TRABAJO ENCARGADO TEMA: “AUDITORIA AL ÁREA DE ABASTECIMIENTO” ABASTECIMIENTO ” CURSO: AUDITORIA DE GESTIÓN Y SISTEMAS PRESENTADO POR LOS ESTUDIANTES: • • • •
Jimmy Laura Nina Yony Yony Yapo Mendoza Mendo za William William Chambi Mamani Pedro Colque Quispe
SEMESTRE ACADÉMICO: IX DOCENTE: CPCC Mg. GUSTAVO TORRES ORIHUELA PUNO- 2014
ÁREA DE ABASTECIMIENTOS
Generalidades: Abastecimiento o aprovisionamient aprovisionamiento, o, como se le conoce es la función logística logística,, mediante el cual se realiza el proceso proceso para para proveer proveer a a una empresa, empresa, de todo el material material necesario necesario para su funcionamiento. Su concepto concepto es es sinónimo de provisión o suministro. Incluye las actividades siguientes: a) Clcul Clculo o de necesi necesidad dades, es, es una activida actividad d propia propia del planeamiento logístico. logístico. !as necesi necesidad dades es de abaste abastecim cimient iento, o, involuc involucran ran todo todo a"uell a"uello o "ue se re"uier re"uiere e para el funcionamiento de la empresa, empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo tiempo,, para una fec#a se$alada, o para completar un determinado proyecto proyecto.. b) %l % l clculo de las las nece necesi sida dades des se mate materi rial aliz iza a con con los los pedi pedido doss o re"u re"uis isic ició ión. n. !as necesidades necesidades de abastecimiento abastecimiento para una empresa empresa determinada determinada pueden ser por consumo,, reemplazo reserva o seguridad consumo seguridad,, necesidades iníciales y necesidades para proyecto. &entro de esta actividad se debe considerar al al factor tiempo. c) Compra o Ad"uisición, tiene por ob'etivo por ob'etivo realizar realizar las ad"uisiciones de materiales materiales en en las cantidades necesarias y económicas econó micas en en la calidad calidad adecuada adecuada al uso al "ue se va a destinar en el momento oportuno y al precio precio total total ms conveniente. !os principales ob'etivos ob'etivos específicos específicos de esta actividad son: (antener la continuidad del abastecimiento. agar precios 'ustos pero razonablemente ba'os por los productos de calidad calidad adecuada. (antener e*istencias económicas econó micas compatibles compatibles con la seguridad y sin pre'uicios para la empresa. %vitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc.+ buscando calidad adecuada. uscar fuentes uscar fuentes de de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales. (antener costos costos ba'os ba'os en el departamento, sin desme'orar la actuación. -. %studiar e investigar nuevos procedimientos. . reocuparse por la permanente capacitación capacitación del del personal personal.. (anten (antener er inform informado ado al gerente de logística logística o o gerente general, sobre la marc#a del departamento.
d) /btención, esta actividad se inicia con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la e*actitud y calidad de lo "ue se recibe. e) Almacenamiento, implica la ubicación o disposición así como la custodia de todos los artículos del almac0n, "ue es la actividad de guardar artículos o materiales desde "ue se produce o recibe #asta "ue se necesita o entregan. !os principales aspectos de esta actividad son: 1. Control de la e*actitud de sus e*istencias. 2. (antenimiento de la seguridad. 3. Conservación de los materiales. 4. 5eposición oportuna. f) &espac#o o distribución, consiste en atender los re"uerimientos del usuario, encargndose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada. ara "ue los re"uerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario contar con el embala'e o empa"ue para asegurarnos "ue las cantidades y calidades de los artículos o materiales sean correctas. %s igualmente importante en esta función asegurar el control de la e*actitud de los artículos "ue se despac#an así como la rapidez de su e'ecución para cumplir con los plazos solicitados. g) Control de Stoc6s, como ob'etivo asegurar una cantidad e*acta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación de abastecimiento. Con un control preciso y e*acto se garantiza un control efectivo de todos los artículos de abastecimiento. 7tilización de desperdicios u obsoletos, para tomar las medidas ms venta'osas para la empresa.
