Ticb1 - Sistemas Erp

www.haztefuncionario.com

Material registrado. Prohibida su reproducción.

Copia exclusiva de José Ignacio Méndez Yanes. Av de los Poblados 133, 7º - 3ª - 28025 - Madrid - Tel. 917464968

B1G2T04 - SISTEMAS ERP.

1.

INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................................................. 3

2.

OBJETIVOS ....................................................................................................................................................................... 4

3.

ARQUITECTURA ............................................................................................................................................................. 4 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 3.11. 3.12. 3.13. 3.14. 3.15. 3.16. 3.17. 3.18.

4.

MODELO CLIENTE-SERVIDOR .............................................................................................................................. 5 FLEXIBILIDAD .......................................................................................................................................................... 5 MODULARIDAD........................................................................................................................................................ 5 INTEGRACIÓN........................................................................................................................................................... 5 SEGURIDAD ............................................................................................................................................................... 6 INTERFAZ GRAFICO DE USUARIO ........................................................................................................................ 6 FABRICACIÓN INTEGRADA POR ORDENADOR(CIM)....................................................................................... 6 SIMULACIÓN ............................................................................................................................................................. 7 TRAZABILIDAD ........................................................................................................................................................ 7 FLUJO DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA (ORGWARE) ............................................................................ 8 COMUNICACIONES INTERNAS Y HACIA EL EXTERIOR (EDI).................................................................... 8 SISTEMAS ABIERTOS MULTIPLATAFORMA .................................................................................................. 8 IMPLANTACIÓN / MIGRACIÓN .......................................................................................................................... 8 POSVENTA/ SERVICIO DE ASISTENCIA TÉCNICA (SAT) .............................................................................. 8 MRP (MATERIAL REQUIREMENTS PLANNING) ............................................................................................. 8 CRP (CAPACITY REQUIREMENTS PLANNING)............................................................................................... 9 MRP II (MANUFACTURING RESOURCE PLANNING) ..................................................................................... 9 CRM (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT) ..................................................................................... 9

ELEMENTOS FUNCIONALES DE UN ERP: MÓDULOS........................................................................................ 10 4.1. VENTAS / DISTRIBUCIÓN...................................................................................................................................... 10 4.1.1. PLANIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES DE DISTRIBUCIÓN (DRP) ........................................................ 11 4.1.2. INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE DATOS (EDI) ........................................................................................ 11 4.1.3. FACTURACIÓN ................................................................................................................................................. 11 4.1.4. COMPRAS.......................................................................................................................................................... 12 4.1.5. VENTAS.............................................................................................................................................................. 12 4.1.6. GESTIÓN DE TRANSPORTE ............................................................................................................................ 13 4.1.7. GESTIÓN DE ALMACÉN .................................................................................................................................. 13 4.1.8. CALIDAD ........................................................................................................................................................... 14 4.2. PRODUCCIÓN / FABRICACIÓN ............................................................................................................................ 14 4.2.1. PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN ........................................................................................................ 15 4.2.2. MÓDULO DE INGENIERÍA CON INTERFAZ DE DATOS (ENLACE CAD)................................................... 15 4.2.3. GESTIÓN DE FABRICACIÓN REPETITIVA .................................................................................................... 15 4.2.4. GESTIÓN DE LAS ORDENES DE PRODUCCIÓN .......................................................................................... 16 4.2.5. PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN A CAPACIDAD FINITA .................................................................... 16 4.2.6. GESTIÓN DE COSTES ...................................................................................................................................... 16 4.2.7. ANÁLISIS DE PRODUCCIÓN........................................................................................................................... 16 4.2.8. MONITORIZACIÓN Y CONTROL DE LA PRODUCCIÓN .............................................................................. 17 4.2.9. SUBCONTRATACIÓN ....................................................................................................................................... 17 4.3. CONTABILIDAD Y FINANZAS.............................................................................................................................. 17 4.4. MANTENIMIENTO Y GESTIÓN DE PROYECTOS............................................................................................... 18 4.4.1. GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO Y SERVICIOS........................................................................................... 18 4.4.2. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS .............................................................................................. 18 4.5. RECURSOS HUMANOS........................................................................................................................................... 19

5.

IMPLANTACIÓN............................................................................................................................................................ 19 5.1. 5.2.

INTRODUCCIÓN...................................................................................................................................................... 19 METODOLOGÍA DE IMPLANTACIÓN ................................................................................................................. 21

TEMARIO-TICB-feb04 Actualizado en febrero de 2004

B1G2T04 Página 1 de 32




5.3. 5.4. 6.

PROBLEMAS EN LA IMPLANTACIÓN................................................................................................................. 22 ANÁLISIS ECONÓMICO ......................................................................................................................................... 23

PRODUCTOS COMERCIALES. ................................................................................................................................... 23 6.1. SAP............................................................................................................................................................................. 23 6.1.1. SOLUCIONES SECTORIALES .......................................................................................................................... 24 6.1.2. SOLUCIONES PARA LA PYME ........................................................................................................................ 25 6.1.3. MySAP ENTERPRISE PORTAL......................................................................................................................... 25 6.1.4. MYSAP SUPPLY CHAIN MGMT....................................................................................................................... 26 6.1.5. MySAP CUSTOMER RELATIONSHIP MGMT.................................................................................................. 26 6.1.6. MySAP SUPPLY RELATIONSHIP MGMT. ....................................................................................................... 26 6.1.7. MySAP PRODUCT LIFECYCLE MGMT........................................................................................................... 26 6.1.8. MySAP EXCHANGE .......................................................................................................................................... 26 6.1.9. MySAP BUSINESS INTELLIGENCE ................................................................................................................. 26 6.1.10. MySAP FINANCIAL ........................................................................................................................................... 26 6.1.11. MySAP HUMAN RESOURCES.......................................................................................................................... 26 6.1.12. MySAP MOBILE BUSINESS.............................................................................................................................. 27 6.1.13. SAP NETWARE .................................................................................................................................................. 27 6.2. ORACLE .................................................................................................................................................................... 27 6.3. J.D. EDWARDS............................................................................................................................................................. 27 6.4. BAAN......................................................................................................................................................................... 28 6.5. NAVISION................................................................................................................................................................. 29

7.

CONCLUSIÓN ................................................................................................................................................................. 30

9.

BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................................................................. 30

8.

ESQUEMA – RESUMEN ................................................................................................................................................ 31






1.

INTRODUCCIÓN

Que duda cabe, que en la actualidad, el activo mas importante para una empresa es la información, de hecho es muy normal oír que estamos en la sociedad de la información. Aquellos procesos o sistemas de información que manejan información, son los que van a distinguir unas empresas de otras y son los que harán que una empresa consiga beneficios y sobreviva en el mercado. De lo dicho anteriormente es fundamental para una empresa tener unos sistemas de tratamiento de información punteros que ayuden a mejorar sus procesos internos, reducir tiempos, disminuir costes, y flexibilizarse antes cambios en los mercados. Es muy común ver en las PYMES utilizar distintos sistemas software para automatizar diferentes funciones y tareas por separado. Pero realmente ¿esto es eficiente? Imagínense cuando el departamento de contabilidad desea comunicar unos datos con el departamento de Recursos Humanos y no pueden hacerlo porque sus sistemas informáticos son incompatibles. ¿Cuál es la solución? Para tratar de resolver estos problemas surgen los llamados Sistemas de Gestión Empresarial o como se les conoce mas comúnmente ERP( Enterprise Resource Planning) que se puede definir como un paquete de software que integran toda la gestión de la empresa (financiera, de producción, logística, comercial y de recursos humanos). Estas aplicaciones están diseñadas para modelar y automatizar la mayoría de los procesos básicos de la empresa, desde la gestión financiera hasta la producción en un único sistema de información. Se puede decir pues, que los ERP son sistemas transaccionales, es decir, están diseñados para trabajar con procesos de la empresa, soportarlos, procesar los datos y obtener de ellos información específica. El ERP gestiona de manera integrada y eficiente la información de la empresa, comunicando las diferentes áreas del negocio mediante procesos electrónicos. La función principal es organizar y estandarizar procesos y datos internos de la empresa, transformándolos en información útil para ser analizados para la toma de decisiones. Es importante recordar que finalmente, aunque estos sistemas apoyan en la toma de decisiones, no quiere decir que ellos lo hagan, sino que los administradores (humanos) tienen el poder final para tomar las decisiones estratégicas y adecuadas en la empresa. Algunas de las características de un ERP son: □

Modulares

□

Integrables

□

Universales

□

Interfaces con otras aplicaciones

□

Optimizar las operaciones de las empresas, permitiéndoles evaluar, implementar y gestionar más fácilmente su negocio.

□

Sistemas abiertos

□

Multiplataforma.

Al principio los sistemas ERP estaban destinados a grandes empresas con múltiples fabricas, y socios situados alrededor del mundo, y realizaban la gestión y la optimización flexible del concepto de cadena de suministros a través de las empresas siendo el potencial de este tipo de sistemas las capacidades de una organización internacional con diferentes unidades de negocio que utilizan diferentes procesos operacionales, y de producción, usando además diferentes lenguajes y monedas, pero la respuesta de los sistemas ERP es que son fácilmente configurables a la estructura particular de cada organización, soportando operaciones centralizadas, descentralizadas o multi-sitio. Actualmente los sistemas ERP están siendo portados a PYMES. Un sistema ERP es un software que permite a una compañía automatizar e integrar la mayor parte de sus procesos de negocio, compartir datos, producir y acceder a la información en tiempo real.






2.

OBJETIVOS

Cuando una empresa decide implantar un sistema ERP, suele tener en mente los siguientes objetivos:

3.

□

Optimización de los procesos empresariales: Un proceso empresarial no es más que una actividad o mediante la cuál a partir de unas entradas (material o información) se generan unas salidas con un valor añadido. Lógicamente, al implantar un ERP se pretende que los procesos se mejoren, incrementando la productividad, disminuyendo los costes de los procesos.

