ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS NACIONAIS E INTERNACIONAIS 25 Horas Formadora: Fernanda Sousa
Objetivos do Módulo:
ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS NACIONAIS Reconhecer o papel doEapoio administrativo nos diferentes tipos INTERNACIONAIS
de eventos nacionais e internacionais
Identificar e aplicar as regras
protocolares
CIMEIRAS
de pessoas que representam as OS VÁRIOS TIPOS DE autoridades máximas de uma instituição, um organismo,REUNIÕES um país, etc. Ex: Cimeira da União Europeia (assunto SíriaINTERNACIONAIS ou Ucrânia. Reunião
Cimeira da Nato (OTAN – Organização do
Tratado do Atlântico Norte) – assunto Rússia
Organização do Tratado do Atlântico Norte (OTAN por vezes chamada Aliança Atlântica, é uma aliança militar intergovernamental baseada no Tratado do Atlântico Norte que foi assinado em 4 de Abril de 1949. A sede da NATO está localizada em Bruxelas, na Bélgica, e a organização constitui um sistema de defesa coletiva na qual os
NATO (OTAN –
OS VÁRIOS TIPOS DE REUNIÕES NEGOCIAÇÕES INTERNACIONAIS
As negociações, são normalmente entre dois
estados, em que se discute o papel de cada tem num conflito existente. O objetivo é encontrar uma solução mediante a negociação. Ex: Negociações de Paz entre Israel
e a Palestina ou
SEMINÁRIOS
OS VÁRIOS TIPOS DE REUNIÕES
Seminário, do latim seminarĭus, é uma aula ou um encontro didático em que um especialista interage com os assistentes em trabalhos em comum para divulgar conhecimentos ou desenvolver investigações. O seminário é uma reunião especializada, de natureza técnica ou académica, que procura levar a cabo estudos aprofundados sobre uma determinada matéria. Em geral, um seminário
CONGRESSOS Um congresso é uma reunião de pessoas com interesses em comum, que visa tratar de determinados assuntos, comunicar trabalhos, apresentar propostas ou trocar ideias. O congresso pode ser uma boa ocasião para resolver questões pendentes por parte da assembleia em questão.
OS VÁRIOS TIPOS DE REUNIÕES INTERNACIONAIS
OS VÁRIOS TIPOS DE REUNIÕES CONGRESSOS É
indispensável que o orador conheça em profundidade os temas tratados. O congresso deve ter uma introdução (para suscitar o interesse da plateia), um corpo central (no qual é desenvolvida a mensagem que se pretende transmitir) e uma conclusão (que costuma resumir aquilo que é expressado no corpo central).
OS VÁRIOS TIPOS DE REUNIÕES
CONGRESSOS
Exemplos: Congressos dos partidos políticos; Congressos de jovens evangelistas
OS VÁRIOS TIPOS DE REUNIÕES CONFERÊNCIA Uma conferência é um
discurso (ou uma apresentação) em público sobre algum tema concreto. Ex: Conferência sobre a crise; Conferencia sobre
OS VÁRIOS TIPOS DE REUNIÕES
COLÓQUIOS/PALESTRAS Colóquio/palestras são reuniões que permitem debater um assunto, com a participação de um número limitado de pessoas. Neste sentido, colóquio pode associar-se a mesa redonda ou debate. Aqueles que participam no colóquio trocam opiniões e experiências, na presença de um
OS VÁRIOS TIPOS DE REUNIÕES
COLÓQUIOS/PALESTRAS Exemplos: “colóquio de especialistas em alterações climatéricas”
OS VÁRIOS TIPOS DE REUNIÕES SIMPÓSIOS
O simpósio é entendido como um tipo de reunião
social em que diversos indivíduos se juntam para debater, conversar e trocar ideias sobre um tema previamente estabelecido. Hoje em dia esse conceito está relacionado quase exclusivamente com reuniões académicas em que um ou vários especialistas que expõem e desenvolvem teorias sobre diferentes temas para um público previamente organizado e inscrito.
OS VÁRIOS TIPOS DE REUNIÕES WORKSHOPS Um workshop é diferente de palestra, em algumas áreas específicas, pois no workshop a plateia é convocada a participar no evento ativamente, e não são meros espectadores. Existe interação com o que está a acontecer. O workshop tem caráter mais prático e sua realização requer uma inscrição prévia.
