decisiones establecen un precedente y hay que determinar si este será una ayuda o un obstáculo en el futuro. Por supuesto, no es posible predecir los resultados con toda precisión. 10
Entonces pueden generar planes de contingencia, esto es, curso alternativo de acción que se pueden implantar con base en el desarrollo de los acontecimientos. Selección de la mejor alternativa: Cuando el administrador ha considerado las posibles consecuencias de sus opciones, ya está en condiciones de tomar la decisión. Debe considerar tres términos muy importantes. Estos son: maximizar, satisfacer y optimizar. y
Maximizar: es tomar la mejor decisión posible
y
Satisfacer: es la elección de la primera opción que sea
mínimamente aceptable o adecuada, y de esta forma se satisface una meta o criterio buscado. y
Optimizar: Es el mejor equilibrio posible entre distintas metas.
Implementación de la decisión: El proceso no finaliza cuando la decisión se toma; esta debe ser implementada. Bien puede ser que quienes participen en la elección de una decisión sean quienes procedan a implementarla, como en otras ocasiones delegan dicha responsabilidad en otras personas. Debe existir la comprensión total sobre la elección de la toma de decisión en sí, las razones que la motivan y sobre todo debe existir el compromiso de su implementación exitosa. Para tal fin, las personas que participan en esta fase del proceso, deberían estar involucradas desde las primeras etapas que anteriormente hemos mencionado. A continuación citaremos los pasos que se deben considerar durante la planeación de su ejecución: y
Determinar cómo se verán las cosas una vez que la decisión esté
funcionando completamente.
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y
Orden cronológico (de ser posible con un diagrama de flujo) de los
pasos para lograr una decisión totalmente operativa. y
Considerar recursos disponibles y actividades necesarias para
poner cada paso en práctica. y
Considerar el tiempo que tomará cada una de las etapas.
y
Asignación de responsabilidades a personas específicas para cada
y
Podemos estar seguros de que cuando una toma de decisión es
etapa. tomada, ésta probablemente generará ciertos problemas durante su ejecución, por lo tanto los gerente deben dedicar el tiempo suficiente al reconocimiento de los inconvenientes que se pueden presentar así como también ver la oportunidad potencial que estos pueden representar.
Evaluación de la decisión Evaluar la decisión , forma parte de la etapa final de este proceso. Se
"
"
recopila toda la información que nos indique la forma como funciona una decisión, es decir, es un proceso de retroalimentación que podría ser positiva o negativa. Si la retroalimentación es positiva, pues entonces nos indica que podemos continuar sin problemas y que incluso se podría aplicar la misma decisión a otras áreas de la organización. Si por el contrario, la retroalimentación es negativa, podría ser que: 1) tal vez la implementación requiera de más tiempo, recursos, esfuerzos o pensamiento, 2) nos puede indicar que la decisión fue equivocada, para lo cual debemos volver al principio del proceso (re)definición del problema. Si esto ocurriera, sin duda tendríamos más información y probablemente sugerencias que nos ayudarían a evitar los errores cometidos en el primer intento.
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Factores
que influyen en el Proceso de Toma De Decisiones
La decisión no es un proceso neutro o incondicionado. Está condicionada por la persona que decide y por la situación concreta. Es decir, encontramos: a. Factores externos Uno de los motivos por los que una empresa puede fracasar es por no tener en cuenta el contexto en el que se toman las decisiones. Estos factores externos son, entre otros: Limitaciones y expectativas del mercado (ej tendencias económicas,
sociales, etc.) Los cambios (ej. Nuevas tecnologías, economía global, etc.) Los riegos. Ante una decisión podemos arriesgarnos (obtener grandes
resultados asumiendo muchos riesgos) o ser conservadores (preferir lo seguro aunque sea menso prometedor) Las presiones. Son inevitables (ej. Un recorte de plantilla puede
conllevar una huelga) El tiempo. El tiempo del que se dispone y el poder de quien toma la
decisión son factores fundamentales en la resolución de conflictos: - Con mucho tiempo y poco poder: lo mejor es analizar bien la situación e intentar negociar hasta llegar a acuerdos beneficiosos - Con mucho tiempo y mucho poder. Se puede imponer la decisión más beneficiosa para nosotros - Poco tiempo y poco poder. Quizá haya que ceder, no se pueden imponer soluciones. - Poco tiempo y mucho poder. No se podrá hacer un análisis profundo de todas las alternativas y, tal vez, haya que elegir una sin negociar con nadie. b. Factores internos. Junto a los factores externos, en las decisiones, influyen mucho las características individuales de la persona que decide. 13
La Psicología señala que los principales factores internos a tener en cuenta, en la toma de decisiones, son: La actitud.