□

Acceso a la información confiable, precisa y oportuna: El tener toda la gestión empresarial controlada bajo un mismo sistema informático (ERP), y el adoptar una arquitectura adecuada asegura que sea cual sea la ubicación de los datos buscados, estos serán correctos.

□

Alto nivel de integración de datos

□

Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización: Con un ERP los datos estarán disponibles para todas las aplicaciones, siempre y cuando sea necesario y se tengan los permisos adecuados, eliminando la famosa redundancia de datos.

□

Eliminación de datos y operaciones innecesarias: Este objetivo se cumple debido a la compartición de información, no siendo necesarias operaciones de búsqueda de datos a través de diversos sistemas, etc.

□

Reducción de tiempos y de costes de los procesos

ARQUITECTURA

La arquitectura de los ERP’s suelen tener en común los siguientes ítems: □

Una arquitectura modular, donde cada módulo se dedica a un proceso diferente de la empresa: ventas, recursos humanos, distribución, producción, finanzas, etc.

□

Interconexión de módulos

□

Base de datos común que favorece o

Coherencia de datos

o

Integración de los datos generados.

El hecho de que estos productos sean modulares posibilita la implantación del sistema por etapas, reduciendo el impacto global en la organización al facilitar la transacción desde los sistemas anteriores. Como norma general, al implantar un ERP, el departamento financiero es el primero en adoptarlo y paulatinamente, se van integrando los restantes, dependiendo de las características particulares de la empresa La arquitectura básica del ERP está formada por: □

Aplicaciones técnicas

□

Arquitectura necesaria para servir de plataforma al resto de los módulos

□

Herramientas de administración para controlar todo el sistema en si (rendimiento, comunicación con otras aplicaciones y otros sistemas, etc.) como la base de datos que constituye el núcleo del producto. Las principales plataformas de servidores son Microsoft NT Server y Windows 2000, UNIX y OS 400, mientras que las bases de datos más utilizadas son Oracle, Microsoft SQL Server e IBM DB2.

Asimismo, la mayor parte de los sistemas ERP disponen de lenguajes de programación propietarios de cuarta generación (4GL), que facilitan el desarrollo y adaptación de aplicaciones a la medida de cada cliente.






Por otra parte, las últimas versiones de los ERP incluye el soporte a las tecnologías derivadas de Internet, como estándar XML o el lenguaje de programación JAVA. Cada proveedor de ERP define la modularidad de su solución, no existiendo un estándar que seguir, sino que según su política comercial o técnica decide que módulos desarrolla y como los integra.. A continuación se detallan las características más importantes de la arquitectura de un ERP.

3.1.

MODELO CLIENTE-SERVIDOR

Los ERP’s siguen un modelo cliente-servidor donde en el servidor residirán los datos a los que acceden los diferentes programas. El servidor recibe las peticiones y transforma los datos al formato deseado por el cliente. Así el cliente no se tiene que preocupar por nada, es transparente. El servidor debe tener: □

Autentificación de cliente

□

Autorizaciones de privilegios de cada cliente

□

Seguridad de los datos

□

Privacidad de los datos

□

Protección de los recursos de red

3.2.

FLEXIBILIDAD

ERP debe de poseer una Software flexible: □

Que permita adaptarse a las necesidades de la empresa

□

Incorpore un sistema de configuración

El hecho de contar con un sistema de configuración (conjunto de procedimientos para adaptar el sistema estándar cómodamente) evita tener que entrar en el código de los módulos.

3.3.

MODULARIDAD

Los modulos en los que se divide un ERP tienen que tener las siguientes caracteristicas:

3.4.

□

Funcionalidad específica a un área.

□

Tienen que integrarse unos con otros, independientemente del momento de la instalación.

□

Interfaz común.

□

Reducción del coste y tiempo de aprendizaje. Al tener los modulos una forma de manejarse similar no hay que gastar tantos recursos en la formación del personal.

INTEGRACIÓN

El sistema debe tratar a la empresa como un sistema integrado donde la información que actualice una función fluya automáticamente a todos los registros de las diferentes funciones relacionadas.






Una base de datos común asegura la integridad de los datos, eliminando redundancias. La información se introduce una única vez en el sistema, quedando inmediatamente actualizada y disponible para todo el sistema.

3.5.

SEGURIDAD

Podemos considerar dos tipos de seguridad: □

Privilegios de acceso a aplicación: los usuarios ejecutar estrictamente las aplicaciones necesarias para desarrollar su trabajo

□

Privilegios de acceso a datos: o

Gestionados por los sistemas de gestión de bases de datos

o

Controlados por la aplicación.

Uno de los objetivos de un sistema de gestión de bases de datos es asegurar que la información almacenada sólo pueda ser accedida por las personas autorizadas y en la forma autorizada. Básicamente, las técnicas utilizadas para garantizar la seguridad son: □

Identificación de usuario: consiste en determinar quien es la persona que quiere acceder a la base de datos. El mecanismo de control de acceso asocia a los usuarios identificados y autoriza los recursos del sistema a los que tienes acceso y los privilegios y acciones que, sobre dichos recursos, puede ejercer.

□

Determinación de accesos permitidos: o

Mediante una lista de autorizaciones que denotan los datos accesibles y las operaciones permitidas sobre cada uno de ellos.

o

Definición de distintos niveles de autorización, lo que significa que todos los usuarios con el mismo nivel pueden realizar las mismas operaciones sobre los mismos objetos.

La primera forma es más flexible y permite una mejor especificación de las autorizaciones., tambien es mas complicada de administrar.

3.6.

INTERFAZ GRAFICO DE USUARIO

La interfaz de usuario es el mecanismo por el cual se establece un dialogo entre el programador o aplicación y el usuario. Básicamente existen dos tipos de interfaz de usuario: □

Basada en comandos, la interacción usuario-máquina está basada en un conjunto de ordenes que se transmiten al ordenador a través del teclado.

□

Interfaz de gráfica, está basada en ventanas, menús, iconos y símbolos gráficos, siendo los mecanismos de transmisión más comunes el teclado y el ratón.

Una interfaz grafica de usuario ofrece un acceso homogéneo a todas las aplicaciones o módulos del sistema, permitiendo una personalización completa de la instalación y de las pantallas a la vez que facilita la circulación de información entre las diferentes tareas.

3.7.

FABRICACIÓN INTEGRADA POR ORDENADOR(CIM)

Permite compartir los datos de la empresa entre las distintas áreas funcionales.






De esta manera las funciones de ingeniería, operaciones de planta, planificación de la producción, marketing y distribución, mantenimiento, gestión comercial y administración, pueden unirse entre sí utilizando un flujo continuo y coherente de información. Comprende: □

Sistemas de transporte y almacenado de piezas fabricadas y materias primas.

□

Redes de comunicaciones que posibiliten un control distribuido

□

Sistemas de gestión de stocks, entradas, salidas y optimización

□

Simuladores de sistemas flexibles de fabricación

□

Células de mecanizado

□

Puestos de trabajo basados en robots

3.8.

SIMULACIÓN

Permiten ver cuales serán los efectos de una toma de decisión a corto, medio y largo plazo, realizando para ello la correspondiente simulación, que generará de forma aproximada un resultado, el cual sera tenido en cuenta para adoptar o no esa medida. Se utilizan simulaciones en los siguientes campos: □

Planificación financiera: el sistema es capaz de mostrar gráficamente los efectos financieros de los planes de producción. Generan informes de la previsión de stock y de obra en curso durante el ciclo de producción siguiente y hasta que punto se cubrirán los costes de producción

□

Costes de actividad: El modelo de costes permite la simulación del impacto que los cambios pueden ocasionar.

□

Plan maestro de producción: las posibilidades de simulación ayudan a analizar escenarios alternativos rápidamente. Se pueden tener distintos planes simultáneamente en varios niveles, como productos acabados o familias de productos para que antes de seleccionar un plan definitivo podamos comprobar la viabilidad de las distintas propuestas.

□

Planificación de las necesidades de materiales (MRP): el sistema MRP hace posible la planificación integral del flujo de bienes. Mediante el Plan Maestro de Producción, se pueden simular planes alternativos que ayudan a decidir qué artículos o conjuntos fabricar, cuales hay que adquirir y cuando deben fabricares o comprarse.

□

Planificación de necesidades de capacidades (CRP): En el CRP se simulan los efectos de trabajar con prioridades, retrasando el comienzo de órdenes de trabajo lanzadas temporalmente y la inclusión de trabajo atrasado en la carga planificada.

3.9.

TRAZABILIDAD

Se da cuando un sistema, para los productos fabricado, puede deducir qué componentes han participado en su composición así como su origen y los centros de trabajo y operarios que han hecho posible su finalización. En el caso de productos defectuosos, la trazabilidad ayuda a detectar responsabilidades y por tanto subsanarlas en el causante de dichos errores. Las áreas en las que tiene mas importancia o relevancia son: Áreas en que tiene más sentido: □

Almacenamiento

□

MRP, planificación material necesario

□

CRP, planificar mano obra y recursos






□

Contabilidad y finanzas

□

Contabilidad de contratos

□

Calidad

3.10. FLUJO DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA (ORGWARE) El conocimiento del flujo de información en la empresa se consigue a través de herramientas que facilitan rediseñar de modo ágil y sencillo los procesos de negocio, mantener la integración de los programas y los datos, consiguiendo una solución válida y que puede cambiar con las futuras necesidades de la empresa. El Orgware es un método de implementación y de mejora de procesos cuyos resultados son una mayor calidad, velocidad y flexibilidad. Utiliza los procesos propios de la compañía como punto de partida y entonces configura rápidamente el sistema según las necesidades y especificaciones propias de la compañía tomando como base modelos estándar de referencia empresarial.

3.11. COMUNICACIONES INTERNAS Y HACIA EL EXTERIOR (EDI) El intercambio electrónico de datos permite enviar documentos como los pedidos, facturas y confirmaciones a los socios comerciales electrónicamente, de ordenador a ordenador, proporcionado comunicación más allá de la fábrica individual para manejar múltiples instalaciones que pueden estar en diferentes ciudades o países., con el objetivo de reducir la intervención manual, sustituyendo al papel para transmitir datos. El EDI se comenzó a utilizar primero en la industria automovilística a traves de redes X.25.