Objetivo e importania: !a función de aprovisionamiento e*iste a partir del momento en "ue un ob'eto o servicio deben ser buscados fuera de la empresa. &entro de los ob'etivos del aprovisionamiento tenemos los siguientes: 1. roporcionar un flu'o ininterrumpido de materiales suministros y servicios necesarios para el funcionamiento de la organización. 2. (antener las inversiones en e*istencias y reducir las p0rdidas de 0stos a un nivel mínimo.
3. (antener unas normas de calidad adecuadas. 4. uscar y mantener proveedores competentes. 8. 9ormalizar los elementos "ue se ad"uieren. . Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio ms ba'o posible. -. (antener la posición competitiva de la organización. . Conseguir unas relaciones de traba'o productivas y armoniosas con otros departamentos de la organización. ;. Conseguir los ob'etivos del aprovisionamiento procurando "ue los costos administrativos sean los ms ba'os posibles. /rganizar las empresas para conseguir estos ob'etivos es difícil por"ue no sólo #ay "ue tener en cuenta las necesidades internas sino tambi0n las del mundo e*terior.
? y 8>? de los ingresos totales de la compa$ía en mercadería y servicios. Cuando una organización gasta cantidades tan grande de sus ingresos en una sólo rea es importante "ue se reciba una buena compensación por los fondos compensados. %l efecto de apalancamiento de los beneficios "ue consiguen las compras, act@a como un poderoso estímulo para racionalizar el abastecimiento.
Desarrollo: %n toda empresa de ciertas proporciones, debe de e*istir un 'efe o gerente de abastecimiento o compras). %l gerente de abastecimiento debe enfocar su labor #acia el desarrollo de estrategias, dirigidas #acia las compras el desarrollo de los proveedores y de las negociaciones, "ue concuerden los ob'etivos y estrategias de la organización, tanto a corto plazo como a largo plazo.
%n el rea de los aprovisionamientos el gerente debe ser responsable de la planificación y del control de los materiales, así como de la programación de la producción o de la investigación de los materiales y de la programación de las compras, del trfico de entrada y salida de los almacenes, y de la eliminación de los desperdicios, la c#atarra o los residuos sobrantes, de manera "ue permita el funcionamiento de la empresa, de acuerdo a los ob'etivos trazados.
Con el Gerente de !rod"i#n$ a %in de poder determinar: a. !os productos "ue se van a re"uerir para las operaciones de producción en el volumen previsto. b. eriodicidad con "ue se re"uieren estos productos, a fin de poder determinar el momento de colocar los pedidos.
El Gerente de &o'(stia para determinar: Cantidad de artículos "ue se encuentran con muc#o stoc6. Capacidad de almacena'e total y disponible para cada artículo. c. 9uevas necesidades o nuevas formas de almacena'e de los productos. d. %"uipo y material necesario para el mantenimiento. e. Capacidad de e"uipo y material para el transporte.
Con el )e%e de Compras para de%inir: a. Borma de mantener la continuidad de abastecimiento. b. !a calidad adecuada de los artículos a ad"uirirse. c. !ocalización de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros.
Con el Gerente de *entas o Comeriali+ai#n para: a. roporcionar datos sobre planificación de los artículos terminados. b. Bec#as necesarias de cada uno de ellos.
Con Contabilidad on el prop#sito de onoer: a. !os registros de inventarios "ue se realiza, para determinar los activos de la empresa. b. !a conciliación "ue se efect@a en los inventarios. c. !as facilidades "ue necesite cada vez "ue se realicen inventarios.
El Gerente de Abasteimiento debe de determinar la responsabilidad ,"e le ompete al elemento omprador$ as( omo la %orma de llevar a abo las ad,"isiiones en lo ,"e se re%iere 1. !a fabricación durante un determinado período. 2. %l cumplimiento de un determinado programa de ad"uisición de materiales. 3. 7na orden de compra específica. 4. !a ad"uisición de determinado material "ue debe de tenerse en e*istencia.
8. &eterminado volumen de dinero a gastar en una sola compra. Al delegar las tareas o funciones, otorga la autoridad necesaria para su cumplimiento, debiendo ser esta autoridad proporcional a la responsabilidad y a la capacidad "ue para afrontarla tiene el comprador. %l erente de Abastecimiento debe ser un coordinador "ue represente los intereses de su empresa, "ue respete las responsabilidades, opiniones e ideas de otras funciones. A menudo tiene "ue obtener el m*imo valor en los bienes comprados al mismo costo y al mismo tiempo, conserva ba'o los inventarios a fin de mantener o lograr rotación pero teniendo siempre el material listo para uso de producción.
