TESOURARIA – ORGANIZAÇÃO E CONTROLE Edno Oliveira dos Santos WWW.IEF.COM.BR
Em seu formato típico, a tesouraria engloba as atividades de contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, captação e aplicação de recursos financeiros. Contas a pagar e contas a receber representam representam o núcleo da tesouraria, já que toda organização tem essas duas funções. Em toda tesouraria existe existe uma tendência natural natural ao surgimento de problemas problemas operacionais, fato que exige a adoção de medidas corretivas e preventivas. Aqui Aqui vamo vamos s rotu rotula larr o surg surgim imen ento to de prob proble lema mas s na teso tesour urar aria ia com como desorganização. desorganização. Assim, o termo termo desorganização será usado num num sentido amplo, pois inclui tudo aquilo que causa causa incômodos, incômodos, insatisfações ou perdas. As caus causas as da da desor desorgan ganiza izaçã ção o numa numa teso tesoura uraria ria podem podem ser ser externas ou uma combinação dessas duas.
intern internas, as,
As principais principais causas internas internas de desorgan desorganizaçã ização o numa numa tesourar tesouraria ia são as seguintes: 1) Deficiência no processo de informatização. informatização. Neste caso podemos ter a tesouraria usando processos manuais no lugar de processos informatizados, mas também pode acontecer o contrário. Há também o caso em que a informatização foi feita, porém de modo inapropriado. No caso de implantação de sistemas corporativos integrados (também denominados ERP’s), às vezes é necessária uma mudança nos padrões de operação da empresa, o que acaba não acontecendo e frustrando a obtenção dos resultados desejados com o novo e caro sistema. 2) Pessoal de tesouraria com perfil inadequado para a função. Com frequência encontramos pessoas trabalhando trabalhando na tesouraria e que dizem ter “caído de pára-quedas” lá, dado que não tiveram o necessário preparo para fazer o trabal trabalho. ho. Outra Outra situaç situação ão frequ frequent ente e é a da tesour tesourar aria ia que têm pesso pessoas as que que aprend aprendera eram m fazend fazendo, o, mas mas que carece carecem m de recicl reciclage agem m ou mesmo mesmo de form formaçã ação o apropriada. 3) Falta de planejamento e controle nos processos de contas a pagar e receber.
Muda Mudanç nças as repe repent ntin inas as no esqu esquem ema a de paga pagame ment nto o e rece recebi bime ment nto, o, por por decisõ decisões es de última última hora hora dos sócios sócios ou admin administ istrado radores res,, sem sem qualqu qualquer er tipo tipo de planejamento planejamento contribuem para a criação de caos nas operações da tesouraria. 4) Inadequado entrosamento das atividades de contas a pagar com as áreas de compras e contratos. Excessiva quantidade de pagamentos urgentes, pagamentos cancelados em cima cima da hora hora e compra compras s realiza realizadas das sem a necess necessári ária a progra programa mação ção finance financeira ira também contribuem para o surgimento de problemas operacionais na tesouraria. 5) Inadequado entrosamento das atividades de contas a receber com a área comercial. Há casos em que a área comercial oferece todo tipo de opção para os clientes quitarem suas compras (cheques próprios, cheques de terceiros, depósitos em contaconta-cor corren rente, te, uma uma mistur mistura a das opções opções anter anterior iores es etc.) etc.) acarre acarretan tando do um complexo e demorado controle das contas correntes. A conciliação bancária se torna bastante complicada. 6. Controle excessivo Em algumas empresas, os processos de pagamento e recebimento estão submetidos a um excessivo controle, decorrente, principalmente , de uma grande centralização dos processos de autorização. Na aparência pode parecer cuidado com a organização, mas em em muitos casos é a causa de lentidão e desorganização. desorganização. 7. Fluxo de caixa deficiente Quando a empresa não consegue projetar adequadamente seus saldos de caixa, caixa, as operações operações de pagamento pagamento, recebi recebimen mento to e decisõ decisões es ligada ligadas s a estas estas (negociaç (negociações ões com clientes e forneced fornecedores ores)) ficam bastante bastante incertas, incertas, contribuin contribuindo do para maior estresse na tesouraria. Quant Quanto o aos fatore fatores s extern externos os causad causadore ores s de proble problemas mas na tesour tesourari aria, a, os principais são: 1) Desorganização importada de clientes e fornecedores. Algumas empresas além de convive iverem com um alto lto grau de deso desorg rgan aniz izaç ação ão,, aind ainda a insi insist stem em em expo export rtar ar suas suas prát prátic icas as para para clie client ntes es e fornecedores. Estes aceitam conviver com esse estado de coisas porque temem perder clientes importantes importantes ou fornecedores fornecedores estratégicos. Essa tolerância tolerância se reflete negativamente negativamente na operação de sua tesouraria. 2) Interpretação da legislação tributária por parte de clientes. Em alguns casos, as empresas empresas sofrem sofrem tratamen tratamento to tributário tributário incorret incorreto o por parte de seus clientes, clientes, incorrendo em perdas perdas ou mesmo erros erros tributários. Exemplo disso é a retenção tributária tributária (Imposto de Renda, Contribuição Social, COFINS e PIS)
feita por empresas empresas sobre desconto desconto incondicional recebido quando fazem pagamento pagamento a seus clientes. 3) Legislação do ISS de algumas cidades Por conta da legislação do ISS de algumas cidades, uma empresa pode ser sofre sofrerr bi-tri bi-tribut butaçã ação o quand quando o prest presta a serviç serviços os fora fora de sua sede. sede. Além da perda perda econômica, este fato gera vários transtornos para a tesouraria.
Soluções: As soluções para os problemas problemas vivenciados na tesouraria das empresas empresas são factíveis na maioria das vezes, embora sua implementação não seja simples. Em algu alguns ns caso casos, s, além além de muda mudanç nças as nos nos proc proces esso sos s de oper operaç ação ão,, tamb também ém são são necessárias mudanças nos valores e na cultura da empresa. Do ponto de vista dos profissionais que trabalham na tesouraria, as seguintes medidas são indicadas para melhorar melhorar os processos processos numa tesouraria: tesouraria:
Perguntar-se: o que posso fazer ou sugerir para melhorar meu processo de trabalho? •
Considerar que todo processo operacional pode sempre ser melhorado.
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Para problemas problemas mais complexos, complexos, buscar desenvolver desenvolver soluções em grupo. grupo.
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Considerar os três elementos básicos dos processos de uma tesouraria: custo, velocidade e confiabilidade.
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Usar um método para solução de problemas.
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Conclusão: em muitas muitas empresa empresas, s, a
desorgan desorganizaçã ização o na tesour tesouraria aria é vista vista como como um fato fato natural, natural, algo como como sendo sendo “ossos “ossos do ofício ofício”” e trata tratada da com certa certa tolerância. Entretanto, essa desorganização produz mais estragos do que aparenta. Gera Gera insati insatisf sfaçã ação o profis profissio sional nal,, perdas perdas financ financeir eiras as (algum (algumas as normal normalmen mente te não perceb percebida idas) s) e prejuí prejuízo zo de imagem imagem junto junto a parcei parceiros ros impor importa tante ntes s como como bancos bancos,, fornecedores e clientes. Melhorar os padrões de organização da tesouraria deveria ser uma meta de todo gestor financeiro.