3.12. SISTEMAS ABIERTOS MULTIPLATAFORMA Los sistemas ERP huyen de los sistemas propietarios, permitiendo una menor inversión en hardware al dar libertad en cuanto a marcas..

3.13. IMPLANTACIÓN / MIGRACIÓN La implantación de un ERP en la empresa y la migración de un ERP anteriormente instalado, ha de estar respaldada por la alta dirección de la empresa (se estudiara en el punto 5 del temario)

3.14. POSVENTA/ SERVICIO DE ASISTENCIA TÉCNICA (SAT) Una inversión tan alta en un ERP lleva asociado una continuidad del soporte post-instalación a los usuarios. El sistema debe estar avalado por la experiencia, calidad y profesionalidad de los proveedores, los cuales deben prestar el Servicio de Asistencia Técnica adecuado. Existirán a disposición del cliente, diversos modelos de servicios posventa, que haran mas o menos fuerte el nexo de unión con el cliente.

3.15. MRP (MATERIAL REQUIREMENTS PLANNING) Los sistemas MRP aparecieron antes que los ERP’s y se define como Planificación de las necesidades de materiales; es un conjunto de técnicas que usan listados de materiales, datos de inventario y el plan maestro de producción para calcular las necesidades de materiales., en definitiva se puede decir que el MRP realiza recomendaciones para lanzar órdenes de reaprovisionamiento de material, diciéndose que el MRP está periodificado en el tiempo.






El MRP periodificado comienza con los artículos necesitados en el MPS y determina: □

La cantidad de todos los componentes y materiales requeridos para fabricar esos artículos.

□

La fecha en que se necesitan dichos componentes y materiales. El MRP se consigue explotando la lista de materiales, ajustando las cantidades en inventario disponibles o ya pedidas.

3.16. CRP (CAPACITY REQUIREMENTS PLANNING) CRP es la planificación de los requerimientos de Capacidad. Es una técnica que planifica las necesidades de capacidad de los períodos planificados emitidos por el MRP. Es una función que establece, mide y ajusta los límites o niveles de capacidad, también es el proceso que determina en detalle cuanta mano de obra y recursos de máquina se necesitan para llevar a cabo las tareas de producción. Las órdenes abiertas y planificadas del sistema MRP son las entradas de CRP, que las traduce en horas de trabajo por centro de trabajo y por período de tiempo.

3.17. MRP II (MANUFACTURING RESOURCE PLANNING) MRP II se define como la Planificación de recursos de planificación y es un método para la planificación eficaz de todos los recursos de una compañía de fabricación. Gestiona los planes operativos en unidades físicas, los planes financieros en unidades monetarias y tiene capacidad de simulación para evaluar diferentes alternativas.

3.18. CRM (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT) La misión de los sistemas de manejo o gestión de la relación con los clientes, es la de establecer un conjunto de técnicas que permitan una relación especializada, efectiva y satisfactoria con los clientes, en relación con productos y servicios, incrementando los ingresos, es decir, una forma de fidelizar al cliente, hacer que sienta que es una persona y no una entrada más en la BD. Estos programas tratan de obtener a un cliente fiel y que regrese (retención) a comprar. Hoy en día una empresa no es nada sino tiene ventas y para poder vender es necesario que el cliente se encuentre satisfecho bien con el producto, bien con el servicio post-venta, y lograr así que vuelva a comprar en nuestra empresa. Los segmentos tradicionales del mercado de CRM incluyen: □

Centro de llamada para atención a clientes (“Call centers”): se mantendrá un registro de los problemas notificados al centro de llamadas, direccionarlos al representante, llevar estadísticas y generar informes para una mejorar continua en procesos de soporte.

□

Centros de llamada para telé-venta / tele-marketing. Este tipo de aplicaciones automatizan las actividades diarias de los centros de llamada, incrementan la eficiencia de los Call Centers.

□

Servicios y logística. Pretenden que el experto y las piezas requeridas estén en el lugar y momento correcto, para cumplir con las necesidades de negocio del cliente y sus niveles de prioridad.

□

Automatización de procesos de marketing. Las soluciones de automatización de marketing tienen el objetivo de organizar el proceso de creación de campañas y construir actividades de marketing. Agregan inteligencia al sistema de DataMining / DataWarehousing, haciendo uso de los datos seleccionados en función del perfil del cliente. El retorno de inversión de estos sistemas es sumamente atractivo.






4.

ELEMENTOS FUNCIONALES DE UN ERP: MÓDULOS

Los ERP’s son paquetes integrados que están compuestos por una serie de elementos funcionales llamados módulos que abarcan todos los áreas de la empresa. No todos los ERP’s tiene los mismos módulos, aunque todos ellos contienen aquellos módulos que son básicos para el funcionamiento y gestión de la empresa. Las características de cada módulo son: □

Autonomía propia

□

Implantación individualizada en el departamento donde se necesite

□

Integración con respecto al resto de módulos.

A pesar de que se pueden implantar módulos por separados, es en la implantación del conjunto de módulos donde reside la llave del éxito en un ERP empresarial, algo que nunca se llegaría a conseguir sin una integración de módulos.

En los siguientes apartados se verán en detalle cada uno de estos módulos 4.1.

VENTAS / DISTRIBUCIÓN

Con este módulo se realizan las actividades de ventas y distribución de los productos: “del almacén a casa”, es decir, desde que sale el producto de nuestra empresa hasta que tenemos la certeza de que le llega al cliente. Las aplicaciones de este módulo permiten: □

Entender el estado de los pedidos

□

El nivel de los créditos pactados con los clientes y proveedores

□

Tener conocimiento de la situación de las cuentas de los clientes

□

Conocer las facturas pendientes de pago.

Este módulo en algunos paquetes recibe el nombre de logística, entendiéndola como concepto que abarca todos los aspectos de compras, gestión de materiales, almacenamiento, control de calidad, mantenimiento de planta, administración de servicios, ventas y distribución, entendido como transporte. En otros paquetes es llamado gestión de la cadena se suministros o SCM (Suply Chain Management). Con aplicaciones de ventas y distribución se mejora la cadena logística y el servicio al cliente, así como se consigue disminuir los costes de material comprado y mejorando la utilización del espacio de almacén.






Las ventajas de este módulo del ERP son: □

□

Analizan los resultados de las ventas en cuanto a à

Volumen

à

Ganancia

Predicen la demanda de productos futuros

Los componentes que puede tener el módulo de distribución son: □

Planificación de las necesidades de distribución (DRP)

□

Intercambio electrónico de datos (EDI)

□

Tiempos y administración de gastos.

□

Facturación

□

Compras

□

Ventas

□

Gestión de transporte

□

Gestión de almacén

□

Gestión de calidad.

4.1.1. PLANIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES DE DISTRIBUCIÓN (DRP) Este componente permite: □ Planificar y controlar la distribución y producción □

Aportar información gerencial de compras necesaria para la distribución y reaprovisionamiento entre almacenes y plantas de producción.

4.1.2. INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE DATOS (EDI) EDI se puede definir como el intercambio de datos con un formato normalizado entre los sistemas de información de quienes participan en transacciones comerciales a través de redes de comunicaciones. Es lo que se llama “transacción comercial sin papeles”. Ventajas: □ Se reduce la intervención manual. □

Hace mas rapida la comunicación entre las empresas que lo utilizan.

□

Promueve relaciones más estrechas entre socios comerciales

4.1.3. FACTURACIÓN Este componente realiza 3 pasos: □

Genera las ordenes necesarias para confeccionar las entregas de los pedidos realizados por los clientes.

□

Confecciona de forma automática las facturas de todos los pedidos, las cuales se entregarán al cliente según un método pactado previamente (EDI, fax, entrega en la sede, etc)

□

Genera los ingresos y cobros pendientes en la contabilidad y el control de costes, disponiendo así de la información actualizada.






4.1.4. COMPRAS Con este módulo las decisiones de compra están siempre respaldadas por la información adecuada, es decir, que proveedores pueden entregar los productos de acuerdo a las especificaciones propias de cada empresa y en qué condiciones. Permite: □

Acceso rápido al estado de cualquier orden de compra

□

Crear, seguir y cerrar las órdenes de compra.

La aplicación y ayuda a detectar las sobrecargas y los cuellos de botella de las compras, mantiene el historial de compras de cada artículo y asiste al encargado de compras con la automatización de muchas tareas rutinarias. Gestiona los siguientes aspectos: □

Solicitudes de ofertas de compras Debido al gran numero de las demandas de calidad, nuevos proveedores, cambios de precios y demanda de plazos de entrega más cortos, obligan a estar atentos y valorar constantemente tanto a los proveedores existentes como a los nuevos. Esta aplicación facilita el proceso de solicitudes de ofertas de compra, pudiendo distribuirlas entre varios proveedores alternativos. Después de recibirlas y comprobarlas se podrá tomar una decisión de compra.

□

Contratos de compra Hoy en día, las empresas tratan de establecer relaciones comerciales duraderas con sus proveedores basándose en acuerdos sobre precios, plazos de entrega y condiciones de pago.

□

Ordenes de compra Para poder establecer las relaciones comerciales es preciso disponer de un buen proceso de órdenes de compra. Para garantizar la llegada puntual de los productos se hace necesario un control de los pedidos pendientes de entrega, gracias al seguimiento de las ordenes de compra. La factura pasa por cuatro niveles: orden de compra, recepción, clasificación, y la aprobación de la calidad para hacer disponible el inventario, proporcionando así el pleno control.