Conl"siones de la teor(a del -rea a a"ditar: −
Cual"uier organización depende en mayor o menor grado de los materiales y de los servicios suministrados por otras organizaciones. 9inguna organización es autosuficiente, por lo tanto los aprovisionamientos constituyen una de las funciones comunes bsicas de cual"uier organización.
−
!a relación entre compras y el abastecimiento es íntima, razón por la cual se considera a las compras como una de las actividades propias en la función logística de abastecimiento.
−
Cada elemento "ue se compra #a de desempe$ar una función y servir para la realización de unas tareas determinadas, conocer la utilidad del artículo es indispensable para una compra adecuada.
−
!a selección de los proveedores es la responsabilidad ms importante del departamento de abastecimiento.
−
7na dirección eficaz del aprovisionamiento contribuye de forma significativa al 0*ito de la gestión empresarial. !a ad"uisición de materiales, suministros, servicios y e"uipos centra la atención de muc#os directivos de todos los sectores.
−
!os rpidos cambios en los aprovisionamientos con ciclos de abundancia y escasez, variabilidad de precios y disponibilidades, proporcionan un reto permanente a las organizaciones "ue desean conseguir la m*ima contribución mediante una gestión racional de compras.
−
%l 0*ito de una empresa, creada para ofrecer productos en el mercado, depende en gran medida de "ue pueda lograr una combinación razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el costo de los bienes o servicios "ue produce.
−
Como el proceso de abastecimiento est internamente conectado con casi todas las funciones "ue cumple la organización, ello re"uiere la puesta a punto de sistema de información completa. or 0sta razón, la informatización de los procesos de datos #a tenido un impacto crucial en el proceso de abastecimiento y en la dirección del mismo, puesto "ue facilita el anlisis de las alternativas, la realización, el seguimiento y la activación de los pedidos, así como la recepción, la inspección y el registro de los ítems y el mantenimiento al día de los registros correspondientes al rea de abastecimiento.
!&ANEACI.N DE A/DITORIA o n e " B
DETA&&E !ro'ramai#n Se realiza las coordinaciones, programaciones y las
r a l " ' e R
o l a M
l a t o T
0
supervisiones de los procesos t0cnicos del sistema de abastecimiento, en
cumplimiento
del presupuesto
aprobado y las normas vigentes. 9o se programó oportunamente las ad"uisiciones de
1
bienes para la construcción de pabellón de la escuela profesional de ciencias contables. Sub total orcenta'e
2 536
3 36
2 536
4 233 6
7orm"lai#n 1 Administran y controlan los ingresos y ba'as de bienes patrimoniales de la 7niversidad.
1 %laboran
el
lan
Anual
de
Ad"uisiciones
y
Contrataciones y los cuadros de necesidades de bienes y servicios. Sub total orcenta'e
4 2336
3 36
3 36
4 233 6
Aprobai#n 1 articipa en los comit0s especiales referentes a los procesos de licitación y concurso p@blico. %fect@an la afectación presupuestaria del gasto,
1
registrando los compromisos presupuestarios para su posterior cancelación. Sub total
2
2
3
4
orcenta'e
536
536
36
233 6
Eje"i#n Carencia de comunicación entre las reas de compras y
1
tesorería. %l >? de la compras se realizó con una sola cotización
1
declarado ganador al @nico proveedor &e las 4>> computadoras Ad"uiridas para la premiación
1
de las actividades realizadas en el periodo 2>13, el 8? no cumplen con las bases de los re"uerimientos. %l 8? de los proveedores no entregan los bienes y
1
servicios en un tiempo estipulado en el contrato. Sub total orcenta'e
3 36
3 36
8 2336
8 233 6
Control 1 9o dirigen la Administración de los bienes almacenados, proponiendo y adoptando las medidas de prevención y seguridad
para
su
conservación,
contratndolos,
supervisndolos y disponiendo su distribución oportuna. !os almacenes de los materiales no cuentan con el
0
espacio necesario, para almacenar y clasificar por su naturaleza. %l almac0n del comedor universitario no cuenta con las
1
condiciones de salubridad por "ue se detectó presencia de roedores, polillas y #umedad. Sub total orcenta'e
3
3
9 2336
9 233 6
7"ente: Auditores p=ma*=D Interpretai#n Seg@n la tabla de los indicadores, en el rea de abastecimiento tenemos una situación desfavorable en la organización, donde no programa oportunamente las ad"uisiciones de los bienes "ue ad"uiere.
