Clave: 4 Caracteres alfanuméricos SOCIEDAD (Fines externos)
Sociedad: Nombre
Definir
Representa una entidad financiera de compensación/jurídica independiente. Unidades Organizativas
Pais Moneda
DIVISIÓN (Fines Internos)
DIrección
Areas independientes dentro de una organización. Se pueden utilizar para todas las sociedades. Constituyen entidades de compensación q pueden crear sus propios cierres con fines internos Definir Variantes Determinar valores de variantes Pasos para crear Variantes
PRINCIPIO DE VARIANTES
Asignar variantes a objetos Status campo Periodos Contables
Se utiliza para
Ejercicio
CAPITULO 1
¿Una variante se asigna solo a un objeto? No, una variante se puede asignar a varios objetos
Parametrizaciones Básicas
¿Con qué fin se suele utilizar la variante dependiente del año? - Si las fechas fechas de incio y cierre cierre de un ejercicio ejercicio cambian respecto de otro. - Si un ejercicio tiene tiene menos periodos periodos contables que el resto (ej. Corto)
Número Máximo de periodos que se pueden asignar a una variante: 16 (12 Naturales y 4 virtuales)
CLAVES DE MONEDA: Deben asignarse a todas las monedas M:T/C Media MONEDAS
B: T/C Vendedor
TIPOS DE COTIZACIÓN
G: T/C Comprador FACTORES DE CONVERSIÓN : Actualizar para cada par de monedas y tipo de conversión
Inversión Moneda Inicial Margen de Cotización
DIRECTA: valorar una unidad de moneda extranjera en relación a la moneda local COTIZACIÓN
INDIRECTA: valorar una unidad de moneda local en relación a la moneda extranjera
¿En cuántas monedas podemos obtener un balance? 3 (1 principal y 2 auxiliares).
¿En cuántas monedas podemos Contabilizar? 4 (Las 3 anteriores y 1 adicional).
CLAVE CLAVE DEL DEL PLAN DE CUENTAS CUENTAS : INT
1) Crear PLAN DE CUENTAS
DESCRIPC DES CRIPCIÓN IÓN PLAN DE CUENTAS CUENTAS :
2) Definir PROPIEDADES DEL PLAN DE CUENTAS CUENTAS 3) Asignar PLAN DE CUENTAS a SOCIEDAD
# Longitud de cuentas (de 1 10 dígitos) dígitos) Idioma de la actualización Crear automáticamente clases de coste en CO Plan cuentas grupo: Donde convergen todos los planes de cuenta
# Externa
4) Crear GRUPO DE CUENTAS Status Campo de la Creación
CUENTAS DE MAYOR
5) Crear SEGMENTO PLAN DE CUENTAS
Número de Cuenta Denominación Campos de Control
Balance Pérdidas y Ganancias
6)Grupo status campo 7) Crear SEGMENTO SOCIEDAD 8) CONTA CONTABIL BILIZA IZACIÓ CIÓN N
Se asigna Grupo Status Campo
Variante Status Campo
CUENTAS ASOCIADAS
Son Cuentas de Mayor asignadas a Registros Maestros del Interlocutor Comercial para registrar operaciones de la Contabilidad Auxiliar. La Contabilización de la Contabilidad Auxiliar se contabilizan Automáticamente en las cuentas asociadas. En las Cuentas de Mayor Asociadas no se pueden contabilizar importes. Tipos de Cuentas Asociadas: D (Deudores) y K (Acreedores).
Visualización de PARTIDAS INDIVIDUALES
SEGMENTOS
Nivel Mandante : Datos Generales Nivel Sociedad : Segmento Sociedad Organización de Compras (K) /¨Área de Ventas (D) Sin solapamiento Interna
Definir GRUPOS DE CUENTAS
DEUDORES / ACREEDORES
Actualización datos
Rango y Número Externa (puede ser alfanumérico) Status Campo Cuenta de Deudores o Proveedores Se introduce en la Transacción (CpD) los datos van en la transacción.
Centralizada: Para todas las áreas Descentralizada: Por separado para gestión financiera y comercial/gestión materiales
Consiste en definir un campo de los Datos Maestros
Principio de VERIFICACIÓN SENSIBLE, se bloqueará la cuenta de Deudor / Acreedor para el pago. Por dos personas
Para eliminar el bloqueo, la persona que controla la cuenta ha de confirmar o rechazar la modificación.