4.1.5. VENTAS El proceso de ventas de los productos terminados está conectado a numerosos procedimientos de la empresa. Además, requiere una solución de software que soporte todas tareas de ventas y procesamiento de ordenes, así como proporcionar una conexión con almacén, gestión, planificación de producción y finanzas. Es necesario obtener información especifica acerca de los precios para cada cliente o producto, en el momento en que los clientes hacen un pedido. □

Contratos de ventas Se utilizan para registrar acuerdos con los clientes relacionados con precios y descuentos. Se puede especificar el periodo de efectividad y la cantidad mínima. Pueden creare contratos normales y especiales.

□

Ordenes de venta Partiendo de los datos maestros, se proponen de forma automática los datos esenciales del documento de venta. En el mismo pedido, el sistema maneja artículos que se suministran de almacenes diferentes. Para cada línea de pedido el sistema verifica el límite de crédito del cliente y si es necesario bloquea el pedido.

□

Ofertas de venta Se pueden crear ofertas de venta de artículos estándar. Las ofertas pueden listarse, modificarse y enviarse al cliente. Si la oferta se acepta y se hace la petición de entrega según los precios ofertados, entonces los datos de la oferta pasan directamente a la orden e venta.

□

Análisis de ventas Este módulo proporciona una forma de monitorizar el comercial, ya que da visibilidad en ventas por líneas de artículos o por artículos y proporciona listados de artículos por ventas, márgenes o cantidad.






Para un seguimiento del análisis de las ventas realizadas, después de la facturación se permite el análisis de la información, realizando la imputación de ventas a los diferentes entornos de control. □

Promociones y ofertas Este módulo ofrece la posibilidad de implantar precios, promociones, contratos por clientes individuales o grupos específicos de clientes en regiones de venta. Se pueden aplicar los descuentos y precios por líneas de artículos, grupos de productos o por total de pedido. La aplicación proporciona una amplia variedad de métodos de descuento, bonificaciones y artículos gratis para ayudarle a incorporar rápidamente nuevos programas de marketing.

El seguimiento acumulado ofrece un análisis adicional de ofertas y control de campañas promocionales. Muchas empresas que comercializan productos de gran consumo, continuamente ofertan y promocionan parte de sus productos. Para controlar el éxito de la promoción el sistema contrasta los datos de ventas reales con las previsiones de cada promoción, obteniendo los ratios correspondientes que permiten conocer el estado de las promociones en curso. Para conjuntar toda esta información con el sistema de compras y producción, el sistema genera la previsión global de producto como una suma de la previsión del producto más todas sus previsiones en curso. De esa forma se puede mejorar la planificación de las promociones para que se apliquen cuando toda la demanda del producto está bajo mínimos, consiguiendo equilibrar las ventas lo más posible.

4.1.6. GESTIÓN DE TRANSPORTE Estas aplicaciones permiten realizar un control del entramado logístico de distribución. □

Gestión de flota de transporte Permite definir una serie de grupos de trasporte en función de la modalidad de trasporte, la capacidad y el tipo de mercancías.

□

Gestión de combustible Permite registrar los datos correspondientes de carga de combustible, las distancias conducidas por vehículo y conductor. Los datos correspondientes al consumo de combustible pueden contabilizarse por el módulo de finanzas para el cálculo de costes de facturación.

□

Planificación de órdenes de transporte Se agilizan los planes de entrega de mercancías para rutas estándar en días fijos, planes para cargas completas, etc.

La planificación de órdenes de trasporte junto con la planificación de las necesidades de distribución DRP, proporcionan un eslabón entre las operaciones de distribución y la planificación de la fabricación.

4.1.7. GESTIÓN DE ALMACÉN Estas aplicaciones ofrecen poder llevar a cabo: □

Control del inventario

□

Control del espacio del almacén.

Suelen incluir las siguientes características: □

Gestión de inventario. El sistema sitúa el material en el almacén y lo distribuye adecuadamente a las áreas asignadas en forma de unidades, cajas o paneles. Cada entrada o salida de material actualiza de inmediato las existencias. La recepción puede hacerse en tiempo real, pueden gestionares prácticamente todas sus fases:

□

Órdenes de reaprovisionamiento. El sistema dispone de reaprovisionamiento de productos que se necesitan. Evita tener almacenados productos no necesarios.

□

Embalajes La automatización de las tareas de embalaje mejora la propia precisión del embalaje, la posición en el muelle y la exposición.

□

Ubicaciones Implica identificar en que punto del almacén se encuentra el producto.






4.1.8. CALIDAD Los beneficios de integrar la información de calidad en la empresa incluyen: □

Mejora de calidad del producto.

□

Mejor servicio al cliente.

□

Reducción en los retrasos de la producción

□

Gestión de laboratorio más eficaz

4.2.

PRODUCCIÓN / FABRICACIÓN

Las aplicaciones de planificación de la producción están pensadas para ayudar en la tarea de mantener la producción, conforme a los planes previstos, ofreciendo y analizando los datos sobre el plan de producción, las materias primas y los artículos pedidos. Las aplicaciones de planificación, planifican la producción según: □

Las necesidades del cliente

□

Las necesidades de compra.

En base al stock y a los pedidos se calcula la siguiente información sobre la planificación de la producción: □

Stock disponible

□

Empleados

□

Compra de materias primas y componentes

Esta información se procesa mediante el algoritmo MRP y el sistema evalúa una previsión de lo que se necesita producir para satisfacer la demanda. Casi todos los productos ERP permiten utilizar los distintos métodos o estrategias de producción en diferentes ambientes: □

Just in time

□

Bajo stock

□

Contra pedido

□

Proyectados

□

Procesos

Los subsistemas que permiten la adaptación del módulo a cualquier tipo de producción existente en cualquier empresa son: □

Planificación de la producción

□

Módulo de ingeniería con interfaz de datos (enlace CAD)

□

Gestión de fabricación repetitiva.

□

Gestión de fabricación / Gestión de las ordenes de producción

□

Planificación y programación de capacidad finita






□

Gestión de costes

□

Análisis de producción

□

Monitorización y control de la producción

□

Subcontratación

4.2.1. PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN A partir de las estructuras de materiales y las rutas de producción, el sistema explota esta información calculando las necesidades brutas de material y tiempos. Una vez deducidas las existencias y componentes en proceso de compra y/o fabricación tendremos las necesidades netas. Comparando estos datos con la capacidad real, tendremos la información para elaborar una planificación detallada. Engloba los módulos de: □

□

□

Plan maestro de producción (MPS): ayuda para el control diario de fabricación y la planificación a largo plazo, especificando durante el próximo periodo de producción à

Qué productos fabricar, comprar

à

Qué cantidad

à

Cuándo comprar o fabricar.

Planificación de recursos de materiales (MRP) El MRP permite planificar las materias primas y los componentes necesarios para responder a los pedidos. Ventajas: à

Se mantienen los artículos apropiados en el momento apropiado

à

Se reducen costes financieros de abastecimiento

Planificación de capacidades (CRP): CRP permite retroceder hasta el origen de las necesidades que generan las cargas, lo cual permite determinar órdenes que necesitan ser modificadas para resolver una situación de sobrecarga puntual. El objetivo es establecer una programación de la producción acertada: à

Horas extras

à

Turnos operarios

à

Mantenimiento preventivo

à

Adquisición de nuevos equipos

4.2.2. MÓDULO DE INGENIERÍA CON INTERFAZ DE DATOS (ENLACE CAD) Incluye toda la información que permite conocer con detalle la estructura de los productos, con la definición de los niveles que lo componen y la interrelación entre ellos, así como el detalle de las operaciones y fases que forman la ruta de fabricación, engloba también la definición de las rutas de fabricación. Ofrece la posibilidad de transferir los datos de los sistemas CAD al sistema ERP permitiendo mantener toda la base de datos técnicos.

4.2.3. GESTIÓN DE FABRICACIÓN REPETITIVA Este módulo es usado para agilizar la fabricación de productos en grandes cantidades. Los objetivos son: □ Reducir los stocks. □

Reducir la mano de obra en curso






□

Disminuir los tiempos de fabricación

□

Mejorar la calidad

□

Simplificar los procesos en las líneas de producción de flujo continuo.

4.2.4. GESTIÓN DE LAS ORDENES DE PRODUCCIÓN El sistema permite la definición de diferentes estados de una orden de fabricación (OF) tales como introducción, edición, etc., cada uno de ellos asocia los movimientos correspondientes: reserva de material, informes a taller, actualización de existencias, etc. En el momento del lanzamiento podemos elegir la ruta habitual, una alternativa o bien otra que nos interese definir en ese momento.

4.2.5. PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN A CAPACIDAD FINITA Permite: □

Reajustar y priorizar las cargas por centros de trabajo

□

Clasificar las órdenes de producción con criterios previamente definidos.

La mayor ventaja es que permite la detección de problemas antes de que aparezcan.

4.2.6. GESTIÓN DE COSTES Permite obtener una valoración de los costes históricos, calculando las diferencias entre los importes reales y los teóricos. Facilitando la inclusión de multitud de conceptos que pueden intervenir en los procesos de producción Regula los costes de la empresa de maquinaria, de materia prima. Puede imputar los costes a algún sector y analizar los beneficios.

4.2.7. ANÁLISIS DE PRODUCCIÓN El análisis de la producción guarda la información de las órdenes de producción cerradas para el análisis posterior. Se comparan los resultados obtenidos con los datos teóricos, tanto de cantidades producidas como de tiempos de ejecución. Responde a las siguientes preguntas: □

¿Cuáles son los puntos fuertes de la empresa y como evaluarlos?

□

¿Qué puntos débiles desconocidos la hacen vulnerables?

□

¿Dónde se necesita mejorar y cuanto?

Este módulo no está limitado a analizar al final de un ciclo contable, sino que permite analizar lo realizado en un periodo de tiempo para un rango de productos para detectar tendencias. Del mismo modo, permite controlar la trazabilidad de los productos acabados efectuando el tratamiento de lotes desde la recepción de material, así como el seguimiento logístico de los materiales durante el proceso de fabricación.






4.2.8. MONITORIZACIÓN Y CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Este módulo engloba las siguientes funciones: □

Control del fuljo de trabajo en toda la planta, consiguiendo que éste sea suave.