Asi mismo, otras de las falencias detectadas estan en la e'ecución presupuestaria donde #ay carencia de coordinación entre la tesorería y la compra, "ue limita el buen entendimiento de las ad"uisiciones+ motivo por el cual, las compras se realizan de manera irregular+ los bienes llegan sin las características establecidas en el contrato+ esto implica "ue las bases no fueron asumidas de manera responsable. A eso se suma el incumplimiento por parte de los proveedores. %n el control de los recursos se tiene limitantes, donde no #ay control administrativo de los bienes almacenados, proponiendo y adoptando las medidas de prevención y seguridad para su conservación, contratndolos, supervisndolos y disponiendo su distribución oportuna. %stos sucesos fueron identificados en el almac0n de materiales de construcción y en el depósito de alimentos del comedor universitario, donde se encontró elementos contaminantes de alto grado.
!&AN DE A/DITORA Nombre de la empresa a"ditor: Auditores p=ma*=D Ori'en de a"ditoria %l re"uerimiento de la auditoria de la 7niversidad 9acional del Altiplano = uno, por las deficiencias en el rea de abastecimiento+ por lo cual re"uiere de una auditoria interna. &e una ad"uisición de computadoras para la premiación de las actividades culturales, realizadas en el periodo 2>13, los bienes no tienen las condiciones establecidas en las bases de los re"uerimientos.
Res"ltado de la revisi#n del ontrol interno AREAS
RES/MEN ; E*A&/ACI.N = &e las 4>> computadoras Ad"uiridas para la premiación de las actividades realizadas en el periodo 2>13, el 8? no cumplen con las bases de los re"uerimientos. = 9o dirigen la Administración delos bienes almacenados, proponiendo y adoptando las medidas de prevención y seguridad para su conservación, contratndolos, supervisndolos y disponiendo su distribución oportuna. = %l >? de la compras se realizó con una sola cotización declarado ganador al @nico proveedor = 9o se programó oportunamente las ad"uisiciones de bienes para la construcción de pabellón de la escuela profesional de ciencias
Abastecimiento
contables = Carencia de comunicación entre las reas de compras y tesorería. = Administran y controlan los ingresos y ba'as de bienes patrimoniales de la 7niversidad. = %l 8? de los proveedores no entregan los bienes y servicios en un tiempo estipulado en el contrato = !os almacenes de los materiales no cuentan con el espacio necesario, almacenar y clasificar por su naturaleza = %l almac0n del comedor universitario no cuenta con las condiciones de salubridad por "ue se detectó presencia de roedores, polillas y #umedad.
Objetivos
−
&eterminarlas causas por las cuales la 7niversidad aceptó las 4>> computadoras Ad"uiridas para la premiación de las actividades culturales, realizadas en el periodo 2>13, las cuales no cumplen con las bases de los re"uerimientos.
−
Identificar los motivos por el cual, la administración no controla los bienes almacenados, proponiendo y adoptando las medidas de prevención y seguridad para su conservación, contratndolos, supervisndolos y disponiendo su distribución oportuna.
−
&eterminar el motivo por el cual las compras de bienes para la obra del par"ue de Eensue$oF se realizó con una sola cotización declarando ganador al @nico proveedor.
−
Identificar las causas por los cuales no se programa oportunamente las ad"uisiciones de bienes para la construcción de pabellón de la escuela profesional de Ciencias Contables.
−
&eterminar los motivos por los cuales no #ay comunicación entre las reas de compras y tesorería.
−
&eterminar los motivos por los cuales los proveedores no entregan los bienes y servicios en el tiempo establecidos en el contrato.
−
Identificar las causas por los cueles los almacenes de los materiales no cuentan con el espacio necesario para almacenar y clasificar seg@n su naturaleza.
−
Identificar las causas por el cual el almac0n del comedor universitario no cuenta con las condiciones de salubridad por "ue se detectó presencia de roedores, polillas y #umedad.