Si un deudor es también acreedor y viceversa, se pueden compensar partidas Abiertas mediante el programa de pagos de reclamación. Condiciones para la compensación: el nº de cuenta del acreedor debe COMPENSACIÓN DE Introducirse en la cuenta del deudor y viceversa. DEUDORES/ACREEDORES Cada Sociedad decide si debe utilizar la compensación. Si desea hacerlo ha De seleccionar el campo “Compensación con el acreedor” en la cuenta de Deudor o acreedor.
Se puede definir un cliente pagador distinto del receptor de la factura. Se Definen a nivel Sociedad y Área de Ventas. La prioridad más alta a nivel Sociedad. Se definen Pagador Alternativo en los Datos Maestros Deudores PAGADOR / RECEPTOR DEL PAGO ALTERNATIVO A nivel Sociedad Pagos Pagador Alternativo. La gestión de Pagos Alternativos se compensarán con el deudor alternativo. Si no está definida en los Datos Maestros pero sí en la factura del Área de Ventas, no afectará a los pagos alternativos para la compensación del Resto de facturas.
CENTRAL / SUCURSAL
Determinados clientes realizan compras de forma descentralizada, Mediante sucursales pero el pago de las facturas se hace de forma Centralizada desde la central. Definir en los Datos Maestros A nivel Sociedad Gestión de Cuenta Central Número de Cuenta Deudores. Todas las posiciones de las sucursales se transfieren automáticamente A la cuenta de la Central.
Cuentas de Mayor con un tratamiento especial Al introducir datos bancarios en el registro maestro de deudor acreedor o en IMG
Formas de crear un banco
Utilizando la transacción crear banco Importando el directorio bancario desde un disquete Los deudores que utilicen la función lockbox pueden crear juego de datos batch input que actualice automáticamente la información bancaria del deudor en el registro maestro
1) Crear REGISTRO MAESTRO PARA BANCO (a nivel mandante) Definimos : País, Clave de Banco, Nombre, Región, Dirección, Swift
2) Definimos un BANCO PROPIO (a nivel Sociedad)
3) Crear CUENTA BANCARIA (a nivel Sociedad)
Definimos :
Dígito del Banco País del Banco Clave del Banco Nombre del Banco Dirección del Banco
Dentro del Banco propio
Banco Propio ID de Cuenta Nombre Cuenta Bancaria Moneda Cuenta Mayor
4) Introducimos el banco propio y el ID de la cuenta bancaria en la Cuenta de Mayor.
SAP funciona según el PRINCIPIO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS; para cada contabilización se graba un documento. Número de Documento Cada Documento se identifica de forma única gracias a: Sociedad Ejercicio.
El RANGO suele definirse a nivel SOCIEDAD FI:
CABECERA DEL DOCUMENTO 1)
# RANGO
Sin solapamiento
CLASE DE DOCUMENTO A NIVEL MANDANTE
1 Ejercicio Ejercicios futuros Nº EXTERNA (puede ser alfanumérico) Nº INTERNA
2) 3)
TIPOS DE CUENTAS PERMITIDAS: S, A, D, K, M Nº de referencia Documento STATUS CAMPO CABECERA Texto
4)
CONTABILIZACIÓN FACTURAS PROCEDIMIENTO NETO
5)
CLASE DE DOCUMENTO DE ANULACIÓN D / H Standard 1)
CLAVE DE CONTABILIZACIÓN POSICIÓN DEL DOCUMENTO
CLAVE DE CONTABILIZACIÓN
D H S 40 50 D 01 50 K 40 31
Clase de Cuenta: S, A, D, K, M Status Campo 2) 3) 4) 5)
Definir si es relevante para SD (Ventas) Definir si es Operación de Pago o no. Clave del Documento de Anulación Variante Grupo Status Campo
Se definen en la variante de ejercicio Se pueden tener abiertos tantos periodos contables como se desee Varias sociedades pueden utilizar la misma variante de periodo contable
Periodos contables
Verificaciones por clase de cuenta
Cabecera de documento Posición de documento
Clase de cuenta “+” Clase de cuenta S,D,K,A,V o M
La variante periodo contable debe contener como mínimo la clase de cuenta “+”
Cierre
Se puede abrir periodos especiales para contabilizaciones 1º Se recomienda para periodos Deben estar abiertos simultáneamente especiales y sólo dar autorización a los dos intervalos de periodos contables encargado del cierre 2º Periodo actual
Controla los importes máximos para operaciones contables y el tratamiento de diferencias de pago
Grupos de tolerancia
Se puede introducir límites superiores para:
- Importe total por documento - Importe por posición de deudor/acreedor - Descuento por pronto pago que puede garantizar un usuario con este grupo de tolerancia
Cada usuario se puede asignar a un grupo de tolerancia La moneda es la moneda local de la sociedad
VALORES PROPUESTOS: El usuario puede configurar el sistema para la entrada de documentos. OPCIONES DE TRATAMIENTO.
