UNIVERSIDAD RAFAEL LANDIVAR FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS Y SOCIALES DERECHO NOTARIAL I
INSPECCIÓN Y REVISIÓN DE PROTOCOLOS
INDICE 1. Introducción
03
2. Inspeccion y revisión de protocolos
04
3. Doctrina
04
4. Historia
05
5. Definición
07
6. Clases
07
7. Personas que practican la revisión
08
8. Forma en que se realiza la revisión
08
9. Cronograma de la revisión ordinaria
12
10.
Sanciones a imponer
13
11.
Amonestación o sensura
15
12.
Recurso de Responsabilidad
16
13.
Ejemplo del Acta que se levanta en la revisión
18
14.
Ejemplo de Auto en que se sanciona al notario
21
15.
Ejemplo del recurso de responsabilidad
23
16.
Conclusiones
27
INTRODUCCIÓN
La inspección de protocolo es la forma de evaluar los protocolos de los notarios para comprobar si en el mismo se han llenado los requisitos formales establecidos en el código de notariado.
La inspección de
protocolos en Guatemala puede ser de dos formas: la ordinaria que es la que se hace normalmente requerido por el Director del Archivo General de Protocolos y se hace sobre el protocolo del año anterior a la revisión, y la extraordinaria que se realiza por mandato de la Corte Suprema de Justicia. La inspección General de protocolos la encontramos tipificada en nuestro código de notariado en los artículos del 84 al 89. El presente trabajo contiene la revisión de protocolos en la doctrina y en la historia, definición, clases, personas encargadas de la revisión de protocolos, forma en que se realiza, sanciones y amonestaciones en caso de incumplimiento, ejemplo del acta que se levanta al finalizar la revisión, ejemplo del auto en que se impone sanción al notario y un
INSPECCIÓN Y REVISIÓN
DE PROTOCOLOS
Doctrina
El protocolo tiene limites legales, está sujeto a una inspección, esto es, a un examen o reconocimiento a efectos de constatar si, uniformado a su objeto y fin, se han cumplido cierta y efectivamente las disposiciones legales. La razón indica que siendo la función publica una actividad social de garantizar, los intereses puestos en juego por virtud de las declaraciones humanas de voluntad no pueden quedar inmunes de observación. Estando la profesión notarial reglamentada por la ley, para ejercerla públicamente no es suficiente que el estado presuponga y admita una habilidad en el funcionario y que conciba en el una sanción de verdad; porque si bien es cierto que el ministerio de fe publica es absoluto en cuanto depende puramente del notario investido de facultad para darla, también es cierto que un poder casi, confiado sin control, seria peligroso
En esta clase oficio, como al igual que en todas las
Desde el punto de vista histórico-filosófico, lo elemental y rudimentario en orden a control tuvo su primera aplicación en el realengo, cuando los gobernantes vigilaban el cumplimiento de los tributos y adquirió categoría de oficio honorífico primeramente en las casas reales de los borgoñeses y ,mas tarde en los señoríos castellanos, cuando se dio en crear el cargo
de veedor respecto de cuentas, gastos y libranzas,
moblaje y otros menesteres. De ahí, el primer vislumbre del funcionariocontrol, o, mas propiamente dicho, de la función-inspección. La inspección es una especie de medida de previsión y por lo que hace a la integridad de la función pública, el Estado se ha visto obligado a crear la “inspección” administrativa, porque la vigilancia es algo así como un servicio de policía jurídica realizado en provecho del interés privado y publico. Administrativamente considerada, y consustancialmente en el seno del notariado, la inspección es una función de carácter “preventiva” en cuanto se limita a cuidar la observancia de las leyes y reglamentos que regulan los servicios públicos, y de carácter “represiva” en cuanto se concreta a examinar los actos realizados para
La instrucción de 15 de mayo de 1788, que mandó que los corregidores cuidasen mucho “de que los escribanos tengan con buen orden y custodia los papeles a su cargo, y que se cumplan puntualmente las leyes preventivas de las que se debe hacer para el resguardo y seguridad de los Registros y escrituras de los escribanos que mueren o son privados de oficio.
La real orden del 13 de junio de 1851, que dispuso que las visitas de examen de protocolos que realicen las Audiencias se limiten a la inspección de la forma intrínseca y requisitos legales par la formalidad delos documentos, dejando a cargo de los Visitadores de papel sellado la investigación de lo relativo a este ramo.