Alane < metodolo'(a AREAS Abastecimient o
A&CANCE ; METODO&OGA = 5evisión de las bases de la ad"uisición de las computadoras, el documento de la buena pro, y su posterior e"uipamiento. = 5evisar la dirección de la Administración de los bienes almacenados.
= Confirmar las irregularidades en las compras declarando como ganador al @nico proveedor "ue se presenta al concurso. = Confirmar las irregularidades en las ad"uisiciones de bienes para la construcción de pabellón de la escuela profesional de Ciencias Contables. = Confirmar la falta de carencia de comunicación entre las reas de compras y tesorería, a trav0s de presentación de la documentación. = Confirmar la falta de carencia de administración y control de los ingresos y ba'as de bienes patrimoniales de la 7niversidad. = 5evisión de los contratos realizados entre la entidad y los proveedores, en el aspecto de las fec#as de entrega de bienes y servicios. = 5evisar las condiciones de los almacenes de los materiales. = 5evisar las condiciones del almac0n del comedor universitario.
CRITERIOS DE A/DITORIA A /TI&I=ARSE !OR ÁREAS AREAS Abastecimiento
%B%C
CRITERIOS DE A/DITORIA = 5evisión de las bases de la ad"uisición de las computadoras, el documento de la buena pro, y
%B%C
su posterior e"uipamiento. = 5evisar la dirección de la Administración de
%B%C
los bienes almacenados. = Confirmar las irregularidades en las compras declarando como ganador al @nico proveedor
%B%C
"ue se presenta al concurso. = Confirmar las irregularidades
en
las
ad"uisiciones de bienes para la construcción de pabellón de la escuela profesional de Ciencias %B%C
Contables. = Confirmar
la
falta
de
carencia
de
comunicación entre las reas de compras y tesorería, a trav0s de presentación de la %B%C
documentación. = Confirmar la
falta
de
carencia
de
administración y control de los ingresos y ba'as
de bienes patrimoniales de la 7niversidad. %B%C
= 5evisión de los contratos realizados entre la entidad y los proveedores, en el aspecto de las
%B%C
fec#as de entrega de bienes y servicios. = 5evisar las condiciones de los almacenes de
%B%C
los materiales. = 5evisar las condiciones del almac0n del comedor universitario.
AREAS CRTICAS SE&ECCIONADAS !ARA &A A/DITORIA
a> ÁREA DE ABASTECIMIENTO (planificación ) OB)ETI*O &eterminar las causas y soluciones &e no contar con un espacio necesario para el almac0n de materiales y de la misma forma 9o se programó oportunamente las ad"uisiciones de bienes para la construcción de pabellón de la escuela profesional de ciencias contables . A&CANCE Indicadores: determinación los factores de "ue no cuenta con espacio necesario del almac0n y ad"uisición oportuno de materiales de construcción Cuestionario: al personal encargado en el rea de abastecimiento verificación: se realizara el registro de compras, re"uisición de compra entrevistas, supervisión de la #igiene en los almacenes y cartas de confirmación. CRITERIOS DE A/DITORIA A /TI&I=AR &e las 4>> computadoras Ad"uiridas para la premiación de las actividades realizadas en el periodo 2>13, el 8? no cumplen con las bases de los
re"uerimientos. 9o se programó oportunamente las ad"uisiciones de bienes para la construcción
de pabellón de la escuela profesional de ciencias contables !os almacenes de los materiales no cuentan con el espacio necesario para
almacenar y clasificar por su naturaleza %l almac0n del comedor universitario no cuenta con las condiciones de salubridad por"ue se detectó presencia de roedores, polillas y #umedad.
7/ENTES DE OBTENCION DE E*IDENCIA DE A/DITORIA
5egistro de compras. reporte de compras. Supervisión de almacenes. !istado de cuentas por pagar.