1)
REGLAS
Entrada de Documento: Se pueden ocultar campos no relevantes; por ejemplo Moneda Extranjera u operaciones multisociedades. Visualización de Documento: List viewer diferentes opciones visualización Partidas Abiertas: Opciones de visualización Part. Abiertas pago parcial, saldos, etc
Predefinidas por el Sistema Especificas de cada usuario Cabecera
2)
Texto Nº de Referencia
CAMPOS MODIFICABLES Posición: (no es modificable)
CONTROL DE MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
3)
1)
LOG CON INFORMACIÓN (se graba lo siguiente)
Campo modificado Valores nuevos y antiguos Usuario responsable Fecha y hora de modificación
CRITERIOS PARA DIFERENCIAR REGLAS DE MODIFICACIÓN
Importe Cuenta Clave de Contabilización Campos q afecten a reconciliación
Clase de Cuenta: D, K, S, M, A Clase de Operación: sólo se utiliza para Operaciones Especiales en S, efectos y anticipos. Si el campo sociedad esta vacio se aplica la regla a todas las sociedades
Periodo Contable aún Abierto 5)
CONDICIONES PARA LA MODIFICACIÓN (están predefinidas)
Posición aún no compensada Posición Documento es cargo en deudor o abono en Acreedor El Documento no debe ser un abono de una factura El Documento no debe ser un abono de un anticipo
Para subsanar un error en un documento y grabar los ajustes en log Primero hay que Anular el Documento y Después se podrá volver a registrar correctamente. SAP cuenta con una función que permite anular documentos de K, D, S de manera individual o conjunta. Al anular un documento MOTIVO de ANULACIÖN que controla si la fecha de anulación puede ser distinta de la fecha De contabilización Original. Documentos con partidas compensadas no pueden ser anulados Hay que reinicializar el documento. 1)
CONTABILIZACIÓN DE ANULACIÓN NORMAL Cargo Incorrecto Abono Abono Incorrecto Cargo Provoca un aumento adicional de las cifras de movimientos
ANULACIÓN DE DOCUMENTOS
2)
CONTABILIZACIÓN NEGATIVA
Requisitos
Cargo Incorrecto Abono Abono Incorrecto Cargo Provoca una disminución de la cifra de movimientos De la otra parte de la cuenta Se recuperan las Cifras de movimientos anteriores a la contabilización Incorrecta.
La Sociedad debe permitir Contabilizaciones Negativas El motivo Anulación debe estar definido para la C ( - )
Las Condiciones de Pago se asignan a un registro maestro de Deudor o Acreedor. Son Propuestas por el sistema o introducidas por el usuario. Se utilizan en Posiciones de transacción para determinar las condiciones de pago..
CONDICIONES DE PAGO Y DESCUENTOS POR PRONTO PAGO
Con Propuesta
Fecha Base para cálculo de vencimientos
Sin Propuesta
Se especifica: Plazos de Descuentos
Fecha Documento Fecha Contabilización Fecha de Entrada
Porcentajes de descuento por pronto pago Segmento de Sociedad
Se pueden introducir a nivel : Segmento Área de Ventas
Segmento Organización de Compras
CONDICIONES DE PAGO
Si lo relacionamos con una FACTURA de FI, se copian las condiciones de pago de la factura. “campo Referencia de Factura”
Abonos La Cond. De Pago en otros abonos no son válidas estos abonos vencen en la FECHA BASE Hay que marcar “V” en refer.de factura
LIMITE DE DÍAS: día natural hasta el cuál las condiciones de pago son válidas. Clave Condiciones de Pago.
Datos Básicos DESCRIPCIÓN CONDICIONES DE PAGO: EXPLICACIÓN : Generada Automáticamente TEXTO COMERCIAL: para imprimirse en facturas. CLASE DE CUENTA: válidas para aplicar a:
Control de Pago
Deudores Acreedores Ambos.
CLAVE DE BLOQUEO: Para bloquear partidas individuales o cuentas para su pago o cobro. VÍA DE PAGO: En cada país, el sistema tiene vías de pago definidas para poder utilizar: Para partidas individuales o cuentas.