Es decir, la disposición mental o la línea de actuación que se adoptan respecto a un hecho en el que caben diferentes formas de decidir. Ej. Un jefe de RRHH puede tener una disposición positiva o negativa a contratar mujeres. La aptitud.
Son el conjunto de capacidades físicas, intelectuales y sociales que tenemos cada uno de nosotros. Ej. Un representante sindical tendrá más facilidad para negociar si tiene habilidades naturales para ello. -La experiencia personal o profesional.
Cuanto mayor es la experiencia menor es la posibilidad de cometer errores ya que es común utilizar la misma solución para problemas similares. Las creencias y valores personales.
Son el conjunto de conceptos y sentimientos que se tienen acerca de lo que es bueno, justo, etc Barreras
para la toma de decisiones efectivas
La vigilancia y la ejecución completa del proceso de toma de decisiones de seis etapas constituyen la excepción y no la regla en la toma de decisiones gerencial. Sin embargo, de acuerdo con las investigaciones, cuando los gerentes utilizan esos procesos racionales, sus decisiones resultan mejores. Los gerentes que se aseguran de participar en esos procesos son más efectivos. Prejuicios psicológicos: A veces los encargados de tomar decisiones están muy lejos de ser objetivos en la forma que recopilan, evalúan y aplican la información para elegir. Las personas tienen prejuicios que interfieren con una racionalidad objetiva. Los ejemplos que siguen representan solamente unos cuantos de los muchos prejuicios subjetivos que se han documentado. 14
Ilusión de control: es creer que uno puede influir en las situaciones aunque no se tenga control sobre lo que va a ocurrir. Muchas personas apuestan pues consideran que tienen la habilidad para vencer las posibilidades, aún cuando la mayoría no pueda hacerlo. Cuando se habla de negocios, confiar de manera excesiva puede resultar en un fracaso para la organización, ya que quienes toman las decisiones ignoran los riesgos y por lo tanto fracasan en la evaluación objetiva de las probabilidades de éxito. Los efectos de perspectiva: se refieren a la manera en que se formulan o perciben los problemas o las alternativas de decisión y a la manera en que estas influencias subjetivas pueden imponerse sobre hechos objetivos. En la toma de decisión no se debe desestimar el futuro. Cuando por ejemplo hablamos sobre una toma de decisión relacionada a los costos de una organización, al evaluar las alternativas, no se debe dar más importancia a los costos y beneficios a corto plazo que a los de largo plazo, puesto que el considerar únicamente los de corto plazo podría influir para dejar de lado aquellas variables de largo plazo, lo que también podría resultar en situaciones negativas para la organización. Precisamente la desestimación del futuro es, en parte, la explicación de los déficits presupuestarios gubernamentales, la destrucción ambiental y la infraestructura urbana decadente. Muy por el contrario, de las organizaciones que dan gran valor a las consideraciones de largo plazo para la toma de decisiones, podemos citar a los japoneses quienes son reconocidos por el éxito de sus organizaciones. Presiones de tiempo: en el cambiante ambiente de negocios de la actualidad, el premio es para la acción rápida y el mantenimiento del paso. Las decisiones de negocios que se toman con mayor conciencia pueden volverse irrelevantes e incluso desastrosas si los gerentes se toman demasiado tiempo en hacerlo.