□

Gestión de prioridades para todos los trabajos. Las prioridades son dinámicas, esto es, son recalculadas cada vez que se genera información sobre la actividad, permite conocer en todo momento cual es la tarea con mayor prioridad.

□

Gestión del trabajo en cada instalación. Listas diarias de trabajo, con prioridades, indicando el centro de trabajo del que procede la tarea e indica el momento en que llegara.

□

Localización de ordenes, genera informes on-line que permiten ver la situación y el estado de todo en cualquier momento.

□

Coste de las actividades de producción, que están ligados a los informes de producción.

□

Gestión de los centros de trabajo. Análisis de los centros de trabajo incluyendo análisis input/ouput, estadísticas de colas, utilización, etc.

4.2.9. SUBCONTRATACIÓN Toda compañía que trabaja con subcontratistas necesita saber qué trabajos se le han encomendado, así como el progreso individual de cada uno de ellos, incluso si no se ha planificado la subcontratación en las fases iniciales del trabajo. Este módulo permite crear ordenes sobre la marcha y controlar la trayectoria de cualquier orden subcontratada.

4.3.

CONTABILIDAD Y FINANZAS

Es el modulo más importante en la empresa ya que cualquier inversión, compra o un plan de producción tiene que tener la aprobación del departamento de Contabilidad y finanzas. Este módulo ofrece una gran flexibilidad a la hora de producir informes, permitiendo personalizar el contenido y aspecto de la informes, permite descender a datos en detalle. Los módulos de los cuales se suelen componer las aplicaciones financieras son: □

Cuentas a cobrar Proporciona un control completo sobre el ciclo de cobros pendientes, desde la gestión de caja a la de cobros y abonos.

□

Cuentas a pagar Proporciona cobertura del proceso completo de pagos para ayudar a gestionar estos y mantener una buena relación con los proveedores. Tambien gestiona automáticamente los pagos y reclamaciones on line.

□

Costes de recursos Permite tratar la mayor parte de gastos generales directos, mejorando la exactitud de los costes

□

Costes de actividad Asignan los gastos a cada actividad, proporciona al ejecutivo información completamente integrada de costes basados en la actividad para poder generar análisis.

□

Contabilidad general Reduce los esfuerzos generados por la contabilidad manual, simplifica los cierres de fin de mes y ahorra tiempo.

□

Tesorería Ayuda en la toma de decisiones y mejora la visión sobre los pagos y los cobros.

□

Activos fijos Proporciona la contabilidad, finanzas e impuestos de personal con la capacidad de completar la contabilidad de los activos internos y externos, control de propiedades, contabilidad de impuestos y las necesidades de control de información.






□

Nominas Realiza todas las tareas relacionadas con las nóminas automáticamente, calculando impuestos, pagos a fondos de pensiones, pagos a la Seguridad Social, los suplementos por horas extraordinarias y las deducciones salariales, todo esto garantizando la confidencialidad de la información tratada.

□

Análisis financiero Permiten ahorrar mucho tiempo en entrada de datos periódicos y recurrentes, además calculan automáticamente las amortizaciones e identifican los activos fijos.

□

Contabilidad de contratos Reúne información desde los módulos operacionales del sistema. Incluye:

4.4.

à

Auditoria de contratos.

à

Definición de contratos.

à

Confección de informes.

à

Calculo de costes actuales y proyectados

à

Progreso de la facturación.

MANTENIMIENTO Y GESTIÓN DE PROYECTOS

El sistema de gestión de mantenimiento ayuda a optimizar la producción asegurando que los equipos de trabajo están en las mejores condiciones de utilización. En la mayoría de los ERP’s, este módulo viene incluido en el módulo de logística/distribución. Los componentes fundamentales del mantenimiento los podemos separar en dos aplicaciones: □

Gestión del mantenimiento y servicios.

□

Seguimiento y control de proyectos.

4.4.1. GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO Y SERVICIOS Ayuda a planificar y a controlar las actividades de mantenimiento de los equipos de producción, de los vehículos y de los edificios para reducir costes y aumentar disponibilidad. Ayuda a planificar las ordenes de trabajo, los calendarios de mantenimiento preventivo y a evaluar los costes de los equipos. El sistema de mantenimiento permite planificar el trabajo, seguir los elementos y la mano de obra necesarios y revisar los gastos reales. Cuando una orden de mantenimiento se lanza, con ella se proveen los papeles necesarios en los cuales se incluyen las tareas en la planificación de capacidades, reservas de material, ordenes de compra y se asigna el número de personas y el tipo de trabajo. Cuando la orden se ha completado, se guarda con todas las incidencias, incluyendo los servicios externos utilizados, de modo que estén disponibles para los correspondientes análisis estadísticos. Facilita el análisis de fallos producidos en el equipo, operaciones de reparación y reposición de elementos, pudiéndose utilizar para desarrollar planes efectivos de mantenimiento preventivo.

4.4.2. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS El control de proyectos hace un seguimiento de todos los gastos incurridos contra los proyectos especiales e informa de los costes estimados, presupuestados, comprometidos y costes reales de cada proyecto, este informe puede emitirse en forma de “porcentaje realizado” o de “costes pendientes” para cada actividad, así como para el proyecto en su totalidad.






4.5.

RECURSOS HUMANOS

Proporciona las herramientas de apoyo y explotación para obtener un conocimiento preciso y exhaustivo del entorno económico y administrativo del personal. Entre las acciones que se pueden llevar a cabo están: generador de informes, nominas, estadísticas de personal, simulaciones y otras. Dispone de elementos que permiten obtener, tratar, almacenar y trasmitir toda la información necesaria para conocer los factores clave de las gestión de la empresa. Para optimizar los procesos del departamento de personal es imprescindible una base de datos centralizada y abierta integrada por múltiples componentes para procesar información de recursos humanos conocida como datos maestros. El almacenamiento de estos datos en el sistema permite modificar datos ya evaluados y actualizados automáticamente. Es conveniente poder acceder directamente a todos los datos procesados desde todas las demás aplicaciones. De este modo se dispone de una base de datos uniforme que, combinada con un exhaustivo sistema de seguridad, garantiza la máxima protección de los datos cuando se emplea la aplicación de recursos humanos de manera descentralizada. Los componentes que lo forman son: □

Salarios Permiten manejar la administración de salarios y nóminas. Permite calcular la situación de pagos a un empleado concreto, tanto a efectos de verificación como de simulación.

□

Formación y desarrollo Permite la planificación, gestión y análisis de cualquier evento de formación, seminario, curso o congreso. Permite planificar presupuestos, calcular y distribuir costes que se pueden integrar en la contabilidad del módulo de finanzas.

□

Perfiles profesionales y aptitudes. Permite procesar las solicitudes de empleo y optimizar la selección de personal, alcanzando la transparencia necesaria para una planificación efectiva de carreras profesionales, consiguiendo que los objetivos de la organización y de los empleados estén en armonía.

□

Planificación de turnos y gestión de tiempos. Permite planificar los requerimientos de personal de cualquier unidad organizativa con la disposición real de personal a corto, medio y largo plazo. Los datos que se suelen tener son: à

Horario de trabajo

à

Cambios a corto plazo

à

Permisos y bajas

Todos estos datos quedan reflejados directamente en la gestión de tiempos

5. 5.1.

IMPLANTACIÓN INTRODUCCIÓN

Los proyectos de implantación de un sistema ERP suelen ser complejos y costosos, debido a la dificultad técnica y organizativa que conlleva. La adquisición de estos productos, así como los servicios de consultoría requeridos para su correcta implantación, tienen un coste bastante elevado, ya que suelen dirigirse a empresas de dimensión media y grande. Con frecuencia, estos proyectos de implantación de un ERP no se valoran correctamente, y se suele producir una infravaloración de los plazos de ejecución y los recursos que se necesitan. Ambos factores casi siempre tiene que aumentarse en las diferentes etapas del proyecto, con el consiguiente incremento del coste global.






Por otra parte, la implantación de un sistema ERP puede implicar cambios importantes en los procesos, que pueden afectar tanto a la estructura organizativa como a las actividades y puestos de trabajo desempeñados por el personal. Por este motivo, para minimizar los problemas derivados del proceso de implantación es muy importante prestar una especial atención a la participación y formación de los empleados de la organización que se van a convertir en los principales usuarios del sistema. Y se debería contar con el compromiso de la alta dirección y los promotores del proyecto, que han de estar involucrados en la definición de los objetivos. La implantación del sistema comienza con el estudio técnico y funcional, que debe tener en cuenta las restricciones económicas y temporales para la ejecución del proyecto. Ya desde esta primera etapa puede contarse con el apoyo de empresas consultoras con amplia experiencia en la implantación del sistema elegido, a fin de garantizar la coherencia y fiabilidad del estudio. Una vez tomada la decisión de qué ERP se va a implantar, se debería realizar un estudio de viabilidad para detectar las posibles carencias funcionales, que se manifiestan como diferencias entre requerimientos definidos y la cobertura del ERP en cuanto a dichos requerimientos. En esta primera etapa, por lo tanto, se definen □

El alcance funcional (módulos a implantar)

□

El alcance organizativo (que departamentos y procesos se verán afectados)

□

La viabilidad del proyecto teniendo en cuenta à

Restricciones económicas (presupuesto disponible)

à

Restricciones técnicas (integración con otros sistemas y plataformas disponibles)

à

Restricciones temporales (calendario de implantación)

à

Nivel de compromiso interno de la empresa.

Algunos de los ERP’s del mercado incorporan herramientas que facilitan la definición y el control del proyecto de implantación, con el objetivo de optimizar dicho proyecto en términos de calidad y esfuerzo, minimizando los riesgos y problemas derivados de la implantación. Entre los factores críticos del éxito para la implantación de un sistema ERP podríamos citar: □

Planificación realista, teniendo en cuenta las restricciones técnicas, económicas y organizativas.