Introducir:
DESCUENTO POR PRONTO PAGO
Porcentaje de descuento en las Condiciones de Pago Número de días que el porcentaje será válido en la misma posición También se pueden introducir días y meses fijos. Se puede Introducir hasta 3 periodos de descuentos por pronto pago. Los límites de días permiten condiciones de pago específicas de fecha en una Clave de Cond. De Pago. Se pueden definir varias versiones de Cond. De Pago, cada una con un límite de días distinto. El límite de días es la fecha base hasta la cuál se puede aplicar la versión de las condiciones de pago. Se pueden introducir Cond. De Pago de 2 partes bajo la misma clave de condiciones de pago.
El Sistema reconoce automáticamente si se han definido “pagos a plazos” en las Condiciones de Pago, Pagos a Plazos No hay que asignar descuentos por pronto pago o porcentajes de descuentos por pronto pago. Hay que definir el número de plazos, un porcentaje y unas condiciones para cada plazo. Para cada plazo indicado el sistema crea una partida individual. El total de los importes de las partidas individuales se corresponde con el importe total. Las condiciones de pago de las part. Individuales son las cond. De pago definidas para los plazos.
VALOR NETO – PROCED. NETO
Importe Base de Descuento
El Sistema contabiliza en la cuenta de gastos o de ingresos el importe de la Factura menos el descuento y crea una cuenta de compensación de descuentos Que se compensa. Si se paga fuera de plazo la pérdida por descuento se contabiliza En una cuenta separada. La cuenta de compensación de descuento se ha de tratar en la gestión de Partidas abiertas. VALOR BRUTO – PROCED. BRUTO El Sistema contabiliza en la cuenta de gastos o ingresos el importe bruto de la factura. Cuando se recibe el pago / cobro, la diferencia se contabiliza en una cuenta de gastos / Ingresos por descuento.
Una operación multisociedades efectúa contabilizaciones en cuentas de diferentes sociedades, no se puede Contabilizar sólo en un documento, pq un documento se asigna a una sola sociedad. El sistema crea un Documento por cada una de las sociedades afectadas. Para que el D / H quede compensado, el sistema genera posiciones de documento que se contabilizan en cuentas de compensación, para deudores o acreedores. Los documentos de una op.multisociedad están vinculados mediante un nº de operación multisociedad común.
PAGO CENTRAL: Una sociedad paga las facturas recibidas por sus sociedades del grupo. APROVISIONAMIENTO CENTRAL: Se trata cuando una o más sociedades del grupo adquieren mercancías A un mismo proveedor y este sólo factura a una sola sociedad. La Sociedad que recibe la factura Contabilizará el gasto por la parte de la compra adquirida. La Totalidad del IVA contra el acreedor. La otra Sociedad del grupo contabilizará su parte de gasto contra la Sociedad 1. Las contabilizaciones de compensación y de impuestos se crean automáticamente. Al no repartirse los impuestos entre las sociedades según los gastos, esta función sólo debe usarse cuando La operación no sea relevante para impuestos o cuando las sociedades constituyan una entidad fiscal.
OPERACIONES MULTISOCIEDADES
CUENTAS DE COMPENSACIÓN: Deben definirse en cada sociedad para realizar operaciones Multisociedades. Pueden ser cuentas de Mayor, cuentas de acreedor o cuentas de deudor. Debe asignarse una cuenta de compensación a cada combinación posible de dos sociedades. Puede definirse una Sociedad de Compensación. Para identificar la clase de cuenta deben asignarse claves de contabilización a las cuentas de compensación. Nº DE OPERACIÓN MULTISOCIEDAD: Cuando se contabiliza un documento multisociedad el sistema Genera un documento multisociedad para vincular todos los documentos nuevos. El Nº de operación Multisociedad estará compuesto por el número del documento de la 1ª sociedad, el número de la primera Sociedad y el ejercicio. Los documentos multisociedad se pueden anular mediante la función de anulación para las operaciones de Multisociedad.
Capitulo 5 Compensación
UN PAGO MANUAL es una transacción que compensa una partida abierta, normalmente una factura, asignando manualmente un documento De compensación. PAGO RECIBIDO normalmente en Contabilidad de deudores compensa importe en el DEBE abierto. PAGO EFECTUADO normalmente en Contabilidad de acreedores compensa importe en HABER abierto.
1.
ENTRADA Y SALIDA DE PAGOS
Cabecera del Documento
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Cabecera de Pago 1. 2. 3. 4. 4. 5. 6.