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¿Cómo se puede tomar decisiones con rapidez? Del ejemplo norteamericano, podríamos mencionar la falta de análisis exigente (no ser demasiado vigilante), suprimir el conflicto y tomar decisiones por cuenta propia sin consultar a otros gerentes. Esta forma puede acelerar la toma de decisión pero reduce la calidad de ésta. ¿Es posible que se tomen decisiones oportunas y de calidad estando bajo presión? Si tomamos como referencia el ejemplo de las compañías de microcomputadoras (una compañía de alta tecnología y gran velocidad de avance), se mostraron algunas diferencias importantes entre las compañías de acción rápida y lenta. Las primeras tuvieron ventajas competitivas importantes, sin sacrificar la calidad de sus decisiones.
Cualidades personales para la toma de decisiones Sin lugar a dudas existen ciertas cualidades que hacen que los tomadores de decisión sean buenos o malos. Cuatro son las cualidades que tienen mayor importancia a la hora de analizar al tomador de decisiones: experiencia, buen juicio, creatividad y habilidades cuantitativas. Otras cualidades podrán ser relevantes, pero estas cuatro conforman los requisitos fundamentales. Experiencia: Es lógico suponer que la habilidad de un mando para tomar decisiones crece con la experiencia. El concepto de veteranía en una organización con aquellos individuos que tienen el mayor tiempo de servicio, se funda en el valor de la experiencia y por lo tanto reciben un mayor salario. Cuando se selecciona a un candidato para algún puesto de la organización, la experiencia es un capítulo de gran importancia a la hora de la decisión. Los éxitos o errores pasados conforman la base para la acción futura, se supone que los errores previos son potencial de menores errores futuros. Los éxitos logrados en épocas anteriores serán repetidos. Buen juicio: Se utiliza el término juicio para referirnos a la habilidad de evaluar información de forma inteligente. Está constituido por el sentido 16
común, la madurez, la habilidad de razonamiento y la experiencia del tomador de decisiones. Por lo tanto se supone que el juicio mejora con la edad y la experiencia. El buen juicio se demuestra a través de ciertas habilidades para percibir información importante, sopesar su importancia y evaluarla. El juicio es más valioso en el manejo de problemas mal estructurados o nuevos, porque precisamente de ese juicio el tomador de decisiones sacará determinaciones y aplicará criterios para entender el problema y simplificarlo, sin distorsionarlo con la realidad. Un juicio se desarrolla de la siguiente manera: basado en la información disponible y en su propia experiencia anterior, el tomador de decisiones establece parámetros conformados por: los hechos, las opiniones y el conocimiento en general. Creatividad: La creatividad designa la habilidad del tomador de decisiones para combinar o asociar ideas de manera única, para lograr un resultado nuevo y útil. El tomador de decisiones creativo es capaz de captar y entender el problema de manera más amplia, aún de ver las consecuencias que otros pasan por alto. Sin embargo el mayor valor de la creatividad está en el desarrollo de alternativas. Son creativos y pueden generar suficientes ideas para encontrar el camino más corto y efectivo al problema. Habilidades cuantitativas: Esta es la habilidad de emplear técnicas presentadas como métodos cuantitativos o investigación de operaciones, como pueden ser: la programación lineal, teoría de líneas de espera y modelos de inventarios. Estas herramientas ayudan a los mandos a tomar decisiones efectivas. Pero es muy importante no olvidar que las habilidades cuantitativas no deben, ni pueden reemplazar al buen juicio en el proceso de toma de decisiones.
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Limitantes para quienes toman decisiones Las organizaciones, o más precisamente, las personas que toman las decisiones importantes, no pueden hacer lo que desean. Se enfrentan a distintas limitantes: financieras, legales, de mercado, humanas y organizaciones, que inhiben algunas acciones. Suponga que cuenta con una gran idea que proporcionará un servicio revolucionario para los clientes de un banco. No podrá ponerla en práctica de inmediato. Tendrá que venderla a las personas que pueden darle el visto bueno y también a los que le ayudarán a llevar a cabo el proyecto. Puede comenzar por convencer a su jefe. Luego su jefe y usted tendrán que enfrentar a un vicepresidente y probablemente tengan que posteriormente venderle la idea al presidente. En todas las etapas se deben oír las opiniones y sugerencias de las personas e incluso tal vez deba considerar incluirlas al concepto de su idea original. Al fin y al cabo, su propuesta debe ser aceptada y satisfacer a todos.