Clases de revisión y de inspección
De acuerdo al Art. 86 del Código de notariado hay 2: 1. Ordinaria: Es la que se hace en el protocolo del año anterior a la
revision. 2. Extraordinario: Se realiza cuando lo manda la Corte Suprema de
Justicia.
Esta clase de revisión la manda la corte Suprema de
Justicia cuando se detectan anomalias en el protocolo del notario, cuando existen quejas del notario con respecto a su protocolo u otras razones que la corte conozca. Las dos clases de inspección y revisión tienen el mismo objetivo que es el de comprobar si se llenaron o no los requisitos formales para el protocolo que establece el codigo de notariado.
protocolos estan legitimados para hacer dicha revisión, y ellos se auxilian de un asistente para hacer la revisión.
Jueces de primera instancia del ramo civil: Será el encargado de la revisión e inspección en los departamentos, pero cuando haya varios jueces de primera instancia lo harán de conforme a la distribución que haga la Corte Suprema de Justicia.
Forma en que se realiza la inspección y revisión
Cuando es el Director del Archivo General de protocolo es de la siguiente manera: 1. Se cita a los notarios para que comparezcan en determinada fecha con su protocolo y sus comprobantes para su inspección y
4. Se levantara un acta en el libro respectivo en donde se hará constar:
La presencia del notario citado, presentación de protocolo y comprobantes.
Si se llenaron o no en el protocolo los requisitos formales establecidos en el Código de notariado principalmente a los que se refiere a la realización de los instrumentos públicos, actas de protocolización, razonen de legalización de firmas y demás documentos que el notario registra y entre otras si se hicieron el índice, si se agregaron los testados, constancias de pagos de apertura del mismo, recibos de los testimonios especiales etc.
Las observaciones e indicaciones que hubiere hecho el notario y las explicaciones que al respecto diere este. Las observaciones que constan en el acta pueden ser de tres clases que son: a) Observaciones que motivan diligencias voluntarias de enmienda; b) Observaciones susceptibles de subsanar sin intervención judicial y c) Otras observaciones.
Del acta que se levanta se sacan 2 copias; el acta original queda en poder del Archivo General de Protocolos;
Una copia certificada que
quedara como constancia en el expediente del notario; y una copia simple que se le entrega al notario. Para la inspección y revisión de protocolo el notario esta obligado a presentarse ante el director general del Archivo general de protocolo, identificándose con su cedula de vecindad y su carne de colegiado activo, debe llevar además
el protocolo del año anterior a la inspeccion y
sus comprobantes, y
dicha inspección y revisión deber
realizarse en su presencia. En caso de que el notario no presente el protocolo y sus comprobantes o se niega a presentarlo, el funcionario encargado de la inspección y revisión, debe dar a conocer su negativa a un Juez de Primera Instancia que corresponda, él cual dará previa audiencia al notario de 24 horas para que este exponga las razones que tenga de su incumpliendo o negativa, el Juez dictara la resolución dentro de las 24 horas siguientes,
El Juez de Primera Instancia que incurra con retardos en cumplir con las obligaciones anteriores será sancionado por la Corte Suprema de Justicia. En caso de que a un notario ya sea por incumplimiento o negativa, da lugar a que se decrete la ocupación o extracción del protocolo, incurre en responsabilidades penales, en virtud de su desobediencia y su condición de depositario del protocolo.
El Director deberá comunicar a la Corte Suprema de Justicia el resultado de la revisión adjuntando con ella copia certificada del acta que se ha levantado.
El secretario de la corte Suprema de Justicia prepara con los datos proporcionados por el Director y la copia certificada del acta levantada un informé y lo dará a conocer en la próxima sesión de la Corte Suprema de Justicia.
Se nombra a un magistrado para que estudie el caso, si al estudiarlo se encuentra algo lo suficientemente fundamentado para sancionar a notario, se emite un dictamen dándolo a conocer ala corte Suprema de Justicia.