Fecha de Documento Clase de Documento: Propuesto por el sistema según tipo de transacción Sociedad: suele proponerla el sistema. Fecha de Contabilización y periodo contable: se propone fecha actual. Moneda: Código de moneda, tipo de cambio y fecha de conversión de moneda. Identificación del Pago: Nº de Documento de referencia, texto de cabecera de documento y texto de compensación. Cuenta de Mayor de Pago / Cobro (caja, banco, etc..) Importe del Pago Total Gastos Bancarios: pueden ser exigidos por el banco se contabilizan autom. En cuenta de gastos especial. Fecha Valor, utilizada para la posición en Gestión de Caja suele ser propuesto. Texto: descripción opcional de la posición. Pueden usarse modelos de texto. Número de Asignación: Lo crea el sistema o se puede introducir manualmente.
2.
Datos Bancarios
3.
Selección de Partidas Abiertas 2. 3.
1.
Pasos del Proceso De Pagos.
Tratar Partidas Abiertas
Contabilización
4. 5.
Cuenta y Clase de Cuenta: Nº de cuenta y clase de la cuenta del interlocutor comercial necesaria para determinar cuenta Partidas abiertas. Partidas abiertas normales y / o operaciones de mayor especiales. Número de Aviso de Pago: manual o automático Otras cuentas. Selecciones adicionales: criterios selección: Distribuir por antigüedad
Seleccionar “Partidas Seleccionadas inactivas inicialmente” Doble Click en el importe Desde menús de medidas y teclas de función
Búsqueda automática
1.
Activar Partidas
1. 2. 3.
2.
Activar DPP
El DPP viene en las Condiciones de Pago, se tiene en cuenta para El calculo del importe asignado. Se puede modificar el DPP de modo absoluto o cambiando el porcentaje. No debe superar los limites establecidos en los grupos de tolerancia.
Se puede simular: Documento / simular se visualizan todas las partidas, incluidas las creadas automáticas. SI DEBE = HABER se puede contabilizar el documento completo Para modificaciones: 1º anular las partidas compensadas y 2º anular documento y 3º Reintroducir contabilización.
Capitulo 5 Compensación
Límites superiores para contabilizar operaciones Diferencias de pago permitidas Se utiliza para controlar diferencias de pago permitidas Grupos de Tolerancia de Cuentas de Mayor (por ejemplo: procedimientos automáticos de compensación) 1. Operaciones de compensación 2. Diferencia de pagos permitidas Grupos de Tolerancia para D / K 3. Contabilización de partidas restantes de diferencias de pago 4. Tolerancias para avisos de pago
1.
GRUPOS DE TOLERANCIA (Clasificación)
Grupos de Tolerancia de empleados:
2.
3.
1. 1.
PASOS PARA CREAR GRUPOS DE TOLERANCIA
DIFERENCIAS DE PAGO
Definir Grupos de Tolerancia 2. 3.
2.
1. 2. 3.
Asignar Grupos
CLAVE DE GRUPO:
Alfanumérico : 4 posiciones “ “ grupo tolerancia estándar es el mínimo
SOCIEDAD CÓDIGO DE MONEDA
G.T. EMPLEADOS: Se le asignan empleados G.T. CTAS MAYOR: Se le asignan Ctas Mayor G.T. Cuentas D / K : se le asignan ctas D / K
El sistema considera las entradas en ambos grupos durante la compensación. Las entradas en los grupos de tolerancia se efectúan siempre en moneda local
TRATAMIENTO DIFERENCIAS DE PAGO
1.
Dentro de las tolerancias
2.
Fuera de las tolerancias
1. 2. 3.
Ajuste DPP automático (autorizando al sistema) Contabilización Automática de deducciones no autorizadas Ajuste DPP Manual
1.
Pago Parcial: Ambas partidas permanecen en la cuenta
2.
Compensar diferencia manual.
3.
Pago a cuenta
4.
Partidas por el resto Nuevo documento con referencia a
(manualmente)
Cuenta asignada origen diferencias Nueva posición de contabilización
De una partida compensada Condiciones de Pago Nuevas condiciones de pago Documento original
Grupos de Tolerancia D / K entradas que controlan partidas restantes
indican
Origen de las diferencias: (se pueden repartir)
Mismas condiciones de pago que la partida compensada o cond. Fijas Si DPP sólo se concede parcialmente y no para la totalidad del importe Especificar CLAVE DE RECLAMACIÓN
Contabilización de diferencias Pagos parciales Partidas por el resto
Capitulo 5 Compensación
En la compensación de partidas abiertas en moneda extranjera pueden surgir diferencias de cambio Debido a fluctuaciones del tipo de cambio. El sistema contabiliza estas diferencias automáticamente En cuentas de pérdidas o beneficios realizados. A todas las cuentas asociadas y cuentas de mayor con partidas abiertas en Moneda Extranjera Se les debe asignar cuentas de gastos / ingresos para pérdidas / beneficios realizados. Mediante esta configuración se evitan contabilizaciones incorrectas. La diferencia se graba en la partida individual compensada.