Importancia de la toma de decisiones Es importante por que mediante el empleo de un buen juicio, la Toma de Decisiones nos indica que un problema o situación es valorado y considerado profundamente para elegir el mejor camino a seguir según las diferentes alternativas y operaciones. También es de vital importancia para la administración ya que contribuye a mantener la armonía y coherencia del grupo, y por ende su eficiencia. En la Toma de Decisiones, considerar un problema y llegar a una conclusión válida, significa que se han examinado todas las alternativas y que la elección ha sido correcta. Dicho pensamiento lógico aumentará la confianza en la capacidad para juzgar y controlar situaciones. Uno de los enfoques más competitivos de investigación y análisis para la toma de las decisiones es la investigación de operaciones. Puesto que
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esta es una herramienta importante para la administración de la producción y las operaciones. La toma de decisiones, se considera como parte importante del proceso de planeación cuando ya se conoce una oportunidad y una meta, el núcleo de la planeación es realmente el proceso de decisión, por lo tanto dentro de este contexto el proceso que conduce a tomar una decisión se podría visualizar de la siguiente manera: a. Elaboración de premisas. b. Identificación de alternativas. c. Evaluación de alternativas en términos de la meta deseada. d. Elección de una alternativa, es decir, tomar una decisión.
Tips para tomar decisiones La capacidad para resolver y el tomar decisiones son fundamentales para conseguir nuestros deseos. A continuación se presentan algunos tips para desarrollar tu capacidad resolutiva y facilitarte el tomar decisiones. Cuando tomas decisiones es importante que te plantees varias opciones y lo ideal es que sean al menos tres opciones posibles, si son más pues mejor. Ya dicen que una opción es obligación y dos es un dilema.
1. Concéntrate en la situación que te esté molestando y clarifica qué es lo que quieres que ocurra. Como siempre, el primer paso es definir qué quieres; no me canso de repetirlo. Muchos de mis clientes los veo dar vueltas con el mismo problema, sin hacerse cargo, sin tener el valor de tomar una decisión porque temen los resultados de tomarla o simplemente porque no se han aclarado a si mismos qué les pasa con ese problema y qué esperan de esa situación para impulsarse a tomar una decisión que libere el camino de incertidumbres. Es importante que te preguntes ¿qué quieres que ocurra? ¿cuál es la brecha que debes salvar para llegar a lo que deseas? 19
Declaración personal: "Y o quiero lograr...", "Y o quiero..." . 2.
Ten en cuenta que nunca podrás estar seguro que la decisión
que tomes será la mejor. Es muy simple, si algo no está funcionando como esperabas, analiza la situación, detecta el problema, soluciónalo tomando una nueva decisión. ¿Puedes verlo? Siempre puedes ajustar tu marcha hacia lo que deseas. Tienes que saber de antemano que los resultados de tomar una decisión y acción no siempre van a ser lo que esperabas, pero esto no es tan terrible. El que una situación se convierta en negativa o positiva depende en gran medida de cómo interpretes la situación, depende de cómo estás observando el problema. Declaración personal: "¡Siempre puedo ajustar mis elecciones sobre la marcha! " 3. Piensa alternativas de solución/acción y elige una
de ellas para
continuar, ¡lánzate! No estés dando muchas vueltas. Infórmate, sé preciso y efectivo, analiza diferentes opciones de acción y elige la que mejor te impulse a seguir adelante. Abre tu mente para crear nuevas posibilidades. ¿Cómo te darás cuenta que es una buena alternativa? Piensa en los resultados, imagina "
"
qué ocurriría si emprendieras esa opción. Apoya tu elección con un estado de ánimo que te predisponga positivamente hacia buen puerto. Piensa en alternativas, elige una de ellas y coloca tu próxima baldosa para continuar tu marcha. El poder está siempre en tu elección. No
"
"
te enfoques en el error posible, sino más bien en los resultados que lograrás eligiendo esa acción. No pienses en el miedo a equivocarte ya que en realidad ¡nunca te equivocas! simplemente vas eligiendo nuevos caminos y acciones hacia lo que deseas. No olvides que solo la acción produce "
resultados . Ayúdate con esta pregunta: ¿Qué tendría que estar haciendo "
para lograr X cosa? Esto te ayudará a definir tu próxima decisión tomar y acción a seguir. 20
La decisión, la declaración de quiebre, es el momento más importante entre tu meta y la acciones que emprendas hacia ella. Sino emprendes esas acciones significa que no estás realmente comprometido con tu decisión y es posible que tengas que volver a analizarla. Declaración personal: "Y o elijo esta alternativa para lograr lo que deseo con compromiso y firmeza... Si algo no sale como espero , no lo veo como error sino como un espacio para aprender! " . 4. Confía en ti.