Se cita al notario y se le concede audiencia por tres días, para que amplíe las razones y explicaciones que dio al inspector de protocolos y que se hallan contenidas en el acta respectiva. Con base en la copia certificada del Acta del Director del Archivo
Este procedimiento no se halla regulado si no que es práctica establecida en la Corte Suprema de Justicia para estos casos, y lo conoce la cámara de lo civil. Concretamente el Art. 88 del Código de notariado especifica que este tipo de procedimiento solo se aplica cuando no se han observado los requisitos formales en un instrumento público, ya que si lo que ha observado el inspector de Protocolo no es la omisión de requisitos formales, la Corte Suprema de Justicia previo estudio del caso traslada el informe a un Tribunal del Orden Común para que con intervención del Ministerio Público se ventile el caso. El Código de Notariado en sus Artículos no contempla concretamente que tipo de sanción se impondrá al notario que cometa alguna infracción con respecto a la omisión de requisitos formales en los instrumentos públicos, por lo que contemplando el Art. 101 del mencionado Código se puede concluir que las sanciones estipuladas en él, se aplicaran al
Una de las sanciones establecidas para los notarios es la siguiente: Amonestación o censura:
PALLARES “ Requerimiento o apercibimiento judicial. La prevención judicial que se hace a una persona para que se abstenga de hacer algo.” Esta sanción se impone de dos maneras una que es en forma oral y para ello se cita al notario y se le censura haciéndole saber que lo que se ha encontrado en su protocolo no es correcto y que en lo futuro puede sancionársele más severamente. Regularmente esta sanción se le impone a un notario que cometa la falta leve y por primera vez, y en un libro especial se anota la sanción impuesta. O bien se hace por escrito. Cuando la falta es más grave ya no se censura o amonesta al notario sino que se le impone una multa que no excederá de veinticinco quetzales, está sanción se impondrá por ejemplo a un notario que se
El notario inconforme con la sanción impuesta puede interponer el recurso que contiene el Art. 88 del Código de notariado que establece lo siguiente: “Si de la inspección y revisión apareciere que en el protocolo no se observaron los requisitos formales... contra la resolución que se dicte no cabra más recurso que el de Responsabilidad”. Este es recurso se plantea ante el mismo Órgano de quién emanó la resolución o ante su superior jerárquico se puede concluir que como la Corte Suprema de Justicia es Órgano más alto en jerarquía del Organismo Judicial, es ante ella que debe plantearse y considero que deber ser conocido por la Cámara civil según el Art. 33 de la Ley del
Organismo Judicial. Como en el articulo 88 del Código de Notariado no dice dentro de que tiempo podrá interponerse el mencionada recurso de Responsabilidad, consideramos que debe hacerse dentro del termino que se consigne en la Resolución para enterar la multa o bien dentro de tres días de
EJEMPLO DE AUTO EN EL CUAL SE LE IMPONE LA SANCIÓN AL NOTARIO: CORTE SUPREMA DE JUSTICIA, GUATEMALA, VEINTIDÓS DE ENERO DE
equivoco en la numeración. CONSIDERANDO. Que el Art. 96 del Código de notariado contempla que cuando en el protocolo se incurriere en los errores siguientes: Alterar la numeración cardinal de los instrumentos..El notario acudirá a un Juez de Primera Instancia del Orden Civil el cual hará constar el error, y en virtud de las razones que el notario exponga podrá acordarse la enmienda solicitada, levantándose un acta cuya certificación se agregará al protocolo. Al tenor del Art. 101 del Código de notariado las infracciones que no se hallen expresamente contempladas serán sancionadas con amonestación o censura, o imponer multa al notario que no excederá de veinticinco quetzales....Consta en el presente caso que el notario Luis Rolando Pérez Sosa asignó el número nueve a dos instrumentos y no siguió el procedimiento de enmienda de protocolo, por lo que habiendo incurrido en error de forma que no enmendó, siendo la primera vez que el referido notario incurre en esta infracción y dada la naturaleza de la misma, esta corte acuerda: a. Que el notario Luis Rolando Pérez Sosa ha incurrido en la infracción de alteración de forma de su protocolo, por lo que le impone la multa de veinte quetzales, que deberá hacer efectiva dentro del tercer día de estar firme este fallo. Artículos citados y 157,158, 159 de la LOJ. Firma del Presidente de la Corte Suprema de Justicia y Magistrados.
reincidente y se le aplique una suspensión de tres meses para el ejercicio del notariado, entonces podrá hacer uso del recurso respectivo.
Ejemplo del Recurso de Responsabilidad HONORABLE CORTE SUPREMA DE JUSTICIA, CÁMARA DEL RAMO CIVIL. LUIS ROLANDO PEREZ SOCA. De treinta y dos años de edad, casado,
protocolo en el cual había cometido alteraciones de forma, ya que altere la numeración cardinal del mismo, tal como consta en el respectivo expediente.