DIFERENCIAS EN EL TIPO DE CAMBIO
También se contabilizan diferencias de cambio cuando se valoran partidas abiertas en el balance. Estas diferencias de cambio de la valoración se contabilizan en otra cuenta de diferencias de cambio Y en una cuenta de corrección de balance. Al compensar una partida abierta ya valorada, el sistema Efectúa una contabilización de anulación en la cuenta de corrección del balance y contabiliza el importe De la diferencia que queda en la cuenta para las diferencias de cambio realizadas. A todas las cuentas asociadas y cuentas de mayor con partidas abiertas en moneda extranjera Se les debe asignar cuentas de ingresos / gastos para la pérdidas y beneficios realizados.
Una cuenta de Beneficios / pérdidas puede asignarse
Todas las monedas y todos los tipos de monedas Por monedas y tipos de moneda Por moneda Por tipo de moneda
El LIBRO DE CAJA es una herramienta para la gestión de caja. Da soporte a la contabilización de entradas de caja y pagos.
Capitulo 6 Libro de Caja
Crear un libro de caja independiente para cada moneda
Con el libro de caja se puede:. Contabilizar en las cuentas de deudor, acreedor y mayor.
Ejecutar varios libros de caja en cada sociedad. Seleccionar un nº aleatorio para cada identificación de libro de caja (4 caracteres alfanuméricos)
1.
2.
Crear Cuenta de Mayor para libro de caja 1. 2. Crear Libro de Caja indicando: 3. 4. 5.
Sociedad en la que se va a usar el libro de caja. El nombre y la identificación del libro de caja (4 dígitos) Las cuentas de mayor donde contabilizar las op. Contables. Moneda del libro de caja 1. Contabilizaciones de cuenta mayor Las clases de documentos para:
2. 3. 4. 5.
Salida pagos para acreedores Entrada de pagos para acreedores Salida de pago para deudores Entrada de pagos para deudores
(E) Gastos / Caja , (R) Ingresos / Caja, (B) Transferencia de libro de caja a banco, ( C) De banco a libro de caja, (D) Deudores, (K) Acreedores
CONFIGURACIÓN LIBRO DE CAJA 3.
4.
5.
Asignar rango de números a documentos
Crear, modificar operaciones contables CUST
Contabilizar
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Sociedad de la Operación Contable Clase de Operación Contable Especificar indicadores de impuestos: E (gastos) R (ingresos) Para E, R, C, B para permitir modificar cuenta mayor. Se asignará un nº de forma automática al grabar. Se puede fijar indicador para impedir realizar más operaciones
Para hacer partición del documento Para contabilizar en cuentas CpD pago a acreedor Acreedor (seleccionar acreedor CpD) intro Introducir datos del acreedor.
Capitulo 6 Libro de Caja
OPERACIÓN DE LIBRO DE CAJA
El LIBRO DE CAJA es una de las operaciones contables ENJOY que se pueden procesar en una sola pantalla. En esta pantalla se pueden introducir, visualizar y modificar entradas del libro de caja. Las entradas del libro de caja grabadas se contabilizan en el libro mayor, por ejemplo al final del día laborable. Es posible imprimir las entradas del libro de caja que se han grabado También se pueden copiar y borrar entradas en el libro de caja grabadas, y visualizar las entradas del libro de caja Borradas. Un documento de libro de caja puede contener varios artículos con diferentes indicadores de impuestos y / o imputaciones Relativos a la contabilidad de costes. Por lo tanto, si se reenvía un documento de libro de caja a las Gestión Financiera, sólo se creará un documento contable. En el libro de caja se puede crear una operación contable enlazada a una cuenta CpD. Si se utiliza una cuenta CpD en el Libro de caja, se accede automáticamente al cuadro de diálogo que permite introducir datos CpD y las entradas se Graban en el libro de caja..
Capitulo 7 uentas de Mayor Especiales
Son aquellas operaciones en cuentas de mayor especial que se visualizan por separado En el Libro Mayor y en los auxiliares de las cuentas Deudores / Acreedores. Las operaciones del Libro Mayor y auxiliares están enlazadas a una cuenta asociada. Si las imputaciones se realizan con el indicador CME, las contabilizaciones se realizarán En las cuentas de mayor alternativas.
Operaciones en Cuentas de Mayor Especiales (CME)
1.
Anticipos
Solicitud de anticipos Anticipos
Categorías de Operaciones Contables.
CUENTAS DE MAYOR ESPECIALES
Efectos
3.
Otras Operaciones
1.