En tu interior siempre están las respuestas aunque el panorama se presente a veces confuso. Confía en tu intuición, en tus logros, en tu experiencia y sobre todo en el conocimiento interior que parte de que tú eres el dueño de tu propia vida y que, aún pidiendo ayuda a otras personas, tienes que poner en alto lo que te dicta tu corazón. Escúchate, hazte buenas preguntas para tener buenas respuestas. Elige alternativas y toma decisiones de acuerdo a tus propios objetivos, no los ajenos. Declaración personal: "Y o confío en mi intuición , mi experiencia y convicción al tomar esta decisión y siempre puedo pensar en nuevas alternativas para seguir adelante hacia mis metas. Nada me detiene " .
El arte de tomar decisiones y acciones implica entrenarnos en habilidades altamente necesarias como las que detallo a continuación: y
Aprender a crear pensamientos y creencias positivas, sobre
nosotros mismos y nuestro entorno. y
Aprender a manejar nuestros miedos, sobre todo el miedo a
equivocarnos, el miedo al fracaso. y
Aprender a mirar con otros ojos, a crear diferentes interpretaciones,
alejándonos del problema para ver diferentes puntos de vista. "
y
"
Aprender a enfocarnos en lo que queremos y a hacer un hábito el
ejercicio de resolver problemas como algo cómodo y frecuente en nuestra "
"
vida.
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y
Tomar decisiones y aprender sobre las mismas, sean sus
resultados positivos o negativos (aprender de los aciertos y de los errores). Todos tenemos el poder de elegir alternativas de acción, declarar quiebres, decir BASTA para re andar el camino. Sólo falta que actives ese "
"
poder dentro de ti. Recuerda que todo comienza con un pensamiento.
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CONCLUSIONES
y
En toda toma de decisiones se requiere de la existencia de un
problema. y
Las acciones de decisión del hombre se encuentran unidas a
estados de conciencia. Estos estados de conciencia son juicios y racionamientos que pueden producirse antes o después de la acción de decisión elegida por el hombre. y
La capacidad de tomar decisiones es una de las cualidades que nos
hacen esencialmente humanos, junto con la libertad, la responsabilidad, la creatividad, entre otras. Esto significa que, aunque no nos percatemos de ello, permanentemente hacemos elecciones.
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REFERENCIAS Aguilar Kubli Eduardo (1987). Asertividad, ser tu mismo sin culpas, Pax, México,DF. Frederick, Antonio. (1989) Manual de toma de decisiones. 2a edición. Editorial arco. Harold Koontz Y Heinz Weihrich ³Administración una Perspectiva Global´ McGRAW- Hill Interamericana De Editores, S.A., Onceava edición, 1999. Rodríguez Estrada Mauro, Márquez A. Mateo (1988) Manejo de problemas y toma de decisiones, Manual Moderno, México, DF. http://www.nalejandria.com/00/colab/asertividad.htm http://www.geocities.com/SoHo/Atrium/1788/filo/etica.html http://www.teclaredo.edu.mx/unidad5/tomade.htm http://www.cosapi.com.pe/CosapiChile/filosofia-empresarial.htm http://www.encuentra.com/includes/documento.php?IdDoc=1790&IdSe c=87
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ANEXOS
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La Participación en la Toma de Decisiones Objetivo: Ejecutar un modo de participar en la toma de decisiones. Técnica: Juego ³Sobrevivir´ Materiales: Pautas, lápices, papelógrafos, plumones. Desarrollo: 1.- Preparar con anterioridad los materiales de la sesión. Fotocopiar la pauta del juego Sobrevivir. 2.- Se forman grupos de 5 a 10 personas. 3.- Cada participante recibe una pauta con las instrucciones del juego Sobrevivir y realiza el ejercicio.