E?/I!OS DE TRABA)O
C#ambi (amani, Hilliam Col"ue uispe, pedro
b) AREA DE ABASTECIMIENTO (ORGANIZACION) OB)ETI*O &eterminar las causas y soluciones de "ue no se realizan cotizaciones en un >? y dirección administrativa oportuna de los bienes. A&CANCE Indicadores: determinar origen de no realizar las cotizaciones para una ad"uisición adecuada y dirección administrativa de los bienes. Cuestionario: entrevistas al el personal encargado en este rubro 'efe de 55JJ vicerrectorado administrativo. Gerificación: informes de cotización, re"uisición de compra
CRITERIOS DE A/DITORIA A /TI&I=AR
9o dirigen la Administración de los bienes almacenados, proponiendo y adoptando las medidas de prevención y seguridad para su conservación,
contratndolos, supervisndolos y disponiendo su distribución oportuna. %l >? de la compras se realizó con una sola cotización declarado ganador al @nico proveedor
7/ENTES DE OBTENCION DE E*IDENCIA DE A/DITORIA
Informes de cotización 5e"uisición de compras !icitaciones obtenidas
E?/I!OS DE TRABA)O
!aura 9ina, Kimmy Lapo (endoza, yony
> AREA DE ABASTECIMIENTO (COMUNICACIÓN ) OB)ETI*O Analizar las causas de la falta de comunicación pertinente entre las reas de abastecimiento y tesorería y la falta de entrega de bienes y servicios en le momento fi'ado por parte de proveedores A&CANCE Indicadores: anlisis de la consecuencia de la carencia de comunicación y entrega inoportuna delos bienes y servicios por los proveedores. Cuestionario: entrevistas al departamento de compras y tesorería reportes de fec#as de ad"uisiciones de bienes y servicios Anlisis y verificación: registro de compras, re"uisición de compras, autorización de compras
CRITERIOS DE A/DITORIA A /TI&I=AR
Carencia de comunicación entre las reas de compras y tesorería. %l 8? de los proveedores no entregan los bienes y servicios en un tiempo estipulado en el contrato.
7/ENTES DE OBTENCION DE E*IDENCIA DE A/DITORIA
re"uisición de compras informe de fec#a de entrega de bienes
E?/I!OS DE TRABA)O
Col"ue uispe, pedro Lapo (endoza, yony
2@ !RES/!/ESTO DE TIEM!O oras de trabajo> Socio AC
responsabl e
Socio
auditor J/5AS
ÁREA DE ABASTECIMIENTO (planificación 5evisión de reas criticas %valuación del reas sobre economía, eficiencia y
32 4
32 4
4 ;
efectividad) %laboración del borrador de informe 5esumen de recomendaciones, conclusiones y
4 32
4 32
; 4
observaciones 5eunión preliminar Informe final
32 32 32
32 32 32
4 4 4
45
45
524
28
28
524 45
d> CRONOGRAMA DE ACTI*IDADES En este aso priori+amos el tiempo para poder a"ditar < dar las respetivas reomendaiones en "n tiempo de 93 d(as alendarios@
laneamiento 5evisión de reas criticas %valuación del reas sobre economía, eficiencia y
7ECA 1 al 22 de noviembre 24 al 2;de nov.
efectividad) %laboración del borrador de informe 5esumen de recomendaciones, conclusiones y
2; al >3de diciembre >4 al >- de dic. > al 11 d dic.
observaciones 5eunión preliminar Informe final
12 al 14 de dic. &el 18 al 1 de dic.
IN7ORME DE A/DITORA DE GESTI.N 2@ SINTESIS
&espu0s de un e*amen realizado a la 7niversidad 9acional del Altiplano, en el rea de abastecimientos se detectaron las siguientes deficiencias: tenemos una situación desfavorable en la organización, donde no #ay una programación oportuna de las ad"uisiciones de los bienes. Asi mismo, otras de las falencias detectadas estn en la e'ecución presupuestaria donde #ay carencia de coordinación entre la tesorería y la compra, "ue limita el buen entendimiento de las ad"uisiciones+ motivo por el cual, las compras se realizan de manera irregular+ los bienes llegan sin las características establecidas en el contrato+ esto implica "ue las bases no fueron asumidas de manera responsable. A eso se suma el incumplimiento por parte de los proveedores. %n el control de los recursos se tiene limitantes, donde no #ay control administrativo de los bienes almacenados, proponiendo y adoptando las medidas de prevención y seguridad para su conservación, contratndolos, supervisndolos y disponiendo su distribución oportuna. %stos sucesos fueron identificados en el almac0n de materiales de construcción y en el depósito de alimentos del comedor universitario, donde se encontró elementos contaminantes de alto grado.