Clases de Operaciones En CME
Solicitud de aceptación de Letra Efecto Cheque / Efecto
2.
2.
3.
Contrapartidas automáticas (estadísticas)
Apuntes estadísticos
Amortizaciones acumuladas individuales Aval Interés Definido por el usuario
Son operaciones que se contabilizan en la misma cuenta de contrapartida de forma automática, por ejemplo: aval. No forman parte del balance pero si de la memoria. Son operaciones en CME de carácter informativo que sirven como recordatorio al usuario de los pagos vencidos o a efectuar. Al crearse solo se actualiza una partida individual sin contrapartida. Mediante el programa de pagos y reclamación es posible acceder a apuntes estadísticos para su tratamiento posterior. Se administran como partidas abiertas en las cuentas D / K y en la CME. Ejemplos: Solicitud de anticipo y solicitud de aceptación de letra.
Generan contabilización en el Libro Mayor. En la cuenta asociada alternativa se efectúa un abono o un débito de forma automática. El Contrapartidas usuario debe introducir la cuenta de mayor para la contrapartida. personalizables Forman parte de los balances. Contabilizan con cuenta de contrapartida libre. Ejemplo: entrada de anticipo, amortización acumulada individuales.
Capitulo 7 uentas de Mayor Especiales
Claves de Contabilización Las claves de contabilización estándar para las operaciones en cuentas de mayor especiales son 09 y 19 (DEBE) y 29 y 39 (HABER)
Apartado de Cuentas Asociadas alternativas
Las operaciones en cuentas de mayor especiales se contabilizan en una cuenta archivada en CUSTOMIZING y no en la cuenta asociada en el registro maestro. Estas cuentas deben crearse como cuentas de mayor. Estas cuentas tienen activada la visualización de partidas individuales.
CONFIGURACIÓN DE OPERACIONES EN CUENTAS DE MAYOR ESPECIALES
1. 2. 3. Configuración de Operaciones en CME
Apuntes estadísticos no actualiza ningún saldo Relevancia de la verificación del límite de crédito de deudores. Advertencia en relación con el comprometido. ejemplo: al contabilizar una factura de acreedor es relevante saber que existe un anticipo.
Definición de Propiedades Indicador CME
4. 5.
6. 7.
Indicador CME de destino. sólo para apuntes estadísticos. Categoría de operación en cuenta de mayor especial: 1. Anticipo 2. Efecto 3. Otras Clave de Contabilización Determinación de cuentas Definir cuenta asociada y cuenta de mayor especial.
Capitulo 8 ntrada Preliminar De documentos
A la hora de contabilizar un documento puede ocurrir que nos falte algún dato, con lo que no se podría grabar dicho documento, Hay dos formas distintas de grabar documentos sin realizar una contabilización “auténtica!” en la gestión financiera.
RETENER DOCUMENTOS:
-
No se asigna número de documento Asignación libre de la denominación / ID Sin actualización de las cifras de movimientos No se tiene en cuenta para evaluaciones / informes
-
Concluirse y Contabilizarse Los documentos retenidos pueden : Borrarse Tienen el riesgo de olvidar su existencia y su contabilización no quede concluida.
-
-
ENTRADA PRELIMINAR DE DOCUMENTOS
ENTRADA PRELIMINAR
VENTAJAS DE LA ENTRADA PRELIMINAR
-
-
No se actualizan ciertos datos como cifras de movimientos. Solo pueden modificarse cuando se conviertan a documentos contables. Se asigna un nº de documento (internamente) Clase de documento. Algunos documentos pueden incluirse en evaluaciones / informes Pueden completarse, modificarse, contabilizarse y borrarse, incluso por otro usuario.
Visualización de autorizaciones aprobación Principio de verificación por dos personas Responsabilidades Aceleración de procedimientos de trabajo.
Mediante la entrada preliminar de documentos es posible introducir y grabar documentos inconclusos en SAP, también es posible verificar si un documento preliminar ya está completado. Durante la entrada preliminar de documentos es posible utilizar los métodos de asignación de cuentas, pero no los documentos de referencia. Las operaciones multisociedades también pueden introducirse de forma preliminar, sólo se creará un documento preliminar en la primera sociedad. Al grabar documento preliminares, no se actualizan cifras de movimientos, valores de activos fijos, etc. Ni tampoco totales de control. Tampoco se crean contabilizaciones automáticas. No se verifica el saldo, pero si se puede visualizar en el resumen de documentos preliminares.
Capitulo 8 ntrada Preliminar De documentos
Áreas de aplicación en la entrada preliminar de documentos.
1.