"
"
4.- Luego, los participantes dan a conocer sus respuestas y explican brevemente el por qué de su decisión. 5.- El coordinador anota las respuestas en una hoja y ordena los puntos en HAY ACUERDO y los puntos en que HAY DIFERENCIAS. 6.- Luego presenta los acuerdos y señala la importancia que ésto tiene para avanzar en la discusión. 7.- Después destaca las principales diferencias y propone al grupo que sean discutidas para intentar llegar a nuevos acuerdos. 8.- En un papelógrafo se van anotando los argumentos
más
importantes. 9.- El grupo debe debatir y decidir sobre las diferencias mediante el consenso o la votación. 10. - Finalmente, el grupo resume los acuerdos y deja explícitas las diferencias que aún permanecen. 11.- En el plenario se comparte la experiencia vivida por cada grupo y el coordinador refuerza el tema.
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Sugerencias para coordinar la sesión: - El juego Sobrevivir es un ejercicio para reflexionar sobre la toma de "
"
decisiones. Por esta razón no es tan importante resolver el juego, sino que analizar cómo el grupo ha ido discutiendo y poniéndose de acuerdo. - Si los desacuerdos permanecen, es conveniente seguir avanzando en la discusión dejándolos como puntos no resueltos. No siempre se podrá estar de acuerdo en todo. - Incentivar a que todos preparen sus argumentos para plantear y defender sus opiniones. - Cada cierto tiempo, ir mostrando los acuerdos a que ha llegado el grupo, como una manera de avanzar en la discusión. Pauta
del Juego "Sobrevivir"
Presentación del caso 1.- Tú viajabas en un avión que al cruzar la cordillera el fuselaje no resistió, comenzó a fallar, cayendo en una de las cumbres a seis mil metros de altura. 2.- Los sobrevivientes son únicamente una niña de nueve años y Tú. Ella está herida en una pierna y no puede caminar. El problema es: - Hay que moverse, de lo contrario uno se congela en veinte minutos. - La niña pesa veintinueve kilos (29.000 gramos). - Hay que buscar un lugar a una altura de no más de cuatro mil metros, porque a seis mil metros el oxígeno es insuficiente para sobrevivir por más de dos horas. - Existe un refugio que está a unos tres días de camino. - En estas circunstancias es casi imposible transportar más de treinta y tres kilos (33.000 kilos). Además hay que considerar que en terreno tan riesgoso y desconocido, el peligro es aún mayor. 3.- Del avión destrozado quedan los siguientes objetos útiles: - Radioseñal, 3.000 gramos 27
- Ropa para el frío, 3.000 gramos - Cinco metros de cuerda nylon, 3.000 gramos - Chocolate, 500 gramos - Leche en polvo, 200 gramos - Una botella de agua, 800 gramos - Mapa de la zona y brújula, 1OO gramos - Lentes oscuros (especiales para la nieve) 200 gramos - Botella con bebida alcohólica, 800 gramos
Trabajo individual 1.- Tienes veinte minutos para decidir las cosas que transportarás, tomando en cuenta lo siguiente: - Primero debes elegir uno de estos tres objetos: radioseñal, ropa para el frío, cuerda nylon. - Luego, completa el peso con los objetos restantes. 2.- Recuerda que no debes pasarte de los 33.000 gramos incluida la niña y que los objetos deben llevarse completos (por ejemplo, no se pueden llevar 250 gramos de chocolate o 100 gramos de leche en polvo).
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