4@ INTROD/CCION !rinipales de%iienias: A trav0s de un anlisis cuidadoso de la situación actual del rea de abastecimiento en la 7niversidad 9acional del Altiplano M uno, se pudo revelar los siguientes #allazgos: A. &e las 4>> computadores "ue la universidad ad"uiere como motivo de premiación solo el 8? cumplen con los re"uerimientos estipulados en el contrato. . or otra parte el >? de las compras se realizaron solamente con una cotización saliendo ganador el @nico proveedor "ue se presentó. C. !rinipales reomendaiones:
9@ A&&A=GOS !os principales #allazgos "ue se obtuvieron en la 7niversidad 9acional del Altiplano =.uno es como sigue: 2@ AD?/ISICION DE COM!/TADORAS A. C/9&ICI/9
%n la 7niversidad 9acional del Altiplano, de las 4>> computadoras ad"uiridas para la premiación de las actividades "ue se realizaron en el periodo 2>13, el 8? no cumplen con las bases de los re"uerimientos. . C5I<%5I/
4@ COTI=ACION DE COM!RA %. C/9&ICI/9 %n la 7niversidad 9acional del Altiplano, el >? de las compras se efect@an de manera inadecuada, carece de cotizaciones, solo con una cotización se declara ganador al @nico proveedor, desmereciendo el lan Anual de Ad"uisiciones y Contrataciones del %stado y los cuadros de necesidades de bienes y servicios. B. C5I<%5I/
Ad"uisición de productos a un elevado costo y de ba'a calidad, donde se corre el riesgo de producir productos o servicios en estndares deficientes de calidad, por ende la insatisfacción de las necesidades, e*ceso o deficiencias de e*istencias en el almac0n y alteración en el cuadro de necesidades.
9@ !ROGRAMACION DE AD?/ISICIONES DE BIENES A. C/9&ICI/9 9o se programa oportunamente las ad"uisiciones de bienes para la construcción del pabellón de la escuela profesional de ciencias contables, mostrando ineficiencia e ineficacia el rea de abastecimiento, ya "ue los pedidos estn #ec#os de urgencia cuando sean necesarias, sin programación alguna. . C5I<%5I/
8@ COM/NICACION A. C/9&ICI/9 %ntre las reas de abastecimiento y tesorería, no #ay una comunicación constante, en operaciones de ad"uisiciones de bienes y servicios y la asignación presupuestal, incumpliendo con la ley del Sistema 9acional de resupuesto, ocasionando ambientes desfavorables en e'ecución de obras, ad"uisición de bienes y servicios, etc. . C5I<%5I/ !a comunicación entre todas las reas debe ser fluida, con cruces de información, ya se #orizontal, vertical y transversal de esa manera se puede planificar, programar, coordinar, e'ecutar todas las necesidades de la universidad.
!a falta de fluidez de comunicación, y la falta de manual de responsabilidades de operaciones, causan malas gestiones. &. %B%C
5@ !RO*EEDORES A. C/9&ICI/9 &el anlisis se obtiene "ue le 8? de los proveedores no entregan los bienes y servicios en el tiempo estipulado en el contrato, incumpliendo con la normatividad, originndose ampliaciones de plazos, costos adicionales, afectando negativamente a las gestiones de la universidad. . C5I<%5I/ &e acuerdo a la ley del sistema nacional de abastecimientos y contrataciones del estado, una vez "ue "uede consentido o administrativamente firme el otorgamiento de la buena pro, en el contrato debe detallarse las condiciones de tiempo y costo, y esta es la fase de la e'ecución contractual, "ue iniciamos con la suscripción del contrato y comprende la prestación de servicio, la ad"uisición del bien o la e'ecución de la obra, #asta su conformidad o li"uidación y el pago correspondiente. &e #aber incumplido la norma ser sancionado con la aplicación de penalidades, entre otros. C. CA7SA !a entrega de bienes y servicios fueron alterados debido al incumplimiento del contrato, ya "ue no se tomó de muc#a importancia la priorización de proyectos, ad"uisición de bienes y servicios entre otros. &. %B%C