OS VÁRIOS TIPOS DE REUNIÕES
WORKSHOPS Exemplos: Workshops de culinária
FUNÇÕES DA COMISSÃO ORGANIZADORA Tem a função de organizar os procedimentos
gerais de funcionamento do evento; Definir dia, local e a programação, propor normas para a certificação dos participantes; Convidar os oradores; Promover a divulgação do evento; Convidar autoridades; Definir composição da mesa de abertura e encerramento, mesa; Efetuar as reservas de passagem e hospedagem; Elaborar o relatório final entre outros.
FUNÇÕES DO SECRETARIADO Reflectir as necessidades dos participantes As necessidades dos participantes devem ser tomadas em consideração no design do programa. Para além de garantir que o programa é escrito e apresentado de forma clara, ele deve ser simples de seguir e estar disponível em diferentes formatos – por exemplo, em braille ou em cassete se houver participantes invisuais.
FUNÇÕES DO SECRETARIADO Por outro lado, os participantes necessitam de saber: Øquem são os oradores; Øde que organizações vêm; Øquais são os mais importantes (isto é, os
oradores principais, cujos nomes podem ser escritos em negrito para destacar);
PLANEAMENTO GERAL O quê? Para quê? Qual é o resultado final
desejado? Para quem? Onde? Como? Quando? Quem faz o quê? Que recursos? Concorrência?
PLANEAMENTO GERAL Definição do que se pretende fazer e de quais são
os resultados finais a alcançar (metas). Definir roteiro com descrição das etapas. Responsáveis por etapa. Cronograma, com tempos bem definidos. Fluxo dos convidados (entrada, passagem, saída, alternativas de segurança) e gráficos de disposição de elementos.
Planeamento / Concepção ü Para ter objetivos plenamente atingidos, é fundamental que se faça um criterioso planeamento, que envolve prazos, responsáveis e recursos. ü Objetivos: devem ser considerados como
geral e específicos. É onde determina o que pretende com o evento, de forma ampla e específica.
Planeamento / Concepção Públicos: é a quem se destina o evento,
determinando se externo, interno ou misto, e quem dentro dessa classificação
Planeamento COMO TRAZER AS PESSOAS CERTAS Estratégia E PASSAR A MENSAGEM CERTA ØNOME DO EVENTO Ø É importante que seja claro e que o assunto seja focado de tal forma que atraia o participante, apresentando atualidade e despertando interesse. Exemplo : Seminário sobre , cujo objetivo é chamar a atenção para a importância da água, a sua escassez
VISÃO GERAL Durante o processo de design, toda a estrutura do evento é analisada, por exemplo: • De que tipo de evento se trata? • Quais os métodos de comunicação usados? • Qual é o ambiente? • Quais são as possibilidades
VISÃO GERAL O design do evento deverá tomar em consideração a forma como o evento pode ser adaptado para satisfazer as necessidades emocionais e intelectuais do público-alvo no âmbito dos objectivos do evento.
Reflectir o modelo e o formato do evento O formato do evento deve ser reflectido no programa designado. Isto significa que se o evento inclui muitas actividades diferentes, o programa designado deve apresentar de forma clara e concisa os pormenores de cada actividade.
Reflectir o modelo e formato do e Não é, por vezes, possível incluir todos os pormenores num programa resumido devido a limitações de espaço. Nesse caso, os pormenores podem ser apresentados num anexo ou numa página separada. Independentemente da forma como os pormenores das actividades sejam apresentados, é essencial que o programa tenha um formato lógico. Isto é, com as datas e horas das diferentes actividades apresentadas de forma cronológica.
Planeamento Estratégia
COMO TRAZER AS PESSOAS CERTAS E PASSAR A MENSAGEM CERTA Ø LOCAL • É necessário observar a área onde a reunião ocorrerá,
tanto no aspecto geográfico (localização), quanto no aspecto físico (salão, centro de convenções), no que se refere: • 1 - à facilidade de acesso; • 2 - à facilidade de estacionamento; • 3 - ao tamanho, em relação ao número pretendido de participantes; um lugar muito amplo para um grupo pequeno é desaconselhável; por outro lado, um recinto pequeno, porém confortável, poderá dar idéia de aconchego;
Planeamento Estratégia
COMO TRAZER AS PESSOAS CERTAS E PASSAR A MENSAGEM CERTA • às condições de higiene e conservação (água, luz,
esgoto, pintura, telefones, extintores de incêndio, portas internas e externas desimpedidas); • à possibilidade de acesso rápido de socorro (ambulância, polícia, bombeiros); • às condições para operacionalizar recursos audiovisuais (extensões, tomadas); • às salas ou aos locais apropriados para colocar as comissões organizadoras/administrativas; • •
.