□

Compromiso de la dirección con el proyecto

□

Definición precisa de los objetivos

□

Gestión de cambio organizacional

□

Formación y soporte técnico a los usuarios (redacción de procedimientos, diseño de manuales de usuario, diseño e impartición de cursos a los usuarios finales, etc.)

□

Equipo de implantación con experiencia en el sistema elegido.

□

Documentación técnica del sistema

□

Manuales de procedimientos: pasos a seguir, codificación, etc.

□

Manuales de usuario final

□

Material de formación.

Por último no deberíamos olvidarnos el posterior mantenimiento y actualización del sistema ERP para hacer frente a los cambios en los procesos de negocio, fusiones y reestructuraciones empresariales, cambios en el entorno legal y normativo, introducción de nuevos estándares técnicos, etc.… para ello, es necesario contar con






los medios técnicos y humanos necesarios, así como dotar de un presupuesto que permita garantizar el mantenimiento del ERP implantado.

5.2.

METODOLOGÍA DE IMPLANTACIÓN

El proyecto de implantación de una solución ERP se divide en las siguientes etapas o fases: □

Inicio del proyecto: Se establecen las reglas que guiarán todo el desarrollo del proyecto

□

Diseño de una solución de negocio: Se analiza la gestión y funcionamiento de la empresa anterior definiendo una propuesta de solución estándar

□

Parametrización del sistema: Se plasma el diseño elaborado y se analizan las necesidades no soportadas por el software estándar

□

Personalización: Se desarrollan las necesidades detectadas en el punto anterior

□

Parametrización orientada: Se parametriza el sistema partiendo de los resultados obtenidos en el punto anterior.

□

Prearranque: Se complementan las actividades necesarias para el arranque definitivo, realizandose las pruebas finales del sistema

□

Soporte al arranque: Se solventan primeras dudas y problemas durante los primeros días de funcionamiento

□

Control de cambios de incidencias: Más que una fase es una actividad en la que se van reflejando modificaciones sobre temas ya validados por la empresa cliente y las incidencias que surjan.

□

Seguimiento del proyecto. Se reparte a lo largo de todo el proyecto. En esta fase se dirige y se gestiona.

La metodología, en cuanto a la estructura de gestión de proyectos por parte del cliente y el vendedor se articula alrededor de dos niveles, en los cuales se engloba al personal que participa en el proyecto de implantación: □

Comité de seguimiento

□

Equipo de proyecto

Comité de seguimiento Está formado por participantes tanto de la empresa que va a adoptar la solución ERP como de la empresa que proporciona el software ERP. Los participantes se caracterizan porque tienen nivel de decisión dentro de su respectiva a empresa. Los participantes se engloban dentro de las siguientes categorías: □

DPC (Director del Proyecto) es el personal de la empresa que va a implantar ERP (cliente)

□

JP-CON (Jefe de proyecto Consultor funcional) Por parte de la empresa implantadora

Se reúnen frecuentemente durante la implantación del proyecto Debe realizar las siguientes tareas: □

Aprobar la planificación de las acciones a ejecutar

□

El seguimiento de los avances de los trabajos

□

La disponibilidad de recursos humanos adicionales

□

El control y validación de las acciones realizadas

□

Sancionar procedimientos, actividades y funciones que alteran formas de trabajo previas






Equipo de proyecto. En este nivel hay que distinguir entre el personal de la empresa cliente y el personal de la empresa vendedora de la solución ERP. Por parte de la empresa del cliente se distinguen las siguientes categorías del personal: □

DPC (Director de Proyecto): coordina el proyecto por parte del cliente

□

UC (Usuarios Clave): responsables operativos de las distintas áreas funcionales de la empresa. Aportan el conocimiento sobre la gestión del día a día de la misma

Por parte de la empresa vendedora del ERP se distinguen las siguientes categorías del personal □

DPC (Director de Proyecto): sigue, coordina y valida todo el proyecto. Coordina el proyecto desde el punto de vista funcional y técnico.

□

CF (Consultor funcional):

□

□

5.3.

à

Realiza tareas de análisis.

à

Trabaja en estrecha colaboración con el jefe de proyecto

à

Asiste a los usuarios en la fase de arranque

Jefe de proyecto técnico: à

Responsable de la calidad técnica

à

Define las especificaciones técnicas

Ingeniero de sistemas: à

Asegura la instalación de la aplicación estándar y su inicialización de acuerdo con el cliente

à

Asiste al cliente en las elecciones técnicas de material

à

Asegura la puesta en marcha de un sistema de seguridad

PROBLEMAS EN LA IMPLANTACIÓN

Como se ha visto, el hecho de implantar una solución ERP implica un cambio de mentalidad en la empresa que de no conseguirse pondría en riesgo la alta inversión que se realiza en un sistema de estas características. Un sistema ERP ofrece muchas ventajas, como ya se ha comentado, pero no sin un relativo esfuerzo por parte de la empresa y de sus empleados, no sin un coste económico bastante alto y no si un periodo de tiempo bastante importante en cuanto a adaptación y uso de un sistema de estas envergaduras. Las principales razones por las que una implantación puede fallar son: □

Datos inexactos, las actividades de depuración y mantenimiento de datos son muy importantes.

□

Existen paquetes de software que no cubren las necesidades de la empresa. Supone un alto costo y ningún beneficio para el negocio.

□

Falta de involucramiento de todas las partes. Deben de involucrarse en el cambio todas las áreas de la empresa.

□

Salida del patrocinador. Al un proceso muy largo existe un alto riesgo de un cambio de administración

□

Formación insuficiente: es necesario que todos los usuarios reciban un nivel suficiente de entendimiento.

□

Administración del cambio, es importante que los usuarios se adapten al cambio en el modo de trabajar






5.4.

ANÁLISIS ECONÓMICO

Para evaluar desde el punto de vista económico el proyecto de implantación de un sistema ERP deberíamos tener las siguientes partidas:

6.

□

Inversión en hardware y software básico: Se deben tener en cuenta qué plataforma técnica va a soportar el ERP: servidores, sistemas operativos y gestores de bases de datos relacionales. Asimismo, también es necesario considerar cuál es el hardware y el software mínimo que has de tener todos los equipos clientes, utilizados por los usuarios finales del sistema, así como los requisitos de los sistemas de comunicaciones. Por otra parte, hay que prever cuánto se deberá invertir en impresoras y otros dispositivos, como terminales de radiofrecuencia, lectores de códigos de barras, etc.

□

Inversión en licencias del ERP:. Los fabricantes de ERPs aplican tarifas en función del número de usuarios y/o módulos que se van a utilizar, por lo que la empresa deberá adquirir un determinado número de licencias de acuerdo con estos parámetros. También comienza a ofrecerse en estos momentos la modalidad de funcionamiento ASP (Aplication Servic Provider), que repercute los costes de licencia y comunicaciones por usuario y mes, con un enfoque más orientado al alquiler que a la compra.

□

Coste de la Implantación: En este apartado se incluirían todos los gastos derivados del proyecto de implantación, incluidos los servicios de empresas consultoras externas, los gastos de formación del personal, la preparación de documentación, etc.…

□

Desarrollo de necesidades no contempladas: Costes que surgen del diseño e implementación de nuevas funciones en el ERP para cumplir con todos los requisitos de la organización.

□

Coste de los servicios de telecomunicaciones: Estos servicios son necesarios para poder intercambiar datos e información entre las distintas oficinas, almacenes y centros e producción de la empresa que van a estar gestionados por los módulos del ERP.

□

Gastos de mantenimiento: Los gastos anuales del mantenimiento de un sistema ERP podrían estimarse en torno a un 15% o un 20% de la inversión inicial.

PRODUCTOS COMERCIALES.

Existen cuatro grandes empresas que implementen sistemas de gestión empresarial ERP: SAP, Oracle, PeopleSoft y JD Edwards.. Entre ellos, el mas importe es la compañía alemana SAP, con un producto renovado mySAP (que sustituye al SAPR/3) y cada vez más completo, que incluye desde la gestión de los recursos financieros que dieron origen a los ERP hasta un sofisticado sistema de business intelligence, destinado a extraer información de la compañía para la toma de decisiones. Todo ello sin olvidar la gestión de recursos humanos, la cadena de suministro o el ciclo de vida de los productos. Es lo que se denomina un extended ERP (ERP extendido), que permite a SAP atender a una cartera de clientes diversificada y en constante renovación. Cuantos más usuarios haya de un sistema corporativo, más provecho se obtendrá del desarrollo propio y ajeno, el aprendizaje de los usuarios y la integración con terceros. En este sentido, las operaciones de PeopleSoft y Oracle pretenden ampliar sus respectivas bases instaladas, aunque finalmente podría tratarse de una única y combinada cartera de clientes. Lo que diferencia a los fabricantes de ERP es la funcionalidad que ofrecen sus productos, incluso muchos fabricantes que no dan creado un determinado módulo, lo terminan adquieriendo en el mercado como es el caso de Oracle que compro el módulo de gestión de recursos humanos a PeopleSoft

6.1.

SAP

SAP es uno de los líderes reconocidos en el suministro de soluciones e-business colaborativas para todos los tipos de sectores y para todos los mercados principales. Siendo mySAP la última solución ERP que la empresa SAP ha sacado al mercado






mySAP ERP abre las puertas a nuevos niveles de los procesos de negocio e integración de tecnologías, a la vez que sienta las bases para una evolución escalable. mySAP ERP funciona sobre SAP NetWeaver, es compatible con los estándares Microsoft.NET e IBM WebSphere y da soporte a las tecnologías móviles y de portal, business intelligence, así como a la gestión del conocimiento. mySAP ERP ofrece a las empresas una solución completa para : □

Gestion de servicios financieros

□

Gestión de recursos humanos

□

Gestión operacional.

□

Gestión corporativa

con la flexibilidad de poder implementar y ampliar selectivamente la funcionalidad necesaria. La solución reduce sustancialmente los costes de integración e implementación gracias a que acorta los tiempos de consecución de beneficios y aprovecha las inversiones en IT ya realizadas. Características: □

Es un paquete modular

□

Se puede implantar por fases según las necesidades

□

Actualización a los clientes SAP R/3 y SAP R/3 Enterprise.