B- La Honorable Corte Suprema de Justicia, a través de su Cámara Civil con fecha 7 de febrero de 1974 dicto una resolución en la que se me imponía la sanción de suspenderme en el ejercicio de mi profesión por setenta días, en virtud de que el presentado era reincidente en este tipo de infracciones.
C- Al correrme audiencia la Honorable Corte Suprema de Justicia acompañe certificación del acta levantada por el señor Juez Tercero de Primera Instancia de lo Civil, en donde consta que las alteraciones de forma cometidas en mi protocolo durante el año mil novecientos setenta y dos, fueron debidamente enmendadas, con lo cual se desvirtúa el informe del señor Director del archivo General de Protocolos, en donde se manifiesta que soy reincidente.
D- Al emitir su fallo la Honorable Corte Suprema de Justicia en su segundo considerando expresa que el Notario infractor es reincidente por lo que debe aplicársele sanciones correspondientes a este tipo. Considero que con la certificación que acompañe se desvirtúa la afirmación de que soy reincidente,
la enmienda, levantándose al efecto un acta, certificación de la cual se agregara entre los comprobante del Protocolo”.
El articulo 101 del citado cuerpo legal, expresa: “Las demás infracciones a que se refiere esta ley serán sancionadas por la Corte Suprema de Justicia, siempre que no constituyan delito, o por el Tribunal que conozca en su caso, pudiendo amonestar o censurar, al Notario infractor, o imponerle multa que no excederá de veinticinco quetzales. En caso de reincidencia, las mulatas podrán ser hasta de Cien Quetzales, o suspensión de un mes hasta de un año...” En el presente caso si bien es cierto que en mi protocolo se altero la numeración cardinal y aunque por un error involuntario aparecen
dos escrituras con él numero nueve siendo
diferentes los negocios celebrados y los otorgantes; pero en ningún momento acepto ser reincidente, pues en el año de mil novecientos setenta y dos también se altero por un error de forma, mi protocolo, pero en esta oportunidad se acordó la enmienda del mismo, tal como se aprobó con la certificación que acompañe, subsanado el error no puedo sé reincidente en la omisión de solicitar la enmienda de mi protocolo por errores de forma. Por lo tanto la sanción que se me impuso y con la cual no estoy de acuerdo no corresponde a la falta cometida ya que debe aplicarse cualquiera de las sanciones contempladas en el referido articulo 101
C- Presunciones legales y humanas.
En virtud de lo anterior la corte suprema de Justicia formulo la siguiente:
Petición De tramite
a- Que se admita este memorial b- Que se tenga por interpuesto Recurso de Responsabilidad. c- Que se tenga por señalado lugar para recibir notificaciones. d- Que se tenga por ofrecidos los medios de prueba Relacionados.
De fondo
Que a resolver el presente Recurso se modifique la sanción impuesta a mi persona dejando sin efecto
la suspensión de setenta días que se pretende
imponerme y que en caso de confirmarse se haga bajo la estricta responsabilidad de a Honorable Corte suprema de Justicia, acompañando dos copias de este
CONCLUSIONES
4. Que al finalizar la revisión se levanta un acta en donde consta si se llenaron o no los requisitos en el protocolo 5. Que en caso de incumplimiento, ya sea de la asistencia a la revisión o de los requerimientos que se hagan al notario con respecto al protocolo se dara aviso a al juez competente o a la corte suprema de justicia respectivamente.
BIBLIOGRAFÍA
TEXTOS
TESIS
REVISIÓN ORDINARIA ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS CITACION COMPARECE
NO COMPARECE Y PRESENTA EXCUSA
REVISION NO HAY OMISIONES ACTA DE REVISIÓN
(Donde consta que se cumplieron los requisitos)
CALIFICA EXCUSA
HAY OMISIONES
PROCEDE Se fija nueva fecha
ACTA DE REVISIÓN
(Donde consta las observaciones y plazo para subsanarlas)
CUMPLE PARCIALMENTE
Consta en acta y resolución para finalizar el rocedimieto
NO PROCEDE Se fija nueva fecha dentro de las si . 48 hrs. NO COMPARECE SE COMUNICA A JUEZ COMPETENTE
VENCE EL PLAZO CUMPLE TOTALMENTE
NO COMPARECE
NO CUMPLE
CONSTA EN ACTA SE COMUNICA A LA C.S.J
SE COMUNICA A JUEZ COMPETENTE