#umedad esto puede ocasionar consecuencias muy graves con la salud de los estudiantes. . C5I<%5I/ %l almac0n debe tener un ambiente favorable y los materiales deben ser depositados por tipos y tama$os seg@n su naturaleza, deben ser administrados de manera eficiente con la reducción de espacios. %n cuanto al almac0n del comedor universitario deben ser aprovec#adas en forma eficiente el espacio disponible para almacenar los materiales, insumos, alimentos para su fcil manipulación y debe estar dise$ado con criterios de salubridad, limpieza y con una ventilación. Se debe tener en cuenta a riesgos, la probabilidad de "ue un alimento este contaminado y pueda provocar una enfermedad. C. CA7SA A falta de gestión de almacenes se dice al uso eficiente de espacios, clasificación de acuerdo a su naturaleza, condiciones de salubridad, limpieza y ventilación se detectaron situaciones de d0ficit, con condiciones p0simas #asta la presencia de roedores, polillas y la #umedad, corriendo el riesgo de la salud #umana. &. %B%C
8@ CONC&/SIONES 2@ A&7ISICI/9 &% C/(713, se obtuvieron "ue el 8? no cumplan con las bases de los re"uerimientos, por lo tanto es recomendable ad"uirir las computadoras seg@n las necesidades establecidas en el lan Anual de Ad"uisiciones y Contrataciones y en los cuadros de necesidades de bienes y servicios. 4@ C/? de las compras se efect@an de manera inadecuada, estos carecen de cotizaciones, solo con una cotización se declara ganador al @nico proveedor, desmereciendo el lan Anual de Ad"uisiciones y Contrataciones del %stado y los cuadros de necesidades de bienes y servicios, en consecuencia las ad"uisiciones carecen de las necesidades bsicas.
9@ 5/5A(ACI/9 &% A&7ISICI/9%S !a programación de ad"uisiciones de bienes no #an sido detallado adecuadamente de acuerdo a las necesidades demandadas para la construcción del pabellón de la escuela profesional de ciencias contables, mostrando ineficiencia e ineficacia el rea de abastecimiento, ya "ue los pedidos estn #ec#os de urgencia cuando sean necesarias, sin programación alguna. 8@ C/(79ICACIO9 Carencia de comunicación entre las reas de abastecimientos y tesorería trae como consecuencia, la duplicidad de traba'o, la asignación presupuestal es sub'etiva, despilfarro de tiempo, por tanto ocasiona ambiente desfavorable en e'ecución de obras, ad"uisición de servicios entre otros. !a comunicación es de gran importancia entre todas las reas ya sea #orizontalmente, vertical y transversal. 5@ 5/G%%&/5%S Concluimos "ue el 8? de los proveedores no entregan los bienes y servicios en el tiempo estipulado en el contrato, incumpliendo con la normatividad, originndose
ampliaciones
de
plazos,
costos
adicionales,
afectando
negativamente a las gestiones de la universidad. @ A!(AC%9 %n el caso de los almacenes de bienes, se identificaron puntos muy críticos ya "ue se encuentran en condiciones p0simas, los espacios son reducidos, no son almacenados adecuadamente de acuerdo a su naturaleza. /tro caso similar de almacenamiento del comedor universitario, donde no cuenta con las condiciones de salubridad, ya "ue se detectó presencia de roedores, polillas y la #umedad esto puede ocasionar consecuencias muy graves con la salud de los estudiantes.
5@ RECOMENDACIONES 2@ AD?/ISICION DE COM!/TADORAS &e las 4>> computadoras la empresa proveedora tiene "ue cumplir con los re"uerimientos seg@n el /SC%.
4@ COTI=ACION DE COM!RA !as compras se debe de realizar con un mínimo de tres cotizaciones, declarando como ganador al me'or proveedor, en su defecto si no cumple con los re"uisitos declarar de cierto.
9@ !ROGRAMACION DE AD?/ISICIONES !as ad"uisiciones de bienes se deben programar en el plan anual de ad"uisiciones y contrataciones para "ue de esa manera la construcción del pabellón de la escuela
profesional de ciencias contables no se per'udi"ue con la carencia de bienes y falta de calidad. 8@ COM/NICACI.N &ebe #aber una comunicación constante entre tesorería y abastecimientos para de esa manera tenga coordinación operativa 5@ !RO*EEDORES
@ A&MACEN !os almacenes delos materiales tienen "ue cumplir con las normas establecidas en el Sistema 9acional de Abastecimientos y Contrataciones, para "ue de esa manera los bienes se puedan clasificar por su naturaleza. %l almac0n del comedor universitario debe cumplir con los re"uerimientos de salubridad limpieza y ventilación.