Planeamento ØDATA Estratégia Ø
Data mal escolhida pode malograr o encontro. Para que isso não ocorra, os organizadores devem verificar se no dia ou mês escolhido existe outro evento de mesma natureza ou semelhante, ou ainda, eventos cívicos ou religiosos na localidade escolhida.
EQUIPA Quem faz o quê? Quem coordena. Reunir competências diversas: relações públicas,
operação som/luz/computador, comunicação... Roteiro bastante detalhado. Mecanismo de inter-comunicação (do gesto/olhar, à mensagem, ao sussurro, ao walkie-talkie...) Reuniões: De arranque e planeamento De monitorização da preparação De véspera (ensaios/testes) De pré-execução (uma hora antes do início da operação) De avaliação
Planeamento – Recursos Humanos Recepcionistas Técnicos de informática Operadores de som e luz Fotografo Tradutor Interprete Auxiliares de serviços gerais Segurança Enfermeiro Garçons
CONVITES Definição do universo de convidados SMS E-mail Impresso
Carta personalizada para contatos formais Público em geral
Mensagem do convite (não esquecer as informações essenciais: data, hora, local). Prazos de envio. Anúncios na imprensa. Sites Indicar acessibilidades ao local (carro, autocarro, metro, estacionamentos)
Como convidar e fazer a relação dos convidados
1. Não convide indiscriminadamente; 2. Solicite e faça sugestões de nomes
aos
superiores; 3. Convide pessoas ligadas, direta ou indiretamente, à organização; 4. Convide profissionais da empresa ligados ao ramo de desempenho da empresa; 5. Local e número de convidados se influenciam mutuamente, um é determinado pelo outro; 6.
CONVITE - ELEMENTOS BÁSICOS PARA A REDAÇÃO DO CONVITE • Pessoa ou entidade que convida; • Tipo de evento: palestra, inauguração, almoço, posse; • Local, data e horário; • Presença de autoridade ou convidado especial; • Trajequando não mencionado significa passeio; • Indicação de que o convite é pessoal e intransferível; •
Tratamentos honoríficos Os tratamentos honoríficos não se utilizam praticamente nunca na linguagem falada, mas empregam-se de forma habitual por escrito, especialmente nas comunicações de carácter oficial, bem como nos cabeçalhos das cartas.
Formas de tratamento
Presidente da República /Governadores de Estado / Ministro de Estado / Secretário de Estado / Senadores da República / Deputados / Desembargador da Justiça / Embaixadores / Consules: Excelentíssimo Senhor Vossa Excelência .
Vereadores
Tratamentos honoríficos
• Senhor Vereador
• Vossa Excelência • V. Exa. •
Papa • Santíssimo Padre • Vossa Santidade
Outras Autoridades Eclesiásticas e Sacerdotes em Geral • Reverendíssimo Senhor • Vossa Reverência • V. Reva.
• • •
Tratamentos honoríficos
Cardeais Eminentíssimo Senhor Vossa Eminência V.Ema.
•
Arcebispos e Bispos • • • • • •
Reverendíssimo Senhor Vossa Excelência Reverendíssima V. Exa. Revma.
Tratamentos honoríficos
Marechais, Almirantes, Brigadeiros e Generais Excelentíssimo Senhor (Patente) Vossa Excelências V. Exa.
Outras Patentes Militares Senhor(Patente) Vossa Senhoria
Juízes de Direito Meritíssimo Juiz Vossa Excelência
Tratamentos honoríficos
• •
Reitores de Universidades Magnífico Reitor Vossa Magnificência
Diretores de Autarquias •Senhor Diretor •Vossa Senhoria Doutor •Senhor (a) Doutor (a) •Vossa Senhoria • • •
Distribua o convite da seguinte maneira Evento social- dez dias antes da data; Almoço de negócios- quinze dias antes da data; Coquetail - duas a três semanas antes da data; Jantar formal ou de negócios- três semanas
antes da data
A COLOCAÇÃO DAS BANDEIRAS A colocação das bandeiras também obedece a precedências, sendo que dos exemplos mais simples a Bandeira de Portugal será sempre colocada ao centro, quando existem 3 mastros. Alguns
exemplos de como deverão ser colocadas
as
bandeiras