Almacenamiento temporal de los valores de entrada durante la entrada preliminar de documentos. Posibilidad de visualización de modelos en varios niveles durante la entrada preliminar de documentos Asignación de tareas mediante pools de trabajo
2. 3.
ENTRADA PRELIMINAR DE DOCUMENTOS Y TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS PRELIMINARES
Métodos de utilización de la entrada preliminar de documentos
1. 2. 3.
Cuentas de Deudor (facturas y abonos) Cuentas de Acreedor ( facturas y abonos) Cuentas de Mayor (contabilizaciones de cuentas de mayor) 1. 2. 3. 4.
Posibles Modificaciones en documentos preliminares
No Permitidas Cuándo
Cuándo un doc. Preliminar pasa a ser un doc. “Verdadero”
Datos de fecha Importes Cuentas Objetos de Imputación 1. 2. 3.
Moneda Clase de Documento / Número de documento Sociedad
1. 2.
Siempre que sea necesario También de forma repetida
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Al contabilizar se realizan las inspecciones habituales Se crea un documento de gestión financiera completo normal Se documenta el historial Se respeta el número de documento Se actualizan las cifras de movimientos El documento preliminar se borra.
La entrada preliminar de documentos está enlazada a las funciones de gestión de informes y de visualización de cuentas de la Gestión Financiera. Existen multitud de informes con capacidad para evaluar documentos preliminares. Los Doc. Preliminares pueden incluirse en el diario de documentos. En la visualización de partidas individuales
Capitulo 8 ntrada Preliminar De documentos
Estructura Organizativa ¿Quién? WORKFLOW Estructura del proceso ¿Cuándo? ¿en qué orden? Función ¿Qué? Información ¿Con qué datos? 1.
SAP BUSINESS WORKFLOW
2. 3. 4. 5.
Se combinan para permitir que los procesos empresariales se lleven a cabo con la mayor eficacia
Es una herramienta para la automatización de los procesos empresariales en sistemas SAP y entre sistemas distintos. No está vinculado a ninguna aplicación concreta y puede adaptarse a las necesidades del deudor. Funciona del mismo modo en todas las aplicaciones. Coordina todas las tareas integradas Ofrece soporte al usuario de forma activa
Sap business Workflow significa conseguir que un trabajo concreto sea asignado al empleado más idóneo en el momento apropiado
ENTRADA PRELIMINAR DE DOCUMENTOS Y WORKFLOW
Se estructura en 3 niveles:
1. 2.
3.
El trabajo correcto se debe implementar en Bussines Object Repository En el momento adecuado Cada paso individual puede hacer referencia al BOR, pero también puede utilizarse para controlar el proceso. Workflow Builder es la herramienta empleada para la actualización del nivel de proceso. de empleado potencialmente disponibles para cada tarea. El empleado idóneo: Grupo Cada empleado recibe un work item durante el tiempo de ejecución
Los workflows se suelen iniciar con un evento desencadenante, los eventos se inician en las aplicaciones correspondientes. Los work items representan tareas de paso individual durante el tiempo de ejecución. El gestor de workflow los envía a los empleados responsables. Si un empleado acepta un work item, este desaparece de las carpetas de entrada del resto de posibles responsables.
Tareas que se llevan a cabo:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Contabilización de facturas Liberación de solicitudes de pedido Modificación de maestros de materiales Autorización de baja Creación de cuentas de deudor Borrado de pedidos Creación de solicitudes de aprovisionamiento a través de internet.
Capitulo 8 ntrada Preliminar De documentos
BUSINESS WORKPLACE
ENTRADA PRELIMINAR DE DOCUMENTOS Y WORKFLOW
1.
ÁRBOL DE SELECCIÓN
2.
POOL DE TRABAJO
3.
VISTA PREVIA DE WORK ITEM
Pueden crearse variantes de workflow para la entrada preliminar de documentos en el Customizing de Gestión Financiera. El procedimiento de liberación de documento debe estar activo, junto al importe mínimo necesario para ello
Es posible aplicar procedimientos de liberación diferentes a cuentas de deudor y acreedor distintas. Esto se controla mediante el campo liberar grupo del registro maestro de contabilidad de deudores o acreedores. El grupo de liberación es necesario con el fin de establecer la vía de liberación durante el tratamiento. La vía de liberación queda determinada por la variante de workflow en relación con la clase de documento y el grupo de liberación. La vía de liberación y el importe determinan el subworkflow que se inicia al liberar el importe y quién debe realizar la liberación. Si no se define ningún grupo de liberación, se utilizará el grupo de liberación inicial para poder acceder.