Por último, en cualquier momento los clientes pueden actualizar fácilmente sus sistemas para añadir alguna de las soluciones SAP, o todas las de la amplia gama, por ejemplo- gestión de relaciones con el cliente, gestión del ciclo de vida del producto o gestión de la cadena de suministro- a través de la plataforma mySAP Business Suite. Este enfoque evolutivo permite a los clientes optimizar las inversiones en tecnología ya realizadas a medida que cambian sus necesidades, en lugar de obligarles a sustituir completamente sus sistemas actuales. De este modo se acorta el tiempo hacia la consecución de beneficios y se reduce el coste total de propiedad. Componentes MySAP ofrece una familia de soluciones adaptables para la empresa. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Soluciones sectoriales Soluciones para la pyme mySAP Enterprise Portal mySAP Supply Chain Mgmt. mySAP Customer Relationship Mgmt. mySAP Supplier Relationship Mgmt. mySAP Product Lifecycle Mgmt. mySAP Exchanges mySAP Business Intelligence mySAP Financials mySAP Human Resources mySAP Mobile Business SAP NetWeaver

6.1.1. SOLUCIONES SECTORIALES Posee soluciones para 23 sectores distintos:






□

Automoción

□

Distribución comercial

□

Alta tecnología

□

Petrolífera y gas

□

Productos de consumo

□

Sanidad

□

Sector farmacéutico

□

Sector minero

□

Sector público

□

Servicios profesionales

□

Defensa e industria aeroespacial

□

Educación superior e investigación

□

Empresas de servicios

□

Entidades aseguradoras

□

Entidades financieras

□

Energía, construcción y operaciones

□

Industria química

□

Maquinaria industrial y componentes

□

Medios de comunicación

□

Telecomunicaciones

□

Proveedores de servicios financieros

6.1.2. SOLUCIONES PARA LA PYME En la actualidad, SAP ha lanzado dos soluciones para la PYME: □

mySAP All-in-One Estas soluciones están preconfiguradas para satisfacer las necesidades de la compañía y pueden ajustarse para que funcionen en su sector. Están diseñadas para empresas que requieren un alto grado de funcionalidad específica para el sector.

□

SAP Business One Esta solución puede satisfacer necesidades de negocio comunes, como contabilidad, elaboración de informes, logística, automatización de la fuerza de ventas, etc. Está diseñado para pymes que requieren soluciones de TI con una funcionalidad para un sector menos complejo.

6.1.3. MySAP ENTERPRISE PORTAL mySAP Enterprise Portal, anteriormente conocido como mySAP Workplace, ofrece la promesa de un verdadero ebusiness. Con mySAP Enterprise Portal, se podrá gestionar a través de internet todos los tipos de datos de la empresa, incluyendo: □

Aplicaciones

□

Bases de datos

□

Documentos almacenados

□

La llegada de contenidos a los usuarios en función de sus roles e intereses específicos.






6.1.4. MYSAP SUPPLY CHAIN MGMT. mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) se ocupa de la planificación, ejecución y gestión de eventos que a menudo interfieren en la cadena de suministro, lo que le permite manejar las redes de cadenas de suministro de forma más eficaz y llegar a los clientes con mayor efectividad.

6.1.5. MySAP CUSTOMER RELATIONSHIP MGMT. mySAP Customer Relationship Management (mySAP CRM) capacita a las empresas para ofrecer valor a los clientes y conseguir un crecimiento rentable. La solución conecta las funciones de front y back office en una actividad unificada y centrada en el cliente. Asimismo, permite la colaboración entre empleados, partners y clientes, facilitando información relevante y personalizada procedente de múltiples fuentes de datos y procesos de negocio.

6.1.6. MySAP SUPPLY RELATIONSHIP MGMT. mySAP Supplier Relationship Management (mySAP SRM) capacita a la empresa para: □

Mejorar la selección de proveedores

□

Acortar los ciclos de aprovisionamiento

□

Desarrollar estrategias eficientes de aprovisionamiento.

6.1.7. MySAP PRODUCT LIFECYCLE MGMT. mySAP Product Lifecycle Management (mySAP PLM) garantiza que todas las personas involucradas en el desarrollo y la fabricación de un producto tengan un acceso rápido y seguro a la información actual.

6.1.8. MySAP EXCHANGE mySAP Exchanges fomenta la eficacia de las comunidades virtuales, proporcionando una plataforma colaborativa que impulsa los procesos de negocio a través de múltiples sistemas de software y servicios de valor añadido.

6.1.9. MySAP BUSINESS INTELLIGENCE mySAP Business Intelligence permite a las empresas sondear las numerosas fuentes de información disponibles en la Nueva Economía y convertirlas, rápidamente, en conocimientos reales para tomar decisiones y emprender las acciones necesarias

6.1.10. MySAP FINANCIAL mySAP Financials integra todas las funciones financieras.

6.1.11. MySAP HUMAN RESOURCES mySAP Human Resources (mySAP HR) proporciona importantes herramientas y soluciones de HCM (Human Capital Management) a los profesionales, ejecutivos, y gerentes de Recursos Humanos en empresas de todos los tamaños y de todos los sectores.






6.1.12. MySAP MOBILE BUSINESS mySAP Mobile Business ofrece un valor de negocio inmediato, de forma que los datos fluyen a la perfección desde el código de barras a la sala de juntas, desde el ordenador portátil al director de aprovisionamiento, desde el lector de contadores al sistema de información de gestión. La captura automática de datos sustituye la introducción manual, que puede dar lugar a errores, y las personas responsables de la toma de decisiones se encuentran capacitadas para ello donde quiera que estén.

6.1.13. SAP NETWARE Es la plataforma de integración de aplicaciones SAP. Requiere de tecnologías abiertas, flexibles y se utiliza en redes abiertas capaces de integrar múltiples plataformas.

6.2.

ORACLE

Oracle ofrece productos de base de datos, redes y servidores, herramientas de desarrollo y para usuarios finales y aplicaciones horizontales completas y probadas Recientemente ha creado solución ebusiness Oracle E-Business Suite un conjunto completo de aplicaciones comerciales que permiten administrar las interacciones con el cliente en forma eficiente, fabricar productos, enviar pedidos, recopilar pagos y más - todo desde un sistema de negocios que comparte una sola base de tecnología. Los componentes de esta solución ebusiness son:

6.3.

□

Marketing

□

Ventas

□

Servicios

□

Contratos

□

Compras

□

Administración de Activos

□

Finanzas

□

Recursos Humanos

□

Cadena de Abastecimiento

□

Gestión de Pedidos

□

Proyectos

□

Fabricación

J.D. Edwards

J.D. Edwards es una empresa que tiene 25 años de experiencia en proporcionar soluciones a industrias de múltiples sectores, siendo uno de los lideres en el desarrollo de software empresarial. Provee los sistemas de información y servicios que las empresas necesitan para competir en la actual economía de Internet. Recientemente comprada por PeopleSoft, ofrece el producto JD. Edwards 5, una completa familia de productos de software empresarial colaborativos y de servicios, que proporciona aplicaciones preparadas para la Web, integradas y modulares que ayudan a las grandes y medianas empresas a cubrir sus requerimientos de negocio, a la vez que mejoran el rendimiento de los mismos y garantizan las inversiones en tecnologías.






J.D. Edwards 5 cubre todos los procesos del negocio de los distintos sectores empresariales, desde la gestión interna, a las relaciones con clientes, proveedores y socios a través de Internet. Los componentes de su solución ebusiness ERP son los siguientes: □

Planificación de Recursos Empresariales (ERP) Las aplicaciones incluidas en J.D. Edwards ERP están diseñadas para mejorar los procesos internos de las compañías y facilitar la participación en el comercio colaborativo con los clientes, proveedores y socios en general. La línea de productos J.D. Edwards ERP incluye Fundamentos (herramientas para implantar, utilizar y cambiar la solución software con facilidad); Gestión de Trabajo; Gestión de Proyectos; Gestión de Activos Empresariales (EAM); Gestión Financiera y Gestión Inmobiliaria.

□

Gestión de la Cadena de Suministro (SCM) J.D. Edwards SCM incluye aplicaciones que facilitan la planificación, la gestión de previsiones y entrega de productos en la cadena de suministro. Estas aplicaciones totalmente integradas, mejoran la productividad y eficiencia de los productos industriales. Además, la integración de la Planificación Avanzada y las soluciones de fulfillment, tales como Gestión de Distribución y Transporte, permiten responder inmediatamente a todos los acontecimientos que impactan en la cadena de suministro de la compañía.

□

Gestión de Relaciones con Clientes (CRM) J.D. Edwards CRM está dirigida a gestionar las relaciones con los clientes, más allá de la automatización de la fuerza de ventas, marketing y servicios. J.D. Edwards CRM ayuda a las compañías a gestionar todo el ciclo de vida de los clientes, desde la adquisición de los mismos a los servicios de post-venta y soporte. J.D. Edwards CRM incluye Automatización de Fuerzas de Venta, Automatización de Marketing, Gestión de Relaciones con Socios, Servicios, Autoservicios de Clientes y Configurador Avanzado de Pedidos.

□

Gestión de Relaciones con Proveedores (SRM) Esta es una nueva solución dentro de la familia de productos J.D Edwards 5, que facilita las relaciones con los proveedores. La solución es modular y está integrada con las otras aplicaciones de J.D. Edwards5.

□

Business Intelligence J.D. Edwards Business Intelligence permite a las compañías extraer toda la información relevante de los datos que comparten clientes, proveedores y socios. Su objetivo fundamental es ayudar a las compañías a monitorizar las actividades de negocio, identificar las fuentes de valor y medir los niveles conseguidos. Facilita un cuadro de mandos basado en la web con indicadores clave que muestran el comportamiento de la organización sobre los objetivos definidos. A medida que los usuarios actualizan las distintas categorías de información, ésta está disponible en los cuadros de mando.

6.4.

BAAN

Baan inició sus actividades hace más de 10 años en España. En el año 2001 Baan fue adquirida por el grupo industrial inglés Invensys plc., y durante el año 2002 ha sido integrada en una de las divisiones punteras de Invensys, la división de Production Management, que integra, entre otras, a compañías como Wonderware o Foxoboro. El nuevo conjunto de soluciones iBaan, preparadas para Internet, cubre totalmente las áreas de negocio críticas de las compañías de Entornos Industriales, permitiéndoles optimizar su gestión Back Office, mejorar sus Operaciones, la gestión sobre el Ciclo de Vida del Producto o fidelizar y rentabilizar a sus Clientes. Baan ha diseñado sus soluciones para ofrecer propuestas de valor únicas a sus clientes, en función de su estrategia de negocio y su visión de futuro: □

iBaan ERP (Gestión Empresarial Integrada)

□

iBaan for SCM (Gestión de la Cadena de Aprovisionamientos)

□

iBaan for CRM (Gestión de las Relaciones con Clientes)

□

iBaan for PLM (Gestión del Ciclo de Vida del Producto)

□

iBaan Business Intelligence (Información para la toma de Decisiones)






Las soluciones iBaan permiten gestionar todas las operaciones de tipo Backoffice (almacenes, compras, ventas, finanzas,...), Gestión avanzada de la Planificación y Producción, Gestión completa del Ciclo de Vida del Producto, Gestión de Operaciones y Aprovisionamientos, Area de Transporte y Logística, Gestión del S.A.T., gestión avanzada de Relaciones con Clientes, Configuración compleja de productos, Integración con sofisticados Sistemas de Control de procesos en Planta y Sistemas de Monitorización, Inteligencia empresarial... iBaan ERP es el sistema para compañías en entornos industriales. Es la columna vertebral de las soluciones iBaan. El sistema de backoffice de Baan permite dotar a las compañías industriales -independientemente de su tamaño- de la infraestructura de sistemas necesaria para optimizar y controlar sus operaciones administrativas, productivas y de planificación, mejorar en eficiencia y eficacia, reducir costes, y en definitiva, ofrecer un mejor servicio a sus clientes.

6.5.

NAVISION

Desde su sede en Dinamarca, Navision ha triunfado en el desarrollo de soluciones de gestión en Europa y a nivel mundial, desde 1985. Recientemente ha sido comprada por Microsoft. Navision ofrece tres soluciones orientadas a diferentes tipos de empresas: □

□

□

GRANDES empresas. Su producto ERP contiene los siguientes módulos: à

Compras

à

Fabricación

à

Logística

à

Soporte y servicio

à

Administración de pedidos

à

Marketing

à

Ventas

à

Recursos humanos

à

Finanzas

MEDIANA empresa. Proporciona gestión integrada para: à

Área Financiera

à

Cadena de suministro

à

Gestión de relaciones con el cliente

à

E- Commerce : permite integrar el e-commerce como una nueva solución empresarial

à

Gestión minorista : controla la gestión de todos los puntos de venta (TPV), al momento de realizar la venta permite

Generar la factura

Generar el cobro en distintos modos de pago y divisas

Emitir el ticket o la factura

PEQUEÑA empresa, fácil de utilizar. Ofrece una aplicación empresarial a la medida de las necesidades de la empresa, con un máximo de cinco usuarios concurrentes y la oportunidad de elegir aquellos módulos que se necesitan entre una completa funcionalidad: à

Contabilidad

à

Clientes y Proveedores






7.

à

Existencias

à

Recursos y Proyectos

à

Recursos Humanos

à

Activos Fijos

à

Gestión de Relaciones con Clientes

à

Gestión de Servicios

à

Gestión de Fabricación

à

Gestión de Distribución.

CONCLUSIÓN

Queda claro que los sistemas ERP son propicios para la gestión empresarial ya sea en todos sus ámbitos o en parte, debido fundamentalmente a su carácter modular. Gracias a esta modularidad y capacidad de integración, las empresas optan por comprar un módulo o varios modulos de una solución ERP para un sector de su actividad concreta. En función del éxito alcanzado con ERP, las empresas optarán por comprar más módulos del ERP evitando asi tener que realizar una fuerte inversión inicial, dejando patente pues que la implantación del ERP en la empresa se realiza por módulos y una vez estabilizado el sistema después de la implantación de un módulo se implanta el siguiente si resulta conveniente. Para realizar dicha implantación de módulos, es fundamental el uso de una metodología de implantación, sobre la cual se realizaran aquellas adaptaciones necesarias según sea el caso. El módulo más importante de los ERP es el Financiero, siendo por el cual la mayor parte de las empresas empiezan la implantación del ERP. En los ERP de gama alta, destinados a las grandes empresas existe un lider indiscutible: la empresa alemana SAP con su solución mySAP que se adapta a cualquier necesidad de este tipo de empresas. En cuanto a los ERP orientados al sector de la Pymes no existe ningún líder. Lo que se espera en el futuro de estos sistemas es una especialización vertical en la creación de ERP’s, si bien en el mercado ya existen algunas soluciones verticales. Ejemplo de ello son:

9.

□

BAS Software, orientada al sector de la construcción

□

CCS, especializado con sus productos ekon, ekon-mode, ekon-wine, ekon-farma, …

BIBLIOGRAFÍA □

www.oracle.com

□

www.sap.com

□

www.JDEdwards.com

□

www.peoplesoft.com

□

www.navision.com

□

Informe SoftGest 2002. El mercado de los ERP's en España

□

Sistemas Expertos. ERP (Maria del Mar Alcocer y Jose Maria Ramirez)






8.

ESQUEMA – RESUMEN

La información es hoy en día el bien más valioso de cualquier empresa, llegando al punto de decidir el futuro de una empresa. Aquellos sistemas que ayudan en la gestión de toda o parte de la información que genera una empresa (datos de clientes, datos de proveedores, facturas, pedidos, seguimiento de envios, nominas, facturación, etc) suponen una clara ventaja competitiva entre las empresas. Es en este punto donde los ERP toman su importancia. Las características de los sistemas ERP son las siguientes: □

Modulables

□

Integrables

□

Universales

□

Interfaces con otras aplicaciones

□

Optimizan las operaciones de las empresas, permitiéndoles evaluar, implementar y gestionar más fácilmente su negocio.

□

Sistemas abiertos

□

Multiplataforma.

Los objetivos por los que una empresa decide adoptar una solución ERP son: □

Optimización de los procesos empresariales.

□

Acceso a la información confiable, precisa y oportuna.

□

Alto nivel de integración de datos

□

Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización

□

Eliminación de datos y operaciones innecesarias.

□

Reducción de tiempos y de costes de los procesos

Con respecto a la arquitectura de los ERP’s decir que todos tienen en común los siguientes ítems: □

Una arquitectura modular, donde cada módulo se dedica a un proceso diferente de la empresa.

□

Interconexión de módulos. Esto es fundamental para poder hacer una implantación progresiva

□

Base de datos común que favorece o

Coherencia de datos

o

Integración de los datos generados.

La arquitectura básica del ERP está formada por: □

Aplicaciones técnicas

□

Arquitectura necesaria para servir de plataforma al resto de los módulos

□

Herramientas de administración para controlar todo el sistema en si.

□

Código en lenguajes de programación propietarios de cuarta generación (4GL).

□

Soportan las tecnologías derivadas de Internet.

Como ya se ha comentado, los ERP son modulares para favorecer su implantación paulatina en la empresa.






Las características de los módulos que conforman un sistema ERP son: □

Autonomía propia

□

Implantación individualizada.

□

Integración con respecto al resto de módulos.

Y los módulos que integran la mayor parte de las soluciones ERP del mercado son 5: □

Ventas y Distribución.

□

Producción y Fabricación.

□

Contabilidad y Finanzas.

□

Recursos Humanos

□

Mantenimiento y Gestión de Proyectos.

De todos ellos, sin duda el más importante es el de Contabilidad y Finanzas y el primero que suelen implantar las empresas. La decisión de implantar un ERP no se puede tomar a la ligera, fundamentalmente porque llevará consigo una fuerte inversión de capital y generalmente un cambio en la forma de operar de la empresa, estos dos factores tienen que ser sopesados concienzudamente. Es muy importante definir un Comité de seguimiento encargado de vigilar la implantación del proyecto. Un aspecto previo es realizar un estudio de la empresa y definir los siguientes puntos: □

El alcance funcional (módulos a implantar)

□

El alcance organizativo (que departamentos y procesos se verán afectados)

□

La viabilidad del proyecto

Es necesario definir una metodología de implantación que cubra las siguientes fases: □

Inicio del proyecto: Se establecen las reglas que guiarán todo el desarrollo del proyecto

□

Diseño de una solución de negocio: Se analiza la gestión y funcionamiento de la empresa anterior definiendo una propuesta de solución estándar

□

Parametrización del sistema: Se plasma el diseño elaborado y se analizan las necesidades no soportadas por el software estándar

□

Personalización: Se desarrollan las necesidades detectadas en el punto anterior

□

Parametrización orientada: Se parametriza el sistema partiendo de los resultados obtenidos en el punto anterior.

□

Prearranque: Se complementan las actividades necesarias para el arranque definitivo, realizándose las pruebas finales del sistema

□

Soporte al arranque: Se solventan primeras dudas y problemas en los primeros días de funcionamiento

□

Control de cambios de incidencias: Más que una fase es una actividad en la que se van reflejando modificaciones sobre temas ya validados por la empresa cliente y las incidencias que surjan.

□

Seguimiento del proyecto. Se reparte a lo largo de todo el proyecto. En esta fase se dirige y se gestiona.

En cuanto a los proveedores de soluciones ERP destaca por encima de todos la empresa alemana SAP con su solución mySAP, seguido de otros como J.D. Edwars y Oracle.



Ticb1 - Sistemas Erp

Recommend Documents